公文基本格式要求

第一篇：公文基本格式要求

结合日常公文处理实际，提出一些基本要求，请认真研读执行。

一、公文写作

1.方向要正确。撰写公文必须要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及本企业的制度、规定，并能客观、完整、准确地体现本单位、部门所要表达的意图。

2.主题要突出。起草公文要开门见山，简明准确，要合理安排正文结构，做到层次、条理清楚，要确保请示件一事一文，不可一文多事。

3.表达要深入。尤其请示件，一定要内容完整、有深度。例，对于涉及到经费方面的请示项目，在明确理由的同时，还应拿出依据，测算经费，并提出合理方案，或拟定几种方案，阐明利弊，供领导决策借鉴，从而增强文件的前瞻性和批办效果。

4.文题要对应。目前上报的请示中，文不对题的现象依然存在。例，某已开工工程需申请费用，标题却写“关于××工程的请示”。

5.用语要得体、规范。具体应注意以下几点：

（1）文句严谨，周密、准确，不生歧义，没有漏洞、失当之处。（2）简明，精炼，去浮辞，忌冗长空泛。（3）文理通顺，符合语法、逻辑规律。

（4）格调郑重、严肃、客观，不主观褒贬、肆意渲染，不矫操造作、虚构加工，体现公文的权威性。

（5）平实自然，通俗易懂，忌堆砌词藻，滥用辞格。

（6）要使用规范化公文书面词语，现重点例举以下几种常用词进行说明。称谓词，第一人称用“我”、“本”，第二人称用“贵”、“你”，第三人称用“该”。

领叙词，一般有根据、依据、按照、遵照、接、顷接、近接。作为下文依据的词有悉、收悉、敬悉、欣悉、惊悉、恭悉、获悉、谨悉等。表示目的的词有“为”、“为了”。表示理由的词有“由于”、“因为”、“兹因”、“鉴于”。承转词常用的有“据此”、“为此”、“故此”、“有鉴于此”、“基于上述”、“综上所述”、“由此可见”、“总之”、“总而言之”。时态词不能用“明年”、“后年”等不准确的词，而应使用具体化的年、月、日。此外常用的时态词有兹、现、将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、立即、当即、先期、逾期、片刻、曾经、暂、暂行等。

结尾词，一般有此复、特此批复、特此函告、特此报告、为盼、为要。还有致意性结尾词，如谢谢合作，谨致谢意，顺致诚挚问候等。公文语言要符合发文机关职权、符合文体特点、符合行文关系，下行文要明确肯定，平行文、上行文要用语谦和，分寸适宜。

“请示”要求理由充分，必要性、可行性阐述清楚，在结尾处不能含糊，如“请领导考虑”、“上述意见不知妥否，请上级酌定”就含糊其词，而应当明确请求批示，例如，“妥否，请批示。”等就比较明确。

6.字句要正确。避免病句、错字、标点乱用等文字性错误，减少语句前后缺乏逻辑性、关联词使用不恰当、标题不准确、不确切等表达上的错误。

7.引文要准确。常见的错误有：引用某个相关文件名称时，公文文号置前，标题置后，或者引文文号中的六角号“〔〕”用“［］”代替，正确格式应为“《标题》（文号）”；引用会议纪要内容时，专门强调某个领导提出某某事项，不符合行文规定。正确的表达应该是会议强调某某事项，不出现个人姓名；专业术语、计量单位和数字用法不符合相关规定等错误。

二、文种使用

公文种类主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13种。1.不能漏写文种。例：“关于××的方案”、“关于××的办法”，为不完整正式公文，“方案”、“办法”不能作为文种，应为 “关于印发××方案的通知”。2.不能自编文种，行文时必须在上述13个文种中选择适当的文种，避免出现“说明”、“建议”、“要求”等自编文种的现象。

3.正确选择文种。要依据发文机关的职权选择，上行文多采用“请示”或“报告”，必要时也可使用“意见”；平行文用“函”，指在同一系统内部平级单位之间或不相隶属的任何级别的单位之间；下行文使用的文种有“通知”、“通报”和“批复”等。要注意几个易出错文种的正确使用： “请示”和“报告”，“请示”需上级批复，而“报告”则是向上级汇报，不须批复。“请示”必须是一文一事。“通知”和“通报”，“通知”具有执行性，主要用于批转下级机关行文，转发公文，印发本机关公文；通报具有教育性，如批评、表扬及情况通报等。“决定”和“决议”，这两个文种都属于下行文，具有决策性，但决议是党的机关文种之一，而且是会议通过的，在题注中要注明是哪次什么会议什么时间通过的。

三、公文格式

规范的公文包括眉首，正文和版记三个部分。

1.眉首。一般包括公文份数序号、秘密等级与期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人6个部分。上行文必须要注明签发人姓名。

2.正文。一般包括公文标题、主送机关、正文及成文时间，有时还有附件。

（1）标题。准确简要地概括公文的主要内容，要文字简明。文种中已表达过的内容标题不再重复，如，不能说“关于申请××的请示”，“申请”二字是多余的。标题中除必要时使用书名号外，一般不用标点符号。要正确使用介词，要么用“关于”，要么用“对”，不能出现“关于对”。标题的排列要均称，不能将一个词拆分成两行。转发的公文，如通知的通知的通知，可省略中间层次，但在正文中须叙述完整。（2）主送机关。“请示”不能多头主送。

（3）成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

3.版记。版记部分包括主题词、印发机关、印刷份数和发文时间。

（1）主题词：主题词应主要选择名词、动名词和名词性词组，有些公文标注的主题词是将标题简单割裂，有的甚至出现介词“关于”、动词“调整”等等，对于揭示公文主题内容、便于检索毫无意义，选词数量应不多于6个，排列顺序为类别词、类属词，最后必须加上文种。（2）版记最后要标注印发机关、成文时间和打印份数。4.其他格式

遵循“参照标准，力求美观”的原则，对常出现的格式及其他细节方面的问题作如下统一规范:（1）文号、正文（除标题外）、版记（除主题词、词素外）及上行文中的“签发人”3个字都采用仿宋GB2312三号字，页码采用仿体四号阿拉伯数字；上行文的签发人姓名为楷体三号；标题用宋体小二加粗；“主题词”3个字为黑体三号，主题词词素为宋体小三，各词之间空一全角汉字。

（2）正文统一用1.5倍行距。

（3）一般标题上与红色反线空两行三号字距离，下与正文空一行。

（4）附件与正文空一行，附件名称不加标点符号，如需回行，则回行后第一字与名称首字对齐。正确格式为：

附件: 1.×××××××××××××××××××××× 2.××××××××××××××××××××××

（5）有附件的文件，正文中一定要按以上格式标明，并与后附标题一致。（6）成文日期中的“○”从特殊符号里引用，并与正文字体相同。（7）正文层次序号依次为：“

一、（一）1.（1）”或“

一、1.（1）”（8）单独发文落款处只写日期，不写发文单位。

（9）用印要求横向居成文日期中间，纵向上不压正文，下压日期，骑年盖月。印章所在页必须有正文，不能在空白页上打上“此页无正文”之后再加盖印章，必要时可调整行间距或标题与红色反线距离。

（10）版记应置于文件最后一页，亦即偶数页。

（11）要双面打印纸质文件，以备归档。在OA系统电子版公文制作时，要按纸质文件要求排版。

（12)“妥否，请批示”并不是请示中必用的固定格式，如以“请公司批复”收尾，再加“妥否，请批示”，则属多余。

（13）请示文件应在成文日期下隔一行标明联系人及电话，报告因不必署联系人。

（14)在转发、印发某项内容的行文处理时，被转发的内容是公文的正文，而不能作为附件处理，故无需标注“附件”一词。

（15）公文中的数字除成文日期、结构层次序号、特指名词以及定型的词、词组、成语、常用语或具有修辞色彩的词语外，原则上都使用阿拉伯数字。

（16）上行文必须由本单位主要负责人或主持工作的负责人签发。

第二篇：起草公文的基本要求

公文起草的基本要求

公文起草是公文处理工作的基础和源头。条例从3个方面对公文起草提出了7点要求。（第十九条）

1．关于公文内容方面的要求

（1）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（3）文种正确，格式规范。2．关于文风方面的要求

内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

3．关于公文起草方法方面的要求

（1）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。（2）公文涉及其他地区或者部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

（3）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第三篇：公文语言的基本要求

文章标题：公文语言的基本要求

公文的性质和作用以及公文独特的语体，决定了公文语言必须是明白、准确、直接、朴实、简练和庄重的，这是对公文语言的基本要求。

一、明白

拟写公文首要的是让人看懂。就是要把事说清楚，把话写明白。只有语言表达清楚明白，受文机关才易于接受，并加以施行。语言表达不明白，公文的内

容就无法得到落实，也就达不到发文目的。

语言表达清楚明白，首先是语无歧义。即所用词语只有一个明确的意思，不能有几种解释。语言表达产生歧义主要有这样几种情况；一是两种解释中，显然有一种是正确的。这虽然不至于影响读者的理解，但也要猜测一番。例如，“一边站着一个孩子，年纪不大”。让人疑心有两个孩子，其实只有一个。把“一边”改为“旁边”，就不会引起误解了。二是两种解释都可能。这种错误比前一种要严重，因为两种解释都讲得通，读者就无法知道你的真意所在了。例如，“这部作品真正译出了原著的风格和语言的一致性”。这句话既可理解为原著的风格和语言相一致，也可理解为译出的作品的风格和语言与原著的风格和语言相一致。到底是哪种理解正确呢？无法确认。三是由于附加语界限不清引起歧义，主要是“的”字使用不当。例如，“介绍英国的一部权威著作”。可以理解为这部著作是介绍英国的情况的权威性书籍，也可以理解为介绍的是英国的一部有权威的著作。作者的本意是前者，应当把“一部”提到前面。再如，“这是解决单身职工部分困难的好办法”。这句话既可以把“单身职工部分”看成是一个词组，也可以把“部分困难”看成一个词组。如果是后者，应该在“职工”后面加“的”。四是两事混说产生歧义。例如，“文物、旅游业的保护与改革”两项主语，两项谓语，不只一种搭配方式。真正的意思应该是“文物的保护与旅游业的改革”，字数差不多，清楚与否却大不一样。此外，语意表述不全也会产生歧义。此种情形在字面上并未表现出歧义，只是因句子中的某些意思未能加以表达完整而使读者误入歧途。例如，“妇女在法律上已经平等了”。从字面上看，是说在法律面前妇女已没有高低之分了，也就是“妇女之间在法律上平等”。实际上是说“妇女与男子在法律上平等”。因此，应在“妇女”之后加上“与男子”，这样句子的意思就表达完全了。公文的语言如果有歧义，就会让受文者捉摸不定，对公文内容产生不一致的理解，进而行动上出现差错。

其次是言不费解。即所用词语一看就懂，不能让人无法理解，读来读去不知何意。做到言不费解就要在遣词造句上下功夫。一是选用词义通俗的常用词，不要故作高深使用一些晦涩生僻的词语，人们从词典上都很难找到，怎么好理解呢？例如，“建立了缜密的因而也是躐等的干部选拔制度”。这段文字显得很卖弄做作，“缜密”是何意？且用在此有的并不贴切。而“躐等”一词今已少用，其含义很难被人普遍理解，用在公文上显然不合适。二是不要把不同义的词拼凑使用。有些词单个看并不难懂，可胡乱凑到一块儿就不好懂了。例如，“我们应该明白，我们是向不合理的生活艰苦作战，还是安于不合理的幻觉统治，不向广大人民中求改善，而贴服于个人安定的空虚幻想”。这里的“幻觉统治”、“向广大人民中求改善”、“贴服于个人安定的空虚幻想”，都让人莫名其妙，它们组配在一起不知道能说明一些什么意思。三是不生造词语。公文必须是通用规范的语言，生造词语必然导致词义不清，语意不明，让人不好理解或无法理解。例如，一副请柬写道：“雅启亲驾，敝舍馈光”。这些生造词语读起来十分生硬、别扭，人们只能根据字面猜测其意，很难于接受。再如，“生硬地对中国历史倒裁以无花之果，对历史人物勾画以循环脸谱”。这句话中什么叫“倒裁以无花之果”，什么叫“循环脸谱”，恐怕只有创造它的作者能够回答。在公文写作中，使用上述这些令人费解的语言，就是在跟读者开玩笑。文章虽然词汇颇多，可是一句也不懂，撰写公文的意图何以实现呢？

二、准确

语言表达准确是一切文章的共同要求，公文更是这样。这里讲的准确是真实的具体的准确，不是诸如文学作品要求的符合生活逻辑的塑造典型形象的准确。公文对语言表达准确的要求主要是用词的准确，即选用能如实地反映本意的词语。本意是向东，选用了“不能向西、北、南”，虽然与本意不相矛盾，但却有差距，“向东”的本意就没能原本、具体表达出来。用词准确除了不用有歧义、令人费解的词外，关键在于选用最恰当、最能表达特定事物的词。要尽量做到，除了这个词，任何其它的词对这个事物的表达都不能这样确切、圆满，恰到好处。做到这一点很不容易，必须在词语的锤炼上下功夫。

首先，要分清词性，避免误用。这主要是语法方面的问题。名词、动词、形容词、数词、代词、副词、连接词、语气词、象声词等，其性质不同，作用也不同，遣词造句时，不可违背语法，将其误用。公文撰写中主要注意以下几点：一是名词不可误作

动词。例如，“我们不能只记孩子读书、写字、算术”。“算术”是名词，前边应加动词“做”，否则，如同“让孩子图画”、“让孩子面包”一样并未让孩子有什么动作。二是动词不可误作形容词。例如，“在对外开放过程中，沿海和内地是分别的”。“分别”是动词，这里当成了形容词，如果前边加一个“有”字，作名词用就通了。三是形容词不可误作动词。例如，“他

没有明确到自己的病根”，“明确”不是动词，应在后边加上动词“认识”，改为“没有明确认识到自己的病根”就准确了。四是名词不可误作形容词。例如，“他工作很模范”。“模范”是名词，不能做工作的表语，应改用“出色”一类的形容词。五是形容词不可误作名词。例如，“他的爱国主义精神达到了高度”。“高度”是形容词，可做动词的附加语，例如，“高度的爱国主义精神”，而自己不能独立使用。六是副词不可误作形容词。例如，“他做过一度军校教员”。“一度”是副词，同“一次”的意思类似，但用法不同。“一次”用在动词之后，可写成“他做过一次试验”，“一度”用在动词之前，可写成“他一度做过军校教员”。

其次，要辨明词义，选用最贴切的词。这一点对于公文语言表述的准确极为重要。汉语非常丰富，要表达某一事物的同义词相当多，同义词的不断产生，是语言方面精密的标志，为语言表达的准确提供了有利的条件。由于同义词的含义非常接近而又有着细微的差别，因此，用词准确与否的问题，关键在选用的同义词是否正确。而非同义词的选用只存在是否正确的问题，不存在是否准确的问题。

为了把公文表述得准确，下笔前要对同义词的词义仔细加以辨别，正确区分出它们的微妙差别，进而选用最贴切、最精确的词。主要辨明以下几方面的细微差别：一是词义的侧重不同。如想念──惦念。二是语义的轻重不同。如赞扬──赞成。三是语义的范围不同。如战斗──战役──战争。四是使用对象不同。如爱护──爱戴。

此外，还要仔细分辨词语的感情色彩和风格色彩。感情色彩主要指是褒义，贬义还是中性。风格色彩主要指是庄重还是随和，是口语还是书面语。

为使语言的表达准确，除了选择好同义词外，还要注意词语是指人还是指物，是主动还是被动。有的词只适用于人，有的词只适用于物，不能混用。例如，“××省今年遭受严重水灾，使农业生产感到极大困难”。“感到”这个词在公文中只适用于人（文学作品中的拟人写法例外），不适用于物。“农业生产”是没有感觉的，它不会“感到”。应该改用“遇到”，写成“农业生产遇到极大困难”。有些词用于主动范围，有些词用于被动范围，如果用的不当，就造成混乱。例如，“招展着血染的军旗，高歌着胜利的凯歌”。“招展”适用主动范围，红旗可自己“招展”，我们却不能“招展”红旗，只能“挥舞”红旗。例如，“束缚着几千年封建锁链的中国农民”。“封建锁链”可以去“束缚”，而被束缚的却不是“封建锁链”，应改为，“几千年来被封建锁链束缚的中国农民”。

三、直接

公文的一个基本特点是产生现实效用。一方面针对性极强，都是为着某种实际需要制发的。另一方面时间性极强，必须在现实发挥作用。这就决定了公文语言表达的直接性。无论是记叙、说明还是议论，都必须开门见山，直截了当，一针见血，一下子表明意图，让受文者从语言的表达中直接了解到制文的目的。而不允许有话不直说，绕圈子，或者隐晦暗示让人从文字的背后去领会某些意图。

公文语言表达的直接，首先是语意的直接，不可曲折。一句话或一段话所要表达的意思是直接的，不要迂回前进，绕了一个大弯才吞吞吐吐道出本意。例如，本意是向东走，却不直接讲应该向东，而说向西如何不好，向南有何困难，向北后果如何严重。言外之意是向东好。文学作品的语言可以这样，因为它不是一种“实用”，而是一种欣赏，应该造成一种“弦外之音”、“音外之意”、“韵外之致”的意境，使读者思而得知，有想象和回味的余地，表现出一种抒情写意的间接性。而公文则必须直接表达意图，不允许让受文者自己去任意想象和发挥。只有这样，才能对公文内容准确地加以了解，并贯彻落实。

其次是词义的直接，不可含蓄。一个词，一个概念本身的含义是直接的，不要引伸象征某种含义。例如，“他能如此拼搏，是因为他时刻都在想着母亲”。这里的“母亲”是指祖国，并非“母亲”这个概念原有的含义──妈妈。作为公文，使用这样象征性的词，容易产生歧义，有悖于发文意图因为“他时刻想着母亲”，人们完全可以理解为“想着妈妈”，不如直接写作：“他时刻在想着祖国”。或者写成“他时刻都在想着母亲──祖国”。

四、平实

平实，就是平易、实在。平实是公文语言的一大特色，也是由公文的政治性和实用性所决定的。

公文语言的平实，首先是感情的朴实。公文所使用的语言一般不带强烈的感情色彩，语调较为平直，多为抽象的，理性的语言，直接作用于受文者的意识系统，使之有所了解和理解即达到目的。它不象文学作品的语言，作用于读者的感觉系统，使之有所感受，进而激动，为此使用形象的带有强烈感情色彩的语言，并通过具有感染力的描绘和渲染造成一种“意境”，刺激读者的感觉。公文语言所表达是超越了表达对象的外观形态的事物的质和理，它不需要借助具体可感的形象和意境，而直接作用于具有抽象思维活动的意识系统。因此，公文的语言表现为一种“理智”，而文学作品语言则表现为一种“感情”。例如，“我们要学习张海迪同志具有远大的理想、坚强的意志、无私的胸怀……”，这些语言都是经过对张海迪事迹的抽象概括，感情极为朴实，语调平直，带有确定性，是一种“理性”的语言。再如，“我们要学习张海迪同志海燕般的理想，青松般的风格，大海般的胸怀……”这样的语言是借助形象，给人以联想，产生感觉，带有不确定性，却有较强的感情色彩，是一种“感情”的语言。前者属公文语言，后者则是文学语言。

其次是用词的朴素。公文的用词应朴实无华、诚恳实在，使用平易、浅显、通俗的词语。不追求华丽的词藻，避免过份的修饰，防止形式主义的修辞手段。如果公文词语过于绚丽繁华，大量使用过份的形容词一类的修饰词，以至各种不适当的修辞方法，不仅破坏公文的语体风格，影响了公文内容的表达，而且会造成浮夸，给人以假、大、空的感觉。例如，“我们怀着无比激动、无比崇敬、无比兴奋、无比自豪的心情，在这里举行空前热烈、空前盛大、空前隆重、空前美好的大会，欢迎从浴血奋战的前线凯旋的最亲密、最可爱、最真挚的战友，怎能不热血沸腾、群情激奋、汹涌澎湃、斗志昂扬呢！……”这个讲话稿连续使用了三个排比句，显得做作而虚假。特别是几个最最最，更是言过其实。而“热血沸腾”、“汹涌澎湃”之类的华丽词语不仅是一种累赘，而且与内容也很不相干。

五、简练

公文的针对性、时效性极强。因此，公文的撰写和处理，都需要快速度、高效率。语言表达的简练，对公文来说极为重要。

公文语言的简练，首先是语言结构简单。一般单句多，复句少；短句多，长句少。即使是长句中也是短主语型、短谓语型、短宾语型等较多，而长类型的较少。例如，“任何人不得非法拦截军车。军队的行动任何人不得干预。如果有人不听劝告，后果自负”。这一段话三十几个字，三个分句，都是单句，也都是短句，一句一层意思，简单明了。公文的写作，多是采取这样简单的语言结构来表达。而文学作品则不尽然。例如，“当然，我们的工农群众就是无比可爱的，可是这里我想说的是他们的子弟，那些拿起枪来献身革命斗争的工农子弟，那些用马列主义、毛泽东思想武装起来的战士们，我感到他们是最可爱的人”。这是魏魏《谁是最可爱的人》中的一段，八十几个字，是由三个分句组成的三重复句。其中，“可是我这里想说的是他们的子弟”，“那些拿起枪来献身革命斗争的工农子弟”、“那些用马列主义、毛泽东思想武装起来的战士们”，是一种复句形式，都是从不同侧面在说同一些人，即工农群众的子弟。写散文可以这样，借助结构更为复杂的复句形式，表达较为复杂、丰富的思想感情，是为了“欣赏”。而写公文却不允许这样，使用简单的单句形式，表达明确而直接的发文意图，是为了“实用”。

其次，杜绝堆砌。公文语言的表达极为准确、直接，因而也必须极为简练。不能为了卖弄，或者故作高深，不管有用无用，不负责任地将一些“漂亮”词语、“新名词”堆在一块，让人看了眼花缭乱，扑朔迷离，不仅浪费部属的时间，也使发文者的真正意图隐晦不显，妨碍对公文的迅速办理。例如，“要在领导机关和人民群众之间建立起十分有效的、能充分发挥作用的、切实产生实际效果的、构成网络循环体系、立体交叉输导的、多渠道的联系”。这句话不够简练，主要是堆砌造成罗嗦。其本意是：要在领导机关和人民群众之间建立起广泛有效的联系。由于将一大堆含义差不多的“新名词”罗列在一起，句子长，结构复杂，让人看了费时费力。

再次，力戒重复。公文撰写中要特别注意避免以下三个方面的重复：一是语句中词的重复出现。例如，“新种的成熟期比旧种早熟十天”。这是主语的一部分跟谓语的一部分重复，主语部分的“成熟”与谓语部分的“熟”不仅是用词的重复，而且语法上也出现了错误，“成熟期”是时间，时间怎么“早熟”。或去掉“成熟期”，或去掉下面的“熟”。再如，“他用目不转睛的目光看着他”，这是附加语的一分部与主体语一部分的重复。“目”字重复，只要写成“他目不转睛看着他”即可。二是一个语句中意义的重复反映。例如，“他们不能也不该阻止我们的前进”。“不能阻止”和“不该阻止”意思相同，不必重复表达。三是一句话说两遍。例如，“一年来的改革实践取得了显著成绩，收到了巨大效果”。“取得了显著成绩”与“收到了巨大效果”两句说的是一个意思，只留下一句即可。

最后，避免赘余。赘余是句子里多余的词语。虽然从表面上看并不重复，也不是堆砌，但都是些废话，去掉了于意思毫无损失。例如，“我们预先有计划有准备地把八个场地都清理干净”。“计划”、“准备”必然在事前，“预先”实在是多余，应该删去。文章写得好，叫“要言不烦”，文章写得不好，叫“烦而无当”。公文更以简洁为贵，我们应有足够认识。

六、整洁

整洁是指公文语言的严肃、规范、纯洁。公文带有强烈的政治色彩和严格的约束力，在语言表达上，必然要求严肃、规范和纯洁，这是一种庄重美。

首先，语言严肃。公文语言不可油腔滑调，不可花哨浮华。例如，“以上条件，如能答应，那千好万好；如不允许，就双方拉倒”。这种油滑语句必须禁用。再如，“党委成员在讨论中，心情格外激动，有的热泪盈眶，泣有成声，一致表示……”。“格外激动”、“热泪盈眶”、“泣不成声”实属过份的修饰，不仅造成一种浮夸，而且也破坏了公文的庄重色彩。

其次，语言规范，一是通用，尽量不用方言土语，少用生疏的专业术语，避免使用偏僻晦涩的词语。例如，“三年前他还是个稼娃，如今成了企业家”。“稼娃”是陕西土话，非当地人很难看懂，不能写进公文。再如，“他呕心沥血地投入到把供体的DNA与载体的DNA，用一种DNA连接酶的基因胶粘在一起而获得新基因，然后引入寄生物细胞中，从而得到具有新的遗传性状的生物类型的实验中去”。公文的内容不是探讨学术，大量生疏的专业术语对学术论文来说是“规范”的，但对公文来说就不够“规范”，它不是公文的本意所在，人们也很难理解。完全可以换成公文语言表述：他呕心沥血地投入到艰辛的生物工程实验中去。二是标准，就是公文表述不宜口语化，否则显得过于随便。例如，“领导得法，生产直线上升，工人们干得也更带劲了”。“得法”、“直线上升”、“带劲”等词语都是口语，不符合书面语言的要求，一般不上公文。三是固定，同样的文种，其内容和作用类似，所用语言也大体相同。于是逐渐形成固定性语言。其中一部分成为公文专用语言。例如，开头常用“根据”、“鉴于”等词语。结尾常用“此布”、“当否，请指示”等词语。

再次，语言纯洁。公文语言的纯洁，除不使用生编硬造的词语外，还不能有谩骂的语句，更不能出现下流的语言。例如，“那些资产阶级自由化的言论，简直是放屁，臭不可‘闻’”。大家都懂得，辱骂不是战斗。用骂街来对付资产阶级自由化言论，非但解决不了问题，反而损害了公文的自身。不仅公文本身的内容不用这样的语言表达，而且也不能原本地引用这样的语言。在一些揭露错误或不当行为的公文中，常引用被批评者的话，如果这些话是谩骂或下流语言是不允许照样写出来的，而应该经过概括简要指出即可。

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第四篇：公文写作的基本要求

公文写作的基本要求

各级党政机关、事业单位依据2012年7月1日中办、国办颁发的《党政机关公文处理工作条例》制定本单位的实施办法。

(一)公文基础知识

1.公文种类：决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共15种。

2.公文格式:公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

（二）发文注意事项

1.主送机关和正文中使用规范简称或者全称：国务院和北京市政府机构都有规范简称，参考首都之窗和国务院官网，包括单位排序。如：市委、市政府；市教委、市委教育工委。

事业单位没有规范简称，建议使用全称。公文中对同一单位的的称谓应当一致，避免前后不一。2.正文层次标识：

第一层 “

一、”“

二、”“

三、”……使用三号黑体字。

第二层用“(一)”“(二)”“(三)”……使用三号楷体字。

第三层用“1．”“2．”“3．”……使用三号仿宋字体。第四层用“(1)”“(2)”“(3)” …… 使用三号仿宋字体。

公文中出现或者①或者a都是不规范的。公文统一使用A4白纸，行间距（固定值28）

3.正确使用六角括号：发文字号中的年份使用六角括号标注，即：„ ‟，使用四角括号是不对的，如“京教办[2012]1号”。六角括号在键盘上不能找到，应当打开word菜单栏，通过“插入——特殊符号——„ ‟——确定”的路径找到。4.公文中的数字，除部分结构层次数和在词、词组、成语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。成文日期也是阿拉伯数字。

5.请示等需要回复的公文要标注联系人及联系方式：请示、需要对方批复或者回复的意见、函等文种，在附注（成文日期之下主题词之上）部分标注联系人和联系方式，并使用圆括号括住。

例如：（联系人：×××；联系方式：××××）6.签发日期和印发日期：签发日期是主要负责人签字同意发文的日期；如果是联合发文，签发日期以最后一个签发单位负责人的签字日期为准。公文经机关主要负责人签发后方可印制。印发日期是公文实际印制的日期。因此，印发日期可能与签发日期同日，也可能在签发日期之后。但是，绝对不能在签发日期之前。

7.印章的使用：以“中心”名义发文，应当使用“中心”的印章。以“中心办公室”名义发文，应当使用“中心办公室”的印章。

公文的红头、标题中的发文机关和印章是一一对应的，大家在盖章时一定要注意识别。

（三）正文写作要求

第一，符合国家法律、法规，符合党和政府的方针、政策以及上级机关的有关规定。

第二，要有针对性，即以事实为根据，分析问题，做到有的放矢。

第三，一般应一文一事，事由要集中、明确、重点突出。

第四，行文逻辑缜密，层次清晰，条理清楚。

第五，具体措施或意见要符合实际，明确具体，可操作性强。

第六，语言要准确、简洁、规范。

（四）介绍常用几种应用文

1.计划与方案：计划与方案就是工作的打算和安排，进行书面化、条理化、具体化以后形成的“工作安排”、“工作要点”、“工作规划”、“工作方案”。“计划或要点”是把想要做的工作具体化，“方案”是把计划进一步明细化，有完成计划的具体方法和步骤，具有可直接操作的特点。要点的要求明确，指导性强，便于执行，也有利于事后检查。工作要点有标题、正文、署名和成文日期四部分组成，工作要点的特点是具有指导性、预见性、可行性和约束性。

2.总结：总结是单位或个人对过去一定阶段所做的工作或开展的活动进行全面系统的分析、研究和评价，从中找出成绩、问题、经验和教训，揭示规律的书面报告材料。总结有三大类：单位总结、个人总结、专题总结。个人总结要抓住主要问题，突出经验、教训和个人思想上的收获体会，不可停留在工作过程的回顾或一般优缺点的检查上。

个人总结：

1、前言：交代与中心内容有关的情况；

2、全面总结一般包括所做工作、成绩；

3、总结收获和经验体会、存在的问题及原因；

4、今后努力方向。

3.简报：简报是反映所在单位完成工作任务的情况和经验，实际工作中出现的新情况、新问题及值得注意的新思路，或某项调查研究的成果和有价值的统计数字的内容简要的内部资料，起着上情下达、下情上达、左右沟通、交流经验的作用。常用的简报有工作简报和会议简报。

简报的写作要求：

1、新：反映新情况、新问题、新经验；

2、准：材料真实确切、问题切中要害、政策把握准确；

3、简：篇幅短小精悍，语言简洁明了；

4、快：迅速及时，快编快发；

5、全：要素齐全，格式规范。标题最重要，“题好文一半，眉清目传神”，所谓“看人先看脸、看报先看题、看书先看皮”，标题是信息的“脸面”。

4.调查报告：调查报告是对某一事物、问题或事件进行调查研究后，通过分析、加工，利用调查材料和研究结论整理撰写出来的书面报告。

调查报告主要特点，一是针对性强—针对人们普遍关心的事情或者亟待解决的问题而写；二是用事实说话—报告的内容真实准确，建立在深入细致的调查研究基础之上；三是揭示规律性—通过对事实的分析研究，得出规律性的认识。调查报告：

1、前言。调查对象的基本情况，调查的方法，调查报告的主题和主要内容，调查报告要回答的问题等。

2、主体。不仅反映已调查清楚的具体情况，更要反映从实际情况中总结出来的规律性认识，即成功的经验、有效的措施或做法，问题产生的原因、教训和解决问题的办法等。要做到有理有据，先后成序，详略分明，主题突出。

3、结尾。或总结全文，或表达意见和建议，或提出发人深省的问题，或展望前景。5.汇报提纲

6.会议记录：会议记录是在开会过程中，由专门人员把会议的组织情况和具体内容如实记录下来的文字材料。会议记录一般由记录头、记录主体、审阅签名三部分组成。

1、记录头：会议名称、会议时间、会议地点、会议主持人、会议出席列席和缺席情况、会议记录人员签名等（重要会议请速录人员）。

2、记录主体：会议中心议题、会议讨论焦点及主要意见、主要领导权威人士或代表人物的言论、定调性言论和总结性言论、会议决议或议而未决事项。会议记录两条最基本的写作原则：真实性、完整性。7.会议纪要：会议纪要是一种常用公文，是在会议记录的基础上整理加工而成的、记载传达会议决定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，具有纪实性和指导性的公文。会议纪要一般分为办公会议纪要和专题会议纪要。如：《北京学生活动管理中心主任办公会会议纪要》，会议纪要的正文：简要介绍会议的基本情况，会议召开的目的，会议的起止时间、地点、参加人员，会议的基本议程、主要活动和会议结果；具体阐述会议讨论的问题和意见、结论和决定，以及对今后工作提出的要求。会议纪要不加盖印章，正文后注明主持人、出席人和发送单位。

8.通知：通知适用于批转下级机关公文、转发上级机关和不相隶属机关的公文、发布规范性公文、传达事项、任免人员等。通知是公文中使用频率最高、适用范围最广的一个文种，是上级向下级传达、告知事项的一种下行文。《通知》：

1、标题：由发文机关、事由及文种三部分组成。除发布的规章应用书名号，其余均不使用书名号和标点符号。要具体处理好“关于”引起的介词结构和文种表述，杜绝重复出现“关于”和“的通知”字样。

2、主送机关：指通知的对象，一般应写全称或规范化简称、统称。主送机关较多时注意排列的规范性。同级机关用“、”，不同级别、类别的机关用“，”分开。如：各区县教委，各高等学校、中等职业技术学校、民办高等教育机构：

3、正文：包括通知的依据和目的、通知事项、通知结语三部分。

4、落款和日期：在公文右下方写明发文机关署名及发文时间，并加盖公章（骑年压月）。

9.报告：报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复询问与要求、报送资料使用的一种陈述性公文，是典型的上行文。报告按内容可分为工作报告、情况报告、答复报告等。报告中不得夹带请示事项或要求上级机关答复的事项。

报告：

1、标题：报告是上行文，如《北京学生活动管理中心关于2013年工作情况的报告》。

2、主送机关：只有一个，即有隶属关系的上级机关（市教委）。

3、正文：（1）前言。概述，并用“现将……报告如下”。（2）工作情况和成绩。（3）工作经验。体会。（4）存在问题。一分为二。（5）今后打算。改进措施。

4、成文日期。10.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。下级机关向上级机关请示必须做到：凡属职权范围内的一般问题不随意请示；请示必须一文一事，且主送机关只有一个；请示必须在事前；上级机关收到请示后应认真研究，及时予以批复。请示属上行文，文中必须有请示语。

请示：

1、标题：由事由和文种两部分组成。

2、主送机关：是发文机关的直属上级机关，不得多头请示。如是受双重领导的机关向上级机关请示，应写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。应根据隶属关系逐级请示，不得越级请示，因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被超过的上级机关。

3、正文：请示正文一般由请示起因、请示事项和请示尾语三部分构成。请示起因一般先说明行文的目的、依据，强调请示的必要性，为请示事项的提出作好必要铺垫；请示事项是请示的核心内容，要求明确、具体地指出，并做到既符合政策、法规，又具有建设性、可行性；请示尾语一般用“特此请示。”

4、落款：正文结束，在右下方署名署时并盖公章。11.批复

12.函：函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。内容上可分为申请函、商洽函、询问函、答复函、告知函。从行文方向上，“函”有来函和复函之分。函作为公文中唯一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。

函：

1、标题：由发文机关、事由和文种三部门组成。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。

2、主送机关：顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送机关即来函单位。

3、正文：一般由缘由、事项、希望与请求和结语几部分组成。复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。尾语一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“特此函复”等为结尾。

4、落款：正文右下方署名署时并盖公章。

文件质量和办文效率是一个单位工作作效率的综合体现，也是工作水平的直接反映。做好公文处理工作，重点要抓好四个环节：

一是起草文件。一方面吃透上情，另一方面吃透下情。

二是保证文件质量。牢固树立“精品”意识。行文简浅显，做事诚平恒。

三是规范办文程序。

四是提高办文效率。

工作理念：文经我手无过错、事交我办您放心

第五篇：公文处理的基本要求

公文的特点：特定的作者、特定的读者、特定的属性、特定的体式、特定的权威

收文处理：签收、清点、登记、拟办、呈批传阅、交办转办、办复、归档。

发文处理：拟稿、审核、会签、签发、印制、发送、归档。公文格式：

1、文面格式：版头（报头）、份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发文（报）序号、公文标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等要素组成。

眉首部分：份号、密级、保密期限、发往地址、紧急程度（等级）、发文字号、签发人、收发文（报）序号。

主体部分：公文标题、主送机关、正文、附件名称、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围。

版记部分：主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等。

2、用纸格式：A4型、16开型

3、排印装订格式：排印按《条例》、《办法》规定；装订与公文排印一致，分别用骑马钉、平订或胶贴，左侧装订。

行文方式：上行文（请示、报告等）、下行文（通知、批复、通报、规定、指示、决定等）、平行文（函）。

公文起草要求：

1、符合党的路线方针政策、国家法律法规

及上级机关的有关文件精神和指示，完整、准确地体现发文机关的意图，并与现行有关公文相衔接；

2、全面准确地反映客观实际情况，提出的政策措施切实可行；

3、观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确；

4、文字清练，用语规范，篇幅简短，文风端正；

5、人名、地名、时间、数字、引文准确，汉字、标点符号和数学用法符合国家语言文字工作委发布要求，计量单位用法符合国家标准；

6、文种、格式正确。

“请示”与“报告”的适用于区别：“请示”系办件，需要回复，适用于向上级机关请求批示、批准；“报告”是阅件，一般不需回复，适用于想上级机关报告工作，反映情况，答复上级机关的询问。文件中只要有请求事项就不能使用“报告”文种来请示解决问题。“请示”和“报告”两个文种范围不同，行文目的也不一样，更不能把他们合用为“请示报告”。

“请示”与“函”的适用于区别：“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。“函”和“请示”容易混用主要在“请求批准”这一适用规定上，“请示”的主送机关必须是直接的上级机关，而“函”则是不相隶属的机关，可以是平级，也可以是不相隶属的上下级。