中美秘书工作的比较

第一篇：中美秘书工作的比较

中美秘书工作的比较

内容摘要：秘书工作遍布在世界的各个角落，无论是党政机关还是企事业单位，都离不开秘书工作者的身影，秘书工作者以他们的方式为社会贡献者自己，但是由于各国之间历史与文化的不同，秘书工作也存在着差异，美国是世界头号大国，把美国的秘书工作与我国的进行比较，以便更好地完善我国的秘书工作。

关键词：中美 秘书工作 比较

一、中国和美国秘书的基本定义

我国对秘书的定义是：秘书是指党政机关、社会团体和企事业单位中从事文字和行政事务为主，直接为领导服务的综合性办公人员。

美国出版的《韦氏秘书手册》指出，“今天的秘书绝不再是单纯的接待员兼打字员，因为越来越多的经理希望自己的秘书成为行政管理的助手，以便自己有可能从繁琐的日常事务和专门工作中解脱出来......秘书已经成为决策者和执行者之间的一座桥梁......一个精干而可靠地秘书不仅是经理和工作人员之间的桥梁，而且还应当是协助寂寞那个里的左右手。”

二、秘书基本内涵的异同

(一）相同点：都对领导者起到了行政助理的作用。

（二）不同点：

1.从秘书在管理系统中的地位和权责来看，我国偏重于综合性公务。美国强调起行政助理作用、赋予秘书更多的执行权力。

2.从服务对象来看，我国实行集体领导制，即秘书为多位领导服务。而美国管理组织中主要领导人的权力较为集中，秘书人员大多只对主要领导人个人负责。

国内秘书似乎并不是领导者一个人的秘书，他是众位领导人的秘书，不但要听命于直系领导（总经理），还被要求听命于副总经理，部门经理，部门副总经理，等等。

电影《穿普拉达的女王》中，秘书安迪主要听命于米兰达一个人，完成米兰达交代的任务，她不但要当米兰达的行政助理，更是连米兰达的生活助理也一并负责。这样看来，似乎美国的秘书被委派更多的责任。

从《穿普拉达的女王》中的情节可以看出，中美两国对秘书定义的不同。我国实行集体领导者，秘书需要为多位领导服务。

美国管理组织中领导人权力比较集中，秘书人员大多只对主要领导人个人负责。

三、秘书工作的各项职能的异同

“办文、办会、办事”。为相同的基本工作，但在具体实务和综合职能却有显著的差异：（一)参谋职能 1.相同点：

（1）领导者主事者对秘书参谋的需要，领导者主事者对秘书参谋的需要，①是适应不断发展变化环境的需要。秘书处于职能综合与信息综合的地位，因此，其参谋辅助活动，对领导者主事者具有不可替代的重要作用。②是承担责权压力的需要。③是科学决策的需要。（2）秘书具有参谋辅助的便利条件

中美秘书都具有对领导者主事者发挥参谋辅助的便利条件。具体体现，①是秘书处于组织管理的中介位置。②是秘书处于信息枢纽位置，便于在信息输入、转换、输出的运作中，发挥参谋辅助作用。③是秘书工作具有综合职能的优势，便于站在领导工作需要及全局的高度，发挥参谋辅助作用。④是秘书具有近身沟通的便利，更有利于发挥参谋辅助作用。中美秘书工作者在其领导者主事者身边工作，中国和美国秘书参谋辅助职能基础的相同和相近之处，是秘书工作近身综合辅助的基本特征所决定的。由于秘书具有这种基本特征，其参谋辅助作用才具有其他人员所不可替代的特点。秘书参谋辅助职能的强化，是由于领导工作近身综合性参谋辅助需要的增强和秘书参谋辅助能力的提高两个方面的因素所决定的。2.不同点:（1）参谋辅助环境的差异（2）参谋辅助功利目标的差异

功利目标决定着参谋辅助活动的总体方向，这就使美国社会秘书参谋辅助在领导的导向和秘书的价值取向上都是以个人私利为依归。（3）参谋辅助能量的差异

有领导者的信任程度、秘书的参谋智能及信息拥有量和秘书参谋辅助的主动程度。①是就领导者的信任程度而言，中国与美国领导者一般是选择忠诚可靠的人充当自己的秘书。②是就秘书的参谋智能而言，中国与美国的现代秘书人员大多受过良好的教育的职业训练。美国是在秘书参谋辅助的主动性上，美国秘书人员提出参谋建议，大多要考虑上司的态度。

（二）文书撰写职能 1.相同点：

（1）任务性质相似

（2）文书撰拟基本要求相似

在秘书文书撰拟中，要求秘书要忠实地表达领导和组织意图。要通过法定的程序，运用规范的体式和程序，准确地进行表达。（3）文书撰似的基本程序相似

美国秘书在撰拟文本的过程中，也十分强调动笔前的准备工作，要由领导者交待文书的内容和行文的目的；最后要有领导者的认可和签署。可见，中国与美国秘书撰拟文书信函的过程中，都有领导者授意，领导者是决定者、立意人和最后审定人；秘书是服从者、表达领导意图者和写作过程的具体操作者。2.不同之处

（1）文书撰拟的传统影响的差异

特定用途和专门体式要求的文种，在行文规则上既有隶属关系间的沟通，又更多的是非隶属关系的横向沟通，具有一定的变通性。（2）文书撰拟的文体模式的差异

（三）会务工作 1.相同点：

（1）会前的计划和安排程序相同，主要包括：①拟定会议议程、日程和程序。议程是指对会议要通过的文件、解决的问题作总体安排。日程是根据会议的议题，对开会期间会议进程的具体安排。②确定与会人员。③会议通知。④会议组织机构。⑤经费预算。⑥会议须知。⑦会议证件。⑧会议报名与报到。⑨会议接待。⑩会场布置。

（2）中美秘书布置会场相似

首先，会场布置要为会议目的、确保会议效果、为与会者提供良好的开会环境服务。其次，会场布置要根据需要，进行周密的设计，认真仔细地实施，每个环节都要亲自检查，不得有任何疏漏。

最后，会场的座次排列、照明、音响、装饰、空气、会议活动是会场布置必须考虑的重要因素，要根据不同的会议内容、规范进行合理而有序的排列，要与会议主题和会议气氛协调，还要注重文化氛围、美学效果、音响效果和与会者的舒适和方便。

（3）会议记录的原则相同

我国强调作会议记录，必须符合其原始记录性的最突出特征，必须如实际记录，不允许记录者加工；美国要求秘书作会议记录必须符合实际，不能写入记录者的见解和评论。2.不同之处

（1）大型会议的会场布置，中国强调系统、规范、严谨。各个细节都强调精心设计，仔细安排；而美国则比较灵活。

（2）中国会场装饰布置，受中国文化的影响，强调典雅、庄重而有意韵；而美国的会场布置受西方文化的影响，相对比较自由、浪漫。

（3）在会场桌椅的排列上，中国强调整齐，变化比较少；而美国则比较富于变化。

（四）接待工作 1.相同点：

（1）要求对来客礼貌和尊重。无论来客身份和来访目的如何，都要平等友好地接待。秘书应认识到，每一位来客对本单位都是重要而不可忽视的。从客人到来到离开，秘书都要以主人的身份予以热情接待。任何礼节不周或态度不当都会对本单位带来消极影响。

（2）初次见面要建立良好的关系。当客人到来时，秘书应立即停止手头的工作，面带笑容愉快地迎接；态度要亲切、诚恳，不能以衣貌取人；要尽快地记住客人的姓名和身份，最好将重要来客的资料整理并编入客人联系信息网络，客人有关的背景材料对领导及秘书与客人交往都是极为重要的。（3）要根据领导意图和组织需要，区分和掌握优先接待来客类型。这些客人可优先到秘书的上司，他们有的是本单位领导的上级或上级的代表，有的是重要的合作伙伴，有的是经常商议工作的同事，有的是直接下级，有的是直系亲属等，秘书应对这些客人十分熟悉，及时引见。

（4）要做好来客与领导约见工作，不少来客都希望与领导人会见，而领导者公务繁忙又只能在一定时间与来客见面。这就需要秘书做好协调和约定会见时间地点的工作。如外单位的推销员，领导大多只能在处理相关业务时会见，内部员工，领导大多在确定的接待日会见；其他来访者，最好事先约定时间后再会见。这样，有利于领导工作的有序和连续性，有利于提高工作效率。

（5）恰当处理事先预约的来访者，对未预约的来访者，秘书必须首先问明来意与身份，然后根据情况恰当处理。若来访者要求会见领导人，秘书必须征求领导的意见。若领导人正在处理要事不能与其会见或根本不愿意会见，秘书应礼貌而委婉地说明，以适当的理由请对方谅解。若遇到态度粗暴、傲气十足、不讲道理的来客，秘书要自我克制，不要与其发生争执或对抗。对有意闹事破坏公共秩序者，应交保安部门处理。2.不同之处

（1）接待礼仪的差异。各国的接待礼仪，均要其历史文化传统的影响，是在长期实践中形成的。因此，中美的接待礼仪，均有各自不同的特点。美国要求接待室布置要文雅得体，特别强调接待秘书的仪表风度、接待态度，要口齿伶俐，巧于消除各种困窘场面。我国是古老的礼仪之邦，要求接待秘书诚恳、热情、平等、平易、信守诺言、文明礼貌地接待来客。

（2）接待内容的差异。美国公司秘书，往往要代表组织和领导人接待求职者或新员工。要遵从政府的有关法律法规，让所有求职者享有公平竞争求职的同等权利，主持对求职者的考核，并礼貌、热情地对待他们；要根据有关规定，避免询问求职者的某些隐私，避免与工作无关的好奇性提问和歧视性提问；要作好记录，并事先印制规范的面试表格或用录音录像记录面试情况；要注意倾听，对求职者做出公正的评价，并表示对求职者的尊重；在筛选求职者时要坚持标准，唯才是举，公平对待，要态度自然、平易近人，消除求职者的拘束感，使谈话在轻松愉快和从容不迫的气氛中进行，不要一味地提出难题影响求职者的自信心和能气。面试会见结束后应告诉求职者何时得出结果，并礼貌热情地向求职者表示“感谢光临，与您交谈感到非常荣幸”，送客人（求职者）走出门外。秘书不要对某人轻易许诺，决定选用是领导人的职权。面试谈话后要把记录整理好，全部呈交领导人过目。根据领导导初定的名单，约见求职者，并将其引见给领导人。当求职者坐定，领导人准备与其交谈时，秘书便礼貌地退出办公室。秘书应准确详细地记下所有求职者的电话号码和地址。当领导人选中了新的员工后，秘书必须及时通知新员工前来报到。对淘汰了的求职者也应写短信或打电话通知他们。若决定除了通知录用外，其他人另行通知，必须事先说明在确定的期限内未接到通知即为未被录用，并请谅解。

在我国考核求职者和接纳新员工，一般是人事部门的工作任务；秘书一般不承担这方面的接待或考核工作。我国秘书接待工作除了一般的来客客接待外，特别重视社会公众的上访接待。我国秘书在社会公众的上访接待中，特别强调为人民服务的观念，要求秘书在接待过程中一言一行、一举一动都要本着对人民高度负责的精神；热情、诚恳而耐心地听取群众反映的各种情况和问题、意见和要求，并作详细记录；对有政策依据的应尽量给予明确的答复；对难以作答的问题也应诚恳地说明原因，待调查清楚并请求上级后，在一定的期限内做出答复。当来访者告辞时应热情相送，并欢迎以后有问题再来；有必要时还要对来访者进行回访；要使上访客人带着希望而来，带着愉快和满意的心情而归。

四、职能差异的历史渊源与现实基础

1.历史渊源

（1）.我国古代秘书：政权机构中的官僚和吏员办文办事，辅助统治者为主 如太史、尚书、军机处等。

（2）国早期秘书：接待员兼打字员，职能比较单一和简单，如速录员、接待员等。

2.现实基础

（1）我国现代秘书：以党政机关秘书工作为主，如文员、行政人员、机关人员等。

（2）美国现代秘书：为弥补领导者精力、智能和时间等方面的综合辅助性人员，如文员、行政助理等。

从上述内容我们不难看出中美两国秘书工作职能的区别。我国注重的是日常行政工作，要求秘书人员掌握基本的办公自动化和文书写作的技能已经处理日常事务的能力。而美国的秘书则要在此基础上的掌握更多的知识，如会计、旅行和国际事务。对办公自化化设备的使用更是需要精通。难怪有人形容其秘书是 ‘八爪鱼’。

参考文献

[1]陆瑜芳，《秘书学概论》[M],2001(211)[2]娄山关,《秘书学教程》[M],2002(54)[3]安娜·埃克丝蕾,《韦氏秘书手册》[M],1985(87)

第二篇：秘书工作（范文模版）

秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，秘书人员必须做到以下方面。

（一）建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么？承待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。

（二）做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯正？我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。

（三）不要“贪污”信息，秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本，原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”，更不能遗失。如果信息走样，必将影响领导决策，畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。

（四）秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有？工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然

第三篇：秘书工作

单元

一、秘书/助理的角色认知

秘书/助理职能

初级秘书/助理：事务性文员

中级秘书/助理：事务性文员＋辅助管理

高级秘书/助理：独立管理＋事务处理

怎样清晰自己的岗位职责――学会编写岗位说明书

优秀秘书与一般秘书的能力差异

秘书助理的职业形象——合宜的装扮及姿态举止

秘书/助理的职业生涯规划

关键的三个观念转变——销售意识、产品化、细节

单元

二、提升秘书/助理的沟通技巧

老板/同事心目中坐标系――什么是五星级秘书/助理/行政人员 沟通的本质和过程是什么

为什么总是有沟通障碍——沟通的乔哈里视窗和沟通漏斗

认识你的沟通对象——PDP技术和NLP技术

学会管理你的上司——四项限和5W1H工具的使用

小游戏：听懂经理的话了吗？

跟上级沟通的原则

如何在特殊情况下对上及对下沟通——冲突、小报告、越级指挥、谈判等 单元

三、办公室的5S管理

5S的涵义

怎样做好办公室的整理工作

怎样做好办公室的整顿工作

怎样做好办公室的清洁工作

怎样做好办公室的清扫工作

推动变革的注意事项和操作方法

单元

四、会议管理

成功会议的5个特点

会议管理的两个“三三三”法则

会议时间安排的技巧

会前准备——会议议题的收集和安排

会中协助——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对 会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作

练习：如何组织一场讨论会议

单元

五、时间管理和计划管理

时间管理的五个原则和三个工具

PDCA工具在制定计划时的灵活使用

确定SMAC的目标，制定工作计划

怎样做/月度/周度工作计划，提供样表

出差日程的安排——案例分享：国内出差及国外出差的日程安排 单元

六、事物性项目性工作的组织管理

事务工作有哪些

学会列事务清单

沙盘演练：怎样组织一场周年庆典大会

用项目手册管理工作

事务性项目工作组织的12字口诀

制作项目手册的方法

案例分享

哪些现代化的办公软件你要熟练使用

单元

七、文档管理

文档管理标准规范

文档分类的工作规范

文档存储的工作规范

文档查阅的工作规范

文档分装的工作规范

文档销毁的工作规范

文档保密的工作规范

单元

九、企业秘书与助理礼仪常识

接待礼仪

办公室仪礼

电话礼仪与应对技巧

单元

八、商务公文写作

商务公文写作的概念及公文的要素

公文写作的步骤

确定目标

确定文章的正式程度

决定文章的风格

选择文章的层次结构

列大纲——案例分享及练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写 撰写初稿

常用公文写作及公文格式要素范例

通知

报告

请示

批复

会议纪要

邀请信

总结

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第四篇：秘书工作

辅导四

第十五章领导者日常活动安排

一、基本概念解释

1.会谈，是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。

2.会见，领导人接见外宾或内宾，并作简短的交谈，一律称为会见。

3.商务旅行，指企业领导者为开展商品生产和经营业务而进行的旅行活动。

二、基本问题提示

1.领导者事务活动的特点：繁杂性；经常性；具体性；临时性。

*2.领导者事务活动安排的原则有：

（1）统筹兼顾，有急有缓；（2）围绕中心，突出重点；（3）力戒排场，求真务实。

3.如何办好请办事项

做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。

（一）精心准备，提出合理建议

（二）讲究方法，选择适当形式；

（三）注重程序，坚持逐级请办

（四）提高艺术，优化请办效果

（五）以缓应急，避免紧张出错。

第十六章党政秘书工作

一、基本概念

1.党政秘书工作（广义），指党的机关、政府机关、人大机关、政协机关的秘书工作，它是掌管党政机关公文并直接辅助党政领导者综合处理各项事务的活动。

2.狭义的党政秘书工作，特指中国共产党各级领导机关的秘书工作和各级人民政府机关的秘书工作。

二、基本问题提示

1.党政秘书工作的特点:政务性；综合性；从属性。

2.党政秘书工作的指导思想是：以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论、“三个代表”重要思想和党的基本路线为指针，当好参谋助手，搞好“三个服务”，即为本级党政领导工作服务，为机关工作服务，为人民群众服务。

3.党政秘书工作的一般原则：服从原则；参谋原则；求实原则；效率原则。

服从原则----秘书在工作中必须服从领导指挥，与领导高度一致；参谋原则--协助领导完善决策、为领导出注意、想办法提建议；求实原则---汇报情况、收集信息、提供建议、办理日常事务要求真务实；效率原则---树立高度的时效观念、做到及时、快速并力争超前。

4.对党政秘书人员的素质要求有：

（1）政治可靠；（2）作风优良；（3）纪律严明；（4）知识广博；（5）业务熟练。

5.党政秘书业务熟练的含义是：

所谓业务熟练，是指党政秘书人员必须具备顺利完成秘书工作任务的能力。党政秘书工作的特点和内容，要求党政秘书人员着重具备以下几种业务能力：调查研究能力、综合分析能力、文字水平、协调能力、办事能力。

第十七章企业秘书工作

一、基本概念解释

1.企业，是从事生产、流通等经济活动，为满足社会需要并获取盈利，进行自主经营，自负盈亏，实行独立经济核算，具有法人资格的基本经济单位。

2企业秘书工作，是直接协助企业领导人履行领导职责，在进行企业经营决策和日常生产、经营、管理活动中，为领导节省时间，扩大空间，拾遗补缺，综合服务的活动。

3.企业公共关系，就是企业为了树立良好形象，通过传播沟通手段，协调与内外公共关系的一种管理职能。

二、基本问题提示

1.企业秘书现代管理的原理有：系统原理-----树立整体和全局观念，实现优化现代化管理；人本原理---以调动人的积极性、做好人的工作为根本；动态原理--运用动态原理，适应市场的动态变化开展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企业秘书现代管理应掌握的原则有：

整分合原则；能级和动力原则；反馈和弹性原则；效益原则。

3.企业秘书应该重点发现和处理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）经验性信息；（4）市场营销信息。

4..我国企业秘书工作的主要特点：经营性、专业性和时效性。

5.企业秘书人员素质的基本要求是：（1）企业秘书应具备企业家式的眼光和头脑；（2）企业秘书必须适应社会主义市场经济；（3）企业秘书必须掌握现代管理原理和原则；（4）企业秘书必须具有信息处理能力；（5）企业秘书必须提高公关本领。

6企业秘书的公关素质主要体现在以下几个方面：

企业秘书必须学习现代公共关系理论，具备公共关系人员的素质，才能做好公关工作。企业秘书的公共关系素质，主要表现在两个方面：

（1）必须强化公共关系意识。公共关系意识是一个有机联系的观念系统，它由诸多观念构成。主要包括形象意识、公众意识、开放意识、交往意识、信息意识、沟通意识、协调意识、创新意识。企业秘书只有增强上述公共意识，才能自觉做好公关工作。

（2）要提高开展公关活动的能力。主要包括社会交往能力、组织协调能力、活动策划能力、宣传推广能力、应付突然事变的能力等。企业秘书只有具备上述公关活动能力，才能成功地策划和组织公共关系活动，成功地塑造企业形象，为企业赢得良好的经济效益。

第十八章涉外秘书工作

一、基本概念解释

1.广义的涉外秘书工作，指我国的外事、外贸、海关等部门和“三资”企业以及其他涉外单位的秘书工作。简言之，凡是协助领导或上司处理涉外事务的工作，都可称为涉外秘书工作。

2.狭义的涉外秘书工作，是指在我国境内具有外资成分或由外籍人员管理的机构、实体、组织内的秘书工作，或以境外人员为服务对象的秘书工作。

二、基本问题提示

*1.涉外秘书工作的特点有：跨国性；商务性；单一性；双语性；女性化。跨国性是涉外秘书工作的根本特点，也是区别于其他秘书工作的根本标志。

2.女性化是涉外秘书工作的一个显著特点。究其原因，主要有两个方面：一是涉外秘书工作的模式基本上是从国外引进的。是涉外秘书工作的事务性、技能性较为突出：相对来说，女性的心理资质更符合服务性职业的要求；女性的特长更适合于秘书工作的技术要求；从审美需要来看，女性的魅力容易与以男性为主的领导群融洽共事，成为一种重要的人际互动引

力。

3.涉外秘书的忠诚主要表现在三个方面：

一是理解并接受上司的经营思想、价值观念，这是秘书忠诚的基础；二是严守企业机密，做到守口如瓶；三是廉洁奉公，不贪图小利。

*4.涉外秘书除掌握一般的知识外，还应掌握：经济学和法学方面的知识，主要有：

（1）对外贸易知识——代理、包销、寄售、拍卖、租赁等业务知识，以及与之相关的国际汇兑、各国关税制度、保险、仲裁、索赔、运输、广告等知识；

（2）涉外法规知识——国内法规和国际法规知识；

（3）财会知识——处理财务方面的知识、企业与银行间往来业务的程序、少量办公用资金的开销与保管、信用证、旅行支票、快汇等使用方法等。

5.涉外秘书应掌握的工作技能：

（1）熟练地掌握外语——准确的听力，流利地会话，快速地阅读，熟练地书写和翻译。这是涉外秘书最基本的技能；

（2）熟练地操作办公自动化设备——熟练地操作微电脑、传真机、电传机、多功能电话，以及复印机、微缩、摄影、多媒体、电脑记事簿等应用技术；

（3）熟练掌握打字技术——快速中、英文打字；

（4）掌握速记技能——中、英文速记；

（5）掌握涉外文书的写作技能——重大事项讨论和业务谈判的文字稿、各类中文和外文信函、电文、业务文书、经济合同、公关礼仪类公函等的起草。熟练掌握各类涉外文书的特点、写作格式和语言表达技巧。

6.涉外秘书必须熟悉中外文化的差异如了解外国文化、风俗；要沟通外方人员与中方员工的联系，她们又必须沟通中西文化的交流。其应具备的文化修养是：

（1）了解中外思维方式、价值观的差异——看能力、重实绩；外国企业首脑因民族不同而对下属有不同的标准和衡量尺度；

（2）了解中外风俗礼仪的不同——涉外秘书除了解国际上通行的礼节外，还必须了解外籍人员、外籍上司各自不同的民族生活习惯，这是与他们融洽相处，搞好服务的重要条件。

（3）掌握中外文化知识——涉外秘书多读书、多学习，掌握祖国的基本历史、文化、地理知识，既满足了外方人员的需要，也为传播中国文化做了贡献；多掌握外国文化、历史、地理知识，尤其是外方上司国家的这方面知识，以利于增进双方的交流。

第十九章私人秘书工作

一、基本概念解释

*1.私人秘书指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。

2.私人秘书工作是私人秘书为完成辅助其雇主的任务，而在一定范围内的劳动。

二、基本问题提示

1.私人秘书的特点：选择的双向性；工作的技能性；职能的综合性；关系的雇佣性。

2.私人秘书工作的范畴很广，内容繁多，差异较大，但仍可从中概括出一些共性的任务：一是文书性工作；二是信息性工作；三是内务性工作；四是门面性工作；五是临时性工作。

3.私人秘书素质的要求：

（1）道德方面——忠于职守，洁身自律，立心要正，为人要诚，尽心、尽言、尽力，成为雇主事业的有效辅佐者。

（2）作风方面——工作中既要沉稳，又不迟钝；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厉风行、干净利落，又要庄重稳妥、严谨细致，做到张弛有致，缓急适中。私人秘书还要具

有谦虚、豁达、宽容、合作的作风和修养。还必须磨练勤奋、坚韧和灵活应变的工作作风。

（3）知识方面——私人秘书工作范围广，内容多，因而要求私人秘书的知识面要宽，要有 “通才”的特质。私人秘书要特别重视自身知识结构的动态性，要针对客观环境的发展变化而不断调节、补充知识，以适应社会对私人秘书工作越来越高的要求。

（4）能力方面——私人秘书必须具备较强的运用知识、解决问题的能力。要有较强的适应能力，能在较短的时间内适应不同的雇主、不同的业务和不同的工作内容。其次，私人秘书要有较强的表达能力，再者，私人秘书要有较强的办事能力，还要有较强的交往能力，能有效地建立和处理各种人际关系与公共关系，树立良好的个人和组织形象。

（5）技能方面——私人秘书还要掌握操作各种办公设备的技能。越来越多的雇主还要求私人秘书掌握驾驶汽车的技能。

第二十章现代秘书职业

一、基本概念解释

*秘书职业，是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者或主事者处理日常事务，提供综合性服务，并收取报酬的一种社会职业。

二、基本问题提示

1.秘书职业化的标志：（1）产生了与官职脱钩的趋势；（2）以从事秘书工作为谋生手段；

（3）出现专门的服务机构；（4）形成社会上专门的职业阶层。

2.现代秘书职业的主要特征：（1）秘书服务对象多元化；（2）秘书主体商务化；（3）秘书知识技能专业化；（4）秘书劳动价值商品化。

3.现代秘书职业的发展趋势：

（1）秘书主体商务化；（2）秘书功能综合化；（3）秘书办公自动化；

4.求职准备包括：（1）心理准备——树立求职意识，强化竞争意识；（2）实力准备——建立合理的知识结构，培养广泛的适应能力；（3）信息准备。

5.自荐求职信函所包括的内容和应注意的问题。

自荐求职信函所包括的内容：说明个人基本情况，着重介绍自己胜任秘书工作的有利条件及其与自己所学专业的联系，适当叙述自己的发展潜力；对所求工作的愿望；附上相关支持材料，如技能证书、毕业论文。写自荐求职信应注意的问题：注意格式和用词，不要太长，要具有可读性，态度要真诚、坦率。

△技能训练：1.写一份本人简历；2.写一份自我推荐材料。

第五篇：秘书工作

秘书工作是有思想无主见，有成果无形象；在别人眼中，你是有权力无职位；工作性质是有心事无口表；个人形象是有本事没脾气

秘书既要像只穿山甲，立足现实，有埋头苦干的精神；又要像只狐狸，胸怀全局，有勤于思考的习惯

“穿山甲一天到晚躲在地底下，埋头打洞穿山，对外面的事它一概不管；而狐狸则整夜蹲在山顶上，望着天上的月亮，想着怎么才能啃一块月亮。如果一个秘书像穿山甲那样，一天到晚只知道干活，没有一点灵气，领导肯定不喜欢；相反，一个秘书像只狐狸，不踏踏实实干活，一天到晚打小算盘，领导也不会欣赏。”

秘书必须是“全能型”的，要会写各种不同的稿子；还必须是“研究型”的，平时要多读多看多思，大量积累素材；秘书体力必须是“全勤型”的，要能吃苦、能加班、能连续熬夜；最后，秘书的适应力必须“全优型”，就是对不同领导的风格能有很强的适应力。

一是身体好。身体不好，经不起摔打，受不了折腾，再有才华，也只能像《三国》上的郭嘉那样自动出局。所以，我拜师学艺，打太

极拳。

二是脾气要好。一为秘书，就意味着化小我为大我，从有我到无我，委曲求全，随曲就弯。撑开肚皮，装得下饭菜，装得下知识，装得下秘密，也装得下委屈。

三是运气好。给谁当秘书，没有自主权、选择权。能不能遇到好领导，靠运气！

文字的生命力来自于作者的活思想。思考力决定竞争力。敏锐而深刻的思考，是文字材料的“根”。这需要长期的思维训练。材料没骨子，文字不过关，在秘书堆子里站不住脚。

第一怕劈头三斧子。领导时间宝贵，有时候改稿子，没有通读，抓笔就挥，大删大改。负责任的秘书写材料，就像裁缝做衣服。如果领导什么都不看，拿把大剪刀，在你的成衣上剪一个大窟窿，那就很麻烦。面对着这个大口子，如同面对自己身上的伤口，你不敢更动，又不能不动。动，也只能围绕口子缝缝补补。常常搁笔叹息：“老先生为什么要在这儿开个口子，是不是要在这儿缝个口袋？这不破坏了

整体布局吗？郁闷！”

第二怕领导不能会意。公务文字都讲究个深入浅出，文字浅显。但是，有时也回避不了生僻字和引用语，这时就让人踌躇：怕领导误读。领导不是训诂学者，念错字，读破句，与情可原，与理可通。写稿子的时候，秘书就要考虑，少用生僻字，少引古诗文、外国语。对生僻字，可不可以注音呢？似乎也不妥。那是对领导文化水平的低估。有时候，秘书只能有意无意地在领导面前唠叨这句话，但是，领导哪会在意你的苦心呢？

第三是对现行机关文风深恶痛绝。公文太长、太空，上下相套，左右相袭，津津于辞藻，沾沾于耦合。文字上习惯于标题齐整、段落规整、句式工整，形式上过分雕琢，逻辑上过分周延，而内容空洞，精神僵化，思想苍白。我强烈呼吁，要像唐宋八大家反对六朝骈骊文，彻底变革公文文风。文风不改，学风改不了，思想更新不了，官僚习气去不了。

。“非学无以广才”，在纷繁的信息中，迅速汲取有用的知识，是秘书的基本功。秘书是杂家，是通才，涉猎不能不广，思维不能不敏锐，情况不能不知，文件不能不学，书本不能不读。工作，逼着我们苦学、多学、快学。而在一知半解，囫囵吞枣中，精神世界也不知不觉

地丰富起来。

跟在领导身边，耳濡目染，潜移默化，秘书的受益是全方位的。领导们对复杂问题的处理艺术，对急难局面的控制能力，对无可奈何之事大而化之的水平，无处不是学问，却又是任何学校学不到的真知。行政能力，更需要综合素质，而不是专业知识；更需要工作经验，而不是理论水平。秘书每天接触的都是各式各样的行政实务，蕴含着资政佐治的真经。秘书学是一门实学和显学，因为它继承了领

导学的衣钵。