行政例会管理制度

行政例会管理制度

目的为实现公司内部的有效管理，促进各部门及组织上下的沟通合作，提高各部门执行工作效率，提出改进性及开展性工作方案，不断完善工作和管理流程，特制定本制度。

职责

2.1

综合管理部负责各项行政例会的监管，必要时可协助完成；

2.2

部门级（含）以下例会由部门自行组织完成，公司级例会由综合管理部组织承办完成；

2.3

除部门级（含）以下会议资料由部门自行存档外，其余会议资料由综合管理部统一整理、编辑、分发、存档。

会议分类

3.1

管理层例会

3.1.1

会议时间：每周一上午9:00召开

3.1.2

主持与记录：由董事长主持召开，行政副总负责记录。

3.1.3

参会人员：公司管理层人员。如因特殊情况不能参加的，应提前向行政副总请假说明，且行政副总应提前告知董事长与会人员情况。如董事长因事不能参加，则由行政副总负责主持召开。

3.1.4

会议内容：a.会议应紧扣上周工作进展和阶段性重点工作进行；b.与会人对上周工作计划落实情况进行总结，并就完成详情说明原因，对完成有困难的工作集体协商，并寻找具体解决办法；c.与会人工作有进展难度时，应向相关配合部门提出协助请求，集思广益、寻求解决办法，使各项活动按照预期目标有序进行；d.董事长根据公司战略发展需求安排、布置本周工作，明确各项工作的具体承办人、完成时间。

3.2

中层干部例会

3.2.1

会议时间：每月第1日上午10:00（如遇节假日或与公司管理层例会同期，则进行调整往后顺延）。

3.2.2

主持与记录：总经理负责主持，综合管理部负责记录。

3.2.3

参会人员：各部门负责人。如因特殊情况不能参加的，应提前向综合管理部请假说明。

3.2.4

会议内容：a.各部门负责人对上月工作计划落实情况进行总结，并就完成计划任务的详细说明原因，对完成有困难的工作集体协商，并寻找具体解决办法；b.对涉及跨部门配合、支持，对工作进度有一定影响的问题集体探讨，集思广益、寻求解决办法；c.对具有争议的问题提请公司领导层决策；d.总经理根据公司发展要求提报当月计划，安排、布置月重点工作，明确各项工作的具体承办人、完成时间。

3.3

部门例会

3.3.1

会议时间：视部门情况每周组织召开。

3.3.2

主持与记录：部门领导负责主持，部门文员/助理负责记录。

3.3.3

参会人员：部门全体人员。如因特殊情况不能参加的，应提前向部门领导请假说明。

3.3.4

会议内容：a.落实部门成员每周工作计划与上周总结，督促工作按时完成，并布置下步工作任务；b.部门工作有进展难度时，向相关配合部门提出协助请求，并集体讨论解决，使各项活动按照预期目标有序进行；c.对涉及部门配合、支持，对工作进度有一定影响的问题集体探讨，集思广益、寻求解决办法；d.追踪并改进日常管理工作。

会议原则

各部门级例会应服从于公司级会议，如遇多个会议同期召开，应坚持小会服务于大会的原则进行调整，并向综合管理部报备。

会议纪律与要求

5.1

与会人必须严守时间，做到不迟到、早退或缺席。特殊情况，须向相关领导请假，无正当理由不得迟到、缺席；

5.2

与会人应在《会议签到表》上签字，并做好本人的会议记录；

5.3

会议发言应言简意赅，紧扣议题，通俗易懂，不能过于冗长；

5.4

遵循会议主持人对议程控制的要求；

5.5

遵守会议纪律，与会期间应将手机调到振动或将手机呼叫转移至另一未开会处电话，原则上不准许接听电话，如须接听，请离开会场；

5.6

会议期间，不准开小差，不能打瞌睡等；

5.7

会议中涉及到的保密资料或事项应严格保密，除按规定履行职责外，严谨向除与会人以外的其他人传播；

5.8

凡泄露公司会议机密者，视情节轻重扣罚100-500元/次，对造成重大损失者扣罚500元/次以上或直接予以辞退。

会议资料

6.1

《会议签到表》（见附件1）；

6.2

《会议记录表》（见附件2，含会议纪要）；

6.3

工作计划与总结；

6.4

其他需要留存的资料文件。

附则

7.1

本制度从发文之日起实施。若有与公司以前管理办法、规定不相符的按本制度执行。

7.2

本制度解释权归综合管理部，如有不明事项，请向综合管理部咨询。

附件

8.1

会议签到表

8.2

会议记录表

附件1：

XX有限公司

会议签到表

会议名称

会议主题

主办单位

协助单位

会议主持人

会议时间

会议地点

应参会人数

实际参会人数

缺席、请假、迟到情况：

参会人签到

部

门

参会人签到

部

门

附件2：

XX有限公司

会议记录表

会议名称

会议主题

主办单位

协助单位

会议主持人

会议时间

会议地点

会议内容：

待解决事项：

跟踪与反馈：