浅谈秘书的信息工作

第一篇：浅谈秘书的信息工作

武汉商业服务学院毕业论文

【摘要】：随着社会的发展进步，信息成了现代社会的宝贵资源，世界著名未来学家阿尔温托夫勒预言：“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。”而企业经营管理的过程,实际上就是取得信息并依据信息做出决策的过程。作为秘书人员，收集、筛选、整理和加工各种有效信息，为领导者提供全面、准确、及时的信息服务是其工作的一个重要方面。因此秘书做好信息工作也变得更重要。作为现代秘书必须努力做好信息工作，学会利用信息技术开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量。

【关键词】：秘书信息工作

信息在人类社会中的作用被普遍关注,人们对信息的研究越来越深入,秘书信息工作的地位和作用日显重要.因此有必要对秘书信息工作进行进一步的了解。

一、秘书信息工作的基本要求可以用“准确、及时、全面、适用、经济”来概括

（一）、准确

信息的真实性是信息质量的核心，所以收集到信息是一定要准确无误，真实可靠的。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，而处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性的相互统一。只有如实的反映情况，才能保证领导机关及决策者依据真实的、准确的信息做出恰当的判断和科学决策。正确的信息无疑对领导决策能够产生积极的促进作用;反之，错误的信息对领导决策会产生误导作用，造成的损失和影响也很大因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。

（二）、及时

信息的收集、处理、传递、反馈不仅准确还要要及时迅速。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。全面即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。

（三）、全面

全面就是反映的问题，收集的信息要全面，还要听取各种意见；对一个问题如果有不同的看法应该都反映给领导者，信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，做出正确的判断和决策。

（四）、适用

收集信息时要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问

题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；还要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，还应该同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。更要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。另外还要特别注意，只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。

（五）、经济

企业信息工作可以帮助企业在扩大生产规模的同时保证效率与效益的提高，从而实现企业信息工作的价值。由于生产要素客观存在的不可分性和生产经营在组织、流程与技术上的要求，成本节约与效益提高要达到一定生产规模才能得到体现。在规模经济性的层面上，企业信息在企业多样化经营和广泛合作中就能起到有效的导向、调节和控制作用，使原来未能充分利用的“信息资源剩余”（包括经验、技术、商誉和商标、市场信息、管理技能等信息资源）得到共享和充分利用并大幅度地节约信息成本。所以秘书在收集信息时，还考虑信息成本，使收集的信息有一定的经济性。

二、秘书信息工作的重要性

（一）、辅助领导者做出正确决策

企业的领导班子，要对各方面工作做出决策，掌握大量的信息是至关重要的。办公室作为领导的直接服务机构，承担着为领导决策提供文件、资料、信息和建议的任务。在企业生产经营工作中遇到很多实际需要解决的问题，企业必须要深入研究解决工作中面临的这些困难和问题。在这种情况下，办公室作为企业信息部门就要为领导及时了解企业的生产情况和职工的心理动态和出现的新情况、新问题，及时采取措施加以解决。这就需要办公室灵敏地捕捉信息，充分地利用信息，在对信息进行分析研究的基础上找出问题的原因和症结，确定解决矛盾的最佳方案。可以说，决策的过程，就是信息的输入、处理、输出的过程。决策的形成需要借助信息进行判断，决策的实施需要借助信息进行控制，决策执行终结后，需要借助信息进行总结，为新的决策创造条件。办公室所做的信息工作做得好不好，提供的信息及时不及时、真实不真实、全面不全面，将直接影响到企业领导的决策和对全局工作的把握。因此，办公室人员紧紧围绕企业经济中心工作，深入群众之中调查，收集各种信息向领导反馈，为领导正确决策发挥好参谋助手作用。

（二）、协助领导者做好科学管理

管理信息化是指企业广泛利用现代信息技术，开发信息资源，把先进技术、管理理念引入到管理流程中，实现管理自动化，提高企业管理效率和水平，从而促进管理现代化，转换经营机制，建立现代化企业制度，实现有效降低成本，加快技术进步，增强核心竞争力。信息化的实现，会使企业的生

产经营模式发生深刻的变化。对信息的快速反应能力是检验工作效率和竞争力的重要标志，建立企业和部门信息网络，实现信息化既是社会需求，也是企业适应市场，促进自身发展的需要。只要管理方式正确，有良好的工作氛围，员工也会全力以赴地工作。

（三）、开阔领导者的思路

好的信息，不仅可以让领导者做出好的决策，还可以让领导者的思路开阔。获取多方面的信息，着力跟踪前沿信息，服务于现实的需要，帮助领导开阔视野、更新观念、提升能力。创新是衡量一个人、一个企业是否有核心竞争能力的重要标志。为领导者提供有效的信息，让领导者不断地从工作中发现问题、研究问题、解决问题。而解决问题的过程，也就是向创新迈进的过程，这也提高了领导者的执行力。

（四）、促进办公室工作职能转变

加强企业信息工作，是促进办公室工作职能转变的需要办公室是重要的综合协调、信息处理、反馈部门，是企业机关的枢纽、窗口和门面，是领导重要的参谋和助手。在新形势下，办公室要适应电子办公的需要，积极推动自身职能的转变。在工作内容上，要由以往主要做事务性工作，向事务和政务相结合、以政务性工作和辅助决策为主、当好参谋助手的方向转变；在工作重心上，要由以往主要服务领导，向服务领导与服务部门、服务车间班组、服务职工相结合，促进综合协调、确保政令畅通方向转变；在工作方法上，要由以往主要依靠行政手段，向多种手段综合运用、加强信息服务和信息引导方向转变。做好信息工作，是办公室实现上述三个转变的重要载体。信息工作既是上下级机关进行工作联系和沟通的必要环节和重要纽带，是上情下达、下情上达、左右通达的快速、便捷的通道。它便于下级向上级汇报工作，便于向上级及时反映工作中的问题，求得支持，便于下级及时与上级沟通工作思路，创造性地开展工作。从这个意义上讲，做好政务信息工作，对于促进办公室职能转变有着无可替代的作用。办公室要加强与领导和上级部门的协调，加强与业务部门的协调，加强与基层的协调，加强与社会各界的协调，把信息工作贯穿到各项业务工作中去，做到“健全制度，畅通渠道，讲求质量，提高效率”

三、如何做好秘书的信息工作

现代秘书应具备和强化信息意识，提高信息工作能力，给领导者决策和管理提供优质高效的信息辅助。新形势下秘书人员该如何做好信息工作呢？我认为要做好信息工作，应该从四大方面去下功夫。

（一）、要有四种意识

信息是领导者管理和决策的基础，领导者的决策离不开信息活动。秘书担当的是领导者信息活动的灵敏触角和聪明耳目之角色，为领导者提供好的信息服务，秘书人员应该树立信息、政治、创新和全局等四种意识。

1、信息意识

秘书人员信息工作做得好与坏，在某种意义上来说决定了领导者决策的正误和领导水平的高低。在经济工作中，经济信息、商务情报甚至是企业和组织的生命。信息、物质与能源已成为现代社会的三大经济支柱。在这样一个充盈着信息的环境中，可以说秘书工作归根结蒂就是信息工作，游离于信息之外的秘书工作是没有的。秘书人员只有具备强烈的信息意识，深刻认识信息社会的特征，从信息的高度来对待繁多的秘书实务；这样才能及时化解隔阂、消除矛盾，提高秘书工作效率，保证领导者的工作效率。

2、政治意识

现实社会生活中与政治是分不开的，政治是经济的集中表现。因此，信息工作要为经济建设服务，要保持高度的政治敏锐性。而且在信息工作的思路、信息内容的取向、信息网络的布局、信息活动的方式等方面都要以坚定的信心、高昂的热情、旺盛的斗志、科学的态度，积极研究新情况、解决新问题、探索新途径，努力提高信息工作水平。

3、创新意识

为领导者决策提供信息是秘书的重要职能。在铺天盖地的信息海洋中捕捉到领导者最需要的信息，为领导者决策提供最有价值的资讯，就要求秘书人员必须具备创新意识。它不是对外界信息的简单模仿剪辑，而是要经过头脑加工厂的分析综合，创造出新的更有价值的信息，为领导者的决策服务。21世纪是以知识与信息为发展动力的时代，秘书工作的改革和发展，必然要求作为秘书工作主体的秘书人员具备较强的创新能力。

4、全局意识

全局意识主要体现在三方面：一是要站在全局的高度，判别一切事物的是非、真伪、善恶，正确把握事物发展的走向，提高信息工作的预测水准。二是围绕“改革、发展、稳定”的大局，密切关注党的建设、政权建设、经济建设等重大问题，提高信息工作的预测能力。三是牢固树立群众观念，深入基层，多视角、全方位审视社会不同群体信息，提高信息工作的预测效应。

(二)、要提高信息质量

决策是领导者工作的核心，而信息是决策科学化的基础和依据。领导者决策的过程，实际上也是一个信息处理的过程。在做出决策前，要掌握各种信息，找出问题与矛盾，从而确定决策目标；进行决策时，要依据所掌握的信息，研究制定可供选择的方案，做出正确的决断；决策实施后，还要及时掌握反馈信息，对决策进行评估、调整。由此可见领导者决策过程都离不开秘书人员信息工作的有效服务。由此可知，提高信息的质量是做好信息工作的关键。提高信息质量，应准确把握报送内； 广泛开拓信息渠道充分利用文书、书刊、会议、调研、信访、档案网络等各种渠道快速获取有价值的信息；坚持实事求是原则，秘书人员要以认真负责的态度，把群众的真实想法、愿望、意见和建议如实地反映，不欺瞒领导者；着力挖掘特色信息，(三)、要加强信息开发

信息是可以不断再生的资源，人们可利用失去原有价值的信息经过加工

而得到新的信息。对信息进行增值开发，是进一步丰富信息资源的重手段。信息的增值开发可通过下面途径获得。

1、控制潜在信息

我们应该立足微观、着眼宏观，抓住对全局有一定借鉴作用的微观信息，挖出潜藏的、对宏观有指导价值的信息进行细整理、精加工，努力使其上质量上档次。使原有的信息大幅度增值。

2、发现超前信息

苗头信息的价值大部分是潜在的，往往被遮盖而不受重视。为使信息不断增值，秘书人员不仅要主动去发现和捕捉苗头性信息，还要进行深入分析和研究，多发现有倾向性的信息，以更能够好地发挥参谋助手作用。

3、实现信息的多次利用

信息不只是有一次价值，好好利用会出现多次增值。所以要求秘书对内涵容量大的信息要进行系列开发和连续开发。不但要抓住对全局有较大影响的重要问题，使信息在连续开发过程中不断增值。还要围绕领导者决策的实施过程，开发相关信息，及时掌握热点、难点、亮点问题，不断进行更大范围和更深层次的开发，使一次性信息发展成为多次性信息。

4、开发预测信息

要想在诸多信息中发现未知的事物发展规律，并根据这一规律去预测未来，就需要通过艰苦细致的努力，在总结过去和现在的事物发展中，去描述事物前进的直线或曲线轨迹，从中发现事物本质的运动规律，为准确预测未来的发展趋势寻找信息依据

(四)、提高秘书的信息素养

现代秘书的信息素养，是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力，信息素养作为一种高级技能，具有很强的实践应用性。信息素养的培养教育就应受到高度重视，秘书可以通过制定明确的培养目标，创建良好的培养环境，突出信息技能的教育和训练等方式来提高秘书的信息素养。了解信息科技的发展动态，掌握必需的信息技能，提高驾驭依靠的本领是秘书人员必须具备的。我们应大力倡导和热情支持秘书人员学电脑、用电脑和使用计算机网络，营造浓厚的提高信息素养氛围。秘书要充分发挥院校信息教育的职能和作用。在日常的工作中，不断的学习，不断的提高信息素养。

【参考文献】：

1、《第一次当秘书》廖小鸥2005年10月第二版第126页起

2、《秘书学术论文：论现代秘书人才的信息素养》王守福2009年2月

3、《新形式下秘书人员如何做好做好信息工作之我见》精华区—文秘家园

4、《秘书工作综合流程解析》主编张小慰、冯俊伶2005年9月137页起

第二篇：秘书信息工作之我见

10文秘33110赵扬

秘书信息工作之我见

在我眼中秘书工作是一件十分复杂的工作，虽然表面上看上去非常简单，人人都会做。但是要做得又好又快是需要经过不断地学习和磨练才能锻炼出来的。特别是秘书信息工作，更加需要秘书工作人员有良好地信息观念和信息意识。

信息工作是秘书人员重要的基础性工作之一，秘书人员的信息工作是直接为领导服务的，信息是领导决策的基础和依据，秘书辅助领导决策主要是通过为领导者提供信息来实现的，秘书人员的信息工作水平直接影响着为领导决策服务水平的高低，其重要意义显而易见。信息是现代社会的宝贵资源，随着社会的发展，信息的价值将不断飚升，信息时代的到来，既给秘书工作带来了难得的发展机遇，同时也带来了严峻的挑战，秘书人员应如何在信息时代做好信息工作，更好地发挥秘书人员的参谋、助手作用呢?我认为秘书人员在做好 传统的信息工作的基础上，应加强以下几方面的工作：

一、强化信息观念和信息意识

现代秘书的信息观念，是秘书人员对信息的初步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。比如对待信息技术和信息工具的观念，秘书人员如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这就是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。据有关调查显示，大多数秘书人员认为，互联网和各种局域网既是一种新的认识工具，又是一种新的交流工具，还是一种新的生产力，秘书工作只有同网络结合起来，才能产生新的生机和活力。但是也有相当一部分秘书

人员对信息有一种神秘感，对网络不感兴趣，这就是信息观念上的巨

大差异。

目前，国际互联网已遍布全国各地，如果秘书人员具备先进的信

息观念，积极地去了解、使用网络，就可大大提高工作效率，减少很

多不必要的重复劳动。现代秘书良好的信息观念，在本质上就是尊重

知识，崇尚科学，终身学习，善于接受新生事物。熟练的运用办公设

备是一名合格的秘书必备的素质。

二、掌握足够的信息能力和信息知识

现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书实践活动中所应

具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要

包括五个方面的内容：

（一）是信息的获取能力。秘书人员除了充分利用好组织建立的各种内部信息网络以外，还应掌握并建立自己的常规信息渠道，善于

开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信

息。

（二）是信息选择的能力。信息时代，人们每时每刻都在面对着

滚滚而来的信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑很难避免，而这些

往往会影响领导的科学决策，因此，秘书人员必须学会准确无误地理

解、识别、判断、筛选所遇到的信息，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的。

（三）是信息预测的能力。它是指秘书人员在现有信息的基础之

上对未来的一种推断和预见，它对秘书辅助领导决策具有决定意义。

（四）是信息处理能力。即对所感知、选取和获得的信息进行深

加工的过程，具体来讲就是对信息进行综合分析、整理排序、归类处

理等工作。

（五）是信息的运用能力。是指秘书人员在获取和处理信息的基

础之上，把自己的思想和见解融入其中，并通过恰当的渠道把这些信

息传递给他人，与他人进行交流与共享，这是信息工作的最终目的。

在信息时代和知识经济的大背景下新的学科不断涌现，有资料显

示，全世界传递的信息量以每天近百亿信息单元的速度递增，并以5％

-20％的加速度不断发展。近30年来，人类生产的信息已超过过去

5000年的信息量总和。英国技术预测专家詹姆斯-马丁也做出了同样的结论：人类的知识在19世纪是每50年翻一番，20世纪70年代是

每5年翻一番，而近十年是每3年翻一番。在这种情况下人们不能掌

握一种快捷的获取信息的途径将是非常可怕的。

三、信息创新，不断寻觅有新意的信息

当今社会发展变化很快，信息老化的周期大大缩短，秘书人员必

须具备敏锐的观察力，在捕捉具有新意的信息上下功夫。寻觅有新意的信息应把握住以下几点：

（一）是要在发展、变化中抓新。

创新是一个过程，在创新的过程中秘书人员仅仅盯住自己工作的小范围是不够的，应放开思路，开阔眼界。除了抓住身边看的见，摸

着的新事物之外，还要善于捕捉一些无形的新信息，如观念的转变，思想的变化，认识的升华等；外地的新信息；隐性新信息以及连带新

信息等。

（二）是在观察思考中出新。

随时随地地观察思考应当是秘书人员的基本功。比如通过观察苗

头性的问题，发现超前性宏观信息，从个别现象问题，揭示规律性信

息，从一次性信息增值发展为多次性信息。有些信息通过不断加工处

理，会出现多次增值。

（三）是在学习借鉴中创新。

改革的年代每个地方、每个行业都需要向其他地方、其他行业学习，借鉴先进的经验，结合本地、本行业的实际，融会贯通。推进发

展。在把外地的经验与本地实际结合的过程中，就会产生有新意的信

息。

（四）是在比较对照中求新。捕捉有新意的信息，必须学会对万

事万物进行比较对照。在比较中鉴别事物，发现有新意的信息，可以

同中求异，也可异中求同。

四、信息道德和信息工作中的保密意识

信息道德是指秘书人员在获取和使用信息的过程中，应遵循一定的伦理规范，不得危害社会或侵犯他人的合法权益，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等，也不得向领导者和有关用户传递不良信息。当前信息传播的媒体多种多样，媒体的多样性使信息传播过程中不可

避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一

定的无政府状态。如果没有一定的道德意识和道德约束，就很容易使

人们在享受信息网络技术带来便利的同时，产生一些与先进的伦理道

德相悖的现象。

秘书人员在自觉地遵守信息道德的同时，还应注意信息获取和使用过程中各种自觉不自觉的失密或泄密事件的发生。在这里特别提出注意的是秘书人员一定要防范隐晦性公务泄密。有的人是真心实意讲话，莫名其妙泄密，到头来，说者无意，听者有心。一些不同层次的领导人应邀到不同场合讲话，有些人为了显示自己的身份和知晓度，在部分场合、范围讲一些“小道消息”和“大家感兴趣的话题”，大 部分人一听了之，但有些人却在更大的范围内传播“小范围”的内容。

综上所述，信息的社会化和社会的信息化成为了当今世界发展的总趋势，信息作为一种资源已成为现代社会发展必不可少的基本条件。秘书工作者必须紧跟科学发展，具备强烈的信息意识，使自己始终保持对信息的积极态度，才能在浩如烟海的信息中整理和加工出对领导有用的信息，才能做一名合格的秘书工作者。

【参考文献】：

1、《新形式下秘书人员如何做好做好信息工作之我见》

赵扬

2012年6月16日

第三篇：《秘书实务》第五章-信息工作

第五章 信息工作 第一节

信息和信息工作概述

一、信息的基本知识(一)信息的概念

广义的信息指能为人们感知的事物的状态、特征、联系和变化,以及直接或间接反映、描述它们的符号和信号。

狭义的信息指接受者原先不知道的、有用的消息。

秘书机构信息工作对象,主要是指狭义的信息,即对领导和本单位相关工作来说一切新而有用的信息。(二)信息的特征

1.时效性2.可增长性3.可传递性4.可分享性5.可贮存性（三)信息的类型

1.直接信息和间接信息2.动态信息和静态信息

3.无记录信息和有记录信息4.初级信息和高层次信息

二、信息工作的意义

(一)为领导决策提供可靠的信息根据

(二)为领导日常工作提供有效的信息咨询

(三)是秘书机构做好其他工作的重要保证

三、信息工作的基本要求

(一)准确完整(二)及时高效(三)适用适量

第二节

信息工作的一般程序

一、信息的收集积累(一)信息收集的范围

各级党政机关颁布的方针、政策、法规 上级领导机关或主管部门发布的意见 所辖地区、所属单位的基本情况 对本组织工作或产品的反馈信息

同行业的新进展、新做法、新经验、新产品、新技术等

第二节

信息工作的一般程序

一、信息的收集积累(二)信息收集的渠道

1.信息网络2.文件资料3.大众传媒4.会议

5.来信、来访、来电6.调查研究(三)信息收集的方法

1.阅读法2.观察法3.听记法4.交换法5.索取法6.购买法

二、信息的筛选和校正

(一)信息真伪的鉴别(二)信息的校正补充

(三)信息价值的鉴定

三、信息的分类

首先，根据是否具有很强的时效性, 分为需要立即处理输出的信息和暂时不需要处理的信息。

其次，根据不同信息接收者对具体内容上的需要，分为政治信息、经济信息、文化信息、科技信息等。

四、信息的深度加工(一)信息的浓缩提炼

浓缩是在不损失有用信息的前提下把篇幅过长的信息压缩成简短的信息。

提炼是通过对零碎、肤浅、杂乱的原始信息的分析,运用逻辑推理得到高质量的二次信息。

(二)信息的综合研究

通过分析、研究，将大量原始信息转变成高层次信息。

高层次信息——反映事物全貌、揭示事物本质和规律并能预测事物发展趋势的信息。

有情况

有分析

有建议

五、信息的传输和反馈(一)信息传输的方向 向单位内部传输(内向传输)向单位外部传输(外向传输)(二)信息传输的控制

对信息需求的控制

对信息共享程度的控制 对信息传输时机的控制(三)信息输出的方式

1.口头传输2.书面传输3.电信网络传输

（四）、忧患信息的传输

1.控制问题型信息的传递范围2.将问题型信息 “反题正作”(五)信息的发布

新闻发布会 / 信息发布会

“××媒体沟通会”(六)信息的利用及反馈

了解信息被各方采纳、利用的情况，及时调节和改进信息处理流程，提高信息的利用率。

第三节

信息简报

一、信息简报的概念

机关、团体、企事业单位自行编发、用来反映和交流信息的内部报刊之一。如“工作动态、”“信息快报、”“内部参考、”“信息交流”等。

向上级机关的信息简报投稿、报送或对外横向交流,是本单位信息输出的一个重要形式，有利于相互之间工作协调与合作。

第三节

信息简报

二、信息简报的编写方式和一般要求

单条信息的编写——将每一条信息写成一篇信息稿(新闻稿）。单条信息要求新、准、快、短。每条以两三百字为宜。

信息综述——将许多内容上有联系的零星分散的信息,加工编写成一篇综合性信息材料。综述性信息材料能够反映事物的全貌和发展过程。

第三节

信息简报

三、信息简报的格式

单期式简报——发布日期不确定、每期仅发布一两条重要信息的简报。

多期式(杂志式)简报——有固定的印发周期(如每月两期)，每期发布多条信息的简报。

第四节

网站的信息管理

网络是最便捷的信息传播工具。各类组织大多建有自己的网站(或网页),网站管理成为秘书机构一项重要的常规业务。

单位网站有对外展示形象和对内进行管理的功能，但网站最主要的功能乃是传播信息，展示形象或内部管理的功能也是通过网站信息流通的手段来实现的。

单位网站的信息管理是信息工作的重要内容。

第四节

网站的信息管理

一、网站管理制度

(一)分级管理和专职管理制度

(二)信息发布审查制度

(三)保密制度和奖惩制度

(四)网站内容定期更新制度

二、网站信息制作与展示

网站的内容应该具有价值和原创性。

网站应调动用户积极提供内容信息，让他们方便自由的上传内容。网站信息要具备下载和打印功能，让用户方便的获取信息。

第四节

网站的信息管理

三、网站信息的处理和利用

网站是获取用户反馈信息的有效途径。公众通过网站对领导工作提出许多非常具体的要求、意见和建议，秘书机构应将这些反馈信息视为重要的信息资源，按照信息工作的要求广泛收集认真研究。此外，秘书从网站管理的角度还要对公众反馈的信息加以及时的处理。

第四节

网站的信息管理

三、网站信息的处理和利用

网站可以开设以下交互功能：

会员注册

网站留言板

客户调研

在线沟通 首长信箱 公众论坛 博客和微博

思 考 题

1.什么是信息? 它有哪些主要特征? 秘书机构的信息工作有何重要意义? 2.秘书机构的信息工作有哪些基本要求? 信息对领导决策有何重要作用？

3.试述信息工作的一般程序。

4.为什么要对信息进行有效展示?请以四人一组自办一份四个版面的信息简报，并组织展览评比。

5.选取2～3个网站，结合第四节“网站的信息管理”有关知识对其作出评价。

第四篇：秘书信息工作：秘书信息工作的基本要求

秘书信息工作的基本要求就是“准确、及时、全面、适用”八个字。

1、准确

即信息的内容要准确无误，真实可靠。准确是信息的生命，是信息的全部意义所在。秘书收集到的原始信息要可靠、真实，处理信息要坚持主观倾向性与客观真实性相统一。如实反映情况，才能保证各级领导机关及决策者依据真实的、准确的信息作出恰当的判断和科学决策。如果信息不准，必然会给领导工作造成失误。因此，准确，应是秘书信息工作的灵魂。

2、及时

即信息的收集、处理、传递、反馈要及时迅速，讲究时效。社会主义市场经济对秘书工作的时效性提出了更高的要求，不仅传递要快，而且收集、加工、检索、输出都要高速度。信息处理不及时，就会失去信息的价值，甚至造成严重的损失。

3、全面

即信息的收集和处理要注意广泛性，真实地反映事物各个方面的情况。只有全面地反映情况，才能使各级领导根据各方面的信息，权衡利弊，择善而从，作出正确的判断和决策。

4、适用

此项要求包含以下三方面的内容：（1）要服务于中心工作。就是说要弄清本地区本部门本单位的工作进展情况和急需解决的问题；要及时摸清领导者的思想脉搏，做到心中有数；要突出重点，帮助领导者集中主要精力考虑重点问题，同时兼顾一般，以免发生不应有的疏漏。

（2）要根据不同领导机关和领导者的不同要求提供信息。除一些需要共同重视的信息以外，本级领导机关所需要的信息，并不一定都是上级或下级领导所需要的信息；别的部门所需要的信息，不一定为本部门领导者所需要。一条有价值的信息对于不同层次不同部门的领导者，其参考价值并不相同。秘书人员必须注意研究不同层次的领导者和服务对象的不同要求，在信息的投向上有针对性，区别对待，注意适用对路。

（3）要特别注意，只要是新发生的带有重要动向的性、导向性、苗头性、政策性、突发性的问题，就应该及时采报。要防止把按需要采报歪曲成为“按胃口喂报”。

第五篇：秘书信息工作：信息的筛选

(一)学习目标

能运用信息筛选的方法，对原始信息资料进行选留，能选留出信息含量大、有实用价值的信息。

(二)运用信息筛选的方法进行信息筛选

1.信息筛选的步骤

在信息筛选过程中，一般按以下步骤进行：一是搞好信息材料的鉴别、判断；二是认真选择信息材料；三是对不完全的信息材料进行修正、增补，进行精加工。

2.信息筛选的方法

信息的筛选实际上是对原始信息资料的选留过程。对原始信息资料的选留一般分为两种：一定实用选留，这是根据当前的需要选留信息；二是入藏选留，这是作为日常的信息工作而进行的一般意义的选留。前者要求信息有深度，并适合当前需要；后者要求信息有广度，并具有长期利用价值。因此，公关信息筛选既要考虑急用之需，选留含量大、有价值的信息，又从长远利益出发，考虑到信息的系统性和连续性以及未来的潜在需要，选取留有保存价值的信息。

信息筛选的方法通常有：

(1)查重法。即剔除内容重复的信息，选留有用信息，以减少其他信息工作环节的无效劳动。当然这种方法也并非一味重复，如果需要，也可以保存一部分重要的信息资料复本，以供一定情况下的多人使用。

(2)时序法。即按时间顺序对公关信息资料进行取舍。在同一内容的情况下，较新的信息资料选留，较旧的则剔除。这样可以使选留的信息在一定时间区间内更有价值，特别是对于来自文献中的信息资料，更需选择时间最近的予以留存。

(3)类比法。即将同类型的信息进行比较，哪能个信息量大，哪个更能反映事物的本质问题，则选留下来；反之，则剔除。当然有的虽然信息量并不很大，或者反映事物本质也并不深刻的信息资料，可能作为主要信息资料的重要补充内容，或对公共关系工作有启发作用，也应予选留，不能一概剔除。

(4)专家评估法。即对某些专业性强、技术性强的信息，公关信息人员一时难以确定其取舍问题，可以请有关专家或专业人员进行评估，根据其评估结果，结合本组织当前与长远的需要综合考虑选留和剔除问题。

(5)老化规律法。这主要是针对文献信息资料而言的，文献学认为，文献的使用价值随时间而逐渐降低，甚至完全失去参考价值，这就是老化规律。一般来说，文献的利用率第一年最高，以后逐渐下降，呈等级分布状态，文献的老化情况在文献学中一般用半衰期来表示。所谓半衰期，即指某学科目前尚在利用的全部文献的一半是在近期内多长的一段时间内发表的。一般地说，半衰期越长，说明老化速度越慢；半衰期越短，说明老化速度越快。文献信息资料的筛选应对其行文年代及本学科文献老化的半衰期两方面进行考察，以便确定取舍。

(三)相应知识

信息工作的简要程序：

信息工作一般由收集、整理、存贮、传递反馈、开发与利用六个程序组成。其中每个程序又可细分为几个环节，相互连接，密不可分，形成完整的有序的信息工作流程。

信息工作的收集包括信息源开发及信息搜集等基础工作，是一个广泛搜集、汇总原始信息的过程。信息工作的整理是对原始信息进行选择判断，综合分析和加工整理等一系列信息处理的过程，其目的是把原始通俗读物转化为易于观察、传输、分析的形式，使之成为有用的信息，便于为领导决策和经营管理服务。信息按程序存贮后，便完成了变原始信息为有用信息；变单一信息为综合信息；变无序信息为有序信息；变低层次信息为高层次信息。变零散信息为系统信息的过程。下一阶段的工作就是充分发挥现已掌握的信息的作用，体现信息的价值。这就需要多渠道地传递信息；建立各项制度保障信息接收情况能及时得到反馈，实现信息管理的自身封闭。最后，在上述有效信息循环的基础上，进一步开发和利用信息，使信息不断地增值，发挥更大的效能，最终达到服务于决策，推动生产力发展，提高工作效率这一根本目的。

(四)注意事项和要求

信息筛选是信息处理的第一个环节，也是一项基础性工作。信息筛选对提高信息的利用率起着至关重要的作用。必须掌握信息筛选的要求，做到准确、及时、完整和新颖。

准确。准确是信息的生命。准确就是要真实、全面地反映客观事物的本质特征。信息工作人员在筛选时，一定要严格把好准确关，重点审核以下三个方面的情况：

1.信息的内容是否根据有关方针、政策联系本地区、本部门的实际，抓住在实际工作中产生的经验和存在的问题。

2.内容有无虚构，有无夸大或缩小，甚至弄虚作假。

3.人名、地名、单位及有关数据是否准确。

及时。这是由信息时效性的特征决定的。由于社会动态发展变化快，领导机关、领导同志对此十分关注。信息工作人员在筛选时，一是在思想上要高度重视、不要延误，二是要注意反映事态发展的时间上的连续性。

完整。一篇完整的信息材料，对所涉及的问题或事件的性质、处理方案、发展趋势等都要交待清楚。信息工作人员在注意“完整”方面，应考虑以下四点：

1.是否有潜在的因素暂时未表露；

2.充分利用反映事物发展阶段性的信息，切忌片面强调完整而坐失良机；

3.有无只报喜不报忧或多报喜少报忧的问题；

4.从不同角度、不同方向反映某一问题的信息，避免片面性。

新颖。是指信息中所反映的问题或提出的观点有新意。比较有新意的信息主要表现为以下几个方面：

1.对上级领导、同级领导有新意。如有指导意义的讲话精神；

2.本单位在两个文明建设和改革中出现的新情况、新问题；

3.不同阶层、特别是理论界思想界人士中的新思想、新观点；涉及面较大的社会新动态；

4.知名人士和各界群众提出的有价值的新建议；

5.行之有效的经验等等。

除上述四项原则外，信息筛选要注意重大信息的选择。重大信息是指关系全局的重要信息。政策性、思想性、动态性的建设性和破坏性较强的信息。信息人员要密切注意：

1.国家的重大政策、方针的制定以及贯彻落实情况；

2.社会与自然两方面发展的重大成果及突发事件；

3.本单位的思想、经营情况等的动态信息；

4.管理危机的隐患及其征兆等等。

信息人员要能够在筛选过程中敏锐地发现重大信息，为领导的预测提供可靠性的保证。