中物联物业集团档案管理办法

第一篇：中物联物业集团档案管理办法

档案管理办法

中物联物业集团有限公司

[为了有效的保护和利用中物联物业集团及下属各子公司、分公司、物业项目部档案，充分发挥公司、项目历史资料的作用，规范公司、项目的档案管理，特制定本制度。]

错误！未找到引用源。中物联物业集团档案管理办法（CPAG-XZ-DA-001）

档案管理流程总部各部门/项目公司及其他子公司各部门A提交归档文件资料及存期建议总部综合管理部B收集各种归档资料并审核资料完备性总部分管副总C总裁D根据保管期限、类别分类立卷、归档存档存档提出借阅需求经部门负责人审批汇总借阅/复印资料需求N综合管理部经理审批Y结束借阅/复印登记Y是否需要复印NY是否需要归还复印资料发放给承办人N查阅人在档案室查阅资料档案借阅借阅人使用后归还资料归还登记结束多余存档资料超出保管期档案资料提出销毁或延期保管建议档案资料整理并提出销毁申请汇总形成销毁文件资料清单N延长档案保管期并办理相关手续造具清册提出销毁报告N审核Y审批YN审批档案销毁结束销毁档案Y 1.目的

为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。2.适用范围

中物联物业集团有限公司及下属各子公司、分公司、物业项目部。3.定义： 4.职责： 4.1.综合管理部

4.1.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。4.1.2.负责对档案的借阅进行审批、登记管理。

4.1.3.负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。4.2.集团各职能部门及各子公司

4.2.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文书档案。4.2.2.负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。

4.2.3.负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综合管理部。5.程序和内容： 5.1.档案立卷范围

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程类文件。5.1.3.公司管理规章制度。5.1.4.重要会议记录、会议纪要。5.1.5.经营计划、工作总结；

5.1.6.意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。5.1.7.重要的来往信函。

5.1.8.一切与公司业务、技术、项目有关的资料。5.2.档案立卷要求： 5.2.1.各部门立卷要求

5.2.1.1.凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及音像资料均属归档范围，不得由部门或个人分散保存，必须由业务部门整理后，定期交给综合管理部集中管理保存。

5.2.1.2.各项业务一旦结束，其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交综合管理部正式存档（所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档），业务部门如有需要，可建立复印件的业务档案，以便工作。

5.2.1.3.业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。

5.2.1.4.业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全，并对文件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注（注明是原件或复印件）。

5.2.1.5.财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合同（注：财务部只留一份原件，其余原件交综合管理部保管；如原件只一份，财务部留复印件。）

5.2.2.综合管理部立卷要求：

5.2.2.1.立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。

5.2.2.2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。5.2.2.3.拟订案卷标题要简明、准确。

5.2.2.4.整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为10年、30年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。

5.2.2.4.1.永久保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.1.1.公司制定的规章制度类文件材料。

5.2.2.4.1.2.公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。5.2.2.4.1.3.公司职能活动中形成的重要业务文件材料。

5.2.2.4.1.4.公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

5.2.2.4.1.5.公司机构演变、人事任免等文件材料。

5.2.2.4.1.6.公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

5.2.2.4.1.7.上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。

5.2.2.4.1.8.下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。

5.2.2.4.2.定期保管的文书档案主要包括：

5.2.2.4.2.1.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。

5.2.2.4.2.2.公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。5.2.2.4.2.3.公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.4.公司一般性事务管理文件材料。

5.2.2.4.2.5.公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

5.2.2.4.2.6.上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.7.上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材料。5.2.2.4.2.8.下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。

5.2.2.4.2.9.下属机构报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

5.2.2.5.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

5.2.2.6.全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写文档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

5.2.2.7.原则上每年年终做一次归档立卷工作，将当年所形成的公司所有文件按上述要求进行统一整理。

5.3.档案存档程序

5.3.1.集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进行归档的资料进行整理，提交集团综合管理部，并提出存期建议。

5.3.2.集团综合管理部收集归档资料，审核归档资料及手续的完备性。

5.3.3.集团综合管理部根据资料的性质、存档单位建议的存期，对资料进行分类立卷、存档，做好存档登记（附表1）。5.4.档案借阅

5.4.1.需要借阅档案的部门或个人需首先提出借阅/复印需求，填写《档案借阅/复印审批单》（附表2），经部门负责人同意后报中物联物业集团综合管理部。5.4.2.中物联物业集团综合管理部汇总各单位的档案借阅/复印需求，报综合管理部负责人审批。5.4.3.审批通过后，综合管理部要对借阅/复印的档案进行登记（附表3），并要求借阅人签字。

5.4.4.借阅档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印。

5.4.5.对于需要复印的资料，由集团综合管理部负责将资料复印并下发给借阅人/承办人，未经集团执行总裁批准，严禁将档案原件带出档案室。5.4.6.如不需复印，借阅人可在档案室查阅资料。

5.4.7.对于需要归还的档案资料，综合管理部要登记明确的归还日期，借阅人需要在期限内归还资料，综合管理部负责在档案到期前催还。5.4.8.档案资料归还后，集团综合管理部登记销帐。5.5.档案销毁

5.5.1.对于多余的档案资料以及超出保管期限的档案资料，中物联物业集团综合管理部定期进行整理，并提出销毁申请（附表4：《文件资料销毁请示》）。5.5.2.销毁申请经资料存档提交部门进行审核，对是否销毁或延长保管期限提出建议，并提交分管副总裁审核，总裁审批。

5.5.3.对审批未通过的档案，由中物联物业集团综合管理部延长保管期限，并办理相关手续。

5.5.4.审批通过的档案，中物联物业集团综合管理部造具清册，由档案交存部门负责人和中物联物业集团综合管理部负责人现场监督，对档案进行销毁。5.5.5.档案销毁后，由见证人在《档案销毁证明书》（附表5）上签字确认。5.6.附则

5.6.1.本制度自2016年9月1日起施行。

5.6.2.本制度由中物联物业集团综合管理部解释并修改。6.支持性文件： 7.相关记录：

7.1.《档案保管登记台帐》

CPAG-XZ-DA-002 CPAG-XZ-DA-003 CPAG-XZ-DA-004 CPAG-XZ-DA-005 CPAG-XZ-DA-006 7.2.《档案借阅/复印审批单》

7.3.《档案借阅/复印登记台账》 7.4.《文件资料销毁请示》

7.5.《档案销毁证明书》

第二篇：中物联物业简讯

中物联 通讯 中物联国际物业服务办公室编印2010年 第1期（内部资料）

【发刊辞】

春 天 的 脚 步

《中物联》象一棵禾苗，在春天的气息里吐芽绽绿了。

她致力于成为传播企业文化的桥梁，沟通企业与客户的渠道，研习物业管理技术的学校，锻造与提升服务水平的熔炉，见仁见智讨论交流的平台，学习他人接纳先进的容器，映衬不足激励后进的铜鉴。她努力汇聚各方信息，搜集来不同频道的声音，为本企业服务，也为整个物业管理行业的健康发展鼓与呼。

《中物联》希望成为进宝物业管理公司各位朋友的知心好友，成为行业同仁的茶室谈客，成为进宝企业的荣誉员工，成为中国物业管理历史的实录者和见证人。大浪淘沙，一叶知秋，春江水暖鸭先知。中国物业管理的春天随着WTO脚步的走近已轻拂面庞，新鲜的海风扑面，潮润的海沙印下清晰的脚印。

我们期盼着满山遍野的烂漫花海在视野中铺展，为此，在新世纪初春，我们植下一棵禾苗，并支起画架拿起画笔，共同谋划将来。让我们亲密接触，亲情相融，牵起双手，走进明天。

【中物联新闻】

◆为进一步加强公司物业项目的养护与维修管理工作，公司于2月15日正式成立“工程部“由李民生同志负责该部门的日常管理工作。工程部 办公服务电话； ◆朝阳小区居民用电改造工程在公司各部门配合下现全部竣工。◆公司在新物业网全面投放广告，看辟各物业项目业主论坛，使我公司管辖物业小区内业主可通过网络在进宝物业论坛内提出管理意见及建议。

【本期推荐】

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第三篇：中物联2017物业行业发展调研报告

中物联2018年全国物业行业发展

调研报告

一、房地产后产业——海量用户、方兴未艾

1、产业链梳理：巨大的房地产后端服务市场

物业管理是指业主通过选聘物业管理企业，由业主和物业管理企业按照物业服务合同约定，对房屋及配套设施设备和相关场地进行维护、养护、管理等的活动。从产业链角度来看，在重资产运营的房地产行业，物业管理和服务处于后端，属于轻资产运营的商业模式；但从房地产生命周期来看，物业管理所提供的维护、养护、管理等一系列服务占据了整个房地产生命周期的90%以上。因此，物业管理行业存在较大的市场空间。

从狭义上来讲，物业管理仅限于住宅区域的服务，比如房屋入住及管理服务、房屋装修管理服务、公用设施设备管理服务、环境清洁卫生管理服务、绿化管理服务、安全管理服务、社区文化等。从广义上来讲，物业服务可以作为地产服务整个的大概念、涵盖咨询策划、营销代理、物业管理、甚至地产金融（资产证券化等）。

2、商业模式梳理：三大拓展模式，收费包干为主

物业管理市场拓展模式：主要分为委托接管，平台联盟和并购重组三种拓展方式。委托接管模式即通过招投标等方式，接受开发商或者业主委托对指定的物管理区域提供服务，以获取管理费用。平台联盟即强强联手，通过贡献各自的优势服务来达成双赢。并购重组模式即通过资本介入，进行扩张。其他模式还有顾问模式等。招标模式又分为公开招标和邀请招标。采购模式：主要包括物资采购和服务外包。物业管理行业是一个劳动力密集型的行业，日常的环境卫生管理、秩序维护、绿化、维修和家政等服务需要大量的人力资源，并且由于管理的项目分处全国不同区域，容易导致物业管理公司的人员管理效率低下，影响经营的毛利率。大部分物管公司倾向于将部分技术含量相对较低，附加值不高的服务业务进行外包。

收费模式：包干制为主，酬金制发展空间小。物业服务是一种合约化管理，就合约本身来看，分为酬金制和包干制，二者最大的不同在于风险和亏损承担者的差异。就具体的差别而言，包干制指的是由业主向物业服务企业支付固定物业服务费用，盈余或者亏损均由物业服务企业享有或者承担的物业服务计费方式；酬金制指的是在预收的物业服务资金中按约定比例或者约定数额提取酬金支付给物业服务企业，其余全部用于物业服务合同约定的支出，结余或者不足均由业主享有或者承担的物业服务计费方式。受限于市场环境和消费者习惯，国内物管公司基本采取包干制。简单来说，在包干制下，物业公司是依据收费价格来确定服务内容；在酬金制下，物业公司是依据服务要求来测算收费标准。酬金制的普及不仅要求企业诚实守信而且要求消费者具备一定的支付能力。目前，我国大部分地区的住户对费用的敏感性依然强于对服务的敏感性，因此，国内物管公司多采取包干制来提供各项服务，成本管控是物管公司的提升盈利能力的主要手段。

市场规模：物业服务市场的万亿期待

物业行业在我国起步较晚，1981年第一家物业公司成立，2003年第一部物业管理条例实行，从此行业才逐渐步入正轨。最近十年，随着房地产市场繁荣，物业管理行业政策由规范性变成鼓励性，行业正式进入快速发展阶段。从2007年到2016年，物管百强企业管理面积均值从468万平米上升到2725.1万平米，管理项目个数均从46个增长到166个，单个项目管理面积均值从10万平米增长至值16万平米。根据物业行业管理面积的分类特征，可以构建市场规模的估算模型，市场规模=∑物业管理各类型面积占比×物业管理总面积×相应类型的每月每单位平均物业管理费×月数。考虑到不同类型用途的房地产物业费差距较大，对于市场规模的测算，我们采用不同类型区分预测的方法。根据智研咨询《2017-2022 年中国物业管理行业发展趋势及投资战略研究报告》，按 2000 年以来的已竣工面积来算，截至 2015 年，住宅面积占比达到 77.70%，商业用途占比达到 10.39%，办公用途达到 2.64%，其他类型占比为 9.27%。考虑到国家对于房地产业宏观调控将持续，同时居民对于商品房的需求在2016年得到了极大的释放，我们保守预测到2021年，住宅面积占比将稳定在75%上下，商业用途占比达到11%左右，办公用途达到3%，其他类型占比为11%。

由于物业服务处于房地产的下游，新竣工的房地产一定会有物业服务的覆盖，所以我们通过当年物业管理总面积=上一年物业管理面积+当年竣工房地产面积来估算。2011-2016 年全国竣工面积年复合增长速度为2.8%，2013-16年全国竣工面积年复合增长速度为1.49%，考虑到房地产市场由增量市场转为存量市场的趋势，假设未来复合5 年增速为0.5%。到 2021年，全国竣工面积将达到10.87亿平方米，2017-2021年五年累计新增房屋竣工面积或达到53.8亿平米。因此，我们预计2021年全国物业管理面积为238.90亿平方米

根据中国指数研究院《2017 年中国物业服务百强企业研究报告》，2016年百强企业管理项目平均物业费为4.25 元/每平米/月（单位下同）。其中住宅物业为2.31 元，商业物业为7.04 元，办公类型平均为7.86 元。公众物业、产业园区物业、学校物业、医院物业和其他类型物业费分别为3.76/5.63/3.38/6.87/5.99元/每平米/月。考虑到在现实中状况中，调增存量楼盘的物业管理费存在较大难度，我们保守地假设 2021 年之前，物业管理费用维持不变。

根据以上数据模型预测，即使在不考虑物业管理费提价的情况下，预计 2021年市场 规模将达到9481亿元，是一个近万亿的市场。

3、两大动力推动行业发展

近年来，《国家新型城镇化规划（2014–2020年）》的推进以及中国房地产市场持续发展，为物业管理行业提供了广阔的发展空间。在新型城镇化指标中，城市社区综合服务设施覆盖率从2012年的72.5%到2020年的100%。公共服务设施总体上划分为两种：（1）政府投资为主体，如市区图书馆、市区学校等；（2）以开发商投资为主体的社区型设施。开发商作为基础设施的投资者，物业公司作为后续服务的提供和维护者，成为了实现城市社区综合服务设施覆盖率这一目标的后续稳固者。在根据目标，城市社区综合服务设施覆盖率需要在 2020年达到100%。

据民政部数据，2012到2016年9月，该覆盖率由72.5%达到82%，上升近10个百分点，未来4年需要加快发展，才能完成目标。再加上农村社区综合服务设施覆盖率努力达到 50%的目标，国家对于物业发展的鼓励力度势必加大。政策目标的制定相当于产业演进中的马鞭，让本就高速发展的行业动力更足。

城市化过程中，往往经历起步—加速—成熟三个阶段，我国目前进入成熟阶段。而根据联合国人口署统计，2014年全球发达国家的主要城市其城市化水平都在65%以上，而我国只有54.77%，即使到2016年，我国城镇化水平依旧在60%以下。所以和发达国家相比，我国城镇化还有较大提升空间；同时，由于城镇化人数比例的增加，商品房的需求也应运增长，房地产及其后端的物业服务业也进一步被驱动。《国家发展改革委关于放开部分服务价格意见的通知》（发改价格（2014）2755号）下发后，部分省市物业服务费限价政策正逐步松动和放开。通知下发后，武汉，济南，陕西市相应政策，也放开了相关价格，物业服务费纷纷上涨。比如，武汉市在下发放开了执行了10年的“最高不得超过1.44 元/平方米的 政府指导价”，一年内，上市的131个新住宅小区，物业费最便宜为1.48元，最贵的达4.8元。其中3元及以上有28个，占21.37%；2—3元（含 2 元）有 77个，占58.78%；2元以下的26个，占19.85%。

其次，传统服务业翻新与资产证券化加速推动行业集中度的进一步提升。在资本市场，物业行业经历了“被冷落——被关注——受重视——热度持续上升”四个阶段。作为传统服务业，物业行业集中度低，盈利水平低，不被资本市场看好。直到 2014 年，彩生活作为“第一个吃螃蟹的人”在港交所上市，行业作为新经济被资本市场所认识。2015年之后，中海物业，中奥到家，绿城服务相继登陆港交所，部分上市企业（如绿城服务）市值一路飙升，截至2017年12月19日，绿城服务市值最高，为158亿元港币，为其他港股物业上市公司市值的2-25倍，与上市首日相比涨幅也最高，上涨一倍之余；中海物业市值与首日相比涨幅仅次于绿城服务。彩生活作为行业第一股表现也不俗，过去三年市值最高达到112.60亿元。浦江中国亦在2017年12月11日正式在香港联交所上市交易。港股短短三年之内已有5家企业，雅居乐旗下雅生活也提交了上市申请，有望成为港股第6家内地物业企业。从产业演进规律来看，物业行业集中度的提升不仅不会就此止步，还会大幅度继续迈进。（1）结合科尔尼产业演进曲线，目前物业行业仍处于行业发展早期（10强市场占有率仅10.18%），为了扩大市场份额，行业的横向并购案例大量发生。（2）根据行业生命周期理论，当销售增速大于 10％时，行业处于成长期；销售增速处于 0.1％-10％为投入期或成熟期；销售增速小于 0时，则为衰退期。而对于物业行业而言，百强公司 2016 年的营收增速达到 16.10%，行业仍处于成长早期。与此同时，过去两年房地产销售市场的火爆为也为未来两三年物业行业的高增速奠定了坚实基础。

我国新三板作为多层次资本市场的组成部分，已成为物管公司大量聚集的资本平台，而物管公司作为一个行业，凭借较快的收入增速和良好的现金流情况成为新三板市场不可忽视 的一大产业集群。截至2017年12月，在新三板挂牌的物管公司家数已达60家。根据2017 年百强企业排名情况，较为突出的新三板企业有保利物业（第 5），嘉宝股份（第 14），远洋亿家（第 15），永升物业（第 23）。和房地产开发，REITs相比，物业管理采用轻资产模式，吸引资本“避重就轻”，大量涌入。地产开发属于重资产行业，开发投入大且投资回收期漫长，REITs 租金收益较为稳健，部分解决了投入大回报周期长的问题。而物业管理作为轻资产模式的最佳案例，融合增量市场抢占和存量市场运营，加之稳定的现金流，吸引着广大投资者。物业管理行业给资本带来一个好去处。

二、2018行业趋势

1、房企拆分旗下物管，子业务寻求独立发展

我国的房地产行业经过了十余年“黄金时代”的高速发展，已经成为国家的支柱产业之一。而物业管理公司一直处于“房地产开发商从属部门”的配角地位。当前在行业中具备开发商背景的物业管理公司占比达到 80%，仅 20%为独立的物业管理企业。物管公司背靠实力雄厚的开发商，在管理规模上有所保证，但其人力密集型、利润率低下的特征，相比于地产开发及销售部门，物管公司在房企集团内长期处于较为弱势的地位。但是，在消费升级的大背景下，物管的配售除了加强楼盘销售、维护房企品牌以外，开始逐渐起到以住户为核心、服务于住户需求的作用。房企拆分旗下物管子业务，通过市场化融资渠道发觉物管自身深层价值是大势所趋。对于物管公司，可以在资本市场上通过增发等再融资手段筹集资金，更好地对接物业管理供给，有利于其市场化发展；对于房企集团来说，拆分旗下物管可以有效盘活这部分资产，改善自身的资产流动性及资产运营效率，可以说房企拆分物管将带来双赢的局面。

2、物管蓝海市场，向龙头、高端、单一业主集中

全国物管公司总共超过 10 万家，总体呈现地域分散、集中度弱的状态。百强物管公司管理面积自 2012 年占比 13%提升至 2016 年的 29%，且 2016 年十强物管公司面积市占率 10.18%，比 15 年提升 2.54%。市场向百强企业集中，而百强中又向十强集中，2016 年全国在管面积增速 6%、百强在管面积增速 10%、十强面积增速则为 38%。龙头聚集效应显著，强者恒强将是市场常态。而且，龙头企业品牌溢价能力及成本控制力强。物管公司整体的服务水平和质量参差不齐，即使同一城市收费跨度也有百倍之广。根据全国物业管理协会报告，百强物管公司住宅平均物业收费 2.24 元/平米/月，平均毛利率为 20%，而十强企业平均毛利率可达 25%。龙头物管品牌如万科、绿城、保利等总体定位于高端物业园区，品牌溢价能力因服务质量而迅速增强，即使在成本加成的基础物业中也能获得比中小型物管公司更高的利润率。

对于高端物业管理，其主要需求来自C端家庭对于“美好生活”的品质升级，消费升级的大背景下，人们对于更优质生活体验的需求日益增长毋庸置疑。同时，物管的需求也来自于高端楼盘售卖的配售需要。物业管理公司一直以来是房地产开发商的从属配角，但是优质物业管理的确能够提升楼盘整体层次及提高售价。此外，商业、办公楼、体育场馆及学校医院等机构的参与也扩大了物管整体的市场容量。2015 年百强企业办公类项目占比 9%、商业项目4%、其他机构类项目占比 16%，而全国办公类仅 3%、商业项目 10%、其他类项目占比仅为 9%。机构的物管单价高，单体管理相对集中容易形成规模化，有利于物管公司提升运营效率。因此，物管公司更倾向于高单价的单一物业主的物业。

3、服务多元化挖掘物管深层价值

随着经济的发展和市场环境的变化，物业管理紧跟市场需求变化，已呈现提档升级的多 元化发展态势。在百强企业中，基础物业服务作为物管公司的根本收入来源，占总收入的比例高达 83%，却仅贡献了 69%的利润；但收入占比仅为 17%的配套业务能贡献 31%的利润。物管公司不断挖掘物业服务的附加值和边际效益，延伸服务领域，开展多种经营业务及资源整合，嫁接移动互联网、大数据、云计算等新技术，收集、整理和分析业主的衣食住行等生活需求数据，进一步体现出物业管理丰富的商业价值，促进营业收入的增长。

三、智慧社区构建供应链+消费纵横商业闭环

1、物业行业发展趋势：基础业务走向外包，服务升级与互联网应用的导入

国内物业百强公司基础业务持续深耕一二线城市，在稳固现有地位的基础上，积极拓展三四线城市，进一步抢占市场份额。国内基础物业业务收费相对稳定，物业管理公司营业收入增加主要依赖管理面积的增加和管理项目的拓展。2016年，全国商品房竣工面积达到10.6 亿平方米，为1997年以来的第二高点，比2015年增长6.1%。在这种形势下，百强企业深耕热点城市和重点城市，依靠集团房地产开发优势和自身拓展能力，发展管理项目。百强企业的管理项目多半集中在京津冀，长三角，珠三角，成渝等人口流动性和聚集性都比较快的城市。同时，一线城市项目分布占比比例降低，二线城市项目占比略微提升，三四线城市比例在近两年增加较快。可以看出百强企业在稳固原有的区域之外，也在拓展自己的全国布局，抢占全国市场。从成本拆分来看，人工成本虽占大头，但是业务外包呈行业趋势，导致人工成本的降低。新三板挂牌企业和港股上市公司中人工成本占比超过 70%的有中楚物业（90%）、银都物业（73%）、伯恩物业（72%）、物管股份（72%）、智善生活（70%）。部分公司已经实现了基础业务大部分外包。中奥到家，彩生活，中海物业，绿城服务，保利物业五家公司将园林，清洁，安防等业务均实现外包化。（2）外包业务比例升高导致人工成本降低。通过我们的数据整理发现，外包业务占比超过 30%的企业中，人工成本占比绝 大部分低于 50%，如绿城服务（48.2%）、彩生活（41.8%）；外包占比低于 10%的企业中，人工成本占比大部分接近或超过 70%，如银城物业（73%）、智善生活（70%）。（3）第一物业以“绿色科技物业”服务特色为主，核心优势在于社区运营中公司对绿色社区环境营造和绿色科技系统建设，因此可外包的程度非常低。公司外包业务占比仅有2%，而由于其绿色科技系统的运行使得其能源费用占比达到近四成，基本接近其人工成本的规模。随着专业化程度提高，基础业务外包将成为行业发展趋势。基础业务服务分工越来越精细化，未来的竞争仅仅依靠不断压缩成本是无法取胜的。相对比全球五大行，基本是将物业管理服务外包给相关专业化领域的优质公司来做，外包业务几乎占到基础管理的全部。2016年，百强企业外包项目中，清洁业务外包项目数量占总项目数的59%，较2015 年大幅提升近17个百分点。设备维修养护和秩序维护业务外包项目数量占比分别为35%和24%，较2015年分别增长11 个百分点和4个百分点。

物业服务将实现“服务标准化、技术现代化、业务多元化、人才技术化”的全面升级。传统的物业服务业态粗放式、手工式的程度较高，伴随着明显的效率低化、成本重化、服务非标化、管理困难化等先天缺陷。现代化的物业企业将充分利用科技化、信息化、人工智能等高新技术对传统密集型劳动输出模式转变化针对不同业主需求的集约型现代物业服务模式。（1）服务标准化：物业服务企业将进一步完善标准化运作流程，打造标准化的服务与产品，保证稳定统一的服务品质与特色，既能对市场呈现出“高品质、齐特色”的整体品牌形象，又能简化内部管理流程降低非标化带来的管理难题，从而降低公司内部的管理成本。（2）技术现代化：伴随着移动互联网、人工智能等科技发展水平的提升以及前沿科技在具体产业的落地和实践，物业服务行业也势必拥抱科技化趋势，充分利用现代化技术提升物业管理能力。如智能门禁系统、智能楼控系统、能源管理系统的应用，以及巡逻机器人、配送机器人、咨询机器人等对传统人工劳动力的逐渐取代，都能使得在企业成本降低的同时，使 得服务能力更加“智慧”与“高效”。（3）业务多元化：在进一步打磨基础物业业务的服务产品之外，物业服务企业存在向搭建社区综合服务平台的延伸趋势。物业公司除了提供最基本的物业管理之外，也逐渐开始切入社区金融、房屋经纪、社区商业、家政、养老等更多个性化和多元化的延伸服务中，实现业务的多元化拓展。（4：）人才专业化：“人才专业化”是“服务标准化”、“技术现代化”、“业务多元化”的基础性保障。物业服务公司只有对自身人才队伍进行更加专业化的培养与打造，才能实现公司能时刻在行业不断涌进的大潮流之中，始终立身浪头，不被市场选择的洪流中所淘汰。

互联网应用在物业管理行业的更深入应用。我国物业服务企业与互联网融合的发展轨迹共经历了五大阶段。在早期阶段物业行业对互联网始终持有“看不到、看不懂、看不起”的认知和态度；到了2009年，物业管理互联网化思想逐渐萌芽，长城物业开始应用 IT 技术探索提升物业管理效率，并在2012 年推出了云物业服务平台——一应云平台；进入 2012 年后的尝试期，包括彩生活、龙湖物业、万科物业、绿城服务等物业公司纷纷试水互联网，服务思想也逐渐从对物的管理转向对人的服务；2014 年后逐渐步入初步发展期，大部分企业建立了APP、微信公众号等平台类型，并且开始尝试导入大数据、物联网、云计算等新兴技术；2016 年后“物业+互联网”的新模式逐渐走向成熟期，企业 APP、社区平台在多次迭代后覆盖的用户数和项目面积迅速攀升，如彩生活等企业随着平台增值业务模式的渐趋成熟，也逐渐开始进入了创收盈利期。伴随着“互联网+ ”思维在行业的进一步渗透，物业服务企业建设互联网服务平台 的步伐将逐步加速。随着平台产品与服务的迭代升级、平台功能的逐步优化、平台注册和活跃用数量的逐渐增多、覆盖面积的不断拓展，企业后续进行平台增值业务的拓展方面也将更容易得以实现。

2、移动互联网时代，社区O2O市场高速扩张

据艾瑞咨询统计，2015 年中国电子商务市场交易规模 16.4 万亿元，同比增长 22.7%。其中本地生活服务 O2O 增长 38.3%，网络购物增长 36.2%都稳步促进了电子商务市场规模的增长，预计 2017 年电子商务市场规模达 23.2 万亿。2015年本地生活 O2O 市场规模达 8797 亿元，占比达 23%，较 2014 年占比上升 0.5%，增速高于整体水平。据艾瑞咨询统计，2015 年中国移动网购市场交易规模达 2.1 万亿，同比增长 123.8%，增速远远高于网络购物市场交易规模 36.2%的增长率，并预计 2017年中国移动网购市场交易规模达 4.5 万亿。与此同时，中国移动购物的用户数也在逐年增加，2015 年移动购物用户达 3.8 亿人，同比增长 44.7%，在网购用户中占比达 92.4%，2017 年预计移动购物用户占总网购用户的 97.2%。移动购物市场用户基础强大，交易规模增长率高，为 O2O 市场的发展提供了强大的用户基础和广阔的市场空间。2015 年开始各大互联网巨头阿里、腾讯、京东等都利用强大的线上流量积极布局 O2O 领域，未来线上线下渠道的融合成为市场发展的趋势。

社区 O2O 作为 O2O 市场下的一个细分市场，具有特定的服务对象，是指以社区及周边 3-5 公里范围内，满足社区居住人群生活需求的商家构成的场景，服务内容涵盖了餐饮、社区零售、洗衣服务、家政、美容美发、社区观影及沐浴等休闲服务行业。目前社区 O2O 市场的企业类型有 4 大类，分别是以 58 同城、赶集网为代表的信息服务平台；以社区 001、小区无忧为代表的社区综合服务平台；以饿了么、阿姨帮为代表的社区垂直服务平台；以万科物业、绿城物业为代表的传统的线下物管社区服务。其中社区综合服务平台的发展从 2012年商超宅配 O2O的社区 001 出现，到 2013 年小区无忧、小区管家的先后涌现，逐渐成为社区 O2O模式的代表类型。据罗兰贝格分析统计，2016 年中国社区 O2O 市场规模达 512 亿元，同比增长 68%，预计 2020 年市场规模达 2234 亿元，同比增长 39%。社区 O2O 借助于 O2O大市场的快速发展，也表现出高速扩张的态势。随着移动购物市场的快速发展，中国移动支付快速发展，截止 2015 年第三季度，中国移动支付业务交易量达 84.76 万亿，出现成倍增长。中国移动支付出现了 4 大运营模式：银联主导的云闪付、银联钱包；阿里和腾讯主导的支付宝和微信；工商银行、招商银行主导的手机银行；中国移动、中国电信和中国联通主导的短信支付、NFC 手机支付，移动支付方式不断丰富，发展不断深化。同时随着智能手机的普及及 3G/4G 网络的大规模铺设，第三方移动支付出现爆发式增长，技术的发展产生了多种支付方式，有二维码支付技术、NFC 技术、密码支付、指纹支付、语音支付和虹膜支付等，第三方移动支付的市场占比也由2011 年的 3%迅速增加到 2015 年的 42%，以绝对的增长优势在支付领域兴起。移动支付的深化推进了社区 O2O 的发展，主要体现在两个方面，一是目前线上消费与支付在商业总体规模中占比小，提升空间大。2015 年社区 O2O 市场全国网上零售额为 3.9 万亿元，在全国消费品零售总额中的占比不足 13%。未来随着移动支付形式的普及，到 2020 年社区 O2O 市场的全国网上零售额有望突破 10万亿元。二是移动互联网支付有线上和线下两个场景，线上移动支付以网购、手机电话费充值、电影票预订、支付打车费、信用卡还款为主要的应用场景，随着移动支付的发展，各大巨头纷纷延伸到线下场景应用，越来越多的线下门店接受移动支付方式，包括全家、喜士多、屈臣氏等连锁便利店、地铁站校园里的自动贩卖机、肯德基、麦当劳等快餐店。移动支付通过参与线下门店的方式逐渐渗透到 O2O 领域，推进社区 O2O 的发展。

3、构建供应链+消费圈打造商业闭环

物联网技术以及互联网+模式对物管行业传统的综合便民服务带来冲击，加上移动支付的发展，使得大量物业原有的便民服务的未来商业价值发生变化，在未来物联网时代物管行 业面临着跨越式增长的历史机遇，行业公司需要积极采取转型战略。通过供应链与消费圈商业闭环的构建、跨界融合实现智慧社区的打造、便民服务产品的不断丰富促进来适应未来行业的发展。物管企业可以通过“行业解决方案+金融+互联网”的方式服务中小微企业及其上下游，将电商与实体零售商打通，实现从端到端的信息流、资金流和物流的重构，通过锁定未来智慧城市的最后50米实现企业在未来物联网络社会中的企业价值。通过对接第三方移动订货系统和支付系统实现物管消费圈平台的上线，配合百货、生鲜、外卖等产品以及服务，大大提升小微商户客户的收入来源，并解决了供应链条中的资金周转、商品营销推广等问题，使得未来物管公司可以逐步构建以社区为中心的供应链+消费圈的“一纵一横”的商业生态闭环，实现商业闭环中商户之间、商户与消费者之间的利益共享。

4、转型智慧社区，实行跨界融合

智慧社区结合政府关注的社会安全，加强和智慧行业建设的企业合作，通过专业领域的智能终端设备和商业服务进行跨界融合，形成新的异业联合的服务运营模式。物业管理公司在智慧出行、智慧电梯等领域都有较大的合作空间，智慧社区意在充分应用物业公司自主研发的社区O2O系统、会员系统、订货系统、电子商务平台、多渠道服务系统，并形成专用设备+商业应用+服务推广+大数据应用的跨界融合解决方案。未来将通过掌上社区、智能终端业务、便民超市、线上线下服务结合、居家养老服务、电商服务、智能家居、可视化互动、水电综合应用服务、垃圾/废旧回收等10大运营模式来实现社区的智能生态服务。一般常见的应用场景有；

跨界融合之智慧出行：建立在共享租车平台上的出租汽车电召平台，可以实现盘活区域全部闲散车辆资源，为社区提供出租车预约与电召服务。通过打车智能终端和打车软件具备的移动生活、一键导航、电子支付、无线 WIFI 等功能，实现了“互联网+智慧交通”的出 行服务模式，让社区大众出行更加安全、公平、方便、舒心。物业平台还可将商圈模式与智慧打车平台相结合，未来将从智能车载终端后台运营服务等方面以及整合其他出租车电召系统等方面与该公司展开后续深入合作。

跨界融合之智慧电梯：2014 年 8 月，经国务院同意，发改委、工信部、科技部、公安部、财政部、国土部、住建部、交通部等八部委印发了《关于促进智慧城市健康发展的指导意见》，物业公司应该积极响应政策，通过战略合作盘活丰富的电梯广告资源，以便民服务为依托，打造电梯屏产业链。物业公司可以与地理信息公司达成智慧城市领域的战略合作，以智慧电梯为切入点，打造智慧社区，在智慧社区一卡通、商圈合作等方面达成了合作意向。双方联合运营，商圈及广告获利后按协议分润。

智慧社区便民亭项目：

物业公司便民亭项目已经有很多上线实例，目前正处于线下市场拓展阶段，在积极响应国家的精准扶贫号召，贯彻和落实九部委提倡的政府行为推动、市场行为实施的战略方针的背景下，物业公司可以基于云会员管理系统、进销存管理系统、多渠道收单系统提供交易管理、产品流通、订单追踪和数据收集等服务，做到便民、惠民和利民。

便民是指为社区用户提供各项公共事业账单缴费、交通卡、手机卡充值；银行信用卡还款，跨行及异地跨行转账；飞机、火车票、旅游、演出、电影票订购；报刊杂志销售；油盐酱醋水茶果蔬菜等日用生活品购买的服务，充分利用互联网+科技手段完成基于社区 O2O 的完美闭环。

惠民是指公司与各大品牌商达成战略合作协议，实现商品的 F2C,为社区用户提供最实惠、最安全、最便利的商品和服务。利民是指通过亭子、社区众包物流、以及项目配套物流工程车辆，为社区用户、退役军人直接创造就业岗位，并联合战略合作品牌方与共同开展社区公益活动，申请成立好社惠公益基金会，携手各方开展定向扶贫工作。使智慧社区O2O 项目内容丰富性能更加完善、丰富综合便民服务。

通过便民、惠民，物业平台就可以用可以为社区居民带来切实利益的服务锁定社区居民。从而为下一步更深层次的服务做好数据准备。

第四篇：集团抵物管理办法

鑫鑫集团抵物管理办法

第一章 总 则

第一条 为规范集团抵债资产管理，避免和减少资产损失，及时化解经营风险，促进集团稳健经营和健康发展，根据国家有关法律法规，制定本办法。

第二条 以物抵债工作必须以遵守法律法规为前提，必须以最大限度维护集团利益为目标，避免重复抵物、高价抵物、收抵无用品等。

第三条 本办法所称以物抵债，是指依据双方约定或法律规定，债务人以拥有合法处分权的非货币资产抵偿所欠我集团账款的行为。包括双方协议抵债和依据司法机关出具的生效法律文书抵债两种形式。

第四条 在协议办理以物抵债的过程中，双方应在协议中明确以下内容：

（一）抵债资产的名称、种类、数量、规格等，不动产需说明位臵；

（二）抵债金额；

（三）抵债资产的交付时间、地点和方式；

（四）产权证书的交付、权属变更登记手续的办理及费用的交付；

（五）违约责任；

（六）其他条款。

第五条 以物抵债管理应遵循严格控制、合理定价、妥善保管、及时处臵的原则。

（一）严格控制原则。当债务不能以现金形式收款时，经集团领导审批后方可以物抵债。以物抵债(资)金额不超过各责任主体部门任务目标的15%。

（二）合理定价原则。抵债资产必须经过严格的资产评估来确定价值，要以市场价格为基础合理定价，不得虚高价格。

（三）妥善保管原则。对收取的抵债资产应妥善保管，确保抵债资产安全、完整和有效。

（四）及时处臵原则。收取抵债资产后应及时进行处臵，尽快实现抵债资产转化为货币资金。

第六条 本办法适用于集团本部及所属公司。

第二章 以物抵债的范围

第七条 抵债资产应当是法律允许转让的、具备独立变现能力的财产和财产性权利。

第八条 不得接受下列财产用于抵偿债务，但依据司法机关出具的生效法律文书办理的除外：

（一）所有权、使用权不明或者有争议的；

（二）资产已经先于我集团抵押或质押给第三人且对该

第三人的债务尚未清偿的；

（三）依法被查封、扣押、监管的资产；

（四）债务人公益性质的职工住宅等生活设施、教育设施和医疗卫生设施；

（五）不易保存且无法或长期难以变现的资产。

第三章 以物抵债的审批

第九条 发生以物抵债行为的部门负责项目申报，经集团大宗物资采购及资产处臵专班预估审核后，报集团领导审批。

第十条 办理以物抵债应准备以下材料：

（一）以物抵债申请报告。

（二）集团与抵债当事人之间拟签订的以物抵债协议。

（三）其他有关的证明材料。

第四章 抵债资产的管理

第十一条 抵债资产管理是指抵债资产的接收、权属变更、管护等行为。抵债资产的管理应以资产的保值、增值为目标，在管理中应建立责权分明的管理机制，抵债资产的管理工作由集团经管办负责，集团财务部建立抵债资产台帐。

第十二条 抵债资产接收工作应在以物抵债方案获得审批后进行。在抵债资产的收取直至处臵期间，集团经管办

应妥善保管抵债资产，对抵债资产要建立定期检查、账实核对制度。

（一）要根据抵债资产的性质和状况定期或不定期进行检查和维护，及时掌握抵债资产实物形态及价值形态的变化情况，及时发现影响抵债资产价值的风险隐患并采取有针对性的防范和补救措施。

（二）每个季度应至少组织一次对抵债资产的账实核对，并作好核对记录。核对应做到账簿一致和账实相符，若有不符的，应查明原因，及时报告并据实处理。

第十三条 抵债资产的接收既包括实物的接收也包括抵债资产相关权证的接收。在接收抵债资产时，需对抵债资产的权属情况及名称、数量、位臵、来源渠道加以核实，并填制“抵债资产收妥通知书”（一式三份）由双方共同签字确认。一份交抵债方留存，一份由集团经管办留存备案，一份交集团财务部入账。

第十四条 以物抵债方案获得通过后，抵债资产为房屋、土地等不动产或车辆等动产的，应办理抵债资产的权属变更登记手续。依法不需办理权属变更登记手续的，必须有司法机关出具的生效法律文书或双方的抵债协议为根据。

第十五条 抵债资产权属变更手续的经办人员应依照司法机关出具的生效法律文书或双方抵债协议的内容规定严格执行。如无明确规定，应要求抵债方协助尽快办理。

第十六条 抵债资产入库后，应及时处臵，不得拖延、贻误处臵时机，更不得擅自挪用、转借抵债资产。

第五章 抵债资产的处臵变现

第十七条 抵债资产处臵变现，是指通过拍卖、招标、协议转让、公开市场出售、委托专业机构等方式将抵债资产的所有权、处分权让渡给第三人的行为。

抵债资产处臵变现工作由集团大宗物资采购及资产处臵专班负责。

第十八条 在取得抵债资产后，应以“公开、公平、公正”为原则，实现抵债资产价值最大化。

第十九条 除领导批准留作自用或其他用处的抵债物资，按照正常费率结算组稿费；其他抵债物资处臵变现，按变现后价款12%费率结算组稿费，或者直接以所抵物资(不动产、不可分割资产除外)12%的实物发放组稿费。申请抵物部门或个人有能力进行变现的，可协助专班处理资产变现。

第二十条 在取得抵债资产后应尽快处臵变现，原则上应自取得之日起六个月内处臵完毕，六个月内处臵完毕确有困难的，报集团领导批准之后，可适当延长处臵时限。

第二十一条 抵债资产变现价款的支付方式应以一次性付款为主。

第二十二条 集团大宗物资采购及资产处臵专班在抵

债资产处臵变现前，首先制订变现方案，并提供抵债资产处臵变现的材料，然后提交集团领导审议。抵债资产处臵申请报告应包括以下内容：

（一）以物抵债协议、以物抵债审批文件或依据的生效法律文书；

（二）抵债资产情况介绍；

（三）处臵工作过程介绍；

（四）购买方情况及其他询价者情况介绍；

（五）选定购买方的过程与理由；

（六）处臵价格的形成、合理性分析、处臵损失等；

（七）分期付款方式下购买方的偿还能力分析和担保措施。

申请报告附件应包括以下内容：

1、处臵过程中的所有重要会谈记录；

2、有关的广告、公告复印件；

3、其他可以支持申请报告内容的材料。

第二十三条 抵债资产处臵变现后，集团经管办应及时将抵债资产处臵变现的有关文件（副本），送交集团财务部进行帐务处理。

第二十四条 集团经管办对抵债资产过程中形成的处臵档案，应按照有关规定妥善保管。处臵档案包括以下内容：

（一）处臵过程中形成的所有法律文件；

（二）与处臵工作有关的各种内部请示文件、报告及其附件，相应的批示和批复；

（三）处臵过程中的各种会谈纪要和备忘录；

（四）可以证明处臵工作公开性的材料，如媒体广告复印件、公告发布记录等。

第六章 附则

第二十五条 本办法由鑫鑫集团负责解释。第二十六条 本办法自下发之日起实行。

第五篇：万科集团档案管理办法

万科集团档案管理办法（MHKG-ZG-ZD-009）

档案管理流程总部各部门/项目公司及其他子公司各部门A提交归档文件资料及存期建议总部综合管理部B收集各种归档资料并审核资料完备性总部分管副总C总裁D根据保管期限、类别分类立卷、归档存档存档提出借阅需求经部门负责人审批汇总借阅/复印资料需求N综合管理部经理审批Y结束借阅/复印登记Y是否需要复印NY是否需要归还复印资料发放给承办人N查阅人在档案室查阅资料档案借阅借阅人使用后归还资料归还登记结束多余存档资料超出保管期档案资料提出销毁或延期保管建议档案资料整理并提出销毁申请汇总形成销毁文件资料清单N延长档案保管期并办理相关手续造具清册提出销毁报告N审核Y审批YN审批档案销毁结束销毁档案Y 1.目的

为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。2.适用范围

万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。3.定义： 4.职责： 4.1.综合管理部

4.1.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。4.1.2.负责对档案的借阅进行审批、登记管理。

4.1.3.负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。4.2.集团各职能部门及各子公司

4.2.1.负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文书档案。

4.2.2.负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。4.2.3.负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综合管理部。5.程序和内容： 5.1.档案立卷范围

5.1.1.公司成立所形成的一切文件。5.1.2.公司章程类文件。5.1.3.公司管理规章制度。5.1.4.重要会议记录、会议纪要。5.1.5.经营计划、工作总结；

5.1.6.意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。5.1.7.重要的来往信函。

5.1.8.一切与公司业务、技术、项目有关的资料。5.2.档案立卷要求： 5.2.1.各部门立卷要求 5.2.1.1.凡是各部门在业务活动中所形成的、具有查考利用价值的文字材料及音像资料均属归档范围，不得由部门或个人分散保存，必须由业务部门整理后，定期交给综合管理部集中管理保存。

5.2.1.2.各项业务一旦结束，其有关该项业务往来的一切材料、函件都应移交综合管理部正式存档（所签合同、协议、意向书、委托书需在签订后立即交到综合管理部存档），业务部门如有需要，可建立复印件的业务档案，以便工作。

5.2.1.3.业务部门形成的文件应由本部门指定的专人保管。

5.2.1.4.业务部门文件保管人员有责任将本部门形成的文件收集齐全，并对文件材料进行初步分类整理、打出文件目录。目录中应包括文件名称、摘要、形成时间、页数、份数、备注（注明是原件或复印件）。

5.2.1.5.财务部独立管理会计档案---凭证、账薄、财务报表类、借款、贷款合同（注：财务部只留一份原件，其余原件交综合管理部保管；如原件只一份，财务部留复印件。）

5.2.2.综合管理部立卷要求：

5.2.2.1.立卷的文件材料应按照自然形成、保持历史联系的原则和立卷要求特征及文件内容进行立卷。

5.2.2.2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间，系统排列。5.2.2.3.拟订案卷标题要简明、准确。

5.2.2.4.整理好的案卷要确定案卷的保管期限。文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。专门档案另有保管期限和销毁规定的按有关规定执行。

5.2.2.4.1.永久保管的文书档案主要包括： 5.2.2.4.1.1.公司制定的规章制度类文件材料。

5.2.2.4.1.2.公司召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料。5.2.2.4.1.3.公司职能活动中形成的重要业务文件材料。

5.2.2.4.1.4.公司关于重要问题的请示与上级主管部门的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。

5.2.2.4.1.5.公司机构演变、人事任免等文件材料。5.2.2.4.1.6.公司房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料。

5.2.2.4.1.7.上级主管部门制发的属于公司经营业务的重要文件材料。5.2.2.4.1.8.下属机构关于重要业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。

5.2.2.4.2.定期保管的文书档案主要包括：

5.2.2.4.2.1.公司职能活动中形成的一般性业务文件材料。

5.2.2.4.2.2.公司召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料。5.2.2.4.2.3.公司人事管理工作形成的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.4.公司一般性事务管理文件材料。

5.2.2.4.2.5.公司关于一般性问题的请示与上级主管部门的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等。

5.2.2.4.2.6.上级主管部门制发的属于公司经营业务的一般性文件材料。

5.2.2.4.2.7.上级主管部门制发的非公司经营业务但要贯彻执行的文件材料。

5.2.2.4.2.8.下属机构关于一般性业务问题的来函、请示与公司的复函、批复等文件材料。

5.2.2.4.2.9.下属机构报送的或以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。

5.2.2.5.按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录备考表。

5.2.2.6.全部案卷组成后，要对案卷统一排列编写文档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。

5.2.2.7.原则上每年年终做一次归档立卷工作，将当年所形成的公司所有文件按上述要求进行统一整理。

5.3.档案存档程序

5.3.1.集团各部门/项目公司及其他子公司各部门对于需要在集团进行归档的资料进行整理，提交集团综合管理部，并提出存期建议。5.3.2.集团综合管理部收集归档资料，审核归档资料及手续的完备性。5.3.3.集团综合管理部根据资料的性质、存档单位建议的存期，对资料进行分类立卷、存档，做好存档登记（附表1）。5.4.档案借阅

5.4.1.需要借阅档案的部门或个人需首先提出借阅/复印需求，填写《档案借阅/复印审批单》（附表2），经部门负责人同意后报总公司综合管理部。5.4.2.总公司综合管理部汇总各单位的档案借阅/复印需求，报综合管理部负责人审批。

5.4.3.审批通过后，综合管理部要对借阅/复印的档案进行登记（附表3），并要求借阅人签字。

5.4.4.借阅档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印。5.4.5.对于需要复印的资料，由集团综合管理部负责将资料复印并下发给借阅人/承办人。

5.4.6.如不需复印，借阅人可在档案室查阅资料。

5.4.7.对于需要归还的档案资料，综合管理部要登记明确的归还日期，借阅人需要在期限内归还资料，综合管理部负责在档案到期前催还。5.4.8.档案资料归还后，集团综合管理部登记销帐。5.5.档案销毁

5.5.1.对于多余的档案资料以及超出保管期限的档案资料，总公司综合管理部定期进行整理，并提出销毁申请（附表4：《文件资料销毁请示》）。5.5.2.销毁申请经资料存档提交部门进行审核，对是否销毁或延长保管期限提出建议，并提交分管副总裁审核，总裁审批。

5.5.3.对审批未通过的档案，由总公司综合管理部延长保管期限，并办理相关手续。

5.5.4.审批通过的档案，总公司综合管理部造具清册，由档案交存部门负责人和总公司综合管理部负责人现场监督，对档案进行销毁。

5.5.5.档案销毁后，由见证人在《档案销毁证明书》（附表5）上签字确认。5.6.附则

5.6.1.本制度自

****年**月**日起施行。

5.6.2.本制度由集团综合管理部解释并修改。6.支持性文件： 7.相关记录：

7.1.《档案保管登记台帐》

MHKG-ZG-BD-032 MHKG-ZG-BD-033 MHKG-ZG-BD-034 MHKG-ZG-BD-035 MHKG-ZG-BD-036 7.2.《档案借阅/复印审批单》

7.3.《档案借阅/复印登记台账》 7.4.《文件资料销毁请示》

7.5.《档案销毁证明书》