英语中如何写出合适的职场邮件

第一篇：英语中如何写出合适的职场邮件

Make Your Signature Useful

充分利用邮件签名 商务英语

Do you have an email signature?(That’s the text that appears

automatically at the bottom of your email。)Some people don’t use one at all;others have a funny quote or favorite saying。

你设置过邮件签名吗(它将会在你每次邮件内容的下方主动生成)？有些人历来都没有运用过它，但咱们也看过一些十分有意思和道理的签名。

Whether you’re using email for professional or personal reasons, make your signature useful for both you and your recipient.That might mean: 无论你是为了作业仍是私家谈天，加注签名对你和邮件接收者都有优点，由于这意味着能够：

Giving the link to your website

加上你的页面连接

Including your work address and/or phone number

写上你的作业地址或电话号码

Adding links to your social media accounts

注上你的社会媒体工具帐号(例如博客，微博，论坛)

Putting in a line to promote your recent book / blog / product 宣扬你最新的书本，博文或商品

If your email provider allows it, you may even want to create several signatures to use for different purposes(e.g.one for emailing friends, one for new business contacts)。

有些邮箱乃至还供给用户依据纷歧样意图描绘纷歧样签名的效劳(比方：一个对兄弟运用，一个对新结识的公司同伴运用)。

Keep it Short

内容要言不烦

Try to keep your email as short as possible.Make the paragraphs short, too – long paragraphs can be difficult to read and take in。尽能够将你的邮件内容写得简略明了。文章太长不易阅览和吸收。

Do make sure you give enough information for your correspondent to be able to make a decision, if that’s required.You might find that it’s best to offer this as an attachment – you’ll have more flexibility over formatting, and your correspondent can print out the attachment easily。若对方需求经过你的邮件来做决议计划，那你必定要在邮件中将有关信息写完好。为了能更灵敏地排版，你能够把这些信息作成附件方法，以便利对方将其打印出来。

Re-read and Use Spell-Check

从头阅览一篇，校正拼写过错

A typo or spelling mistake can turn one word into an entirely different one.If you’re using email in a professional capacity, that mistake could be embarrassing – or even offensive.It might alter the whole meaning

of your email: a missing “not”，for instance, could potentially cause problems。

排版或拼写过错有时能致使对一个单词的误解。特别当你用邮件来交流专业性内容时，这样的过错就很为难，乃至有些失礼。它能够改动你整个邮件的意思。比方：少写了个“不”，就能够会引起某些疑问。

Spell-check should help you avoid any silly mistakes – but use your eyes and brain too.There are plenty of words that spell-check won’t pick up.If you’re emailing from a device with predictive text and an auto-correct feature, make sure you always re-read what you’ve typed。

因而查看拼写将防止你犯这些初级过错，但这里着重——不只仅用双眼查看，还得用大脑考虑。有些过错不必定能容易查看出来。若是你的邮件系统有字句联想功用和主动纠错功用，必定要把写出来的内容再通读查看一遍。

Use Numbered Points

将内容编号

If you’ve got several questions or points to make, it’s very helpful to number them.This makes it easy for the other person to respond to each one, especially if some just require a yes/no response or a single word answer.For instance:

关于那些为了征询或供给各种疑问的邮件，最好将疑问一点一点的罗列出来，以便于别人对每个疑问作答，特别当某些人更倾向于对疑问只答复“是”和“否”的时分。例如：

Could you let me know:

能否奉告：

1.How much it would cost for the website design

网站描绘费用

2.How much for the website design plus a tri-fold brochure

页面描绘加一份三页宣扬册的费用

3.Whether you could complete #2 by the end of April

您能否在四月底完结第二点所述作业？

It’s also useful to list your questions or points as bullets in this way;if you write a single paragraph, some of your questions might get missed。将你的疑问或观念用图标的方法罗列出来是很有用的，假使你用一段话将几个点悉数包括，那对方有能够会漏看其间的几点。

Get Straight to the Point

直奔主题

Your correspondent won’t want to wade through paragraphs of waffle – so get straight to the point.If you’re writing to someone out of the blue, don’t give them your life story before you make a request。信任阅览你邮件的人不会情愿细心阅读你那空洞无聊的长篇大论，所以你需求直奔主题。若是你想写封邮件安慰某个心灵受伤的兄弟，最初先把你的主张亮出来，然后再用你的亲身经历来辅佐阐明。

Getting straight to the point might mean that the first line of your email(after the salutation)looks something like this:

直奔主题意味着邮件内容的榜首行应该是这样：

I’m working on an article about Acme Widgets for XYZ publication, and wondered if you had a few minutes to answer the following three questions。我如今正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章，不知道您有没有时刻答复3个疑问呢？

Could you supply me with a quote for the following project?

可否对下面的描绘项目进行引用？

I’d like to discuss the revisions with you.Would Tuesday at 2pm be a good time?

我想和你谈谈修订的事。这周二下午两点您有空吗？

I’ve attached the documents you requested at our meeting yesterday。昨日会议上您需求的文件已附上，请查收。

You may well need to include more details, but if you put the important point up front, your email is more likely to get a timely response.If your question comes too far down, the recipient may not even realise that you need a reply。

当然，你需求再添加更多的细节内容。若将邮件要点放到内容的最初，你将收到愈加及时的回复信息。若是你的疑问在邮件后头，收信人能够都不会认识到你在等他回复。

Start With an Appropriate Salutation

邮件最初称号要恰当：

Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”.It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter.That might look like:

有些人写邮件不喜欢加称号，乃至连简略的“你好”都疏忽，直接开端正文内容。孰不知就像在传统的函件上相同，写上称号是一种礼貌的标志。称号能够这样写： Dear Sir/Madam 亲爱的先生/女士

Dear Mr.Johnson 亲爱的约翰逊先生

Hi Sue 苏，你好

Hello Fred 你好，福瑞德

Your salutation needs to be appropriate.If you’re writing to a

prospective employer, “Dear Mr.Johnson” is probably the best way to go.“Hi Bob” is going to look unprofessional。

称号有必要恰当。若邮件对象是你将来的上级，“亲爱的约翰先生”这样的称号应该为最得当的。像“你好，鲍勃”更适用于随意的场合。

But don’t assume that formality is always the right answer.If you’re writing to a friend of a friend, using “Dear” plus their surname is going to seem oddly stilted。

那么，是不是正式的用语就全能呢？肯定不是。若你给你兄弟的兄弟写邮件，那用“亲爱的+姓”就显得反常别扭。商务英语口语

If in doubt, “Dear [first name]” will usually work just fine。

当你判别不出哪种场合该用啥称号适宜，你能够运用“亲爱的+名”来敷衍一切状况。

第二篇：英语邮件

Dear Sarah,gday to you!how are you today? regarding your PO2414102224, please find attached PI-14-04466 to you for your reference.The lead time of 1 & 2 items are on your schedule but the 3 items’s lead time need much longer.It is because the JST parts longer lead time.We are planning to send this item to you around middle of August.However, if we can ship them to you earlier, will advise you later!Thanks & any thing, please write to us asap!

Thanks & wish we can help you more & more in coming future!

Best Wishes

第三篇：如何写英语邮件

主题(Subject): About how to monitor the testing process of our product(关于如何监督产品测试环节)

正文:

Dear colleagues,(亲爱的同事们)

Our factory has recently made several rules on monitoring the procuct testing process.(我们工厂最近制定了几项监督产品测试环节的条款)

1.Enhance the awareness of product quality among quality control inspectors.(在质检人员之中加强产品质量的意识)

2.Increase the quantity oftesting samples during security testing process.(在安全测试环节增加测试样品的数量)

These rules are crucial to the quality of our procut.Please strickly follow these rules.(这些条款对于我们产品的质量至关重要,请严格遵守)

Thank you!(谢谢)

Best regards!(致敬)

XXX(your name or department)(你的名字或者部门名字)

如何写英文e-mail?

毋庸置疑传统的信函往来越来越被电子邮件交流所取代，虽然不同的电子邮件系统提供的用户界面千差万别，但是标准的电子邮件都是由以下几个主要要素组成的：

To（收件人栏）—— 输入收件人的电子邮箱地址

Cc（抄送栏）—— 输入接受抄送文件的人的电子邮箱地址，并且收件人知道此抄送信息。

Bcc（密件抄送栏）—— 输入接受抄送文件的人的电子邮箱地址，而收件人不知道此抄送信息。

Subject（主题栏）—— 输入邮件的简短文章概括介绍。收件人能在其信箱中的邮件列表中清晰浏览此内容。

Message text area（正文栏）—— 输入邮件文章内容

Attachments（附件栏）—— 输入邮件附带的附件信息

在邮件开头的加上问候语能使信件读上去更加的友好和人性化。很常见的E-mail中的问候语和称呼如：

Hello, Mike,Greetings!

Hi, Jason,英文e-mail写作开头应采用倒金字塔的写作方式，即重要内容写在前面，随着叙述的一步步展开，重要性渐渐减弱。这种方式的关键在于，在紧张、有限的版面内尽快地把信息传达给读者。

书写英语E-mail时可以不必拘泥正式信函的格式要求，罗嗦的格式套话往往会减弱邮件信息的强度。因此使用简单的结束语再添加上名字和缩写就已足够。现在常用的简单结束语方式如：Thanks、Regards，甚至用缩略的结束语THX(Thanks), TTFN(ta ta for now)也足以用为邮件的结尾了。

以下是例文

Dear Mary,I hope ererything gets well!I am a member of 2007 national pupil English summer camp.In the summer camp ,MR.Libo said that I had problems in

pronunciation,so I practiced my pronunciation after the summer camp,I would like to record my pronunciation and send to you,will you please grant your instructions?

With my good wishes!

Sincerely yours,XX

亲爱的玛丽，我希望一切都会好的！我是2007的全国小学生英语夏令营活动的一员。在夏令营，mr.libo说我有问题，所以我练习我的发音，夏令营结束后，我想记录我的发音和发送给你，请你给你的指示？

我的祝福！

你真诚的，XX

第四篇：职场达人必备的邮件礼仪

职场达人必备的邮件礼仪

主题： 主题： 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整 个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

1．一定不要空白标题，这是最失礼的。2．标题要简短，不宜冗长，不要让 outlook 用…才能显示完你的标题。3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会 自动生成，写了反而累赘。4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实 际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”

5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要 随便就用“紧急”之类的字眼。7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要 RE RE 一大串。

8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。关于称呼与问候 1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的 回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x 先生”、“x 小姐”称 呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要 逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。关于格式，称呼是第一行顶格写。2． Email 开头结尾最好要有问候语

最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个 Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。正文 1.Email 正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的 尊重，点名身份应当简洁扼要，最好

是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮 件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类 与正文无关的信息应在签名档中表明。Email 正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作 为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人 家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2.注意 Email 的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！3.Email 正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人 有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之 类的邮件，这会让人很反感。5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文 Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文 Email，

注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6.合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必 要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件 人一定会表扬你的体贴。8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的 场合，比如现在－:)附件 1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5.如果

果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。语言的选择和汉字编码 1.只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文 邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中 文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英 文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4.选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证 明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1.签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但 信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然 会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人 对象与场合，切记一定要得体。2.不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得 疏远。你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体 小一些。回复技巧 1.及时回复 Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时 间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不 要超过24小时。如果事情复杂，你

无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会

及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2.进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么 着也要凑够10个字，显示出你的尊重。4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其 他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越 RE 越高，这将导致邮件过于冗长笨拙 而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。5．要区分 Reply 和 Reply All（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该 replay all，让大家都知道； 不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的 RE 来 RE 去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！6.主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。正确使用发送，抄送，正确使用发送，抄送，密送 要区分 To 和 CC 还有 BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）1． To 的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。2． 而 CC 的人则只是需要知道这回事，CC 的人没有义务对邮件予以响应，当然如果 CC 的人有建议，当

然可以回 Email。3． 而 BCC 是秘送，即收信人是不知道你发给了 BCC 的人了的。这个可能用在非常规场合。4．TO，CC 中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都 可以。适当的规则有助于提升你的形象！

5．只给需要信息的人发送

邮件，不要占用他人的资源。

6、转发邮件要突出信息。在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不 要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将 RE 了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。

第五篇：职场中九大邮件规则

职场中九大邮件规则

职场中可别小看了E-mail的功能，简单的几个词里面大有玄机。你所写的每一个字，都将作为之后的mail法庭中的证词。若想打好下一场职场升级战，要先把邮件新规则研究透。学好EMAIL规则，善用职场法宝，做个职场牛人是不难的。

不可不知的九大邮件新规则

A:不要越级发邮件

杜拉拉对直接上司玫瑰有看法，跟平级的王蔷讨论，结果听说王蔷这个北方愣子已经直接给玫瑰的上级李斯特发过告状EMAIL了，李斯特这个老头子的做法只是把EMAIL原封不动回传给玫瑰。显然，李斯特的“转发”表明了自己的态度。王蔷的结局丝毫不意外：很快就被玫瑰开了。

之所以把这条放在头一位，是很多职场新人自以为比上司能，以为越级发发EMAIL告状不容易被发现，在EMAIL里还能畅所欲言，比打电话方便得多啊！其实EMAIL的最重要特征就是容易被转发，这一点对于喜欢越级EMAIL的“小聪明们”来说是致命的。

B:不要在EMAIL里谈论跟工作无关的事

EMAIL的第二个特征是容易“留案底”，这一强大特征让EMAIL容易变成流言蜚语滋生地。假如你对某同事有意见、对老板有看法，用嘴巴说说痛快一下就算了，何必发EMAIL呢，省得让人家转发给当事人，或复制下来贴在MSN上。

C:不要转发不该转发的EMAIL

假如你收到了某某同事发来的带有偏见内容的EMAIL，你做到自己知道就行了，并深深感谢他的信任，不要到处转发或复制粘贴，更不要为证明“这不是我说的，是XX说的”而当他人面打开EMAIL页面，要知道，你能对A这样做，你也能对B这样做，你就变成了办公室的不连信息传播者，失去了同事最起码的信任。

D:保留好发送EMAIL的证据

有时候EMAIL可能因网络问题不能按时送达，也可能不小心被收件者删掉了，或者收件者根本就是故意说没收到，怎么办？在发EMAIL时给自己抄送一份就得了，或者保留在发件箱里。

同样，其他人发给你的工作EMAIL也要保留三个月以上再考虑永久删除，以备发生问题时“对质”。

E:私人EMAIL躲开公司网络监控

很多公司都有网络监控一说，我们就宁可信其有吧。我们总有点私事吧，躲开监控也不难，可以用擅发EMAIL的手机，随时随地上网，发送接收都可以避开公司的网络监控。比如跟恋人谈谈情说说爱，或者跟培训班的老师发发作业，都很方便。

F:让EMAIL帮助自己树立勤奋形象

不能半夜给客户打电话谈价格，不能在出差途中、火车上给老板打电话汇报情况，怎么办？很简单，发EMAIL啊。销售小说《输赢》里有这么一招，你只管在晚上零点之后给客户、老板发EMAIL谈工作吧，当他们收到时会为你的勤奋感动的！

同样，在不方便打电话的时候打开手机给客户、老板发EMAIL，说一句：我在火车上，周围比较乱，在用手机发EMAIL……老板最喜欢这样的员工了。

G:不要忘记EMAIL的正确收发时间

同一个EMAIL前后10分钟发送可能就影响大局。比如可以把手机的EMAIL收发设置上声音，像短信一样提醒；对于需要在确定的时间点上发送出去的重要EMAIL可以在三手机的备忘录中将其记录下来，一到时间就会提醒你。老板可以说没有看到EMAIL，但你不能说你没有发。动一动手指头不麻烦，帮你省掉无数的误会、责备。

H:不要忘记正确“抄送”和“暗送”

几乎每位会用EMAIL的人都会做的，但却未必做得最合适。当需要把文件传达给其他人时，固然要抄送到每位，但别忘了要抄送到主管上级、老板那里，虽然他可能根本没有时间看，但这种“以资证明”的行为不可缺少。尤其是你想表扬你的下属或团队的时候，这种抄送更是比表扬本身还重要。

暗送，不要把暗送当成法宝来避开那些被抄送的人，如果你不想让别人知道你“送”过谁，那最好根本就别“送”！

I:不要让EMAIL彻底代替电话

很多人都有这样的感觉，当习惯用EMAIL、**、MSN或短信时，发现自己能不打电话时就尽量避免打电话，因为“怕人家烦”，尤其是需要道歉、澄清、辞职、砍价时。血淋淋揭开的事实是：我们的口头沟通能力下降了！我们感觉已经无法面对电话中的客户、老板或同事了！但这样不行！必要时拿起手机拨过去，用礼貌、清晰、抑扬顿挫的语言跟对方沟通，让对方充分感受到你声音的魅力并被打动吧。