文秘管理最后考题

第一篇：文秘管理最后考题

填空

1.国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》列出的十三类公文为命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

2.中共中央办公厅1996年5月3日发布的《中国共产党机关公文处理条例》列出十四类党的机关常用的公文为：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要

3.公文主要具有以下特点：法定、政策、实用、时效、规范

4.公文的具体功用主要体现在以下几个方面：颁布法规、传达指示、反映情况、请示工作、联系工作、商洽公务、宣传教育、依据凭证

5.从不同的角度，依照不同的保准，可对公文进行不同的分类，比如按照行文关系和行文方向的不同，可将公文分为（上行文）（平行文）和（下行文）三种；按照紧急程度的不同，可将公文分为紧急公文和普通公文两列类，紧急公文还分（特急）和（急件）两类；按照有无保密要求的不同，可将公文分为无保密要求的普通公文和有保密要求的文件两类，按照机密等级的不同，还可以将有保密要求的文件分为（绝密）文件（机密）文件和（秘密）文件三种；按其具体职能的不同，可将公文分为（法规）性公文（指挥）性公文（报请）性公文（知照）性公文（联系）性公文和（实录）性公文

6.人们一般习惯于把一份公文划分为三大块，即（眉首）部分、（主体）部分和（版记）部分。眉首部分又称文头部分，通常是由（公文份数序号）、（秘密等级）、（保密期限）、（紧急程度）、（发文机关标识）、（发文字号）、（签发人）诸要素构成；主体部分又称行文部分，通常是由（标题）、（主送机关）、（正文）、（附件说明）、（成文日期）、（公文生效标识）、（附注）等项目构成的；版记部分又称文尾部分，通常是由（主题词）、（抄送机关名称）、（印发机关）和（印发时间）诸要素构成的。7.公文正文结尾的写法多种多样，比较常用的有：归结、说明、申明、祈请、期望

8.一份公文的制发过程，一般应当经过以下几个程序：拟稿（草拟）、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发

9.撰写通报，主要应当注意以下几点：情况要准确、态度要明朗、事实要典型、发布要及时

10.按照请示内容和请示目的的不同，可将请示分为请求（指示）的请示和请求（批准）的请示

11.按行文方向的不同划分，可将函分为（去函）和（复函）两种；按内容的不同划分，可将常用的函分为商洽性函、询问性函、答复性函、请求性函等几种

12.事务文书的特点主要体现在以下几个方面：对象比较具体、格式比较固定、写法比较实际、时限比较紧迫

13.调查的方式很多，常用的有三种：一是开会调查、二是采访、三是问卷

14.非普遍调查常用的方法有：重点调查、典型调查、抽样调查三种

15.计划种类很多，而且从不同的角度可以对其进行不同分类，比如，按其性质不同，可将计划分为两大类，综合性计划和专题性计划；按其形式不同划分。条文式计划、表格式计划、（条文）和（表格）配合使用的计划。16.计划的正文部分一般包括：基本情况、目的、要求、步骤、作法、结语等几个方面的内容

17.述职报告通常是由标题、署名、正文几个部分构成的18.常见的法规与规章主要有几种：章程、条例、规定、办法、守则

19.比较常见的公关文书主要：函电、致词两大类别

20.函电类公关文书主要包括：贺电、贺信、唁电、唁函、请柬、聘书、慰问电、慰问信、邀请电、邀请信、感谢信、表扬信、求职信、推荐信、介绍信、证明信

21.致词类公关文书主要包括：欢迎词、欢送词、祝酒词、答谢词、开幕词、闭幕词、追悼词

22.目的明确、格式规范、用语得体是公关文书所应当具备的几个最为突出特点

23.贺电和贺信通常包括：标题、称谓、正文、祝颂语、落款几个部分

24.请柬一般是由：封面、内文两个部分组成的25.按照使用场合和内容不同，可将慰问信分为两类：安慰、问候

26.经济新闻特点主要体现在：真、新、精几个方面

27.新闻一般是由：标题、导语、主体、结尾、背景五个部分组成28.新闻的标题主要有：单行标题、双行标题、三行标题等三种

29.新闻的三行标题是由：引题、正题（主标题）、副题组合而成的标题

30.新闻的开头部分通常被称作：导语 31.产品说明书的特点主要体现为：内容的科学性、表述的通俗性、层次的条理性 32.经济活动分析报告的种类很多，根据不同的分类标准，可以将其划分为不同的类型，按其内容广度和分析目的的不同，可将经济活动分析报告归入（综合）分析报告和（专题）分析报告两大类

33.经济活动分析报告功能主要包括：诊断功能、建议功能、反馈功能、预测功能 34.经济活动分析的方法，常用的有对比分析法、因素分析法、动态分析法

35.可行性研究报告是由：标题、正文、附件几个部分组成36.可行性研究报告的正文通常包括：单位名称、项目名称、文种名称三部分

37.合同特点主要体现为：合法性、合意性、平等性、规范性

38.合同一般包括以下几个部分：标题、当事人名称、合同编号与签订地点、时间、正文、落款

39.无论哪一类合同，都应写入以下几项基本条款：标的、（数量、质量）、（价款、报酬）、包装、验收方法、期限地点、方式、违约责任、解决争议

40.民事答辩状应具有：针对性和反驳性 41.刑事自诉状正文主要包括以下内容：（案由、诉讼请求）、（事实、理由）、证人的姓名和住址及其他证据的名称、来源。42.条据是：便条、字据的合称

43.启事的种类很多，按其用途和内容不同，可分为三类：征召类启事、寻觅类启事、声明类启事

44.启事通常是由：标题、正文、落款三个部分组成45.按其用途不同，可以将书信分为两类：专用书信、一般书信

46.传统书信是由（内文）、（封套）两个部分组成的47.书信内文俗称内瓤，包括称谓、问候语、正文、祝颂语、落款等几个部分

48.检索工具是指各类以提供资料线索为主的检索性工具书，主要有（目录）、（索引）、（文摘）等几种

49.检索文献资料方法有三种：常用法、追溯法、循环法

50.文献的阅读方式有略读、细读、精读等几种，此外为了提高阅读效率还应当学会（速读）

51.按照记录内容和记录方式不同，可以将笔记划分为不同种类，常用的有：摘录笔记、摘要笔记、提要笔记、提纲笔记、心得笔记、索引笔记

名词解释

1平行文：是指向同级机关或不相隶属的机关送交的公文，主要有函等。

2述职报告：是指国家工作人员就一个阶段的任职情况，向有关部门及领导、群众作出全面说明的一种文书。

3法规与规章：是指国家机关及其业务主管部门、企事业单位、社会团体或其他组织机构所编制的，反映在一定的范围内要求有关人员共同遵守的规定的实用文书。4守则：是某一单位、部门或属于某一社会群体的成员所共同依循的行为准则，是用以规范人们的行为方式的文书。

5公关文书：是在公关活动中形成和使用的文书。公关是公共关系的简称，主要是指一个社会组织或一个人通过与公众进行有效的信息交流或其他交往活动，树立良好的公众形象，赢得公众的信任和支持，从而为组织或个人的发展创造最佳社会环境的各种行为方式。

6求职信：又称自荐信，是求职者向用人单位介绍自己，并表达求职意愿，以求获得某个职位的一种专用信件。

7欢迎词：是指在宾客光临时，主人为表示欢迎，在欢迎仪式或酒会、宴会等公开聚会场合发表的演讲词。

8欢送词：是指在宾客即将离去时，主任为表示欢送，在欢送仪式或送别酒会、宴会等公开聚会场合发表的演讲词。

9祝酒词：是在比较正规的酒会、宴会上发表的向人们表示祝愿的演讲词。

10开幕词：是在比较正式的大型会议或开幕式上，举办单位的主要领导人所作的宣告性或纲领性讲话。

11闭幕词：是在比较正式的大型会议或活动的闭幕式上，举办单位的主要领导人或其他有关人员所作的总结性讲话。

12经济新闻：是新闻的一种，是指及时、迅速地对经济领域新近发生的具有一定社会意义或社会影响的事实所作的简要报道。13民事诉讼文书：是指司法机关为处理各类民事诉讼案件以及当事人、律师为解决诉讼纠纷和处理非诉讼问题，依法制作或使用的具有法律效力或法律意义的文书的总称。

14刑事诉讼文书：是指司法机关为处理各类刑事诉讼案件以及当事人，律师为解决刑事纠纷，依法制作或使用的具有法律效力或法律意义的文书的总称。

15行政诉讼文书：是司法机关为处理各类行政案件以及当事人、律师为解决行政纠纷，提起行政诉讼而依法制作的具有法律效力或法律意义的文书的总称。

16生活文书：又称个人文书或生活用文，是指人们在日常生活中为处理个人事务或解决具体问题所用的各类文书。

17启事：是指人们为说明有关事项，或者请求他人帮助而公开发布的短文。

18读书笔记：是在阅读书籍或文章等各种文献时，对有价值、有意义的东西所作的记录，其中有录自读物的资料，也有自己的心得、体会等。

19摘要笔记：在充分理解文献内容的基础上，按照原文顺序，把文献中的一些观点依次摘抄下来，就形成了摘要笔记。20提要笔记：在读完文献之后，对文献的主要内容加以全面概括，把它写成一个简短的纲要，就形成了提要笔记。

21提纲笔记：在阅读书记或篇幅较长的论文时，对全文的总观点、每个部分或层次的观点以及说明观点的主要材料，加以高度概括，并把它们依次排列出来，写成一个能够反映读物的基本结构框架的大纲。

22心得笔记：是一种专门记录自己在阅读中所产生的感想、收获或对读物的批评、质疑意见的笔记。

第二篇：行政文秘考题

行政秘书测试题

姓名：专业：院校：

请考生认真完成下面两道试题:

1、公司将于本12月31日在酒店举行年终会，年终会议程：上午会议室召开职工代表大会，下午宴会厅举办年会，请根据所给内容草拟一份通知。

2、请草拟一份关于总经理工作总结的大纲，并根据此大纲内容设计进行汇报的PPT。

第三篇：农村信用社文秘专业部分考题

四川农村信用社文秘专业部分考题

26、决定公文文稿能否生效的环节是()。

(A)拟办

(B)审核

(C)签发

(D)批办 答案：C27、公文中一般用作经办用语的词语有()。

(A)印发

(B)拟定

(C)收悉

(D)兹经答案：BD28、公文结构的总体要求是()。

(A)自然

(B)统一

(C)严谨

(D)完整 答案：CD29、只用于上行文的要素是()。

(A)主题词

(B)签发人标识

(C)附件说明

(D)公文版头答案： B30、一般需加盖公章的文种是()。

(A)会议纪要

(B)报告

(C)函

(D)批复答案：ABD31、“市场调查报告”的主体部分应包括(BCD)。

(A)建议部分

(B)情况部分

(C)回顾部分

(D)预测部分

32、“计划”应特别强调其(ACD)。

(A)简略性

(B)严肃性

(C)针对性

(D)预见性答案：

33、在Windows操作系统中，选中A盘中的某一个文件，按住鼠标左键将其拖动到桌面上，则(A)。

(A)原A盘中的文化被复制到桌面上，文件名与原A盘中的该文件名相同

(B)原A盘中的文件被移动到桌面上，原A盘中的该文件被删除

(C)会在桌面上复制一个文件，文件名称是在原文件名前加上“复件”二字

(D)该操作是错误操作，系统将提示出错信息

34、下列打印机中属于非击打式打印机的有(BCD)。

(A)针式打印机

(B)喷墨打印机

(C)热敏打印机

(D)激光打印机

35、(AB)运用了同义词和近义词略写法。

(A)桥梁-----------桥

(B)改革-------------改

(C)秘书-----------秘

(D)精神------------神

36、依公司法规定，股票上应当载明的事项有(AB)。

(A)股票发行价格

(B)公司名称

(C)还本付息的日期

(D)投拍报价

37、在拍卖过程中，属于要约性质的行为是(ABCD)。

(A)公布起拍价

(B)拍定

(C)拍卖公告

(D)投拍报价

38、依我国商标法的规定，违反商标法禁止性规定的商标有(A)。

(A)“红十字”牌药箱

(B)“羊皮牌”皮夹克

(C)“暖和牌”棉衣

(D)创造性

39、依照我国专利法，授予发明专利权的条件是(BD)。

(A)要式性

(B)实用性

(C)新颖性

(D)创造性

40、根据劳动法的规定，(D)的，用人单位可单方与其解除劳动合同。

(A)员工患病需治疗2年

(B)员工与他人非法同居以致怀孕

(C)员工在生活过程中不慎致左手残废

(D)员工与他人打架被判拘役

41、税收的基本职能是(A)。

(A)调节经济

(B)国家财政收入的取得

(C)监督社会经济发展

(D)核算公司收入

42、下列所得税中，以总收益额为征税对象的是(AC)。

(A)企业所得税

(B)个人所得税

(C)外资企业所得税

(D)农业税

43、每天早晨，新华社播报的人民币汇价，采用的是(CD)。

(A)间接标价法

(B)直接标价法

(C)中间价标价法

(D)银行买入价标价法

44、活期储蓄利息的结算采用复利方式，即每年结算利息一次，其结息期为（C)。

(A)8月1日

(B)6月30日

(C)12月31日

(D)1月1日

45、目前，国家禁止商业银行经营的业务有(BCD)。

(A)发放贷款

(B)证券业

(C)金融中间业务

(D)保险业

46、在涉外活动中，礼宾次序体现ABD()。

(A)各国主权地位平等

(B)各国经济地位平等

(C)各国综合国力

(D)东道主对各国宾客的礼遇

47、能创造良好沟通氛围的基本要素有(BC)。

(A)提出要求

(B)适时赞美

(C)善良幽默

(D)及时提出批评

48、秘书涉外交往礼仪中，谈话的禁忌包括(ABC)。

(A)谈论政治问题

(B)不给对方表达观点的机会

(C)询问女士的年龄

(D)讨论宗教问题

49、实现有效提问应当注意的要素包括(ABCD)。

(A)提问的态度与时机

(B)提问的内容与形式

(C)提问的语速

(D)提问的形式

50、按照西餐用餐的礼仪规范，(AD)。

(A)使用刀叉时要按顺序由外向内拿取

(B)用餐速度要与大家(同来者)保持一致

(C)用餐时也可以吸烟

(D)用餐时不可高声交谈

51、与外国友人谈话时应事先对该国习俗有所了解，交谈中避免(CD)。

(A)谈吐幽默

(B)倾听其他人的发言

(C)询问私人物品的价格

(D)询问对方的收入

52、某大公司计划推出一款新产品，它可以不必花费大量的资金，而只需在(B)上公布一条消息，再进行相应的网上公关活动就可完成。

(A)Extranet

(B)Internet

(C)Facsimile

(D)Intranet53、网络沟通的主体包括(CD)。

(A)管理者

(B)员工

(C)企业

(D)人际沟通环境

54、不同国家的见面礼仪存在差别，习惯于采用鞠躬礼的国家是(BC)。

(A)印度

(B)日本

(C)韩国

(D)泰国

55、喝咖啡时应避免(CD)。

(A)用咖啡匙舀着喝

(B)用嘴吹凉咖啡

(C)俯首就着咖啡杯喝

(D)一手拿点心，一手端咖啡杯，边吃边喝

56、在处理冲突时，宜先观察情况，了解清楚后再针对问题采取相应的措施。这遵循了处理冲突的(A)策略。

(A)铁令如山

(B)拖延、缓和

(C)按兵不动

(D)弃子投降,

第四篇：管理文秘

秘书的定义: 1.秘书是一种广泛的社会职业和必须具备一定专业能力的专业职务。2.秘书工作的业务范围是针对领导及与领导相关的各项工作，核心是“领导意图及决策”。

3.秘书工作的定位是辅助、协调、参谋，是领导进行各项事务处理、决策、执行的助手。

4.秘书活动的基本方式是综合处理各项事务并进行相关的信息管理。管理文秘的内涵: 1.管理文秘体现了秘书学与管理学的紧密联系。秘书学与管理学的交叉关联主要体现在以下几个方面：

（1）秘书工作的主要实施范围是围绕着组织和决策的管理展开的，秘书工作的定位、目标以及绩效的考评都与管理学密切相关，现代秘书工作愈来愈能够体现出管理科学的基本内涵。1

（2）秘书工作中辅助领导所进行的各项管理事务的实践又在实际操作中升华了管理科学的理论、实现了管理方法的探究，对培养和塑造新型的专业管理人才起着重要作用。正因为如此，从事秘书工作的很多人，经过多年的磨砺，最终走向了领导和管理的岗位。

（3）从国际秘书职业发展的趋势来看，秘书职业自身的发展也体现了秘书与管理科学紧密的关联性。

（4）除了具体的工作实践与管理科学的密切关联，秘书工作的特性要求从业人员要具备较强的自我管理技能。

管理文秘:即管理秘书学中的秘书内涵可以这样定位： 现代意义上的秘书，是具备专业技能职务资格、围绕着领导层或个人进行各项事务的辅助决策和管理，帮助组织或个人实现“效能最大化”的管理类应用型技术人才2。

中国的秘书职业化的步伐还显得过于缓慢。这种局面的造成主要在于以下几个方面:（1）传统对于秘书职业认知偏见的影响持续存在（2）秘书职业不稳定，职业化发展缓慢

（3）秘书从业机制亟待转型

（4）传统的秘书教育理论与实践脱节，难以培养出与国际接轨的新型复合型、创新型的综合秘书和涉外秘书人才，秘书职业教育模式亟待改革。中国管理秘书的职业发展趋向：

1.进行秘书职业的全新角色定位，实现秘书职业应有的功能价值。2.改革人才培养模式，强化创新型思维意识，切实培养符合国际秘书职业需求的高级秘书人才

3.严格秘书职业准入制度，提高秘书整体从业素质，加强秘书职业化建设

4.更新秘书从业人员的知识结构，增加国际文化、国际经济政治和外语的强化学习和训练，并提高办公自动化的技能，向着专业化和智能化的方向发展。当前管理秘书的主要类型

按照秘书的来源与服务对象可以分为公务秘书和私人秘书。

按照秘书的工作性质划分，可分为党政秘书，企业秘书、商务秘书等。

按照秘书的业务内容可以分为各级领导的行政秘书、法律、教育、医学等各类专业秘书、文书处理和保管的机要秘书、负责总务后勤工作的事务秘书还有负责来信来访工作的信访秘书、从事口头或者书面外文翻译工作的外文秘书、负责各级各类会议的承办、组织和协调的会议秘书等。

依据管理秘书在工作中的角色定位，具体工作中所承担的工作实务主要有以下几个部分：

（一）日常事务管理：

（二）接待事务，（三）会议管理

（四）行政事务管理

（五）文件管理，（六）公关管理

根据管理秘书学的研究对象的不断发展，具体研究内容也发生了变化，概括来看，主要有以下七个方面：

（一）更加注重了管理科学在秘书学中的应用和发展研究。

（二）更加关注秘书学实践中的经验对管理科学的推动和完善作用的研究。

（三）更加关注管理秘书学较传统秘书学的新发展研究。

（四）更加注重在现代市场经济体制下管理秘书学新特色的研究。

（五）更加关注并研究在全球化视野下管理秘书行业标准及职业化的国际发展新趋势。

（六）更加关注管理秘书各项具体实务的精细化、标准化、规范化发展研究。

（七）更加关注新形势下管理秘书人才模式培养机制的创新研究。

秘书机构:就是通常我们所说的秘书工作部门，是指在各级各类社会组织中为领导机构和领导者辅助管理、处理综合事务的综合办公机构，是党、政领导机关和企事业单位等各种社会组织都需要的重要职能部门。秘书机构设置的原则

1.效能最大化原则

坚持效能最大化原则，应该做到：

（1）科学分工（2）层次合理（3）优化结构（4）配置合理

2.适应工作需求的原则

3.分级管理、职、权、责分明统一原则 4.机构统一、相对稳定的原则

秘书机构的分类

1.按工作时间分为常设性的秘书机构和临时性的秘书机构 2.按社会性质分为公务秘书机构和私人秘书机构

3.按服务对象来分为群体服务的秘书机构和为个人服务的秘书机构

管理文秘机构的性质

(一)辅助性

（二）综合性(三)中枢性

（四）机要性

（五）服务性

（六）封闭性

管理文秘机构的职能：

（一）参谋助手

（二）后勤保障

（三）文书办理

（四）信息管理

（五）协调公关 文秘管理机构的结构模式

(一)因人分设、单一制模式结构

因人分设、单一制模式结构，主要是按照主要领导者和分管领导者的分工而设置的秘书机构，工作任务通常对应的秘书工作部门承担，即该领导的各类工作的辅助均由一个秘书部门负责。有利于领导分工工作的需要，其不足之处在于增加了管理层次，同时文秘人员业务繁杂，难以专精，有时因临时工作多而产生忙乱现象。(二)因事分设制

因事分设制，即根据秘书工作的业务范围而分设相应的秘书机构，即通过各自的业务活动，辅助领导工作和机关工作。如各办公部门中的秘书处(科)、文书处（科）、信息处(科)、督查处(科)、信访处(科)、调研处(科)等秘书机构，就分别负责文字工作、文书工作、信息工作、督查工作、信访工作、调研工作等秘书业务。因事分设制便于秘书机构的科学化管理，有利于秘书工作的规范化建设，有助于秘书工作质量的提高，其不足之处在于，不便于直接为领导工作服务。容易发生协调不当、工作失调的局面。

(三)混合分设制

混合分设制，即因人分设制和因事分设制二者兼之的组织模式通常有综合制二层结构模式，业务繁多的组织有的还设置为综合制三层结构模式。如某些办公部门中，同时设有秘书一处(科)、秘书二处(科)、秘书三处(科)„„综合处(科)、信息处(科)、信访处(科)、调研处(科)、接待处(科)„„。混合分设制既便于为领导工作服务，又便于为机关工作服务。其不足之处在于辅助服务的重点不突出，工作内容易于相互交叉和重复。文秘管理机构之间的关系

（一）平行独立

（二）业务合作

（三）规范指导

管理文秘的素质

一、政治素质

政治素质是文秘人员素质体系的核心，是文秘人员为人处世的根基。包括道德修养和职业修养两大部分。

二、知识素质

（一）基础知识。基础知识是指作为一个文秘所必须具备的最基本的知识。基础知识越扎实、丰富，文秘的潜力发挥就越大。文秘的基础知识主要包括自然科学知识和社会科学知识两方面。

（二）专业知识

文秘人员的专业知识同样可分为两大部分。一是文秘专业的基础知识，二是文秘人员所在行业的专业知识。

（三）完备的辅助知识

辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对文秘人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。文秘人员需掌握的辅助知识主要包括：1.管理学知识。2.公共关系学知识。3.心理学知识。4.经济学知识。5.人际关系学知识。

三、心理素质

心理素质是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。健康的心理素质是指个体能在各种环境中都能保持一种良好的心理状态。心理健康的目标就是能够随环境变化而及时调节心理结构，对社会做出积极的反应，达到同外界的平衡，从而培养符合需要的健全的人格。

四、健康素质

健康素质不仅包括没有疾病或不虚弱的传统意识，而且内含身体的、精神的健康和社会幸福的完美状态。它既是一种人的自然属性，更是一种社会属性，是一个囊括躯体健康、心理健康、社会适应良好和道德健康的统一指标体系。这四个方面相辅相成，不可分割，互相影响，互相促进。

管理文秘的能力

一、善于与领导相处的能力

二、洞察力

三、统筹能力

四、应变能力

五、社交公关能力

六、工作本身所要求的各种必备能力

（一）口头表达能力.1.说话要有真实性。2.说话要有实用性。3.说话要有针对性。5.说话要有规范性。6.说话要有艺术性。

（二）文字表达能力

（三）辅助决策的能力

（四）实用技术操作能力

处理好文秘与领导关系应遵守以下原则：

1.服从而不盲从的原则。服从于领导这一原则应该大力提倡，善于服从，巧于服从更不应忽视。这就需要掌握服从的技巧和艺术：

第一，对有明显缺陷的领导，积极配合其工作是上策。但服从不是盲从，有不同的看法和意见要善于提出，供领导参考。

第二，当领导交代的任务确实有难度，其他同事畏手畏脚时，要有勇气出来承担，显示你的胆略，勇气及能力。

第三，主动争取领导的领导，很多领导并不希望通过单纯的发号施令来推动下属开展工作。

2.尊重而不庸俗的原则。

3.主动工作而不“越位”的原则。4.多做实事，少露锋芒的原则。学会与各种性格类型的领导相处: 1.与自信型性格的领导相处。自信型性格的领导对自己充满信心，凡事都认为字迹能做好，相信自己的能力。这样的人做事有胆量、有冲劲，不拍失败，具有不屈不挠的精神。文秘与自信型性格的领导相处，必须完成领导计划和布置好的工作，这样才能获得领导的满意。如果领导刚愎自用，文秘人员则应尽快调整心态，以努力与其适应，否则，应立即放弃这份工作。

2.与优柔寡断型性格的领导相处。优柔寡断性格的领导，认为凡事得三思而后行，对事情的前因后果以及成败得失希望能考虑周全，做到万无一失。遇到这样的领导，文秘有两种选择：一是适应其性格特征，二是影响其性格特征，帮助其下决心，果断决策。文秘人员应将具体工作的可行性分析工作做好，把利弊得失、风险回报汇报清楚，并备好各种可选方案，这样既帮助了领导，也成就了自己。

3.与细心稳重型性格的领导相处。细心稳重型性格的领导通常注意细节，看重过程又看重结果，考虑问题细心周到，观察问题仔细认真。同样，细心稳重型的领导对待下属也很细致体贴，他不喜欢下属冒险，喜欢沉稳性格的下属。面对细心稳重型性格的领导，文秘人员应表现出其沉稳老练的一面，凡事要形成成熟的方案后再向领导汇报，切忌不成熟的建议。

4.与粗犷型性格的领导相处。粗犷型性格的领导办事果断豪爽，不拘于小节。粗犷型性格的领导对朋友和下属讲究缘分，看重义气，做事雷厉风行。面对粗犷型性格的领导，文秘人员不要有太多的书生气，你必须尽力使自己向领导的处事作风看起，依照领导吩咐的意思办事。

5.与实干型性格的领导相处。实干型性格的领导相信工作是做出来的，因此，他认为必须建立最适当的工作程序来保证工作效率。这样的领导必然是重制度、重考核、重业绩、重奖励的人。面对实干型性格的领导，文秘人员在工作中必须脚踏实地、一丝不苟，同时要掌握各种工作技能并充分利用各种机会彰显自身实力。在实干型领导看来，成功就是成功，失败就是失败，将事情办糟了就是你的无能。在社交时应遵循以下原则：

一是互酬原则。二是开放原则。三是真诚原则.最后是互利性的原则。应变能力:是指人在外界事物发生改变时，所做出的反应，可能是本能的，也可能是经过深入思考过程后，所做出的决策。

统筹能力:是指洞察事物、工作谋划、整合协调和创造性思维等方面的能力。素质:是指一个人在政治思想、工作作风、道德品质和知识技能等方面经过长期锻炼和学习所形成的，在日常工作和生活中经常起作用的基本条件或内在因素。人的素质具有较为稳定的属性，能对人的各种行为起到长期的、持续的影响作用。

心理素质:是在生理素质的基础上，通过后天环境和教育的作用形成并发展起来的，与人的学习和生活实践密切联系的心理品质的综合表现。个人形象 : 仪态 : 社交礼仪: 馈赠:

复议思考题

1．个人形象主要包括哪几方面内容？ 2．着装时一般遵循哪些原则？ 3.社交礼仪的内容主要包括哪几方面？ 4．请简述社交礼仪的原则。

第五篇：管理文秘

春学期《管理文秘》学习资料 1 1．公文的结构，要把握好哪些环节？其一般组成要素是什么？ 答：一般认为，主要是这样四对八个环节：层次和段落、过渡和照应、主次和详略、开头和结尾。公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。

2．公文的层次和段落的含义是什么？ 答：(一)层次。层次又称“部分”、“大段”、“逻辑段”等，是小于篇、大于段(有时也可以等于段)的结构单位。在公文中，它可以像篇和段一样，有明确的外部标志，如章程、条例等法规类公文，由“总则、第一章、第二章……附则”来构成，清晰地显现出层次来。它也可以没有明确的外部标志，但人们在阅读时，仍然能够区分出来，因为不同层次承担着文章内容展开的不同步骤。层次是结构诸环节中最重要的一环。结构的完整性和严密性，主要通过层次安排得以实现。公文层次的两种基本形态。公文的层次安排，有两种基本形态，一种是并列式，一种是递进式。开头通常是总述或总论，它自成一个层次。主体部分的各层或分述或分论，不是呈现并列形态，就是呈现递进形态。对事物几个不同侧面的考察，对事件发生的几种不同原因的分析，对法规中不同条文的陈述等等，都将形成相互并列的不同层次。如果是从事物的表象逐步深入去探索其本质，每一个深化的阶段就形成一个层次，各层次之间就是递进形态。从原因出发推导结果，或者反过来从结果出发寻找原因，也会有步步深入的过程，也是递进形态。另外，文章在偏重于记述事件或过程时，按照事实发生的先后顺序表述，事件的阶段性也必然会形成层次，各层之间也属于递进形态。

(二)段落。段落的含义和作用。段落就是我们平时所说的自然段，它是小于层次(有时也会有一个段落自成一个层次的情况)大于句子的结构单位。它有着段首空两字，段尾另起行的外部标志。段落的划分使文章的结构更明晰、醒目。古人写文章不分段落，给阅读造成的障碍是显而易见的。

3．划分段落的注意事项有哪些？ 答：对于层次的安排，段落的划分比较容易一些。只需注意以下三点：首先，保持段意的单一性。一篇文章只能办理一件事务，只能有一个中心话题，只能有一个中心思想。一个层次也是如此。对于一个段落而言，当然要遵循相同的原则。除过渡段承上启下，内容可以不单一外，意义段都不应违背这一原则。其次，注意段意的完整性。只有单一性还不够，如果一段话的意思没有表达完整就煞了尾，读者不知所云，也是结构的严重失误。其三，段落安排要长短适度。段落多长才合适？这并没有统一的标准。但是，如果一段文字有七八百字还不分段，读者就很难把握作者的思路和内容的步骤了。相反，段落都只有一两行文字，那又将思路切割的七零八碎的，读者也难以接受。一般地说，长到三四百字，短到三四十字，都是比较合适的长度。但特殊情况可以例外。还要注意长短标准的统一问题。有人写文章，思路连贯性强，段落较长；有人写文章，思路跳跃性强，段落较短，只要在一篇文章中前后统一，这都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一个标准，形成了文章前后风格的不一，那就是缺陷了，必须防止。

4．什么叫过渡？它们的作用是什么？过度的方式有哪些？ 答：（1）过渡的含义和作用。过渡就是在段落之间、层次之间进行衔接的形式或手段。依照我们前面讲过的层次和段落的理论，文章是由若干“板块”构成的。那么，在板块与板块之间，必然会有一些缝隙，使文气不能顺畅地通达。这样，作者就必须在板块之间铺路搭桥，以便文气畅达，前后文浑然一体。用于承前启后的形式和手段，就是过渡。公文在总论(或总述)与分论(或分述)之间，一般需要过渡；分论(或分述)之间，有时也需要过渡。

（2）过渡的方式。渡的方式有三种。一是过渡段，二是过渡句，三是关联词语。如果前后文内容差异较大，要安排一个段落承上启下，这个段落就叫过渡段。过渡段不是独立的意义段，主要功能不是表达意义，而是完成内容的转换。过渡句或出现在上层上段末尾用以“启下”，或出现在下层下段开头用以“承上”用关联词语过渡，常用的词语是“因此”、“但是”、“然而”、“总之”、“综上所述”等等，一般出现在下层或下段起首。