公司电子邮件使用管理规定

第一篇：公司电子邮件使用管理规定

电子邮件使用管理规定

第一条 总则

公司开通网络电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论是对内，还是对外，均不允许传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给以批评、降薪、降职、辞退处分。

第二条 邮件服务器管理

信息工程部统一管理公司的电子邮件服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。

第三条 邮件开户须知

申请电子邮件开户首先必须填写“电子邮件开户申请表”并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到信息工程部邮件管理员处开户。邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。

第四条 电子邮件使用规定

1．用户应定期检查自己的邮箱并取走邮件，以保证用户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员可以删除邮箱中两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而可能造成的损失由用户自己负责。

2．禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FTP下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，资料室集中管理。申请订阅者需填写“电子杂志订阅申请表”，并提交图书室订阅。公司驻外机构等可由系统主管审批后另行处理。

3．在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不能擅自使用其他任何邮件地址。

4．严禁转发有危害社会安全言论和政治性评论文章的邮件及一些无聊邮件。

5．发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待：

(1)秘密级：需由部门主管同意，加密发送，由部门对资料的安全性负责。

(2)机密级： 由部门主管签字同意，将发送资料交知识产权室审核、存档，由知识产权室负责发送。

(3)绝密级：禁止在网上发送。

第五条 监督检查工作

公司员工使用公司电子邮件要接受行政部和信息工程部的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件的副本保存，以便监督检查和备案。公司行政部有权对收发的电子邮件的内容进行检查。

第六条 违规处罚

1．对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIP下载软件，或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工，视情节严重程度，处以X X X——X X X元的罚款。

2．转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件以及其他 与工作无关的邮件的员工，首次发现作降薪处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。

3．在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款X X X元。

4．任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，视情节轻重，处以降薪直至辞退的处理。造成恶劣影响或严重损失的，公司还将依法追究其法律责任。

第七条 附则

本规定的解释权属信息工程部和行政部，如有疑问项，可向以上两部门提出咨询。

第二篇：公司电子邮件使用管理规定

公司电子邮件使用管理规定

为维护集团及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率、提高各公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。

一、总则公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。公司鼓励和提倡各下属部门及员工采用电子邮件进行内外交流。员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱***@daikho.com.cn。公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1--3位的识别码。已有账号员工可保留原账号不变。在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有以相应业务域名为后缀的邮件地址。

二 管理权限和职责

财务部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。

所有邮箱用户：应熟练使用OA及外部邮箱收发邮件。

三邮箱管理流程

1新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向财务部申报开通，财务部门同时做好登记备案工作。使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由直管领导负责通知财务部执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3对于长时间（超过一个月）无人管理的邮箱，公司有权予以注销并收回。公司邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络。

四邮件使用

1一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分开发送。2禁止群发与工作无关的或有害社会、企业安定的邮件，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理。

3公司内部日常业务联系沟通应尽量使用OA平台或电话等其他即时联系方式进行，需传递资料等通过邮件发送的，需经分管领导同意并抄送给分管领导，尽量避免越级汇报或大量群发。

4需群发以及发送涉密文件需经部门领导同意后发送，涉密文件需加密处理后方可发送。

5各部门需通过邮件汇报总经理处理的事项应发送给分管副总批示后予以转发。

第三篇：公司电子邮件管理规定

公司电子邮件管理规定

为了维护公司以及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率，特制定本规定。

一、总则

1、公司对员工邮箱进行统一规划和管理。

2、公司鼓励和提倡各下属以及员工采用电子邮件进行内外交流。

3、员工或部门已电子邮件对外联系是必须提供公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱 ***@*****.com。

4、公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重 名，允许用户自定义1-3位的识别码，已有账号员工可保留原账号不变。考虑国外客户的使用习惯以及工作方便，出口部员工可以使用自己的英文名作为账号名。

5、在职人员名片以及公司其他对外宣传资料上必须印有公司域名为后缀的邮件地址。

二、管理权限和职责

办公室：统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作

使用邮箱用户：应熟练使用各种办公软件进行邮件的收发。

三、邮箱管理流程

1、新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向办公室申报开通，办公室同时做好登记备案工作

2、使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由部门通知办公室执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3、公司邮箱账号限本人使用，禁止借用他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网路。

四、邮箱使用

1、一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分发送。

2、不得传递与本人工作无关以及有害社会、企业安定的邮件。经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛

4、部门员工使用电子邮箱需要接收监督，员工发送邮件必须同时抄送到部门邮箱中，以便监督、检查和备案。

第四篇：公司电子邮件管理规定

公司电子邮件管理规定

随着公司管理水平的提升，电子邮箱的数量也日益增多。为了维护集团及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率、提高各公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。

一、总则公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。公司鼓励和提倡各下属部门及员工采用电子邮件进行内外交流。员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱***@njchem.net。公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1--3位的识别码。已有账号员工可保留原账号不变。在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有以相应业务域名为后缀的邮件地址。

二 管理权限和职责

财务部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。

所有邮箱用户：应熟练使用OA及外部邮箱收发邮件。

三邮箱管理流程

1新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向财务部申报开通，财务部门同时做好登记备案工作。使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由直管领导负责通知财务部执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3对于长时间（超过一个月）无人管理的邮箱，公司有权予以注销并收回。公司邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络。

四邮件使用

1一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分开发送。2禁止群发与工作无关的或有害社会、企业安定的邮件，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理。

3公司内部日常业务联系沟通应尽量使用OA平台或电话等其他即时联系方式进行，需传递资料等通过邮件发送的，需经分管领导同意并抄送给分管领导，尽量避免越级汇报或大量群发。

4需群发以及发送涉密文件需经部门领导同意后发送，涉密文件需加密处理后方可发

送。

5各部门需通过邮件汇报总经理处理的事项应发送给分管副总批示后予以转发。

第五篇：公司电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范

一、邮件文本及格式规范：

1邮件内容：

一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。2邮件字体：

（1）全文统一；

（2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；（3）字体为正体；

（4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。3邮件附件：

如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。

4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。5个人签名：

（1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、e-mail等；

（2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。

二、邮件语言文字规范：

1语言表述清楚、简练，不能有岐义。

2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。3

段落分明、清晰。

用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。

三、邮件发送规范：

1邮件主题：邮件必须写明主题。2邮件发送：

（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；

（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；

（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；

（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；

（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；（8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；（9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；

（10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送 3邮件群发：

（1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;（2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。

4邮件优先级

(1)邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级;(2)不要频繁使用邮件高优先级。

四、其他注意事项:

1不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。2工作时间勿发与工作内容无关的邮件。

3邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。4 重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。5邮件附件的总容量应尽可能少于5M,如附件较大,应压缩后发送。6 无保留价值的邮件阅后及时删除，避免占用空间。7 需要归档的邮件及时归档留存。对不熟悉来源的邮件，需确认无危害后才打开，避免病毒侵入。