《顶尖秘书》 第十篇 顶尖秘书如何安排领导出行（精选5篇）

第一篇：《顶尖秘书》 第十篇 顶尖秘书如何安排领导出行

一、领导出差，秘书须做哪些准备

领导经常出差，而且有很多出差任务是临时决定下来的。

不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长 期出差，在每次出差动身之前，秘书都要为领导做大量的准备工 作。如安排日程、预订机票船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用 品、预支差旅费，准备必需的文件资料和领导在各种不同场合的发 言提纲等。如果与领导同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好 生活上的助手；如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工 作。

领导要去出差。那么，出差的目的是为了什么呢?秘书在为 领导草拟出差日程表之前，一定要弄清这个问题。领导出差，顶尖秘书应做的准备工作有：

1．订出周密的计划

顶尖秘书为领导做出差准备，一定要细心周到地做好计划。如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给 领导，也会给自己出不少麻烦。对于出差过程中的每一项日程，顶 尖秘书都要预先像放电影一样让每一个情节在自己的头脑中出现 一次。

要作好这项工作，首先必须知道领导此行的目的，否则，不可 能订出周密详细的计划。

2．与对方秘书联系

不管领导是去开会、出访还是应邀去参加研讨会，或是为了洽 谈具体的业务，秘书一定要事先与对方的秘书联系，把活动的时间 和地点约好。

领导是坐火车去还是乘飞机去?是星期一下午动身，还是星 期二早晨动身合适?除去参加会议或洽谈业务外，还有没有其他 事要办?还有没有其他东西要准备?对于这些问题，顶尖秘书预 先要拟一个提纲，找个时间向领导作个专题汇报。

领导可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修 改。

日程表排好之后，顶尖秘书要多复印几份，给领导、给在家负 责日常工作的领导及有关人员各送一份。安排日程的时候，在时 间上一定要留有余地，特别是第一次去的地方，更是如此。

其中，这个余地是相对的，不能让领导闲得无聊，浪费时间。如果要去游览观光，最好安排在空闲时间进行。

在与对方秘书联系的同时，还可以通过其他的渠道，了解一下 对方所在地的环境、气候、街道等方面的情况，这些对安排日程表 也有重要的参考作用。

如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站，或者 什么时候登门拜访对方，这些细节问题，顶尖秘书都要事先考虑 好，因为这往往容易影响领导本人的形象。

3．预订车票

在准备预订车票(或机票)的时候，一定要查用最新的列车时 刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的车次，稍不留心，就会 订不上。

各机关单位和公司对出差的待遇都有不同的规定。比如，按 规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的。因此，秘书在 预订车票和机票之前，一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待 遇。

预订车票时，最好选择直达车。因为出差途中，最麻烦的就是 换车，倒来倒去，稍不注意，就会误车误点。所以能直达的就最好 不要换车。如果是在大站换车，在时间上一定要安排得宽裕些。

为了预防意外，顶尖秘书在日程上要注明其他交通工具，如飞 机、轮船起飞、起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘 其他交通工具。

从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的 办法，及如何使用支票，如何兑换外币，等等。这样，就能保证领导 工作的顺利。

4．安排住宿

领导出差，安排住什么样的旅馆，一般顶尖秘书都要根据领导 个人的爱好和习惯来决定。有饷领导喜欢住清静优雅的小旅馆； 也有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店；有的喜欢住单人房间；有的则 喜欢两人合居一室。秘书对此要弄清楚，并事先联系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本单位的办事处或子 公司，或自己的事务所的话，就请他们为自己联系安排住处。没有 的话，就请当地旅游或交通部门介绍。没有什么特别的情况，不要 去找自己的客户或代理商。

因为顶尖秘书一去找他们，他们就热情地邀请住到他们那里 去。他们越是热情，给他们带来的麻烦就越多。

整理好随身携带的用品

领导出差要随身携带哪些东西，顶尖秘书一定要替领导想好。

因为如果出差是远行，忘了带什么东西必须要回来取的话，那 就要误事。

临动身之前，顶尖秘书要把领导随身携带的东西按公与私分 别列个清单，给领导看看有什么遗漏。

领导出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动 日程表、地图、交通图、照相机、收录机及一些备用品。如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等。

但是，顶尖秘书在准备这些东西时，不能这也想带，那也想带，带得太多反而麻烦。随身携带的只能是必需的，可带可不带的就 尽量少带。

6．临行前的工作安排

秘书一方面为领导出差作准备，但在另一方面也要让领导对 其工作做个安排。领导要出差了，特别是出差的时间比较长，各部 门来请示的人肯定会增多，送上来的请示报告也会增多。在这时，顶尖秘书要注意安排好领导的休息，不要让领导带着满身的疲倦 和牵挂去出差。比如，在动身前两三天，与有关部门打个招呼，把一些定期的 汇报材料先缓一缓，待领导回来后现看。

二、领导动身的当天该做什么

动身那天，顶尖秘书应做的工作有：

1．安排送站的车

不论领导是从单位走还是直接从家里走，秘书都要安排好送 站的车。

2．检查所坐的车次或航班

顶尖秘书最后检查一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机 因气候不佳而误点的情况经常发生。

如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询问一下当天的航 班情况。

3．检查是否有遗漏

动身之前，一定要再仔细检查一下领导是否有什么东西忘记 带了，如果有，迅速补上。

4．通知好对方

起程之后，或把领导送上火车或飞机之后，就要立即打电话通 知对方接站的时间。特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将新的变化告诉对方。

三、随领导一起出差

顶尖秘书随领导一起出差时，主要的工作和任务有：

1-在车内

在车里，秘书的位置不能离领导太远，稍稍往后靠一靠就行 了。秘书的主要职责是照看好行李。

2．出站时

火车到站时，秘书要提着行李先下车。

如果对方有人来接站时，就要先找到对方接站的人。找到对 方接站的人之后，不要自作主张地代表领导向对方表示感谢，而是 先把领导介绍给对方，由领导出面表示感谢。只有当对方也是秘 书来接站的情况下，自己才可以向他表示感谢。

在出站时，不要麻烦对方给自己提旅行包。

如果对方非常热情，一定要帮自己提，也不能太固执，因为在 大庭广众之下宾主推来推去实在不雅。

但是，秘书自己不能两手空空，无论如何也得象征性地提点东 西。同样的道理，也不能让对方的秘书两手空空，使领导觉得对方 的秘书一点也不热情。

3．注意回避

当领导与对方寒暄的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回 避。但是，上车后和开始正式会谈时，就不能显得太呆板了。

在久别重逢等场合，领导们也许会有说不完的话，从花开花落 一直谈到人世沧桑。在这时，为了按预定时间进行活动，顶尖秘书 一方面要向领导示意时间已经过了，另一方面也要注意提醒对方 的秘书。

到了出差的最后一站，就要向单位汇报出差的情况，在这时，一定要附带说明有多少行李，以便届时单位派车来接站。

4．出差回来后

随领导出差回来之后，顶尖秘书有许多事情要做，如出差总结 报告、报销差旅费、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把给对 方的感谢信发出去。如果自己没有与领导一起出差，那么，就以领 导的名义写；如果是与领导一起出差，也可以自己的名义向对方的 秘书表示感谢。但是，即使是如此，也不能只打个电话就算了，一 定要写成书面的感谢信。

然后。应该写出出差总结报告。

总结报告主要是把出差的经过和结果写出来，交给有关部门 传阅。出差总结报告，各单位一般都有统一固定的格式。如果秘 书没有与领导一起出差的话，那就先听听领导的介绍；如果秘书与 领导同行，就根据自己的记录和参考领导的谈话记录去写。

再次，要报销差旅费。

顶尖秘书应将车票、住宿费等费用列出来，填好报销单，如果 还有其他额外支出，也要写成支出报告，请领导核实之后，送财务 部门报销。

四、领导走后，秘书在家的工作

如果秘书没有随领导一起出差，停留在单位，他在工作也还有 很多。

1．检查领导遗漏的东西

给领导送站回来后，顶尖秘书还应对检查领导是否还有遗漏 的东西，如果突然发现办公室桌上还有一份文件，是明天领导和对 方签订协议时用的。千万不能惊慌失措，而是要想办法把它给领 导送去。办法是：

一是用传真机传送过去。

因为传真机现在已开始普遍使用。

二是航空特快专递。

秘书将东西寄出去后，还必须打电话，告诉领导东西已经寄 出。

2．抓住机会学习

领导出差之后，顶尖秘书不要以为自己没有什么事做了。让自 己放松放松。应当把领导出差的时间当做一个自学的好机会。平时自己觉得哪些工作不太熟练，哪些方面的知识还比较欠缺，过去 没有时间自学，现在就应该抓住这个机会，充实自己。

3．电话的处理

在领导出差期间，如果有客人来电话找领导，顶尖秘书就要认 真做好电话记录，把电话的时间和内容记录下来。如果事情比较 重要的话，领导回来时，在接站的时候汇报；如果不急，就待领导上 班后再说。

如果遇到重大突发事件，要立即向领导汇报。

如果这时领导正在开会或与客户会谈，电话也找不到，这时可 以把电话打到宾馆，请对方接电话的人写个纸条，让领导晚上回旅 馆后再等自己的电话，或者给自己来电话。

如果事情不是很保密的话，也可以把事情的大致情况告诉接 电话的人，请他直接转告领导。

4．领导回来的时候要接站

领导出差回来的时候，秘书一般都要到车站或机场去接站。顶尖秘书接站不单纯是因为领导出差劳累帮领导搬搬东西，更重要的是可以加深彼此之间的感情，并且。还可以及时向领导 汇报工作。

有的领导责任心很强，他们身在外地却挂念单位的事情，回来 后急于想知道自己不在单位期间所发生的一切，特别是出差之前 悬而未决的一些问题的处理结果。

在汇报时，秘书不能给领导说得太多，使他有大雨倾盆之感。有些重要的事情不是三言两语说得清的，对于这些事情顶尖秘书 可以先写个提纲。如果领导想急于知道详情的话，可以把提纲递 给领导。

如果对方有人为领导送站的话，还要打个电话告诉他们领导 已经平安到达；如果是客户为领导送站的话，那么在电话里还要向 对方表示感谢。

五．秘书如何随从领导出访

1．秘书随从工作有什么特点

秘书作为随从有如下几个特点：(1)流动性。

领导外出活动的流动性同机关内部工作的稳定性形成鲜明的 对比，在机关内部，秘书工作有常规可寻，随领导出访随从事务须 围绕领导的活动开展。

领导外出活动的时间、地点、环境和内容不断地转移、变化，秘 书也应相应地变化，而且要先走一步，加强随从事务的预见性、计 ．264． 顶尖秘书

划性，为领导的外出活动严密组织、过仔细安排、环环相扣而无疏 漏。

(2)全面性。

全面性是指随从秘书承担任务的综合性。

在机关内领导服务有一个秘书班子。其中，各自分工，各司其 职。而随从出访秘书则可能是一个人或几个人，不可能如在机关 内部那样分工很细，而需进行全面性的综合服务，从生活服务到文 字服务，从交通、联络、会见、会谈，随从秘书都要亲自安排，服务到 底。·

全面性的特点要求随从秘书必须是一个多面手；办事精明强 干，写作“倚马可待”。只有这样，才能胜任随从秘书工作。(3)复杂性。

随从工作比起机关的日常辅助工作要复杂得多，无论是领导 公事出访、商务调查，还是同外宾会见、会谈，处理突发事件等，都 要碰到各式人等，他们的立场、观点、利害关系各不相同，他们反映 的情况有真知灼见，有虚情假意，有实事求是，有表面文章。在觥 筹交错之际，可能隐含着某种谋划，在鲜花礼品之中可能给领导出 了难题，等等。

顶尖秘书要有充分的思想准备，保持清醒的头脑，冷静、机灵 地处理各种敏感的问题。

如何做好领导的随从要求

在许多居政府要职的高级干部出访或外出巡视的过程中，往 往有一大批文秘人员需要作为政府随员，紧随其后，从事各种准备 和接待纪录工作。这些文秘人员由于处在重要位置，往往对其有 着更高的道德要求。这包括如下几方面：(1)忠于职守。

随从秘书忠于职守主要包括三个方面的内容：

一是忠于国家和民族的利益，具体的则是忠于本部门、本单位 的利益。

二是热爱随员工作，对本职工作认真负责，一丝不苟。

三是恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权，不以 “准首长”自居，更不能狐假虎威。(2)严守机密。

由于随员秘书可以参与领导班子的各种会议，又负责各种机 密文件的起草和保管，因而随员秘书工作具有高度的机密性。同 时，随员是工作在领导身边的人，是“消息灵通人士”。

所以，作为随员秘书，应严守党和国家的机密，既使是本单位 的经济情报也不能泄露。

另外，随员对领导尚未决定的关系到群众利益的事，如住房分 配，工资调整，工作调动，出国访部等等也不应泄露。

严守机密还包括不看、不听、不记自己不该知道的机密。(3)廉洁奉公。

在跟随领导人下基层时，随员秘书不能以权谋权，收受贿赂，不得寻找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，应自觉做到廉洁 奉公。

(4)按领导意图办事。

领导意图，是指领导在指导其所控系统实现目标过程中所提 出的意见。领导意图的表达方式，可以是命令，也可以是指示、决 定、交办意见；既可以是口头形式，也可以是书面形式。

随员工作只能体现领导的指导思想，不能离开领导意图搞个 人的发挥、想象。

其中，随员秘书可以提建议、提想法，思想可以活泼，考虑问题 可以开阔些，但不能用不符合总意图的想法干扰领导的思路和决 策。3．随从事务的工作程序

随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导 出席会议、谈判、商务出访(出县、出省、出国)。随从事务，往往内 容不同，时间有短有长，但其工作程序都大致相同。以随从领导出 访为例，其工作程序大致可分为三个阶段：(1)准备阶段。

当领导确定出访后，顶尖秘书要在出发前做好充分的准备工 作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。

①思想准备。

顶尖秘书要了解： 1)出访的意图、目的。2)出访的内容和重点。3)邀请单位和对象。4)参加出访的有关人员。5)出访的大致日程安排。

6)希望邀请单位做哪些准备工作等。

②组织准备。

顶尖秘书要做到：

1)根据领导指示拟制出访方案。

2)通知有关部门确定参加的随从人员名单，并进行编组和分 工o 3)组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务。4)印发出访方案和日程安排。

5)与邀请单位联系，使其有所准备。

③资料准备。

顶尖秘书要收集：

1)邀请单位的历史沿革：领导班子：当前工作情况及评价的资 料。

2)同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件。3)同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料。

4)出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资 料。

④物质准备。

秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机 等日常用品。(2)出访阶段。

①做好组织安排。

领导出访免不了有察看现场，召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种 活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。

秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。

②主动提出建议。

在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处 理的建议。

③及时同单位联系。

领导出访期间，秘书要同原单位及时沟通信息。如将外出领 导的活动情况及时告知单位，使单位留守领导者掌握外出领导的 动态。同时也要从单位内部获取信息，使外出领导及时了解有关 的重要指示，以及原单位的工作动向，保证领导信息灵通，以利实 施不问断的指挥。

④处理好日常事务。

随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人

事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做到事半功倍，提 高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息，使之身心健康、精力 充沛地投入工作。(3)结束阶段。

随从秘书要做好出访活动的善后工作，这个阶段主要有：

①做好返程安排。

联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中 食宿，确保领导的安全。②整理调查资料。‘

回单位后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工 作、解决问题的建议。

③抓紧有关问题的落实。

在出访时，领导答应办的事，回单位后秘书要及时通知、督促 有关部门抓好落实，做到言而有信，件件有着落，事事有回音。④报销差旅费。

随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。

⑤回顾总结。

随从秘书要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书自身的提高不失为一种有效 的办法。

秘书在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的威

信。执行政策，遵守纪律。谦虚谨慎。平易近人。为领导、也为秘书自 身树立良好的形象。

在许多时候，顶尖秘书需陪同领导出访客户。这时候，领导和 秘书的配合程度直接关系到单位的形象，作好陪同是对秘书的基 本的要求。

领导在商务出访中，有重要的契约或接受订货时，秘书必须与 领导同行。．

客户和领导有直接的关系时，作为秘书，应该站在辅助的地 位，和客户初次见面时应该亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个好印象。在整个谈话过程中，要不卑 不亢，给人以良好的感觉。

当客户和领导谈话时，陪同的秘书应该细心地倾听。如果对 方有问题问秘书，秘书要直接或间接地征询领导的意见，然后给对 方以满意的回答。谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，顶 尖秘书就要适时地从中打圆场。

在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所 影响，应尽宾主之仪，亲切地道别，不要让对方有这样的评价：“这 个公司上下怎么一点礼貌都不懂。”或是：“这个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了个这么不懂礼仪的陪同。”。

如果领导访问的对象也是秘书自己所熟悉的。这时，顶尖秘 书首先要注意的是不要“越位”，应该将自己立于领导和客户之间 的中间人立场，使领导有多讲话的机会。

在领导与客户商谈时，顶尖秘书应该注意领导的谈判技巧和 应对方法，并且要灵活掌握气氛。

(1)气氛过“热”时，适当地“降温”。(2)气氛过“冷”时．不时地“加温”。(3)适度地转移话题。解除尴尬。

顶尖秘书在领导谈话时，不能一味骑墙。尽管商谈是为了本 公司的利益，但是，应讲究方式方法。

比如。当领导谈判时进一步向对方提问时，秘书可以若无其事 地推动；当领导谈判的内容不当或有必要进行更正时，秘书应该很 有默契助领导一臂之力。

由于秘书同客户也是旧相识，因此，秘书不要过多地同领导联 系以求占得上风。因为这样会使对方提高警觉，产生戒备之心，对 双方的相互沟通无益。况且，有领导在场，秘书也大可不必过多地 参与商谈的主要内容，领导心中自然是有数的。

在陪同领导访问客户时，秘书积极地配合他们，尊重他们，不 仅能增进上下级的关系，在客户眼中看来，也会认为这位秘书是一 个应对得体的好“幕僚”，从而提高领导和单位的信誉。

秘书随领导外出应禁忌什么

(1)忌摆错位置。

随从秘书要时刻牢记自己是为领导服务的，是普普通通的机

关干部，只有服务、保障、指导下级单位工作的义务，没有争名利、搞特殊的权利，更不能借工作之便谋取私利，或借领导之名狐假虎 威，应严于律己，遵守职责。

其中，顶尖秘书要特别防止三个问题：

①身价过高。

秘书比领导还难见，比领导还老大，比领导还难说话，盛气凌 人，居高临下。

②欲望太强。

为领导办公事顺便给自己办私事，领导享受什么待遇自己也 第十篇顶尖秘书如何安排领导出行 ．271． 想攀比。

③胆子过大。

未经领导许可，对有关问题擅自作主，随意表态，甚至打着领

导的旗号，假用领导名义，违反规定，拉关系，走后门，搞不正之风。(2)忌作风随便。

随从秘书必须有良好的思想作风、工作作风和生活作风。大 处着眼，小处着手，时时处处严格要求自己，在领导身边工作应该 给群众树立起一种端庄可敬、朴实无华的好形象。

其中，顶尖秘书要克服这样一些毛病：

一是在领导面前毕恭毕敬、曲意迎合，背后却敷衍了事，甚至 犯自由主义。

二是对下级反映的问题不冷不热，甚至不屑一顾，或故意拖 延，或曲解汇报。

三是装腔作势。喜欢在群众面前出风头，在领导面前争彩头。领导讲话时随意插话。

四是对领导过于随便，拍拍打打，乱开玩笑；而在群众面前则 口出狂言，不拘小节。(3)忌动作懒散。

随从秘书办事应迅速果断，干净利落，说走马上出发，说停可 就地安顿，对领导交办的事，要件件有着落，事事有回音，既紧张快 速，又有条不紊，不能拖泥带水，漏洞百出。

以下三种情况是随从秘书应该避免的：

①动作拖拉，慢条斯理，不慌不忙，让首长为你操心。

②生活懒散，丢东忘西，睡眼惺松，让首长为你操劳。

③工作被动，眼中无活，拨拨转转，让首长为你服务。(4)忌反应迟钝。

随从秘书需要独当一面地开展工作，必须头脑机灵。思维敏 捷，反应快速，能够准确理解领导意图，熟悉领导的工作特点和生 活习惯，积极主动地完成工作任务。

一般来说，领导对随从秘书最不能容忍的有四条，顶尖秘书应 力戒之：

一是对已经交待得很清楚的事项，理解不了，不能举一反三，执行结果走样。，二是与其研究问题，没有独到见解，观点含糊不清，语无伦次，只会出馊主意，帮倒忙。

三是该汇报的情况迟迟没有着落。

四是说话办事不分时机和场合，用得着时不在位：该回避时不 离开，说话不着边际，办事不分轻重，关键时刻躲躲闪闪，处理问题 没有棱角。

六、随领导出国

顶尖秘书随领导出国，一般来说，有如下工作要做：

1．审查选定最佳旅程表

顶尖秘书一般应根据情况编制几个旅程表方案，供领导选择。领导选定最佳方案后，秘书要打印成文。2．准备好必须携带的文件资料

要根据旅行的目的要求，为领导准备随身携带的各种文件，如 讲演稿谈判、合同、协议书、科技或产品资料以及目的地或与国家 的指南等，同时还需为领导提供有关国家的风土人情及各种礼节，使领导到达后开展活动圆满顺利。

3．经办旅行的各种必要手续

顶尖秘书经办各种手续主要包括六项内容：撰写出国申请；办 理护照；办理签证；办理“黄皮书”；办理出入境登记卡；订购机票、车船票。

(1)撰写出国申请。

出国申请一般包括以下内容：

①出国事由。

②出国团组的人数。

③出国路线及外方所在国名称。

④出国日程安排。如出国时间、在国外活动时间、地点、回国 时间等。

申请文书后面附出国人员名单(写清姓名、年龄、性别、职务、职称)以及外方所发的邀请函(副单)。(2)办理护照。

护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留 的合法身份证件和国籍证明。凡出国人员均应持有护照。出国前 要凭护照办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照购买国际 航班机票和住旅馆。任何国家都不允许没有护照的人进入其国 境，对护照的检验很严格。

在国内，外交、公务和因公普通护照，由外交部及其授权机关(各省、市、自治区的外事办公室)办理。在国外则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。

顶尖秘书在办理护照时应注意几个事项：

第一，携带有关证件。

这主要包括主管部门的出国批件，出国人员政审批件，所去国 有关公司的邀请书等文件。

第二，认真填写有关卡片和申请表。

第三，拿到护照后，再认真检查核对每位出国人员姓名、籍贯、出生年月和地点。

要检查护照上的照片姓名是否与本人一致，有无授权发照人 的签字和发照机关的盖章；发照日期和有效期有无问题，使用旧护 照再次出国者更应注意其有效期，若已过期，必须申请延长，出国 人员是否在持照人栏目上签字，其中秘书代签亦可。

护照万一遗失，应立即向当地公安局挂失查找，若查找无获，则立即申请补办。(3)办理签证。

护照办理好后，再申请所去国家(地区)和中途经停国家的签 证。

签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停 留、居住的许可证明。签证一般可在护照上进行，也有的在其他身 份证件上。如果前往未曾建交的国家，则用单独的签证与护照同 时使用。我国的签证一般在护照上签。

前往国的签证一般可持国外邀请书，或有关国家移民局的允 许证等，通过中国旅行社签证代办处办理。

取得签证后，顶尖秘书要注意两点：

第一，注意签证的有效期及证明机关是否签字盖章。

第二，若由于种种原因签证已过期失效，在国内重新申办延 长，在国外应通过我驻外使馆或自行由驻在国有关当局办理延长 手续。

(4)办理“黄皮书”。

“黄皮书”即“预防接种证书”，因为它的封面通常是黄色的，所 以惯称“黄皮书”。

为防止国际问某些传染疾病的流行，世界卫生组织正式通过 的《国际卫生准则》规定，入境者在进入一个接纳国的国境前，要接 种种牛痘、霍乱、黄热病的疫苗。

我国的黄皮书由卫生部统一印制，各省市卫生检疫站负责签 发和注射疫苗，初次出国者，持单位介绍信前往办理，已有黄皮书 需要复种者可凭黄皮书进行。(5)办理出境登记卡。

在办妥上述各项手续后，秘书再携带出国人员的护照、户口 簿、居民身份证办理临时出国登记手续。(6)订购机票(车，船票)。

机票一般分为正式、优待、特殊三种：按等级分有一等票(F)、经济票(Y)、公务票(c)；按旅行路线的状况可分为六种：单程、往 返程、环行、环球、分支旅行、断路旅行等。

在国内买机票时，须在中国民航所属的售票处先填写旅客订

座单，待所属航班的机票订妥后，按约定时间，持护照和票款取票。

在填订座单时，若领导(或其他出国人员)已选好航班、等级，并确定了出发日期，就按计划填写；如果事先设计划好，秘书先填

写出国人员姓名、年龄、职称、性别、国籍、护照号码、航程、等级，其 余项目可讲明要求，请售票处人员参谋帮助填写。

取得机票后，应仔细核对：

①各票本上的每张乘机联上的姓名、外文拼音要正确，要与护 照、签证和黄皮书一致。

②每张乘机联的右上角应有出票航空公司印章和开票人签字 及出票日期。

③整个行程中所需各段机票应齐全，即乘机联上的黑粗线框 是否把旅途中各点都包括进去，每个黑粗线框内的“预定”栏各项 是否和自己的计划一致、正确。

④在“订座情况”一项中，“OK”字样表示机座已订妥，“RQ”则 表示不被确认。

遇此“RQ”，秘书或更换航班，或继续争取。

⑤核对票价，看计算是否有高低之错。

高了多花钱，低了到国外还要补钱，一旦换票，就很费周折，应 事先杜绝。⑥如果机座是国外有关机构代为订妥，在国内购票时要向售 票处说明，请求开票时把座位一项空出不填，以免在需要改变航班 时麻烦。

⑦机票不能涂改，如售票处开票时写错，应请求重开，否则在 涂改处盖公单，并注说明。

如果乘坐的是国际列车，秘书应携带出国人员的护照、签证、黄皮书等证件到北京中国国际旅行社办理购票手续，在北京火车 站上车。

如果需坐船出国，秘书可携带出国人员的护照、签证、黄皮书 等证件到中国外轮代理公司所属公司办理船票。船票只适用本船 票上注明的船名、航次日期的班轮。无论什么原因，一旦误船，船 票作废，不退票款。所以秘书要提醒领导不要误船o(7)保险。

保险，顶尖秘书可以通过代理人直接由保险公司安排。保险 主要是适用于意外事故，医疗及行李丢失等。

第二篇：《顶尖秘书》_第十篇_顶尖秘书如何安排领导出行

一、领导出差，秘书须做哪些准备

领导经常出差，而且有很多出差任务是临时决定下来的。

不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差动身之前，秘书都要为领导做大量的准备工作。如安排日程、预订机票船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和领导在各种不同场合的发言提纲等。如果与领导同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手；如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工作。

领导要去出差。那么，出差的目的是为了什么呢?秘书在为领导草拟出差日程表之前，一定要弄清这个问题。领导出差，顶尖秘书应做的准备工作有：

1．订出周密的计划

顶尖秘书为领导做出差准备，一定要细心周到地做好计划。如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给领导，也会给自己出不少麻烦。对于出差过程中的每一项日程，顶尖秘书都要预先像放电影一样让每一个情节在自己的头脑中出现一次。

要作好这项工作，首先必须知道领导此行的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。

2．与对方秘书联系

不管领导是去开会、出访还是应邀去参加研讨会，或是为了洽谈具体的业务，秘书一定要事先与对方的秘书联系，把活动的时间和地点约好。

领导是坐火车去还是乘飞机去?是星期一下午动身，还是星期二早晨动身合适?除去参加会议或洽谈业务外，有没有其他事要办?还有没有其他东西要准备?对于这些问题，顶尖秘书预先要拟一个提纲，找个时间向领导作个专题汇报。

领导可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修改。

日程表排好之后，顶尖秘书要多复印几份，给领导、给在家负责日常工作的领导及有关人员各送一份。安排日程的时候，在时间上一定要留有余地，特别是第一次去的地方，更是如此。其中，这个余地是相对的，不能让领导闲得无聊，浪费时间。

如果要去游览观光，最好安排在空闲时间进行。在与对方秘书联系的同时，还可以通过其他的渠道，了解一下对方所在地的环境、气候、街道等方面的情况，这些对安排日程表也有重要的参考作用。

如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站，或者什么时候登门拜访对方，这些细节问题，顶尖秘书都要事先考虑好，因为这往往容易影响领导本人的形象。

3．预订车票

在准备预订车票(或机票)的时候，一定要查用最新的列车时刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的车次，稍不留心，就会订不上。

各机关单位和公司对出差的待遇都有不同的规定。比如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的。因此，秘书在预订车票和机票之前，一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。

预订车票时，最好选择直达车。因为出差途中，最麻烦的就是换车，倒来倒去，稍不注意，就会误车误点。所以能直达的就最好不要换车。如果是在大站换车，在时间上一定要安排得宽裕些。

为了预防意外，顶尖秘书在日程上要注明其他交通工具，如飞机、轮船起飞、起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。

从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法，及如何使用支票，如何兑换外币，等等。这样，就能保证领导工作的顺利。

4．安排住宿 领导出差，安排住什么样的旅馆，一般顶尖秘书都要根据领导个人的爱好和习惯来决定。有饷领导喜欢住清静优雅的小旅馆；也有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店；有的喜欢住单人房间；有的则喜欢两人合居一室。秘书对此要弄清楚，并事先联系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本单位的办事处或子公司，或自己的事务所的话，就请他们为自己联系安排住处。没有的话，就请当地旅游或交通部门介绍。没有什么特别的情况，不要去找自己的客户或代理商。

因为顶尖秘书一去找他们，他们就热情地邀请住到他们那里去。他们越是热情，给他们带来的麻烦就越多。

整理好随身携带的用品

领导出差要随身携带哪些东西，顶尖秘书一定要替领导想好。因为如果出差是远行，忘了带什么东西必须要回来取的话，那就要误事。临动身之前，顶尖秘书要把领导随身携带的东西按公与私分别列个清单，给领导看看有什么遗漏。

领导出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动日程表、地图、交通图、照相机、收录机及一些备用品。如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等。

但是，顶尖秘书在准备这些东西时，不能这也想带，那也想带，带得太多反而麻烦。随身携带的只能是必需的，可带可不带的就尽量少带。

6．临行前的工作安排

秘书一方面为领导出差作准备，但在另一方面也要让领导对

其工作做个安排。领导要出差了，特别是出差的时间比较长，各部门来请示的人肯定会增多，送上来的请示报告也会增多。在这时，顶尖秘书要注意安排好领导的休息，不要让领导带着满身的疲倦和牵挂去出差。比如，在动身前两三天，与有关部门打个招呼，把一些定期的汇报材料先缓一缓，待领导回来后现看。

二、领导动身的当天该做什么

动身那天，顶尖秘书应做的工作有：

1．安排送站的车

不论领导是从单位走还是直接从家里走，秘书都要安排好送站的车。

2．检查所坐的车次或航班

最后检查一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机因气候不佳而误点的情况经常发生。如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询问一下当天的航班情况。

3．检查是否有遗漏

动身之前，一定要再仔细检查一下领导是否有什么东西忘记带了，如果有，迅速补上。

4．通知好对方

起程之后，或把领导送上火车或飞机之后，就要立即打电话通知对方接站的时间。特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将新的变化告诉对方。

三、随领导一起出差

顶尖秘书随领导一起出差时，主要的工作和任务有：

1-在车内

在车里，秘书的位置不能离领导太远，稍稍往后靠一靠就行了。秘书的主要职责是照看好行李。

2．出站时 火车到站时，秘书要提着行李先下车。如果对方有人来接站时，就要先找到对方接站的人。找到对方接站的人之后，不要自作主张地代表领导向对方表示感谢，而是先把领导介绍给对方，由领导出面表示感谢。只有当对方也是秘书来接站的情况下，自己才可以向他表示感谢。

在出站时，不要麻烦对方给自己提旅行包。如果对方非常热情，一定要帮自己提，也不能太固执，因为在大庭广众之下宾主推来推去实在不雅。

但是，秘书自己不能两手空空，无论如何也得象征性地提点东西。同样的道理，也不能让对方的秘书两手空空，使领导觉得对方的秘书一点也不热情。

3．注意回避

当领导与对方寒暄的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回避。但是，上车后和开始正式会谈时，就不能显得太呆板了。

在久别重逢等场合，领导们也许会有说不完的话，从花开花落一直谈到人世沧桑。在这时，为了按预定时间进行活动，顶尖秘书一方面要向领导示意时间已经过了，另一方面也要注意提醒对方的秘书。

到了出差的最后一站，就要向单位汇报出差的情况，在这时，一定要附带说明有多少行李，以便届时单位派车来接站。

4．出差回来后

随领导出差回来之后，顶尖秘书有许多事情要做，如出差总结报告、报销差旅费、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把给对方的感谢信发出去。如果自己没有与领导一起出差，那么，就以领导的名义写；如果是与领导一起出差，也可以自己的名义向对方的秘书表示感谢。但是，即使是如此，也不能只打个电话就算了，一定要写成书面的感谢信。然后。应该写出出差总结报告。

总结报告主要是把出差的经过和结果写出来，交给有关部门传阅。出差总结报告，各单位一般都有统一固定的格式。如果秘书没有与领导一起出差的话，那就先听听领导的介绍；如果秘书与领导同行，就根据自己的记录和参考领导的谈话记录去写。

再次，要报销差旅费。

应将车票、住宿费等费用列出来，填好报销单，如果还有其他额外支出，也要写成支出报告，请领导核实之后，送财务部门报销。

四、领导走后，秘书在家的工作

如果秘书没有随领导一起出差，停留在单位，他在工作也还有很多。

1．检查领导遗漏的东西

给领导送站回来后，顶尖秘书还应对检查领导是否还有遗漏的东西，如果突然发现办公室桌上还有一份文件，是明天领导和对方签订协议时用的。千万不能惊慌失措，而是要想办法把它给领导送去。办法是：

一是用传真机传送过去。因为传真机现在已开始普遍使用。

二是航空特快专递。秘书将东西寄出去后，还必须打电话，告诉领导东西已经寄 出。

2．抓住机会学习

领导出差之后，顶尖秘书不要以为自己没有什么事做了。让自己放松放松。应当把领导出差的时间当做一个自学的好机会。平时自己觉得哪些工作不太熟练，哪些方面的知识还比较欠缺，过去没有时间自学，现在就应该抓住这个机会，充实自己。

3．电话的处理

在领导出差期间，如果有客人来电话找领导，顶尖秘书就要认真做好电话记录，把电话的时间和内容记录下来。如果事情比较重要的话，领导回来时，在接站的时候汇报；如果不急，就待领导上班后再说。

如果遇到重大突发事件，要立即向领导汇报。

如果这时领导正在开会或与客户会谈，电话也找不到，这时可以把电话打到宾馆，请对方接电话的人写个纸条，让领导晚上回旅馆后再等自己的电话，或者给自己来电话。

如果事情不是很保密的话，也可以把事情的大致情况告诉接电话的人，请他直接转告领导。

4．领导回来的时候要接站

领导出差回来的时候，秘书一般都要到车站或机场去接站。接站不单纯是因为领导出差劳累帮领导搬搬东西，更重要的是可以加深彼此之间的感情，并且。还可以及时向领导汇报工作。

有的领导责任心很强，他们身在外地却挂念单位的事情，回来后急于想知道自己不在单位期间所发生的一切，特别是出差之前悬而未决的一些问题的处理结果。

在汇报时，秘书不能给领导说得太多，使他有大雨倾盆之感。有些重要的事情不是三言两语说得清的，对于这些事情顶尖秘书可以先写个提纲。如果领导想急于知道详情的话，可以把提纲递给领导。

如果对方有人为领导送站的话，还要打个电话告诉他们领导已经平安到达；如果是客户为领导送站的话，那么在电话里还要向对方表示感谢。

五．秘书如何随从领导出访

1．秘书随从工作有什么特点

秘书作为随从有如下几个特点：(1)流动性。

领导外出活动的流动性同机关内部工作的稳定性形成鲜明的对比，在机关内部，秘书工作有常规可寻，随领导出访随从事务须围绕领导的活动开展。

领导外出活动的时间、地点、环境和内容不断地转移、变化，秘书也应相应地变化，而且要先走一步，加强随从事务的预见性、计划性，为领导的外出活动严密组织、过仔细安排、环环相扣而无疏漏。

(2)全面性。

全面性是指随从秘书承担任务的综合性。

在机关内领导服务有一个秘书班子。其中，各自分工，各司其职。而随从出访秘书则可能是一个人或几个人，不可能如在机关内部那样分工很细，而需进行全面性的综合服务，从生活服务到文字服务，从交通、联络、会见、会谈，随从秘书都要亲自安排，服务到底。全面性的特点要求随从秘书必须是一个多面手；办事精明强干，写作“倚马可待”。只有这样，才能胜任随从秘书工作。

(3)复杂性。

随从工作比起机关的日常辅助工作要复杂得多，无论是领导公事出访、商务调查，还是同外宾会见、会谈，处理突发事件等，都要碰到各式人等，他们的立场、观点、利害关系各不相同，他们反映的情况有真知灼见，有虚情假意，有实事求是，有表面文章。在觥筹交错之际，可能隐含着某种谋划，在鲜花礼品之中可能给领导出了难题，等等。

顶尖秘书要有充分的思想准备，保持清醒的头脑，冷静、机灵 地处理各种敏感的问题。

如何做好领导的随从要求 在许多居政府要职的高级干部出访或外出巡视的过程中，往往有一大批文秘人员需要作为政府随员，紧随其后，从事各种准备和接待纪录工作。这些文秘人员由于处在重要位置，往往对其有着更高的道德要求。这包括如下几方面：

(1)忠于职守。

随从秘书忠于职守主要包括三个方面的内容：

一是忠于国家和民族的利益，具体的则是忠于本部门、本单位的利益。

二是热爱随员工作，对本职工作认真负责，一丝不苟。

三是恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权，不以“准首长”自居，更不能狐假虎威。

(2)严守机密。

由于随员秘书可以参与领导班子的各种会议，又负责各种机密文件的起草和保管，因而随员秘书工作具有高度的机密性。同时，随员是工作在领导身边的人，是“消息灵通人士”。

所以，作为随员秘书，应严守党和国家的机密，既使是本单位的经济情报也不能泄露。

另外，随员对领导尚未决定的关系到群众利益的事，如住房分配，工资调整，工作调动，出国访部等等也不应泄露。

严守机密还包括不看、不听、不记自己不该知道的机密。(3)廉洁奉公。

在跟随领导人下基层时，随员秘书不能以权谋权，收受贿赂，不得寻找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，应自觉做到廉洁奉公。

(4)按领导意图办事。

领导意图，是指领导在指导其所控系统实现目标过程中所提出的意见。领导意图的表达方式，可以是命令，也可以是指示、决定、交办意见；既可以是口头形式，也可以是书面形式。

随员工作只能体现领导的指导思想，不能离开领导意图搞个人的发挥、想象。

其中，随员秘书可以提建议、提想法，思想可以活泼，考虑问题可以开阔些，但不能用不符合总意图的想法干扰领导的思路和决策。

3．随从事务的工作程序

随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访(出县、出省、出国)。随从事务，往往内容不同，时间有短有长，但其工作程序都大致相同。以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段：

(1)准备阶段。

当领导确定出访后，顶尖秘书要在出发前做好充分的准备工作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。

①思想准备。

顶尖秘书要了解： 1)出访的意图、目的。2)出访的内容和重点。3)邀请单位和对象。4)参加出访的有关人员。5)出访的大致日程安排。

6)希望邀请单位做哪些准备工作等。

②组织准备。

顶尖秘书要做到：

1)根据领导指示拟制出访方案。2)通知有关部门确定参加的随从人员名单，并进行编组和分工o 3)组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务。

4)印发出访方案和日程安排。

5)与邀请单位联系，使其有所准备。

③资料准备。

顶尖秘书要收集：

1)邀请单位的历史沿革：领导班子：当前工作情况及评价的资料。2)同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件。3)同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料。

4)出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资 料。

④物质准备。

秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等日常用品。(2)出访阶段。

①做好组织安排。

领导出访免不了有察看现场，召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。

②主动提出建议。

在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。

③及时同单位联系。

领导出访期间，秘书要同原单位及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时告知单位，使单位留守领导者掌握外出领导的动态。同时也要从单位内部获取信息，使外出领导及时了解有关的重要指示，以及原单位的工作动向，保证领导信息灵通，以利实施不问断的指挥。

④处理好日常事务。

随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做到事半功倍，提高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。(3)结束阶段。

随从秘书要做好出访活动的善后工作，这个阶段主要有：

①做好返程安排。

联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。②整理调查资料。‘

回单位后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。

③抓紧有关问题的落实。

在出访时，领导答应办的事，回单位后秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实，做到言而有信，件件有着落，事事有回音。④报销差旅费。

随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。

⑤回顾总结。

随从秘书要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。秘书在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的威信。执行政策，遵守纪律。谦虚谨慎。平易近人。为领导、也为秘书自身树立良好的形象。

在许多时候，顶尖秘书需陪同领导出访客户。这时候，领导和秘书的配合程度直接关系到单位的形象，作好陪同是对秘书的基本的要求。

领导在商务出访中，有重要的契约或接受订货时，秘书必须与领导同行。．

客户和领导有直接的关系时，作为秘书，应该站在辅助的地位，和客户初次见面时应该亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个好印象。在整个谈话过程中，要不卑不亢，给人以良好的感觉。

当客户和领导谈话时，陪同的秘书应该细心地倾听。如果对方有问题问秘书，秘书要直接或间接地征询领导的意见，然后给对方以满意的回答。

谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，顶尖秘书就要适时地从中打圆场。

在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所影响，应尽宾主之仪，亲切地道别，不要让对方有这样的评价：“这个公司上下怎么一点礼貌都不懂。”或是：“这个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了个这么不懂礼仪的陪同。”。

如果领导访问的对象也是秘书自己所熟悉的。这时，顶尖秘书首先要注意的是不要“越位”，应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场，使领导有多讲话的机会。

在领导与客户商谈时，顶尖秘书应该注意领导的谈判技巧和应对方法，并且要灵活掌握气氛。

(1)气氛过“热”时，适当地“降温”。(2)气氛过“冷”时．不时地“加温”。(3)适度地转移话题。解除尴尬。

顶尖秘书在领导谈话时，不能一味骑墙。尽管商谈是为了本公司的利益，但是，应讲究方式方法。

比如。当领导谈判时进一步向对方提问时，秘书可以若无其事地推动；当领导谈判的内容不当或有必要进行更正时，秘书应该很有默契助领导一臂之力。

由于秘书同客户也是旧相识，因此，秘书不要过多地同领导联系以求占得上风。因为这样会使对方提高警觉，产生戒备之心，对双方的相互沟通无益。况且，有领导在场，秘书也大可不必过多地参与商谈的主要内容，领导心中自然是有数的。

在陪同领导访问客户时，秘书积极地配合他们，尊重他们，不仅能增进上下级的关系，在客户眼中看来，也会认为这位秘书是一个应对得体的好“幕僚”，从而提高领导和单位的信誉。

秘书随领导外出应禁忌什么

(1)忌摆错位置。

随从秘书要时刻牢记自己是为领导服务的，是普普通通的机关干部，只有服务、保障、指导下级单位工作的义务，没有争名利、搞特殊的权利，更不能借工作之便谋取私利，或借领导之名狐假虎威，应严于律己，遵守职责。

其中，顶尖秘书要特别防止三个问题：

①身价过高。

秘书比领导还难见，比领导还老大，比领导还难说话，盛气凌人，居高临下。

②欲望太强。

为领导办公事顺便给自己办私事，领导享受什么待遇自己也第十篇顶尖秘书如何安排领导出行 ．想攀比。③胆子过大。

未经领导许可，对有关问题擅自作主，随意表态，甚至打着领导的旗号，假用领导名义，违反规定，拉关系，走后门，搞不正之风。(2)忌作风随便。

随从秘书必须有良好的思想作风、工作作风和生活作风。大处着眼，小处着手，时时处处严格要求自己，在领导身边工作应该给群众树立起一种端庄可敬、朴实无华的好形象。

其中，顶尖秘书要克服这样一些毛病：

一是在领导面前毕恭毕敬、曲意迎合，背后却敷衍了事，甚至犯自由主义。

二是对下级反映的问题不冷不热，甚至不屑一顾，或故意拖延，或曲解汇报。

三是装腔作势。喜欢在群众面前出风头，在领导面前争彩头。领导讲话时随意插话。

四是对领导过于随便，拍拍打打，乱开玩笑；而在群众面前则口出狂言，不拘小节。(3)忌动作懒散。

随从秘书办事应迅速果断，干净利落，说走马上出发，说停可就地安顿，对领导交办的事，要件件有着落，事事有回音，既紧张快速，又有条不紊，不能拖泥带水，漏洞百出。

以下三种情况是随从秘书应该避免的：

①动作拖拉，慢条斯理，不慌不忙，让首长为你操心。

②生活懒散，丢东忘西，睡眼惺松，让首长为你操劳。

③工作被动，眼中无活，拨拨转转，让首长为你服务。(4)忌反应迟钝。

随从秘书需要独当一面地开展工作，必须头脑机灵。思维敏捷，反应快速，能够准确理解领导意图，熟悉领导的工作特点和生活习惯，积极主动地完成工作任务。

一般来说，领导对随从秘书最不能容忍的有四条，顶尖秘书应力戒之：

一是对已经交待得很清楚的事项，理解不了，不能举一反三，执行结果走样。，二是与其研究问题，没有独到见解，观点含糊不清，语无伦次，只会出馊主意，帮倒忙。

三是该汇报的情况迟迟没有着落。

四是说话办事不分时机和场合，用得着时不在位：该回避时不离开，说话不着边际，办事不分轻重，关键时刻躲躲闪闪，处理问题没有棱角。

六、随领导出国

顶尖秘书随领导出国，一般来说，有如下工作要做：

1．审查选定最佳旅程表

顶尖秘书一般应根据情况编制几个旅程表方案，供领导选择。领导选定最佳方案后，秘书要打印成文。

2．准备好必须携带的文件资料

要根据旅行的目的要求，为领导准备随身携带的各种文件，如讲演稿谈判、合同、协议书、科技或产品资料以及目的地或与国家的指南等，同时还需为领导提供有关国家的风土人情及各种礼节，使领导到达后开展活动圆满顺利。

3．经办旅行的各种必要手续

顶尖秘书经办各种手续主要包括六项内容：撰写出国申请；办理护照；办理签证；办理“黄皮书”；办理出入境登记卡；订购机票、车船票。(1)撰写出国申请。

出国申请一般包括以下内容：

①出国事由。②出国团组的人数。

③出国路线及外方所在国名称。

④出国日程安排。如出国时间、在国外活动时间、地点、回国时间等。

申请文书后面附出国人员名单(写清姓名、年龄、性别、职务、职称)以及外方所发的邀请函(副单)。

(2)办理护照。

护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明。凡出国人员均应持有护照。出国前要凭护照办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照购买国际航班机票和住旅馆。任何国家都不允许没有护照的人进入其国境，对护照的检验很严格。在国内，外交、公务和因公普通护照，由外交部及其授权机关(各省、市、自治区的外事办公室)办理。在国外则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。

顶尖秘书在办理护照时应注意几个事项：

第一，携带有关证件。

这主要包括主管部门的出国批件，出国人员政审批件，所去国有关公司的邀请书等文件。

第二，认真填写有关卡片和申请表。

第三，拿到护照后，再认真检查核对每位出国人员姓名、籍贯、出生年月和地点。

要检查护照上的照片姓名是否与本人一致，有无授权发照人的签字和发照机关的盖章；发照日期和有效期有无问题，使用旧护照再次出国者更应注意其有效期，若已过期，必须申请延长，出国人员是否在持照人栏目上签字，其中秘书代签亦可。

护照万一遗失，应立即向当地公安局挂失查找，若查找无获，则立即申请补办。(3)办理签证。

护照办理好后，再申请所去国家(地区)和中途经停国家的签证。

签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。签证一般可在护照上进行，也有的在其他身份证件上。如果前往未曾建交的国家，则用单独的签证与护照同时使用。我国的签证一般在护照上签。

前往国的签证一般可持国外邀请书，或有关国家移民局的允许证等，通过中国旅行社签证代办处办理。

取得签证后，顶尖秘书要注意两点：

第一，注意签证的有效期及证明机关是否签字盖章。

第二，若由于种种原因签证已过期失效，在国内重新申办延长，在国外应通过我驻外使馆或自行由驻在国有关当局办理延长手续。(4)办理“黄皮书”。

“黄皮书”即“预防接种证书”，因为它的封面通常是黄色的，所以惯称“黄皮书”。

为防止国际问某些传染疾病的流行，世界卫生组织正式通过的《国际卫生准则》规定，入境者在进入一个接纳国的国境前，要接种种牛痘、霍乱、黄热病的疫苗。

我国的黄皮书由卫生部统一印制，各省市卫生检疫站负责签发和注射疫苗，初次出国者，持单位介绍信前往办理，已有黄皮书需要复种者可凭黄皮书进行。(5)办理出境登记卡。

在办妥上述各项手续后，秘书再携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出国登记手续。

(6)订购机票(车，船票)。

机票一般分为正式、优待、特殊三种：按等级分有一等票(F)、经济票(Y)、公务票(c)；按旅行路线的状况可分为六种：单程、往返程、环行、环球、分支旅行、断路旅行等。

在国内买机票时，须在中国民航所属的售票处先填写旅客订座单，待所属航班的机票订妥后，按约定时间，持护照和票款取票。

在填订座单时，若领导(或其他出国人员)已选好航班、等级，并确定了出发日期，就按计划填写；如果事先设计划好，秘书先填写出国人员姓名、年龄、职称、性别、国籍、护照号码、航程、等级，其余项目可讲明要求，请售票处人员参谋帮助填写。

取得机票后，应仔细核对：

①各票本上的每张乘机联上的姓名、外文拼音要正确，要与护照、签证和黄皮书一致。

②每张乘机联的右上角应有出票航空公司印章和开票人签字及出票日期。

③整个行程中所需各段机票应齐全，即乘机联上的黑粗线框是否把旅途中各点都包括进去，每个黑粗线框内的“预定”栏各项是否和自己的计划一致、正确。

④在“订座情况”一项中，“OK”字样表示机座已订妥，“RQ”则表示不被确认。

遇此“RQ”，秘书或更换航班，或继续争取。

⑤核对票价，看计算是否有高低之错。

高了多花钱，低了到国外还要补钱，一旦换票，就很费周折，应事先杜绝。

⑥如果机座是国外有关机构代为订妥，在国内购票时要向售票处说明，请求开票时把座位一项空出不填，以免在需要改变航班时麻烦。

⑦机票不能涂改，如售票处开票时写错，应请求重开，否则在涂改处盖公单，并注说明。

如果乘坐的是国际列车，秘书应携带出国人员的护照、签证、黄皮书等证件到北京中国国际旅行社办理购票手续，在北京火车站上车。

如果需坐船出国，秘书可携带出国人员的护照、签证、黄皮书等证件到中国外轮代理公司所属公司办理船票。船票只适用本船票上注明的船名、航次日期的班轮。无论什么原因，一旦误船，船票作废，不退票款。所以秘书要提醒领导不要误船o(7)保险。

保险，顶尖秘书可以通过代理人直接由保险公司安排。保险主要是适用于意外事故，医疗及行李丢失等。

第三篇：B07065 顶尖秘书

顶 尖 秘 书

要吃透“三情”，当好参谋

秘书可以根据自己的分析研究，对观点相同的，提出赞同的意见；对观点基本相同的，在论述上予以完善；对观点不同的，提出来与领导切磋，或说服领导，或暂时谁也不能说服谁，等以后再去认识。这种情况不仅表现在调查研究中，也表现在起草领导的讲话稿和对基层工作的分析研究中。

要善解矛盾，当好助手

有些同志和领导本来就有过矛盾，思想上有成见；或是由于别人挑拨，对领导产生了误会；或者是领导对这些同志产生了隔阂，当这些同志找到秘书，想与领导谈时，秘书应该更热情地接待他们，精心地加以安排，看领导有无时间，心情好坏，事先给领导提醒一下，让领导心平气和地与来人交往，以保证谈话成功，消除误会，化解矛盾。

当有些同志在某件事上做错了，遭到领导过火的批评，甚至由此掩盖了这些同志在其他方面做出的贡献、取得的成绩时；或者是一些同志很能干，工作有突出成绩，群众有好评，领导又不熟悉这些同志时，秘书就要寻找机会，在领导心情愉快、与秘书无拘无束闲谈时，把这些同志的真实情况和自己的看法谈出来，使领导对这些同志有更全面的认识。反思总结改过，不背思想包袱

作为顶尖秘书，既要有知人之明，更要有自知之明。受到领导批评时，顶尖秘书这种心理容量表现在：

①要有海纳百川的胸怀，想得开，放的下，善于反思总结，正确地找出错误的原因，不背思想包袱，特别是工作不能懈怠，应始终保持健康豁达的心境。

②切忌小肚鸡肠，把批评闷在心里，怕失去领导信任，患得患失，造成心理不安，影响工作。

③要谦虚谨慎，严以律已，有敢于“过”的勇敢和诚意。

“人非圣贤，孰能无过”。只要勇于改正，以实际行动弥补过失，是会得到领导理解和信任的。

④由于领导决策不当或别的原因使秘书在工作中出现失误或遭受挫折时，秘书也应该适时恰当地揽“过”，主动承担自己在执行过程中的责任，以宽领导之心。

如果秘书有错不认错，固执己见，或当面好好好好，背后我行我素。那么，久而久之，秘书就不能适应领导，最终很可能“不欢而散”。

顶尖秘书的良好意志力是什么

顶尖秘书的良好的意志力可以包括以下几个方面的内容：

⑴心灵的抗击能力—耐受力。

⑵宽广的心灵—爱的能力。

⑶果敢的决断力—决策力。

⑷高度的权威性—威慑力。

⑸心灵的车闸—自制力。

如何锻炼意志耐受力

培养良好的耐受力，顶尖秘书可以从以下几条坐起：

⑴从身边小事做起，磨练自己的意志。

⑵耐心等待，不要急于求成。

⑶面对失败说：“再来一次”。

⑷敞开心扉，与人接触。

⑸注意调节身心，不为一时所困。

⑹认清目标，为目标奋斗。

⑺勤奋付出才有所获。

顶尖秘书应当先把由各个渠道来的方案集中起来，逐个进行研究，把类型相同的方案经取长补短后合并为一个，把没有什么价值的文字排除掉，最后确定若干个比较可行的方案提供给领导研究。

第四篇：《顶尖秘书》 第一篇 塑造顶尖的个人形象

顶尖秘书

一、顶尖秘书的穿着打扮要注意分寸

顶尖秘书的形象首先来自外在的穿着。

在信息社会的今天，许多人是通过电视、报纸、杂志等大众宣 传媒介来认识秘书的。然而，无论是在那些令人扑朔迷离的电视 剧中，还是在那些情节波澜起伏的连载小说里，人们看到的秘书大 多是一些身材修长、容貌姣好的年轻女郎。她们穿着时髦，身手不 凡。在现实生活中，秘书果真都是如此吗? 其实，大多数秘书都是男性，并且他们比较注意自己的外在形 象，这是为什么?其实道理很简单。因为，虽然秘书主要是从事一 些日常性的服务工作，但是他们是领导的助手。

因此，秘书对衣着打扮不可以非常随便，秘书在衣着打扮方面 一定要注意分寸。

一般来说，顶尖秘书的穿着打扮有如下原则：

1．要注意外在形象的穿着

大多数领导对自己的形象是很注重的。他对自己秘书的穿着 也有一定的要求。没有一个领导会希望自己的秘书是一个蓬头垢 面，形象龌龊的人。因此，顶尖秘书，必须讲究自己的穿着打扮，穿 衣不可太随便。

(1)要注意衣服的面料，不能低档。(2)要合体，不能太牵强。

(3)要体现工作特点，不能花俏，也不能太没品味。

2．保持大众化

顶尖秘书穿着要有档次，但又要大众化。

大多数时装都是很美的，它们是现代物质文明进步的表现。但是，秘书不能赶时髦，也不能把自己弄得太洋气，尤其是女秘书 不能弄得自己浑身珠光宝气。

保持大众化是秘书工作本身的要求。t 秘书大部分时间是与领导打交道。一般来说，领导的年龄偏 高，他们在服装观念上的更新不如年轻人快。所以，秘书在穿着上 注意大众化，在形象上更易获得领导的心理认同。

评价一个人长得美还是长得丑，都是相对的，因为客观上没有 统一的标准，每个人都有自己的主观审美意识。但是，美有一条原 则，那就是必须合乎自然，如果过分打扮，显得鹤立鸡群。这与秘 书工作的从属性不相符合。因此，大众化的打扮又能显得更加自 然。

秘书的衣着打扮不仅要与自己的体形、性格相称，而且要与工 作环境所需要的气氛相协调。

3．切忌标新立异

在穿着打扮上，顶尖秘书还要注意不能标新立异。

秘书可以穿一些时兴的衣服，但不能显得很特别。穿得太显 眼，让人觉得与工作所需的宁静气氛不协调。

这尤其是在党政机关，是秘书穿着的大忌。在公司里，有专门适应科室工作的统一制服，秘书最好应穿制 服。女秘书可再略微化妆。

许多的女秘书喜欢穿各种时兴的服装上班。这样虽能给她们 的妩媚增添了一种现代的潇洒，但是，必须适可而止。

4．保持清洁与健康

对于一个顶尖秘书来说，在穿着上，必须注意清洁卫生，保持 健康外形。秘书要勤洗澡，勤换衣服，保养好自己的皮肤和头发。

要保持健康，顶尖秘书平时要注意以下4点：(1)不偏食，营养适中。

这是健康的基础。(2)经常锻炼。

这是健康的保证。(3)劳逸结合。

这是健康的保持方式。(4)精神愉快。

这是保持健康最有效、最重要的方面。

5．不要戴首饰

女秘书最好不要戴首饰。

因为象耳环、戒指、手镯这类东西太显眼，在接待客人时，容易 分散客人的注意力，与会见客人所需的宁静气氛不和谐。

另外，在给客人送茶时，客人听到秘书的手镯叮当地响，肯定 会感受不好。

男秘书戴首饰更显得不庄重。

6．要注意“配套’’

一般人在打扮时，往往把注意力集中在上半身，特别是把注意 力集中在脸上，但是忽视全身打扮的“配套”。

比如，一些女秘书今天该穿什么样的外套，眉毛描得如何，对 这可能会很讲究，但对于该穿什么样的鞋袜，则可能显得漫不经 ·心。

根据对一些交际观察的结果，在引起别人的注意之后，人家首 先观察的是对方的脸，紧接下来就是对方的脚。

所以，顶尖秘书不能忽视全身衣着的“配套”作用。

假如一位秘书的化妆浓淡适宜，衣服也挺合身，但鞋袜很随 便，这同样会让大家感到不得体。

在过去，只有雨天才穿长靴，而且进屋后要把长靴脱下来放在 门口。现在，冬天喜欢穿长筒靴上班的人越来越多，似乎已成了一 种时髦。作为秘书，最好不要穿长靴上班，而穿那些鞋跟不太高的 轻便鞋。特别是对于女性来说，鞋跟又高又细的话，容易崴脚，这 方面更要小心注意。

还有一点要注意的是，不论男女秘书，都不要穿拖鞋上班。

7．如何选择上班服装

秘书穿什么样的衣服上班，这是一个很重要的问题，因为它不 仅关系着秘书的形象，也影响着秘书的工作。因此，秘书在选择上 班的服装时，必须考虑以下4个因素：(1)是否妨碍工作。

衣袖是否太长，用什么料子做的，会不会影响工作。(2)是否舒适。(3)是否有口袋。

(4)接待客人，是否端庄。

有些秘书因为经常要抄抄写写，所以总爱穿T恤衫上班，图个 方便。但是，穿T恤衫接待客人则显得不够严肃。

一般来说，在党政机关，秘书应多穿西服上班，但西服又容易 弄脏。有些秘书因为要接待客人，所以，要注意干净体面，勤洗勤 换。

在公司，有统一的制服，只要颜色不是太深，秘书也应穿制服 上班。

在外企，现在普遍提倡穿套服，有的是用中长纤维等料子做的 简易西服或西服裙，女秘书可穿上上班，男秘书应以上班西服为 主。．

总而言之，秘书在选择上班穿的衣服时，不要过多地考虑自己 个人的爱好，而应考虑环境和现实的需要。

二、顶尖秘书的举止要优雅

1．站姿要有风度，要得体

在生活中，由于每个人的生活条件、个人习惯、职业特点的不 同，久而久之，形成了各自的站立姿态。顶尖秘书的站姿要有风 度，要得体。

为此，顶尖秘书应克服下列一些不良的站立行为：(1)头部不正，出现习惯性的前伸、侧歪。

(2)缺少脊柱至头顶的上伸悬顶感，身体显得松散下坠，形成 凹胸弓背撅臀。

(3)胸部未能自然地向前上方挺起，造成身体不够舒展。(4)脊柱侧歪，造成一肩高、一肩低，或身体左右倾斜。(5)肩部紧张，形成端肩缩脖。

(6)重心落在脚跟上，形成了挺腹。’

这样不仅站立姿势不美，也是不能持久、稳固站立的主要原 因。

(7)站立时，习惯性地双手叉腰，双臂抱在胸前，两手插入裤袋 或身体倚靠其他物体。

这些形态看上去都是不美的，影响顶尖秘书的举止风度。

2．坐姿要端庄大方

走路、站立的姿势，对一个秘书来说很重要。然而，坐的姿势 也不容忽视。

顶尖秘书坐姿的要求是端庄大方。

在落坐时，首先要注意自己的身高与桌子和椅子的配合是否 协调。要保持脊柱正直姿势的习惯，让自己的精神始终保持振作。

在坐立时，顶尖秘书应注意：

(1)坐时注意不要把椅面坐满，但也不要为了表示谦虚，故意 坐在边沿匕。

①正确坐势的深浅，应根据腿的长短和椅子的高矮来决定，一 般应坐满椅面的三分之二。

②最适当的位置，是两腿着地，膝盖成直角。

③与人交谈时，身子要适当前倾，不要一坐下来就全身靠在椅 背上，显得体态松弛。

④坐沙发时，因座位较低，要注意两只脚摆放的姿势。

双脚侧放或稍加叠放较为合适。

不要一直前伸，要控制住自己的身体，否则身子下滑形成斜身 躺埋在沙发里，显得懒散。更不宜把头仰到沙发背后去，把小腹挺 起来。

(2)入座时，要走到座位前再转身，转身后右脚向后退半步，然 后轻稳地坐下。

就座时，男秘书不可翘起二郎腿，女秘书不可将双腿叉开。坐 时，不可以将大腿并拢，小腿分开，或双手放在臀下，腿脚不停地抖 动，脚尖相对，女士足尖翘起，或把衬裙露出，易招人议论。这是最 不雅观和缺乏教养的坐姿，有失风度。因此，当刚坐时就要注意先 把双脚的脚跟合拢。

女子入座时，若穿裙装，应把裙子下摆稍稍向前收拢一下，不 要坐定后再起来整理衣服。

起立时，右脚先向后收半步，然后站起。

(3)坐下后，背部要挺直，不要像骆驼一样，弯胸曲背。

①椅子如有两扶手时，不要把双手平放在椅子的扶手上，好像 老太婆般安详地坐着，显出老气横秋的样子。

②在与人交谈时，不要将脚跨在椅子或沙发扶手上，或架在茶 几上。

女秘书不能以手掌支撑着下巴。

③忌不拘小节。

坐在写字台或椅背上与人交谈，认为只有这样才能与人拉近距离，其实会毁掉你温文尔雅的风度。

坐在椅子上同左或右方客人谈话时，不要只扭头，这时可以侧 坐，上体与腿同时协调地转向客人一侧。

(4)端坐时间过长，会使人感觉疲劳，这时可变换为左侧坐或 右侧坐。

无论是哪一种坐法，都应娴雅自如，达到尊重宾客的目的，给 宾客以美的视觉感觉。(5)正确的坐姿。

正确的坐姿对坐的要求是“坐如钟”，即坐相要像钟那样端正。除此还要注意坐姿的娴雅自如。

坐姿的基本要领：上体自然坐直。两腿自然弯曲，正放或侧放，双脚平落地上并拢或交叠，双膝自然收拢，臀部坐在椅面的中央。两手分别放在膝上(女士双手叠放在左或右膝上)，双目平视，下颌 微收。面带微笑。

3．走姿要洒脱 有些秘书不重视步态美，或者由于先天性生理不足，后天性的 不良习惯造成不良走姿，而且又不肯下决心矫正，任其自然，逐渐 形成了一些丑陋的步态。

这往往影响秘书的外在形象。

有的秘书走路，总是摇头晃肩、左右摆动，给人以轻浮的印象； 有的人弯腰弓背、低头无神、步履蹒跚，给人以压抑、疲倦、老态龙 钟的感觉；还有的人摇着八字脚、晃着“鸭子”步，这些步态都十分 难看，与顶尖秘书身份不相符合。

顶尖秘书走姿的基本要领是：

(1)行走时双肩平稳，目光平视，下颌微收，面带微笑。

(2)手臂伸直放松，手指自然弯屈。摆动时，以肩关节为轴，上 臂带动前臂，双臂前后自然摆动，摆幅以3口一3，为宜，肘关节略弯 屈，前臂不要向上甩动。

(3)上体微前倾，提髋屈大腿带动小腿向前迈。

脚尖略抬，脚跟先接触地面，依靠后腿将身体重心推送到前脚 脚掌，使身体前移。(4)步幅适当。

一般应该是前脚的脚跟与后腿的脚尖相距为一脚长；行走速 度，一般男秘书每分钟108～llO步；女秘书每分钟118—120步。

男秘书着西装的走姿，在仪态举止方面要体现出挺拔、优雅的 风度，要注意保持后背平正。

(1)男秘书在行走时不要晃肩。

(2)要轻快，敏捷，给人以精明能干的印象。

女秘书在行走时，髋部不要左右摆动。(1)穿高跟皮鞋，应注意保持身体的平衡。

由于脚跟的提高，身体的重心前移，应避免膝关节前屈、臀部 向后撅的不雅姿态。

(2)行走时步幅不宜过大。

不强调脚跟到脚掌的推送过程，要走柳叶步，即两脚跟前后踩 在一条直线上，脚尖略外开，走出来的脚印，像柳叶一样。(3)穿长裙行走时要平稳，步幅可稍大一些。

转动时，要注意头和身体协调配合，注意调整头、胸、髋三轴的 角度，强调整体造型美。

(4)穿着短裙，要表现出轻盈、敏捷、活泼、洒脱的风度。

短裙指裙长至膝盖以上的裙子。行走时，女秘书步幅不宜大。脚步的频率可稍快些，保持活泼灵巧的风格。

4．蹲姿要优雅

女秘书在公共场所拿取低处的物品，或拾起落在地上的东西 时，不妨使用下蹲和屈膝动作，可以避免弯下身和翘臀部；特别是 穿裙子时，如不注意背后的上衣自然上提，露出臀部皮肉和内衣很 不雅观。

即使穿着长裤。两腿展开平衡下蹲，撅起臀部的姿态也不美 观。

三、顶尖秘书要有强烈的生活热情 秘书的形象反映着领导的形象，他的外在形象反衬领导的素 质，内在形象反映着领导的能力。

因此，一方面秘书在衣着打扮上要严格地自我控制。另一方面 秘书要勤奋地工作。

这难道是要求秘书过着像中世纪的清教徒一样的生活吗? 不!事实恰恰相反，它要求每一个秘书尽情地享受现代社会的各 种精神文明和物质文明，使自己业余生活变得丰富起来，从而对工 作保持一种永不衰竭的热情。这才是顶尖秘书外在形象与内在品 质一致的要求。

有些秘书看上去挺忙，一天到晚忙忙呼呼，走路也像跑步似 的。但是，由于这种人在生活里不会自我调节，精神上从不放松，所以他们给人的印象并不好，办事也都事倍功半，甚至没有效率。

这种秘书不仅自己工作干不好，而且由于他们办事咋咋呼呼 的，极容易影响周围同事的工作情绪。所以在一些领导看来，这种 毛手毛脚简直是一种不能容忍的粗野，也是没有能力的体现。

那么顶尖秘书如何避免这种情况，给人一种保持热情的外在 印象呢? 其中的诀窍是：

1．保持自己心情舒畅

为了提高工作效率，秘书当然得加快工作的节奏。但是，加快 工作节奏，并不一定就会有高效率。因此，这就要求秘书在工作过 程中保持舒畅的心情。

只有在心情舒畅的情况下，才能使自己精神放松，紧张的情绪 得以调整，并由此最大限度地提高自己的工作效率。

同是形容办事快，人们常用两个词形容：一个是“干净利落”，一个是“毛手毛脚”。因为前者追求的是效率，后者追求的是速度，所以前者是褒义，后者贬义。而其中的原由就是前者心情舒畅，后 者情绪紧张所致。

因此，秘书在工作中一定要做到心平如镜、从容不迫。明天有 些什么事要做，这些事应该怎样做，要早做安排，胸有成竹。然后，下班以后多放松。

2．自我放松

秘书与领导在一起，工作繁忙复杂，平时很容易紧张。因此，顶尖秘书最忌讳的就是不会自我放松。

一些秘书，一天忙下来已经累得够呛，可是下班回到家中，头 脑里不是想着今天的哪件事没办好，就是想着明天的哪件事不好 办，大脑神经总是处于一种亢奋的紧张之中，得不到休息。甚至第 二天上班还残留着前一天的疲倦。久而久之，秘书的反应就不会 那么灵敏，动作也会开始变得迟钝。对于一个秘书来说，这是一种 最可怕的慢性自杀。

因此，顶尖秘书必须学会自我放松。顶尖秘书自我放松的技 巧有：

(1)以轻松的心态去面对工作，胜不骄，败不馁。

(2)注意家庭关系的处理，使家成为自己下班后休息放松的港 湾。

(3)多与朋友们保持联系，有空参加一些有益的社交活动。(4)业余时间多参加一些体育或其他室外活动。(5)注重心理的自我调节。

四、说话清晰明快

说话的口才是顶尖秘书个人形象的一个重要方面。

秘书的口才既是吸引人的地方，也是他得到领导赏识的地方。有些秘书不仅在说话内容上不占优势，说话方式也会让人觉 得生厌。这样的秘书是难为顶尖秘书的。

1．顶尖秘书说话的魅力要求有哪些

每个秘书说话有其不同的本性，每一次说话会因为说话技巧 的不同而有各种不同的回响、反应。那么，顶尖秘书使对方愿意听 并且谈话达到迷人效果的说话要求，具体而言是什么呢?(1)说话风格明快。

一般来说，人都不喜欢晦暗的事物，即使草木也需要阳光才能 生长。同样，给人阴沉感的谈话，会让人有疑虑、厌恶感及压迫感。顶尖秘书说话要明快，这可以给人做事干练精明的印象。(2)拥有个性的声音。

有的秘书的声音能使人觉得是一种享受。

他们谈话时，非常注意说话的声音，并且说话的声音完全依他 们的天赋、个性、场合及他所要表达的情感而变化。

要做到这一点，是不容易的。必须进行锻炼才可达到。

顶尖秘书可以自我充当对象，把自己的话录下来仔细地听，以 发现自己说话的毛病。通过检查，注意发音的技巧，边改边练，这 样就会不断提高。(3)语气肯定。

语气肯定，可以给人有主见的感觉。秘书的工作是为领导服 务，如能给人以有主见、果决的印象，可以使人觉得这位领导的秘 书很有能力。

(4)学会倾听。

每个人的自尊心都很强。事实证明，一个人往往因为某些微 不足道的事就可能感到自尊心受损。如此一来，会反射性地表现 出对另一方拒绝的态度。因此，顶尖秘书要使他人听自己说话，首 先得先学会倾听。

倾听之后，如果无法在内容上赞成对方的想法，顶尖秘书可以 告诉对方：“你所说的，事实上我本身也曾考虑过。”然后再问对方： “那你对这件事有何看法呢?”将判断的决定权交给对方。

这样说话并不是单纯地保护对方的自尊心，而是承认自己并 不完美的谦虚表现。这种形式可以获得对方的认同。(5)语调变化自然。

自然的声音总是悦耳的。但是，交谈不是演话剧。因此，顶尖 秘书在说话时，无论选择什么样的语调，都应自然流畅，故意做作 的声音只能事与愿违。

一般来说，当交谈的对象不是一个人，而是许多人时，顶尖秘 书应采用以下技巧：

①当前一个人声音小时，你的起点就可以压低声音，做到低、小、稳。

②当前一个音量小时，你的开始句就要略提高嗓门，清脆响 亮，以引起大家注意。(6)思路有条理。

思路有条理，才能表达清晰。表达清晰是思路有条理的外在 表现。

顶尖秘书说话更要讲究思路的条理，否则，罗嗦半天，领导还 听不懂，就会觉得兴趣索然，甚至不愿意听下去。

要做到思路清晰，有条理，技巧如下：

①说话有重点，先主后次。．

②词句要简短，声音果断。

③表达明了清楚，不舍含糊糊。

顶尖秘书如何以清晰的思路让人注意呢? ①当前面的谈话处于争论不休，而且没有头绪时。你站出来讲 话。词句简短。声音果断，可以显得有条理。

②在大众场合下。选择发言的形式时，你的发言最好不要夹在 中间，要么赶在前面。要么最后再讲。力求说个一二三点，以给人深 刻印象。

2．顶尖秘书的说话技巧

(1)要使自己说话又清楚又流利。

说话清楚、流利是一个顶尖秘书口才的基本要求。

一个人讲话表达不清，表明他思路紊乱，还没有定形。那些讲 话磕磕绊绊的秘书很少能够打动他人。

①顶尖秘书如何做到表达清楚。

首先，语言要准确，不用生僻语、口头语，专业术语或俗语的词 语，讲究通俗易懂。

其次，交代简明，有什么是什么，不含含糊糊。

再次，扣紧谈话内容，切忌说冲谈主要内容的空话废话。

第四，重点突出，分清主次，一件事说完再说第二件。

第五，语气自然，不故作深沉。

②顶尖秘书如何提高说话的流利水平。

首先。应该尽量熟悉主题。

每个人都有这样的体会：当自己思考不发生任何迟疑不决的 情况时，要说的话也自动到了嘴边。充分的准备可以增加流利程 度。

因为这能增强说话人的自信心，不害怕畏惧，说话才爽快。

尽量熟悉主题，可以使一位秘书对其有更大激情，这种激情会 使秘书的整个身心都投入到其演说的境界之中。这样，流利也就 不成问题了。

其次，准确的咬字是流利的第二种手段。发音含糊不清是犹豫的一个原因。如果讲话者连续几个地方 都有迟疑不决的现象，他便会感到什么地方搞错了，结果就会影响 说话的流利。

再次。充满热情也是提高流利度的一种手段。

人们在激动时，往往声音变高，语速变快。此时，语言会更加 流利。所以，顶尖秘书在说话时充满激情，可以使自己语言进发，滔滔不绝。

第四。要大声地讲话。

如果站在听众面前怕得发抖，那么大声讲话可以鼓起信心，激 起语言灵感。

第五。迅速地讲话。

当迅速讲话时，思维也会跟着变得敏捷。(2)要使自己的声音更完美。

①注重自己说话的语调。

语调能反映出一个人说话时的内心世界，使他的情感和态度 坦露无遗。

当一个人生气、惊愕、怀疑、激动时，表现出的语调也一定不自 然。从一个秘书的语调中，人们可以感到他是一个令人信服、幽 默、可亲可近的人，还是一个呆板保守、具有挑衅性、好阿谀奉承或 阴险狡猾的人；也可以感觉他是一个优柔寡断、自卑、充满敌意的 人，还是一个诚实、自信、坦率以及尊重他人的人。

因此，无论谈论什么样的话题，顶尖秘书都应保持说话的语调 与所谈及的内容互相配合，并能恰当地表明自己对某一话题的态 度。

一般来说，顶尖秘书的语调应能达到如下目的： 1)向他人及时准确地传递你所掌握的信息o 2)得体地劝说他人接受某种观点。3)倡导他人实施某一行动。

4)果断地作出某一决定或制定某一规划。

5)向人传达可亲、可信、不阴险、不可鄙等信息。

②注意自己发音。

每一个词、每一句话都是由一个个最基本的语音单位组成，然 后加上适当的重音和语调。正确而恰当地发音，将有助于顶尖秘 书准确地表达自己的思想，使他心想事成。

顶尖秘书只有清晰地发出每一个音节，才能清楚明白地表达 出自己的思想。

在说话中，顶尖秘书不良的声音有碍于他展示自己的思想和 才能，将有损于他的形象。

因为如果说话发音错误并且含糊不清，这表明这位秘书思路 紊乱、观点不清，或对某一话题态度冷淡。

值得注意的是，许多秘书经常出现发音错误并养成一种发音 含糊的习惯。他们自以为说话是一种腔调，说话时哼哼哈哈，拖腔 拉调，以此体现自己的与众不同。但其结果可能是适得其反。

因为这种方式会使其他人感到极不自然，从而产生一种本能 的抵制情绪。

③不要让发出的声音尖得刺耳。

每个人的音域范围可塑性很大，有的高亢，有的低沉，有的单 纯。有的浑厚。说话时，顶尖秘书必须善于控制自己的音度。

一般来说，高声尖叫意味着紧张惊恐或者兴奋激动。相反，如 果声音低沉、有气无力，会让人听起来感觉缺乏热情、没有生机，或 者过于自信，不屑一顾，或者让人感觉到他根本不需要他人的帮 助。顶尖秘书应把握不同场合选择不同的音域。

顶尖秘书说话声音高低的技巧是：

1)当想使自己的话题引起他人兴趣时，提高自己的音调。2)为了获得一种特殊的表达效果，可以故意降低音调。3)大多数情况下。，应该是在自身音调的上下限之间找到一种 恰当的平衡。

与音调一样，每个人说话的声音大小也有其范围，顶尖秘书试 着发出各种音量大小不同的声音，并仔细听听，找到一种最为合适 的声音。

④不要用鼻音说话。

在日常生活中，一个人“啊„„哼„„嗯„„”的发音，这就是 鼻音。当一个人用鼻音说话时，发出的声音让听者十分难受。如 果秘书使用鼻音说话，第一次见面时绝对不可能引人倾慕。别人 听起来，他可能似在抱怨，毫无生气，十分消极。

有些秘书将“嗯哼”这种鼻音视为一种时髦的说话方式，但如 果想让自己所说的话更具吸引力和说服力，使自己的语言更加富 有魅力，那就不能使用鼻音。

⑤控制说话的音量。

有的秘书为了强调自己的说话，往往用大声的方法。

声音过大只能迫使他人不愿听他讲话而对他说话的声音产生 讨厌。

其实，当一个人内心紧张时，发出的声音才又尖又高。语言的 威慑和影响力与声音的大小是两回事。

因此，顶尖秘书不能以为大喊大叫就一定能说服和压制他人。

⑥充满热情与活力。

响亮而生机勃勃的声音给人以充满活力与生命力之感。

在工作中，顶尖秘书要向某人传递信息、劝说他人时，把握好 这一点有着重大的影响力。

因为讲话时，一个人如果充满活力和热情，他的情绪、表情同 他说话的内容一样，会带动和感染听众。

⑦注意说话的速度。

在语言交流中，一个人讲话的快慢会影响他向他人传递信息。

如果速度太快，如同音调过高一样，会给人以紧张和焦虑之 感。说话太快，以至于某些词语模糊不清，他人就无法听懂他所说 的内容。

如果速度太慢，则表明一个人反应迟钝，过于谨慎。

顶尖秘书在说话时，应努力保持恰当的说话速度，不要太快也 不要太慢，并在说话时不断地调整，应选择合适的速度以引起他人 的注意，任何情况下都不能吞吞吐吐。(3)怎样掌握说话的节奏。

节奏，即说话时由于不断发音与停顿而形成的强、弱有序和周 期性的变化。

在日常生活中，有的人不考虑说话的节奏。这是顶尖秘书口 才上的大忌。

因为说话时不断改变节奏，可以避免单调乏味。

口才出色的人，对语言的节奏掌握随心所欲。

与他谈话简直是一种艺术的享受。他们说话时引经据典，抑 扬顿挫，诙谐幽默，引人人胜，就像一个出色的钢琴家，将语言的节

顶尖秘书应根据不同场合，选择下面六种语言节奏：

①高亢型

高亢的节奏能产生威武雄壮的效果。声音偏高，起伏较大，语 气昂扬，语势多上行。

因此，顶尖秘书在进行鼓动性强的演说，或叙述一件重大的事 件、宣传重要决定及使人激动的事时，应选择高亢的节奏。

②低沉型。

这种节奏使人得到低缓、沉闷、声音偏暗的效果。语流偏慢，语气压抑，语势多下行。

顶尖秘书用于悲剧色彩的事件叙述，或慰问、怀念等，可用低 沉型。

③凝重型。

这种节奏听来一字千钧，句句着力，而深意省人，蕴味尽出。声音适中，语流适当，既不高亢，也不显低沉，重点词语清晰沉稳，次要词语不滑不促。

用于发表议论和某些语重心长的劝说，抒发感情等时，顶尖秘 书可以选用这种节奏。

④轻快型。

轻快型节奏是最常见的，听来不着力，而多扬少抑。

日常性的对话，一般性的辩论，顶尖秘书都可以使用这种类型 的节奏。

⑤紧张型。

紧张型节奏，往往显示迫切、紧急的心情。声音不一定很高，但语流较快，语句不延长停顿。

这常常用于顶尖秘书重要情况的汇报和必须立即加以澄清的 事实申辩等场合。

⑥舒缓型。

舒缓型节奏，是一种稳重、舒展的表达方式。声音不高也不 低，语流从容，既不急促，也不大起大伏。

顶尖秘书在进行说明性、解释性的叙述，学术探讨等宜用这种 节奏。

以上这六种节奏分别用于不同的场合，不同的环境，但又互相 渗透，有主有辅。顶尖秘书只有适当把握，才能显示出技巧的内在 力量。

(4)顶尖秘书在说话时应避免的禁忌。

有些秘书对语言的节奏毫不留意，将语言当做垃圾，不顾一切 地向别人扔去。他们犯了语言的禁忌。

顶尖秘书在说话时应避免说以下几个方面的“话”：

一是连篇累牍、语无伦次、无的放矢、文不对题的废话。

二是颠三倒四、七拼八凑、文理不通、是非混淆的胡话。

三是荒谬绝伦、子虚乌有、装腔作势、故作高深的玄话。

四是滥用词藻、自鸣得意、吟风弄月、华而不实的俏话。

五是牵强附会、大言不惭、含糊其词、模棱两可的混话。

六是张冠李戴、不着边际、平淡乏味、冗词赘句的空话。

七是言不及义、陈词滥调、千篇一律、人云亦云的套话。

八是无中生有、低级趣味、风花雪月、斗鸡走狗的俗话。(5)怎样培养说话的幽默感。

幽默给人以从容不追的气度，是顶尖秘书成熟、机智的象征。

一个顶尖秘书掌握下列幽默方法，就可以成为幽默专家。

①沉住气，欲擒故纵。

当叙述某件趣事的时候，不要急于显示结果，顶尖秘书应当沉 住气，要以独具特色的语气渲染戏剧性的情节，显示幽默的力量。即在最关键的一句话说出之前，应当给听众造成一种悬念。

假如迫不及待地把结果讲出来，或是通过表情与动作的变化 显示出来，那就像饺子皮破了一样，幽默便失去效力，只能让人扫 兴。

②运用恰当的语言技巧o 1)要注意每一次停顿、每一种特殊的语调、每一个相应的表 情、手势和身体姿态，使它们成为幽默的标点。

2)重要的词语应加以强调，要利用重音和停顿，注意用以声传 意的技巧来促使听众去思考，加深听众的印象。

③语言要风趣幽默。

有的秘书肚子里堆满了多少可乐的笑话和俏皮语言，但是却 不能体现出幽默之处，因为他常常是不加选择地一个劲儿地倒出 来。

顶尖秘书应讲究语言的幽默风趣。

讲究语言的风趣幽默，一定要根据具体对象、具体情况和具体 语境来加以运用，而不能使说出的话不合时宜。否则，不但收不到 谈话所应有的效果，反而会招来麻烦，甚至伤害对方的感情，引起 事端。

④幽默要有度。

有些秘书在做说服别人的工作时，运用幽默过多，常常是笑话 接笑话，连篇累牍，就像连珠炮一样。

这样一来，谈话既不严肃，内容又往往会脱离主题，难以实现 说服别人的目的。对方听起来，也会感到云山雾罩，不知道他究竟 要说什么。

⑤自己先不要笑。最不受欢迎的幽默，就是在讲什么笑话之前和之中，或是刚讲 时，自己就先大笑起来。自己先笑，只能把幽默给吞没了。

顶尖秘书的幽默，最好的方式是让听众笑，自己不笑或微笑。

这就是说，采取“一本正经”的表情和“引入圈套”的手法，才是 发挥幽默力量的正确途径。

⑥要巧用风趣幽默。

在每次讲话结束的时候，顶尖秘书最好能激发全体听众发自 内心的笑。

要达到这种效果，顶尖秘书不妨试一试，用风趣的口吻讲个小 故事或说一两句俏皮话、双关语或是幽默的祝愿词。

这些都是很妙的结尾。

总之，要设法让听众在笑声中说“再见”，让听众面带笑容和满 意之情离开会场。

⑦用幽默化尴尬。

作为一位秘书，在与别人的交往中必然也会发生一些不必要 的尴尬，在这样的情况下，如果能从容地开个玩笑的话，紧张的气 氛就能消失得无影无踪，而且对方还会被他的魅力所吸引。

善于幽默的秘书，大多能把幽默的力量运用得十分自如、真实 而自然。当他开玩笑时，别人不会感到耸人听闻，或是哗众取宠。而只是给予欢乐。顶尖秘书应该是善于幽默的人。

第五篇：秘书如何安排工作

做为一名新进秘书，只要每次做好上级交代的各项工作，便算是完成任务，什么也不必多想，最重要的是谨守本份，逐一完成差事。可是到了第二年或第三年，就再也无法如此轻松。不但责任范围扩大，工作累积繁杂，往往每天加班还不见得能够做完工作，结果不是事情没有办完，便是错误不断。既然如此怎么才使工作顺利进行呢？答案很简单，从一开始便做到计划的调配，即有条不紊的安排一切，以便循序渐进的完成工作。

1、掌握工作的整体情况：若是忽略了这一点，而错把目光集中于特定细节，会忽略真正重要的部分。惟有对工作有通盘的了解，才能进行有效率的规划。

2、善于借助他人的力量：这里指的是他人，包括后辈、资深同事和上司等，借助他人的力量运用在工作上。为了便于得到他人的帮助，平时待人处世的态度非常重要。若能建立良好的人际关系，广结有缘，那么办起事来自然方便许多。

3、了解自己的实力：譬如准备熬夜是否能完成工作，需要多少睡眠才能恢复精神等等，知道自己的能力极限，方可有效地建立工作进度表。

4、尽快完成他人的委托：受人之托，忠人之事，虽然不一定属于自己的工作范围，但是与其浪费时间，不如尽快完成，一方面表现自己的责任感，另一方面也可让对方相信你确实为他尽心尽力。来源：秘书高效率工作手册