我国医院采购内部控制的研究

第一篇：我国医院采购内部控制的研究

我国医院采购内部控制的研究

【摘要】医疗事业的发展关系着广大人民群众的利益，但是患者和医院间的矛盾一直都存在且在还在不断加剧。医药的药品价格昂贵，导致世间存在着不敢生病进医院的说法。对于药品的价格一直以来都是老百姓吐槽的重点对象。医院药品价格失控，主要在于医院没有对医院的采购引起足够的重视。加之，管理者日常只注重医术水平的提升，对于内部的控制较少，导致超越制度之上的一些行为较为严重，使得医院内部控制的实施较为困难。作者指出了医院采购内部控制中所存在的问题，并分析了相关的原因，最后通过案例提出了一些医院采购内部控制的有效措施，旨在抛砖引玉，希望业界精英能够提出更好的措施，为我国的医疗事业做出贡献。

【关键词】医院；采购；内部控制；

一、我国医院采购内部控制的现状及存在的问题

（一）我国医院采购内部控制的现状 1.医院采购管理机构和人员安排

目前我国的医疗系统具有一定的特殊性质，大多数的医疗机构都有采购职能，可以根据采购的药品属性把药品进行分类，大体可分为医疗设备器械、总务药剂等相关部门。对于我国的公立医院而言，采购团队的采购人员大部分为非专业人士，专业的药品知识、药品的购买渠道、药品的价格谈判能力等综合采购素质不高，不能承担起药品采购的重任，满足医院病人对药品的需求。同时大部分的医院采购人员缺乏职业道德，在面临金钱贿赂和药品价格回扣时不能约束自己，进而冒着牺牲自己的职业道德和人品的风险，牟取私人利益。同时医院聘请的库房会计员工学历相对不高，进而影响医院采购资金准确地统计入账。2.医院采购预算机制

一直以来，医院是我国的事业单位，我国的财政部门对医院花费制定预算、卫生部门对医院进行严格的控制、指导和管理。医院向政府上报的年度预算报表，我国的财政部门与卫生行政部门都是有严格的格式要求和条款要求的。因此医院上报的预算报表不能从实际意义上反映出医院当年和未来一年的资本收入、资本支出、医院的经营状况、资金的实际用途等情况。医院的采购预算是所有预算中最重要的开支环节，但也只是根据医院过去的数据进行匡算，对于医院实际的采购流程没有有效的指导和管理意义。3.医院采购决策机制

各类药品的库管工作人员会根据自己的经验和医院历史用药数据，推算出未来一年的医疗设备和药品消耗数量，进而为医院提供一份采购药品的计划书。一般情况下，医院会根据门诊人数和住院人数药品用量来采购药品，根据病房的床铺及相关住院物品的耗用量购买医疗设备和相关耗材，根据各部门对办公用品的实际申报来购买，做到按需采购不浪费资金，同时节约采购的程序。急诊部门会急需某些设备和药品，波动频率较高，一般可采取预防措施跟相关厂商签订协议及时送达，做到按时按需供应。各科室会根据自身需求提出申请，并上报给相关上级领导批准，待院办公室签批后由采购部门统一进行批量采购，减少采购的成本。

4.供应商的选择与评价制度

目前，各医院的卫生系统不断完善集中采购药品和医疗设备的机制，因此医院集中采购的功能越来越强大。全国大多数的省级、市级卫生部门直接管辖的重点医院采取招标的措施集中采购医院所需的批量需求药品和设备；对于没有实施集中招标的药品，由医院药事委员会的所有成员对厂商进行筛选，最后确定出信誉好、药品质量高，药品价格低的供应商合作。然而医院对于医疗设备器械的采购并没有有效的方案和措施，缺乏真正意义的管理，对集中采购医疗设备器械的标准以及评价意见不统一，存在很大的分歧，因此对于供应商而言，无法达到招标要求的公平性和公开性，进而很难对供应商进行有效管理，更加有利于医院的药品的安全供应。5.医院采购内部控制与监督

目前，我国的公立医院在管理采购工作时，表面上看采购形式做得相当地完整，但是实质上却没有落实，只有空谈并没有实际操作。每个医院都有自己的特色和实际情况，不能一概而论，要实现更好地控制内部药品和医疗设备的需求，必须完善医院的现有制度。目前制定采购计划、审批、采购和验收的权利都掌控在采购部门的手中，因此达不到有效控制内部需求的目的。同时医院没有监督采购的监督部门，出事后再采取措施，根本达不到挽救的效果，因此医院的经济利益受到损害。

（二）我国医院采购内部控制存在的问题 1.药品采购过程中缺乏有效的信息沟通

药品采购具有种类多、选择复杂和特殊性等特征，是因为患者具有多样化的病情决定的。虽然大家都知晓这个道理，但是在实际采购过程中是很难避免这些特殊情况的。目前大多数医院的采购部门实质上却是一个独立的部门，很少与其他部门沟通，只是依据历史采购经验开展采购工作，因此就不能准确地掌握医院实际药品需求数量和种类的信息，采购一些并不需要的药品和医疗器械，进而造成医院的经济资源的浪费。

2.医院的制衡性机制薄弱

无论公司还是医院，如果权力过于集中就会造成内部管理工作困难，一旦管理混乱直接造成经济损失，甚至导致倒闭破产。目前大部分医院采购药品的流程还不完善：某个人或者少数人掌控着采购权，或者一人拥有几项职责，不但能够决定采购计划书，还可以委任某人进行采购，因此不能有效地控制和监督药品的采购，因此目前的采购流程不合理导致犯罪分子利用采购权利牟取私利。无职业道德的采购吃回扣和受贿，以次充好采购药品，或采购医院实际并不需要的药品，严重浪费了医院的资金，妨碍医院正规地发展，损害病人的切身利益。3.医院对支付货款控制不严

财务部门是医院的内部核心，负责严格控制和管理医院的资金收人和资金与支出：审查药品的采购发票以及结算凭证，对采购药品的真实和有效负责，同时还要保证药品资料的完整，最大化地利用资金，更好地为医院经营采购药品服务。在实际工作中，一些财务员工偷懒，对审查流程不严格或者减少审核流程，表面上工作效率好像提高了，实际上财务是混乱的，导致有些财务资金不知去向，给医院带来不必要的损失，因此为采购员私自确定药品供应商牟取私利创造了机会。

二、对我国医院采购内部控制存在的问题的原因分析

（一）医院采购品种多，涉及部门多

随着我国医疗事业的不断发展，各医院在体制上进行了不断地改革，成立和细分的科室越来越多，所需要的耗材也越来越多，这导致医院采购的品种不断增加，采购变得复杂化。并且除了日常需要的医药耗材药品之内的采购外，还有一些专业的办公耗材和低值易耗品之类的物品需要采购，这就更加增加了采购的工作量和工作难度。

（二）采购方式多样，来源渠道复杂

由于医院的采购数量大，品种繁多，因此，在日常的采购过程中，不可能从一个地方一次性就能将所有的物品采购齐全，因而要完成整个医院的物品采购需要采取不同的采购方式从不同的供货渠道进行采购，这就使得在采购的过程中控制的难度增大。

（三）涉及供应商多，服务质量参差不齐

在日常的医院采购过程中，与医院合作的供应商很多，里面关系复杂，而且服务质量有高有低，这使得上级对医院采购环节的了解不能从根本上进行，吃回扣之类的事件经常发生，也无从查处。

（四）采购价格悬殊，费用控制难

医院所需要的耗材品种繁多，供应商提供的供货价格参差不齐，而且价格上存在很大的差距。比如说，当选定的A种耗材比B耗材贵，为什么不选择B耗材而不选择A耗材呢，这可能有很多种解释，比如A耗材的质量更好或者供应商提供的优惠更多，这些都是选择A耗材的理由，而具体在采购的过程中是否真的就是A耗材的质量比B耗材的质量好或者供应商提供的优惠更多就不可而知，这就导致在日常的采购中不能很好地控制采购费用。

（五）过分强调专业使用的特殊性，采购监督难

在日常的医院采购过程中，由于各个科室对相关的耗材都有一些特殊的要求，特别注重耗材的专业性，这就给采购增加了不小的难度，使得采购人员在采购过程中为了能够采购到更加符合各科室满意的医用耗材，就不得不采取多样化的采购方式进行采购，这样就使得采购变得更加复杂，进而导致在采购的监督上也变得困难。

（六）管理者对医院采购管理不重视

我国医院在采购方面出现种种问题还存在一种原因就是医院领导对采购方面的管理不够重视，没有对采购方面做出很好的规划和管理，这就导致医院在采购方面一直处于散漫状态，使得医院采购方面问题百出。

（七）采购人员易受到各种因素影响

当今社会人员关系比较复杂，尤其对于一些从事暗箱操作比较容易方面的工作者，其面临的人员关系更加复杂，对于医院的采购人员而言，毋庸置疑许多的供货商都会对其有所行动，各种吃回扣，走后门的现象也就不言而喻了，采购人员面临这样复杂的环境，很容易受到各种因素的影响。

三、如何规范我国医院采购内部控制

（一）建立集中采购部门，统筹采购工作

医院的采购涣散，问题出现较多，针对医院采购问题，应该建立专门的集中采购部，负责整个医院的采购工作，将采购部纳入医院的编制进行集中统一管理，要求采购部统筹整个医院的采购工作，任何科室不得随意采购报销，所有的耗材采购都必须经由采购部统一执行处理，然后再进行统一的费用划分以及报销。通过这样的方式将医院的采购方式进行专业化专门化。

（二）实行专业化管理，确保产品质优价廉

通过建立医院专门的采购部门，统筹整个医院的采购工作，与此同时，仅仅是建立专门的采购部门还不能满足医院采购的需要，还必须要实行专业化的管理才能更好地服务于整个医院的采购需要，因此必须要对医院的采购实行专业化的管理，组建一支专业化的管理队伍，只有这样才能确保在采购的过程中采购更加质优价廉的医用产品。

（三）强化医院信息化的管理手段

传统的医院采购管理手段已经严重影响到医院的正常发展，已经不再适用于医院的采购工作的展开，因此必须要对传统的采购管理手段进行更新和改革。在新时代的情况下，采取更加信息化的管理手段无非是医院采购管理更好地选择。通过信息化的管理，医院的采购工作可以变得更加的有序化、快捷化和方便化。对于各个科室的采购需求，不再需要人工的去逐一统计，只需要各科室将自己的采购需求申请单直接通过自己系统通过工作流的方式流入到专门的采购部门，采购部门只需点击同意还是不同意，然后针对这些需求进行集中统一采购即可。

（四）建立完善规章制度，加强采购监督管理

没有规矩不成方圆，对于医院的采购工作同样是如此，只有在相关的规章制度下才能更好地保证医院采购工作的进行。为此，医院还必须建立和完善相关的采购规章制度，对于采购过剩，采购违规，采购产品不合格等问题都应该有相应的处理方案，只有通过这样严谨的规章制度才能更好地对医院的采购工作进行更好地监督和管理。

四、案例分析

（一）以F医院为例

F 医院位于T市K县，是一所民营股份制医院。现分A院和B院两家控股子公司，总注册资金4300万元，是K市卫生局批准的二级综合性医院，公司2012 年的营业额达到1.15亿元。F医院于2005年10月成立，目前已经完成了一般公立医院数十年才能完成的目标，建面8000m2，病床350张，开设20余个一、二级科室。目前F医院有380名医护人员，其中，25名高级职称，46名中级职称。F 医院医疗实力是K县第二名，在当地享有很高的声誉。但是F医院在其自身的药品采购中依然存在问题。1.采购质量存在问题

F医院在药品采购方面，并不是由政府进行集中性的采购，而是通过自有的渠道进行相关药品的采购。在采购的过程中通过不断地向多家供应商进行询价，最后经过综合考虑决定从哪家供应商处进行药品的采购。在监督管理制度不健全的情况下，由于采购过程中采购人员会受到供应商的利益影响，可能通过吃回扣的方式去购买质量较差的药品。2.监督管理制度不健全

F医院目前还没有形成一套完全有效的采购监督管理制度，加之医院的科室涉及较多，需求的较多，意见不同意，还会存在一些特殊医用耗材的采购，这就使得采购变得复杂化，就更加使得在整个采购的过程中对采购做出全方位的监督管理。

3.内部信息沟通体系不不健全

F医院的部门较多，由于内部信息系统的不健全，给该医院增加了许多的困难，尤其是在采购医药用品的时候，对于各部门的需求统计较为困难，而且内部沟通不能做到及时有效，这使得相关的指令传达具有延迟性，严重影响该医院的工作开展。

（二）对全州县中医院采购内部控制存在的问题进行分析 1.全州县中医院基本情况

全州县中医院是一所综合性的二级甲等医院，于1994年增挂牌全州县红十字会骨伤医院医。医院占地14750m2，建面18500m2。医院现有职工288人，卫技人员263人，其中医生81人，护士119人，药剂28人，其他35人。医院设院办、党办、医务科、护理部等10个职能科室，开设了内一科、内二科（康复科）、骨伤科、外科、妇产科、眼科5个病区。实际开设床位182张，建立了120急救“绿色”通道，急诊科24小时全天候诊。有内科、外科、骨科、妇科、针灸科、推拿理疗科、口腔科、眼科、血透室等一级临床科室十余个。开设中风、心血管、甲亢、糖尿病、胃病、风湿、疳积、腰腿痛、颈椎病、男性病、骨髓炎等十多个中医或中西医结合特色的专病门诊。

2.全州县中医院药品采购内部控制现状

经过多年的不断发展，全州县中医院在其内部的管理上已经走上正轨。但是在医院的药品耗材之类物品的采购商还没有形成一套完善的体制。目前医院在药品采购方面实行的问责制，由院长担任决策职务，需要采购的药品等需有院长进行决策；财务总监作为相应的监督审核责任人，对院长的行为进行监督。目前全州县中医院将采购的整个环节分为了三个部门负责，具体分工如下：

（1）药剂科：专门负责全州县中医院的药品采购、查收和储藏工作，对于相关的药品采购计划进行监管，对采购计划进行初步审核，通过之后交由院长审核，院长通过之后再进行采购实施。在采购过程中药剂科还必须对药品的整个流通环节做好跟踪和监管，并做好药品的使用登记，随时向上级反映药品的使用情况。

（2）药库：专门负责采购回来的药品入库工作，按照采购单据进行入库入账，同时还要对相关药品的情况进行验收，对于存在质量问题的药品坚决拒收入库，同时对于药库流出的药品也要做好登记工作，完善相关的药品仓储资料，保证采购的有序进行。

（3）财务科：针对采购回来的账目进行审核和记录，对于合格的采购财务手续给予整理入账，并编制相关的财务报表和费用支出报表，做到报表有据可依。业务分工图：

图1

全州县中医院药品管理框架

3.全州县中医院药品采购内部控制存在的问题

（1）采购药品的质量得不到保障

全州县中医院在药品的采购过程中，会向十几家的药品供应商进行询价，然后在这十几家供应商中选择一个报价最低的供应商作为采购的对象。但是在这样的情况下有可能医院会采购到质量较差的产品，采购的药品质量不能得到保障，也就不能保证给病人一个质量高、疗效好的医药产品。虽然对于医院而言，可以赚取更大的利润，但是这些药品会直接影响到病人的身体恢复，也就会间接的影响医院的声誉。（2）药品补贴与药品支出脱节

目前我国各个医院普遍存在着药品供应商即是私人的问题，这些私人药品供应商具备某些代理药品的特权，全州县中医院也是如此。代理人会和医药公司洽谈，然后将调高价格后的药品交给医药公司，医药公司再将自己的利润加到药品上供应给医院，这就是人们常说的“回扣”。医药代表通过回扣的方式增强竞争力，进而对医院进行垄断，让新药品可以优先进入医院而被采用。同时医院在选择相同质量的药品时，更加青睐高回扣的药品，从而达到牟取私利的目的。

医院可获得的药品补贴如下：医药公司补偿的药品开发费用；高回扣；药剂科的药品补贴；医药代表给药品管理人员的相关补贴；科室主管和医生收到的红包和补贴等。由于这些垄断因素导致价格逐层上涨，最后患者成为了看病昂贵和承担医患事故的替罪羔羊，严重损害了患者的利益。

（3）药品采购较为盲目

医院可从医药代表手中获得不同价格的药品信息，是因为医药代表可以买断特定区域的药品供应权，区域越大药品需求量越大价格越低，区域越小药品需求量越小价格越高。目前药店和供应商的同种药品可从不同的药品代理商手中采购，若要得到更加便宜的药品可直接跟医药公司联系购买。由于医院购药渠道不同，同质量、同规格、同厂商的药品价格也可能不同，在满足国家资质要求药品的前提下，医院会选择购买低价药品，从而节约成本获得更大的经济利润。但是，目前医院的申请采购制度和审批制度还不完善，各科室不能明确

实际的药品需求量，就形成了盲目采购，最后出现短缺或者超额采购，既浪费人力资源又浪费财力资源。（4）新特药的采购问题

目前医院的药品采购分为普通药品和“新特药”两种。普通药品招标即可购买，但是新特药具有新上市和价格昂贵的特殊性质，必须要先通过动物和人体研发试验才能够推广使用，此阶段会花费大量的人力和物力。为了新药能够被医院采用，供应商贿赂医院的采购主管和相关负责领导，同时实行暗箱操作，以获取更高的药品利润。一旦药品进入医院并顺利流通和使用，供应商就会联系采用此药的医生给予“回扣”报酬。利润丰厚的新特药将医生、药品采购主管和供应商的利益紧紧地联系在一起，牵一发而动全身，所以很难通过有效的方案来控制和减少此现象的发生。

4.全州县中医院药品采购内部控制存在问题的原因分析（1）内部环境建设不尽完善

医院为节约人力成本和财力成本，精简了药品采购部门人员，目前只剩药剂科长、会计、库房保管和采购四个职位。一人身兼数职，缺乏监督，因此在药品采购时会出现很多漏洞。由于药品采购人员专业知识欠缺和跟药品供应商的人际关系，不能保证一个良好的供应商竞争环境，因此容易出现采购差错。采购人员对新特药不了解，只能听取医生的建议，不可避免某些医生为了回扣会弄虚作假建议采购利润较高但是质量较差的药品，最后让医院蒙受严重的损失。目前由于医院院长拥有丰富的临床经验和医药知识，所以具有药品采购的决策权，这种集权式制度明显存在弊端，其他科室虽有建议药品的权利但是没有决定权，实际上是不公平、不合理的。（2）风险控制的措施不利

全州县中医院曾经因对采购药品的风险控制意识不强而发生过药品事故。由于药品进入医院过程中有利可图能够获得丰厚的利润，医生、医院高层领导和医药公司密切配合共同获利，医药公司和医药代表向医院推销提成高的新药品，医院选择价格低、质量差的药品以次充好，最后质量不合格的药品很容易就进入医院。由于医院没有监督部门和验收药品部门导致药品把关不能到位，医药公司、医生和医院高层领导从中牟取巨大利润，但患者却要蒙受医药事故的危害。医院存在绩效考核制度，能否得到提拔升职与科室的患者康复率以及用药产生的经济利益相关，医生为了自身利益给患者多开处方和药品来增加科室的经济利益，但是患者却要为医生的过错行为买单。由于医院没有重视此问题并制定出有效的预防措施来控制和降低用药风险，最终导致药品风险增加，频繁地出现药品事故。（3）控制活动执行不力

①缺乏规范的采购业务管理制度和流程

医院的药品采购职责是确保药品及时有效地满足医院的需求，同时药品自身有一定的保质期，因此不能采购太多的药品避免造成积压的现象，从而影响医院流动资金的使用。目前全州县中医院采用预估的方法来制定采购药品的计划书，医院历史用药种类和数据来预测和估算未来一定时期的用药范围。目前医院的不同类型的患者越来越多，相应地业务量也越来越大，因此医生用药的种类和数量都会同时增长，以往的凭历史经验和历史用药数量的估计方法已经不适用了。同时不排除偶然因素和人为因素的影响，导致采购的药品与医院实际的药品需求量不符，经常出现短缺、积压和药品过期的现象。因此医院以前使用的预估方法已经不能适应日益增长的业务量需求。

②缺乏人力资源管理机制和完善的绩效考核制度

在全州县中医院，人力资源部门负责招聘员工和绩效考核等工作，而人事部门和各科室负责面试、考核和招聘普通员工，各科室负责人和资历高的院长一起商议并决定招聘专业的医务人员。从医院招聘人员和招聘流程来看，目前医院没有比较系统和完善的人力招聘系统，也没有合理的考核员工绩效的制度。（4）信息传递渠道不畅

目前由于患者的病情多种多样，因此在采购药品时就存在困难，面临很多复杂和特殊的问题。现阶段，全州县中医院采购部门在采购药品的过程中，缺乏与临床科、财务科和各主治医生的沟通与合作，扮演唱独角戏的角色，运作相当独立。由于采购部门独立发挥采购职能，但如果对药品真实需求不了解、或者理解有出入、或者不知道药品的信息等等，采购订单一下就会造成药品采购不当和过多采购的现象，导致浪费资金和积压库存。目前医院并没有要求对患者进行回访，因此就不能与患者更好地交流探讨，进一步了解患者对药品价格和质量的评价。

（5）内部控制的监督管理不足

目前全州县中医院的管理仅仅限于切块模式，即每个科室和部门除了付款和结算需要到医院财务部门解决外，其他所有事宜都可以自行管理和决定。对每个科室和部门的审查和监督工作也只是表面工作，实质上都是忽悠一下，并没有严格执行。在药品采购过程中，监督部门并没有严格地监督每个采购环节并对药品的质量把关。医院的监督体制存在漏洞，其弊端在于各部门的领导就是监督领导，若形成相互监督就会遇到上级与下级的复杂关系，因此各部门相互督促和监督的方法行不通，此制度形同虚设。

（三）改善该医院采购内部控制的对策 1.进行内部环境整改

全州县中医院首先应该对自己的内部环境进行改善，完善医院的内部组织结构，组建专门的采购部门，建立相应的采购管理制度，一切采购行为做到有据可依，有章可查。重视医院的人力资源的管理，在人才的引进过程中都要把好质量关，医院的工作人员更是要进行严格的考核。与此同时，医院还要不断地加强相关的道德文化建设，提高医院工作人员的医德素质。2.做好风险评估和相关控制活动

在整个医院的采购过程中，应该严格地把控药品质量，杜绝盲目采购药品，对于采购了的药品应该将清单定期公布于众，接收整个医院的监督检查，建立人品举报制度，对于采购过程中的违规行为进行保密有奖举报，对于新特效药的采购必须经过研讨之后再决定是否采购。与此同时，全州县中医院还要健全自身的药品管理制度、药品采购管理制度、药品定期盘点管理制度、药品损毁报废管理制度，通过这样的方式设置不相容的岗位进行相互监督，对于采购过程中行贿受贿行为发现一起处理一起，绝不姑息。3.改进医院的信息与沟通问题

建立高效合理的信息与沟通体系，使得沟通渠道顺畅，将更加精确化的信息传递到相应的员工，这样可以有效地提高员工的工作效率。强化内部组织的沟通，使得员工明确自己的职责所在，医院领导要多倾听和接收员工的建议。要建立统一的信息沟通系统，对所有的流程实施监控，具体的流程如图2。

图 2 信息沟通流程图

4.健全内部监督机制

监督可以通过日常的、连续性的监督活动来进行，还可以通过进行单独的评估机制来完成，也可以让两者一同监督。内部审计是内部控制的监督极其重要的组成部分，也是监督内部控制其他环节的主要手段，医院需要强化内部审计组织以及制度建设。医院要建立和落实内部监督制度，需做到以下内容：

(1)药品采购人员对每天工作中的具体情况都要记录在笔记本中，收集每一次的采购信息凭条，并在年终根据完成的情况进行绩效考核。

(2)在药品入库时，库管员都要核算清楚药品的审核发票是否详细，经销企业是否通过审批部门批准，若发现有审核手续不够清楚、经销企业渠道不正规等情况，要立即停止对该药品的入库，并及时向药剂科领导汇报。

(3)药剂部门需要每一个月定时的抽查药品采购的具体情况，做出相应的工作笔记，同时还要进行不按时的监管和抽查以及笔记记录情况，若发现采购人员从未经审批的渠道采购药品，视情节轻重给予扣发奖金、警告或调离岗位等处分。结语

随着我国医疗卫生事业的发展，医院、医生与患者之间的矛盾已经越演越烈，医患关系紧张，人民群众抱怨看病困难，药品价格不断攀升，医院对于药品采购内部控制不够重视是造成这些问题的主要原因。很多医院的内部控制制度没有落到实处，虽然有些医院已经形成了较为合理的控制制度，可是行使起来的却困难重重。为了完成医院既定的发展目标，不断地减少药品采购中的成本，降低患者用药成本，医院需要加强对药品采购中突出问题的控制。各医院要结合自身的特点，由上至下不断完善适应自身发展的内部控制制度，使内部控制能够真正的产生应有的作用，以维护医院的长期健康的进步，促进我国医疗事业的繁荣发展。

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第二篇：我国商业银行内部控制问题研究

我国商业银行内部控制问题研究

摘 要：近年来，我国的商业银行不断对其内部控制制度进行探究深化，旨在健全和完善内部控制体系。但是，就目前的发展形势来看，商业银行的内部控制在实际工作中仍存在诸多问题。基于此，本文以巴塞尔协议为理论基础，参照人民银行、银监会内部控制指引，针对商业银行内部控制存在的问题进行分析，从而提出相关性的解决对策，进一步完善的构建内部控制体系。

关键词：商业银行；内部控制；措施

金融企业作为现代经济的发展核心，对社会经济的发展起着关键性作用，而商业银行作为金融业的重要组成部分，就必须不断健全和完善内部控制系统，以此来适应全新的金融环境。而从另一方面来说，内部控制也是商业银行的一种自律行为。加强内部控制能够有效地保护银行资产的安全，预防金融风险，保障会计信息数据的真实可靠，提高银行的经济效益。所以，商业银行应该自觉主动的建立完善内部控制的各种规章制度，并对其工作人员的业务经济活动进行风险控制，才能够真正的开拓银行的市场之路。

一、我国商业银行的内部控制定义

内部控制是保障银行内部正常运营的保障，为保障经营目标的充分实现和各项业务的正常开展，防范和化解金融风险而制定并组织实施的，对内部各部门和人员进行相互制约和相互协调的一系列制度、措施、程序和方法。

内部控制是商业银行为确保经营目标的实现和各项业务的正常开展，防止和化解金融风险而制定并组织实施的，对内部各个部门和员工进行相互制约和相互协作和调节的一系列制度、措施、程序和方法。就内部控制理论发展，它大致经历了萌芽期―内部牵引阶段、发展期―内部控制阶段、完善期―内部控制结构阶段、成熟期―内部控制整体框架阶段。

1.控制的相关定义

COSO委员会提出了内部控制的相关具体概念：“内部控制是企业董事会、经理当局以及其他人员为达到财务报告的可靠性、经营活动的效率和效果、相关法律法规的遵循等三个目标而提供合理保证的过程。”

2.内部控制的构成

报告认为，内部控制由五个相互联系的要素：控制环境、风险评估、控制活动、信息和沟通、监督。监督是对内部控制系统的运行质量不断进行评价的过程，即不断地对内部控制的设计、运行和修正活动进行评价。

3.商业银行内部控制的目标为

（1）确保国家法律法规及本行内部规章制度的有效执行；

（2）确保银行内部各个业务板块各项经营管理目标的全面实施和充分实现；

（3）确保实施全面风险管理，以健全的内控制度和严密的控制措施为保障，以健康的内部控制文化，先进、安全的信息系统等要素为支撑，建立完善的风险管理体系；

（4）确保风险管理体系的有效性，能及时全面有效地识别、计量、评估、控制、监测和化解各类风险，确保因哈根内部各个业务各项经营管理活动合规、稳健、高效、持续地开展。

4.商业银行内部控制应遵循“全面性、优先性、制衡性、适当性、适应性、成本效益、有效性”的原则，具体包括：

（1）全面性原则

内部控制应覆盖零售业务各项经营管理活动的所有流程及操作环节，覆盖实施经营管理的所有部门、岗位及人员。所有参与经营管理活动的部门和人员都有相应的内部控制义务和职责，任何人不得拥有不受内部控制约束的权利，任何决策或操作均应当有案可查。

（2）优先性原则

内部控制以防范风险、审慎经营为出发点，银行内部业务各项经营管理活动应事先制定有关政策、制度和程序，识别、计量和评估相关风险，提出风险防范措施，以体现“内控优先”的要求。

（3）制衡性原则

内部控制应当在治理结构、机构设置及权责分配、业务流程等方面形成互相制约和互相监督。

（4）适当性原则

内部控制应适当有效，既能有效防范风险又不影响经营效率，确保内部控制不疏漏、不过度。

（5）适应性原则

内部控制应当与各项业务的经营规模、业务范围、竞争状况和风险水平等相适应，并随着情况的变化及时进行调整。

（6）成本效益原则

内部控制应当权衡实施成本与预期效益，以适当的成本实现有效控制。

（7）有效性原则

（8）内部控制应当有效可行，内部控制存在的问题应当能够得到及时反馈和有效纠正。

二、我国商业银行内部控制存在的问题

1.内部控制环境

在内部控制环境上，主要存在管理人员对内控的重视度不足，且对风险的认知不够，只是片面强调经济业务上的开拓，以实现利润的最大化，却忽视了内部控制环境的重要性。比如法人代表的自我约束软化、管理不健全，重建设轻管理等问题。而另一方面，我国的商业银行在组织机构的建立上也较不合理。比如在部门、岗位的职责划分上就模糊不清，有的部门之间在出现问题之后，出现互推责任，使得内部控制制度不能发挥其作用，最终导致了银行业务流程的各个环节衔接不紧密，脱节现象频发。

2.内部控制活动

一方面，我国商业银行的控制制度的建立仍较不健全，管理部门之间的衔接也较不充分，使得银行在控制分散和控制上存在不足。另一方面，由于商业银行没有明确的划分各部门的风险防范职责，就导致了部门业务环节在实施关键控制活动上有所缺失，且大多数的银行在内控方式上也偏重于业务的事后补救和监督，不够重视风险的规避，也缺乏进行连贯的整理搜集和综合监测银行的监督机构或是组织。

3.监督评价机制

只有通过连续的评价监督，才能够保障内部控制机制的有效运行，所以，必须监督商业银行的内部控制。内控制度主要是由内部审计进行连续的监督和评价，因此内部审计就必须保持客观独立性，正确履行职能，揭露内部控制制度中存在的问题，为决策者提供准确的信息，以便及时提出应对措施。但是，目前的监督评价机制仍旧存在以下问题：一个是内部审计工作的不规范及其审计手段较为落后，另一个是商业银行的分支机构在内控制度的检查评价上仍有不足。

4.风险评估

一方面，在经营过程中，由于商业银行没有充分的考虑到可能遇到的各种对其不利的内部影响及其外部因素变化所带来的风险，所以就可能导致银行内部结构的变化其管理层的变动或是经济周期的波动等。另一方面，我国对于银行风险的测评缺乏连续性，就导致了风险发生后，银行才意识到制度上存在的漏洞或是经营中隐藏的各项风险，不能够根据不断变化的环境及时作出反映。最后，我国商业银行也没有针对经营中所面临的各项风险建立科学统一的风险体系，这就导致了我国部分银行信贷业务的风险管理较为不足，且风险评估手段也极为单一。

5.信息交流与反馈

现如今，内部信息传递在我国商业银行，依然在一定程度上导致信息传递不畅通，在一定程度上还依靠着金字塔式的组织结构来实现。关于信息传递的真实性准确性，而信息传递的效率和信息的时效性也会被受到影响，原因是庞大的组织结构、过长的传递链条，准确的完整的信息、逐渐递减，顶端管理层的指示很难准确的传递到最基层，而基层机构的经营活动状况也难以准确的传递到最高层。

三、完善我国商业银行内部控制的措施

1.协调社会环境，完善法人治理结构

从广义的视角来考察内部控制环境，就必须考虑到西方市场经济的国家社会信用体系是否足够完善。我国商业银行能否稳健运行，不仅需要银行内部能够有效控制，更需要社会环境尤其是社会信用制度的大力支持，才能够协调好商业银行的内部发展。在市场经济发达的国家，其金融法律法规相对齐全，且信用制度也得到了广发的建立及其严格遵守，使得商业银行的抵御信用风险和交易风险等风险都有了较为坚实的基础，而这种社会信用支持能够保障我国商业银行的健康发展，所我国应该重视社会信用体系的建立，逐步完善和协调社会环境，健全法治社会。

2.加强合规管理，营造良好内控环境

加强合规管理，就是指商业银行应该遵守包括监管和立法机构所规定的基本法律法规、行业协会所规定的行业规则及其适用于商业银行职工的内部行为准则等。基于此，所谓的法律法规、行为准则不仅仅是单纯的包括具有法律约束的文献，更包括广义上的诚实守信，公正客观的道德行为规范准则。而为了能够打造一个良好的银行内控环境，我国自2000年以来也相继成立了适应金融业发展的合规部门，比如2004年工商银行就将合规管理与内控职能相结合，成立了内控合规部门，这样一来，使得我国商业银行内部控制便于管理，更营造了良好的内控氛围。

3.重视外部监督，真实披露信息制度

银行监督会作为商业银行的监管部门能够有效地对商业银行的内部控制情况进行定期的评价，并以外部监管的视角，协助银行找寻内控中存在的缺陷和漏洞，在督促银行的同时进一步完善了内控机制管理，提高内控的管理水平。所以，在我国商业银行不断公开上市的情况下，商业银行有必要重视起来自投资者和证券市场监管者的外部监督。基于此情况下，我国也强烈要求着上市公司必须设立并维持相应的内部控制结构，建立定期披露制度，真实客观地反映上市公司的信息披露。而健全披露制度的同时也能够有效的促进商业银行提高对内控体系的建设，并能够充分利用外部监督的优势，完善内控体系。

4.有效发挥内控，提高内控效率

我国商业银行的内部控制制度主要着重分析了具体流程中的风险，并据此采取适当的措施进行风险控制。所以，在实际操作中，可能由于控制的需要就将业务操作流程设计得较为复杂，且处理环节也增多，控制成本相对较高，内控效率低下。基于此，就必须对商业银行的业务流程、管理流程及其企业文化等进行重新构造，以此展开全新的商业银行管理模式，将客户作为中心，辅之以市场经济为导向来进行业务流程设计，再根据具体的业务流程重新塑造商业银行的管理流程，打造更加完善的企业文化理念。以此达到简化业务流程步骤，降低控制成本，提高内控效率的目标。

5.内控流程与操作和管理信息系统的有效结合

建立有效的信息沟通机制，确保董事会、监事会、高级管理层及时了解本行的经营和风险状况，确保相关部门和员工及时了解与其职责相关的制度和信息。

就我国商业银行而言，商业银行内部应建立健全信息系统控制，通过内部控制流程与业务操作系统和管理信息系统的有效结合，加强对业务和管理活动的系统自动控制。商业银行应建立健覆盖所有业务和全部流程的管理信息系统和业务操作体系，确保及时、准确记录经营管理的信息，确保信息的完整、连续、准确和可追溯。应当加强对信息的安全控制和保密管理，对各类信息的实施应该分等级的安全管理，对信息系统的访问实施权限管理，确保信息安全。

四、结束语

我国商业银行在实施内部控制上仍存在较多不足之处，不仅在理论研究上起步晚，在实践经验上更为不足。所以，商业银行就必须在建立内控制度的过程中去慢慢摸索，不断的去完善内控机制，才能够提高我国商业银行内部控制体系建设的最终效率，促进我国商业银行的长远发展。

参考文献：

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第三篇：内部控制制度-采购

内部控制制度

——采购 第一章 总 则

第一条 为了加强某某公司（以下简称“公司”）对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。

第二条 本制度所称采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。请购是指尚未发生采购行为前的申请购置行为。公司外购服务并支付价款的控制，可以参照本制度的规定执行。

第三条 公司在日常经营活动中，至少应关注涉及采购业务的下列风险：

（一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

（二）采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。

（三）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊。

（四）采购行为违反国家法律法规和公司规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资产损失。

（五）验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。

（六）付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致公司资金损失或信用受损。第四条 公司在建立与实施采购内部控制过程中，至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制：

（一）职责分工、权限范围和审批程序应明确规范，机构设置和人员配备应科学合理。

（二）请购事项应明确，请购依据应充分适当。

（三）采购行为应合法合规，采购与验收流程及有关控制措施应明确规范。

（四）付款方式和程序、与供应商的对账办法应有明确规定。

第二章 职责分工与授权批准 第五条 公司应建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批。

（二）供应商的选择与审批。

（三）采购合同协议的拟订、审核与审批。

（四）采购、验收与相关记录。

（五）付款的申请、审批与执行。

第六条 公司应建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。各分、子公司应尽量集中采购职责权限，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。

第七条 公司可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益的风险。

第八条 公司应按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第三章 请购与审批控制

第九条 公司应建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。公司采购需求应与公司生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。需求部门提出的采购需求，应明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。各分、子公司应设置专门的请购部门或请购负责人，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排公司的采购计划。

第十条 公司应加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门或人员应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应由审批人对请购申请进行审批，设置请购部门的，应由请购部门对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。

第十一条 公司应建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及公司实际需要对请购申请进行审批。

第四章 采购与验收控制

第十二条 公司应建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。公司应建立供应商评价制度，由公司的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况、信用等级等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。公司应对紧急、小额零星采购的范围、供应商的选择作出明确规定。

第十三条 公司应根据商品或服务等的性质及其供应情况确定采购方式。非约定品牌代理商供应的大宗商品或服务等的采购应采用招投标方式并签订合同协议；一般商品或服务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物品或服务等的采购可以采用直接购买等方式。公司应对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。

第十四条 公司应明确采购价格形成机制。大宗商品或劳务采购等应采用招投标方式确定采购价格，并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。其他商品或劳务的采购，应根据市场行情制定最高采购限价，不得以高于采购限价的价格采购。以低于最高采购限价进行采购的可以适当方式予以奖励。公司应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。委托中介机构进行招投标的，应加强对中介机构的监督。

第十五条 公司应充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面的信息，由采购、使用等部门共同参与比质比价，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门事先对采购价格等有关内容进行审核。对单价高、数量多的物资采购，公司应制定严格的比质比价采购制度。

第十六条 公司应根据规定的验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件，由专门的验收部门或人员、采购部门、请购部门以及供应商等各方共同对所购物品或服务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告或验收证明。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应立即向采购部门或请购部门和财会部门报告；相关部门应查明原因，及时处理。

第五章 付款控制

第十七条 财会部门应参与商定对供应商付款的条件。公司采购部门在办理付款业务时，应对采购合同协议约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并提交付款申请，财务部门依据合同协议、发票、验收证明等对付款申请进行复核后，提交公司相关负责人进行审批，办理付款。

第十八条 公司应建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。公司应加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

第十九条 公司应加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

第二十条 公司应建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。

第二十一条 公司应定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，核对工作应指定专人负责，一般在月末、季末、半末、末进行，与各供应商每年应至少做一次以上核对工作。如有不符，应上报财会部门主管并查明原因，及时处理。核对记录应存档备查。

第六章 附 则

第二十二条 本制度适用于公司及所属公司，包括公司总部、各分公司及全资子公司、控股子公司。

第二十三条 公司及所属公司可以参照本制度制定相关实施细则或具体执行办法，实施细则或执行办法不得违反本制度相关规定。实施细则或执行办法经公司总经理办公会批准后执行，并上报公司备案。

第二十四条 本制度由公司董事会负责解释和修订。

第二十五条 本制度自公司董事会审议批准之日起执行，修改时亦同。

第四篇：采购内部控制制度

指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。

·采购业务流程主要涉及的九大环节：

编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收（退货）、付款、会计控制等。

9.1编制需求计划和采购计划

需求部门根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。

·该环节的主要风险：

需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

·主要管控措施：

第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。

需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。

对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，需经专业技术部门研讨后审批。

第二，在制定生产经营计划中，应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。

第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

9.2请购

请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。

·该环节的主要风险：

缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

·主要管控措施：

第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容：

·是否准确、完整

·是否符合生产经营需要

·是否符合采购计划

·是否在采购预算范围内等。

9.3 选择供应商

选择供应商，也就是确定采购渠道。

·该环节的主要风险：

供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

·主要管控措施：

第一，建立供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全统一的供应商网络。

第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，与供应商签订质量保证协议。

第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度。

9.4 确定采购价格

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。

·该环节的主要风险：

采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。

·主要管控措施：

第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。

第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。

9.5 订立框架协议或采购合同

·该环节的主要风险：

1.框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；

2.未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。

·主要管控措施：

第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保其具备履约能力。

第二，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。

9.6 管理供应过程

管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，以评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。

·该环节的主要风险：

缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。

·主要管控措施：

第一，跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。

第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。

第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。

第四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。

9.7 验收

验收以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。

·该环节的主要风险：

验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。

·主要管控措施：

第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。

第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。

第三，对于验收过程中发现的异常情况，应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。

9.8 付款

付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。

·该环节的主要风险：

付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。

·主要管控措施：

第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。

第二，根据支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。

第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。

9.9 会计控制

会计控制主要指采购业务会计系统控制。

·该环节的主要风险：

缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。

·主要管控措施：

第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。

第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。

采购业务的后评估

定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析，及时发现采购业务薄弱环节，优化采购流程。

将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系，促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全面提升采购效能。

第五篇：采购内部控制制度

采购内部控制制度

第一章 总 则

第一条 为了加强公司对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《公司内部控制基本规范》，结合公司的实际情况,制定本制度。

第二条 本制度所称采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。

第二章 职责分工与授权批准

第三条 公司应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位包括：

（一）请购与审批。

（二）供应商的选择与审批。

（三）采购合同协议的拟订、审核与审批。

（四）采购、验收与相关记录。

（五）付款的申请、审批与执行。

第四条 公司应当建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。

第五条 公司根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益。

第六条 按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第三章 请购与审批控制

第七条 公司应当建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

公司采购需求应当与公司生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。

需求部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。

采购部门才有资格组织采购，其他部门不得擅自采购任何物资。

第八条 建立严格的请购审批制度。加强采购业务的预算管理。

(一)为生产储备的周转材料请购程序：由库管员根据最低库存量或使用单位的所需，材料员编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。

（二）生产使用固定资产请购程序：由使用部门提出申请—材料员根据库存量编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。

第九条 加强采购业务的预算管理。对于超预算和预算外采购项目由董事长审批。

第四章 采购与验收控制

第十条 建立采购与验收环节的管理制度，确保采购过程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。

第十一条 公司采购方式：大宗物资或服务等的采购应当采用招投标方式并签订合同协议；一般物品的采购可以采用询价的方式并签订合同协议；小额零星物品的采购可以采用直接购买等方式。

30万元以上的为大宗物资，10万元以上30万元以下的为一般物品，10万元以下为小额零星物品。

第十二条 委托中介机构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。

第十三条 公司应当充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面的信息，由采购、使用等部门共同参与比质比价，并按规定的授权批准程序确定供应商。

对小额零星采购，按照“比质比价、货比三家”的询价原则，确保公开透明，降低采购成本。

第十四条 公司应当根据验收制度和经批准的请购单、合同协议等采购文件，办理相关的验收手续。

公司对外采购的锅炉煤和柴油等，必须经地磅房计量，合理损耗以外的由承运车辆承担。合理损耗一般为3‰。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。

第五章 付款控制 第十五条 财务部应当参与商定对供应商付款的条件。公司供应部在申请付款业务时，应当对采购合同协议约定的付款条件以及采购发票、结算凭证和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并提交付款申请，财务部依据合同协议、发票等对付款申请进行复核后，按《资金活动内控制度》和《工程项目内控制度》的相关审批程序办理。

第十六条 公司建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

对招标合同的首次预付款不得超过合同总价的30%；除特殊采购外，一般物品和小额零星物品的采购不得使用预付款采购。

公司禁止使用定金的方式签订物资采购合同。第十七条 公司加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

第十八条 公司应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。

第六章 附 则

第十九条 本制度由公司财务部负责解释。第二十条 本制度自颁布之日起执行。

销售内部控制制度

第一章 总 则

第一条 为了加强对销售业务的内部控制，规范销售行为，防范销售过程中的差错和舞弊，据国家有关法律法规和《公司内部控制基本规范》，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条 本制度所称销售，主要是指公司销售商品并取得货款的行为。

第二章 职责分工与授权批准

第三条 公司应当建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

销售与收款不相容岗位包括：

（一）销售合同协议的审批、签订与办理发货。

（二）销售货款的确认、回收与相关会计记录。

（三）销售退回货品的验收、处置与相关会计记录。

（四）销售业务经办与发票开具、管理。

（五）坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。第四条 公司应当合理采用科学的信用管理技术，不断收集、健全客户信用资料，建立客户信用档案。防止向未经信用授权客户发出货品，并防止客户以较低的信用条件进行交易而损害公司利益。第五条 公司应当建立销售业务授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理销售业务。

第六条 公司应当根据具体情况对办理销售业务的人员进行岗位轮换或者管区、管户调整。

第三章 销售与发货控制

第七条 公司对销售业务应当建立严格的预算管理制度，制定销售目标，建立销售管理责任制。

第八条 公司应当建立销售定价控制制度，制定价目表、折扣政策、收款政策，定期审阅并严格执行。

第九条 公司在选择客户时，应当充分了解和考虑客户的信用、财务状况等有关情况。

第十条 公司应当加强对赊销业务的管理。赊销业务应当遵循规定的销售政策、信用政策及程序。

第十一条 公司应当按照规定的程序办理销售和发货业务。

（一）销售谈判。公司在销售合同协议订立前，应当指定销售部人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。对谈判中涉及的重要事项，应当有完整的书面记录。

（二）合同协议审批。由销售部通过双方协商，初步确定销售数量、销售价格、信用政策、发货及收款方式等信息，由分管领导、总经理和董事长审核或审批。

审批人员应当对销售合同协议草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格审查。

（三）合同协议订立。销售合同协议草案经审批同意后，与客户签订正式销售合同协议。签订合同协议应当符合《合同法》的规定。

合同一式四份，双方各持两份。公司档案室留存一份、销售部留存一份。

（四）组织销售和发货。

1.公司销售部按照经批准的销售合同协议编制销售计划，向调拨员下达销售通知单。销售通知单上应填写购货单位名称、产品名称、合同数量。

2.调拨员根据客户经盖章有效提货单，开具发货通知单，在发货通知单上注明“现金煤”、“合同煤”，并登记调拨明细表。

3.承运车辆持发货通知单到地磅房过空磅，司磅员在产品出厂登记表上登记空磅、车号、购货单位等信息，并在发货通知单盖章。

4.发货员(装车工)凭司磅员盖章的发货通知单发货，发货通知单妥善保管，次日交销售会计核对。

5.承运车辆装重车后到地磅房计量，司磅员办完相关手续后，在出门证上盖章。

6.司磅员认真登记产品出厂明细表，妥善保管提货单和产品运单，做好交接班记录，确认无误后双方在产品出厂登记表上盖章，末班司磅员次日负责交销售会计。

7.承运车辆到门卫室交出门证，门卫准予放行，出门证要妥善保管，次日交调拔员统计。8.调拔员根据调拨明细表和出门证，统计产品销售量，并于上午11点前上报销售日报表，月末，上报销售月报表。

9.零售现金业务，驾驶员到地磅房计量后，凭司磅员打出的计量单到财务出纳处交款，司磅员核对收款数量、金额后，在出门证上盖章，车辆方可出厂。

10.销售会计每天与调拨员核对销售数量，月末核对无误后双方签字认可，并进行帐务处理。

第十二条 公司应当建立销售退回管理制度。公司的销售退回必须经分管销售领导审批后方可执行。

第十三条 公司在销售与发货各环节做好相关的记录，填制相应的凭证，建立完整的销售登记制度，并加强销售订单、销售合同协议、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件和凭证的相互核对工作。

销售会计应当设置销售台账，及时反映各种产成品销售的开票、发货、收款情况。

第四章 收款控制

第十四条 公司应当及时办理销售收款业务。以银行转账方式办理的销售收款，必须通过公司指定的专用账户结转。

第十五条 公司应当将销售收入及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。销售人员严禁收取销售现金。

第十六条 公司建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部负责应收账款的催收，催收记录（包括往来函电）要妥善保存，财务部督促销售部加紧催收。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。

应收账款应分类管理，针对不同性质的应收款项，采取不同方法和程序。应严格区分并明确收款责任，建立科学、合理的清收奖励制度以及责任追究和处罚制度，以有利于及时清理催收欠款，保证公司营运资产的周转效率。

第十七条 公司对于可能成为坏账的应收账款，应当按照国家统一的会计准则制度规定计提坏账准备，并按照权限范围和审批程序进行审批。对确定发生的各项坏账，应当查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后做出会计处理。

第十八条 公司核销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已核销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。

第十九条 公司结合销售政策和信用政策，明确应收票据的受理范围和管理措施。

加强对应收票据合法性、真实性的审查，防止购货方以虚假票据进行欺诈。

应收票据由出纳保管，贴现必须经财务总监批准，对于即将到期的应收票据，应当及时向付款人提示付款；已贴现但仍承担收款风险的票据应当在备查簿中登记，以便日后追踪管理。

第二十条 公司每半年与往来客户通过函证等方式,核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。

第五章 附 则

第二十一条 本制度由公司销售部负责解释。第二十二条 本制度自颁布之日起执行。