档案整理实习心得[5篇材料]

第一篇：档案整理实习心得

档案是指人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。下面是小编整理的档案整理实习心得，希望对大家有帮助！档案整理实习心得1

在一个月的实习过程中，经过领导的关心指导，同事的热心帮助，老师的悉心解答和自己的认真思考，我得到了以下几点收获：

一、做到了理论联系实际。把自己在学校学到的理论知识应用到实际工作中，又用实际工作巩固理论知识。更重要的是，在工作中常常会遇到实际工作与理论知识不尽相同，经过同事和老师的解答，学习到了很多书本上没有的知识。

二、接触到了正真的实际工作，了解到了实际工作需要怎样的素质，为自己以后的发展指出了道路。

三、学到了社会生活中待人接物的方式，扩大了社交范围。

四、提高了适应艰苦环境的能力。虽然来之前就以听说条件可能会很艰苦，来了之后发现比想象的还艰苦，但我都能克服困难，乐观对待。

五、增加了对防城港市的了解，认识到了xx市的巨大发展潜力，而且每天在海边，心胸更开阔了。

当然，经过一个月的实习，我也认识到自己存在者很多的不足，主要表现在以下几个方面：

一、理论知识不扎实。在实际工作中，还有很多的问题无法用所学的知识解决。

二、社交能力有待加强。在这一个月里，虽与同事相处融洽，但未能做到积极主动，与同事多交流。

三、工作经验不足。因之前没有做过整套的档案整理的过程，对工作的估计不足，使得后期工作开展得有些被动。

以上就是我对这一个月以来工作的小结，我会吸收经验，反省教训，在以后的工作中发扬优点，补齐不足，争取做个有为青年。

通过这个月的实习，我得到以下启示：

一、发现新问题之时就是我们增长新知识之时。发现问题，就是因为之前没涉足过，当我们不断地发现、解决问题，那我们没涉足过的领域就会越少，以后遇到的问题就越少，本事就这当中增长。

二、在大学里学什么专业并非非常重要，重要的是你在大学里学到什么本事，所学的本事是否适应工作的需要。像在这里遇到的很多人，他们以前并没学过什么办公室工作，但依然能在办公室干得很好。

三、对未知、未涉及过的问题、工作，要多方征询建议，做充分的思想准备，宁可准备得过一些，也不能麻痹大意。像我对档案整理的部分工作，之前有没整过，准备又不充分，造成后阶段的工作很被动。

四、只有真的在一个地方生活了一段时间之后，才能真的了解那个地方。我以前对防城港也有些印象，但在这生活了一个月之后，对防城港的印象发生了很多的变化，才真的算是了解了防城港。

企业档案馆是档案馆家族中的一员，是企业设置的管理本企业档案的档案馆。本钢档案馆是本溪刚特集团的档案馆负责本钢的档案方面的协调和指导工作，其下多个二级单位设归档点，负责本单位归档档案的整理。馆藏6000万卷档案，有从1905年日本在华进行资源掠夺时期在本溪设立的本溪煤铁公司时起的日伪档案，及大量的技术档案。作为企业档案馆的本钢档案馆馆藏了大量的技术档案利用频率高，但技术档案利用后的效果不易量化，作用不是很明显。但这不能抹杀了技术档案的保存的价值。企业档案馆保存的档案也是为现行工作提出依据，为纠纷提供依据。

一、参观我院档案室的认识

认识实习的第一天我们就来到了我们学校自己的档案室，这毕竟是我们第一次进入档案室，心中无比的兴奋和激动。以前在书本上看到的和课堂上老师的口中听到的，今天都见到了，不紧看到了我们还可以用手亲自接触到。听了蒋主任的介绍我知道了：档案室总面积为415平方米，三室分开（即阅档室、库房、办公室），集中统一管理全校的所有档案。现室藏档案15092卷，其中延续冶专档案全宗6402卷、原高职专3767卷、师专4923卷。档案整理采用实体分类法，档号模式按照年度号、分类号、案卷号三部分组成。听完了主任的介绍我们就自由的参观了，走进库房，看着那些看这陈旧的档案和那墨绿色的档案柜，好奇的摸着那些发黄的档案。档案管理不是那么简单的，学习档案都知道那“八大环节”。

学习的时候看着好像很简单，但今天看到了才知道并不是那么容易的。档案室积极开发档案信息资源，通过编写目录、汇编、检索工具、大事记等编研产品。这些信息资源的建立，大大提高了档案的利用率，收到了良好的社会效益和经济效益。

快要进入尾声阶段，蒋主任还对档案工作进行了简短的介绍。他认为从事档案事业的人都是那些能忍耐寂寞的，甘于默默奉献的。做幕后英雄的人。喜欢安定的工作环境。

二、走访专业档案馆————xx档案馆

城建档案馆的建立还有个小插曲，从1976年唐山地震后，人们找水源解决饮用水的问题意识到了城市建设方面的档案很重要性。开始建设城建档案馆。城建档案是指进行城市建设规划管理等工作中形成的具有保存价值的图表、数据、文字材料等；是进行城市规划、勘测、设计、管理、抗灾、战备等工作的重要凭证、依据。作为专业档案城建档案他的分类也是很复杂的，共十三大类、七十二属类、若干小类。其中大多数是建设工程档案，他是指整个建设项目从酝酿、决策到建设投产使用全过程中形成的应归档保存的各种载体的档案。其包括工程准备阶段的文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件。

xx档案馆的建筑外形古朴，庄重。圆拱的门。在那里我第一次看见了密集架。但没有机会亲手摇开它。负责接待我的人给我们看了一卷工程档案，给我们演示了图纸的折叠方法。参观之后我们对专业档案尤其是城建方面的档案有了新的认识。

第二篇：档案管理工作心得

档案管理工作心得

档案管理工作心得

档案管理是企业管理的重要组成部分，它能记载和反映出公司日常工作和建设活动的全过程和成果，可及时为领导决策和各工作部门提供内容翔实的信息资料。因此，我们必须把档案的整理、立卷、归档和保管工作当做一项十分重要的任务来抓好、抓实。

如何做好本单位档案管理工作？

一、目标与前提

档案管理的最佳状态，即达到收集完整、整理有序、分类合理、立卷规范、保管妥善、查询便捷的目标。档案管理的硬件要硬，“软件”还要硬，这是实现档案管理法制化的必要前提。首先，公司必须要有能够达到防火、防盗、防泄密的档案室，并配备必要的档案密集柜、温度测量仪、灭火器、办公电脑等相应的办公设施，这是最基本的硬件保证。其次，单位应该高度重视，分派政治觉悟高、业务能力强的人负责档案管理工作。再次，公司要根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》、国家档案局令(第10号)《企业文件材料归档范围和保管期限规定》等相关法律规定，结合实际情况建立、健全档案管理工作的各项>规章制度。

二、收集与整理

归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系；应区分不同价值，便于保管和利用；应保证纸质文件和电子文件整理协调统一。各部门兼职档案员应积极配合档案管理员做好档案的收集与整理，在规定时间内按要求做好文件的分类、收集，保证归档文件材料完整、准确、系统，并及时移交档案室。

三、立卷与归档

立卷和归档是档案管理的一项重点工作，好的立卷归档工作对于保存有价值的文件，以及积累档案史料有着十分重要的意义。因此，做好立卷与归档工作需把握以下几点：

（一）组件分类。文件收集移交之后，就到了集中统一立卷的环节。我们应将收集到的文件材料逐一进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。归档文件一般采用按分类、按机构（问题）分类、按保管期限分类三种方法进行分类，确保归档的材料都有保存价值，并确定保管期限。在组件分类的过程中，要重点检查归档的材料是否齐全完整，对破损的文件材料要修补或复制，剔除重复、多余的材料。

（二）排列与编号。归档文件应在分类方案的最低一级类目内按时间结合事由排列，同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。编号时应依分类方案和排列顺序编写档号。档号编写应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。

（三）编目与装订。一是归档文件应逐件编目，并依据档号顺序编制归档文件目录。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录还应设置序号、文号、题名、日期、页数、备注等项目。二是案卷的装订。归档文件装订应牢固、安全、便捷，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订时应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。为便于管理，相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致，不同期限的装订方式应相对统一。

（四）编页与装盒。纸质归档文件一般应以件为单位编制页码，页码应逐页编制，宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。最后将归档文件按顺序装入档案盒，并填写档案盒盒脊及备考表项目。

四、借阅与归还

公司应严格执行保密制度，建立、健全档案借阅制度和档案查阅登记表。任何档案的借阅都应该严格履行审批和登记手续，凡借出的档案都应及时催还，归还时发现文件短缺、增删等现象应立即追查。

五、保管与销毁

档案的保管期限分为永久、30年、10年三种。到了销毁的年限时，应先登记，编制清册，并按有关规定履行审批手续后，再将需要销毁的档案逐一进行销毁，销毁时需要至少两人监督，销毁清单及记录需打印纸质档案保存。

第三篇：档案继续教育心得

一、所学知识的概括和总结

2010年六、七月间，我有幸参加了黑龙江大学承办的黑龙江专业技术人员继续教育知识更新培训。学习期间，我学到了档案管理行业的许多新知识、新技能，具体包括：

现代图书馆的平等服务理念、知识自由理念、信息公平理念、民主政治理念、社会包容理念、关于图书馆的核心价值；现代公共图书馆服务体系建设的相关概念、总分馆体系、构建我国公共图书馆服务体系的基本思路、英国和美国公共图书馆服务体系建设概况；OA环境中的文档处理、国家行政机关公文格式；确定归档范围、划分保管期限、编写立卷说明、档案信息化与纸质、照片档案数字化、电子文件档案管理、数字化背景下文件档案信息的长期保存、当代视域下出版业态的变化、选题策划的意义、地位和作用、选题策划和出版运作的创新思维等等。

我在XXXXXXX生物技术系从事系秘书工作，主要日常工作是使用校园网络办公系统（OA），接发文件、通知，对、系内的各类文件进行整理归档。本次学习内容中的OA环境中的文档处理、国家行政机关公文格式，确定归档范围、划分保管期限、编写立卷说明、档案信息化与纸质、照片档案数字化、电子文件档案管理、数字化背景下文件档案信息的长期保存等内容恰好与我的日常工作内容吻合，使我受益匪浅。结合所学知识，先将我的日常工作流程总结如下：

1.收文流程

收文流程主要是处理和记载收来文件，并对接收的所有正式电子公文实现签收、登记入库、拟办、批办、承办、传阅、催办、注办等。

（1）签收

文档管理员应使系统保持随时接收文件状态，新文件到达后，系统有提醒管理接收功能。工作人员在清点、检查后，履行签字手续。

（2）登记入库

按照收文处理单确定登记项目后系统自动登记。将文件按流水号归入文件库，并自动生成收文列表同时形成文件总目录。来文经登记后，系统自动给来文单位一个回执，以通知对方来文已经收到。

（3）拟办

需要承办的收文，由办公室主任或承办部门负责人提出拟办意见，填写收文处理单的拟办意见栏内。拟办时需填写拟办意见的权限，并有相应的数字签名。

（4）批办

拟办结束后，由主管领导、主要领导在自己的权限内，根据拟办意见提出批办意见，填写在收文处理单的批办意见栏内，并进行数字签名。

（5）承办

文档管理员根据领导的批办意见决定承办部门，承办部门对文件进行办理，并在办理后写出办理意见。办理完毕由承办部门填写收文处理单的办理结果栏。

如机关需要收文处理单，可根据后台形成的文件处理单打印输出。根据领导的不同需求，把承办件的办复情况，以月或季度为单位打印出文件列表，方便领导审查。

（6）传阅

对不需要具体办理只需要领导传阅的文件，由文书部门决定文件传阅人，并给予传阅人提示，传阅人阅毕在收文处理单的传阅栏填写意见，进行数字签名，系统自动记录并填写传阅人签字时间。如机关需要文件传阅单，可根据后台形成的文件传阅单打印输出。

（7）催办

基于文件办理时限，系统对在规定时间内没有办理完毕文件，自动填写催办单或通过短信、邮件，发送给办理单位进行催办，由承办部门在收文处理单的催办栏内填写催办回执。催办

单分为一次催办、二次催办、三次催办，每次催办都有催办意见、催办时间、回执等。如机关需要文件催办单，可根据后台形成的文件催办单打印输出。

（8）注办

文书部门对已经办理完毕的文件实行办理完毕确认，并对办理完毕文件进行全面检查，以确定办理文件的完整性。同时，文书部门在收文流程全部进行完后，将收文处理单保存并与入库的原文件进行关联以备查看。

2.发文流程

发文流程主要功能是处理内部制定的或外来转发的电子公文，对所有正式公文进行草拟、审核、签发、会签、复核、编号制发、注发、登记入库等全过程的处理及管理。

（1）草拟

电子文件的草拟过程是运用文件处理系统在计算机上进行的。首先进入文件制作页面，文件制作页面实际上是一份文件审批单，上面设置了文件必要的背景信息，包括拟稿单位、拟稿人、公文标题、主题词、主办单位、密级、紧急程度、发文字号、签发人、会签单位等选项。

拟稿人进入文件草拟界面，用定制好的模板起草文件。文件模板是根据《格式》制作的，撰稿者只要在格式中填写相应的内容，即可形成格式规范的文件。

（2）审核

文件成稿后，拟稿人在填完“发文单位”、“标题”、“主题词”等选项后将文件存入待发文件夹中，然后通过机关内部网络，将文件草稿传给文书部门，文件便进入审核阶段。审核人签注审核意见，并规范签注、时间，以示对文件审核工作负责。在文件处理系统中，审核人可对原文进行圈阅和批注，系统自动记录审批的详细过程，起草人也可以随时查询追踪自己的送审文稿的审核状况。本机关单独发出的文件，拟稿人员初拟完成后，转给有关领导审修，领导可在文件审批单领导批示栏内填写审修意见。文中修改部分，系统将自动记录修改过程，作为文件背景信息存在，以保证文件的完整性。文稿需反复修改者，系统自动标明并记录一稿、二稿、三稿，文档管理员根据文件的重要程度设置保留稿本功能，重要文件可自动保留各种稿本，并归入文件形成日志。

（3）签发

文件审核完毕，交由机关主管领导或主要领导签发，领导人进入签发界面，填写签发意见和签发时间。如领导同意发出，则自动进行数字签名；如不予签发，则附有处理意见。

（4）会签

如果文件有两个或两个以上机关联合发出，拟稿完成后应将文稿交相关机关会签。会签机关可在发文处理单的会签栏内提出会签（修改）意见。文稿需反复修改者，可自动标记并记录一稿、二稿、三稿，重要文件系统自动保留各种稿本，并归入文件形成日志。

修改过程直接在文件运转日志中记录，作为文件的背景信息存在，以保证文件的完整性。

（5）复核

复核就是文书部门对文件的定稿及生成过程再次进行核查，避免在印刷中出现问题。在复核之前，如果文稿需要修改，必须根据领导的签发意见，对文稿进行修改，修改后还要对文稿进行校对，校对工作可以利用校对软件系统进行操作。经过复核与校对，确认文稿从内容到形式没有任何问题后，准备将文件发出。

（6）编号制发

包括编制发文号（计算机可对文件自动编号）、进行版面设计与校对、数字盖章、发出。系统内部预先设计规范格式的文件模版供发文时选择使用，并由发文处理单自动生成正式文件。局域网内本机关各部门之间应一律采用网上文件传递，往外机关的文件逻辑（网上）、物理（介质）、传统三种方式传递。文件发出后，在网上或通过其他方式接收回执，作为文

件的附件存在。

（7）注发

标明注发范围（主送、抄送机关）、紧急程度、秘密等级。

（8）登记入库

文件归库时自动登记发文列表，发文列表基于发文处理单形成，同时自动形成文件总目录。将发文处理单保存并与入库的原文件进行关联以备查看。

发文从形成正本起即为只读文件，不允许任何人对正本进行更改。

3.传输流程

电子公文传输也是电子政务系统的重要内容。电子公文传输有别于传统的公文传输，政府机关之间通过互联网进行公文的传输、交换、共享及处理，加快了公文的流转速度，提高办公效率和信息资源利用率。传输流程主要功能是在机关内部依赖局域网实现电子公文从一个部门到另一个部门的发送与接收，在机关之间通过政务网实现电子公文从一个机关到另一个机关的发送与接收。在电子公文传输过程中，包括对公文进行压缩/解压缩、加密/解密、签名/验证等操作。

（1）发出流程

在进行收发文时首先进入电子文件专用系统的主界面，点击发文管理便进入发文管理界面，查看等待发出文件的情况，选择收文单位地址，将文件发送出去。文件发出后，文书部门应注意受文单位的回执信号，以便确定对方是否收到文件，并作相应的处理。

（2）接收流程

在电子文件专用系统的主界面上点击收文管理，进入收文管理界面，选择待收文件，阅读或打印文件。

二、收获与体会

一、加强业务学习提高自身素质。

学习是一切才能之源，要读有字之书，更要读无字之书，要在实践中学习，在实践中增长才干，提高业务能力和综合素质。

如果不加强学习，就无法适应社会的发展，就可能会被社会所淘汰，今后一定要注意在工作岗位上、在各种社会实践巾，不断学习知识、积累工作经验，“读有字之书，更读无字之书”，把学习当作工作、生活的部分，当作生命的部分。当今建设工程专业的技术不断更新，如果不经常的进行学习，就无法跟上当前的发展，所以，学习尤显重要，不仅要学习专业知识，汲取本领域最新成果，具备丰富的理论知识，更要充分利用经常下基层指导工作的便利条件，虚心向基层同志学习，读好实践这本无字之书，在实践中增长才干。

国际著名学术团体——罗马俱乐部在《回答未来的挑战》中指出，学习有两种类型：一种是维持性学习，它的功能在于获得已有的知识、经验，以提高解决当前已经发生问题的能力：一种是创新学习，它的功能在于通过学习提高个人发现、吸收新信息和提出新问题的能力，以迎接处理好社会日新月异发生的变化。试着把学习中的“记”向“问”的转化，勇于提出问题，摆脱思维定势，对问题保持一种敏感性和好奇心，通过批判性思维，形成自己的独立见解。

二、要崇尚敬业、乐业、培养自己的创新素质。

敬业乐业关键是要强化先进性意识，有一种积极向上的迫切要求，从小事做起，善于做小事，提高工作的积极主动性。珍惜岗位，努力工作，大力弘扬“敬业、求实、合作、创新”八个字的机关文化精神，在工作中实现自身价值，刻苦钻研业务，干一行、爱一行、钻一行，掌握信息化的前沿技术，扎实做好服务工作，只有健康的心理，对客观事物有正确的认知矛¨良好的心态；良好的自信，对自己的能力与水平的恰当认同与相信；灵活的思维，在追求目标中不受思考角度的影响：强烈的创新意识，在思想系统中弥散浸润着思新求变的意向与冲动；明确目标，对未来白我有清楚的设计与追求，理想目标要清晰、可行、有价值；恒久的耐心，在追求目标创新过程中，始终保持对目标实现的高度期待；坚强的意识，为达到日标而克服困难的心理状态；坦诚的合作意识；献身精神，对新事物中蕴含的无私热爱与忘我追求

第四篇：档案培训心得

档案培训学习心得

今年，我有幸参加了由公司选派北京市档案局举办的《2010年第一届档案人员岗位培训》。通过在培训班的学习，个人感觉获益良多，不但提高了对档案理论学习的认识，也增强了自觉学习的认识。下面将所学知识，结合部门档案情况作如下阐述。

一、档案分类：

目前，最基本档案分类是以内容为标准，将档案分成文书档案、科技档案和专门档案。我部所涉及到的档案为文书档案（请示、报告、批复等）；科技档案（设备档案、基建档案、产品档案）；专门档案（统计档案）

二、档案的分类及案卷排列方法

1、文书档案的分类及案卷排列

⑴—组织机构分类法（我部采取的分类方法）⑵—问题分类法

⑶—机构—保管期限分类法

⑷保管期限——机构分类法

案卷排列是按照档案所反映的时间顺序、机构问题或工作上的联系排列。

2、产品档案的分类及案卷排列

产品档案的分类方法主要采用型号分类法，是以一个

1型号产品的档案作为分类单元，对产品档案进行具体的类别划分。（属于科研档案，不做详细阐述）

案卷排列的基本方法：产品按产品开发设计（含初步设计、技术设计）、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列。

3、设备档案的分类及案卷排列

设备档案分类的基本方法是型号分类法，它是按照设备的使用性质结合设备型号，对设备档案进行分类（我部按机械设备，运输设备，办公设备，房屋、建筑设备分类）。

设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护排列。

4、基建档案的分类及案卷排列

基建档案最基本的分类方法是工程项目分类法，即以工程项目为单元进行的分类。

基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

5、统计档案的分类及案卷排列

统计档案最基本的分类方法是分类法，案卷排列是按照档案所反映的时间顺序排列。

三、组卷的具体方法

下面以基建档案为例，详细描述基建档案组卷的具体方法：

1、基建文件内容

第一卷：基建计划任务书等重要文件（项目建议书及批复、会议纪要、领导讲话等）

第二卷：建设用地征地、拆迁文件（用地许可证、地形图、选址报告及批准、拆迁协议书、报告等）

第三卷：地址勘探、测绘、设计招投标及承包合同文件（初步设计、规划方案、招投标/设计、承包合同、施工、监理文件）

第四卷：工程竣工验收及备案文件

第五卷：工程概算、预算、决算

第六卷：工程监理文件（监理管理资料、监理工作记录）

2、施工技术文件

①土建专业②暖卫、燃气（设备）专业③电气专业④通风、空调专业⑤电梯专业

3、竣工图

①综合竣工图②建筑竣工图③结构竣工图④暖卫、燃气竣工图⑤电气专业⑥通风、空调专业⑦电梯专业

4、财务、设备管理

①工程概算、预算、决算②交付使用的固定资产

总之，通过本次档案知识的培训感受到了系统档案管理工作与日常工作之间的差距。在今后的工作中，我力争把所学的知识，融入到实际工作中，使部门的档案管理工作向制度化、正规化迈进。

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二〇一〇年五月十四日

第五篇：档案实习参考

实验一：文书立卷

实验名称：文书立卷与归档文件整理 总学时： 14 适用专业：档案学专业 开课学期： 1

一、实验目的

通过本实验，使学生掌握文书立卷的一般程序、基本方法和要求，并在此基础上理解文书立卷的意义、优缺点以及进行文书立卷改革的必要性。

二、实验原理

文件的整体功效大于单份文件的功效。文件整体是指由一个事件、一项工程、一个人、一个机关、一个国家形成的一组或一系列文件的集合体。“文件整体”缩小了检案范围，在手工条件下便于查找，并且满足了人们了解事物原貌的要求。文书立卷就是将一组有联系的文件组成案卷，形成文件系统中最基本的集合体，并将这些文件有序化、固定化，以便长久保存。为此，立卷时应坚持如下原则：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

三、实验仪器及材料

（一）实验材料

若干的某高校的党务、行政、教学类复制文件材料。

（二）实验仪器

去钉机，号码机，涂纸液，装订机，棉线，浆糊，白纸，卷皮（盒）。

四、实验步骤

（一）编制分类方案

根据机关（实验文件材料所属机关）内部机构设置、职能分工、文件数量等情况编制分类方案。

如机关规模较大、文件数量较多、分工明确、内设机构稳定，宜按机构分类，即一个内设机构为一类；反之，宜按职能（问题）分类。

（二）分、分类

1、分

所属不同的文件应分别立卷，不同的文件不应该放在一起立卷。

（1）计划、预算、决算、总结、统计表等应放在文件内容针对的立卷。

（2）请示与批复，应放在批复立卷。

（3）跨的会议文件放在会议开幕立卷。

2、分类

将同的文件按分类方案进行分类。

（三）划分保管期限

按照国家档案局制定的《文书档案保管期限表》的规定，准确地判定每份文件或每组文件的价值，划定保管期限为永久、长期、短期三种。、永久：即凡是反映组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列入永久保管。、长期：即反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料划为长期保管，年限一般为 16 ～ 50 年左右。、短期：在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管，年限一般为 15 年以下。

（四）组卷

要按照保持文件之间的历史联系，反映出机关工作的历史面貌，并便于保管和检索利用的基本要求，在区分文件的保管期限和进行适当分级的基础上，以问题特征为主，灵活地结合运用其他特征（即时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征、地区特征）进行组卷。

1、把密切联系的一个问题、一项工作、一次会议、一个案件的文件按重要程度、文件多少合理组卷；印本与定稿、正件与附件、请示与批复、批转（转发）件与被批转（转发）件应放在一起组卷。

2、适当分级：将上级、本级、下级的文件适当分开，防止将上级、本级、下级文件一竿子到底的立卷方法。、一组具有密切联系的文件，应统一确定它们的保存价值。一般采取就高不就低，从长不从短的原则。

4、每个案卷的文件数量要适当，避免过厚或过薄。

（五）排列卷内文件

卷内的每份文件，应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。、对只有一个作者，一个问题的案卷，应按文件日期先后顺序排列；对只有一个作者、几个问题的案卷应先排问题，后排时间；对只有一个问题、几个作者的案卷，应先排作者、后排时间；对只有一个作者、几个问题的案卷应先排问题、后排时间；对只有一个问题、几个作者的案卷，应先排作者、后排时间；对只有一个问题、一个作者、几个地区的案卷，应先排地区、后排时间。、印本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；批转（转发）件在前，被批转（转发）件在后；会议文件按重要程度结合形成顺序排列。

（六）编写页号，登记目录，填备考表

案卷内的文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应以案卷为单位，统一在有文字的每页材料正面的右上角或右下角，背面的左上角或左下角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。

案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，每一格只写一行字，用钢笔或毛笔正楷填写。对文件的题名（标题）不要随意删改和简化，没有题名的应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者（文件作者）、年月日的文件要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。

案卷卷末应放置备考表。有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内；若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填写上以示负责。

（七）去除金属，裱糊加边，装订案卷

卷内文件材料要去掉金属物。

对装订线外有字迹的要加边，对破损或大小不一的文件，要加以修复、折叠；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

装订案卷时右侧装订的卷要左侧、下沿取齐，文件要与卷皮下沿取齐，不得放倒、放反、放斜，不得钉住字，也不能漏订。采用三孔一线的方法装订，孔距要适当，孔眼不宜太大，用线绳装订，要勒紧，结头结在背面。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。

（八）拟写案卷标题

案卷标题是对卷内文件的主要内容与成分的概括揭示。

应全面、准确、简明地对卷内文件成分和内容进行概括，一般应标出卷内文件的作者、问题、名称三个基本部分，必要时还应加上地区、时间或通讯者。内容避免过于抽象、笼统，也不可具体罗列文件标题。一般在三、四十个字以内标出为宜，最好不要超出五十个字。

（九）填写封面

案卷封面要用毛笔或钢笔正楷填写清楚，字迹要工整、清晰。卷皮封面顶端一栏填写机关全称，第二栏填写组织机构或问题类别。标题的行距要安排适当。

（十）排列案卷，编制目录

一个的案卷，应先按永久、长期、短期三种不同保管期限分开，同一种保管期限的案卷，按组织机构或问题，并依照案卷之间的有机联系，结合重要程度排列顺序，并编上案卷号。

案卷目录按不同的保管期限编制，可根据案卷数量多少确定。

五、实验结果及其要求

（一）实验结果

将杂乱无序的文件有序组合并装订整理，形成若干案卷。编写案卷目录。

（二）实验结果要求、准确划分文件所属、案卷的保管期限。、组卷合理，能反应出机关工作的历史面貌，便于保管和检索利用。、卷内文件排列有序，材料齐全（含卷内文件目录和备考表），卷内文件目录填写规范。

4、装订整齐、结实、美观。、案卷标题内容准确，文字简练、通顺，合乎语法，标点正确。

6、案卷封面抄写工整、清晰。

六、思考题、应归档的文件材料有何特征（如何划分文件材料归档和不归档范围）？

2、组卷时应如何保持文件之间的有机联系？、通过本实验操作，你对文书立卷这顶工作的感受是什么？

实验二：归档文件整理

一、实验目的

通过本实验操作 , 掌握归档文件整理的方法和要求，深入理解文书立卷改革的重要意义。

二、实验原理

计算机的应用为简化归档文件材料的整理方法提供了技术支持。归档文件整理是相对于传统立卷方式而言的，是指在“简化立卷，深化检索”的思想指导下，破除卷的概念，直接以件为单位归档整理；并在计算机条件下，将文件级目录录入电脑，实现快速便捷的检索查询。总之，以文件为单位整理归档文件，既最大限度地保持了文件的历史面貌，又便于计算机管理和应用。

三、实验仪器及材料

（一）实验材料

本二级学院未归档的文件材料。

（二）实验仪器

档案盒，档号章，去钉机，装订机，棉线，浆糊，白纸，号码机，计算机，归档文件整理软件（GD2000 软件）。

四、实验步骤

（一）划分文件材料的归档与不归档范围

区分归档与不归档的文件材料，将凡是具有查考保存价值的本机关的收发文件、电报、会议文件、机关内部使用的文件、电话记录、会议记录等均需归档的文件材料留存整理。

（二）整理成件

将单份文件经过初步整理装订以达到“件”的要求。、一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。、归档文件应齐全完整。破损的文件应予修整；字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。、归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。．每一件归档文件应有完整连贯的总页号。对自身有页号的文件不再编页号；对自身无页号的文件材料要补编页号，文件中有图文的页面为一页；如果一份文件材料的页号由几部分组成（如正文、附件各自编页号），那么此类文件材料的页号要重编。

（三）分类

1、分

按文件的形成时间区分文件的所属。

2、划分保管期限

按有关的保管期限表将文件划分为永久，长期，短期三种。

3、分机构（问题）

按《广西区归档文件整理实施细则（试行）》的要求结合实验文件材料所属机关的具体情况分类。

（四）排列编号

在每个小类下面的所有文件按时间先后顺序排列，给每小类排列好的文件编上件号，均各自从 1 开始编制到最后一份为止。

在文件上方空白处盖上归档章。

（五）录入，编写书面文件目录

将文件级条目录入计算机。

编写书面文件目录。录入后打印出一套目录保存。目录可一年装订一本也可一年内按保管期限或类别分开装订成若干本，根据目录量多少自己掌握。每一本目录应加一张封面，并在封面把相关内容填写好，保管期限、机构（问题）可根据需要选择填写或不填写。

（六）装盒

把文件装入档案盒内。装盒时不同、不同期限、不同类别的文件不得装在同一盒内。装好后在背脊上相关栏目填上相关内容，盒号暂不填写（待将来档案馆接收档案进馆时根据需要统一填写）。盒内放备考表，以说明盒内文件情况；无情况说明的填上整理人、检查人、整理时间，以示负责。

五、实验结果及其要求

（一）实验结果

将归档文件以“件”为单位分类整理，使之有序化。

（二）实验结果要求、准确区分文件的归档范围和判定文件的保管期限。

2、准确确定文件“件”的内容及件内文件的排列顺序。

3、分类科学合理。

4、文件装盒符合规范要求。

六、思考题、归档文件整理与文书立卷的步骤有何不同？相同环节的具体做法有什么差别？、归档文件整理方法较之文书立卷有何优点？