​费用报销管理制度

费用报销管理制度

1.1发票开具要求

报销各类费用取得的发票应合法、合规、签章清晰（需盖发票开具单位的印章和签名）。马来西亚当地发票一般票面上有“TAX INVOICE”“INVOICE”“CASH BILL”“BILL”标识。取得发票时务必保证发票内容完整性，一般情况下，要包括我司名称、地址，开票单位公司名称、地址、电话号码、GST号码，开票单位的单位印章及签字，日期、金额等，具体内容不得采用简写。其中，“TAX INVOICE”标识的发票必须有开票单位名称、地址、电话号码、GST号码及我司的单位名称和地址；“INVOICE”“CASH BILL”“BILL”标识的发票，票面金额超过500令吉（除油费等小票）务必有我司的单位名称；餐费超过500令吉的发票务必有我司单位名称和地址；住宿费发票不论金额大小务必有我司的单位名称和地址。一般情况下，报销依据为上述类型发票，此外政府类收据、房屋租赁收据也可作为报销依据。

发票单位名称为公司全称，即“CHINA CONSTRUCTION YANGTZE RIVER(MALAYSIA)SND BHD”,不接受其他单位名称的发票。发票开具错误的，应由出具单位重开，不得涂改。

在马来西亚以外的国家开具我司发票时，应取得符合当地政策的合法发票，发票单位名称为“CHINA CONSTRUCTION YANGTZE RIVER(MALAYSIA)SND BHD”。

在中国境内取得的连号发票（除定额发票外）是属于同一经济业务事项，不得拆分报销。定额连号发票只能在同一张报销单报销，不可出现两张报销单定额发票号码相连的情况。

在中国境内取得的飞机退票费开具的收据（飞机退票费必须有行程单样式的正式误机退票单据）禁止报销。

在中国境内取得发票不用填写纳税人识别号。

发票取得必须是原件。

1.2 费用报销其他注意事项

各项费用支出应该本着勤俭节约的原则，在部门年度预算控制范围内使用。

费用支出后需在一个月内到财务部办理报账手续，超过3个月的需写情况说明经分管领导审批方可报销，由于报销手续等原因造成当年票据无法在当年报销完毕的，应在次年2月底前报销完毕。

费用报销实行“一事一单”，不得人为拆分，不得杂糅报销，不得报销因私招待费用和个人消费费用。

发票中注明“礼品、烟、酒、购物卡、奢侈品、桑拿、洗浴、手机、足疗按摩、美容美发、黄金铂金、金银币、手表、服装、高尔夫会所、虫草保健品”其他贵重物品等内容的不予报销。

一份完整的报销单，应包含以部门、项目为单位的报销单汇总表及按顺序对应的报销单。每张报销单包含：封面（必须为财务部领用或打印出来的彩色版费用报销单和差旅费报销单）、A4空白粘贴单、其他资料（发票、报告、合同等）。

报销单填制应完整准确，一律用英文填写：包括报销事由、报销部门/项目、报销日期、附件页数；报销内容填写应规范明了，如餐费meals，金额*，办公用品Office Supplies(常用报销英语附后)，金额*；大小写金额填写应准确一致，数字前必须加填货币符号（RM），货币符号与金额数字之间不得留有空白。报销人填写报销单时，大小金额均不能进行涂改，如需要更正请重新填制报销单。

涉及外币折算的，由财务提供报销日折算汇率，报销人自行填写。若要依照报销人提供的汇率折算的，必须提供换汇的水单等凭据。

报销需附报告或清单的，应附经领导批示的报告或购买清单。

固定资产类报销（单价≥5000元，即≥3200令吉，使用寿命超过一个会计年度的资产，如打印机）须附系统流程通过的请购单，自行办理的验收单，发票应晚于请购流程通过时间。非生产性车辆购置必须经局批准，以批复文件作为支付凭证附件。固定资产未事前请购先行购买的不予报销。

以部门/项目为单位提交报销单及报销汇总清单至财务部，收到报销单2个工作日内审核完毕并反馈意见，领导审批完成后财务部在2个工作日内付款。对于需要整改的报销单，项目应自收到发票1周内整改完毕交财务审核，特殊情况1 周内无法整改完毕，请反馈原因，及时通知财务部，避免造成报销款积压。

根据费用性质填写相应单据，差旅费类填写“差旅费报销单”，其他填写“费用报销单”，须用碳素墨水和黑色签字笔填写，不得使用圆珠笔填写。

费用报销单、差旅费报销单所附的原始单据一律粘贴在“空白A4纸”上，不得在该报销单后面粘贴，附件粘贴原则上以左边距2cm处开始，以左上角为基准，从左至右均衡排列，粘贴方法从大张到小张分上下两张排列粘贴，左右附件间隔一公分覆盖粘贴使厚度一致，边角整齐；票据不得在一个地方重复堆积粘贴，出现“大肚子”、“翘尾巴”现象，一张费用报销单可带多份粘贴单，贴不下的可换单继续贴。附件需用液体胶水粘贴牢固，不得使用订书钉、固体胶。

报销单需要签字的内容：“领款人”—“部门（项目）负责人”—“分管领导”—“财务审核”—“财务负责人”，分公司总经理在报销单汇总清单上签字。

报销人填写报销单封面信息，备齐附件，待分管领导在报销单签完字，并附上报销单汇总清单后提交财务部费用会计审核。

1.3费用开支审签权限

分公司机关各部门及项目费用由分公司财务负责人复核，总经理签批。

分公司总经理发生的费用，由财务负责人审核，交叉审批。

如有不可预见的预算外费用发生，原则先按“先批预算后实施”的方式执行。审批流程及额度按上述方式执行。

1.4费用报销流程

报销经办人（或指定的报销专员）收集报销单据

→部门/项目经理纸质签字

→由报销经办人按报销单顺序填列汇总清单（详见附表1、附表2）

→部门/项目经理对汇总清单签字确认

→有主控管理部门的需分管部门或分管领导审批

→交至财务部审核

→财务负责人审批

→分公司总经理审批