管理文秘重点

第一篇：管理文秘重点

管理文秘

一、名词解释

1、骑边章是指除应由当事人盖落款章，所在单位盖证见章外，还必须将该材料多页沿边取齐后均匀错开，从首页至末页骑页边加盖一完整公章，以证明该材料各页是同时形成的，避免日后改易之弊。

2、骑缝章，就是盖章时要压到边缝。普通公章盖章时要求“骑年压月”，但骑缝章要求“骑缝”，即，公章要均匀盖压在两页可折叠纸的中缝上，一半留作存根，另一半持作凭证，验证时，两半相对，公章应完整、合一。

3、secretary agency秘书机构指承担办文办事、信息调研、综合协调、督促检查与事务管理等全部秘书工作的部门。

4、secretary秘书，是具备专业技能职务资格，围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现效能最大化的管理类应用型人才。

5、open office开放式办公室也是如同开放式厨房一样，没有门，没有隔断，没有阻碍与其他空间练成一线，成为一个整体。灵活隔断的大空间办公空间形式。

6、closed office封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。

7、三截腿是指女士在穿半截裙子的时候，穿半截袜子，袜子和裙子中间露一段腿肚子，结果导致裙子一截，袜子一节，腿肚子一截。

8、French cuffs法式衬衫 使用专门的袖扣的衬衫袖口款式

9、The Windsor Knot温莎结因温莎公爵而得名的领带结，是最正统的领系法，打出的结成正三角形，饱满有力，适合搭配宽领衬衫，用于出席正式场合。

10、The four-in-hand Knot四手结，通过四个步骤就能完成打结，故名为“四手结”，它是最便捷的领带系法，适合宽度较窄的领带，搭配窄领衬衫，风格休闲，适用于普通场合。

11、color wheel色环又称色轮，是种按照色相把色彩排列的呈现方式。

12、etiquette 礼仪是在人际交往中，以一定的约定俗成的程序方式来表现的律己敬人的过程，涉及穿着、交往、沟通、情商等方面的内容。

13、文书是指能表达某种意思，用于处理各种事务，并具有一定体式的书面材料。

14、公文是指能表达某种意思，用于处理公共事务，其体式由国家统一规定的文书。

15、letter of introduction介绍信是机关团体、企事业单位派人到其他单位联系工作、了解情况或参加各种社会活动时用的函件。

16、办公室的空间管理是指组织为节省成本，有效地利用空间，缩短工作流程，迅速处理信息，提供良好工作环境，并促进秘书与其他工作人员的沟通与协调所作的办公室内的布置。

二、简答题

1、简述接听电话的程序。

(1）主动报出自己公司名称，姓名、职务(2)询问对方公司名称，姓名、职务(3)详细记录通话内容

(4）复述通话内容，以便得到确认(5)整理记录，提出拟办意见(6)呈送上司批阅

2、简述拨打电话的程序。

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(1)准备通话提纲(2)核查电话号码(3)拨出电话

(4)问候并自我介绍(5)确认对方(6)陈述内容(7)复述内容(8)道别挂机(9)整理记录

3、简述男士西装着装的“三个三原则”。

(1)三色原则 ：全身色系不得超过三色

(2)三一定律原则：鞋子、腰带、公文包颜色最好一致

（3）三个错误不能犯：袖口商标剪掉，袜子不匹配，衬衫和领带不匹配

4、简述选择礼品的注意事项。

（1）选购礼品要投人喜好和需要（2）因人施礼(3)礼品要有意义(4)送礼物要轻重得当

（5）要选购受赠者没有或缺少、具有文化特色或地方特色的礼物。（6）要侧重礼品的精神价值和纪念意义（7）注重礼品的包装

5、简述香水喷洒的方法。

（1）不同浓度的香水，喷洒的方法也不一样，香精以点，香水以线，淡香水以面

(2)让喷雾器据身体约10~20公分，喷出武装香水，喷洒范围越惯越好，随后立于香雾中五分钟;或将香水向空中大范围喷洒，然后慢慢走过香雾。(3)香精以点擦拭或小范围喷洒于脉搏跳动处

(4)香水避免喷在白色衣服上，不要直接对着皮肤喷洒

6、简述开放式办公室与封闭式办公室的优缺点（1）开放式办公室

优点：节省空间，空气流通，共同采光好；办公位置可依据工作需要移动；人员之间联系方便。

缺点：难于进行机密的工作，文秘人员很难找到自己的私人空间；难以集中注意力，噪音较大。开放式办公室适合对内保密性不强、安全要求不高的的工作都可以采用开放式办公室，如客服、行政部门等。

（2）封闭式办公室

优点：有独自的工作空间，互不干扰。

缺点：联系沟通不便，空间比较浪费，很难监督文秘人员的工作状况。传统办公形式，适合具保密性质的部门。

7、简述一顿标准的中式大餐上菜顺序。(1)先上冷盘(2)热炒(3)主菜(4)点心和汤(5)餐后甜品(6)果盘

8、办公室环境主要包括哪些？

第一、办公室的空间环境，系指房屋建筑与分配，办公空间的大小，家

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具的布置；

第二、办公室的视觉环境，它包括色彩，光线；

第三、办公室的听觉环境，指办公室所处的有益或无益声音；

第四、办公室的空气环境，指由生理空气因素（湿度，温度，空气流通与净化）造成的办公室的整个气氛；

第五、办公室的健康与安全环境。

9、简述新形势下办公室工作的“四个转变”

（1）从偏重办文办事转变为既办文办事，又出谋划策。（2）从单纯收发传递信息转变为综合处理信息。（3）从单凭老经验办事转变为科学化管理。（4）从被动服务转变为主动服务

10、简述值班工作的主要任务。

（1）承办领导交办的事项——积极主动并汇报（2）负责信息传递——准确记录、及时反馈(3）负责工作接待——热情接待、酌情处理

（4)处理突发事件—先询问清楚事实，立即向领导汇报听取指示，来不及汇报应先采取应急措施，事后汇报（5）掌握领导外出活动行踪

（6）做好值班记录 电话记录、接待记录、值班日志

三、填空

1国内公章有三种图案，县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章的中心部位有 国徽；党的各级机关印章刊有 党徽 企事业单位公章则有 五角星。2安全管理重点是防

火、防

盗、防止

意外。

3、目前国际上公认的着装标准TPO原则，即

Time时间

原则，Place地点

原则，Object目的 原则。

4、见到客人的第一时间，应马上做出3S动作表情，即：

stand up站起来、smile 微笑、see注视对方。

5、印刷式介绍信一般都由 持出联

和

存根 两部分组成。

6、领带的面料以

真丝

为最优。国外以

意大利的领带最为出名，国内则要数上海的领带了。

7、排列桌次的具体讲究有三：以面门

右为尊、以面门 远为尊、以面门

居中

为尊。

8、斟酒的姿势要端正，应站在客人身后

右 侧，身体应当做到既不要紧靠客人，也不能离的太远。

9、中餐宴会上席次安排的具体规则：面门为主、主宾居 右、次宾居 左。10秘书人员由其所服务的单位性质不同而有大体的分为 机关 秘书、企业 秘书、私人秘书。

11、上下轿车的先后顺序通常为：尊长、来宾

先上后下

，秘书或其他陪同人员

先下后上

12圆形公章的规格有明确规定，国务院的公章，直径为6 厘米；省、部级政府机关的公章，直径为5 厘米。

13在我国，行政机关的秘书部门的级别就是机关直属下级。省部级以上行政机关的秘书部门绝大多数称“办公厅地级以下（包括地级）一般称办公室

14商界女士在正式场合的着装以裙装 为佳，在所有适合商界女士在正式场合所穿的裙式服装中，套裙 是名列首位的选择。

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15、确定主席台首排人员身份高低依次为①②③④⑤，安排座次应该为：⑤③①②④。

四、判断 1)判断1

1、打出电话，而对方无人接听，要等铃声响了二三声后再挂。（×）

2、可以用餐巾布擦拭餐具。（×）

3、“秘书”一词东汉最初是指管理秘藏图书的官府。（×）

4、秘书没有责任办理会后反馈工作。（×）

5、一般天花板用白色，墙壁用淡色，地板可以深一些。（√）

6、袖口可以用在所有的袖口衬衫上。（×）

7、记者招待会适宜在周末举行。（×）

8、封闭式办公室的优点是节省空间。（×）

9、握手时一般男士先伸手了，女士才能与之相握。（×）

10、回族信仰伊斯兰教，因此形成了他们所特有的生活习俗与方式。（√）

11、信息交换应考虑本组织的利益。（×）

12、经理办公会属工作例会，是非决策性会议。（×）

13、秘书对职责范围以外的事项也可以表态。（×）

14、会议纪要和一般公文一样，不能设正副标题。（×）

15、会议的规格有高档次、中档次和低档次。（√）

16、开放式办公室的缺点是联系沟通不便。（×）

17、印章是单位组织权力的象征和职责的标志。（√）

18、电话铃一响就应该接听电话。（×）

19、在会议工作中，分发重要文件一般要编号、登记。（√）20、会议的规模与主题的不同，不应影响到会场的布局和摆放。（×）

21、安排领导的公务活动不是办公室的一项经常性任务。（×）

22、朝鲜族自古就有尊老爱幼、礼貌待人的优良传统。（√）

23、介绍时的规范做法是先介绍来访者，再介绍自己公司的人。（×）

24、公司法规定，公司的经理由董事会聘任或解聘。（√）

25、档案检查工作是指存储档案信息的过程。（×）

26、秘书应协助会议服务人员做好会议的值班、保密工作。（√）2)判断2

1、中餐宴席进餐伊始，服务员送上的第一道湿毛巾是擦手的，不要用它去擦脸。（√）

2、穆斯林通常不吃猪肉，并且不喝酒。（√）

3、向无隶属关系的有关主管部门请求批准，应当用函。（√）

4、办公室的美化设计要与整个单位的性质或企业文化相适应。（√）

5、根据合同法的规定，承诺须与要约的内容保持一致，承诺的形式一般与要约形式相同。（√）

6、秘书的职业道德是秘书的职业活动中的行为规范。（√）

7、在准备会议文件时，秘书应向有关部门或个人搜集材料。（√）

8、会场的周边环境是选择会场要考虑的重要因素之一。（√）

9、秘书身份特殊，工作在领导身边，应管理其他员工。（×）

10、完全记录法就是要求对讲话内容作一字不差的记录。（√）3）判断3

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1、决定的事项有时可省略，决定缘由却不能省略。（×）

2、公文用印要求是上应压正文，下应骑年盖月。（×）

3、会议所需用品可以根据需要随时决定购买，无需开列清单。（×）

4、会议期间的文书工作主要包括文件的分发和清退工作。（×）

5、在不同的场合商务人员选择不同的服装，以此来体现自己的身份、教养与品位。（√）

6、主席台席位视人数可设一排或多排，第一排席位应为偶数。（×）

7、要根据来宾的要求和本单位实际情况，做好咨询工作。（√）

8、对于不涉及多方，或者虽涉及多方但不宜或不必以会议方式协调的问题，可以用面商协调法。（√）

9、如果来访者均未预约，则将来访者的目的的紧急、重要程度传达上司，由上司做出决定。（√）

10、一般来说，一桌菜最好是有荤有素，有冷有热，尽量做到全面。（√）

11、曹操设“秘书令”是我国历史上第一次出现于现代秘书内涵相仿的古代秘书官职。（√）

12、男士三粒钮或多粒钮西装都应扣中间那粒。（×）

13、女性的服装比男性更具个性的特色，合体、合意的服饰将增添女士的自信。（√）

14、素养是后天的、综合的，它看不见，摸不着，却体现在每个人的行为规范中，成为人的一个外在标签。(√）

15、判断下句中标点符号使用是否正确：“既要实事求是，又要异想天开”，这本身就是一个科加诗意的论题。(√）

16、在介绍两个人相互认识时，一般应遵循的顺序是：“先尊后卑”，“女士优先”。(√）

17、上龙虾、鸡、水果时，会送上一只小小水盂，其中飘着柠檬片或玫瑰花瓣，它是饮料。（×）

18、男士双排扣西装适合较健硕者，纽扣应全不扣上。（×）

19、布置主席台时，前、后排可根据需要安排通栏或分栏式。（×）20、女士穿裙子应当配长筒丝袜或连裤袜，肉色、黑色最为常用。（√）

21、主方宴请外宾，一般采用酒会、自助餐等形式。（×）

22、英美国家的人通常不吃宠物、稀有动物、动物内脏、动物的头部和脚爪。(√）

23、企业财产的所有权属于投资者，企业拥有一切出资者投资形成的全部法人财产权。所以，出资者所有权与法人财产权是不可分离的。（×）

24、新时期秘书要具有创新精神，大胆地试，大胆地闯。如果总是考虑上级的意见和员工的要求工作，就不能有突破性的进展。（×）

五、选择 1）选择1

1、被誉为“中国政治小说第一人”是 周梅森。

2、参加自助餐会，应遵循“ 多次少取 ”的原则。

3、秘书是广泛的社会职业之一，它属于第三产业。

4、西方国家通常忌讳“ 13 ”这个数。

5、一般都应安排迎送人员陪同乘客，陪同时应请宾客坐在主人的右侧

6、同色搭配 是指色彩相同，通过明度有层次变化相互搭配造成和谐效果

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7、对信于值班期间所发生的重要情况和所获得的重要息 秘书人员要及时报告

8、主色搭配是指选定一种起主导作用的基调和主色，配其他色造成相互陪衬、相映成趣之效。

9、按照风俗习惯，德国人忌送 郁金香

10、秘书工作的根本性质是 辅助管理。

11、般说来，工作环境中最舒适并有益于健康的工作温是15~20度。

12、一般来讲，办公室最适宜的湿度为40%~60%。

13、按行文关系分，报告属于上行文。

14、“大块头”的人必须打比较宽的领带。

15、按照风俗习惯，英国人忌送黄玫瑰。

16、有中国官场文学第一人之美称的是王跃文。

17、正式场合女性文秘人员是绝对不能穿 凉鞋的。2）选择2

18、会见时应遵循主 左客 右 ”的原则。

19、签字桌后放置两张椅子作为双方签字人座位应主左客右。

20、不用印色，利用压力凹凸成形的印章叫

钢印

。21、专用章 是指企业为开展某一类专门性业务而使用的印章。

22、领带夹一般夹在衬衫的第四、五粒纽扣之间为宜。

23、介绍信上应加盖企业公章，分别在右下方日期栏和存根线上加盖 骑缝章 方为有效。

24、会场的大小要根据会议的 规模 而定。

25、我国机关单位的公章一律为 正圆形。

26、引见时文秘人员应走在来客

左前方一尺处，并随时转头注意客人，引导方向。

27、领导意图 是秘书活动的准绳和尺度。

28、下列各组文种中，条例、办法、章程 组同属于工作规约文书。

29、信息的搜集、加工、传递和存储工作就是

信息工作。

30、我国将国家秘密的等级分为绝密、机密、秘密三级，其中机密 重要的国家秘密。

31、办公室布局应该是 领导的办公室靠里面。

32、辅助性 是秘书活动的性质，即秘书活动区别于其他职业活动的本质属性。

33、大中型会议安排在会议厅 长方形会议厅比 扇形 的效果更好。

34、公务秘书

就是在国家机关、国有或集体企事业单位，以及官方社团中担任秘书工作的公职人员。

35、以下哪个不属于党政秘书工作 国有大型企业机关。

36、按性质作用分，会议纪要属于

记录性 公文。

37、能表达某种意思，用于处理公共事务，其体式由国家统一规定的文书被称为公文。

38、下列各种文种中，计划 总结 调查报告 组同属于事务文书。

39、主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后先左后右；由前至后的顺序依次排列。

40、私人秘书，就是在私营企业、外资企业、民办社团、专业户和个体户，以及社会各界名流那里担任秘书工作的雇佣人员。

第二篇：管理文秘

秘书的定义: 1.秘书是一种广泛的社会职业和必须具备一定专业能力的专业职务。2.秘书工作的业务范围是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策”。

3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。

4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的信息管理。管理文秘的内涵: 1.管理文秘体现了秘书学与管理学的紧密联系。秘书学与管理学的交叉关联主要体现在以下几个方面：

（1）秘书工作的主要实施范围是围绕着组织和决策的管理展开的，秘书工作的定位、目标以及绩效的考评都与管理学密切相关，现代秘书工作愈来愈能够体现出管理科学的基本内涵。1

（2）秘书工作中辅助领导所进行的各项管理事务的实践又在实际操作中升华了管理科学的理论、实现了管理方法的探究，对培养和塑造新型的专业管理人才起着重要作用。正因为如此，从事秘书工作的很多人，经过多年的磨砺，最终走向了领导和管理的岗位。

（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也体现了秘书与管理科学紧密的关联性。

（4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘书学中的秘书内涵可以这样定位： 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才2。

中国的秘书职业化的步伐还显得过于缓慢。这种局面的造成主要在于以下几个方面:（1）传统对于秘书职业认知偏见的影响持续存在（2）秘书职业不稳定，职业化发展缓慢

（3）秘书从业机制亟待转型

（4）传统的秘书教育理论与实践脱节，难以培养出与国际接轨的新型复合型、创新型的综合秘书和涉外秘书人才，秘书职业教育模式亟待改革。中国管理秘书的职业发展趋向：

1.进行秘书职业的全新角色定位，实现秘书职业应有的功能价值。2.改革人才培养模式，强化创新型思维意识，切实培养符合国际秘书职业需求的高级秘书人才

3.严格秘书职业准入制度，提高秘书整体从业素质，加强秘书职业化建设

4.更新秘书从业人员的知识结构，增加国际文化、国际经济政治和外语的强化学习和训练，并提高办公自动化的技能，向着专业化和智能化的方向发展。当前管理秘书的主要类型

按照秘书的来源与服务对象可以分为公务秘书和私人秘书。

按照秘书的工作性质划分，可分为党政秘书，企业秘书、商务秘书等。

按照秘书的业务内容可以分为各级领导的行政秘书、法律、教育、医学等各类专业秘书、文书处理和保管的机要秘书、负责总务后勤工作的事务秘书还有负责来信来访工作的信访秘书、从事口头或者书面外文翻译工作的外文秘书、负责各级各类会议的承办、组织和协调的会议秘书等。

依据管理秘书在工作中的角色定位，具体工作中所承担的工作实务主要有以下几个部分：

（一）日常事务管理：

（二）接待事务，（三）会议管理

（四）行政事务管理

（五）文件管理，（六）公关管理

根据管理秘书学的研究对象的不断发展，具体研究内容也发生了变化，概括来看，主要有以下七个方面：

（一）更加注重了管理科学在秘书学中的应用和发展研究。

（二）更加关注秘书学实践中的经验对管理科学的推动和完善作用的研究。

（三）更加关注管理秘书学较传统秘书学的新发展研究。

（四）更加注重在现代市场经济体制下管理秘书学新特色的研究。

（五）更加关注并研究在全球化视野下管理秘书行业标准及职业化的国际发展新趋势。

（六）更加关注管理秘书各项具体实务的精细化、标准化、规范化发展研究。

（七）更加关注新形势下管理秘书人才模式培养机制的创新研究。

秘书机构:就是通常我们所说的秘书工作部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者辅助管理、处理综合事务的综合办公机构，是党、政领导机关和企事业单位等各种社会组织都需要的重要职能部门。秘书机构设置的原则

1.效能最大化原则

坚持效能最大化原则，应该做到：

（1）科学分工（2）层次合理（3）优化结构（4）配置合理

2.适应工作需求的原则

3.分级管理、职、权、责分明统一原则 4.机构统一、相对稳定的原则

秘书机构的分类

1.按工作时间分为常设性的秘书机构和临时性的秘书机构 2.按社会性质分为公务秘书机构和私人秘书机构

3.按服务对象来分为群体服务的秘书机构和为个人服务的秘书机构

管理文秘机构的性质

(一)辅助性

（二）综合性(三)中枢性

（四）机要性

（五）服务性

（六）封闭性

管理文秘机构的职能：

（一）参谋助手

（二）后勤保障

（三）文书办理

（四）信息管理

（五）协调公关 文秘管理机构的结构模式

(一)因人分设、单一制模式结构

因人分设、单一制模式结构，主要是按照主要领导者和分管领导者的分工而设置的秘书机构，工作任务通常对应的秘书工作部门承担，即该领导的各类工作的辅助均由一个秘书部门负责。有利于领导分工工作的需要，其不足之处在于增加了管理层次，同时文秘人员业务繁杂，难以专精，有时因临时工作多而产生忙乱现象。(二)因事分设制

因事分设制，即根据秘书工作的业务范围而分设相应的秘书机构，即通过各自的业务活动，辅助领导工作和机关工作。如各办公部门中的秘书处(科)、文书处（科）、信息处(科)、督查处(科)、信访处(科)、调研处(科)等秘书机构，就分别负责文字工作、文书工作、信息工作、督查工作、信访工作、调研工作等秘书业务。因事分设制便于秘书机构的科学化管理，有利于秘书工作的规范化建设，有助于秘书工作质量的提高，其不足之处在于，不便于直接为领导工作服务。容易发生协调不当、工作失调的局面。

(三)混合分设制

混合分设制，即因人分设制和因事分设制二者兼之的组织模式通常有综合制二层结构模式，业务繁多的组织有的还设置为综合制三层结构模式。如某些办公部门中，同时设有秘书一处(科)、秘书二处(科)、秘书三处(科)„„综合处(科)、信息处(科)、信访处(科)、调研处(科)、接待处(科)„„。混合分设制既便于为领导工作服务，又便于为机关工作服务。其不足之处在于辅助服务的重点不突出，工作内容易于相互交叉和重复。文秘管理机构之间的关系

（一）平行独立

（二）业务合作

（三）规范指导

管理文秘的素质

一、政治素质

政治素质是文秘人员素质体系的核心，是文秘人员为人处世的根基。包括道德修养和职业修养两大部分。

二、知识素质

（一）基础知识。基础知识是指作为一个文秘所必须具备的最基本的知识。基础知识越扎实、丰富，文秘的潜力发挥就越大。文秘的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

（二）专业知识

文秘人员的专业知识同样可分为两大部分。一是文秘专业的基础知识，二是文秘人员所在行业的专业知识。

（三）完备的辅助知识

辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对文秘人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。文秘人员需掌握的辅助知识主要包括：1.管理学知识。2.公共关系学知识。3.心理学知识。4.经济学知识。5.人际关系学知识。

三、心理素质

心理素质是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。健康的心理素质是指个体能在各种环境中都能保持一种良好的心理状态。心理健康的目标就是能够随环境变化而及时调节心理结构，对社会做出积极的反应，达到同外界的平衡，从而培养符合需要的健全的人格。

四、健康素质

健康素质不仅包括没有疾病或不虚弱的传统意识，而且内含身体的、精神的健康和社会幸福的完美状态。它既是一种人的自然属性，更是一种社会属性，是一个囊括躯体健康、心理健康、社会适应良好和道德健康的统一指标体系。这四个方面相辅相成，不可分割，互相影响，互相促进。

管理文秘的能力

一、善于与领导相处的能力

二、洞察力

三、统筹能力

四、应变能力

五、社交公关能力

六、工作本身所要求的各种必备能力

（一）口头表达能力.1.说话要有真实性。2.说话要有实用性。3.说话要有针对性。5.说话要有规范性。6.说话要有艺术性。

（二）文字表达能力

（三）辅助决策的能力

（四）实用技术操作能力

处理好文秘与领导关系应遵守以下原则：

1.服从而不盲从的原则。服从于领导这一原则应该大力提倡，善于服从，巧于服从更不应忽视。这就需要掌握服从的技巧和艺术：

第一，对有明显缺陷的领导，积极配合其工作是上策。但服从不是盲从，有不同的看法和意见要善于提出，供领导参考。

第二，当领导交代的任务确实有难度，其他同事畏手畏脚时，要有勇气出来承担，显示你的胆略，勇气及能力。

第三，主动争取领导的领导，很多领导并不希望通过单纯的发号施令来推动下属开展工作。

2.尊重而不庸俗的原则。

3.主动工作而不“越位”的原则。4.多做实事，少露锋芒的原则。学会与各种性格类型的领导相处: 1.与自信型性格的领导相处。自信型性格的领导对自己充满信心，凡事都认为字迹能做好，相信自己的能力。这样的人做事有胆量、有冲劲，不拍失败，具有不屈不挠的精神。文秘与自信型性格的领导相处，必须完成领导计划和布置好的工作，这样才能获得领导的满意。如果领导刚愎自用，文秘人员则应尽快调整心态，以努力与其适应，否则，应立即放弃这份工作。

2.与优柔寡断型性格的领导相处。优柔寡断性格的领导，认为凡事得三思而后行，对事情的前因后果以及成败得失希望能考虑周全，做到万无一失。遇到这样的领导，文秘有两种选择：一是适应其性格特征，二是影响其性格特征，帮助其下决心，果断决策。文秘人员应将具体工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、风险回报汇报清楚，并备好各种可选方案，这样既帮助了领导，也成就了自己。

3.与细心稳重型性格的领导相处。细心稳重型性格的领导通常注意细节，看重过程又看重结果，考虑问题细心周到，观察问题仔细认真。同样，细心稳重型的领导对待下属也很细致体贴，他不喜欢下属冒险，喜欢沉稳性格的下属。面对细心稳重型性格的领导，文秘人员应表现出其沉稳老练的一面，凡事要形成成熟的方案后再向领导汇报，切忌不成熟的建议。

4.与粗犷型性格的领导相处。粗犷型性格的领导办事果断豪爽，不拘于小节。粗犷型性格的领导对朋友和下属讲究缘分，看重义气，做事雷厉风行。面对粗犷型性格的领导，文秘人员不要有太多的书生气，你必须尽力使自己向领导的处事作风看起，依照领导吩咐的意思办事。

5.与实干型性格的领导相处。实干型性格的领导相信工作是做出来的，因此，他认为必须建立最适当的工作程序来保证工作效率。这样的领导必然是重制度、重考核、重业绩、重奖励的人。面对实干型性格的领导，文秘人员在工作中必须脚踏实地、一丝不苟，同时要掌握各种工作技能并充分利用各种机会彰显自身实力。在实干型领导看来，成功就是成功，失败就是失败，将事情办糟了就是你的无能。在社交时应遵循以下原则：

一是互酬原则。二是开放原则。三是真诚原则.最后是互利性的原则。应变能力:是指人在外界事物发生改变时，所做出的反应，可能是本能的，也可能是经过深入思考过程后，所做出的决策。

统筹能力:是指洞察事物、工作谋划、整合协调和创造性思维等方面的能力。素质:是指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能等方面经过长期锻炼和学习所形成的，在日常工作和生活中经常起作用的基本条件或内在因素。人的素质具有较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响作用。

心理素质:是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。个人形象 : 仪态 : 社交礼仪: 馈赠:

复议思考题

1．个人形象主要包括哪几方面内容？ 2．着装时一般遵循哪些原则？ 3.社交礼仪的内容主要包括哪几方面？ 4．请简述社交礼仪的原则。

第三篇：管理文秘

春学期《管理文秘》学习资料 1 1．公文的结构，要把握好哪些环节？其一般组成要素是什么？ 答：一般认为，主要是这样四对八个环节：层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

2．公文的层次和段落的含义是什么？ 答：(一)层次。层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段)的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来，因为不同层次承担着文章内容展开的不同步骤。层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。公文层次的两种基本形态。公文的层次安排，有两种基本形态，一种是并列式，一种是递进式。开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层之间也属于递进形态。

(二)段落。段落的含义和作用。段落就是我们平时所说的自然段，它是小于层次(有时也会有一个段落自成一个层次的情况)大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。

3．划分段落的注意事项有哪些？ 答：对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点：首先，保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。其次，注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。其三，段落安排要长短适度。段落多长才合适？这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割的七零八碎的，读者也难以接受。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。但特殊情况可以例外。还要注意长短标准的统一问题。有人写文章，思路连贯性强，段落较长；有人写文章，思路跳跃性强，段落较短，只要在一篇文章中前后统一，这都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一个标准，形成了文章前后风格的不一，那就是缺陷了，必须防止。

4．什么叫过渡？它们的作用是什么？过度的方式有哪些？ 答：（1）过渡的含义和作用。过渡就是在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。依照我们前面讲过的层次和段落的理论，文章是由若干“板块”构成的。那么，在板块与板块之间，必然会有一些缝隙，使文气不能顺畅地通达。这样，作者就必须在板块之间铺路搭桥，以便文气畅达，前后文浑然一体。用于承前启后的形式和手段，就是过渡。公文在总论(或总述)与分论(或分述)之间，一般需要过渡；分论(或分述)之间，有时也需要过渡。

（2）过渡的方式。渡的方式有三种。一是过渡段，二是过渡句，三是关联词语。如果前后文内容差异较大，要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换。过渡句或出现在上层上段末尾用以“启下”，或出现在下层下段开头用以“承上”用关联词语过渡，常用的词语是“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。

第四篇：管理文秘

1、秘书是专门从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。

2、商务秘书是指在各类从事商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的的工作人员。

3、商务秘书的等级及职业能力要求（P3）

初级商务秘书商务秘书高级商务秘书

4、商务秘书的角色定位

(1)商务秘书是领导的助手（2）商务秘书是企业工作的枢纽桥梁(3)商务秘书是企业的信息库（4）

商务秘书是个配角

5、秘书该如何处理领导人之间的矛盾？

(1)认真观察分析。在工作中，秘书应该注意观察，了解领导班子成员之间的矛盾，并分析其原因，做

到心中有数。

(2)采取相应对策。①消极回避②保持中立③积极沟通协调

6、商务秘书怎样与不同个性的领导人相处？

(1)与思想周全型领导人相处。给这种领导人当秘书，只要兢兢业业、勤勤恳恳、扎扎实实做好自己的本职工作，不需要用更多的精力考虑协调与领导人的关系。

(2)与主观自信型领导人相处。商务秘书要注意协调自己的心态，多给领导人提供客观真实的情况，在适当的时候，提醒领导人别犯主观主义错误。

(3)与安全保守型领导人相处。商务秘书做事要很小心，要认真领会领导意图，同时多帮助领导人搜集资料，帮助他周密思考，安全决策。

(4)与优柔寡断型领导人相处。商务秘书不能心生不满而阳奉阴违，而要尽量地向这样的领导人提供更多的可供决策参考的资料，尽可能帮其克服优柔寡断的缺点，帮其尽快决策。

(5)与性格粗犷型领导人相处。商务秘书作计划时更应该细心周全，以弥补领导人的粗心。

(6)与感情细腻型领导人相处。与这种领导人共事，商务秘书也得细心周全，不能因为领导人想的细，自己反而粗心。

7、商务秘书职能是指领导或者上级根据目标和工作需要明确赋予商务秘书的职责与权限，是商务秘书活

动的任务、职责、作用和效能的统称。

8、协助管理的特点

（1）管理的综合性（2）管理的间接性(3)管理的非常规性

9、商务秘书如何做好协助管理工作？

（1）计划中的商务秘书工作。①搜集信息资料②推动部门计划③拟制综合计划

（2）指挥中的商务秘书工作。①传达上级指令② 调查下级反映③协调指挥活动

（3）控制中的商务秘书工作。①拟制控制标准②获取偏差信息③协助纠正偏差

10、职业素养是指从事某一职业的人所应具备的职业特点的素质与修养。

11、商务秘书的职业道德修养包括哪些内容?

(1)忠于职守，热爱本职（2）服从领导，当好参谋（3）埋头苦干，任劳任怨（4）谦虚谨慎，热情服务（5）实

事求是，勇于创新（6）遵纪守法，廉洁奉公(7)恪守信用，严守机密

12、商务秘书应当具备怎样的知识结构？

（1）基础知识。商务秘书应当重点掌握汉语知识、一般自然科学知识和外语知识。

（2）专业知识。①行业领域专业知识②秘书工作专业知（秘书学知识、文书学和档案学知识、办公自

动化知识）

（3）相关知识。①管理方面的知识②法律方面的知识③经济方面的知识 ④金融方面的知识⑤财税方面的知识

商务秘书除了秘书专业工作以外，还肩负很多管理层面的工作，这就需要掌握与秘书工作相关的其他知识，这些知识有助于商务秘书更有效的开展工作，提高工作效率，这些商务秘书应当掌握的知

识涉及诸多知识门类，它们相互联系、相互作用，通过商务秘书自身努力，达到有机统一，成为一个较为理想的知识结构模式，发挥出知识要素的整体效应，更好的为秘书工作服务。

13、影响商务秘书工作的不良心理有哪些，该如何克服？

不良心理（1）紧张心理（2）自负心理（3）烦躁心理（4）压抑心理（5）依赖心理

（6）攀比心理（7）嫉妒心理（8）虚荣心理

克服方法(1)进入角色，形成并强化秘书角色意识。①高度的责任意识②正确的服务意识 ③积极的参与意识 ④清醒的原则意识 ⑤强烈的公关意识

(2)加强自我修养，形成正确的自我意识。(3)在实践中不断总结经验，加强心理品质修养。

14、办公室日常事务工作的特点服务性 辅助性复杂性 政策性时效性

15、时间调度安排。如何有效地调度工作时间，应当注意一下几个方面；(p91)

（1）时间安排的从属性 必须与组织运转的各个程序，各个环节的需要保持一致，与上司的工作进程协调统一

(2)时间安排的机动性要按照组织活动中随机发生的事，灵活调整自己的工作时间

(3)时间安排的自主性要在被动中求主动，在从属于组织管理和领导活动需要的同时，注意时间安排的主动性

16、计划的制定：

(1)明确计划工作的具体任务和要求，明确每一个时期的中心任务和工作重点。

(2)明确计划工作的宗旨、目标和战略，并论证可行性。

(3)规定计划中各项工作的开始和完成的进度，以便进行有效的控制，对能力及资源进行平衡。

(4)规定计划的实施地点或场所，通过了解计划实施的环境和限制，做到合理安排计划实施的空间组织和布局。

17、接听或者拨打电话应注意的问题（可能为多选）p9318、如何做好值班工作的管理？

值班工作的职责(1)受理本单位的信息联系，保障信息畅通(2)做好通知、接洽、联络工作(3)承办领

导交办的紧急事务(4)处理或者协调处理突发事件

值班工作的基本要求(1)坚守岗位 起好问事处工作(2)做好分流工作(3)做好信息的汇总、储存

19、调查研究，简称调研。就是人们在实践中，通过一定的途径和方法，对特定客观事物进行有意识的探

索和把握，从而获得关于客观事物规律性的认识的活动过程。

20、调查研究的内容

(1)基本情况调研(2)辅助决策调研(3)指导工作调研(4)临时性专题调研

21、开展调查研究有哪些环节

准备阶段 ①明确目的，确定课题②确定范围对象，熟悉相关情况③制定计划，组合队伍

调查阶段 ①搜集资料要全面、可靠 ②追根刨底，深入挖掘 ③做好笔记，手脑并用

研究总结阶段①整理研究材料②起草报告③回顾总结

22、调查研究报告，是对客观实际进行深入、周密的调查研究和分析综合后，写成的一种反映调查研究成果的书面报告。

23、会议是有组织有领导地商议事情的集会。

24、会议的构成要素：

内容要素（会议指导思想、会议主题、会议目的、会议任务）

程序要素（会前组织准备、会中协调服务、会后落实反馈）

形式要素（会议名称、会议地点、会议方式）

25、会议预案的内容：

1、确定会议名称

2、确定会议的规模和规格

3、确定会议时间与会期

4、确定与会

人员

5、选择会场

6、会场布置

7、拟定会议议题、议程和日程

8、拟制会议文件

9、拟制会议用品

10、拟订会议的后勤保障

11、制定会议票证

12、会议经费预算

26、会前准备工作：

1、制定会议议案

2、组建会议筹备机构

3、印发会议通知

4、会前检查

27、会见组织服务工作：组织签到、引导就座、会议服务工作、安排会议发言、做好会议记录、编写会议

简报

28、信息收集的范围有本企业信息、国际市场信息、客户信息、贸易信息、国际金融信息、法律政策信息、交际活动信息

29、如何进行信息筛选和校核

信息筛选的方法：留意标题剪裁、复印摘记标记说明(注明日期、出处)

信息筛选的程序：看来源看题目看内容决定存舍

信息筛选应注意的问题（p157）

信息校核的方法：溯源法比较法核对法逻辑法调查法数理统计法

30、信息加工是指对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得事物发生、发展、变化的高层次信

息。

31、信息加工的方法：汇集法归纳法纵深法连横法浓缩法 转换法图表法

32、公文是各级各类机关、团体和企事业单位在公务活动中形成和使用的书面文字材料。

33、平行公文是指发往同一组织系统或业务系统中与自己平级的单位，或者发往与自己无任何领导隶属关

系或业务指导关系的其他任何单位的公文。

34、平行关系是指发文单位和收文单位之间的信件往来关系，它是根据行文单位所属组织系统的隶属关系

及其职权范围来确定的。包括隶属关系（行政隶属关系和业务隶属关系）和非隶属关系（1、同一系统同级单位或不同系统的同级单位、部门之间的关系

2、不同系统的非同级单位、部门之间的关系）。

35、发文处理程序：交拟——拟稿——审核——会稿——签发——编号——复核——缮印——校对——用

印——发文登记——封发

36、收文处理程序：签收——拆封——收文登记——审核——拟办——传阅——承办——催办——查办—

—留注

37、拟稿时应当注意的问题：

1、符合国家的法律、法规及其他有关规定

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲字词规范，标点正确，篇幅力求简短

3、公文文种应当根据行文目的、发文单位的职权与主送单位的行文关系确定

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度

5、人名、地名、数字、引文准确

6、结构层次序数“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”

7、应当使用国家法定剂量单位8如果文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称

9、公文中的数字，除成文日期、部分层次结构序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字都应使用阿拉伯数字。

38、商务秘书协调工作的特征和内容

特征：从属性广泛性政策性中介性沟通性

内容：从协调的对象划分

(1)（重点）协调本组织与上级领导部门间的关系。商务秘书既要使本组织能正确及时地贯彻落实上

级领导的意 图又要使上级及时全面的了解本组织的真实情况，从而使本组织和上级领导保持协调一致。

(2)协调本组织领导间的关系

(3)（重点）协调本组织上下级关系。商务秘书要倾听下级部门的意见和要求，及时地为科学制定政

策提供现实的参考依据，并注意了解解决方案可能出现的疏漏和偏差，及时向领导部门汇报。同时，在下级部门对决策意图尚未充分了解时，商务秘书有责任座必要的解释和宣传，提高其执行决策的主动性和积极性。

(4)协调本组织各部门间的关系

(5)协调本组织员工间的关系

从协调的内容划分

(1)决策协调（2）政策协调（3）计划协调（4）事务协调(5)关系协调

39、接待礼仪(可能有案例分析)p21640、接待工作的原则

(1)内宾接待工作原则。①热情周到，以礼相待②互相尊重 ③简朴大方 ④遵守政策法规

⑤对等对口

(2)外宾接待工作原则。①平等原则 ②对口原则 ③节约原则 ④周到原则 ⑤保密原则

⑥对外宣传原则（遵守政策 实事求是，防止片面 注意对象，加强针对性 内外有别，注意分寸）

41、谈判是人们为了协调彼此之间的关系，满足各自的需要，通过协商而争取达到意见一致的行为和过程。

商务谈判：指不同的经济实体各方为了自身的经济利益和满足对方的需要，通过沟通、协商、妥协、合作、策略等各种方式，把可能的商机确定下来的过程

42、谈判的要素：谈判主体谈判客体谈判目的谈判行为

43、谈判前的准备(可能为简答和论述)p230

(1)信息准备

1、信息准备的内容（对方资料、谈判环境资料、竞争对手资料）

2、信息资料的搜集与整理（信息资料的搜集、信息资料的整理加工）

3、信息资料的传递与保密（谈判信息的传递、谈判信息的保密）

（2）组织准备

1、谈判小组的规模

2、谈判小组的结构

3、谈判小组负责人

谈判前怎样搜集资料：检索调研法、直接观察法、专题询问法

44、谈判工作设计与实施(p235)

(1)拟定谈判计划(2)谈判工作过程

45、会见是指双方会晤，常被用于联络感情增进友谊。

会谈是指双方或多方就某些正式或重大的经济、技术和其他共同关心或感兴趣的问题交

流情况、交换意见，达成共识或交易。

46、会见会谈活动如何安排？P24247、怎样组织一次言宴请？P24848、企业招聘商务秘书应注意什么问题？P27249、求职者应聘商务秘书应事先做哪些准备？P275

第五篇：管理文秘

一． 简答题（5*6=30）

（1）请简要指出商务秘书工作的特点。

答案：一具有商务性的特点；二具有融合性的特点；三具有从属性的特

点；四具有繁杂性的特点；五具有辛苦性的特点；六具有机要性的特点。

（2）请简要写出商务秘书服饰礼仪的“六忌”内容。

答案：一忌过于杂乱；二忌过于艳丽；三忌过于暴露；四忌过于透视；

五忌过于短小；六忌过于紧身。

（3）请简要列出商务秘书保密工作坚持的原则。

答案：1.积极防范；2.突出重点；3.有保有效；4.内外有别。

（4）请简要写出会议的安全保卫工作涉及的内容。

答案：1.对会议的安全保卫工作（人身安全、财物安全、文件安全

等）；2.严格检查会场安全；3.做好卫生防疫工作；4.做好交通

安全和出行安全工作。

(5)请简要罗列秘书做好接待工作的一般性要求。

答案：1.要诚恳热情；2.要讲究礼仪；3.要周到细致；4.要按章办事；

5.要务实勤俭；6.要保守秘密。

(6)请简要列出秘书与领导层相处应把握的原则。

答案：1.明确职责、单向请示的原则；2.公道正派，按章办事的原则；

3.不分亲疏，一视同仁的原则；4.保持一致，维护团结的原则；

5.有主有次，突出重点的原则。

情景题（2*10=20）

（1）在一次会议中秘书小李要为议会人员安排座次，参加本次会议的有：公

司王董事，张总经理，孙副总，朱主任，职工代表小张，会议室左手边为正门，请问小李因按照怎样的商务礼仪安排座次？

答案：按照进门的左手起依次为：左手为尊，依次排序为最佳排序作为。

（2）周秘书在办公司和某客户通话过程中，另一电话又响起，那请问周秘书

遇到像这样的情况胡，应怎样处理较为合适？

答案：周秘书接通电话后，应先向对方说清楚自己正在与别人通话，请对方稍后再来电，或者等自己的回电，并且再另行通话时应向对方表示对不起让您久等了等的歉意语言。