第一篇：某物业集团公文管理制度
《x xx 物业集团公文管理制度》
1、目的 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高日常公
文处理效率和公文质量，特制定本规定。
2、适用范围
适用于物业集团、各下属分公司及物业服务中心。
3、主要内容
3.1 公文种类
公司公文是公司在行政管理过程中形成的具有法定效力的规范
文书，是依规行政和进行公务活动的重要工具。
公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相
互关联、衔接有序的工作.3.1.1 报告：适用于公司内部下级向上级、公司向政府有关部门汇报工作，反映情况，答复询问。
3.1.2 请示：适用于公司内部下级向上级、公司向政府有关部门就重大事项的请求指示、批准。
3.1.3 通知：适用于公司内部传达需办理、周知或者执行的事项；任免人员；公司向有关业务来往单位洽谈业务及合作事宜等。
3.1.4 函：适用于不相隶属部门或业务来往单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
3.1.5 通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神及情况。
3.1.6 会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定事项，要求与会单位共同遵守执行。
3.1.7 批复：适用于答复下属单位的请示事项。
3.1.8 决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。
3.1.9 意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
3．2 公文格式
3.2.1 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文部门标识、发文字号、签发人、标题、主送部门、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送部门和下发日期等部分组成。
3.2.2 文头部分
3.2.2.1 涉及公司机密的公文应当标明密级和保密期限，密级分为“秘密”、“机密”、“绝密”；其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。
3.2.2.2 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
3.2.2.3 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称；联合行文，主办单位应排列在前。
3.2.2.4 发文字号：应当包括单位代字、年份、序号；发文字号中，年份、序号应当用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号
“[ ]”括入；序号不编虚位（即 1 不编为 001）；采用仿宋_GB2312
三号、居中，空一行写正文，如果是红头文件，在标准红头下空一行
写标题。
3.2.3 行文部分
3.2.3.1 页边距设置：上：3.7 厘米 下：3.5 厘米 内：2.8 厘米外：2.6 厘米。
3.2.3.2 格式
① 红头格式：红头字体为方正姚体，字号为 30 号居中。
② “特此通知”格式：写在正文下一行空两格处，字体仿宋
_GB2312，字号三号。
3.2.3.3 标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文单位。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号；文字从左至右横写，横排，红色反线下空 1 行，采用宋体、二号、加粗、居中排列；回行时，做到词意完整，排
列对称，间距恰当；多行标题的排列方式，一般是正三角形，倒三角形或棱形。
3.2.3.4 主送单位（部门或人）：主送单位（部门或人）应使用全称或规范化简称，应写在标题之下空 1 行，正文之上，居左顶格用号仿宋_GB2312 字标识，后标全角冒号。
3.2.3.5 正文：正文位于标题或主送部门下方；采用仿宋_GB2312、3 号，行间距为 1.5 倍。
3.2.3.6 公文结构层次：
① 第一层次编号用“一”、“二”、“三”……来表示。
② 第二层次编号用“（一）”、“（二）”……来表示。
③ 第三层次编号用阿拉伯数字“1.”、“2.” ……来表示。
④ 第四层次编号用“（1）”、“（2）”、“（3）”…来表示。
结构层次尽量不要多于四级，不要越级使用各个层次编号
3.2.3.7 责任单位：集团总部、下属公司对内发文需注明责任部
门全称。
3.2.3.8 附件：公文如有附件，并在正文之后注明附件名称和顺序号，附件应在正文下空 2 行、左空 2 字处用仿宋_GB2312、三号字体标识“附件”，后标全角冒号和名
称，名称需用书名号；附件如有序号，使用阿拉伯数字(如“附件：1、《×××××》”)，附件名称后不加标点符号。
3.2.3.9 联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章；印章盖在发文时间的位置，用印章要做到清晰、整洁、端正、位置恰当，上不压正文，下要骑年盖月。
3.2.3.10 成文日期：以领导签发日期为准，一般标注在正文右下方；采用仿宋_GB2312 三号、右齐；用汉字将年、月、日标全，“零”
写为“Ｏ”。
3.2.3.11 如遇公文恰好满页，发文时间和文尾部分须另起一页，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一页，不得采取注识“（此页无正文）”的方法解决。
3.2.4 文尾部分
3.2.4.1 主题词：主题词不能随意标注；主题词 3 个字在第 1 行
左侧顶格采用仿宋_GB2312，三号标识，后面全角冒号，冒号后跟主
题词词组用仿宋_GB2312，三号标识。
3.2.4.2 抄送单位(部门或人)：公文的抄送单位(部门或人)指
除主送单位（部门或人）以外的需要执行或知晓公文内容的其他单位
(部门或人)；抄送单位（部门或人）应为使用其的全称或规范化简称，抄送部门名称置于印发日期上方抄送栏内，与正文齐；位于主题词下
一行，采用仿宋_GB2312，三号，后标全角冒号，抄送单位用顿号隔
开，回行时与冒号后的抄送单位对齐。
3.2.4.3 印发单位名称和印发日期位于抄送单位之下（无抄送单位在主题词之下）占 1 行位置，采用 3 号仿宋_GB2312；以公文付印日期为准，用阿拉伯数字标识。
3.2.4.4 印发份数置于印发单位名称和印发日期的右下角（对外
发文）。
3.2.4.5 公文应当在每页下方用阿拉伯数码标注页数（首页不显
示）。
3.3 公文标识
公文标识应当使用公司的全称，并使用红色标识，即“红头”。
发文字号应当包括公司所在地简称代字、年份、序号。
物业集团对内发文字号：佳物业集人字[年份]X 号。
物业集团对外发文字号: 佳物业集外字[年份]X 号。
分公司对内发文字号为：
行政文号：X 佳物业集行字[年份]X 号。
人事文号：X 佳物业集人字[年份]X 号。
例如：深圳桂芳园：深佳物业集桂字[年份]X 号。
成都丽晶港：成佳物业集丽字[年份]X 号。
3.5 行文规则
3.5.1 行文应当确有必要，注重效用。
3.5.2 行文关系根据隶属关系和范围确定，一般不得越级请示和
报告。
3.5.3 公司各职能部门可以依据本部门的职权相互行文和向下一级的相关业务部门行文；可以以函的形式（业务协办单等）商洽工作、询问和答复问题。
3.5.4 属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文、授权行文或联合行文，联合行文应当明确主办部门。须经高管审批的事项，经同意也可以由部门行文。
3.5.5 “请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级部门。“报告”
不得夹带请示事项。
3.5.6 向其它单位或者本公司内的重要行文，应当同时抄送公司
高管或公司其它需知会的相关部门。
3.6 发文办理
3.6.1 发文办理应当做到：
3.6.1.1 符合公司的管理制度规范及其他有关规定。
3.6.1.2 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。
3.6.1.3 公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。
3.6.1.4 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
3.6.1.5 人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日。
3.6.1.6 公文中出现的计量单位应当使用法定计量单位。
3.6.1.7 公文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或者缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
3.6.1.8 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
3.6.2 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级高管协调或裁定。
3.6.3 公文草拟部门拟定公文时，必须填写正式的文件审批单。同意签发后方可用印、登记及印发。
3.6.4 公司公文挂网签发程序：（具体事项以责权手册审批流程
为准）
物业集团挂网签发程序：
行政及人力资源部审批及校对格式后发文
分管高管审批
部门负责人核稿并签字
部门拟稿后通过 OA 填写《文件审批单》（发文审批）
下属公司挂网签发程序：
由行政及人力资源部打印并用印后业务部门使用
行政送高管签发
行政及人力资源部负责人审核
行政人员校对内容及格式并编号
业务分管高管审批
部门负责人核稿并签字
3.6.业务部门拟稿后通过 OA
填写《文件审批单》（发文审批）
能部门专
员，负责日常公文管理工作。
3.6.6 公文正式印制或挂网前，行政职能部门专员应当进行复核，审核的重点是：是否确需行文、行文方式是否妥当、是否符合行文规则和拟制公文的有关要求、公文格式是否符合本办法的规定、审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。
3.6.7 公文经签发后，需由行政职能部门专员进行编号，并形成
编号目录的电子文档，以作公文存档核对。
3.7 收文办理
3.7.1 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
3.7.2 各部门收到来自外部的公文后应当及时办理，不得延误、推诿，重要事项要及时报给公司高管并提出相关意见。
3.7.3 对于公司高管批办的各类公文，行政职能部门专员要及时下发到相关部门，并做好催办工作。
3.7.4 承办部门收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应及时送交行政职能部门。
3.7.5 本公司与外界往来的文件，由行政职能部门统一登记、收文、存档。部门内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、存档。
3.8 收文的整理归档
3.8.1 公文办理完毕后，应当及时整理、归档。个人不得保存应
当归档的公文。须登记的公文范围为以下三类：
3.8.1.1 外来文件：命令、决议、指示、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
3.8.1.2 对外业务文件。
3.8.1.3 物业集团制发文件：本公司内部文件。
其中，外来文件及对外业务文件的电子文档、纸质文档均需移交
至行政职能部门专员统一存档管理，物业集团制发文件由部门内部人
员自行存档。
公文电子文档应定期整理后存放至指定储存器，公文纸质文档应
定期整理后归档。其中，对内公文一式一份，供公司存档；对外公文
一式三份，分别送收文单位、公司存档、拟稿部门存阅。
3.8.2 归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。
3.8.3 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
3.9 公文管理
3.9.1 公文由物业集团行政及人力资源部（外地及下属公司为行政职能部门）统一收发、审核、印刷、装订、归档和销毁。
3.9.2 公司所有公文不得擅自翻印，不得私自带出办公区域。
3.9.3 公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
3.9.4 销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销，其中，销毁绝密公文应当进行登记。
3.9.5 下属公司合并时，全部公文应当随之合并管理。下属公司撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交物业集团行政及人力资源部。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。、附则
4.1 公司实行按国家标准和公司标准统一的文书规范格式，本制度中涉及其它制度内容的，参照其它制度合并使用，要求各部门及员工严格按公司规范格式操作。
4.2 本制度由 xx 物业集团行政及人力资源部拟定，其解释权归物业集团行政及人力资源部所有，自下发之日起施行。
第二篇：公文管理制度
公文管理制度
第一章 总 则
第一条 为了适应公司工作需要，推进公司公文处理工作科学化、制度化、规范化，依据《党政机关公文处理条例》（2012）有关规定，制定本制度。
第二条 本制度适用于公司及公司各部门各类公文处理工作。
第三条 公司公文是公司实施领导、履行职能、处理事务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布规章和制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
第四条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第五条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。
第六条 公司各部门应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立专兼职人员负责公文处理工作。
第七条 公司综合办公室主管公司的公文处理工作，并对各部门的公文处理工作进行业务指导和督促检查，主管并负责指导公司公文审核流转处理工作。
第二章 公文种类
1 /
第八条 公文种类主要有：
（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更等事项。
（三）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
（四）公告。适用于向公司内外宣布重要事项。
（五）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
（六）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（七）通知。适用于发布、传达要求下级部门执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
（八）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
（九）报告。适用于向上级汇报工作、反映情况，回复上级的询问。
（十）请示。适用于向上级请求指示、批准。
（十一）批复。适用于答复下级请示事项。
（十二）函。适用于不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
（十三）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
第三章 公文格式
第九条 公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、2 2 / 附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。
（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。
（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。
（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。
（四）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。
（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。
（六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。
（七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。
（八）主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。
（十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。
3 /
（十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。
（十二）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。
（十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。
（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。
（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。
（十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。
（十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。
（十八）页码。公文页数顺序号。
第十条 公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行（详见附件
7、附件8）。
第十一条 公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。
第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。
第四章 公文拟制
4 / 第十三条 公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。
第十四条 公文起草应当做到：
（一）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。
（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。
（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。
（四）文种正确，格式规范。
（五）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部门必须征求相关部门意见，力求达成一致，并填附会签表。
（六）部门负责人应当主持、指导重要公文起草工作。
第十五条 公司发文,应由公文发起部门按照上级指示或工作实际负责草拟初稿;涉及公司重大事项或问题比较复杂的，发起部门负责人应亲自草拟，或经公司研究提出方案后，指定专人草拟。
第十六条 公文文稿签发前，应当由综合办公室进行审核。审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。
（二）内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；是否完整准确体现发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。
5 /
（三）涉及其他部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。
（四）文种是否正确，格式是否规范，相关要素是否齐全（正文、附件PDF版1份、附件纸质版2份等）。
（五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。
第十七条 经审核不宜发文的公文文稿，综合办公室应退回起草部门并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部门修改后重新报送。在不改变原意的情况下，审核人员有权对文件进行删节和文字加工。内容紊乱、文字冗长、需做较大修改的文稿，可提出修改意见，由拟稿人进行修改。
第十八条 发起部门应填附发文稿纸详细写明文件标题、附件、拟稿部门与拟稿人,综合办公室配合明确发送范围与印制分数，经发起部门签字确认后，逐级上报公司领导审批签发。
第十九条 公文文稿须经公司董事长审批签发（党群团组织的发文，由各组织负责人审批签发）。公司综合办公室应根据公文所涉及事项报有关分管领导审批。签发人以及分管领导签发公文时，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。为保证文件办理时效，原则上一般性文件，审批和签发人员应在文件流转人员报审后半小时内审签完毕，重要文件应当天内审签完毕。
6 / 第二十条 领导审批签发过程中提出的修改意见，若修改内容较少，仅是相关字符、章节的修改，由综合办公室负责修订后重新审签，若修改幅度较大，由拟稿部门修改后重新审签。
第二十一条 公司主导的对外联合发文，由综合办公室负责将初稿报联合发文单位提出修改意见，达成一致意见后，填附联合发文稿报所有联署单位负责人会签。公司内部涉及多个部门的行文，由文稿发起部门负责协商其他部门，达成一致意见后，填附会签单报综合办公室进行初审。
第五章 公文办理
第二十二条 公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。
第二十三条 收文办理主要程序是：
（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，认真检查核对，检查有无错收、缺页等现象。外来文件的签收由综合办公室行政专员负责，各部门发文拟稿的签收由综合办公室文书专员负责。
（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载，签收人员应在文件登记簿中清楚填写交接事项，并填附文件阅办单报审。公司人员外出开会、出差、学习、培训等带回的重要文件及资料应及时报送综合办公室进行登记保管，不得个人保存。
（三）初审。对收到的公文应当进行初审。文件初审由
7 / 综合办公室负责人负责，初审的重点是：来文内容是否属实，是否应由公司办理，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。
（四）阅批。外来收文，综合办公室应结合来文所述内容提出拟办意见和审批权限；为避免文件积压误事，文件流转人员应在当天阅签完毕，紧急文件要即阅即办。文件流转过程中，除文件流转人员外，其他人员不得随意经手流转文件（特殊情况除外，例如：文件流转人员请休假，此项工作可由工作代理人完成;领导将文件交特定某人流转，此人应该及时向文件流转人员报备文件状态）。
（五）承办。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。需两个以上部门办理的，应当明确主办部门，办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能达成一致，可报请公司协调或裁定。
（六）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。公文传阅办理人员应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。
（七）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。
8 /
（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位（部门），并根据需要告知相关单位（部门）。
第二十四条 发文办理主要程序是：
（一）复核。已经公司负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。
（二）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。
（三）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。
（四）用章。公文盖章只限于发出和存档的公文，留作他用的公文不盖章，印章要盖得端正、清晰，严防错盖、漏盖。
（五）核发。公文印制、盖章完毕后，应当再次对公文的文字和印刷质量进行检查后分发，公司内部分发或对外发文，文件流转人员应详细做好文件签收记录，以便备查。
第二十六条 公司对上级公司公文报送，由综合办公室行政主管负责（含上级公司OA系统报送）；与公司业务往来单位的报送分发，由业务承办部门指定专人负责。公文报送及分发人员应做到及时报送分发，不得积压、延误。
第二十七条 需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及公司《档案管理制度》，及时收集齐全、9 9 / 整理归档。由公司主导与外单位联合办理的公文，应将原件进行归档保存。
第六章 公文管理
第二十八条 公司各部门要严格按照本制度加强公文管理，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。
第二十九条 公文的印发传达范围应当按照公司的要求执行；需要变更的，应当经签发人批准。
第三十条 复制、汇编公文，应当经公司负责人批准，复制、汇编的公文视同原件管理。
第三十一条 公文的撤销和废止，由公司根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。
第三十二条 不具备归档和保存价值的公文，经公司审核批准后可以销毁。个人不得私自销毁、留存涉密公文。
第三十三条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理；部门撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交公司档案室。
第三十四条 工作人员离岗离职时，所在部门应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第七章 附 则
第三十五条 公司公文含电子公文，包括上级公司OA系统文件等。
10 / 第三十六条 法规、规章方面的公文，依照有关规定处理。
第三十七条 本制度由公司负责解释。
11 /
第三篇：公文管理制度
公司文件（公文）管理制度
一、总则
为加强公司文件（公文）科学化和规范化的管理，特制本规定。
二、公司文件管理部门
1、公司性质的文件（公文）由行政人事部统一管理。
2、上级机关下发的公文，原件由行政人事部保管，除绝密级和注明不准复印的以外，需经行政人事部主任批准，可以复印，复印时应当注明日期、份数和印发范围。
3、公司发布公文，必须经总经理批准，由行政人事部统一印发。
4、公文办理完毕后，及时整理、归档，个人不得保存应当归档的公文。
三、公文的格式
1、公文的主要种类：
（1）决议：用于经会议讨论通过并要求贯彻执行；（2）决定：用于对重要事项或重大行动做出安排；
（3）通知：用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理或共同执行的事项等；
（4）通报：用于表彰先进，批评错误，传达重要情况；
（5）报告：用于向上级汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问；
（6）请示：用于向上级机关请求指示、批准。（7）批复：用于答复下级的请示事项。
（8）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法
（9）函：用于相互商洽工作，询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。
（10）会议纪要：用于传达会议议定事项和主要精神，记录要求与会人员或部门共同遵守、执行的事项。
2、公文的格式（1）公文由份数序号、秘密等级（绝密、机密、秘密）、公司标识、发文字号、签发人、标题、正文、附件、公章、成文时间、主题词、主送部门、抄送部门、印发部门和印发时间等部分组成。
（2）公文份数序号。公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号，用阿拉伯数码3号黑体字顶格标识在版心左上角第1行。
（3）秘密等级。秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
（4）紧急程度。公文紧急程度分为特急、急件两种，凡需当天或24小时内办结的公文定为特急件，需3天内办结的公文定为急件。紧急程度用3号黑体字顶格标识在公文首页版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，则秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
（5）公司标识。公司标识由公司全称“德州市鲁班房地产开发有限公司”后加“文件”组成。
（6）发文字号。发文字号由鲁班（管、工程、财）字、年份和序号组成。公司标识下代2行，用3号仿宋体字，居左排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“[ ]”括入；序号不编虚位(即1不编为001)，不加“第”字。签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（7）红色反线。红色反线位于发文字号之下4mm处，与版心等宽的。
（8）公文标题。公文标题在红色反线之下空2行标识，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要注意做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文标题应当准确简要概括公文的主要内容并标明公文种类，标题中除规章制度名称加书名号外，一般不用标点符号。
（9）正文。正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行，每行排28个字。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般应当使用阿拉伯数字；用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“
一、”，第二层用“
（一）”，第三层用“
1、”，第四层用“（1）”。
（10）附件。公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。如果正文中已写明附件的名称，在正文之下可不做附件说明。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”、“附件2”等。附件的序号和名称应与公文正文之下的附件说明一致。如果附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件。
（11）成文日期。成文日期以总经理签发的日期为准，时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”，置于正文右下方，具体的上下位置依印章来定，右空4个字。
（12）印章。公文除会议纪要、翻印件外，均应加盖印章。加盖印章应上距正文2mm～4mm，端正、居中下压成文时间，印章中心线压在成文时间上。
（13）版记。版记一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发时间、份数、反线等要素组成。版记应置于公文的最后一页（即封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。
（14）主题词。主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。主题词应先标反映公文内容的词，后标反映公文文种的词。
（15）抄送。抄送在“主题词”下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。
（16）印发单位和印发时间。印发单位位于抄送机关之下（如无抄送机关则在“主题词”之下），占1行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文盖章的日期为准，用阿拉伯数字标识。
（17）份数。份数置于印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数字标识。
（18）反线。版记中主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等要素之下分别加一条反线，其宽度等同于版心。（19）页码。页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。
3、用纸格式及印装要求
（1）公文用纸采用A4型纸，公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。
（2）双面印刷；页码应套正，两面误差不得超过2mm.印品着墨要实而均匀，字面不花、不白、无断画。
（3）左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm，平订的订位为两钉钉锯订眼距书心上下各1／4处，平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；
四、行文规则
行文规则是指根据发文部门与收文部门之间的关系确定下来的行文规范和准则。国家对公文的行文规则有严格的要求，公司行文应遵照国家有关规定进行，强调以下几点：
1、行文应当确有必要，注重效用。
2、行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
3、要分清主送、主报和抄送、抄报单位。主送、主报单位必须是公文的办理单位，抄送、抄报单位则是公文内容涉及的其它有关单位，主报、抄报是上行文，主送、抄送是平行文或下行文，给上级单位的请示、报告，不能同时抄送同级或下级单位。
五、公文的收发
1、发文
（1）公文签发应建立公文签发审批表，由总经理签发，内容包括：文号、文件标题或内容概要、签发日期、拟稿人、校稿人、会签人、签发人等；
（2）公文签发前，由行政人事部负责审核。审核的重点是：公文格式是否符合本办法的规定，行文中有无错别字，附件材料是否齐全，签发手续是否完备等，审核无误后，按签发程序签发，由行政人事部打印、下发。（3）总经理外出时，如文件事务急需处理，经总经理批准，及时交副总经理签发。
（4）发文要建立发文登记表，登记内容包括：发文日期、文号、文件标题或内容概要、接收部门、接收人、接收日期，回收日期、回收人等项内容；
2、收文
（1）收文要建立收文登记表，登记内容包括：收文日期、发文单位、文号、文件标题或内容概要、接收人、呈送部门、呈送部门接收人等项内容；
（2）收文应登记，并及时交公司或相关部门阅批、办理，对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的，应当及时退回并说明理由。
（3）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签阅视为同意，没有请示事项的，签阅表示已阅知。
（4）送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政人事部要负责催办。附件：公文格式
分数序号 密 级★期 限
紧急程度
德州市鲁班房地产开发有限公司文件 鲁班×字[20××]××号 签发人：总经理
公文标题
主送机关名称：
正文××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件：1.××××
2.××××
二○××年×月××日
主题词：×× ×× ××
抄送：×××，×××。
鲁班房产
20××年×月×日
印发份数 分数序号 密 级★期 限
紧急程度
德州市鲁班房地产开发有限公司文件 鲁班×字[20××]××号 签发人：总经理
公文标题
主送机关名称：
正文××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××。
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××。
（此页无正文）
二○××年×月××日
主题词：×× ×× ××
抄送：×××，×××。
鲁班房产 20××年×月×日
印发份数
第四篇：公文管理制度
公文管理制度
第一条：公文是请示报告、传达指示、决定决议、批复处理、管理指导工作的重要形式。公文的密级为：绝密、机密、秘密、公开，分别上报或下发到不同的部门和级别。
第二条：行文的格式要统一规范，标题段落清晰，层次分明，文字精炼、表述准确。要标明签发人、秘级编号、发送单位、印制份数、页数等。
第三条：公文收发后要按要求传达到位，及时组织有关人员学习领会上级精神，不得扣发、截留、拖延，严守文件秘密或商业情报信息。
第四条：文件种类主要包括：红头文件、一般文件和外来文件三种。公司的规章制度、规定、办法、决议、通知、纪要、命令、指示、通报，以及向政府部门的请示、报告等，一律以公司红头文件印发，其他文件可用普通纸印发。第五条：红头文件用于公司重大人事任免、规定、决定、通报、总裁令、上行文、总裁办公会议纪要、董事长会议纪要、批复等。决定用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门或人员，变更或者撤销不适当下级部门的决定事项。规定用于对某一方面的工作做部分的规定。通报用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
第六条：一般性文件用于普通性的通知、通告、商务信函、商务公关与传播文书、职员职业生涯书等。外来文件指外单位或国家、省、市、县行政管理部门来文。第七条：红头文件的内容包括：发文单位、签发人、秘密等级、紧急程度（急、加急）、发文字号、标题、主送机关、正文、印章、时间、附件、主题词、承办部门、承办人、抄送部门、落款、页数、印发份数等。
第八条：发文单位/部门（红头）应当写规范化全称。与有关单位/部门联合行文，一般情况下主发文单位/部门排列在前。
第九条：标题应当准确简要地概括文件的主要内容，一般应当标明发文部门，并准确标明文件种类（如通知、命令、决定等）。标题中除法规、规章名称和转发文件加书名号外，不加标点符号。如有附件，在正文之后、发文单位落款注明附件顺序和标题。
第十条：成文日期：会议性文件以会议通过的日期为准，其他文件以公司领导人签发日期为准条。落款要写发文单位全称，文件一律加盖公章，插入成文日期要求大写，不应小写。落款当页若无正文，则应标注（此页无正文），盖章采用下套端正，不压成文日期。单双面印刷均可，左侧装订。
第十一条：页面设置：采用标准A4纸，上下边距2.5cm，左右边距2.2cm，段前0行，段后0行；行间距点固定值25—28。如表格等须横向打印的材料上下边距2.2厘米，左右为2.2厘米，页眉1.5厘米，页脚1.5厘米。
第十二条：文件名称用宋体二号以上加粗、居中。主送单位用黑体，正文一般用四号宋体。一级标题用“
一、……”表示；二级标题用“
（一）……”表示；三级标题用“
1、……”表示；四级标题用“（1）……”表示。
第十三条：文件副标题：宋体，小三号字加粗；发文字号、签发人、正文、落款、成文日期、主题词内容等四号宋体。
第十四条：文件的起草：按公司领导要求由行政人事部负责起草的公文，或各部门起草承办，并以公司名义下发的文件。
第十五条：文件的审批流程实行层级审核责任制：起草人根据指示要求拟稿→部门领导修改→分管领导审核→行政人事部审核→总裁、董事长批准。
第十六条：发文审核的要求：拟稿承办人要充分领会领导指示精神，部门领导应对文稿进行认真修改把关，并签署意见，分管领导应对文稿的条理、内容以及合理性、真实性等尺度严格审核，办公室应对文稿的格式合理性、文句通畅性、语法规范性进行审核。
第十七条：文件从起草到签发周期一般为三天。所有文件必须由董事长、总裁（各单位为总经理）审批同意签字后方可下发或呈报。
第十八条：文件在领导签发后，一般以书面版的形式下发至各单位，并由收件人签字。提倡无纸化办公，可发电子版，以邮箱、QQ、MSN等形式发送至相关部门，接收文件后需电话或回执等方式告知。下级单位或部门呈报的所有请示报告、公文、传阅件等，由行政专员统一协调办理。
第十九条：文件下发三日内，行政人事部要监督检查文件学习执行情况，重要文件各单位要及时呈报学习落实情况。
第二十条：外来文件的接收一律使用《文件签收单》，由专人收文登记，根据文件属性及时分送相关部门，并负责催办，防止漏办和延误。文件传递必须保证安全，完善签收手续，指定专人保管、立卷归档，防止文件遗失。
第二十一条：以公司名义形成的文件，统一由行政人事部负责归档；各部门日常工作中形成的文件、活动资料，由各部门指定专人立卷归档。行政人事部定期检查各单位文件管理情况，并将结果进行讲评和通报。第二十二条：文件按不同的属性、时间顺序进行排列，建立目录，并进行编号，所有文件应由本部门和行政人事部保留一份存档。要保证文件档案的齐全、完整。第二十三条：年终由行政人事部集中收缴所有文件按编年体归档，一般应永久保存，并建立电子文件档案。没有存档和查阅价值的文件，特别是机密文件，要经公司负责人批准，由行政人事部负责销毁，各部门不得自行销毁文件，严禁作为废品出售、丢弃文件。
6、档案管理制度
第一条：档案是公司在建设管理、生产经营、策划销售等活动中直接形成的，对公司生存和发展有保存价值的文字、图表、声像、实物、电子资料等原始历史记录。由行政办公室集中统一归口管理。
第二条：档案管理的范围：
1、说明公司历史沿革的各类重要文件，如公司章程、股东名簿、董事会及股东会纪要等。
2、法务类：对外签订的各类法律合同、协议、司法文书、知识产权、合同谈判等材料。等。
3、本公司对内、对外、对上、对下的正式公文及会议纪要，各种综合型或专题型调查、考察报告、商务函件等。
4、公司管理制度、季度、工作方案、计划、总结等。
5、各类证照，如营业执照、税务登记证、组织机构代码证、所有权证书、土地证、知识产权证书、协会证书、荣誉证书、质量管理体系认证等。
6、年鉴、大事记、基础数字汇编、基本情况综合等。
7、政府发文、产业政策、活动资料等。
8、会计凭证类：如原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证等。
9、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产、辅助账簿、其它会计账薄等。
10、财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，预决算报表、验资报告、审计报告等。
11、清册类：银行存款余额调节表、银行对账单、会计核算专业资料、会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等。
12、合同制度类：各类经济合同原件、各种财务制度、计划、总结等。
13、基建综合类：征地批文、总体规划、设计报告、组织架构、工程建设管理办法、投资计划；建设合同，质量监督书；工程决算、审计资料；招投标方案；项目材料等。
14、基建设计类：技术设计、设计计算书、工程概算、总体规划图等。
15、基建施工类：施工计划、基础工程检测报告、出厂合格证、工具单、备品备件单、设备图纸等。
16、基建监理类：监理大纲、细则、验收签证等。
17、人力资源类：人员基本情况、职务、薪酬调整记录等。
18、人事制度类：培训开发、绩效考核、招聘录用、薪酬福利、岗位描述、劳资关系、劳动合同等。
19、中长期发展规划、综合计划，部门月度计划等。20、经营报告、竞争情报分析、投资风险评估等。
21、政策类：各类产业政策汇编。
22、公关类：活动策划材料、总结、各类上报资料等。
23、产品物流类：采购、运输、仓储、发货、库存等数据资料。
24、科技研究类：设计图纸、创新计划、设备仪器等。
25、市场销售计划、客户资料、合同管理等。第三条：档案分类：集团公司档案卷宗共分十大类：外来文件类、行政管理类、企划经营类、人力资源类、生产制造类、财务管理类、项目建设类、融投资类、实物类、设备仪器类。外来文件类（WLWJ）：政府文件：政府批复（项目备案书、相关政策性文件、相关项目可研报告、规划设计等）；行政管理类（XZGL）：各类证照（如营业执照、组织机构代码、信用代码、土地证、税务登记证等）；各类公文（任职命令、通知、决定、会议纪要、规章制度等）；外事工作类（外事业务管理、涉外活动、出访考察等）。企划经营类（ZLJY）：企业管理、经营决策、风险评估、市场分析报告、内外环境评估、战略规划等，工作计划如计划、工作目标等。产品销售如市场分析、用户调查、销售统计、广告宣传、促销活动、售后服务等。人力资源类（RLZY）：薪酬管理如劳动工资、社会保险等；招聘管理如劳动合同、考核资料、储备干部资料、面试题库等；培训管理材料、绩效考核材料等。生产制造类（SCZZ）包括质量管理如质量控制、检验化验、生产报表等，安全管理包括安全生产、工伤事故处理、职工安全等，供应采购管理如招投标、商务谈判、采购验收、运输仓储等。财务管理类（CWGL）：会计报表（财务报告、预决算）、会计账簿（总账、明细账、日记账等），会计凭证、固定资产、财务制度、验资报告、审计报告、财务印鉴等。设备仪器类（SBYQ）：按设备仪器种类型号分类（设备仪器采购合同、验收报告、检查保养记录、报废鉴定等）。基本建设类（JBJS）：工程图纸、预算决算、验收报告、项目进度等。融投资类（TRZL）包括银行贷款手续、企业项目介绍、金融单位文件等。实物类（SWL）：如荣誉证书、奖状奖杯、锦旗等。印章类包括行政章、法人章、签名章、合同章、专用章等、各类活动照片、产品样品、宣传品、科技成果等。
第四条：档案保管：做到档案存放条理化、排列系统化、保管科学化，切实做好档案“十防”：即防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫、防高温、防强光、防泄密，确保档案完整安全。档案室保持清洁干净，做到无尘、无虫、无鼠、无有害气体污染。档案管理人员要做到天天打扫卫生，每月清理两次档案柜卫生，发现有字迹褪变和纸张破损的案卷，及时进行抢救。交接档案要认真清点，履行签字交接手续。非工作人员不得随意进入档案室，以防意外；在档案室里不准吸烟。所有应归档的文件、材料应由档案管理人员收集齐全。公文类正文与签发稿、签收稿主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。注意检查是否盖公章，标题，内容、摘要、日期等信息是否齐全。归档文件材料应是原稿原件，一般不得用复印件。归档的照片、录音带、录像带、光盘要一一写上文字说明。凡是归档的文件材料必须经过整理，按文件形成的先后顺序集中排列。不许将机密文件带回家中和到领导办公室随意翻阅文件。严禁携带机密文件、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场所。其他任何单位和个人一律无权处理或自行销毁。不许传抄、自行翻印机密文件和带密级的档案材料。严防失密、泄密发生，发现有关泄密事件，应立即报告，及时追查。因工作需要，复制一般文件材料时要经行政办公室审批；复制本职工作范围以外的档案，需经有关业务部门负责人同意；复制机密档案材料（公司会议记录等），须经档案员和行政办公室审批，报公司负责人批准后方可复制。外单位一般不允许复制，确因工作需要应经公司负责人批准。复制要及时进行登记。
第五条：档案借阅：本单位各部门借阅档案，必须填写《文件借阅单》，机密文件由公司负责人签字方可借出，一般文件由部门领导签字，行政办公室审批。借出时间不得超过一周，不得转借他人。需继续使用者要办续借手续，确保档案的完整与安全。外单位来人查阅档案，需持单位介绍信，并经公司领导签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。机密、秘密、绝密档案借阅一律由公司负责人审批方可借出。查阅各门类档案应在档案室进行，不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毁等。珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。凡私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案等行为，严格按照国家《档案法》、《保密法》予以追究法律现行责任。档案是公司的宝贵财富，各类档案本身具有机要性质，因此，档案管理人员必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密规定，确保档案的安全。凡使用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。借阅档案必须严格办理手续，限期使用，按期返还，档案管理人员要对返还的档案认真检查核对，发现问题及时追查。使用绝密、机密档案以及引进技术资料、科研成果、发明创造、专利、新产品、新工艺等技术文件材料，须严格履行审批手续，未经批准的，严禁提供使用。
第六条：档案期限：永久保存：公司章程；股东名簿；各类规章制度、组织规程及办事细则；董事会及股东会纪录；财务报表；政府机关核准文件；不动产所有权证及其他债权凭证；工程设计图；其他经核定须永久保存的文书等。十年保存：预算、决算书类；会计凭证；事业计划资料；其他经核定须保存十年的文书。五年保存：期满或解除之合约；其他经核定须保存5年的文书。一年保存：结案后无长期保存必要的文件。档案要慎重销毁，对没有保存价值、保管期限已满，无须继续保存的档案进行销毁处理。必须严格按照规定对即将销毁的档案进行严格鉴定，列出档案销毁清册。批准销毁的档案，应及时处理，且要有两人以上鉴销；销毁完毕，鉴销人要在销毁清册上写明已经销毁并签名盖章，并在相应的《案卷目录》、《档案总登记簿》上注明“已销毁”。停产或已生产完毕的产品图纸和技术文件材料，以及其他经鉴定审批拟销毁的档案资料，统一由公司下文，由行政办公室组织回收统一销毁。
7、合同管理制度
第一条 为加公司及各部门的合同管理工作，规避风险，依据《中华人民共和国合同法》、国家相关法律法规，制定本制度。
第二条 本制度适用于公司及各部门；本制度中的合同是指以公司为主体签订的，包括合同、具有合同性质的意向书、协议书、招投标文件，或其他涉及各方当事人实质性权利义务关系的具有合同性质的文件等。
第三条 以公司名义从事的生产经营活动，均应以书面形式订立合同。第四条 公司相关部门是合同的承办业务单位，负责业务分工范围内的合同承办及管理工作。实行合同承办制度、合同审核会签制度、合同保密制度、合同统一编号制度、授权委托制度、合同档案管理制度、重大合同备案制度等，以加强合同监督及管理。
第五条 法务部门职责：
一、负责制订、修改同管理制度，使合同管理规范化、法制化。
二、负责审查、修订、制作、印发各类标准化合同文本。
三、负责对各部门的合同进行法律审查。
四、参与重大合同的谈判，制定合同编号原则。
五、负责按规定办理授权委托书的草拟、制作及送签。
六、负责外聘律师工作，负责监督依法签订和履行合同。
七、参与合同纠纷的调解和处理。
八、其他合同管理工作。第六条 合同承办部门职责：
一、负责对本部门承办的合同对方的主体资格和资质进行审查。
二、负责组织本部门承办合同的谈判，合同文本的起草。
三、负责合同文本及审查会签的流转。
四、对所承办合同的履行情况进行跟踪。
五、负责及时向法务部通报合同履行过程中发生的问题，并提出解决意见和建议。
六、按集团保密制度制定、履行合同的保密措施。
七、负责指定专人负责保存合同文本，以及及合同的履行、变更、终止合同有关的文件，及时交行政办公室归档。
八、指定专人建立健全本部门合同管理台帐和档案。第七条 合同协办部门职责：
合同项目明确协办部门的，协办部门（如技术协议编制部门、造价部门等）应根据领导指示和部门职责，积极协助承办部门办理合同的有关事宜。第八条 财务管理中心职责：
一、审查合同中的财务收支事项是否符合国家财经法律、行政法规和公司财务管理制度。
二、对合同中影响财务的重要事项提出意见。
三、依据国家财经法律、行政法规和公司财务管理制度对合同资金进行控制。
四、财务部门认为需审核的有关内容。第九条 项目管理中心职责
一、负责审查工程项目的承包形式、工程价格、材料提供、工期约定、中间交工工程的开竣工时间及验收、发包方的各项义务、承包方的各项义务、隐蔽工程、设计变更程序的约定、竣工验收、保修内容、保修期限等内容
二、项目运营中心认为需审核的其他内容。第十条 预算审核部职责
一、负责审查基建工程预算、造价等是否合理、准确等。
二、项目管理中心认为需审核的其他内容。
第十一条 合同承办制度是指由法定代表人或委托代理人或合同承办部门确定合同承办人，合同承办部门及承办人对合同谈判、签订、履行等的全过程负责。合同承办部门负责人是业务分工范围内合同管理的第一责任人，对合同管理负主要责任。每件合同须由法定代表人或委托代理人或合同承办部门确定一名承办人签字承办。临时性的借调、聘用人员可以协助但不得成为合同承办人。第十二条 合同承办人应自被确定为承办人起，至合同履行完毕止，对合同全过程负责。期间出现与合同有关的问题由承办人协调解决，承办人协调不成的，须及时与相关领导进行协商，并以承办人为主进行解决。
第十三条 合同承办人在承办合同之前，对于应进行招投标的合同，应确认该合同是否按照有关规定进行了招投标。违反强制招投标规定要求的合同，承办人有权拒绝承办。
第十四条 合同承办部门应当根据需要，协调监察审计部门及其他相关部门的人员参与谈判。
第十五条 合同承办人应在合同谈判前，完成对签约对方的主体资格和资信情况的了解和审查工作。审查内容包括：
一、主体资格合法，具有经工商局年检的企业法人营业执照，其核载内容与实际相符。
二、合同方的经营范围符合合同约定内容；涉及专营和等级许可的,应具备相应的许可证和资质证书。
三、具有相应的履约能力,即具有支付能力、生产能力、运输能力、技术能力等。必要时应要求其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文件。
四、具有履约信用：过去三年重合同、守信用、无违约事实,现实未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件。
五、合同方由委托代理人代签合同的，应出具真实有效的法定代表人身份证明、授权委托书、代理人身份证明。
上述资料为合同报审不可或缺的附件，其文本为复印件时,须加注“与原件核对无误”字样。合同方履约能力或资信状况有瑕疵的，不应与其谈判及签订合同；必须签订合同时，应要求其提供合法、真实、有效的担保。其中以保证形式作出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用前款规定进行审查。
第十六条 承办部门在洽谈合同之前，应向参加合同洽谈的相关部门报送有关的资料，其中包括：拟定签约对象及其资信资料、合同说明、费用预算及依据、招投标资料等，同时提供以上资料的电子版本，以便于相关人员熟悉资料，为合同洽谈做准备。第十七条 合同洽谈须有三人以上参加，原则上应包括合同承办人、相关专业技术人员、监察审计人员等，与另一方主要负责人员进行合同谈判。
第十八条 合同谈判结束后，应填写《合同洽谈记录表》，并将谈判结果落实在合同文本的相关条款中，形成合同草拟文本。
第十九条 合同语言应严谨、简练、准确。合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。合同中涉及数字、日期时须注明并大写。
第二十条 合同一律采用书面形式。凡国家或行业有标准或示范文本的，应当优先使用。合同各方协商一致的修改、补充合同的文书、电报、电传、图表等是合同的组成部分。计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）等类文件，可以作为合同的组成部分，但不得以其替代合同。第二十一条 合同条款应包括但不限于以下内容:
一、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人姓名和职务、委托代理人姓名和职务、联系方式。
二、签约目的和依据。
三、标的。
四、数量和质量，检验标准和方式。
五、价款或酬金及结算、支付方式。
六、履约的地点、期限和方式。
七、争议解决的方式及司法管辖。
八、违约责任。
九、变更或解除的条件。
十、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款。
十一、合同正副本份数。
十二、附件名称。
十三、合同生效的时间和条件。
十四、签约的地点、日期。
十五、签约各方开户银行及账号。
十六、签约各方公章或合同专用章。
十七、法定代表人或委托代理人签章。
第二十二条 合同审查实行审核会签制度。合同承办人完成草拟文本后，应填写《合同会签审核单》的各项内容，并将合同草拟文本、技术协议、招投标书、招标修改、补遗及答疑文件、投标澄清及修正文件、商务报价及其它相关资料，逐级呈报各级审查会签最终经董事长审批后，由各子公司法定代表人或委托代理人签订合同。涉及安全生产、工程施工的合同应同时签订安全协议，作为合同的附件。
第二十三条 合同审查的一般程序是：
一、各部门内部审查。
二、送相关部门（法务部、工程技术部、造价部、预算审核部、审计监察部等部门审查）。
三、依据本制度由有关领导审批，最终由董事长审批。
四、合同承办部门可以根据需要，提请增加有关业务部门对合同进行审查，各有关业务部门根据其部门职责范围对该合同进行审查。
第二十四条 有关部门根据本制度的职责分工参与合同审查，在审查合同草案时，可根据需要，要求承办部门提供与合同有关的补充证明材料。
第二十五条 审查意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言。
第二十六条 承办人向有关部门提交合同草案时，应预留3-4个完整工作日供其审核。各审核部门遇特殊情况需延长审核时间时，应向承办人申明理由并征得同意。涉外合同的审核时限，累计最长不应超过7个工作日。
第二十七条 各会签部门在审核合同草案时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在合同会签审核单上提出书面审核意见，需要退改时应连同全部文件退还承办人。承办人修改之后应重新审核，审核期限重新计算。
第二十八条 合同在会签审核流转结束后，合同文本即为最终双方需要签订的文本，任何人不得再做修改。
第二十九条 合同在会签审核流转结束后，合同承办人法务部门进行合同的统一编号。在获取合同编号后，承办人即可对合同文本进行打印或印刷。
第三十条 合同统一编号是法务部门在确认合同完成审查会签程序后，对合同实行统一编号。合同必须经统一分类、编号，方可由合同承办部门报送各部门、法定代表人或委托代理人签署及用印。各部门在签署合同时，应根据本制度，由法务部门在合同正式文本上注明合同编号。如合同为对方拟订，且已对合同编号，也应在合同正式文本封面上标注我方合同编号。第三十一条 合同按照内容不同分为建筑工程合同、建筑安装工程合同、设备购置合同、材料购置合同、零星购置合同和其他类型合同。
第三十二条 法务部根据编号规则及签订合同的时间顺序对合同进行统一编号。
一、合同编号由以下部分组成：AAAA-HTLB-NF-XLH；
二、AAAA为单位编码，系各单位声母简称；示例：盘锦胜友文化科技有限公司，编码为SYWHKJ。
三、HTLB为合同类别，依本章所分合同类别，取前四个汉字声母作代码；JZGC-建筑工程合同;JZAZ-建筑安装工程合同；SBGZ-设备购置合同；CLGZ材料购置合同；LXGZ零星购置合同；QTHT-其他类型合同等；
四、NF为合同签订年份，取四位数；
五、XLH为序列号，合同签订时同类合同的序号，三位数。如果一个合同存在若干附件,则该合同附件也应当编号。合同附件以FJ编号，应为合同编号加上附件序号。示例：SYWHKJ-SBGZ-2012-001FJ01。合同变更时必须严格履行审批程序，签订补充合同，补充合同应以BC编号，在合同编号后加上补充序号，示例：SY-SYWHKJ-SBGZ-2012-001BC01。
第三十三条 所有合同的签订均由公司法定代表人或其授权委托代理人签字。各业务部门不得以公司的名义对外签订任何合同以及具有合同性质的意向书、协议书等。
第三十四条 承办人负责对已完成审核会签、根据审查意见修改的合同进行校核、印刷、装订。
第三十五条 承办人负责将最终定稿的合同待签署版本送法定代表人或其授权委托人签署，然后加盖公司合同专用章或公章。
第三十六条 合同项目要求对方当事人提供履约担保的，与其签订合同时，合同承办人应确保对方已提供合法、真实、有效、充分的担保。
第三十七条 合同由承办部门负责组织履行，在合同正式签订生效前,不得实际履行合同。
第三十八条 合同生效后，必须全面履行合同。除法律另有明文规定或合同约定之外，不得替代履行或转卖、转让合同。
第三十九条 合同承办人应随时掌握合同的履行情况,并将履行情况随时向承办部门负责人报告。
第四十条 有关部门或人员发现合同对方不履行、不全面或不适当履行合同时，应立即通知承办人。承办人应在法定或约定的期限内,以法定或约定的方式向合同对方提出异议。收到对方履行异议时，承办人应会同法务部人员一同，经过充分调研商议后在约定时间内给予答复。异议文件或异议答复应符合法律法规的有关规定和合同的约定,并报行政办公室、法务部门、审计监察部备案及存档。第四十一条 经财务部门支付的合同款项，须由合同承办部门审核确认、董事长批准后方可支付，涉及各种保证金时还应有相关部门的审核确认。没有经过合同承办部门、相关部门审核和董事长批准的合同款项财务部门不得支付。第四十二条 承办人应当及时汇报、请示、协调、解决合同履行中出现的问题、争议。
第四十三条 合同经各方协商一致或出现法定事由时，可以变更或解除。变更或解除合同的通知或答复必须在法定或约定的期限内做出。
第四十四条 变更或解除合同，必须符合法定或约定的形式及程序。法律法规规定变更合同应当办理批准、登记等手续的，合同承办人应按规定办理批准、登记等手续。
第四十五条 变更或解除合同未达成书面协议前原合同有效。
第四十六条 办理合同变更时，承办部门须按照合同会签审核流程签订补充协议或解除协议等。
第四十七条 变更或解除合同过程中的文字性材料、电函和图表等由承办部门妥善保存，最终交行政办公室归档。
第四十八条 发生合同纠纷时,合同承办人应及时通知承办部门负责人和法务部门，并配合法律顾问及时调查收集下列证据：
一、合同文本，包括合同附件、合同变更或解除协议、有关电报、信函、图表、视听材料等。
二、有关的票据、票证。
三、质量标准的法定或约定文本、封样、样品、鉴定报告、检测结果等。
四、证人证言。
五、其他有关材料。
第四十九条 合同承办部门应会同法务部及其他有关部门，根据有关证据对合同纠纷共同研究,及时提出纠纷处理方案,并向总裁、董事长报告。
第五十条 在纠纷处理过程中，未经法务部及总裁、董事长审核同意,不得向合同另一方做出实质答复以及提供文件资料。第五十一条 合同纠纷的解决，可以先采用协商、调解方式解决。协商或调解达成一致意见的，应签订书面协议。有关文件的审核按签订合同时的程序办理。第五十二条 合同纠纷经协商或调解不能达成协议时,可依合同约定选择仲裁或诉讼的方式解决，如选择诉讼方式进行解决，应在合同中约定其管辖法院为我集团公司所在地法院管辖。
第五十三条 以仲裁或诉讼方式解决合同纠纷时,承办部门应会同法务部提出代理人、仲裁或诉讼方案等。仲裁或诉讼方案须经公司法定代表人同意，委托代理人参加仲裁或诉讼的须经公司法定代表人授权委托。
第五十四条 合同依法及遵照本制度正式签署后，合同承办人应将合同正本（包括合同附件）一份、合同电子文本、合同会签审核单、授权委托书及其他有关文件及时送交行政办公室归档。
合同档案应包括但不限于下列内容:合同正式文本、技术协议、合同其他附件、合同审核会签单、招投标文件、评标报告、中标通知书、合同签订对方的授权委托书、合同履行、变更或解除的情况记载、合同纠纷处理的有关材料、其他资料。第五十五条 归档合同须原件，不得以复印件作为归档资料。
公司持有的合同档案材料仅有一份原件时，原件应当归档。因特殊情况只有复印件，或上述有关资料本身为复印件时，须加注“与原件核对无误”字样，并由合同承办人签字。
第五十六条 各承办部门应对合同的签订、履行情况进行分析总结，法务部门不定期组织召开合同管理协调会。通过合同管理协调会发现合同管理过程中的问题并提出解决措施，总结经验，以便更好的进行合同全过程管理。
第五十七条 法务部门对公司的合同管理工作实施全过程管理与指导。各部门应自觉检查合同的订立、履行、管理工作，发现问题及时纠正。
第五十八条 对在合同管理工作中做出成绩者及避免或挽回经济损失者予以表彰和奖励。
第五十九条 有下列情形之一，情节严重造成重大经济损失或扩大经济损失的，对责任人予以行政处分或经济处罚：
一、不按本制度规定签订合同的。
二、签订有重大缺陷或无效合同的。
三、审核人员无正当理由延误审核的。
四、因审核人员疏忽未审出合同缺陷的。
五、未依法律和本制度规定变更或解除合同的。
六、丢失合同文本及相关文件的。
七、提供虚假资料的。
八、超越授权或滥用授权签约的。
九、发生纠纷后，隐瞒或不及时向有关部门汇报或不及时采取措施的。
十、有关法律性文件未经审核的。
十一、应当或可以追究对方违约责任而擅自放弃的。
十二、在合同签订或履行当中，与对方或第三人恶意串通或收受贿赂的或使用其他非法手段的。
十三、泄漏合同意向、商业秘密或有关机密的。
十四、使用非法手段签订合同的。
第六十条 利用合同进行犯罪活动，或出现刑法规定情节构成犯罪的，由司法部门追究刑事责任。
第五篇：公文管理制度
杭州博世数据网络有限公司
公文管理制度
为使公司系统的公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文处理工作的效率和公文质量，特制定本制定。
一、目的：
1.公司的公文是公司实施有效管理的公务文书，是上呈下达，用以传达贯彻公司领导的意图和决策，发布规章，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。
2.公司总经办是全系统公文处理工作的管理机构，主要负责公司并负责指导各部门公文处理工作。
3.在公文处理工作中，必须严格执行《公文管理制度》的相关规定，确保公司秘密的安全。
二、公文种类：
1.规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施；
2.制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；
3.通知：发布规章制度，传达公司领导指示及要求各所属部门周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达；
4.通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；
5.请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；
6.报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；
7.批复：对请示事项予以答复；
8.会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项；
9.函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。
三、公文办理：
1.公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程度、发文字号、标题、主送单位、正文、附件、印章、发文时间、抄送单位等部分组成。
2.公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序；发文办理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发送、原件归档销毁等程序。
3.公文签收应由专人负责。签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字或盖章。
4.收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号。
5.公司人力资源部收文，存档一份，另一份呈送公司领导，根据公司领导批示送公司有关部门传阅。
6.因业务需要查阅某文件须经人力资源部同意，必要时须报总经理批准。密级高的文件，应锁在保险柜内。
7.公司正式文件须经公司总经理签发。
8.公司正式文件的撰写、制发由人力资源部负责。
9.发文的密级按《保密工作条例》有关规定确定。
四、公文归档和销毁：
1.公文办理完毕，应及时将公文定稿（包括领导的修改或批示稿）、正本和有关材料立卷归档。
2.调取、查阅存档公文须经公司总经理或总经理授权人批准。
3.没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和分管副总批准后，可以定期销毁，并应当进行注销登记。
五、附则
1.另附《保密工作条例》同时实施。
2.本制度解释权属公司。
3.本制度自公布之日起执行。
杭州博世数据网络有限公司
2010年11月16日
杭州博世数据网络有限公司
保密工作条例
为保守国家和公司秘密，加强公司的业务管理，确保公司文件、业务资料的有效利用，制定本条例。
一、目的：
1.公司秘密即指涉及公司利益、依照一定程序确定、在一定时间内只限一定范围内的人员知悉的事项。
2.公司总经办、人力资源部是公司保密工作职能部门，负责公司并指导各部门的保密工作，进行保密教育，调查处理失密、泄密事件。
3.公司每个职工均有保守公司秘密的义务和制止他人泄密的权利。
二、保密范围和密级划分：
1.公司保密范围划分的原则是：如被不应知悉者获知，将会对公司利益造成下列后果的各类事项，均属公司秘密。
1)损害公司经济利益；
2)损害公司声誉；
3)损害公司对外关系；
4)妨害公司业务的开展；
5)妨害公司有关规定、制度、计划的实施；
6)危害公司秘密业务情报来源的安全。
2.密级划分：公司秘密文件的等级划分为绝密、机密、秘密三级。
1)绝密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成特别严重经济损失或特别严重不良影响，如公司的战略发展策划、公司的长远规划、重大项目的决策、整体财务情况以及公司领导的变动等。
2)机密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成严重经济损失或严重不良影响，如公司领导会议的决定、公司的规划、总体经营状况、机构调整和部门负责人的人事变动等。
3)秘密级：如被不应知悉者获知，会给公司造成经济损失或不良影响，指第1、第2项以外的公司内部规定、计划、经营、财务、人事等情况。
3.公司各类文件、资料密级由起草部门提出密级建议并由有关公司领导确定，由人力资源部印制时写明“绝密、机密、秘密”字样。
4.根据工作需要和情形变化，密级可以变更或解除，其审定权限与确定密级权限相同。
三、保密制度：
1.知晓范围：密级划分所定内容除公司领导有权全部知晓外，绝密级只限公司总经理指定的人员知晓，机密级只限负责该项工作的主要负责人以 及该主要负责人认为必须知道的人员知晓，秘密级只限相关人员知晓。
2.备份：绝密级资料原则上不能摘抄或复印，确需摘抄或复印者须经公司总经理批准，机密级资料需经公司分管领导批准，秘密级资料须经所属部门或公司的负责人批准，交由人力资源部复印并登记，复印者应详细填写清单，并注明复印件份数及去向用途，原则上年终应交回总经办销毁。
3.保密工作的基本要求：
1)不该说的话不说；
2)不该问的事不问;
3)不该看的文件不看；
4)不该记录的秘密不记；
5)不携带保密材料外出；
6)不随便谈论保密事项；
7)不在不利于保密的地方存放需保密的文件、笔记本。
4.如发生或发现泄密情况，应立即报告总经办和所在部门负责人，以便及时采取补救措施。
四、奖惩：
1.对于模范遵守本条例的部门和个人将予以表扬，对于制止他人泄密行为或发现他人泄密及时报告、使公司能及时采取措施补救的职工，将视情况予以表扬和奖励。
2.对于违反本条例，玩忽职守，造成失密、泄密,使公司受损失者，给予处罚。行政处分，直至依法追究法律责任。对有过失及时报告并积极协助
采取措施补救的，可酌情减轻处罚；对造成泄密后故意隐瞒不报的，将予以从重处罚。
五、附则：
1.公司应参照本条例制定实施细则实施。
2.本制度解释权属公司。
3.本制度自公布之日起执行。
杭州博世数据网络有限公司
2010年11月16日
点击咨询 