事业单位考试内部资料公文处理知识

第一篇：事业单位考试内部资料公文处理知识

一）公文的定义。

党的机关公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的工具。

行政机关公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

（二）公文的类别。

1.根据公文制发机关的不同性质，可分为：党务公文、行政公文、法规公文、外交公文、司法公文、计划公文、军用公文等。

2.根据不同的行文关系，可分为：上行文、下行文、平行文。

上行文指下级机关向上级主管机关的行文，如请示、报告、意见等；

下行文指上级机关对本机关下属单位的行文，属自上而下的行文，具体文种有指示、意见、决定、决议、通知、通报、会议纪要、批复等；平行文指不具有隶属关系的机关（即无领导或业务指导关系的机关和单位）之间的往来行文，如函、意见等。

需要说明的是，三种行文关系都有“意见”这个文种，作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理；作为下行文，下级机关应当遵照执行；作为平行文，仅供主送机关参考。3.根据公文内容的重要程度，可分为：绝密公文、机密公文、秘密公文。绝密公文指涉及党和国家最核心机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受最为严重的损害；

机密公文指涉及党和国家比较重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受比较严重的损害；

秘密公文指涉及党和国家重要机密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受损害； 4.根据公文送达和办理的时间要求，可分为：特急公文、紧急公文、一般公文。特急公文，办理时限一般不得超过24个小时； 紧急公文，办理时限一般不得超过3日； 一般公文，办理时限一般不宜超过15日。紧急程度，党的机关公文分为“加急”、“特急”，行政机关公文分为“急件”、“特急”，紧急电报分为“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

（三）公文的特点。一是有鲜明的政治内容。运行于我国各机关的公文，必须贯彻党和国家的路线、方针、政策。二是有法定的权威性和约束功能。公文的法定作者是合法的制发机关，机关的制发权力是经法定认可确定的，各级机关所发公文在有效的时限、范围内，具有国家法律所赋予的权威性和约束力。公文一经制发，有关的受文机关和人员必须严肃认真地对待，违反或不执行公文规定，要承担相应责任，这就保证了公文的执行效能。

三是有一定范围和使用时间。一份公文对应某一方面的工作、发给一定的受文对象，这就限定了公文的空间范围，超出该范围，公文便失去其效能。公文的效能还受一定时间的限制，一般要求限期传达执行，一旦工作完成了、问题解决了，或新的公文制发出来了，原公文的效用也结束了。

四是有规范性的文体形式。公文是一种高度程式化的应用文体，在长期实践中形成了独特的写作格式和一套制发规范，并用国家标准予以规定，任何机关不得另搞一套、各行其是。五是有准确庄重的文风。公文要维护其政治性和权威性，就必须保持准确、严格、庄重的文体特点，要求反映事物客观实际，表达意见态度明朗，选词用语严谨准确，从而形成理正辞严、简练明达、庄重有力的公文风格。四）公文的作用。

一是发布政令，传达决策。党的各项方针、政策，国家的各项政令、法规、决定，各级各类机关的决策意图，需要发布开来、推行下去，报告上来、传递出去，从发布最高一级机关制订的大政方针，到传递最低一级机关的请示、报告，无不依靠公文这个工具。

二是指导工作，推动落实。由于公文是一种具有权威性的特殊公文，各级机关运用公文手段来推行决策意图，领导机关用它来组织和指导各系统、部门、地区的具体工作；下级机关用它来汇报情况或求得批准支持，以开展工作。

三是工作依据，检查凭证。依据和凭证作用是公文的基本作用。上级依据上报的公文审批、答复、决定；下级依据下发的公文开展工作。上级的决策是否正确，下级情况反映是否属实，公文是最好的凭证；工作开展后，评价其效绩，也是以公文为检查凭据。

四是沟通信息，联系公务。各机关在公务活动中，用公文与上下左右的机关进行联系，相互告知情况、交流思想、商洽工作。随着公文在其间的往复运行，整个机关系统由此联成一体，使各项工作高效、有序运转。五是宣传教育，统一思想。公文不仅要传达决策意图、布置任务，还要解释原因、说明情况，让人们知道为什么要这样做，统一思想，提高认识。

（五）公文的种类（即文种）。

《中国共产党机关公文处理条例》规定，党的机关公文种类分为14种，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

《国家行政机关公文处理办法》规定，国家行政机关公文种类分为13种，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。不同的是，党的机关公文有决议、指示、公报、条例、规定；行政机关公文有命令（令）、公告、通告、议案。这里仅对行政机关各文种的适用范围作简单介绍： 1．命令（令）。适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

需要说明的是，根据《宪法》规定，只有国家主席、全国人大常委会委员长、国务院总理、各部部长、各委员会主任和地方各级人民政府可以使用“命令”文种，省以下机关的职能部门不能使用。《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》第十条规定，使用“令”公布规章的，只限于省人民政府及武汉市人民政府和经国务院批准的较大市的人民政府；县级以上人民政府依照法律的规定，宣布重大强制性行政措施，嘉奖有卓越贡献的单位（集体）和人员，可使用“令”。

2．决定。适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。

3．公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。需要注意的是，“公告”的使用者是党和国家的高级管理机关，内容必须是“重要事项”或者“法定事项”。基层机关、地方各级行政主管部门和企事业单位不得使用“公告”来发布遵守或周知事项，公民个人更不能使用“公告”。

4．通告。适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5．通知。适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。6．通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。在奖励事项的文种选择上，《湖北省国家行政机关公文处理实施细则》规定，奖励有重大贡献的单位（集体）和人员，可使用“决定”；表彰有较大贡献或有较好业绩的先进单位（集体）和个人，使用“通报”。

7．议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8．报告。适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。9．请示。适用于向上级机关请求指示、批准。10．批复。适用于答复下级机关的请示事项。

11．意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

12．函。适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。13．会议纪要。适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第二篇：事业单位考试公文写作处理

公文写作与处理

一、公文概述

（一）公文的特点

公文，即公务文书，它是党政机关、企事业单位、社会团体在处理各类公务活动时所使用的具有固定格式和法定效力的特定文书。公文具有作者的特定性、强烈的实用性、高度的规范性和法定的权威性。

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的工具。

经中共中央、国务院同意，中共中央办公厅、国务院办公厅于2012年4月16日发布了《党政机关公文处理工作条例》，这是指导机关公文写作与处理的重要依据。

（二）公文的种类

公文包括通用公文、专用公文和技术公文三大类。

通用公文指党政机关在实施管理、处理公务、传递信息过程中形成和使用的公务文书，包括法定公文和机关事务文书。法定公文即指由《党政机关公文处理工作条例》（自2012年7月1日）所确定的文种，具体地说，有：

1、决议，2、决定，3、命令（令）、4、公报，5、公告，6、通告，7、意见，8、通知，9、通报，10、报告，11、请示，12、批复，13、议案，14、函，15、纪要共十五种。

法定公文按行文方向，分为上行文、下行文、平行文；按内容涉及国家秘密的程度分为对外公开、限国内公开、内部使用、秘密、机密、绝密；按办理时限和紧急程度，分为紧急公文、限时送达和平件，其中紧急公文又分为特急和加急；按性质、作用，分为领导指导性公文、公布性公文、陈述呈请性公文、知照性公文、商洽性公文和记录性公文；按来源，分为收文、发文。

机关事务文书指机关为了处理各种政务活动而使用的政务信息文体，如简报、调查报告、讲话稿、计划、总结、专用书信等。

专用公文指在专门领域形成和使用的、具有突出的专业性质的公务文书。技术公文指具有严格的技术参数的公务文书。

（三）公文格式 组成部分及其位置

1、版头部分

（1）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。份号顶格编排在版心左上角第一行。（2）密级和保密期限。顶格编排在版心左上角第二行，保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。（3）紧急程度。顶格编排在版心左上角。

（4）发文机关标志。由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成。也可使用发文机关全称或规范化简称。

（5）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。（6）签发人。即签发文件人的姓名。

2、主体部分

（1）公文标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

（2）主送机关。即公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类机关统称。（3）公文正文。公文的主体，用来表达公文的内容。（4）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（5）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（6）成文时间。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

（7）印章。要与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。（8）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（9）附件。公文正文的说明、补充或参考资料。

3、版记部分

（1）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关。（2）印发机关和印发时间

（3）页码。公文页数顺序号，编排在版心下缘之下，数字左右各放一条一字线，单页码居右空一字，双页码居左空一字。

（四）行文方式和行文规则

行文方式五种：逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文和公开行文。行文规则主要有：

1、正确使用文种。

（1）文种的确定和使用，必须按照公文管理法规的统一规定，不能乱起名称。法定公文的15种名称，只能单独使用，不可加以合并。

（2）要依据制文机关的行文方向、行文目的和权限正确选用文种。（3）注意近似文种的辨析。

2、行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

3、行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

4、上行文应遵循以下规则。（1）原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，但不抄送下级机关。（2）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。

（3）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（4）请示应一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（5）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，也不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

（6）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。

5、下行文应遵循以下规则。

（1）主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。（2）党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需经政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。

（3）党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。

（4）涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。

（5）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。

6、同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。属于党委、政府各自职权范围内的工作，不得联合行文。

7、党委、政府的部门依据职权可以相互行文。

8、部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。

（五）公文的语体表达

公文语体风格：庄重、准确、简明、平实。

1、词语的锤炼：（1）准确掌握词义，辨析同义词、近义词和褒义词、中性词、贬义词。（2）规范使用书面语言。（3）运用好模糊语言。这类词语的语义只取某种意向，具有定向的明确性、准确性，又有一定的伸缩性、概括性。（4）使用公文专用语。

2、公文语句的组织，要符合逻辑规则，遵守汉语语法规则。

3、以记叙、说明、议论为主要表达方式。

4、修辞格的选用。

5、正确书写汉字和标点符号。

6、几个需要注意的问题：（1）公文结构层次序号为

一、（一）、1.（1）。

（2）关于数目字的规范表达：部分结构层次的序号，数字作为词素构成定型的词、词组、成语时，应使用汉字书写。除上述两种情况，其他出现数目字的地方，都应使用阿拉伯数字标注。

（3）使用法定计量单位。

二、法定公文的写作

（一）决议

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决议和决定虽同属决策性的下行公文，但又有不同之处：一是决议必须经法定的会议讨论，并按法定多数通过才能形成；决定则往往经机关负责人研究后即可形成；二是决议的内容多为全面性、原则性的重大问题；决定除反映重大问题外，往往对某些措施、制度等作出安排，比决议更具体、细致。

（三）命令（令）

适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报

适用于公开发布重要决定或重大事项。

（五）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。它同公报相同之处是都具有告知对象的广泛性，强烈的新闻性，所涉及内容都事关重大，制发的机关级别高。但两者却有明显区别：一是内容上，公告可用用于发布法定事项，公报不具有这一功能；二是公报内容具体、详尽，而公告内容单一，篇幅短小。

（六）通告

适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

（七）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见可上行，可下行，也可平行行文。按行文方向不同，意见的作用也有不同：上级发给下级的意见（下行文），用于阐明重要问题、重大行动的指导原则，作出部署、安排；下级呈报给上级的意见（上行文），是下级机关对重要问题提出见解和建议；平级或不相隶属机关相互之间使用的意见（平行文），主要供对方参考之用，不具有指导性和约束力。

（八）通知

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。包括指示性通知、发布性通知、印发批转转发性通知、周知性通知。

（九）通报

适用于表扬先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告

适用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关询问。

（十一）请示

适用于向上级请求指示、批准。重点应写好请示缘由，请求批准的事项要写得十分明确。

（十二）批复

这是专门用于上级机关答复下级请示事项时使用的公文。

（十三）议案

议案是各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者它的常委会提请审议事项时使用的文种。

（十四）函

函是不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项时使用的文种。函有自己的特定格式。

（十五）纪要

适用于记载会议主要情况和议定事项。

三、机关常用事务文书的写作

（一）讲话稿

讲话稿是在各种会议或集会上，为表达讲话者的见解、主张，交流思想，进行宣传或者开展工作而经常使用的一种公文。

（二）简报

简报是党政机关、企事业单位和社会团体编发的用以反映情况、汇报工作、交流经验、沟通信息的一种常用事务性文书。简报格式由三部分组成：1.报头。包括简报名称、期号、编发单位和编发日期。2.报核。包括标题、正文（通常开头为导语，主体部分围绕主旨展开叙述和说明，结尾对全文作总结。有的无结尾，而自然收束）。部分简报在标题前还加上编者按语（提示性、说明性或批示性按语）。3.报尾。注明“分送”单位。其右下侧注明印刷份数。

（三）调查报告

是对某种情况、某项经验、某个问题或某一事件进行有目的、有系统的调查，经过深入细致的分析研究之后，所写出的反映实际、揭示事物本质与发展规律的书面报告。

（四）计划

是为完成一定时期的工作任务而事先做出筹划和安排的一种事务文书。

（五）总结

是对前一阶段的实践活动进行全面、系统的回顾、分析、研究与评价，从中找出经验教训，得出规律性认识，以指导今后工作的一种事务文书。

（六）专用书信

是党政机关、社会团体和企事业单位专门用于联系某种事务的信函，如表扬信、慰问信、公开信、贺信、邀请函、介绍信、感谢信等。

四、公文处理

公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

各级党政机关应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，设立文秘部门或者由专人负责公文处理工作。

各级党政机关办公厅（室）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

（一）公文拟制

公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

1、起草

公文起草应当做到：

（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。（4）文种正确，格式规范。

（5）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（6）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

（7）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

2、审核

公文文稿签发前，应当由发文机关办公厅（室）进行审核。审核的重点是：（1）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（2）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（3）涉及有关地区或者部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（4）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（5）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

需要发文机关审议的重要公文文稿，审议前由发文机关办公厅（室）进行初核。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需要作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

3、签发

公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关主要负责人签发。党委、政府的办公厅（室）根据党委、政府授权制发的公文，由受权机关主要负责人签发或者按照有关规定签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

（二）公文办理

公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

1、收文办理

收文办理的程序是：

（1）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。（2）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

（3）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

（4）承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报本机关负责人批示或者转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（5）传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（6）催办。及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人催办。

（7）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

2、发文办理

发文办理主要程序是：

（1）复核。已经发文机关负责人签批的公文，印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（2）登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。（3）印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。（4）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

3、整理归档

（1）立卷归档的意义 保护公文，有利管理 组成案卷，便于利用 打好档案基础

（2）立卷归档的原则要求 保持文件之间的历史联系 区分公文的保存价值 便于保管和查找利用（3）立卷归档的范围

以本机关主要职能活动中形成的公文材料为主。同时，上级针对本机关的指导性文件和需要本机关贯彻执行或参照执行的文件，下级呈送的报请类公文，同级或不相隶属机关重要的商洽性或审批性公文等，亦应列入归档范围。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关负责人兼任其他机关职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职机关归档。

（4）立卷归档的程序平时归卷 正式立卷 按期归档

（三）公文管理

各级党政机关应当建立健全本机关公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

1、党政机关公文由文秘部门或者专人统一管理。设立党委（党组）的县级以上单位应当建立机要保密室和机要阅文室，并按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

2、公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，按照所定密级严格管理。绝密级公文应由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关或者其上级机关决定。

3、公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行；需要变更的，应经发文机关批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

4、复制、汇编机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经本机关负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

5、公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

6、涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定进行清退或销毁。

7、不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

8、机关合并时，全部公文应当随之合并管理；机关撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。

工作人员离职离岗时，所在机关应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

9、新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，机关合并或者撤销时，相应进行调整。【例题1】单项选择题

根据作用和性质的不同，公文可以分为（）A、通用公文、专用公文

B、上行文、下行文、平行文

C、规范性公文、指挥性公文、呈请性公文、知照性公文 D、收文、发文

（解析）答案为C。A、B、D三项分别是从使用范围、行文方向、公文来源方面为公文分类。【例题2】多项选择题

下列关于公文格式的表述，不正确的是（）

A、需会议讨论通过的公文，其成文日期以会议通过日期为准。B、发文机关必须用全称，不能用简称。

C、联合下发的公文，主办机关加盖公章即可。D、公文如有附件，应在正文下方标识。（解析）答案为B、C。《党政机关公文处理工作条例》规定，发文机关标识应当使用全称或规范化简称，笼统地说“不能用简称”是错误的。联合下行的公文，参与发文的机关都应加盖公章。只有联合上行的公文，才应只盖主办机关公章。【例题3】不定项选择题

下列发文字号正确的有（）A、ⅹ政发[06]27号 B、ⅹ政发[2006] 27号 C、ⅹ政发（2006）第27号 D、ⅹ政办函[2006]027号

（解析）答案为B。A项括号内年份未用全数，而错误地省略为“06”。C项年份外括号未用六角括号，而错用圆括号；同时，在序号27之前又错误地加上“第”字。D项在序号27之前错误地加上“0”。【例题4】公文实务题（单项选择题）

阅读下列材料，回答后面问题：某市市委和市政府2005年1月6日召开联席会议，会上就一项重要工作即2005年本市区县级领导干部公推公选工作作出安排，决定联合制发一份序号为27号的文件进行部署。1月8日。市委领导签发了该文件。1月9日，市政府领导也签发了该文件。该文件1月10日由市委办公室制发完毕并及时发送出去。1月11日该文件登在该市《ⅹⅹ日报》上。

1、该联合发文性质属于（）

A、政府部门与相应的党组织联合发文 B、同级政府之间的联合发文 C、同级党的机关之间联合发文 D、同级党委、政府之间联合发文

2、该文件适用的文种应该是（）

A、决定 B、通知 C、通告 D、会议纪要

3、该文件的成文时间应该是（）A、2005年1月6日 B、2005年1月8日 C、2005年1月9日 D、2005年1月10日

4、根据行文规则，刊登在《ⅹⅹ日报》上的该文件的性质是（）A、视同正式文件 B、视同新闻消息 C、不作为正式文件

D、视为文件，但无行政效力

5、如果写作该联席会议的纪要，标题写法应该是（）A、《会议纪要》 B、《关于2005年区县级领导干部公推公选工作的会议纪要》

C、《中共ⅹⅹ市委市政府联席会议纪要》 D、《ⅹⅹ市2005年区县领导干部公推公选工作会议纪要》

（解析）

1、根据提供的材料，系由市委和市政府联合发文，显然答案为D。

2、答案为A。该文是对重要事项作出决策时制发的，适用决定这一文种。通知属知照性公文；通告是在一定范围内公布应当遵守或周知的事项；会议纪要的作用主要是要求与会单位共同遵守，不宜用作向社会公开的重大事项安排，因此均不宜采用。

3、答案为C。联合行文的成文日期，以最后签发机关领导人的签发日期为准。市政府领导是最后签发机关的领导人，其签发日期为1月9日，故选C。

4、答案为A。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，公开发布的公文应视为正式文件，它们与正式文件具有同等法律效力。

５、答案为Ｄ。这是一次专题会议，标题中应标明会议主题。【例题5】材料处理题

以下是某市文化市场办公室秘书小钱编写的一份简报稿，里面存在不少错误或不当之处。请阅读后按要求完成问题。

第315期 会议简报

2006年3月15日 文化市场办公室

重视下岗工人再就业 扶持政策的有关问题

我市XX区下岗工人甲偶然发现，近来办考试辅导班非常热门，他觉得这是个发财的好机会。于是，他找到正在某大学读博士的小舅子乙，乙曾经参加过一次某考试阅卷。乙又找到了他的一老同学丙，丙曾经参加过两次该考试，因成绩不合格均未考取。二人经过密谋，公然向社会公开招收某考试辅导班学员。他们四处张贴“牛皮癣”广告，宣称将由“考试研究专家”、“考试阅卷专家”主讲，并在某报纸刊登招生广告。他们租用教室，每人收取报名费、听课费、讲义费共500元。同时，他们购买了一套正规出版的复习资料，找了一家私营小印刷厂，采取非法盗印手段，将购买的全套书籍合成一册《火速制胜教材》，又搜罗拼凑了一些散见于各种出版物中的模拟试卷，合印成一册《全真内部套题》，分别以每册80元和20元卖给学员，并在社会上公开发售。

春节刚过，辅导班热热闹闹地开张了。辅导班共招收100多名考生。由于场地太小，显得拥挤不堪，担任主讲的乙、丙上课只是照本宣科。学员们感到被骗，他们找到甲要求全额退款，并要向有关部门举报。甲气急败坏，声称：“是你们自己找上门来报名的，又不是我非要你们来的，你们交了钱，我开了课，我们之间就有了法定的合同关系，你们要退款，这是单方违约，你们要承担违约责任！”

接到群众举报后，我有关人员上门查处，甲辩称：“我是下岗工人，国家鼓励下岗工人再就业，我自强不息，自谋生路，不管你们什么法律法规，都应该对我这样的人网开一面才对。再说了，我又没搞‘黄赌毒’，没搞打砸抢，我这是为社会培养人才做贡献啊！你们不让我办班，你们帮我解决吃饭问题啊？”甲还声称如果对他查处，他将和家人到市政府门前静坐示威。

编者按：据了解，甲平时的确生活困难。落实下岗工人再就业扶持政策，直接关系到社会稳定和发展、提高我市人民生活水平、提升我市综合竞争力的大问题。3月1日，在本办公室主任办公会议上，刘主任在通报了甲事件后指出，本期简报反映的问题值得我们每一个人思考：下岗工人的实际生活困难我们当然要关心，如何保证执法的严肃性，维护市场秩序，又体现以人为本的现代管理理念？

（钱XX供稿）分送：XXXXX，XXXXX，XXXXX，XXXXX（共印XX份）请回答以下问题：

1、甲的行为违反了许多现行的法律法规的规定。请列举出其中四个以上法律法规的名称。

2、请指出该简报格式方面存在的问题。

3、请根据简报内容，以《关于甲私自开办某考试辅导班问题的情况》为题重新撰写简报文稿（含编者按）。要求：改正原简报中的错误，符合简报文稿写作要求，字数在400--500字之间。（参考答案）

1、《中华人民共和国著作权法》

《中华人民共和国消费者权益保护法》 《社会力量办学条例》

《中华人民共和国教育法》 《中华人民共和国民法通则》

甲采取非法盗印手段，未经著作权人许可使用其作品谋利，违反了著作权法的规定。

甲举办培训机构实际上是为学员提供培训服务，学员是培训的接受者，但甲并未提供所承诺的服务内容，因此违反了消费者权益保护法的规定。

甲不具备办学资格，未办理相关手续即公开招生，违反了社会力量办学条例和教育法的规定。甲宣称将由“考试研究专家”、“考试阅卷专家”主讲，并在 报刊登招生广告，属于欺诈行为，违反了民法通则的相关规定。

2、（1）“期数”位置有误。正确位置应在简报名称的正下方，有的连续出的简报，还要注明总期数，并用括号括入。（2）“编发单位”和“印发日期”位置左右颠倒。（3）“编者按”搁置错误。正确的做法应放在标题之上。

3、会议简报（第315期）

XX文化市场办公室 2006年3月15日

编者按：中央高度关注下岗工人再就来问题。我们在关心下岗工人再就业问题的同时，也要注意引导他们树立法治意识，使他们在法律允许范围内积极自谋生路。

关于甲私自开办某考试辅导班的情况

我市XX区下岗工人甲 未经教育部门的批准，伙同他人私自成立 考试辅导班。他们四处张贴招生广告，宣称将由“考试研究专家”、“考试阅卷专家”主讲。同时非法盗印他人书籍，又搜罗拼凑了一些模拟试卷，卖给学员并在社会上公开发售。

辅导班共招收100多名学员。教学场地狭窄，拥挤不堪。担任主讲的乙、丙只是照本宣科。学员们在感到被骗后，找到甲要求退款，甲却声称：“你们交了钱，我开了课，我们之间就有了法定的合同关系，你们要退款，这是单方违约，你们要承担违约责任！”

接到群众举报后，我有关人员上门查处，甲辩称：“我是下岗工人，国家鼓励下岗工人再就业，我自强不息，自谋生路，不管你们什么法律法规，都应该对我这样的人网开一面才对。再说了，我又没搞 黄赌毒，没搞打砸抢，我这是为社会培养人才做贡献啊！你们不让我办班，你们帮我解决吃饭问题啊？”甲甚至威胁说如果对他查处，他将和家人到市政府门前静坐示威。

（钱XX供稿）

补充练习

一、单项选择题

1、需要标注份号的公文是（）

A、上行文 B、下行文 C、涉密公文 D、所有公文

2、对上行文，下列说法中错误的是（）A、报告等非请示性公文中不得夹带请示事项。

B、除上级机关负责人直接交办事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送公文。C、请示应当一文一事。

D、原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，也可抄送下级机关。

3、下列工作内容，属于收文办理的程序是（）A、审核

Ｂ、核发

Ｃ、初审

Ｄ、复核

４、对公文的印发传达问题，下列说法中不正确的是（）

Ａ、印发传达的范围应按照发文机关的要求执行，需要变更的由上级机关批准。Ｂ、涉密公文公开发布前应履行解密程序。

Ｃ、经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。Ｄ、对印传达范围需作说明的，应在附注中标注。

５、对予以撤销和废止的公文，下列说法中正确的是（）Ａ、一律视为自始无效。

Ｂ、被撤销的，视为自始无效；被废止的，视为自废止之日起失效。Ｃ、一律视为自撤销、废止之日起失效。

Ｄ、被撤销的，视为自撤销之日起失效；被废止的，视为自始无效。

二、多项选择题

１、下列说法正确的是（）Ａ、绝密级公文一般不得复制、汇编。

Ｂ、机关合并时，全部公文应随之合并管理。

Ｃ、新设立的机关应当向本级党委、政府的办公厅（室）提出发文立户申请。Ｄ、公文处理工作的原则是实事求是、准确规范、精简高效、安全保密。２、能够决定公文的撤销和废止的机关是（）

Ａ、发文机关

Ｂ、司法机关

Ｃ、上级机关

Ｄ、权力机关 ３、对联合行文，下列说法中正确的是（）

Ａ、同级党政机关、党政机关与其他同级机关可以联合行文。

Ｂ、发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。

Ｃ、签发时，必须由所有联署关的负责人会签，并以最后签发机关负责人签发的日期作为该文的成文日期。

Ｄ、不论联合上报，还是联合下发，联署机关都应加盖印章。

４、Ｈ市某区政府环保局在查处一大型企业污染问题时，遇到政策、措施等方面的难题。下列做法中正确的是（）

Ａ、区环保局向市环保局直接呈报请示。

Ｂ、区环保局报经区政府研究后，区政府同意其向市环保局呈报请示。Ｃ、Ｈ市环保局直接给区政府下达批复，提出指令性要求。

Ｄ、市环保局报经市政府研究同意后，向某区政府环保局下达批复提出指令性要求，文中注明已经市政府同意。

５、下列关于公文拟制和发文的说法中不正确的是（）

Ａ、需要发文机关审议的重要公文文稿，可直接提交审议，待审议后再根据审议意见修改。Ｂ、经审议不宜发文的公文文稿，由办公厅（室）重新拟制。Ｃ、签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。

Ｄ、已经发文机关负责人签批的公文，印发前应进行复核，需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

参考答案

一、１、C

2、D

3、Ｃ

４、Ａ

５、Ｂ

二、１、ＡＢＣＤ

２、ＡＣＤ

３、ＡＢＣ

４、ＢＤ

５、ＡＢ

第三篇：(事业单位)考试公文写作与处理

（事业单位）公文写作与处理试题及参考答案

单项选择题

1A．公文形成的主体是国家机关及其他社会组织 B．公文形成的条件是行使职权和实施管理

C．公文是具有法定效用与规范格式的文件 D．公文是办理公务的重要工具之一

2．《关于××厂进口ＳＤ6型自动车床的请示》，作者是 A．××厂 B．××厂的负责人

C．起草文件的刘秘书 D．签发文件的董厂长 3 A．通报 B．通知 C．函 D．意见

4．下列撰写公文常见的缺点，属于“语句表述不完整”的问题是 A．滥用省略 B．篇幅冗长 C．交代不明 D．眉目不清 5．下列“请示”的结束语中得体的是

A．以上事项，请尽快批准 B．以上所请，如有不同意，请来函商量

C．所请事关重大，不可延误，务必于本月10日前答复 D．以上所请，妥否﹖请批复 6

A．主办机关的发文字号 B．所有机关的发文字号

C．至少两个机关的发文字号 D．根据情况临时规定的发文字号 7．一般应标识签发负责人姓名的文件是

A．上行文 B．平行文 C．下行文 D．越级行文 8

A．有隶属关系的上级机关 B．受理公文的机关

C．收文机关 D．需要了解公文内容的机关 9

A．会议报告 B．条例 C．工作总结 D．请示 10

A．直属上级机关 B．直属下级机关

C．系统内的所有同级机关 D．有业务联系的机关 11．“请示”可以直接交给领导者个人的是

A．领导人直接交办的事项 B．与领导人直接相关的事项

C．重要文件 D．机密文件

12．下列哪个事由，根据《办法》，不可以使用“决定”

A．严惩严重破坏社会治安的犯罪分子的工作安 B．大兴安岭森林特大火灾事故的处理

C．授予×××全国劳动模范的称号 D．在太平洋×地区试验运载火箭，使过往船只周知 1A．通报 B．请示 C．报告 D．通知

14．根据事由：“××公司发行重点钢铁企业债券”，应使用的文种是 A．通报 B．通知 C．通告 D．决定

15．《××广播局关于向××县土地局申请划拨建设电视转播台用地的请示》，A．违反报告不得夹带请示的规定 B．违反应协商同意后再发文的规定

C．错误使用文种，应使用函 D．错误使用文种，应使用报告 16

A．档案室 B．业务处 C．收发室 D 17

A．收文和发文 B．拟办与承办 C．登记与分发 D．整理与保管

A．领导人本人或由其委托的人代拆 B．机要文书或机要室拆封

C

D．文书人员拆封

19．办公部部门或业务部门负责人根据来文情况提出初步处理意见，就是公文的

A．拟办 B．承办 C．批办 D．催办

20．一般的传阅文件，在有关人员传阅完毕后，文书人员应注明

A．已复文 B．阅毕的日期 C．已阅文 D．承办的结果

A．公文的定稿 B．公文的草稿 C．公文的会签 D．公文的核发

2A．登记手续 B．注办手续 C．归档手续 D．签字手续

A．办理完毕的文件 B．已经使用的文件 C．已经办复的文件

D．领导认为重要的文件

24．将平时办理完毕的文件材料，按照立卷目录中的要求存放起来，叫做 A．立卷 B．定卷 C．归卷 D．组卷

25．一般说来，应该立卷归档的文件材料，应以

A．上级机关、上级部门为主 B．本机关、本部门为主

C．上级机关和本机关为主 D．本机关和下级机关为主

26A．地方特征立卷 B．文件特征立卷

C．通讯特征立卷 D．地区特征立卷

A．25年以上的文件材料 B．35年以上的文件材料

C．16—50年左右的文件材料 D．36—70年左右的文件材料 28．综合概括归类文件材料的类属名称的叫做

A．类名 B．类目 C．卷名 D．条款

29．根据文件在形成中的历史联系并区别不同保管价值进行系统整理和排列的是

A．归卷 B．案卷 C．立卷 D．定卷

30．卷内文件名称是反映文件的性质和价值的，一般写在案卷标题的

A．开头 B．末尾 C．中间 D．上方

1．C 2．A 3．C 4．A 5．D 6．A 7．A 8．B9．D

10．A 16．D

24．11．A 17．A C 25． 12．D 18．B B 26． 13．C 14． 19．A 20．D 27．C 6

C 15．C

B 21．A ．A 29． 22．B C 30． 23．AB 28

第四篇：铁路公文处理知识

题库（公文处理）

1.铁路公文(包括电报，下同)是铁路单位在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政、依法管理和进行公务活动的重要工具。

2.公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

3.公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全。

4.公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。5.各科室、车间负责人应当高度重视公文处理工作，加强对本部门公文处理工作的管理、指导和检查。科室、车间工作人员都要认真学习掌握公文处理办法，做到应知应会。

6.各科室负责人、办公室专(兼)职文秘人员及公文拟稿、核稿人员都必须熟练掌握《兰州通信段公文处理办法》，自觉贯彻执行。对于不负责任，推诿扯皮，拟稿、核稿、会签、校对、审核过程中把关不严造成严重后果的，要追究有关人员的直接责任。

7．办公室是段公文处理的管理部门。办公室要配备专（兼）职人员，负责公文处理工作。

8.命令

适用于行车安全、生产组织的重大、紧急性措施的下达。9.决定

适用于对段内重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销车间不适当的决定事项。“决定”一般要用文件格式，而不采用信函格式。10.公告

适用于向职工宣布重要事项或者厂务公开、人事任免等需要公示的事项。11.通告

适用于向职工公布应当遵守或者周知的事项。12.通知

适用于转发铁道部、铁路局机关和地方政府机关的公文，发布内部规章制度、管理办法和技术标准，传达要求车间、班组办理和需要职工周知或者执行的事项，人员任免和调动。

12.通报

适用于段内安全、生产、管理等工作的嘉奖、批评，传达有关会议精神或者工作情况和问题处理情况。

13.报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。报告中不能夹带请示事项，所提意见、建议不是需要上级机关必须处理或答复的。

14.请示

适用于就有关大事、要事向上级机关请求指示、批准。“请示”只主送“兰州铁路局”，对局内各处室行文不能用“请示”。公文事项涉及到的路局主管部门可以抄送。“请示”不能一文数事、多头主送、非领导交办事项送领导个人、抄送车间及不紧密相关的科室。

15.批复

主要用于下达投资计划等批复事项。16.意见

适用于对段内重要问题提出见解和处理办法。

“意见”是个全能文种，上、平、下行文均可使用。用于上行文，应按请示性公文的程序和要求办理，希望上级机关表态，不表态亦可；用于下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，车间（科室）应遵照执行，无明确要求的，车间（科室）可参照执行；用于平行文，所提意见供对方参考。

17.函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题；请求业务主管部门批准和答复审批事项。向上级主管部门请求审批事项的函不能多头主送。

18.会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要视与会单位的隶属关系，分别采用“通知”、“会议纪要”两个文种和相应的信函格式发文。

19.文种是公文行文方向和内容取向的标志，不同的文种其适用范围、写作要求、发送范围和处理要求也不同，标明文种还便于公文立卷、归档和查询。因此，凡编有文号的正式公文均应在标题中准确标明文种。确定文种有两个依据，一是行文方向（分为上行文、下行文和平行文），二是行文内容（公文内容是请求指示或批准的，是汇报情况或答复上级机关询问的，还是对问题提出见解和处理办法的等）。

20.各组成部分的标识

公文一般分眉首、主体、版记三大部分。眉首部分由秘密等级、发文机关标识、发文字号、签发人（上行文、命令、电报）组成；主体部分由标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件等部分组成；版记部分由主题词、抄送单位、印发机关和印发日期、校对和印刷份数组成。

一、秘密等级：涉及国家秘密的公文应当标明密级(按照定密权限，站段发文只涉及“秘密”公文)和保密期限。涉密公文不通过电子公文系统发布，单独登记、排版、纸质印发。

二、发文机关标识：应当使用发文机关全称或者规范化简称。党政工团联合行文，不论谁主办均按固定顺序排列。段发文件、函、电报等一律使用红色文头，采用固定格式（见附件）。

三、发文字号：由发文机关、代拟科室、年份和发文序号组成。年份用六角括号（„‟）括起，内用阿拉伯数字填写全称。序号不编虚位“0”，不加“第”字。段公文代字由办公室统一编写、公布。行政发文（包括函）、发电宜各采用一个流水号。联合行文，只标明主办机关发文字号。文件格式与信函格式的公文字号标注位臵各不相同，详见附件式样。

四、签发人：上行文应注明签发人，此时，发文字号居左空1字标识，签发人居右空1字标识，签发人三字后标全符冒号，签发人姓名用楷体。上行文由单位主要负责人签发，主要负责人外出期间，需要报送路局的紧急公文可由其他负责人签发，但必须向主要负责人报告，并在公文签发人后注明“×××同志已阅”。还应当在附注处注明联系人的姓名和电话。联系人应为对该公文的咨询能作出答复的人。

五、标题：公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容（即事由或称主题）并标明文种。公文标题应采用“关于”介词结构。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。书写位臵在眉首下方空1行居中排布，回行时应保持词意完整，排列对称美观。标题用2号华文中宋字体。

六、主送单位：主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。段内下发文件一般不主送科室，有事当面安排部署，形成的公文主送车间，按需抄送有关科室。主送单位在标题之下空1行左侧顶格标注，回行时仍顶格，最后一个主送单位后标全符冒号。

七、正文：主送单位之下左空2字，回行顶格；以后每起一自然段均左空2字。数字、年份不能回行。正文字体为仿宋3号，不做加粗处理，不使用其他字体。

八、附件说明：公文如有附件，应在正文末另起一行注明附件名称和序号。其中会议纪要第一种格式附件说明标注在首页。“附件”二字后标全符冒号，附件序号用阿拉伯数字，序号后加圆点，附件名称后不加标点符号，回行时与前一行对齐。

附件标注有五种情况，一是印发文件时，所印发的文件一般不作为附件标注。二是如果发布的规章不是一件是多件，以作为附件处理为宜，以准确显示附件的数量，保证公文的完整性。三是公布或印发的内容有附件时，所公布或印发的内容作为主件对待，另起一页排版，附件说明不在首页显示，而是放在所公布或印发件正文末另起一行标注。四是正文有多个附件时，附件说明标注“附件：1.”，后续附件序号依次对齐。五是正文末附件说明处的附件名称必须与附件标题保持一致，否则可不视为该主件的附件。

九、成文日期：即发文的年、月、日，成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后的签发日期为准。会议纪要第一种格式以签发日期为准，会议纪要通过日期以会议召开日期为准（会期超过一天的，以最后一天为准）。电报发电日期以发出日期为准。成文日期排布位臵与印章相对应，详见下一条。

十、印章：印章是公文生效的标志。联合行文，发文机关都应当加盖印章。其中“会议纪要”有两种发文形式，文种使用“会议纪要”的，不加盖印章；文种使用“通知”的，加盖印章。当正文之后的空白容不下印章位臵时，应调整行距或字距，务使印章与正文同处一面，不得另起一页标注“此页无正文”，防止变造公文。

单独发文印章：成文日期右空4个字，印章压在成文日期上，端正，居中；印章上弧距正文2mm—4mm。当印章下弧无文字时，采用下套方式加盖，即仅以印章下弧压在成文日期上；印章下弧有文字，采用中套方式加盖，即印章中心线压在成文日期上。

联合行文印章：加盖2个印章，成文日期拉开，左右各空7个字；两个印章均压成文日期，印章不相交或相切，相距不超过3mm。加盖3个以上印章，为防止出现空白印章，应标注单位名称，印章压在单位名称之上；印章每排3个，两端不得超出版心，最后一排不足三个均居中；最后一排印章之下标注成文日期，右空2个字。

十一、附注：公文如有需要说明的事项，左空2个字标识在成文日期之下的适当位臵，用圆括号括起。

十二、附件：公文的附件应在正文后另起一页排布，附件的左上角第1行顶格标识“附件”2字并加全符冒号，如有序号，在序号后加全符冒号。附件的标题应与附件说明的名称保持一致。附件应与主件连续编页码，每个附件都另起一页，并与主件装订在一起。如不能随文件装订，另发应在附件首页注明公文的文号和附件及顺序号。

十三、主题词：主题词应在《铁道部公文主题词表》（1997年）范围内选取，不得自造主题词。主题词最少两个（一个类别词和一个反映文种的类属词），“两头”确定之后，尽量根据标题和公文内容细化主题词，但最多不超过5个。行政公文主题词一般分为：政务工作、事务工作、电务、安全、物资、财务、计划、人事、机构、劳动、工资、教育等。“主题词”3字用黑体字居左顶格标识，后加全符冒号；词目用3号宋体字，词目之间空1字。上行文应按照路局机关的要求标注主题词。

十四、抄送：抄送单位指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他机关、部门和科室，应当使用全称或者规范化简称、统称。主题词之下左空1字标识“抄送”2字，后标全符冒号；回行时与上一行抄送单位对齐；最后一个抄送单位后标句号。

十五、印发单位和印发日期：印发单位应为段办公室(党委文件为段党群办公室)，在“抄送”之下占一行位臵。印发日期以公文付印的日期为准。印发单位左空1字；印发日期右空1字，用阿拉伯数字标识。

十六、校对和印刷份数：臵于公文最后一面最后一行。“校对”左侧顶格，印刷份数右空2字。

十七、版记中的反线：版记中各部分之下均画一条反线，宽度同版心。21.版面尺寸标准

公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。

一、文件格式发文（下行文）上白边（天头）：37mm±1mm 下白边（地脚）：35mm±1mm 左白边（订口）：28mm±1mm 右白边（切口）：26mm±1mm 版心：156mm×225mm 发文机关名称上边缘距版心上边缘：20mm 发文机关名称下边缘距红色反线（粗细0.75磅）：30mm

二、文件格式发文（上行文）上白边（天头）：37mm±1mm 下白边（地脚）：35mm±1mm 左白边（订口）：28mm±1mm 右白边（切口）：26mm±1mm 版心：156mm×225mm 发文机关名称上边缘距版心上边缘：80mm（即增加60mm空白供领导批示用）发文机关名称下边缘距红色反线：30mm

三、信函格式发文

上白边（天头）：22mm±1mm 下白边（地脚）：24mm±1mm 左白边（订口）：27mm±1mm 右白边（切口）：27mm±1mm 版心：156mm×225mm 发文机关名称上边缘距上页边：30mm 发文机关名称之下：红色武文线（上粗下细，粗细4.5磅），与版心同宽（156mm）

距下页边20mm处：红色文武线（上细下粗，粗细4.5磅），与版心同宽（156mm）

22.其他要素标注规范

一、页码的标注。页码用4号宋体阿拉伯数字标识，左右各放一条4号一字线，臵于版心下边缘之下一行，单页码居右空1字，双页码居左空1字。如公文出现空白面，空白面和空白面以后的面不标页码。信函式公文的页码标注在文武线之上。公文主体只有一面时，该公文两面均不标页码。

二、排版规格。每页22行，每行28个字。

三、结构层次序数。第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。层次少时，尽量选用不带括号的序数。

四、数字书写规范。表示时间的年份、日期、时、分、秒应用阿拉伯数字，季度使用汉字，在公文标题中亦如此。印发日期、附件说明的附件序号使用阿拉伯数字。表示节日的数字用汉字，如“五一”、“十一”。成文日期（包括电报发出日期、会议纪要通过日期）使用汉字，“零”写为“○”。

五、公文应当使用国家法定计量单位。

六、公文中的表格。表格如在正文中，要排在一面，不能两面断开，并注意与文字的衔接，之间不要出现空白。表格的字体、字号可自行设计。横排A4型表格的表头，单页码放在订口一边，双页码放在切口一边，便于翻阅；页码臵于表格左侧，单页码在左下角，双页码在左上角。A3型表格要折叠为A4型，页边要对齐；可不放页码；如在公文末尾，仍要坚持把版记放在表格之后。

七、公文主、抄送单位排序。主送：先路内（先运输、后其他，先下属、后机关），后路外（先中央、后地方，先级别高、后级别低）。抄送：先路外，后路内。

23.行文应当确有必要，注重效用。行文关系，是指机关之间的组织关系在行文中的体现，包括领导隶属关系和非领导隶属关系两种，前者反映在行文上是上、下行文关系，后者（不论是否同级）是平行文关系。应逐级行文，不得越级行文。

24.联合 行文必须经党政联席会讨论通过后，方可行文，如主办部门是行政部门，则由办公室编号；如主办部门是党群部门，则由党群办编号。主办部门应先签署意见，然后由协办部门签署意见。

25.“兰州铁路局”是站段唯一的上行文对象，上行文需准确使用上行文文种，并采用规范格式。各科室代拟的上行文，需交办公室主任审核后方可呈主要领导签发。报送路局的上行文是确需向路局主要领导报告重要情况，或请求路局主要领导批示的重大事项；在路局部门职权范围内可答复解决的事项，不必向路局发上行文。

26.路局有关部门是站段业务主管部门，而非上级机关。主送路局有关部门的公文一般应选择“函”的文种，以及信函格式。

27.以站段名义可以向有关省、自治区、直辖市人民政府相关的业务部门及企事业单位发平行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，不得向各省、自治区、直辖市人民政府正式行文。

28.大力精简文件，可发可不发的文件坚决不发；涉及全段性、长期性的重大事项，需以文件发布；仅涉及个别事项、阶段性的工作以函的形式或《铁路电子电报》形式发布。各级领导同志在会议上的讲话，不以文件印发。

29.各科室报请段领导签发的公文，凡涉及其他科室权限的，必须主动与相关科室协商，会签后方可呈送段领导审核签发。征求意见或会签公文，主办科室如没有时限要求，协办科室一般应在5个工作日内回复；如不能按期回复，应提前主动与主办科室沟通，否则视为失职，主办科室可以视其没有不同意见，并据此继续办理公文。

30.向下行文或本单位的重要文件，应当同时抄送路局有关主管部门。31.发送上行文时在“文件发布系统”选择“兰州铁路局”及其他需要抄送的部门。凡文件发布系统所列单位，均不得发送纸质公文。各科室不得将上行文或平行文直接报送路局领导同志个人(路局领导同志直接交办的个别事项和确需直接报送领导个人审批的敏感事项、重大突发事件以及涉外事项除外)。

32.受路局有关处室双重业务指导的科室行文，应当写明主送部门和抄送部门。

33.发文办理指以段名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、会签、审核、签发、复核、编号、排版、电子公文发布、缮印、用印、登记、分发等程序。

34.以段名义行文的形式及其适用内容划分如下： 文件格式发文：《兰州铁路局兰州通信段文件》 向兰州铁路局行文。

发布段重要的规章制度,宣布强制性行政措施及重要决定。部署全段性的重要工作,采取重大行政措施。

下达和调整工作规划、中长期计划和阶段性重点工作。公布重要的机构变动、奖惩事项。

其他需要发《兰州铁路局兰州通信段文件》的重要事项。信函格式发文：《兰州铁路局兰州通信段》

与铁路局各部门和省、市、自治区相关的业务部门联系工作、商洽问题。答复不相隶属单位的商请事项。

向段属各车间布臵、下达、调整单项工作和任务、计划，通报情况。全段性的通报情况、表彰奖励、批评错误事项。

其他需要以《兰州铁路局兰州通信段》发文形式行文的事项。35.会议纪要采用信函格式发文：《兰州铁路局兰州通信段》

一、段领导召集会议形成的会议纪要，以“关于印发《×××会议纪要》的通知”发文，成文日期以领导签发日期为准，加盖公章；会议通过日期用圆括弧括起，标注在会议纪要标题之下。

二、段与不相隶属单位召开会议形成的会议纪要，以“关于×××的会议纪要”发文，成文日期以会议通过日期为准，用圆括弧括起，标注在会议纪要标题之下；不加盖公章。

段发会议纪要，必须是经段领导主持召开的会议；领导因故不能参加，必须授权某人主持召开，并在正文中予以显示。

36.铁路电报是铁路公文的一种形式，在处理阶段性工作和紧急公务时使用。电报的标题也应由主题和文种组成，文种一般使用“通知”、“通报”。主送路局业务部门的请批类电报，报文标题一律按“关于申请××××的通知”进行发文。电报直接在纸质文稿上核稿和签发，发布时人名转为电子版。

37.电报通过两种渠道发布：公文系统中有单位名称的，通过电子公文系统发布《铁路电子电报》；对不能接受电子电报的单位，由主办科室同时改拟《铁路传真电报》格式，打印纸质传真电报一份，办公室审核加盖公章后，交电报所发送。

38.对于路局（包括处室）公文不需站段再次转发，有两种落实处理方式：一是文电接收后，根据本单位领导批示，在单位内部流转；二是根据文电精神，出台本单位的落实细化措施，单独发布公文，不需将路局（包括处室）文电作为附件。

39.草拟公文应当做到：

一、符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。

二、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字精炼，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

三、公文的文种应当根据行文方向、行文内容确定。

四、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

40.公文由主办科室拟稿后，交科室负责人认真核稿。核稿的重点是：一是内容关，防止内容出现失误；二是表达关，主要看结构是否清晰、严谨，篇幅是否精练，语句是否流畅，引文、结构层次序数、数字用法是否规范，标点符号是否规范等；三是会签关，涉及其他科室的问题是否已经协商一致。

41.公文签发前，应由办公室或党群办进行审核把关。未经审核的文稿，不得签发。审核把关的重点：一是规则关，包括是否需要行文，发文形式是否得当，主送、抄送是否符合行文规则，文种使用是否正确等。二是格式关，按照本办法及式样规定，对公文格式进行全面检查，特别是要素的标识格式是否规范。

42.行政各科室代拟的上行文，由段长负责签发。以段名义制发的下行文或平行文，涉及重点工作及有考核、奖励内容的，由段长签发；涉及各科室单项工作、阶段性任务下达、其他一般事项的，可由主管领导签发。经段领导签发的文稿,不得擅自改动。

43.公文正式发布前,由办公室文书人员对公文进行复核。复核的重点是：检查发文形式是否恰当，检查文种选择是否准确，检查公文标题是否规范，检查主送机关是否正确，检查会签、签发手续是否完备，核定印制份数是否合理，检查发文字号是否有误，检查附件材料是否齐全，检查主题词标注是否规范等。校对应对清样与文稿的一致性负全责。需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。要严肃公文发布，不得出现“前发作废”重发现象；因校对责任造成公文失误，由其所在科室负责解释和补救造成的影响。

44.对部门规范性文件进行全面修改的，应采取修订的方式，用文件形式修订；局部条款需要变更，应采取修正的方式，用电报修正。对部门规范性文件的废止，均以原文件的同等规格发文。

45.本单位文件发布和流转

一、办理本单位正式公文

由拟稿部门打印公文底稿并填写发文稿纸，依次完成核稿、会签、审核、签发流程。签发后，由拟稿人按照底稿清样制成电子文档后将底稿交文电管理员，并将定稿电子文档发文电管理员邮箱。由文电管理员复核并登记文号后，通过“兰州铁路局文件发布系统”发布公文。根据主、抄送单位的不同，发布分两种情况：

1.主、抄送涉及铁路局、有关部门及外单位的，通过“兰州铁路局文件发布系统”选择相应的接收单位发布，同时发本单位一份，由办公室接收存档（拟稿科室需要的仅转拟稿科室）；

2.主、抄送只涉及本单位的，通过“兰州铁路局文件发布系统”只选择本单位名称发布；然后在“通用办公系统”（站段版）“外部公文——外部来文签收”中接收到该公文，由文电管理员直接转入本单位流转。（也可在文件发布系统发布并接收存档后，将该文档在“通用办公系统”重新发布。）

二、办理本单位正式公文之外的各种资料，通过文件发布系统的“资料传递”、“通知”或“通用办公系统”以及电子邮件等途径传递。

三、对于超出电子公文发放范围等其他特殊情况不便使用电子公文的，仍按原程序采取纸质公文发送。

46.涉密公文不通过电子公文系统发布，对于因此在系统中产生的缺号问题，公文检查时应予以说明。

47.收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

48.办公室文电管理员应每小时对网上公文办理一次，及时流转需要办理的公文，将行政文电转至办公室主任，党群文电转至党群办主任。两办主任依据领导分工上呈党政正职或分管领导，由领导批转到相关科室、车间进行办理。遇紧急公文，办公室文电管理员应当明确办理时限,及时以纸质方式呈送领导批示后交有关部门登记办理。同时在网络办公系统流转电子版;对部传真电报等纸质公文,由办公室文电管理员及时登记后呈送领导批阅,按批阅意见交相关科室办理。

49.上级部门所有施工电报、天气预报、调度命令由调度科直接办理；每日18：00至次日8：00遇紧急公文，由调度科代办。其他公文一律由办公室办理。50.各科室、车间必须指定一名文电管理员，每1小时接收一次文电。文电管理员接收文电的范围包括科室（车间）公文用户邮箱、科室（车间）负责人（主任、书记）邮箱，并负责及时提醒科室（车间）负责人（主任、书记）处理文电；文电批转仅限于科室（车间）负责人（主任、书记）或代务人，文电批转人必须通过办公网或打印、电传等形式，将文电传达至具体落实处理人员。文电批转必须遵循闭环管理原则，即提出要求、指定人员、落实责任、完成时限、跟踪反馈、检查考核、总结验收；文电管理员有责任协助科室（车间）负责人（主任、书记）督促催办文电主要精神传达和要求的落实；文电具体执行人要认真领会文电精神，按时、准确落实文电和批转人的具体要求，形成工作闭环。遇节假日，由值班人员代办。凡超过办理时限，主办部门应及时予以说明。对不属于本部门职权范围或不宜由本部门主办的，应当及时退回交办的部门并说明原因。对记名传达的文件，车间对班组要明确传阅时限，并按期检查，以确保文件按期落实。

51.收到地方省、市、自治区政府及不相隶属单位的纸质公文，办公室确认应由本单位办理后，呈送领导批示，按照批示意见交有关科室办理，需要两个以上科室办理的应当明确主办科室。紧急公文，应当明确办理时限。

52.纸质公文在办理过程中传阅,每发生一次阅办者的转移，均要经办公室登记，不要在阅办者之间直接传递即横传，以保证公文来龙去脉清楚，办理或查询及时方便。电子公文全部在网上流转，以提高公文处理速度。

53.审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。

54.交有关科室、车间办理的公文，文电管理员要负责催办。催办应建立制度，指定人员负责，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。55.公文办理完毕，应当根据《中华人民共和国档案法》和路局有关档案管理规定，及时整理立卷、归档。个人不得保存应当归档的公文。

56.归档范围内的公文，应当根据其相互关系、特征和保存价值等整理立卷。要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本段的主要工作情况，便于保管和利用。

57.联合办理的公文，原件由主办科室整理立卷、归档，其他科室保存复制件或其他形式的公文副本。

58.归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关档案管理规定进行移交。

59.按照档案部门的要求，在归档纸质公文的同时，移交电子公文。60.公文由办公室文电管理员统一收发、分办、用印、归档和销毁。61.公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。62.公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

63.不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。

64.机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文整理立卷后按有关规定移交档案部门。

65.工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

66.段办公室是本单位电子公文管理部门。办公室文电管理员负责电子公文的收发，节假日指定专人收发，保证电子公文流转的时效性、安全性。用户密码需定期更换，以防被盗用。按照上级要求做好电子公文系统的维护、升级、安全运行等工作。

67.处理电子公文的计算机必须与互联网完全物理隔离，严禁“一机两网”，防止非法用户的入侵、占用。处理电子公文的计算机必须安装防杀毒软件并及时升级，保证系统安全正常运行。处理涉密文件的计算机不得接入办公信息系统和互联网。

68.为防止自然灾害、人为或偶然事故、计算机病毒以及计算机犯罪对办公信息网络系统造成破坏，各科室、车间在发现网络异常或发布信息被非授权修改情况时，必须立即反馈，并由办公室牵头处理和上报局办（党办）室。

第五篇：公文处理通用知识

1、公文处理——就是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互挂关联、衔接有序的工作。

2、公文的种类：

 决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位和人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。

 规定——适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。 办法——适用于对某项工作和活动制定具体作法，并提出要求。 通知——适用于批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项，任免和聘用干部。

 通报——适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。

 报告——适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。 请示——适用于向上级单位请求指示、批准。 批复——适用于答复下属单位请示事项。

 函——适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。办理例行公事与应急公务等用“便函”。

 会议纪要——适用于记载和传达会议情况和议定事项。

一般有三种形式：文种为会议纪要的直接印发；会议纪要为附件的以通知或函印发；会议纪要名称为文头的可不盖章印发。 意见——适用于对重要问题提出见解和处理办法。

3、公文的组成；

公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标示、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期等部分组成。

 发文单位标识由单位全称或规范化简称后加“文件”组成。对一些特定性公文可只标识发文机关全称或规范性简称；联合行文，主办单位应排列在前。

 涉及国家秘密的公文，应当表明密级和保密期限，其中：“绝密”、“机密”级公文还应当表明份数序号。

 紧急公文，应根据紧急程度，分别表明“特急”、“急件”。

 发文字号一般包括：代字、年份、序号。联合行文只标明主办单位的发文字号。

公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；函件的发文字号标注在横线下方右侧。

 行文应当标明签发人的姓名。其中，“请示”应当在附注处著名联系人姓名和电话。

 公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

 公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。 公文除会议纪要（以会议纪要名称为文头的）和以电报形式发出的以外，一律加盖公章。联合上报的公文，由主办单位加盖公章；联合下发的公文，发文机关都应该加盖公章，联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。

 成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。

 公文如有附注（需要说明的其他事宜），应当加括号标注。

 公文应当标注主题词。上行文应当按照上级单位的要求标注主题词；下行文应标注主题词表中规定的主题词，一般不超过五个词汇。主题词一般用黑体3号字，标注位置一般在文件末页下端，抄送单位上方，词汇之间空一格。

 抄送单位指除去主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。公文抄送机关的确定，不分上级、平级、下级，一律称为“抄送”。

4、公文的文种应当根据行文的目的、发文单位的权限和与主送单位的行文关系来确定。

人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引主题，后引用发文字号，并加括号。

使用简称时，一般先用全称，并表明简称。使用国际组织外文名称或者其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“

（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

必须使用国家法定的计量单位。

公文中的数字，除成文时间、不分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

草拟、修改、签批公文，不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水。不得在文稿装订线外书写。

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

5、决定——适用于对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

 特点：事关重大、事故决策、安排的具体性。

 决定的格式一般由：标题、题注、正文、发文机关、发文日期几部分组成。

6、规定——适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体的管理措施。即：

 规定通常在下列情况下使用；当文件规定的内容仅是某一方面或几方面的一部分时；对某一部份工作做出全面、系统的规定，常用于行政规章；为补充法律、行政法规或行政规章内容而制定的文件，一般称为补充规定。

 规定的格式由：标题、题注和正文三部分组成。 规定的正文：必须用条文的形式表述；也可采用序言加数码式，即序言后用数码一、二、三……列出规定事项；内容较为复杂的，可以采用“三则式”（即总则、分则、附则）。

7、办法——适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。

 办法的特点：调整事项的单一性，只对某项具体的工作做出规定，其调整事项比规定小得多；内容的详细性，对其调整的事项作出详细的规定，具有较强的实施性和可操作性。 办法一般不再制定实施细则为其配套性文件。 办法一般由：标题、正文和结尾三部分组成。

8、通知——适用于传达批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文，传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

 通知的特性：发布性，用于发布行政法规和规章；指示性，用于要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项；中转性，用于转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下机关的公文。 通知的种类：公布性通知、批转性通知、转发性通知、指示性通知、一般性通知、事务性通知、会议性通知、任免性通知。

其中：会议性通知，用于开会事宜而使用的通知。应限于上级对下级机关。平级（不含党的机关对同级行政、权力机关）机关和不相隶属机关之间应用“函”来通知会议。

9、通报——适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和情况。

通告一般由：标题、通报缘由、通报事项、处理意见、原因分析、希望或要求、结尾七部分组成。

10、报告——适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位询问。

报告的分类：

按性质划分，可分为工作报告和情况报告； 按内容划分，可分为综合报告和专题报告； 按行文目的划分，可分为呈报性报告和呈转性报告。

11、请示——适用于向上级单位请求指示，批准。

请示一般由：首部、主文、尾部三部分组成。

12、批复——就是答复所属单位请示事项的一种下行公文。

批复的格式包括：标题、主送机关、正文（包含引语、主体和结尾三部分）几部分。

13、函——是不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准时使用的公文。

便函不属于正式文种，适用于办理例行公事与应急公务等。按照公函的性质和作用可将其分为以下几种：

 商洽函：多用于平行和不相隶属机关之间，主要是请求协商、商洽解决问题。如商调干部，联系参观，邀请讲学，请求支援等。 询问函：用于上行、平行、下行机关之间，询问情况，征询意见，核查问题，答复问题等。

 答复函：对下级机关和平行机关询问的事项或问题进行答复。 告知函：将需要知照对方的情况告知对方。

 请求批准函：主要指向平级主管部门请求批准时使用。若是下级机关向上级机关请求批准，不能用函，只能用请示。

备注：

作为平行文的函，因其同时具有向有关部门请求批准的功能，故在实际运作中往往被人们与请示混淆使用。本来应该用“函”的，但却写成“请示”，以至于给公文处理造成很大的麻烦。

平行文的公文文种只有一个——函，函不仅是唯一的一个平行文，有时又可代行“通知”（周知有关事项时）、“批复”，用于平行机关之间或相互没有隶属关系的机关、单位之间的行文。

14、会议纪要——适用于记载和传达会议情况和议定事项。

15、意见——适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见，答复对方征求对某项工作的意见。

16、请示：

①、请示是一种重要的上行公文。在机关公文处理过程中，请示的使用频率很高，适用范围极广。就一般而言，凡涉及有关方针政策界限、工作中的疑难问题、需要上级部门予以审核批准的事项（如财政支出、资产购置、人员定编、机构设置）等诸多方面的内容时，均应以“请示”行文。

②、请示一般由：首部、主文、尾部三部分组成。

17、什么叫公文处理？

答：公文处理——指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

18、公文的附件，应当在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。

19、公文的种类可分为：十大类十一种，它们分别为：决定、规定（办法）、通知、函、意见、会议纪要、通报、请示、批复、报告。

20、公文——是“公务文书”的简称。它是党政机关、社会团体、企事业单位在进行公务活动时使用的具有法定效力和规范格式的文书。

21、通知的一般格式有：标题、主送单位、正文、附件、成文日期、生效标识。

22、通报的种类包括：表彰性通报、批评性通报和情况性通报。

23、报告是向上级汇报、反映工作、提出意见和建议、答复询问及报送材料时使用的陈述性公文。

24、请示是有隶属关系的下级向上级就某项工作和问题请求给予指示或审核批准，要求上级答复时使用的期复性公文。

25、函主要用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间商洽工作、传递信息、询问和答复问题，或向有关业务主管部门请求批准以及业务主管答复审批事项等。

26、会议纪要是记载和传达会议的情况、议定事项或主要精神的一种具有纪实性和指导性的公文。

27、印章是公文的生效标识。

28、从行文关系上来划分，公文可分为上行文、平行文、下行文。上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的公文，故称上行文。平行文就是指同级机关或者不相隶属的，没有领导与指导关系的机关之间的一种行文。下行文就是指上级领导机关对所属的下级机关的行文。、公文一般由秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、附件等部分组成。

30、主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

31、公文成文日期，以负责人签发的日期为准；联合行文，以最后签发单位负责人的签发日期为准。

32、公文应当标注主题词。标注位置一般在文件末页下端、抄送单位上方。上行文应按照上级单位的要求标注主题词。主题词一般不超过五个词汇。“主题词”用3号黑体字，词目用3号小标宋体字，词目之间空1字。

33、抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文抄送机关的确定，不分上级、平级、下级，一律称为“抄送”。