秘书工作职责标准(小编整理)

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第一篇:秘书工作职责标准

第十五章 秘书工作职责标准

第一节 秘书的工作任务

秘书工作任务繁多,大体可分类如下:

一、管理文件

管理文件要做到文件不丢失、不混乱、不积压、不损坏,这是秘书的基本工作。管好文件不仅要有详细科学的登记和分类,而且还要详细阅读文件,最好能做到烂熟于胸,起码要能及时查询。最后要善于沙里淘金,把重要的文件挑出来,供领导参阅。

二、安排活动

安排活动有几个层次:首先是日常活动,其次是特殊活动,如开会、约谈、会见;再次是安排出差。各类安排要有张有弛,衔接合理,科学巧妙,关键要适应领导特点,目的是既能提高领导的工作效率,又能使领导有尽可能多的机会掌握各种情况,使领导劳逸结合而不致疲于奔命。

三、对外联络

领导不可能也毋需事必躬亲。很多事都要靠秘书去联络。如领导与领导之间,领导与其他秘书人员之间,领导与机关之间,领导与本系统内、外单位之间,都应当有广泛的联系,需要广交朋友,不能做孤家寡人。自己去跑是一个途径,但更多的则需秘书作桥梁。

四、了解情况

秘书应是领导的情况采集器。了解情况的渠道有看文件、听会、听汇报、交朋友或者收集各种信息,另外就是搞调查。秘书要成为领导的一个重要、可靠、准确、及时的信息源。

五、起草文稿

一般来讲,领导的讲话稿应当自己来写或组织专门人员起草,但秘书并不是无事可做。如事先参与研究讨论酝酿提纲,这就是很重要的事情。形成思想后,有的比较正式的讲话,要形成文字;还有,就是领导讲完之后整理成文,或者对别人整理的东西进行加工核准,形成一个比较准确的材料。

六、参谋咨询

秘书知道的事情很多,除个别绝密亲启件外,领导知道的,秘书大多知道。所以说秘书有条件发挥参谋咨询作用,但要把握好分寸,不要把自己的观点强加给领导。

七、把关堵漏

在工作中,领导往往抓一些大方面,小的方面就要秘书来把关堵漏。比如有时候情况比较紧急,领导批评人过头了,秘书就要起缓冲、安慰作用;领导讲话讲得不全或者不准确,秘书就要将其补齐、补全、补准,总之,就是要把事情做得尽可能完善。

八、处理事务

秘书有很多事务性的事要做,比如接待客人,拆阅书信以及领东西、看病等。某种程度上,秘书要起管家的作用。

秘书的工作原则

一、准确原则

秘书是领导的助手,秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作,文秘工作是领导工作的重要组成部分,而领导工作总带全局性和广泛性,可以说,秘书工作的准确性,相当程度地保证了领导工作的准确性,保证了领导工作的正常运转。且不说中央和省市机关,即使作出一项决定也常常涉及数十人的问题。有时一字之差便造成严重后果,正是“差之毫厘,失之千里”。如果差错出在关键之处,影响就更大了。因此,文秘工作必须有认真的态度,过细的作风。准确性的要求是:办文要准,办事要稳,情况要实,主意要慎;切忌丢三忘

四、粗枝大叶、马马虎虎、心中无数。

二、迅速原则

秘书工作的迅速原则是由秘书工作的特点决定的。秘书处理工作的快慢、效率的高低,往往直接影响领导工作的进展,关系到整个工作机器的运转。有时会因为办事不及时,丧失良机,贻误大事,甚至造成严重后果。迅速的要求是工作及时、高效,尽可能缩短办文办事时限。文书处理工作提高效率的出路,一是要作风过硬,切忌拖拖拉拉,疲疲沓沓,松散懈怠,拖泥带水;二是改变工作手段,实行办公自动化,利用电脑等现代化技术办理一些能办的事情,例如屏幕编辑、电话传真、检索资料等等。

三、求实原则

求实是一切工作的准则,秘书工作是为领导决策提供依据的,尤其应该实事求是,否则就可能造成领导工作的失误。秘书工作必须尊重客观事实,不仅不能脱离社会实际情况,而且更不能为了个人或小团体的利益弄虚作假。求实的要求是:一是一,二是二,不夸大,不缩小,老老实实,实实在在;切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报情况,夹杂个人情感,报喜不报忧,甚至不惜捏造事实等。

四、保密原则

秘书部门是机要部门。各级秘书人员,经常接触领导和一些重要文件,参加一些重要会议,了解一些重要机密,因而即使在基层单位,秘书和秘书部门都可能掌握一些机密大事或其他属于不公开的事宜。因此,保密不仅是文秘工作必须遵守的准则,同时也是秘书部门的一项职责。保密的要求是:一是在工作中采取措施保证文件、资料的安全,如在包装、运转、拆封、知密范围和传达中制定安全措施;二是秘书人员要保证自己知密不泄密,做到守口如瓶、滴水不漏,提高警惕,严守纪律;切忌麻痹大意,掉以轻心,或为了炫耀而“露一手,吹几句”。

第三节 秘书工作的特点

一、辅助性

“辅助性”是与“主导性”相对而言的。从管理系统看,领导处于主导地位,属于决策管理中心;秘书机构处于附属地位,是直接协助决策管理中心的辅助机构。也就是说,新时期的秘书机构不能脱离领导而独立存在,秘书工作具有辅助性(有人称“从属性”)。它表现在:其一,所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开,领导工作涉及到哪里,它的工作范围就要扩大或延伸到哪里;其二,现代秘书人员能参加领导成员的各种会议并共同研究问题,能提出各种解决问题的方案,但只有发言权而无表决权,更无决定权;其三,现代秘书人员在处理任何问题时,只能根据领导的意图和指示的精神办理,不能超越职权范围自作主张,自行其是。

秘书工作的辅助性,是指与领导站在同一层次上提供全面性的辅助。虽然秘书与领导的职位不同,但在辅助时不是站在上一级层次或下一级层次上,而是与领导处于同一层面上。辅助领导的职能不限于秘书机构,如职能机构经常向领导提供资料和建议,但它们多限于该部门的业务范围;而秘书机构的辅助,则要立足于本单位的全局,要在强烈的战略意识指导下,想领导之所想,急领导之所急,提供全方位、全过程的辅助。

二、被动性

秘书工作的被动性,是由秘书工作的从属性特点和服务宗旨所决定的,也是一个客观存在。秘书工作总是围绕着领导工作的需要而进行,很少能完全按照自己的意愿安排工作,因而常常处于被动的地位。虽然在有的情况下,秘书人员也能主动做一些事情,主动提出一些建议,主动安排一些工作,但是从总的来讲,秘书工作是被动的。在多数情况下,秘书人员无法事先计划下一个月或下一年度要处理多少问题,办多少事情,做多少工作,这要根据领导机关和领导同志的工作需要来确定,事情来了就办,没有时就可以干别的。无论有事没事,秘书人员都应时刻坚守岗位,准备执行任务。

三、综合性

秘书工作的综合性,是由秘书机构的综合性决定的。

如前所述,现代秘书机构属综合性机构,它不像业务部门那样各司其职,各负其责,分管某个方面的工作,但要对各部门工作有所了解,协调其间的关系,将其联系成一个有机的整体,并对整个单位或整个企业工作负责。这就需要站在全局性的立场上,时时处处用综合的眼光观察和思考问题,具备较强的综合能力。现代秘书机构作为沟通上下左右的部门,上情下达,下情上达,内外疏通,各方平衡,离不开它;管理的、经济的、科学文化的,各项工作离不开它。要把这些工作做得好,做得快,同样要统筹规划,综合处理。

四、机密性

秘书工作是为各级领导服务的,它是各级领导的参谋和助手,经常参与研究各种机密问题,又负责各种机密文件的起草和保管工作,因而秘书工作具有高度的机密性。由于工作需要,秘书常常比其他工作人员早知道一些上级的意图,在这些方针政策以及意图没向全体人员公布之前(包括酝酿制定过程)属于机密;由于工作需要,秘书工作人员往往了解工作中的重要情况,各种统计数字以及人事调动等情况,也都是机密;因为参加一些重要会议,了解到领导集体在讨论问题中的一些不同观点与未定事项;因为起草文件,必然会接触到上级颁发的各种不同密级的文电资料,了解到有关不宜公开的情况材料;而秘书经手的机关公文,本身大多数也有其特定的对象,一定的阅读、处理范围,即有一定的机密性。所有这些,秘书人员都应当严守机密,严格执行国家有关保密制度,对不应公开的情况守口如瓶,对内部研究的问题如领导中的不同意见不私下散布,引用文件要适用密级把文件的保密把关作为一个必要的手续过程,以免漫不经心造成差错。

五、事务性 秘书是办事的,事务工作的量很大,而且各项工作内容都非常具体。收发登记,起草文书,打印校对,接听电话,迎来送往,派车买票,安排食宿,都得一件一件去办,而办事又总与“细”、“繁”、“杂”、“忙”连在一起。秘书人员工作辛苦,与其事务性分不开。

秘书人员要认识到只有搞好事务工作,部门内部秩序井然,与外单位渠道畅通,才能使部门职能正常发挥,立于不败之地;只有搞好事务工作,才能使单位领导人从事务中摆脱出来,集中时间和精力想大事,干实事,更高效地进行领导。因此,现代秘书人员要充分认识事务性的意义,不畏繁杂,不嫌琐碎,踏踏实实地做好每件不显眼的工作。

第四节 秘书工作的作用

一、领导助手的作用

秘书工作之所以重要,是因为它直接为领导服务,直接关系和影响着领导的工作,起着领导助手的作用。这是秘书工作的本性,任何地方、任何时候都不会改变。

二、领导参谋的作用

在实现秘书工作的四个转变中,第一个转变是,从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策,这就要求秘书首先要注意发挥参谋作用。

给领导当参谋,是领导对秘书高度信任的表现,也是对秘书工作提出的高要求。参谋作用体现在秘书工作各个方面,如帮助领导安排好工作布局;为一定时期的重点工作、重要会议和活动制定措施、步骤,供领导考虑;文件来了不是原封不动送交领导,充当二传手,而是事先经过研究,提出参考意见(最好提出两种以上供领导选择);对要办的事,除根据了解到的情况确定应怎么办外,还可设计几种做法,估量带来怎样的效果,然后请领导定夺。

三、沟通上下、协调左右的枢纽作用

从中央到地方,任何一个部门或单位,都设有一定数量的、职责分明的机构,其级别不同,既互相联系又具一定的独立性,形成一个复杂的网络。秘书机构在这个网络中处于中心位置,起着枢纽作用。

秘书工作的枢纽作用,从纵向上,是做好承上启下、上传下达工作。秘书机构掌握着大量的、各种各样的信息,上级的精神通过这里传达下去,基层的动向通过这里反馈上来。从横向上,是做好单位各职能部门的协调、平衡工作。所以有的书说:“秘书部门是来自上下左右的各种情况、资料、函件、信息的集散地,是领导工作指挥、联络系统的开关,是协调上下、沟通左右联系的桥梁”。

秘书工作的枢纽作用能否充分发挥,关键在于是否实行科学管理,是否理顺各种关系。

这项任务十分繁重,须花大力气才能做好。

四、协助领导进行信息反馈的耳目作用

耳目作用的原意是把看到、听到的情况及时向领导反映。当然,这还不够,还应包括主动开展工作,把领导的意图传达出去,进行信息反馈。

做领导者的耳目,就要调查研究,搜集信息。其信息来源主要有两方面,一是来自下面的实际工作情况和动态反映,二是来自上级的指示精神和外地区、外单位的经验。秘书机构除要获取准确、及时、全面的信息外,还要经过认真的综合处理,提取有价值的信息。也就是说,掌握的信息面要广、量要大,但反映给领导的则要少、要精,信息不在于字多字少,话多话少,而在于是否抓到了点子上。只要抓到了点子上,就有助于领导作出决策。领导作出决策后,秘书还要在贯彻、落实决策过程中,将执行的情况、成绩、经验以及存在的问题及时向领导反馈,充当领导的耳目。信息、决策、执行、反馈、再决策是沿着一个循环系统运动和上升的,秘书工作的任务就是要组织和完成这种循环。

五、领导机关的门面作用

秘书机构素有“关口”、“窗口”之称。说它是“关口”,是因为文件、信息的上承下达都要经过这里传递和输送,它要把文字关、用印关、保密关等好些关。说它是“窗口”,是因为内外联系,来信来访,各方商洽工作,大都由秘书机构出面办理,人们往往把它们看成是代表领导的。因此,秘书机构和秘书人员的形象如何,影响很大。

有人反映某些单位官僚主义严重。这与所接触的人的作风有关,而这个“接触人”往往是秘书人员。他们有的年龄不大口气倒很大,无怪乎被人说“领导好见,秘书难搪”。因此,秘书人员一定起好门面作用。

第二篇:第15章:秘书工作职责标准

办公室主任管理文件

秘书工作职责标准第十五章

办公室主任管理文件

第一节 秘书的工作任务

秘书工作任务繁多,大体可分类如下:

一、管理文件

管理文件要做到文件不丢失、不混乱、不积压、不损坏,这是秘书的基本工作。管好文件不仅要有详细科学的登记和分类,而且还要详细阅读文件,最好能做到烂熟于胸,起码要能及时查询。最后要善于沙里淘金,把重要的文件挑出来,供领导参阅。

二、安排活动

安排活动有几个层次:首先是日常活动,其次是特殊活动,如开会、约谈、会见;再次是安排出差。各类安排要有张有弛,衔接合理,科学巧妙,关键要适应领导特点,目的是既能提高领导的工作效率,又能使领导有尽可能多的机会掌握各种情况,使领导劳逸结合而不致疲于奔命。

三、对外联络

领导不可能也毋需事必躬亲。很多事都要靠秘书去联络。如领导与领导之间,领导与其他秘书人员之间,领导与机关之间,领导与本系统内、外单位之间,都应当有广泛的联系,需要广交朋友,不能做孤家寡人。自己去跑是一个途径,但更多的则需秘书作桥梁。

办公室主任管理文件

四、了解情况

秘书应是领导的情况采集器。了解情况的渠道有看文件、听会、听汇报、交朋友或者收集各种信息,另外就是搞调查。秘书要成为领导的一个重要、可靠、准确、及时的信息源。

五、起草文稿

一般来讲,领导的讲话稿应当自己来写或组织专门人员起草,但秘书并不是无事可做。如事先参与研究讨论酝酿提纲,这就是很重要的事情。形成思想后,有的比较正式的讲话,要形成文字;还有,就是领导讲完之后整理成文,或者对别人整理的东西进行加工核准,形成一个比较准确的材料。

六、参谋咨询

秘书知道的事情很多,除个别绝密亲启件外,领导知道的,秘书大多知道。所以说秘书有条件发挥参谋咨询作用,但要把握好分寸,不要把自己的观点强加给领导。

七、把关堵漏

在工作中,领导往往抓一些大方面,小的方面就要秘书来把关堵漏。比如有时候情况比较紧急,领导批评人过头了,秘书就要起缓冲、安慰作用;领导讲话讲得不全或者不准确,秘书就要将其补齐、补全、补准,总之,就是要把事情做得尽可能完善。

八、处理事务

秘书有很多事务性的事要做,比如接待客人,拆阅书信以及领东西、看病等。某种程度上,秘书要起管家的作用。

办公室主任管理文件

办公室主任管理文件

第二节 秘书的工作原则

一、准确原则

秘书是领导的助手,秘书部门的任何工作都关联着领导机关的工作,文秘工作是领导工作的重要组成部分,而领导工作总带全局性和广泛性,可以说,秘书工作的准确性,相当程度地保证了领导工作的准确性,保证了领导工作的正常运转。且不说中央和省市机关,即使作出一项决定也常常涉及数十人的问题。有时一字之差便造成严重后果,正是“差之毫厘,失之千里”。如果差错出在关键之处,影响就更大了。因此,文秘工作必须有认真的态度,过细的作风。准确性的要求是:办文要准,办事要稳,情况要实,主意要慎;切忌丢三忘

四、粗枝大叶、马马虎虎、心中无数。

二、迅速原则

秘书工作的迅速原则是由秘书工作的特点决定的。秘书处理工作的快慢、效率的高低,往往直接影响领导工作的进展,关系到整个工作机器的运转。有时会因为办事不及时,丧失良机,贻误大事,甚至造成严重后果。迅速的要求是工作及时、高效,尽可能缩短办文办事时限。文书处理工作提高效率的出路,一是要作风过硬,切忌拖拖拉拉,疲疲沓沓,松散懈怠,拖泥带水;二是改变工作手段,实行办公自动化,利用电脑等现代化技术办理一些能办的事情,例如屏幕编辑、电话传真、检索资料等等。

三、求实原则

求实是一切工作的准则,秘书工作是为领导决策提供依据的,尤其应该实事求是,否则就可能造成领导工作的失误。秘书工作必须尊重客观事实,不仅

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不能脱离社会实际情况,而且更不能为了个人或小团体的利益弄虚作假。求实的要求是:一是一,二是二,不夸大,不缩小,老老实实,实实在在;切忌脱离实际、主观臆断、弄虚作假、谎报情况,夹杂个人情感,报喜不报忧,甚至不惜捏造事实等。

四、保密原则

秘书部门是机要部门。各级秘书人员,经常接触领导和一些重要文件,参加一些重要会议,了解一些重要机密,因而即使在基层单位,秘书和秘书部门都可能掌握一些机密大事或其他属于不公开的事宜。因此,保密不仅是文秘工作必须遵守的准则,同时也是秘书部门的一项职责。保密的要求是:一是在工作中采取措施保证文件、资料的安全,如在包装、运转、拆封、知密范围和传达中制定安全措施;二是秘书人员要保证自己知密不泄密,做到守口如瓶、滴水不漏,提高警惕,严守纪律;切忌麻痹大意,掉以轻心,或为了炫耀而“露一手,吹几句”。

办公室主任管理文件

第三节 秘书工作的特点

一、辅助性

“辅助性”是与“主导性”相对而言的。从管理系统看,领导处于主导地位,属于决策管理中心;秘书机构处于附属地位,是直接协助决策管理中心的辅助机构。也就是说,新时期的秘书机构不能脱离领导而独立存在,秘书工作具有辅助性(有人称“从属性”)。它表现在:其一,所有的现代秘书工作都要围绕领导工作展开,领导工作涉及到哪里,它的工作范围就要扩大或延伸到哪里;其二,现代秘书人员能参加领导成员的各种会议并共同研究问题,能提出各种解决问题的方案,但只有发言权而无表决权,更无决定权;其三,现代秘书人员在处理任何问题时,只能根据领导的意图和指示的精神办理,不能超越职权范围自作主张,自行其是。

秘书工作的辅助性,是指与领导站在同一层次上提供全面性的辅助。虽然秘书与领导的职位不同,但在辅助时不是站在上一级层次或下一级层次上,而是与领导处于同一层面上。辅助领导的职能不限于秘书机构,如职能机构经常向领导提供资料和建议,但它们多限于该部门的业务范围;而秘书机构的辅助,则要立足于本单位的全局,要在强烈的战略意识指导下,想领导之所想,急领导之所急,提供全方位、全过程的辅助。

二、被动性

秘书工作的被动性,是由秘书工作的从属性特点和服务宗旨所决定的,也是一个客观存在。秘书工作总是围绕着领导工作的需要而进行,很少能完全按照自己的意愿安排工作,因而常常处于被动的地位。虽然在有的情况下,秘书人员也能主动做一些事情,主动提出一些建议,主动安排一些工作,但是从总的来讲,秘书工作是被动的。在多数情况下,秘书人员无法事先计划下一个月或下一要处理多少问题,办多少事情,做多少工作,这要根据领导机关和领导同志的工作需要来确定,事情来了就办,没有时就可以干别的。无论有事

办公室主任管理文件

没事,秘书人员都应时刻坚守岗位,准备执行任务。

三、综合性

秘书工作的综合性,是由秘书机构的综合性决定的。

如前所述,现代秘书机构属综合性机构,它不像业务部门那样各司其职,各负其责,分管某个方面的工作,但要对各部门工作有所了解,协调其间的关系,将其联系成一个有机的整体,并对整个单位或整个企业工作负责。这就需要站在全局性的立场上,时时处处用综合的眼光观察和思考问题,具备较强的综合能力。现代秘书机构作为沟通上下左右的部门,上情下达,下情上达,内外疏通,各方平衡,离不开它;管理的、经济的、科学文化的,各项工作离不开它。要把这些工作做得好,做得快,同样要统筹规划,综合处理。

四、机密性

秘书工作是为各级领导服务的,它是各级领导的参谋和助手,经常参与研究各种机密问题,又负责各种机密文件的起草和保管工作,因而秘书工作具有高度的机密性。由于工作需要,秘书常常比其他工作人员早知道一些上级的意图,在这些方针政策以及意图没向全体人员公布之前(包括酝酿制定过程)属于机密;由于工作需要,秘书工作人员往往了解工作中的重要情况,各种统计数字以及人事调动等情况,也都是机密;因为参加一些重要会议,了解到领导集体在讨论问题中的一些不同观点与未定事项;因为起草文件,必然会接触到上级颁发的各种不同密级的文电资料,了解到有关不宜公开的情况材料;而秘书经手的机关公文,本身大多数也有其特定的对象,一定的阅读、处理范围,即有一定的机密性。所有这些,秘书人员都应当严守机密,严格执行国家有关保密制度,对不应公开的情况守口如瓶,对内部研究的问题如领导中的不同意见不私下散布,引用文件要适用密级把文件的保密把关作为一个必要的手续过程,以免漫不经心造成差错。

五、事务性

办公室主任管理文件

秘书是办事的,事务工作的量很大,而且各项工作内容都非常具体。收发登记,起草文书,打印校对,接听电话,迎来送往,派车买票,安排食宿,都得一件一件去办,而办事又总与“细”、“繁”、“杂”、“忙”连在一起。秘书人员工作辛苦,与其事务性分不开。

秘书人员要认识到只有搞好事务工作,部门内部秩序井然,与外单位渠道畅通,才能使部门职能正常发挥,立于不败之地;只有搞好事务工作,才能使单位领导人从事务中摆脱出来,集中时间和精力想大事,干实事,更高效地进行领导。因此,现代秘书人员要充分认识事务性的意义,不畏繁杂,不嫌琐碎,踏踏实实地做好每件不显眼的工作。

办公室主任管理文件

第四节 秘书工作的作用

一、领导助手的作用

秘书工作之所以重要,是因为它直接为领导服务,直接关系和影响着领导的工作,起着领导助手的作用。这是秘书工作的本性,任何地方、任何时候都不会改变。

二、领导参谋的作用

在实现秘书工作的四个转变中,第一个转变是,从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋献策,这就要求秘书首先要注意发挥参谋作用。

给领导当参谋,是领导对秘书高度信任的表现,也是对秘书工作提出的高要求。参谋作用体现在秘书工作各个方面,如帮助领导安排好工作布局;为一定时期的重点工作、重要会议和活动制定措施、步骤,供领导考虑;文件来了不是原封不动送交领导,充当二传手,而是事先经过研究,提出参考意见(最好提出两种以上供领导选择);对要办的事,除根据了解到的情况确定应怎么办外,还可设计几种做法,估量带来怎样的效果,然后请领导定夺。

三、沟通上下、协调左右的枢纽作用

从中央到地方,任何一个部门或单位,都设有一定数量的、职责分明的机构,其级别不同,既互相联系又具一定的独立性,形成一个复杂的网络。秘书机构在这个网络中处于中心位置,起着枢纽作用。

秘书工作的枢纽作用,从纵向上,是做好承上启下、上传下达工作。秘书机构掌握着大量的、各种各样的信息,上级的精神通过这里传达下去,基层的动向通过这里反馈上来。从横向上,是做好单位各职能部门的协调、平衡工作。

办公室主任管理文件

所以有的书说:“秘书部门是来自上下左右的各种情况、资料、函件、信息的集散地,是领导工作指挥、联络系统的开关,是协调上下、沟通左右联系的桥梁”。

秘书工作的枢纽作用能否充分发挥,关键在于是否实行科学管理,是否理顺各种关系。

这项任务十分繁重,须花大力气才能做好。

四、协助领导进行信息反馈的耳目作用

耳目作用的原意是把看到、听到的情况及时向领导反映。当然,这还不够,还应包括主动开展工作,把领导的意图传达出去,进行信息反馈。

做领导者的耳目,就要调查研究,搜集信息。其信息来源主要有两方面,一是来自下面的实际工作情况和动态反映,二是来自上级的指示精神和外地区、外单位的经验。秘书机构除要获取准确、及时、全面的信息外,还要经过认真的综合处理,提取有价值的信息。也就是说,掌握的信息面要广、量要大,但反映给领导的则要少、要精,信息不在于字多字少,话多话少,而在于是否抓到了点子上。只要抓到了点子上,就有助于领导作出决策。领导作出决策后,秘书还要在贯彻、落实决策过程中,将执行的情况、成绩、经验以及存在的问题及时向领导反馈,充当领导的耳目。信息、决策、执行、反馈、再决策是沿着一个循环系统运动和上升的,秘书工作的任务就是要组织和完成这种循环。

五、领导机关的门面作用

秘书机构素有“关口”、“窗口”之称。说它是“关口”,是因为文件、信息的上承下达都要经过这里传递和输送,它要把文字关、用印关、保密关等好些关。说它是“窗口”,是因为内外联系,来信来访,各方商洽工作,大都由秘书机构出面办理,人们往往把它们看成是代表领导的。因此,秘书机构和秘书人员的形象如何,影响很大。

有人反映某些单位官僚主义严重。这与所接触的人的作风有关,而这个“接触人”往往是秘书人员。他们有的年龄不大口气倒很大,无怪乎被人说“领导好见,秘书难搪”。因此,秘书人员一定起好门面作用。

办公室主任管理文件

第三篇:秘书工作职责

秘书的工作职责及分工

秘书人员的职业定义是:从事办公室程序性工作,协助领导处理政务以及日常事物,并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。

一、商务沟通

(一)接待工作

1.全方面的收集类别资料,为来宾接待工资做好准备。

2.熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法,制订最佳的代表接待方案。

3.做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

4.了解来宾宴请工资的安排程序,做好宴请准备,热情周到的款待来宾。

5.送别来宾的时候,应该为来宾预定返程票,安排好返程交通工具。

(二)沟通与协作工作

1.运用各种沟通方法和技巧,协调领导之间的关系,与领导、同事和客人有效沟通。

2.组织和引导团队有效沟通,提高团队的工作效率。

3.及时解决沟通的冲突,排除沟通中的障碍。

(三)商务谈判

1.掌握各种信息的搜集方法和渠道,充分搜集商务谈判信息,并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

2.布置商务谈判现场,营造融洽的商务谈判气氛。

3.做好上午谈判的辅助性工作,协助主谈判人员处理谈判中的问题。

二 会务管理

(一)会议筹备

1.科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准

第四篇:秘书工作职责

一、协助老总完成公司相关工作

总经办秘书职责及细则

1、通知阿姨清洁谢生办公室的卫生(经谢生允许)。

2、客人来访时沏茶(冬天沏茶;或个别外国客人需求咖啡)客人走后台面的清理。

3、根据需求,预订房间、备车及购买机票。

4、谢生办公室杂志、彩页的更新、添加及新增等,每日更换报纸夹上面的报纸。

5、维持室内的正常照明,传真纸的添加以及办公室内各项设备的正常运作。

6、维持冰箱内(谢生办公室及总经办内两个冰箱)有足够的必备饮料。

7、有客人来访谢生,门卫室会先通知,并及时转告谢生。

8、收发传真、复印、分发相关的文件。

9、收取信件,寄送信件并作相关的记录或签收等。

10客户资料的管理(展会搜集的名片输入,营业一部已有客户资料的输入)并归类整理等。11协助DAVID处理各部门的日常工作(特殊设备/材料的报价、TP经销、直销、文件/合同上呈下传等)。

12协助DAVID处理并追踪各分厂事务(机械厂、印塑厂、香港及上海)。

13拟订各类《内部签条》至相关部门以及部分对外文件的拟订等。

14日常文件的存档整理。

15接听电话,并传达相关的咨讯予相关人员。

16办公用品、谢生办公室和总经办饮品及日常物品申购及领用等。

17每日下午13:30前到前台搜集报纸并入夹。

18其它日常工作等。

19、三打扫谢小姐、沈生办公室。

20、每周谢生办公室外内白板笔检查是否有水。

21、谢小姐办公室内白玉山水的库存。

22、夏季谢生办公室内空调排水清倒。

23、售服部打办结果跟进。

24、送机、调机人员对外工作服务态度考核。

25、每月售服部打办人员绩效考核及奖励(注:主管的奖金按考核人员平均数的1.3倍计算,跟单员的奖金按考核人员平均数的1倍计算)。

26、每周二内务会议议前准备工作。

27、会议记录、下发。

28、Made-in-china网站、Marketing及Info邮箱国外查询盘转发、统计。

29、国外查询盘每月统计、汇报一次。

30、礼品包装。

31、春节、圣诞节贺卡寄送。

32、报价单制作。

第五篇:办公室秘书工作标准

办公室秘书工作标准

一、按时完成办公室主任和其它领导交办的各类文字拟稿工作,撰写文字材料语言畅通,言简意赅,确保及时下发或上报;

二、高质完成制文工作;文件内容、格式符合规定要求;校对、装订准确无误;

三、处理公司领导签批的文件,函电、转递各分厂、部门给公司领导的请示、报告等;

四、认真办理各类文件的收发、登记、阅签、清退、整理、归档、并严格做好保密工作;

五、收集和撰写有关信息,及时向领导提供信息参考和意见;坚持做好南磷简报宣传工作;

六、做好办公室日常事务性工作;提请领导应尽快办理的有关工作;

七、认真做好会议的筹备、会议通知的拟写、下发工作,负责会议记录和文字材料的整理;

八、认真贯彻执行公司各项政策及各项规章制度,严格 保管公司印章;

九、严格遵照领导的指示精神,按规定时限完成领导交 办工作;

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