档案实习参考

第一篇：档案实习参考

实验一：文书立卷

实验名称：文书立卷与归档文件整理 总学时： 14 适用专业：档案学专业 开课学期： 1

一、实验目的

通过本实验，使学生掌握文书立卷的一般程序、基本方法和要求，并在此基础上理解文书立卷的意义、优缺点以及进行文书立卷改革的必要性。

二、实验原理

文件的整体功效大于单份文件的功效。文件整体是指由一个事件、一项工程、一个人、一个机关、一个国家形成的一组或一系列文件的集合体。“文件整体”缩小了检案范围，在手工条件下便于查找，并且满足了人们了解事物原貌的要求。文书立卷就是将一组有联系的文件组成案卷，形成文件系统中最基本的集合体，并将这些文件有序化、固定化，以便长久保存。为此，立卷时应坚持如下原则：遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

三、实验仪器及材料

（一）实验材料

若干年度的某高校的党务、行政、教学类复制文件材料。

（二）实验仪器

去钉机，号码机，涂纸液，装订机，棉线，浆糊，白纸，卷皮（盒）。

四、实验步骤

（一）编制分类方案

根据机关（实验文件材料所属机关）内部机构设置、职能分工、文件数量等情况编制分类方案。

如机关规模较大、文件数量较多、分工明确、内设机构稳定，宜按机构分类，即一个内设机构为一类；反之，宜按职能（问题）分类。

（二）分年度、分类

1、分年度

所属不同年度的文件应分别立卷，不同年度的文件不应该放在一起立卷。

（1）计划、预算、决算、总结、统计表等应放在文件内容针对的年度立卷。

（2）请示与批复，应放在批复年度立卷。

（3）跨年度的会议文件放在会议开幕年度立卷。

2、分类

将同年度的文件按分类方案进行分类。

（三）划分保管期限

按照国家档案局制定的《文书档案保管期限表》的规定，准确地判定每份文件或每组文件的价值，划定保管期限为永久、长期、短期三种。、永久：即凡是反映组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的文件材料列入永久保管。、长期：即反映本机关一般工作活动，在较长时间内对本机关有查考利用价值的文件材料划为长期保管，年限一般为 16 ～ 50 年左右。、短期：在较短时间内对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管，年限一般为 15 年以下。

（四）组卷

要按照保持文件之间的历史联系，反映出机关工作的历史面貌，并便于保管和检索利用的基本要求，在区分文件的保管期限和进行适当分级的基础上，以问题特征为主，灵活地结合运用其他特征（即时间特征、名称特征、作者特征、通讯者特征、地区特征）进行组卷。

1、把密切联系的一个问题、一项工作、一次会议、一个案件的文件按重要程度、文件多少合理组卷；印本与定稿、正件与附件、请示与批复、批转（转发）件与被批转（转发）件应放在一起组卷。

2、适当分级：将上级、本级、下级的文件适当分开，防止将上级、本级、下级文件一竿子到底的立卷方法。、一组具有密切联系的文件，应统一确定它们的保存价值。一般采取就高不就低，从长不从短的原则。

4、每个案卷的文件数量要适当，避免过厚或过薄。

（五）排列卷内文件

卷内的每份文件，应按其相互之间的联系，有条理地进行排列。、对只有一个作者，一个问题的案卷，应按文件日期先后顺序排列；对只有一个作者、几个问题的案卷应先排问题，后排时间；对只有一个问题、几个作者的案卷，应先排作者、后排时间；对只有一个作者、几个问题的案卷应先排问题、后排时间；对只有一个问题、几个作者的案卷，应先排作者、后排时间；对只有一个问题、一个作者、几个地区的案卷，应先排地区、后排时间。、印本在前，定稿在后；正件在前，附件在后；批复在前，请示在后；批转（转发）件在前，被批转（转发）件在后；会议文件按重要程度结合形成顺序排列。

（六）编写页号，登记目录，填备考表

案卷内的文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应以案卷为单位，统一在有文字的每页材料正面的右上角或右下角，背面的左上角或左下角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖档号章，并逐件编件号。

案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，每一格只写一行字，用钢笔或毛笔正楷填写。对文件的题名（标题）不要随意删改和简化，没有题名的应拟写题名，有的虽有题名但无实质内容的亦应重新拟写；没有责任者（文件作者）、年月日的文件要考证清楚，填入有关项内；会议记录应填写每次会议的时间和主要内容。

案卷卷末应放置备考表。有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内；若无情况说明，也应将立卷人、检查人的姓名和立卷时间填写上以示负责。

（七）去除金属，裱糊加边，装订案卷

卷内文件材料要去掉金属物。

对装订线外有字迹的要加边，对破损或大小不一的文件，要加以修复、折叠；字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷。

装订案卷时右侧装订的卷要左侧、下沿取齐，文件要与卷皮下沿取齐，不得放倒、放反、放斜，不得钉住字，也不能漏订。采用三孔一线的方法装订，孔距要适当，孔眼不宜太大，用线绳装订，要勒紧，结头结在背面。不装订的案卷，卷中的文件应逐件用细线装订。

（八）拟写案卷标题

案卷标题是对卷内文件的主要内容与成分的概括揭示。

应全面、准确、简明地对卷内文件成分和内容进行概括，一般应标出卷内文件的作者、问题、名称三个基本部分，必要时还应加上地区、时间或通讯者。内容避免过于抽象、笼统，也不可具体罗列文件标题。一般在三、四十个字以内标出为宜，最好不要超出五十个字。

（九）填写封面

案卷封面要用毛笔或钢笔正楷填写清楚，字迹要工整、清晰。卷皮封面顶端一栏填写机关全称，第二栏填写组织机构或问题类别。标题的行距要安排适当。

（十）排列案卷，编制目录

一个年度的案卷，应先按永久、长期、短期三种不同保管期限分开，同一种保管期限的案卷，按组织机构或问题，并依照案卷之间的有机联系，结合重要程度排列顺序，并编上案卷号。

案卷目录按不同的保管期限编制，可根据案卷数量多少确定。

五、实验结果及其要求

（一）实验结果

将杂乱无序的文件有序组合并装订整理，形成若干案卷。编写案卷目录。

（二）实验结果要求、准确划分文件所属年度、案卷的保管期限。、组卷合理，能反应出机关工作的历史面貌，便于保管和检索利用。、卷内文件排列有序，材料齐全（含卷内文件目录和备考表），卷内文件目录填写规范。

4、装订整齐、结实、美观。、案卷标题内容准确，文字简练、通顺，合乎语法，标点正确。

6、案卷封面抄写工整、清晰。

六、思考题、应归档的文件材料有何特征（如何划分文件材料归档和不归档范围）？

2、组卷时应如何保持文件之间的有机联系？、通过本实验操作，你对文书立卷这顶工作的感受是什么？

实验二：归档文件整理

一、实验目的

通过本实验操作 , 掌握归档文件整理的方法和要求，深入理解文书立卷改革的重要意义。

二、实验原理

计算机的应用为简化归档文件材料的整理方法提供了技术支持。归档文件整理是相对于传统立卷方式而言的，是指在“简化立卷，深化检索”的思想指导下，破除卷的概念，直接以件为单位归档整理；并在计算机条件下，将文件级目录录入电脑，实现快速便捷的检索查询。总之，以文件为单位整理归档文件，既最大限度地保持了文件的历史面貌，又便于计算机管理和应用。

三、实验仪器及材料

（一）实验材料

本二级学院未归档的文件材料。

（二）实验仪器

档案盒，档号章，去钉机，装订机，棉线，浆糊，白纸，号码机，计算机，归档文件整理软件（GD2000 软件）。

四、实验步骤

（一）划分文件材料的归档与不归档范围

区分归档与不归档的文件材料，将凡是具有查考保存价值的本机关的收发文件、电报、会议文件、机关内部使用的文件、电话记录、会议记录等均需归档的文件材料留存整理。

（二）整理成件

将单份文件经过初步整理装订以达到“件”的要求。、一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册(本)为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各为一件。、归档文件应齐全完整。破损的文件应予修整；字迹模糊或易褪变的文件应予复制，复制件附于原件后一并归档。、归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。．每一件归档文件应有完整连贯的总页号。对自身有页号的文件不再编页号；对自身无页号的文件材料要补编页号，文件中有图文的页面为一页；如果一份文件材料的页号由几部分组成（如正文、附件各自编页号），那么此类文件材料的页号要重编。

（三）分类

1、分年度

按文件的形成时间区分文件的所属年度。

2、划分保管期限

按有关的保管期限表将文件划分为永久，长期，短期三种。

3、分机构（问题）

按《广西区归档文件整理实施细则（试行）》的要求结合实验文件材料所属机关的具体情况分类。

（四）排列编号

在每个小类下面的所有文件按时间先后顺序排列，给每小类排列好的文件编上件号，均各自从 1 开始编制到最后一份为止。

在文件上方空白处盖上归档章。

（五）录入，编写书面文件目录

将文件级条目录入计算机。

编写书面文件目录。录入后打印出一套目录保存。目录可一年装订一本也可一年内按保管期限或类别分开装订成若干本，根据目录量多少自己掌握。每一本目录应加一张封面，并在封面把相关内容填写好，保管期限、机构（问题）可根据需要选择填写或不填写。

（六）装盒

把文件装入档案盒内。装盒时不同年度、不同期限、不同类别的文件不得装在同一盒内。装好后在背脊上相关栏目填上相关内容，盒号暂不填写（待将来档案馆接收档案进馆时根据需要统一填写）。盒内放备考表，以说明盒内文件情况；无情况说明的填上整理人、检查人、整理时间，以示负责。

五、实验结果及其要求

（一）实验结果

将归档文件以“件”为单位分类整理，使之有序化。

（二）实验结果要求、准确区分文件的归档范围和判定文件的保管期限。

2、准确确定文件“件”的内容及件内文件的排列顺序。

3、分类科学合理。

4、文件装盒符合规范要求。

六、思考题、归档文件整理与文书立卷的步骤有何不同？相同环节的具体做法有什么差别？、归档文件整理方法较之文书立卷有何优点？

第二篇：档案实习报告

黄河水利职业技术学院

档案实习报告

实习名称：档 案 实习系

别： 管 理 系 专业班级：文秘0901班 姓

名： 孙 艳平学

号： 2009030804 指导老师：常 悦、徐馆长等

实习时间：4月18日—4月22日

二〇一一年四月二十三日

关于在金明档案馆实习的报告

前 言：

实习是每个大学生都会拥有的一段经历，它将课堂理论知识与实践相结合，使我们在实践中了解社会，学到很多在课堂上学不到的知识，让我们在实际中体会理论，运用理论，受益匪浅。同时，也开阔了我们的视野，使我们认识到将所学的知识具体运用到工作中去的重要性，通过对实习的专业知识的认识和运用，激发未来对所实习专业工作的热情，为以后进一步的走入社会打下坚实的基础。在实习前做好充足的准备，在实习期间以良好的心态用心实践、学习和领悟，来了解、适应当今社会，进而被社会接纳，维持生存，更好的发展自己。

一、实习背景：

档案是一个部门或单位各项工作的原始记录，对于形成单位和部门至关重要，因此，档案专业的学生通过实习将课堂上学到的档案知识运用到实际工作中，从中发现自己的不足，找到解决的办法，进一步提升自己的水平是非常必要的。同时，档案专业实习还可以发现问题，解决问题，为一个部门将来的工作提供决策和解决问题的依据。档案专业实习还是走向工作岗位，做好档案工作的前提。

此次实习是由黄河水利职业技术学院管理系文秘教研室和金明区档案馆共同安排的。

二、实习目的：

将课堂上所学到的专业知识运用到实际工作中，接受实际工作的检验，然后得到经验性的成果，用来更好的指导以后的学习和工作。即所谓的“理论来源于实践，更好的指导实践。”

通过实习，一方面，了解档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作，掌握档案管理基本方法和档案排列统计的方法，提高动手操作，整理制作能力，提高理论与实际相结合的能力。在之中认识到自己知识上的不足，并及时补充、完善和巩固知识，夯实基础。另一方面，深切体会和熟知档案管理的重要性及编制档案文件案卷目录检索工具的程序，提高配合协作和组织工作的能力，培养独立分析问题和解决问题的能力，积累社会经验，为以后更好地进入社会中工作，做出铺垫。

三、实习时间：

2011年4月18日—2011年4月22日

四、实习地点：

开封市金明区

五、实习单位： 金明区档案馆

六、实习内容：

此次档案实习是一次很正规的实习，无论是学校和系里面的相关领导，还是我们的专业老师都非常重视。实习前常悦老师对我们进行了实习指导，实习指导包括实习的安排、注意事项、实习的内容、实习要求以及分组等。通过常老师的讲解我们了解了实习任务的艰巨及在实习中可能发生的问题和遇到的难题，做好了心理准备和必要的措施。

我们小组被分到金明区档案馆，本档案馆是新搬过来的，各项设施还不太齐全，存储着金明区区委，人大，政府，政协及八乡各村的各类档案。我们实习的具体任务是：档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作。整理和编制区政府、区政府办文件案卷目录检索工具，即：卷内文件目录、案卷目录（归档文件目录）、全引目录工作。帮助查档者查阅档案。掌握档案管理基本方法和档案排列统计方法，归档章的使用，日期的具体写法及如何借出档案等工作。详细内容如下：

1、参观、熟悉档案保管的物质条件。即：保管档案的库房，档案的管理制度，档案装具，包装材料等。金明档案馆保存档案的库房分别位于一楼和四楼，我们实习工作的地方位于一楼，环境安静，空气阴凉，初进入库房，感觉凉意阵阵，看到的只有档案箱和一张近门靠墙的桌子，档案箱成四排放置，没有档案柜和其他保存档案的物品，馆长徐老师为我们介绍说，由于刚搬进来，一些档案的整理和归档还不太到位，我们的工作即是把这些档案按照保管期限，发文机关，年份做下简单的整理。并且徐老师还告诉我们，档案在档案装具中的排列顺序和位于库房门口的档案的重要性，是为了防止意外发生时，能够最先抢救最有价值的。在徐老师的带领下，我们对档案的管理制度和档案的装具，包装材料有了简单的了解。并积极认真的完成了徐老师交付的任务。在心里对档案馆和档案管理工作有了初步的认识。2、1988年金明区8乡各村和集体永久性建房档案的拆分、立卷、整理、装订、归档工作。金明区8乡各村的永久性建房档案的整理工作，任务量大，是在确定保管期限为永久的前提下，按照年份，和各乡村的顺序，重新进行拆分、排列、整理、装订、归档。我们大家12个人，席地而坐，分工配合，两人一组，将各乡的档案分开来后，又进行了细分，即再把每一个乡所涉及的村、庄进行了分类排列，具体到各户。这样做是为了在明确了保管期限和年份的情况下，按照乡村和房主的名称顺序即可快速的找到查档着的建房档案。在此基础之上，我们又按照每卷不超过200页的要求对排列好的档案

进行了编号，各乡均初步整理出了档案若干卷。紧接着，我们又为已整理出的各卷编写了卷内文件目录，填写了封面和备考表，并对其进行“三孔一线”的装订，归档。而后，我们又将整理出的不属于8乡管辖的集体档案进行了分类、整理、装订、归档。至此，8乡各村和集体的永久性建房档案已全部完成。

3、整理和编制了区政府、区政府办文件案卷目录检索工具即：卷内文件目录、案卷目录（归档文件目录）、全引目录等，及熟悉全总卷的内容与编写方法。由于档案馆是新搬进来的缘故，一些档案的文件案卷目录检索工具出现了损失现象。为此，我们对区政府、区政府办的文件案卷和检索目录，重新进行了整理和其保管期限的鉴定，及时的修复和补录了损失的文件案卷目录，并进行了重新的整理、装订和归档。将区政府、区政府办的全宗，永久、长期、短期案卷，内的卷内文件目录和案卷目录（归档文件目录）到档案库房进行了重新的检查和核实，将缺损的部分及时的作出了修补，即手写和打印。各一式三份。在此基础上，编制了一份全引目录，并将余下的两份卷内文件目录和案卷目录（归档文件目录）分别进行了装订和归档。这项任务是整个档案实习任务中最为辛苦和艰巨的，它的整理和编制不仅需要人力资源，还要求具备档案整理知识的工作人员能够吃苦耐劳，分工协作，密切配合，团结一心，互帮互助。最重要的是要有认真、细心、踏实的工作态度和对自己所做工作的高度负责的责任感。来促使这项工作的顺利开展和完成。我在这项任务中的收获也颇丰，不仅了解、熟悉了全总卷的内容，还理清了文件案卷目录检索工具之间的区别，及档案盒、案卷、文件的区别。还培养了积极主动，不怕脏苦，踏实肯干，团结一致的工作作风，并形成了在以后的学习工作中须具备的好习惯：耐心、细心和毅力，也增加了对本专业的热情，清晰了自己的职业发展规划。

4、档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作及它们所包含的内容、要求、程序、方法等，掌握档案管理基本方法和档案排列统计方法，帮助查档者查阅档案等工作。在了解了全总卷的内容，参与编制1988年金明区8乡各村和集体永久性建房档案的拆分、立卷、整理、装订、归档和区政府、区政府办文件案卷目录检索工具等工作的过程中，将档案的分类、整理、装订、归档、鉴定等工作及它们所包含的内容、要求、程序、方法，档案管理基本方法和档案排列统计方法等知识做了认真细致的回顾，复习和巩固，且还总结出了一些通俗易懂的档案整理方法和未曾了解的细节性零碎的档案知识，便于更好且方便的掌握和理解档案知识。以及在整理过程中记录下来的一些档案事务的专业术语和不成文的规则。

以上工作我们都在馆长徐老师规定的时间内圆满的完成了，徐老师对我们的工作非

常满意，还在我们临走之前和我们实习生一起合影了留念，且留下了联系方式，为以后的学习和工作作出支持和帮助。

七、实习体会：

此次档案实习是成功的，也是快乐的，交到了朋友，也在实习中实现了理论和实践的结合，稳固了学到的档案知识，养成了冷静分析问题，按逻辑解决问题的习惯。同时，也明白了很多道理，理清了许多人事关系，明白了自己关于学习、生活的思想误区，认识到了自己的缺点和不足，知道了档案工作者应具备的职业道德和专业素质，增加了社会经验，深入的了解了社会对本专业的需要，对自己的职业发展有了更好的规划。以及自己在以后的学习生活中应有的态度和方式。

八：实习建议：

档案实习是一项任务艰巨的工作，由于它的大部分工作都比较枯燥无味，需要工作人员的细心、耐心、一丝不苟的的对待，和具有对档案管理工作的高度热情，从而在实习中做好档案的整理工作，及时的发现存在的问题并提出解决的建议。

（一）存在的问题：

虽然金明档案馆已经是一个差不多的档案部门，存储了金明区各个部门和八乡各村的档案，并且成功协助了各部门和乡村人民的工作，但是其自身发展中难免会出现一些有待于进一步解决的问题。

1、档案馆工作量大：整理，装订、归档、编制目录工作等，工作人员短缺。

2、档案实习时间短，不利于把所学的档案知识熟悉一遍并融会贯通，更别提那些课本上未涉及到的知识点，实习中学习到的也只是凤毛麟角。

3、档案馆保管档案的物质条件相对缺乏，各项设施不太齐备。随着社会经济的发展，人民生活水平的提高，会有更多的档案形成，而档案馆保存档案的物质条件不足会给档案的储存带来很大的困难。

4、档案馆已有的设施有待于更新，如：档案整理工作的桌椅等设施陈旧，不利于档案工作的进行。

5、部分部门移交档案的速度缓慢或者移交的档案不全，不利于档案工作的顺利进行。

（二）解决的建议：

针对以上档案实习过程中发现的主要问题，及时的总结了一些解决的建议，以保证档案工作的顺利进行。

1、增加档案工作人员，以减轻个人的工作量，做好后备力量的准备工作。

2、学校可以适当延长实习时间或增加实习次数，以加深同学们对各个环节档案工作的认识，和细心体会那些课本上未涉及到的知识，从而提高档案实习的质量。

3、增加对档案馆的物质条件的投入，保证档案馆的各项条件、设施符合国家规定的标准，以便保证档案归档的顺利进行。

4、更换陈旧的档案设施，保证档案设施有利于档案工作。

5、做好宣传、沟通工作，使相关部门了解及时移交档案的重要性，同时做出一些强制性的规定，保证各部门及时移交档案及移交档案的完整性。

档案馆以及档案工作的完善是一项非常重要的工作，而档案工作的进行需要各个有关部门积极配合，共同努力，在稳固中求发展。档案专业虽然形成时间不是很长，但是有着悠久的档案工作经验，以及借鉴外国档案工作的经验来发展档案专业并非难事。

档案专业的发展不是一朝一夕之事，需要几代人的共同努力。在发展档案专业的同时既要看到进步又要看到不足，只有这样才能更好更快的发展档案专业。同时还要坚持实事求是，与时俱进的原则，以促进档案专业健康发展。

九：实习成果

（一）实习的总体收获：

五天的档案实习，共普查了馆内30个全宗，永久，长期，短期档案。其中，永久3567卷，长期161 卷，短期1825 卷，整理装订区城建局业务类永久档案56卷，编制了区政府、区政府办文件案卷目录检索工具共48本，帮助查档者查阅档案78本，整理馆存档案资料110本（册）。

（二）实习收获小结：

1、专业知识得到巩固，获得技能，加强了基本技术的应用。在档案整理的各个环节中亲身参与，整理编制文件案卷目录，检索工具等，掌握了档案管理的基本方法，熟练的对档案装订工具的使用，且小组成员之间的分工协作，密切配合，都促使档案基本知识在实习中的成功运用和巩固提高。

2、团队合作精神的培养，互帮互助，在实习中增长见识。档案的整理杂而乱，时间紧，任务重。几个人不统一，各干各的，是很难完成任务的。这就要求我们互相合作，多沟通交流，提高工作效率。这种合作精神在实习过程中发挥了极大的作用，使任务得以顺利完成。在实习单位工作时，执行严格的规章制度和纪律，按时上下班的工作制度，管理灵活先进，对档案馆有了更加深刻的认识。

3、锻炼自我。坚持馆长老师的指导，虚心请教，每天写实习日记，记录实习中的点点滴滴和自己的感受。按时上下班，不迟到，不早退，精力充沛，养成良好的习惯，为以后进入工作岗位打下良好的基础。在枯燥无味的档案整理工作中，耐心，细心，不骄不躁，吃苦耐劳，甘于寂寞，工作到位，培养了自己的毅力和耐力。

4、提升认识。即对档案和档案工作者的认识和对档案工作和档案部门的认识，档案是真实的历史记录，档案的内容真实的反映了一个时代、一个部门所发生的事情，既使档案的内容是假的，它也反映了形成假档案这一事实，任何人都不得私自对档案进行改动。档案工作者可以直接接触档案的内容，通过档案内容了解一些人和单位的隐私。作为档案工作者要严守秘密，绝对不可以将档案中的内容泄露出去，更不能通过档案中的内容谋取私利。档案工作在一个单位中具有至关重要的地位，档案工作的进行程度标志着一个单位的各项实力。档案部门保存了各个部门工作中形成的第一手材料，还为其它的部门工作的进行提供各种有用材料。无论是决策的进行还是问题的解决都离不开档案部门的协助。没有档案工作的部门和单位如同没有眼睛的人，各项工作都会失去方向。

这次实习的圆满落幕，我十分感谢我的学校，我的系领导和任课老师及金明档案馆的馆长老师和与我一起并肩作战的同学们，是你们的支持和帮助，才有了我今天的收获和成果，和这样一份美好的经历，谢谢你们！

第三篇：档案实习报告

现代计算机技术大发展，给企业档案管理带来了新的管理手段。下面是关于档案实习报告的内容，欢迎阅读！

大二新学期的第二周我们就开始了我们的地一次实习，也就是认识实习。为了让我们对所学的专业有更深入的了解，提高对档案及档案管理的认识。以及对我们将深入学习的有关档案方面的知识进行初步的了解和认识。为以后的学习有更直观的认识，便于我们对将学习的专业课有更深入的了解。更扎实的掌握所学的知识。

一、参观我院档案室的认识

认识实习的第一天我们就来到了我们学校自己的档案室，这毕竟是我们第一次进入档案室，心中无比的兴奋和激动。以前在书本上看到的和课堂上老师的口中听到的，今天都见到了，不紧看到了我们还可以用手亲自接触到。听了蒋主任的介绍我知道了：档案室总面积为415平方米，三室分开(即阅档室、库房、办公室)，集中统一管理全校的所有档案。现室藏档案15092卷，其中延续冶专档案全宗6402卷、原高职专3767卷、师专4923卷。档案整理采用实体分类法，档号模式按照号、分类号、案卷号三部分组成。听完了主任的介绍我们就自由的参观了，走进库房，看着那些看这陈旧的档案和那墨绿色的档案柜，好奇的摸着那些发黄的档案。档案管理不是那么简单的，学习档案都知道那八大环节。学习的时候看着好像很简单，但今天看到了才知道并不是那么容易的。档案室积极开发档案信息资源，通过编写目录、汇编、检索工具、大事记等编研产品。这些信息资源的建立，大大提高了档案的利用率，收到了良好的社会效益和经济效益。

快要进入尾声阶段，蒋主任还对档案工作进行了简短的介绍。他认为从事档案事业的人都是那些能忍耐寂寞的，甘于默默奉献的。做幕后英雄的人。喜欢安定的工作环境。

二、走访专业档案馆----本溪城建档案馆

城建档案馆的建立还有个小插曲，从1976年唐山地震后，人们找水源解决饮用水的问题意识到了城市建设方面的档案很重要性。开始建设城建档案馆。城建档案是指进行城市建设规划管理等工作中形成的具有保存价值的图表、数据、文字材料等;是进行城市规划、勘测、设计、管理、抗灾、战备等工作的重要凭证、依据。作为专业档案城建档案他的分类也是很复杂的，共十三大类、七十二属类、若干小类。其中大多数是建设工程档案，他是指整个建设项目从酝酿、决策到建设投产使用全过程中形成的应归档保存的各种载体的档案。其包括工程准备阶段的文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件。

本溪城建档案馆的建筑外形古朴，庄重。圆拱的门。在那里我第一次看见了密集架。但没有机会亲手摇开它。负责接待我的人给我们看了一卷工程档案，给我们演示了图纸的折叠方法。参观之后我们对专业档案尤其是城建方面的档案有了新的认识。

三、走进企业档案馆-----本钢档案馆

企业档案馆是档案馆家族中的一员，是企业设置的管理本企业档案的档案馆。本钢档案馆是本溪刚特集团的档案馆负责本钢的档案方面的协调和指导工作，其下多个二级单位设归档点，负责本单位归档档案的整理。馆藏6000万卷档案，有从19XX年日本在华进行资源掠夺时期在本溪设立的本溪煤铁公司时起的日伪档案，及大量的技术档案。作为企业档案馆的本钢档案馆馆藏了大量的技术档案利用频率高，但技术档案利用后的效果不易量化，作用不是很明显。但这不能抹杀了技术档案的保存的价值。企业档案馆保存的档案也是为现行工作提出依据，为纠纷提供依据。

现代计算机技术大发展，给企业档案管理带来了新的管理手段。办公自动化的实施带动了企业档案的数字化，进而带动了档案信息社会化的道路。现在企业档案馆面临的问题就是解决档案数字化。现在一般的企业都在建设数字档案馆，数字档案馆的建设主要完成的任务是标准和规范的制定、数字信息资源的建设、应用系统的开发和网络环境的建设。所以企业档案馆面临的不仅仅是技术问题还有资金问题人员问题等。本钢档案馆也同样面临这些问题。在参观的末尾，同学提问了馆长个问题，就是这些技术档案的销毁是由案馆的工作人员鉴定的吗?馆长对这个问题给了明确的解释，档案人员是对实体保管的专业人员，但技术档案具有双重身份他的鉴定要求他由专业的技术人员和档案人员共同鉴定。

第四篇：档案实习报告

关于在淮安市档案局档案学实习的报告

从2011年5月30日起，我在淮安市档案馆（业务指导处）开始了为期两周的实习，一下是我关于这两周实习工作所做的报告。

一、淮安市档案馆概况

淮安市档案馆系国家综合档案馆，是中共淮安市委、淮安市政府直属正处级事业单位，是全市永久保管档案和进行爱国主义教育的基地，是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心。其主要职责是负责接收、收集、整理、保管和提供利用其分管范围内的档案资料。

淮安市档案馆成立于1980年6月，其前身为淮阴地区档案馆、淮阴市档案馆。现坐落于市委、市政府院内。2001年扩建竣工的新馆库面积4200平方米，设有阅档室、检索工具室、陈列展览室和微机室，已基本实现档案管理现代化。淮安市档案馆收藏着能反映淮安历史真实面貌的旧政权档案、革命历史档案、建国后党政机关文书档案和一部分科技档案、专门档案、声像档案以及各种报刊、杂志、图书等资料，起止年限为1865年～1990年。截止2005年底，馆藏档案资料70342 卷、册。其中档案266个全宗51125卷，上架排列总长度为1054.43m，资料19217 册。

改革开放以来，在党的基本路线和邓小平伟大理论的指引下，淮安市档案局、馆各项工作有了长足的进步。档案和档案工作在淮安市“三个文明”建设中发挥了重要作用。2002年，淮安市档案馆评定为江苏省二级档案馆。

根据《档案法》规定，淮安市档案馆已将形成满30年的档案对外开放，我国公民可持工作证、身份证等合法证明来馆自行查阅；利用其他档案资料，必须持有单位介绍信。馆内为利用者提供业务咨询、电函代查、出具证明、查档复制等多种服务。档案资料陈列展览室常年接待参观。欢迎社会各界人士参观指导、利用档案。

馆内内设机构有：办公室、业务指导处、法规宣教处、征集编研处、档案管理处、技术保护处。

二、淮安市档案局(馆)职能职责

根据《关于淮安市档案局、淮安市档案馆主要职责内设机构和人员编制的批复》，淮安市档案局为淮安市委、市政府直属正处级事业单位，依法履行档案行政管理职能，主要职责为：

（一）贯彻执行档案管理工作有关法律、法规和规章，并结合本地区实际制订具体执行意见。

（二）对全市档案工作实行统筹规划、宏观管理。组织、指导、检查、监督、协调市直各机关、团体、企事业单位以及所辖县（区）档案管理工作。

（三）负责全市专（兼）职档案人员的业务培训和初、中级档案专业技术职务任职资格评审的有关工作。

（四）集中统一管理市委、市人大、市政府、市政协、市纪委及市级机关各部门的重要档案和资料，同时征集、接收撤销单位具有永久、长期保存价值的档案以及散失在社会上的各种珍贵档案、资料。

（五）对馆藏档案、资料进行管理、编目、保护、鉴定、统计，并实施现代化、科学化管理。

（六）依法接收市级机关、企事业单位到期档案进馆，开发利用档案信息资源，按时向社会公布、开放历史档案。

（七）开展档案史料的编纂、研究工作，有计划地开展档案学理论研究。

（八）完成市委、市政府及上级档案部门交办的有关事宜

三、馆藏介绍

档案是历史的记忆，社会的财富。档案馆是保证档案能够得以安全保管和世代相传的组织。档案馆不仅是收藏档案的场所，而且是组织档案信息交流的中心，是社会各方面获取历史和科学等知识信息的宝库。

馆内收藏的档案分为旧政权时期档案、革命历史档案和中华人民共和国成立后档案三个部分。

馆内收藏的资料主要有清河县志、淮安府志、山阳县志、宿迁县志、盱眙县志、泗虹合志、泗阳县志和淮阴市的地方志、水利志、企业志、金融志、年鉴等各类史料书刊；有《民国日报》、《大公报》、《救国时报》等报刊；有韩信、吴承恩、周恩来、陈白尘等与淮安有关的知名人士生平资料、书籍等。

四、了解档案整理工作的内容及原则

（一）档案整理工作的内容

全面地说，档案整理是档案实体整理和档案内容整理的统称，是档案管理的一顼重要内容。档案内容整理，主要包括对档案文件的内容真伪的鉴别，对档案内容客观性的考证及编纂出版档案史料等活动。档案实体整理，主要是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案，进行基本的分类、组合、排列、编目，组成有序的档案整体的工作过程。

档案的实体整理，它包括以下三方面的工作内容：

1、系统排列和编目

在正规的工作条件下，档案室主要接收文书部门和业务部门按照归档要求立好的案卷，档案馆主要接收机关档案室根据入馆要求整理移交的案卷。这样，档案室和档案室馆的档案整理工作，主要是对所接收的档案，在更大的范围内进一步系统地整理，如全宗和案卷的排列，案卷目录的加工等等。

2、局部调整

对于已经整理入馆、入室保存的档案，经过管理实践的检验或专门质量检查，档案馆和档案室需要对其中不符合要求的档案进行一定的加工以提高其质量；另一方面，某些档案材料由于保存的时间校长，其自身或档案整理体系发生了变化，因此也必须对其进行整理。

3、全过程整理

档案馆、档案室有时也接收和征集一些零散的文件，这就必须对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗内档案文件的分类、组卷、案卷排列、编定档号编制案卷目录、全宗档案的系统排放等。

（二）、档案整理工作的原则

1、整理档案必须保持文件之间有机的历史联系。

2、整理档案应当充分利用原有的整理基础。

3、整理后的档案必须便于保管和利用。

五、实习结果

（一）、明确掌握档案整理的方法

一是以“案卷”为单位整理。

按“卷”整理是一种传统的方法，一般可分以下几个步骤：

（1）分类。常用是分类法和问题分类法。

（2）组卷。它是档案整理的最基本环节，其实质是将一组密切联系的文件材料组合在一起，便于保管和利用。

（3）卷内文件材料排列；

（4）根据排列结果，对卷内文件材料有图文的页面逐页编号；

（5）编制卷内目录和备考表；

（6）按卷内目录、文件材料、备考表的顺序排列后装订成卷或按件放入档案盒内；

（7）拟写案卷标题，填写案卷封面。文字上要简练通顺，标题字数一般不超过50字为宜；

（8）案卷排列与编号。案卷排列要保持案卷之间的有机联系和条理性，一般可按先永久，长期，短期来进行排列，然后按排列顺序每年编一个流水号；

（9）编制档案案卷目录。案卷目录由归档号、案卷号、题名、、页数、保管期限、备注等组成，案卷目录可以多年编成一本或一年多本。

二是按“件”整理要以计算机管理为前提条件，主要步骤有：

（1）对归档文件逐件装订固定；

（2）对归档文件以“件”为单位进行――保管期限分类；

（3）对分类后的归档文件按时间、重要程度排列，其中对成套性文件材料相对集中；

（4）根据排列结果逐件在归档文件上方空白处加盖“档号章”，并填写有关栏目的内容；

（5）编制归档文件目录；

（6）将归档文件按连续件号顺序装入档案盒。

（二）、档号的编制

1、全宗号的编制全宗号填写档案馆给立档单位编制的代号。

2、目录号编制。填写全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。

（三）案卷号、页号的编制

1、案卷号是目录内案卷的顺序编号，案卷号用三位阿拉伯数字标识。每一案卷目录内的全部案卷只应编一个流水顺序号。

2、件号即归档文件的排列顺序号，它是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。

3、页号是填写卷内文件材料所在之页的编号。页号用阿拉伯数字标识。卷内文件各页按排列次序流水编号，不应有空号。

六、实习总结

在这次实习中，我对档案工作有了更深刻的理解，我们掌握档案整理技能，完成高质量的档案整理工作，成为档案整理的行家里手，必须掌握几项要诀：

一、学习理论

学习档案管理基本理论，掌握和熟练运用档案整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。贯彻“强化收

集、简化整理、细化检索、深化利用”的指导思想。

二、掌握标准

掌握国家和地方档案行政管理部门的标准、要求是档案整理的必要前提。常用的标准有：《归档文件整理规则》及《江苏省<归档文件整理规则>实施办法》等。

三、了解历史

必须对本单位的历史演变、机构设置、工作职能、工作流程等尽可能多地了解，掌握文件材料的产生、运转的流程和规律。

四、结合鉴定

整理时要结合档案鉴定环节，准确界定文件材料的保管期限。

五、知晓逻辑

掌握一定的形式逻辑知识，有助于提高分类整理的科学规范性。特别是要准确运用形式逻辑的分类要求，达到分类的统一性、包容性、排斥性、发展性等要求。

六、分析利用

要分析档案利用特点、规律，预测未来档案利用趋势，在整理档案时充分考虑编史修志、办理退休、工作查考等不同的利用需求。

七、洞察背景

要学会大尺度地考量、深刻认知和了解档案与文件材料的本质和相互关系，熟悉本单位工作情况及社会背景。

八、严格操作

按照国家和地方档案行政管理部门规定的档案整理技术标准，按规程严格操作。

第五篇：档案实习报告

档案实习报告

5月7日，今天是新生活的开始。从今天起，我要进行三周的校外实习，之前对于这门课的认识都是从书上和老师讲述得来，这次有机会可以真正实践，不仅可以加深对课本内容的理解，还是一次很好的生活体验。实习单位：苏州市科学技术学会

科协简介：苏州市科学技术协会（简称苏州市科协）是中共苏州市委领导下的人民团体，苏州科技工作者的群众组织；是党和政府联系科技工作者的桥梁和纽带，发展科学技术事业的重要社会力量；是苏州市政协的组成单位。

苏州市科协的宗旨是团结和组织全市广大科技工作者，高举邓小平理论伟大旗帜，实践“三个代表”重要思想，深入贯彻科学发展观，围绕党和政府的中心工作，积极推动科教兴市和可持续发展战略的实施，建设创新型城市；促进科学技术的繁荣和发展，促进科学技术的普及和推广，促进科学技术人才的成长和提高，促进科学技术与经济的结合；代表和维护科技工作者的合法权益，为经济社会发展服务，为提高全民科学素质服务，为科学技术工作者服务。

实习岗位：苏州市科学技术协会6楼档案室

实习内容：第一周主要任务将散乱文件按进行分类整理装订并放入盒中装好。第一天制作2007年至2011年卷内文件的案卷目录，并将文件分类为市政府、市委、科协、政协及其他五大类。第二天将分好的档案进行装箱，第三天打印完成的案卷目录，并整理科协及相关科协文件。后两天将整理好档案按顺序堆放并将90到2001文件进行装柜。第二周任务是整理出1991年到2001的大事记。前三天帮助进行档案室的装修工作，后两天对照档案系统1991年到2001年文件目录查阅相关文件完成1999年至2001年大事记。第三周主要任务处理一些文件后续工作。前两天完成1996年至1998年大事记，后三天制作资质荣誉目录，先进行分类，分为省级以上和省级以下，然后按省级以上和省级以下分别制作案卷目录。接着将完成好的目录信息再入库到档案系统中。

实习总结：三周的实习结束了，又要重归紧张的学习当中，这次在苏州市科学技术协会的实习，收获挺大的。不仅仅是实习一方面，还有同学之间，可以想象得出以后毕业工作的生活状态。

首先，这三周就感觉在过着公务员的生活，尽管是实习的，但是还是很有感触。这三周调整了我对公务员的片面认识，以前总觉得公务员每天应该是很清闲的，但通过整理科协的大事记，我发现科协每年都要组织很多的大型活动，分配到每个月、每一天，也是有很多的事要做，并不是轻轻松松就能完成的，也难怪录取公务员的门槛这么高。不仅仅是智力、心理、身体三方面，还要能够灵活变通、随机应变，对于事情的处理要考虑的合情合理适当。并不是想象当中很“轻松”的。有些事只有自己亲身体验过才会明白，别人说的也只是个人观点，自己想要了解必须实践。

其次，档案室的生活。还记得第一天来的时候，茅主任带我们到六楼的档案室，先是带我们总体看一遍档案室，我们工作的档案室不是很大，三个房间，第一个是办公用的，有桌子、沙发、电脑，饮水机等等，设施和普通的办公室差不多，沙发旁边堆了好多的箱子，上面还有很多的文件，看起来是没整理过的；中间一间放的是档案柜，档案柜底下堆了好一些文件，有整理好的，有没整理过的，有装过盒的，还有的用布袋装的……第三间房间放的是科协曾经获得过的荣誉及一些纪念品。刚开始做事的时候有点迷，虽然是学过的，但真正做起事来还是有点不适应，很生疏。看来学过的知识不运用到实践中，到最后也会遗忘，派不到用处。第一天的感觉就是很紧张，不知道怎么做，还好不是一个人，不会的地方还可以问。第一天，茅主任也只是布置了一些简单的事让我们先上手，等熟悉起来。对茅主任的第一印象挺好，第一次打电话的时候，可以听得出来是个很容易亲近的人。前几天做事比较松，可以慢慢来，就感觉有点空。那时候每天上班我都选择走一段路，呼吸早上新鲜的空气，真的挺不错。慢慢的进入状态后，事情开始多了，尤其是中间档案室的装修，到处是灰，在的时候没感觉多少，等到第二天来看，一层一层的，那几天做事一点心情也没有，就觉得很压抑。还有档案室柜子的换新，就感觉没什么人，那么多的柜子，就我和一个科协的人员在那搬，要是多些人帮忙，效率应该很快。在整理档案的时候，许多文件都是随手堆放的，还有一些是以前很久的文件，我第一感觉是就是这里之前难道都不整理的？还是以前没人管？文件好散，又很杂。看来懒是人的天性。公务员也避免不了。经过几天的装修和清扫，现在的档案室变得很干净、很整齐。心情也开朗了许多。好的环境能给人带来好的心情，心情好了，工作就很专心，效率就提高了。

最后，这次实习，不仅加深了解了档案管理的流程、主要内容、具体事情的做法，也明白了有些事虽然看起来很简单，但是不花费时间和精力也是不可能完成很好的，再简单也是要做才会。以前上课听老师讲的很容易，到了自己动手的时候才发现原来是这么不一样。理论和现实是有差距的，只有不断地实践，才能更好地完善理论。理论与实践相结合才能达到对好的学习效果。对我来说，这是一次很好的生活体验，虽然是义务的，但是机会是难得的。