实用文秘英语-会务管理

第一篇：实用文秘英语-会务管理

第三节 会务管理

一、谈论会议准备情况

1.常用词句

The room is ready for the meeting and here is the final agenda.灰常已布置好了，这是会议的正式议程。

I have given the committee members informal notice of the meeting, either by telephone or by memo.我已通过电话或便函将此会议非正式地通知了每位委员。

Miss Chen, Are you getting everything ready for the meeting? 陈小姐，有关开会的事情都准备好了吗？

Mr.Kent, would you like to exchange some ideas with Mr.Brent before next week’s meeting? 肯特先生，在下周开会前，你是否想与布伦特先生交换一下意见？

2.范例

实例

K: Miss Chen, the meeting is scheduled from 2:00 this afternoon.Have you made the necessary arrangement?

S: Yes, Mr.Kent.We’ll use the conference room for the meeting.K: That’s fine.The meeting is very important.Where shall the guests be received before the meeting begins.S: In the dining room.It’s spacious there.K: OK, How would you seat our guests, Miss Chen?

S: We’ve prepared name cards to be put on the conference table for guests to sit by.What time would you like refreshments served, Mr.Kent?

K: Well, after my report there’ll be an interval for rest and refreshments.S: All right.I see.译文：

K: 陈小姐，会议计划在今天下午20:00开始。你作好安排了吗？

S: 是的，肯特先生。我们使用会议室开会。

K: 那很好。这个会议很重要。开会前在哪里接待来宾？

S: 在餐厅，那里比较宽敞。

K: 好的。你怎么安排来宾就座呢，陈小姐？

S: 我们已经准备了姓名卡片放在会议桌上，让来宾按此就座。您希望什么时候供应点心，肯特先生？

K: 哦，在我报告后休息时间供应点心。

S: 好吧。我明白了。

二、安排会务活动

1.常用词句

Please put the minute book, draft of the resolutions, agenda of the meeting, paper and pencil on the desks of all the board members.请将会议记录本、决议草案、会议议程、纸盒铅笔放在每位代表的桌子上。

We’ve prepared name cards to be put on the conference table for guests to sit by.我们已经准备好了姓名卡片放在会议桌上，让来宾按此就座。

Please serve tea and biscuits for the members.请为会议提供茶水和点心。

Please take notes of the meeting and summarize the discussions.请做好会议记录，并写出会议讨论总结。

2.范例 实例

K: Miss Chen, the monthly executive committee meeting is planned for the next week.Were the members notified?

S: Yes, sir.I have given the committee members informal notice of meeting, either by telephone or by memo.K: Have you prepared the agenda, Miss Chen? S: Yes, Sir.Here is a copy.K: Have you prepared the minutes book, a copy of the by-laws and the charter, and the drafts of the resolutions?

S: Yes, sir.I have provided all the necessary material.I have also prepared a meeting memo.K: Excellent.After the meeting has been adjourned, please inform the interested parties of any action taken.Write up the official notice in duplicate.译文：

K: 陈小姐，每月一次的执行委员会会议定于下星期召开，所有的委员你都通知到了吗？ S: 都通知到了，先生。我已经打电话或些便函就此会议非正式地通知了每个委员。K: 陈小姐，会议的议程准备好了吗？ S: 准备好了，先生。这是一份复印本。

K: 会议记录本、公司的内部章程、凭照以及决议草案都准备好了吗？ S: 是的，先生。我已经通过了所有的必须材料，我还准备了会议备忘录。

K: 好极了。休会后，请你把所有安排事宜告知各有关方面。写出正式通知一式两份。

三、会议通知

1.常用词句

The meeting will be held at the Grand International Hotel.这次会议将在国际大饭店举行。You are expected to attend the conference.希望您能词句这次会议。

All the non-executive directors will be present at the meeting.所有的非执行董事都要参加这次会议。

We will hold a meeting to decide the long-term plan of this company.我们将举行一次会议，确定公司的长期计划。

The auditors will meet at 3 p.m.on Friday, December 21, in the Lincoln Room.审计师们将于12月21日星期五下午3:00在林肯会议室举行一次会议。

The purpose of this meeting is to make the following decisions.这次会议的目的是要对一下事项作出决定。

The meeting has been rescheduled for June 3.这次会议已改在6月3日召开。

2.范例 实例

会议通知

Date: December 15, 2010

To: Roger Williams, R&D Manager From: Mary Geyrac, Chair

Re: A Speech on High Technology at the Annual Conference

This year the annual conference will take place at the Pearl Hotle from December 15 to 18.Enclosed are the agenda, the minutes of the last annual conference and details of the accommodation arrangements.Last year you gave a very interesting presentation on the subject of “High Technology.” I would be grateful if you would consider giving us an update on this.I would appreciate it if you could send me a confirmation.译文：

日期：2010年12月15日

接收人：罗杰·威廉姆斯（研究与开发部经理）发送人：玛丽·盖拉克（会议主席）

主题：在年会上作一个关于高新技术的发言

今年的年会定于12月15日至18日在明珠饭店举行。随函谨附会议议程、去年年会的记录以及食宿安排的详细情况。

去年，您作了一个题为“高新技术”的报告，非常精彩。若您能对此再作一次内容新颖的报告，我将非常感激。请回函确认。

会议更改通知

To: Members of the long-Range Planning Committee From: Xi Chen, Secretary Date: March 18, 2010

Subject: Change in May Meeting Date

The regularly scheduled February 18, 2010 meeting of the Long-Range Planning Committee is rescheduled for March 25, 2010, at 3:00 p.m.in the Third Conference Room because President must attend a marketing conference in New York.Please notify me at extension 3106 if you will be unable to attend.译文：

接收人：长期计划委员会成员 发送人：陈茜（秘书）日期：2010年3月18日

主题：5月份会议日期变更通知

原定在2010年2月18日召开的长期计划委员会会议，因总裁要去纽约参加一个非常只要的营销会议，改在3月25日下午3:00举行，会议地点是第三会议室。

如果不能参加，请拨分机号3106通知我。

四、会议议程

1.常用词句

opening call to order 宣布会议开始 roll call 点名

announcement of quorum 宣布法定人数 announcement of agenda 宣布会议议程

approval of minutes from previous meeting 通过上次会议的记录 discussion of late delivery problems 讨论不能按时交货的问题 continuation of discussion of hiring procedures 继续讨论聘用程序 report of welfare committee 宣布福利委员会报告 unfinished business 讨论尚未完成的工作 new business 讨论新的工作

plans for feasibility study 计划继续可行性研究 selection of next meeting date 决定下次会议时间 appointment of committee 任命工作小组 nominations and elections 提名与改选

assignment of responsibilities 安排工作职责 contact 联系人 other items 其他 adjournment 休会

2.范例 实例

Date: January 30

Time: 9:00 a.m.to 10:30 a.m.Location: The Third Meeting Room, AA Hotel

Objective: Decide Whether to Increase Production Capacity Attendees: Jud Mary(J.M.)

Healther Endlf(H.E.)Simone Martens(S.M.)Michael Kent(M.K.)Roger Williams(R.W.)Jilian Black(J.B.)

Agenda ItemPurposeTimeEstimate criteria for making decisionConsensus15 minutes Review 5-year production figuresInformation10 minutes Estimate long-and Shor-term demandsConsensus20 minutes Review cost estimateInformation15 minutes Consider use of current potential capacityDecision20 minutes

会议议程

日期：1月3日

时间：上午9:00到10:30 地点：AA久等第三会议室

目的：决定是否应该提高生产能力 与会人员：加德·玛丽（J.M.）

Presenter×R.W.S.M.M.K.H.E.希瑟·恩道夫（H.E.）西蒙·马丁斯（S.M.）迈克尔·肯特（M.K.）罗杰·威廉姆斯（R.W.）吉利安·布莱克（J.R.）

事项目的时间发言人 评估决策标准达成共识15分钟评议5年的产量通报信息10分钟R.W.评估近期和远期需求达成共识20分钟S.M.评估成本讨论对目前生产能力潜力的利用

通报信息形成决定15分钟M.K.20分钟H.E.

第二篇：管理文秘

秘书的定义: 1.秘书是一种广泛的社会职业和必须具备一定专业能力的专业职务。2.秘书工作的业务范围是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策”。

3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。

4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的信息管理。管理文秘的内涵: 1.管理文秘体现了秘书学与管理学的紧密联系。秘书学与管理学的交叉关联主要体现在以下几个方面：

（1）秘书工作的主要实施范围是围绕着组织和决策的管理展开的，秘书工作的定位、目标以及绩效的考评都与管理学密切相关，现代秘书工作愈来愈能够体现出管理科学的基本内涵。1

（2）秘书工作中辅助领导所进行的各项管理事务的实践又在实际操作中升华了管理科学的理论、实现了管理方法的探究，对培养和塑造新型的专业管理人才起着重要作用。正因为如此，从事秘书工作的很多人，经过多年的磨砺，最终走向了领导和管理的岗位。

（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也体现了秘书与管理科学紧密的关联性。

（4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘书学中的秘书内涵可以这样定位： 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才2。

中国的秘书职业化的步伐还显得过于缓慢。这种局面的造成主要在于以下几个方面:（1）传统对于秘书职业认知偏见的影响持续存在（2）秘书职业不稳定，职业化发展缓慢

（3）秘书从业机制亟待转型

（4）传统的秘书教育理论与实践脱节，难以培养出与国际接轨的新型复合型、创新型的综合秘书和涉外秘书人才，秘书职业教育模式亟待改革。中国管理秘书的职业发展趋向：

1.进行秘书职业的全新角色定位，实现秘书职业应有的功能价值。2.改革人才培养模式，强化创新型思维意识，切实培养符合国际秘书职业需求的高级秘书人才

3.严格秘书职业准入制度，提高秘书整体从业素质，加强秘书职业化建设

4.更新秘书从业人员的知识结构，增加国际文化、国际经济政治和外语的强化学习和训练，并提高办公自动化的技能，向着专业化和智能化的方向发展。当前管理秘书的主要类型

按照秘书的来源与服务对象可以分为公务秘书和私人秘书。

按照秘书的工作性质划分，可分为党政秘书，企业秘书、商务秘书等。

按照秘书的业务内容可以分为各级领导的行政秘书、法律、教育、医学等各类专业秘书、文书处理和保管的机要秘书、负责总务后勤工作的事务秘书还有负责来信来访工作的信访秘书、从事口头或者书面外文翻译工作的外文秘书、负责各级各类会议的承办、组织和协调的会议秘书等。

依据管理秘书在工作中的角色定位，具体工作中所承担的工作实务主要有以下几个部分：

（一）日常事务管理：

（二）接待事务，（三）会议管理

（四）行政事务管理

（五）文件管理，（六）公关管理

根据管理秘书学的研究对象的不断发展，具体研究内容也发生了变化，概括来看，主要有以下七个方面：

（一）更加注重了管理科学在秘书学中的应用和发展研究。

（二）更加关注秘书学实践中的经验对管理科学的推动和完善作用的研究。

（三）更加关注管理秘书学较传统秘书学的新发展研究。

（四）更加注重在现代市场经济体制下管理秘书学新特色的研究。

（五）更加关注并研究在全球化视野下管理秘书行业标准及职业化的国际发展新趋势。

（六）更加关注管理秘书各项具体实务的精细化、标准化、规范化发展研究。

（七）更加关注新形势下管理秘书人才模式培养机制的创新研究。

秘书机构:就是通常我们所说的秘书工作部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者辅助管理、处理综合事务的综合办公机构，是党、政领导机关和企事业单位等各种社会组织都需要的重要职能部门。秘书机构设置的原则

1.效能最大化原则

坚持效能最大化原则，应该做到：

（1）科学分工（2）层次合理（3）优化结构（4）配置合理

2.适应工作需求的原则

3.分级管理、职、权、责分明统一原则 4.机构统一、相对稳定的原则

秘书机构的分类

1.按工作时间分为常设性的秘书机构和临时性的秘书机构 2.按社会性质分为公务秘书机构和私人秘书机构

3.按服务对象来分为群体服务的秘书机构和为个人服务的秘书机构

管理文秘机构的性质

(一)辅助性

（二）综合性(三)中枢性

（四）机要性

（五）服务性

（六）封闭性

管理文秘机构的职能：

（一）参谋助手

（二）后勤保障

（三）文书办理

（四）信息管理

（五）协调公关 文秘管理机构的结构模式

(一)因人分设、单一制模式结构

因人分设、单一制模式结构，主要是按照主要领导者和分管领导者的分工而设置的秘书机构，工作任务通常对应的秘书工作部门承担，即该领导的各类工作的辅助均由一个秘书部门负责。有利于领导分工工作的需要，其不足之处在于增加了管理层次，同时文秘人员业务繁杂，难以专精，有时因临时工作多而产生忙乱现象。(二)因事分设制

因事分设制，即根据秘书工作的业务范围而分设相应的秘书机构，即通过各自的业务活动，辅助领导工作和机关工作。如各办公部门中的秘书处(科)、文书处（科）、信息处(科)、督查处(科)、信访处(科)、调研处(科)等秘书机构，就分别负责文字工作、文书工作、信息工作、督查工作、信访工作、调研工作等秘书业务。因事分设制便于秘书机构的科学化管理，有利于秘书工作的规范化建设，有助于秘书工作质量的提高，其不足之处在于，不便于直接为领导工作服务。容易发生协调不当、工作失调的局面。

(三)混合分设制

混合分设制，即因人分设制和因事分设制二者兼之的组织模式通常有综合制二层结构模式，业务繁多的组织有的还设置为综合制三层结构模式。如某些办公部门中，同时设有秘书一处(科)、秘书二处(科)、秘书三处(科)„„综合处(科)、信息处(科)、信访处(科)、调研处(科)、接待处(科)„„。混合分设制既便于为领导工作服务，又便于为机关工作服务。其不足之处在于辅助服务的重点不突出，工作内容易于相互交叉和重复。文秘管理机构之间的关系

（一）平行独立

（二）业务合作

（三）规范指导

管理文秘的素质

一、政治素质

政治素质是文秘人员素质体系的核心，是文秘人员为人处世的根基。包括道德修养和职业修养两大部分。

二、知识素质

（一）基础知识。基础知识是指作为一个文秘所必须具备的最基本的知识。基础知识越扎实、丰富，文秘的潜力发挥就越大。文秘的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

（二）专业知识

文秘人员的专业知识同样可分为两大部分。一是文秘专业的基础知识，二是文秘人员所在行业的专业知识。

（三）完备的辅助知识

辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对文秘人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。文秘人员需掌握的辅助知识主要包括：1.管理学知识。2.公共关系学知识。3.心理学知识。4.经济学知识。5.人际关系学知识。

三、心理素质

心理素质是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。健康的心理素质是指个体能在各种环境中都能保持一种良好的心理状态。心理健康的目标就是能够随环境变化而及时调节心理结构，对社会做出积极的反应，达到同外界的平衡，从而培养符合需要的健全的人格。

四、健康素质

健康素质不仅包括没有疾病或不虚弱的传统意识，而且内含身体的、精神的健康和社会幸福的完美状态。它既是一种人的自然属性，更是一种社会属性，是一个囊括躯体健康、心理健康、社会适应良好和道德健康的统一指标体系。这四个方面相辅相成，不可分割，互相影响，互相促进。

管理文秘的能力

一、善于与领导相处的能力

二、洞察力

三、统筹能力

四、应变能力

五、社交公关能力

六、工作本身所要求的各种必备能力

（一）口头表达能力.1.说话要有真实性。2.说话要有实用性。3.说话要有针对性。5.说话要有规范性。6.说话要有艺术性。

（二）文字表达能力

（三）辅助决策的能力

（四）实用技术操作能力

处理好文秘与领导关系应遵守以下原则：

1.服从而不盲从的原则。服从于领导这一原则应该大力提倡，善于服从，巧于服从更不应忽视。这就需要掌握服从的技巧和艺术：

第一，对有明显缺陷的领导，积极配合其工作是上策。但服从不是盲从，有不同的看法和意见要善于提出，供领导参考。

第二，当领导交代的任务确实有难度，其他同事畏手畏脚时，要有勇气出来承担，显示你的胆略，勇气及能力。

第三，主动争取领导的领导，很多领导并不希望通过单纯的发号施令来推动下属开展工作。

2.尊重而不庸俗的原则。

3.主动工作而不“越位”的原则。4.多做实事，少露锋芒的原则。学会与各种性格类型的领导相处: 1.与自信型性格的领导相处。自信型性格的领导对自己充满信心，凡事都认为字迹能做好，相信自己的能力。这样的人做事有胆量、有冲劲，不拍失败，具有不屈不挠的精神。文秘与自信型性格的领导相处，必须完成领导计划和布置好的工作，这样才能获得领导的满意。如果领导刚愎自用，文秘人员则应尽快调整心态，以努力与其适应，否则，应立即放弃这份工作。

2.与优柔寡断型性格的领导相处。优柔寡断性格的领导，认为凡事得三思而后行，对事情的前因后果以及成败得失希望能考虑周全，做到万无一失。遇到这样的领导，文秘有两种选择：一是适应其性格特征，二是影响其性格特征，帮助其下决心，果断决策。文秘人员应将具体工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、风险回报汇报清楚，并备好各种可选方案，这样既帮助了领导，也成就了自己。

3.与细心稳重型性格的领导相处。细心稳重型性格的领导通常注意细节，看重过程又看重结果，考虑问题细心周到，观察问题仔细认真。同样，细心稳重型的领导对待下属也很细致体贴，他不喜欢下属冒险，喜欢沉稳性格的下属。面对细心稳重型性格的领导，文秘人员应表现出其沉稳老练的一面，凡事要形成成熟的方案后再向领导汇报，切忌不成熟的建议。

4.与粗犷型性格的领导相处。粗犷型性格的领导办事果断豪爽，不拘于小节。粗犷型性格的领导对朋友和下属讲究缘分，看重义气，做事雷厉风行。面对粗犷型性格的领导，文秘人员不要有太多的书生气，你必须尽力使自己向领导的处事作风看起，依照领导吩咐的意思办事。

5.与实干型性格的领导相处。实干型性格的领导相信工作是做出来的，因此，他认为必须建立最适当的工作程序来保证工作效率。这样的领导必然是重制度、重考核、重业绩、重奖励的人。面对实干型性格的领导，文秘人员在工作中必须脚踏实地、一丝不苟，同时要掌握各种工作技能并充分利用各种机会彰显自身实力。在实干型领导看来，成功就是成功，失败就是失败，将事情办糟了就是你的无能。在社交时应遵循以下原则：

一是互酬原则。二是开放原则。三是真诚原则.最后是互利性的原则。应变能力:是指人在外界事物发生改变时，所做出的反应，可能是本能的，也可能是经过深入思考过程后，所做出的决策。

统筹能力:是指洞察事物、工作谋划、整合协调和创造性思维等方面的能力。素质:是指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能等方面经过长期锻炼和学习所形成的，在日常工作和生活中经常起作用的基本条件或内在因素。人的素质具有较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响作用。

心理素质:是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。个人形象 : 仪态 : 社交礼仪: 馈赠:

复议思考题

1．个人形象主要包括哪几方面内容？ 2．着装时一般遵循哪些原则？ 3.社交礼仪的内容主要包括哪几方面？ 4．请简述社交礼仪的原则。

第三篇：管理文秘

春学期《管理文秘》学习资料 1 1．公文的结构，要把握好哪些环节？其一般组成要素是什么？ 答：一般认为，主要是这样四对八个环节：层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

2．公文的层次和段落的含义是什么？ 答：(一)层次。层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段)的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来，因为不同层次承担着文章内容展开的不同步骤。层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。公文层次的两种基本形态。公文的层次安排，有两种基本形态，一种是并列式，一种是递进式。开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层之间也属于递进形态。

(二)段落。段落的含义和作用。段落就是我们平时所说的自然段，它是小于层次(有时也会有一个段落自成一个层次的情况)大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。

3．划分段落的注意事项有哪些？ 答：对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点：首先，保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。其次，注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。其三，段落安排要长短适度。段落多长才合适？这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割的七零八碎的，读者也难以接受。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。但特殊情况可以例外。还要注意长短标准的统一问题。有人写文章，思路连贯性强，段落较长；有人写文章，思路跳跃性强，段落较短，只要在一篇文章中前后统一，这都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一个标准，形成了文章前后风格的不一，那就是缺陷了，必须防止。

4．什么叫过渡？它们的作用是什么？过度的方式有哪些？ 答：（1）过渡的含义和作用。过渡就是在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。依照我们前面讲过的层次和段落的理论，文章是由若干“板块”构成的。那么，在板块与板块之间，必然会有一些缝隙，使文气不能顺畅地通达。这样，作者就必须在板块之间铺路搭桥，以便文气畅达，前后文浑然一体。用于承前启后的形式和手段，就是过渡。公文在总论(或总述)与分论(或分述)之间，一般需要过渡；分论(或分述)之间，有时也需要过渡。

（2）过渡的方式。渡的方式有三种。一是过渡段，二是过渡句，三是关联词语。如果前后文内容差异较大，要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换。过渡句或出现在上层上段末尾用以“启下”，或出现在下层下段开头用以“承上”用关联词语过渡，常用的词语是“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。

第四篇：管理文秘

1、秘书是专门从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。

2、商务秘书是指在各类从事商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的的工作人员。

3、商务秘书的等级及职业能力要求（P3）

初级商务秘书商务秘书高级商务秘书

4、商务秘书的角色定位

(1)商务秘书是领导的助手（2）商务秘书是企业工作的枢纽桥梁(3)商务秘书是企业的信息库（4）

商务秘书是个配角

5、秘书该如何处理领导人之间的矛盾？

(1)认真观察分析。在工作中，秘书应该注意观察，了解领导班子成员之间的矛盾，并分析其原因，做

到心中有数。

(2)采取相应对策。①消极回避②保持中立③积极沟通协调

6、商务秘书怎样与不同个性的领导人相处？

(1)与思想周全型领导人相处。给这种领导人当秘书，只要兢兢业业、勤勤恳恳、扎扎实实做好自己的本职工作，不需要用更多的精力考虑协调与领导人的关系。

(2)与主观自信型领导人相处。商务秘书要注意协调自己的心态，多给领导人提供客观真实的情况，在适当的时候，提醒领导人别犯主观主义错误。

(3)与安全保守型领导人相处。商务秘书做事要很小心，要认真领会领导意图，同时多帮助领导人搜集资料，帮助他周密思考，安全决策。

(4)与优柔寡断型领导人相处。商务秘书不能心生不满而阳奉阴违，而要尽量地向这样的领导人提供更多的可供决策参考的资料，尽可能帮其克服优柔寡断的缺点，帮其尽快决策。

(5)与性格粗犷型领导人相处。商务秘书作计划时更应该细心周全，以弥补领导人的粗心。

(6)与感情细腻型领导人相处。与这种领导人共事，商务秘书也得细心周全，不能因为领导人想的细，自己反而粗心。

7、商务秘书职能是指领导或者上级根据目标和工作需要明确赋予商务秘书的职责与权限，是商务秘书活

动的任务、职责、作用和效能的统称。

8、协助管理的特点

（1）管理的综合性（2）管理的间接性(3)管理的非常规性

9、商务秘书如何做好协助管理工作？

（1）计划中的商务秘书工作。①搜集信息资料②推动部门计划③拟制综合计划

（2）指挥中的商务秘书工作。①传达上级指令② 调查下级反映③协调指挥活动

（3）控制中的商务秘书工作。①拟制控制标准②获取偏差信息③协助纠正偏差

10、职业素养是指从事某一职业的人所应具备的职业特点的素质与修养。

11、商务秘书的职业道德修养包括哪些内容?

(1)忠于职守，热爱本职（2）服从领导，当好参谋（3）埋头苦干，任劳任怨（4）谦虚谨慎，热情服务（5）实

事求是，勇于创新（6）遵纪守法，廉洁奉公(7)恪守信用，严守机密

12、商务秘书应当具备怎样的知识结构？

（1）基础知识。商务秘书应当重点掌握汉语知识、一般自然科学知识和外语知识。

（2）专业知识。①行业领域专业知识②秘书工作专业知（秘书学知识、文书学和档案学知识、办公自

动化知识）

（3）相关知识。①管理方面的知识②法律方面的知识③经济方面的知识 ④金融方面的知识⑤财税方面的知识

商务秘书除了秘书专业工作以外，还肩负很多管理层面的工作，这就需要掌握与秘书工作相关的其他知识，这些知识有助于商务秘书更有效的开展工作，提高工作效率，这些商务秘书应当掌握的知

识涉及诸多知识门类，它们相互联系、相互作用，通过商务秘书自身努力，达到有机统一，成为一个较为理想的知识结构模式，发挥出知识要素的整体效应，更好的为秘书工作服务。

13、影响商务秘书工作的不良心理有哪些，该如何克服？

不良心理（1）紧张心理（2）自负心理（3）烦躁心理（4）压抑心理（5）依赖心理

（6）攀比心理（7）嫉妒心理（8）虚荣心理

克服方法(1)进入角色，形成并强化秘书角色意识。①高度的责任意识②正确的服务意识 ③积极的参与意识 ④清醒的原则意识 ⑤强烈的公关意识

(2)加强自我修养，形成正确的自我意识。(3)在实践中不断总结经验，加强心理品质修养。

14、办公室日常事务工作的特点服务性 辅助性复杂性 政策性时效性

15、时间调度安排。如何有效地调度工作时间，应当注意一下几个方面；(p91)

（1）时间安排的从属性 必须与组织运转的各个程序，各个环节的需要保持一致，与上司的工作进程协调统一

(2)时间安排的机动性要按照组织活动中随机发生的事，灵活调整自己的工作时间

(3)时间安排的自主性要在被动中求主动，在从属于组织管理和领导活动需要的同时，注意时间安排的主动性

16、计划的制定：

(1)明确计划工作的具体任务和要求，明确每一个时期的中心任务和工作重点。

(2)明确计划工作的宗旨、目标和战略，并论证可行性。

(3)规定计划中各项工作的开始和完成的进度，以便进行有效的控制，对能力及资源进行平衡。

(4)规定计划的实施地点或场所，通过了解计划实施的环境和限制，做到合理安排计划实施的空间组织和布局。

17、接听或者拨打电话应注意的问题（可能为多选）p9318、如何做好值班工作的管理？

值班工作的职责(1)受理本单位的信息联系，保障信息畅通(2)做好通知、接洽、联络工作(3)承办领

导交办的紧急事务(4)处理或者协调处理突发事件

值班工作的基本要求(1)坚守岗位 起好问事处工作(2)做好分流工作(3)做好信息的汇总、储存

19、调查研究，简称调研。就是人们在实践中，通过一定的途径和方法，对特定客观事物进行有意识的探

索和把握，从而获得关于客观事物规律性的认识的活动过程。

20、调查研究的内容

(1)基本情况调研(2)辅助决策调研(3)指导工作调研(4)临时性专题调研

21、开展调查研究有哪些环节

准备阶段 ①明确目的，确定课题②确定范围对象，熟悉相关情况③制定计划，组合队伍

调查阶段 ①搜集资料要全面、可靠 ②追根刨底，深入挖掘 ③做好笔记，手脑并用

研究总结阶段①整理研究材料②起草报告③回顾总结

22、调查研究报告，是对客观实际进行深入、周密的调查研究和分析综合后，写成的一种反映调查研究成果的书面报告。

23、会议是有组织有领导地商议事情的集会。

24、会议的构成要素：

内容要素（会议指导思想、会议主题、会议目的、会议任务）

程序要素（会前组织准备、会中协调服务、会后落实反馈）

形式要素（会议名称、会议地点、会议方式）

25、会议预案的内容：

1、确定会议名称

2、确定会议的规模和规格

3、确定会议时间与会期

4、确定与会

人员

5、选择会场

6、会场布置

7、拟定会议议题、议程和日程

8、拟制会议文件

9、拟制会议用品

10、拟订会议的后勤保障

11、制定会议票证

12、会议经费预算

26、会前准备工作：

1、制定会议议案

2、组建会议筹备机构

3、印发会议通知

4、会前检查

27、会见组织服务工作：组织签到、引导就座、会议服务工作、安排会议发言、做好会议记录、编写会议

简报

28、信息收集的范围有本企业信息、国际市场信息、客户信息、贸易信息、国际金融信息、法律政策信息、交际活动信息

29、如何进行信息筛选和校核

信息筛选的方法：留意标题剪裁、复印摘记标记说明(注明日期、出处)

信息筛选的程序：看来源看题目看内容决定存舍

信息筛选应注意的问题（p157）

信息校核的方法：溯源法比较法核对法逻辑法调查法数理统计法

30、信息加工是指对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得事物发生、发展、变化的高层次信

息。

31、信息加工的方法：汇集法归纳法纵深法连横法浓缩法 转换法图表法

32、公文是各级各类机关、团体和企事业单位在公务活动中形成和使用的书面文字材料。

33、平行公文是指发往同一组织系统或业务系统中与自己平级的单位，或者发往与自己无任何领导隶属关

系或业务指导关系的其他任何单位的公文。

34、平行关系是指发文单位和收文单位之间的信件往来关系，它是根据行文单位所属组织系统的隶属关系

及其职权范围来确定的。包括隶属关系（行政隶属关系和业务隶属关系）和非隶属关系（1、同一系统同级单位或不同系统的同级单位、部门之间的关系

2、不同系统的非同级单位、部门之间的关系）。

35、发文处理程序：交拟——拟稿——审核——会稿——签发——编号——复核——缮印——校对——用

印——发文登记——封发

36、收文处理程序：签收——拆封——收文登记——审核——拟办——传阅——承办——催办——查办—

—留注

37、拟稿时应当注意的问题：

1、符合国家的法律、法规及其他有关规定

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲字词规范，标点正确，篇幅力求简短

3、公文文种应当根据行文目的、发文单位的职权与主送单位的行文关系确定

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度

5、人名、地名、数字、引文准确

6、结构层次序数“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”

7、应当使用国家法定剂量单位8如果文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称

9、公文中的数字，除成文日期、部分层次结构序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字都应使用阿拉伯数字。

38、商务秘书协调工作的特征和内容

特征：从属性广泛性政策性中介性沟通性

内容：从协调的对象划分

(1)（重点）协调本组织与上级领导部门间的关系。商务秘书既要使本组织能正确及时地贯彻落实上

级领导的意 图又要使上级及时全面的了解本组织的真实情况，从而使本组织和上级领导保持协调一致。

(2)协调本组织领导间的关系

(3)（重点）协调本组织上下级关系。商务秘书要倾听下级部门的意见和要求，及时地为科学制定政

策提供现实的参考依据，并注意了解解决方案可能出现的疏漏和偏差，及时向领导部门汇报。同时，在下级部门对决策意图尚未充分了解时，商务秘书有责任座必要的解释和宣传，提高其执行决策的主动性和积极性。

(4)协调本组织各部门间的关系

(5)协调本组织员工间的关系

从协调的内容划分

(1)决策协调（2）政策协调（3）计划协调（4）事务协调(5)关系协调

39、接待礼仪(可能有案例分析)p21640、接待工作的原则

(1)内宾接待工作原则。①热情周到，以礼相待②互相尊重 ③简朴大方 ④遵守政策法规

⑤对等对口

(2)外宾接待工作原则。①平等原则 ②对口原则 ③节约原则 ④周到原则 ⑤保密原则

⑥对外宣传原则（遵守政策 实事求是，防止片面 注意对象，加强针对性 内外有别，注意分寸）

41、谈判是人们为了协调彼此之间的关系，满足各自的需要，通过协商而争取达到意见一致的行为和过程。

商务谈判：指不同的经济实体各方为了自身的经济利益和满足对方的需要，通过沟通、协商、妥协、合作、策略等各种方式，把可能的商机确定下来的过程

42、谈判的要素：谈判主体谈判客体谈判目的谈判行为

43、谈判前的准备(可能为简答和论述)p230

(1)信息准备

1、信息准备的内容（对方资料、谈判环境资料、竞争对手资料）

2、信息资料的搜集与整理（信息资料的搜集、信息资料的整理加工）

3、信息资料的传递与保密（谈判信息的传递、谈判信息的保密）

（2）组织准备

1、谈判小组的规模

2、谈判小组的结构

3、谈判小组负责人

谈判前怎样搜集资料：检索调研法、直接观察法、专题询问法

44、谈判工作设计与实施(p235)

(1)拟定谈判计划(2)谈判工作过程

45、会见是指双方会晤，常被用于联络感情增进友谊。

会谈是指双方或多方就某些正式或重大的经济、技术和其他共同关心或感兴趣的问题交

流情况、交换意见，达成共识或交易。

46、会见会谈活动如何安排？P24247、怎样组织一次言宴请？P24848、企业招聘商务秘书应注意什么问题？P27249、求职者应聘商务秘书应事先做哪些准备？P275

第五篇：管理文秘

一． 简答题（5*6=30）

（1）请简要指出商务秘书工作的特点。

答案：一具有商务性的特点；二具有融合性的特点；三具有从属性的特

点；四具有繁杂性的特点；五具有辛苦性的特点；六具有机要性的特点。

（2）请简要写出商务秘书服饰礼仪的“六忌”内容。

答案：一忌过于杂乱；二忌过于艳丽；三忌过于暴露；四忌过于透视；

五忌过于短小；六忌过于紧身。

（3）请简要列出商务秘书保密工作坚持的原则。

答案：1.积极防范；2.突出重点；3.有保有效；4.内外有别。

（4）请简要写出会议的安全保卫工作涉及的内容。

答案：1.对会议的安全保卫工作（人身安全、财物安全、文件安全

等）；2.严格检查会场安全；3.做好卫生防疫工作；4.做好交通

安全和出行安全工作。

(5)请简要罗列秘书做好接待工作的一般性要求。

答案：1.要诚恳热情；2.要讲究礼仪；3.要周到细致；4.要按章办事；

5.要务实勤俭；6.要保守秘密。

(6)请简要列出秘书与领导层相处应把握的原则。

答案：1.明确职责、单向请示的原则；2.公道正派，按章办事的原则；

3.不分亲疏，一视同仁的原则；4.保持一致，维护团结的原则；

5.有主有次，突出重点的原则。

情景题（2*10=20）

（1）在一次会议中秘书小李要为议会人员安排座次，参加本次会议的有：公

司王董事，张总经理，孙副总，朱主任，职工代表小张，会议室左手边为正门，请问小李因按照怎样的商务礼仪安排座次？

答案：按照进门的左手起依次为：左手为尊，依次排序为最佳排序作为。

（2）周秘书在办公司和某客户通话过程中，另一电话又响起，那请问周秘书

遇到像这样的情况胡，应怎样处理较为合适？

答案：周秘书接通电话后，应先向对方说清楚自己正在与别人通话，请对方稍后再来电，或者等自己的回电，并且再另行通话时应向对方表示对不起让您久等了等的歉意语言。