管理文秘期末考试

第一篇：管理文秘期末考试

管理文秘

一、秘书的涵义

服务对象：领导 根本职能：辅助管理 基本方式：处理信息和事务

秘书的涵义：直接辅助领导者实施管理，并负责全面处理信息和事务的工作人员。秘书是一项职业名称。

二、秘书工作的特点：

三、写出代接电话的转告程序 l真不凑巧，××不在办公室； 2估计×点钟回来； 3请问有什么事吗？

Ø由这边去电话；

Ø回来后，请来电话；

Ø代对方向××转； 4复述相关事情

5××回来后，立刻转告； 6再见！谢谢！7轻轻挂断电话

四、当领导开会时，处理电话可采取的方式:

先问清楚对方的单位,姓名,身份等,然后根据具体情况再作进一步的处理。

“×经理正在开会(或会客),预计四点钟结束,请您到时再打电话来,好吗 ”

“到时我们在给您去电话,好吗”（不紧急） 转告对方会议预定在几点结束。 询问是否由自己这方重打。

 遇有急事，可用便条与会议室联系，请求指示

例如：如果你的上司正在召开重要会议，而对方又是因为紧急事情致电你的上司，这时，你应该怎样处理？

答：为了不中断会议，打扰上司，可采用递纸条的方式，纸条上写上：××特急电话找您，是关于××××事，接电话请画圈（），不接电话，请打钩（）。上司不便接电话

 u照实说（怠慢）——“善意的谎言”

“×经理现在不在这儿,方便让我转告他吗”

 对方确有急事或是非常重要的客人,非马上找到上司本人不可——有弹性的话

“请您稍等一下,我马上去找找看”（把对方的单位,姓名,身份,事由等写在便条上,通过便条向上司请示处理办法）

 上司不接电话（有回复的意向）——恳切

“实在对不起,让您久等了,这会儿找不到

××经理。见到他以后,我请他马上给您复电话好吗”

五、办公室环境布置

是指办公室桌上物品的摆放，窗帘、灯具、墙上装饰品等的布置。秘书的办公室是一扇体现机关整体水平的窗口，办公室环境的布置应当和单位的整体风格和格调一致，应当使办公物品烘托环境的庄重、整洁和雅致。

 窗帘：窗帘应选择颜色柔和且便于保洁的材料。布料窗帘应便于洗涤，百叶窗尽量选择不易落尘的竖条式。办公环境的窗帘不选择幕布式样，不加配任何流苏。

 物品的摆放：秘书的办公桌上物件的摆放应简单有序，一些常用的小件文具要盛放在文具盒或抽屉中，避免给人凌乱的感觉。电话机应放在比较固定的位置，要保证电话机的洁净。办公桌如果配备玻璃板，下面应放置电话联络表、机构示意图等和工作有关的东西。办公室氛围的营造

指办公室秘书人员的素质、彼此之间的人际关系和工作氛围，特别是在工作中体现出的办公室的工作作风和工作风格。秘书的工作和在工作中体现的风格作风，是最能表现办公室管理水平的。¡参考答案：

（1）电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录;电脑放在右边;（2）新文件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条;（3）各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;（4）公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;（5）墨水放置在储物架底层，复印纸下面几层。

六、握手礼仪

1、上下级之间：上级伸手后，下级才能伸手相握

长辈与晚辈之间：长辈伸出手后，晚辈才能伸手相握

男女之间：女士伸出手后，男士才能伸手相握

2、人们应该站着握手，不然两个人都坐着。如果你坐着，有人走来和你握手，你必须站起来。

3、握手的时间通常是3-5秒钟。匆匆握一下就松手，是在敷衍；长久地握着不放，又未免让人尴尬。

4、别人伸手同你握手，你不伸手是不友好的

5、握手时应该伸出右手，决不能伸出左手。

6、握手时不可以把一只手放在口袋。

错误的握手方式：交叉握手、压迫握手、越人握手、旁顾他人、手上有水或者汗、握手

时太过用力

“五到”身到、笑到、手到、眼到、问候到。

七、介绍礼仪 尊者优先

 尊者有优先知情权

先将职位低者介绍给职位高者 先将男士介绍给女士 先将年轻人介绍给年长者 先将同事介绍给客户

先将非官方人事给官方人士 先将本国人给外国人

八、名片禁忌

① 切忌手指夹名片或以左手递名片； ② 切忌随意放置或玩弄他人的名片；

③ 接受名片后应回赠名片，若不能回赠应表示歉意并说明原因

 递名片时要站姿并以双手或右手胸部的高度递出名片应注意将名片的正面朝上，文字顺对对方递出。 交换名片时应注意微笑、目视对方；

 接过对方名片时应将名片内容仔细默读一遍；  将对方的名片放入名片夹或上衣口袋内

谈话时切忌玩弄对方名片或在名片上作备忘。可以将对方名片放于桌面以便随时对应

九、上司出差前准备工作

1、确定出差目的和日期；

2、确认总经理出差陪同人

3、与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）

4、确定行程，预定机票（注意选择好航空公司、机型及班次）、酒店（选择总经理习惯的酒店、熟悉酒店的电话、传真等）、接/送机人员（明确接送机人的联系方式）；

5、完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）

6、根据总经理的习惯，准备出差用物品（见物品携带表）。

7、拟写授权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。

8、借支，了解外汇，办理兑换外币

9、收集背景资料

十、会议的涵义

 会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有 划的商议活动。

 形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。

十一、会议筹备阶段的会务操作

（一）拟定会议计划

① 确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素 ② 成立会务工作机构 ③ 制订会议预算

④ 拟定会议议程、日程、程序 ⑤ 制发会议通知

1.会议通知的种类与方式

（1）按通知的形式可分为口头通知和书面通知

（2）按通知的性质可分成预备性通知和正式通知

（3）按通知的名称分为会议通知、邀请信(函、书)、请柬、海报、公告等

（二）准备会议材料与物品 ① 需要准备的内容

1．需准备的会议文件资料

2．需准备的会议物品与设备 ② 准备领导发言稿

③ 起草会议报告、决议草案 ④ 准备会议文件的要求

（三）制发会议证件

（四）会场布置

1．会场布置根据参会人员座次安排，整体上可分为：相对式、全围式、半围式、分散式四种。2．会场形式的布置 ：相对式 全围式 半围式 分散式 3.会场座位安排 ：横排法 竖排法 左右排列法

4.环境布置

十二、公务文书

公务文书：又叫公务文件，简称公文。是党政机关、企事业单位、人民团体在公务活动中为行使职权、实施管理所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公文活动的重要工具。广义：泛指常用的应用文

狭义：党14国务院13

十三、法定公文的种类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

上行文：请示、报告

平行文：函、议案

下行文：通知、通报、决定、批复、意见、命令、公告、通告。公文的特点：鲜明的政策性、法定的权威性、体式的规范性、语言的平实性、限定的时效性。公文的划分

1、按内容和适用范围来分：知照性公文，报请性公文，指挥性公文，协商记录性公文。

2、按行文方向来划分：上行文、下行文和平行文。意见与会议纪要可上行、下行、平行。

3、按缓急程度来划分：特急、急件、一般文件三类。

4、按保密级别来划分：三个等级：绝密、机密和秘密。

十四、公文的格式和内容

眉首：份号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等项。

 份数序号：“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号，不少于2位数，如“01”

一般为红色

 秘密等级和保密期限：“绝密”、“机密”、“秘密” “秘

密” “秘密★六个月”

下行文和平行文位于版心右上角第一行顶格。上行文位于发文机关标识的右上方顶格。

 紧急程度： “特急”、“急件”

如需标秘密等级，则在秘密等级之下，两字之间空1字在实际行文过程中，有将紧急程度标注于标题公文种类之前的情况。

 发文机关标识：发文机关全称或规范化简称+ “文件”如：国务院文件（一般小于此字体大小）

1、行政机关联合行文，主办机关排列在前；党、政、军、群的顺序排列。“文件”右侧居中。

2、若联合行文机关过多，则必须保证公文首页显示正文。红色标识

3、发文机关全称或规范化的简称单独构成（仅适用于函）

 发文字号：发文机关代字（无字）+年份（六角）+序号（实位，无第）

如：京政发〔2007〕５号

联合行文，一般主办机关的发文字号或排列在前的，但只能标注一个机关的发文字号。 签发人：上行文才有，发文字号左空一字，签发人右空一字。

多个签发人，按发文机关顺序依次顺排，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行

主体：标题、主送机关、正文、附件、成文日期、公文生效标识（印章）、附注  标题：发文机关+事由+文种 法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号  主送机关：

同类机关间用顿号，不同类机关间用逗号结尾用冒号。如：各省、自治区、直辖市教育厅，新疆生产建设兵团教委，部属各高等学校：普发性公文、法规性公文、会议通过的公文等，不标主送机关左侧顶格，回行顶格。

 正文：开头＋事项＋结语

 附件 ：附件是正文内容的组成部分，与正文一样具有同等效力。（左上第一行标“附件”或“序号”） 附件说明：正文与成文日期之间；两个以上附件标阿拉伯序号；公布令、转发通知，不标注附件说明。 发文机关署名：联合行文，三个以上机关，要署发文机关名称（横排）。位置视印章而定。 成文日期：负责人或最后签发机关负责人签发的日期为准，如：二〇一四年十一月十二日

上下位置依成文日期而定，单一发文，成文日期右空4字；联合行文，两个机关，成文日期拉开，左右各空7字；三个以上机关，成文日期右空2字； 法规性公文、会议通过的公文等，居中标注于标题之下。 印章：公文除“会议纪要”和电报形式发出的文件以外，应当加盖印章。（下无文字，下套；否，中套）三个以上机关，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在成文日期和正文之间，每排最多3个印章。务使印章与正文同处一面。

 附注：“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话

版记：主题词、抄送机关、印发机关和印发日期、反线等项

 主题词：词目之间空1字，不加标点符号。令、议案和会议纪要，不标注主题词。（居左顶格）

如： 国务院关于加强水土保持工作的通知 农业 水土保持 通知

 抄送机关：回行时与冒号后的抄送机关对齐；同类顿号，不同类逗号，在最后一个抄送机关后标句号。抄送规则：

1、向下级机关或本系统的重要行文，应同时抄送直接上级机关

2、受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

3、公文内容涉及有关机关的职权范围需要征得其配合时应当向其抄送。

4、下列情况不得抄送：一是请示在上报同时不得向下级机关抄送；二是接受抄送的机关不得再向其他机关抄送；三是，凡与公文办理无关的机关一律不得抄送。

 印发机关和印发日期：印发日期以公文付印的日期（用阿拉伯数码标识）为准，如：“×××办公厅”“×年×月×日印发” 印发机关左空1字，印发日期右空1字  印发份数：“共印×份”

十五、公文的拟写步骤

一、明确发文主旨

1、文件的中心内容是什么？

2、根据文件内容，准备采用什么文种？

3、明确文件发送范围和阅读对象。

4、明确发文的具体要求。

二、收集有关材料，进行调查研究

三、拟出提纲，安排结构

四、落笔起草，拟写正文

1、要观点鲜明、用材得当

2、要文句简练、交代清楚

五、反复检查，认真修改

1、关于主题的修改

2、关于观点的修改

3、关于材料的修改

4、关于结构的修改

5、关于语言的修改

十六、公告与通告的异同

通告和公告都属于周知性的文体，也就是说，内容都具有知照性，发布范围都是面向全社会的。但在相同之中也存在一些区别，可大致概括为以下三个方面：

1、制发机关级别不同

公告一般高于通告。公告庄重、严肃、宣布事项重大，一般由级别较高的领导机关或授权的专门职能机关发布，如中华人民共和国全国人民代表大会、国务院等；通告宣布事项可大可小，一般机关均能发布，如某个行政机关、某个职能部门、某条道路的施工单位等。

2、公布事项的性质和范围不同

通告发布以后具有执行性，同时也具有告知性；而公告主要是告知性。而就告知性而言，公告范围大于通告。“公告”面向“国内外”，通告范围较公告范围小，“在一定范围内”使用。

3、写法不同

公告一般是开门见山，直叙其事，也不用说明和议论，内容单一。而通告，篇幅相对较长，内容相对复杂，既要在开头写出发布通告的原因、目的、意义，又要在正文部分写出缘由、事项和结尾。

十七、会议纪要和会议记录的比较

1、使用范围不同。会议记录适用于任何正式会议，会议纪要则限于较重要的会议使用。

2、文体性质不同。会议记录一般被视为资料，它不能作为文件分发，而会议纪要则属于正式公文。

3、会议记录是从头到尾把会议情况全部照录，强调完整性；会议纪要则是综合概括会议基本情况和基本精神，强调概括性。

十八、请示与报告的异同

•相同点：同属于报请性的上行公文。•不同点：

（1）含义不同。请示是“请求指示、批准”，带有紧迫性；而报告是“汇报工作，反映情况，提出意见或者建议”，重点在反映情况上。

（2）性质不同。报告是陈述性的文件；请示是请求性文件。

（3）行文时间不同。报告是在事件前、事情进行过程中和事件后都可以行文；而请示是事先行文

十九、通报与处分决定的区别

1、制发公文的目的不同。“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。

2、内容性质不同。“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员吸取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。

3、发送范围不同。“通报”发送范围广泛，“处分决定”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。

二十、改错题

一、文种要正确 1．不可错用 报告、请示不分：

如《××市人民政府关于解决水利建设资金的报告》；——改为请示

再如《××县工业普查领导小组关于工业普查准备工作情况的请示》。——改为报告 批复、复函不分：

如《××市失业职工管理所关于不同意缓缴失业保险金的批复》；——改为复函

再如《××省人民政府关于××市总体规划的复函》。——改为批复 公告、通告不分：主要是将“通告”错用成“公告”。

如《××市供电局关于××区域暂时停电的公告》、《××市关于严禁在市区养犬的公告》等。2．不可并用

比较常见的有“关于××的请示报告”、“关于××的请示函”等。

如《××县民政局关于成立消防科的请示报告》；——去掉报告

再如《××县人民政府关于同意建立××集贸市场给县工商局的批复函》。——去掉批 3．不可自造

如《××学校关于加强学生动手能力培养的汇报》。——改为报告

再如《××市委办公室关于增设督查科的申请》。——改为请示 4．不可省略

如《××市人民政府批转市规划局关于实施城市规划管理的请示》。——末尾加上“的通知”

再如《××市人民代表大会告知有关职务的选举结果》。——末尾加上“的报告”

二、事由要准确 1．不可随意省略

如《××省人民政府关于„„的决定》，不能省略为《××省人民政府决定》；

再如《××省科学技术委员会关于询问贯彻全省科学技术工作会议情况的函》，不能省略为《××省科学技术委员会的函》。2．不可繁复冗赘

规范写法《国务院批转财政部等部门关于制止乱开减收增支口子的报告的通知》；

尽量不要出现《××区人民政府关于转发××市人民政府关于转发××省人民政府关于转发国务院„„的通知的通知的通知的通知》——改为《××区人民政府关于转发国务院„„的通知》 3．不可简而不明 如《××航运管理所航行通告》——改为《××航运管理所关于确保施工和航行安全的通告》；

再如《××区人民政府关于国庆节的通知》——改为《××县人民政府关于国庆节放假的通知》。4．不可错用词语

1、“批转”与“转发”的错用。

如《××区人民政府转发区经委关于当前工业生产的意见的通知》；

《××省人民政府批转国务院关于禁止非法买卖人民币的通知》。

2、在“报告”、“请示”中滥用了“上报”、“呈报”、“申请”、“要求”、“请求”等报请性词语。

如《××市工商行政管理局关于上报加强工商行政管理工作的报告》——把“上报”删去

再如《××市人民政府关于请求解决水利建设资金的请示》——把“请求”删去

三、形式要规范 1．不可出现语病

如《××学校关于加快发展本校彩色印刷品生产若干措施的通知》——去掉“若干措施”

再如《××省教育厅关于加强普通高校保卫工作若干问题的试行意见》——去掉“若干问题” 2．不可随意省略或错用介词“关于”

如《××部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知》——改为“××部关于”

《关于××省财经学校向××大学联系临时住房问题的函》——改为——“××省财经学校关于”

如《××关于转发××关于××的通知》——前面的“关于”可省略，3．不可滥用或错用标点符号

“特通告如下：”“特此报告”“以上如无不妥，请批转。”

一是批转(转发、发布)法规、规章，不用书名号而错用引号。

二是批转、转发或批复非法规性公文(如请示、报告、意见等)，滥用书名号。

三是标点符号标错位置，如《××省人民政府关于转发国务院〈关于职工工作时间的规定〉的通知》，应改为《××省人民政府转发〈国务院关于职工工作时间的规定〉的通知》。

例1： ××市人民政府关于2013年“条令条例学习月活动” 安排的通知——去掉引号 例２：××总队《批转××省〈关于精神文明建设报告〉的通知》——去掉两个书名号

命令：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布实行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。是国家权力机关、行政机关、军事机关及其负责人颁布的、具有强制执行性质的领导性、指挥性的下行公文。决定：对重要事项或重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项，以修正案的方式修改行政法律、法规和规章。任何机关、单位和团体都可以使用决定。决定属于下行文。公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告，属于公开宣布的晓谕性公文，与其他告知一般事件的“通知”和用于表扬、批评和传达重要情况的“通报”不同，它具有高度的庄严性和权威性。

通告：通告适用于公布社会各方面应当遵守或者周知的事项。通告，是领导机关及其职能部门根据职权，向所辖范围内的人民群众、机关团体公布应当遵守或周知的事项的公文。

通知：是要求有关单位了解、协作、执行和办理的指挥性、知照性公文。在所有公文中，通知的使用范围最广，任何级别的组织机构都可运用，它的职能最多，主要适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员等情况。（平行、下行）

通报：通报是上级机关对下级机关中的典型的先进事迹、先进人物进行表彰，对严重错误给予批评教育，借以教育干部和群众，不断改进工作，对重要的精神和情况给予传达沟通的一种知照性公文。

报告：报告是下级机关主动或应上级机关要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的陈述性上行公文。报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

请示：请示是“适用于向上级机关请求指示、批 准”的公文。请示属于上行文。请示的作用于请示工作并要求上级批复。

批复：批复是被动行文，是上级机关针对下级机关请示中请求指示、批准的事项，给予明确的答复。简单来说，批复是用于“答复下级机关的请示事项”的公文。批复为下行文。

函：是适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。适用于记载、传达会议情况和议定事项（平行文）。

会议纪要：是根据会议情况、会议记录和会议文件以及其他有关会议材料，经过综合整理而形成的概括性强、凝练度高的文件，具有情况通报、执行依据等作用。会议纪要可以起上报、下达、横传（意见）的作用。通知范文：

X市工商行政管理局

关于严格执法程序确保执法人员人身安全的通知

各工商行政管理局分局，市局各科、室、所、直属单位：

2014年7月24日上午，市工商局X工商分局与公安部门联合查处一起传销活动中，联合执法人员遭到不法人员围攻殴打。致使7名工商人员和3名公安干警受伤，其中2人重伤，另有一名执法人员因伤势过重不幸牺牲。

为严格执法程序，确保全市系统广大执法人员的人身安全，防止在行政执法活 动中遭受暴力抗法事件的发生，现通知如下：

一、统一思想，提高认识，切实消除“重主体、轻程序”的错误观念。

二、深化教育，狠抓培训，不断提高执法人员执行执法程序的能力和水平。

三、高度重视，采取措施，确保执法人员人身安全。

特此通知

X市工商行政管理局（印章）二○一四年七月二十四日

请示：

1、请示必须写明主送机关，而且主送机关只写一个。受双重领导的机关向上请示，应根据请示的内容，确定负责答复的上级机关为主送机关,另一个为抄送。

2、只能主送上级单位，不能送领导者个人。

3、一般不得越级主送。

4、受理、答复请示的部门,应为有隶属关系的直接上级机关。写作要求

1.一文一事原则 2.主送一个机关

3.不可直接呈送领导个人，也不可抄送同级或下级机关

4.一般不得越级行文

5.语气宜温和谦恭（请、拟、建议不可用“我们决定”等生硬语气）病文：

请示报告

总公司：

我公司总装车间自建成至今已有25年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产。鉴于目前总装车间面积的过小和设备的陈旧，为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务，须立即对总装车间进行扩建和改造，经测算，此项工程需经费200万元。目前，我公司已自筹120万元，还差80万元。希望总公司拨给专项经费80万元，请阅知。

另外，我公司离休干部的交通费问题也亟待解决，请一并批准。

×分公司（公章）2014年4月24日

请示修改例文：

关于改造总装车间所需经费的请示

总公司：

我公司总装车间自建成至今已有25年了，这期间虽经两次大规模的扩建，但仍无法满足我公司军品生产和民用产品的生产之需。鉴于目前总装车间面积过小、设备陈旧的现状，为了保证我公司能保质保量地按期完成今年的生产任务，须立即对总装车间进行扩建和改造，经测算，此项工程需经费200万元。目前，我公司已自筹120万元，尚有80万元缺口。希望总公司拨给专项经费80万元。

妥否，请批复。

×分公司（公章）××年×月×日

（联系人：张三，联系电话：***）批复：

批复例文：

国务院关于同意××省设立××市的批复

国发〔20××〕×号

××省人民政府：

你省《关于撤销××县设立××市的请示》（×政发[20××] ×号）收悉，国务院同意撤销××县，设立××市（县级）由省直辖，以原××县的行政区域为××市的行政区域，不增加人员编制。

此复

国务院（公章）二○××年×月×日

第二篇：管理文秘

秘书的定义: 1.秘书是一种广泛的社会职业和必须具备一定专业能力的专业职务。2.秘书工作的业务范围是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策”。

3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。

4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的信息管理。管理文秘的内涵: 1.管理文秘体现了秘书学与管理学的紧密联系。秘书学与管理学的交叉关联主要体现在以下几个方面：

（1）秘书工作的主要实施范围是围绕着组织和决策的管理展开的，秘书工作的定位、目标以及绩效的考评都与管理学密切相关，现代秘书工作愈来愈能够体现出管理科学的基本内涵。1

（2）秘书工作中辅助领导所进行的各项管理事务的实践又在实际操作中升华了管理科学的理论、实现了管理方法的探究，对培养和塑造新型的专业管理人才起着重要作用。正因为如此，从事秘书工作的很多人，经过多年的磨砺，最终走向了领导和管理的岗位。

（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也体现了秘书与管理科学紧密的关联性。

（4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘书学中的秘书内涵可以这样定位： 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才2。

中国的秘书职业化的步伐还显得过于缓慢。这种局面的造成主要在于以下几个方面:（1）传统对于秘书职业认知偏见的影响持续存在（2）秘书职业不稳定，职业化发展缓慢

（3）秘书从业机制亟待转型

（4）传统的秘书教育理论与实践脱节，难以培养出与国际接轨的新型复合型、创新型的综合秘书和涉外秘书人才，秘书职业教育模式亟待改革。中国管理秘书的职业发展趋向：

1.进行秘书职业的全新角色定位，实现秘书职业应有的功能价值。2.改革人才培养模式，强化创新型思维意识，切实培养符合国际秘书职业需求的高级秘书人才

3.严格秘书职业准入制度，提高秘书整体从业素质，加强秘书职业化建设

4.更新秘书从业人员的知识结构，增加国际文化、国际经济政治和外语的强化学习和训练，并提高办公自动化的技能，向着专业化和智能化的方向发展。当前管理秘书的主要类型

按照秘书的来源与服务对象可以分为公务秘书和私人秘书。

按照秘书的工作性质划分，可分为党政秘书，企业秘书、商务秘书等。

按照秘书的业务内容可以分为各级领导的行政秘书、法律、教育、医学等各类专业秘书、文书处理和保管的机要秘书、负责总务后勤工作的事务秘书还有负责来信来访工作的信访秘书、从事口头或者书面外文翻译工作的外文秘书、负责各级各类会议的承办、组织和协调的会议秘书等。

依据管理秘书在工作中的角色定位，具体工作中所承担的工作实务主要有以下几个部分：

（一）日常事务管理：

（二）接待事务，（三）会议管理

（四）行政事务管理

（五）文件管理，（六）公关管理

根据管理秘书学的研究对象的不断发展，具体研究内容也发生了变化，概括来看，主要有以下七个方面：

（一）更加注重了管理科学在秘书学中的应用和发展研究。

（二）更加关注秘书学实践中的经验对管理科学的推动和完善作用的研究。

（三）更加关注管理秘书学较传统秘书学的新发展研究。

（四）更加注重在现代市场经济体制下管理秘书学新特色的研究。

（五）更加关注并研究在全球化视野下管理秘书行业标准及职业化的国际发展新趋势。

（六）更加关注管理秘书各项具体实务的精细化、标准化、规范化发展研究。

（七）更加关注新形势下管理秘书人才模式培养机制的创新研究。

秘书机构:就是通常我们所说的秘书工作部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者辅助管理、处理综合事务的综合办公机构，是党、政领导机关和企事业单位等各种社会组织都需要的重要职能部门。秘书机构设置的原则

1.效能最大化原则

坚持效能最大化原则，应该做到：

（1）科学分工（2）层次合理（3）优化结构（4）配置合理

2.适应工作需求的原则

3.分级管理、职、权、责分明统一原则 4.机构统一、相对稳定的原则

秘书机构的分类

1.按工作时间分为常设性的秘书机构和临时性的秘书机构 2.按社会性质分为公务秘书机构和私人秘书机构

3.按服务对象来分为群体服务的秘书机构和为个人服务的秘书机构

管理文秘机构的性质

(一)辅助性

（二）综合性(三)中枢性

（四）机要性

（五）服务性

（六）封闭性

管理文秘机构的职能：

（一）参谋助手

（二）后勤保障

（三）文书办理

（四）信息管理

（五）协调公关 文秘管理机构的结构模式

(一)因人分设、单一制模式结构

因人分设、单一制模式结构，主要是按照主要领导者和分管领导者的分工而设置的秘书机构，工作任务通常对应的秘书工作部门承担，即该领导的各类工作的辅助均由一个秘书部门负责。有利于领导分工工作的需要，其不足之处在于增加了管理层次，同时文秘人员业务繁杂，难以专精，有时因临时工作多而产生忙乱现象。(二)因事分设制

因事分设制，即根据秘书工作的业务范围而分设相应的秘书机构，即通过各自的业务活动，辅助领导工作和机关工作。如各办公部门中的秘书处(科)、文书处（科）、信息处(科)、督查处(科)、信访处(科)、调研处(科)等秘书机构，就分别负责文字工作、文书工作、信息工作、督查工作、信访工作、调研工作等秘书业务。因事分设制便于秘书机构的科学化管理，有利于秘书工作的规范化建设，有助于秘书工作质量的提高，其不足之处在于，不便于直接为领导工作服务。容易发生协调不当、工作失调的局面。

(三)混合分设制

混合分设制，即因人分设制和因事分设制二者兼之的组织模式通常有综合制二层结构模式，业务繁多的组织有的还设置为综合制三层结构模式。如某些办公部门中，同时设有秘书一处(科)、秘书二处(科)、秘书三处(科)„„综合处(科)、信息处(科)、信访处(科)、调研处(科)、接待处(科)„„。混合分设制既便于为领导工作服务，又便于为机关工作服务。其不足之处在于辅助服务的重点不突出，工作内容易于相互交叉和重复。文秘管理机构之间的关系

（一）平行独立

（二）业务合作

（三）规范指导

管理文秘的素质

一、政治素质

政治素质是文秘人员素质体系的核心，是文秘人员为人处世的根基。包括道德修养和职业修养两大部分。

二、知识素质

（一）基础知识。基础知识是指作为一个文秘所必须具备的最基本的知识。基础知识越扎实、丰富，文秘的潜力发挥就越大。文秘的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

（二）专业知识

文秘人员的专业知识同样可分为两大部分。一是文秘专业的基础知识，二是文秘人员所在行业的专业知识。

（三）完备的辅助知识

辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对文秘人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。文秘人员需掌握的辅助知识主要包括：1.管理学知识。2.公共关系学知识。3.心理学知识。4.经济学知识。5.人际关系学知识。

三、心理素质

心理素质是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。健康的心理素质是指个体能在各种环境中都能保持一种良好的心理状态。心理健康的目标就是能够随环境变化而及时调节心理结构，对社会做出积极的反应，达到同外界的平衡，从而培养符合需要的健全的人格。

四、健康素质

健康素质不仅包括没有疾病或不虚弱的传统意识，而且内含身体的、精神的健康和社会幸福的完美状态。它既是一种人的自然属性，更是一种社会属性，是一个囊括躯体健康、心理健康、社会适应良好和道德健康的统一指标体系。这四个方面相辅相成，不可分割，互相影响，互相促进。

管理文秘的能力

一、善于与领导相处的能力

二、洞察力

三、统筹能力

四、应变能力

五、社交公关能力

六、工作本身所要求的各种必备能力

（一）口头表达能力.1.说话要有真实性。2.说话要有实用性。3.说话要有针对性。5.说话要有规范性。6.说话要有艺术性。

（二）文字表达能力

（三）辅助决策的能力

（四）实用技术操作能力

处理好文秘与领导关系应遵守以下原则：

1.服从而不盲从的原则。服从于领导这一原则应该大力提倡，善于服从，巧于服从更不应忽视。这就需要掌握服从的技巧和艺术：

第一，对有明显缺陷的领导，积极配合其工作是上策。但服从不是盲从，有不同的看法和意见要善于提出，供领导参考。

第二，当领导交代的任务确实有难度，其他同事畏手畏脚时，要有勇气出来承担，显示你的胆略，勇气及能力。

第三，主动争取领导的领导，很多领导并不希望通过单纯的发号施令来推动下属开展工作。

2.尊重而不庸俗的原则。

3.主动工作而不“越位”的原则。4.多做实事，少露锋芒的原则。学会与各种性格类型的领导相处: 1.与自信型性格的领导相处。自信型性格的领导对自己充满信心，凡事都认为字迹能做好，相信自己的能力。这样的人做事有胆量、有冲劲，不拍失败，具有不屈不挠的精神。文秘与自信型性格的领导相处，必须完成领导计划和布置好的工作，这样才能获得领导的满意。如果领导刚愎自用，文秘人员则应尽快调整心态，以努力与其适应，否则，应立即放弃这份工作。

2.与优柔寡断型性格的领导相处。优柔寡断性格的领导，认为凡事得三思而后行，对事情的前因后果以及成败得失希望能考虑周全，做到万无一失。遇到这样的领导，文秘有两种选择：一是适应其性格特征，二是影响其性格特征，帮助其下决心，果断决策。文秘人员应将具体工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、风险回报汇报清楚，并备好各种可选方案，这样既帮助了领导，也成就了自己。

3.与细心稳重型性格的领导相处。细心稳重型性格的领导通常注意细节，看重过程又看重结果，考虑问题细心周到，观察问题仔细认真。同样，细心稳重型的领导对待下属也很细致体贴，他不喜欢下属冒险，喜欢沉稳性格的下属。面对细心稳重型性格的领导，文秘人员应表现出其沉稳老练的一面，凡事要形成成熟的方案后再向领导汇报，切忌不成熟的建议。

4.与粗犷型性格的领导相处。粗犷型性格的领导办事果断豪爽，不拘于小节。粗犷型性格的领导对朋友和下属讲究缘分，看重义气，做事雷厉风行。面对粗犷型性格的领导，文秘人员不要有太多的书生气，你必须尽力使自己向领导的处事作风看起，依照领导吩咐的意思办事。

5.与实干型性格的领导相处。实干型性格的领导相信工作是做出来的，因此，他认为必须建立最适当的工作程序来保证工作效率。这样的领导必然是重制度、重考核、重业绩、重奖励的人。面对实干型性格的领导，文秘人员在工作中必须脚踏实地、一丝不苟，同时要掌握各种工作技能并充分利用各种机会彰显自身实力。在实干型领导看来，成功就是成功，失败就是失败，将事情办糟了就是你的无能。在社交时应遵循以下原则：

一是互酬原则。二是开放原则。三是真诚原则.最后是互利性的原则。应变能力:是指人在外界事物发生改变时，所做出的反应，可能是本能的，也可能是经过深入思考过程后，所做出的决策。

统筹能力:是指洞察事物、工作谋划、整合协调和创造性思维等方面的能力。素质:是指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能等方面经过长期锻炼和学习所形成的，在日常工作和生活中经常起作用的基本条件或内在因素。人的素质具有较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响作用。

心理素质:是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。个人形象 : 仪态 : 社交礼仪: 馈赠:

复议思考题

1．个人形象主要包括哪几方面内容？ 2．着装时一般遵循哪些原则？ 3.社交礼仪的内容主要包括哪几方面？ 4．请简述社交礼仪的原则。

第三篇：管理文秘

春学期《管理文秘》学习资料 1 1．公文的结构，要把握好哪些环节？其一般组成要素是什么？ 答：一般认为，主要是这样四对八个环节：层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

2．公文的层次和段落的含义是什么？ 答：(一)层次。层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段)的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来，因为不同层次承担着文章内容展开的不同步骤。层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。公文层次的两种基本形态。公文的层次安排，有两种基本形态，一种是并列式，一种是递进式。开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层之间也属于递进形态。

(二)段落。段落的含义和作用。段落就是我们平时所说的自然段，它是小于层次(有时也会有一个段落自成一个层次的情况)大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。

3．划分段落的注意事项有哪些？ 答：对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点：首先，保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。其次，注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。其三，段落安排要长短适度。段落多长才合适？这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割的七零八碎的，读者也难以接受。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。但特殊情况可以例外。还要注意长短标准的统一问题。有人写文章，思路连贯性强，段落较长；有人写文章，思路跳跃性强，段落较短，只要在一篇文章中前后统一，这都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一个标准，形成了文章前后风格的不一，那就是缺陷了，必须防止。

4．什么叫过渡？它们的作用是什么？过度的方式有哪些？ 答：（1）过渡的含义和作用。过渡就是在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。依照我们前面讲过的层次和段落的理论，文章是由若干“板块”构成的。那么，在板块与板块之间，必然会有一些缝隙，使文气不能顺畅地通达。这样，作者就必须在板块之间铺路搭桥，以便文气畅达，前后文浑然一体。用于承前启后的形式和手段，就是过渡。公文在总论(或总述)与分论(或分述)之间，一般需要过渡；分论(或分述)之间，有时也需要过渡。

（2）过渡的方式。渡的方式有三种。一是过渡段，二是过渡句，三是关联词语。如果前后文内容差异较大，要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换。过渡句或出现在上层上段末尾用以“启下”，或出现在下层下段开头用以“承上”用关联词语过渡，常用的词语是“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。

第四篇：管理文秘

1、秘书是专门从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并为决策及实施提供服务的人员。

2、商务秘书是指在各类从事商务活动的组织中，协助投资者、经营者、企业管理者处理各种商务性事务，负责组织行政事务处理，并辅助上司做好决策工作和信息工作，担负上司的近身参谋、助手和工作伙伴的的工作人员。

3、商务秘书的等级及职业能力要求（P3）

初级商务秘书商务秘书高级商务秘书

4、商务秘书的角色定位

(1)商务秘书是领导的助手（2）商务秘书是企业工作的枢纽桥梁(3)商务秘书是企业的信息库（4）

商务秘书是个配角

5、秘书该如何处理领导人之间的矛盾？

(1)认真观察分析。在工作中，秘书应该注意观察，了解领导班子成员之间的矛盾，并分析其原因，做

到心中有数。

(2)采取相应对策。①消极回避②保持中立③积极沟通协调

6、商务秘书怎样与不同个性的领导人相处？

(1)与思想周全型领导人相处。给这种领导人当秘书，只要兢兢业业、勤勤恳恳、扎扎实实做好自己的本职工作，不需要用更多的精力考虑协调与领导人的关系。

(2)与主观自信型领导人相处。商务秘书要注意协调自己的心态，多给领导人提供客观真实的情况，在适当的时候，提醒领导人别犯主观主义错误。

(3)与安全保守型领导人相处。商务秘书做事要很小心，要认真领会领导意图，同时多帮助领导人搜集资料，帮助他周密思考，安全决策。

(4)与优柔寡断型领导人相处。商务秘书不能心生不满而阳奉阴违，而要尽量地向这样的领导人提供更多的可供决策参考的资料，尽可能帮其克服优柔寡断的缺点，帮其尽快决策。

(5)与性格粗犷型领导人相处。商务秘书作计划时更应该细心周全，以弥补领导人的粗心。

(6)与感情细腻型领导人相处。与这种领导人共事，商务秘书也得细心周全，不能因为领导人想的细，自己反而粗心。

7、商务秘书职能是指领导或者上级根据目标和工作需要明确赋予商务秘书的职责与权限，是商务秘书活

动的任务、职责、作用和效能的统称。

8、协助管理的特点

（1）管理的综合性（2）管理的间接性(3)管理的非常规性

9、商务秘书如何做好协助管理工作？

（1）计划中的商务秘书工作。①搜集信息资料②推动部门计划③拟制综合计划

（2）指挥中的商务秘书工作。①传达上级指令② 调查下级反映③协调指挥活动

（3）控制中的商务秘书工作。①拟制控制标准②获取偏差信息③协助纠正偏差

10、职业素养是指从事某一职业的人所应具备的职业特点的素质与修养。

11、商务秘书的职业道德修养包括哪些内容?

(1)忠于职守，热爱本职（2）服从领导，当好参谋（3）埋头苦干，任劳任怨（4）谦虚谨慎，热情服务（5）实

事求是，勇于创新（6）遵纪守法，廉洁奉公(7)恪守信用，严守机密

12、商务秘书应当具备怎样的知识结构？

（1）基础知识。商务秘书应当重点掌握汉语知识、一般自然科学知识和外语知识。

（2）专业知识。①行业领域专业知识②秘书工作专业知（秘书学知识、文书学和档案学知识、办公自

动化知识）

（3）相关知识。①管理方面的知识②法律方面的知识③经济方面的知识 ④金融方面的知识⑤财税方面的知识

商务秘书除了秘书专业工作以外，还肩负很多管理层面的工作，这就需要掌握与秘书工作相关的其他知识，这些知识有助于商务秘书更有效的开展工作，提高工作效率，这些商务秘书应当掌握的知

识涉及诸多知识门类，它们相互联系、相互作用，通过商务秘书自身努力，达到有机统一，成为一个较为理想的知识结构模式，发挥出知识要素的整体效应，更好的为秘书工作服务。

13、影响商务秘书工作的不良心理有哪些，该如何克服？

不良心理（1）紧张心理（2）自负心理（3）烦躁心理（4）压抑心理（5）依赖心理

（6）攀比心理（7）嫉妒心理（8）虚荣心理

克服方法(1)进入角色，形成并强化秘书角色意识。①高度的责任意识②正确的服务意识 ③积极的参与意识 ④清醒的原则意识 ⑤强烈的公关意识

(2)加强自我修养，形成正确的自我意识。(3)在实践中不断总结经验，加强心理品质修养。

14、办公室日常事务工作的特点服务性 辅助性复杂性 政策性时效性

15、时间调度安排。如何有效地调度工作时间，应当注意一下几个方面；(p91)

（1）时间安排的从属性 必须与组织运转的各个程序，各个环节的需要保持一致，与上司的工作进程协调统一

(2)时间安排的机动性要按照组织活动中随机发生的事，灵活调整自己的工作时间

(3)时间安排的自主性要在被动中求主动，在从属于组织管理和领导活动需要的同时，注意时间安排的主动性

16、计划的制定：

(1)明确计划工作的具体任务和要求，明确每一个时期的中心任务和工作重点。

(2)明确计划工作的宗旨、目标和战略，并论证可行性。

(3)规定计划中各项工作的开始和完成的进度，以便进行有效的控制，对能力及资源进行平衡。

(4)规定计划的实施地点或场所，通过了解计划实施的环境和限制，做到合理安排计划实施的空间组织和布局。

17、接听或者拨打电话应注意的问题（可能为多选）p9318、如何做好值班工作的管理？

值班工作的职责(1)受理本单位的信息联系，保障信息畅通(2)做好通知、接洽、联络工作(3)承办领

导交办的紧急事务(4)处理或者协调处理突发事件

值班工作的基本要求(1)坚守岗位 起好问事处工作(2)做好分流工作(3)做好信息的汇总、储存

19、调查研究，简称调研。就是人们在实践中，通过一定的途径和方法，对特定客观事物进行有意识的探

索和把握，从而获得关于客观事物规律性的认识的活动过程。

20、调查研究的内容

(1)基本情况调研(2)辅助决策调研(3)指导工作调研(4)临时性专题调研

21、开展调查研究有哪些环节

准备阶段 ①明确目的，确定课题②确定范围对象，熟悉相关情况③制定计划，组合队伍

调查阶段 ①搜集资料要全面、可靠 ②追根刨底，深入挖掘 ③做好笔记，手脑并用

研究总结阶段①整理研究材料②起草报告③回顾总结

22、调查研究报告，是对客观实际进行深入、周密的调查研究和分析综合后，写成的一种反映调查研究成果的书面报告。

23、会议是有组织有领导地商议事情的集会。

24、会议的构成要素：

内容要素（会议指导思想、会议主题、会议目的、会议任务）

程序要素（会前组织准备、会中协调服务、会后落实反馈）

形式要素（会议名称、会议地点、会议方式）

25、会议预案的内容：

1、确定会议名称

2、确定会议的规模和规格

3、确定会议时间与会期

4、确定与会

人员

5、选择会场

6、会场布置

7、拟定会议议题、议程和日程

8、拟制会议文件

9、拟制会议用品

10、拟订会议的后勤保障

11、制定会议票证

12、会议经费预算

26、会前准备工作：

1、制定会议议案

2、组建会议筹备机构

3、印发会议通知

4、会前检查

27、会见组织服务工作：组织签到、引导就座、会议服务工作、安排会议发言、做好会议记录、编写会议

简报

28、信息收集的范围有本企业信息、国际市场信息、客户信息、贸易信息、国际金融信息、法律政策信息、交际活动信息

29、如何进行信息筛选和校核

信息筛选的方法：留意标题剪裁、复印摘记标记说明(注明日期、出处)

信息筛选的程序：看来源看题目看内容决定存舍

信息筛选应注意的问题（p157）

信息校核的方法：溯源法比较法核对法逻辑法调查法数理统计法

30、信息加工是指对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得事物发生、发展、变化的高层次信

息。

31、信息加工的方法：汇集法归纳法纵深法连横法浓缩法 转换法图表法

32、公文是各级各类机关、团体和企事业单位在公务活动中形成和使用的书面文字材料。

33、平行公文是指发往同一组织系统或业务系统中与自己平级的单位，或者发往与自己无任何领导隶属关

系或业务指导关系的其他任何单位的公文。

34、平行关系是指发文单位和收文单位之间的信件往来关系，它是根据行文单位所属组织系统的隶属关系

及其职权范围来确定的。包括隶属关系（行政隶属关系和业务隶属关系）和非隶属关系（1、同一系统同级单位或不同系统的同级单位、部门之间的关系

2、不同系统的非同级单位、部门之间的关系）。

35、发文处理程序：交拟——拟稿——审核——会稿——签发——编号——复核——缮印——校对——用

印——发文登记——封发

36、收文处理程序：签收——拆封——收文登记——审核——拟办——传阅——承办——催办——查办—

—留注

37、拟稿时应当注意的问题：

1、符合国家的法律、法规及其他有关规定

2、情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲字词规范，标点正确，篇幅力求简短

3、公文文种应当根据行文目的、发文单位的职权与主送单位的行文关系确定

4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度

5、人名、地名、数字、引文准确

6、结构层次序数“一”、“

（一）”、“1”、“（1）”

7、应当使用国家法定剂量单位8如果文内使用非规范化简称，应当先使用全称并注明简称

9、公文中的数字，除成文日期、部分层次结构序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字都应使用阿拉伯数字。

38、商务秘书协调工作的特征和内容

特征：从属性广泛性政策性中介性沟通性

内容：从协调的对象划分

(1)（重点）协调本组织与上级领导部门间的关系。商务秘书既要使本组织能正确及时地贯彻落实上

级领导的意 图又要使上级及时全面的了解本组织的真实情况，从而使本组织和上级领导保持协调一致。

(2)协调本组织领导间的关系

(3)（重点）协调本组织上下级关系。商务秘书要倾听下级部门的意见和要求，及时地为科学制定政

策提供现实的参考依据，并注意了解解决方案可能出现的疏漏和偏差，及时向领导部门汇报。同时，在下级部门对决策意图尚未充分了解时，商务秘书有责任座必要的解释和宣传，提高其执行决策的主动性和积极性。

(4)协调本组织各部门间的关系

(5)协调本组织员工间的关系

从协调的内容划分

(1)决策协调（2）政策协调（3）计划协调（4）事务协调(5)关系协调

39、接待礼仪(可能有案例分析)p21640、接待工作的原则

(1)内宾接待工作原则。①热情周到，以礼相待②互相尊重 ③简朴大方 ④遵守政策法规

⑤对等对口

(2)外宾接待工作原则。①平等原则 ②对口原则 ③节约原则 ④周到原则 ⑤保密原则

⑥对外宣传原则（遵守政策 实事求是，防止片面 注意对象，加强针对性 内外有别，注意分寸）

41、谈判是人们为了协调彼此之间的关系，满足各自的需要，通过协商而争取达到意见一致的行为和过程。

商务谈判：指不同的经济实体各方为了自身的经济利益和满足对方的需要，通过沟通、协商、妥协、合作、策略等各种方式，把可能的商机确定下来的过程

42、谈判的要素：谈判主体谈判客体谈判目的谈判行为

43、谈判前的准备(可能为简答和论述)p230

(1)信息准备

1、信息准备的内容（对方资料、谈判环境资料、竞争对手资料）

2、信息资料的搜集与整理（信息资料的搜集、信息资料的整理加工）

3、信息资料的传递与保密（谈判信息的传递、谈判信息的保密）

（2）组织准备

1、谈判小组的规模

2、谈判小组的结构

3、谈判小组负责人

谈判前怎样搜集资料：检索调研法、直接观察法、专题询问法

44、谈判工作设计与实施(p235)

(1)拟定谈判计划(2)谈判工作过程

45、会见是指双方会晤，常被用于联络感情增进友谊。

会谈是指双方或多方就某些正式或重大的经济、技术和其他共同关心或感兴趣的问题交

流情况、交换意见，达成共识或交易。

46、会见会谈活动如何安排？P24247、怎样组织一次言宴请？P24848、企业招聘商务秘书应注意什么问题？P27249、求职者应聘商务秘书应事先做哪些准备？P275

第五篇：管理文秘

一． 简答题（5*6=30）

（1）请简要指出商务秘书工作的特点。

答案：一具有商务性的特点；二具有融合性的特点；三具有从属性的特

点；四具有繁杂性的特点；五具有辛苦性的特点；六具有机要性的特点。

（2）请简要写出商务秘书服饰礼仪的“六忌”内容。

答案：一忌过于杂乱；二忌过于艳丽；三忌过于暴露；四忌过于透视；

五忌过于短小；六忌过于紧身。

（3）请简要列出商务秘书保密工作坚持的原则。

答案：1.积极防范；2.突出重点；3.有保有效；4.内外有别。

（4）请简要写出会议的安全保卫工作涉及的内容。

答案：1.对会议的安全保卫工作（人身安全、财物安全、文件安全

等）；2.严格检查会场安全；3.做好卫生防疫工作；4.做好交通

安全和出行安全工作。

(5)请简要罗列秘书做好接待工作的一般性要求。

答案：1.要诚恳热情；2.要讲究礼仪；3.要周到细致；4.要按章办事；

5.要务实勤俭；6.要保守秘密。

(6)请简要列出秘书与领导层相处应把握的原则。

答案：1.明确职责、单向请示的原则；2.公道正派，按章办事的原则；

3.不分亲疏，一视同仁的原则；4.保持一致，维护团结的原则；

5.有主有次，突出重点的原则。

情景题（2*10=20）

（1）在一次会议中秘书小李要为议会人员安排座次，参加本次会议的有：公

司王董事，张总经理，孙副总，朱主任，职工代表小张，会议室左手边为正门，请问小李因按照怎样的商务礼仪安排座次？

答案：按照进门的左手起依次为：左手为尊，依次排序为最佳排序作为。

（2）周秘书在办公司和某客户通话过程中，另一电话又响起，那请问周秘书

遇到像这样的情况胡，应怎样处理较为合适？

答案：周秘书接通电话后，应先向对方说清楚自己正在与别人通话，请对方稍后再来电，或者等自己的回电，并且再另行通话时应向对方表示对不起让您久等了等的歉意语言。