试析档案现代化管理与信息化建设（最终版）

第一篇：试析档案现代化管理与信息化建设（最终版）

论文摘要：项目档案是项目建设、生产准备、机组调试及生产经营的重要依据，在工程建设和管理中起到了非常重要的作用，是工程建设的真实记录和反映。完整、准确、系统的项目档案对工程建设、生产经营、设备维护和改扩建起着非常重要的作用。中电投电力工程有限公司芜湖项目部制定了一些具体的创新措施，严格落实有关法律规程制度，确保了工程档案管理步入良性循环的轨道，在集团公司组织的档案专项验收中受到专家的一致好评。

论文关键词：档案；管理创新；信息化

一、工程档案概念

档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式，是把往复不断的现象真实的记录下来，成为人们进行反复观察和研究历史现象，准确寻找事物发展规律的可靠依据。

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录就是工程档案。工程档案管理是档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、检索、编研提供利用等活动的通称；是一项政策性、机密性、专业性较强的工作，含准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。

二、工程概况

芜湖电厂五期工程2008年12月31日以发改能源[2008]3704号文获国家发改委核准，于2009年8月8日高标准开工建设，2010年12月24日，#1机组顺利完成168小时满负荷试运行，实现了“厂用电受电、锅炉水压、汽机扣缸、锅炉点火、汽机冲转、并网和168h满负荷试运”等“七个一次成功”，提前跨年度投产发电，成为中电投集团公司装机容量突破7000万千瓦的标志性机组。芜湖电厂五期工程由中国电力国际有限公司独资建设。委托管理单位为中电投电力工程有限公司，主体设计单位为华东电力设计院，监理单位为长春国电监理公司，调试单位为安徽新力电业科技咨询有限责任公司。#1至#5标段分别由安徽电建二公司、上海电建、东电烟塔、安徽电建一公司、安徽水利负责。锅炉、汽机、发电机分别由北京巴布科克·威尔科克斯有限公司、东方汽轮机有限公司和东方电气股份有限公司制造生产。

三、工程档案现代化创新管理

1.落实项目档案领导责任制，建立健全工程档案管理组织和管理制度并监督有效运行

（1）统筹部署，完善体系制度。芜湖发电厂成立了由发电公司、工程公司芜湖项目部、各主要参建单位领导组成的档案管理领导小组。并按照统一领导、分级管理的原则，建立了由发电公司、工程公司芜湖项目部、监理单位及参建单位档案主管组成的档案管理网络。负责各职责范围内档案的收集、整理工作，并确保归档资料的完整性、真实性和准确性。芜湖发电厂和工程公司芜湖项目部以国家、行业有关档案管理规定为依据，结合项目档案的归档要求，以文件形式编制并联合下发了《工程档案管理实施细则》，规范了各参建单位的归档范围及职责要求，明确了移交档案的时间、数量和质量，对档案资料的形成和流向进行了追踪管理。

（2）建立现场办公制度。档案管理人员要做到现场办公，进行现场调查，参加技术例会，了解工程进展情况，做好详细记录，了解档案形成情况和收集对象，有针对性地开展工作。对出现的问题，能够及时查出参考性资料，协助解决问题。所以，要在主动做好对工程档案业务指导、现场跟踪服务、档案接收工作的同时，对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究，积极探索，特别是对一些影响大、意义深远的工程，不但深入现场进行业务指导，而且还与各参建单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查，了解工程的实际情况，在思想认识上达成一致，再制定档案整编方案，做好项目档案的示范样本，现场指导、实地操作，及时解决疑难性问题，并做好该工程的跟踪服务工作，创出了重点工程服务的新路子，得到各参建单位的好评。

（3）建立资料归档会签制度。工程档案部门不仅要同计划、财务、工程等部门形成验收会签制度，还应与相关部门形成考察培训资料会签制度，避免考察资料的流失，为工程项目日后使用提供方便。

拓宽新领域，扩大收集范围；对国家基建项目归档范围所规定的合同、监理大纲、工作总结、月报、质量检验单等各类文件资料，档案管理人员应当积极协同工程技术人员根据工程过程出现的新情况、新特点，及时扩大收集范围，保证竣工档案的完整性、连续性，反映工程运作全过程。

2.稳定档案管理人员，不断提升档案业务技能

在工程建设期间，为提高大家的档案意识和档案管理知识水平，定期对各参建单位档案人员开展档案知识专业培训。稳定档案人员队伍，保证档案管理的延续性档案工作连续性强，许多工作，特别是基础业务和规章制度建设，需要档案人员较长时间的学习，积累经验，才能逐渐适应或逐步完善。另外，要建立健全必要的人员进出管理制度，促进档案工作持续稳定发展。同时，要加强对现有档案人员的继续教育。工程公司采取“请进来指导、走出去学习”的方法，组织档案人员通过调研、现场观摩、培训等方式提升自己的专业技能和业务水平。本项目参建单位较多，资料员的管理水平也参差不齐，针对这一情况，安工部与信息部门联手进行基础培训，组织了七次PAP管理软件培训班；努力推行PAP管理软件的全面运行。在项目建设过程中，曾多次邀请集团公司、中电建协、中电国际和工程公司的专家来到芜湖项目进行培训指导；分4次派出管理人员赴上海、北京、长沙等地参加培训、学习，回来后及时组织参建单位宣贯、培训用于施工过程中，从而更有效的确保归档文件材料的案卷质量。强化过程控制，梳理归档流程，严格把关审查归档文件，确保归档文件质量关为加强工程档案的管理工作，芜湖发电厂五期工程推行“合同管理制、建设监管制”，为工程档案的超前控制创造了良好的外部环境。工程档案管理人员从“立卷型”转变为“管理型”，由原来的档案人员集中收集档案材料、统一整编变为分级管理，谁形成、谁负责收集整编。由于工程建设周期长，所有的招投标工作、签订合同、设备文件的到货都是陆续完成的，为切实做到工程档案管理工作的“三同步”。

（1）理清工作思路、制定统一标准，使档案工作有章可循。根据档案管理必须与建设同步的原则，在项目建设初期就明确了“谁经办、谁立卷、谁负责”的管理原则。各参建单位进场时，便将相关管理制度和标准及时贯输到各施工单位，要求把工程档案管理纳入工程建设计划和有关档案管理人员的岗位职责，努力实现档案资料的“精细化”管理。对文件资料内容的字体、字号、行间距、编号等统一标准，并要求所有工程文件必须使用激光打印机打印，所有签名为黑色碳素墨水书写。

各专业根据评定标准以及本项目的实际情况，下发单位工程一览表，并且统一了施工技术记录、工程联系单、设计变更单等施工文件的表式以及卷内文件排序。

（2）严格过程管理，为编制高质量竣工资料打好基础。明确要求各参建单位工程文件的形成、积累、立卷和整理必须接受各管理单位的统一监督和指导，统一使用PAP软件以便于沟通，工程文件闭环后三天之内将电子版挂接到PAP中，文本和电子版一并产生，工程公司和监理公司对文件的规范性进行审核，发现问题及时通知施工单位整改闭环，这样把工作量消化在常态管理中，大大提高了竣工资料组卷和审核速度。

（3）加强设备文件完整性管理。设备资料的收集工作由设备代保管负责，再由工程公司物资主管确认，收集完整后交由工程公司资料员进行分发、组卷、归档。凡发现设备材料不齐全，签字、盖章不规范等均做好记录由物资专业协助代保管单位进行催要、完善。

（4）加强设计变更的管理。由于专业多，反应变更的形式也多样。我们要求各施工单位按专业对所有变更文件（如图纸会审、成品确认单、工程联系单、工地代表修改通知单、设计变更申请（联系）单等文件）一一整理并进行反馈，并在单位工程一览表中反映出跟本单位工程有关的所有变更。

（5）加强竣工草图的管理。要求施工单位专业技术人员根据现场实际情况编制竣工草图，在每一份竣工草图后附上本卷册编制说明以及有关变更文件的复印件，要求监理和管理公司专工对竣工草图进行审核。努力做到图实相符。

（6）把好审核关。组卷前共召开了七次竣工资料专题会，对归档范围和组卷顺序作了明确规定，要求各参建单位上报竣工资料移交计划；对竣工文件的质量，采取严密的审查流程，将竣工资料按单位工程落实到责任人。做到每一份文件在专业管理、资料管理上均有专人负责。规定每一卷竣工资料中均付上“竣工资料预检/复检情况表”，各环节审核人员进行确认签字。将存在的问题及时反馈给施工单位进行整改，以保证竣工资料的准确性、齐全性和完整性。

（7）把好整改关。认真对待各种形式的指导、检查，对其产生的不符合项，不间断地进行跟踪管理，要求施工单位自查、复查，落实整改措施，将整改问题解决在组卷之前；本项目共形成不符合项报告十六份，不符合项99条，均已进行了整改闭合。

（8）做好竣工图的管理。多次向华东设计院发出工程联系单，对竣工图的出图深度、时间以及质量提出明确要求。试运结束后，项目公司和工程公司领导多次和华东院联系，要求#1机组竣工图尽快出图，2011年1月26日工程公司芜湖项目部总经理亲自将设计变更基础资料送至华东设计院。竣工图到场后要求监理对竣工图进行了认真审核并按专业出具审核报告。根据监理审核出的竣工图审查确认单小结，把需整改的详细资料用快件寄至华东院，要求设计院限期整改，同时档案管理人员将设计变更复印件插入到相应的竣工图中。

3.竣工验收备案与档案管理工作结合

工程竣工验收备案工作是工程建设项目管理的最后一道程序，其形成的备案文件材料是工程档案的重要组成部分，也是各级建设行政主管部门日后管理工程的重要依据，而且工程备案和工程档案管理的性质和目的在很大程度上是一致的，因此将工程竣工验收备案工作与工程档案管理工作结合起来，委托各级城建档案管理机构管理，对深化建设工程管理体制，规范档案收集、整理、归档、保管，建立健全工程建设长期有效的监督机制是十分必要的。

4.成果效益

综上所述，建筑工程档案管理工作在工程建设中发挥着重要的作用，也是加快城市现代化建设进程、构建和谐社会的重要手段之一，芜湖发电厂五期工程在建设过程中采取了多种有效的创新管理技术，取得了优异的结果。芜湖发电厂和工程公司芜湖项目部遵循工程档案与工程建设同步、按照竣工档案“谁形成、谁组卷、严把关”的原则，归档的文件材料必须达到完整、准确、系统、规范的要求，以保证工程建设、生产、管理和维护的要求。截止目前，项目共形成竣工文件6072卷（正本），其中前期文件571卷、工程管理性文件278卷、施工文件897卷、施工图1234卷、竣工草图967卷、竣工图1008卷、设备档案979卷、调试文件、试生产及竣工验收文件76卷、照片43册（含底片4册）385张、光盘21册327张。各类档案齐全、完整，完全满足设备安装、调试和运行维护的需要。

第二篇：档案信息化建设管理

【关键词】信息化

［摘要］ 档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，需要我们从各方面予以重视，从基础设施、信息资源建设、目录数据库建设以及管理人员的业务素质等各方面予以加强。本文仅就如何加强档案信息化建设，开创档案工作新局面方面谈些粗浅的看法，以与大家共同探讨。

［关键词］ 信息化；目录数据库；电子档案；档案管理

档案是人类社会各项实践活动的真实记录，是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案事业是维护历史真实面貌的永恒的事业。档案工作深深植根于人类社会生活，与人类社会发展同步，并随着社会文明程度的提高,越来越深入到社会生活的各个方面，在经济发展、科技进步、精神文明建设中发挥着越来越重要的作用。

档案信息化建设是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。党和国家十分重视信息资源开发利用工作，我们必须切实从各方面加大力度，予以重视。

第一，要把档案信息化建设的各项工作纳入科学化、规范化的轨道。档案信息化建设是一盘棋，要统筹规划，科学分析，有计划、有步骤地把档案信息化的各项工作做好。要搞好工作布局，经济条件具备的地区档案信息化可以先行一步，带动其他地区发展。要搞好工作规范，确保档案信息化的各项工作按照国家相关标准、规范有序推进，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。

第二，要通过档案信息化整合，带动各项档案基础业务工作。档案信息化建设是一项科学系统工程，涉及到档案工作的方方面面。档案信息化的顺利开展必须有良好的业务工作基础，需要配备现代化的设备和相关人才，需要各部门通力合作。各级档案部门要以开展档案信息化工作为抓手，整合、带动各项基础业务工作的发展，使档案事业各项工作迈上一个新的台阶。

第三，要确保档案信息化建设的整体效益和质量。档案信息化建设是一项长期任务，工作量非常大，一定要严把质量关，保证利用档案信息的查全、查准，力求档案信息管理系统运行的安全、可靠。同时要增强档案安全意识，对于信息化条件下涉密档案的开发利用，一定要把安全防范措施放在首位，对于那些密级较高的档案，原则上不进行数字化，可采取其他保护和复制措施。

作为领导及档案人员应该如何改进档案管理工作?

根据“全国档案信息化建设实施纲要”及许多档案专家的建议和多年档案工作的实践经验,我们应该遵循:“适应国家信息化建设和档案事业发展的需要，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程,促进档案事业持续快速健康发展,为改革开放和现代化建设服务的宗旨，改进思路，从各方面强化档案信息化建设:

第一，加快档案信息化基础设施建设。建设数字化档案馆,大致包括档案馆库房建设,档案馆馆藏建设,检索工具建设,规章制度建设,专兼职档案干部队伍建设及档案服务利用工作等等.继续推进运用计算机管理档案,提高档案馆计算机和网络技术的应用程度,逐步提高档案信息化水平。

第二，促进档案信息资源建设。要建设数字化档案馆,首先要用现代信息处理技术对档案馆中存储的档案包括纸制档案,照片底片档案,录音,视频档案等各种载体的档案和现行文件进行数字化处理和存储,即进行数字化档案馆馆藏的建设。

第三，加强档案目录数据库建设。要充分运用计算机技术,加快档案目录数据库建设,提高档案检索利用服务质量。各部门向档案馆移交档案时,要尽量做到同时移交机读目录。

第四，积极推进档案全文数据库和多媒体数据库建设。有条件的档案馆应通过接收电子档案,对各种类型档案进行数字化管理等方法,积极建设相关的全文数字库和多媒体,尽快实现档案全文信息查询,不断提高服务效率和质量。

第五，加强电子档案归档管理。档案部门要根据档案管理的要求,加强对本单位电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导,保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。研究电子档案接收、保管、利用的技术方法,制定电子档案管理办法。最后实现档案信息处理计算机化,信息存储数字化,信息采集实时化,信息服务网络化。

档案工作要在未来社会中占据一席之地,必须具备基本的信息竞争能力。而对此产生直接影响的关键因素之一是档案工作者的素养,尤其是信息素养。而素养的提高又主要体现在以下几种能力的锤炼之中。

运用信息工具的能力，这是信息时代必须放在首要位置的一种能力,档案人员要注重自我完善,掌握计算机理论知识和运用技能,使自己能熟练使用各种现代信息工具,特别是网络传输工具,为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

档案信息的获取能力。长期以来,档案部门主要依靠归档制度来保证档案试实体的收集,并且始终未能摆脱“重藏轻用”的局面。而信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息获取能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

档案信息的鉴定、评估能力。把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者是档案工作着的一项基本职责，也是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息量十分巨大，内容十分庞杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、综合分析，从中捕捉到与特定利用者密切相关的部分，为利用者提供优质的服务。

档案信息的加工、提炼能力。信息社会，利用者需求的是“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足利用者各类复杂的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

总之，档案管理工作是一门深奥的学问，做好档案工作是无止境的，档案信息化建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。档案人员只有不断提高素质，不断探索新路，才能够使档案事业不断向前迈进。

参考文献：

［1］沈运青．提高档案意识发展档案事业［Ｊ］．龙岩师专学报(社会科学版)第15卷第2期.［2］段春梅.浅谈档案工作服务创新［Ｊ］．北京档案，2004，5．

第三篇：档案信息化建设

论档案信息化建设

摘要：档案信息化是是档案工作向现代化迈进的必由之路，必须加强档案信息化建设。目前，在档案信息化建设中存在缺乏统一标准和规范；档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够；软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差；数据保护存在风险等问题。因此必须加强档案管理人员的素质建设和档案信息标准规范化建设。关键词：档案信息化建设问题重点

Abstract: The file information is the way that must be taken which makes great strides forward to the modernization of the file work, must strengthen the file information construction.At present, exists in the file information construction lacks the unification standard and the standard;The records management personnel knowledge structure “the aging”, the ideological recognition does not arrive, takes the degree to be insufficient;Software system and its application relatively weak, the work foundation is worse;

Question and so on data protection existence risk.Therefore must strengthen the records management personnel's quality construction and the file information standard standardization construction

Keyword: The file information constructionthe questionthe key

档案是指人类社会各项实践活动的真实记录，是第一手的原生信息，因而是社会的宝贵财富，是人类重要的历史文化遗产。档案工作深深植根于人类社会生活，并随着社会文明程度的提高，越来越深入到社会生活的各个方面，发挥着越来越重要的作用。

人类进入信息社会以后，档案对人类认识客观世界和主观世界，对传承人类文明，对经济发展和科技创新，具有着越来越不可替代的作用。因此，加快档案工作融入信息社会的步伐，把档案信息化纳入国民经济和社会信息化的总格局中，大力推动档案信息化建设，己是档案部门和广大档案工作者义不容辞和刻不容缓的重要任务。档案信息化是档案工作向现代化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。

一、档案信息化及档案信息化建设的内涵

什么是档案信息化？杨公之主编的《档案信息化建设导论》一书定义为在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说就是：档案信息化是以计算机技术、网络技术、信息技术为手段，以现代管理学为理念，以服务于全社会为宗旨而开展的一项涉及多学科知识交叉应用的新型工作模式，其核心和目标是发展档案业务，提高档案的现代化管理水平，挖掘档案的社会价值，提高全民族的文化素养，造福于后代。

档案信息化建设则是这样一个过程：随着信息技术水平的提高及其在档案管理工作中应用程度的变化，档案信息化建设的阶段性目标也要及时做出相应调整，档案管理理论所面临的创新与发展要求也会表现出一定差异[1]。档案信息化建设的基本推动力量是信息技术在档案管理工作中的广泛运用；档案信息化建设以提高档案工作现代化水平和确立网络环境中档案管理与服务的基本框架为阶段性目标；在档案信息化建设过程中必须重视重新思考档案管理的原则、理论与方法；档案信息化建设的最终目标是最大限度延长档案信息满足社会各界的需求，从而更好地为档案信息的社会化服务。

二、当前档案信息化建设中存在的问题

档案信息化一般包括基础设施建设、档案信息资源建设、标准规范建设、应用系统建设和人才队伍建设等方面。

在档案信息化建设中存在的问题包括以下几个方面：

1、缺乏统一标准和规范。

目前，许多部门在建设档案信息化过程中往往只重视发展先进通信设备和购置高档计算机系统，忽视档案信息资源标准规范化建设，结果是有路无车，投入巨额资金建成的档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。

具体表现在：计算机软件开发缺乏整体规划性，软件在通用性、实用性等方面存在严重的不足，计算机及其有关设备型号各异，设备档次参差不齐，没有形成统一的硬件环境：档案信息规范化统一的分类编码标准不完善、不统一；并且由于缺乏技术组织上的支持和系统管理、网络技术的支撑，缺乏统一明确的管理性、业务性和技术性标准；这些都制约着信息交流的范围和程度，直接影响着档案信息化建设的步伐。

2、档案管理人员知识结构“老化”，思想认识不到位，重视程度不够。

老的档案管理人员对纸质档案的管理理论、原则、方法和技术已熟门 熟路，但不懂电子文件形成、信息的存储、传输、检索、利用等技术；而年轻的档案管理人员仅仅懂得电子计算机技术或数据通信技术，对档案管理的基础知识、管理原则和管理环节却懂得不多，这已是一个普遍存在的共同问题。目前各单位档案部门的档案管理人员仅仅是普通的微机操作员，他们既没有经过专业学习，也没有通过系统培训，只是凭借着几年的微机操作经验来管理系统网络，出现问题有时只能坐等专业技术人员前来解决。这些问题的存在，已经严重地制约了整个档案事业的创新发展。

还有些管理人员传统思想严重，对档案信息化缺乏必要的认识，没有把档案信息化建设摆到应有的高度，认为档案信息化离自己还比较远，认为档案信息化是技术部门的事情，不需要业务人员参与其过程等等。

3、软件系统及其应用相对薄弱，工作基础较差。

许多档案馆虽然购置了硬件设备，但其软件应用水平和利用效率不高，大多以单机和简单的网上操作为主，局限于实现简单的查询和利用，没有真正发挥作用；另外，也没有考虑买到的新的信息化软件与原有软件之间能否兼容以及是否影响到以后的升级，4、数据保护存在风险

目前，我国数据安全的保障主要依靠技术上的不断升级，设置复杂的密码和防火墙，但是单纯从技术角度只能被动地解决一个方面的问题，而不能长远、全面地规范、保障数据安全。另外，从数据库系统本身的防范能力来讲，在快速变化的信息环境下，改进数据库保护方案不可能与时俱进，技术的改进不能完全防止计算机犯罪的发生，这也是风险所在。

三、档案信息化建设的重点

（一）、档案管理人员的素质建设

档案信息化建设最关键的是高素质创新人才的培养。随着大量高新技术在档案部门的广泛应用，必须建立一支分工合理、结构科学、素质过硬、保障有力的档案管理队伍。

1、提高档案管理人员的业务素质[2]

业务素质问题关系到档案工作数字化建设成败关键。档案信息化建设涉及数字化档案信息资源建设、计算机网络建设、办公自动化和文档一体化管理，简言之，就是把计算机技术、通信技术、网络技术等现代技术运用于文书工作和档案管理，可谓一项档案技术工程。这就要求档案管理人员既要掌握档案学基础理论和档案管理知识，还要掌握一些自然科学基础理论知识、计算机技术、网络技术和操作技能。具体而言，档案工作人员应该做到：

①能熟练运用信息工具。作为档案管理人员，要注重自我完善，掌握计算机理论知识

和运用技能，使自己能熟练使用各种现代信息工具，特别是网络传输工具，为更快、更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。

②能捕捉档案信息。当今信息时代，社会将更多地从信息服务的功能上去要求和评价档案部门。因此，档案工作者必须具备较强的信息捕捉能力，不仅要熟练、快速地获取本馆所藏的档案信息提供给利用者，而且要充分利用网络的便利和优势，熟悉网上的档案信息资源，引导利用者获得更多的档案信息。

③能鉴定有效的档案信息。作为档案管理人员，要把有价值的档案信息有效地传递给档案利用者，这是利用者评价档案部门信息服务质量的一个重要标准。网络环境下，信息份量重大，内容也十分芜杂，档案工作者必须具备比以往更强的鉴定评估能力，对档案信息进行判断、鉴选、分析，从中筛选出对特定利用者有用的部分，为利用者提供优质的服务。

④能加工、提炼档案信息。信息社会，档案利用者更需要“精要”信息，提供“原件”已远远无法满足他们的需求。这就要求档案工作者提高对档案信息的加工、提炼能力。许多档案信息具有多重价值，从不同角度进行加工，剔除其中的无用成分，重新组合，将产生出新的档案信息产品。从而实现档案信息的渗透增值能力，达到高效利用的目的。

２、提高档案管理人员的思想素质

①坚定的政治信念。档案工作是一项政治性、机密性很强的工作.因此，档案管理人员应严格遵守党和国家的各项法律、方针、政策，严守机密，树立政治意识和政治信念。

②热情的工作态度。档案工作具有服务性强的特点，要求档案管理人员要树立爱业、敬业、奉献的精神和不为名、不为利的价值观.在服务态度上，力争做到主动热情、耐心周到.力争把档案的潜在价值转化成有用性、可用性的社会效益和经济效益。

③严谨细致的工作作风。档案工作不仅是一项政治性、服务性很强的工作，也是一项复杂、细致、烦琐的工作，这就需要档案管理人员具有严谨细致的工作作风。这种工作作风，要求我们整理档案的区分全宗、分类立卷、编目、鉴定、确定保管期限、汇编、注释档集内容、利用档案的咨询等各个环节都要准确无误。

④较强的事业心。档案的收集工作是一项难度较大的工作，这就要求我们要在工作实践中培养强烈的事业心，高度的责任感和使命感，耐得住寂寞，愿为档案事业奉献精力与时间，不为一时的困难所吓倒，为档案工作现代化建设勤奋学习，钻研业务。

（二）、档案信息标准规范化建设

档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。[3]标准规范是档案信息化建设的“交通法规”，档案信息化法律法规和各种标准的支持，需要国家档案行政部门制定一整套统、规范化的根本目标就是要实现档案保管利用价值的最只能建立在标准规范的基础上，必须要有相关大化和案卷完整化、检索利用便捷化。

实行档案馆室规范化管理可以增强档案工作者和领导干部档案法律意识；也极大地提高了档案工作的科技含量！

①档案信息著录的规范化

档案著录包括著录原则、方法、项目、格式、文字、来源、详简级次、主要规则和标识符号等。档案著录是建立档案信息数据库的第一步，通过著录将文件的内容和形式特征记录下来，形成数据条目，再将数据条目录入计算机，组成档案信息数据库。著录必须统一规范，否则就会在出现同一事物或同一人物具有不同的名称，而不同的事物或不同的人物却具有同一名称等一系列问题时，造成同一检索点的条目前后不一致的现象，影响档案机读目录数据的检索和利用效率。目前，我国已有《档案著录规则》《电子文件著录规则》等一些标准，这是我国档案信息化工作规范化的重要文件，我们的著录标引工作应以此为标准。

②档案信息存储的规范化

目录档案信息多以硬盘为存储方式，随着数量的增加，为了安全起见，就要考虑卸载方式保存档案的信息，要研究统一的存储载体，如果以光盘为主，那么就要对光盘作为档案信息的保存载体进行研究，并制定相应的标准和操作规范。

③档案信息管理软件开发技术的规范化

档案信息管理是对传统档案实体信息及档案的管理信息利用计算机进行的辅助管理。作为一个规范化的档案计算机管理系统软件，必须具备档案的收集、整理、编目、保管、鉴定、检索、开发利用及档案统计等基本业务管理能力。它不是简单的模拟手工作业，而是根据档案管理中各个环节的业务工作流程，结合计算机硬件特性来实现一个具有高效率、高质量、简捷的合理化工作模式。因而我们应该更新原有的档案信息管理系统，将原系统的档案信息数据库平滑转入新的信息平台并投入使用，使其为档案资源数据库高度共享奠定一个良好的基础。

注释：

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

第四篇：档案信息化建设的实践与探讨

档案信息化建设的实践与探讨

阿克塞县档案局 常青

【摘要】随着电子技术的发展，档案信息管理电子化成为一个必然的选择，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生了很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形态，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的机读形式以磁盘为载体的档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、价值性，这样用户才能获得更为完善的服务。由此看来，档案信息化建设是档案利用工作发展的必然趋势。

【主题词】档案信息化 问题 重点

档案作为众多信息资源中的基础信息源，来源于人类社会的各项实践活动，产生于社会管理、经济管理、科学技术、生产建设、文化等各个领域，是经济和社会发展的历史的科学地记录，是人类宝贵财富。其作用及价值愈来愈得到广泛地认识，但是在面对信息化、数字化、网络时代，传统的档案管理模式遇到了严重的挑战，大量信息的存储、电子档案的管理等具体问题日益突出，已成为档案管理发展中迫切需要得到解决的问题。

一、信息时代的档案管理

随着档案管理现代化步伐的加快，电子文件、现代化办公、档案收、管、用全程信息化将进入管理领域，信息技术的广泛应用对国民经济和社会发展产生了深刻的影响。档案管理工作比任何行业或部门更加需要信息化、现代化。加强信息化条件下的档案管理工作，是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，也是提高档案信息服务水平的必由之路。

信息化极大的提高了档案管理的水平，同时，信息化对

档案管理工作也提出了更高的要求，使档案管理工作处于不进则退的境地。信息化条件下的档案管理工作是传统的档案工作与现代科学技术结合的产物。要顺利实现信息化条件下的档案管理工作，就必须认证研究信息化的特点，解决好档案管理工作的技术难题，构建出档案管理工作新形式，使档案管理工作迅速进入信息化时代。

目前，传统的档案管理观念落后，开放意识与创新意识不强。档案部门仍然存在着“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，存在着等、靠、要、安于现状、不讲求社会效益和经济效益等旧观念。现代信息社会日新月异，新技术及相关学科理论的不断渗透，使得来源于社会而服务于社会的档案管理领域不断出现一些新情况、新问题。

二、开发档案信息资源，加快档案信息化建设步伐当前在推进信息化进程中，特别要注意解决三方面的问题：①保持档案信息化建设与各地党政机关和各部门信息化建设同步发展。做好电子文件归档管理和档案信息资源数据库建设等工作，力争把档案信息化建设纳入各地方和部门信息化建设的总体框架，实现档案信息化与社会信息化同步发展。②实现档案信息化各项工作的协调发展。各地区、各部门一定要根据经济和社会发展对档案工作的要求，以实现档案信息资源共享、提高档案信息利用服务水平为目的，明确不同阶段档案信息化建设的侧重点。③把建立和完善档案信息安全保障体系作为档案信息化建设的关键环节。要认真执行档案信息化管理的各项责任制度，杜绝一切安全隐患；严把档案利用审查关，非开放的档案信息一律不得上外网；要严格执行“三网”隔离制度，采取可靠的防范技术和措施，确保档案信息和网络安全。

信息时代的到来，给档案工作带来发展的机遇，同时也提出了严峻的挑战，它迫切要求运用信息技术推动档案工作，以提高档案工作的效率和质量。现就档案信息化建设中应注意的几个问题讲以下几点：

1、系统设计的完善及档案信息录入的规范化

在信息化条件下的档案管理工作较传统的档案管理工作更需要标准化和规范化，它需要有统一的档案信息采集标准，统一的规范化的数据类型。实行科学管理，统一技术标准、统一档案用语，建立一个完善的档案信息资源开发利用网络系统，快速、有效、有序、合法地把档案信息资源数字化，大幅度提高档案数据库的信息量，档案部门通过挖掘自身潜力或借助外力加强数据库管理软件的研制，是加强档案建设的当务之急，搞好各项档案基础业务的标准化和规范化建设是档案管理的前提和基础。所谓档案信息化管理，主要包括电子文件归档和电子档案管理。具体做法是将纸质档案通过扫描，将档案以数字图像形式存储和显示，或者通过缩微设备将纸质档案转换成缩微胶卷，或者进行档案数据录入，保证数据的质量，这些都要求认真校对、严格审核，同时重视已输入计算机档案和数据的校对审核工作，减少失误，保证数据的质量。从而实现档案信息资源由传统向现代转化。

2、档案数据库的建设

数据库是否符合档案著录范围，是否设计了转入、转出接口，接口是不是标准化，这是将来档案信息共享、档案管理软件升级的保障。在制定数据库结构时，应由懂计算机业务、熟悉档案整理编目、著录、标引的人员共同协商完成，以满足利用者的各种检索要求。只有规范了档案数据库建设，才能为档案信息共享打好扎实的基础。在数据管理方面应建立健全数据库质量管理体系，把好质量关，根据实际情况，制定严格的数据质量考核指标，责任到人，定期检查。

3、档案信息的安全性

档案计算机信息安全就是保护档案计算机信息资源，防止未经授权或者偶然因素对档案信息资源的破坏、更改、非法利用或恶意泄漏，以实现计算机信息保密性、完整性和利用性。保证档案信息的安全，首先要具有档案信息保护技术，对于敏感信息、秘密信息和重要数据，必须与互联网等公共信息网实行物理隔离，对电子知识产权的访问和使用进行许可、控制和监督，并保护信息拥有者和最终用户的利益。建立网站必须设立防火墙，进行安全扫描入侵检测，安全或隔离等。用户通过网络进入网站服务器，需要对档案信息利用者进行身份认证，从而得到在网上利用档案的资格，积极采取授权访问、拒绝非法访问，安全监控、日志管理、病毒防

范等有效措施，预防网上黑客攻击，同时档案信息资源网络系统安全需要随着网络环境的变化和技术的发展进行不断调整和加强。

4、加强人才队伍建设

档案信息资源的开发，从资源的形成、积累、贮存、管理到开发利用，是一个涉及面很宽极为复杂的系统工程，要使这个系统具备良好的服务功能，保证创造最佳的社会效益与经济效益，发挥从事档案管理信息产业人才的作用，关键是要培养一批既懂档案业务又具有网络技术知识的复合型人才。档案管理人员要有良好的信息观念，在从事档案工作实践中应具备对档案信息的收集、理解、分析、处理的能力，要有忧患意识，不断提高计算机技术、网络信息安全技术及外语能力，还要善于开发新型档案信息资源，及时、准确、全面地为档案的利用提供服务，这样才能保证档案信息的安全开发利用。档案部门应加强教育培训工作，培训内容要紧跟信息时代的需求，与时俱进，开拓创新。

三、档案信息化，时代之必然

加强档案信息化建设，使档案事业应对全球科学技术迅猛发展形势的必然选择。信息技术及信息产业的高速发展，给档案工作带来了挑战和压力，同时也为我们带来新的机遇，只要我们抓住这一机遇，努力学习和运用当代先进的科学知识与科技手段，加快档案工作融入信息社会的步伐，就能够推动档案信息化建设，就可以使档案事业实现跨越式发展。档案信息化建设是一项长期、艰巨的战略任务，在档案信息化建设的过程中，必须始终把依靠科教振兴档案事业战略放在十分突出的位置，全面提高档案科技创新能力，不断加大档案教育工作的力度，培养和造就一大批掌握现代科学技术知识的复合型档案人才和各类专门人才，以应对信息技术迅猛发展对档案工作提出的挑战，提高档案管理现代化水平，实现档案事业的持续发展。

【参考文献】

[1] 崔丽君：《档案信息化建设刍议》，《当代经理人》，2006年第6期。

[2] 雷亚旭：《档案信息化建设的管理与改进》，《实用医技杂志》，2006年4月第13卷第7期

[3] 周风云、赵焕中、姜桂娥：《浅谈档案信息化建设的思路》，《山东档案》，2004年第2期

【作者简介】

常青，男，汉族，1984年12月出生。2011年9月至今在阿克塞县档案局工作，2004年毕业于酒泉钢铁职工大学，大专学历，计算机与经济管理专业。

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第五篇：浅谈企业档案信息化建设与创新范文

浅谈企业档案信息化建设与创新

重庆潍柴发动机厂刘秀陵

【摘要】企业档案的信息化建设必须根据自身特点和需要进行量身订做，也就是创建工作是由大大小小的无数个创新思维来构成的。要发展就要有创新，档案事业也是如此。档案管理只有不断创新，才能使档案事业逐步走向信息化网络化以适应和服务于企业。

企业的档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个企业档案管理现代化的水平，其档案信息化的程度是重要依据，档案信息化，就是在相关部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。

而档案管理信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。这个过程从初级的计算机辅助管理，即仅局限于档案工作内部的编目和检索环节发生局部作用的管理，逐步向档案信息电子化、档案管理网络化发展，在这个创建过程中，是可以有借鉴的，但是，企业的档案工作相比于其他如地方档案馆、院校图书档案管理、事业单位档案馆等，他们的受众面广，可以是开放式的。而企业的档案受到涉密的制约，它的服务面是有针对性的，局限于某个范围之内，既要充分利用档案资源，又要严格控制使用的对象。就是在同是企业的而行业不同，也会因产品方式不同、流程不同、部门隶属关系不同等原因，也无法照搬现成的模式。因此企业档案的信息化建设都是必须根据自身特点和需要进行量身订做，也就是创建工作是由大大小小的无数个创新思维来构成的。创新是一个企业进步的灵魂，是一个企业持续发展的不竭动力，要发展就要有创新，档案事业也是如此。

档案管理只有不断创新，才能使档案事业逐步走向信息化网络化以适应和服务于企业。

档案工作创新，要解决好四个关系问题

（一）创新与基础的关系

创新必须在原有基础之上进行。我国档案工作历经半个世纪的发展，形成了一整套理论、方法和工作经验，档案事业得到了较快发展，形成了独具特色的工作体系，这些基础对我们今后的工作仍具有较强的指导意义，是创新的根基，因此，创新绝不能抛弃这个基础，要在认真研究、总结过去的基础上，分析现在和将来的形势，在发展中寻求新的突破。

（二）创新与现实的关系

工作创新不能脱离实际。创新就要重视现实，面向未来，从实际出发，围绕如何解决现实存在的问题，在打好基础、快速发展上求突破。

（三）创新与学习、借鉴的关系

学习是创新的基础，借鉴是创新的阶梯，创新是学习的动力，也是学习的目的。档案工作创新既要学习本专业知识，借鉴本行业成功的经验和方法，又要学习相关专业、其他行业知识，借鉴其他专业创新方法和成功经验。创新要坚持“推陈出新”原则，运用否定之否定认识规律和批判、继承观念，在学习、借鉴中创新。

（四）创新与实践的关系

创新都要经过实践检验，凡是对事业的发展有促进作用的创新，都要大力推广，在实践中不断完善。

档案管理信息化创建中的关注点：

一、新旧档案的不同处理方式。

新归存的的公文档案和技术文件图档都为电子文档，只有少部分为实物档案。旧的文档绝大部分为实物档案，采用将常用的纸质档案资料进行电子化，以适应网络化的服务。

二、纸质、电子两种介质并存互补。

从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，在现阶段的环境条件下，纸质档案还有一定实用性和优点，有一定的不可替代性，所以可以采用两种介质并存以互补。实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。

三、以无纸化模式为主，做好纸质、电子两种备份。

在档案利用上以电子文档为主，纸质档案为辅，向无纸化模式靠拢。备份必须以纸质、电子两种方式同时进行，以确保万无一失。由于电子介质的更新、硬件设备的更新，对重要档案信息进行存储方式的转换，以免造成信息的丢失，如一些磁带、软盘存储方式已很少应用，就需要把重要信息转换为现常用的存储方式，以提供利用。

四、“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。

五、防泄密措施采用技术上的物理隔离和行政上的保密制度教育与奖惩

双管刘下。

企业的经营、财务、技术等等的档案资料是企业的无形资产，被严格划分为不同的保密等级，只能在指定的有限的范围内利用，不容许外泄。进行密级界定。首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定，并以优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。在网络设置上进行物理隔离，这还不够，还必须建立一套严密的保密制度，奖惩明确，从上到下的保密机构组织进行定期的教育和宣贯，提高全体员工的保密意识。

六、网络化以内部局域网为主，隔绝外网。

电子文件的自动上传收集。目前在单机上形成的电子文件的收集工作，已成为档案管理部门不容忽视的问题。与传统纸质档案收集有很大差异的是，许多电子文件的形成通过下载和上传就完成了，因此，档案部门可以改变传统工作模式，在网页上建立电子文件自动上传的工作窗口，在第一时间将其收集到，并在档案馆（室）的服务器上归档。

七、严把电子档案的正确性和完整性。

数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对

八、服务模式在现行文件阅览服务的同时可以增加在线服务。

开展在线服务。传统的档案利用方式，如到档案部门利用档案、参加档

案展览、阅读档案复制件或公布件，特别是到档案部门利用档案原件的方式，在信息化时代里必然要发生变化，至少是部分变化。社会的全面信息化改变了人们工作、学习和生活的环境，使人们更注重信息的时效性，希望通过信息系统、信息网络及时准确地获得多种信息。因此，被动的、手工式的档案提供利用方式必然逐步被主动的、现代化的档案服务方式所代替。

以网络技术为主的档案数字化已经或正在逐步引入到档案管理工作中，档案的形成、鉴定、整理、利用都受到深刻影响。电子档案管理流程的科学化、规范化、专业化以及档案信息资源开发一体化，是电子档案管理重要性的体现。

档案工作信息化是促进企业信息资源全面收集、整合、开发的重要基础，通过档案信息化建设，能够实现对企业信息资源的集中管理，成千上万倍地提高利用效率，全方位地参与支持企业决策和各级信息服务，将自身融入企业信息系统，使档案工作与企业设计、生产、施工、管理等工作流程相衔接，参与国际质量认证体系的贯标活动，实现档案信息资源的制度化、规范化管理，创建一个具有本企业特色的档案信息化系统，