秘书工作规定

第一篇：秘书工作规定

秘书工作规定

第一章秘书的任务

秘书的任务是代替公司经理处理那些可以由其他人完成的工作和为经理的工作做好准备。秘书工作的内容以及分量，根据经理的意图和各项工作的具体内容决定。

第二章秘书的工作内容

第一条传达事务的工作内容

1.接待来访

来访者各有不同，事有大小，秘书要区别对待。对应该会见的人，应直接转达对方的意图，并引其进入会客室或经理办公室，不论对方要求见面还是仅仅预约。对不宜会见的人，在请示经理后以“不在”、“正在开会”或“工作很忙”等为由拒绝对方，或是将个人意见报经理后作出答复。

2.接听电话

接听电话时一定要先声明“这里是××公司”等，然后记下对方的姓、工作单位、有什么事情，根据对方情况，不妨碍时可明确回答，但一般不说经理是否在。

3.转达

需要转达时要正确听取对方的身份和要转达的内容，并准确、迅速地转达。

4.文件的收发及分送

收到的邮件或送来的文件，首先要区别是需直接呈送经理的，还是需秘书先进行处置和整理的，或者是私用文书（这些区分的范围需要事先请示经理），需经理办理的要直接送交经理。经理不在时，如果有与经理直接有关的留言、电报、快递，可用电话告知。

第二条日常运转工作内容涉及出席会议、旅行、参加宴会、拜访、起草文件等各方面

1.日程的设计及其安排

对所确定的经理应处理的事项，如会见，出席高层职员会、总会等会议的日期和时间进行记录整理，并随时进行调查，协助经理制定出日程表。

日程计划应记入每月日程表，必要时在上面记下预定内容和变更情况。

2.准备及安排

有些工作需要特别的准备和安排，而且这些工作通常都有一定的时间限制，因此必须提前做好适当的准备。

第三条用品的整理

秘书应将经理工作中所需的文件资料、各项用品及备用品事先准备齐全。

1.在办公室内

平常经常使用的物品及备用品，应在合适的地方放置合适的数量。为此，应设计一张用品及备用品的明细表，在上面记下品种，一月或一周所需数量以及补充的数量和补充日期，此外还必须存有一定量的备用品，以便随时补充。

2.经理外出时

经理外出时需使用的钢笔、铅笔等，每天都应事先准备好一定数量，需要收入提包内的物品也要作同样考虑。这些需要准备的物品应在询问过经理后制作一张明细表，事先贴在那里以防遗漏。如果是出差，还应考虑出差地点和天数等，更要经常征询经理意图，以准备好所需用品。

3.文件、资料的准备

首先要清楚哪些文件是重要的，如不明白，要详细询问，以便将可能会用的文件材料一并准备齐全。然后画一张文件明细表以方便使用。

第四条文件整理业务

（1）为使经理处理完毕或正在使用的文件不丢失、散乱，并且随时可以提用，需要对这些文件进行整理。整理工作首先要根据经理意见将文件分类，并放入固定的装具和容器内，使用中还要经常整理，以便很容易地查到文件。

（2）整理工作的关键是分类项目的确定。保管及整理文件用品的选择和整理、借阅手续的完善。

（3）业务用的文件分为正在处理的文件、正在运行的现行文件和已处理完毕的文件，此外还有机密类文件。根据应用情况还可以分为每日比用、常用和不常用三种。

（4）经过这样的整理后，有必要对其进行装订，并给每一个文件集合体以一定的户头名称。应在听取经理意见后再制一张文件分类的明细表，将表张贴在保管场所或保管人的桌子上，便于参照。

第五条整理、清扫工作

（1）清理桌面

此项工作应由秘书督促事务员和勤杂工来完成。工作中须注意台历和日历要每天调整日期。桌子要擦抹干净。常用品要准备好，并按要求备齐数量。将前一天取出的图书、文件放回原处，有破损和污染的物品要清扫或更换。

（2）室内的物品都要放在固定的地方。

（3）根据当天的天气情况随时调整空调和窗帘。

第六条代行业务

秘书可以代行的事务主要有：

（1）参加庆典、丧礼等仪式。

这种场合要特别留心服装和服饰品及行为仪表的得体，同时还要十分讲究寒暄、应酬的用语。

（2）转达经理意见或命令

表达经理意见要完整准确，注意简洁、迅速。有时根据情况，还要将对方的答复向经理汇报。

第七条会计事务

该项事务是指由经理直接使用的几种账目的管理，包括：各项物品的购入及发放、资产的调配及运用、现金收入及支出等方面的账目记录及管理。

（1）关于资产状态及收支情况要制作明细表，至少一个月要制作一张月报表，在特殊情况下，要随时根据经理及副经理的要求拿出报表。

（2）处理资产状况还应注意以下几点：

1)支出及收入可以根据原始凭证将其发生额记入现金纳帐中。现金出纳

帐与现金余额的多少应保持一致。票据上要有经手人和秘书的印章以明确责任，每个月应有两三次，将这些收据汇总后让经理过目。

2)日常的现金支出应限定一定的数量，初次之外，若有特殊项目，应申

请特别支出的资金或开除支票。

3)开具支票须有收据或其他凭证，并在支票上记下用途，由经理盖章。

4)资产分为土地、建筑物、有价证券、备用品及各种家具杂物的押金等。

应设立各种资产的台账及有价证券簿，详细记录各种资产的内容、单价、数量、现有额及出入额等。

5)银行存款及邮政储蓄要设存款底账。接受款项者应按名称分别立账并

明示余额。

（3）各种物品的购入和发放应特别注意有无使用申请和手续是否齐备，并及时入账，以免遗忘和推迟记账。

第八条协助调查

公司的调查通常分为特命调查和一般性调查两类。公司在开展各种调查工作时，办公室秘书须做好协助工作。

（1）进行调查工作时，秘书应选择并委托合适的专家、顾问将他们列为调查委员，并与之保持日常联系，需要时提出调查课题请他们完成。

（2）有些专业事项的调查，秘书也可以亲自听取专家和当事人的意见，或在调查各方面情况后，将意见和调查情况汇总后报告给经理。

第九条文书工作

文书工作有三个方面：书写信函、起草文件以及誉清及印刷文件。

1.信函的完成对经理经常使用的信件种类可事先汇集为“标准通信范例”，需要时选择一种略加增删便可使用，较为方便。

2.起草文件

同书写信函一样，事前将领导意图吃透，摸准实际情况，正确理解领导思想，协助领导做好文字工作。

3.文件的誉清及印刷

主要包括将草案以笔记形式誉清、用打字机打印、直接印刷以及辑录图书杂志上的有关内容四项工作。

第十条联系业务

联系业务就是要向经理或副经理转达某项事情并向对方转告经理或副经理的意图，听取对方的答复，并将答复再次反馈给经理或副经理。

第十一条招待事务

招待是指在经理外出、返回或有客人来访时的礼仪性款待，多指派事务员或勤杂工来完成。款待包括向导、收存携带物品、奉送差点、迎来送往等。

1.为经理服务

为经理服务的工作内容主要有以下一些：

（1）经理外出时应备好车辆。

（2）回到公司时，要接过脱下的外套、帽子等，然后放到一定的地方，并随时用刷子清洁这些衣服。

（3）从外面回到办公室的时候，夏天要地上湿毛巾、冰水、咖啡或苏打水，冬天应马上递上热茶或咖啡。

（4）视天气情况调好空调。

2.为客人服务

秘书还需为客人服务，比如出入公司时参照对经理的服务进行接待。若需要来访者等候时，应递上报纸、画报等。

第二篇：秘书工作（范文模版）

秘书是办公室的重要组成人员，办公室工作的好坏，秘书人员起着关键的作用。因此，秘书人员必须做到以下方面。

（一）建立与领导“对接”的工作语言。秘书位居领导身边，直接为领导工作服务，是领导的助手，因此领导与秘书双方的有效沟通至关重要。两人之间要建立一种可以“对接”的工作语言。一是秘书要能准确把握和理解领导的意图和思想，即解决“听懂”的问题；二是秘书要能够及时向领导提供他最好关心的信息，即解决“回答”的问题，这就需要秘书注意培养自己的政治修养和政策水平；三是要重视反馈，秘书要肩负起督促，跟踪领导批示和指示的责任，并随时向领导反馈进展情况，以便领导心中有数；四是想领导所想，急领导所急。当前的中心工作是什么？承待解决的问题有哪些，解决问题的切入点在哪里，秘书要了熟于心，即可相应做些准备，从而使自己的工作具备超前性和预见性。真正成为领导的参谋助手。

（二）做一个纯正的人。做秘书首先不能帮倒忙。何为纯正？我认为就是要做一个纯朴正直的人。有人说秘书是领导的一面镜子，不可避免要打上领导的烙印。在旁观者眼里，秘书的言行举止折映出领导的为人风格。因此，秘书谨言慎行，时刻牢记自己的一言一行不是个人行为，若行事只顾打自己的小算盘或借机谋利，就会不仅害了自己，误了工作，帮了倒忙，也败坏了领导的名声，甚至会带来严重后果。组织安排我们为领导服务，是信任，也是考验。因此，要经得住考验，要在“纯”、“正”两字下功夫，纯净自己的心灵，端正自己的人生观。

（三）不要“贪污”信息，秘书是领导最重要的信息渠道，必须保持这个信息渠道的畅通无阻，最重要的是不“贪污”信息。秘书不应是信息的受体，而是载体，不能独占信息。领导身边无小事，需要领导来过问信息的重要性不言自明。秘书的职责就是把信息原原本本，原汁原味地传递给领导。在信息传递过程中不得“损耗”式“增值”，更不能遗失。如果信息走样，必将影响领导决策，畅通而准确的信息将有助于领导的正确决策。

（四）秘书既要谨慎，又要开放。秘书在领导身边一定谨慎，但这不是说只能唯唯喏喏，畏畏缩缩，相反，要放开手脚，在领导面前展现自我，敢于表达自己的想法和看法。与领导朝夕相处，最重要的要坦诚相待，要做一个坦然的人。就是心底无私，无私则无畏。只要一切从工作考虑，为领导着想，何为之有？工作中难免出错，也有不顺心的时刻，只要心底坦然承认错误，加以改正，明天又是暂新的一天。工作要有激情，没有激情就会迟钝，不能进入工作状态，更谈不上创造性地工作。喜怒哀乐顺其自然

第三篇：秘书工作

单元

一、秘书/助理的角色认知

秘书/助理职能

初级秘书/助理：事务性文员

中级秘书/助理：事务性文员＋辅助管理

高级秘书/助理：独立管理＋事务处理

怎样清晰自己的岗位职责――学会编写岗位说明书

优秀秘书与一般秘书的能力差异

秘书助理的职业形象——合宜的装扮及姿态举止

秘书/助理的职业生涯规划

关键的三个观念转变——销售意识、产品化、细节

单元

二、提升秘书/助理的沟通技巧

老板/同事心目中坐标系――什么是五星级秘书/助理/行政人员 沟通的本质和过程是什么

为什么总是有沟通障碍——沟通的乔哈里视窗和沟通漏斗

认识你的沟通对象——PDP技术和NLP技术

学会管理你的上司——四项限和5W1H工具的使用

小游戏：听懂经理的话了吗？

跟上级沟通的原则

如何在特殊情况下对上及对下沟通——冲突、小报告、越级指挥、谈判等 单元

三、办公室的5S管理

5S的涵义

怎样做好办公室的整理工作

怎样做好办公室的整顿工作

怎样做好办公室的清洁工作

怎样做好办公室的清扫工作

推动变革的注意事项和操作方法

单元

四、会议管理

成功会议的5个特点

会议管理的两个“三三三”法则

会议时间安排的技巧

会前准备——会议议题的收集和安排

会中协助——如何主持会议：开场白、会中异常情况的灵活应对 会后整理——如何做会议纪要及会议决议的跟进工作

练习：如何组织一场讨论会议

单元

五、时间管理和计划管理

时间管理的五个原则和三个工具

PDCA工具在制定计划时的灵活使用

确定SMAC的目标，制定工作计划

怎样做/月度/周度工作计划，提供样表

出差日程的安排——案例分享：国内出差及国外出差的日程安排 单元

六、事物性项目性工作的组织管理

事务工作有哪些

学会列事务清单

沙盘演练：怎样组织一场周年庆典大会

用项目手册管理工作

事务性项目工作组织的12字口诀

制作项目手册的方法

案例分享

哪些现代化的办公软件你要熟练使用

单元

七、文档管理

文档管理标准规范

文档分类的工作规范

文档存储的工作规范

文档查阅的工作规范

文档分装的工作规范

文档销毁的工作规范

文档保密的工作规范

单元

九、企业秘书与助理礼仪常识

接待礼仪

办公室仪礼

电话礼仪与应对技巧

单元

八、商务公文写作

商务公文写作的概念及公文的要素

公文写作的步骤

确定目标

确定文章的正式程度

决定文章的风格

选择文章的层次结构

列大纲——案例分享及练习：通知/报告/总结三种具体文体的大纲如何写 撰写初稿

常用公文写作及公文格式要素范例

通知

报告

请示

批复

会议纪要

邀请信

总结

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第四篇：秘书工作

辅导四

第十五章领导者日常活动安排

一、基本概念解释

1.会谈，是指双方或多方就某些共同关心的问题交换意见。

2.会见，领导人接见外宾或内宾，并作简短的交谈，一律称为会见。

3.商务旅行，指企业领导者为开展商品生产和经营业务而进行的旅行活动。

二、基本问题提示

1.领导者事务活动的特点：繁杂性；经常性；具体性；临时性。

*2.领导者事务活动安排的原则有：

（1）统筹兼顾，有急有缓；（2）围绕中心，突出重点；（3）力戒排场，求真务实。

3.如何办好请办事项

做好请办工作的基本要求是，秘书人员和部门事先搞好情况调查和了解，认真地进行分析研究，提出可行的工作建议，并且通过科学的请办方式和程序，使领导对请办建议表示赞同或者赏识，以体现出秘书人员在请办工作中的参谋助手作用。

（一）精心准备，提出合理建议

（二）讲究方法，选择适当形式；

（三）注重程序，坚持逐级请办

（四）提高艺术，优化请办效果

（五）以缓应急，避免紧张出错。

第十六章党政秘书工作

一、基本概念

1.党政秘书工作（广义），指党的机关、政府机关、人大机关、政协机关的秘书工作，它是掌管党政机关公文并直接辅助党政领导者综合处理各项事务的活动。

2.狭义的党政秘书工作，特指中国共产党各级领导机关的秘书工作和各级人民政府机关的秘书工作。

二、基本问题提示

1.党政秘书工作的特点:政务性；综合性；从属性。

2.党政秘书工作的指导思想是：以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论、“三个代表”重要思想和党的基本路线为指针，当好参谋助手，搞好“三个服务”，即为本级党政领导工作服务，为机关工作服务，为人民群众服务。

3.党政秘书工作的一般原则：服从原则；参谋原则；求实原则；效率原则。

服从原则----秘书在工作中必须服从领导指挥，与领导高度一致；参谋原则--协助领导完善决策、为领导出注意、想办法提建议；求实原则---汇报情况、收集信息、提供建议、办理日常事务要求真务实；效率原则---树立高度的时效观念、做到及时、快速并力争超前。

4.对党政秘书人员的素质要求有：

（1）政治可靠；（2）作风优良；（3）纪律严明；（4）知识广博；（5）业务熟练。

5.党政秘书业务熟练的含义是：

所谓业务熟练，是指党政秘书人员必须具备顺利完成秘书工作任务的能力。党政秘书工作的特点和内容，要求党政秘书人员着重具备以下几种业务能力：调查研究能力、综合分析能力、文字水平、协调能力、办事能力。

第十七章企业秘书工作

一、基本概念解释

1.企业，是从事生产、流通等经济活动，为满足社会需要并获取盈利，进行自主经营，自负盈亏，实行独立经济核算，具有法人资格的基本经济单位。

2企业秘书工作，是直接协助企业领导人履行领导职责，在进行企业经营决策和日常生产、经营、管理活动中，为领导节省时间，扩大空间，拾遗补缺，综合服务的活动。

3.企业公共关系，就是企业为了树立良好形象，通过传播沟通手段，协调与内外公共关系的一种管理职能。

二、基本问题提示

1.企业秘书现代管理的原理有：系统原理-----树立整体和全局观念，实现优化现代化管理；人本原理---以调动人的积极性、做好人的工作为根本；动态原理--运用动态原理，适应市场的动态变化开展工作；效益原理—效益是根本目的。

2.企业秘书现代管理应掌握的原则有：

整分合原则；能级和动力原则；反馈和弹性原则；效益原则。

3.企业秘书应该重点发现和处理的信息有：

（1）政策性信息；（2）科技性信息；（3）经验性信息；（4）市场营销信息。

4..我国企业秘书工作的主要特点：经营性、专业性和时效性。

5.企业秘书人员素质的基本要求是：（1）企业秘书应具备企业家式的眼光和头脑；（2）企业秘书必须适应社会主义市场经济；（3）企业秘书必须掌握现代管理原理和原则；（4）企业秘书必须具有信息处理能力；（5）企业秘书必须提高公关本领。

6企业秘书的公关素质主要体现在以下几个方面：

企业秘书必须学习现代公共关系理论，具备公共关系人员的素质，才能做好公关工作。企业秘书的公共关系素质，主要表现在两个方面：

（1）必须强化公共关系意识。公共关系意识是一个有机联系的观念系统，它由诸多观念构成。主要包括形象意识、公众意识、开放意识、交往意识、信息意识、沟通意识、协调意识、创新意识。企业秘书只有增强上述公共意识，才能自觉做好公关工作。

（2）要提高开展公关活动的能力。主要包括社会交往能力、组织协调能力、活动策划能力、宣传推广能力、应付突然事变的能力等。企业秘书只有具备上述公关活动能力，才能成功地策划和组织公共关系活动，成功地塑造企业形象，为企业赢得良好的经济效益。

第十八章涉外秘书工作

一、基本概念解释

1.广义的涉外秘书工作，指我国的外事、外贸、海关等部门和“三资”企业以及其他涉外单位的秘书工作。简言之，凡是协助领导或上司处理涉外事务的工作，都可称为涉外秘书工作。

2.狭义的涉外秘书工作，是指在我国境内具有外资成分或由外籍人员管理的机构、实体、组织内的秘书工作，或以境外人员为服务对象的秘书工作。

二、基本问题提示

*1.涉外秘书工作的特点有：跨国性；商务性；单一性；双语性；女性化。跨国性是涉外秘书工作的根本特点，也是区别于其他秘书工作的根本标志。

2.女性化是涉外秘书工作的一个显著特点。究其原因，主要有两个方面：一是涉外秘书工作的模式基本上是从国外引进的。是涉外秘书工作的事务性、技能性较为突出：相对来说，女性的心理资质更符合服务性职业的要求；女性的特长更适合于秘书工作的技术要求；从审美需要来看，女性的魅力容易与以男性为主的领导群融洽共事，成为一种重要的人际互动引

力。

3.涉外秘书的忠诚主要表现在三个方面：

一是理解并接受上司的经营思想、价值观念，这是秘书忠诚的基础；二是严守企业机密，做到守口如瓶；三是廉洁奉公，不贪图小利。

*4.涉外秘书除掌握一般的知识外，还应掌握：经济学和法学方面的知识，主要有：

（1）对外贸易知识——代理、包销、寄售、拍卖、租赁等业务知识，以及与之相关的国际汇兑、各国关税制度、保险、仲裁、索赔、运输、广告等知识；

（2）涉外法规知识——国内法规和国际法规知识；

（3）财会知识——处理财务方面的知识、企业与银行间往来业务的程序、少量办公用资金的开销与保管、信用证、旅行支票、快汇等使用方法等。

5.涉外秘书应掌握的工作技能：

（1）熟练地掌握外语——准确的听力，流利地会话，快速地阅读，熟练地书写和翻译。这是涉外秘书最基本的技能；

（2）熟练地操作办公自动化设备——熟练地操作微电脑、传真机、电传机、多功能电话，以及复印机、微缩、摄影、多媒体、电脑记事簿等应用技术；

（3）熟练掌握打字技术——快速中、英文打字；

（4）掌握速记技能——中、英文速记；

（5）掌握涉外文书的写作技能——重大事项讨论和业务谈判的文字稿、各类中文和外文信函、电文、业务文书、经济合同、公关礼仪类公函等的起草。熟练掌握各类涉外文书的特点、写作格式和语言表达技巧。

6.涉外秘书必须熟悉中外文化的差异如了解外国文化、风俗；要沟通外方人员与中方员工的联系，她们又必须沟通中西文化的交流。其应具备的文化修养是：

（1）了解中外思维方式、价值观的差异——看能力、重实绩；外国企业首脑因民族不同而对下属有不同的标准和衡量尺度；

（2）了解中外风俗礼仪的不同——涉外秘书除了解国际上通行的礼节外，还必须了解外籍人员、外籍上司各自不同的民族生活习惯，这是与他们融洽相处，搞好服务的重要条件。

（3）掌握中外文化知识——涉外秘书多读书、多学习，掌握祖国的基本历史、文化、地理知识，既满足了外方人员的需要，也为传播中国文化做了贡献；多掌握外国文化、历史、地理知识，尤其是外方上司国家的这方面知识，以利于增进双方的交流。

第十九章私人秘书工作

一、基本概念解释

*1.私人秘书指为私营企业、民办机构、个人或家庭所雇佣，提供秘书性服务的社会职业人员。

2.私人秘书工作是私人秘书为完成辅助其雇主的任务，而在一定范围内的劳动。

二、基本问题提示

1.私人秘书的特点：选择的双向性；工作的技能性；职能的综合性；关系的雇佣性。

2.私人秘书工作的范畴很广，内容繁多，差异较大，但仍可从中概括出一些共性的任务：一是文书性工作；二是信息性工作；三是内务性工作；四是门面性工作；五是临时性工作。

3.私人秘书素质的要求：

（1）道德方面——忠于职守，洁身自律，立心要正，为人要诚，尽心、尽言、尽力，成为雇主事业的有效辅佐者。

（2）作风方面——工作中既要沉稳，又不迟钝；既要慎言慎行，又不失敏捷犀利；既要雷厉风行、干净利落，又要庄重稳妥、严谨细致，做到张弛有致，缓急适中。私人秘书还要具

有谦虚、豁达、宽容、合作的作风和修养。还必须磨练勤奋、坚韧和灵活应变的工作作风。

（3）知识方面——私人秘书工作范围广，内容多，因而要求私人秘书的知识面要宽，要有 “通才”的特质。私人秘书要特别重视自身知识结构的动态性，要针对客观环境的发展变化而不断调节、补充知识，以适应社会对私人秘书工作越来越高的要求。

（4）能力方面——私人秘书必须具备较强的运用知识、解决问题的能力。要有较强的适应能力，能在较短的时间内适应不同的雇主、不同的业务和不同的工作内容。其次，私人秘书要有较强的表达能力，再者，私人秘书要有较强的办事能力，还要有较强的交往能力，能有效地建立和处理各种人际关系与公共关系，树立良好的个人和组织形象。

（5）技能方面——私人秘书还要掌握操作各种办公设备的技能。越来越多的雇主还要求私人秘书掌握驾驶汽车的技能。

第二十章现代秘书职业

一、基本概念解释

*秘书职业，是指具有秘书知识和技能的人，受聘于单位或个人，协助领导者或主事者处理日常事务，提供综合性服务，并收取报酬的一种社会职业。

二、基本问题提示

1.秘书职业化的标志：（1）产生了与官职脱钩的趋势；（2）以从事秘书工作为谋生手段；

（3）出现专门的服务机构；（4）形成社会上专门的职业阶层。

2.现代秘书职业的主要特征：（1）秘书服务对象多元化；（2）秘书主体商务化；（3）秘书知识技能专业化；（4）秘书劳动价值商品化。

3.现代秘书职业的发展趋势：

（1）秘书主体商务化；（2）秘书功能综合化；（3）秘书办公自动化；

4.求职准备包括：（1）心理准备——树立求职意识，强化竞争意识；（2）实力准备——建立合理的知识结构，培养广泛的适应能力；（3）信息准备。

5.自荐求职信函所包括的内容和应注意的问题。

自荐求职信函所包括的内容：说明个人基本情况，着重介绍自己胜任秘书工作的有利条件及其与自己所学专业的联系，适当叙述自己的发展潜力；对所求工作的愿望；附上相关支持材料，如技能证书、毕业论文。写自荐求职信应注意的问题：注意格式和用词，不要太长，要具有可读性，态度要真诚、坦率。

△技能训练：1.写一份本人简历；2.写一份自我推荐材料。

第五篇：秘书工作

秘书工作是有思想无主见，有成果无形象；在别人眼中，你是有权力无职位；工作性质是有心事无口表；个人形象是有本事没脾气

秘书既要像只穿山甲，立足现实，有埋头苦干的精神；又要像只狐狸，胸怀全局，有勤于思考的习惯

“穿山甲一天到晚躲在地底下，埋头打洞穿山，对外面的事它一概不管；而狐狸则整夜蹲在山顶上，望着天上的月亮，想着怎么才能啃一块月亮。如果一个秘书像穿山甲那样，一天到晚只知道干活，没有一点灵气，领导肯定不喜欢；相反，一个秘书像只狐狸，不踏踏实实干活，一天到晚打小算盘，领导也不会欣赏。”

秘书必须是“全能型”的，要会写各种不同的稿子；还必须是“研究型”的，平时要多读多看多思，大量积累素材；秘书体力必须是“全勤型”的，要能吃苦、能加班、能连续熬夜；最后，秘书的适应力必须“全优型”，就是对不同领导的风格能有很强的适应力。

一是身体好。身体不好，经不起摔打，受不了折腾，再有才华，也只能像《三国》上的郭嘉那样自动出局。所以，我拜师学艺，打太

极拳。

二是脾气要好。一为秘书，就意味着化小我为大我，从有我到无我，委曲求全，随曲就弯。撑开肚皮，装得下饭菜，装得下知识，装得下秘密，也装得下委屈。

三是运气好。给谁当秘书，没有自主权、选择权。能不能遇到好领导，靠运气！

文字的生命力来自于作者的活思想。思考力决定竞争力。敏锐而深刻的思考，是文字材料的“根”。这需要长期的思维训练。材料没骨子，文字不过关，在秘书堆子里站不住脚。

第一怕劈头三斧子。领导时间宝贵，有时候改稿子，没有通读，抓笔就挥，大删大改。负责任的秘书写材料，就像裁缝做衣服。如果领导什么都不看，拿把大剪刀，在你的成衣上剪一个大窟窿，那就很麻烦。面对着这个大口子，如同面对自己身上的伤口，你不敢更动，又不能不动。动，也只能围绕口子缝缝补补。常常搁笔叹息：“老先生为什么要在这儿开个口子，是不是要在这儿缝个口袋？这不破坏了

整体布局吗？郁闷！”

第二怕领导不能会意。公务文字都讲究个深入浅出，文字浅显。但是，有时也回避不了生僻字和引用语，这时就让人踌躇：怕领导误读。领导不是训诂学者，念错字，读破句，与情可原，与理可通。写稿子的时候，秘书就要考虑，少用生僻字，少引古诗文、外国语。对生僻字，可不可以注音呢？似乎也不妥。那是对领导文化水平的低估。有时候，秘书只能有意无意地在领导面前唠叨这句话，但是，领导哪会在意你的苦心呢？

第三是对现行机关文风深恶痛绝。公文太长、太空，上下相套，左右相袭，津津于辞藻，沾沾于耦合。文字上习惯于标题齐整、段落规整、句式工整，形式上过分雕琢，逻辑上过分周延，而内容空洞，精神僵化，思想苍白。我强烈呼吁，要像唐宋八大家反对六朝骈骊文，彻底变革公文文风。文风不改，学风改不了，思想更新不了，官僚习气去不了。

。“非学无以广才”，在纷繁的信息中，迅速汲取有用的知识，是秘书的基本功。秘书是杂家，是通才，涉猎不能不广，思维不能不敏锐，情况不能不知，文件不能不学，书本不能不读。工作，逼着我们苦学、多学、快学。而在一知半解，囫囵吞枣中，精神世界也不知不觉

地丰富起来。

跟在领导身边，耳濡目染，潜移默化，秘书的受益是全方位的。领导们对复杂问题的处理艺术，对急难局面的控制能力，对无可奈何之事大而化之的水平，无处不是学问，却又是任何学校学不到的真知。行政能力，更需要综合素质，而不是专业知识；更需要工作经验，而不是理论水平。秘书每天接触的都是各式各样的行政实务，蕴含着资政佐治的真经。秘书学是一门实学和显学，因为它继承了领

导学的衣钵。