办公室费用控制管理制度

第一篇：办公室费用控制管理制度

办公室费用控制管理制度

第一章 总则

为进一步强化财务管理，严格控制费用开支范围及标准，依据公司财务规定，结合公司实际情况，特制定办公室费用控制管理制度。本制度所称费用的范围包括：差旅费、交通费、电话费、办公用品开支、业务招待费、会议费、维修装修费用、报刊杂志费用、培训费用和招聘费用等。

第二章 费用审批、审核的权限和程序

第一条

费用报销审批权限 除专门规定外，单项开支在 2000元以上（含2000元）的由营运副总批准；单项开支在500元（含500元）以上、2000元以下的由部门长审批，单项开支在500元以下的各部门主管领导审批。所有费用经财务总监审批。

第二条

下列费用不执行第五条规定，一律经总经办批准：

1、广告宣传支出；

2、对外捐赠性支出（优惠促销方案已经公司批准的除外）；

3、出差费用中的机票；

4、外部会务费、展览费；

5、外聘顾问支出、咨询公司会员费和咨询费；

第三条

下列费用不需要批准，由财务部总监审核后直接支付

1、资金结算手续费、票据费、银行借款利息支出；

2、经公司批准办理的社会保险费；

3、固定电话费、网络使用费、移动电话费在定额标准内的； 第四条

费用报销审核、审批程序及要求：

经办人员首先在每一张报销票据背面签字；然后凭事先批准的报告或费用支出审批表和票据报财务部主任（即主管会计）审核；最后报主管领导审批。未经审核、审批的报销凭证，出纳员不得付款报销。

第三章 差旅费和交通费

第五条

因公出差必须事先经领导批准。一般员工出差由部门负责人提请分管领导同意后批准；部门经理及以上人出差由总经办批准。

第六条

差旅费报销的范围和标准：

1、差旅费报销的范围：①往返区域的直接交通费用；②经总经办批准的其他费用。

2、火车票报销的限制标准：限报D字头二等座、Z字头车票和其他列车的硬卧及以下车票（特批除外），超标准乘车部分自付。

3、住宿费报销的限制标准：根据《办公室薪酬制度》执行。

4、上班期间因公业务的公交车票，和事先请示的车票可以报销，但必须先由本部门负责人签字。

第四章 电话费

第七条

公司固定电话费和网络使用费，由人力行政部按月交纳，按定额 标准当月控制，节约部分按奖励政策执行。

第八条

所有电话费报销必须凭实际费用发票，不得使用预付费发票和收据。

第九条

凡因工作需要，特殊情况下超标准的通讯费用，须作出说明，单独请示总经办批准后报销。

第五章 办公用品开支

第十条

办公用品由行政办公室统一管理，采购前应当根据日常需要，书面报告公司主管领导批准后由财务部采购。各部门需根据实际情况制定办公用品消耗定额进行管理。

第十一条

下列用品可以由使用部门单独申请购买或印刷：

1、财务部门可以购买或印刷会计账簿、凭证、报表、发票、收据、出入库凭证、算盘、电算化用品等财会用品，会计档案用品等。

2、相关部门办理合同文本的印制或购买。

3、技术部门专业用品的购置。

第十二条 本制度所指的办公用品包括：

一般消耗品：水笔、铅笔、圆珠笔、刀片、胶水、浆糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、便条纸、橡皮、夹子、钉书钉、白板笔、荧光笔、修正液、电池、墨盒、传真纸等。

管制品：复印纸、剪刀、美工刀、订书机、计算器、米尺、文件夹等。

固定资产：办公桌椅、电脑、打印机、传真机、电话机等。

第十三条 公司由专人负责采购、保管、发放、登记、汇总。各部门负责控制本部门的办公物品预算使用情况，审核个人领用申请、提出部门领用申请。每月考核各部门的办公物品费用预算执行情况，考核标准依据财务预算指标。

第十四条 办公耗材尽量采取集中领取的方式以减少行政人员的重复工作量。每月各部门集中统计本部门的领用需求，统一到专人处登记领取。公司新入职工作人员的基本办公用品，由所在部门根据聘用人员工作需要配齐。

第六章 业务招待费

第十五条

业务招待费的开支必须有利于公司经营的开展，有利于拓宽公司的业务范围，有利于促进企业与业务关系单位和职能管理部门之间的正常交往。本着“需要、合理、节约”的原则从严掌握。

第十六条

公司的业务招待费支出，原则上要“一次一清”，严禁“合并”或“拆分”报销。报销时，应标注招待对象。报销审核时，招待费报销发票后必须附当次招待支出清单，清单必须加盖公章。否则不得审核报销。经总经办批准，由财务部门单独存档备查。

第七章 会议费用

第十七条

会议费用预算标准经总经办批准。

本条所称会议直接费是指：会议室租用费及会晤食宿支出等。

第十八条

公司承办的会议，由人力行政部负责，费用经财务审核、总经办 批准后报销。

第八章 维修装修费用

第十九条

一万元以上的装修、改造支出须事先报告总经办批准。日常维修，由公司主管领导批准后办理。第二十条

装修改造超过1万元以上的，必须做预算说明，并签订书面合同。报销时必须凭发票、验收合格报告；领用本公司物资的，结算时凭清单或出库单从总价款中扣除。

第九章 报刊杂志支出

第二十一条

公司内部各部门因工作需要订阅报刊杂志的，应当于每年的订阅时间报告人力行政部，不得订阅娱乐性报刊杂志。

第二十二条

人力行政部负责汇总，报主管领导批准后统一办理订阅。第十章 招聘培训费用

第二十三条

培训招聘费用计划应当列入年度工作计划，需要的费用预算由主管部门提报，经总经办批准。

第二十四条

需要聘请外部人员的讲课费用，报总经办批准。

第十一章 其他支出

第二十五条

劳动保护费 劳动保护费包括工作服、劳动保护用品等，财务部根据实际情况制定年度预算进行管理。

第二十六条

环境绿化费用

环境绿化费用包括办公室内花木盆景、鱼的购置等支出，根据费用预算由人力行政部负责。

第二十七条

水电费

人力行政部负责水电费的管理，加强用水、电安全管理。

第十二章 罚则

第二十八条

本制度公布后，不按本制度有关规定管理、报销费用；没有规定责任人的，超范围、超标准部分由主管领导承担。

第二十九条

未经事先批准所发生的费用由经办人承担；未按本制度规定履行审核、审批手续私自报销的费用由出纳员承担。

第十三章 附则

第三十条

本制度自2011年3月1日起执行，如有变更再以书面形式通知。第三十一条

本制度由公司人力行政部负责解释。

第二篇：物流费用预算控制管理制度

物流费用预算控制管理制度目的为促进公司建立、健全内部约束机制，推动企业加强费用预算控制管理，进一步合理的降低各项费用，以达到企业利润的最大化，结合公司目前的实际情况，特制定本制度。掌握程度

重点掌握：公司全体员工考试分数应为满分。

一般了解：无内容：

3.1公司预算组织的分工

3.1.1 公司法定代表人对公司预算的管理工作负总责；财务管理中心总监分管公司预算的管理工作，拟订公司预算的目标、政策；财务管理中心预算控制部（以下简称预算控制部）主要制定预算管理的具体措施和办法，审议、平衡预算方案，组织下达财务预算，协调解决财务预算编制和执行中的问题，考核预算的执行情况，并负责预算执行情况的分析和报告，督促各部门完成财务预算目标。

3.1.2 公司各职能、营业、操作部门要密切配合财务管理中心预算控制部做好相关的工作，要及时与预算控制部沟通，反映公司相关情况；并在预算控制部的指导下，学会制订本部门预算，且能进行执行情况分析。

3.2费用预算的内容

3.2.1目前公司的费用预算主要是指管理费用和销售费用的预算。根据公司的目标，分各个月份制定月度预算指标。

3.2.2管理费用预算的项目明细有：工资费用、办公费、差旅费、交通费、房租费、水电费、广告费、通讯费、业务费、交通罚款费（原运杂费）、签单租车费、社保费、单据费、奖金、培训费招聘费、车辆修理费、加油费、停车路桥费、购车补贴、保险费、维修费、品牌建设费、工伤费、劳动保护费、审计咨询律师费、研究开发费、促销物料费、其它，共28项；其中办公费用细分成；定额办公用品、非定额办公用品、快递及邮寄费、桶装饮用水、其他五类；通讯费分为手机话费补贴和固定话费等二类。

3.2.3 销售费用预算的项目明细有：工资费用、奖金、房租、水电费、通讯费、业务费、办公费、维修费、工伤费、差旅费、交通费、社保费、保险理赔费、交通罚款及公司罚款、广告费、促销物料费、劳务费、单据材料费、赔款准备金、装修费、附加费、其他，共22项；其中办公费用细分成；定额办公用品、非定额办公用品、快递及邮寄费、桶装饮用水、其他五类；通讯费分为手机话费补贴和固定话费等二类。

3.3费用预算的归口管理和适用范围

3.3.1管理费用中工资费用、奖金、社保费、培训费招聘费用、通讯费（手机话费补贴）和销售费用中的工资费用、奖金、社保费、通讯费（手机话费补贴）由人力行政管理中心人力资源部归口管理；管理费用中的水电费、通讯费（固定话费等）以及办公费中的定额办公用品、非定额办公用品、桶装饮用水三项和销售用中水电费、通讯费（固定话费等）以及办公费中的定额办公用品、非定额办公用品、桶装饮用水三项由人力行政管理中心行政部归口管理。由预算控制部统一对各部门以上费用下预算指标，经与人力行政管理中心协商后执行，由人力行政管理中心全权管理督促各部门上述费用控制在预算内。以上费用预算控制的第一责任人为人力行政管理中心总经理，第一责任人需指定一至二人为直接责任人，具体负责各部门上述费用控制和预算控制部就具体事项接口。

3.3.2管理费用中广告费、品牌建设费、促销物料费和销售费用中广告费、促销物料费、装修费由营销管理中心企划部归口管理。预算控制部对各部门上述费用下预算指标，经与企划部协商后执行，企划部全权管理督促各部门上述费用控制在预算内。以上费用预算控制的第一责任人为营销管理中心总监，第一责任人需指定一至二人为直接责任人，具体负责各部门上述费用控制和预算控制部就具体事项接口。

3.3.3管理费用中保险费和销售费用中保险理赔费由理赔服务部归口管理；管理费用中审计咨询律师费由法务部归口管理；预算控制部对各部门上述费用下预算指标，经与理赔服务部和法务部协商后执行，理赔服务部和法务部全权管理督促各部门上述费用控制在预算内。以上费用预算控制的第一责任人为分管这两个部门的高级经理，第一责任人可以指定二人为直接责任人，具体负责各部门上述费用控制和预算控制部就具体事项接口。

3.3.4管理费用和销售费用所有费用均由各部门自已归口管理；由预算控制部根据近几月的相关数据和各部门对本部门预算的相关意见结合来制定指标；各部门总监（经理）、各区域经理、区域总监为最终责任人，最终责任人可指定一人为直接责任人，具体负责各部门上述费用控制和预算控制部就具体事项接口。

3.3.5管理费用考核的适用部门：财务管理中心、法务部、资本营运部、绩效考核部、人力行政管理中心、副总办、IT部、总经办、华北行政人事部、华北财务部、华东行政人事部、华东财务部、深圳财务部、深圳行政人事部。

3.3.6销售费用考核的适用部门：营业部门（×××区域、×××区域、×××区域、×××区域、×××区域、×××区域），操作部门及其他（×总办、广州汽运中心、广州车队、速递中心、深圳配送中心、上海汽运中心、深圳车队、广州总调、运作中心、上海车队、交接部、汽运中心长途组、总部交接部、理赔服务部、呼叫中心、华北车队、营销管理部、企划部、华东运作管理部、深圳总调、北京汽运中心）。

3.4各费用项目的界定及流程：

3.4.1管理费用和销售费用各费用项目界定，见《关于××××年利润表格式及核算要求的管理规定》。

3.4.2办公费用中的定额办公用品是指各部门按人均10元/人，各部门经理级以上人员按20元/人定额，具体指：笔、笔记本、各种打印纸、电话、电话线、涂改液、订书机、订书针、白板、文件袋（夹、架）、电池、尺、计算器、键盘、鼠标、色带、硒鼓、碳粉、信封、印、油、各种夹子等等；非定额办公用品指除未达到时固定资产标准的和定额办公用品外的办公用品和用具。重申各部门的各类银行手续费不属办公费用，不能归属于办公费用，不能再走办公费用流程，而改走新设的财务费用报销流程。

3.4.3通讯费中的手机话费补贴指公司提供给个人话费补贴额；固定话费等指固定电话费、电脑部分配短信费及其它补贴通讯费、集群网、宽带费等。

3.4.4各费用流程见《关于财务类流程设置及明确审批权的管理规定》。

3.4.5各类费用申请时，必须在申请的附件中按统一的表格格式来申请，否则流程不予批准。

3.4.6补充说明：办公费用包括定额办公用品、非定额办公用品、桶装饮用水、快递及邮寄费、其他五类；定额办公用品先走物品管理-办公用品申请(限额限量办公用品)，非定额办公用品先走物品管理-物品申购；一般来说，办公用品不准外购，如遇情况特殊，经批准后，可走费用申请资金支出类流程-办公费用申请流程；桶装饮用水、其他办公费用走费用申请资金支出类流程-办公费用申请流程。

3.5部分费用的具体要求

3.5.1跨部门费用：一个费用应由多个部门承担的，流程起草人员要先与相关部门以邮件沟通确认共同分摊金额后再提交流程（双方邮件沟通均须同时发送预算控制部相关人员，流程要备注共同分摊费用的部门及金额，邮件知会对方确认登记台账；预算控制部根据流程起草人的说明，核实费用在相关部门间的分配，检查邮件沟通情况，如双方无邮件沟通处以20元/次的处罚，并在流程上把费用划入各承担部门，跨部门费用具体第二十条做说明。

3.5.2 管理费用中的签单租车费，是指职能部门用的车队签单车，原文件仍适用，要求每月5日，车队会计必须把跟各部门核对好的签单租车费打成明细单，联同车队签单联交到预算控制部进行相关审核，经审核签字后，才能交到财务管理中心核算部作帐务处理；如若车队没有与部门核对清楚或没有按时将明细单和签单联交到预算控制部审核，将给相关责任人相应的处罚。

3.5.3工资费用的数据，广州和省外的人员工资由财务管理中心资金结算部提供，华东人员工资由华东财务部提供，深圳人员工资由深圳财务部提供，所有提供部门必须在每月8日前，提供上月的工资数据。

3.5.4要求各费用按权责发生制来申请，以一个自然月为预算和申请费用的期间，各部门要在次月3日前将当月的费用全部走流程，错过此时间的费用将不允许再报销；各部门费用的报销必须待流程全部走完后方可执行，不得提前支付；所有费用除交通费按规定申请外，其他费用均应在当日提交申请流程或报销流程。

3.6费用预算的编制

3.6.1根据公司的实际情况，采取自下而上、上下结合的财务预算编制程序。

3.6.2预算控制部将设计好的费用预算的表格发至各个部门，征询各部门对表格的建议，确认后，各部门就按此表格格式进行部门的费用台帐汇总，便于统一管理。

3.6.3每月中旬要求各部门（营业部门以大区单位，职能、操作部门以最大单位名称为上报单位，如×××区各营业部门以吕宾大区集中上报；人事行政管理中心各部门各处以中心名义集中上报）先行上报本部门的下月各费用预算的情况，并要详细说明各费用的用途。预算控制部根据近期相关费用情况和各部门费用自测情况制定下月的各费用指标初稿，将初稿下发至各职能、操作、营业部门确认，双方交流后，再制定费用指标的定稿，下发至各部门。

3.7费用预算的执行说明

3.7.1各部门各费用一旦制定，各部门要无条件的执行；如有特殊原因导致无法完成预算的，必须有书面说明，经分管领导和财务总监批准后，到预算控制部备案，预算控制部将根据情况酌情处理。

3.7.2预算控制部要严格按预算来执行费用审批，原则上超支金额一律不能批准，特殊情况除外。

3.7.3 OA流程系统改进后，各部门将不需要逐笔登记台帐，可按要求从OA里导出来台帐，但每周四必须按费用台帐表格格式汇总报到预算控制部。

3.7.4各部门各费用预算的直接负责人为部门的总监（经理），直接负责人可指定专人负责部门台帐的登记及协助预算控制部对本部门进行预算控制的管理工作，具体责任人名单必须上报预算控制部备案，如没有按预算控制部的要求做好相关工作的将给予责任人相关金额的罚款或扣分，部门直接负责人按8020原则处罚。

3.7.5所有费用均对各发生费用部门进行考核，职能、操作部门部门总监（经理）为第一责任人，营业部门的区域经理、区域总监均为责任人，对B类费用以外的费用如完成相关预算则不奖不罚，若实际费用超过预算，则按超支额的20%进行处罚，以300元封顶；若节支，则按节支额的20%进行奖励以300元封顶；对B类费用，实际费用不超过预算的上下20%则不奖不罚，若超支和节支，奖罚同A类费用。

3.8费用预算的培训和分析

3.8.1预算控制部负有对各部门各费用预算控制的相关培训的职能。培训分为定期和不定期培训，培训的方式有面授、邮件、电话等各种形式。各部门必须准时参加培训。

3.8.2预算控制部每周对各费用的执行情况进行相关分析，及时掌握各部门的费用情况；每月对当月的费用做详尽深入的分析，进一步了解各部门的费用情况，达到进一步合理控制的目的。

3.8.3各部门每月要提供本部门的相关费用的分析，人力资源部、营销管理中心、理赔服务部、法务部还需对其负责的费用进行相分析，使全公司形成事事有预算，事事有控制的氛围。例外

此项无内容解释

5.1本制度自××××年×月×日执行。

5.2本制度由财务管理中心预算控制部负责解释。

第三篇：《费用管理制度》

费用管理制度

目的加强公司费用管理、控制不合理费用开支，提高经济效益。

范围

本公司全体员工的费用都应依据本制度执行。

责任人

各部门负责人及办公室人员。

内容

4.1

费用包括办公费、差旅费、招待费、运输费、通信费等。

4.2

报销有关事项

4.2.1

使用办公室制订统一格式的“用款申请单”、“费用报销审批单”、“付款凭单”、“采购申请单”、“借款申请单”等。

4.2.2

费用报销单据必须用蓝色或黑色水笔填写，用胶水粘贴附件于反面，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，作退回处理。

4.2.3

报销的原始票据要求是正规发票。发票级次：增值税发票，普通发票，财政、事业单位收据。

4.3

审核、批准规定

4.3.1

办公费、运输费由办公室主任审核、总经理批准。

4.3.2

借款申请单、采购申请单、用款申请单、差旅费、招待费、货款发票经部门负责人签字确认后，由分管副总审核，总经理批准。

4.4

借支规定

4.4.1

个人差旅费借款：需办理出差手续，填写“借款申请单”，由分管副总批准申请后方可办理借款。

4.4.2

差旅费借款限额：原则上员工为3000元；部长为5000元。

4.5

相关单据、费用说明

4.5.1

用款申请单

4.5.1.1

各项货款的用款必须附加采购合同、入库单、费用明细清单为审核依据。

4.5.1.2

办公场地、仓库、车间等租赁合同必须报办公室备案，作为租赁费支出依据。

4.5.2

差旅费

4.5.2.1

外地出差

指因工作需要出差的，要办理出差手续，凭“出差申请单”核销差旅费。到外地办事发生的费用，包括在途交通费、出差生活补贴、住宿费等。出差期间所乘坐的交通工具类别须经分管副总同意。

4.5.2.1.1

出差回公司后，在3个工作日内办理报销手续，返回公司时间以回程车、船、飞机票时间为准。

4.5.2.1.2

在途交通费

乘火车10小时内可以到达的，原则上不得乘坐飞机和软卧。

在途交通费包括飞机场至宾馆的往返出租车费、机场建设费、保险费。

因工作需要开私家车的，按每公里1.5元计算交通费。

4.5.2.1.3

出差生活补贴

出差生活补贴（需在外住宿）按标准执行（见下表）。

出差天数以车、船、飞机票的时间为标准。出发时间在12:00（含）之前的，出差天数计为1天，反之为半天；到达时间在18:00之后的，出差天数计为1天，反之为半天，餐费30元。

出差人员到公司业务单位所在地出差，期间接受业务单位接待的，则生活补贴不予发放；参加各种会议、培训，视具体情况办理。

4.5.2.1.4

住宿费

住宿费按公司标准、职务级别给予报销（见下表）。

出差同行人员中职务级别不一致，其他同行人员经分管副总同意后，可享受最高级别人员的住宿标准。出差人员如为单数，或同行人员中有异性，住宿费可以按标准乘以2的范围内报销。

职务级别

项

目

总经理、副总经理

正、副部长

员工

生活补贴

实报实销

80元/天

80元/天

住宿费标准

发达地区

实报实销

180元/天

150元/天

一般地区

实报实销

150元/天

130元/天

4.5.2.2

本市出差（或办事）

4.5.2.2.1

市内交通费按实报销，原则上以公司车为主，无特殊情况不得乘坐出租车；若有特殊情况的，事先向上级领导提出申请，批准后方可乘坐。

4.5.2.2.2

因工作需要而加班或外出办事的，时间在7:00前或19:00后可乘坐出租车。

4.5.2.2.3

乘坐出租车的，在报销车费时，须在出租车票反面，写明乘坐原因、起讫地点，不写明以上两项内容的，不予报销。

4.6

招待费

因工作需要，需要招待客人前，应口头或书面的形式向总经理或办公室提出本次费用申请。

招待费报销时，简要列明事由、参加人数；不写明以上内容，在报销时作退回处理。出差期间的招待费须与差旅费同时报销。

4.7

办公费

是指因日常工作的需要而购买的办公用品及其他办公性质的消耗，如购买纸笔、印制名片、邮寄费、快递费、因工作需要公司统一订购的报纸及书刊、办公室清洁卫生所需的用品等。

4.9

运输费

4.9.1

运输费支付应填写“用款申请单”并附货运合同、正规的运输发票（带抵扣联）、货运清单、部长审核，对以上四项附件不全的用款，不予审批，作退回处理。

4.9.2

注意事项

4.9.2.1储运部在比较货运公司的信誉及价格后发运，力求降低运输费，尽量减少无效运输。

4.9.2.2

不论何种情况，都必须与货运公司签有货运合同或协议，作为报销运输费的附件之一。

4.10

本制度由办公室负责解释、监督。

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END

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第四篇：新版费用管理制度

费用管理制度

第一章

总则

第一条

为了加强公司费用开支管理，规范报销行为,根据国家有关法律、法规，结合实际情况特制定本制度。

第二条

本制度的费用是指个人在办理公司业务时支付的费用（如：差旅费、市内交通费、业务招待费、邮寄费、通讯补贴）及公车费用等。

第三条

不得用于报销费用的情形：

1、全员私人化费用不得报销，能证明该费用是因公发生的除外。

2、虚构业务、变造发票等不正当行为炮制的费用不得用于报销，否则一经查实，公司一律按涉及金额的十倍予以惩罚。

3、办理公司业务时违反法律、法规、规章导致的罚金、罚款支出不得报销，特别紧急情况下的应急处理（如违章停车）造成的罚金、罚款可由公司领导酌情处理。

4、在处理公务时，对于行为不当可能造成危害公共安全的行为（如闯红灯）导致的一切后果在任何情况下都不得报销损失费用。

第四条

公司所有费用报销时均须提供合法有效票据，具体包括发票、财政票据、境外签收单据等。

第五条

本制度仅对列举的费用做了具体规定，对于未列举的费用由财务部参照本制度执行。

第六条

本制度适用于公司全体人员。

第二章

审批制度

第七条

费用审批原则：分级负责、层层把关。各部门主管负责本部门人员业务费用真实性、合理性的审查；分管领导（如有）负责对业务情况进行总体审查；财务审核业务费用合规性、票据合法性等；总经理负责报销费用的最后审批。

第八条

费用报销流程：

报销人填写报销单 → 报销部门主管审核 → 分管领导审批（如有）→ 财务审核 → 总经理审批 → 出纳结算。

第三章

列举的费用管理规定

第九条

差旅费

差旅费包括城市间交通费、市内交通费、住宿费、餐饮补助、其他费用等。城市间交通费、市内交通费、住宿费及其他费用在规定标准内凭发票报销，餐饮补助实行定额包干。

（一）城市间交通费

1、出差人员要按照规定等级乘坐交通工具，凭票报销城市间交通费。未按规定等级乘坐交通工具的，超支部分自理。

2、出差路途较远或出差任务紧急的，经单位领导批准方可乘坐飞机，报销时先由总经理在机票背面签字同意。

3、不同级别的人员一同出差可选择享受高级别的交通工具待遇。

4、自驾私家车出差的，车贴按0.7元/公里计算，足额贴加油票报销。过路过桥费凭票据实报销。

5、业务员出差须完整记录行程明细，自驾车出差的，还需填写过路过桥费金额，并主动向销售部门报告行车公里数。

（二）市内交通费

1、出差地区域内交通方式包括乘坐公交车、地铁和出租车。公司鼓励优先乘坐公交车和地铁交通工具，在报销时凭发票给予实报实销。

2、报销出租车费用时，需列明出行记录，说明对方单位人员、事由。

3、对于审核发现出租车发票号码连号（发票号码从倒数第三个至第一个区间相同、最后两位数间隔50以内的为连号），且无合理解释的，直接核减连号发票的十倍金额作为诚信处罚。

4、自驾车出差的，原则上不再报销市内交通费。

（三）住宿费

1、住宿费实行住宿标准总额控制，出差人实际住宿费总额超出住宿标准总额的部分不予报销。

2、报销住宿费时须提供足额且当地的住宿发票。否则以50元/天包干额度计算，按较大金额的报销住宿费。（公务员出差定额包干费为80元/天，含餐饮费）

3、本制度住宿费标准为一个标准间的费用。同性两人同行出差住一个标准间，副总经理级及以上人员提倡住一个标准间。

4、出差到北京、上海、广州、深圳、天津五个一线城市的，住宿标准增加50元/天；出差到杭州、南京、济南、重庆、青岛、大连、宁波、厦门八个二线经济发达城市的，住宿标准增加30元/天。

（四）餐饮补助

1、餐饮补助按出差天数实行定额包干30元/天。半天统一按20元标准给予补助。

2、出差天数原则上以车船（机）票出发时间计算，十二点之前出发的当天按一天计算，十二点之后出发的当天按半天计算。不能证明实际出发（返回）时间的，统一分别按半天计算。出差当天往返的视情况而定。

3、出差在40公里以内（含市内），不享受餐饮补助。

4、出差期间宴请客户的，需连同差旅费一起报销。同时按10元/次扣减当天的餐饮补助。

（五）出差费用标准

城市间交通费（元/次）岗位职级飞机总监级（副）主任（副）实报高铁动车实报火车实报硬卧硬卧硬卧硬卧汽车轮船实报普通普通普通普通标准间实报***0住宿费（元/天）餐饮补助（元/出租天）公交车车实报明细报销明细报销明细报销明细报销明细报销明细报销实报实报实报实报实报无30303030市内交通费业务部以外各部门一般行管人员普通工人大区经理报批二等座报批二等座报批二等座报批二等座业务部年销30台业务员报批二等座（等值250万）业务员报批二等座硬卧普通120实报30硬卧普通100实报30 注：城市间交通费、住宿费均为费用上限，确需超标的须履行报批手续。

（六）报销期限要求

出差人员应在返回公司后七个工作日内办理报销手续。超过规定期限的，按超过天数处以10元/天的罚款。

第十条 市内交通费

参照差旅费的市内交通费规定执行。第十一条

业务招待费

（一）招待申请

1、公司严格控制招待经费开支，总经理以下级别管理人员招待前必须事前请示公司领导。

2、招待实行谁主张谁申请的原则。本部门职责内业务原因的招待由部门内人员填写招待申请单，公司层面招待由行政统一填写招待申请单。

3、业务人员原则上不允许私自招待客户，特殊情况须报销售部门负责人和总经理同意后方可。

4、因公原因的工作简餐标准接待（标准30元/人内，人数不超过10人），实行简易报销流程。即报销时先由公司部门负责人签字，财务审核后交总经理签批。

（二）招待规格

1、出于商务礼仪考虑，招待双方人员最高级别需对等。如对方部长级别，我方也需派部长级别人员参与。

2、招待双方人员数量限制。客户来公司拜访的，原则上我方接待人数不应超过客户人数。

3、对于客户主动要求来司考察或参加公司展会，业务员应合理评估客户成交意愿，并事先汇报公司领导，对于缺乏诚意的客户应委婉拒绝。

4、对于擅自做主或未执行招待费有关规定的，公司不予承担额外的费用。

（三）费用标准：

用 餐50（元/人）香 烟40（元/包）酒 水100（元/斤）第十二条

邮寄费

1、私人物件的邮寄费不得列入公司结算单报账，一经发现，扣罚其邮寄费十倍金额作为诚信罚款。

2、报销邮寄费时，需要附邮寄详单和发票。第十三条

通讯补贴

1、员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位根据员工工作性质和职位不同设置，标准如下：

职 务副总经理以上总监级主任、副主任级其他人员话费标准(元/月)据实报销180-200100-18050-100

2、具体执行公司制定的《员工通讯补贴标准清单》。

3、享有通讯补贴的员工于每月第二周的报销审核日将上月电话费发票粘贴好走报销流程。手机交费发票不得用于报销。

4、销售、市场及售后部门一线员工的通讯补贴直接计入工资按月发放，其余享有补贴人员凭票报销形式发放。

第十四条

办公用品、低值易耗品费用

1、此类费用正常由公司集中购置,并指定专人负责。

2、各部门应在每月25日前填制本部门下个月的物品申领计划并给部门负责人签字，交至办公室统一购买。

3、员工因公需要临时购买的办公用品或工具等，可由部门负责人同意后购买。如购买的物品为非一次性工具的，报销时需提供入库单连同发票报销。如购买的属于公与私难以区分的可娱乐性电子产品（手机、IPAD、相机、望远镜等），报销时需行政确认使用状况（领用登记簿原件行政留存日后清查）。

4、行政应针对可娱乐电子产品的使用情况建立管理台账，保证每年清查一次。对于中途离职人员要做好使用资产移交方可办理离职手续。

第十五条

公务车费用管理

1、公司车辆由行政驾驶班组统一管理，具体车辆调度由行政主管负责安排。车辆加油卡由行政主管负责管理。

2、公司车辆使用前，需登记车辆使用记录。

3、车辆使用人用车结束后，报销车辆油费、过路过桥费时，需先经车辆管理部门签字确认后，再到财务审核。

4、公司车辆加油卡只对公司对应号牌的车辆加油，如违规使用加油卡加油的，一经发现予以通报全司，并追罚公司损失的十倍金额罚款。

5、驾驶员不得私自向外借车、出私车，因私自向外借车、出私车以及违反交通规则等造成的事故责任及经济赔偿全部由驾驶员本人承担。对于私自转借、出私车的行为，一经发现直接处以500元罚款。

6、公务车集中充油卡由行政主管负责申请，审批后交出纳充值及分配。油费发票由驾驶员或出纳择机前往加油站总公司开票。

第四章

报销规范性要求

第十六条

报销单填写

1、费用报销单需填写完整：部门、日期、内容、大小写、合计数、附件张数、签字等。

2、规范的大写金额：零壹贰叁肆伍陆柒捌玖拾佰仟万。第十七条

原始票据的要求

1、业务经办人应充分取得费用的相关原始单据，如：合同或协议、合法有效票据等。

2、发票日期距离报销日期原则不得超过90天，跨年的不超过30天。第十八条

票据粘贴要求

1、原始发票单据及附件应按照报销的经费项目进行分类整理，如办公费、招待费、差旅费、住宿费等，应按照类别分别粘贴。

2、单据粘贴封底规格：同公司印制的单据报销封面大小（A4纸一半）。

3、具体粘贴要求：

（1）原始发票单据及附件必须由上而下、自左至右、均匀排列粘贴。（2）同类票据在同一张报销封底上按照先小后大的顺序粘贴。（3）粘贴的原始发票单据及附件不得超出报销封底范围。

4、不得使用订书机、回形针、大头针固定原始发票单据及附件。第十九条

对于不规范的费用报销单据，一律退回到报销人或其所在部门主管处。

第二十条

财务作为公司财物核心监管部门，有权对不合规、不配合的报销做出机动性惩罚的决定，其他部门或人员无权干涉。第二十一条

任何报销单据只有同时经财务审核及总经理审批后方可办理支付结算手续。

第五章

报销时间的具体规定

第二十二条

为合理安排员工报销时间，提升工作效率，现将报销时间规定如下：

1、审核时间：每周一、周三全天为报销审核日。

2、付款时间：每周四下午为报销付款时间。

第六章

附则

第二十三条

本制度解释权归公司财务部。

第二十四条

本制度自2018年1月1日起执行。第二十五条

本制度经总经理签字后生效。

总经理签名：

二〇一七年十二月三十一日

第五篇：费用管理制度

费用管理制度

第一条

为有效的降低公司的运营成本，提高公司竞争力，加强费用的监管并明确监管人责任，严格把好费用开支关，堵塞费用开支上的漏洞，切实把不合理的费用支出压下来，特制定本制度。

1、公司费用实行分类管理，归口控制，适时监控的分类分部门的条块管理模式。这里的费用是一个管理概念，指公司除商品采购成本以外的所有费用。

2、各级费用管理的责任承担者，都必须做到责任内容清楚，职权范围明确，考核奖惩分明，贯彻责、权、利三结合。

第二条 费用报销基本要求及原则

1、报销费用必须以合理、合法、真实的凭证为依据，原始发票不得臆造、涂改，不得伪造发票。

2、发生的费用必须按规定分类填写公司统一的报销单据，不得随意填写。

3、各种原始凭证必须大小写一致，不得涂改，并注明附件张数和所属部门和职务，内容和项目必须齐全。

4、原始凭证必须按公司规定的程序进行审核、签字，相关手续必须完备。

5、出纳人员要严格遵守费用报销制度，认真审核各种凭证，对不符合公司制度的原始票据及越权审批的费用和支出一律不得报支，检查封面金额与所附单据是否相符，并要承担责任，凡不符合规范报支的，按报支额的10%处以罚款。

6、各种原始凭证由所属费用项目的部门审核并呈报审批，门店费用一律由门店财务主管初审，门店店长签字后方可呈报总部审批，否则总部不予审批。

7、各种当月费用报销必须在每月25日前送呈有关领导审批，各级领导应及时审批，防止造成费用入帐逾期现象。

8、对于手续或填写不符要求的一律退回修改、补全手续、重填凭证；对于不得报支的费用项目，一律退回拒付；对于超期申报的费用，根椐相关规定进行报支。

第三条 费用开支审批程序

1、公司各部门应根据工作需要，事先拟订费用支出计划，报总经理同意签批后，交财务部备案，审批流程不完整的财务不予受理。

2、计划内费用报销程序：经办人签字——部门经理或门店店长审核签字——财务主管审核是否超预算并填制付款凭证等（对大额支出及超预算部分由总经理审批）——出纳检查单据后付款。

3、所有费用开支，若总经理不在，需经电话请示总经理后，方可予以开支，待总经理回到公司再予补签。

第四条 费用开支管理

1、人工费用管理

⑴ 人工费用包括所有人员基本工资、工龄工资、各种奖金、加班工资、补贴工资等支出。⑵ 人力资源部根据公司实际情况和要求，对各部门、各门店进行定编定岗，确定各岗位的基本工资标准。

⑶ 各部门、各门店必须在每月2日以前将审核无误的考勤表上报公司人力资源部，并同时在本部门张贴考勤表。后勤各部门由总办统一上报。4日以前为各部门员工对考勤结果反馈时间，人力资源部负责检查各部门考勤表是否真实，发现情况不实，责成纠正。5日以前人力资源部必须把核实后的考勤表报送财务部。考勤记录规定：各部门报考勤时，必须将出勤情况分清病假、产假、婚丧假、探亲假、事假、旷工等如实记录。在公司规定范围之外凡需加班的，要填报加班申请表一式两份，报主管及人力资源部审批。无加班申请表的不予计算加班工资。部门之间人员调动，根据人力资源部开出的员工调职通知单等，调出部门负责报调出前的考勤，调入部门应在调入之日起，开始登记考勤。

⑷ 财务部依据人力资源部提供的基本工资、工龄工资、考勤情况的通知及各部门、各门店绩效完成情况计算工资。

⑸ 工资发放时间定为每月8-10日，财务部应及时将工资发放到员工本人，并完善发放手续。离职人员必须到总部领取。

⑹ 人力资源部对定编定岗、基本工资标准的合理性，工龄工资及其他工资项目的准确性负责。财务部对工资计算和发放的及时性、准确性负责。

2、配送费用管理

⑴ 配送费用指门店之间的商品调拨费用和配送费用等。包括：送货车辆的通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用以及其他有关仓储支出等。

⑵ 由于配送费用受销售情况影响较大，公司对配送费用依据销售变化情况实行定率管理，各分公司配送部门负责管理所属配送费用，应提高效率，有效降低配送费用。配送中心负责整个公司配送资源整合，对所属各类配送费用发生负有第一责任。

⑶ 自有车辆按照配送中心的规定进行规范管理，对购买的燃料，财务部门必须进行列帐处理，并根据每月实际耗用数进行核销。购燃料必须开具增值税发票，并按规定进行抵扣。长期外叫车辆应签订合同，预收一定数量的押金，并交公司财务部备案。

⑷ 配送部在掌握车辆维护、用车、油耗情况基础上，制定当月车辆费用开支计划。

⑸ 市外采购商品用车油费报销，需由驾驶员在发票背面注明行车起讫路程，由配送中心主任根据里程表、耗油标准、加油时间、数量复核签字，采购部经理验核签字。

⑹ 对车辆实施中大维修前须提出书面报告，说明原因和预计费用，报销时在发票上列明详细费用清单。

⑺ 对商品配送或采购中发生的过路费，司机应及时让配送中心主任签字，配送中心主任根据出车路线、时间核实签字。

⑻ 配送中心因工作确需雇佣搬运工的以及其他有关仓储费用支出，按公司费用审批程序执行。

3、广告费用管理

⑴ 广告费用内容包括各类媒体广告及宣传性支出。

⑵ 营运部根据销售计划及促销活动计划，制定公司广告收支计划和成本预算，经总经理审批后财务部备案。

⑶ 采购部根据营运部的支出计划和成本预算，筹划传播途径，分解广告费用并报公司总经理审批，交财务部备案。

⑷ 广告费的回收由采购部相关业务员负直接责任。广告费回收计划必须详细到供应商、品类交财务部挂应收，应收广告费必须得到供应商确认。

⑸ 财务部凭广告成本预算和应收计划进行收付结算，没有应付计划、超出预算和应收未完成的，财务部有权停止付款。

4、办公费用管理

⑴ 办公费用包括水电费、固定电话费、移动通讯费、办公用品、其他行政办公费等。⑵ 公司对办公费用原则上实行预算责任包干制，各部门经理，各门店店长对所属单位发生的办

公费负第一责任，总办部对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。⑶ 水电费。由总务部根据门店面积、季节变化制定各部门的控制标准，对于超过标准的，由该部门自行分解承担。标准的调整由部门提出申请，总务部审批。水电费必须开具增值税发票，供财务作为抵扣入帐。报批流程：各门店申请——总务科审核——主管副总核批——总经理审批——财务主管审核——出纳检查付款

⑷ 固定电话费。由营运部制订使用标准，原则上与门店大小、销售直接挂钩；对于超过标准的，由该部门自行分解承担。标准的调整由部门提出申请，营运部审批。报批流程：

市内店由总办按时统一交纳——财务主管根据费用标准审核（超过标准按公司规定执行）——总经理审批——出纳检查付款

县城店由驻店会计交纳——财务主管根据费用标准审核（超过标准按公司规定执行）——总经理审批——出纳检查付款

⑸ 办公费用包括印刷各种帐表、购买发票、打印纸、办公用品、笔墨、标价牌、名片、邮寄、书报等费用。各部门经理，各门店店长对所属单位发生的办公费负责，总办对整个公司发生的办公费用负有监管和控制责任。办公用品采购和印刷各种帐表等由资产部负责采购、印刷。

⑹ 公司办公费用报销必须严格按公司费用审批程序执行，各单位每月应对超出预算的所有办公费用上报总办，并报总经理确定是否报销并负责处罚。

5、差旅费用管理

⑴ 公司员工因公出差，一律乘坐汽车或火车，长途可购硬卧车票，不得乘坐飞机，因特殊情况需要乘坐飞机，必须报总经理批准，否则不予报销。

⑵ 在途补助：连续乘坐汽车和火车6小时以上，按每人每天50元标准发放；

⑶ 住宿每人每天按100元标准住宿，出差住宿按天计算，副总经理以上实报实销，但不得超过三星级，不同级别员工同时出差，住宿标准在请示总经理同意后，可享受高职务标准；

⑷ 住宿伙食补贴每人每天50元

⑸ 员工出差原则上不得乘坐出租车，下列情况除外: ① 出差目的地偏远，没有公共交通工具的； ② 携有大额款项或重要文件须确保安全的； ③ 收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的； ④ 陪同重要客人外出的； ⑤ 执行特殊业务或夜间办事不方便的；

⑹ 员工出差应按最简便快捷的线路乘坐车船，不得绕行。如出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览，其绕线多支付的费用均由个人自理，期间按事假考勤。

⑺ 报销差旅费必须在回公司5天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理。

⑻ 差旅费报销经办人必须填制差旅费报销单，报销单据上必须注明所属部门、日期及出差事由，交通费写明出差地点、时间、乘坐线路和车费金额。补贴以出差时间满12小时起计算。

6、招待费用管理

⑴ 招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。

⑵ 各部门因公招待必须事先申请总经理批准，如有特殊原因，必须事先电话请示批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（董事长、总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。

7、修理费用管理

⑴ 修理费用包括车辆的维修保养、电脑、传真、复印机、电子称、电器、消防器材等各类财产的维修以及购置的修理配件开支。

⑵ 公司运输车辆的维修保养由配送中心负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。后勤用车辆由总务科负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。

⑶ 电脑、传真、复印机、电子称等电子产品维修由信息部负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。

⑷ 冰柜、空调等电器及其他设备的维修由总务科负责，制定维修保养计划和费用预算，报总经理审批。

⑸ 因个人使用不当造成财产损坏需修理的，由个人自行修理，公司不垫支修理费。

⑹ 对于各类资产的大修理，上述负责部门需提前申请，说明原因和预计费用，经总经理批准后方可实施。

8、房屋装修费用管理

⑴ 房屋装修费用是指用于门店经营场所、仓库、办公场所等日常装修和开业装修支出。

⑵ 房屋装修必须事先提出申请，注明费用预算，经总经理批准后方可实施。

⑶ 装修费用报销，在预算费用内支出按费用报销程序核报。超出预算外装修费用须写出书面原因，报总经理核批。

9、其他费用管理

其他费用包括各项税金缴纳、各项执照的年检、职工培训费用、购买教材（含录象、录音、光盘等）、公司举行各种活动、生日蛋糕、探望职工等费用。

以上费用支付必须由所属费用的责任部门提出申请，总经理批准，按公司规定实施。银行手续费按银行收费标准支付。第五条 经办人、审批人职责

1、经办人必须如实填报各项报支凭证和申请上规定的项目，并对所报支内容的真实性负责，并签名。

2、部门经理、门店店长对本门店（部门）人员所有费用内容发生的真实性、必要性、合理性审核和对本

门店（部门）所有费用进行控制，并在原始单据上签字。

3、配送中心主任对公司所有仓储运输过程中发生的一切费用的真实性、必要性、合规性审核，并在原始 单据上签字。

4、各职能部门对所属职能内支出进行审批，对计划和规定负责，并签署审批意见。

5、总经理对整个公司费用支出进行控制。

6、财务部经理对公司的所有支出进行计划性、合法性和制度执行进行审核。

7、出纳人员对所有费用报销单据的真实性、合法性做最终的审核。