如何提高秘书工作积极主动性的心得体会

第一篇：如何提高秘书工作积极主动性的心得体会

如何提高秘书工作积极主动性的心得体会

任何工作都具有一定的被动性，但秘书工作的被动性方面显的更加突出。如何从秘书工作的被动性走向积极主动，我们需要从思想上和自身素养上进一步提高对秘书工作的正确认识。秘书虽然只是参谋、协助领导从事各项工作，始终处于从属地位，必须随时随地按照领导的指示和意图办事，不允许自作主张、自行其是、我行我素，被动性较强，这是秘书应该具备的基本特质。但秘书作为领导的参谋和助手，在开展各项工作中只要积极主动、勇于创新，不仅能够提高自身的成长和进步，而且也会极大提高领导的工作质量和决策水平。

秘书直接为领导服务，因此，更好地服务领导应是发挥自身积极性、主动性的出发点和落脚点。秘书工作必须围绕领导交办的工作进行。在工作，我们要通过克服秘书工作的被动性，不断主动创新服务方式、提高服务质量，出色完成领导交付的各项工作任务，这是从事秘书工作者必须遵循的原则。有人认为，秘书工作本身就是被动性较强的工作，秘书只要按照领导的意图“从命行事”就行了。其实不然，秘书工作虽多为“从命行事”，被动性较强，但绝不能简单理解为消极的被动，秘书也决不能成为拨一拨动一动的木偶。在协助领导工作中，秘书仍然有发挥主观能动性和创新性的广阔天地，有足够的创作空间发挥才智、进行创新。例如，领导布置一项工作任务，一般都是站在比较高的角度交代办事意图和工作思路的，无论领导交代的办事意图和工作思路如何详尽、严格，都不可能面面具到到工作中的每一个细节。这样，便给秘书发挥自身的创新性、主观能动性提供了有利的机会。事实上，再高明的领导，也有听不见的声音，看不见的灰尘，工作中的疏漏和缺失是难以完全避免的。作为一名优秀的秘书，在工作中不但能向领导提出一些真知灼见的建议，而且能够发现和帮助领导及时纠正某些不确定的想法和做法。在某种程度上，秘书的正确意见和合理建议能使领导的意图和工作计划更加完善，能推动全局性工作的顺利开展。当然，要做到这一点并不容易，首先要有勇气，敢于坚持原则。有的人明知领导做法不对也不指出，甚至把领导的缺点当成优点来吹捧，这是极不负责的表现。其次要有能力，在开展每一项工作时一定要做到情况明、思路清，问题看得准，分寸把握得好，不给领导帮倒忙。再次要注重方式方法，给领导提意见要选择合适的时机和场合，态度要谦和，语言要得体，切不可固执已见、鲁莽行事。

在秘书工作中，为尽量减少工作的被动性，增加自身的积极性和主动性，我们应该从以下几个方面不断努力。一是要认真研究、掌握秘书工作的规律，积极采取相应措施，相对地从被动的工作环境和工作思维中解脱出来，争取工作的主观能动性。二是要对每一项工作重点主动作出自己的工作建议，而且要敢于对领导提出自己的观点，不只是被动地等待领导布置工作、安排任务，更不能局限于领导交待一件事办一件事的机械式工作局面。三是要在不违背领导总的意图和指示的原则下，主动积极、尽善尽美地完成领导交办的工作任务；在善于领会领导的指导思想，紧紧围绕中心工作的前提下，寻找主动出击的方向。四是要经常对下一步的工作进行一些预测，争取及早想到下一步工作中可能出现的问题。同时，要对自己开展的工作进行阶段性的总结，通过总结找出成功的经验，也找出失败的教训。并积极主动思考下一阶段将会出现的带普遍性的问题和解决问题的合理方案，这也是缩小秘书工作被动局面的办法之一。

第二篇：论秘书工作的主动性

论秘书工作的主动性

作

者

指导教师

摘要

秘书是领导的参谋和助手，其工作从属于领导并为领导服务，秘书的工作是被动的，但秘书工作的被动性不是绝对的。秘书在自己的工作范围之内，可以发挥主观能动性，在被动中求得主动。本文通过对秘书工作主动性的理论阐述，使秘书了解在工作中发挥主动性的重要作用并掌握如何在工作中发挥主动性，认识到发挥主动性时应注意的问题，并且针对问题提出解决办法，最终提高秘书的工作效率。

关键词：秘书;工作;主动性

目

录

引言.......................................................................................................................1

一、主动性的概述...............................................................................................1

（一）主动性的理论定位...............................................................................................1

（二）主动性的实践特征...............................................................................................1

（三）主动性的内在特征...............................................................................................2

（四）主动性的外部环境...............................................................................................2

二、秘书人员在工作中发挥主动性的必要性..................................................3

（一）党中央和国家政策对秘书工作提出的要求.......................................................3

（二）秘书工作基本性质的要求...................................................................................4

三、秘书人员在工作中发挥主动性存在的问题..............................................4

(一)秘书工作过于被动的原因......................................................................................4

（二）秘书工作过于主动的原因...................................................................................5

四、秘书人员如何在工作中正确发挥主动性..................................................5

（一）正确认识秘书工作的被动性和主动性的关系...................................................6

（二）秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题...........................................................7

（三）秘书工作人员发挥主动性要恰当适度...............................................................7

结论.......................................................................................................................8 致谢.......................................................................................................................8 参考文献...............................................................................................................9

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引言

在秘书工作中不难看到这样的现象：有时候领导急着要材料，秘书人员却迟迟拿不出来；有时候领导要求提前为下一步工作提出预案，秘书人员则在纷繁复杂中理不出头绪；有时候领导决策急需参谋意见，秘书人员所出的主意却远远达不到要求，有时秘书在工作的实践中，秘书人员说话办事、处理问题超出自身的身份地位和职权等越权、越位的现象，以至领导与秘书之间产生矛盾。凡此种种，都源于秘书人员在工作中对如何化被动为主动的“度”把握不准。[1]

随着社会主义市场经济的发展，社会各行业对秘书的素质要求越来越高。工作压力大、任务重、较少地接受专业训练等因素使一些秘书人员形成了错误的工作方式和消极的工作作风。本文旨在使秘书人员正确认识工作的主动性，树立超前服务意识，提高自身素质，合理利用时间，提高工作效率。

一、主动性的概述

（一）主动性的理论定位

所谓主动，《现代汉语词典》给它的释义是：“不待外力推动而行动（跟‘被动’相对）；能造成有利局面使事情按照自己的意图进行。”[2]这种释义是基本可取的。这样秘书工作的主动性就可以分析为以下两点：一是不待外力推动而行动；二是秘书工作能造成有利局面，使各种事务能按照预定的意图行事。

秘书总是辅助领导开展工作的，在工作过程中，秘书人员始终要受到领导意志的制约。不能违背领导的意志而自行其是。同时，从工作内容来说，作为信息的集散地和机关单位运转的枢纽，秘书人员每天有多少文件需要处理，有哪些特殊情况要解决，领导会交代什么临时性事宜，来往的电话、信件有多少等诸多事情，都带有不可预测性。从以上两点可以看出，秘书工作具有典型的被动性。[3]

但是，秘书工作具有被动性，并不是说秘书人员只能被动地开展秘书工作，一味地教条化地照搬领导的指示，工作没有主动性、开拓性、创新性、技巧性，这种秘书并不会受到领导的欢迎。过分被动地开展工作势必会使秘书工作人员穷于应付，使机关单位工作陷入恶性循环之中。随着社会的发展，各机关单位对具有主动开拓精神的秘书人员越来越欢迎。因此，秘书人员在秘书工作中必须发挥主动性。

（二）主动性的实践特征

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如果根据“不带外力推动而行动”的解释才算主动，那么，有些秘书人员工作主动性的表现就可能被忽视。

笔者的看法是，根据秘书工作的实际，秘书人员在开展工作时，其主动性主要体现出以下特征：一是率先性特征，即各种工作秘书人员要首先想到，并能及时提出建议，做好准备。二是自觉性特征，即从意愿、志向上把秘书工作当成发挥聪明才智和实现自我价值的机会。三是劲头足特征，即对秘书工作有兴趣、乐意做，是对自己从事的秘书工作有信心做好。四是为他性特征，即从思想上和行动上与自己任职的机关单位保持一致。[4]

（三）主动性的内在特征

主动性作为秘书人员工作的外在行为表现，必然有其相应的内在特征。这种内在特征主要包括硬件和软件两个要素，即科学文化素质和思想道德素质两方面。前者属硬件，是做好工作的实质性力量；后者属软件，是支配实力发挥的主体。对秘书个体来说，前者要求秘书必须具有秘书职业所需的基础和专业的知识及其技能，这是发挥主动性的基础性实力。改革开放30多年来，我国现代企事业管理理念开始确立，领导科学体系和领导管理艺术不断完善，竞争日趋激烈使领导决策风险日益增加，而领导个人的智慧是有限的。因此，领导工作不仅需要秘书时间、精力、体力上的辅助，更需要智力上的辅助。领导需要秘书有思想，懂管理，能参谋。[5]由此可见，智能服务是时代发展和领导工作实际需要赋予现代秘书的更高层次的职能要求，这也是转型时期秘书工作的新特点；后者要求秘书要有爱岗敬业的职业道德，变秘书工作被动型为主动性的关键是情绪智能。卡耐基在《成功之路》一书中指出：事业成功=专业技能×情绪智能。专业技能在一定时期是相对稳定值，因此，要提高事业成功只能提高情绪智能值。要提高情绪智能值，只有在调适感受、平衡欲望、培养工作的热情和兴趣、增强理智控制能力方面下功夫。因为对事业的热爱是秘书发挥主动性的重要源泉，是不可或缺也无法取代的一种动力，是一种执著的追求。这种热爱，不仅能支配硬件素质充分发挥作用，而且可以在发挥过程中积累实力、增长才干，以充实硬件的数量和质量。

（四）主动性的外部环境

秘书人员能否发挥工作主动性，不仅取决于自身的原因，也受环境因素的影响。其中影响秘书工作主动性的环境因素有以下几方面。

一是领导的因素。秘书人员从属于领导，秘书工作是辅助领导的工作，是服务、参

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谋工作。秘书部门和秘书人员必须按领导意志办事，正是这一点构成了秘书工作的被动性，它与秘书工作的主动性要求是相互矛盾的，秘书就是在不断克服这一矛盾的过程中发挥工作主动性的。这矛盾是由领导和秘书的工作性质和双方关系决定的，所以领导因素影响着秘书人员主动性的发挥。同一个秘书在不同的领导手下工作，其工作效率和质量是有差别的，这是因为不同的领导为秘书形成不同的工作环境，不同的环境将不同程度地影响着秘书人员积极性和主动性的发挥。

二是工作管理的因素。科学的管理、明确的分工，是使秘书人员积极主动工作的环境之一。如前所述，要让秘书清楚该做什么，就应管理科学和分工明确。秘书工作被动性的主要特征是秘书要严格按领导意图办事，不能自行其是、越权行动。如没有明确的工作指示和具体的分工，秘书就会在害怕越权越位的心理支配下被动工作。实行科学管理，让秘书明确工作职责和范围，清楚该做什么不该做什么，这是调动秘书工作积极性和主动性的基本手段。

三是工作内容的因素。因为行业和专业领域不同，秘书个体的兴趣和专长不同，要增强秘书工作的主动性和创造性，就要人尽其才，让各类有专长的秘书去做更适合于自己的工作。

四是工作条件的因素。随着现代科学技术的迅猛发展和办公自动化、数字化的普及，掌握以计算机为基础的各种自动化办公设备的使用技能已成为秘书提高工作效率、发挥工作主动性的必需条件。落后的设备不但影响秘书的工作效率，也会影响秘书工作主动性的发挥。因此，不断完善和更新秘书的工作设备，加强对秘书人员的相关培训，对调动秘书工作的积极性和主动性非常重要。[6]

二、秘书人员在工作中发挥主动性的必要性

秘书工作就好比由参差不齐的木板组成的木桶中的一块木板，工作的好坏，直接影响到整个木桶的容量，影响到整个单位部门、企事业的情况。秘书工作地位越重要，对秘书人员的要求也就越高，秘书人员只有在工作中解放思想，与时俱进，树立超前服务意识，放开手脚，大胆创新，积极发挥主动性，才能提高秘书工作的水平与质量。才秘书人员在工作中发挥主动性的必要性体现在以下两个方面。

（一）党中央和国家政策对秘书工作提出的要求

早在1985年全国秘书长、办公厅主任座谈会上，中央办公厅就曾根据中央领导同志的指示，明确提出秘书工作的“四个转变”，其中之一即是“从被动服务转变为主动

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服务”。1990年江泽民同志在全国各省、自治区、直辖市党委的秘书长座谈会讲话中要求党委办公厅(室)要积极主动发挥参谋助手作用。可见，党中央在重视秘书工作的同时也对新时期的秘书工作提出了更高的要求。随着社会经济的发展，党中央要求广大秘书工作者顺应时代的潮流，响应时代的号召，在工作中发挥主观能动性，提高工作水平和质量，开拓秘书工作新局面，以适应时代的需要。[7]

韩非子有句名言：“不期修古，不法常可，论世之事，因为之备”。这句话给我们的启示是：秘书应紧跟我国法制建设的步伐，不断提高自身的法律素质，凡事虑及法律、遵循法律，这样才能成为一名优秀的秘书。主动地去了解政策，杜绝在辅助和处理日常事务的过程中出现以政策代替法律、以领导之“言”代替法律、借自己的特殊地位超越法律办事、为领导或自己的利益忽视法律。这不仅扭曲了现代秘书形象，也损害了领导威信。同时也是党纪国法所不容的。拥有较高的法律素质为领导服务，是转型时期秘书工作的需要。[8]

（二）秘书工作基本性质的要求

秘书工作是为领导服务。领导之所以需要秘书，正是借助秘书的辅助功能，弥补自己在知识、智能、时间和精力等方面的不足。通过秘书参谋助手作用，进一步完善自己的工作。由秘书人员来发挥“避雷针”的作用，是非常有必要的。如果秘书人员总是被动地等待“领导部署”、“上级安排”，凡事谨小慎微，不敢越雷池一步，提不出任何有见解的意见或建议，那么何谈辅助，何谈参谋？秘书也就起不到本来的职能作用了。[9]特别是在当前社会主义市场经济条件下，领导工作面对的是竞争激烈、瞬息万变的市场，秘书人员若不积极主动开展工作，尽心尽力辅助领导，就只能被社会所遗弃。所以秘书人员做好本职工作，服务于领导，满足领导需要，就必须在工作中发挥主观能动性，真正成为领导的助手，而不是领导的累赘。

三、秘书人员在工作中发挥主动性存在的问题

(一)秘书工作过于被动的原因 1 工作性质被动

秘书工作是为领导服务工作的，秘书工作的变化总是随着领导工作的变化而变化，而且领导工作的变化直接影响和制约着秘书工作从内容到形式的发展变化，这决定了秘书工作的从属性即被动性。

防灾科技学院毕业设计(论文、综合实践报告）工作时空被动

不同时期、不同地方、不同领导对秘书和秘书活动的要求是不同的。即使同一个领导和同一项领导因时因事因地对秘书和秘书工作的要求也是不同的。秘书活动要服从领导日程，秘书工作要围绕领导转。秘书必须想领导之所想，急领导之所急，解领导之所难，帮领导之所需。不能离开领导和领导工作而单独展开工作。工作效率被动

秘书活动的本职决定秘书工作必须甘居幕后，默默无闻地工作，而且秘书一切活动都必须通过领导和领导活动才能发挥作用，产生效益。

秘书人员说话办事、处理问题超出人员的身份地位就会形成秘书工作越位，反之则必然让领导疏远。长期从事秘书工作的人员都有这样的一个体会，秘书工作有“四难”：千头万绪服务难，上下左右协调难，多重角色适应难，事务繁杂脱身难。

（二）秘书工作过于主动的原因

秘书工作具有服务性。在公司上下需要有秘书去完成上下沟通等各项工作，起到枢纽的作用。但是也不应该过于主动。过于主动会让领导觉得越权，不会受到领导的欢迎甚至会让领导厌烦，这样既不利于开展工作也不利于自身的发展。秘书发挥主动性主要体现在以下两方面。秘书要按自己的理解去办事

秘书除了必须按领导意图办事之外，还可以代办一些领导交办的事情，要靠自己的理解去办事。秘书除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或人事之外还要替领导处理一些琐碎事情，需要自己做决定。秘书的权力必须建立在领导控制之下，必须服从企业利益，秘书的限度就是严以律己，在职务许可的范围内，把秘书的权力充分利用，不留一丝空间。秘书工作随机性大

秘书工作中随机性的工作很多，事先难以预计，虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，难以落到实处。比如，领导交办的任务没有具体要求，所以需要秘书根据经验和领导的意愿去完成，这样就需要秘书充分发挥自己的主动性。

所以秘书工作要适度，不应过于主动。既要得到领导的认可又要适可而止，利于工作的展开和自身的发展。这就要求秘书人员要恰当的发挥秘书工作的主动性。

四、秘书人员如何在工作中正确发挥主动性

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综上所述，秘书人员在工作中发挥主动性是非常必要的，但在被动性的秘书工作中怎样正确发挥主动性却是广大秘书人员应该思考和研究的问题。为此笔者提出以下几种方法供大家借鉴。

（一）正确认识秘书工作的被动性和主动性的关系

1997年1月28日《新民晚报》载：松下公司总经理曾经对秘书们这样灌输他们的分类标准：最好的员工是任何事情首先自己积极去做，有能力将事情做成功的人；其次是积极去做，但越位、失败的人；第三是消极等待上级指令，但能完成任务者；最后的是消极等待命令却又不能完成任务的人。这位总经理感叹，在中国往往是第三种人被认为是最好的。许多员工缺乏创造精神，被动等待上级指示或过于主动。为适应竞争，松下公司总是把创造能力的高低列为员工、特别是管理人员的重要素质之一，并理解主动性和被动性关系非常重要。[10]

秘书工作的主动性是指秘书作为领导的助手在把握工作的客观规律，了解服务对象的意愿、目的、要求之后，充分发挥自己的主观能动性，在被动中求主动，以积极的态度创造性地开展秘书的本职工作。相反，秘书工作的被动性就是不能充分发挥主观能动性，被动的按照上司或他人的意志而行事。秘书工作的辅助性与被动性和秘书充分发挥工作的主动性并不是对立的，而是相辅相成，相互影响的。辅助性体现了服务的被动性

相对领导活动而言，秘书的辅助性表现为被动特征，唯有得到了领导者的授权，以领导活动为准绳，才有利于秘书工作的开展。顺利开展需要秘书的主动服务

秘书的天职是“助”，秘书需要积极协助领导者开展各项工作。秘书需要在从属于领导这一前提下，积极协助领导，主动为领导者提供管理所需的各类信息，完成领导交办的任务。被动性与主动性的辩证统一

秘书的被动性与主动性是矛盾的两个方面，作为活动的对象同时又主导、制约着活动本身，这就是秘书活动区别于其他职业活动的特殊性。这一特殊性造成了秘书活动的一基本矛盾即秘书活动既要被动服从领导者，又要主动服务于领导者。如何把握“既不越权，又不失职”的平衡关系呢？秘书工作的被动性与主动性是辩证统一的关系。秘书工作首先必须体现出被动性和潜隐性的本质特性，在被动中争取主动，在此基础上，秘书人员的主动服务必须不违背领导的意志，按照领导的意志去办事，无论服务结果如何，防灾科技学院毕业设计(论文、综合实践报告）

都应该由领导亲自定夺，两者应是辩证统一的。

所以秘书工作是主动性和被动性的统一。我们要在充分认识二者的辩证关系的基础上，化弊为利，充分发挥秘书工作的主动性。

（二）秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题 1 考虑办公室秘书工作的性质——施令不发令

企业在组织生产、开展经营活动时许多工作都需要靠相互协调来完成，那么秘书工作人员在接到领导交办的任务后只有充分地发挥自己的协调、指导、服务、督办职能，统一思想，明确目标，形成共识，才便于工作的顺利开展。如果不掌握基层实际情况，强迫基层去完成不可能完成的工作，这样必将影响生产经营的运行，危害企业建设。考虑秘书工作的位置——主动而不越位脱轨

作为领导的参谋与助手，秘书工作人员在辅助领导决策，或向领导提出建议时，不仅要做到信息来源真实准确、备选方案充分，建议意见科学合理，同时要注意区分场合、分清主次、把握分寸、摆正位置、点到为止，不说与身份不相符的话。考虑秘书工作的职能——明白不告白

秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，在向领导提供决策信息或者反馈决策执行情况的过程中，要正确理解各级管理工作者在事物认识上的差异和问题处理方式上的区别，不同情况分别对待，认识不同可追求目标一致，方式不同可实现异曲同工，因此秘书工作人员处理问题的方式更要有策略性，原则是既要有利于上下沟通，又要有利于推进工作，防止隔阂。

（三）秘书工作人员发挥主动性要恰当适度

发挥秘书工作主动性目的就是使领导的工作更完善，这样就要充分运用与领导工作紧密相关的有利条件，与秘书工作职能相对应，那么这就要求秘书工作人员发挥主动性要恰当适度。[11] 辅助决策要有度

秘书要学会站在领导的角度来判断、分析、思考和处理问题，急领导之所急，想领导之所想，特别是在领导征求自己的意见和看法时，要注意提建议的方式、方法和时机，恰如其分的合理化建议不仅能为领导的科学决策节省时间，而且还会给领导的正确决策提供有益的帮助。秘书人员在谋划企业发展决策的过程中，要有针对性地深入实际，调查研究，最大限度地发挥参谋作用，提出科学合理的备选方案供领导决策，绝不能带有

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个人观点。协调工作要有度

秘书除了要协调和处理好与领导之间的关系外还要沟通和衔接好内部和外部关系。对领导要忠诚，对待同事和下属要尊重和关心，由于企业内部单位，部门之间各自的利益性，秘书人员在发挥协调沟通作用时应着力共同点，协调不同点统一意志，减少分歧，促进发展；对待客户及业务相关的单位要诚实无欺和努力维持长久的人际关系。工作落实要有度

领导在谋划大局、计划长远、处理疑难问题的过程中难免会在某些枝节的处理上考虑不周。作为领导的助手，秘书人员一方面要自觉维护领导的权威，尽己所能为领导分忧解难，另一方面在领导的决策可能出现偏差时要积极地进言献策及时提醒。发挥恰当的主动性有利于工作顺利开展，反之则带来诸多不利因素。为人处事要有度

秘书工作是一个累人伤神又劳心的岗位，不仅随时会面对紧要事、疑难事、突发事，而且工作时间紧、任务重、要求高，有时还可能会受到领导的责备，但是作为一个合格的秘书人员一定要处之泰然，心中有数。要牢固树立这样的意识：“工作干得好，领导满意乃分内之事，工作有误，领导责备虽在所难免，但需及时总结，调整偏差，不要因为受到领导责备而黯然伤神。

结论

当今社会，秘书工作日益普遍化、社会化、专业化和职业化。秘书工作越重要，就越要求秘书人员从被动服务转化为主动服务。特别是在市场经济的新形势下，秘书工作更不能墨守成规，而是要在职责范围内充分发挥主动性，要有开拓精神和创新意识，不断探索和研究新情况，除旧布新，使秘书工作适应不断变化的新形势，为领导提供主动、超前的服务，以开创秘书工作的新局面。

致谢

从选题、构思到最后定稿的各个环节直至最终完成论文，我得到XXX老师的精心指导，一直都耐心地给予指导和意见，逐字逐句地修改，使我在遣词造句和行文能力都得到很大的提高。半年时间虽然短暂，我却从中学到了很多东西。

回顾几年的历程，由衷的感谢关怀、教诲、帮助、支持和鼓励我完成学业的老师，防灾科技学院毕业设计(论文、综合实践报告）

他们拥有丰富渊博的知识、敏锐的学术思维、优良的作风、严谨的治学态度，为我们树立了很好的典范。所学的知识都将让我毕生受益。

最后，再一次对所有在毕业论文完成过程中曾经帮助过我的良师益友和同学表示衷心的感谢。

参考文献

[1]姚建文．秘书工作规范与艺术[M]．北京：中国物质出版社，1993．

[2]中国社会科学院语言研究所词典编辑室．现代汉语词典[M]．商务印书馆，2005． [3]袁维国．秘书学[M]．北京：高等教育出版社，1990．

[4]李燕．秘书人员应怎样在工作中发挥主动性[J]．贵州商业高等专科学校学报，2005，3．

[5]张瑞良．论秘书工作的主动性[J]．秘书之友，2001，5．

[6]陈群芳．影响秘书工作主动性的因素浅谈[J]．秘书之友，2006，8． [7]殷艳．秘书主动性的发挥[J]．西南农业大学学报(社会科学版)，2004，6． [8]张晓君．转型时期秘书工作的新特点[J]．现代农业，2004．12． [9]梁凤仪．秘书必读[M]．北京：中信出版社，1996．

[10]邱惠德，黄大勇．商务秘书工作案例[M]．重庆：西南师范大学出版社，1994． [11]邱惠德．中国当代秘书学家论[M]．重庆：西南师范大学出版社，1998．

第三篇：论如何正确发挥秘书工作的主动性

论如何正确发挥秘书工作的主动性

作

者

指导教师

摘要

秘书工作的辅助性决定了秘书工作的被动性。把握好秘书工作被动性与主动性之间的辩证关系，在被动中力争主动，是做好秘书工作的关键。但是秘书工作正确发挥主动性是有困难的，发挥过之则为越权，发挥少之则为失职。本篇论文将从四个方面对此问题进行分析。首先，阐述秘书工作主动性和被动性的含义及二者的关系；其次，阐述秘书工作发挥主动性的重要性；再次，详细分析秘书人员不能正确发挥主动性的原因；最后，研究秘书应该如何在工作中正确恰当的发挥秘书工作的主动性。从而正确发挥秘书工作的主动性，提高秘书的工作效率。

关键词：秘书;主动性;被动性

目

录

引言.......................................................................................................................1

一、秘书工作主动性和被动性的含义及其关系..............................................1

（一）秘书工作主动性和被动性的含义.......................................................................1

（二）秘书工作主动性和被动性的关系.......................................................................1

二、秘书工作需要发挥主动性...........................................................................2

（一）发挥秘书工作主动性的必要性...........................................................................2

（二）发挥秘书工作主动性的重要性...........................................................................2

三、秘书人员不能正确发挥主动性的原因......................................................3

(一)秘书工作过于被动的原因...................................................................................3

（二）秘书工作过于主动的原因...................................................................................3

四、如何恰当地发挥秘书工作的主动性..........................................................4

（一）秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题...........................................................4

（二）秘书工作人员发挥主动性要恰当适度...............................................................5

结论.......................................................................................................................5 致谢.......................................................................................................................6 参考文献...............................................................................................................6

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引言

随着时代的发展，我国经济、社会等各个方面都发生了巨大变化，企业对秘书人员的工作效率要求不断提高。秘书工作具有被动性特点，秘书人员应当在工作中充分发挥好主动性才能更好的做好工作，但秘书在工作中多为被动性而发挥自身主动性的机会却很少。如果发挥过多的主动性会让领导觉得越权，主动性发挥过少又会让领导觉得失职。由此可见正确恰当地发挥秘书的主动性对秘书工作来说是非常重要的。

一、秘书工作主动性和被动性的含义及其关系

（一）秘书工作主动性和被动性的含义

秘书工作的主动性是指秘书作为领导的助手在把握工作的客观规律，了解服务对象的意愿、目的、要求之后，充分发挥自己的主观能动性，在被动中求主动，以积极的态度创造性地开展秘书的本职工作[1]。相反，秘书工作的被动性就是不能充分发挥主观能动性，被动的按照上司或他人的意志而行事。

（二）秘书工作主动性和被动性的关系

秘书工作的辅助性与被动性和秘书充分发挥工作的主动性并不是对立的，而是相辅相成，相互影响的。辅助性体现了服务的被动性

相对领导活动而言，秘书的辅助性表现为被动特征，唯有得到了领导者的授权，以领导活动为准绳，才有利于秘书工作的开展。工作的顺利开展需要秘书的主动服务

秘书的天职是“助”，秘书需要积极协助领导者开展各项工作。秘书需要在从属于领导这一前提下，积极协助领导，主动为领导者提供管理所需的各类信息，完成领导交办的任务。被动性与主动性的辩证统一

秘书的被动性与主动性是矛盾的两个方面，作为活动的对象同时又主导、制约着活动本身，这就是秘书活动区别于其他职业活动的特殊性。这一特殊性造成了秘书活动的一基本矛盾即秘书活动既要被动服从领导者，又要主动服务于领导者。如何把握“既不

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越权，又不失职”的平衡关系呢？秘书工作的被动性与主动性是辩证统一的关系。秘书工作首先必须体现出被动性和潜隐性的本质特性，在被动中争取主动，在此基础上，秘书人员的主动服务必须不违背领导的意志，按照领导的意志去办事，无论服务结果如何，都应该由领导亲自定夺，两者应辩证统一。

所以秘书工作是主动性和被动性的统一。我们要在充分认识二者的辩证关系的基础上，化弊为利，充分发挥秘书工作的主动性。

二、秘书工作需要发挥主动性

（一）发挥秘书工作主动性的必要性

秘书角色职能赋予了秘书工作的主动性。秘书和秘书工作具有被动性，这都是相对于领导和领导工作来说的，就具体秘书活动来说，秘书工作又具有鲜明的主动性。一是秘书不是领导，贴近领导。秘书辅助领导工作，在本单位组织结构中，具有位居中枢、接近领导身旁的位置，起着领导助手的作用。二是秘书没有权力，隐含权力。秘书人员处于两道身边，既是领导下属，又经常由领导授权参与各种管理性活动，同时还是领导与人民圈中密切联系的桥梁和纽带，有着特殊地位和特殊身份。秘书工作往往伴着领导工作进行，隐含着领导权力，并借助这种隐含权力推动和开展工作。三是秘书不在其位，辅助其政。秘书是领导的参谋和助手，是直接为领导服务的，必须充分发挥主观能动性，搜集信息、积累经验、掌握规律，争取同领导一样了解和掌握全局性工作，主动领会领导意图，超前辅助领导工作，不能只是跟着领导走[2]。

（二）秘书工作主动性的重要性

秘书工作是为领导活动服务的，这项服务本身不能是被动的而应是主动的。秘书工作人员在开展秘书工作时，其主动性主要体现为以下特征：（1）率先性特征，即各种工作秘书人员要首先想到，并能及时提出建议，做好准备。（2）我要干特征，即从意愿、志向上把秘书工作当成发挥聪明才智和实现自我价值的机会。（3）劲头足特征，即对秘书工作有兴趣、乐意干，而且有信心干好。（4）为他性特征，即从思想上和行动上与自己任职的机关单位保持一致[３]。

主动不仅表现在辅助决策诸项工作的超前服务上，而且也表现在常规工作中对于大

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量的庞杂而又琐碎的事务，秘书不能被动应付，而应该把它们安排得科学化、知识化。如果缺乏主动进取精神，工作消极被动，事无巨细都得让领导拿主意给办法，就会加重领导的负担，这样的秘书是不可能受到领导的欢迎的。通过分析了解秘书工作主动性的特点，秘书人员必须充分发挥主动性，从而提高秘书的工作效率。

三、秘书人员不能正确发挥主动性的原因

(一)秘书工作过于被动的原因 1 工作性质被动

秘书工作是为领导服务工作的，秘书工作的变化总是随着领导工作的变化而变化，而且领导工作的变化直接影响和制约着秘书工作从内容到形式的发展变化，这决定了秘书工作的从属性即被动性[4]。工作时空被动

不同时期、不同地方、不同领导对秘书和秘书活动的要求是不同的。即使同一个领导和同一项领导因时因事因地对秘书和秘书工作的要求也是不同的。秘书活动要服从领导日程，秘书工作要围绕领导转。秘书必须想领导之所想，急领导之所急，解领导之所难，帮领导之所需。不能离开领导和领导工作而单独展开工作。工作绩效被动

秘书活动的本职决定秘书工作必须甘居幕后，默默无闻地工作，而且秘书一切活动都必须通过领导和领导活动才能发挥作用，产生效益。

秘书人员说话办事、处理问题超出人员的身份地位就会形成秘书工作越位，反之则[6]必然让领导疏远。长期从事秘书工作的人员都有这样的一个体会，秘书工作有“四难”：[5]千头万绪服务难，上下左右协调难，多重角色适应难，事务繁杂脱身难。

（二）秘书工作过于主动的原因

秘书工作具有服务性。在公司上下需要有秘书去完成上下沟通等各项工作，起到枢纽的作用。但是也不应该过于主动[7]。过于主动会让领导觉得越权，不会受到领导的欢迎甚至会让领导厌烦，这样既不利于开展工作也不利于自身的发展[8]。秘书发挥主动性主要体现在以下两方面。秘书要按自己的理解去办事

秘书除了必须按领导意图办事之外，还可以代办一些领导交办的事情，要靠自己的

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理解去办事。秘书除了处理企业行政事务或接受上司授权处理有关业务或人事之外还要替领导处理一些琐碎事情，需要自己做决定。秘书的权力必须建立在领导控制之下，必须服从企业利益，秘书的限度就是严以律己，在职务许可的范围内，把秘书的权力充分利用，不留一丝空间。秘书工作随机性大

秘书工作中随机性的工作很多，事先难以预计，虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性大，难以落到实处。比如，领导交办的任务没有具体要求，所以需要秘书根据经验和领导的意愿去完成，这样就需要秘书充分发挥自己的主动性。

所以秘书工作要适度，不应过于主动。既要得到领导的认可又要适可而止，利于工作的展开和自身的发展。这就要求秘书人员要恰当的发挥秘书工作的主动性。

四、如何恰当地发挥秘书工作的主动性

秘书不是决策者而是决策者的助手和执行者，因此必须按职责按规定办事，不能越职代权，借领导的名义发号施令，秘书必须明确自己为领导服务的界限，恰当地表现自己的主动性。

（一）秘书工作正确发挥主动性要考虑的问题 1 要考虑办公室秘书工作的性质——施令不发令

企业在组织生产、开展经营活动时许多工作都需要靠相互协调来完成，那么秘书工作人员在接到领导交办的任务后只有充分地发挥自己的协调、指导、服务、督办职能，统一思想，明确目标，形成共识，才便于工作的顺利开展。如果不掌握基层实际情况，强迫基层去完成不可能完成的工作，这样必将影响生产经营的运行，危害企业建设。要考虑秘书工作的位置——主动而不越位脱轨

作为领导的参谋与助手，秘书工作人员在辅助领导决策，或向领导提出建议时，不仅要做到信息来源真实准确、备选方案充分，建议意见科学合理，同时要注意区分场合、分清主次、把握分寸、摆正位置、点到为止，不说与身份不相符的话。要考虑秘书工作的职能——明白不告白

秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，在向领导提供决策信息或者反馈决策执行情况的过程中，要正确理解各级管理工作者在事物认识上的差异和问题处理方式上的区别，不同情况分别对待，认识不同可追求目标一致，方式不同可实现异曲同工，因此秘书工作人员处理问题的方

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式更要有策略性，原则是既要有利于上下沟通，又要有利于推进工作，防止隔阂[9]。

（二）秘书工作人员发挥主动性要恰当适度

发挥秘书工作主动性目的就是使领导的工作更完善，这样就要充分运用与领导工作紧密相关的有利条件，与秘书工作职能相对应，那么这就要求秘书工作人员发挥主动性要恰当适度。辅助决策要有度

秘书要学会站在领导的角度来判断、分析、思考和处理问题，急领导之所急，想领导之所想，特别是在领导征求自己的意见和看法时，要注意提建议的方式、方法和时机，恰如其分的合理化建议不仅能为领导的科学决策节省时间，而且还会给领导的正确决策提供有益的帮助。秘书人员在谋划企业发展决策的过程中，要有针对性地深入实际，调查研究，最大限度地发挥参谋作用，提出科学合理的备选方案供领导决策，绝不能带有个人观点[10]。协调关系要有度

秘书除了要协调和处理好与领导之间的关系外还要沟通和衔接好内部和外部关系。对领导要忠诚，对待同事和下属要尊重和关心，由于企业内部单位，部门之间各自的利益性，秘书人员在发挥协调沟通作用时应着力共同点，协调不同点统一意志，减少分歧，促进发展；对待客户及业务相关的单位要诚实无欺和努力维持长久的人际关系。工作落实要有度

领导在谋划大局、计划长远、处理疑难问题的过程中难免会在某些枝节的处理上考虑不周。作为领导的助手，秘书人员一方面要自觉维护领导的权威，尽己所能为领导分忧解难，另一方面在领导的决策可能出现偏差时要积极地进言献策及时提醒。发挥恰当的主动性有利于工作顺利开展，反之则带来诸多不利因素。为人处事要有度

秘书工作是一个累人伤神又劳心的岗位，不仅随时会面对紧要事、疑难事、突发事，而且工作时间紧、任务重、要求高，有时还可能会受到领导的责备，但是作为一个合格的秘书人员一定要处之泰然，心中有数。要牢固树立这样的意识：“工作干得好，领导满意乃分内之事，工作有误，领导责备虽在所难免，但需及时总结，调整偏差，不要因为受到领导责备而黯然伤神。

结论

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新形势下企业的生存与发展对秘书工作人员提出了更新更高的要求，秘书工作具有被动性，但是在被动性的基础上，秘书工作人员是可以正确发挥主动性的。秘书人员应该发挥恰当的主动性，在工作中，始终坚持与时俱进，明确职责，把握位置，善言慎行，勤奋进取，这样既有利于工作顺利开展，也能够有效地提高秘书工作的效率，使秘书人员在充分履行自己职能的同时又促进企业的发展。

致谢

在毕业论文完成之际，首先感谢我的论文指导老师XXX老师的耐心指导，无论是在论文的内容还是格式上，老师都仔细的帮助我一遍一遍的修改和完善。其次，要感谢论文中我所引用的各种参考文献、著作的作者，是他们给了我写作的灵感，给了我最有力的理论支持，从他们的研究成果中我认识到了自己研究课题的深刻意义。最后，对编写论文中给予我大力支持帮助的老师、同学、朋友在此一并致谢，谢谢你们给我的大力帮助。

参考文献

[1]杨洪林.秘书工作的科学性.http://www.xiexiebang.com/newsinfo1.asp?id=241,2006-12-03.[2]潘月杰,刘琪.如何做秘书工作[M].北京:首都经济贸易大学出版社.2006:18-19.[3]丁晓昌,冒志祥.秘书学与秘书工作[M].江苏:苏州大学出版社.2002:39.[4]王育.秘书实务[M].北京:高等教育出版社.2003:2-3.[5]孙荣.秘书学[M].上海:社会科学院出版社.2006:51.[6]戴胜利.文秘管理[M].上海:上海教育出版社.2004:19.[7]林祥.秘书工作靠＂五度＂[J].秘书工作.2005,3-47.[8]廖金泽.怎样做高级秘书[M].广东:广东旅游出版社.2000:39.[9]任松峰.发挥补偿功能,主动拾遗补阙[J].秘书.2003,9:28-29.[10]成雨.一名合格秘书的“度量衡”[J].秘书工作.2005,3:51-52.

第四篇：员工积极主动性的重要

员工积极主动性的重要

随着现在的服务业越来越多，旅游服务的质量也越来越受大家所关注，所以景区员工的服务质量直接影响到我们景区的前景及口碑。

前几天的“零投诉”培训让我意识到员工的服务质量是多么重要，尤其是一线员工，他们是首先接触到游客的员工，他们的精神面貌,言行举止可能直接影响到出游客人一整天的心情。

员工的积极主动性与心情关系最为密切，就我们服务行业来说，员工的心情好坏直接影响到员工的情绪，从而导致游客对景区的满意度和投诉率。

服务行业是一个繁琐而有细节的工作，遇到的游客也是形形色色的，如果我们的员工都可以做到五个一点“耐心多一点、态度好一点、动作快一点、语言得体一点、办法多一点”可能是对到我们景区每一位游客最好的开始。去年有这样一位粗心的妈妈，孩子的爸爸去漂流了妈妈带着孩子在刘秀湖边玩耍可能是妈妈看见爸爸的漂流船过来了就去打水仗了一转身的功夫孩子不知道跑哪去了，妈妈就找到游客中心，我们就积极主动的接待了妈妈并把孩子的特征作记录并迅速的和河道及卫生主管取得联系帮忙找孩子，我们也抽调一人带领这位妈妈去刘秀湖边找孩子，这块我们已经让河道及卫生队帮忙找了为什么我们还要再去一人呢？

1、孩子的妈妈在这个陌生的环境下已经举手无策了没有可以相信的人只能依靠我们，让孩子妈妈在游客中心等待更是不可能，她这会已经心急如焚怎么可能安心的等待我们的消息呢。

2、我们积极主动的带着妈妈去找孩子这样可以缓解妈妈的焦虑感并且我们的人对景区比较熟悉知道哪些地方孩子比较容易走散。

大概过了20分钟左右我们接到信息孩子找到了。这个例子告诉我们如果员工能积极主动的做到上述五个一点，孩子妈妈到来我们能耐心的听妈妈把话讲完，时间地点及特征，耐心多一点、对这位妈妈态度好一点毕竟孩子都是妈妈的心头肉，态度好一点、我们快速的把孩子特征告诉别的部门帮忙寻找，动作快一点、对这位妈妈讲一些宽心的话，讲话得体一点、我们再带着这位妈妈去寻找不让一味的等待，办法多一点。结局是孩子的妈妈爸爸十分感谢我们，让我们内心十分慰藉也非常高兴。

下面是我在网上查到的一些关于员工积极主动性的研究。

一个企业的成功经营不仅仅取决于它所拥有的资源多寡，在很大程度上是与其员工的工作积极主动性（士气）密不可分的。这不单单是表现在一个企业成功运作的时候需要员工高昂的工作积极性，还表现在当一个企业面临严峻挑战的时候，员工的团结一致和努力工作往往可以使企业转危为安。企业内部影响员工工作积极性的因素很多，也很复杂，但从系统论的角度来看对其起影响的因素不外两个方面：外部环境和内部环境。内部环境就是员工自身因素，自我对工作积极性的调动，这些自身因素包括员工的成就动机、自我效能、自我激励等；外部环境是工作氛围，包括上司、同事、工作激励、工作本身。下面我们分别对这几种影响因素做进一步的阐述。

1、成就动机。所谓成就动机，是指驱动一个人在社会活动的特定领域力求获得成功或取得成就的内部力量。强烈的成就动机使人具有很高的工作积极性，渴望将事情做得更为完美，提高工作效率，获得更大的成功。成就动机是影响员工工作积极性的一个基本的内部因素，在宏观层次上它受到员工所处的经济、文化、社会的发展程度的制约；在微观层次上，让每一个员工都有机会得到各种成功体验，培养和提高自我愿望等成就动机水平，将有助于改变他们对工作的消极态度，提高自我的工作积极性。（个人见解：孩子的父母十分感谢我们加上领导对我们表扬就是我们本身获得的成就感）

2、自我效能。自我效能感被定义为人们对自己产生特定水准的，能够影响自己生活事件的行为之能力的信念。自我效能的信念决定了人们如何感受、如何思考、如何自我激励以及如何行为。自我效能决定了员工对自己工作能力的判断，积极、适当的自我效能感使员工认为自己有能力胜任所承担的工作，由此将持有积极的、进取的工作态度；而当员工的自我效能比较低，认为无法胜任工作，那么他将对工作将会有消极回避的想法，工作积极性将大打折扣。（个人见解：孩子事件的成就感更加促使我们今后工作的积极主动性）

3、自我激励。工作中难免会遇到各种各样的挫折和失败，降低员工的成就动机并对自己的能力产生怀疑，所以必须要不断地进行自我激励，以维持强烈的成就动机和高水平的自我效能。上司对员工共作积极性的影响。（个人见解：员工做出值得大家学习的事件后领导提出奖励是很有必要的这个员工的积极主动性会成倍递增）

4、同事对员工共作积极性的影响。国人做事，一向讲究“天时”、“地利”、“人和”，其中“人和”是最重要的因素。文化传统和几十年“单位制”的影响使员工很看重工作中的人际关系，希望能够被人接纳，并能融入其中。同事之间良好的人际互动和工作氛围，将大大的提高员工的归属感，进而调动员工的工作积极性。

（个人见解：有一个氛围好的工作环境，没有恶性竞争的人际关系也会促使员工的积极主动性，一荣俱荣的概念）

5、工作激励。毫无疑问，恰当的激励对于提高员工的工作积极性有着不可忽视的作用。激励从不同的维度可以分为奖励和惩罚、物质激励与精神激励。值得注意的是，激励的前提假设是把员工看作是“经济人”还是假定为“社会人”，由于前提假设的不同，就会产生激励方式和手段的差异。把员工看作是“经济人”则激励会侧重于物质方面；如果把员工假定为“社会人”，则在物质激励的同时，还会对员工进行适当的精神激励。（个人见解：这块我把握不太好，我可能把自己定位成社会人吧）

员工的积极性也是存在差异的，哪怕他们实际上都能把这份工作完成的很出色。这就要求管理者有能力分辨出员工的工作取向，分配恰当的工作，如此可以有效地提高员工的工作积极主动性。

段旗

第五篇：如何提高工作主动性

如何提高工作主动性

一般说来，工作主动性分为四个层次。第一个层次是：不用别人告诉你，便能积极出色的完成自己的各项工作；第二个层次是：领导安排任务后，才去做领导安排的工作，自己职责范围内的工作，领导不安排就不知道去做；第三个层次是：领导安排任务后，多次督促，迫于形势才去做；第四个层次是：领导安排任务后，告诉他怎么做，并且盯着他才去做。

显而易见，公司所希望的主动工作便是主动性的第一个层次，即不论领导是否安排，都能积极主动并出色地完成自己的工作；但是，在日常工作中，我们为什么常出现被领导认为是“缺乏主动性”的情况呢？遇到这种情况，如何解决呢？我个人认为，之所以出现这种情况，基于以下原因：

一、自己的意见和领导不一致，又很少和领导及时沟通。自己和领导的意见不一致是很正常的事，这说明你和领导的想法有分歧，这就需要及时和领导沟通，多请示，早汇报，和领导的意见达成一致。不然，自作主张肯定得不到领导认可，又耽误工作进程。

二、借口太多，自己制订的工作标准低，又不认为自己的标准低，没完成任务的理由太多，对每一件工作，领导的要求往往比较高，我们自己有时标准低一点也正常，问题是，当领导提出高标准时，我们要

按领导的要求积极努力想办法完成，千万别认为领导要求太离谱，太苛刻，不可能完成；或认为：我反正就这水平，要么领导另请高明。领导的要求高，对我们来说，既是一个锻炼学习的机会，又是一次自我挑战和升华。

三、领导没给标准和时间，思想上松懈。

领导之所以没给出任务完成的标准和时间，要么时间紧忘记了，要么还没考虑成熟。不等于领导没有标准和时间意识，从而可以拖延办理。要记住，领导没给标准和时间，你自己要有标准和时间，并把你的理解向领导汇报，千万不能思想松懈。任何工作，能及时完成的尽量及早完成。

四、工作中牵涉到别人的配合，而别人配合不力，又不去催促，怕得罪人。

我们的大多数工作都需要别人配合，要么是同事，要么是商业合作伙伴。如果别人配合不力怎么办？就要恳求、督促对方的配合，但是要注意语气，不能一副居高临下的样子，否则，只能适得其反，欲速则不达。

五、领导安排的工作自己认为“不在我的职责范围内”，而消极怠工。

要知道，领导为什么把不是你职责范围的事交给你做。说明领导相信你的能力，也可能对你进行考验。每一家公司，每一个领导都欣赏愿意勇挑重担、不讨价还价的员工。领导把不是你职责范围的事交给你做，是领导对你的重视和考验，从表面看是实现了公司的近期利益，实则有利于你自己的长远利益