管理文秘论文

第一篇：管理文秘论文

结 课 论 文

题目：浅析如何做好会务工作 班级：事管11-1 姓名： 学号：

浅析如何做好会务工作

会议作为人们聚众议事、沟通交流、集纳信息、优化决策的一种通用形式，一直被机关、企事业单位所广泛利用。如何开好会、开短会，做好会务工作，是保证会议高效的前提。一名称职的秘书一定是一个组织会务工作的高手。

会务工作即会议的组织、保证和服务工作。一般需要有会议的领导者、参加者和服务者三个方面的努力配合。这里主要就服务者即秘书人员所做的会务工作加以论述。秘书做好会务工作的关键在于会前精心准备、会中做好管理保证会后及时总结反馈。会务工作的繁简，与会议的内容、级别有一定关系。一般来说，会议越大，规格越高，内容越重要，会务工作的内容就越多，难度就越大。小型会议，发个通知，确定时间、地点，做好记录即可，会务工作非常简单；某些决策性会议，人数虽少，却十分重要，必须认真对待；大型和特大型会议，会务工作内容较为繁杂，必须成立专门的会务工作组来做好组织、筹备工作。

一、会务工作内容

（一）、会前超前筹措，精心准备

“凡事预则立，不预则废”。要想做好会务工作，必须有目标、有计划、有分析、有论证，准备充分。从某种程度上说，会务工作的成效，很大程度上取决于会议前期准备工作的细化程度。具体应做好以下几方面的工作：

1、协助领导做好会议议题的确定。议题或由领导提出，或由秘书人员收集，但必须把握一个原则，就是一定要弄清领导开会的真正意图，即要解决什么问题，达到什么目的秘书人员对收集到的议题要仔细筛选，及时送交领导审核，必要时还要准备一些预备议题，以便领导选择。秘书人员要注意尽可能避免把不成熟的议题带到会议上来。

2、做好会议经费预算。这包括场地费、租金费、会议用品费、讲师培训费、设备使用费、资料费、住宿费、餐费及交通费等，做会议经费预算既要本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会议的成本，又要有一定的弹性，注意留有余地。

3、做好会议议程、日程的制订。会议议程是对会议主要内容所做的顺序排列；会议日程是会议议程在时间上的具体安排，一般采用表格式将各项议程分别固定在会议期间每天的上午、下午及晚上三个单元，让与会者一目了然。下面是一个会议的日程安排表：

5月14日 预备会议 5月15日 正式会议 5月16日 会议结束

该日程安排表违反了会议日程的制定方针，即把与参会者有关的需配合的事项以会务手册的形式准确无误地事先告之参会者，因而它的制订不能算是成功。在会议议程、日程的安排上，一定要做到明确、具体、准确、无误。可对上面这个会议日程加以完善，就会形成下面的日程：

5月14日

下午13:30 与会人员报到 信息报告大厅 晚上18:00 报到人员统一用餐 沁芳园 5月15日

上午8:30 正式会议 信息报告大厅 中午12:00 全体人员午餐 沁芳园

下午16:30 全体参会人员集体活动 俱乐部 5月16日

上午8:30 会议总结 信息报告大厅 上午10:30 集体合影 阳光大厅

修改之后的议程更加清楚明确，也更便于与会人员做好参会准备。

4、做好与会人员范围的确定。要按会议的规格档次及议题内容确定参会人员，不要动辄请上一堆“名人”，根本不考虑会议的议题与这些人有无关系，这样做除了给会议主办方与会议组织者、服务人员增加会务负担外，什么作用也起不到。

5、做好会议通知的发送。按照确定的参会人员范围拟定参会人员名单，做到应参加者不漏，不应参加者不发通知。发送会议通知时，一定要细致，落实到位，可以把参加人、会议时间、会议地点及注意事项预先打在一张通知单上，提前按参会人员范围通知至相关单位与个人，如遇特殊情况不能通知至本人，秘书人员一定要明确具体转达人员，必要时要再次通知，以确保每位参会人员都能按时与会。

6、做好会议材料的准备。一般要准备好两方面材料：一是做好参会领导讲话稿、总结材料、会议报告等主旨文件材料的起草工作，二是做好会议文件材料的复制及分装工作。秘书人员需要注意的是，在拟写领导讲话、报告等材料时一定要打提前量，给领导留出足够的修改、熟悉及审稿时间，以免领导仓促上阵，言词漏洞百出。在复印分装会议材料时，工作人员要做好分工，避免分工不清，导致材料袋中的材料有的多好几份，有的少一两份。

7、做好会场管理。这主要包括会场的布置及会议用品的准备、会议设备的调试等工作。会场的布置，包括主席台的布置，与会人员座次席的安排以及为烘托渲染气氛所做的会场装饰，具体依会议性质及会议要求而定。会场布置以简单、大方、热烈、烘托主题、节俭为宗旨；会场用品的准备一般包括会议必备用品（文具用品、桌椅、台布、茶具，扩音、照明、照相、录像通讯设备等）的准备及会议特殊用品的准备。专业性会议还需准备特定的会场用品，如选举会议所需的投票箱、选票，表彰会所需的奖品及领奖时播放的乐曲，展示性会议所需的幻灯机、投影仪，谈判性会议需准备的签字笔等。这些必备用品及会议的特殊用品须提前送到会场，指定专人负责保管。会议用品可适当多准备一点，以备应急。

8、做好会议行政事务性工作。这主要包括做好与会人员的迎送、用车、食宿、后勤保障、医疗、参观访问、文化生活等安排。这些工作须在与参会者充分沟通的前提下提前准备，并细化至每个人，由专人负责。

9、做好与会人员的接待工作。秘书人员作为会议接待服务的主力，一定要训练有素，做到仪表举止端庄得体，用语礼貌谦和，态度热情大方，善于沟通协调与办事。不难想象，一个不注重外在形象、礼仪，不分场合，把持无度，举手投足依个性所为的秘书人员，能够把一个会议组织好，服务到位。

只有做好上述八个方面的工作，会前的准备工作才可谓充分；也只有做好这些工作，才能保证会中及会后阶段各项工作的顺利进行。

（二）、会中协调控制，科学管理 会中主要应做好以下四方面的工作：

1、做好会议的报到、签到工作。会议的签到用品，签到时发放的文件材料、文具用品一定要准备充足，放到会场指定位置，并设专人负责。

2、做好会场各种设备的调试和维护工作。秘书要时时监控会场内的音响、灯光及视频、网络设备、安全设施的运行状态，确保在设备出现故障时第一时间到达并做好操作调整，确保会议顺利进行。

3、做好会议记录工作。秘书人员在做好文字原始记录的同时，最好用录音笔或录像设备做好实况记录，一来便于会后整理会议纪要，二来可满足以后文件存档及利用的要求。

4、做好会场内外的保卫与保密工作。包括协助安保人员做好入场的验证监票工作，会场秩序的维护工作，会场内的安全保卫工作，会议材料的保密工作等。

（三）、会后及时总结与反馈

会议结束并不意味着会务工作的终结，秘书人员还要做好会议重要文件的清退、收集，会议纪要的整理及会后的反馈、立卷归档工作。会议结束后，该收回的文件要尽快收回，该汇总的要及时汇总；对搜集的会议前后产生的有关文字、声像材料要分类归档；同时，做好会后督办与反馈工作。这些工作虽在会后进行，却能够直接反映会议效果的好坏及会议主旨精神是否落到实处。

尽管会前、会中、会后各个阶段的会务工作各不相同，但它们相互关联、相辅相成，一个环节出现问题，就会影响到下一环节甚至整个会议。只有把各个环节的工作安排好、部署好，衔接好，才能保证会议的高质量、高效率及会议的圆满成功。

二、会务工作技巧

开会时，面对各项琐碎繁杂的工作，要用最短的时间、最少的精力，取得最佳的效果，就要讲究会务工作的技巧。

（一）、明确目的与作用，认真细致做好会前各项工作

1、秘书人员首先要了解会务工作的任务、目的及做法，以便把握领导意图，与领导搞好配合。

2、在会前议题一旦确定下来，除特殊情况外，秘书应提前两天、重大会议应提前十天通知与会人员，以便与会人员有充足的时间准备。

3、在确定与会人员名单时应注意，该参加的一定要提及到，列席人员不可过多，以免影响会议效果；发放会议通知时，应注意对于拟调动但尚未调动人员的通知一定不要发错或忘记，同时务必附上参会回执。

4、布置会场不可千篇一律，应本着什么性质的会议就突出什么气氛的原则。在安排人员座位时，有多少人参加就摆多少椅子（可以稍多几把），因为椅子过多与会人员总会谦虚地往后坐，会场会显得很分散，不便于集中讨论问题。

5、会场设施的安装调试一定要提早进行，会议用品也要提前送至会场并做到专人专管。

6、会议文件准备务必落实到人，有具体的时间限制。

7、在做好会议常规工作的同时，还要安排足够的通讯员、联络员及服务人员，以便在会议期间提供临时性服务。

8、在正式会议前一天，要再次对会前的各项准备工作进行核查、确认。

（二）、会中严密组织，热情周到做好服务

会议进行当中，主要由会议主持人指挥调度控制会议的进行。秘书此阶段的主要任务是，掌握会议动态与信息，做好会议记录与会议信息的收集及会中的临时性工作，协助领导使会议按事先规划的议程进行，对于会议进行当中出现的不好的苗头及不良倾向，及时提出建议和补救措施，第一时间报告主管领导寻求解决。

1、在组织与会人员签到时，手中要备一份与会人员名单、联系方式及抵离时间表，在证实报到人员的身份后，发给文件袋，做好报到人员所住房间号及联系电话号码的登记。

2、要随时掌握报到人数，发现该报到而未报到的，应抓紧催促，保证在开会之前与会人员全部按时参会。

3、会中发放文件要准确并履行好登记手续。另外，秘书人员还应不断强化记人的本领，在可能的条件下熟悉所有可能参加开会的各级领导，这对于签到工作是必要的，在会议进行中，对于传递文件、做好会议记录、会中随时沟通与协调也非常必要。

4、做会议记录一定要认真、准确、完整。

5、会中各项活动的安排，要切身考虑到各位参会领导的工作任务，以不增加领导工作负担为准则。

（三）、会后要妥善处理一切事宜

会后的会务工作主要是安排送别与会人员、清理会场、归还借用物品、结算会议经费等，重点是会议文件的整理，会议精神的传达落实。这些工作处理的好坏直接关系到会议质量的高低。

1、做好会议文件的清退。会议结束前应开具一份应退文件清单，按单做好相关文件收集工作。

2、在统计到会人数时，注意不要把原定到会人数、通知人数、报名人数、报到人数等混淆。

3、会后文件整理归档时，无论大会还是日常工作会议，一般每份文件要保存三份，即一份原稿、两份印稿，以备存查。

另外，要做好会务工作，在各部门分工明确、各负其责的同时，还须密切协作、主动配合、步调一致进行工作。由于大型会议的工作人员来自各个不同的部门，任务要求各不相同，必须实行集中统一领导，做到一切行动听指挥，重大问题及时请示汇报，不得各行其是。同时，要保证良好的会风，各项工作要坚持高标准、严要求，各项活动的安排要想在前、做在前。

总之，对于每次会议的指导思想、目的、任务一定要明确，不开糊涂会。围绕主题，做好会议各种文件、方案的准备工作，或会前发给与会者，或根据会议的要求发放，不开无准备的会。再一个就是领导要加强对会议的控制与指导，“不能放羊跑马”不着边际地乱跑，而要随时掌握情况，及时研究适时决定和总结。

综上所述，做好会前、会中、会后精心准备与落实是保证会议成功的前提，同时注重会务工作的技巧与艺术性，秘书人员就一定能够把会务工作组织好，让领导满意、与会各方满意。

第二篇：文秘论文

关于企业秘书工作的探讨

在21世纪，新的形势要求企业经营管理工作必须制度化、规范化、法制化，客观上对企业秘书工作提出了更高的要求。要做好新形势下的企业秘书工作，就必须紧跟时代步伐，紧紧围绕一个中心，树立十种意识，提高四种素质，不断完善自己，掌握科学的方法，付出艰辛的劳动，做好领导的参谋和助手，高效率、快节奏地圆满完成领导交办的各项任务。

一、以领导活动为中心

企业的秘书工作是为满足领导活动的需要而产生和展开的，领导活动为主，秘书工作为辅，就决定着企业秘书工作始终要以领导活动为中心，否则，不是越位就是不到位。企业秘书就应该围绕这个中心安排自己的工作和生活，对领导的指示做到招之即来，来之能战，战之能胜。对领导安排的工作一旦接受，即排除一切干扰，全身心地投入，高质量地完成任务，力求达到领导满意。

二、牢固树立十种意识

1、学习意识。知识就是力量，企业秘书的成功更离不开知识的积累，而知识的积累主要靠学习。作为一个合格的企业秘书，就应该象扩大电脑内存一样储存并不断更新自己的知识。首先是加强有关的国家法律、法规学习，特别是与企业生产经营有关的法律法规知识，更要熟悉掌握，例如《公司法》、《产品质量法》、《合同法》等。二是要学习生产方面的知识，了解生产现场设备和装置的性能，了解生产工艺流程。三是向书本学习，博览群书，锲而不舍，从书本中吸取智慧和知识。四是向实践学习，充分利用深入基层的时间，参加生产劳动，锻炼自己，增长知识。五是向领导学习，学习领导同志的领导艺术和工作能力。六是向群众和同事学习，学习他们的好经验、好作法、好思想、好作风。企业秘书人员要学习、学习、再学习，养成学习的好习惯，不断完善知识结构，拓宽知识面。

2、效率意识。树立强烈的时效观念，培养雷厉风行的办事作风，是企业秘书工作的基本要求，也是企业发展形势的需要。秘书人员办理任何事情，都要思维敏捷、雷厉风行，加快工作节奏，按照工作程序办文、办会、办事，特别要注重时效。不能出现拖拖踏踏、慢慢腾腾的现象，要抢时间、赶速度，争取最快的速度和最好的质量办好每一件事。

3、奉献意识。企业秘书工作是一项时效性强、任务繁重、生活清苦、默默无闻的工作，而且岗位重要，工作要求高，责任重大。这就要求秘书人员必须要有安于清贫、乐于奉献、埋头苦干、任劳任怨的精神，必须发扬“俯首甘为孺子牛”和甘当“无名英雄”的精神，绝不能为权力、名利所动，殚精竭虑地做好本职工作。

4、严谨意识。秘书工作无小事，秘书人员必须时时、刻刻、事事、处处坚持认真、认真、再认真，细致、细致、再细致的原则，面对千头万绪的工作，要分清轻重缓急，理清思路，不漏办、不误办、不错办，高质量地处理和起草每份文件，高效率地办好每件事情，做到事事有回音，件件有着落。切忌粗枝大叶、马马虎虎、敷衍塞责。

5、创新意识。企业秘书要充分发挥主观能动性，努力学习新知识，研究新情况，考虑新问题；要多动脑筋，多想办法，为领导出点子，出好点子，出新点子；要多请示，勤汇报，主动为领导分忧解难；要开拓进取，大胆创新，力诫墨守成规、大出风头。

6、超前意识。“凡事预则立，不预则废”。要做好企业秘书工作，就必须增强超前意识和主动意识；既要雪中送炭，更要“雨前送伞”，做到未雨绸缪。要超前接受新知识、新观点，学会创造性地开展工作，力争考虑问题快半拍；要注意收集资料，掌握动态，筛选出有价值的材料及时提供给领导。

7、形象意识。秘书部门素有机关“窗口”之称，因此秘书人员的形象不仅是秘书个人学识、才能、品格等的体现，更体现了所服务的机关和单位的形象。秘书人员如果衣冠不整、油头粉面，或者格调低下，就会严重损害机关形象。特别是生产经营企业的秘书，经常与基层单位、外销客户打交道，更代表机关和企业的形象，更要加强自身修养，内强素质，外树形象，洁身端行，勤政为公。

8、全局意识。企业秘书工作无论大小事，事事关系全局，无论是参与行政管理，搞好服务，还是提供后勤保障，都必须心系全局，善于从企业工作的大局考虑问题、处理事情，集中精力帮助企业领导解决重点和难点问题，自觉地服从服务于企业工作的大局。

9、守纪意识。秘书人员在领导身边工作，处于一种特殊位置，要切实自觉抵制社会上存在的拜金主义、享乐主义、极端个人主义思想的侵蚀，正确对待个人利益，严格要求自己，不以领导名义办个人私事，不打领导的旗号托人情、拉关系，努力做到自重、自省、自警、自励。

10、保密意识。保守秘密是秘书工作的重要职业道德规范。秘书在信息传递过程中，牢固树立保密观念，严格执行有关保密法律、法规和制度，切莫以得知“内情”而炫耀，更不可以“秘密”讨好于人，做到不该看的绝对不看，不该听的绝对不听，不该说的绝对不说，不该问的绝对不问，自觉养成保密的好习惯。

三、企业秘书必须具备并不断提高四种素质

1、过硬的政治素质。秘书工作是一项政治性、政策性都很强的工作。秘书工作的性质、作用决定了秘书人员必须具备具有较高政治理论和政策水平，有较高的思想觉悟。在大是大非面前保持清醒的头脑，运用科学、正确的方法处理日常事务，不在工作中犯原则性、政策性错误。因此秘书人员必须认真学习马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，特别要学好江泽民同志关于“三个代表”的重要思想，学习党和国家的路线、方针和政策，多了解国际风云，不断接受新信息，更新观念，用辩证唯物主义和历史唯物主义的观点去观察和分析问题，透过现象看本质，发挥好参谋和助手作用。

2、扎实的文字功底。有一定的文字功底是对秘书人员的最基本要求，撰写材料是秘书的基本职责。写作本不是一件易事，写好就更不易。一篇脉络清晰、用语简洁的作品，使人看后一目了然，但没有一定的功底不可能一蹴而就。公文写作作为一种特殊文体，无论从格式还是遣词用语，都有一定的规定，不像诗歌、小说、散文那样可随心所欲自由创作。写作的功夫需要长期的生活实践，深厚的文化积累，系统的写作技能，关键是要做到“三心”：一是留心写作。要务一行勤一行，注意各种结构和格式的作品，要细读、细品、细钻、细研，取人之长，为我所用。二是潜心写作。秘书人员要有长期写材料的准备和习惯，自加写作压力，随时做好接受任务、写作材料的准备和习惯。三是用心写作。写作材料要专心专意，一丝不苟，精心写作，清楚自己写作时所代表的身份后，那种在思想高度集中下对事务方方面面的深思熟虑，具体到某个环节时所迸发的独到见解，及对某些事务防患于未然的预见性想象，就如一位运筹于帷幄之中而决胜于千里之外的指挥官。切忌敷衍塞责、应付差事。

3、过硬的技术素质。随着现代化办公机具的普及，企业秘书肯定不能再满足于传统的工作方式和素质，试想一个现代企业秘书如果不会电脑、操作、不会复印、传真、不会接发电子邮件、不会查阅网上信息，如何能干好本职工作。现代企业秘书必须主动去适应、掌握现代办公技术，提高实际应用水平，做一名立场坚定、作风优良、技术过硬的新时代企业秘书工作者。

4、健康的身体素质。常言道：“身体是革命的本钱”。没有好的身体，如何更好地为领导服务。作为企业秘书要有能承担繁重的任务、不分昼夜和节假日去完成的身体，因为身心经常处于高度紧张状态，稍不注意，身体可能就会被累垮。所以企业秘书工作者，必须加强体育锻炼，始终保持乐观向上的精神状态。

四、具有精明的办事能力

1、理解和领会能力。日常工作中秘书一方面要接受领导的指示，另一方面也要同具体的工作对象打交道。要达到预期的目的，就必须准确、快速地领会领导交待的意图，同时也要准确无误地听懂、摸清办事对象的想法。

2、分析和驾驭能力。企业秘书常常面对千头万绪、繁杂紧迫的情况，需要把事务迅速归纳、梳理出头绪，分清轻重缓急、难易远近，驾轻就熟地把事情分别办理得清楚顺当，有条不紊。

3、应变能力。企业秘书面临的各种事务常常瞬息万变，不断发展。有些办事的计划、预案和想象，会出现与现实情况不大相符，甚至把预案方案完全打乱。需要秘书临机不乱，沉着镇定，原则不变、迅速抉择，灵活处置，达到预期目的。

4、交际能力。交际能力是处理好人际关系的重要因素。企业秘书要克服困难，处理好上下左右各方面的人际关系，必须善于交际，使人容易接近，容易被信赖，这样办事效率就高，速度就快，反之则不然。同时，交际能力也反映出一个人的思想性格修养。

5、语言能力。说话能力与办事的成功率有直接的关系。上传下达、接待来客、洽谈工作都离不开说话，会说话是办事成功的一个基本条件，也是处理好各种关系的一个基本条件。会说话的标准大致是口齿清楚、礼貌温和、达意准确、繁简得当、态度诚恳。同时还要注意说话的艺术：感染力、说服力、风度、礼貌、机警、幽默等等。通过说话把事情办得利利落落。

21世纪的新时代，给企业的生存和发展带来了新的机遇和挑战，新的形势和任务给新时代的企业秘书工作者提出了更高的要求，秘书工作者必须具有超前意识，迎难而上，勤奋进取，增强责任感和使命感，树立强烈的敬业精神，从我做起，从现在做起，从小事做起，在工作中不断提高自身素质，完善自我，做一名合格的企业秘书。

第三篇：大学文秘专业管理论文

大学文秘专业管理论文

导读：我根据大家的需要整理了一份关于《大学文秘专业管理论文》的内容，具体内容：在高等院校教学改革不断深化的今天,高校教务秘书应具有什么样的素质,是关系到教务管理队伍建设的一个重要问题。以下是我今天为大家精心准备的范文：高校秘书素质浅析，内容仅供参考，欢迎阅读!...在高等院校教学改革不断深化的今天,高校教务秘书应具有什么样的素质,是关系到教务管理队伍建设的一个重要问题。以下是我今天为大家精心准备的范文：高校秘书素质浅析，内容仅供参考，欢迎阅读!

全文如下：

【论文标题】高校秘书素质浅析

【摘要】：正秘书工作内容广、任务杂、服务性强等特点对从业人员的素质提出了很高要求。尤其是高校秘书更应注重个人素质的提升,因为大学校园思想活跃,多元文化交融,高校秘书作为领导的参谋和助手,在政治素质方面应具有高度的政治敏感性,较高的理论、政策水平,较强的法律意识和全心全意为人民服务的思想。除此之外,还应具有良好的职业道德素养和过硬的业务素质。

【关键词】：

高校秘书 文化交融 工作内容 业务素质 职业道德素养 法律意识 为人民服务 政治素质 大学校园 政治敏感性

秘书工作内容广、任务杂、服务性强等特点对从业人员的素质提出了很高要求。尤其是高校秘书更应注重个人素质的提升，因为大学校园思想活

跃，多元文化交融，高校秘书作为领导的参谋和助手，在政治素质方面应具有高度的政治敏感性，较高的理论、政策水平，较强的法律意识和全心全意为人民服务的思想。除此之外，还应具有良好的职业道德素养和过硬的业务素质。

一、高校秘书的职业道德素养。

1.忠于职守，克己奉公。

高校秘书的工作在内要面对全校师生员工，在外则代表学校时常与教育部门或行政机关打交道，虽然工作繁重、琐碎，但却又是全局工作中不可缺少、不可替代的。工作中，应克己奉公，没有私心，全身心地投入，踏踏实实地在平凡的岗位上做好本职工作。

2.实事求是，秉公办事。

高校秘书大都在学校领导身边工作，工作中既要尊重领导的意见，同时在发现领导的意见有错或不妥时，也应大胆地提出自己的意见和建议，不能唯唯诺诺、阿谀奉承，更不能弄虚作假、徇私舞弊，要敢于坚持原则、按章办事。

3.埋头苦干，任劳任怨。

高校秘书所做的都是辅助性工作，每天重复着上传下达、迎来送往、办会办文等事务，细小琐碎但又不容忽视。因为任何细节上出现的疏漏都有可能给全局工作带来负面影响。所以，秘书在工作中要勤勤恳恳、周到细致，更要有任劳任怨、勇于牺牲的奉献精神。

4.谦虚谨慎，平等待人。

高校秘书要持有谦虚谨慎的态度。工作中不仅要虚心好学、不耻下问，乐于听取他人意见;还要有高度的责任感及一丝不苟的精神，遇事深思熟虑、三思而行，不说无根据的话，不做无把握的事。同时，还要有一颗平常心，对领导尊重而不奉承，对他人礼貌，切忌颐指气使、盛气凌人，打官腔、摆架子。这样极易产生不良影响，有损学校、领导的形象。

5.保守秘密，顾全大局。

高校秘书接触领导的机会多，阅读的文件多，参加的会议多，参加各种活动也多，自然了解的事情就多，其中不少是需要保密的，这就要求秘书工作者要有高度的保密观念，严格遵守保密纪律，养成良好的保密习惯，做到不该说的不说，不该问的不问，机密文件一定要妥善保管，不得遗失、乱放。这样就可以避免因嘴不严、工作马虎导致泄密事情的发生，造成不可挽回的后果。另外，一旦因不慎发生泄密现象，要立即向组织和领导报告，及时采取补救措施，绝不能心存侥幸，隐瞒错误，一错再错，造成更大损失。

6.严于律己，自我批评。

高校的办公部门是学校的门面，高校秘书的一言一行在一定程度上代表着学校的形象。因此，秘书工作者要增强自律意识，加强个人品德修养，言行检点，独善其身，在当前复杂的社会环境中，时刻保持清醒的头脑，洁身自好，不忘本分，提高抗腐能力，抵住各种诱惑，做一个遵章守纪、清正廉洁的好秘书。当然，人无完人，孰能无过?但只要发现问题，要勇于承担责任，主动做自我批评，并及时改正。

二、高校秘书的业务素质。

1.必须具备的基本知识。

(1)基本理论。高校秘书应具备较高的理论水平，如马列主义、毛泽东思想和邓小平理论，党的路线、方针、政策，科学的世界观、方法论都是高校秘书的必修课。理论水平提高了，才能在工作中迅速准确地领会上级的政策、批示和领导的意图，在诸多矛盾中透过现象抓住主要矛盾，解决实际问题。

(2)专业知识。高校秘书知识面要广，在此基础上还应根据职业要求有所专长。如公文撰制、文书处理、档案管理、会议组织、公关语言、调查研究等，都应准确熟练地运用到工作实际中。

(3)相关业务知识。高校秘书要知晓教育领域里的知识，如教育理论、教育管理、教育法、教师法、我国教育的基本情况等，尤其要了解、熟悉高校教育的性质特点、高等教育的发展趋势，能够认真分析研究本校的形势以及前途发展等问题。同时，也要了解基础教育、中等教育、职业教育、成人教育、国外教育等。这样才能知己知彼，有的放矢地开展工作。

(4)相关辅助知识。除了上述专业性、业务性较强的知识外，高校秘书还应学习一些社会学、经济学、伦理学、心理学、软科学等学科的知识，它们虽然与所从事的职业相关不大，但可以开阔视野、更新观念，提高整体素质，对工作间接帮助很大。

2.应具备的基本能力。

(1)调查研究能力。协助领导搞好调查研究，掌握师生员工的思想动态，是高校秘书的一项重要工作。在搞调查研究时，要有高度负责精神，深入实际，采集信息，掌握第一手材料，去伪存真，去粗取精，并本着不夸大、不隐瞒、反映实际情况的原则，写出调研报告，为校领导决策提供有价值的信息材料。

(2)语言表达能力。语言表达能力包括文字表达能力和口头表达能力。高校秘书经常有些文字工作要做，如撰制公文、起草调查报告、回复往来函件等，这就要求其具有一定的文字功夫，会运用各种文体写出不同的文字材料。秘书在处理上传下达、迎来送往等门面性工作时，多是靠口头来完成的。话语得体，条理清晰，具有良好的口头表达能力，不仅反映出秘书本人的素质，对学校形象的树立也会起到不可忽视的作用。

(3)协调沟通能力。高校的机构相对来说比较庞大，部门多，人员多，事务多，工作中会产生一些难以避免的矛盾。为了确保校领导能够集中时间和精力处理解决重大问题，秘书应具备一定的协调沟通能力。在做协调工作时，应顾及左右，联系内外，从全局利益出发，多方听取意见，了解实际情况后，制定出可行性协调方案，利用各种沟通渠道和方法进行有效的协调沟通，最终化解矛盾，使各方力量步调一致，各项工作顺利运转。

(4)办事应变能力。高校秘书大部分工作都是处理具体繁杂的事务，大到协助领导决策与管理，小到一个标点符号的处理，面面俱到，没有灵活的头脑以及精明干练的办事应变能力是不能胜任秘书工作的。秘书处理事务时，应力争做到有条有理，大事不误，小事不漏，尤其在突发事件发生的紧急情况下，更应沉着冷静，分清轻重缓急，及时有效地进行妥善应急处理，为领导的决策做好准备。

(5)事务管理能力。办文、办会、办事等日常事务性工作几乎是高校秘书每天都要做的事情，如何对各项事务进行科学有序的管理，已成为提高工作效率的关键所在。因此，高校秘书在工作实践中要多学习、多思考，积累管理经验，培养管理能力，增强管理才干，适应现代办公多元化管理的需要。

(6)操作现代化办公设备的能力。在网络信息时代，现代化办公设备已成为我们工作中不可缺少的一部分。新的办公方式要求高校秘书必须具备一定的操作电脑、传真、复印机等现代化办公设备的能力。这是适应信息社会的需要，也是加强管理，提高办事效率，保证工作质量的需要。

第四篇：管理文秘

秘书的定义: 1.秘书是一种广泛的社会职业和必须具备一定专业能力的专业职务。2.秘书工作的业务范围是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策”。

3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。

4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的信息管理。管理文秘的内涵: 1.管理文秘体现了秘书学与管理学的紧密联系。秘书学与管理学的交叉关联主要体现在以下几个方面：

（1）秘书工作的主要实施范围是围绕着组织和决策的管理展开的，秘书工作的定位、目标以及绩效的考评都与管理学密切相关，现代秘书工作愈来愈能够体现出管理科学的基本内涵。1

（2）秘书工作中辅助领导所进行的各项管理事务的实践又在实际操作中升华了管理科学的理论、实现了管理方法的探究，对培养和塑造新型的专业管理人才起着重要作用。正因为如此，从事秘书工作的很多人，经过多年的磨砺，最终走向了领导和管理的岗位。

（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也体现了秘书与管理科学紧密的关联性。

（4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘书学中的秘书内涵可以这样定位： 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才2。

中国的秘书职业化的步伐还显得过于缓慢。这种局面的造成主要在于以下几个方面:（1）传统对于秘书职业认知偏见的影响持续存在（2）秘书职业不稳定，职业化发展缓慢

（3）秘书从业机制亟待转型

（4）传统的秘书教育理论与实践脱节，难以培养出与国际接轨的新型复合型、创新型的综合秘书和涉外秘书人才，秘书职业教育模式亟待改革。中国管理秘书的职业发展趋向：

1.进行秘书职业的全新角色定位，实现秘书职业应有的功能价值。2.改革人才培养模式，强化创新型思维意识，切实培养符合国际秘书职业需求的高级秘书人才

3.严格秘书职业准入制度，提高秘书整体从业素质，加强秘书职业化建设

4.更新秘书从业人员的知识结构，增加国际文化、国际经济政治和外语的强化学习和训练，并提高办公自动化的技能，向着专业化和智能化的方向发展。当前管理秘书的主要类型

按照秘书的来源与服务对象可以分为公务秘书和私人秘书。

按照秘书的工作性质划分，可分为党政秘书，企业秘书、商务秘书等。

按照秘书的业务内容可以分为各级领导的行政秘书、法律、教育、医学等各类专业秘书、文书处理和保管的机要秘书、负责总务后勤工作的事务秘书还有负责来信来访工作的信访秘书、从事口头或者书面外文翻译工作的外文秘书、负责各级各类会议的承办、组织和协调的会议秘书等。

依据管理秘书在工作中的角色定位，具体工作中所承担的工作实务主要有以下几个部分：

（一）日常事务管理：

（二）接待事务，（三）会议管理

（四）行政事务管理

（五）文件管理，（六）公关管理

根据管理秘书学的研究对象的不断发展，具体研究内容也发生了变化，概括来看，主要有以下七个方面：

（一）更加注重了管理科学在秘书学中的应用和发展研究。

（二）更加关注秘书学实践中的经验对管理科学的推动和完善作用的研究。

（三）更加关注管理秘书学较传统秘书学的新发展研究。

（四）更加注重在现代市场经济体制下管理秘书学新特色的研究。

（五）更加关注并研究在全球化视野下管理秘书行业标准及职业化的国际发展新趋势。

（六）更加关注管理秘书各项具体实务的精细化、标准化、规范化发展研究。

（七）更加关注新形势下管理秘书人才模式培养机制的创新研究。

秘书机构:就是通常我们所说的秘书工作部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者辅助管理、处理综合事务的综合办公机构，是党、政领导机关和企事业单位等各种社会组织都需要的重要职能部门。秘书机构设置的原则

1.效能最大化原则

坚持效能最大化原则，应该做到：

（1）科学分工（2）层次合理（3）优化结构（4）配置合理

2.适应工作需求的原则

3.分级管理、职、权、责分明统一原则 4.机构统一、相对稳定的原则

秘书机构的分类

1.按工作时间分为常设性的秘书机构和临时性的秘书机构 2.按社会性质分为公务秘书机构和私人秘书机构

3.按服务对象来分为群体服务的秘书机构和为个人服务的秘书机构

管理文秘机构的性质

(一)辅助性

（二）综合性(三)中枢性

（四）机要性

（五）服务性

（六）封闭性

管理文秘机构的职能：

（一）参谋助手

（二）后勤保障

（三）文书办理

（四）信息管理

（五）协调公关 文秘管理机构的结构模式

(一)因人分设、单一制模式结构

因人分设、单一制模式结构，主要是按照主要领导者和分管领导者的分工而设置的秘书机构，工作任务通常对应的秘书工作部门承担，即该领导的各类工作的辅助均由一个秘书部门负责。有利于领导分工工作的需要，其不足之处在于增加了管理层次，同时文秘人员业务繁杂，难以专精，有时因临时工作多而产生忙乱现象。(二)因事分设制

因事分设制，即根据秘书工作的业务范围而分设相应的秘书机构，即通过各自的业务活动，辅助领导工作和机关工作。如各办公部门中的秘书处(科)、文书处（科）、信息处(科)、督查处(科)、信访处(科)、调研处(科)等秘书机构，就分别负责文字工作、文书工作、信息工作、督查工作、信访工作、调研工作等秘书业务。因事分设制便于秘书机构的科学化管理，有利于秘书工作的规范化建设，有助于秘书工作质量的提高，其不足之处在于，不便于直接为领导工作服务。容易发生协调不当、工作失调的局面。

(三)混合分设制

混合分设制，即因人分设制和因事分设制二者兼之的组织模式通常有综合制二层结构模式，业务繁多的组织有的还设置为综合制三层结构模式。如某些办公部门中，同时设有秘书一处(科)、秘书二处(科)、秘书三处(科)„„综合处(科)、信息处(科)、信访处(科)、调研处(科)、接待处(科)„„。混合分设制既便于为领导工作服务，又便于为机关工作服务。其不足之处在于辅助服务的重点不突出，工作内容易于相互交叉和重复。文秘管理机构之间的关系

（一）平行独立

（二）业务合作

（三）规范指导

管理文秘的素质

一、政治素质

政治素质是文秘人员素质体系的核心，是文秘人员为人处世的根基。包括道德修养和职业修养两大部分。

二、知识素质

（一）基础知识。基础知识是指作为一个文秘所必须具备的最基本的知识。基础知识越扎实、丰富，文秘的潜力发挥就越大。文秘的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

（二）专业知识

文秘人员的专业知识同样可分为两大部分。一是文秘专业的基础知识，二是文秘人员所在行业的专业知识。

（三）完备的辅助知识

辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对文秘人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。文秘人员需掌握的辅助知识主要包括：1.管理学知识。2.公共关系学知识。3.心理学知识。4.经济学知识。5.人际关系学知识。

三、心理素质

心理素质是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。健康的心理素质是指个体能在各种环境中都能保持一种良好的心理状态。心理健康的目标就是能够随环境变化而及时调节心理结构，对社会做出积极的反应，达到同外界的平衡，从而培养符合需要的健全的人格。

四、健康素质

健康素质不仅包括没有疾病或不虚弱的传统意识，而且内含身体的、精神的健康和社会幸福的完美状态。它既是一种人的自然属性，更是一种社会属性，是一个囊括躯体健康、心理健康、社会适应良好和道德健康的统一指标体系。这四个方面相辅相成，不可分割，互相影响，互相促进。

管理文秘的能力

一、善于与领导相处的能力

二、洞察力

三、统筹能力

四、应变能力

五、社交公关能力

六、工作本身所要求的各种必备能力

（一）口头表达能力.1.说话要有真实性。2.说话要有实用性。3.说话要有针对性。5.说话要有规范性。6.说话要有艺术性。

（二）文字表达能力

（三）辅助决策的能力

（四）实用技术操作能力

处理好文秘与领导关系应遵守以下原则：

1.服从而不盲从的原则。服从于领导这一原则应该大力提倡，善于服从，巧于服从更不应忽视。这就需要掌握服从的技巧和艺术：

第一，对有明显缺陷的领导，积极配合其工作是上策。但服从不是盲从，有不同的看法和意见要善于提出，供领导参考。

第二，当领导交代的任务确实有难度，其他同事畏手畏脚时，要有勇气出来承担，显示你的胆略，勇气及能力。

第三，主动争取领导的领导，很多领导并不希望通过单纯的发号施令来推动下属开展工作。

2.尊重而不庸俗的原则。

3.主动工作而不“越位”的原则。4.多做实事，少露锋芒的原则。学会与各种性格类型的领导相处: 1.与自信型性格的领导相处。自信型性格的领导对自己充满信心，凡事都认为字迹能做好，相信自己的能力。这样的人做事有胆量、有冲劲，不拍失败，具有不屈不挠的精神。文秘与自信型性格的领导相处，必须完成领导计划和布置好的工作，这样才能获得领导的满意。如果领导刚愎自用，文秘人员则应尽快调整心态，以努力与其适应，否则，应立即放弃这份工作。

2.与优柔寡断型性格的领导相处。优柔寡断性格的领导，认为凡事得三思而后行，对事情的前因后果以及成败得失希望能考虑周全，做到万无一失。遇到这样的领导，文秘有两种选择：一是适应其性格特征，二是影响其性格特征，帮助其下决心，果断决策。文秘人员应将具体工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、风险回报汇报清楚，并备好各种可选方案，这样既帮助了领导，也成就了自己。

3.与细心稳重型性格的领导相处。细心稳重型性格的领导通常注意细节，看重过程又看重结果，考虑问题细心周到，观察问题仔细认真。同样，细心稳重型的领导对待下属也很细致体贴，他不喜欢下属冒险，喜欢沉稳性格的下属。面对细心稳重型性格的领导，文秘人员应表现出其沉稳老练的一面，凡事要形成成熟的方案后再向领导汇报，切忌不成熟的建议。

4.与粗犷型性格的领导相处。粗犷型性格的领导办事果断豪爽，不拘于小节。粗犷型性格的领导对朋友和下属讲究缘分，看重义气，做事雷厉风行。面对粗犷型性格的领导，文秘人员不要有太多的书生气，你必须尽力使自己向领导的处事作风看起，依照领导吩咐的意思办事。

5.与实干型性格的领导相处。实干型性格的领导相信工作是做出来的，因此，他认为必须建立最适当的工作程序来保证工作效率。这样的领导必然是重制度、重考核、重业绩、重奖励的人。面对实干型性格的领导，文秘人员在工作中必须脚踏实地、一丝不苟，同时要掌握各种工作技能并充分利用各种机会彰显自身实力。在实干型领导看来，成功就是成功，失败就是失败，将事情办糟了就是你的无能。在社交时应遵循以下原则：

一是互酬原则。二是开放原则。三是真诚原则.最后是互利性的原则。应变能力:是指人在外界事物发生改变时，所做出的反应，可能是本能的，也可能是经过深入思考过程后，所做出的决策。

统筹能力:是指洞察事物、工作谋划、整合协调和创造性思维等方面的能力。素质:是指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能等方面经过长期锻炼和学习所形成的，在日常工作和生活中经常起作用的基本条件或内在因素。人的素质具有较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响作用。

心理素质:是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。个人形象 : 仪态 : 社交礼仪: 馈赠:

复议思考题

1．个人形象主要包括哪几方面内容？ 2．着装时一般遵循哪些原则？ 3.社交礼仪的内容主要包括哪几方面？ 4．请简述社交礼仪的原则。

第五篇：管理文秘

春学期《管理文秘》学习资料 1 1．公文的结构，要把握好哪些环节？其一般组成要素是什么？ 答：一般认为，主要是这样四对八个环节：层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

2．公文的层次和段落的含义是什么？ 答：(一)层次。层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段)的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来，因为不同层次承担着文章内容展开的不同步骤。层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。公文层次的两种基本形态。公文的层次安排，有两种基本形态，一种是并列式，一种是递进式。开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层之间也属于递进形态。

(二)段落。段落的含义和作用。段落就是我们平时所说的自然段，它是小于层次(有时也会有一个段落自成一个层次的情况)大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。

3．划分段落的注意事项有哪些？ 答：对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点：首先，保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。其次，注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。其三，段落安排要长短适度。段落多长才合适？这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割的七零八碎的，读者也难以接受。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。但特殊情况可以例外。还要注意长短标准的统一问题。有人写文章，思路连贯性强，段落较长；有人写文章，思路跳跃性强，段落较短，只要在一篇文章中前后统一，这都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一个标准，形成了文章前后风格的不一，那就是缺陷了，必须防止。

4．什么叫过渡？它们的作用是什么？过度的方式有哪些？ 答：（1）过渡的含义和作用。过渡就是在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。依照我们前面讲过的层次和段落的理论，文章是由若干“板块”构成的。那么，在板块与板块之间，必然会有一些缝隙，使文气不能顺畅地通达。这样，作者就必须在板块之间铺路搭桥，以便文气畅达，前后文浑然一体。用于承前启后的形式和手段，就是过渡。公文在总论(或总述)与分论(或分述)之间，一般需要过渡；分论(或分述)之间，有时也需要过渡。

（2）过渡的方式。渡的方式有三种。一是过渡段，二是过渡句，三是关联词语。如果前后文内容差异较大，要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换。过渡句或出现在上层上段末尾用以“启下”，或出现在下层下段开头用以“承上”用关联词语过渡，常用的词语是“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。