秘书工作注意点

第一篇：秘书工作注意点

预计从今年起到明年，北京人才市场上对秘书人才的需求数量将可能达到10000人以上。而2007年已掌握的外企秘书职位空缺至少在5000人以上。从行业上看，今年下半年，金融、IT等行业对秘书的需求将会有明显的上升趋势。所以，那些正在找工作的人，可以尝试着申请类似秘书的职位。上周，在FESCO2007国际秘书嘉年华活动上，北京外企人力资源服务有限公司总经理助理、资深人力资源专家李毅光这样表示。

现状

下半年外企秘书空缺万人

对比2006年，2007年度秘书的招聘正处于稳步上升的阶段，需求仍然很大，且呈逐月提高的趋势。

据预测，从数量上来看，2007年FESCO已掌握的秘书职位空缺至少在5000人以上，对比FESCO在北京市人才资源行业的市场占有率，2007年北京市外资企业的秘书职位空缺至少在10000人以上。从行业上看，今年下半年，金融、IT等行业对专业秘书的需求有明显的上升趋势。同时，随着奥运会的临近，媒体信息、文化产业等奥运相关产业的秘书需求将迅速提高，且多为临时性、项目性要求，以第三方派遣方式为主。

从对前台、初级秘书职位的需求统计来看，秘书一般要求年轻女性，工作经验在两三年以上，月薪在2000元到8000元。在工作能力上，多集中在语言沟通、文字写作、公关协调、业务能力等方面。对职业秘书的要求则会更加全面，比如具备财务、商务方面的专业知识。

可以说秘书一职既是一个极其普通的职位，又是集多种技能于一身的全才。优秀秘书的招聘难度丝毫不亚于招聘一个高级工程师。

数据

四季度秘书工作最好找

根据FESCO近几年的统计数据表明，秘书的招聘比例随季度的变化也有所波动。每年第四季度是各公司总结和信息汇总的阶段，虽然这一阶段是整体职位需求的“淡季”，却正是秘书招聘的“旺季”。2006年第四季度的需求占全年秘书需求的35％，比第一季度的20％提高了15个百分点。这一季度，银行、保险、金

融、法律等机构成为招聘的主体单位，而IT、通讯、机械等高科技、工业领域则在这一季度需求较旺。

据FESCO招聘事业部统计，在今年前4个月的人才招聘过程中，有多家外资企业共提出了初、中、高级秘书需求1200多个，占需求总数的45％。按行业划分，制造业、IT业、贸易业、金融业占前四位。初级秘书职位占秘书总需求的60％，中高级秘书职位则占40％。近年来，随着社会的发展和人员素质的不断提高，外企中对秘书的要求也由原来的“老三样”（语言、形象、能力），转变为职业素质、行业知识和沟通能力。秘书的月薪也从2000元到8000元，甚至12000元以上。

因此，李毅光分析，从总体供需来看，秘书的储备和实际需求状况是供大于求，但是对于专业秘书的需求来说，却存在储备严重不足、市场符合率低的情况。这主要存在两个方面的问题：一是认识不够，社会对秘书岗位存在认知偏见，应聘秘书的水平和企业对秘书的要求存在很大的差异。二是缺少职业化培训，专业化人才储备不足。其中，应届毕业生和没有工作经验的海归占求职者的50％左右。

分析

外企对秘书职位门槛升高

最近几年，外企对秘书职位选拔门槛逐渐升高，例如在FESCO秘书职位的招聘、推荐过程中，曾经出现一公司老板秘书职位100比1的“精挑细选”现象。目前企业对秘书人才的选拔门槛升高表现在三个部分。

1．职业化秘书取代“花瓶”秘书。以往外资企业对秘书的要求主要体现在语言和形象上，对工作经验并没有太多的要求。但现代职业秘书则在工作经验、个人品行、文化素养乃至性格类型方面提出了更高的要求。除对秘书基本素质要求外，还需符合老板工作上的个性化要求。特别是私人助理，即“PA”，是职业秘书的发展趋势之一。私人助理更像“管家”、“代言人”，针对不同服务对象提供“个性化”的辅助职责，甚至在不同场合代表老板出场行事，是老板的替身。因此，现代企业的秘书一职正从“打杂”、“花瓶”向职业化秘书转变。

2．“软”素质取代“硬”技能。现代秘书的能力已经从“硬性”的专业要求向“软性”的素质化迈进。秘书的工作能力不再单单是打字、传递文件和提供信息，而是扩展为从报告的撰写到文书档案的整理加工，从文件信息传递到信息的收集、汇总、提炼，从日常的外联活动到内部的沟通协调等各个方面。

另外，跨文化企业环境，使得不同国家、不同文化的外企对秘书的要求也不尽相同。如欧美公司更注重秘书专业能力的发挥，语言、文件处理能力和行业知识等硬件条件是他们的首选；而日本公司更注重秘书自身的素养和发展潜力，以及沟通协调能力、亲和力等。因此，外企秘书更体现出一种企业文化、民族文化的特性。

3．行业型秘书取代通用型。现在企业对秘书知识结构的要求，更趋向于专业化、职业化。而且根据公司所处行业的不同，也对秘书提出了专业知识方面的要求。例如，IT、通讯、机械、电子、微电子等行业，就越来越多地要求秘书在工作中可利用自身所学的行业相关专业知识，解决一些遇到的具体问题，并更好地了解公司的产品和商务解决方案。

另外，在IT、通讯、快速消费品等高速发展的行业，更注重秘书的学习能力和快速灵活的反应能力。在法律、咨询等行业，则对秘书的信息收集整理能力和稳重的性格及亲和力是一种考验。由此看出，专业秘书是秘书领域的又一组成部分和发展趋势。

趋势

私人助理成秘书职业发展趋势

FESCO招聘事业部对2007年度外国企业中秘书的职业需求情况和秘书行业的未来趋势研究分析来看，企业尤其是外企对秘书的专业性要求越来越高，同时，私人助理型秘书，成为秘书职业发展的趋势。

秘书在企业中属于最基础，也是最重要的岗位之一，其岗位职责描述也是最模糊和最广泛的。目前，一般把秘书、行政、助理这几种相关职业都划分在秘书的岗位范畴中。

在每年的外企人才招聘过程中，外企秘书总是处于最重要和最醒目的招聘地位。秘书岗位的重要在于其对于任何企业来说，都是不可或缺的职位；秘书岗位的醒目还在于其招聘数量的规模体现。在FESCO每年推荐的几千名外聘员工中，秘书职位需求占总需求量的45％以上。

葛蓝素史克区域副总裁、人力资源总监张国维接受记者采访时曾表示，一个优秀的秘书有这样的特点：第一，是经理或者老板的一根神经。他能有效地帮助老板

或是经理管理和控制时间；能按照老板或是经理每天工作任务的重要程度来安排事务流程。第二，是老板的一张名片。这绝对不是说秘书一定要有漂亮的脸蛋，而是强调秘书作为老板或是经理的助理，必须代表老板或经理和各种客户打交道、帮助建立广泛的联系，所以秘书的待人接物等多少体现着老板的做事风格。

北京中外企业人力资源协会理事段冬表示，私人助理型的秘书，首先要明白自己是帮助老板协调工作，但又不能在工作中做老板的代言人，老板喜欢那些能正确定位的秘书。

工作描述：

秘书是传统的职业之一，就是负责掌管文档、安排事务并协助机构或部门负责人处理日常工作的人员。秘书的工作非常繁琐，大致有以下几项：

接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话；

收发与回复日常邮件；

撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告；

会谈、会务安排；安排商务旅行，做好预订工作；

将信件及其他记录归档；备份信件及其他文档；

接待访客；

采购、分发和控制办公用品等等。

秘书工作的范围十分广泛，既是业务人员，也是管理人员，可以说，秘书自身的素质及工作效率直接影响到整个部门或机构的形象及竞争力，可见秘书岗位的重要性。

核心竞争力：

知识要求：一般情况下，企业要求秘书具备中文或行政专业大专以上学历，有文书写作、档案管理、财务会计等基本知识，并有一定的外语基础。

技能要求：文字功底深厚，具备较强的沟通协调能力和逻辑思维与分析能力，熟练使用各种办公自动化设备，在授权范围内有一定的预见能力和判断能力。

经验要求：具有一年以上相关职位的工作经验，对所在行业和企业状况有所了解。职业素养：能够和各种类型的上司和谐相处，办事细致、处事谨慎，具有较高的自我管理能力、工作积极主动并持久，具备较强的心理承受力和保密意识。

职业现状：

秘书职业向来是职场上上供需两旺的人才需求热点，据不完全统计，目前我国的秘书从业人员达2300万人。随着社会的发展和企业竞争的日益加剧，秘书工作的重要性越来越受到重视，秘书已经不是以前众人眼里“端茶递水”的角色，而是日渐成为企业内参与管理的特殊助手，他们不仅要熟练掌握办公室的工作技巧，还要能在上司没有过问的情况下表现出责任感，以实际行动显示主动性和判断力，并在给予的权力范围内果断做出决定。这也是为什么秘书需求不断上涨的原因所在。

风险与回报：

秘书的工作繁杂、琐碎，辛苦又重要。在企业中秘书起着承上启下的作用，是上司与员工之间的纽带。秘书还要能够正确理解上司的意图，替上司过滤重要的事物。另外，秘书是辅助型角色，而不是决策型角色，所以把握分寸是关键。据权威部门统计，80%以上的秘书月薪在3000元以下，月薪在5000—8000元之间的秘书有4.31%；月薪在8000以上的秘书只有2.02%。

职业趋势：

发展路径：做秘书得先有“秘书证”，国家劳动和社会保障部将秘书职业资格分为三个等级：初级秘书、秘书、高级秘书。要求秘书持证上岗。

转型机会：根据秘书的知识结构和技能，秘书还可从事行政助理、行政管理等既要与事又要与人打交道、并需要较高的沟通协调能力的工作，如果外语水平高，还可从事涉外文秘的工作。

第二篇：秘书工作注意要点汇总

本岗工作注意要点汇总（秘书）

公司方面：

1.保密，除传达指令、沟通工作外，不向任何人透露领导班子成员讲话内容。

2.公司领导交办的工作任务，以“确定领导需求及希望的结果→明确时限→及时沟通汇

报进展→按期提交结果→记录与总结→持续改进”流程开展，为领导做好秘书服务。

3.会议任务，以“确定召开时间→汇集会议资料→组织发布通知→准备课件及其他发言

人课件提交审阅→参会及整理发布记录→决议跟踪→效果确认”流程开展，为领导做好会议服务。

4.每周就各位领导在周、月总结、计划中所做的批示进行汇总，视情况与责任人沟通或

完成跟进，结果提报上级领导、总经理。

5.每月就月度工作会议中布置的当月各部门、系统工作重点，进行月中、月末两次的完

成情况跟进，结果提报上级领导、总经理。

6.领导班子成员交办的文字材料，对外发布的文件、报告等，简洁，清晰，行文流畅，无错别字。

7.岗位电话保持畅通，发现未及时接听后应马上回拔，挂机时由领导先挂机。董事长方面：

1.董事长的讲话，整理时必须严格按照原意、原次序进行，提交审阅直至董事长认为完

全无误。

2.董事长的讲话及指示、批示，每月汇集一次，收录在集团办公室《董事长指示》文件

夹中。

总经理方面：

1.总经理办公室的卫生清理：

1)必须在8：00前结束卫生清理。

2)如非总经理要求，不对文件柜内部进行卫生清理，不翻动总经理办公室文件材料。

3)用干抹布清洁办公桌椅，必要时以湿巾、纸巾擦干印痕，不可留下水印、指印等印

痕。

4)用半干的专用抹布清洁地面，茶几、沙发和边柜底部的地面至少每月清理一次。

5)总经理水杯（星巴克）必须每天清洗，茶具使用后必须清洗。

6)清洗茶杯水杯时，必须使用百洁布将杯口擦洗干净，不得留有茶渍水印，冲净后再

用新毛巾或纸巾将水渍擦拭干净。

7)茶盘每月彻底清洗一次（流水冲洗），平日可用湿巾擦拭一遍再用纸巾擦干。

8)食品及茶叶定期查看保质期，临近过期时建议总经理丢弃。

9)每天清洁时查看抽纸和矿泉水用量，及时换新。

10)碎纸机中碎纸超过80%必须清理掉。

11)如本岗上午请假，提前向行政部申请安排清洁总经理办公室。

2.总经理的讲话及指示、批示，随时录入2012年8月开始整理的《总经理讲话及指示汇

总》（纸质笔记本）中。

3.月度会议中的总经理讲话，整理时注意参考以往总经理相关讲话及指示，深刻理解后

提炼精要，会议记录全文提交总经理审阅。

4.总经理办公室有会谈时，必须关闭办公室门，尽量避免人员在走廊走动影响会谈。

5.需要及时备忘的内容有：总经理讲话及指示原文（备忘在专用笔记中）、图书捐赠记录、商务拜访、商务宴请、商务接待、受邀出席的活动、主持或出席公司内部活动、宴会。

6.需要及时汇总记录的有：总经理主持及参加的会议、总经理走动式管理情况。

7.总经理外出超过20分钟未返回，总经理办公室必须关灯上锁。

8.总经理办公室中需要每月检视及时增添或更新内容的文件夹：《会议记录》、《通讯录》。

9.每月20日左右检视总经理当月绩效计划进展情况，25日前将结果提报总经理。

10.上午10：00以前是总经理OA审批时间，尽量不要在此时间段长时间汇报、沟通工作。

11.总经理文件夹标签打印彩色版，使用公司文件夹标签统一格式。

12.总经理文件打印时每页打印两版，节省纸张。

集团办公室主任方面：

1.汇报工作清晰明了，简短描述过程，提报结果。

2.每月20日左右检视纪主任当月绩效计划进展情况，25日前将结果提报纪主任。

3.纪主任办公室中需要每月检视及时增添或更新内容的文件夹：《公司文件》、《会议记录》、《案例分析材料》、《合理化建议及管理建议》、《工作流程》、《培训记录》、《各部门系统岗位职责》、《工作总结与计划批示汇总》、《招商项目材料》、《绩效计划及完成结果备忘》、《315投诉资料及月结报告》。

4.公司重要文件、记录，有纪主任签名或批示的文件，必须交档案室保管。

5.纪主任文件夹标签打印黑白版，使用公司文件夹标签统一格式。

6.纪主任文件打印时双面打印，节省纸张。

2013.10.21

第三篇：党建材料注意点

党建材料注意点

一、自传

（一）自传的写作要求（7000字以上）

1、标题。居中写“自传”；

2、正文内容：

（1）个人基本情况；

（2）本人经历。从小学或7周岁写起。要写明何时、何地在什么学校读书、什么单位工作或从事什么活动；担任过什么职务；受过何种奖励或处分；何时、何地、何人介绍加入过何种进步组织、反动组织或封建迷信组织，任何职务，有何其他政治历史问题，结论如何；需要向党组织说明的其他问题等；

（3）家庭主要成员情况和主要社会关系对自己成长的影响。家庭主要成员情况：主要指与本人长期生活在一起的亲属，如父母、配偶、子女和兄弟姐妹等的职业和政治情况及其对自己的影响；主要社会关系情况主要指与本人在政治上、经济上有直接联系的亲友、老师或同学等人的职业和政治情况及其对自己的影响。

（4）个人思想演变过程，这是自传的主体部分。一般结合自己的成长经历，分阶段地写明思想演变过程。如对党的路线、方针、政策的认识和态度；对党的几代领导集体的感情和认识；学习邓小平理论和“三个代表”重要思想和科学发展观对自己思想演变的影响；特别是学习党的十七大和十七届四中全会精神，通过以上这些思想演变过程的总结和回顾，进一步提高思想觉悟，明确今后的努力方向。

3、结尾：本人要署名和注明日期。

（二）可能出现的问题

1、圆珠笔书写；

2、标题缺；

3、交的打印稿中有从网上抄袭的现象；

4、正文出现较多的笔误或常识性错误；

5、与本人联系不多，不能有效反映自身思想的变化过程；

6、缺本人签名和日期

二、党校培训证明材料

（一）要求

提交党校结业证书复印件；我校以外其他单位的结业证书，需经过我校党校认证后方有效。

（二）可能出现的问题

1、未提供党校结业证书复印件；

2、提交结业证书原件；

3、党校结业证书内容填写不完整。

三、本人思想汇报

（一）要求

1、标题为“思想汇报”、“思想小结”或“近期我的思想”等；

2、内容主要从如下四点角度切入：

①对近期中心任务或党的号召的认识、态度； ②参加活动或学习的启发、教育及体会； ③当前的学习情况、思想情况及存在的问题 ④其他需要向党组织汇报的问题

3、结尾要签名并写清日期。

（二）可能出现的问题

1、缺标题；

2、思想汇报原则上应该手写，但有同学交打印稿却不手写签名；

3、内容结合自身思想实际较少，甚至从网上下载打印；

4、用圆珠笔书写；

5、未签名和写明日期；

6、未及时向党支部提交思想汇报（要求被确定为入党积极分子后至少每季度交一份），存在随意涂改时间的现象。

3、推优表的内容填写不完整，（如缺签名或团组织签章等）。

四、其他材料

（一）本科生需提交英语四级成绩复印件；

（二）研究生需提交导师意见表。

第四篇：思想汇报格式及注意点

思想汇报

1.标题。居中写“思想汇报”。

2.称谓。一般写“敬爱的党组织”。顶格写在标题的下一行，后面加冒号。

3.正文。

思想汇报要求结合同学自身思想，结合自己的学习、工作和生活情况，向党组织反映自己的真实思想状况。具体内容根据每个人的不同情况而定。内容可以是对党的基本知识、马克思主义的基本理论的学习有所收获，便可以通过思想汇报的形式，将学习体会、思想认识上新的提高及存在的认识不清的问题向党组织说明；

如对党的路线、方针、政策或一个时期的中心任务有什么看法，可以在思想汇报中表明自己的态度，阐明自己的观点；如果参加了重要的活动或学习了某些重要文章，可以把自己受到的教育写给党组织；

如遇到国内外发生重大政治事件时，则要通过学习提高对事件本质的认识，旗帜鲜明地向党组织表明自己的立场；

如在自己的日常生活中遇到了个人利益同集体利益、国家利益发生矛盾的问题，可以把自己有哪些想法，如何对待和处理的情况向党组织汇报； 为了使党组织对自己最近的思想情况有所了解，就要把自己的思想状况，有了哪些进步，存在什么问题以及今后提高的打算等写清楚„„ 4.结尾。写上自己对党组织的请求和希望等，一般用“希望党组织加强对自己的培养和教育”或“恳请党组织给予批评、帮助”等。5.署名和注明汇报日期。居右写“汇报人***”，下一行写上“****年**月**日”。写思想汇报应注意以下问题：

1.思球汇报应是真实思想的流露，最重要的是真实，切忌空话、套话、假话，做表面文章。

2.写思想汇报应根据不同时期的思想认识状况，集中就体会和认识深刻的一、两个方面的问题谈深谈透，不要罗列多个方面的问题泛泛而谈。

3.写思想汇报要密切联系自己的思想实际，不要长篇大段地抄录党章、报告、领导讲话和报刊文章的内容，防止形式主义。4.写思想汇报要实事求是，对自己做一分为二的评价，不但要对自己的成长进步进行肯定，而且要找准存在的不足，敢于向党组织暴露缺点和问题。5.申请入党的人应积极主动地向党组织汇报思想，从递交入党申请书起应当每季度向党组织至少递交一份书面思想汇报，且每份书面思想汇报必须为手写稿。入党联系人应及时审查建档对象的书面思想汇报（对于有大幅抄袭现象学生应立即指出并指出其问题错在，要求重写），注明审阅时间并签名（铅笔）。如发现入党积极分子思想不端正或者寻求某种帮助时，需要及时找他（她）谈话，帮助其进步。

第五篇：自我介绍注意点

自我介绍注意点：

1.要注意时间。自我介绍时一定要力求简洁，尽可能的节省时间，自我介绍应在适当的时间进行。

2.讲究态度，进行时，态度要自然、友善、亲切、随和。一定要充满信心和勇气。语气要自然，语速要正常，语言要清晰，这对自我介绍的成功将大有好处。

3.力求真实，充满自信。情绪也是一个需要控制的重要方面。情绪，做为个人的重要素养，如果在自我介绍中起伏波动，就会产生负面影响。例如在介绍自己的基本情况时面无表情、语调生硬;在谈及自己的优点时眉飞色舞。兴奋不已;而在谈论自己的缺点时又无精打采、萎糜不振。