《顶尖秘书》_第十篇_顶尖秘书如何安排领导出行

第一篇：《顶尖秘书》_第十篇_顶尖秘书如何安排领导出行

一、领导出差，秘书须做哪些准备

领导经常出差，而且有很多出差任务是临时决定下来的。

不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长期出差，在每次出差动身之前，秘书都要为领导做大量的准备工作。如安排日程、预订机票船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用品、预支差旅费，准备必需的文件资料和领导在各种不同场合的发言提纲等。如果与领导同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好生活上的助手；如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工作。

领导要去出差。那么，出差的目的是为了什么呢?秘书在为领导草拟出差日程表之前，一定要弄清这个问题。领导出差，顶尖秘书应做的准备工作有：

1．订出周密的计划

顶尖秘书为领导做出差准备，一定要细心周到地做好计划。如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给领导，也会给自己出不少麻烦。对于出差过程中的每一项日程，顶尖秘书都要预先像放电影一样让每一个情节在自己的头脑中出现一次。

要作好这项工作，首先必须知道领导此行的目的，否则，不可能订出周密详细的计划。

2．与对方秘书联系

不管领导是去开会、出访还是应邀去参加研讨会，或是为了洽谈具体的业务，秘书一定要事先与对方的秘书联系，把活动的时间和地点约好。

领导是坐火车去还是乘飞机去?是星期一下午动身，还是星期二早晨动身合适?除去参加会议或洽谈业务外，有没有其他事要办?还有没有其他东西要准备?对于这些问题，顶尖秘书预先要拟一个提纲，找个时间向领导作个专题汇报。

领导可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修改。

日程表排好之后，顶尖秘书要多复印几份，给领导、给在家负责日常工作的领导及有关人员各送一份。安排日程的时候，在时间上一定要留有余地，特别是第一次去的地方，更是如此。其中，这个余地是相对的，不能让领导闲得无聊，浪费时间。

如果要去游览观光，最好安排在空闲时间进行。在与对方秘书联系的同时，还可以通过其他的渠道，了解一下对方所在地的环境、气候、街道等方面的情况，这些对安排日程表也有重要的参考作用。

如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站，或者什么时候登门拜访对方，这些细节问题，顶尖秘书都要事先考虑好，因为这往往容易影响领导本人的形象。

3．预订车票

在准备预订车票(或机票)的时候，一定要查用最新的列车时刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的车次，稍不留心，就会订不上。

各机关单位和公司对出差的待遇都有不同的规定。比如，按规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的。因此，秘书在预订车票和机票之前，一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待遇。

预订车票时，最好选择直达车。因为出差途中，最麻烦的就是换车，倒来倒去，稍不注意，就会误车误点。所以能直达的就最好不要换车。如果是在大站换车，在时间上一定要安排得宽裕些。

为了预防意外，顶尖秘书在日程上要注明其他交通工具，如飞机、轮船起飞、起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘其他交通工具。

从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的办法，及如何使用支票，如何兑换外币，等等。这样，就能保证领导工作的顺利。

4．安排住宿 领导出差，安排住什么样的旅馆，一般顶尖秘书都要根据领导个人的爱好和习惯来决定。有饷领导喜欢住清静优雅的小旅馆；也有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店；有的喜欢住单人房间；有的则喜欢两人合居一室。秘书对此要弄清楚，并事先联系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本单位的办事处或子公司，或自己的事务所的话，就请他们为自己联系安排住处。没有的话，就请当地旅游或交通部门介绍。没有什么特别的情况，不要去找自己的客户或代理商。

因为顶尖秘书一去找他们，他们就热情地邀请住到他们那里去。他们越是热情，给他们带来的麻烦就越多。

整理好随身携带的用品

领导出差要随身携带哪些东西，顶尖秘书一定要替领导想好。因为如果出差是远行，忘了带什么东西必须要回来取的话，那就要误事。临动身之前，顶尖秘书要把领导随身携带的东西按公与私分别列个清单，给领导看看有什么遗漏。

领导出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动日程表、地图、交通图、照相机、收录机及一些备用品。如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等。

但是，顶尖秘书在准备这些东西时，不能这也想带，那也想带，带得太多反而麻烦。随身携带的只能是必需的，可带可不带的就尽量少带。

6．临行前的工作安排

秘书一方面为领导出差作准备，但在另一方面也要让领导对

其工作做个安排。领导要出差了，特别是出差的时间比较长，各部门来请示的人肯定会增多，送上来的请示报告也会增多。在这时，顶尖秘书要注意安排好领导的休息，不要让领导带着满身的疲倦和牵挂去出差。比如，在动身前两三天，与有关部门打个招呼，把一些定期的汇报材料先缓一缓，待领导回来后现看。

二、领导动身的当天该做什么

动身那天，顶尖秘书应做的工作有：

1．安排送站的车

不论领导是从单位走还是直接从家里走，秘书都要安排好送站的车。

2．检查所坐的车次或航班

最后检查一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机因气候不佳而误点的情况经常发生。如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询问一下当天的航班情况。

3．检查是否有遗漏

动身之前，一定要再仔细检查一下领导是否有什么东西忘记带了，如果有，迅速补上。

4．通知好对方

起程之后，或把领导送上火车或飞机之后，就要立即打电话通知对方接站的时间。特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将新的变化告诉对方。

三、随领导一起出差

顶尖秘书随领导一起出差时，主要的工作和任务有：

1-在车内

在车里，秘书的位置不能离领导太远，稍稍往后靠一靠就行了。秘书的主要职责是照看好行李。

2．出站时 火车到站时，秘书要提着行李先下车。如果对方有人来接站时，就要先找到对方接站的人。找到对方接站的人之后，不要自作主张地代表领导向对方表示感谢，而是先把领导介绍给对方，由领导出面表示感谢。只有当对方也是秘书来接站的情况下，自己才可以向他表示感谢。

在出站时，不要麻烦对方给自己提旅行包。如果对方非常热情，一定要帮自己提，也不能太固执，因为在大庭广众之下宾主推来推去实在不雅。

但是，秘书自己不能两手空空，无论如何也得象征性地提点东西。同样的道理，也不能让对方的秘书两手空空，使领导觉得对方的秘书一点也不热情。

3．注意回避

当领导与对方寒暄的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回避。但是，上车后和开始正式会谈时，就不能显得太呆板了。

在久别重逢等场合，领导们也许会有说不完的话，从花开花落一直谈到人世沧桑。在这时，为了按预定时间进行活动，顶尖秘书一方面要向领导示意时间已经过了，另一方面也要注意提醒对方的秘书。

到了出差的最后一站，就要向单位汇报出差的情况，在这时，一定要附带说明有多少行李，以便届时单位派车来接站。

4．出差回来后

随领导出差回来之后，顶尖秘书有许多事情要做，如出差总结报告、报销差旅费、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把给对方的感谢信发出去。如果自己没有与领导一起出差，那么，就以领导的名义写；如果是与领导一起出差，也可以自己的名义向对方的秘书表示感谢。但是，即使是如此，也不能只打个电话就算了，一定要写成书面的感谢信。然后。应该写出出差总结报告。

总结报告主要是把出差的经过和结果写出来，交给有关部门传阅。出差总结报告，各单位一般都有统一固定的格式。如果秘书没有与领导一起出差的话，那就先听听领导的介绍；如果秘书与领导同行，就根据自己的记录和参考领导的谈话记录去写。

再次，要报销差旅费。

应将车票、住宿费等费用列出来，填好报销单，如果还有其他额外支出，也要写成支出报告，请领导核实之后，送财务部门报销。

四、领导走后，秘书在家的工作

如果秘书没有随领导一起出差，停留在单位，他在工作也还有很多。

1．检查领导遗漏的东西

给领导送站回来后，顶尖秘书还应对检查领导是否还有遗漏的东西，如果突然发现办公室桌上还有一份文件，是明天领导和对方签订协议时用的。千万不能惊慌失措，而是要想办法把它给领导送去。办法是：

一是用传真机传送过去。因为传真机现在已开始普遍使用。

二是航空特快专递。秘书将东西寄出去后，还必须打电话，告诉领导东西已经寄 出。

2．抓住机会学习

领导出差之后，顶尖秘书不要以为自己没有什么事做了。让自己放松放松。应当把领导出差的时间当做一个自学的好机会。平时自己觉得哪些工作不太熟练，哪些方面的知识还比较欠缺，过去没有时间自学，现在就应该抓住这个机会，充实自己。

3．电话的处理

在领导出差期间，如果有客人来电话找领导，顶尖秘书就要认真做好电话记录，把电话的时间和内容记录下来。如果事情比较重要的话，领导回来时，在接站的时候汇报；如果不急，就待领导上班后再说。

如果遇到重大突发事件，要立即向领导汇报。

如果这时领导正在开会或与客户会谈，电话也找不到，这时可以把电话打到宾馆，请对方接电话的人写个纸条，让领导晚上回旅馆后再等自己的电话，或者给自己来电话。

如果事情不是很保密的话，也可以把事情的大致情况告诉接电话的人，请他直接转告领导。

4．领导回来的时候要接站

领导出差回来的时候，秘书一般都要到车站或机场去接站。接站不单纯是因为领导出差劳累帮领导搬搬东西，更重要的是可以加深彼此之间的感情，并且。还可以及时向领导汇报工作。

有的领导责任心很强，他们身在外地却挂念单位的事情，回来后急于想知道自己不在单位期间所发生的一切，特别是出差之前悬而未决的一些问题的处理结果。

在汇报时，秘书不能给领导说得太多，使他有大雨倾盆之感。有些重要的事情不是三言两语说得清的，对于这些事情顶尖秘书可以先写个提纲。如果领导想急于知道详情的话，可以把提纲递给领导。

如果对方有人为领导送站的话，还要打个电话告诉他们领导已经平安到达；如果是客户为领导送站的话，那么在电话里还要向对方表示感谢。

五．秘书如何随从领导出访

1．秘书随从工作有什么特点

秘书作为随从有如下几个特点：(1)流动性。

领导外出活动的流动性同机关内部工作的稳定性形成鲜明的对比，在机关内部，秘书工作有常规可寻，随领导出访随从事务须围绕领导的活动开展。

领导外出活动的时间、地点、环境和内容不断地转移、变化，秘书也应相应地变化，而且要先走一步，加强随从事务的预见性、计划性，为领导的外出活动严密组织、过仔细安排、环环相扣而无疏漏。

(2)全面性。

全面性是指随从秘书承担任务的综合性。

在机关内领导服务有一个秘书班子。其中，各自分工，各司其职。而随从出访秘书则可能是一个人或几个人，不可能如在机关内部那样分工很细，而需进行全面性的综合服务，从生活服务到文字服务，从交通、联络、会见、会谈，随从秘书都要亲自安排，服务到底。全面性的特点要求随从秘书必须是一个多面手；办事精明强干，写作“倚马可待”。只有这样，才能胜任随从秘书工作。

(3)复杂性。

随从工作比起机关的日常辅助工作要复杂得多，无论是领导公事出访、商务调查，还是同外宾会见、会谈，处理突发事件等，都要碰到各式人等，他们的立场、观点、利害关系各不相同，他们反映的情况有真知灼见，有虚情假意，有实事求是，有表面文章。在觥筹交错之际，可能隐含着某种谋划，在鲜花礼品之中可能给领导出了难题，等等。

顶尖秘书要有充分的思想准备，保持清醒的头脑，冷静、机灵 地处理各种敏感的问题。

如何做好领导的随从要求 在许多居政府要职的高级干部出访或外出巡视的过程中，往往有一大批文秘人员需要作为政府随员，紧随其后，从事各种准备和接待纪录工作。这些文秘人员由于处在重要位置，往往对其有着更高的道德要求。这包括如下几方面：

(1)忠于职守。

随从秘书忠于职守主要包括三个方面的内容：

一是忠于国家和民族的利益，具体的则是忠于本部门、本单位的利益。

二是热爱随员工作，对本职工作认真负责，一丝不苟。

三是恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权，不以“准首长”自居，更不能狐假虎威。

(2)严守机密。

由于随员秘书可以参与领导班子的各种会议，又负责各种机密文件的起草和保管，因而随员秘书工作具有高度的机密性。同时，随员是工作在领导身边的人，是“消息灵通人士”。

所以，作为随员秘书，应严守党和国家的机密，既使是本单位的经济情报也不能泄露。

另外，随员对领导尚未决定的关系到群众利益的事，如住房分配，工资调整，工作调动，出国访部等等也不应泄露。

严守机密还包括不看、不听、不记自己不该知道的机密。(3)廉洁奉公。

在跟随领导人下基层时，随员秘书不能以权谋权，收受贿赂，不得寻找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，应自觉做到廉洁奉公。

(4)按领导意图办事。

领导意图，是指领导在指导其所控系统实现目标过程中所提出的意见。领导意图的表达方式，可以是命令，也可以是指示、决定、交办意见；既可以是口头形式，也可以是书面形式。

随员工作只能体现领导的指导思想，不能离开领导意图搞个人的发挥、想象。

其中，随员秘书可以提建议、提想法，思想可以活泼，考虑问题可以开阔些，但不能用不符合总意图的想法干扰领导的思路和决策。

3．随从事务的工作程序

随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访(出县、出省、出国)。随从事务，往往内容不同，时间有短有长，但其工作程序都大致相同。以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段：

(1)准备阶段。

当领导确定出访后，顶尖秘书要在出发前做好充分的准备工作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。

①思想准备。

顶尖秘书要了解： 1)出访的意图、目的。2)出访的内容和重点。3)邀请单位和对象。4)参加出访的有关人员。5)出访的大致日程安排。

6)希望邀请单位做哪些准备工作等。

②组织准备。

顶尖秘书要做到：

1)根据领导指示拟制出访方案。2)通知有关部门确定参加的随从人员名单，并进行编组和分工o 3)组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务。

4)印发出访方案和日程安排。

5)与邀请单位联系，使其有所准备。

③资料准备。

顶尖秘书要收集：

1)邀请单位的历史沿革：领导班子：当前工作情况及评价的资料。2)同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件。3)同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料。

4)出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资 料。

④物质准备。

秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机等日常用品。(2)出访阶段。

①做好组织安排。

领导出访免不了有察看现场，召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。

②主动提出建议。

在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处理的建议。

③及时同单位联系。

领导出访期间，秘书要同原单位及时沟通信息。如将外出领导的活动情况及时告知单位，使单位留守领导者掌握外出领导的动态。同时也要从单位内部获取信息，使外出领导及时了解有关的重要指示，以及原单位的工作动向，保证领导信息灵通，以利实施不问断的指挥。

④处理好日常事务。

随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做到事半功倍，提高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作。(3)结束阶段。

随从秘书要做好出访活动的善后工作，这个阶段主要有：

①做好返程安排。

联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全。②整理调查资料。‘

回单位后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工作、解决问题的建议。

③抓紧有关问题的落实。

在出访时，领导答应办的事，回单位后秘书要及时通知、督促有关部门抓好落实，做到言而有信，件件有着落，事事有回音。④报销差旅费。

随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。

⑤回顾总结。

随从秘书要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书自身的提高不失为一种有效的办法。秘书在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的威信。执行政策，遵守纪律。谦虚谨慎。平易近人。为领导、也为秘书自身树立良好的形象。

在许多时候，顶尖秘书需陪同领导出访客户。这时候，领导和秘书的配合程度直接关系到单位的形象，作好陪同是对秘书的基本的要求。

领导在商务出访中，有重要的契约或接受订货时，秘书必须与领导同行。．

客户和领导有直接的关系时，作为秘书，应该站在辅助的地位，和客户初次见面时应该亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个好印象。在整个谈话过程中，要不卑不亢，给人以良好的感觉。

当客户和领导谈话时，陪同的秘书应该细心地倾听。如果对方有问题问秘书，秘书要直接或间接地征询领导的意见，然后给对方以满意的回答。

谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，顶尖秘书就要适时地从中打圆场。

在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所影响，应尽宾主之仪，亲切地道别，不要让对方有这样的评价：“这个公司上下怎么一点礼貌都不懂。”或是：“这个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了个这么不懂礼仪的陪同。”。

如果领导访问的对象也是秘书自己所熟悉的。这时，顶尖秘书首先要注意的是不要“越位”，应该将自己立于领导和客户之间的中间人立场，使领导有多讲话的机会。

在领导与客户商谈时，顶尖秘书应该注意领导的谈判技巧和应对方法，并且要灵活掌握气氛。

(1)气氛过“热”时，适当地“降温”。(2)气氛过“冷”时．不时地“加温”。(3)适度地转移话题。解除尴尬。

顶尖秘书在领导谈话时，不能一味骑墙。尽管商谈是为了本公司的利益，但是，应讲究方式方法。

比如。当领导谈判时进一步向对方提问时，秘书可以若无其事地推动；当领导谈判的内容不当或有必要进行更正时，秘书应该很有默契助领导一臂之力。

由于秘书同客户也是旧相识，因此，秘书不要过多地同领导联系以求占得上风。因为这样会使对方提高警觉，产生戒备之心，对双方的相互沟通无益。况且，有领导在场，秘书也大可不必过多地参与商谈的主要内容，领导心中自然是有数的。

在陪同领导访问客户时，秘书积极地配合他们，尊重他们，不仅能增进上下级的关系，在客户眼中看来，也会认为这位秘书是一个应对得体的好“幕僚”，从而提高领导和单位的信誉。

秘书随领导外出应禁忌什么

(1)忌摆错位置。

随从秘书要时刻牢记自己是为领导服务的，是普普通通的机关干部，只有服务、保障、指导下级单位工作的义务，没有争名利、搞特殊的权利，更不能借工作之便谋取私利，或借领导之名狐假虎威，应严于律己，遵守职责。

其中，顶尖秘书要特别防止三个问题：

①身价过高。

秘书比领导还难见，比领导还老大，比领导还难说话，盛气凌人，居高临下。

②欲望太强。

为领导办公事顺便给自己办私事，领导享受什么待遇自己也第十篇顶尖秘书如何安排领导出行 ．想攀比。③胆子过大。

未经领导许可，对有关问题擅自作主，随意表态，甚至打着领导的旗号，假用领导名义，违反规定，拉关系，走后门，搞不正之风。(2)忌作风随便。

随从秘书必须有良好的思想作风、工作作风和生活作风。大处着眼，小处着手，时时处处严格要求自己，在领导身边工作应该给群众树立起一种端庄可敬、朴实无华的好形象。

其中，顶尖秘书要克服这样一些毛病：

一是在领导面前毕恭毕敬、曲意迎合，背后却敷衍了事，甚至犯自由主义。

二是对下级反映的问题不冷不热，甚至不屑一顾，或故意拖延，或曲解汇报。

三是装腔作势。喜欢在群众面前出风头，在领导面前争彩头。领导讲话时随意插话。

四是对领导过于随便，拍拍打打，乱开玩笑；而在群众面前则口出狂言，不拘小节。(3)忌动作懒散。

随从秘书办事应迅速果断，干净利落，说走马上出发，说停可就地安顿，对领导交办的事，要件件有着落，事事有回音，既紧张快速，又有条不紊，不能拖泥带水，漏洞百出。

以下三种情况是随从秘书应该避免的：

①动作拖拉，慢条斯理，不慌不忙，让首长为你操心。

②生活懒散，丢东忘西，睡眼惺松，让首长为你操劳。

③工作被动，眼中无活，拨拨转转，让首长为你服务。(4)忌反应迟钝。

随从秘书需要独当一面地开展工作，必须头脑机灵。思维敏捷，反应快速，能够准确理解领导意图，熟悉领导的工作特点和生活习惯，积极主动地完成工作任务。

一般来说，领导对随从秘书最不能容忍的有四条，顶尖秘书应力戒之：

一是对已经交待得很清楚的事项，理解不了，不能举一反三，执行结果走样。，二是与其研究问题，没有独到见解，观点含糊不清，语无伦次，只会出馊主意，帮倒忙。

三是该汇报的情况迟迟没有着落。

四是说话办事不分时机和场合，用得着时不在位：该回避时不离开，说话不着边际，办事不分轻重，关键时刻躲躲闪闪，处理问题没有棱角。

六、随领导出国

顶尖秘书随领导出国，一般来说，有如下工作要做：

1．审查选定最佳旅程表

顶尖秘书一般应根据情况编制几个旅程表方案，供领导选择。领导选定最佳方案后，秘书要打印成文。

2．准备好必须携带的文件资料

要根据旅行的目的要求，为领导准备随身携带的各种文件，如讲演稿谈判、合同、协议书、科技或产品资料以及目的地或与国家的指南等，同时还需为领导提供有关国家的风土人情及各种礼节，使领导到达后开展活动圆满顺利。

3．经办旅行的各种必要手续

顶尖秘书经办各种手续主要包括六项内容：撰写出国申请；办理护照；办理签证；办理“黄皮书”；办理出入境登记卡；订购机票、车船票。(1)撰写出国申请。

出国申请一般包括以下内容：

①出国事由。②出国团组的人数。

③出国路线及外方所在国名称。

④出国日程安排。如出国时间、在国外活动时间、地点、回国时间等。

申请文书后面附出国人员名单(写清姓名、年龄、性别、职务、职称)以及外方所发的邀请函(副单)。

(2)办理护照。

护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留的合法身份证件和国籍证明。凡出国人员均应持有护照。出国前要凭护照办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照购买国际航班机票和住旅馆。任何国家都不允许没有护照的人进入其国境，对护照的检验很严格。在国内，外交、公务和因公普通护照，由外交部及其授权机关(各省、市、自治区的外事办公室)办理。在国外则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。

顶尖秘书在办理护照时应注意几个事项：

第一，携带有关证件。

这主要包括主管部门的出国批件，出国人员政审批件，所去国有关公司的邀请书等文件。

第二，认真填写有关卡片和申请表。

第三，拿到护照后，再认真检查核对每位出国人员姓名、籍贯、出生年月和地点。

要检查护照上的照片姓名是否与本人一致，有无授权发照人的签字和发照机关的盖章；发照日期和有效期有无问题，使用旧护照再次出国者更应注意其有效期，若已过期，必须申请延长，出国人员是否在持照人栏目上签字，其中秘书代签亦可。

护照万一遗失，应立即向当地公安局挂失查找，若查找无获，则立即申请补办。(3)办理签证。

护照办理好后，再申请所去国家(地区)和中途经停国家的签证。

签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留、居住的许可证明。签证一般可在护照上进行，也有的在其他身份证件上。如果前往未曾建交的国家，则用单独的签证与护照同时使用。我国的签证一般在护照上签。

前往国的签证一般可持国外邀请书，或有关国家移民局的允许证等，通过中国旅行社签证代办处办理。

取得签证后，顶尖秘书要注意两点：

第一，注意签证的有效期及证明机关是否签字盖章。

第二，若由于种种原因签证已过期失效，在国内重新申办延长，在国外应通过我驻外使馆或自行由驻在国有关当局办理延长手续。(4)办理“黄皮书”。

“黄皮书”即“预防接种证书”，因为它的封面通常是黄色的，所以惯称“黄皮书”。

为防止国际问某些传染疾病的流行，世界卫生组织正式通过的《国际卫生准则》规定，入境者在进入一个接纳国的国境前，要接种种牛痘、霍乱、黄热病的疫苗。

我国的黄皮书由卫生部统一印制，各省市卫生检疫站负责签发和注射疫苗，初次出国者，持单位介绍信前往办理，已有黄皮书需要复种者可凭黄皮书进行。(5)办理出境登记卡。

在办妥上述各项手续后，秘书再携带出国人员的护照、户口簿、居民身份证办理临时出国登记手续。

(6)订购机票(车，船票)。

机票一般分为正式、优待、特殊三种：按等级分有一等票(F)、经济票(Y)、公务票(c)；按旅行路线的状况可分为六种：单程、往返程、环行、环球、分支旅行、断路旅行等。

在国内买机票时，须在中国民航所属的售票处先填写旅客订座单，待所属航班的机票订妥后，按约定时间，持护照和票款取票。

在填订座单时，若领导(或其他出国人员)已选好航班、等级，并确定了出发日期，就按计划填写；如果事先设计划好，秘书先填写出国人员姓名、年龄、职称、性别、国籍、护照号码、航程、等级，其余项目可讲明要求，请售票处人员参谋帮助填写。

取得机票后，应仔细核对：

①各票本上的每张乘机联上的姓名、外文拼音要正确，要与护照、签证和黄皮书一致。

②每张乘机联的右上角应有出票航空公司印章和开票人签字及出票日期。

③整个行程中所需各段机票应齐全，即乘机联上的黑粗线框是否把旅途中各点都包括进去，每个黑粗线框内的“预定”栏各项是否和自己的计划一致、正确。

④在“订座情况”一项中，“OK”字样表示机座已订妥，“RQ”则表示不被确认。

遇此“RQ”，秘书或更换航班，或继续争取。

⑤核对票价，看计算是否有高低之错。

高了多花钱，低了到国外还要补钱，一旦换票，就很费周折，应事先杜绝。

⑥如果机座是国外有关机构代为订妥，在国内购票时要向售票处说明，请求开票时把座位一项空出不填，以免在需要改变航班时麻烦。

⑦机票不能涂改，如售票处开票时写错，应请求重开，否则在涂改处盖公单，并注说明。

如果乘坐的是国际列车，秘书应携带出国人员的护照、签证、黄皮书等证件到北京中国国际旅行社办理购票手续，在北京火车站上车。

如果需坐船出国，秘书可携带出国人员的护照、签证、黄皮书等证件到中国外轮代理公司所属公司办理船票。船票只适用本船票上注明的船名、航次日期的班轮。无论什么原因，一旦误船，船票作废，不退票款。所以秘书要提醒领导不要误船o(7)保险。

保险，顶尖秘书可以通过代理人直接由保险公司安排。保险主要是适用于意外事故，医疗及行李丢失等。

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一、领导出差，秘书须做哪些准备

领导经常出差，而且有很多出差任务是临时决定下来的。

不论是在国内出差还是到国外出差，不论是短期出差还是长 期出差，在每次出差动身之前，秘书都要为领导做大量的准备工 作。如安排日程、预订机票船票和旅馆、整理随身携带的洗漱用 品、预支差旅费，准备必需的文件资料和领导在各种不同场合的发 言提纲等。如果与领导同行，不仅要做好工作上的助手，还要做好 生活上的助手；如果留在家里，同样要做好自己承担的各项日常工 作。

领导要去出差。那么，出差的目的是为了什么呢?秘书在为 领导草拟出差日程表之前，一定要弄清这个问题。领导出差，顶尖秘书应做的准备工作有：

1．订出周密的计划

顶尖秘书为领导做出差准备，一定要细心周到地做好计划。如果不是忘了带合同文本，就是在日程安排上出现“撞车”，那会给 领导，也会给自己出不少麻烦。对于出差过程中的每一项日程，顶 尖秘书都要预先像放电影一样让每一个情节在自己的头脑中出现 一次。

要作好这项工作，首先必须知道领导此行的目的，否则，不可 能订出周密详细的计划。

2．与对方秘书联系

不管领导是去开会、出访还是应邀去参加研讨会，或是为了洽 谈具体的业务，秘书一定要事先与对方的秘书联系，把活动的时间 和地点约好。

领导是坐火车去还是乘飞机去?是星期一下午动身，还是星 期二早晨动身合适?除去参加会议或洽谈业务外，还有没有其他 事要办?还有没有其他东西要准备?对于这些问题，顶尖秘书预 先要拟一个提纲，找个时间向领导作个专题汇报。

领导可能会根据自己的习惯或爱好，对秘书的日程表作些修 改。

日程表排好之后，顶尖秘书要多复印几份，给领导、给在家负 责日常工作的领导及有关人员各送一份。安排日程的时候，在时 间上一定要留有余地，特别是第一次去的地方，更是如此。

其中，这个余地是相对的，不能让领导闲得无聊，浪费时间。如果要去游览观光，最好安排在空闲时间进行。

在与对方秘书联系的同时，还可以通过其他的渠道，了解一下 对方所在地的环境、气候、街道等方面的情况，这些对安排日程表 也有重要的参考作用。

如果与对方是初次接触，那么，让对方在什么地方接站，或者 什么时候登门拜访对方，这些细节问题，顶尖秘书都要事先考虑 好，因为这往往容易影响领导本人的形象。

3．预订车票

在准备预订车票(或机票)的时候，一定要查用最新的列车时 刻表，因为现在有许多季节性的或临时性的车次，稍不留心，就会 订不上。

各机关单位和公司对出差的待遇都有不同的规定。比如，按 规定飞机的头等舱不是每个出差的人都能乘坐的。因此，秘书在 预订车票和机票之前，一定要弄清领导出差时能享受哪一级的待 遇。

预订车票时，最好选择直达车。因为出差途中，最麻烦的就是 换车，倒来倒去，稍不注意，就会误车误点。所以能直达的就最好 不要换车。如果是在大站换车，在时间上一定要安排得宽裕些。

为了预防意外，顶尖秘书在日程上要注明其他交通工具，如飞 机、轮船起飞、起航的时间，这样能根据实际情况，及时灵活地换乘 其他交通工具。

从平时起，秘书就要注意学习预订和购买车票、机票、船票的 办法，及如何使用支票，如何兑换外币，等等。这样，就能保证领导 工作的顺利。

4．安排住宿

领导出差，安排住什么样的旅馆，一般顶尖秘书都要根据领导 个人的爱好和习惯来决定。有饷领导喜欢住清静优雅的小旅馆； 也有的喜欢住富丽堂皇的高级饭店；有的喜欢住单人房间；有的则 喜欢两人合居一室。秘书对此要弄清楚，并事先联系安排好。

如果出差的地方是第一次去，在那里有本单位的办事处或子 公司，或自己的事务所的话，就请他们为自己联系安排住处。没有 的话，就请当地旅游或交通部门介绍。没有什么特别的情况，不要 去找自己的客户或代理商。

因为顶尖秘书一去找他们，他们就热情地邀请住到他们那里 去。他们越是热情，给他们带来的麻烦就越多。

整理好随身携带的用品

领导出差要随身携带哪些东西，顶尖秘书一定要替领导想好。

因为如果出差是远行，忘了带什么东西必须要回来取的话，那 就要误事。

临动身之前，顶尖秘书要把领导随身携带的东西按公与私分 别列个清单，给领导看看有什么遗漏。

领导出差一般要随身携带下列用品：名片、资料、笔记本、活动 日程表、地图、交通图、照相机、收录机及一些备用品。如备用眼镜、替换衣服、袜子、洗漱用品、药品等。

但是，顶尖秘书在准备这些东西时，不能这也想带，那也想带，带得太多反而麻烦。随身携带的只能是必需的，可带可不带的就 尽量少带。

6．临行前的工作安排

秘书一方面为领导出差作准备，但在另一方面也要让领导对 其工作做个安排。领导要出差了，特别是出差的时间比较长，各部 门来请示的人肯定会增多，送上来的请示报告也会增多。在这时，顶尖秘书要注意安排好领导的休息，不要让领导带着满身的疲倦 和牵挂去出差。比如，在动身前两三天，与有关部门打个招呼，把一些定期的 汇报材料先缓一缓，待领导回来后现看。

二、领导动身的当天该做什么

动身那天，顶尖秘书应做的工作有：

1．安排送站的车

不论领导是从单位走还是直接从家里走，秘书都要安排好送 站的车。

2．检查所坐的车次或航班

顶尖秘书最后检查一下火车或飞机的运行情况，特别是飞机 因气候不佳而误点的情况经常发生。

如果是乘飞机的话，一定要向飞机场方面询问一下当天的航 班情况。

3．检查是否有遗漏

动身之前，一定要再仔细检查一下领导是否有什么东西忘记 带了，如果有，迅速补上。

4．通知好对方

起程之后，或把领导送上火车或飞机之后，就要立即打电话通 知对方接站的时间。特别是在改变原定的车次或航班的情况下，一定要将新的变化告诉对方。

三、随领导一起出差

顶尖秘书随领导一起出差时，主要的工作和任务有：

1-在车内

在车里，秘书的位置不能离领导太远，稍稍往后靠一靠就行 了。秘书的主要职责是照看好行李。

2．出站时

火车到站时，秘书要提着行李先下车。

如果对方有人来接站时，就要先找到对方接站的人。找到对 方接站的人之后，不要自作主张地代表领导向对方表示感谢，而是 先把领导介绍给对方，由领导出面表示感谢。只有当对方也是秘 书来接站的情况下，自己才可以向他表示感谢。

在出站时，不要麻烦对方给自己提旅行包。

如果对方非常热情，一定要帮自己提，也不能太固执，因为在 大庭广众之下宾主推来推去实在不雅。

但是，秘书自己不能两手空空，无论如何也得象征性地提点东 西。同样的道理，也不能让对方的秘书两手空空，使领导觉得对方 的秘书一点也不热情。

3．注意回避

当领导与对方寒暄的时候，秘书要适当离他们远一点，注意回 避。但是，上车后和开始正式会谈时，就不能显得太呆板了。

在久别重逢等场合，领导们也许会有说不完的话，从花开花落 一直谈到人世沧桑。在这时，为了按预定时间进行活动，顶尖秘书 一方面要向领导示意时间已经过了，另一方面也要注意提醒对方 的秘书。

到了出差的最后一站，就要向单位汇报出差的情况，在这时，一定要附带说明有多少行李，以便届时单位派车来接站。

4．出差回来后

随领导出差回来之后，顶尖秘书有许多事情要做，如出差总结 报告、报销差旅费、整理名片，等等。但是，第一件事就是要把给对 方的感谢信发出去。如果自己没有与领导一起出差，那么，就以领 导的名义写；如果是与领导一起出差，也可以自己的名义向对方的 秘书表示感谢。但是，即使是如此，也不能只打个电话就算了，一 定要写成书面的感谢信。

然后。应该写出出差总结报告。

总结报告主要是把出差的经过和结果写出来，交给有关部门 传阅。出差总结报告，各单位一般都有统一固定的格式。如果秘 书没有与领导一起出差的话，那就先听听领导的介绍；如果秘书与 领导同行，就根据自己的记录和参考领导的谈话记录去写。

再次，要报销差旅费。

顶尖秘书应将车票、住宿费等费用列出来，填好报销单，如果 还有其他额外支出，也要写成支出报告，请领导核实之后，送财务 部门报销。

四、领导走后，秘书在家的工作

如果秘书没有随领导一起出差，停留在单位，他在工作也还有 很多。

1．检查领导遗漏的东西

给领导送站回来后，顶尖秘书还应对检查领导是否还有遗漏 的东西，如果突然发现办公室桌上还有一份文件，是明天领导和对 方签订协议时用的。千万不能惊慌失措，而是要想办法把它给领 导送去。办法是：

一是用传真机传送过去。

因为传真机现在已开始普遍使用。

二是航空特快专递。

秘书将东西寄出去后，还必须打电话，告诉领导东西已经寄 出。

2．抓住机会学习

领导出差之后，顶尖秘书不要以为自己没有什么事做了。让自 己放松放松。应当把领导出差的时间当做一个自学的好机会。平时自己觉得哪些工作不太熟练，哪些方面的知识还比较欠缺，过去 没有时间自学，现在就应该抓住这个机会，充实自己。

3．电话的处理

在领导出差期间，如果有客人来电话找领导，顶尖秘书就要认 真做好电话记录，把电话的时间和内容记录下来。如果事情比较 重要的话，领导回来时，在接站的时候汇报；如果不急，就待领导上 班后再说。

如果遇到重大突发事件，要立即向领导汇报。

如果这时领导正在开会或与客户会谈，电话也找不到，这时可 以把电话打到宾馆，请对方接电话的人写个纸条，让领导晚上回旅 馆后再等自己的电话，或者给自己来电话。

如果事情不是很保密的话，也可以把事情的大致情况告诉接 电话的人，请他直接转告领导。

4．领导回来的时候要接站

领导出差回来的时候，秘书一般都要到车站或机场去接站。顶尖秘书接站不单纯是因为领导出差劳累帮领导搬搬东西，更重要的是可以加深彼此之间的感情，并且。还可以及时向领导 汇报工作。

有的领导责任心很强，他们身在外地却挂念单位的事情，回来 后急于想知道自己不在单位期间所发生的一切，特别是出差之前 悬而未决的一些问题的处理结果。

在汇报时，秘书不能给领导说得太多，使他有大雨倾盆之感。有些重要的事情不是三言两语说得清的，对于这些事情顶尖秘书 可以先写个提纲。如果领导想急于知道详情的话，可以把提纲递 给领导。

如果对方有人为领导送站的话，还要打个电话告诉他们领导 已经平安到达；如果是客户为领导送站的话，那么在电话里还要向 对方表示感谢。

五．秘书如何随从领导出访

1．秘书随从工作有什么特点

秘书作为随从有如下几个特点：(1)流动性。

领导外出活动的流动性同机关内部工作的稳定性形成鲜明的 对比，在机关内部，秘书工作有常规可寻，随领导出访随从事务须 围绕领导的活动开展。

领导外出活动的时间、地点、环境和内容不断地转移、变化，秘 书也应相应地变化，而且要先走一步，加强随从事务的预见性、计 ．264． 顶尖秘书

划性，为领导的外出活动严密组织、过仔细安排、环环相扣而无疏 漏。

(2)全面性。

全面性是指随从秘书承担任务的综合性。

在机关内领导服务有一个秘书班子。其中，各自分工，各司其 职。而随从出访秘书则可能是一个人或几个人，不可能如在机关 内部那样分工很细，而需进行全面性的综合服务，从生活服务到文 字服务，从交通、联络、会见、会谈，随从秘书都要亲自安排，服务到 底。·

全面性的特点要求随从秘书必须是一个多面手；办事精明强 干，写作“倚马可待”。只有这样，才能胜任随从秘书工作。(3)复杂性。

随从工作比起机关的日常辅助工作要复杂得多，无论是领导 公事出访、商务调查，还是同外宾会见、会谈，处理突发事件等，都 要碰到各式人等，他们的立场、观点、利害关系各不相同，他们反映 的情况有真知灼见，有虚情假意，有实事求是，有表面文章。在觥 筹交错之际，可能隐含着某种谋划，在鲜花礼品之中可能给领导出 了难题，等等。

顶尖秘书要有充分的思想准备，保持清醒的头脑，冷静、机灵 地处理各种敏感的问题。

如何做好领导的随从要求

在许多居政府要职的高级干部出访或外出巡视的过程中，往 往有一大批文秘人员需要作为政府随员，紧随其后，从事各种准备 和接待纪录工作。这些文秘人员由于处在重要位置，往往对其有 着更高的道德要求。这包括如下几方面：(1)忠于职守。

随从秘书忠于职守主要包括三个方面的内容：

一是忠于国家和民族的利益，具体的则是忠于本部门、本单位 的利益。

二是热爱随员工作，对本职工作认真负责，一丝不苟。

三是恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄，不越权，不以 “准首长”自居，更不能狐假虎威。(2)严守机密。

由于随员秘书可以参与领导班子的各种会议，又负责各种机 密文件的起草和保管，因而随员秘书工作具有高度的机密性。同 时，随员是工作在领导身边的人，是“消息灵通人士”。

所以，作为随员秘书，应严守党和国家的机密，既使是本单位 的经济情报也不能泄露。

另外，随员对领导尚未决定的关系到群众利益的事，如住房分 配，工资调整，工作调动，出国访部等等也不应泄露。

严守机密还包括不看、不听、不记自己不该知道的机密。(3)廉洁奉公。

在跟随领导人下基层时，随员秘书不能以权谋权，收受贿赂，不得寻找借口大吃大喝，不能利用公款游山玩水，应自觉做到廉洁 奉公。

(4)按领导意图办事。

领导意图，是指领导在指导其所控系统实现目标过程中所提 出的意见。领导意图的表达方式，可以是命令，也可以是指示、决 定、交办意见；既可以是口头形式，也可以是书面形式。

随员工作只能体现领导的指导思想，不能离开领导意图搞个 人的发挥、想象。

其中，随员秘书可以提建议、提想法，思想可以活泼，考虑问题 可以开阔些，但不能用不符合总意图的想法干扰领导的思路和决 策。3．随从事务的工作程序

随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导 出席会议、谈判、商务出访(出县、出省、出国)。随从事务，往往内 容不同，时间有短有长，但其工作程序都大致相同。以随从领导出 访为例，其工作程序大致可分为三个阶段：(1)准备阶段。

当领导确定出访后，顶尖秘书要在出发前做好充分的准备工 作，包括思想、组织、物质和资料等方面的准备工作。

①思想准备。

顶尖秘书要了解： 1)出访的意图、目的。2)出访的内容和重点。3)邀请单位和对象。4)参加出访的有关人员。5)出访的大致日程安排。

6)希望邀请单位做哪些准备工作等。

②组织准备。

顶尖秘书要做到：

1)根据领导指示拟制出访方案。

2)通知有关部门确定参加的随从人员名单，并进行编组和分 工o 3)组织所有人员参加预备会，听取领导关于预备工作的指示，学习有关文件，布置具体任务。4)印发出访方案和日程安排。

5)与邀请单位联系，使其有所准备。

③资料准备。

顶尖秘书要收集：

1)邀请单位的历史沿革：领导班子：当前工作情况及评价的资 料。

2)同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件。3)同出访中心内容相关的理论和典型经验方面的资料。

4)出访地区有关地理、气候、交通情况以及风土人情方面的资 料。

④物质准备。

秘书要携带：办公用具、常用药物、差旅费以及照相机、收录机 等日常用品。(2)出访阶段。

①做好组织安排。

领导出访免不了有察看现场，召开座谈会或个别访问等形式。这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和有关人员。无论哪种 活动，随从秘书都要做好记录，以便事后分析、研究。

秘书看到、听到的情况要及时、准确地向领导汇报。

②主动提出建议。

在出访阶段，随从秘书如发现问题，应主动向领导提出如何处 理的建议。

③及时同单位联系。

领导出访期间，秘书要同原单位及时沟通信息。如将外出领 导的活动情况及时告知单位，使单位留守领导者掌握外出领导的 动态。同时也要从单位内部获取信息，使外出领导及时了解有关 的重要指示，以及原单位的工作动向，保证领导信息灵通，以利实 施不问断的指挥。

④处理好日常事务。

随从秘书要主动处理日常的事务工作。在组织安排中碰到人

事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽量做到事半功倍，提 高效率。还要尽可能保证首长的生活和休息，使之身心健康、精力 充沛地投入工作。(3)结束阶段。

随从秘书要做好出访活动的善后工作，这个阶段主要有：

①做好返程安排。

联系安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中 食宿，确保领导的安全。②整理调查资料。‘

回单位后，要把出访中发现的问题整理归纳成条，提出改进工 作、解决问题的建议。

③抓紧有关问题的落实。

在出访时，领导答应办的事，回单位后秘书要及时通知、督促 有关部门抓好落实，做到言而有信，件件有着落，事事有回音。④报销差旅费。

随从秘书要协助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款。

⑤回顾总结。

随从秘书要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书自身的提高不失为一种有效 的办法。

秘书在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的威

信。执行政策，遵守纪律。谦虚谨慎。平易近人。为领导、也为秘书自 身树立良好的形象。

在许多时候，顶尖秘书需陪同领导出访客户。这时候，领导和 秘书的配合程度直接关系到单位的形象，作好陪同是对秘书的基 本的要求。

领导在商务出访中，有重要的契约或接受订货时，秘书必须与 领导同行。．

客户和领导有直接的关系时，作为秘书，应该站在辅助的地 位，和客户初次见面时应该亲切地寒暄，并且作适当的自我介绍，第一次就要给对方留下一个好印象。在整个谈话过程中，要不卑 不亢，给人以良好的感觉。

当客户和领导谈话时，陪同的秘书应该细心地倾听。如果对 方有问题问秘书，秘书要直接或间接地征询领导的意见，然后给对 方以满意的回答。谈判过程中，如果领导和客户在某个方面争论得比较激烈，顶 尖秘书就要适时地从中打圆场。

在商谈结束时，无论成交还是不成交，都不要被当时的气氛所 影响，应尽宾主之仪，亲切地道别，不要让对方有这样的评价：“这 个公司上下怎么一点礼貌都不懂。”或是：“这个公司领导还不错，可用人不太精明，怎么选了个这么不懂礼仪的陪同。”。

如果领导访问的对象也是秘书自己所熟悉的。这时，顶尖秘 书首先要注意的是不要“越位”，应该将自己立于领导和客户之间 的中间人立场，使领导有多讲话的机会。

在领导与客户商谈时，顶尖秘书应该注意领导的谈判技巧和 应对方法，并且要灵活掌握气氛。

(1)气氛过“热”时，适当地“降温”。(2)气氛过“冷”时．不时地“加温”。(3)适度地转移话题。解除尴尬。

顶尖秘书在领导谈话时，不能一味骑墙。尽管商谈是为了本 公司的利益，但是，应讲究方式方法。

比如。当领导谈判时进一步向对方提问时，秘书可以若无其事 地推动；当领导谈判的内容不当或有必要进行更正时，秘书应该很 有默契助领导一臂之力。

由于秘书同客户也是旧相识，因此，秘书不要过多地同领导联 系以求占得上风。因为这样会使对方提高警觉，产生戒备之心，对 双方的相互沟通无益。况且，有领导在场，秘书也大可不必过多地 参与商谈的主要内容，领导心中自然是有数的。

在陪同领导访问客户时，秘书积极地配合他们，尊重他们，不 仅能增进上下级的关系，在客户眼中看来，也会认为这位秘书是一 个应对得体的好“幕僚”，从而提高领导和单位的信誉。

秘书随领导外出应禁忌什么

(1)忌摆错位置。

随从秘书要时刻牢记自己是为领导服务的，是普普通通的机

关干部，只有服务、保障、指导下级单位工作的义务，没有争名利、搞特殊的权利，更不能借工作之便谋取私利，或借领导之名狐假虎 威，应严于律己，遵守职责。

其中，顶尖秘书要特别防止三个问题：

①身价过高。

秘书比领导还难见，比领导还老大，比领导还难说话，盛气凌 人，居高临下。

②欲望太强。

为领导办公事顺便给自己办私事，领导享受什么待遇自己也 第十篇顶尖秘书如何安排领导出行 ．271． 想攀比。

③胆子过大。

未经领导许可，对有关问题擅自作主，随意表态，甚至打着领

导的旗号，假用领导名义，违反规定，拉关系，走后门，搞不正之风。(2)忌作风随便。

随从秘书必须有良好的思想作风、工作作风和生活作风。大 处着眼，小处着手，时时处处严格要求自己，在领导身边工作应该 给群众树立起一种端庄可敬、朴实无华的好形象。

其中，顶尖秘书要克服这样一些毛病：

一是在领导面前毕恭毕敬、曲意迎合，背后却敷衍了事，甚至 犯自由主义。

二是对下级反映的问题不冷不热，甚至不屑一顾，或故意拖 延，或曲解汇报。

三是装腔作势。喜欢在群众面前出风头，在领导面前争彩头。领导讲话时随意插话。

四是对领导过于随便，拍拍打打，乱开玩笑；而在群众面前则 口出狂言，不拘小节。(3)忌动作懒散。

随从秘书办事应迅速果断，干净利落，说走马上出发，说停可 就地安顿，对领导交办的事，要件件有着落，事事有回音，既紧张快 速，又有条不紊，不能拖泥带水，漏洞百出。

以下三种情况是随从秘书应该避免的：

①动作拖拉，慢条斯理，不慌不忙，让首长为你操心。

②生活懒散，丢东忘西，睡眼惺松，让首长为你操劳。

③工作被动，眼中无活，拨拨转转，让首长为你服务。(4)忌反应迟钝。

随从秘书需要独当一面地开展工作，必须头脑机灵。思维敏 捷，反应快速，能够准确理解领导意图，熟悉领导的工作特点和生 活习惯，积极主动地完成工作任务。

一般来说，领导对随从秘书最不能容忍的有四条，顶尖秘书应 力戒之：

一是对已经交待得很清楚的事项，理解不了，不能举一反三，执行结果走样。，二是与其研究问题，没有独到见解，观点含糊不清，语无伦次，只会出馊主意，帮倒忙。

三是该汇报的情况迟迟没有着落。

四是说话办事不分时机和场合，用得着时不在位：该回避时不 离开，说话不着边际，办事不分轻重，关键时刻躲躲闪闪，处理问题 没有棱角。

六、随领导出国

顶尖秘书随领导出国，一般来说，有如下工作要做：

1．审查选定最佳旅程表

顶尖秘书一般应根据情况编制几个旅程表方案，供领导选择。领导选定最佳方案后，秘书要打印成文。2．准备好必须携带的文件资料

要根据旅行的目的要求，为领导准备随身携带的各种文件，如 讲演稿谈判、合同、协议书、科技或产品资料以及目的地或与国家 的指南等，同时还需为领导提供有关国家的风土人情及各种礼节，使领导到达后开展活动圆满顺利。

3．经办旅行的各种必要手续

顶尖秘书经办各种手续主要包括六项内容：撰写出国申请；办 理护照；办理签证；办理“黄皮书”；办理出入境登记卡；订购机票、车船票。

(1)撰写出国申请。

出国申请一般包括以下内容：

①出国事由。

②出国团组的人数。

③出国路线及外方所在国名称。

④出国日程安排。如出国时间、在国外活动时间、地点、回国 时间等。

申请文书后面附出国人员名单(写清姓名、年龄、性别、职务、职称)以及外方所发的邀请函(副单)。(2)办理护照。

护照是主权国家发给本国公民出入境及到国外办事旅行居留 的合法身份证件和国籍证明。凡出国人员均应持有护照。出国前 要凭护照办理所去国家和中途经停国家的签证，凭护照购买国际 航班机票和住旅馆。任何国家都不允许没有护照的人进入其国 境，对护照的检验很严格。

在国内，外交、公务和因公普通护照，由外交部及其授权机关(各省、市、自治区的外事办公室)办理。在国外则由我国驻外使、领馆等外交机构负责办理。

顶尖秘书在办理护照时应注意几个事项：

第一，携带有关证件。

这主要包括主管部门的出国批件，出国人员政审批件，所去国 有关公司的邀请书等文件。

第二，认真填写有关卡片和申请表。

第三，拿到护照后，再认真检查核对每位出国人员姓名、籍贯、出生年月和地点。

要检查护照上的照片姓名是否与本人一致，有无授权发照人 的签字和发照机关的盖章；发照日期和有效期有无问题，使用旧护 照再次出国者更应注意其有效期，若已过期，必须申请延长，出国 人员是否在持照人栏目上签字，其中秘书代签亦可。

护照万一遗失，应立即向当地公安局挂失查找，若查找无获，则立即申请补办。(3)办理签证。

护照办理好后，再申请所去国家(地区)和中途经停国家的签 证。

签证是一国官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停 留、居住的许可证明。签证一般可在护照上进行，也有的在其他身 份证件上。如果前往未曾建交的国家，则用单独的签证与护照同 时使用。我国的签证一般在护照上签。

前往国的签证一般可持国外邀请书，或有关国家移民局的允 许证等，通过中国旅行社签证代办处办理。

取得签证后，顶尖秘书要注意两点：

第一，注意签证的有效期及证明机关是否签字盖章。

第二，若由于种种原因签证已过期失效，在国内重新申办延 长，在国外应通过我驻外使馆或自行由驻在国有关当局办理延长 手续。

(4)办理“黄皮书”。

“黄皮书”即“预防接种证书”，因为它的封面通常是黄色的，所 以惯称“黄皮书”。

为防止国际问某些传染疾病的流行，世界卫生组织正式通过 的《国际卫生准则》规定，入境者在进入一个接纳国的国境前，要接 种种牛痘、霍乱、黄热病的疫苗。

我国的黄皮书由卫生部统一印制，各省市卫生检疫站负责签 发和注射疫苗，初次出国者，持单位介绍信前往办理，已有黄皮书 需要复种者可凭黄皮书进行。(5)办理出境登记卡。

在办妥上述各项手续后，秘书再携带出国人员的护照、户口 簿、居民身份证办理临时出国登记手续。(6)订购机票(车，船票)。

机票一般分为正式、优待、特殊三种：按等级分有一等票(F)、经济票(Y)、公务票(c)；按旅行路线的状况可分为六种：单程、往 返程、环行、环球、分支旅行、断路旅行等。

在国内买机票时，须在中国民航所属的售票处先填写旅客订

座单，待所属航班的机票订妥后，按约定时间，持护照和票款取票。

在填订座单时，若领导(或其他出国人员)已选好航班、等级，并确定了出发日期，就按计划填写；如果事先设计划好，秘书先填

写出国人员姓名、年龄、职称、性别、国籍、护照号码、航程、等级，其 余项目可讲明要求，请售票处人员参谋帮助填写。

取得机票后，应仔细核对：

①各票本上的每张乘机联上的姓名、外文拼音要正确，要与护 照、签证和黄皮书一致。

②每张乘机联的右上角应有出票航空公司印章和开票人签字 及出票日期。

③整个行程中所需各段机票应齐全，即乘机联上的黑粗线框 是否把旅途中各点都包括进去，每个黑粗线框内的“预定”栏各项 是否和自己的计划一致、正确。

④在“订座情况”一项中，“OK”字样表示机座已订妥，“RQ”则 表示不被确认。

遇此“RQ”，秘书或更换航班，或继续争取。

⑤核对票价，看计算是否有高低之错。

高了多花钱，低了到国外还要补钱，一旦换票，就很费周折，应 事先杜绝。⑥如果机座是国外有关机构代为订妥，在国内购票时要向售 票处说明，请求开票时把座位一项空出不填，以免在需要改变航班 时麻烦。

⑦机票不能涂改，如售票处开票时写错，应请求重开，否则在 涂改处盖公单，并注说明。

如果乘坐的是国际列车，秘书应携带出国人员的护照、签证、黄皮书等证件到北京中国国际旅行社办理购票手续，在北京火车 站上车。

如果需坐船出国，秘书可携带出国人员的护照、签证、黄皮书 等证件到中国外轮代理公司所属公司办理船票。船票只适用本船 票上注明的船名、航次日期的班轮。无论什么原因，一旦误船，船 票作废，不退票款。所以秘书要提醒领导不要误船o(7)保险。

保险，顶尖秘书可以通过代理人直接由保险公司安排。保险 主要是适用于意外事故，医疗及行李丢失等。

第三篇：B07065 顶尖秘书

顶 尖 秘 书

要吃透“三情”，当好参谋

秘书可以根据自己的分析研究，对观点相同的，提出赞同的意见；对观点基本相同的，在论述上予以完善；对观点不同的，提出来与领导切磋，或说服领导，或暂时谁也不能说服谁，等以后再去认识。这种情况不仅表现在调查研究中，也表现在起草领导的讲话稿和对基层工作的分析研究中。

要善解矛盾，当好助手

有些同志和领导本来就有过矛盾，思想上有成见；或是由于别人挑拨，对领导产生了误会；或者是领导对这些同志产生了隔阂，当这些同志找到秘书，想与领导谈时，秘书应该更热情地接待他们，精心地加以安排，看领导有无时间，心情好坏，事先给领导提醒一下，让领导心平气和地与来人交往，以保证谈话成功，消除误会，化解矛盾。

当有些同志在某件事上做错了，遭到领导过火的批评，甚至由此掩盖了这些同志在其他方面做出的贡献、取得的成绩时；或者是一些同志很能干，工作有突出成绩，群众有好评，领导又不熟悉这些同志时，秘书就要寻找机会，在领导心情愉快、与秘书无拘无束闲谈时，把这些同志的真实情况和自己的看法谈出来，使领导对这些同志有更全面的认识。反思总结改过，不背思想包袱

作为顶尖秘书，既要有知人之明，更要有自知之明。受到领导批评时，顶尖秘书这种心理容量表现在：

①要有海纳百川的胸怀，想得开，放的下，善于反思总结，正确地找出错误的原因，不背思想包袱，特别是工作不能懈怠，应始终保持健康豁达的心境。

②切忌小肚鸡肠，把批评闷在心里，怕失去领导信任，患得患失，造成心理不安，影响工作。

③要谦虚谨慎，严以律已，有敢于“过”的勇敢和诚意。

“人非圣贤，孰能无过”。只要勇于改正，以实际行动弥补过失，是会得到领导理解和信任的。

④由于领导决策不当或别的原因使秘书在工作中出现失误或遭受挫折时，秘书也应该适时恰当地揽“过”，主动承担自己在执行过程中的责任，以宽领导之心。

如果秘书有错不认错，固执己见，或当面好好好好，背后我行我素。那么，久而久之，秘书就不能适应领导，最终很可能“不欢而散”。

顶尖秘书的良好意志力是什么

顶尖秘书的良好的意志力可以包括以下几个方面的内容：

⑴心灵的抗击能力—耐受力。

⑵宽广的心灵—爱的能力。

⑶果敢的决断力—决策力。

⑷高度的权威性—威慑力。

⑸心灵的车闸—自制力。

如何锻炼意志耐受力

培养良好的耐受力，顶尖秘书可以从以下几条坐起：

⑴从身边小事做起，磨练自己的意志。

⑵耐心等待，不要急于求成。

⑶面对失败说：“再来一次”。

⑷敞开心扉，与人接触。

⑸注意调节身心，不为一时所困。

⑹认清目标，为目标奋斗。

⑺勤奋付出才有所获。

顶尖秘书应当先把由各个渠道来的方案集中起来，逐个进行研究，把类型相同的方案经取长补短后合并为一个，把没有什么价值的文字排除掉，最后确定若干个比较可行的方案提供给领导研究。

第四篇：当好领导秘书

作为领导秘书，既要为领导搞好事务性服务，又要为领导决策当好参谋；既要搞好工作，当好领导左右得力的助手，又要搞好关系，当好领导身边难得的诤友。工作要求的严谨性以及服务的多重性，使领导秘书要做好工作，搞好优质服务，就必须辩证地处理好、把握好其间的关系和自己的角色。

一、服从而不盲从

服从领导是对秘书的基本要求，是为领导搞好服务的根本前提。但一味的服从，甚至盲从，就会给工作带来被动和盲目。因此，在工作中要做到服从而不盲从，创造性地做好各项工作。一是积极“抢着干”。身为领导秘书，应把领导的工作想在前头，做在前头，增强工作的主动性、时效性。而不能像懒牛套车，不鞭不动，不策不行，平时清闲悠哉，工作一来则手忙脚乱，处于被动。二是善于“巧着干”。“巧着干”就是在总结经验的基础上，根据实际情况以及领导个人特点，把工作化繁为简，把复杂的工作程序化，创新工作机制，创新工作方法，提高工作效率，为领导提供更好地优质服务。如领导博闻强识，常常在开会讲话中喜欢引经据典，自由发挥。秘书就要抓住领导这一特点，不必把领导的讲话稿写得过于详细、过于死板，否则，不但费了力，而且讲话稿会束缚领导的思想触角，使领导的讲话干扁无味。三是敢于“对着干”。“对着干”并不是和领导唱反调。并非每个领导都很了解秘书工作，所以领导有时在布置工作时会给秘书支一些不适用、不适当的具体措施、具体方法，作为熟知业务工作的领导秘书就要敢于和“门外汉”“对着干”，采取正确有力的措施、适当

有效的方法，把领导布置的工作任务完成好，而不是一味盲从领导，把一些先进的措施、方法束之高阁、烂在肚里，从而降低工作效率，达不到领导所需要的工作效果。

二、代笔而不代言

为领导代笔起草文字材料是领导秘书的一项经常性工作，亦是其必须扎实具备的一项基本功。要想写出让领导满意的材料，除了苦练内功，努力提高自己的写作水平之外，还要能很好地领会、贯彻领导意图，在文中充分彰显领导个性。但也不能从立意到操笔，从起草到审定一切包办，全篇代言。一是完全贯彻领导意图。为领导而写，为领导需要而写，是秘书写作的一大特点。在文中贯彻领导意图，是秘书写好材料的根本。没在有贯彻领导意图的材料，词语再华丽，文笔再秀美，对领导以及领导的工作而言，只是一些垃圾文字。因此，作为秘书，为领导起草文稿，不但要布局谋篇，组织好文中的文字材料，做到语言流畅、用词准确、结构严谨，更要在文中完全贯彻领导意图，始终紧扣领导的思想观点，让领导的意图、思想成为文章的灵魂，统领全文。二是充分彰显领导个性。每位领导对文稿的偏好有所不同，有的喜长篇大论，娓娓道来；有的喜长话短说，雷厉风行；有的更爱诗词民谚的言简意赅，有的更爱无修无饰的平话直说„„作为领导秘书，若不能很好地把握领导的个性，写出的材料必让领导觉得少有点睛之笔，读起来平淡无昧，甚至生硬拗口。因此，为领导起草材料时，要在贯彻领导意图的基础上，充分彰显领导个性，使领导看起来亲切，读起来顺口，觉得似乎出自自己之手。

三、换位而不越位

身为领导身边秘书，不但要伏下身子，为领导搞好事务性服务，更要当好领导的智囊，为领导决策当好参谋。要当好参谋，就必须常常进行换位，站在领导角度思考问题、寻求方法。但又要掌握好度，把握好自己的角色，做到参谋而不决策，不“越位”替领导“拍板”、下决断。一是强化学习，“兵”达“帅”才。一方面，秘书工作千头万绪，事务繁杂，作为领导秘书更是如此；另一方面，作为领导秘书，必须有较高的理论水平，有着丰富的经济、法律等方面的知识，并能及时掌握瞬息万变的时代信息，才能很好地为领导决策当好参谋。因此，领导秘书更要强化学习，提高自身能力。不能因事务繁杂而放松了学习，耽搁了学习，甚至荒废了学习。要从繁杂的事务中挤出时间来学习，要在别人享受下班娱乐之时加紧时间来学习，更要通过科学合理安排时间“创造”时间来学习，使自己具备当好参谋必需的扎实的知识底子，能站在较高的理论高度看问题、想办法。只有这样，才能为领导出好谋、划良策。二是学以致用，“兵”有“帅”魄。一个有才能的秘书，并不一定能为领导做好参谋，究其因是碍于自己秘书身份，瞻前顾后，缺乏敢于干事的气魄。这种秘书，常常不能站在全局的高度，居一隅而想事，不能从长远的角度，于一时而论事，造成谋不得法、谋不得力。领导秘书虽身在“兵”位，但谋事时要有“帅”之魄力，敢于出谋划策，敢于有所作为。三是摆正位置，永葆“兵”色。领导秘书身居领导之侧，虽“身微”但“权重”。因此，绝不能像原湖北省委书记秘书李真之流，假领导之权威、打领导之旗号“发

号施令”，以“二书记”自居；也不能因从事领导秘书工作多年，服务的领导纷纷升迁，自己则原地不动，而暗生不满，更不能仗自己的“关系”欺瞒领导之耳目，甚至乱放劂词损毁领导的威性，造成“将士”不和，政令不顺，工作难以开展。要有淡泊功利，甘做嫁衣之心；要有淡泊名利，甘为人梯之德，始终能摆正自己的位置，放平自己的心态，永葆秘书的本色。

三、让而不退缩

退让是风度，退缩是怯懦。适当地退让有利于团结，一味地退缩则会丧失原则。首先，在小节面前学会退让。俗语说：铁打的军营，流水的兵。秘书却是“军营”里铁打的兵，常常要为多届领导服务，为多个不同类型、不同风格的领导服务。工作中，难免会受到领导不当的批语与指责，甚至是较为过份的诘难。作为秘书，绝不能因此而生闷气、发怨气，要学会退让，主动退让，以退让袒露胸襟，以退让求得团结，用更好的工作赢得领导的信任，用更优的服务获得领导的欢心。其次，在原则面前绝不退缩。原则就是衡量是非对错的尺度。原则就是为人做事的底线。每个人都应该有自己的原则，有所为而有所不为。作为领导秘书，绝不能畏于领导权威，而放弃自己的原则，丧失自己的原则。对领导有失原则的要求和做法，绝不能一味退缩，要敢于拒绝，善于指出。如面对有点官僚作风的领导，一味退缩，只会助长领导的官僚陋习；一味退缩，服务则会变成侍候，秘书成了“奴才”，既不利于今后工作的正常开展，也不利于领导和秘书的健康成长。再次，在腐败面前当好“防线”。人们常说，领导秘书是领导的一道重要“防线”。一些不法分子往往就是通过先攻克领导身边的秘书，最后攻克领导的。因此，领导秘书一定要坚定立场、坚守原则，作好领导腐败固若金汤的“三八防线”，力保领导的防腐大堤不在自己身上打开缺口。同时，对领导的个别不妥行为，要以领导诤友的身份，敢说真话，敢吐真言，善用顺耳忠言规劝，促使领导清正廉洁、匡扶正义。

第五篇：如何做好领导秘书

如何做好领导秘书？

1、了解领导，包括习惯，思维方式，喜恶偏好等；

2、试想一下，如果自己当领导，会喜欢什么样的秘书；

3、少说话，特别是少评价，你说的话别人会认为是领导的意见或想法；

4、多用笔记录一些事情，不能靠脑袋记，不可靠；特别是为领导记录工作日程安排等，以便提醒领导；

5、要知道领导说的话有时候不一定是真心话，要学会判断；有的话领导说了，你不一定要办，只要记住并能证明领导说过就行了。有的话领导不能说，但是他想办，你就不用告诉他，直接办了就行了；

6、要体会领导难处，如果你能做到替领导解决领导为难的事，你的功夫就到家了。

精明的秘书，说话应当简练明白，富于感染力，而且又忠于事实。与处好同领导的关系有特殊意义的一条，是秘书要了解领导、熟悉领导。