第一篇：职场新鲜人之如何写邮件
]今天和自己的一位老同事聊天，都谈到了新员工培训的问题，大家发现虽然大部分的员工都是本科毕业，个人素质都很高，但刚入职场的时候还是会有太多的问题。其中最重要的就是沟通的问题。我相信对于我们大部分人来说都看过，也听过很多职场成功人士说到沟通的问题是多么重要，但该如何做好沟通呢？很多书、很多人也讲过很多，比如同理心啊、换位思考啊、及时反馈啊等等。但这些理论如何体现到实际行动中呢？我想这是困扰职场新人很大的一个问题。那么，就拿一些例子，和大家分享吧。这些事其实我们大家每天都在经历，但也许就是没有人告诉你，你做错了什么，或者你还有哪些不足！
一、关于发邮件的那些事:
对于一个比较成规模的企业来说，平时大家使用最多的沟通工具不是电话，就是电子邮件了。我们回想一下自己每天上班，打开电脑第一件事就是打开自己的电子邮箱，看看今天自己收到哪些邮件以及要处理哪些邮件？我的问题就是我们真的知道如何发邮件吗？
1、发邮件常出现的十大问题：
（1）从不喜欢或者不习惯发邮件，事情做就做了；
（2）发邮件当发给职位不同的人的时候，不知道该怎样排顺序，甚至根本就没想过这个问题；
（3）发邮件只有正文，没有主题，或者有主题，没正文；
（4）邮件最后没有自己的落款，别人收到你的邮件，根本不知道你是谁；
（5）发邮件的附件不知道要用怎样的格式，让别人根本不知道附件是什么内容；
（6）发邮件的正文，总是琢磨，不知道自己的措辞是否有问题；
（7）发邮件从来不抄送；
（8）发邮件不知道该抄送给哪些人；
（9）不敢给相关领导抄送邮件，总感觉这个邮件让领导看到后会有什么想法；
（10）发邮件的时候总喜欢新建邮件，却不会使用邮件答复功能；
不知道大家是否有我提到的以上问题，如果有的话，那么接下来就让我们讨论一下，下一篇文章让我们来一起分析，为什么会出现这些问题？
一、关于发邮件的那些事：
上次说到了发邮件可能遇到的各种问题，接下来我们分析一下这些问题可能对你以及你的工作产生怎样的影响，相信你看完以下的文字，会重视起发邮件这件事情。
（1）从不喜欢或者不习惯发邮件，事情做就做了；
企业中，基本每个人每天要发10封左右的邮件来进行沟通，作为企业的管理者，每天甚至可能收到上百封的邮件。可以说发邮件已经成为企业人沟通的一种习惯。作为一名职场新人来说，你首先要学会发邮件，否则你很难跟同事进行交流。在一个大企业中，每个人的分工非常明确，都有自己的工作要做，尤其是你的领导，可能每天没有多少时间能和你面对面的沟通，如果你不发邮件汇报工作，很可能让领导觉得你每天无事可做。举个例子，我们原来的一位同事，工作执行力很强，工作做得也不错，就是不喜欢发邮件汇报工作，尤其是给领导发邮件，结果工作一年后，领导认为他没什么出色的工作业绩，他也在这种郁闷中离开了公司。
（2）邮件当发给职位不同的人的时候，不知道该怎样排顺序，甚至根本就没想过这个问题；
中国人总喜欢一个顺序问题，尤其是正式场合，比如吃饭的座位安排、开会的座位安排等等，大家都有一个规矩，如果有人不按这个规矩来做，别人就会觉得你不懂规矩，说得好听点叫没有职业素养，尤其有时候顺序安排不好，可能会让别人很尴尬。同样发邮件，如果是要同时发给很多人的时候，也一定要讲究一个顺序问题。否则就会让收件人看到人的顺序的时候非常尴尬，从而影响别人对你工作的评价。
（3）写邮件不知道该采用怎样的格式；
一封电子邮件书写的好还，绝对可以看出一个人的职业素养。比如有人发邮件从来没有称谓，直接就说事。更有甚者，有些人写邮件只有主题，没有正文，会让别人收到邮件感到莫名其妙。这虽然不是一个大问题，可发邮件时间长了，别人会对你这个人产生素质不高，没有礼貌的印象，从而影响自己的职业发展。
（4）邮件最后没有自己的落款，别人收到你的邮件，根本不知道你是谁；
一般情况下我们大部分企业的人员都使用OUT LOOK，大家在刚开始使用的时候，不知道设置自己的签名，导致每次发邮件的时候，都没有自己的落款（签名），尤其当你是一名新员工的时候，当你给别的同事发邮件的时候，别人都不知道你是谁，如果针对邮件上的事情要和你交流一下，可就是因为你没有留下签名，让别人找不到你。时间长了，你就发现很多人还是不认识自己。
（5）发邮件的附件不知道要用怎样的格式；
我们在发邮件的时候，很多时候要有附件让相关人员阅读，同时方便别人下载保留。一个好的附件格式，会让别人觉得非常便利，舒服。然而一个不好的附件主题，就会让人觉得非常不好。举个例子，我们每周都会给自己的领导发工作总结。一个采用附件的形式。第一周的附件主题是“第一周工作总结”，而到了第二周发的时候，他为了省事，附件主题还是“第一周工作总结”，其实里面的内容已经变了，如果你是领导，你看到这样的邮件会怎么想，这个人是不是脑子进水了。而这样的事情，每天都会在大家身边发生。
（6）发邮件的正文，总是琢磨，不知道自己的措辞是否有问题；
这件事情最大的问题，是源于你对公司、对领导、对同事的不了解。你每天发邮件的时候如果过多的时间去考虑措辞的问题，可能会牺牲你工作的效率。同时当你发出邮件后，总是担心自己发的邮件是否有问题，这样会无形中影响自己的工作心情。
（7）发邮件不习惯抄送；
我们很多新人的在发邮件的时候，不习惯抄送。比如今天你给张三说一个事，然后只给他一个人发了邮件，而张三和你又属于不同的领导。你就没有把邮件抄给相关的领导。这样的结果是什么呢？你的领导不知道你做了什么，张三的领导也不知道他要做什么。当领导让你做其他事的时候，由于他不知道你和张三沟通的这件事，导致你无形中多了很多工作，搞得自己很郁闷，同时你也会认为领导不理解自己。
（8）发邮件不知道该抄送给哪些人；
邮件的抄送功能是非常重要的，对于职场新人来说，很多时候不知道该抄送给哪些人，因为对于一个大企业来说，很多时候需要各部门协同作战，其中最重要的一条就是要保持信息对称。如果你不抄送给相关的人员，那么他们就不知道这件事情，回头等你和大家沟通的时候，就会因为当时未抄送邮件这件事情，让大家产生不必要的误会。
（9）不敢给相关领导抄送邮件，总感觉这个邮件让领导看到后会有什么想法；
这是职场新人经常犯的一个毛病，总觉得把邮件抄送给相关领导，不是像在告状，就是像在邀功。其实这样的心态是非常要命的。对于领导来说，每天有大量的事情要处理，你把邮件抄送给他，让他了解事情的进展，这是一种反馈，也许领导看到邮件后，根本不会理你，但他心里肯定对这件事有了印象，回头等你做这件事遇到困难的时候，领导也会给你资源解决问题，永远记住领导的资源比员工多。
（10）发邮件的时候总喜欢新建邮件，却不会使用邮件答复功能；
这也是很多职场新人容易出的问题，甚至这个问题很多工作两年以上的人也未必清楚它的影响。我们收到邮件，总喜欢新建邮件进行回复，却很少用邮件答复功能。为什么要用邮件答复功能呢？因为针对一件事来说，有可能不止发一封邮件，有时候为了一件事情，可能会在一个月内发20多封邮件，如果你总是新建邮件进行发送的话，就没有留下以前沟通的痕迹，别人收到你的邮件，也会因为工作太多，而不知道你说了什么。这样会大大降低沟通的效率。
发邮件的三条基本规则：
1、发邮件时，关于收件人排列顺序的问题：
（1）发给不同级别的人，头衔大的要放在前面，头衔小的放在后面；（2）发给同级别的人，要按照人名第一字汉语拼音的首字母进行排列。
比如张
三、李
四、王五，这三个应该怎么排呢？正确的顺序就是李（LI）
四、王（WANG）
五、张（ZHANG）三
2、发邮件标题、正文、落款、附件应该具备的一般格式：（1）标题：简明扼要的突出主题，比如某某市场推广计划、某活动物资明细。
（2）称呼：一定要有礼貌，比如：某某，您好！
（3）正文：内容一定要简洁、要分点列出、关键词要用蓝笔标出！
（4）结尾：一定要有祝福，祝好！祝一切顺利！祝心情愉快！（5）落款：张三
（6）签名：邮件签名是让别人了解你，并能联系到你非常重要的方式。比如：
AB公司 市场部 策划经理 张三
固定电话：010-5256000-631
手
机：***
电子邮箱：kevin@163.com（7）附件：附件的标准格式是日期+主题+姓名，比如2010.6.21第三周工作总结（李四）
3、发邮件抄送的一般原则：
日常工作邮件要抄送给直接领导；
跨部门的邮件沟通要抄送给本部门领导以及对方部门的主管/领导； 跨机构（集团内部）的邮件沟通要抄送给本机构的负责人；
需要多方协作的工作邮件，要把邮件发给每一个相关的人员；
五、小结：
其实发邮件的这些问题，本质上就是一个“沟通”的问题。曾经的管理大师说，企业中90%的工作都是在沟通，而且有90%的同事误解、工作误会都是由于沟通造成的。可见沟通在企业中是多么多么重要，如果我们想学会沟通，学会换位思考，就从发邮件开始吧！也许就是因为你今天一点点小小的改变，就会让你成为未来的职场明星！
说完了发邮件的事情，第二件事就想说说写总结的事情。作为一名职场人士，你总要向你的领导汇报工作，写各种工作的总结，到底怎样的总结是一份完美的总结，一份让领导满意，让自己满意的总结，是一份有价值的总结？是我们每个人必须去关注得细节。我们很多人都写过总结，但是你知道你的总结是否真正得起到了效果？曾经我的一位前辈告诉我：“做是为了不做”，我想这就是写总结的最大的意义。接下来我就会针对写总结常出现的问题，以及需要注意的问题和大家探讨，也希望大家能够踊跃跟帖，提出各自的意见！
第二篇：职场新鲜人：摆正心态,从小事做起
职场新鲜人：摆正心态，从小事做起
自命不凡的毕业生刚走上工作岗位，总想大干一场，体现自身价值。然而，现实却是令人失望的，职场新人们每天工作所要面对的只是些繁琐小事(trivial things)。那么，该如何调整心态呢？
THE first steps into the workplace can be confusing.Fresh graduates are eager to impress, but usually end up running errands like photocopying, which is frustrating.刚进入职场的时候，人们往往感到困惑。毕业生迫切地想表现自己，但是通常只是做些复印文件之类的鸡毛蒜皮的小事。这很是令人沮丧。
Newbies have a choice: They can either let these disappointments spoil their new working lives or learn to adapt.职场新人们可以做个选择：要么放任这种失望情绪破坏自己的职场生活，要么学会去适应。
1.Learn from basic jobs1、从基本功学起
Everything starts from the basics.Bankers start by counting notes and sales managers start with door-to-door selling.Tao Pei, 22, spent her first month in Beijing as a trade specialist at a food company faxing and photocopying.做任何事情都要从基本功开始。银行家先要数钞票，销售经理先要挨家挨户地推销。陶培（音译）今年22岁，在北京的一家食品公司做贸易工作，第一个月她的工作只是不停地发传真和复印资料。
“I was upset,” said Tao.“I was expecting to deal with clients instead of printers.” But she gradually discovered that running errands taught her how the whole business functions.她说：“我很沮丧，我希望和客户打交道而不是印刷机。”不过，她逐渐意识到，做小事能帮助了解工作整体的运行机制。
For example, Tao is told to photocopy remittance vouchers and client invoices for double checking before the originals are mailed.This helps to avoid any potential disputes later on.比如，复印汇款凭证和客户发票，反复检查，然后才能寄出原件，这样就能避免之后可能出现的争端。
“Senior workers don’t explain these details to you, but you can learn through doing basic jobs,” said Tao.“老员工不会和你说这些细节，但你能够在基本的工作中学到这些。” How to be a happy errand runner:
如何在琐事中寻找到快乐呢：
-Say “Hi” to people and make friends with your colleagues.-和你的同事打招呼，交朋友。
-Read files while waiting by the printer.They are free “textbooks”.-在打印机边等待的时候读些资料——这是免费的“教科书”。
第三篇：2013我是职场新鲜人上机操作模拟题目
2013年大学生就业素质（技能）竞赛
“我是职场新鲜人”
第二环节：“办公软件我最强”上机操作模拟试题
注意事项：
1.本环节为计算机上机操作，所有参赛选手都必须按要求将上机操作结果保存在“D:上机操作答题文件夹”里面相应的各部分题目文件夹里，否则一律视为答题无效。
2.每位选手单独使用一台计算机进行上机操作，禁止跟其他人交流，否则一律视为作弊，比赛中有任何疑问可以向现场工作人员询问。
3.本环节上机操作使用计算机的操作系统为“windows XP”系统，office办公软件为Microsoft Office 2003系列，flash软件版本为flash 8或flash CS4。
4.本测试共五个大题，考试时量为60分钟，满分100分。
5.各位选手在答题结束后，一定要将文件夹“D:上机操作答题文件夹”重新命名为“D:学院+自己姓名+计算机编号”，方便评分人员计分。
一、Word编辑：（20分）
按照如下要求对下面这段文字进行编辑：
春秋时期，吴越两国相邻，经常打仗，有次吴王领兵攻打越国，被越王勾践的大将灵姑浮砍中了右脚，最后伤重而亡。吴王死后，他的儿子夫差继位。三年以后，夫差带兵前去攻打越国，以报杀父之仇。
公元前497年，两国在夫椒交战，吴国大获全胜，越王勾践被迫退居到会稽。吴王派兵追击，把勾践围困在会稽山上，情况非常危急。此时，勾践听从了大夫文种的计策，准备了一些金银财宝和几个美女，派人偷偷地送给吴国太宰，并通过太宰向吴王求情，吴王最后答应了越王勾践的求和。但是吴国的伍子胥认为不能与越国讲和，否则无异于放虎归山，可是吴王不听。
越王勾践投降后，便和妻子一起前往吴国，他们夫妻俩住在夫差父亲墓旁的石屋里，做看守坟墓和养马的事情。夫差每次出游，勾践总是拿着马鞭，恭恭敬敬地跟在后面。后来吴王夫差有病，勾践为了表明他对夫差的忠心，竟亲自去尝夫差大便的味道，以便来判断夫差病愈的日期。夫差病好的日期恰好与勾践预测的相合，夫差认为勾践对他敬爱忠诚，于是就把勾践夫妇放回越国。越王勾践他回国以后，立志要报仇雪恨。为了不忘国耻，他睡觉就卧在柴薪之上，坐卧的地方挂着苦胆，表示不忘国耻，不忘艰苦。经过十年的积聚，越国终于由弱国变成强国，最后打败了吴国，吴王羞愧自杀。
——源于《史记专项王勾践世家》
（1）为全文添加标题，标题文字为“卧薪尝胆”（不包括引号），并设置为
华文行楷，一号，加粗，具有“礼花绽放”的动态效果，标题文字“居中”对齐；
（2）除标题外的文字设置为宋体，小四，1.5倍行距；
（3）将全文中所有的“越王勾践”（不包括引号），设置为粗体、蓝色；
（4）为页眉、页脚添加文字 “中国成语故事——卧薪尝胆”，字体均设置
为宋体、五号、加粗、居中；
（5）除标题外的正文进行“分栏”，栏数为2；
（6）插入如下图片，选择合适大小（参考高度为5厘米），版式为“四周型
二.在一文档中有如下内容：（15分）
【文档开始】
姓名大学语文高等数学大学英语平均成绩A178698
5A2989799
A376839
4A4976980
A5867975
【文档结束】
根据上面的这个文档，按要求完成下面两个操作：
（1）在“D:上机操作答题文件夹Word字处理软件的使用”文件夹
里新建一个Word文档“成绩.doc”,将上面文档中提供的成绩数
据转换为“6行5列”的Word文档表格，列宽设置为“1.1厘米”，行高为“自动设置”；
（2）利用Word计算每个学生的平均成绩，并按平均成绩递减排序，储存该Word文档。（只能使用word里的功能计算结果，请不要
用计算器计算）
三、Excel电子表格软件的使用（30分）
（1）运用自动填充功能完成序号的填充；
（2）对“成绩表”增加两列分别求出每个学生的“总分”和“平均分”，增加
一行求出每种题型的“平均分”；
（3）对“成绩表”按照总分的递减方式重新排列表格中的数据（每种题型的平均分那一行不参与此次排序），将按照总分排序的前三名同学的内容整体设置为红色；
（4）对“成绩表”增加一列“是否通过”，如果该学生的总分>=250，就填写
“通过”，否则填写“补考”；
（5）对“成绩表”数据清单中的每一个单元格加上黑色细边框，然后对第一
行和最后一行加粗黑色下划边框线；
（6）对成绩表进行“筛选”命令，将筛选出的“通过”的学生显示到表sheet
2中；
（7）根据“成绩单”中“每种题型的平均分”来创建一个“柱形图”，显示在“成绩单”下方，要求以“英语 编程 数学 体育”作为“图例项”，图例位于图表底部。
四、打开“D:上机操作答题文件夹PowerPoint演示文稿软件的使用”文件夹中的“PowerPoint 演示文稿.ppt”,按下列要求完成对此文稿的修改并保存在原文件夹中。（20分）
1.打开“D:上机操作答题文件夹PowerPoint演示文稿软件的使用”文件夹中的“新建PowerPoint 演示文稿”PPT，①将该文件夹中的“123.jpg”图片设置作为第一张幻灯片背景，并在幻灯片上方输入“职场新鲜人”五个字，字体格式设置为“48号，隶书”； ②在第一张幻灯片中插入音频“初雪_班得瑞渀.mp3”（位置如下图）；
③在第一张幻灯片下方嵌入一段动画“梦中花园.swf”，（不能通过设置超链接方式）；①到③步操操作结果截图如图所示：
点击第二张幻灯片，将文件夹中的“imgload.jpg”设置为第二张的背景； ④ 将标题“素质拓展小游戏”的动画效果设置为“中心旋转”，动画开始方式设置为；将正文内容“活动主题、游戏介绍„ „”等的动画效果设置为“百叶窗”，动画开始方式设为上一项之后
⑤ 整张幻灯片的切换效果设置成“横向棋盘式”；
五、flash动画制作软件基本操作（15分）
打开flash软件，使用逐帧动画原理，在幕布上显示一个倒计时动画，数字从9到0，素材见上机操作素材文件夹。
答题结束后，一定要将文件夹“D:上机操作”重新命名为“D:学院+自己姓名+计算机编号”，方便评分人员计分。
第四篇：职场达人必备的邮件礼仪
职场达人必备的邮件礼仪
主题： 主题： 主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整 个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。
1．一定不要空白标题，这是最失礼的。2．标题要简短，不宜冗长，不要让 outlook 用…才能显示完你的标题。3..最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会 自动生成，写了反而累赘。4.标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实 际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！”
5．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。6．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“*!”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要 随便就用“紧急”之类的字眼。7．回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要 RE RE 一大串。
8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。关于称呼与问候 1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度。邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的 回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x 先生”、“x 小姐”称 呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要 逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。关于格式，称呼是第一行顶格写。2． Email 开头结尾最好要有问候语
最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。结尾常见的写个 Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。正文 1.Email 正文要简明扼要，行文通顺 若对方不认识你，第一件应当说明的就是自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的以示对对方的 尊重，点名身份应当简洁扼要，最好
是和本邮件以及对方有关，主要功能是为了收件人能够顺利地理解邮 件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类 与正文无关的信息应在签名档中表明。Email 正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作 为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人 家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。2.注意 Email 的论述语气 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！3.Email 正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人 有时间仔细看你没分段的长篇大论。4.一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之 类的邮件，这会让人很反感。5.尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文 Email，最好把拼写检查功能打开;如果是中文 Email，
注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。6.合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必 要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。7.合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件 人一定会表扬你的体贴。8.不要动不动使用 :)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻 Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的 场合，比如现在－:)附件 1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。2.附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理。3.正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。4.附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。5.如果
果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。6.如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送。语言的选择和汉字编码 1.只在必要的时候才使用英文邮件 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文 邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中 文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。2.尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件 如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。
3.对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英 文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。4.选择便于阅度的字号和字体 中文老实点用宋体或新宋体，英文就用 Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证 明最适合在线阅度的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。结尾签名 每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。1.签名信息不宜过多 电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但 信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然 会与你联系。引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人 对象与场合，切记一定要得体。2.不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得 疏远。你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档，灵活调用。3.签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体 小一些。回复技巧 1.及时回复 Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时 间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不 要超过24小时。如果事情复杂，你
无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会
及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。2.进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。3.回复不得少于10个字 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么 着也要凑够10个字，显示出你的尊重。4.不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼 如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其 他方式进行交流后再做判断。电子邮件有时并不是最好的交流方式。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越 RE 越高，这将导致邮件过于冗长笨拙 而不可阅读。此时应即是对之前讨论的结果进行小结，删减瘦身，突出有用信息。5．要区分 Reply 和 Reply All（区分单独回复和回复全体）如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该 replay all，让大家都知道； 不要让对方帮你完成这件事情。如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的 RE 来 RE 去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！6.主动控制邮件的来往 为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。正确使用发送，抄送，正确使用发送，抄送，密送 要区分 To 和 CC 还有 BCC（区分收件人、抄送人、秘送人）1． To 的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。2． 而 CC 的人则只是需要知道这回事，CC 的人没有义务对邮件予以响应，当然如果 CC 的人有建议，当
然可以回 Email。3． 而 BCC 是秘送，即收信人是不知道你发给了 BCC 的人了的。这个可能用在非常规场合。4．TO，CC 中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都 可以。适当的规则有助于提升你的形象！
5．只给需要信息的人发送
邮件，不要占用他人的资源。
6、转发邮件要突出信息。在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不 要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将 RE 了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。
第五篇：职场中九大邮件规则
职场中九大邮件规则
职场中可别小看了E-mail的功能，简单的几个词里面大有玄机。你所写的每一个字，都将作为之后的mail法庭中的证词。若想打好下一场职场升级战，要先把邮件新规则研究透。学好EMAIL规则，善用职场法宝，做个职场牛人是不难的。
不可不知的九大邮件新规则
A:不要越级发邮件
杜拉拉对直接上司玫瑰有看法，跟平级的王蔷讨论，结果听说王蔷这个北方愣子已经直接给玫瑰的上级李斯特发过告状EMAIL了，李斯特这个老头子的做法只是把EMAIL原封不动回传给玫瑰。显然，李斯特的“转发”表明了自己的态度。王蔷的结局丝毫不意外：很快就被玫瑰开了。
之所以把这条放在头一位，是很多职场新人自以为比上司能，以为越级发发EMAIL告状不容易被发现，在EMAIL里还能畅所欲言，比打电话方便得多啊！其实EMAIL的最重要特征就是容易被转发，这一点对于喜欢越级EMAIL的“小聪明们”来说是致命的。
B:不要在EMAIL里谈论跟工作无关的事
EMAIL的第二个特征是容易“留案底”，这一强大特征让EMAIL容易变成流言蜚语滋生地。假如你对某同事有意见、对老板有看法，用嘴巴说说痛快一下就算了，何必发EMAIL呢，省得让人家转发给当事人，或复制下来贴在MSN上。
C:不要转发不该转发的EMAIL
假如你收到了某某同事发来的带有偏见内容的EMAIL，你做到自己知道就行了，并深深感谢他的信任，不要到处转发或复制粘贴，更不要为证明“这不是我说的，是XX说的”而当他人面打开EMAIL页面，要知道，你能对A这样做，你也能对B这样做，你就变成了办公室的不连信息传播者，失去了同事最起码的信任。
D:保留好发送EMAIL的证据
有时候EMAIL可能因网络问题不能按时送达，也可能不小心被收件者删掉了，或者收件者根本就是故意说没收到，怎么办？在发EMAIL时给自己抄送一份就得了，或者保留在发件箱里。
同样，其他人发给你的工作EMAIL也要保留三个月以上再考虑永久删除，以备发生问题时“对质”。
E:私人EMAIL躲开公司网络监控
很多公司都有网络监控一说，我们就宁可信其有吧。我们总有点私事吧，躲开监控也不难，可以用擅发EMAIL的手机，随时随地上网，发送接收都可以避开公司的网络监控。比如跟恋人谈谈情说说爱，或者跟培训班的老师发发作业，都很方便。
F:让EMAIL帮助自己树立勤奋形象
不能半夜给客户打电话谈价格，不能在出差途中、火车上给老板打电话汇报情况，怎么办？很简单，发EMAIL啊。销售小说《输赢》里有这么一招，你只管在晚上零点之后给客户、老板发EMAIL谈工作吧，当他们收到时会为你的勤奋感动的！
同样，在不方便打电话的时候打开手机给客户、老板发EMAIL，说一句：我在火车上，周围比较乱，在用手机发EMAIL……老板最喜欢这样的员工了。
G:不要忘记EMAIL的正确收发时间
同一个EMAIL前后10分钟发送可能就影响大局。比如可以把手机的EMAIL收发设置上声音，像短信一样提醒；对于需要在确定的时间点上发送出去的重要EMAIL可以在三手机的备忘录中将其记录下来，一到时间就会提醒你。老板可以说没有看到EMAIL，但你不能说你没有发。动一动手指头不麻烦，帮你省掉无数的误会、责备。
H:不要忘记正确“抄送”和“暗送”
几乎每位会用EMAIL的人都会做的，但却未必做得最合适。当需要把文件传达给其他人时，固然要抄送到每位，但别忘了要抄送到主管上级、老板那里，虽然他可能根本没有时间看，但这种“以资证明”的行为不可缺少。尤其是你想表扬你的下属或团队的时候，这种抄送更是比表扬本身还重要。
暗送，不要把暗送当成法宝来避开那些被抄送的人，如果你不想让别人知道你“送”过谁，那最好根本就别“送”！
I:不要让EMAIL彻底代替电话
很多人都有这样的感觉，当习惯用EMAIL、**、MSN或短信时，发现自己能不打电话时就尽量避免打电话，因为“怕人家烦”，尤其是需要道歉、澄清、辞职、砍价时。血淋淋揭开的事实是：我们的口头沟通能力下降了！我们感觉已经无法面对电话中的客户、老板或同事了！但这样不行！必要时拿起手机拨过去，用礼貌、清晰、抑扬顿挫的语言跟对方沟通，让对方充分感受到你声音的魅力并被打动吧。
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