管理文秘复习整理笔记

第一篇：管理文秘复习整理笔记

管理文秘复习资料（1）

第一章

文秘管理概述

管理的四要素：（1）组织（2）目标（3）资源（4）效率 1.文秘的涵义

何谓文秘？要弄清文秘的含义，需要将“文秘”、“秘书”、“文书”三个词比较分析一下。

国外的秘书设置是源于18世纪资产阶级革命时期。

三种含义：一是职位与职业（JOB），二是具有这种职位，从事这一职业的人员（PERSON），三是指一种官员，也可以翻译为书记、大臣、部长等。

秘书（secretary)作为一种职业，最早产生于法国资产阶级大革命中，著名的领袖罗伯斯庇尔。第二节

文秘管理的特性和作用

一、特性1.政治性2.辅助性3.被动性4.隐匿性5.事务性

一、文秘管理的一般规律

1.文秘管理活动的发展是随着社会经济和组织规模的发展而发展的 2.文秘管理活动的运行核心是领导者的活动需求

3.文秘管理活动的基本矛盾是辅助管理的“需求”与“供给”之间的对立统一

4.文秘管理活动的绩效最终体现在领导工作的绩效上 5.文秘管理活动是文秘人员与组织环境相互影响的过程

二、管理文秘发展的四个趋势

社会化

专业化（深刻理解）

现代化（深刻理解）

女性化 第二章

文秘管理的职能 第二节

参谋职能

二、文秘人员参谋职能的内容和要求

1.领导决策中的参谋作用2.领导活动中的参谋作用3.领导日常工作中的参谋作用

2.领导活动中的参谋作用

（1）调查研究和信息工作中的参谋作用（2）会务工作中的参谋作用（3）协调工作中的参谋作用（4）公务活动中的参谋作用（5）信访活动中的参谋作用

三、善于领会领导意图

1.了解领导性格特征及其需求2.掌握领会意图的原则和方法3.根据领导意图做好参谋工作 第三章

管理文秘主体

一、文秘人员的基本素养

1.思想政治素质（1）政治素质（2）思想观念（3）职业道德 2.智能结构

（1）知识结构（基础知识，相关知识，专业知识）（2）智力结构观察力（注意力，记忆力，思维力，想象力）（3）能力结构

a表达能力（文字表达能力、口头表达能力、身势表达能力）b调研

1能力

c交往能力 d管理能力e办事能力f操作能力 3.心理素质

影响因素为：（1）负担过重；（2）舆论压力；（3）关系复杂 文秘人员从以下几个方面提高自己的心理素养：（1）乐观、幽默，克服紧张心理（2）自信、坚韧，加强心理挫折防治（3）向上、竞争，防止嫉妒心理

二、个人途径

外因是变化的条件，内因是变化的依据。

1.要勤于学习，完善知识结构；2.巧于思维，强化认识能力； 3.要善于修养，优化心理素质；4.要勇于实践，不断总结提高。第四章

文秘管理机构

第二节

文秘管理机构的设置原则

一、按需设置原则

二、精干优化原则

三、层次幅度原则

四、首长负责制原则

五、职、权、责统一原则

六、管理回路原则

一、文秘管理机构的结构模式

1.单一制结构模式2.分设制结构模式3.综合制结构模式 第五章

协调工作 协调的组成要素：

a协调者：协调主体，这是参加并控制协调过程的人员。

b协调对象：这是协调过程中受控制的当事人或组织，即协调客体。c协调背景：即构成协调活动的原因、条件和时机，包括领导者对协调活动的指示、意见、要求和用意。

d协调目标：协调活动的出发点，也是协调活动的归宿，更是协调活动的导向和动力。

二、协调的方法 基本的协调方法：

（1）行政方法：就是秘书人员依靠行政组织，通过行政渠道，动用行政手段进行协调的一类方法。

（2）经济方法：就是秘书人员依靠经济规律，动用经济手段和经济形式进行协调的一类方法。

（3）法律方法：就是秘书人员依靠现行的法律、法令和法规，动用经济法和行政法等手段进行协调的一类方法。

（4）疏导方法：就是秘书人员依靠思想教育，运用各种疏导性措施进行协调的一类方法。

具体的协调方法：联席会议法、联合行文法、现场办公法、非正式沟通法、感情投资法等等。第六章 秘书的调查研究

三、秘书调查研究的特点

（一）很强的针对性

（二）内容和方法的多样性

（三）一定的突击性

（四）严格的科学性

四、秘书调查研究的内容

（一）政策性调研：了解调查对象对有关法律、法规、制度等的制定

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贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况,为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要的依据和反馈信息

（二）基本情况调研：通过对各机关、单位的基本情况的调查, 了解情况，以减少工作的被动性，增强工作的主动性。

第七章

信息工作

一、文秘管理部门信息工作的特点和意义 1.准确性2.及时性3.全面性4.适用性 第八章 信访工作

5.1.3 信访工作的作用

1、联系群众的桥梁。

2、信息反馈的窗口。

3、集纳智慧的渠道。

4、民主监督的有效途径。5、调节矛盾的缓冲器。

六、处理信访问题的程序和要求

处理人民群众来信来访的基本方法是：综合反映，分别处理。综合反映，就是对群众来信来访中所反映的各种问题，进行具体分析，综合研究，从现象到本质，从个别到一般，由此及彼，举一反三，从中发现带有苗头性、倾向性、普遍性的问题，经过加工整理，供领导在决策和指导工作时作参考依据。分别处理，就是根据党和国家的政策、法令、规定、制度，对群众反映的应当解决、也能够解决的问题，区别不同情况进行恰当的处理。这两种方法互相交替、配合使用，不可偏废。

下面分别就处理来信、接待来访、办理案件、三个部分介绍处理信访问题的具体方法和要求：

（一）、处理来信

处理来信的基本要求是：及时拆封准确交办，妥善处理，做到件件有着落，事事有结果。

处理来信来访的程序

信访工作的程序，根据信访的具体形式，可分为处理来信程序和接待走访程序。

1.处理来信的程序

处理来信的程序可分为:拆信—— 阅读—— 登记—— 办理（包括报告、转办、承办、催 办、查办）—— 答复（存查）。

2.接待走访的程序

接待走访程序可分为:登记—— 归口—— 接谈—— 办理（归口办理、当面办理、介绍去有关单位办理）。

（1）认真登记归口

任何走访群众都须履行登记手续，信访部门通常在来访者登记后还需由接待人员作初步交谈，根据走访者反映问题的内容和性质，介绍走访者去具体部门归口详谈。

2）善于接待谈话

3分门别类办理

通过谈话后，信访工作人员要根据走访者陈述的情况和要求,按照“分级负责，归口处理”原则，用口头介绍或开介绍信的形式,介绍走访人到各有关单位、部门联系处理;或以发函形式，将走访者反映的问题函

2告有关地方和部门处理;一些可以当面答复的问题，应按照政策和法律的规定当即明确答复，解释走访人提出的问题或疑问。

（二）、接待来访

接待来访的基本要求是：热情接待，认真听记，恰当处理，耐心教育，维护秩序。

1、热情接待。凡是人民群众来访，都要先迎接，后问好，再让坐，然后请问姓名和单位。这是来访接待的5个具体程序。接待要讲文明，懂礼貌。

2、来访登记。应依次问准姓名、年龄、单位反映的主要问题等。对于有一定文化程度的来访人员登记表发给本人填写，然后由接待人员复核。住址以及反映主要的问题等。

3、认真接谈。接谈有8个具体程序：一要集中精力倾听来访人的申诉；二要眼疾手快地做好记录；三要耐心地进行必要的询问；四要明确告诉来访人员要对反映情况的真实性负责；五要复述记录的主要内容；六要征求来访人对记录的意见；七要向来访人索要书面材料；八要共同确认来访人反映的内容摘要。总之，接谈的任务是听明情况，查明事实真相，问清要求解决的问题和提出的具体要求。

4、恰当处理。就是对来访群众反映的问题作出符合党和国家政策法规的处理，满足群众的正当要求。具体要求是：

1）能当即答复解决的应予以答复解决。

2）应由所在地领导机关和单位处理的，可通过电话向有关 单位进行初步核对，弄清有关情况，酌情处理。

3）比较重要的、典型的问题，可及时整理材料或编写“来访简报”，送领导批办。

4）来访群众要求合理，政策允许，应该解决而长期得不到解决的问题，可交办或直接调查，查明情况后，督促有关单位处理。需要与有关部门共同研究处理的，应联系安排，组织落实，并动员来访群众回原单位，等待处理结果，以免盲目乱跑，劳民伤财。

5）来访群众留下的申诉材料，需要转办的，应及时转办。有关身份证明或其他证件，看后退还来访人，必要时可请来访人将有关证件复制一份留下，以便在送阅材料时附上，供领导判断处理。

5、立案。对于来访群众反映的重要问题，应根据立案标准立案查处。

6、回访。回访的过程，就是调查研究，解决问题，了结案件的过程。回访的重点，一般应放在问题已恰当处理而本人思想不通的人身上，以便有针对性地做好疏通引导工作。

（三）、办理信访案件的基本程序

1、立案交办。就是受理信访的部门立案，将信访问题函交有关部门或单位办理，并要求汇报处理结果。属于下列情形之一者应立案交办：

1）重要的或长期顶着拖着不办的申诉，待解决的问题；

2）需要了解的重要情况和问题；

3）对严重违法乱纪或党内不正之风问题的检举揭发；

4）对严重压制民主和打击报复事件的投诉；

5）对党的各项方针政策阳奉阴违、不贯彻执行的人和事的检举揭

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发；

6）领导批示或上级交办的问题。

凡立案交办并要求报告处理结果的信访问题都应填写信访登记表，发文通知承办单位，限期查处，报告结果。

2、直接查处。凡是属于本级职责范围内的信访案件和其他不宜转交下级机关或单位办理的案件，立案机关应直接派人调查处理。有时，为加快办案进度，提高办案质量，领导同志应包干负责承办信访案件。具体方法是“三定三包”(定办案单位、定办案人员、定结案时间；包调查、包处理、包做思想工作)，做到包一案、查一案、结一案、了一案。

3、结案和上报。结案是从受理到查处全部过程的终结。结案的标准是：事实清楚，结论正确，符合政策，手续完备，并有申诉者的意见。对于负责同志批办和上级领导机关交办并要求报告处理结果的信访问题，都要及时上报。

4、督促和检查。这是使信访案件件件有着落、事事有结果的重要措施。特别对交办的信访案件，更应加强督促检查。应重点抓好以下几个方面的问题：一是抓逾期不报的信访积案；二是抓报而不结的信访要案；三是抓结而不报的信访老案；四是抓久办不决的信访难案。催办也是信访部门督促、检查处理信访问题的主要方法。

第九章

会务工作

三、会议的作用

（1）会议是实施领导的重要工具。（2）会议是实行决策的必要手段。

（3）会议是贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法。第二节

会务工作的内容

一、会前准备工作

1.安排议题，确定步骤2.拟定与会人员范围或名单3.办理会议报批手续

4.发会议通知5.准备会议文件6.选择和布置会场7.办妥后勤服务事宜

二、会间服务工作

1.做好会议签到工作2.掌握会议进展情况，做好上下联络工作3.做好会议中的文字工作

4.做好安全保卫工作5.其他服务性工作 三、会后处理工作

会后处理工作主要有两种情况：一是会场以外的事务性工作，二是政务性工作。事务性工作主要包括与会人员的派送、财务决算、会场清理、物品清点等。其中尤其重要的是与会人员的返程工作。文秘人员要预先登记好送客的车辆，提前将与会人员送到车站、码头或机场，做到笑脸相迎，热情道别，使与会人员心情舒畅，愉快地踏上归程。

政务性工作主要包括：（1）编写会议纪要（2）整理会议文档（3）搞好新闻报道 第十章

商务礼仪概述

3第四节

商务礼仪的基本特征 规范性

继承性

差异性

发展性 第五节

商务礼仪的基本原则

相互尊重原则

诚实守信原则

对等原则

适度原则

宽容原则

自律原则

第二篇：文秘笔记

拟订会议议程、日程

(一)会议议程和会议日程的含义及作用

1.会议议程的内容

会议议程是为完成议题而作出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式;领导和来宾致辞;领导做报告;分组讨论：大会发言;参观或其他活动;会议总结，宣读决议;闭幕式。

2.会议日程的内容

会议日程就是根据议程作出逐日的具体安排，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。

3.会议议程和日程的作用

通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题、会议顺序计划，获得有效信息。

(二)会议议程的制定程序

会议议程的制定程序是：明确目标和参加者一安排各议程事项的时间一确定每一项议程一决定会议讨论形式一决定会议决策的方式。

(三)会议日程的编制方法

(1)制定议程表时，应注意议题所涉及各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

(2)制定议程表之前还须明确会议活动的人员、日期和时间、地点、餐饮安排。

(3)宣布议程，然后说明一些有关此次会议事务性的内容，之后再安排讨论的问题。(4)尽量将同类性质的问题集中排列在一起，这样既便于讨论，也便于有关列席人员到会和退席。

(5)保密性较强的议题一般放在后面。

(四)注意事项

1.会议议程和会议日程的区别

会议议程和会议日程的功能不同，议程的编制应在前，且一旦确定，就不应再变。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整。

2.会议临时动议

如果有特殊原因需要研究临时动议，要和与会代表、相关人士解释清楚，尽量节省时间，控制好节奏，提高效率。

提供会议地点的备选方案

(一)会议地点选择的要求

会议地点的选择，要综合考虑多种因素，主要应考虑下列因素：

(1)交通便利;

(2)会场的大小应与会议规模相符;

(3)场地要有良好的设备配置;

(4)场地应不受外界干扰;

(5)选择会议地点应考虑有无停车场所;

(6)场地租借的成本必须合理。

(二)会议场地选择的工作程序

会议场地选择的工作程序是：确定会议目的与形态→了解会议的实质需求和与会者的期望→确定会议场地→对会议地点进行确认→签订书面合同。

(三)注意事项

1.广泛收集会议地点的信息

2.实地考察会议地点的注意事项

实地考察会议地点的注意事项有：

(1)会见能作决策的人，有利于解决以后可能出现的问题;

(2)只要可能，一定要在酒店建议的日期去参观;

(3)不要出于个人原因再次参观酒店;

(4)不要带家属同行参观;

(5)要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况;

(6)要考虑是否以另外一两家酒店作为“备选”，以免因谈判失败而出现被动局面。

布置会场和安排座次

(一)会场整体布局安排

1.会场整体布局的要求会议整体布局的要求是：

(1)庄重、美观、舒适;

(2)会场的整体格局要根据会议的 性质和形式，营造出和谐的氛围;

(3)中大型会议要保证一个绝对的中心;

(4)小型会场要注意集中和方便。

2.会场整体布局安排

会场整体布局的方法：

(1)确定会场形式;

(2)合理摆放桌椅;

(3)布置附属性设备。

(二)主席台的座次和场内座次安排

1.主席台座次和场内座次的要求

主席台是与会人员瞩目的地方，也是会场布置工作的重点。各种大中型会议均应设主席台。座谈会和日常工作会议一般不设主席台或主席桌。无论是否设置主席台，都要注意使会议主持人面向与会人员，避免主持人同与会人员背向的现象。另外，一般会议不必把众多的领导人都请上主席台，只请讲话人和主持人即可。

2.主席台的座次和场内座次安排

(1)安排主席台的座次

会议主席台就坐者都是主办方的负责人、贵宾或主席团成员，安排座位时应注意以下惯例：

1)依职务的高低和选举的结果安排座次。职务最高者居中，然后按先左后右、由前至后的顺序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居侧。

2)为工作便利起见，会议主持人有时需在前排的边座就座，有时可按职务顺序就座。3)主席台座次的编排应编制成表，先报主管上司审核，然后贴于贵宾室、休息室或主席台入口处的墙上，也可在出席证、签到证等证件上表明。

4)在主席台的桌上，于每个座位的左侧放置姓名台签。

(2)安排场内其他人员的座次

1)小型会场内座位的安排。分清上下座，一般离会场的入口处远、离会议主席位置近的座位为上座;反之为下座。会议的主持人或会议主席的位置应置于远离入口处、正对门的位置。

2)中大型会场内座次的安排。常见的安排方法有三种：

①横排法。是以参会人员的名单以及姓氏笔画或单位名称笔画为序，从左至右横向依次排列座次的方法。

②竖排法。是以各代表团或各单位成员的既定次序或姓氏笔画从前至后纵向排列座次的方法。将正式代表或成员排在前，职务高者排在前，列席成员、职务低者排在后。

③左右排列法。是以参会人员的姓氏笔画或单位名称笔画为序、以会场主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座位的方法。

发布会议信息

(一)会议信息的内容和分类

1.会议信息的内容

会议信息的内容包括：会议的报名时间、地点、费用及方法;会务联系电话与联系人;会议报到及会议议程、日程;与会者的信息;会议报送的交流信息;会议记录和纪要的内容;会议宣传报道的内容;会议决议的内容。

2.会议信息的分类

会议信息分类是根据信息所反映的内容性质和特征的异同，将信息分成各个类别，使信息条理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

(二)发布会议信息的工作程序

发布会议信息的工作程序是：传递会议通知信息→分发传递会议文件→沟通传递会议有关情况。

安排会议食宿

1.会议餐饮的常识

(1)餐饮安排的原则是让出席者吃好而又不浪费。

(2)就餐大体上是一个标准，确定好伙食标准和进餐方式，但必须照顾少数民族代表和年老体弱者，还要照顾南北不同出席者的口味。

(3)秘书人员应提前到现场布置并检查组织工作的落实情况，并事先将座位卡及菜单摆上。

(4)座位的通知除在请柬上注明外，还可在宴会上陈列宴会简图，标出全场座位以及全体出席者位置，还可用卡片写好姓名席位，发给本人。

2.安排会议餐饮

(1)根据会议的经费和人员情况决定会议餐饮的标准。

(2)就餐方式可根据会议的规模和性质来确定，提倡实行自助餐制和分餐制。

(3)事先与提供餐饮的单位确定餐饮时间和地点。

(4)事先设计和确定就餐的凭证。

(5)要与饭店一起确定菜单，饮食要卫生、可口，品种多。

(6)事先要准备好干净的饮食用具。

(7)给因开会或搞服务工作误了用餐的人员预留饭菜。

(8)做好饮水、饮料供应的工作。

3.会议餐饮的类型和标准

(1)早餐。早餐食物的选择可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。

(2)会场休息期间的茶歇。一般供应咖啡、茶或其他饮料。

(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。

(4)正式晚餐。晚餐食物选择既要考虑营养和健康，又要考虑出席者的口味特点。

(5)招待会。招待会应选择健康的、美味的、人们爱吃的配餐。

(二)会议住宿的常识和工作程序

1.会议住宿的常识

(1)要提前编制住房方案;

(2)长者、尊者、领导要适当照顾;

(3)具体安排住宿时，要根据与会人员的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排;

(4)有时还要按地区集中分配，便于讨论;

(5)不同标准的房间要作合理分配，一般是根据房间的不同规格并结合与会人员具体情况列出住宿表;

(6)报经有关领导审定后，按表分配住宿，做到有条不紊。

2.安排会议住宿

要点：

(1)安排方式的选择;

(2)预定会议住宿的程序;

(3)确定会议住宿的程序。

3.会议房间的分配

(1)如果由主办方支付费用，则需按与会者的职务标准安排住房。一般情况下，除了部分嘉宾和主办方的领导，其他与会者的住宿标准应相近。

(2)年龄较大的与会者和女性应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

(3)注意尽量不要把汉族与会者和有禁忌的少数民族与会者安排在同一个房间。

(4)可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

(5)预订住宿地点的工作一定要打出提前量，预订数量上应略有富余 邀请会议嘉宾

(一)会议嘉宾的类型和要求

1.会议嘉宾的类型

会议嘉宾的类型包括：

(1)组织方的上级领导和政府官员;

(2)企业的重要客户和各种利益相关方;

(3)社会名流和影视明星;

(4)对实现会议目标有潜在贡献的人。

2.嘉宾邀请的要求

会议嘉宾邀请的要求有：

(1)要事先确定嘉宾名单，并事先与嘉宾沟通确认能否出场;

(2)要发出正式邀请函;

(3)要做到有礼貌;

(4)要了解嘉宾各自的背景，处理好嘉宾之间的关系;

(5)对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能遵守“宁可邀请，而不排斥”的原则;

(6)嘉宾人数不宜过多。

(二)邀请会议嘉宾的工作程序

(1)在邀请参会嘉宾方面，要开会研究，确定嘉宾名单，而接下来邀请嘉宾的工作就由工作组负责组织实施。

(2)拟写并发送嘉宾请柬，要使每一份请柬都制作得精美。

(3)要逐一与嘉宾联络，确认其参会情况。

(4)在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送。准备会议资料、会议用品

(一)会议资料的类型和准备

1.会议资料的类型

(1)来宾资料：会议手册、宣传材料、会议管理性材料。

(2)会议资料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件。

(3)沟通资料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录。

2.会议资料的准备

(1)来宾资料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等。

(2)会务资料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录。

(3)沟通资料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料。

(二)会议用品的类型和准备

1.会议用品的类型

(1)必备用品和设备是指各类会议都需要的用品和设备。

1)会场内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调设备、通风设备、录音、摄像等设

备，以及必要的安全设施等。

2)常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。

(2)特殊用品是指一些特殊类型的会议所需的用品和设备。例如，选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会议经常需要的特殊用品和设备有张贴画、花卉、充气模型、巨型屏幕、展台展板、签字用具等。

2.会议用品的准备

(1)检查空调设备，必要时做好开机准备，一般要在会议前两小时预热或预冷。

(2)检查好灯光、扩音设备。

(3)检查黑板、白板，确保已擦干净，要准备好粉笔、指示棒、板擦等用具。

(4)如有陌生人或外来人参加会议，要摆放好姓名牌，注意文字大小适当，清楚易认。

(5)在每人座位前摆放纸笔。

(6)多媒体电视需要安放投影机、屏幕、录音设备等。

(7)如果有选举、表决的议程，需要准备好投票箱、计数设备;如果有表彰的议程，还需准备好奖励用品。

(8)会期较长的会议，要安排好茶水饮料，并指定专人服务。

(9)如果是电话、广播会议，须提前检查线路，保证音响效果良好。安排会议礼仪服务

(一)会议礼仪的种类

会议礼仪包括：通用礼仪、主持人礼仪、会议发言者礼仪、会议参加者礼仪。其中会议的通用礼仪又包括：会议文书礼仪、迎送礼仪、参会礼仪、服务礼仪。

(二)安排会议礼仪服务的工作程序

1.选择会议礼仪服务人员

2.分解工作程序

3.培训会议礼仪服务人员

培训的内容包括：

(1)对会议工作的宗旨和合作精神的培训;

(2)对会议礼仪知识和工作技能的培训;

(3)对会议的设备和用品的使用常识培训。

4.准备服装用具

5.礼仪执行

检查会议常用的视听设备

(一)会议常用的视听设备

会议常用的视听设备有多媒体投影仪、幻灯机、投影仪、录像机、电视机、摄像机、灯光设备等。

(二)检查会议常用视听设备的工作程序

1.确定工作人员的职责

2.预演和检查会场视听设备

即在需要使用视听设备的会议之前，对灯光调整和幻灯片放映等进行预演，以确保相关人员都清楚地知道操作的过程。通过预演，可能会发现有些幻灯片需要重新制作或修理，或者讲台、灯光、投影机等需要重新布置等问题。

(三)注意事项

(1)会议承办者应在会前向设备供应商明确询问具体的解决程序。

(2)在会议召开前由专门人员负责检查所有设备。

(3)会议检查人员应该有一个可以请求紧急帮助的电话号码，以便与相关部门进行联络。

(4)应该在会场准备一些备用的设备(如灯泡)。

(5)发现设备出现故障要及时请有关的公司和专业服务机构派人修理。

(6)有些设备在出现故障时修理起来比较费时，这时最好更换新设备，等到会议结束后再对其进行修理。

第三篇：管理文秘

秘书的定义: 1.秘书是一种广泛的社会职业和必须具备一定专业能力的专业职务。2.秘书工作的业务范围是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策”。

3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。

4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的信息管理。管理文秘的内涵: 1.管理文秘体现了秘书学与管理学的紧密联系。秘书学与管理学的交叉关联主要体现在以下几个方面：

（1）秘书工作的主要实施范围是围绕着组织和决策的管理展开的，秘书工作的定位、目标以及绩效的考评都与管理学密切相关，现代秘书工作愈来愈能够体现出管理科学的基本内涵。1

（2）秘书工作中辅助领导所进行的各项管理事务的实践又在实际操作中升华了管理科学的理论、实现了管理方法的探究，对培养和塑造新型的专业管理人才起着重要作用。正因为如此，从事秘书工作的很多人，经过多年的磨砺，最终走向了领导和管理的岗位。

（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也体现了秘书与管理科学紧密的关联性。

（4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘书学中的秘书内涵可以这样定位： 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才2。

中国的秘书职业化的步伐还显得过于缓慢。这种局面的造成主要在于以下几个方面:（1）传统对于秘书职业认知偏见的影响持续存在（2）秘书职业不稳定，职业化发展缓慢

（3）秘书从业机制亟待转型

（4）传统的秘书教育理论与实践脱节，难以培养出与国际接轨的新型复合型、创新型的综合秘书和涉外秘书人才，秘书职业教育模式亟待改革。中国管理秘书的职业发展趋向：

1.进行秘书职业的全新角色定位，实现秘书职业应有的功能价值。2.改革人才培养模式，强化创新型思维意识，切实培养符合国际秘书职业需求的高级秘书人才

3.严格秘书职业准入制度，提高秘书整体从业素质，加强秘书职业化建设

4.更新秘书从业人员的知识结构，增加国际文化、国际经济政治和外语的强化学习和训练，并提高办公自动化的技能，向着专业化和智能化的方向发展。当前管理秘书的主要类型

按照秘书的来源与服务对象可以分为公务秘书和私人秘书。

按照秘书的工作性质划分，可分为党政秘书，企业秘书、商务秘书等。

按照秘书的业务内容可以分为各级领导的行政秘书、法律、教育、医学等各类专业秘书、文书处理和保管的机要秘书、负责总务后勤工作的事务秘书还有负责来信来访工作的信访秘书、从事口头或者书面外文翻译工作的外文秘书、负责各级各类会议的承办、组织和协调的会议秘书等。

依据管理秘书在工作中的角色定位，具体工作中所承担的工作实务主要有以下几个部分：

（一）日常事务管理：

（二）接待事务，（三）会议管理

（四）行政事务管理

（五）文件管理，（六）公关管理

根据管理秘书学的研究对象的不断发展，具体研究内容也发生了变化，概括来看，主要有以下七个方面：

（一）更加注重了管理科学在秘书学中的应用和发展研究。

（二）更加关注秘书学实践中的经验对管理科学的推动和完善作用的研究。

（三）更加关注管理秘书学较传统秘书学的新发展研究。

（四）更加注重在现代市场经济体制下管理秘书学新特色的研究。

（五）更加关注并研究在全球化视野下管理秘书行业标准及职业化的国际发展新趋势。

（六）更加关注管理秘书各项具体实务的精细化、标准化、规范化发展研究。

（七）更加关注新形势下管理秘书人才模式培养机制的创新研究。

秘书机构:就是通常我们所说的秘书工作部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者辅助管理、处理综合事务的综合办公机构，是党、政领导机关和企事业单位等各种社会组织都需要的重要职能部门。秘书机构设置的原则

1.效能最大化原则

坚持效能最大化原则，应该做到：

（1）科学分工（2）层次合理（3）优化结构（4）配置合理

2.适应工作需求的原则

3.分级管理、职、权、责分明统一原则 4.机构统一、相对稳定的原则

秘书机构的分类

1.按工作时间分为常设性的秘书机构和临时性的秘书机构 2.按社会性质分为公务秘书机构和私人秘书机构

3.按服务对象来分为群体服务的秘书机构和为个人服务的秘书机构

管理文秘机构的性质

(一)辅助性

（二）综合性(三)中枢性

（四）机要性

（五）服务性

（六）封闭性

管理文秘机构的职能：

（一）参谋助手

（二）后勤保障

（三）文书办理

（四）信息管理

（五）协调公关 文秘管理机构的结构模式

(一)因人分设、单一制模式结构

因人分设、单一制模式结构，主要是按照主要领导者和分管领导者的分工而设置的秘书机构，工作任务通常对应的秘书工作部门承担，即该领导的各类工作的辅助均由一个秘书部门负责。有利于领导分工工作的需要，其不足之处在于增加了管理层次，同时文秘人员业务繁杂，难以专精，有时因临时工作多而产生忙乱现象。(二)因事分设制

因事分设制，即根据秘书工作的业务范围而分设相应的秘书机构，即通过各自的业务活动，辅助领导工作和机关工作。如各办公部门中的秘书处(科)、文书处（科）、信息处(科)、督查处(科)、信访处(科)、调研处(科)等秘书机构，就分别负责文字工作、文书工作、信息工作、督查工作、信访工作、调研工作等秘书业务。因事分设制便于秘书机构的科学化管理，有利于秘书工作的规范化建设，有助于秘书工作质量的提高，其不足之处在于，不便于直接为领导工作服务。容易发生协调不当、工作失调的局面。

(三)混合分设制

混合分设制，即因人分设制和因事分设制二者兼之的组织模式通常有综合制二层结构模式，业务繁多的组织有的还设置为综合制三层结构模式。如某些办公部门中，同时设有秘书一处(科)、秘书二处(科)、秘书三处(科)„„综合处(科)、信息处(科)、信访处(科)、调研处(科)、接待处(科)„„。混合分设制既便于为领导工作服务，又便于为机关工作服务。其不足之处在于辅助服务的重点不突出，工作内容易于相互交叉和重复。文秘管理机构之间的关系

（一）平行独立

（二）业务合作

（三）规范指导

管理文秘的素质

一、政治素质

政治素质是文秘人员素质体系的核心，是文秘人员为人处世的根基。包括道德修养和职业修养两大部分。

二、知识素质

（一）基础知识。基础知识是指作为一个文秘所必须具备的最基本的知识。基础知识越扎实、丰富，文秘的潜力发挥就越大。文秘的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

（二）专业知识

文秘人员的专业知识同样可分为两大部分。一是文秘专业的基础知识，二是文秘人员所在行业的专业知识。

（三）完备的辅助知识

辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对文秘人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。文秘人员需掌握的辅助知识主要包括：1.管理学知识。2.公共关系学知识。3.心理学知识。4.经济学知识。5.人际关系学知识。

三、心理素质

心理素质是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。健康的心理素质是指个体能在各种环境中都能保持一种良好的心理状态。心理健康的目标就是能够随环境变化而及时调节心理结构，对社会做出积极的反应，达到同外界的平衡，从而培养符合需要的健全的人格。

四、健康素质

健康素质不仅包括没有疾病或不虚弱的传统意识，而且内含身体的、精神的健康和社会幸福的完美状态。它既是一种人的自然属性，更是一种社会属性，是一个囊括躯体健康、心理健康、社会适应良好和道德健康的统一指标体系。这四个方面相辅相成，不可分割，互相影响，互相促进。

管理文秘的能力

一、善于与领导相处的能力

二、洞察力

三、统筹能力

四、应变能力

五、社交公关能力

六、工作本身所要求的各种必备能力

（一）口头表达能力.1.说话要有真实性。2.说话要有实用性。3.说话要有针对性。5.说话要有规范性。6.说话要有艺术性。

（二）文字表达能力

（三）辅助决策的能力

（四）实用技术操作能力

处理好文秘与领导关系应遵守以下原则：

1.服从而不盲从的原则。服从于领导这一原则应该大力提倡，善于服从，巧于服从更不应忽视。这就需要掌握服从的技巧和艺术：

第一，对有明显缺陷的领导，积极配合其工作是上策。但服从不是盲从，有不同的看法和意见要善于提出，供领导参考。

第二，当领导交代的任务确实有难度，其他同事畏手畏脚时，要有勇气出来承担，显示你的胆略，勇气及能力。

第三，主动争取领导的领导，很多领导并不希望通过单纯的发号施令来推动下属开展工作。

2.尊重而不庸俗的原则。

3.主动工作而不“越位”的原则。4.多做实事，少露锋芒的原则。学会与各种性格类型的领导相处: 1.与自信型性格的领导相处。自信型性格的领导对自己充满信心，凡事都认为字迹能做好，相信自己的能力。这样的人做事有胆量、有冲劲，不拍失败，具有不屈不挠的精神。文秘与自信型性格的领导相处，必须完成领导计划和布置好的工作，这样才能获得领导的满意。如果领导刚愎自用，文秘人员则应尽快调整心态，以努力与其适应，否则，应立即放弃这份工作。

2.与优柔寡断型性格的领导相处。优柔寡断性格的领导，认为凡事得三思而后行，对事情的前因后果以及成败得失希望能考虑周全，做到万无一失。遇到这样的领导，文秘有两种选择：一是适应其性格特征，二是影响其性格特征，帮助其下决心，果断决策。文秘人员应将具体工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、风险回报汇报清楚，并备好各种可选方案，这样既帮助了领导，也成就了自己。

3.与细心稳重型性格的领导相处。细心稳重型性格的领导通常注意细节，看重过程又看重结果，考虑问题细心周到，观察问题仔细认真。同样，细心稳重型的领导对待下属也很细致体贴，他不喜欢下属冒险，喜欢沉稳性格的下属。面对细心稳重型性格的领导，文秘人员应表现出其沉稳老练的一面，凡事要形成成熟的方案后再向领导汇报，切忌不成熟的建议。

4.与粗犷型性格的领导相处。粗犷型性格的领导办事果断豪爽，不拘于小节。粗犷型性格的领导对朋友和下属讲究缘分，看重义气，做事雷厉风行。面对粗犷型性格的领导，文秘人员不要有太多的书生气，你必须尽力使自己向领导的处事作风看起，依照领导吩咐的意思办事。

5.与实干型性格的领导相处。实干型性格的领导相信工作是做出来的，因此，他认为必须建立最适当的工作程序来保证工作效率。这样的领导必然是重制度、重考核、重业绩、重奖励的人。面对实干型性格的领导，文秘人员在工作中必须脚踏实地、一丝不苟，同时要掌握各种工作技能并充分利用各种机会彰显自身实力。在实干型领导看来，成功就是成功，失败就是失败，将事情办糟了就是你的无能。在社交时应遵循以下原则：

一是互酬原则。二是开放原则。三是真诚原则.最后是互利性的原则。应变能力:是指人在外界事物发生改变时，所做出的反应，可能是本能的，也可能是经过深入思考过程后，所做出的决策。

统筹能力:是指洞察事物、工作谋划、整合协调和创造性思维等方面的能力。素质:是指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能等方面经过长期锻炼和学习所形成的，在日常工作和生活中经常起作用的基本条件或内在因素。人的素质具有较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响作用。

心理素质:是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。个人形象 : 仪态 : 社交礼仪: 馈赠:

复议思考题

1．个人形象主要包括哪几方面内容？ 2．着装时一般遵循哪些原则？ 3.社交礼仪的内容主要包括哪几方面？ 4．请简述社交礼仪的原则。

第四篇：管理文秘

春学期《管理文秘》学习资料 1 1．公文的结构，要把握好哪些环节？其一般组成要素是什么？ 答：一般认为，主要是这样四对八个环节：层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

2．公文的层次和段落的含义是什么？ 答：(一)层次。层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段)的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来，因为不同层次承担着文章内容展开的不同步骤。层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。公文层次的两种基本形态。公文的层次安排，有两种基本形态，一种是并列式，一种是递进式。开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层之间也属于递进形态。

(二)段落。段落的含义和作用。段落就是我们平时所说的自然段，它是小于层次(有时也会有一个段落自成一个层次的情况)大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。

3．划分段落的注意事项有哪些？ 答：对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点：首先，保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。其次，注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。其三，段落安排要长短适度。段落多长才合适？这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割的七零八碎的，读者也难以接受。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。但特殊情况可以例外。还要注意长短标准的统一问题。有人写文章，思路连贯性强，段落较长；有人写文章，思路跳跃性强，段落较短，只要在一篇文章中前后统一，这都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一个标准，形成了文章前后风格的不一，那就是缺陷了，必须防止。

4．什么叫过渡？它们的作用是什么？过度的方式有哪些？ 答：（1）过渡的含义和作用。过渡就是在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。依照我们前面讲过的层次和段落的理论，文章是由若干“板块”构成的。那么，在板块与板块之间，必然会有一些缝隙，使文气不能顺畅地通达。这样，作者就必须在板块之间铺路搭桥，以便文气畅达，前后文浑然一体。用于承前启后的形式和手段，就是过渡。公文在总论(或总述)与分论(或分述)之间，一般需要过渡；分论(或分述)之间，有时也需要过渡。

（2）过渡的方式。渡的方式有三种。一是过渡段，二是过渡句，三是关联词语。如果前后文内容差异较大，要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换。过渡句或出现在上层上段末尾用以“启下”，或出现在下层下段开头用以“承上”用关联词语过渡，常用的词语是“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。

第五篇：管理文秘

1、秘书是专门从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。

2、商务秘书是指在各类从事商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的的工作人员。

3、商务秘书的等级及职业能力要求（P3）

初级商务秘书商务秘书高级商务秘书

4、商务秘书的角色定位

(1)商务秘书是领导的助手（2）商务秘书是企业工作的枢纽桥梁(3)商务秘书是企业的信息库（4）

商务秘书是个配角

5、秘书该如何处理领导人之间的矛盾？

(1)认真观察分析。在工作中，秘书应该注意观察，了解领导班子成员之间的矛盾，并分析其原因，做

到心中有数。

(2)采取相应对策。①消极回避②保持中立③积极沟通协调

6、商务秘书怎样与不同个性的领导人相处？

(1)与思想周全型领导人相处。给这种领导人当秘书，只要兢兢业业、勤勤恳恳、扎扎实实做好自己的本职工作，不需要用更多的精力考虑协调与领导人的关系。

(2)与主观自信型领导人相处。商务秘书要注意协调自己的心态，多给领导人提供客观真实的情况，在适当的时候，提醒领导人别犯主观主义错误。

(3)与安全保守型领导人相处。商务秘书做事要很小心，要认真领会领导意图，同时多帮助领导人搜集资料，帮助他周密思考，安全决策。

(4)与优柔寡断型领导人相处。商务秘书不能心生不满而阳奉阴违，而要尽量地向这样的领导人提供更多的可供决策参考的资料，尽可能帮其克服优柔寡断的缺点，帮其尽快决策。

(5)与性格粗犷型领导人相处。商务秘书作计划时更应该细心周全，以弥补领导人的粗心。

(6)与感情细腻型领导人相处。与这种领导人共事，商务秘书也得细心周全，不能因为领导人想的细，自己反而粗心。

7、商务秘书职能是指领导或者上级根据目标和工作需要明确赋予商务秘书的职责与权限，是商务秘书活

动的任务、职责、作用和效能的统称。

8、协助管理的特点

（1）管理的综合性（2）管理的间接性(3)管理的非常规性

9、商务秘书如何做好协助管理工作？

（1）计划中的商务秘书工作。①搜集信息资料②推动部门计划③拟制综合计划

（2）指挥中的商务秘书工作。①传达上级指令② 调查下级反映③协调指挥活动

（3）控制中的商务秘书工作。①拟制控制标准②获取偏差信息③协助纠正偏差

10、职业素养是指从事某一职业的人所应具备的职业特点的素质与修养。

11、商务秘书的职业道德修养包括哪些内容?

(1)忠于职守，热爱本职（2）服从领导，当好参谋（3）埋头苦干，任劳任怨（4）谦虚谨慎，热情服务（5）实

事求是，勇于创新（6）遵纪守法，廉洁奉公(7)恪守信用，严守机密

12、商务秘书应当具备怎样的知识结构？

（1）基础知识。商务秘书应当重点掌握汉语知识、一般自然科学知识和外语知识。

（2）专业知识。①行业领域专业知识②秘书工作专业知（秘书学知识、文书学和档案学知识、办公自

动化知识）

（3）相关知识。①管理方面的知识②法律方面的知识③经济方面的知识 ④金融方面的知识⑤财税方面的知识

商务秘书除了秘书专业工作以外，还肩负很多管理层面的工作，这就需要掌握与秘书工作相关的其他知识，这些知识有助于商务秘书更有效的开展工作，提高工作效率，这些商务秘书应当掌握的知

识涉及诸多知识门类，它们相互联系、相互作用，通过商务秘书自身努力，达到有机统一，成为一个较为理想的知识结构模式，发挥出知识要素的整体效应，更好的为秘书工作服务。

13、影响商务秘书工作的不良心理有哪些，该如何克服？

不良心理（1）紧张心理（2）自负心理（3）烦躁心理（4）压抑心理（5）依赖心理

（6）攀比心理（7）嫉妒心理（8）虚荣心理

克服方法(1)进入角色，形成并强化秘书角色意识。①高度的责任意识②正确的服务意识 ③积极的参与意识 ④清醒的原则意识 ⑤强烈的公关意识

(2)加强自我修养，形成正确的自我意识。(3)在实践中不断总结经验，加强心理品质修养。

14、办公室日常事务工作的特点服务性 辅助性复杂性 政策性时效性

15、时间调度安排。如何有效地调度工作时间，应当注意一下几个方面；(p91)

（1）时间安排的从属性 必须与组织运转的各个程序，各个环节的需要保持一致，与上司的工作进程协调统一

(2)时间安排的机动性要按照组织活动中随机发生的事，灵活调整自己的工作时间

(3)时间安排的自主性要在被动中求主动，在从属于组织管理和领导活动需要的同时，注意时间安排的主动性

16、计划的制定：

(1)明确计划工作的具体任务和要求，明确每一个时期的中心任务和工作重点。

(2)明确计划工作的宗旨、目标和战略，并论证可行性。

(3)规定计划中各项工作的开始和完成的进度，以便进行有效的控制，对能力及资源进行平衡。

(4)规定计划的实施地点或场所，通过了解计划实施的环境和限制，做到合理安排计划实施的空间组织和布局。

17、接听或者拨打电话应注意的问题（可能为多选）p9318、如何做好值班工作的管理？

值班工作的职责(1)受理本单位的信息联系，保障信息畅通(2)做好通知、接洽、联络工作(3)承办领

导交办的紧急事务(4)处理或者协调处理突发事件

值班工作的基本要求(1)坚守岗位 起好问事处工作(2)做好分流工作(3)做好信息的汇总、储存

19、调查研究，简称调研。就是人们在实践中，通过一定的途径和方法，对特定客观事物进行有意识的探

索和把握，从而获得关于客观事物规律性的认识的活动过程。

20、调查研究的内容

(1)基本情况调研(2)辅助决策调研(3)指导工作调研(4)临时性专题调研

21、开展调查研究有哪些环节

准备阶段 ①明确目的，确定课题②确定范围对象，熟悉相关情况③制定计划，组合队伍

调查阶段 ①搜集资料要全面、可靠 ②追根刨底，深入挖掘 ③做好笔记，手脑并用

研究总结阶段①整理研究材料②起草报告③回顾总结

22、调查研究报告，是对客观实际进行深入、周密的调查研究和分析综合后，写成的一种反映调查研究成果的书面报告。

23、会议是有组织有领导地商议事情的集会。

24、会议的构成要素：

内容要素（会议指导思想、会议主题、会议目的、会议任务）

程序要素（会前组织准备、会中协调服务、会后落实反馈）

形式要素（会议名称、会议地点、会议方式）

25、会议预案的内容：

1、确定会议名称

2、确定会议的规模和规格

3、确定会议时间与会期

4、确定与会

人员

5、选择会场

6、会场布置

7、拟定会议议题、议程和日程

8、拟制会议文件

9、拟制会议用品

10、拟订会议的后勤保障

11、制定会议票证

12、会议经费预算

26、会前准备工作：

1、制定会议议案

2、组建会议筹备机构

3、印发会议通知

4、会前检查

27、会见组织服务工作：组织签到、引导就座、会议服务工作、安排会议发言、做好会议记录、编写会议

简报

28、信息收集的范围有本企业信息、国际市场信息、客户信息、贸易信息、国际金融信息、法律政策信息、交际活动信息

29、如何进行信息筛选和校核

信息筛选的方法：留意标题剪裁、复印摘记标记说明(注明日期、出处)

信息筛选的程序：看来源看题目看内容决定存舍

信息筛选应注意的问题（p157）

信息校核的方法：溯源法比较法核对法逻辑法调查法数理统计法

30、信息加工是指对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得事物发生、发展、变化的高层次信

息。

31、信息加工的方法：汇集法归纳法纵深法连横法浓缩法 转换法图表法

32、公文是各级各类机关、团体和企事业单位在公务活动中形成和使用的书面文字材料。

33、平行公文是指发往同一组织系统或业务系统中与自己平级的单位，或者发往与自己无任何领导隶属关

系或业务指导关系的其他任何单位的公文。

34、平行关系是指发文单位和收文单位之间的信件往来关系，它是根据行文单位所属组织系统的隶属关系

及其职权范围来确定的。包括隶属关系（行政隶属关系和业务隶属关系）和非隶属关系（1、同一系统同级单位或不同系统的同级单位、部门之间的关系

2、不同系统的非同级单位、部门之间的关系）。

35、发文处理程序：交拟——拟稿——审核——会稿——签发——编号——复核——缮印——校对——用

印——发文登记——封发

36、收文处理程序：签收——拆封——收文登记——审核——拟办——传阅——承办——催办——查办—

—留注

37、拟稿时应当注意的问题：

1、符合国家的法律、法规及其他有关规定

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲字词规范，标点正确，篇幅力求简短

3、公文文种应当根据行文目的、发文单位的职权与主送单位的行文关系确定

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度

5、人名、地名、数字、引文准确

6、结构层次序数“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”

7、应当使用国家法定剂量单位8如果文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称

9、公文中的数字，除成文日期、部分层次结构序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字都应使用阿拉伯数字。

38、商务秘书协调工作的特征和内容

特征：从属性广泛性政策性中介性沟通性

内容：从协调的对象划分

(1)（重点）协调本组织与上级领导部门间的关系。商务秘书既要使本组织能正确及时地贯彻落实上

级领导的意 图又要使上级及时全面的了解本组织的真实情况，从而使本组织和上级领导保持协调一致。

(2)协调本组织领导间的关系

(3)（重点）协调本组织上下级关系。商务秘书要倾听下级部门的意见和要求，及时地为科学制定政

策提供现实的参考依据，并注意了解解决方案可能出现的疏漏和偏差，及时向领导部门汇报。同时，在下级部门对决策意图尚未充分了解时，商务秘书有责任座必要的解释和宣传，提高其执行决策的主动性和积极性。

(4)协调本组织各部门间的关系

(5)协调本组织员工间的关系

从协调的内容划分

(1)决策协调（2）政策协调（3）计划协调（4）事务协调(5)关系协调

39、接待礼仪(可能有案例分析)p21640、接待工作的原则

(1)内宾接待工作原则。①热情周到，以礼相待②互相尊重 ③简朴大方 ④遵守政策法规

⑤对等对口

(2)外宾接待工作原则。①平等原则 ②对口原则 ③节约原则 ④周到原则 ⑤保密原则

⑥对外宣传原则（遵守政策 实事求是，防止片面 注意对象，加强针对性 内外有别，注意分寸）

41、谈判是人们为了协调彼此之间的关系，满足各自的需要，通过协商而争取达到意见一致的行为和过程。

商务谈判：指不同的经济实体各方为了自身的经济利益和满足对方的需要，通过沟通、协商、妥协、合作、策略等各种方式，把可能的商机确定下来的过程

42、谈判的要素：谈判主体谈判客体谈判目的谈判行为

43、谈判前的准备(可能为简答和论述)p230

(1)信息准备

1、信息准备的内容（对方资料、谈判环境资料、竞争对手资料）

2、信息资料的搜集与整理（信息资料的搜集、信息资料的整理加工）

3、信息资料的传递与保密（谈判信息的传递、谈判信息的保密）

（2）组织准备

1、谈判小组的规模

2、谈判小组的结构

3、谈判小组负责人

谈判前怎样搜集资料：检索调研法、直接观察法、专题询问法

44、谈判工作设计与实施(p235)

(1)拟定谈判计划(2)谈判工作过程

45、会见是指双方会晤，常被用于联络感情增进友谊。

会谈是指双方或多方就某些正式或重大的经济、技术和其他共同关心或感兴趣的问题交

流情况、交换意见，达成共识或交易。

46、会见会谈活动如何安排？P24247、怎样组织一次言宴请？P24848、企业招聘商务秘书应注意什么问题？P27249、求职者应聘商务秘书应事先做哪些准备？P275