小议秘书的事务性工作

第一篇：小议秘书的事务性工作

小议秘书的事务性工作

事务性工作是秘书工作的重要部分、是秘书的主要工作之一。事务性工作主要包括办公事务管理、时间管理、公务旅行管理等。秘书是为领导服务的，一个秘书只有能够很好的处理好事务性工作，为领导创造一个舒适的办公环境，能够很好的做好各种事务性工作，才能够成为一个合格的秘书。

秘书部门是一个综合部门，秘书上达领导，下又能够联系群众。领导能够看到的文件，秘书也能够看到；领导做出的决策，秘书也能够提前知道。可以说领导对于秘书一般是没有什么秘密而言的，因此对于一个合格的秘书来说必须做好保密工作，对于各种事务性工作中应该保密的内容必须做到能够保密，不泄露重要信息，更好的为领导服务，让领导满意，做一个合格的秘书。

办公事务管理包括办公环境管理、电话事务、接待工作、值班工作等。优雅的环境能够使人工作起来更有动力，作为一个秘书来说，进行办公事务管理应以优化办公环境为基本目标，努力将办公室打造成一个舒适、和谐、安全、实用的地方。秘书进行办公事务管理应该努力以领导满意为基准，要学会换位思考，根据领导的喜好来装扮办公室，做到领导满意，使领导能够更舒心。秘书进行办公环境管理还要有条理的准备好办公所需要的各种物品，按条理分类，做到领导需要的时候能够随手拿来，不至于用时方恨找不到。秘书使用电话处理办公事务要严格按照保密事务的要求使用电话，其次对于某些重要的电话要做好记录，及时向领导反馈，某些重要的电话记录要像文件一样进行归档整理，当然使用电话处理办公事务的时候，必须注意好各种礼节，给他人留下良好的印象。秘书必须要能够做好接待工作，对于那些事先准备好的接待要按时提醒领导，对来宾进行礼貌引领，并能够适时告退；对于那些不明来宾，要了解其身份及来意，请示领导，按照领导的要求进行接待；对于团体接待要提前准备好接待方案，做到有所准备，不至于现场慌乱。

秘书是领导的助手，领导的好多事务都是秘书来进行安排的，对于这些时间 安排务必要做到有条理，不要等到领导问及时间安排的时候惊慌失措，那时候就什么都晚了。进行时间管理可以用一个专门的本来记录领导一天的出行、接待、会议、休息等时间安排，对各种事情分轻重缓急进行合理规划，使领导能够很好的完成一天的工作。

很多领导经常进行出差、调研、访问，因此做好领导的公务出行安排显得尤为重要。秘书要根据领导的出行时间安排提前订好车票、提前订好宾馆；其次秘书要根据领导的时间安排，将那些需要在出差前处理的文件告知领导，让领导在出行前能够处理好各种事务，不至于在出差的时候再为了之前的事务而烦心。秘书还要通过电话等方式与领导出差、调研地做好预约、通知等，告知对方领导到达的时间，让对方能够有所准备。

秘书是一种有着严格素质要求的职业，秘书部门不是一种专门部门，而是一种综合部门，秘书是联系领导和普通工作人员的纽带。秘书不仅每天要在办公室处理各种信息，还要能够深入到社会中去，获取各种各样的信息反馈给领导，为领导的决策作出依据。秘书进行事务性工作务必做到认真谨慎，对于文件信息的校对、对于电话信息的记录，必须做到细之又细，不然都会造成很恶劣的影响；其次对于会议座次的排定、对于会议内容的记录，这些都有很深的学问，都需要秘书好好掌握。秘书还需要从日常的工作中多思考，多总结，想领导之所想，急领导之所急，对于那些领导没有安排，但又必须做的事情要能够想到、做到，成为领导的好助手、好参谋。

秘书事务性工作的内容十分广泛，从处理日常具体事务、辅助决策到重大活动的组织协调、领导交办的各类复杂问题的处理都需要秘书灵活掌握，可谓面面俱到、事无巨细，特别是对其中一些棘手事务的处理，更需要秘书具有冷静的头脑、科学的方法、高超的协调能力和灵活的人际关系处理技巧，这就对秘书的个人素质提出了很高的要求，因此秘书要想很好的处理事务性工作，必须不断提高个人素质、提高个人能力，掌握处理事务性工作的基本技巧。

要想处理好事务性工作，秘书必须了解事务性工作的一些特点，事务性工作具有随机突发性、多样琐碎性、领导指派性、保密性等特点。秘书的事务性工作工作量大，千头万绪、无所不包，秘书必须要花费大量的精力去处理这些事务，这些工作往往不为人所知，但又及其重要。计划往往赶不上变化，一个秘书计划做得在完美，也往往会被一些紧急事件给打乱，在这种时候秘书不得不充当“救火员”的角色，迅速调整策略，处置临时性、突发性事件。秘书工作的核心就是为领导服务，这决定了秘书工作必须紧跟领导的需要。作为领导的参谋和助手，秘书除了要高质量地完作成各项分内工作外，还必须完成好领导交办的其他事务，甚至对领导委托办理的个人私事秘书也必须全力以赴的完成。秘书工作还具有很强的机密性，因此秘书处理各类事务必须严守保密纪律，作为一个合格的秘书要做到知而不言，谨慎从事，不该说的话绝对不说，不该做的事也绝对不做，只有这样才能够让领导信任、满意。

要成为一名优秀的秘书，必须要做好秘书的事务性工作。只有做好了各种事务性工作，让领导满意了，才能够成为一名合格的秘书！

第二篇：秘书事务性工作

浅谈秘书的事务性工作

秘书的主要职责是协助领导人处理综合情况、调查研究、联系接待、办理文书和交办事项等。秘书部门是综合部门，要害部门，处在中枢的位置上。文件电报领导能看到的，秘书都能看到，而且先于领导看到，开会作记录，领导班子的决策最先知道，秘书掌握着大量的机密。这些机密一旦泄露出去将会造成重大损失。但秘书工作也有群众性的一面，秘书部门是党委、政府联系群众的桥梁和纽带，是观察社会动态的窗口，办公室每天都要接受来自社会的各方面信息，接受群众的来信来访，并且还要亲自去深入基层，到群众中去调查研究，反映群众的心声，倾听群众的呼声，为领导决策提供依据。因此，作为一个秘书，既要有很强的保密观念，又要密切联系群众。只有前者没有后者就会把自己与群众隔离起来，只有后者没有前者，因泄露国家机密而犯错误，二者不可偏废。秘书部门不是专项业务部门，而是综合性的部门。因此，秘书工作涉及的范围和内容是十分广泛，具有突出的综合性，包括起草综合性文电，提供综合性信息，进行综合性调研，处理综合性事务等等。因为是综合性的工作，它要求秘书具有全局观念，站在领导的角度去观察和处理问题，知识面要宽，成为本系统的专家和通才。同时秘书工作也不是谁都可以干的“万斤油”，它有自己的一套专业，要求秘书有较高的政策水平，文字水平和理论水平，较强的组织协调能力和办事能力，熟悉文书，档案，保密，信访，信息，督查，会务，礼仪知识，会操作现代化办公设施。要做合格的秘书并非易事，要进行专业培训，取得专业证书。不同行业的秘书，还要熟悉本行业的专门知识，如党委秘书，要熟悉党务知识，军队秘书要熟悉军队知识，企业秘书要熟悉企业管理知识，涉外秘书要熟悉外交知识等。综合性是主要的，专业性是次要的，二者互相渗透，互相促进。秘书部门是各级领导的办事机构，协助领导处理日常事务。每天都有大量的事务性工作，起草、收发文电，值班接听电话，信访接待，搞会务，这些工作都很具体，繁杂，事务性比较强。同时，秘书部门又是个参谋部门，在领导决策中发挥着重要的参谋作用，领导决策前要调查研究，提供信息，制订方案，在决策过程中要起草文电，决策后要进行督查和落实，所有这些都有很强的政治性。事务性是秘书工作的基础，思想性是秘书工作的灵魂，思想性处于主导地位，事务性处于从属地位。思想性通过事务性工作体现出来。如文电的校对，如果稍有疏忽，错校一个关键的字，文件发出去，就可能造成重大的政治影响。主席台排座次，如果排错了，录相放出去，就可能引起各方面猜测。所以事务性工作渗透着思想性。不能因为事务性工作就可疏忽大意。秘书工作的被动性是由秘书工作的从属性和服务宗旨决定的。大家都有体会，自己支配的时间极少，秘书总是围着领导的屁股转，秘书工作总是按照领导的需要和指令来进行，很少按照自己的意愿安排工作，常常来了文件办文件，来了电话接电话，有时正做着这件事，又来了新任务，又要改做另一件事，总是显得很被动。当然，这种被动，不是消极被动，不是不可以发挥主观能动性，消极被动，满足于领导叫干啥就干啥，遇到啥就干啥，那样是干不好工作的。我们要在实践中总结经验，摸索规律，掌握了规律就可以把工作做到前边，领导没想到的你想到了，领导没叫做的事，但又必须做的事，你提前做了，这样才能当一个好的参谋和助手，才能做到优质服务。

秘书工作作为秘书工作的一个重要方面，其重要性不言而喻；特别是随着改革开放的发展和深化，我国政治、经济、文化等社会个方面日益融入世界的这一大背景下，各国之间的对外开放和经济技术交流日益扩大，彼此间的经济贸易关系更加密切，企业的国际化、市场的全球化，使得现代秘书工作中的涉外因素越来越多，如国际间的商务旅行、商务谈判，各类国际经贸合作等事务成为现代企业秘书的常规性工作。秘书的重要性也就日渐突出。秘书作为涉外部门和单位的行政管理人员, 或者涉外企业的工作人员，在辅助领导搜集、调查、分析资料, 掌管收发、处理公文, 拟定文稿, 处理日常事务方面成为主要操作者, 是领导者的参谋和助手，涉外秘书在企业经营管理方面也发挥的重要作用。微软的创始人比尔·盖茨就曾经说过：我和微软的成功就因为有露宝。上任时已经42岁的露宝就是盖茨的第二任秘书，是公司内务的保姆，比尔·盖茨与露宝之间的相互依赖和尊重，或是微软成功的奥秘之一。我们也知道，秘书人员的一个小小的动作不仅仅只影响组织形象，而细致谨慎的秘书工作，甚至会起到历史性的作用：有一件事是说，当年毛泽东主席准备出席开国大典的时候，秘书叶子龙突然发现主席胸前没有代表证，他十万火急的做了一个。假如不是叶秘书的机敏和果断，历史会留下怎样的遗憾呢，这难道不是说明在任何企事业单位里，决策的作出，成功的获得，事业的发展等等，都离不开细致谨慎的秘书工作。

所以说秘书人员要具备具有扎实的的各种基本功，也具备丰富的科学文化知识，涉外文化知识；具有较高的理论、政策水平；具有较强的运筹谋划能力，能富有成效地为上司出谋献策；同时具有良好的心理素养和完美的角色人格，能出色地完成秘书各项工作，才能成为一名合格而优秀的秘书工作人员。

第三篇：秘书事务性工作处理艺术浅析

秘书事务性工作处理艺术浅析在秘书工作中，不论是文字还是事务秘书，都不可避免地要接触、应对和处理大量的事务性工作，这既是由秘书工作的性质决定的，也是秘书工作的重要内容。因此，要游刃有余、恰如其分地处理各类事务，就必须掌握必要的事务性工作的处理方法和技巧。秘书事务性工作的内容十分广泛，从处理日常具体事务、辅助决策到重大活动的组织协调、领导交办的各类复杂问题的处理都需要秘书灵活掌握，可谓面面俱到、事无巨细，特别是对其中一些刺手事务的处理，更需要秘书具有冷静的头脑、科学的方法、高超的协调能力和灵活的人际关系处理技巧。为此，秘书首先必须了解事务性工作的主要特点。

一、多样琐碎性。从接听电话、接待来访、车辆安排、福利发放、文件处理、档案管理到承办领导交办的其它事项，所有这些都属于秘书事务性工作内容，可谓面放量大、千头万绪，秘书不得不埋首于“事务堆”里，花费大量的时间、精力去应对。这些事务性工作往往又是具体琐碎的，而且很容易出错，完成了这类事务性工作常常不为人所知，难见成绩，而一旦处理不好就可能使领导工作甚至整个部门的正常运行受到影响。

二、随机突发性。一个部门通常按照既定的工作计划和工作步骤开展日常工作。但是，秘书部门即使将计划制定得很完美，考虑得很细致，也常常会因突发事件的出现而打乱整个工作部署，秘书不得不充当“灭火员”的角色，迅速调整策略，处置临时性、突发性事件。

三、领导指派性。秘书工作的核心就是为领导服务，这决定了秘书工作必须紧跟领导的需要。作为领导的参谋和助手，秘书除了要高质量地完作成各项分内工作外，还必须完成好领导交办的其他事务，甚至对领导委托办理的个人私事也必须全力以赴。

四、保密性。秘书工作具有很强的机密性，因此秘书处理各类事务必须严守保密纪律，知而不言，做而不做，谨慎从事。秘书事务性工作的以上几个特点往往是相互交织在一起的。因此，秘书只有掌握了处理事务性工作的多种方法和途径，增强处理的艺术性，才能充分发挥参谋助手作用，履行好秘书的职责。下面，笔者结合工作实际，简要介绍几种常的处理方法。

1、建立台账法。秘书在工作中建立必要的台账，使杂乱无章的事务性工作从无序走向有序，是处理好各类事务的一种有效手段和基本方法。目前，随着计算机的普及和推广，可运用办公自动化手段，借助数据库管理软件，分门别类地建立人事档案、工资福利、车辆管理、值班记录等多种台账，用于秘书事务性工作管理。当一次性录入数据后，只要平时做好数据的管理、维护和更新，就能在需要时及时调用，做到有备无患、高效快捷。

2、追根溯源法。此法主要适用于对领导交办的各类突发事件的处理。因处理此类事件往往不属于秘书的职责范围，作为下属也不便追问领导，这在一定程度上增加了处理的难度。例如，有一次某局新任局长交给秘书一项“重新推荐一名局领导担任市里某委员会领导小组成员”的任务，因此项工作并非秘书的职责范围，秘书对许多情况并不了解。秘书接受任务后，采用了追根溯源的方法：他先与办公室取得联系，摸清参加该委员会上一届领导小组的局领导是谁，又查到了该委员会的电话号码，直接与该委员会联系，弄清了该委员会对新组成人员的有关资格要求，然后结合局领导的分工，向新任局长提交了人选建议名单，获得了局长批准，圆满完成了此项任务。

3、触类旁通法。秘书工作的出发点和落脚点都是为了更好地为领导服务，因此秘书不仅要做好事务性工作，更要通过对具体琐碎事务的处理见微知著、举一反三，为领导提供理更高层次的服务。比如，秘书通过处理来信、来访进行综合分析，查找工作中存在的不足和薄弱环节，及时向领导提出建设性的意见，就会使领导取得更多的工作主动权。

4、个人日志法。作为一名秘书，每天都要处理大量的事务性工作，只有安排好自己的时间，用有限的时间和精力集中处理重要事务，才能避免在琐事上纠缠，收到事半功倍的效果。本人在工作中十分注意运用个人信息管理软件处理日常事务，大大提高了工作效率。目前，运用较广的是微软Office办公软件中的Outlook Express和中国人自己设计的友情强档WINpIM软件（各类网站均可下载，20元就可注册长期使用）。借助此类软件可以妥善地管理个人的通讯录、名片、联系人等信息，还可以管理个人日记、日程安排、待办任务以及备忘录信息，特别是对待办事务具有定时提醒功能，使用后可以极大地增加工作的计划性、条理性。

5、综合处理法。在日常工作中，将事务性工作按照轻重缓急进行排列，优先处理重要的事和急事，对一些不重要、不紧急但又必须办的事务，采取合并同类项的方法有计划地进行指处理，可以收到事半功倍之效。比如，在处理文件时可暂缓处理一般性传阅文件，待紧急文件来时一并送给领导，这样既节省了来回送文的时间，又可避免因琐事而频繁地打搅领导。

6、授权委托法。秘书在特殊的情况下也可将一些常规性事务工作委托其他人员处理，以集中精力处理难事。比如，可把文件复印、装订等简单的操作性事务交打字员完成，等等。总之，只要秘书在平时工作中多积累、善总结，遇事沉着冷静、胆大心细，就能不断提高处理事务性工作的艺术，履行好秘书职责，赢得领导和同事们的认可。来源:温州秘书网

第四篇：办公室日常事务性工作办理规定

中共府谷县委办公室

印发《关于加强机关日常管理的若干规定》的通知

各乡镇党委,县委和县级国家机关各部门，各直属事企业单位，各群众团体：

《关于加强机关日常管理的若干规定》已经县委同意，现印发你们，请认真贯彻执行。

中共府谷县委办公室

2010年1月10日

关于加强机关日常管理的若干规定

为了全面贯彻落实科学发展观，端正党风，严明纪律，提高全县党政机关工作效率，进一步实现党政机关工作制度化、规范化、程序化，现就加强机关干部日常管理制定如下规定。

第一条：规范着装仪表。机关工作人员在工作时间和工作场合，应保持衣着朴素大方、仪表庄重得体。不准穿着背心、超短裙、吊带衫、拖鞋，不准染彩发、浓妆艳抹，不准佩戴与工作环境、工作性质不相协调的饰物。

第二条：严明工作纪律。机关工作人员在工作时间不得窜岗、闲谈，不得从事与工作无关的事务。严格遵守政治纪律和组织纪律，办公室内不得玩扑克、打麻将、下象棋、玩电脑游戏、网上聊天等娱乐活动；各乡镇、部门主要领导必须保持24小时通讯联络畅通，上班、开会期间手机一律设置在振动或静音状态；各乡镇、部门要设立值班电话，工作期间必须保证有人接听；除必要的公务接待外，工作日午餐一律不得饮酒。

第三条：加强机关考勤。机关工作人员应按时上下班，不准迟到、早退；各单位都要设立考勤簿，工作人员上下班应按时签到，因公因事外出应进行登记；各单位要责成专门人员负责考勤工作，做到月有统计，季有公布，年有总结，考勤结果要与年终考核挂钩，奖勤罚懒。

第四条：严格请假出差审批。机关工作人员因事或因病请假，需严格按照请假审批权限办理请假手续，部门、乡镇主要负责同志无论因公还是因私外出，均向县委、政府主要领导请假，经批准后方可离岗；要按照要求严格落实机关工作人员年休假制度；机关工作人员出差要出示相关的通知或凭证，办理出差手续，完毕后，及时返回单位；机关财务室要按规定报销工作人员正常出差费用，及时发放出差补助。

第五条：精简会议、文件。严格控制各种会议数量，必须召开的会议要经县委、政府主要领导批准，做到能不开的会坚决不开，可以合并开的会要合并开，少开会、开短会，说短话，求实效；一律不得巧立名目召开各种联谊会，严格控制举行各类纪念会、表彰会、剪彩、奠基仪式以及各种检查评比活动；县委、政府主要负责同志一般不出席部门召开的会议，举办各种会议要厉行节约，不得超标准开支或摊派转嫁经费负担，不得发放纪念品和搞公费娱乐、健身、旅游活动；要坚持少而精原则，切实精简文件、简报，做到可发可不发的文件坚决不发，确需印发的文件也要表述精炼，宜短不宜长。

第六条：遵守会议纪律。召开各类会议，与会人员必须在会前10分钟签到入座；因故不能参加会议的人员，会前必须向会议主办单位写出书面请假报告，经领导同意后，方可安排他人代替参加，否则视为缺席；各类会议原则上只邀请分管领导参加；与会人员要端正仪表仪容，重要会议一律着正装参会；会议期间持有的手机等通讯工具一律关闭或静音状态；会议期间不得随意走动、不准抽烟、不准喧哗、不准打瞌睡。

第七条：热情接待来访。坚持对口接待原则，除特殊情况外，四大班子来客一般不邀请对口以外的其它领导和人员参加；接待要做到热情、周到、节俭，以地方饭菜为主；接待人员要做到举止端正，谈吐文雅，礼貌待人，热情周到。接待外宾要热情友好，尊重礼仪，不卑不亢，落落大方，严格遵守涉外纪律。

第八条：保持清正廉洁。减少领导干部参与迎来送往和剪彩、奠基、庆典、颁奖等一般事务性活动；领导干部下基层要轻车简从，减少陪同，简化接待，原则上安排在机关食堂就餐，不准参与高消费娱乐活动；严禁领导干部以婚丧嫁娶及其他任何喜庆活动名义，收受管辖或职权范围内服务与管理对象的礼金、礼品；不准借参观、学习、招商等名义进行公费旅游，不得组织或参与无实质性内容的考察培训等活动。

第九条：建设节约型机关。按照创建节约型机关的要求，节约用电、用水，做到人走灯灭，杜绝白日灯、长明灯、长流水；空调温度设置，要合理有效，禁开无人空调；合理调节电脑使用时间，不用时尽量设置在节能或关闭状态，禁开“通宵’’无人电脑；要节约办公用品，充分利用网上办文，努力做到无纸化办公，提倡双面用纸和修废利旧，爱护公物，延长办公用品使用寿命。

第十条：创造优美工作环境。室内卫生由办公室人员在上班前自己清扫，做到窗明、桌净、地净、用具摆放整齐有序；办公大楼内外场所坚持每天清理打扫，保持公共场所环境整洁卫生，做到不乱倒、乱丢、乱堆垃圾等其他杂物，不随地吐痰、不随地扔东西；停车场所车辆要停放有序；机关要定期对环境和室内卫生进行检查，并及时通报检查情况。

第十一条：严格资产管理。机关所有固定资产统一由办公室登记入册，一年登记检查一次；本着谁使用谁负责的原则，将各固定资产明确使用人和保管责任人，贵重资产要明确专人保管和使用，精心操 作和维修，严防丢失和损坏；工作人员调出，须在一周内交清所有公物和办公室钥匙后，方可办理手续。

第十二条：强化车辆管理。县级领导相对固定用车，驾驶员随时提供服务，领导不用车时，车辆由机关统一调度；禁止公车私用，严格禁止领导干部自驾车辆。驾驶员不得饮酒，严禁酒后驾车和疲劳驾车；车辆保养和维护经分管领导批准后，到指定地点保养或维修；费用结算，除加油外，实行一事一办制，即每次购买零部件、洗车或修车，须及时报销。

第十三条：加强安全保卫。机关要统一安排24小时值班，加强对机关大院的视频监控；外来人员找领导，应先与办公室联系。未经允许，值班员不得引见领导，也不得告诉领导的电话、住址和行程；严禁外来人员进入办公楼推销商品和收购废旧物品；办公室无人时应随时锁门。

办公室日常管理制度资料介绍：

办公室日常管理制度。行政办公室日常制度遵循公司一切管理制度。办公室日常管理制度详情：

一、考勤制度

1、请假必须填写请假条，并请相关领导签字批准。假期结束按时上班并要提前找办公室主任销假。如果假期结束还不能上班，必须按规定续假，否则视为旷工。

2、不准代替请假，特殊原因也必须电话请假，再请别人代填假条。

3、必须在当日班前会前请假，否则视为迟到。

4、请假每个月不能超过3天（婚丧、分娩、大病等除外）。

5、班前会和当日总结会前签到签退，凡迟到早退半小时扣除半天考勤，迟到超过一小时，视为旷工。

6、无故旷工1日内由行政办公室处理，停职反省写出深刻检查，1日以上者交公司处理。

二、现场管理制度

1、行政办公室各分办公室实行现场5S管理，保证办公室清洁，物品摆放整齐有序。

2、各办公室的设备禁止外人操作，保证设备完好。

3、行政办公室人员着装要雅致大方，举止文明，礼貌待人，集体活动时必须统一穿工作服，女员工把头发盘起。

4、在公司范围内行走不准勾肩搭背，严禁串岗。

5、办公室电脑不准用来上网玩游戏、听音乐、聊天等，做与工作无关的事情。不准围成一团、嬉戏、打闹、闲聊。

6、上班时间禁止吃东西。

为进一步加强机关内部管理，促进机关工作质量管理标准化建设的顺利推进，根据市局机关工作实际，特制定本方案。

一、主要目标

按照综合、统一、系统、高效的原则，积极推进机关工作运行的顺畅、协调、有序、高效、文明、和谐，着力打造行为规范、运转协调、公正透明、廉洁高效的机关。

二、主要任务

（一）计划管理

1、日常工作。认真落实“五个一”工作制度。每12月底前将下一工作计划填写完整，报分管领导审定；每季度后一月底前将下一季度工作计划和本季度工作完成情况填写完整，报分管领导审定；每月底前将下一年月工作计划和本月工作完成情况填写完整；每周五下午将下周工作计划和本周工作完成情况填写完整，报分管领导（处室负责人）审定；每日下午下班之前将当天工作内容填写完整。

2、重大开支实行预算制。各处、室每年元月底前将单项开支3000元以上的开支计划单经处室负责人审核、分管领导审定后报至局办公室和财务审计处，办公室安排专人汇总报局务会议预审同意后列入预算，未列入预算的原则上不再安排支出。

3、会议实行申报制。建立局常规工作月例会制度，分管局长及有关处室需要对下布置的常规性工作安排综合会议，一般不再安排专题会议，切实减少和压缩会议。各处、室每月将所需召开的会议计划单经处室负责人审核、分管领导审定后报至局办公室，办公室安排专 人汇总报局务会议审核，经审核同意的会议分别进行预算、申报、履行报批手续、联系安排落实，未报计划的会议原则上不再安排。

4、发文实行预审制。控制发文数量，各处、室将所需发文经处室负责人审核、分管领导审定后报至局办公室，办公室安排专人汇总报局务会议预审列入发文计划，未列入计划的除特殊情况外一般不在安排发文。行文程序由拟稿人撰写后，经处室负责人审核，视不同情况呈送分管副局长、局长签发，然后编号、缮印、用印、分发、存档。

5、维修保养。各处、室每年季度后一个月底前将下一季度所需要维修保养的办公设备和车辆计划单经处室负责人审核后报至局办公室，办公室安排专人汇总汇报、履行报批手续、询价、维修保养，未报计划的办公设备和车辆无特殊情况原则上不再维修保养。

6、印刷品实行报批后印刷制度。各处、室对所需印刷的材料经处室负责人审核后报至局办公室，办公室安排专人汇总报局领导审查，经审查同意的履行报批手续、询价、交印、收发，未报计划或未经批准同意的印刷品原则上不再印置。

7、办公用品。各处、室所需的办公用品经处室负责人审核后报至局办公室，办公室安排专人汇总、履行报批手续、询价、购置、分发，未报计划的办公用品原则上不再购置和配发。

8、培训实行预审制。各处、室将所需业务培训计划单经处室负责人审核、分管领导审定后报至局办公室，办公室安排专人汇总报局务会议审核，对经审核同意的列入计划，并分别进行预算、汇报、履行报批手续、联系安排，未批准列入计划的培训原则上不再安排。同时，积极探索市场经济的办法开展各类培训活动，减少机关经费支出。

9、外出考察学习。各处、室将所需外出考察学习计划单报至局办公室，办公室安排专人汇总报局务会议研究，对研究同意的外出考察学习分别进行履行报批手续、组织落实，未报计划或未经研究同意的外出考察学习原则上不再安排。

10、建立综合工作检查制度。各处、室将所需开展的工作检查计划单经处室负责人、分管领导审定后报至局办公室，办公室安排专人汇总报局务会议研究，各处室需要对县区检查的工作，原则上实行综合检查的办法，压缩和减少检查次数。未报计划或未经批准同意的工作检查原则上不再安排。

（二）工作督查

1、日常工作督查。日常工作督查由局效能办负责，主要是定期或不定期收集工作日志，并报送分管局长、局长审查，同时，对工作日志的收集、填写、领导审查情况公开、公示。

2、制度执行督查。各处、室每季度后一月底前将本季度本部门牵头监督执行的各项规章制度落实情况报至局办公室，办公室安排专 人汇总、送局领导阅审、公开公示，未报落实情况的视同制度未执行落实。

3、上级和局党组决定及领导重要批示落实督查。对上级和局党组决定及领导重要批示件，办公室安排专人逐项登记转办；转办时，应写明承办单位、承办人、转办件的内容、上级和局党组决定的事项及领导批示意见，要求承办单位按照决定和批示的内容办理，将办结情况按期书面报告；对于要结果的即办件，要及时进行催促办理；承办单位将办结情况报来后，要认真进行审查，看是否符合转办时所提出的要求，工作是否落实；对决定事项办结情况要书面报告上级和局党组，对重要批示件办结情况，要报送原批示领导阅示。

（三）工作协调

办公室为机关上下、内外、左右工作协调机构。涉及两个以上处室（单位）的一般性工作协调由办公室主任或副主任牵头组织、协调、落实；重大事项或重要工作由分管领导牵头组织、协调、安排、落实，并根据需要向局长报告。

（四）来访接待

来访由办公室安排专人负责接待，并做好登记、记录、整理，根据来访者反映的内容，办公室主任或副主任提出拟办意见，呈报分管局长或局长阅批，后转交有关职能处室办理，办结后再由办公室视情况答复来访者。

（五）安全管理

对公共财物要妥善保管，落实安全防范措施。个人现金、有价证券及贵重物品不要存放在办公室内。上班时间办公室无人时必须关门；下班时必须关好、锁好办公室的门窗、抽屉、橱柜等；值班人员要尽职尽责，严禁擅离职守，认真履行交接班手续。禁止在办公室内乱拉、乱接电源线；严禁使用超负荷电器；下班时，必须将各类电器关闭；严禁将易燃易爆等危险品带入办公区；严禁在防火通道、楼道内堆放物品和焚烧废纸、废物。

（六）环境卫生

办公室内部卫生，按各处室负责本办公室原则，做到制度化、经常化，各处室要认真做好分工区域的卫生工作，定时清理，始终保持清洁状态。各处室值班人员上午上班前，打扫室内外卫生，整理内务。节假日前要集中开展一次卫生突击活动。各处室的废旧物品要随时清理，不得乱堆乱放。市局将组织有关人员定期和不定期地进行检查评比，并将检查评比情况及时公布。

（七）对外交流

办公室负责市局对外联系交流，市局领导或有关业务处室外出联系工作的由办公室统一联络、安排；接到外来联系工作的通知或电话后，办公室要认真登记，并及时向有关领导汇报，拟定接待方案，明确接待任务，掌握来宾的姓名、身份、职务、性别、人数；启程、抵 达、返程时间和乘车方式；来局的目的、要求以及活动内容；来局的路线；是否需要迎接以及迎接的时间、地点、路线等，以便做好联系、安排、落实、接待工作。

（八）保密管理

1、年初制定保密工作及学习计划，落实保密工作责任制和责任追究制，加强保密工作的监督检查。

2、积极参加市保密局统一举办的保密业务知识培训，开展多种形式的保密法律法规、知识宣传教育，增强机关干部职工的保密意识。

3、加强涉密信息系统管理，定期对涉密计算机进行检查。

4、各处室负责人、局属单位分管领导要切实加强上网信息保密审查和监督，保证涉密信息不泄密。

（九）文件管理

1、所有文件由专人负责管理。秘密级以上文件要严格按保密制度执行存放在保密橱内，确保安全。

2、文件的阅读、传达范围，未经原发文机关同意，不得自行扩大，严格按阅读范围传阅。

3、到上级开会带回的文件，要及时交文管人员登记保管，个人不得私自保存。

4、借阅文件一般当日归还，最长不超过三天；三日内办不完的，要续办借阅手续，到期不还者，经办人要及时催还。

5、要严格文件阅读手续，做到送出有登记，收回有清点，文件不乱传。

6、文管人员对所管理的正式文件、领导重要讲话及秘密资料，必须坚持一月一整理、一季一清点、半年一清退、一年一销毁。在清点核对时发现有短缺现象，应立即查找，同时要及时上报。

（十）会议组织

办公室根据领导要求，拟定会务筹备工作方案，明确会议的时间、地点、范围、内容、议程、报到时间、地点和会议预算，待领导审批或研究确定后，办公室负责组织人员通知、安排、会场布置、会场服务、会议食宿、会议活动。会后根据需要整理会议纪要。

（十一）网上办公

各处、室要充分利用市政府政务统一平台和市局局域网平台，使用机关内部办公网络，除涉及全局性的工作意见、总结、文件等，其他文字材料一律在网上传输，全面执行在网上上传下达、相互交流、网上布置工作、网上通报工作动态、网上反馈工作情况，基本实现无纸化办公。

三、工作要求

1、明确分工，落实责任。机关内部日常事务管理工作方案由市局办公室负责组织实施，各处室要围绕机关内部管理工作方案和办公室的统一安排，严格按照规定时间编报涉及本部门的日常事务管理工作。对不及时编报影响工作，要追究分管领导和处室负责人的责任。

2、加强协调，密切配合。各处室要一切从工作出发，加强沟通、相互配合，以服务为本，做到主动热情，遇事不推诿、扯皮，实现机关运转无缝隙衔接。

3、严格制度，规范程序。各处室要严格执行机关的规章制度和工作流程，秉公办事，不得越级、越部门、越程序处理日常事务管理工作，遇有重要事情要随时请示报告。

责任分工

由分管局长负责，办公室具体落实，各处室协助。

办公室日常事务处理及注意事项

办公室是一个单位的综合管理部门，是领导的参谋助手，综合承接上级部门指示和各下级各单位的请示、报告，综合协调处理行政事务，督查领导决策和各项政策的贯彻落实以及重要工作的完成；办公室是一个单位运转的中枢，是领导和各职能部门的中介，在各单位中处于中心地位，既是各职能部门协调联系的纽带，又是政策指令和各种信息的交汇点和集散地；办公室是单位的窗口和总进出 口，负责本单位与政府、行业管理部及其它有关部门和兄弟单位的联系应对，接待上级的视察和兄弟单位的参观访问，接收处理上级部门和兄弟单位的来文来函，处理各种公务往来，接待群众来访等等。总之，办公室沟通上下，协调左右，联系各方，照应内外，其运行状况直接影响着单位整体工作的水平和效率。

办公室的日常工作很繁杂，只有紧紧围绕提高工作效率和服务质量，才能在现有人力资源和办公条件下，实现效益的最大化，从而最大限度地实现我们“三服务”的工作宗旨，由于时间关系，我们就办公室协调工作、完成领导交办任务、接待工作应掌握的一些原则和注意事项及请示审批程序进行讲解，以资大家参考。

一、协调工作

（一）协调工作的重要性

从办公室工作人员的角度理解，协调就是办公室工作人员协助领导，在其职责范围内或在领导的授权下，调整和改善人际之间、部门之间、工作之间的关系，促使各种矛盾缩小或消除，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。

办公室工作人员协调工作，在办公室工作人员工作中占有重要地位，办公室根据“三服务”的宗旨，做好综合协调特别是政策性问题的协调，是突出发挥参谋助手作用的必然要求。随着企业深化改革，各种新的矛盾突出，如历史与现实的矛盾，旧的法规、条例阻碍着新的生产力的发展；又如人们思想上左与右的矛盾纠缠不清，影响着各项任务的落实；特别是各方面、各局部之间利益的矛盾等等，如不加以协调，就会意见分歧，政出多门，严重影响领导决策 的贯彻，阻碍企业改革与发展，办公室工作为什么这样重要呢，其原因在于：

1、办公室的位置，通常处于各种利害矛盾和政策矛盾关系的交汇点。在一个单位内外之间，如果发生了需要协调的问题，一般都得找这些单位的领导出面解决，那么办公室就须将有关问题的信息，包括问题产生的原因、背景，解决问题的方针、办法，进行协调的方法、步骤等，收集起来，综合研究，反映给领导参考采纳。

2、办公室的参谋、助手作用和“不管部”性质，决定了领导人需要做协调工作时，首先会找办公室或办公室工作人员人员协助进行，有时甚至会授权办公室工作人员出面主持或参与协调的大部分过程。由于办公室一般不管理具体的专业业务，而又全面掌握各方面的情况信息，是一个综合部门，比较超脱，它代表的是领导整体的利益而不是某个局部的利益，也就自然成为最适合协助领导做好综合协调的部门。

3、办公室本身所作的各项工作中，也包含了大量需要协调而后才能完成的事情。诸如办事、办文、办会，都可能遇到各部门认识与步调的不一致，利害与矛盾的干扰等，尤其在企业深化改革，积极参与市场竞争的程中，既需要一个安定团结的社会环境，需要通过大量的协调工作去正确处理各种矛盾，又需要认真听取和采纳下级与群众的意见和建议，才能正确决策，推动企业的发展。

（二）办公室工作人员协调的基本方法与注意事项

1、办公室工作人员协调是经领导授权、在办公室的职责范围内进行的。因此，必须了解研究领导协调的全局性、层次性、科学性、权威性、超前性等特点，努力做到一要从全局出发，尽可能站 在领导的全局高度考虑问题；二要按本层次的职权范围办事；三要讲究协调的科学性，认真细致地做好协调前期的各项准备工作，如调查研究，讲究方式，选择最佳时机等；四要在协调中注意维护领导的威信，特别是注意依法协调、公正协调和讲究协调艺术，完善协调事项的贯彻执行和督促检查手段，使协调事项得以兑现；五要加强预见性，超前、及时协调，减少“马后炮”，从被动中力争主动。

2、办公室工作人员协调既然是辅助领导协调，在大问题上应严格按领导所定的目标要求进行，加强请示报告，遵守办公室工作人员纪律，不擅自作主，不掺杂私心杂念处理问题。在涉及重要的方针政策性问题的协调中，应由领导亲自出面的，办公室工作人员要做好信息综合、沟通联系、事务准备和有关文字工作等，并对领导考虑不周的事情及时“参谋提醒”。对于在自己职责范围内的事务协调中，则应积极主动，大胆负责，为领导分忧解难，使领导能把精力解放出来去抓大事。

3、由于领导工作的全面性，而协调又贯穿于一切工作之中，办公室工作人员要想辅助领导把什么问题都协调好，实际上是不可能的。因此，必须明确重点，并充分依靠和调动其他部门的智慧与力量，共同做好协调工作。一些有专门机构负责的问题，诸如生产经营的协调、组织人事的协调、财务预算的协调等，则应当主要是协调领导，调动有关部门的积极性，提出方案，适当配合。办公室的力量有限，不可能事事都管，不要事事包揽。

4、办公室工作人员协调要讲究方法和艺术。不同的问题、对象、时间、场合，有不同的协调方法，不可能一个模式。协调艺术； 是多学科知识与经验的综合运用，它同协调者的理论、政治、文化修养都有关系，需要通过学习与实践去培养。

二、完成领导临时交办的工作

（一）完成好领导临时交办工作任务的重要意义

领导临时交办的工作是指单位负责人临时交待给办公室的工作任务，需要同具体人员负责处理、及时完成的事项。领导临时交办的工作任务是办公室重要的工作内容，完成好领导临时交办的工作，对于保证企业正常运转和政令畅通、提高工作效率有着十分重要的意义。

1、提高工作效率和工作质量

办公室是单位沟通内外、联系上下的中枢部门，领导遇到一些需要及时处理的工作和一些临时发生的事项时，总要通过办公室来完成，对这些问题的处理速度和处理质量直接反映的办公室的服务水平和工作质量。如果能够恰当、准确、迅速地完成领导交办的临时工作作任务，不仅给领导腾出更多的时间和精力来运筹全局工作和处理日常工作，减轻领导的压力，更能增强领导处理临时发生问题的能力，领导一经交办的事项，马上得到落实，增强了领导的权威信性，加快的单位的运转速度。

2、改进工作作风，反映出本单位的良好风气

当前有些办事部门还不同程度的存在着官僚主义作风和消极怠工思想，本来比较容易办的事情，由于互相推诿、扯皮，延误了办理时机，又不得不由领导亲自过问，把这些事项临时交待给办公室，办公室工作人员作为领导的助手和参谋，要本着对领导和工作认真负责的态度，及时去处理，如果遇到问题和梗塞，要想方设法 去进行疏导，直到做出妥善处理。按照领导的意图把这些临时交办的事项处理好，就能够促进单位作风的转变，“体现出廉洁、实干、高效”的单位风貌。

3、体现办公室的参谋助手作用

领导遇到了一些临时工作交由办公室去完成，使领导不必事必躬亲，只要交代办事意图，检查落实情况，就可以使一些工作得到圆满完成。因此，办公室在办理领导临时交办的工作时，对有些经调查了解后需要及时汇报的。要简明扼要的反映情况，提出解决问题的合理意见；对于一些简单的事务性事项，直接去完成，把事情办妥。这样不仅给领导处理问题当了参谋，又是领导完成某项临时性工作的助手，这就可以为领导节省大量的时间和精力，让领导去做那些他必须亲自去做的事情。

（二）完成领导临时交办工作的方法和注意事项

1、接受工作任务要弄清“三要素”。

领导交办工作任务，大体都有“三要素”：一是内容--办什么事；二是时限--什么时间完成；三是要求--工作质量、注意事项等等。办公室工作人员人员在接受领导交办任务时，一定要把“三要素”搞清楚，为把事情办好创造前提条件。

2、优化办事成果“三比较”。

办事的目的是为了获得好的结果，排除或缩小坏的结果，因而办事的全过程也是趋利避弊、兴利抑弊的过程。事物有其两面性，比较地说，一是利，一是弊。优化办事成果，要进行三个方面的比较，这就是“利利相交取于大，利弊相交取于利，弊弊相交取于小”。

3、把握好办事“三形式” 办事可能出现三种形式：

（1）单一办事--在同一时间内完成一项工作任务；（2）交叉办事--同时接受领两项工作任务或者两位领导分别赋予不同任务，需要在同一时间或交叉时间内完成；

（3）穿插办事--三项以上工作任务穿插在同一时间流程中进行。

同时办两件或两件以上的事情要注意分清事情的轻重缓急，主次先后，抓住重点和要点。

4、检验办事效率“三标准”

办公室工作人员完成领导交办工作之后，要进行工作效率自我检验。一是工作质量是不是达到了领导要求的限制条件，有没有潜在的问题和漏洞；二是工作速度，有没有超过工作时限，有没有浪费拖延时间的情形；三是办事过程中，对企业、职工有没有产生不良影响。

5、情况汇报“三注意”

工作任务全部结束，或告一段落，应向交办任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间，讲明存在和可能出现的问题，以及对后续工作的看法等。复命时要注意三点：一是不失真。对完成任务情况要一是一，二是二，不扩大，不缩小，不隐匿问题和缺点。二是不吹嘘。不借机自我夸耀，不喋喋不休地表功、诉苦。三是不邀利。不要因为完成了领导交办工作而向领导提出不合理的利益要求。

三、接待工作

（一）做好接待工作的重要意义

接待工作就是接待前来履行公务的人员的工作，搞好接待工作对提高企业知名度有很大的帮助，也是企业搞好公共关系的重要手段。

1、有利于增进单位之间和人际之间的了解，增强社会的广泛联系，进而促进企业发展。

需要接待的前来办理公务的人员有的是为了了解情况，把握形势，研究问题，为决策提供科学依据；有的是为了搜集和传递各类信息，直接为发展生产和科学技术服务；有的是为了交流和学习经验，改进各方面的工作；有的是为了核准情况，以便正确处理问题等等。这些公务人员如能顺利实现各自的愿望，就能使他们有各自的岗位上有所创新和贡献，能推动他们各自的单位和社会进一步发展。这些公务人员能否顺利实现各自的愿望，办公室的接待工作是关键，办公室的接待工作做得好，为办理公务的人员周到服务，为他们安排好食宿和活动日程，为他们提供各种工作的便利，帮助他们与各有关部门协调好关系、沟通联系等等，就能保证前来办理公务的人员顺利完成任务，使他们达到预期的目的。如果接待工作做不好，就会给他们的公务活动设置障碍，增加麻烦，延误他们的时间，甚至无法实现目的。

2、完善公共关系，促进联合

公共关系是现代社会的一种催化剂，社会越发展，整个社会的联系就越多，而体现社会内部联系的公共关系就越发达，因此只有在正确处理好公共关系的过程中，各单位才能得以生存和发展，公共关系处理得好与不好，都将直接影响到单位的声誉和形像，对前 来办理公务的人员接待得热情、周到就能改善两单位之间的关系，加强两个单位联系，促进两个单位之间的相互支持和合作。

3、促进经验交流，开阔眼界，有利于改进单位自身的工作。古人云，山外有山，天外有天，在大量的接待工作中，将会面对各类人员，这些人员会带来各种各样的情况、信息和经验，通过接待工作可将这些送上门的情况、信息和经验加以分析和比较，摘其善者而学之、用之。这样做可以开阔视野，有助于解放思想从而改进和推动自身的工作。从这个意上讲，接待工作又是学习和借鉴别人经验的极好途径。

4、提高企业知名度，树立企业形象。

个单位能否有较高的知名度，在外界能否有较好的影响，做好接待工作是一个极为重要的条件，接待工作是一个单位对外沟通联系的窗口，宣传自身形象的门窗口和门面是好是坏直接影响到一个单位的形象，如果接工作搞得好，来办理公务的人员就觉得到家一样，办理公务的人员就会对这个单位留下美好的印象。知名度也会越来越高。

（二）接待工作注意事项

1、诚恳热情。诚恳热情是接待工作的起点和要点，热情友好的言谈举止，会使来访者产生一种温暖、愉快的感觉。因此，对于来访者，不管是上级单位来的，还是下级单位来的，也不管其身份、职位、资历如何，都应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。

2、讲究礼仪。接待活动作为一项典型的社会交际活动，务必以礼待人，体现办公室工作人员人员较高的礼貌素质养。讲究礼仪所包排括：在仪表方面：要面容清洁，衣着得体，和蔼可亲；在举 方面，要稳重端庄，态度自然，从容大方；在语言方面，要声音适度，语气温和，礼貌文雅。讲究礼仪是个人修养的自然流露和体现，这同虚情假意和矫揉造作是截然不同的。

3、细致周到。接待工作的内容往往具体而琐碎，涉及到许多方面的部门和人员，这就要求办公室工作人员人员在接待过程中要开动脑筋，综合考虑，把工作做得面面具到、细致入微、有条不紊、善始善终，也要一环扣一环，一丝不苟地做好每一件事，切忌有头无尾，缺少章法。

办公室工作人员人员必须严格遵照有关接待方面的制度执行，不得善自提高接待标准，有问题人随时请示汇报，对职责范围以外的事项不可随意表态，不准向客人索要礼品，对方主动赠送，应婉言谢绝，无法拒绝的要及时汇报，由单位处置，同时还要根据不同地区、不同民族风俗习惯来区别接待。

5、俭省节约。

接待工作在某种意义上是一种消费活动，需要人力、物力、财力的投入。办公室工作人员人员应厉行节约，精打细算，勤俭务实，不搞形式主议、摆阔气、讲排场、尽可能少花钱多办事。

6、保守秘密。在重要的接待工作中，往往接触到一些机要事务、重要会议、秘密资料等，所以要特别注意保密工作。在接待各色人等来送往的过程中，尤其要注意自己的言谈举止的分寸，注意内外有别，严守单位秘密。

7、平等相待。在接待过程中，不论来宾职位的高低，都要热主动的提供各种必要的服务，杜绝官贵民贱、嫌贫爱富的现象出现。

四、请示的处理 请示是向上级单位要求对某项工作、某个问题做出指示，给予答复，审核批准的一种公文，它属于请求性的上行文，其行文目的主要是对有关事项问题等请求上级单位给予明确、及时的指示和批复，以办理、解决、开展工作。

原来集团公司的请示处理是由各单位直接向领导或相关科室递交，由于没有专门的部门和制度进行控制，各单位的请示起草中存在表达不够准确、繁简程序不适宜等等问题，而且送审过程中经常出现丢失、送审不到位和批阅不及时的情况。为改变这种混乱的局面，使请示事项尽快得到落实，真正发挥作用，集团公司办公室把请示处理纳入质量管理范畴，严格按照质量管理要求进行控制。

1、各单位根据自己的实际需要拟写请示。

缺点：由于各单位的人员的知识文化水平参差不齐，对请示的拟写及格式控制不规范，给审批的单位和领导造成困扰。

2、各单位将请示报集团公司办公室，由办公室对请示的质量把关，对审批流程进行全面控制。对于存在问题较大的请示，返回原单位重新拟写，并进行技术指导。

优点：大大提高了请示的质量，同时由于办公室在请示送审的过程中有完整的收发记录，便于随时掌握请示审批进程，对于久拖不批的单位，适时催办。防止了请示在送审过程中遗失。

3、办公室填写报批材料审批单，并提出拟办意见。优点：在办公室领导提出拟办意见时，可以有充足而系统的思考时间，能够正确填写拟办意见，指导请示准确、及时地传达至每一个科室、领导审批。

4、按拟办意见逐一送各科室、领导批审批，做好收发记录。

5、审批结束，办公室将请示原件返回执行部门，并复印给相关单位。

优点：能够及时快捷地传达请示的最终批阅结果。如果需几个部门协同执行的，能够减少中间传达误差和消耗。

第五篇：事务性通知

事务性通知

××公司关于地址迁移的通知

我公司已迁至北京市鼓楼西大街甲××号办公，新开户银行：北京市地安门分理处，账号××--××，原来的开户银行及账号7月1日撤销。

特此通知

××公司

×年×月×日

慰问信

××厂全体职工：

值此新春佳节来临之际，局领导向你们表示亲切的慰问。

在过去的一年里，你厂全体职工同心同德，团结拼搏，努力工作，取得了很大的成绩。……

为了完成生产任务，你们在春节期间不休息，冒着严寒，坚守工作岗位，不怕困难，艰苦奋斗……你们是全局同志学习的榜样。

希望你们继续努力，发扬拼搏精神，争取早日完成生产任务，为国防科技事业的发展做出贡献。

××局

×年×月×日

贺

信

××厂全体职工：

喜闻十月二日是贵厂建厂30周年纪念日，谨此表示热烈祝贺!

三十年来贵厂全体职工发扬了艰苦创业、自力更生、增产节约、多做贡献的可贵精神，不仅为祖国的工业建设提供了新产品，而且培养了大批技术人才，支援了兄弟单位。多年来，贵厂在技术力量方面，给我厂以无私的帮助和支援。为此我们表示衷心的感谢，并决心以实际行动向贵厂全体职工学习，努力钻研技术，提高产品质量，为达到同行业的先进水平而努力。

最后，祝贵厂全体职工在四个现代化的新长征中取得更大的成绩。

此 致

敬 礼

××厂

×年×月×日

文件式计划

××种籽分公司×年第一季度工作计划

根据总公司的安排，为搞好我公司今年第一季度的种籽工作，特作如下计划：

一、任务与要求

(一)搞好种籽调查工作。具体要求：

1.就地挖潜。……

2.利用冬季时间，组织技术力量，在合理解决报酬的基础上，开展室内育种…

3.调查各种作物品种分布情况。……

4.加强贮备种籽的检查。……

(二)积极解决水稻种源问题。……

(三)搞好良种推销工作。……

二、实现措施

(一)于一月上旬召开全公司职工大会，布置具体任务。……

(二)抽调10名职工到外地协商种源。……

(三)抽调15名职工到××、××推销良种。……

(四)解决好与粮食、检疫以及铁路等部门的关系问题。……

××种籽分公司

×年×月×日

工作简报

第×期

厂长办公室 ×年×月×日

迎回归 举国欢庆

抒情怀 万人签名

--“××杯”庆九七香港回归万人签名留言活动圆满成功

为了表达我厂4000多名职工对香港回归的美好祝愿，我厂与市委宣传部、团市委共同举办了“××杯”庆九七香港回归万人签名留言活动。活动于6月7月上午在市青少年宫、××厂、××商厦、××大厦同时举行。签名活动得到了市委、市政府的大力支持和省、市新闻媒体的广泛关注。

6月7日清晨，在青少年宫主会场，锣鼓喧天，人潮涌动。市委、市政府领导和省文化艺术界知名人士参加了签名仪式。……

仪式结束后，省市各届人士纷纷在长卷上签名留言。××厂长以＂香港回归，人民心愿＂的题词道出了我厂4000名员工的共同心声。……

送：××局办公室

厂内各部门

表彰决定

××厂关于授予×××、×××

先进工作者称号的决定

×年×月×日

××车间技术员×××、×××在自己的工作岗位上，不怕困难，刻苦钻研……为全厂的技术改造工作做出了重大贡献，是全体职工学习的榜样。为此，经研究决定：授予×××、×××先进工作者的称号，并颁发证书。

希望全厂职工，向×××、×××同志学习，为超额完成今年的生产任务而努力工作。

感 谢 信

××公司：

×月×日下午我公司业务员××到市百货公司购买物品，不慎丢失皮包一个。内有人民币五千余元、工作证一个及发票单据若干张。当我们发现后正在焦急寻找时，贵公司职工×××主动将拾到的皮包送到我公司。我们再三感谢并表示要赠送纪念品，×××同志却说：“这是我应当做的”，一再表示不能接受纪念品。她这样拾金不昧的高尚品德，对我们全体工作人员是一次 很好的教育。在此特致函贵公司，深表谢意，并建议对×××的高尚行为予以表扬。

××公司

×年×月×日

意 向 书

××纺织品进出口公司：

××市丝绸公司(以下简称甲方)，与×国×××服装公司(以下简称乙方)经过友好恰谈，为了进一步发展双方贸易，双方拟在平等互利的基础上，进行补偿贸易。现已达成初步协议：

一、为了扩大中国丝绸服装贸易，乙方要求甲方提供稳定生产的服装工厂，为乙方生产中国丝绸服装，甲方同意在××县××乡新建一所服装工厂，生产乙方所需的以真丝为面料、不绣花的女装衬衫，男式睡衣，女式睡袍等。产量暂定为年产30-35万件。为了确保质量，乙方希望该厂从一开始就注意质量和生产能力的逐步

提高。甲方同意乙方的意见，并同意在工厂筹建结束时作具体安排。

二、乙方向甲方提供价值约××万美元的制作丝绸服装的专用设备和附属设备。

三、甲乙双方的贸易和乙方的来料加工业务，其价格、规格、交货期等均应逐项签定合同。L L

四、甲方根据乙方提供之服装设计原图及施工工艺要求进行加工生产，保证质量。

五、乙方应派员来××市××县××乡服装工厂进行技术辅导及质量监督。乙方人员来××市所需一切费用概由乙方自行负担。

六、未尽事宜，在正式签定合同或协议书时再予以补充。

甲方

乙方

×国×××服装公司

××纺织品进出口公司

代表：××(签名)

代表：××(签名)

×年×月×日

×年×月×日

邀请信

××先生：

您好。我厂定于×月×日举行建厂五十周年纪念活动，当日下午3时在厂部大礼堂举行纪念大会，恭请莅临并在会议主席台就座。

此致

敬礼

××办公室

×年×月×日

函的写法

××公司关于选派技术人员进修的函

××大学：

我公司属于新建公司，为提高专业人员的业务水平和科研能力，经研究决定选派×××、×××、×××三位同志分别到你校中文系、计算机系、外语系进修一年，进修费用按国家规定的标准，由公司财务科统一一次付清。

能否接受，请予函复。

附件：3名技术人员情况登记表

××公司

×年×月×日

任免通知

××总公司关于×××同志职务任免的通知

××分公司：

经总公司研究决定：任命×××同志为××分公司经理，免去其××室主任职务。

××总公司

×年×月×日

会议通知

××厂关于召开计划生育工作会议的通知

所属各单位：

为了总结交流经验，研究分析存在的问题，进一步贯彻落实省、市计划生育工作会议精神，做好今年计划生育工作，经研究决定召开计划生育工作会议。现将有关事项通知如下：

一、会议内容：……

二、参加人员：……

三、会议时间、地点：……

四、要求：……

××厂

×年×月×日

事务性通知

××公司关于地址迁移的通知

我公司已迁至北京市鼓楼西大街甲××号办公，新开户银行：北京市地安门分理处，账号××--××，原来的开户银行及账号7月1日撤销。

特此通知

××公司

×年×月×日

情况报告

××厂关于举办技术交易会开展技术协作活动的情况报告

××省工业局：

今年×月，我厂在××召开了化学石油工业技术交流会，仿照物资交易会的形式，以技术有偿转让为主要内容，组织科研单位和生产企业，开展技术协作活动。会上，科研单位、高等院校与工厂之间、工厂与工厂之间，草签了科技成果转让、委托研究生产技术难题和试制新产品的合同或协议达×××个；组织了以教授、工程师为主的×××位技术顾问，解答了各种技术问题；邀请省轻工、纺织、电子、农林和建材等部门，对化学石油工业的研究和生产提出了要求；组织有关科研、高等院校、生产单位交流了科技工作经验。这对当前和今后的科技工作和生产水平的提高，都起了较好的推动作用。

一、促进了生产同科研的紧密结合，变潜在的生产力为现实的生产力。……

二、促进了先进的地区同后进地区的联合，为逐步实现向后进地区的技术转让摸索到了一些经验。……

三、促进了科研机构的整顿和科研管理体制的改革。……

四、摸清了全省化工系统科技工作的状况及亟待解决的技术问题。……

特此报告

××厂

×年×月×日

情况报告

××厂关于举办技术交易会开展技术协作活动的情况报告

××省工业局：

今年×月，我厂在××召开了化学石油工业技术交流会，仿照物资交易会的形式，以技术有偿转让为主要内容，组织科研单位和生产企业，开展技术协作活动。会上，科研单位、高等院校与工厂之间、工厂与工厂之间，草签了科技成果转让、委托研究生产技术难题和试制新产品的合同或协议达×××个；组织了以教授、工程师为主的×××位技术顾问，解答了各种技术问题；邀请省轻工、纺织、电子、农林和建材等部门，对化学石油工业的研究和生产提出了要求；组织有关科研、高等院校、生产单位交流了科技工作经验。这对当前和今后的科技工作和生产水平的提高，都起了较好的推动作用。

一、促进了生产同科研的紧密结合，变潜在的生产力为现实的生产力。……

二、促进了先进的地区同后进地区的联合，为逐步实现向后进地区的技术转让摸索到了一些经验。……

三、促进了科研机构的整顿和科研管理体制的改革。……

四、摸清了全省化工系统科技工作的状况及亟待解决的技术问题。……

特此报告

××厂

×年×月×日

请示例文

××市土畜产进出口公司关于解决生产名贵

中成药所需犀角来源问题的请示

××市外贸局：

犀角是我公司出口名贵中成药所需药材原料，生产的中成药出口换汇率很高，也是出口畅销商品。目前犀角进口货源紧张，价格不断上涨，今后也不易进口。鉴于历史上本市的犀角及犀角制品有以下方面来源：

一、市首饰公司在本市及外埠可收购部分犀角及犀角制品。

二、……

三、……

为支援中成药生产出口为国家多创外汇收入，经研究意见如下：

一、请局协助向以上有关单位联系，对上述犀角及制品收进后支调我公司生产中成药出口。

二、考虑目前进口和国内价格差距很大及外贸兄弟公司出口任务的实际情况，是否可以按出口外汇价值结算，也可按进口价格折人民币结算。

以上意见当否，请审核批复。

××市土产畜产进出口公司

×年×月×日

会 议 通 知

谨定于 年 月 日午 时 分

召开 会议，请准时参加为荷。

随本通知送提案书乙份，若有提案请填写后于开会前提交

为荷。

此致

介绍信

［概念解说］

介绍信是用来介绍联系接洽事宜的一种应用文体。它具有介绍、证明的双重作用。

介绍信主要有两种形式，普通介绍信和专用介绍信。

[格式内容]

普通介绍信一般不带存根，正中写 “介绍信”。内容包括:称呼、正文、结尾、署名和门期，并注上有效日期。

专用介绍信共有两联，一联是存根，另一联是介绍信的本文。两联正中有间缝，同时编有号码。

[范例参考]

范例一 普通介绍信

普通介绍信

兹介绍我公司 同志等 人（系我公司），前往贵处联系，请接洽。

此致

敬礼

xx公司（盖章）

年 月 日

范例二 专用介绍信

专用介绍信(存根)

(字第 号)

等人前往 联系。

年 月 日

（有效期 天）

……xx字第x号………（盖章）……

祝酒词

［概念解说］

与开幕词相仿，但更简单扼要，在最后有举杯祝愿内容。

［格式内容］

篇幅简短，语言口语化，态度热情。

［范例参考］

祝酒词

女士们、先生们：

晚上好！“中国国际XX展览会”今天开幕了。今晚，我们有机会同各界朋友欢聚，感到很高兴。我谨代表中国国际贸易促进委员会XX市分会，对各位朋友光临我们的招待会，表示热烈欢迎！

“中国国际XX展览会”自上午开幕以来，已引起了我市及外地科技人员的浓厚兴趣。这次展览会在上海举行，为来自全国各地的科技人员提供了经济技术交流的好机会。我相信，展览会在推动这一领域的技术进步以及经济贸易的发展方面将起到积极作用。

今晚,各国朋友欢聚一堂，我希望中外同行广交朋友，寻求合作，共同度过一个愉快的夜晚。

最后，请大家举杯，为“中国国际XX展览会”的圆满成功，为朋友们的健康，干杯！

请柬

[概念解说]

请柬是邀请他人参加某种会议，宴席、聚会活动的书面邀请书。采用请柬方式

邀请显示举办者或主人的郑重态度。

[格式内容]

各种请柬内容不同，形式各有区别，但都必须将举办活动的名称、时间、地点、主办人、被邀请人写明白。

[范例参考]

请 柬

XXX:

兹订干2001年8月10日至8月18日，在xx华侨大厦召开xx名酒展销会，并于8月

10日中午11时30分假座华桥大酒家举行开幕典礼，敬备酒宴恭候。请届时光临。

Xx电器有限公司敬约

Xx年x月x日

会议纪要

【概念解说】

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项的公文。会议纪要不同于会议记录。会议纪要对企事业单位、机关团体都适用。

【格式内容】

1、标题。由“会议名称+会议纪要”构成。

2、导言。介绍会议召开的基本情况，如时间、地点，参加人，讨论的问题。

3、会议的成果及议定的事项。应逐项列出。

4、希望。

【范例参考】

关于协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题的会议纪要

xx年2月2日上午，市政府办公厅x x x主任主持召开会议，协调解决沙面大街56号首层房屋使用权问题。参加会议的有省政府办公厅交际处、广东胜利宾馆、市商委、市国土房管局、二商局、市外轮供应公司等有关部门的负责同志。

会议认为，沙面大街56号首层房屋使用权的问题，是在过去计划经济和行政决定下形成的历史遗留问题。早几年曾多次协调，虽有进展，但未有结果。最近，按照省、市领导同志“向前看”、“了却这笔历史旧账”的批示精神，在办公厅的协调下，双方本着尊重历史，面对现实，互谅互让的原则，合情合理地提出解决这宗矛盾的方案。

经过协商、讨论，双方达成了一致的认识。会议决定如下事项：

一、市外轮供应公司应将沙面大街56号房屋的使用权交给胜刊宾馆。

二、考虑到市外轮供应公司在56号经营了30多年，已投入了不少资金，退出后，办公地方暂时难以解决，决定给予其商品损耗费、固定资产投资和搬迁费等一次性补偿费用共95 万元。其中省政府办公厅和广东胜利宾馆负责80万元；考虑到省政府领导曾多次过问此事和省、市关系，另15万元由广州市政府支持补助。

三、省政府办公厅和胜利宾馆的补偿款于1994年2月7 日前划拨给市外轮供应公司。市政府的补助款于3月5日左右划拨，市外轮供应公司应于2月15日开始搬迁，2月20 日前搬迁完毕并移交钥匙。

四、市外轮供应公司原搭建的楼阁按房管部门规定不能拆迁。空调器和电话等2月20日前搬迁不了的，由胜利宾馆协助做好善后工作。

会议强调，双方在房屋使用权移交中要各自做好本单位干部群众的工作，团结协作，增进友谊，保证移交工作顺利进行。

X X年X月X日

X X市政府办公厅