财务会计档案资料借用规定（大全5篇）

第一篇：财务会计档案资料借用规定

财务会计档案资料借用规定

为加强财务会计档案资料管理，更好地为生产经营服务，特做如下规定：

一、财务会计档案资料的种类 财务会计档案资料主要包括：

1、会计凭证：指原始凭证、记帐凭证等；

2、会计帐簿：指总帐、明细帐、现金银行日记帐等；

3、会计报告：指会计报表、会计报表附注、财务情况说明书以及财务决算审计报告等；

4、财务证照：指企业资信等级证书、税务登记证等。

二、财务会计档案资料的借用

1、公司财务部负责本部门财务会计档案资料的管理，指导所属单位财务会计档案资料的管理。

2、公司各成员单位和各部门查阅、使用公司财务部管理的会计档案资料，无论原件或复印件，均须填写《财务会计档案资料借用申请表》。

（1）各成员单位填写的《财务会计档案资料借用申请表》须经单位主要领导审批，并通过集团公司归口管理部门，向财务部办理查阅、借用手续；

（2）公司各部门填写的《财务会计档案资料借用申请表》须经部门负责人审批后，向财务部办理查阅、借用手续。

3、会计凭证、会计账簿和会计报告原件只允许查阅，不得带离财务部。

4、各类财务证照原件原则上不出借，确需借用的，须经公司总会计师审批后，方可借用；借用的财务证照原件逾期不还者，取消以后的优先借用权。

5、出借的各类财务会计档案资料复印件须加盖注有使用单位和用途字样的印章。

6、借用的财务会计档案资料须严格保管使用，严禁涂改、转借、出租、转让、改变用途等，如有以上行为者，一经发现，严肃追究有关当事人的责任。

某公司会计档案管理制度

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第一条 为加强会计管理，特制定本管理办法。

第二条 企业的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、查账报告、验资报告、财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、董事会计等各种会计资料。

第三条 会计档案的保存。

财务部应有专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷登记有效。

会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体和保管年限详见附表。

会计档案保管期满需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经部门经理审查，总经理批准，报上级有关部门批准后执行。由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由审计部和财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。

第四条 会计档案的借用。

财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。

集团内各单位若因公需要查阅会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务经理同意，方能由档案管理人员接待查阅。

外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经财务经理同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。

会计档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还。

第五条 由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

第六条 本办法适用于公司总部、下属全资及控股企业。

会计档案保管期限

档案名称

（一）会计凭证类

1.原始凭证、记账凭证 15年

其中：涉及外来和对私改造的会计凭证 永久

2.银行存款余额调节表 3年

（二）会计账簿类：

1.日记账 15年

其中：现金和银行存款日记账 25年

2.明细账、总账、辅助账 15年

3.涉及外来和对私改造的会计账簿 永久

（三）会计报表类：

1.主要财务指标报表 3年

2.月、季度会报表 15年

3.年度会计报表 永久

（四）其它类：

1.会计档案保管清册及销毁清册 25年

2.财务成本计划 3年

3.主要财务会计文件、合同、协议 永久 1.公司其他部门如有需用财务资料时，应写明本次需要资料的内容和用途，并有本部门负责人，财务务部负责人和提供财务资料的会计签字后再到财务部存档外进行登记领取财务资料（包括报表、审计资料、发票等），同时提供财务报表等资料的主管会计应将相同资料交一份给存档处留档记录，使用原件资料的，使用后应及时交回财务部存档处。

第二篇：笔记本电脑借用规定

为了使教师能更好地利用先进的教学手段，进一步提高学校的教学质量和效率，学校决定将现代教学设备（笔记本电脑）借给有关教师使用。现将有关使用要求规定如下：

一、学校将所有的笔记本电脑编号、登记。借出之后，每年不定期全部检验一次，并对电脑进行保养和维修。

二、借用电脑的人员：本校高中部高

二、高三年级任课一线教师（图、音、体和电脑教师除外）。若认为自己确实不需要笔记本电脑的，以书面形式申请，经学校领导批准后可以不领取。

三、凡符合条件并交押金________元的教师，凭收据到学校网络信息中心办理借用手续。借用后笔记本电脑由本人使用和保管，或由学校提供密码保险柜统一保管。电脑报废后学校收回，押金退回教师本人。

四、使用者一年后退休、调离学校或其他原因离职、离开教学岗位的，将电脑折价向学校支付相应的金额之后，可将电脑归个人所有，同时退还押金。折价办法：以学校购买整机价格计算，使用一年后付______%，二年后付______%，三年后付______%，四年后付______%，五年后付______%，六年后付______%。不按上述折价购买电脑的，学校收回笔记本电脑，押金全额退回，如有损坏，按损坏程度赔偿。

五、使用笔记本电脑的教师必须爱护、妥善保管，按正确的规程操作，不得擅自更换零部件，不得损坏电脑。使用期内如有遗失、损毁的，按第四条折价办法的相关规定赔偿。

六、保修期内（三年）的硬件故障由供货公司维修，不属保修项目（显示屏、电源等）的费用，由个人承担，维修费在押金中扣除。

七、正常操作出现的纯软件故障由使用者及学校网络信息中心共同承担，电脑教师有责任帮助全体教师使用和维护好电脑。

八、使用者必须参加学校组织的信息技术培训并尽量多地使用笔记本电脑进行教学。基于学校现状，使用者每年多媒体电教授课率： ______岁以上的教师第一年每学期不少于______节，______岁以下的教师第一年每学期不少于______节，第二年每学期不少于______节，以后每学期不少于20节；同时所有使用者每学期必须向学校网络信息中心提供一定数量的教学素材资源、五个以上电子教案或课件；若不能完成的，学校将收回其借用的笔记本电脑。

九、不得擅自撕掉笔记本电脑上的编号条码，否则责任自负。

以上条款请使用者认真遵守执行。本规定一式三份，教师个人保管一份，学校总务处保管一份，网络信息中心保管一份。本协议解释权在校长室。

借用者（签名）：__________

日期：______年____月____日

学校（盖章）：____________

第三篇：机械设备档案资料管理规定

机械设备档案资料管理规定

第八条 资料归档原则

1、归档的设备管理工作和和各类设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须具有长期参考价值和凭证作用。

2、归档的文件材料必须反映设备管理和各类设备从申购到改造的全过程，保证材料完整、准确、系统。

3、归档的文件材料必须遵循自然形成规律、保持有机联系，必须与实物一致并有成套性。

第九条须归档的文件材料

1、须归档的文件材料：设备采购申请表、采购合同、发票、发货清单、开箱验收单、合格证、制造资质、制造许可证、安装说明书、使用说明书、随机图样、统一编号、设备管理制度、操作规程、维修保养规程、检查规程、安全技术交底、使用登记证、履历书、运行记录、维修保养记录、大修记录、更新改造记录、缺陷记录、事故记录、报废申请。

2、归档的重点是高价值设备所形成的资料。

第十条不须归档的文件材料

1、未定稿、未报批的管理性文件。

2、未生效的合同、协议书。

3、重复文件。

4、无参考价值的文件。

5、设备广告、宣传材料等。

第四章立卷归档

第十一条设备资料员负责对设备逐台建立设备资料袋，按第六条第一项所列，收集、整理、保存须归档的资料。

第十二条为便于查询，每卷档案的封面应有设备名称、设备型号、出厂编号、自编号、立档日期；每卷档案的首页应有统一标准的目录。

第十三条随机图纸资料由设备主办施工员审核校对，与实物不符的，应做好修改记录。

第十四条新进设备，开箱前应通知设备资料员到场登记收集有关资料图纸。

第十五条设备改装、改造后，图纸应及时修改。

第十六条设备在现场产生形成的各种资料，应及时交设备资料员，须存档保存的经整理后存档。

第十七条归卷的档案分类按先后横向、自上而下、从左到右排列。

第十八条设备外调时，设备档案随机调出，并做好交接手续。第十九条外地设备调入时，与调出地设备资料员索取设备档案，并做好交接手续。

第五章档案资料的借阅

第二十条资料图纸的借阅必须办理借阅手续。

第二十一条设备资料员认真按《资料图纸借阅登记表》资料名称、图号、张数、借阅日期、借阅期限等内容，借阅人在登记表中签

字。

第二十二条资料图纸的借阅须本部门班长职务以上人员办理，非本部门人员、外单位人员禁止借阅。

第二十三条保密文件的借阅需保设备主管同意。

第二十四条借阅期限不超过一个月，到期后未归还的，设备资料员催促借阅人归还。丢失、损坏或拒不归还的，视情况处借阅人50至200元罚款处分。

第二十五条未填写登记表或私自将资料图纸借阅他人，造成无法追回的，视情况处设备资料员50至200元罚款处分。

第六章附则

第二十六条本规定自签发之日起实行。

第二十七条本规定与公司上级规定相抵触的，按上级规定执行。

签发人机电部

2011年9月20日

第四篇：监理文件档案资料管理规定

监理文件档案资料管理规定

为给监理工作的顺利开展创造良好的前提条件，提高监理文件档案资料的管理水平，提高监理工作效率，同时为建设工程档案整理提供可靠依据，根据《建设工程文件归档整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等有关规范及要求，结合安徽华电一期工程实际情况，特制定本规定。

（一）、监理文件档案资料管理的归口管理部门及管理流程

办公室在总监理工程师的领导下，全面负责项目监理部文件档案资料的收集、整理、发放、归档等一系列管理工作，信息资料管理员负责具体管理工作。

监理文件档案资料的管理流程是：首先，在项目监理部内部，所有文件和档案资料都必须先送交办公室，由信息资料管理员进行统一整理分类，归档保存，然后由信息资料管理员根据总监理工程师或总监理工程师代表的指令和监理工作的需要，分别将文件和档案资料传递给有关的监理工程师。其次，在项目监理部外部，也由办公室发送或接收建设单位、设计单位、施工单位等其他单位的文件和档案资料。保证所有的文件和档案资料只有一个进出口通道，从而在组织上保证监理文件和档案资料的有效管理。

监理工程师可以自行查阅经整理分类后的文件和档案，重要文件和档案资料的查阅需经总监理工程师批准。

（二）、监理文件档案资料的分类存放

监理文件档案资料按以下原则（性质）分类，共分17大类。这些资料都是在监理工作过程中逐步形成的，由项目监理部办公室进行保存。根据现场办公条件，办公室配备一定数量的档案盒或档案架，以及一定数量的档案柜或档案架，进行文件档案资料的存放，存放条件符合有关要求。根据其具体性质，在监理任务结束后，这些文件档案资料有的需要向建设单位移交，有的需向监理单位总部移交，并由这些单位按一定的期限保存。

1、合同文件（A类）⑴委托监理合同

A-1-1 1 ⑵监理招标文件

A-1-2 ⑶监理投标文件A-1-3 ⑷建设工程施工合同A-2 ⑸工程暂停令及复工通知A-3 ⑹费用索赔处理文件A-4 ⑺工程延期及工程延误处理文件A-5 ⑻合同变更及争议调解文件A-6

2、勘察、设计文件（B类）⑴可行性研究报告B-1 ⑵设计任务书、扩大初步设计B-2 ⑶工程测绘资料、地形图B-3 ⑷工程地质、水文地质勘察报告B-4 ⑸测量基础资料B-5 ⑹施工图及说明文件B-6 ⑺图纸会审记录B-7 ⑻设计交底有关记录及会议纪要B-8 ⑼工程变更文件B-9

3、监理工作指导文件（C类）⑴监理大纲C-1 ⑵监理规划 C-2 ⑶监理实施细则C-3 ⑷工程进度控制计划C-4-1 ⑸工程质量控制计划C-4-2 ⑹工程投资控制计划C-4-3

4、施工工作指导文件（D类）⑴施工组织设计（总体或分阶段）（D-1）⑵单位或分部工程施工方案（D-2）

⑶季节性施工方案（D-3）

⑷其他专项（分项工程）施工方案（D-4）

5、资质资料（E类）

⑴总包单位资质资料及人员上岗证（E-1）⑵材料、构配件、设备供应单位资质资料（E-2）

⑶工程试验室（包括有见证取样送检试验室）资质资料（E-3）

6、工程进度文件（F类）⑴工程开工报审文件 ⑵工程进度计划报审文件 ⑶工程竣工报审文件 ⑷其他有关工程进度控制文件

7、工程质量文件（G类）

⑴建筑材料、构配件、设备报审文件（G-1）⑵施工测量放线报审文件（G-2）⑶施工试验报审文件（G-3）⑷有见证取样送检报审文件（G-4）⑸分项工程质量报审文件（G-5）⑹分部/单位工程质量报审文件（G-6）

⑺工程质量问题处理记录及质量事故处理报告（G-7）⑻其他有关工程质量控制文件（G-8）

8、工程造价审批文件（H类）⑴工程施工概（预）算报验资料（H-1）⑵工程量申报及审批资料（H-2）⑶工程预付款报批文件（H-3）⑷工程款报批文件（H-4）⑸工程变更费用报批文件（H-5）⑹工程竣工结算报批文件（H-6）

⑺其他有关工程造价控制的资料（H-7）

9、会议纪要（I类）

⑴第一次工地会议纪要及监理交底会议纪要（I-1）⑵监理例会会议纪要（I-2）⑶专题工地会议纪要（I-3）⑷其他会议纪要文件（I-4）

10、监理报告（J类）⑴监理月报（J-1）⑵专题报告（J-2）

11、监理工作函件（K类）

⑴监理工程师通知单、监理工程师通知回复单（K-1）⑵监理工作联系单（K-2）

12、工程验收文件（L类）⑴中间验收文件（L-1）⑵设备安装专项验收记录（L-2）⑶工程竣工验收报验表（L-3）⑷人防工程验收记录（L-4）⑸消防工程验收记录（L-5）⑹其他有关工程的验收记录（L-6）⑺单位工程验收记录（L-7）⑻工程质量评估报告（L-8）

⑼工程竣工验收备案表及竣工移交证书（L-9）

13、监理日记（M类）⑴项目监理日志（M-1）⑵监理人员监理日记（M-2）

14、监理工作总结（N类）⑴阶段工作小节（N-1）

⑵监理工作总结（N-2）

15、监理工作记录文件（O类）⑴监理巡视记录 ⑵旁站检查记录 ⑶监理抽查记录 ⑷监理测量资料 ⑸工程照片及声像资料

16、工程管理往来函件（P类）⑴建设单位函件（P-1）⑵施工单位函件（P-2）⑶设计单位函件（P-3）⑷政府部门函件（P-3）

17、监理内部文件（Q类）⑴技术性文件（Q-1）⑵法规性文件（Q-2）⑶管理性文件（Q-3）

按上述分类原则，办公室信息资料管理员首先形成文件档案资料的整体框架，准备相应的档案盒或档案夹，随着文件档案资料的陆续形成，及时进行存放。

档案盒在脊背上标明“北京中达联监理公司芜湖项目监理部 ZDLWH-A（B、C等）”字样，A、B、C为上述分类号，盒内首页为卷内目录。

（三）监理文件档案资料的归档保存

根据《建设工程文件档案归档整理规范》（GB/T50328-2001）规定，在监理过程中逐步形成的监理文件档案资料中，有10大类27个，要求移交给不同的单位，并按一定的期限保管。保管期限分为永久、长期、短期三种期限。永久是指监理文件档案资料需永久保存，长期是指监理文件档案资料的保存期限等于该工程的使用寿命，短期是指监理文件档案资料的保存期限在20年以下。需 5 要同时移交两个单位的，文件档案资料在形成的过程中就要同时形成两份。

⑴监理规划

①监理规划（建设单位长期保存、监理单位短期保存）②监理实施细则（建设单位长期保存、监理单位短期保存）③监理部总控制计划（建设单位长期保存、监理单位短期保存）

⑵监理月报中的有关质量问题（建设单位长期保存、监理单位长期保存）⑶监理会议记要中的有关质量问题（建设单位长期保存、监理单位长期保存）

⑷进度控制

①工程开工/复工审批表（建设单位长期保存、监理单位长期保存）②工程开工/复工暂停令（建设单位长期保存、监理单位长期保存）

⑸质量控制

①不合格项目通知（建设单位长期保存、监理单位长期保存）

②质量事故处理报告及处理意见（建设单位长期保存、监理单位长期保存）

⑹造价控制: ①预付款报审与支付（建设单位长期保存）②预付款报审与支付（建设单位短期保存）

③设计变更、洽商费用报审与签认（建设单位长期保存）

④工程竣工决算审核意见书（建设单位长期保存，送城建档案管理部门保存）

⑺分包资质：

①分包单位资质材料（建设单位长期保存）②供货单位资质材料（建设单位长期保存）③试验等单位资质材料（建设单位长期保存）

⑻监理通知：

①有关进度控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）②有关质量控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）③有关造价控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）

⑼合同与其他事项管理：

①工期延期报告及审批（建设单位永久保存，监理单位长期保存）②费用索赔报告及审批（建设单位、监理单位长期保存）

③合同争议、违约报告及处理意见（建设单位永久保存、监理单位长期保存）④合同变更材料（建设单位、监理单位长期保存）

⑽监理工作总结

①专题报告（建设单位长期保存、监理单位短期保存）②月报总结（建设单位长期保存、监理单位短期保存）③工程竣工总结（建设单位、监理单位长期保存）④质量评估报告（建设单位、监理单位长期保存）

此外，工程准备阶段文件及施工文件中有一些也需要项目监理部收集并向监理公司北京总部移交，具体如下。

1、工程准备阶段文件： ⑴监理委托合同（长期保存）

⑵项目监理部及负责人名单（长期保存）

2、施工文件，主要指其中的工程质量检验记录： ⑴检验批（安装工程中指分段工程）质量验收记录（长期保存）⑵分项工程质量验收记录（长期保存）⑶分部（子分部）工程质量验收记录

建筑工程中还包括： ⑷基础、主体工程验收记录

上述文件档案资料归档移交时，按建设单位和监理公司总部要求进行整理，装订成册并填写规定的档案号。

（四）监理文件档案资料借阅、更改和报废

项目监理部存放的文件和档案原则上不得外借，如政府部门、建设单位或施工单位确有需要，应经过总监理工程师或其授权的监理工程师同意，并在办公室办理借阅手续。监理人员在项目实施过程中需要借阅文件和档案时，应填 7 写文件借阅单，并明确归还时间。信息资料管理员办理有关借阅手续后，应在文件夹的内附录上作特殊标记，明确文件的去处。

监理文件档案的更改应由原制定部门相应人员执行，涉及审批程序的，由原审批责任人员执行。监理文件档案更改后，由信息资料管理员填写监理文件档案更改通知单，并负责发放新版本文件。发放过程中必须保证项目参建单位有相关文件的有效版本。文件档案换发新版时，应由信息资料管理员负责将原版本收回作废。如考虑日后有可能出现追溯需求，信息资料管理员可以保存作废文件的样本以备查阅。

（五）其他规定

在第（二）部分监理文件档案资料的分类存放中的17类监理文件档案资料，根据古交项目监理部的实际情况，原则上均由办公室信息资料管理员保存，但是个别资料由于监理工程师在实际监理工作中经常使用，所以由监理工程师保存，需要在监理工程结束后移交的，监理工程结束后上交信息资料管理员。具体如下所述，序号仍使用原序号。

2、勘察、设计文件（B类）

（6）施工图及有关说明

（7）图纸会审有关记录

（8）设计交底有关记录及会议纪要（9）工程变更文件

4、施工工作指导文件（D类）（2）单位或分部工程施工方案（3）季节性施工方案

（4）其他专项（分项工程）施工方案

6、工程进度文件（F类）

7、工程质量文件（G类）

8、工程造价审批文件（H类）

11、监理工作函件（K类）

12、工程验收文件（L类）

15、监理工作记录文件（O类）

以上几类文件资料需由专业监理工程师保存，由施工单位、设计单位报送，办公室接收的，如施工图及有关说明、施工方案、信息资料管理员还要进行登记造册。其他几类文件资料由信息资料管理员直接保存。

办公室要建立总的文件档案资料清单目录。

由各专业监理工程保存的，监理工程师要对文件资料按单位工程或标段、文件资料性质等进行分类保存，并建立自己的文件目录清单，以便于查阅，有追溯要求的，要考虑追溯要求。文件目录清单要上报办公室。

第五篇：水利基本建设项目档案资料管理规定

水利基本建设项目档案资料管理规定

水利部水办[1997]275号

第一章 总则

第一条 为了切实抓好水利基本建设项目（工程）档案资料（以下简称水利工程档案）管理工作，充分发挥档案资料在水利工程建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作中的作用，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合水利基本建设项目（工程）的具体情况，制定本规定。

第二条 水利工程档案工作是水利基本建设工作的重要组成部分，必须将其纳入基本建设项目管理工作的全过程，按统一领导、分级管理的原则，建立相应机构或配专人做好这一工作。

第三条 水利工程档案是水利科技档案的重要组成部分，是专业技术人员劳动智慧的结晶，它产生于整个水利基本建设全过程，包括从项目提出、可行性研究、设计、决策、招（投）标、施工、质检、监理到竣工验收、试运行（使用）等过程中形成的，应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。

第四条 本规定适用于所有大、中、小型水利基本建设项目（工程），同时也适用于各单位办公楼、宿舍楼等小型基本建设项目与改建、扩建和技术改造项目。

第二章 档案资料的管理

第五条 各级基建部门应积极配合档案管理部门，认真履行监督、检查和指导职责，共同抓好本单位和本系统的水利工程档案工作。

第六条 水利工程档案工作的进程要与工程建设进程同步。即所有基本建设项目，从立项时，就应开始进行文件材料的收集、积累和整理工作；签订勘测、设计施工监理等协议（合同）时，要对水利工程档案（包括竣工图）的质量、份数和移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，要同时检查水利工程档案的收集、整理情况；进行单元与分部工程质量等级评定和工程验收（包括单位工程与阶段和竣工验收）时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档。整个项目的归档工作，应在竣工验收后三个月内完成（项目尾工的归档工作，应在尾工完成后的一个月内完成）。

第七条 水利基本建设项目（工程）在各阶段工程质量评定和竣工时，水利工程档案（特别是竣工图）达不到规定要求的，不能算完成施工任务，不得进行鉴定验收；在规定期限内未完成归档任务的基本建设项目，不得评为优质工程。

第八条 水利工程档案的整理质量，应是衡量工程（项目）勘测、设计、研究、施工、监理等工作质量的重要内容。因此有关单位在未完成归档工作（办理移交手续前），建设单位不得返还其扣留的工程（项目）质量保证金。对于归档质量优良的有关单位或责任人，建设单位可予以适当的奖励。

第九条 工程技术人员应将本职工作中形成的有关工程的各种材料按档案部门的要求进行收集、整理和立卷。各单位应加强对此工作的监督检查。未完成归档任务的，不算完成工作任务，更不能申报有关奖励（项目）。工作调动前必须交请有关档案资料（对于可告一段落的项目，还应按要求完成有关材料的立卷归档工作）。否则，不能调动工作。

第十条 各有关单位（包括建设、管理、监理、施工、勘察设计等单位和工程现场指挥机构，以下同）必须有一位负责人分管档案工作。建设单位要对水利工程档案负全责，其它有关单位也要各负其责。大、中型建设项目，特别是国家和省、部级的重点工程，建设单位在建设初期就必须建立档案室，落实档案专职人员，负责集中统一管理有关工程建设的全部档案资料，并对有关业务部门档案资料的整理工作进行指导；管理单位也应在组建初期建立

健全档案工作，为接收工程档案资料创造条件。

第十一条 兴建国家重点水利基本建设项目时，均应设计建设与工作任务相适应的、符合要求的专用档案资料库房（具体标准可参见《档案馆建筑设计规范》），并为档案保管与利用配置必要的装具和设备。其费用可分别列入工程总概算的管理房屋建筑工程项目类和生产准备费中。

第十二条 各有关单位，要采取有效措施强化档案部门参加设备开箱工作，特别要做好引进技术、设备资料和图纸的收集与整理工作。对于通过其他途径获得的与引进技术、设备有关的档案资料也应及时移交给档案资料部门统一管理，以确保有关文件材料的完整与安全。

第十三条 建立水利工程档案管理登记制度，所有项目的建设与管理单位均应按期向上级主管单位的档案部门报送《建设项目档案资料管理情况登记表》（具体要求详见附件1）。

第十四条 档案资料部门在加强收集工作的同时，要大力开展编研工作，完善提供利用手段与措施，努力提高管理水平，积极为生产一线提供服务，以充分发挥档案资料的作用。对于不能或暂不能公开的档案资料，应按有关单位提出的利用范围，做好保密工作；对已超过保管期限的水利工程档案，应按《水利部科学技术档案管理暂行规定》进行鉴定、销毁。

第三章 工程档案资料的整理、汇总与移交

第十五条 水利工程档案必须完整、准确、系统，并做到字迹清楚、图面整洁、装订整齐、签字手续完备，图片、照片等还要附以有关情况说明，所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易褐色材料书写（包括拟写、修改、补充、注释或签名）。

第十六条 水利基本建设前期工作（如勘测、设计、科研等）产生的档案资料，除依据合同必须向委托或建设单位提供的材料和成果外，其余部分均应向产生单位的档案部门归档。

第十七条 竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。施工单位一定要在施工过程中，认真做好施工记录、检测记录、交接验收记录和签证，整理好变更文件（单位立卷），按规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单位在图标上方加盖竣工图章（竣工图章的内容与规格详见附件2），并履行签字手续后，才能做为竣工图保存。竣工图的编制形式和深度可按以下情况区别对待：

1、凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图。

2、凡在施工中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图（必须是新兰图）上注明修改部分与修改依据和施工说明后，作为竣工图。

3、凡结构改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其他重大变更，原施工图不能代替或利用的，必须重新绘制竣工图。

第十八条 反映建设项目过程的图片、照片（包括底片）、录音、录像等声像材料，是水利工程档案的重要内容，应按其种类分别整理、立卷，并应对每个画面附以比较详细的语言或文字说明。有关单位特别是施工单位从施工初期就应指定专人负责，认真做好记录并随时加以整理、注释。大中型建设项目，特别是重点工程的重大事件、事故，必须有完整的文字和声像材料，否则不予验收。

第十九条 水利工程档案的移交应履行签字手续，并按以下原则进行：

1、基本建设项目实行总承包的，各分包单位应负责收集、整理分包范围内的档案资料，然后交总包单位汇总、整理，再统一向建设单位与工程管理单位移交。

2、基本建设项目由建设单位分别向几个单位发包的，各承包单位应负责收集、整理所包工程的档案资料，并由建设单位汇总，或由建设单位委托一个承包单位负责汇总、整理后，再向建设单位和工程管理单位移交。

3、基本建设项目实行监理制度的，由各有关单位按以上原则汇总、整理后交监理部门

审查，经审查合格后的案卷，再向建设单位和工程管理单位移交。

第二十条 竣工图一般不得少于三套：一套交工程管理单位档案部门，一套交管理单位负责运行维护的业务部门，一套交工程建设单位档案部门（当建设单位就是管理单位时，可少交一套）；凡关系到全国性或某些城市规划的重要项目，还需按国家档案局的规定，增交一套给有关档案馆。集资或合资兴建的项目，可由建设单位依据实际情况增加竣工图的份数。

第四章 归档范围和保管期限表

第二十一条 水星基本建设项目（工程）文件材料的归档范围与保管期限，应严格执行《水利基本建设项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表》（附件3）。表中如规定需由若干单位保存的文件材料，只有一份时，则由工程（项目）的产权单位保存原件（多家产权的，由投资多的一方保存原件），其他单位保存复印件。

第二十二条 有特殊要求的建设项目，在正式开工前，建设单位可参照附件3，根据工程特点、规模和工程全过程将要产生的文件材料，规定出比较详细的归档范围和保管期限表，直接印发给工程各有关单位，同时抄送级主管机关的档案部门。

第五章 水利工程档案的竣工验收

第二十三条 水利工程档案的竣工验收（包括初步验收、以下同），应在项目建设项目验收委员会（或验收小组，以下同）的领导下，与工程（项目）验收同步或提前进行。

第二十四条 各级水利部门在组织水利工程竣工验收时，要通知相应的档案管理部门作为验收委员会成员参加验收工作。国家重点工程由国家档案局和水利部档案部门参加；部属重点工程由水利部和有关流域机构的档案部门参加；水利部投资比例较大的省重点工程由水利部或有关流域机构和省级水利厅（局）的档案部参加；其它的省属重点工程由省档案局和各省级水利厅（局）的档案管理部门参加；一般的地方水利工程由有关地、市、县档案局和水利局的档案部门参加；小型水利工程等其他项目则由项目建成后由产权单位的档案部门参加。

第二十五条 工程（项目）竣工验收前，建设单位应组织施工、设计、监理、管理等单位的项目负责人、工程技术人员和档案管理人员，依据本规定对水利工程档案的收集、整理、规档等工作，特别是竣工图的编制与整理情况，进行一次彻底的检查，并写出自检报告（具体内容参见本规定第二十八条），在申请工程（项目）验收时，一并报送给验收主管单位，并抄送验收主管单位的档案部门。

第二十六条 工程（项目）竣工验收时，应由参加验收的档案人员和建设、监理、管理、施工等单位的档案人员与工程技术人员组成档案资料验收组。大、中型建设项目要在验收工作结束时与出验收专题报告（此报告应作为工程竣工验收鉴定书的附件，并将主要内容反映到鉴定书中）；一般工程也应在工程竣工鉴定书中反映出有关档案资料的情况与评价意见。

第二十七条 档案资料验收组，应通过听汇报（工程建设与档案资料管理概况和竣工档案的自检报告）、参观工程建设现场（了解工程结构及生产流程）、抽查有关档案资料（重点抽查竣工图的质量）等多种方式进行档案资料的检查验收。其中抽查档案资料的比例：有关文字材料不得少于案卷总数的10%；竣工图不得少于总张数的15%。

第二十八条 档案资料验收组的验收报告应包括以下内容：

1、档案资料工作概况：档案资料工作管理体制（包括机构、人员等）和档案保管条件（包括库房、设备等）及有关档案资料的形成、积累、整理（立卷）等情况，其中包括项目单位、单项工程数和产生档案资料总数（卷、册、张）。

2、竣工图的编制情况与质量。

3、档案资料的移交情况，并注明已移交的卷（册）数、图纸张数等有关数字。

4、对档案资料完整、准确、系统性的评价及档案资料在施工、试运行和管理工作中发挥作用的情况。

5、档案资料工作中存在的问题、解决措施及对整个工程建设项目验收产生的影响。

附件1：

建设项目档案管理情况登记表

年12月30日前均需再次填报。

注：此表应于项目开工6个月内报送上级主管单位的档案部门。所有未验收的项目，每