办公电脑和软件申请与使用管理规范

第一篇：办公电脑和软件申请与使用管理规范

办公电脑和软件申请与使用管理规范

一、目的

随着公司高速扩张，对办公电脑和软件的需求也日益增加。为了加强公司办公电脑和软件的管理，规范请购流程与采购标准，提高办公电脑、软件的使用效率，控制成本和法律风险。

二、定义

本规范所指的办公电脑和软件仅指员工用于办公的电脑和软件。

三、适用范围 公司全体员工。

四、电脑配置的请购流程与采购标准

1.电脑配置的价格标准

1.1台式机：不超过RMB2800元，特殊岗位如财务、计划人员等需要长期处理数据的，可根据实际需求单独申请更高配置的电脑（须财务经理和运营总监批准）。

1.2笔记本：不超过RMB3500元，超过预算的情况需说明理由（须财务经理和运营总监批准）。

2.采购标准（品牌、颜色、渠道等）

2.1台式机无特殊情况均采购自带OEM版正版操作系统的品牌主机，显示器视具体价格情况可分开采购或成套采购。采购品牌为：联想、华硕、宏基。

2.2笔记本电脑作为公司商务机用，必须采购黑色产品，若需其它颜色需说明理由特殊申请。采购品牌优先选择联想、戴尔，也可采购华硕、宏基、惠普。2.3采购渠道必须选择能出具增值税发票的正规的电商公司或相关品牌指定的专卖店且货比三家，同型号同规格的产品向报价较低者采购。电脑和软件采购若报价只有2家或者只能找到1家报价的特殊情况，可在申请单上注明原因，经批准后实施。可选择的电商包括：京东、易迅、亚马逊、新蛋。

3.申请及审批流程

3.1电脑的请购：申请者填写请购单（见附件一）、经申请者的直接主管批准后，交财务经理和运营总监批准，然后交行政部采购。3.2上海公司由财务经理和运营总监批准，广州公司由财务主管和厂务经理批准，成都公司由生产主管批准后，发电子邮件给上海财务经理和运营总监在邮件中核准。

3.3需要经常出差的销售人员经销售总监批准后方可请购笔记本电脑。若有配备笔记本的人员，则不再提供台式机，但可单独配置显示器。现有已经配备笔记本又同时配备了台式机的人员，将由各公司行政部逐步回收台式机主机。

五、电脑、软件和资产管理.所有的新电脑均使用原装OEM系统，未经批准，不得私自更换成盗版系统，否则后果自负。原电脑为组装机无原装系统的情况，由行政部先统计情况和数量，公司将统一研究处理。.新电脑采购到公司后，由行政部统一记录对应的产品型号、序列号、操作系统CD KEY，主要配置、保修期和使用人等，将表格分享给财务，由财务负责填写一一对应的固定资产编码，将该编码粘贴于电脑主机和显示器上。.所有采购的新电脑由行政部将操作系统的序列号和微软操作系统CD KEY统一记录在案，后续该电脑重新安装系统时需使用原来对应的系统版本和CD KEY，以保证正版的有效性，防止法律风险。.新电脑的第一次系统注册，禁止将本公司信息填写到操作系统用户登记内容中，防止产生不必要的纠纷。.公司严禁安装高风险的盗版软件，包括Auto CAD、Winzip、Winrar以及PS等，请尽量使用免费的开放软件处理相关工作。如果必须使用这一类高风险软件的，请单独向所在分公司的运营负责人申请。

第二篇：车辆申请与使用

一、车辆申请与使用

1.以下情况可以派遣公务车：公司级别接待及业务部门所需派车时；职能部门副职以上为乘车人且外出办理公务时；公司一般员工4人以上（含）因公外出且单程距离100公里以上（含）时；公司一般员工4人以上（含）且携带必要物品较多时；以上情况申请周期为2个工作日。

2.派车保障原则：以提交“用车申请单”的时间先后为原则，用车时间有冲突时，按照派车保障顺序予以派车。

3.派车保障顺序：公司级别公关接待、公司营销客户接待、财务现金存取业务、公司总经理室成员因公派车、公司其他部门因公派车。

4.派车申请流程：公司所属各部门因公用车须填写“用车申请单”，经用车部门负责人签署意见后，提前两小时以上报总经办调度车辆（如果次日上午十点半前用车，需在当日下班前报总经办备案；节假日用车需在放假前提前备案）；“用车申请单”上应注明使用部门名称、出车时间（含出发和归期）、具体事由、用车申请人签名；

5.当公司有大型接待时，总经办有权调派享有车辆补助的员工车辆（所需费用由个人承担）。

6.当公司车辆因特殊情况无专职司机驾驶时，由申请用车部门自行安排有车辆驾驶证且有一定驾驶经验的部门员工驾驶车辆。因特殊情况需自行驾驶车辆的，需副总经理级别以上领导批准。7.当公司车辆不能满足用车部门需求且符合以上派车条件时，用车部门可选择以下两种后备用车方式：方式一，总经办协助用车部门租赁车辆，所需费用由用车部门自行结算；方式二，用车部门可安排无车辆补助员工驾驶私车用于公司公务活动，经总经办批准并核实后，公司按1元/公里对其进行补贴，路桥费、停车费按实报销，成本划归用车部门。

8.公司员工因私用车原则上不予安排，特殊情况须由申请人书面报部门领导审批，由部门主管副总经理级别以上领导签字同意，在不影响公司正常公务用车的情况下酌情安排派车。用车期间所产生的费用均需自理。

二、车辆归还

1.车辆原则上不准在外过夜，必须按时停放在公司内指定位置，因未按规定的时间与要求将车停放公司内，造成车辆失窃或附件失窃的，由个人承担全部损失。若交车时间迟于22点，需报总经办主任批准，并由车辆驾驶人全权负责车辆安全。

2.公司车辆归还时，由总经办派专人检查车辆外观、内饰及车辆完整性，并填写“车辆交接表”，如造成车辆损坏，由用车部门承担全部责任。

三、车辆维修

1.公司车辆均实行定点维修，维修点由公司统一指定； 2.各车辆由总经办负责定期进行检修。如需维修，先填写《车辆报修单》，由总经办主任审核并报主管领导批准后方可进行维修。

3.维修结束后，司机要索回原车旧件，并交回公司统一处理。

四、驾驶员奖惩

1.交通事故和交通违法处理：

① 交通事故责任划分：次要责任、同等责任、主要责任、全部责任。

②发生交通事故不负事故责任者，不予处罚；

③因驾驶员个人原因发生交通事故，经公安机关鉴定事故责任后，公司则根据事故责任划分状况对驾驶员予以处罚。处罚原则如下：

A 发生交通事故，经保险公司理赔后产生的剩余费用（即公司损失），根据公安机关划定的责任等级对驾驶员进行处罚；

全部责任：损失的20% 主要责任：损失的15% 同等责任：损失的10% 次要责任：损失的5% B 发生交通重大事故负全部责任或特大事故负主要以上责任者，除由当事人承担上述规定的费用外，公司必须予以辞退；

C 因交通违章或违法造成的罚款，公司不予报销。

D 自驾车辆办理公司公务活动时，发生的交通违章违法及交通事故，由个人承担全部责任。

2.驾驶员的奖励

①安全奖：一季度内，专职驾驶员无车辆违章、无车辆事故、无车辆损失，则享有季度安全奖300元。一年内，专职驾驶员无单次处罚金额200元以上的违章、无车辆主要责任事故、无车辆单次损失1000元以上，则享有安全奖1000元。上述奖励可重复累计。

②长途补助：专职驾驶员驾驶车辆单程100公里以上，按0.2元/公里计算长途补助，不再另外享有出差补助。

第三篇：财务管理 办公电脑使用规范

财务管理咨询有限公司

办公电脑操作规范

第一条为了公司实现办公自动化、信息资源化、传输网络化和决策科学化，提升企业形象，提高管理水平，特制定本规范。

第二条 使用电脑，须爱护设备、规范操作、小心使用，注意清洁。擦试显示屏，不要贪图方便，用湿抹布擦屏损害屏幕，应该用干净的软布轻轻擦拭。

第三条电脑开机关机：电脑开机先接通电源，按电脑开关启动开机；电脑关机时按照程序关机后再关闭电源，关闭打印机开关。

因连续办公需要再电脑开机，短时使用电脑与别人合用一台电脑。电脑用完后如无人连续使用，关机，不要开机等待。

第四条使用电脑，要注意预防病毒或木马等黑客程序破坏系统，不要轻易点击打开来历不明的软盘、光盘、U盘等设备里的文件，不要轻易接收或打开来历不明的邮件，不要轻易打开不明链接，非办公需要不准登陆QQ或个人邮箱，严禁登录色情、暴力或游戏网站，确保公司网络的正常运行。对病毒库要经常升级和更新（目前公司已统一安装了金山毒霸软件）。

第五条外接U盘，应先使用金山毒霸进行扫描，确认无病毒后再打开U盘；发现病毒、木马等危险程序当即删除，不能删除的尽快拔下U盘。如使用完U盘后，应正常删除退出，避免数据丢失或导致故障。禁止用电脑外接手机、MP5等下载或充电。

第六条严禁私自安装游戏软件和玩游戏。不准擅自使用下载工具下载和上传与工作无关的内容，如电影、游戏、歌曲等，保障正常的开机速度和储存空间。

第七条工作使用的电子表格、各种文件属于商业机密，非自己的工作范围，不准复制；复制工作范围内的表格及文件，要遵守公司管理规定，保守商业机密。根据工作需要公司统一配发U盘。复制表格、文件只能使用公司统一配发的U盘，员工在调动或离职时应移交U盘。电脑设置开机密码，阻止客户随意使用电脑，避免泄露电子信息，防止窃取电脑信息。

第八条报税表格统一在F盘建立文件包，每月复制填制，处理过程中注意点击保存，处理完毕再复制到U盘中备份。不要在U盘中制作表格、文件，防止U盘损坏丢失表格、文件。不要把重要文件存放在“我的文档”或“桌面”上，总之不要存放在C盘里，以免在对电脑进行维护、升级和重装时造成丢失。

第九条不准在电脑前面吃零食等，防止杂物卡入键盘；不准在距离键盘30cm范围内放置水杯，防止水杯倾倒键盘浸水。

第十条每周一次对电脑进行病毒扫描；每月一次对电脑进行软硬件维护。

第十一条凡是违犯上述不准、禁止等规定的，第一次予以口头警告，考核扣减100元；第二次严重警告，并考核200元；第三次劝离工作岗位；造成损失的，应赔偿损失。

第十二条本规范从公司会议通过之日起实施。

财务管理咨询有限公司

二〇一二年四月一日

第四篇：规范办公电脑使用制度

为了优化网络资源，更好地共享使用网络资源，建议学校以行文方式规范我校办公电脑的使用。特制定制度如下：

1、各位教师要养成良好的文件管理习惯，每人应在办公电脑内的d盘或e盘建立相应的以本人姓名命名的文件夹。所有个人的文件都应存储在自己的文件夹内。

2、凡要安装软件都要经过信息中心相关审核，方可给予协助安装。

3、为了不影响各位教师办公，请不要随意更改计算机名和ip地址。

4、设置了网络共享文件夹后，请在使用完毕后，及时将共享属性取消。

5、请各位老师在下班离开办公室前，将计算机所有设备的电源关闭（包括主机、显示器、插座）。

6、为了保证网络的通畅，未经网络中心同意，请不要任意搬动计算机及其附属设备。

7、各办公室电脑出现故障请到信息中心按程序报修：

①在校登陆校园网http://，在外登陆http://。

②点击“计算机报修”填写报修单

③报告设备维护人员

第五篇：办公软件使用规范及管理制度

办公软件使用规范及管理制度

（2016年4月试行）

一、员工使用办公软件操作行为准则：

1、全体同事，自行在手机上设置个人真人头像，不能用卡通和各种图案代替。

2、全体同事，只能发布与工作有关信息，不得乱发无关言论图片和链接。

二、如何使用办公软件进行外勤人员的外勤考核？ 1.办公软件在线时间8:20～18:40必须在线

2.有声音或红点提醒，至少1小时查看一次，及时回应 3.有公司指令在规定时间内不回复20元/次处罚

考勤（指销售和工程人员）

1.8：30～18：30上下班前必须提交考勤签到 2.自觉养成习惯

3.每月工作日不能遗漏，缺一次20元

外出拜访客户考勤

1、每到一客户处，使用外勤签到功能，同时关联客户或标注客户名称，选择发送范围为全公司范围可见，并@人事和@部门经理，拜访几个客户就做几次外勤签到。根据有效的外勤签到来确定拜访客户数。

2、只有通过外勤签到定位并拍照发送成功后，核实无误的才能作为一次拜访客户。

三、员工如何使用办公软件进行工作日报？ 当日工作日志 22:00 前完成

周工作日志 每周日22:00 前完成

月工作日志 本月最后一日22:00 前完成

1、当日：将当日工作日志发送给上级，今天到了哪里？做了什么事?拜访客户名称？拜见谁？谈了什么事情？取得什么效果？并@相关人员或部门，关联相关客户。

2、明日工作计划：按5W1H 原则写，确定明日工作计划。（何因Why）、对象（何事What）、地点（何地Where）、时间（何时When）、人员（何人Who）、方法（何法How）等六个方面提出问题进行思考。计划第二天要拜访的客户，或者要做的事情）

3、工作心得体会：通过今天的工作情况进行总结一下自己的看法及体会。

4、日志发送范围：可以选择部门或者全公司，必须选择点评人，点评人一般为自己的直属领导。

格式：

今日总结

核心数据： 目标（来自于昨天的计划）：？？ 完成：？？

重要工作： 1.2.3.明日计划

目标： 1.2.3．

奖励及处罚措施

1、有学习价值的日志，每条奖励5元特别贡献奖。

2、每月以日志得分为依据评选月度优秀员工，并给予嘉奖

3、每天22:00前发出当天日志，遇特殊情况可延迟到第二日上班前补交。逾时提交日志每月超三次者，每次贡献水果基金20元；

4、友情提示，办公软件里有企业内部微信，部门主管可以建立自己部门企信群，在企信群里进行提醒督导。

四、如何使用办公软件工作日志进行点评及处罚？ 一线人员 由 部门主管 在当天24:00前点评 部门主管 由 部门总监 在当天 24:00前点评

部门总监 由 副总/总经理 在第二天12:00前点评

1、日志点评只对管理层进行处罚，身为管理层必须具备榜样力量，身为管理层有责任及时对下属的工作进行点评与支持。

2、逾期点评或者不点评，1 人/次处罚20 元，按后台统计数据为准，叠加多人处罚。

及时点评的好处

1、主要体现在三点：写的方便、看的方便、点评方便。

2、销售人员在见完客户之后，要把全部的沟通过程记录下来，这就需要一个销售日志进行过程记录，通过日志可以得到领导的经验指点。要想得到好的结果，一定要对过程有一个有力的把控，否则结果会有些不可靠，等看到结果一切都晚了。日志是一个很好的过程还原方式。以往的日志效果往往不好，是因为写、看都不方便，反馈不及时，更谈不上大家的协同，形式主义；而办公软件的强大日志，却可以轻松实现销售过程的即时管理。

3、从接到公司规定开始所有日志采用办公软件移动端进行汇报。

五、如何使用办公软件进行销售协同？ 发指令

1.上级在线对下级进行及时做指令，指令必须写明具体的工作内容和完成的目标。然后必须选择执行人（该指令由执行人执行），可以选择抄送范围（抄送范围内的人员都可以看到指令内容和完成情况），选择完成期限（完成期限前必须汇报结果，若工作完成则汇报完成情况，若未完成则说明原因）。最后发指令人要对执行人的完成回复做点评。可以打分（根据完成的好坏打分）。2.领导派发任务，发出后开始倒计时提醒——请给我结果！提交了结果并且领导评价后提醒才消失，办不了也给我个说法——责任的闭环管理。

发分享

1.好的励志、管理类、国学类、心态类、营销类、技术类、好的解决方法、内涵笑话等都可在分享栏发送给全公司同事共享，大家共同激励、相互成长大有好处，在内部微信群可以发遇到工作困难、个人问题、心态问题可愿意分享出来，让大家庭所有成员共同想办法出主意一起探讨解决。2.所有同事收到同事的分享要积极响应回复，结合自身认识体会给予建议或者认同，不要不理不睬，也不要只顾点赞，一句话不说！

发审批

1.外出人员先发请假审批，注明请假事项以及起止时间；

如果是外勤需注明外出事项、地点、时间、联系人、事由。并@行政人员（如果是拜访客户，则需要在审批里关联客户）

外勤结束返回公司后用手机签到并补上照片证明，@行政人员 所有审批交由直属上司审批

2.审批是高效率的管理，移动端除关机外基本无地域无时间限制，公司两级审批10分钟搞定。公司交流上报的信息流被加速了，处理效率极大提高。

六、如何使用CRM系统？