高校档案信息化与数字档案馆建设探讨

第一篇：高校档案信息化与数字档案馆建设探讨

高校档案信息化与数字档案馆建设探讨 摘 要：信息时代的到来使档案信息化和数字档案馆的建设变成了可能，本文首先对相关概念及其重要性做了必要的说明，其次针对目前高校在档案馆建设过程中存在的问题进行了分析，最后提出了相关的策略意见。

关键词：档案馆 数字化 信息化 高校

1.档案信息化与数字档案馆含义

档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。

数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。

2.高校档案信息化与数字档案馆建设的重要性分析

随着信息时代的到来，现代科学技术在高校管理工作各领域中应用广泛，电子信息传输、电子文件、各类管理系统、应用程序以及档案馆馆藏档案数字化等，使得传统的档案管理方式已不能满足新形势的需要。档案现代化管理和信息化建没，成为档案工作发展的必然趋势。

高校档案信息化与数字档案馆是档案管理更加规范和标准的要求。高校档案馆馆藏数量不断增加，现行存储空间有限，需要通过数字档案馆来缓解。以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

高校档案信息化与数字档案馆建设是档案开发利用，实现服务方便快捷、资源共享的有效渠道。档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家的一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，是社会发展不可缺少的重要公共信息资源。在各层次档案工作中广泛应用现代化管理技术，与高校信息化工作进行有机结合，充分挖掘出档案信息资源的潜力，进行最大化的档案信息数据聚集，实现数据共享，充分发挥档案信息的经济价值和社会价值。档案的数字化建设，将是传统档案工作的重大变革。

3.高校档案馆数字化建设中存在的问题

3.1观念问题

高校档案管理意识薄弱，对高校建设数字化的档案馆还没有足够的意识。很多高校虽然具有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但贯彻不力。一些领导对本部门档案工作的重要性缺乏认识，对本部门档案疏于管理。而一些文件形成者对档案移交归档认识不足。同时档案部门的一些工作人员依法治档的意识也很淡薄，对档案立卷归档的业务指导不够，监察、督办不力。通过数字档案馆的建设，一方面可以提高文件形成者、领导者的档案质量意识；另一方面也可以将档案管理制度规范融入管理系统之中，使之成为高校档案管理的自觉行为，从而提高高校档案管理质量。

3.2技术层面的问题

⑴高校数字档案馆中存储的是大量的多媒体信息，但是传统的面向文字信息的结构化关系数据库不能满足这一现实要求，需要建立面向对象的非结构化的多媒体数据库；

⑵通信网络是传递数字化档案信息的基础，远程登录使数字档案馆的利用不受地域限制。目前，我国互联网的传输速度较慢，网络安全问题尚未解决，这些都阻碍了数字档案馆的发展；

⑶标准的制定在数字档案馆的建设过程中至关重要，但是目前相应的电子文件标准、多媒体信息标准和数字档案的著录标准、全文数据库的标准等还没有形成规范；

⑷高校数字档案馆建设的目的是为了实现档案信息资源的共享，将数字档案信息在局域网或广域网上进行传输，安全问题变得尤为重要。

4.相关策略建议

4.1加快档案标准化制定和贯标

推进档案信息化建设，标准要先行。高校要加强档案信息化标准的制定和贯标工作。通过调查研究，借鉴国内已有的档案数字化治理技术标准及规范，通过这些档案标准化和制度的贯彻，规范高校档案信息化工作。

4.2重视档案管理软件的开发和应用

高校要重视档案管理软件的开发和应用。在软件开发方式上，应依照国家标准并结合高校实际，统一规划，创新机制，采取与软件公司、相邻高校以及科研单位合作等多种形式进行研发工作，最终形成一批有自主知识产权的、符合档案工作发展趋势的管理软件。

4.3安全性方面的建议

数字化的档案馆在安全性方面也要得到加强，加快研究、制定和完善电子档案管理、档案信息公开、上网安全、网站（页）建设与档案信息安全管理体制等方面的规章制度，形成有效的档案信息化建设激励约束机制，提高信息安全意识，防止失密、泄密的发生，确保档案数据库安全。建立音像档案库和电子档案异地备份库，开辟数字档案馆数据安全储存和备份的空间，对电子档案和音像档案实行专库管理。

4.4重视档案信息化人才队伍的建设

数字档案馆建设是一项高科技项目，要根据建设需要，培养和引进一批人才，构建一支知识结构合理的档案工作队伍，确保档案馆建设正常运行。首先，在提高高校专兼职档案人员政治素质的同时，要加大培训力度，加强对他们在应用新技术、新设备、新方法方面的培训，普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能；其次要根据档案馆(室)人员具体情况，吸收高素质现代化管理人才，对急需的信息化人才可采用引进或不求所有只求所用的柔性流动的方式予以使用，取其所长，开发档案信息化的项目和产品等。

5.结语

数字化档案馆建设是高校建设工作中的重要工程。数字档案馆将影响到高校在各个领域的发展，为现代社会教育提供可靠的信息服务。高校档案数字化建设才刚刚起步，仍需依靠政府部门大力支持，同时借鉴国内外先进经验，不断推进档案数字化、信息化建设。

第二篇：档案馆档案信息化建设规划[推荐]

××市档案馆档案信息化建设规划

（“十二五”规划）

随着社会信息化进程的加快，信息资源已经成为人类社会活动和经济活动的战略资源。信息技术的发展与广泛应用使档案信息化建设提上了日程，给档案工作的科学发展带来了新的契机。为了全面加强我馆档案数字化建设的力度，丰富馆藏档案保管利用的方式，提高珍贵档案的公众利用率，按照全省档案数字化建设的发展要求，结合我馆实际，特制定本规划。

一、提高思想认识，明确档案信息化建设目标。在开展馆藏档案数字化工作时，要以“三个代表”重要思想和科学发展观为指导，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案开发利用为目标，提高为群众服务的宗旨意识，坚持解放思想，不断加强档案数据库管理及计算机网络建设，努力适应全省信息化建设和档案事业发展的要求，逐步实现档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，为全市经济建设提供优质、快捷的档案信息资源服务。

坚持统一标准、安全保密的原则，加快我市档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管

理，推动馆藏档案的数字化建设，建设数字档案馆，开展公众网上查询现行文件和档案信息服务，加快档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。争取在“十二五”规划内完成以下目标：一是，继续加强馆藏档案条目数据库建设，全面实现查档计算机检索；二是，加大馆藏档案数字化力度，力争2015年前建立全文数据库系统，逐步实现馆藏档案全文数字化。三是，启动“电子文件数据中心”二期项目，将电子文件管理系统建设为“文档数字化管理系统”。四是，全面扩展档案信息网的各项功能，与电子文件数据中心有机融合，构建功能完备、便民利民的档案信息网站。

二、稳步推进，着实加快档案数字化建设进程。电子文件是未来数字档案馆建设的基础工作，必须在“十二五”规划中，将“电子文件数据中心”二期项目建设提上日程，将电子文件管理系统建设为“文档数字化管理系统”。主要解决对市档案馆馆藏档案进行数字化加工，扩大数据容量，建立多媒体档案数据库，开展开放馆藏档案的网上服务工作，引入存用分离技术，提供图片文件OCR识别，增强全文检索功能，增加电子文件和电子档案管理、利用的权限控制机制，建立完善的备份机制和数据保障机制，增加客户端数据移交单位数量，方便系统扩展，实现大数据量的高效检索和安全存储等需求。

为了全面提升我馆馆藏档案数字化水平，结合国家档案局在新时期提出对档案信息化建设的性要求，现计划通过

“电子文件数据中心”二期项目建设，着力加强以下四个方面工作。

（一）建立馆藏档案条目数据库。

一方面，逐年将馆藏档案目录输入计算机，建立馆藏档案条目数据库，在2010年完成80%的基础上，2014年全部完成馆藏档案目录输入工作。另一方面，接收各县（市）、区档案馆及市直机关单位条目数据，建立全××市区域档案目录中心，争取2013年前完成。

（二）逐步实现馆藏档案数字化，进行计算机在线查档。一是从2008年启动馆藏档案数字化工作，每年完成5万页的纸质档案扫描，2011年争取将馆藏档案数字化工作列入全市“十二五”规划，争取立项，全面开展馆藏纸质档案数字化工作，力争2015年前建立全文数据库系统，逐步实现馆藏档案全文数字化。二是加强数字照片档案的收集整理工作，不断增加馆藏照片数字化的数据文件数量，2015年前建立照片档案数据库系统。三是做好××新闻的视频录制、剪辑工作，进一步加强各种视频声像档案的征集整理，2015年前建立声像档案数据库系统，对重要领导人建立政务活动视频专辑。

（三）加强电子文件的收集整理工作。

一是继续向市直机关事业单位推广统一的文件档案资料综合管理系统，力争在2015年前，所有的市直机关事业单位都配有统一的档案管理软件，并完成旧版升级工作。二

是加强各机关事业单位电子文件移交进馆工作，依托××市电子政务综合应用平台，实现OA系统内各单位电子文件的在线移交，为建立电子文件归档和电子档案规范化管理奠定基础。三是在启动电子文件数据中心二期工程时，严格按照国家有关标准，建立电子档案的收集管理查阅系统。四是进一步加强“××市电子文件数据中心”网站建设和维护工作，更新升级服务器周边设备，加强电子文件数据中心的网络硬件安全性，为群众查阅现行文件提供方便快捷安全的服务。

（四）进一步完善档案局（馆）门户网站。

分三步完成对××市档案信息站的改造升级，使网站成为栏目丰富、功能完备、浏览安全的××市档案门户网站，进一步满足人民群众快捷获取档案信息的需求。第一步，争取在2011年以前，重新独立构建市档案局内部局域网，通过内部网络平台，将本单位部分内部工作进行处理、资源共享。通过逻辑防火墙技术，与外部门户网站隔离，在提高办事效率的同时，加强保密工作力度；第二步，在“十二五”规划期间，完成对档案信息网的重新构建。包括设计平台、版面设计、后台管理、数据更新等方面，都使用全新的设计理念，并对现行文件电子查阅中心进行技术改造，在提高安全性能的同时，也加强其后期维护的课操作性。第三步，在“十二五”结束前，基本构建起与政府电子政务平台之间的管理接口，使政务信息的发布、接收、查阅等功能可直接在本单位的内部网站中直接体现和操作，提高行政效率，同时，进一步完善信息网的安全预警系统。

三、加强组织领导，确保档案数字化建设顺利进行。

（一）加强组织领导，建立健全档案信息安全管理机制。各相关科室科长要加强对档案数字化建设工作的领导，实行目标管理制度，明确时限、加快进度、落实责任。切实加快推进档案信息化法制建设，要组织建设档案信息安全保障体系框架，逐步健全档案信息安全管理体制。严格遵守《中华人民共和国档案法》、《计算机信息系统保密管理暂行规定》等相关法规，制定《网络与信息安全事件应急预案应急预案》，加强对计算机档案管理系统的管理，确保档案数据库安全。同时，要加强对电子文件归档工作的监督和指导，严格遵守中央办公厅和国务院办公厅下发的《电子文件管理暂行办法》，保证归档电子文件的真实、完整、有效；采取必要的安全防范措施，确保档案信息系统的安全。

（二）加大资金投入，确保经费落实到位。按照国家对档案信息化建设的新要求，结合我市档案事业的新任务，计划完成我市档案信息化相关工程，预计投入资金600万元。要圆满完成该项规划，必须将其纳入市“十二五”规划，得到市财政支持，加大资金投入，确保工程质量达标准，服务不走样。

1、馆藏档案数字化建设。此项工作包括：建立健全馆藏档案条目数据库和馆藏档案数字化。预计每年需投入80万元，5年共计400万元。

2、启动“电子文件数据中心”二期项目。此项工程需在一期工程的基础上，完善数据中心的功能，将其建设为“文档数字化管理系统”。此项工程预计投入资金130万元。

3、档案信息网的构建与完善。包括市档案局内部局域网建设和门户网站建设。此项工程预计投入70万元。

（三）加强档案业务人员培训，为档案数字化提供技术保障。将计算机应用基础、数字化技术、网络技术、现代信息技术等知识作为档案干部继续教育的重要内容，提高档案业务人员掌握和运用现代化技术的能力，培养一批精通信息技术和档案业务的复合型人才。

档案数字化建设是一项长期而又复杂的任务，不可能一步到位。工作中我们力求分步实施，突出重点，讲求实效，持续发展，争取早日实现馆藏档案数字化。

××市档案局 二Ｏ一Ｏ年六月二十九日

第三篇：档案馆档案数字化和信息化工作制度

档案馆档案数字化和信息化工作制度

为确保国家秘密安全，促进档案信息化工作健康发展，杜绝档案数字化和档案信息化过程中的失泄密隐患，加强档案整理和数字化管理工作，现结合本馆实际特制定如下制度：

第一条

标有密级且未经解密的涉密档案，不得数字化和信息化。

第二条

对聘用工作人员的家庭背景情况进行审核，工作人员户籍必须为中国大陆公民。

第三条

与数字化和信息化工作人员签订安全保密协议，规定其不得下载、留存、持有和使用任何档案信息，违者承担法律责任并予严厉经济处罚。

第四条

所有数字化和信息化工作必须在我馆自备档案数字化场地进行，所有数字化设备和软件须进行安全保密技术检测，有安全保密隐患的一律不得使用。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。对工作中使用到的计算机的输出接口采用物理和软件的方式进行屏蔽处理，防止数据外拷，计算机局域网与互联网等外网物理隔离，加工数据由专人负责管理，其他人员未经授权无权访问。

第五条

数字化场地必须安装视频监控设备，做到凡是有档案实体的地方都有视频监控。视频监控录像由专人保管，无关人员不得使用。

第六条

明确本馆负责档案数字化和信息化安全管理工作的分管领导，落实责任科室和人员，责任人员定期对所有数字化设备和软件进行保密技术检测。建立安全值班制度，每天定时由责任人员对工作现场进行监督，及时解决工作中出现的问题，消除安全隐患。

第七条

禁止非本项目人员进入数字化场地，如因特殊情况需向局(馆)分管领导报告，获得批准后方能进入。

第八条

严禁在工作室进行任何形式的有线或无线互联网连接，严禁采取手抄、拍摄、复印、打印、发短信或电子邮件等手段复制或摘录档案内容外传。

第九条

不得在工作室私自使用计算机、打印机、扫描仪、复印机、通信工具、摄录器材等设备；禁止使用外来的磁盘、U盘、MP3或光盘等存储载体。

第十条

工作人员上班时按规定穿工作服，禁止携带任何食物、流质等进入工作间；禁止喧哗、聊天、随意走动等与工作无关的事情；禁止私自乱拆、乱放、乱换办公设备，禁止私自改变计算机的硬件、软件程序；禁止携带易燃、易爆、有毒、有害等物品进入工作间。

第十一条

工作人员下班后必须迅速离开，禁止将办公物品、纸张等带出工作间外。

第十二条

工作人员每天下班后做好数字化场地环境保洁，负责检查灯、电脑及空调的电源关闭情况，并将门窗关好，注意防火防盗，做好安全防范工作。

第十三条

数字化整理过程中所产生的废纸必须存放在指定地点，每星期集中清理一次。清理时需安排专人对废弃纸张进行检查，确保其中没有夹带任何档案文件方能清出工作场地。

第十四条

档案数字化任务完成后，必须清除设备中的所有信息并作安全技术处理。

第四篇：高校档案信息化建设与服务论文

高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一。档案是学校建设发展的重要组成部分。随着现代科学技术的突飞猛进，高校档案信息化建设已成为高校档案管理的主要内容。为切实加强我校高校档案信息化建设，加快推进档案信息资源的数字化、管理利用一体化、服务在线网络化步伐，更好地为学校的改革与建设发展服务，学校档案馆近期在档案信息化建设的硬件设施、软件平台、网站建设、人才培养等方面情况，进行了全方位的自查整改建设，内容包括：

1、搭建平台，为推动档案工作科学发展奠定基础

近几年，我校档案信息化建设引起了学校领导的高度重视，档案建设步伐明显加快，取得了明显的成绩，得到了社会各界认可，主要体现在以下几方面：

（1）领导重视，责任落实到位。按照云南省档案局及云南省教育厅的工作要求，我馆召开专题会议，制定档案管理工作的各项措施，责任落实到各科室，将各部门、各学院归档管理纳入到年终绩效考核中，建立奖惩激励机制，为我馆以后的档案信息化建设奠定了基础。

（2）建立档案信息平台。目前档案数据库中已经有10余万条档案目录，经过筛选之后开通了部分文件目录的查询权限，并且建立了档案室局域网，实现局域网内资源共享。我室在省内也是较早计算机管理档案的单位，我校经常安排档案工作人员到省内部分高校和地州档案馆参观学习和经验交流。

（3）加大资金投入力度，软硬件设施逐渐加强。近几年来，学校对档案馆投入的经费逐步增多，档案馆目前有计算机3余台，服务器1台，扫描仪1台。自2006年，档案馆与计算机专业公司合作开发了综合档案管理系统，对全校的专兼职档案人员集中培训，并与学校的OA系统实现无缝对接，提高了档案信息著录、档案查询、数据统计的效率，加大了电子文件归档力度，并将原来的不同格式数据库文件导入的新开发的数据库系统中，丰富了数据库信息。

（4）加强人才队伍建设。2000年专职档案人员只有1人，没有兼职档案人员，随着档案信息化建设的要求越来越高，对档案管理人员的素质要求也越来越高，目前我室有专职档案工作人员3人，副研究馆员有1人，档案专业和计算机专业人员均占较高比例，专业知识结构合理。每个部门都配备兼职档案人员，目前有兼职档案管理人员有70多人。

2、查找问题，明确努力方向

（1）档案利用服务手段滞后。我校建校早，馆内资源全面，涉及到多个档案门类。现今是一个信息时代，在此背景下我校也顺应时代的潮流，使用网络文档一体化管理系统，实现了网络归档，档案查询更加便捷。但似乎更注重的是收藏而非利用，其服务工作的作用并没有被充分的发挥出。另外，档案（如学籍档案）的利用率是很高的，所以导致提供档案利用服务的需求量也十分大，因工作效率低，在档案馆时常会出现排队查阅档案的情况，上述现象的产生是基于以下三方面的原因：

①没有完善好档案信息资源基础建设，档案馆内虽藏储着巨大的资源，但因没做好前期的档案管理，如数据著录有缺失，导致档案归档管理没能够良好的和利用服务进行，进而使服务质量难以得到保证。

②利用服务的手段缺乏多样性，现今大部分的档案馆只是将馆藏原件提供给档案利用者阅览，很少采用为利用者提供更多样化的服务，如：文献汇编、网上远程文件查询等。

③没有较强的档案服务意识，相关的工作人员只是进行查询借阅，并不会思考这过程中出现的问题借，那就更别提什么解决措施了，主动服务意识较为缺乏。

（2）专题档案数据库建设急需完善。自成立档案室起就开始对馆藏资源实现计算机目录管理，2006年启用综合档案管理系统，实现了文档一体化，但是随着档案信息的丰富，人们的要求也在不断提高，更注重档案的个性化和精品化，为了满足人们对档案信息的需求，需要建立各种门类的专题数据库。例如学生出国需要英文成绩单，这就需要建立成绩翻译专题数据库；教师每年都要进行职称评定和人事任免，需要建立职称专题档案数据库和人事档案专题数据库等。但是，在前期的档案数据库建设还有不尽如人意之处，如：

①专题档案数据库建设目的不明确。其主要的目的是便于利用，对馆藏资源进行深层次的开发，借此来更好的满足用户的需求，但是实际上的建设过程中却出现了较多的负面状况，如过于重视数量指标、忽视数据的质量以及服务效能等。

②没有明确好专题档案数据库的利用需求。选题是其建立的核心，而选题又依赖于对档案用户需求的深入分析。档案用户需求分析的缺失必然会为档案专题数据库之后的利用埋下隐患。而目前的档案系统在未建设档案专题数据库前，在几乎很少去分析用户需求，进而无法保证数据库利用率。

③没有统一好专题数据库的建设标准。现阶段建设专题数据库的最大难题就是怎样将其标准化以及规范化。从现今而言，还未对数据库建设的标引体系、数据文件结构、软件开发技术等方面制定相应的标准规范，这势必会给档案数据库之后的一系列工作（如档案数据交换等）造成严重的影响。

3、档案信息化建设的思考

（1）改变档案管理理念。档案事业随着档案信息化得到了巨大的机遇以及挑着，为了能够更好的适应时代的发展，加强建设档案信息化是必然的，只有这样才能够有效的提高档案信息的服务水平。想要做到档案信息化，第一步需改变管理理念，树立更重的新意识，如效益、服务以及信息意识，借此来提升档案工作水平。

①建立完善的档案管理制度。在此方面须遵循下列要求：a.规章制度要科学合理且紧贴单位实际以及档案管理要求。b.制度要简明实用，具有较强的可操作性，便于发挥出制度的规范以及指导作用。c.在始终保持严格的执行制度。档案部门有着双重身份，它同时肩负档案规章制度的制定者以及执行者两种身份。在落实规章制度的时候，一定要做到奖罚分明，将制度的权威性给充分的体现出来。

②加强对档案工作宣传力度。a.每年都要定期对学校各归档部门兼职档案人员进行培训，保证档案归档的完整性。b.将档案工作和校史展览工作良好的结合在一起，将校史展览作为引子，进一步的提升师生员工的档案意识，带动档案资源的建设，实现史志和档案工作的联动，较好的发挥出校史展览在育人方面的作用，使档案工作能够进一步的走进学校中心的工作，为学校中心的工作提供更好的服务。

（2）档案管理手段和服务要创新。在我校的“十二五”规划中，学校在信息化建设中明确提出“推进数字化档案馆建设，提高档案管理、利用的科学化水平”，档建设案信息化的主要目的就是实现应用信息技术、档案信息资源共享，借此来进一步的提升档案利用服务水平。当前档案馆通过提高档案管理水平和计算机技术，可以用更快捷的方式为我校师生提供服务，一改之前被动服务，利用拥有的档案信息优势，挖掘档案数据，积极主动地为学校的改革和发展尽一份力量。

①完善专题档案数据库，实现档案信息资源的整合。开展档案信息资源整合和专题数据库的研究应用工作，建立高等学校档案专题数据库平台，以档案馆藏档案目录数据库中不同全宗、不同类别、不同校区的重要的、利用价值高的档案信息资源（如研究生论文、学籍档案、职称职务、精品课程档案、照片档案、实物档案、人物档案、重点建设工程项目档案等）为主要来源，经过广泛收集、数据分析、加工整合、筛选整理，进行信息的二次开发，之后再将整合后的信息交换至专题档案数据库中，借此来填补通用档案管理系统缺失部分，可以提供给利用者另外一种的视觉感受，不但更好的满足了利用需求，还进一步的优化了利用模式，实现了真正意义上的信息资源共享。

②建立多层次、全方位的档案利用新模式。a.建立健全内部借阅管理系统，档案管理系统是高效的档案利用服务的基础，不无论用户是到档案馆查询利用档案还是在网络提交利用申请，用户都都必须到计算机上提交查询申请，档案工作人员在按照用户所提供的申请，相应的提供服务工作，在借阅工作完成之后，档案管理系统会自动把利用者的身份信息以及档案工作人员查询利用信息添加到数据库系统中，这对于档案馆后期的利用登记和统计工作是十分有利的。b.增强网络编研，现代信息技术对于新时期的档案编研工作而言是十分有利的，因此在进行此方面的工作时，一定要对其进行充分的利用。现今人们的要求随着信息化在不断的提高，需求也呈现多样化，因此需要档案馆的信息资源进行开发以及深度的挖掘，借此来使得档案信息能够提供增值服务，如高校档案编研工作能够通过整理以及优化组合分散的档案信息，将其进一步的编辑成系统化的档案史料，使得其能够更好的为学校的科研、教学提供服务，同时还能够在一定程度上为各部门管理提供决策方面的依据。开展档案编研工作是高校开发、优化档案信息资源最有效的方式。开展档案编研工作可以为档案利用者提供主动的、系统的和有针对性的服务，从而提高档案利用工作的效率和档案管理整体水平的提高。

（3）全面提高档案工作者的素质。档案事业之前发展缓慢是不争事实，要从根本上改变这种面貌，不是通过购买几台计算机和管理软件就能改变的，而是培养出一批信息化建设的技术型、管理型以及复合型的人才，让其具备较强的档案信息意识和档案信息获取能力、分析问题的能力、开发利用能力等，有效地开展档案咨询和信息服务。

①加强培训，提高业务素质。档案工作有着较强的业务性，同时档案管理工作的质量极大程度上受限于档案工作的业务素质。就现阶段而言，档案管理方面的专业人员较少，大部分现有的档案管理人员都不是科班出身，所以导致档案学、档案管理方面的知识较为分散，缺乏一定的系统性，专业程度不够。正因此如，相关的档案工作人员更应该积极注定的加强业务方面的学习，进一步的增强档案意识，提升自身的业务素养，借此来更好的完成相关的工作，替高校的规范管理和长期发展打好基础。

②加强业务学习，提高分析问题和解决问题的能力。信息技术的出现同时改变了原先档案管理模式以及思维方式，我们在要做好档案的归档同时，也要做好档案归档的后续工作，例如各项数据的统计、档案高效利用、档案信息开发以及参加档案文献的研究工作等，这些工作的开展除了需要档案方面的知识外，还需要计算机技术、统计学技术等多方面的知识，因此档案工作者要养成可持续终身教育模式，才可保证档案人员的素质随着时代的进步而进步。

总而言之，高校想要做到档案工作的话，必然要建设档案信息化，保管档案的目的在于档案信息资源开发的利用，高校档案馆只有全面开展档案工作数字化、信息化建设，才能提供齐全完整丰富的档案信息资源为学校的建设和发展服务。

第五篇：高校教学档案信息化建设初探

高校教学档案信息化建设初探

摘 要：教学档案是综合评价高校办学水平的重要指标，可以真实地反映高校的教学活动。本文从高校教学档案管理工作中存在的问题出发，提出应用信息化技术是解决相应问题的关键，并对教学档案的信息化管理系统进行了初步设计。

高校教学档案是反映高校教育教学过程的原始记录，主要包括日常教学文档类（成绩单、点名册、样卷、试卷、实验实习报告、毕业设计等）、专业建设类（师资、课程、教材等）。教学档案可以全方位的反映高校的办学过程，是综合评价高校办学水平的重要指标，因此教学档案管理工作就成为高校管理工作的重要组成部分。随着教育体制改革的深化，教学档案管理工作在教学与科研中的地位越来越重要，是真实还原高校历史面貌的重要工作。为了提高教学档案管理水平，保证教学档案的规范化、系统化，各高校都在积极探索先进的管理办法，而将现代信息化技术应用到教学档案管理工作中，便成为首选之策。

一、高校教学档案管理中存在的问题

虽然各高校教学档案管理工作已经形成了一套适应本校教学运行的管理体系，但随着教育改革的深化和信息技术的发展，原有的体系在管理过程中已出现乏力的现象，其中以下问题较为突出。

1.教学档案由于门类纷繁复杂，多以手工操作的手段完成收集、整理、统计、检索的工作。正因为手工操作的繁杂，取阅档案便成了一项恼人的工作，无人愿意为之。

2.教学档案具有一定的特殊性，由于其服务于教学管理的职能，所以会经常被调用，而教学档案多为纸质文件，多次使用后会对其造成损坏，不利于长期保存。

3.教学档案管理人员流动性大，多为教务人员或教师兼职，当出现职务变动时就会出现短时间的断档，大大的影响了档案工作的稳定性和系统性。

为了解决这些问题，可将现代信息化技术引入教学档案管理工作当中，以信息化技术代替人力，以系统来弥补人员变动中出现的真空。

二、教学档案信息化的目标

教学档案信息化的目标在于用信息技术解决教学档案管理中存在的问题，即将教学档案管理置于数字化信息平台之上，不仅可以提高工作效率，保障工作质量，对教学档案管理工作的各个环节进行监控，还可以调高教学档案的利用率，以便及时发现教学中存在的问题，迅速制定出行之有效的处理方案。

三、推进高校教学档案信息化的具体实施方案

推进高校教学档案信息化建设是高校管理良好发展的实际需求，为了能更好更快的建立信息化的管理模式，我们可以从以下几个方面着手。

（一）树立信息化的管理观念，健全管理制度

在传统的管理模式中，教学档案管理是一项纷繁复杂的工作。长期的手工操作，磨灭了管理人员的工作积极性，也是他们的思维变得守旧，有些时候不愿意新的事物出现在管理过程中，这是不可取，因为只有不断更新管理理念，才会提高管理水平，所以树立信息化的管理观念是首要条件。在此之上，将原有的管理制度去繁从简，整理出一套快捷的管理流程，在此流程之上健全管理制度，为研发符合本校实际情况的管理系统打下基础。

（二）根据实际需求情况，研发自有教学档案管理系统

为了提高教学档案管理工作的质量，使管理人员从繁重的手工操作中解放出来，学校的教学主管部门要从一线工作人员的需求出发，自主研发管理系统。

管理系统应具有以下功能：

1.角色权限设置：由于各级用户的职务和需求的不同，应将系统进行模块化设置，不同级别享有不同权限，可根据各校的实际情况进行分类，一般分为校领导、教务处管理员、各学院教学部管理员、教师等用户。

2.角色的基本功能

（1）校领导：具有查询统计的权限，为制定相关决策提供必要的依据。

（2）教务处管理员：具有系统的全部权限，负责对教学档案管理系统进行日常的维护，负责监督各学院、教学部教学档案收集，审查档案是否达标。

（3）各学院教学部管理员：负责在线收集、汇总本部门的教学档案，审查教师提交的档案是否达标，可查询统计本部门的档案信息。

（4）教师：负责提供所授课程的教学档案，并将其制作成电子文档上传到系统。

3.教学档案在线借用：各级管理人员、教师可根据需求在线填写借用申请，由各级管理员进行审核，如可借阅，便将所需档案的电子文档检索出来发送到借用者的个人客户端。

4.教学档案借用分析：可根据月、学期、学年为单位进行统计，对各教学档案的借阅量进行分类统计，从结果中可以反映出借用人所关注的问题，学校可针对相关问题进行调查研究，制定相应方案。

通过以上功能基本解决了教学档案收集借阅难的问题，初步实现教学档案管理的无纸化，逐步建立起一套权责分明、行之有效的信息化管理模式。

（三）总结经验，升级系统

经过一段时间的使用，通过收集一线管理人员的所反映的使用中出现的问题，对管理系统进行优化升级，使该系统更符合实际工作的需求。

三、结语

在信息化高速发展的今天，高校的教学档案管理不能安于现状，信息化技术的应用已成为大势所趋。作为管理人员我们要做的就是从细节出发，将信息化技术应用到日常管理工作中，从手工操作中解放出来，将更多的精力投入到教学档案的分析工作中去，从而更好的服务于高等教育事业。