公文处理中的常见问题

第一篇：公文处理中的常见问题

公文处理中的常见问题

一、公文眉首

（一）发文字号中的六角符号“〔〕”用成 “［］”；

（二）上行文未标识签发人；签发人名字的字体使用不规范(应该用3号楷体)。

（三）上行文发文字号和签发人排版不规范（发文字号应居左空1字，签发人姓名居右空1字）

二、公文主体

（一）公文标题

1、标题与版心红线间距不够（标题与版心红线之间应空2行）。2.字体使用不规范（应用2号小标宋体。由于目前计算机字库无此字号，可用2号宋体加粗代替）。

3.标题滥用符号（公文标题除法规、规章名称加书名号《》外，一般不用标点符号）。

4.标题多行时，分行不规范（标题需要分行时，有整体意义的词语不能分开）。

5.文种运用不规范。请示和报告混用、请示和函混用、乱用文种等等。常见错误有：

（1）缺文种，如《关于申请召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会》。

（2）生造文种，如《关于召开杨柳220千伏输电线路改造工程施工协调会的请示报告》。

（3）“请示”和“报告”混浠。

“请示”适用范围：①明文规定必须上报请上级机关审核批准才能办理的事项；②遇到新情况新问题，但又无明确规定和依据，需上级明确指示后才能解决的事项；③对现行政策法规不甚了解或因特殊情况而难于执行，有待上级明确答复才能执行的事项；④有意见分歧，待上级裁定才能办理的事项；⑤请示应一事一请，不能多事一请。

“报告”适用范围：①制度要求和明文规定必须向上级汇报本单位工作进展不须上级答复的月报、季报、年报等；②答复上级机关的询问或汇报上级机关批办文件及其他事项的结果；③向上级反映工作动态或贯彻上级要求情况；④向上级机关提出建议和意见、设想等（但不要夹带请示）。

6.转发公文标题累赘、冗长。可采用直接转发最上一级文件等办法，避免相同词语在标题中重复出现。

转发文标题简化法：①直接转发原发文件，要把内容交待清楚（现在比较侧重用这个方法）；②概括转发；③借用转发：如《公司关于任命×××同志为××公司副总经理的通知》转发标题为《转发公司关于×××同志任职的通知》。

转发类文件应注意几点：①多级转的文件，各个上级有关指示和要求，要在转发文件的正文加以说明，如果不加说明，就要将各个上级机关的转发文件一并印发；②转发性文件的文种，除被转发文件的文种是“通知”时，文种可以省略外，其他文种要保留一级。

7.注意转发、印发、颁布的区别。“转发”是上级或外单位须共同执行的文件；“印发”是本机关内执行的文件，要经过盖章、印制的过程；“颁布”是公布，一般指政府机关或人民团体将其研拟的法令规章、行政措施等依法公布周知。印发比颁布多盖印或印制的过程。

（二）主送单位

1．主送单位与标题间距过宽（主送单位与标题之间应空1行）。2.字体不规范（应用3号仿宋体字标识，不加粗）。

3.上行文出现多个主送单位现象（上行文主送单位应只有一个）。

（三）公文正文

1.字体使用不规范（应用3号仿宋字体，根据《国家行政机关公文格式》GB/T 9704-1999 规定,正文中如有小标题可用3号小标宋体或黑体字。注意不要加粗）。

2.行间距、字间距不规范（一般每一页为22行，每行为28个

字）。

3.结构层次序数不规范。根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定，应为：第一层 “

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。

（四）附件

1.公文有附件而在正文末尾未标“附件”，标识位置和字体不规范。

（1）公文如有附件，应在正文下空一行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件名称后不用标点符号，如“附件：×××××”。

（2）如有多份附件，应使用阿拉伯数码加“.”，而不是“、”。如“附件：1.×××××”，附件名称回行时与上行首字对齐。

2．附件标识不规范，正文列出的附件标题与附件的标题不一致。（1）附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，其后不加冒号，且附件标题应在下一行居中；有序号时标识序号，序号后不加冒号。

（2）附件的序号和名称前后标识应一致。

（3）附件是文件的可标发文字号，也可标注公文标题。（4）转发、印发类公文，因转印公文标题及内容已有说明，一律不再标注为附件。如附件只送主送单位，应注明“抄送无附件”。

3.关于附件的其他不规范

（1）附件是扫描件时，文件倾斜未调整、文件有黑边及色差未处理、横竖页未调整；

（2）多个附件时不整合；附件未与正文一起编页号，如正文有2页，附件应从第3页开始编页号（扫描件除外）。

（五）成文日期

1.成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位领导人的签发日期为准。

2.成文日期用汉字将年、月、日标全，不能用阿拉伯数字；“零”要写为“○”。成文日期上方不署发文单位名称。

3.单一单位制发的公文，成文日期右空4个字；两个单位联合发文，成文日期可适当向左调整，尽量使两个单位的印章都能下压成文日期。

（六）印章使用

1.公章位置应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期。（一般三分之二在成文日期之上，三分之一在成文日期之下）

2．会议纪要不加盖印章。

（七）附注

上行文（如请示）应在附注中告知联系人姓名、联系电话。[其标识方法为：在成文日期下1行用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标出，如（联系人：××××××，联系电话：×××××××）]。

三、版记

（一）主题词

1.“主题词”三字应用3号黑体字，居左顶格，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字（由于目前计算机字库无此字号，可用3号宋体加粗代替），词目之间空一字。

2.主题词应按公文主题词表的词汇标注，一般不超过五个词汇。3.主题词文种应与标题文种一致。

（二）抄送单位

1.“抄送”字体为3号仿宋字，后标全角冒号, 左右应各空一个字；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，其标识方法与抄送单位的标识一样。

2.抄送单位要分好层次，同层次的用顿号隔开，不同层次的用逗号隔开，抄送末尾标句号。单位名称一般按系统先外后内、先大后小，最后标注单位内部部门名称。

3.抄送应注意的问题

（1）上行文不能抄送下级单位;（2）密级很高的文件，要严格控制抄送范围；（3）越级请示件要抄送被越过的上级机关；

（4）向下级的重要行文要抄送直接上级机关；（5）遵循先党后政，先外后内，先上级后下级的原则；（6）联合发文或主送中已有的机关，不要在抄送栏中一一罗列。

（三）印发机关和印发日期

印发机关应该左空一个字，印发日期应该右空一个字。印发日期以最后一个领导签发的日期为准，用阿拉伯数字标识。

（四）页码

1.页码应该用4号半角白体，页码两边各有一条4号一字线；单页码位于右下角居右空一个字，双页码位于左下角居左空一个字。

2.除扫描件外,一份公文统一一个流水页码。

四、其他注意事项

（一）公文中必须使用国家法定的计量单位。

（二）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（三）公司和分公司不得联合行文。

（四）引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号，如“根据《关于×××××××的通知》（桂电办〔2011〕×号）要求„„”；使用简称时，一般先用全称，并注明简称；使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

（五）上行文应按国家行政机关公文格式版面设置。对扫描的附件要设置好版面，文件太大时，要进行压缩。当附件同时出现word文档或电子表格时，应合成一个文档。一个附件应一个文件名。

（六）文件一般使用A4纸，特殊表格除外。

（七）正文和表格排版要规范,不能存在跳页、公文修改痕迹未消除等现象。

（八）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

第二篇：公文处理常见问题分析

公文处理常见问题分析

一、公文处理概述

（一）公文的特点 1．鲜明的政治性。

公文是管理阶层的工具，是管理工作的需要。它的内容反映了管理阶层的意志。

2．法定的权威性。

公文是领导机关实施领导和管理工作的工具，其管辖范围内所有单位和个人必须贯彻执行。如果对某些条文有不同意见，只能用合法的方式向上级领导机关反映。

3．特定的作者、读者和严格的程序。公文写作，是一项严肃的工作。公文的作者，是公文制发机关（单位）。公文的读者，是由领导机关制发文件时规定的。公文办理有一套严格的程序。

4．文字表述的准确性和语言的生动性。

文字表述的准确性，是指公文的语言表达必须做到准确、规范，无歧义。特别是政策性公文，要清楚明了，操作性要强，便于贯彻和执行。

公文语言的生动性，是指在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上，充分运用我国语言、词汇丰富的特点，做到句法、构词法一致，句子、词汇新颖，避免重复、累赘。

5．内容上的公务性和现实性。

内容的公务性，是指公文是机关决策的产物，是机关处理公务活动的工具，必须为公务活动服务，不得把私人的事务写入公文之中。内容的现实性，指公文必须充分全面地反映实际情况，实事求是；必须为现实管理工作服务，具有现行功用和指导性、实践性。

6．强烈的时效性和特定的意向性。

公文的时效性很强，必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用。否则，公文就失去了现行功用。

特定的意向性。是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了。不同的受文对象，用不同的公文语言表述。

7．严密的逻辑性。

公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写，做到逻辑严密，言简意赅，以其独有的逻辑力量说服读者（执行者），实现其管理作用、处理公务的作用。

8．规范的体式。

通用公文是法定的，每一个文种的撰写方式、格式都是固定的。公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文，不得违反。

（二）公文处理的原则 1.实事求是的原则； 2.党政分开的原则； 3.精简的原则； 4.高效的原则；

5.按照行文机关的要求进行的原则； 6.按照公文处理规定进行的原则。标准：及时、准确、安全、保密。

（三）公文发布的方式 1．内部发布

①用特定版头印制内部分发； ②用内部传真电报发送； ③在内部网络上发布； ④其他方式。2．公开发布

公开发布的公文，从公开发布之日到执行的起始日，至少要有30天以上的间隔期。

①在报刊上公开发布；②在互联网上发布； ③张贴；④设立政务公开场所供执行者索取公文； ⑤其他形式。

二、公文行文规则

（一）公文的行文关系

行文是指公文制发单位发公文给受文单位。受文单位一般是某个单位或某些单位或集群单位。这种发文单位与收文单位之间的公文往来关系，就叫做行文关系。

它是根据组织系统、公文法定作者的职责权限、发文单位与受文单位之间是否具有隶属关系确定的。

正确处理行文关系，充分发挥公文的效用，是一切机关工作人员特别是从事公文处理的人员必须熟练掌握、正确使用的基本技能和方法之一。

行文公文的行文关系，主要有以下两种关系： 1．领导与被领导的关系。

领导与被领导的关系，是指有隶属关系的上级机关与下级机关之间的公文往来关系。按照我国现行的政治体制、行政管理体制和组织制度，凡有隶属关系的上下级机关之间工作上的相互关系是领导与被领导的关系。

公文往来中的领导与被领导的关系，专指行文关系，是指具有直接领导关系的上下级之间的关系，不包括间接的领导关系，即处于领导地位的政党与其所领导下的人大、政府、政协、企业事业单位、社会团体等机关单位之间的领导与被领导的关系。2．指导与被指导的关系。

指导与被指导的关系,是指没有隶属关系但有业务指导关系的机关、单位、部门之间的公文往来关系。例如，没有隶属关系但有业务指导关系的上级机关与下级机关之间的公文往来，上级机关的职能部门与下级机关的相关部门之间的公文往来，同级机关、单位、部门之间在各自的职权范围内进行业务指导工作时的公文往来等。这种关系与领导与被领导的关系比较，行文方式相同，但所用文种不尽相同，二者有本质的区别。

具有业务指导关系的上级机关向下级机关、上级机关的部门向下级机关的相关部门进行业务指导、答复问题、部署业务工作等，必须受政策、法律、纪律、办文制度和职责权限的约束，只能在各自的职权范围内活动，不得超越职权范围。

（二）公文的行文方式

1.下行文。指上级机关给所属的下级机关行文，上级机关的职能部门给下级机关的相关部门行文。

2.上行文。指下级机关向有隶属关系的直接的上级机关行文和下级机关的部门向上级机关相关的部门行文。给不相隶属的上级机关或不相关的上级机关的部门行文，不叫上行文。

3.平行文。指同级机关和不相隶属的机关之间的行文。有些机关虽然是上级领导机关或下级机关，但与行文的机关没有隶属关系和指导关系，与这样的上级机关或下级机关行文，也是平行文。

平行文没有级别、地区之分。同级机关和不同隶属的机关之间联系工作、交流情况、答复询问和批准管辖的事项等都可以行文，但是，只能用“函”行文。

1.行文应当确有需要，注重实效，坚持少而精。

①行文必须确有必要。没有行文的必要性和可行性的，不行文；贯彻上级文件精神，没有新的具体措施，仅表态性的或照抄照搬的，不行文；已开会作了布臵，可用电话或当面议定的事项，不行文；会议文件、会议纪要和领导人在会议上的报告、讲话，不另行文。凡是部门工作，部门自己行文能够解决问题的，应由部门行文，不应由党委或政府行文。

②行文必须注重实效。公文必须紧密结合实际，制定的政策、措施、方法等切实可行，能解决问题，收到实效。对于脱离实际，超越了干部、群众的承受能力，行不通和收不到实效的，不行文；违背了人民群众长远利益和根本利益的，不行文；不符合党的路线方针政策和国家法律法规的，不行文。

③必须控制行文数量，所发公文力求精练、简短。所发公文，必须作总量控制，科学决策，民主决策，依法决策。应发的公文，提倡写短文，在语言文字上反复锤炼，精益求精，力求简短，达到“一字入公文，九牛拉不出”的标准。

三、公文的常见问题

（一）合格公文的基本标准 材料真实 言之有物 符合政策 切实可行 主题鲜明 表述准确 结构严谨 条理清楚 语言流畅 文字精练 字词规范 标点正确 语气得当 定位准确 手续完备 格式规范

（二）公文处理常见六大问题 标题不规范 文字不精练 用词不贴切 表述不清楚 语法不规范 标点不准确 1.标题不规范 ◆不能准确、简明地揭示公文的主题。

《关于联合国粮农组织总干事邀请部领导出席粮食安全委员会特别会议的请示》

修改：《关于联合国粮农组织总干事邀请部领导出席粮食安全委员会特别会议事处理意见的请示》

《关于如何认定假兽药的函》

修改：《关于认定**公司生产的疫苗制品为假兽药的通知》 ◆滥用标点符号。

《关于拟请部领导会见泰国新任农业部长、部领导宴请泰代表团的请示》

修改：《关于拟请部领导会见并宴请泰国农业代表团的请示》 ◆文种使用不当。

《关于划转厅机关大院改造项目投资的复函》（厅发文，受文者是机关服务中心）

修改： 《关于划转厅机关大院改造项目投资的通知》 《关于报请审定高致病性禽流感控制应急预案的报告》 修改： 《关于报请审定高致病性禽流感控制应急预案的请示》 《农村集体财务管理规范化试点村考核验收办法》

修改：《关于印发〈农村集体财务管理规范化试点村考核验收办法〉的通知》

2.文字不精练 ◆喜欢讲大话、套话

乡镇企业减负工作是一件大事也是一件难事，更是一件非抓不可的实事。我们要充分认识乡镇企业减负工作的重要性、艰巨性和迫切性……

自国务院批准我部每年举办一届中国国际农产品交易会以来，在党中央、国务院领导的亲切关怀下，在贵部及国家发展改革委、财政部、海关总署、质检总局……的大力支持下，2003、2004年已举办两届中国国际农产品交易会并取得圆满成功。

修改：经国务院批准，我部于2003、2004年举办了两届中国国际农产品交易会取得了圆满成功。

◆有赘述、重复现象

加拿大宣布在国内××××发现后，我部会同国家质检总局立即采取了一系列紧急预防措施，以防止××传入我国，保护××业安全和人体健康。主要措施：一是……

◆过细地陈述不必要的过程和细节

根据国家统计调查项目管理的有关规定，今年九月份，农业部将调整后的“农村经济收益分配统计报表制度”报送国家统计局审核。最近，国家统计局以国统函[2003]号批复。现将国家统计局批复同意的“农村经济收益分配统计报表制度”印发你们，请认真执行。

3.用词不贴切 ◆用词不规范

对外依存度高达45—49% 修改：45%—49% 九十年代中期 修改：20世纪90年代中期（公文中除成文日期、部分结构层次和在词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其他数字均使用阿拉伯数字。）

◆不适应语言环境

为改善“三院”的科研基础条件，恢复和抢救因台风损坏的科研基础、科研种质资源圃和危房（？）

我国农业结构进行了重大调整、生产方式和种植结构与品种更加多样化，这些生产措施的变化更加有利于病虫害的发生。

◆不符合行文者身份 综上，我厅认为，《规划》和《预案》几经修改，内容基本完善，并有较强的操作性，下发的时机已经成熟。

为此，我厅希望你市考虑到项目的重要性和特殊性，同意该项目继续在海鸥岛建设。修改：鉴于该项目的重要性和特殊性，商请同意该项目继续在海鸥岛建设。

◆表意不够准确

为体现国家级农交会的权威性，保证参加展示和交易的产品是精致产品并具精美形象（充分展示精品）……

我厅（将）进一步做好标准化工作，启动农业标准化生产示范县（项目建设）

◆含糊不清

菲律宾和印度尼西亚等东盟国家以及印度等南亚国家是亚洲的农业大国，……进入新世纪，我与上述三国的农业合作取得了长足进展,成效显著。（代表团出访三国的请示）

新型疫苗等研究成果的应用，对迅速控制和扑灭疫情起到了关键性作用；在今年的猪链球菌病防控中，多年来所作的科研技术储备发挥了重要作用；疯牛病等重点外来病的储备研究也取得了明显成效。（领导划线批示：要有具体内容）

◆前后矛盾

近年来，各地在***方面做了大量工作，取得了显著成效。但是，……相应的监管制度还没有形成，监管工作滞后

4.表述不清楚 ◆逻辑关系不严密

为调动你局农场职工种粮积极性，扩大水稻种植面积，增加水稻产量，2005年中央财政继续对以计税耕地为基础的水稻种植实际面积给予补贴。

根据走访调查和座谈发现，由于民族地区经济状况查，消费 者购买茶叶首先考虑的是价格，其次才考虑茶叶质量。

◆结构层次不条理

为确保按时完成核准工作，应按照以下要求开展杀鼠剂经营资格核准和定点工作。在杀鼠剂经营资格核准和定点工作中，除规定的证照工本费外，不得收取任何费用。

一、…… 5.语法不规范 ◆不符合词法规范

因此，如何合理配臵农业科研资源、优化农业科技体系、提高科技创新能力和成果推广能力，加强农民的培训、提高农业劳动力的素质，成为（是）现阶段我国农业发展的主要任务。

各地要严厉打击非法生产、销售假劣疫苗的现象（行为）。为解决粮食供求（给）不足问题，近年来马政府制定了《农村发展行动计划》

◆不符合句法规范

国家茧丝绸发展基金是国家扶持茧丝绸发展的唯一资金渠道，归属国家茧丝绸办公室管理，具体负责基金的规划、计划、使用管理（由国家茧丝绸办公室具体负责基金的规划、计划和使用）。

◆不符合章法规范

要加大对有关单位和个人举报疫情的查处（核查）力度。免疫率达到100％以上

2003—2004年，我国局部地区牛场曾经（有牛头）感染过**病毒

6.标点不准确 ◆断句不准确

考虑到杀鼠剂在城镇和农村都有大量的消费要求，其经营单位的布局、数量和设施条件等与其他危险化学品经营单位有很大差 别。为确保按时完成核准工作……

虽然该法规定单位和个人使用海域应当按照国务院规定缴纳海域使用金。但考虑到……的特殊性……

◆滥用标点符号

要严格按照我部“关于做好农业防汛抗旱等减灾工作的通知”要求……

通过明查暗访的方式，专访了22个县、119个村、1021个农户。

要努力，努力，再努力。要认真，认真，再认真。

要锻炼文字基本功，把文字基础打好。

——全国政协副主席、原农业部部长杜青林

“盖房子理论”

设计 备料 施工 监理 装修

“五多原则”

多学习、多思考、多积累、多练习、多总结

第三篇：公文写作中常见问题

公文写作中常见问题

（一）文种使用不规范

一是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种

使用。不能作为文种使用的有 “规定”、“办法”、“总结”、“计划”等，有的甚至把“安排”、“要点”、“细则”这些既不

是公文文种又不是应用文体种类的东西常常作为公文文种直接行文，都是错误的。

二是错用文种。有的该用“请示” 的，却用了“报告”，而该用“报告” 的反而用的是“请示”；有的该用“函” 的却

用“通知”。

三是文种并用。指两种法定公文文种在标题中同时使

用，除比较常见的“关于……请示报告”外，还有“关于…

请示函”、“关于…决定（批复）的通知（通报、决议）”等。

（二）公文结构上的不规范

一是结构不严。

二是层次混乱。

三是段落组织松散无力。

四是过渡脱节。

五是层次段落重叠交叉

（三）公文格式不规范

标点符号使用不规范。如“关于印发《xx同志在XX会议上讲话》的通知”、关于印发《安徽电信备品备件管理体系建设实施意见》的通知”，以上两例中的“<<>>”符号都不应该使用，公文处理办法明确规定“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”。

（四）公文标题不规范

标题用词重叠。多出现在转发、印发式公文方面。如“××县人民政府关于转发《××市人民政府关于转发〈××省人民政府关于加快畜牧养殖业发展的通知〉的通知》的通知”，这里介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，在一个标题内重复使用，造成标题冗长，令人不知所云。解决用词重叠问题，避免介词“关于”、动词“转发”、文种“通知”反复出现，可采用“省略法”、“替代法”、“直转法”三种技术处理办法。

（五）语言、语法不规范

结构层次序数使用不规则。结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。要注意序数数词的写法，其中“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

（一）”和“（1）”括号外面是不带顿号和点号。引用文号格式不对。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如，“据×办〔2003〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2003〕12号）。公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱。一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。“抄报”现象依然存在。目前，行政公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。公文中的数字使用不正确。公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

附件标注不符合规定。附件是公文的有机组成部分，但有些公文出现附件和正文之间的间隔或大或小，附件顶格标识、附件序号使用汉语数字标识，附件名称后加标点符号等毛病。语言啰嗦，常有口语化的现象。公文的语体特点：准确、简要、规范、庄重。

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。主要有成分残缺、成分多

余、搭配不当、语序不当等毛病。

用词不当。主要有词义误用、生造词语、词语使用不当等毛病。

第四篇：公文格式中常见问题解析

公文格式中常出现的不规范现象

(一)发文字号标注不规范。有的单位发文字号的年份用圆括号“（）”括入，而不是用规范的六角括号“„‟”。对于字号和字体，有的用小3号；有的用小标宋体字，有的用楷体，也有的用黑体。有些公文序号出现编虚位（即001），“××文„2008‟001号”等不规范格式。

(二)文种使用不当。文种是指国家行政机关公文的种类。2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》明确公文种类有13类，即：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。即各单位产生的公文不应该出现这13类公文以外的文种，错用文种不仅使公文失去应有的严肃性，还严重影响行文的作用和效率。文种方面存在的问题主要有三个方面：一是生造文种。比如《关于解决办公用房的申请》。很显然，申请不是规范的文种，因此应改成“请示”。二是混用文种。如《××局关于购买办公设备经费的请示报告》，将“请示”和“报告”两种文种混用。三是错用文种。最常见的错误是该用“请示” 的用了“报告” 该用“报告” 的用了“请示”，“请示”和“报告”是有严格区别的：“请示”是办件，是需要批复的；“报告”是阅件，不需要批复。如果错把“请示”用成了“报告”，会导致请示的事项得不到及时答复或得不到答复，从而影响了事情的办理。

(三)公文标题不规范。常见的问题：一是字体字号不规范，有用黑体的，有用宋体加黑的；有用二号字的，也有用小二号字的。《国家行政机关公文格式》中规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，规范的做法是除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号。三是标题冗长繁琐。“事由”概括得不简要，转发（批转）性文件，标题照搬照抄，层层照转，一个词组套一个词组。四是回行时词意不完整，排列不对称，间距不恰当。

(四)引用文号不规范。比如先引文号后引标题，有的只引文号不引标题，有的只引标题不引文号。例如，“根据×××发„2008‟1号文《关于×××的通知》”，其引用文号的方法不符合规定，正确的引用方式应为“根据市政府《关于×××的通知》（×××发„2008‟1号）”。

(五)结构层次序数使用不规范。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。规范的结构层次序数要求，第一层为“

一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。而在使用中常出现的问题：一是层次顺序颠倒，即下位序数与上位序数倒臵；二是层次跳跃，或在“

（一）”“(1)”后加顿号，写成“

（一）、”或“(1)、”等。

(六)成文日期标识不规范。常出现的问题：一是标注位臵距正文太远或太近，以至于印章距正文太远或盖压正文。成文日期与正文的距离要根据印章的大小而定，标准是印章

盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。二是把拟文日期作为成文日期。三是把修改日期或送签日期作为成文日期。四是联合行文主办机关签发日期作为成文日期。成文日期应以单位负责人签发的日期为准，联合行文的以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期使用汉字并标全年、月、日。

(七)印章加盖不规范。印章是公文制发机关对公文负责的凭证，必须规范使用。常出现的不规范现象有：一是无印章。二是印章加盖歪斜。三是印章未居中下压成文时间。四是印章盖在正文上或距正文太远。印章正确的加盖位臵：印章上弧距正文2mm—4mm。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字；主办机关印章在前，两个印章均压成文日期，要排列整齐，互不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一

个或两个印章，要居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

(八)附件标注不规范。附件一般在正文之下空一行标识，附件名称后不加标点。常见的问题：一是没有与正文空开一行。二是在附件名称后加分号或句号等标点附号。三是附件标注的顺序与附件的顺序不一致，没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。四是附件标注回行时顶行写，正确的写法是与附件序号后的文字对齐。五是附件不全，或标注了附件但没有一并报送。

(九)附注标注不规范。公文如有需要说明的事项要标识附注，如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位臵不规范。联系人和联系电话标注位臵应在落款和版记之间的适当位臵，空两格加括号，中间用分号隔开。

(十)版记不规范。一是没有版记。二是版记位臵不对。三是主题词字体不对，主题词、词目均用黑体，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。四是抄送机关标识不规范，常见的问题是将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”，再有就是最后一个抄送机关不标句号。抄送机关之间应用逗号分开，最后一个抄送机关应标句号。五是印发机关和印发日期标注不对，印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位将二者左右顶格，有的空格太多。

(十一)没有代拟稿。凡需要以政府办名义上报下发文件的请示，一定要有代拟稿，有些单位没有代拟稿，有些单位拟好了稿不与请示一并上报。

(十二)公文中有错字、漏字、别字等硬伤。

第五篇：公文处理中的常见问题及对策研究

公文处理中的常见问题及对策研究

作者/李军

行政机关的公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具，是在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。公文处理体现在行政机关的工作决策、部署及抓落实、为基层群众办实事等各项工作中，涵盖了行政活动的全过程，一定程度上反映了机关的工作作风，直接影响着行政效率。

一、公文处理中的常见问题

（一）忽视协商会签环节。公文中有涉及其他部门的事项，主办部门没有与有关部门充分协商，就直接报送上级机关审批。比如，涉及财政资金问题没有征求财政部门的意见，涉及项目规划问题没有与发展改革部门协商，涉及编制机构问题未与编办协商，涉及表彰评优问题，没有征求人力资源和社会保障部门的意见等。或者虽然协商但未取得一致意见，主办部门在报送上级机关审批时，没有吸收有关部门意见，或者没有提出建设性意见。此类公文上级机关无法及时审批，需要退回报文单位，取得一致意见后重新上报。

（二）直接报送领导者个人。有的公文未经上级机关领导指定，将应报送上级机关的公文直接报送领导个人。在公文处理中，有些省直部门负责人在本机关信笺纸上直接指示“呈××副省长审批”，从而常常出现越过省政府办公厅秘书处直接呈送省领导的现象。根据《党政机关公文处理工作条例》的规定，“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。” 直接报领导者个人，常常导致收文机关无法跟踪公文的运转过程，更无从查询公文的办理情况，形成“飞行件” 和“横传件”。

（三）越级行文。各级行政机关不得越级请示问题和报告工作。部门所属单位需要请示问题，一般应向主管部门请示； 确需向上级机关请示的，再由主管部门向上级机关行文。实践中，仍有一些单位不通过主管部门，直接向省政府行文。如××公司《关于调整×××有限公司董事及监事的请示》，没有报经主管的省有关部门，就直接报送给了省政府。《党政机关公文处理工作条例》规定：“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。”

（四）公文标题不规范。公文标题一般由发文机关名称、内容和公文种类三部分组成。除发布或转发规章性公文加书名号外，一般不用标点符号。公文标题要概括公文的主要内容，还要选准文种，好的标题能使人迅速了解文件的主旨和要义。实际工作中，公文标题常常存在着五个方面的问题： 一是标题不规范，没有发文机关名称。(文秘工作　www.xiexiebang.com)如省某部门报送的《关于赴港澳考察的报告》，应为《××厅关于××代表团赴港澳考察的报告》。二是标题过长，有的公文标题长达50 多个字。如省直某部门报省政府的《河北省××厅关于在全省七大水系主要河流实行跨界断面水质考核并试行扣缴生态补偿金政策的通知》，共52 个字，可改为《河北省××厅关于实行跨界断面水质目标责任考核的通知》，减少了27个字，显得更简洁，概括性更强。三是标题中出现两个以上“关于” 两个以上“通知”，如《河北省××厅关于转发××市关于制止滥占用土地的通知的通知》等。四是有的公文标题使用了多个标点符号。五是公文标题中文种使用错误，如××局报送省政府的《关于我省海上搜救应急预案有关问题的说明》、××局《关于有关煤矿营业执照收缴情况的汇报》，其中的说明、汇报都不是文种。

（五）公文中的各种名称、引用不规范。公文中涉及法律规章时，没有先列全称，注明简称，而是直接引用简称，如《中华人民共和国行政许可法》（以下简称《行政许可法》）不能写成《行政许可法》。有的机关名称随意使用简称，如将“省住房和城乡建设厅” 简称为“省住建厅”、省食品药品监管局简称为“省食药监局” 等，没有使用规范的简称。

（六）公文密级标注随意性强。有的部门没有参照上级政府或部门同类文件的密级划分界限，随意自定密级。有的公文在报批时，将密级定的很高，既增加了公文处理的难度，也增加了档案管理的难度。有的公文标注密级时，没有注意保密期限，如机密☆5 年，个别公文甚至左边标注“秘密”，右边标注“内部资料”，使收文单位不知该按涉密文件管理还是按内部资料处理。

（七）附件不全。有的公文中提到根据省领导同志的批示或会议纪要起草的，但报送省政府的公文没有附上省领导同志的批示件或会议纪要，有的缺少需要贯彻的上级文件的复印件等。由于缺乏相应的背景材料，增加了公文处理的困难，稍有疏漏，就会失去公文处理的连续性和一致性。

（八）印章使用不规范。有的印章与发文机关标示不符，如发文机关是××厅，印章却是××厅办公室。有的印章位置随意性强，不居中、不端正、不规范，有的联合行文的印章相交、相切等。

二、问题产生的主要原因

（一）部门和单位领导重视不够。有的部门领导不重视机关公文处理工作，不了解《党政机关公文处理工作条例》的规定，忽视机关公文处理工作的程序化、规范化和制度化建设，致使本单位的公文存在这样那样的问题。

（二）工作制度不健全。《党政机关公文处理工作条例》明确规定，各级党政机关办公室（厅）主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。实际工作中，很多部门办公室或秘书科只是负责公文的编号、收发工作，而对公文内容、体例格式等方面的问题未予以重视。

（三）学习培训交流少。公文处理是幕后工作，没有轰轰烈烈的业绩，由于任务繁重，没有时间性和规律性，从业者长期处于高度紧张状态。但是，公文处理工作要求严谨细致、规范高效，需要时刻保持清醒的头脑。有的部门不重视公文处理工作，文秘人员长期在本职岗位上默默奉献，系统学习培训和交流的机会少，长期以来按着老套路、老办法来处理； 有的部门文秘人员流动较快，许多新手对公文处理业务不熟悉，致使不能按规定制度办事，忽视公文处理的程序化、规范化和制度化，甚至出现一些低级错误。

三、做好公文处理工作的改进措施

（一）领导重视是关键。领导重视是做好公文处理工作的关键。公文处理工作既辛苦又繁杂，看似平凡却很重要。因此，部门和单位领导要积极创造条件，支持文秘工作人员大胆开展公文处理工作，对不按公文处理规定报送的公文，要主动退回报文单位，力争做公文处理工作制度化、程序化和规范化的带头人。

（二）制度建设是根本。制度具有根本性和长远性。公文处理工作政策性、程序性较强，工作环节多，时限紧，要求高。要使公文处理工作有章可循、有据可依、责任明确，就必须从制度建设入手，建立一套科学有效的机制。各级行政机关要按照《党政机关公文处理工作条例》的要求，结合本单位实际，从公文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复、保密到立卷、归档、销毁等程序，都要建立健全本机关公文处理的各项制度和工作流程，切实发挥好机关文秘部门在公文处理中的作用，在实际工作中以制度规范行为，确保公文处理严谨、细致、高效。近年来，河北省政府办公厅先后制定了《河北省人民政府办公厅公文运转规则》《河北省人民政府办公厅关于进一步规范机关公文办理程序及版头文笺使用的通知》等5 个公文处理方面的文件，严格遵循“来文即办、日清日结” 的原则，使机关公文处理工作有章可循、有据可依，确保了机关公文的快速传递、高效运转。

（三）责任意识是核心。公文的实用性、指导性和权威性决定了从事公文处理工作的人员必须树立较强的责任意识。从事公文处理的人员必须对工作一丝不苟，切实履行岗位职责，因为任何一点疏漏，都有可能带来负面影响，甚至造成不可挽回的损失。公文的实用性和时效性决定了讲求效率是公文规范化建设的基本原则。如果时过境迁，公文就失去了价值。为此，公文处理工作人员必须增强责任心，规范公文处理工作流程，牢固树立“急件急办、特件特办” 的责任意识，确保不压、不误、不漏办任何一件公文，切实提高公文处理效率。

（四）学习培训是保证。做好公文处理工作，需要培养一支高素质的专业队伍。文秘人员一般为本部门本机关服务，外出学习交流的机会较少，长期按老套路办事，对公文处理中出现的新问题新现象缺乏研究，一定程度上影响了公文处理的效率和质量。首先，要经常学习上级机关和本部门的规章制度，时刻提醒自己按制度行文，从根源上保证公文处理的程序化、规范化和制度化。其次，针对公文处理中存在的新问题、新现象，要与同行多交流、研讨，共同提高。最后，上级机关文秘部门要加强对下级机关文秘工作的业务指导，经常组织所属部门和单位开展公文处理培训和讲评活动，一方面针对本系统公文中存在问题定期或不定期开展业务培训，另一方面开展面对面的业务交流和学习探讨，使公文处理人员在学习交流和培训中得到提高，从而提高本系统和本部门的公文处理水平，为转变机关作风、提高工作效率奠定基础。

（作者单位：河北省政府办公厅