会议营销实战流程

第一篇：会议营销实战流程

会议营销实战流程

会议促销中的5W1H

what：为什么开会，目的是什么，准备什么东西（会议物料，如横幅、海报、宣传彩页、宣传单、名片，课件，易拉宝，电脑，幻灯机），要充分运用公司现有宣传品，营造一个热烈的会场气氛 when：何时开会，何时准备，会议议程

where：会议在哪里开，在哪里住，在哪里吃饭，在哪里销售

who：会议由谁主办，由谁主持，由谁主讲，哪些人参加，哪些人服务 why：是否达到预期目标，总结收获与失误

how：会议方式，座谈，讲课，互动，促销，发放试用样品等

一、确定会议基本情况

业务员了解包括会议开始时间、持续时间、参加人数、人员状况、会议方式（专题讲座、推广会、返利会还是年终奖励会），可能费用等，如有参会或组会必要，向上级请示。

并不是什么地方都可以开推广会，什么时间都可以开，什么产品都可以开的。要根据地方（重点区域）、时间（使用旺季）、产品（季节紧，销量大，但知名度不高，市场前景好）来选择有无必要开。

推广会要开的有意义，有必要，可行，要能达到会议的主要目的。达到目标中的主要目的，就基本可以算是成功的会议。

会议促销的优点：

1、集中宣传，短时高效的完成对一区域的宣传工作，对季节性强的产品尤其重要；

2、能快速布点，对新产品快速进入市场非常有利；

3、效果立即显现，现场定货量直接表明该产品市场接受度，特别对同类型竞争产品较多尤为具有代表性；

4、宣传得当，能很好树立公司良好形象，对一公司新进入一地区非常有益；

5、生动宣传，深刻形象地解读产品，能使客户较牢的记住产品特性，同时记住公司；

6、快速获得客户的下线客户资料，掌握其销售网络；

7、直接面对基层，了解基层动态、心声；

8、同时能宣传一公司多个产品，达到一会多产品的带动效果。

会议（专题促销）的缺点：

1、需要财力支持，较耗财力。推广中的礼品及促销费用等等都需要财力，会议直接导致推广费大幅上升；

2、，人力较难组织，尤其在经销商影响力不大、农忙季节时，加上开会多在农忙时节，而参会零售商的多少直接影响会议结果；

3、会议组织难度大。零售商离会场距离不等，加上时间观念不强，纪律性差，到会时间拖的较长；

4、经销商参加的会议越来越多，模式大致相同，经销商胃口越来越大，如同样的会议组织，则会议效果会越来越差；会议也需要不断创新。

二、会议目标和预算

业务员制定目标应具体到会议现场销售额，发放资料数量，收集客户资料数量；

1，促进现场定货；

2，解读产品，宣传产品，强化卖点； 3，短期内把产品在当地较全面的布点； 4，宣传公司，树立公司高大、良好的形象；

5，快速获得客户的下线客户资料，掌握其销售网络； 6，增进客户及零售商信心。

在节约的原则下提出预算：开会前还要先预测会议费用及大概能达到的目标，保证费用在合理承受范围。

根据会议规模，费用从1000-6000元不等，一般在8000以内。专题推广会的主要费用有：

1，用餐；基本240-500元一桌；如喝酒则要高一点； 2，礼品；50元左右的礼品即可； 3，奖品；根据需要来，分大中小；

4，现场定货产生的促销费用；根据定货量的多少，灵活安排；

5，其他杂务费用，如烟，打车，打印、复印，临时买的用品；500以内。

三、批准会议方案后，准备人员和物料

在会议前十五天（考虑到路途、运输时间）开始物料准备，包括横幅、海报、宣传彩页、宣传单、名片，课件，易拉宝，电脑，幻灯机，会议签名簿等，准备数量比计划量稍多一点（如准备专场会，烟酒等需提前购买）。确定参会人员及分工（会议由谁主办，由谁主持，由谁主讲，哪些人参加，哪些人服务）。准备开会礼品、促销用品、奖品等。

四、会议准备

1，人。关键因素，要组织足够的客户参会，尽量保证区域内的每个乡镇都有至少一个客户，同时要尽量使来的客户都是有效的客户，有定货潜力的客户，有推广能力的客户，并提前通知客户开会的有关事项； 2，物。会议中使用的物品，包括宣传品（海报、折页、条幅、易拉宝、宣传光盘等等），工具（电脑、投影仪、音响、话筒、相机、墙布、胶带、图钉、剪刀等），记录用品（打印好的登记名册、笔等）等； 3，地。会议场所，也很重要，分高中低几档，尽量早环境较好档次高价格也便宜的地方。同时会议场所也要能容纳足够的参会人员，能放置宣传设备，最好能提供用餐，这样比较方便。

4，时间。要提前一周以上把会议地点、时间等定下并通知到与会者，提前半月以上准备会议。要保证准备开会的足够的时间。同时要设计好会议每个流程的时间，保证会议时间；

5，内容。会议内容与开会主题相关，要有突出的重点产品，重点产品重点宣传，可根据时间确定是否带讲其它次要产品及讲多久，同时要有

宣传公司的内容，对于早期进入一地区的公司尤其要有公司宣传一块。开会前一定要准备好会议演讲内容，准备好幻灯，并熟记。

五、会场布置

如开专题会，需提前与经销商共同确定会议地点、吃饭地点、销售地点。住宿地距会场步行不超过5分钟。

充分运用公司现有宣传品，营造一个热烈的会场气氛。至少提前一天布置会场，要求主题明确，悬挂横幅，大量粘贴主要产品海报，易拉宝摆放到主席台或门口等醒目位置，预先把说明单页和名片摆放到桌上，查看投影仪、电脑是否能顺利使用，提前调试，否则要进行调整。零售商接待登记。

人到的差不多后正式开始会议。

六、会议现场控制

主讲人对现场的控制。主讲人应衣着整洁、正式，根据当地和会议情况充分准备，精神饱满、声音宏亮，采用提问、有奖回答等方式进行与听众的互动。

其他人员对会场的控制和秩序维护。

充分体现对会议和主讲人的尊重，忌在下面开小会，发现应及时温和阻止。

会议内容：

1，经销商开场白，礼貌客气，简单介绍厂家，即公司人员和公司等，为下一步导入宣传铺垫； 2，公司员工出场，礼貌开场；

3，主讲公司，宣传公司；控制20分钟以内；

4，宣传重点产品；中间设置问题，带动参会者；可邀请零售商现场现身说药（需事先沟通安排）； 5，安排提问、答问；

现场定货抽奖：

1，经销商说明促销政策； 2，安排领头人带头定货；

3，经销商人员开单，我公司人员开抽奖票； 4，现场造势、鼓动，带动气氛； 5，进行统计； 6，抽奖。

会议进行中：安排人员服务

1，安排我公司人员和经销商人员做好纪律维护； 2，安排相关负责人负责会场茶水等；

3，防止部分参会者借故离开会场，影响气氛；

会议后：安排公司人员发放礼品 安排宴席：事前定好。

七、突发事情处理

可能出现的一些突发事件，主要影响预期的会议费用或产生一些副作用。

如：1，经销商宣布促销办法时和我们预先协商的不一致，可能导致会议费用增加；

2，会议预期的人数不够或过多，临时礼品不够或过多，饭局安排不足或过多；

3，定货数量超过或没有达到预期的目标，可能导致奖项设置不合理； 4，个别经销商可能不配合会议，讲一些对产品形象不好的话，影响会议效果；

5，由于其他原因导致零售商报到时间过晚，或临时来不了，导致会议很难及时开；

6，由于人的失误导致统计不准，影响促销。

八、会后现场的收拾

妥善处置会议物料，防止重要宣传品（如易拉宝）和纪念品被哄抢。

九、总结及跟踪

开完会议后并不代表促销已经结束，会议后的跟踪常规促销往往能起到加深会议促销作用的良好效果。

对会议的成败得失进行总结，以利对后面的会议提高。对会议的费用与预算进行小结，对控制费用提出有效的方法。对人员安排和会议细节进行总结提高。

第二篇：保健品会议营销实战操作流程

会议营销实战操作流程

会议营销分为会前、会中、会后3步曲：

1．会前：要做好会前内外的准备工作

1．1会前的内部准备工作

A．会前要制定好会议的日期以及会议的主题（一般情况下要根据产品的特点以及节日内容而定，偏重于感情色彩较浓的内容为主，我们在设计主题的要主要造势与煽情。以便于我们在会场营造会议气氛，拉近距离，消除顾客防御心理）

B．提前将会议精神贯彻到每一位营销员心里，以便于按主题开展工作

C．根据会场的容量，定出邀请到会人数，以及该场会议的预期销售额与个人销售任务。

D．将出席会议的主讲专家的特长交代给每一工作人员，（给工作人员信心和强力包装邀请专家）这有利于促进销售（增加销售谈判的话资与信心）

1．2会前的外部准备工作

A．会务组必须在会前协调好相关会议事宜，每天公报准备进度（包括场地的敲定、备货、相关教学设备、礼品、会场用品等绝对不许出错）

B．每一个员工在明确会议精神，个人任务的前提下进行客户家访。家访时必须作笔录，彻底了解被访人的基本情况。最好以表格的形式填写，对重点客户要在表格上做重点记号，以便于专家在现场做更细密的促销工作。

C．员工在家访邀请的过程中，主管要随时监控，了解情况，给预指导以便保证到会率和现场销售。

1．3邀请原则：

A．会议前2天所有工作人员（会务组、营销部、专家组等）要提前开一个摸底会，一切准备就绪之后，员工开始打敲定电话。

B．邀请时要按领导布置的数量邀请C.没炒熟的不请

D．没把握的不请。

E．必须上门邀请。

一．会中的运营流程：

1．会场要严格按照会议流程进行，现场营销经理坐镇，一切有会务组操作。

2．员工要微笑自信的接待好顾客，并合理安排新老顾客的作为。

3．会议开始，员工要坐在自己的顾客中间，也可以整齐的站在指定地点

4．在听讲时员工要配合现场

气氛，带头鼓掌，带头感伤或快乐并要注意照顾好自己的顾客

5．促销时机要把握好顾客的心理（其基本原则就是“一吓、二拉、三推外加专家、权威的医学促销”

6．切记，无论现场是否有销售，工作人员都应该像入场一样，面带微笑将顾客送出会场。

二．会后运营流程：

A．营销部做总结统计工作（交流成交与失败的原因，不是客观的讲，而是要将细节、过程将出来，供给大家借鉴）

B．会务组同时做总结（流程是否合理、现场气氛是否以达到预期效果，主题是否贴切鲜明）

C．营销经理、主管、会务主管、专家开总结会，并预备下一次会议

D．员工要做好会后具体执行工作：

会上有销售的要做好售后服务，并利用老顾客发展新顾客

会上没有销售的要电话回访，家访绝对不可冷落。也许他是我们下一位购买顾客。

会议营销目标市场的搜集

一．目标选择原则：有病、有钱、有意识、有知识（有的产品需要贾宝玉消费者又有钱又有闲）

二．目标来源途径：

1．科普讲座、药店、医院、社区公寓和公园

2．媒体互动（电台营销）

3．单位全体员工（退休和在职）

4．老顾客转介绍

三．目标级别赛选：

1．A类：有意向购买者

2．B类：无意向但有意识具备购买条件

3．C类：无意向又不具备条件，但是可以列会者

会议营销的控场原则：

一．内容要紧凑，不拖拉，丰富多彩

二．动静结合三．专家讲解时间不超过30分钟，在20分钟以内最好，要用通俗的语言讲解不要讲太多术语。专业术语可以画龙点睛作为点缀，专家的演讲要起到当头棒喝的作用（哦，原来如此）

四．会议开始就要调动气氛―――拉近距离―――有了气氛客人坐住之后开始进入正题――了解病情的来龙去脉，表示理解生病的苦难―――推出产品的优势与科学适用性―――可举例说明产品的优秀或者现身说法――描绘健康人的美好生活―――阐述有钱不等于有健康，但是健康可以带来财富（讲故事）―――宣读今天的促销原则

五．会议营销成功与否与一批懂业务，会做人的，有责任心的好员工是分不开的，要做到细致第一就会成功第一。

第三篇：会议营销实战手册[范文模版]

会议营销实战手册

目 录第一节 概述

第二节 顾客联谊活动的的实施

第三节 健康讲座活动

第四节 社区活动

第五节 活动成功的影响因素

第六节 营销活动的沟通技巧

第七节 会议营销的实施

第八节 社区活动的实操技巧

第九节 服务营销促销员培训技巧

第一节 概 述

一、会议营销的定义

指通过定期组织会议的形式与目标消费者进行有效沟及向其展示公司形象,传递公司产品信息,逐步增进消费者对公司及产品的认知度肯定度,最终促进购买的一种销售方式.具体可以从以下几方面认识和理解：

1、会议营销所做的沟通是企业与其目标消费者之间进行的,有较强的针对性.2、会议营销所做的沟通是通过组织会议的形式实现的,而非媒体广告或其他形式.3、会议营销的本质是沟通信息,赢得信任.建立感情,最终树立和提升公司形象、促进产品销售.二、会议营销的目的、意义及优势

1、会议营销目的——加强公司与销费者在信息与情感方面的沟通,提升公司形象,扩大产品知名度、美誉度,提高目标顾客对公司产品的忠诚度和购买率.2、会议营销的意义——此销售方式注重产品的市场培育,无论是在淡季还是旺季,都能为公司未来产品的畅销打下坚实的基础并创造良好的消费环境,它为企业与消费者之间架起一座沟通的桥梁,使产品的推广、宣传、销售、服务完美结合在一起.3、会议营销的优势

（1）易操作、成本低,能避开激烈的广告竞争.会议本身有明显的运行规律,操作时间越长、经验越丰富,可模仿性越低,隐蔽性越强,可有效避开激烈恶性竞争和政府管制,易实施,而与巨额的广告经费相比,成本较低.（2）双向沟通,服务完善,与消费者面对面进行有效的沟通.及时了解并满足消费者的需求,解决他们遇到的问题,服务更高效.（3）交流情感,提高忠诚度.定期与消费者联系、沟通,加深他们对公司的感情,对产品的了解和信任,不断提高目标消费群的忠诚度.（4）营造气氛,促进购买.通过会议,把有购买意向的消费者聚在一起,集中购买,营造出一种购物氛围.你买,他买,我也买,极大地调动了现场消费者的购买热情.三、会议形式与内容

1、户外促销活动： 指选择在公园、广场等户外场所,以折价、赠送、现场展示等手段激发顾客的需求、促进其购买的活动.大型会议周期宜为每月一次,每次活动应选择好主题,对消费者非常有吸引力,能够带来实惠.比如：免费游玩、医学专家义诊、真情回报等.在会议内容上,可安排娱乐节目、健康咨询、免费检测心血管疾病、血压检测、优惠打折、购买到一定金额时可发放金卡及有纪念价值的礼品等,促使消费者从心理上产生购买欲望.特别强调大型会议得宣传好、组织好、协调好,所有员工尽职尽力,这样就能保证参加的人数和销售额基本达到预期效果.2、室内健康讲座：指场地选择在影剧院、礼堂等,重在对忠诚顾客、潜在顾客传播与公司产品相关的健康知识的活动.此类活动适合于条件比较成熟的市场,目的在于提高产品的知名度,树立企业的形象,把健康知识的传播与宣传品有机地结合在一起,增强产品的可信度.该活动显著地增强与消费者的情感交流,对扩大消费群效果明显.周期宜为每周一次.活动内容应重点突出,如中老年健康讲座活动.长期坚持大型健康讲座活动,将无淡季、旺季之分,在淡季树口碑,在旺季促销量.3、顾客联谊活动：指选择宾馆、招待所、会议室等室内场地,邀约目标顾客聚在一起,开展科普讲座、专家咨询、文艺表演等亲情服务活动.此活动适合于市场开发的初期及成熟期,在短时间内出销量,有利于市场推广,它要求做到：

a、建立一批稳定的忠实顾客；

b、实行对顾客的跟踪服务（如家访）,实行上门免费二次检测,让顾客真正觉得服务远远大于期望值；

c、建立完整的顾客数据库（用数据库营销）；

d、实施者教育以建立顾客联系制度.比如在选择目标消费群体时,掌握对方的经济情况、健康状况、生活习惯等.做好售前、售中、售后服务工作.售前,如何与消费者进行有效沟通、如何刺激产生购买欲望及动机.售中,如何促进消费者的希望购买及实现购买.售后,如何促使再一次购买,使其觉得公司的形象好,产品质量好,介绍新的目标消费人群,这样做既能体现服务和发现典型病历,又能安抚无效病历（衍生法）.4、社区活动：

指在公园、干休所、居民区等社区开展36项免费检测等活动,6-8人一组,免费检测贯穿于所有其它活动之中,让消费者有一个认识过程.让他知道：什么是亚健康？对特别顾客简单讲明,送有天赐源健康手册等,让其知道天赐源保健食品群是如何养生保健的.此活动适合于市场活动初期.目的：建立数据库,锁定消费群,开展此项工作时,应大范围地开展,多设几台检测仪,在公园、居民区、老年活动中心等.操作中,检测人员对图像进行分析、讲解应科学、准确、易懂,并对顾客指出亚健康带来的症状,恰到好处地将症状及不及时治疗的后果与产品宣传联系起来.四、营销活动部门的组织框架及岗位责任

1、组织框架 医生3名 市场部部长一名 讲座专家1名 主持人1-2名 销售（检测）16-24名

2、岗位责任 市场部部长：负责整个活动的宏观指导,安排、协调各岗各人的工作任务.讲座专家：讲解产品的机理.主持人：主持现场活动节目,衔接各项活动,调动现场的活动气氛.销售（检测）：负责顾客档案的收集及产品的销售.第二节 顾客联谊活动的实施

联谊活动与最终消费者的直接交易是在销售现场实现的,但它的成功与否离不开现场销售前的每一步工作,有关人士曰：活动现场销售只不过是一场“闭幕式”,而在此之前的“三次沟通”是关键所在.（30-50特小型会议）

建立数据库存 100-120人 确认 科普（身体检测）电话回访（邀约）送函到家 现场 社区、公园等（第二次沟通）（第三次沟通）（第一次沟通）建立顾客数据库是直销活动的起点

顾客数据库为直销活动提供必需的顾客个人信息.1、建立顾客数据库

（1）个人数据顾客数据显然应该包含所有顾客和潜在顾客的姓名,除顾客姓名外,你还尽量记录所有顾客相关信息,来帮助你进行消费行为分析.这些信息包括：姓名、年龄、就业（如自由职业、白领、蓝领、个体户、退休等）、收入价层、工作性质（家庭服务、零售业、传媒等）、健康状况.（2）地址数据 它是公司与顾客和潜在顾客联系的关键,同时,它还有助于分析消费人群的区域分布,下面是我们应该掌握的有关消费者的地址信息.详细通信地址、电话 销售区域（省城市场或其它地市级城市）传媒区域覆盖区域（电视、报纸广告的覆盖区域）（3）行为数据行为数据是有关顾客和潜在顾客与公司交往的历史记录,它能告诉你顾客过去做过什么,每次购买货款的多少,以及购买的时间和频率、购买地点、购买原因购买时间 ？被邀时间 所购产品 ？到会时间 购买地点?炕赜ζ德?总之,顾客数据库应根据为直销活动服务的原则收集登记数据.2、数据的收集途经

（1）社区科普队提供：由6-8名人员组成科普队,深入社区开展中老年性健康检测与宣传等活动,登记每个被检测者的信息资料.（2）利用金卡、抵价券：将金卡或抵价券赠送给购买金额在一定数量以上的顾客,领卡或使用券时填好住址、姓名年龄等.（3）调查活动：通过与产品功效相关的疾病调查,回收问卷收集参加者的资料,问卷上设有住址、姓名、年龄、职业等栏.3、利用顾客数据库以病症、区域、年龄等标准,筛选与活动最相关的目标消费群体.比如,将要举行“中老年人如何防治亚健康”的健康讲座,可以从数据库中调出所有亚健康的顾客资料,进行邀请,这样大大提高了活动的针对性.4、建立顾客数据库时的注意事项

（1）及时更新顾客数据库.（2）合并和删除是保持顾数据库清洁、更新数据的两个基本操作.如果顾客数据中某些客户已经变更了地址,或者一些人从不参加你的直销活动,那么你每次给他们打电话或寄邀请函就是浪费,这样的数据应该从顾客数据库里删除掉.可能顾客在两次订货时提供的详细资料略有差异,你的客户数据库可能为同一个人保留了两条记录.你可能会给同一个人打相同的电话而花费多余的钱,还可能会激怒一些顾客,这样的客户记录应该合并.一、电话邀约

建立了数据库资料,接下来的问题是如何把目标消费者请到活动现场.研究表明,电话邀约是一种较为有效的方法.1、电话邀约的步骤：

（1）说明身分.接到陌生人的电话,接听者通常持有一种戒备心理,亮明你的身份,把你介绍给顾客,这是成功邀约的前提.（2）询问顾客使用产品的效果、病症的改善情况.1是显示公司对顾客的关心,售后服务的寄送；2是沟通感情,为正式邀约打基础.（3）发出邀请.邀约顾客参加公司组织的活动,你可以简明告之活动举办的时间、地点和大致内容,重点突出此活动为顾客带来的好处,以引起他们足够的兴趣.（4）确定地址和送函时间.如果顾客表现出很浓的兴趣,你可以确定他的详细住址和送函时间.2、电话邀约的沟通技巧：

（1）语速和语气：电话交谈时,态度真诚热情,语调清晰温和,语速平缓,不要太急,说话时的态度应该始终像对待今天打的第一个电话一样,避免用单调背诵式的口气,说话时面带微笑（微笑是可以通过电话“听到”的）

（2）礼貌和友好根据当地习俗,用好称谓,熟练掌握“您好”、“请”、“再见”、“对不起”、“谢谢”、等礼貌用语,不要称对方“你”,这有点粗鲁,对方说话时,做到礼貌倾听,用“噢”、“喔”、或重复对方的表示你一直在听他讲话.（3）控制交谈时间：电话交谈时,没有人希望被打扰的太久,完成邀约要简洁而快速,一般控制在3-5分钟.3、电话邀约时注意事项：（1）为提高邀约的成功率,应选择重点顾客即经济条件较好、保健意识强,长期患疾病或已购买产品、功效明显,年龄维持在45-70岁的消费者.（2）如果被顾客拒绝,切不可动怒生气,仍应保持礼貌用语.比如：“没关系”,“欢迎您下次再来”等等.（3）切忌在早餐、午休、晚新闻时间打电话.二、上门送函

1、上门送函的作用

（1）体现公司邀请的诚意,表达公司对顾客的尊重.（2）面对面地深入沟通,可把活动的主要内容和程序细致地介绍给顾客,为现场促销打基础.（3）借此充分了解邀约对象意识、文化层次、购买实力等以便在现场促销时做到心中有数.2、上门送函的沟通技巧：

（1）根据顾客的年龄、衣着、行为特点来判断顾客的喜好,然后具体情况向顾客推荐产品.（2）推荐时,语言要平稳柔和,不能生搬硬套,要站在用户立场上,引导其提出问题,逐步

（3）提起顾客兴趣.（4）介绍产品特点时,应把产品的功能与顾客的实际问题（疾病关系）联系在一起,刺激购买欲望.（5）当顾客产生兴趣时,引导顾客参加活动,把活动主要的内容、产品优惠详细介绍给顾客.3、上门送函的注意事项：

（1）送函前再次与顾客电话联系,让对方在家等待.（2）合理分配送函任务,把送函线路大致一样的邀请函集中在一起由同一人发送,以节约时间和精力,提高送函效率.（3）促销员是顾客了解企业的窗口,衣着整洁大方、干净得体,不得浓妆艳抹,奇装异服.三、活动现场的具体操作

1、前期准备

（1）场地选择： 交通方便,在当地有知名度、高档次的宾馆、酒楼或饭店政府会议礼堂,容纳人数根据参会人数的多少而定.（2）场地布置：简洁、明亮、配备主题横幅、展板、电视、录像、cd光盘、投影、屏幕、笔记本电脑（公司简介、产品介绍）、血压计、产品、产品展示台、宣传资料等.（3）明确分工：活动前一天,组织召开动员大会,明确工作人员的岗位、职责,分工详细,强化活动的组织性、统一性、协调性,以便实现预期目标.（4）活动模拟： 如有必要,事先举行现场活动模拟,保证活动向良性方向发展.2、流程控制

（1）主持人开头语（约5分钟）突出回报,制造声势和气氛.此时此刻要求所有人全神贯注主席台,保持会场安静.适当时候给予鼓掌,避免冷场.把联谊会的内容介绍给到场的顾客,同时介绍重点顾客.（2）公司领导致辞（约15分钟）,如果是高层次的活动,先由总部领导代表总公司发言（约8-10分钟）,主要介绍公司的现状、发展前景、企业目标、规模,期突出回报,突出感谢广大消费者对我公司的支持和厚爱；接着由公司经理致辞（约5分钟）,公司总经理、部门经理分别站到主席台上（每人一句祝福语）,同时其他子公司或地区办事处的领导也可以在列（说明我公司规模较大,实力较强）.如果是一般的平常活动,由该级公司领导致辞即可.（3）专家讲座（使用幻灯、录像,约30分钟）；

a、公司简介,产品原理、功能（附天赐源健康手册）；

b、天赐源保健讲座； a、高血脂 b、肾虚 c、糖尿病 d、妇科疾病 e、内分泌等突出此权威性,以项目发言人身分出现,注意保持会场安静.（4）有奖问答（约10分钟）：调动顾客情绪,挖掘潜力顾客,要求员工与主持人密切配合,必要时可将答案提前告诉顾客,从而调动该顾客的积极性；

（5）文艺表演（约20分钟）：要求适合中老年人,创意新颖,独特,欢快,必要时公司主持人和员工也可参与.（6）中场休息（约20分钟）：入音乐、录像,此时间为导购时期；

（7）娱乐节目（约20分钟）：员工、主持人带头,充分调动顾客积极性,尽量让潜在顾客参与.即兴表演,注意员工和主持人的默契配合；刺激犹豫不决或情绪型的顾客购买欲,以便实现购买.（8）荣誉顾客上台发言（约20分钟）：根据邀请人数的多少,选择荣誉顾客,上台后,总部领导颁发纪念品,对他们表示忠心的感谢.留下2-3名具有代表性、影响力强、文化层次高、口才好、忠诚为量维股份宣传的荣誉顾客发言（提前沟通）.此间休息10分钟,让荣誉顾客与重点顾客充分接触、沟通、导购.（9）幸运抽奖（约20分钟）：奖项与奖品可根据现场情况确定a、奖品设立：

特等奖、一等奖、二等奖、三等奖、纪念奖；b、奖品为产品；c、最好每个人都中奖.（10）结束：主持人提醒大家,进一步检测,咨询,以便促销员继续导购.顾客离场时,专人欢送.四、注意事项：

1、工作人员着装统一,佩带工作牌.2、顾客进场时,礼仪人员衣着整洁,身佩授带,举止端庄,自然亲切,微笑致意,彬彬有礼.3、促销员在引导各自顾客时,选择性进行检测,咨询、沟通（促销）贯穿于整个活动现过程,切忌强行硬销.4、在活动过程中,体现“亲情服务”“情感投资”,以“创造顾客、服务顾客”为宗旨,务必要求每个员工全心全意为消费者竭诚服务.5、促销员之间互补,集体观念强,避免非自己的顾客则淡漠之的思想.务必记住他（她）是我们消费者,是上帝.6、注意促销员与专家、主持人三者之间的密切配合,控制好会场气氛,会场氛围决定销量的好坏,尽量做到掌声不断,笑声连连.第三节健康讲座活动

一、健康讲座活动的概述

（一）定义： 指场地选择在影剧院、礼堂等,重在对忠诚顾客和潜在顾客传播与公司产品相关的医学健康知识的活动.

（二）开展健康讲座的前提：

1、产品具有显著功能.产品是我们销售的基础,中短期内要有效果.2、产品消费具有重复购买的特点.3、目标消费群明确且较为固定.4、活动前期有一定的宣传力度和基础.5、事先培养合格的活动组织者和知名专家

（三）开展健康讲座的意义：

1、沟通感情：随着健康意识的增强,人们越来越渴望了解健康知识,中老年人尤其如此.而健康讲座正切中人们的这一需求,自然赢得消费的好感,增进了公司与他们的感情.2、口碑宣传人是有感情的,你对他好,他也对你好.通过定期举行的免费健康讲座,消费者体会到公司对顾客的关心,1是从感情上认同公司和产品,他们将自发地向周围的人称赞公司的产品,从而起到良好口碑宣传的作用.3、树立形象 达到公益宣传的目的,树立公司、产品的形象,提升公司、产品品牌.4、促进销售现在的消费者尤其是有一定文化层次的消费者,对保健预防疾病的消费日趋理性,他们在购买前一般要求“知其理”（明白其中科学道理）.公司通过讲座向消费者传递产品相关的医学原理,疾病防治、生产科技、可打消顾客心中的疑虑,让其放心购买.二、健康讲座活动的实施

（一）前期准备

1、明确活动目的：传播健康知识及理念坚定消费者对天赐源产品的忠诚,挖掘潜在消费者.2、确定活动目标群体：天赐源的新老顾客和潜在顾客.3、确定活动时间：健康讲座一般为每周一次,安排在中老年人相对空闲的时间段.4、确定活动地点：选择健康讲座的场所时要求做到

a、交通方便,在当地有一定知名度,易辨认;

b、室内环境优美宁静,如经济文化发达的电影院、礼堂、学校、宾馆等;c、根据目标群体人数预测,定场地大小,不能拥挤;d、无电子游戏等娱乐噪声干扰;e、场地一经确定,不宜随意更改;

f、大中型讲座分区域定期举办

5、定岗定责（略）

6、物品准备： 货物：品种齐全,运输安全 宣传品：横幅、展板、宣传册、彩报、台布、价格表 饮水机、录音机、磁带等检测仪器：检测仪、血压表、急救箱等

7、事前宣传：

（1）社区海报、传单

（2）电话预约

（3）寄送邀请函

（4）必要的报纸电视通知

8、费用预算

（1）场地租用费

（2）奖品费

（3）主持或嘉宾出场费

9、应急准备：如备用急救箱以防老年人犯病

10、形成方案

（二）会场操作

1、布置会?和芬惶煜挛?会务组去会场布置.2、流程控制

（1）工作人员提前1-2小时到岗位,佩带工作证

（2）引导消费者现场咨询、检测、购物

（3）到规定时间,主持人或主讲人出场宣读活动议程（10分钟）

（4）专题讲座（30分钟）

（5）消费者发言（20分钟）

（6）有奖问答或娱乐活动（15-30分钟）

（7）主持人发布公司最新信息及下次活动安排（15分钟）（8）结束

3、注意事项

（1）所有工作人员热情服务,礼貌待人

（2）工作人员应统一佩带工作证

（3）组织好检测,并详细讲解检测情况

（4）详细回答消费者所咨询的健康问题

（5）积极主动控制现场气氛向良性发展

（6）对突发事件应采取积极、有效的应急措施

（7）售货人员应确保货、款、帐一一相符

（8）参加活动的工作人员,服从分配,尽职尽责,坚守岗位

（9）活动结束时全体工作人员应热情欢送消费者离场,并整理物品,善后感谢场地提供方的协助

（三）后期总结

1、活动效果评估和总结

（1）成功之处

（2）不足之处

（3）下次改进措施

2、素材整理 包括相片、讲稿、录音磁带、录相资料等第四节 社区活动

一、社区活动的概述

（一）定义 指在公园、干休所、居民区、老年人活动中心等社区开展心血病检测等活动.6-8人一组,做锁定目标消费人群的基础工作（第一次沟通,主要掌握登记人的健康状况、经济状况以及家庭住址和电话号码,这一项非常重要.）

（二）意义

1、充实顾客数据库：在社区为目标消费群做健康咨询的同时,让消费者填写登记表,可收集他们的个人资料,方便以后做针对性的直面营销.2、加强宣传的有效性：深入社区宣传,更贴近消费者,宣传时性强,可挖掘潜在消费者.（三）人员配备：

1、门迎一名：是检测活动的窗口,主要职责是对过往顾客进行口碑宣传,对看到通知来顾客要面带微笑,对行动不便的要用搀、扶等亲情化的动作,做到不卑不亢.2、登记员1-2名：负责引导被检测者填写登记表,要求耐心帮助目标人群按要求仔细填写表格,特别是姓名、电话、家庭住址的填写清楚.3、量身高、体重一名：负责顾客身高、体重的检测,注意亲情化服务.4、量血压一名：注意要对血压的数据精确到个位数.（量血压前要简单的询问顾客是否近期量过血压等等.）

5、功能检测员一名：检测员不一定由医生来承担,但他一定要熟悉心功能参数检测仪检测和检测结果的讲解.6、咨询一名：作健康咨询,主要是跟踪检测结果相关的疾病咨询,负责逐一向顾客解释检测结果.7、外围协调一名：纵观全局,协调组织、安排整场活动,哪里最忙就去哪里,对突发事件进行处理,一切以服务为主.（四）社区活动的实施

1、活动前的准备

（1）确定活动目标群体：社区中年龄在45岁以上的中老年人.（2）确定活动时间：时段选择社区人流量最大的时间.（3）联系好活动地点：社区活动的地点多为公共场所,联系场地时需与各方沟通谈妥.（4）准备物品：备好要用的检测仪、血压表、桌椅、货物、白大褂、横幅、展板、宣传品、引导牌.2、现场的具体操作

（1）现场布置：桌椅摆放要整齐有序,并铺上印有公司企业的台布;把的宣传牌放在显眼位置;宣传材料放在检测仪旁边,方便受检测者拿.（2）主动邀请：被动地等消费者不如主动地邀请他们,这样可提高目标群体的参与率和有效率.（3）精心检测：检测时应流畅自如,讲解时应准确权威,让人信服.同时填写顾客资料要求完整、准确.3、注意事项（1）工作人员热情礼貌.（2）工作人员应佩戴统一的工作证,着工作服.（3）检测员对检测图像的分析应科学、准确、易懂.（4）整个活动现场体现亲情化服务,多于客户聊天、沟通.4、活动后期总结和整理

（1）将收集到数据资料整理后,递交给顾客数据库管理员（2）回顾本次活动,找出成功点,提出改进点,力争下次做的更好.

第四篇：会议营销流程

一、会议营销流程定义说明

会议营销指的是在长春学大每个个性化学习中心举办的招生讲座，以达到吸引家长和学生，提高转化率，促进招生的目的；

本流程适用于各学习中心进行15-30人的讲座时使用； 讲座的目的主要是：

a)通过听讲座提高每个学习中心总转化率，促进家长签约； b)上门咨询但没能当场签单，可通过讲座再次邀请上门再次转化； c)通过讲座邀请电话咨询者上门；

d)通过讲座造成会场的火爆人气，增加学大教育的知名度和影响力； e)固化招生规范，增加招生手段。

参加人：校区市场专员，咨询师若干，市场部人员，心理咨询师，主讲人

二、分流程及操作规范

1.讲座计划

1）讲座计划拟订

规范：

市场部负责在“市场部每月宣传计划”中安排讲座时间、频次、主题、是否外请嘉宾等，分公司总经理负责审核； 根据月咨询量安排讲座频次；

讲座具体时间根据每个学习中心平均来访人数最多的日期和时间段确定。标准：

市场部月度讲座计划至少在上月25号前完成，并报分公司总经理审批，审批时间不得晚于上月的28日； 月总咨询量在180以上的至少每周进行讲座

月总咨询量在100~180之间的可视情况本月不得少于2次讲座； 月总咨询量在100以下的每2周进行1次讲座；

讲座时间建议：夏天安排在周六上午10:00开始，其他季度安排在周六下午2:00开始； 每月采取固定的讲座主题，并按公司制作好的讲座模版讲解； 常规讲座：参加人员为分公司及各校区的人员；

特别讲座：主讲人员为邀请总部专家或外部专家；邀请外部专家应在讲座时间一周前确定，以备熟悉演讲模板。

2）广告投放建议

规范：

广告投放可视情况采取立体式发布：报纸、派单、户外活动、网站等。标准：

报纸广告选择主流媒体每周效果好的时段投放，周三（含周三）前为正常招生广告，周三后为附带讲座信息的招生广告，若一周只投放一次广告则应放在周三或以后；广告模板一律采用公司制定的广告模板，只是添加讲座信息； 配合讲座的单页发放，可以在讲座前一天发放，若讲座在下午进行则增加上午的发放，单页应包含讲座信息。网站讲座信息发布须提前一周，同时应详细介绍讲座主题、内容、主讲人、时间、地点等。

3）重要物品准备

规范：

市场部负责在“市场部每月宣传计划”中要求提供讲座用会场或报告厅，完备的多媒体设施； 配合讲座所需的横幅、易拉宝； 分公司宣传片等，宣传彩页。标准：

能容纳30人的教室1个，空调、投影仪、电脑、音响、麦克等设施完备且运转正常；

横幅1条（建议使用突出讲座主题的条幅或表示欢迎光临的条幅）、易拉宝4个（为总公司模板）； 足够的宣传材料。

2.前期准备

1）咨询准备

规范：

市场部通知广告发布情况和通知所有与会人员。

2）确定讲座团队及工作人员

规范：

确定讲座团队及工作人员； 邀请主讲人（邀请嘉宾）。标准：

第一主讲人：可为特邀的嘉宾、总部老师、咨询师； 第二主讲人：咨询师、心理辅导师； 主持人：可为咨询师。

3）广告投放

规范：

按照讲座月计划进行广告投放及确定本周广告投放时间和频次。标准：

讲座信息发布渠道：单页、报纸、网站、户外活动等方式，报纸投放频率在月计划指导下可根据当周具体情况及有无知名主讲人来讲座进行临时调整；

若为特邀行业内知名专家，可在附带讲座信息的广告中予以突出，以吸引家长和学生的眼球和激发我们目标对象聆听讲座的热情。

4）预订座位 规范：

咨询师进行电话咨询，并邀请其上门咨询，对不能上门的家长和学生告知其讲座信息并邀请其进行预订； 市场专员根据咨询师上交的咨询表，统计预订人员名单及基本信息。标准：

咨询师按照咨询规范做电话咨询、当面咨询，按要求填写电话咨询表、当面咨询表，并在表中注明咨询者预订讲座座位的信息；

讲座活动一天前的咨询量，尽量先邀请上门咨询，以便提前转化； 采取的方法：

a)了解家长和学生的基本信息；

b)邀请家长和学生上门咨询，不刻意谈到讲座（提前上门提前转化，减轻讲座时的转化压力，从而提高咨询转化率）；

c)如果咨家长和学生答复专为预订座位而咨询并不想提前上门也不想了解更多信息则咨询师留下对方基本信息并为其预订座位；

d)告知咨询者先期上门咨询可了解一些基本知识，有助于理解老师的讲座（总之能先期上门的尽量约上门，因平时咨询师有充足的时间进行单独转化）。

讲座前一天内的咨询量，咨询师应直接邀请其听讲座并做好预订，而不要详细回答家长和学生所问的讲座内容以外的问题，告知家长，专家、老师在讲座中都会涉及到这些问题，并且家长和学生可在讲座现场和讲座会后当面请教专家、老师。

5）电话回访 规范：

电话回访邀请以前咨询过的家长参加讲座；

要求咨询师、校区市场专员将拟邀请名单整理成册； 分配咨询师、咨询助理电话邀请任务； 咨询师、市场专员分别记录电话邀请结果； 标准：

符合回访的家长为：1）没有明确表示孩子不需要一对一辅导；2）没有在咨询学大教育后选择其他辅导机构；3）以前没有拒绝电话回访；4）没有迁移到其他城市； 电话邀请需利用非咨询时间；

对于以前没有听过讲座的家长和学生，强调本次讲座的主要内容以及带给他们的价值； 对于以前听过讲座的家长和学生，强调本次讲座的主要内容和主讲人与以前讲座的不同。

6）预订确认 规范：

咨询主任统计所有预订演讲的家长和学生名单；

咨询师分别再次电话确认属于自己接待的预订家长和学生；

咨询师再次统计所有预订确认的家长和学生名单，打印为《讲座登记表》；

标准：

周六的讲座，周五下午必须经过电话确认；

其主要作用在于提醒家长和学生，另外可使家长得到受尊重的感觉；

用电话或短信方式确认预订讲座座位的家长和学生能否按时到场并再次确认是否知道如何到达讲座地点及讲座时间等； 使用的语言与理由可参考：电话为“家长，您好！您预订了我们学大讲座的座位，虽然后期预订的人很多，我们还是给您保留了，请您按时到场，可以吗？”；短信为“您预订的讲座明天某某时间开始，学大某某个性化学习中心欢迎您准时到达！如不能到场，请回复。中心详细地址、车次”（短信若1小时后未回复则转为电话确认）；

7）讲演前检查

规范：

市场部指派主持人与行政人员一起试用：投影仪、电脑、空调、音响等设备以及礼品、用品，确保讲座的正常举行。标准：

确定设备和物品完好无损、功能正常； 主持人要掌握如上设备的使用方法。

8）演练

规范：

市场部在演讲前一天，组织与会工作人员进行演练：

a)各部分PPT预演； b)主持人串词预演；

c)各参加人员的衣着、化妆安排； d)人员分工：

市场部负责总协调和总监控；

主持人: 布置会场；协助行政人员进行设备调试与检查；播放宣传片；迎接与陪同先期入场的家长和学生；主持讲座；主持测试；

市场专员：布置接待室；整理备齐的宣传资料；准备好讲座登记表；指导前台整理接待台内务； 前台：接待咨询者并指导登记；讲座过程中接待临时上门者；

咨询师：每个参加讲座的家长，咨询师都要做当面咨询；讲座开始后根据当面咨询的判断对家长和学生进行分组，在《讲座登记表》上做标记，《讲座登记表》在第二演讲人讲演时由主持人收回；带领主持人分派的家长和学生到自己的咨询室进行当面咨询，签单，完成后再回到会场引领第二批家长和学生。

3.演讲前准备

1）环境布置及检查

规范：

演讲开始前一个半个小时，主持人再次检查讲座环境，确保无误。标准： 外围环境

在校区门前或校区所在写字楼入口处放置一易拉宝引导家长和学生进入校区。

校区环境

a)讲座当日，前台整洁，并有专人负责接待听讲座的家长和学生，并引领其去会场； b)校园干净整洁；

c)教学区井然有序的进行教学，走廊无学生滞留，保证讲座周围环境安静，无人围观； d)卫生间清洁无异味。

会场环境

a)预留2位演讲人和主持人座位；

b)相对封闭的会场，有窗帘或百叶窗，隔音效果好； c)讲台上摆放笔记本电脑，有条件的校区可以放扩音话筒；

d)会场内后墙悬挂讲座标题横幅，左右墙壁张贴学生喜报或优秀教师的展示板，以及学大的宣传画。宣传画和展示板内容要定期更新或更换； e)室内空调开放，温度适宜，光线良好；

f)提前调试好投影仪和电脑，教室座椅摆放整齐，前后左右位置适当，坐上去感觉舒适；

2）肃整礼仪 规范：

人事部检查与会员工着装及精神状态。标准：

员工着工装、佩工牌；

员工均不得挑染头发，男员工头发不得盖过耳朵、不得蓄胡须，女员工必须着淡妆； 员工应精神饱满，使家长和学生对学校产生良好的第一印象。

3）接待咨询者

规范：

全部家长和学生在前台由前台人员接待填写《讲座登记表》并登记后，都要被引领到咨询室，由咨询师对其进行当面咨询，咨询结束后由咨询师带到讲座会场；（这个环节是整个讲座的关键环节。通过这个环节，咨询师基本上能判别重点家长和非重点家长，以备讲座结束后咨询师有选择地分批咨询）。主持人在会场接待家长和学生，可适当寒暄并陪同观看宣传片。

4）播放宣传片

规范：

在讲座正式开始前30分钟播放宣传片； 标准：

确保最后一排也能清晰地听到音响的声音； 确保最后一排也能清晰的看到ppt所演示的内容。

4.演讲实施

1）致欢迎辞

规范：

根据当时家长和学生的到场情况，讲座可以推迟15到20 分钟开始； 主持人宣布讲座开始，致欢迎辞； 主持人简要介绍讲座内容和第一主讲人； 欢迎第一主讲人上场。标准：

第一主讲人在开始前10分钟，进入会场，落座主讲嘉宾席（第一排）； 宣读讲座纪律（如手机调到振动或关闭，不要随便走动，不要打电话等）； 主持人致欢迎辞； 介绍第一主讲人；

主持人带头鼓掌欢迎第一主讲人上场； 主持人退下，落座会场嘉宾位；

2）第一主讲人演讲

规范：

主讲人上场进行主题讲演；

讲毕，下场，回到主讲嘉宾位落座； 第二主讲人入场。标准：

第一主讲人根据制作好PPT做演讲；

讲演倒数第三张PPT，主持人通知第二主讲人准备，在门外引领进场，落座预留嘉宾席。

3）主持人致承接辞 规范：

主持人上场致承接辞；

介绍第二位主讲嘉宾, 并鼓掌欢迎；

主持人下场，离开会场到前台领取作好分组标记的《讲座登记表》，拿到后轻轻返回会场。标准：

承接辞

带领听众鼓掌3－5秒；

主持人离开会场必须轻轻关门，以免影响到听众。

4）第二主讲人演讲

规范：

第二主讲人上场进行讲演。标准：

第二演讲人按照制作好PPT模版讲演；

5）感谢致辞

规范：

第二主讲人演讲结束，主持人上台致感谢辞。标准：

主持人带着《讲座登记表》走上讲台；

主持人出场总结第二主讲人演讲，再次引领家长和学生鼓掌，并对所有主讲人表示感谢。

5.咨询

对咨询者分组

规范：

咨询师对家长和学生分组：咨询师根据当面咨询的判断和讲座填写资料，将家长和学生分为A、B、C三组：A组为最早进入当面咨询，咨询师迅速签单后，再对其他组的家长和学生进行咨询；B组为其次进入当面咨询的对象；C组为最后进入当面咨询的对象；

在第二主讲人讲演开讲时，主持人离开会场到咨询师处获得分组名单； 主持人返回会场。标准： A组划分标准：

A组最早进入当面咨询，咨询师迅速签单后，再对其他组的家长和学生进行咨询； 按每个咨询师1—3名的人员分配，合计一组人数为咨询师数量X（1-3）；

a)经过当面咨询的人员，咨询师按谁接待谁分组；没有经过当面咨询的家长和学生，咨询师协商决定划分范围； b)家长和孩子一起来或者家长来听讲座的咨询者； c)经过当面咨询后，咨询师判断最有可能签单的家长； d)组内的人尽量保证情况接近

e)通过咨询师在讲座现场观察家长和学生的反应，判断有报名倾向的家长和学生； f)综合考虑以上因素，判断组内人员名单。B组划分标准：

B组为其次进入当面咨询的对象，按每个咨询师1—3名的人员分配，合计一组人数为咨询师数量X（1-3）； a)为咨询师判断其是否报名具有一定难度或者需要咨询时间比较长的家长和学生； b)A组人数超过3人以上，定为B组；

c)与A组中的多数人情况差距较远，不适合分在同一组进行一对多咨询。C组划分标准：

C组为最后进入当面咨询的对象，将A、B组挑好后剩下的划为C组。

6.讲座总结

规范：

全体参加讲座的工作人员，对讲座进行总结。标准：

最后一名家长走后半个小时； 参加人：全体工作人员；

咨询师对整个活动过程进行总结； 总结的内容：

a)实际出席人数与讲座会定座人数差异，分析影响因素； b)中途离开人数，分析具体原因；

c)已咨询过的家长和学生的具体情况分析，针对性制订响应对策； d)定位未到人员统计，分析具体原因； e)分析不同宣传手段带来的咨询量及有效性； f)总结值得发扬的优点和需要改进的地方； g)针对有可能报名的家长和学生设计回访计划。

7.回访

规范：

对未到场的家长和学生和在讲座时未签约但有意向的家长进行电话回访。标准：

讲座结束的二天内回访预订讲座座位未上门的家长和学生； 讲座结束的两天内必须将参加讲座的家长回访完毕； 咨询师在回访时确定家长再次上门的时间； 咨询师回访时一定要微笑；

第五篇：营销会议流程

会议手册

一、会议主题

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二、会议目的

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三、会前工作

1、会议负责人、主持人、报告人

（1）根据会议地点、会议规模确定会议负责人；（2）确定会议主持人和相关报告人；

（3）会议负责人通知会议主持人和相关报告人，将会议策划方案、会议内容、会议议程等发至他们，以便更好地准备主持词和报告PPT;

2、会议工作组

会议负责人，统筹会议的整个流程，会前准备、会议执行过程中的各方协调、会后的总结、报销等工作，并负责组建会议工作组，包括会务小组，后勤小组，影音小组，媒体小组，各组选出组长进行工作协调。

各组分工见《会议工作组分工表》。

3、会议邀请函、会议议程、会议指南

（1）会议负责人与会务小组根据会议主题和内容，形成会议邀请函。媒体小组通过微信公众号，云资讯等方式进行媒体宣传，影音小组提前开通直播间进行直播预告和宣传，也可将邀请函直接发送给意向参会人员；

（2）根据会议主题和会议内容，初步确定会议议程；

（3）会议前至少一周，会务小组需要形成会议指南（含会议日程安排、酒店路线等）；

（4）会议前五天，会务小组每天跟进参会人员和专家的邀请情况，初步确定住宿、用餐、会议资料等事宜的准备情况，并与后勤小组

3、酒店对接

由会议负责人结合会议实际情况，进行酒店的筛选和对比，并与酒店进行对接，由会务小组进行协助。

（1）根据会议议程和会议安排，初步判断所需会议室的数量、规模、设施；用餐的数量、规格；住宿的数量等，以此筛选酒店，对比酒店的位置、设施及价格，确定酒店；

（2）确定酒店后，对接酒店销售经理，预定会议室、用餐数量和规格、房间数量和规格，并与酒店签署协议；

（3）对接酒店确定细节安排：一是会议室设备设施情况、会议室宣传品布置的尺寸要求及注意事项（条幅数量和尺寸，是否有LED背景墙及其尺寸，签到背景墙尺寸等）、茶歇服务标准及收费；二是用餐的菜单、酒水能否自带、是否收服务费等问题的确认。

4、酒水

（1）结合预算和实际情况确定酒水购买种类、品牌型号和数量；（2）由后勤小组联系商家进行预订，约定送货时间、地点、联络人，如果直接送到酒店，提前与酒店联络。

5、茶歇

结合预算和实际情况确定由酒店提供茶歇还是自行采购，若自行采购，则

（1）首先确定需购买茶歇的种类和数量；

（2）由后勤小组提前购买，茶歇洗净分盘装好，并准备好茶叶。

6、会议用文件整理

（1）会议欢迎背景图片、PPT、视频，会议各环所用背景音乐，目前已有相应文件，根据不同会议需要新的文件时，由媒体小组和影音小组协同完成；

（2）收集报告PPT（或其他文档）：将所有报告PPT（或其他文档）拷到一个U盘，放到电脑桌面，由影音小组负责。

7、宣传印刷品

由后勤小组负责，详细物料情况见表格《会议物料清单》（1）确定门形展架制作数量和内容、条幅内容；

（2）若酒店无LED液晶屏，则需要对接广告公司进行租用，与酒店沟通尺寸问题；

（3）对接广告公司进行签到背景墙的制作和安装，相关参数由酒店提供；

（4）会议议程、会议指南、签到表格等文档的打印；

（5）公司宣传画册、手提袋、工作证、参会代表证等物料的准备；（6）会议纪念品、小礼品的准备。

8、会场布置 会务小组与酒店对接会场布置工作，由酒店工作人员协助。（1）布置签到台：签到背景墙的安装；

（2）布置会议室：LED背景墙，悬挂横幅、摆放展架；桌子、椅子摆放整齐，并确保整洁；摆放好立式讲台、白板；

（3）根据座位和人数，每个座位前放置会议议程、本子、笔、矿泉水等。

9、设备调试 由影音小组负责

（1）投影仪（LED液晶屏）：联系酒店工作人员或LED液晶屏安装人员提前调试，如有显示不清等情况及时更换；激光翻页笔的测试。若投影仪或液晶屏不能正常显示，一般是电脑显示分辨率的问题，可将分辨率适当调低。

（2）音响：联系酒店工作人员提前调试，备好无线、有线话筒，无线话筒确保有电（充电或换电池）。

（3）电脑：windows系统，有MS Office和WPS软件。准备1到2台电脑作为备用，以免临时出现问题；每台电脑各种资料、文件需齐备（宣传视频、音乐、欢迎背景页、演讲文档）。

（4）网络直播用智能手机：直播间的开通，测试，以及会场网速的测试，保证直播流畅不卡顿，同时准备好移动电源，为手机提供续航支持。

（5）摄影及摄像设备：检查设备能否正常使用，内存是否充足，并充满电。

10、资料袋

（1）根据会议内容确定需要的资料类别和数量；（2）将所需资料和礼品一起装进公司手提袋。

四、会中工作：

1、签到

（1）根据参会信息统计表打印带信息《签到表》和空白《签到表》，准备签到用笔；签到表设置备注一栏，统计参会代表是否用晚宴；（2）将资料袋放置签到台后，签到时分发资料袋；（3）参会人员签到完成后引导其到签到背景墙进行签名。

2、会场

（1）LED背景/投影仪：会议主持开始及致辞时，画面固定在主背景；（2）主持人：介绍每一个发言和报告，在基本介绍词说完后，加一句“大家掌声欢迎！”；

（3）音乐播放：根据会议流程播放音乐，包括会议开幕，主持人登场，领导登场，促单互动环节。

（4）拍照：会场四个角分别拍摄整体照片，需拍上横幅、屏幕、全部参会代表；发言人和报告人需要有特写照片；

（5）网络直播：会议正式开始前半小时进行直播预热，会议期间根据领导和嘉宾发言调整机位，并适时拍摄观众区域。

（6）录音：参会代表发言，尤其是嘉宾、专家等发言需进行录音；（7）话筒：准备1-2支无线话筒，在会议沟通互动阶段给参会人员发言使用。

3、茶歇

（1）提前对接酒店会议室负责人，提前准备茶歇桌子，将茶歇放置在会议室门口，并且准备1-2个垃圾桶；

（2）注意茶歇时间，及时提醒茶歇时间；茶歇时间根据会议时间进行具体安排。

4、晚宴 由会务小组负责

（1）提前对接酒店，准备茶水；

（2）对接餐厅服务员，晚宴桌子排上序号，设置主桌为1号2号，重要嘉宾坐到1、2桌。

（3）会务小组工作人员提前在门口、酒店转弯处等位置占位，引导参会人员从会议室到餐厅用餐，若人手充足可协助会后的物料和设备整理工作。（4）领导致辞（5）敬酒

五、会后工作：

1、物料和设备整理回收

原则上会议结束后是由后勤小组和影音小组分工整理，视会场现场情况各小组要协作配合，确保会后整理工作稳定有序完成。

（1）将签到表保存好，将剩余资料、展架整理回收，租用物品由服务商加负责拆卸回收，由勤小组负责；

（2）会场用设备的整理和安全存放，由影音小组负责；（3）将剩余茶歇整理回收，由后勤小组负责。

2、会后促单工作

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