国际交流出访团工作流程方案

第一篇：国际交流出访团工作流程方案

国际交流出访团工作流程

目录 项目规划工作 材料准备工作 宣传工作 招生工作 签证工作 出团前期工作 送团工作 国外期间工作 接团工作 收尾工作 总结工作

项目规划工作

一、联系国外活动安排的合作方，彼此沟通后，制定初步出访计划，了解出访所需成本。

二、联系国内出访成员客户方，根据客户需要，调整初步出访计划，落实最终计划，包括出访时间、出访内容、出访人数、费用。

三、与双方签订协议。

材料准备工作

一、制定工作流程表，做好项目说明和预算

二、打报告给领导，说明项目情况

三、根据我们的活动主题，印好宣传册；

四、收集往期活动照片或者视频；

五、列出签证所需列表和注意事项；

六、请示领导确定带队老师，并为带队老师做好单位派遣函

宣传工作

一、将项目信息挂在中心网站上；

二、向招生对象发放宣传册，往期资料，本次活动主旨、内容；

三、请参加过的学生来做一次交流。

招生工作

一、填写报名表格，收取报名费；

二、召开所有家长第一次准备会议，告之签证所需准备资料，并劝说小孩子近期不要有离开上海的计划，以免和签证日期冲突；

三、收取签证资料；

签证工作

一、申请签证办理、保险购买的现金；

二、拜访一次签证中心确认签证步骤，预约面签时间；

三、购买保险，预定机票，拿到住宿证明；

四、按领事馆要求将所有签证材料备齐，每人一个文件袋；

五、通知所有家长签证时间，地点，注意事项；

六、带领家长孩子去面签，提前半小时到达做简单面签培训。

出团前期工作

一、跟进签证工作，随时留意签证结果；

二、取回护照并打开检查，按要求准备好出入境材料（护照复印件、邀请函、机票预订单、派遣函等）；

三、订做队服、横幅、营帽，购买统一背包，背包上做明显标志；

四、安排好在国外期间摄影工作；

五、根据不同活动的需求准备需要的特殊物资（画板、画笔、颜料、服装、道具等）；

六、制作团员手册、团员备忘卡、医疗委托书；

七、出发前全体家长会议（告知出发时间、地点、报平安方式；发放团员手册；收集团员身体信息、紧急联系电话和应该注意事项；签订医疗委托书；）

送团工作

一、和国外接待方接洽好接机时间、地点，接机人联系方式，告之接机牌内容以及带队老师联系方式；

二、提前3小时到达机场；

三、帮助团员开辟登机手续办理专道，统一办理，协调行李；

四、托运好行李和拿好登机牌后，在机场与横幅留影；

五、提早安排入关安检，拍下入关视频，可以让团员说说自己的心情；

六、和送机家长道别

国外期间工作

一、带队老师拿到住房表，注意学生安全，做好协调，每天给国内发平安短信，电子邮件发送照片和信息；

二、国内负责人每三天短信告之父母一次孩子情况，将照片和信息及时上传到微博；

三、如有突发情况，积极和地接方负责人联络，解决问题。

接团工作

一、提前十分钟到机场，等待家长和团员们；

二、安排好摄像事宜，拍下孩子们回来的感人场面；

三、通知消签时间和地点；

四、和家长沟通总结会相关工作

收尾工作

一、制作合照、光碟和证书；

二、做好决算上报财务；

三、结清所有款项；

四、准备好给家长看的账目表；

五、通知并召开总结会进行表彰，以及费用情况告知和发放发票；

总结工作

一、和带队老师讨论，得知此次活动具体情况后，写工作总结报告，归纳我们在活动中的优缺点，下次哪些地方需要改进；

二、做好汇报工作，重要资料归档，报废资料销毁；

三、写成通讯，尽量上媒体。

四、继续与各合作方保持友好联系

第二篇：校际出访常规流程

校际出访常规流程

一． 前期准备 联系安排

1.明确此次出访目的并了解此次出访需要出席的人员。

2.确定将要出访的学校，并且至少提前三天与出访学校学生会联系（需要与对方部长级别以上的人员沟通协商）。与对方协商并确定出访时间。

3.确定将要出访的学校及时间后与对方学生会同学进行交流了解，了解其学校的大概情况，了解将要出访的学校学生会的构成和各个部门职能，了解其校学生会优势部门以及其学生会其他情况并整理成资料。注意要向对方要一份其学生会干部通讯录。

4.联系我校出访人员。根据对方学生会优势部门确定我校哪几个部门出访，并与其部门部长协商安排出访人员。（若仅两校外联部之间的学习交流则不用进行此步骤）。

5.确定我校出访人员后再次与对方沟通。确认对方学校学生会会出席此次交流的人员的姓名职位与人数。

6.出访前将前期收集的资料给相关部门过目，让我方出访人员充分了解此次出访学校的学生会和此次出访的目的并准备相关资料以备交流之用。准备此次出访用作交流的资料。如文华杂志、学生会通讯录以及近期大型活动策划等。了解各个部门此次交流目的。

7.确定出发和到达时间和行程的路线并和对方再次确定，通知我校出访人员。

二． 出访过程 交流学习

1.出访过程注意安全并可报销公交车票。

2.到达前五至十分钟和对方接待人员联系，告知预计到达地点。

3.双方见面后先介绍双方人员。介绍时大方得体，注意礼节。

4.交流过程中注意应有礼节和礼貌用语。切不可抢话。态度谦和、戒骄戒躁、平易近人。注意做好会议记录，包括各个部门的详细交流内容。以备给各个部门反馈和意见。

5.若需要参考对方某些资料，最好当时参看。若条件限制则之后索要电子档内容。

三． 后期总结 整理小结

1.出访后3日内按校际小结模板写校际小结。要求有总结，有思考，有亮点。

2.若有索要资料及时跟进，尽快收集好资料。

3.整理全部资料成册。包括前期准备收集的资料、校际小结以及后期收集的资料。整理后交给指定人员。并将资料针对各个部门给适合的反馈。

4.在例会上总结此次出访。

校 际 小 结

——出访某某高校

出访时间：

出访人员：

与会人员：

出访路线：

交流内容、亮点和建议：

一． 主要内容简介 1.2.3.4.二．其学生会部门亮点 1.2.3.4.三．给我校学生会的建议 1．

2．3．

4．

第三篇：本科生国际交流申请流程

本科生国际交流项目申请流程

1.按个人自愿报名、院系审核的原则，学生到所在院（系）教学秘书处申请报名，下载《哈尔滨工业大学赴境外交流学习申请表》填写后，交到本院教学秘书处。申请CSC奖学金者需单独标注。各院汇总，报给教务处，教务处根据成绩按照120% ~ 150%初步录取。

2.复选形式：集中面试；面试委员会（7-9人）：由学工和团委（具心理咨询资格证书者优先）、本科生院、国际合作处和学院教师共同组成。面试有本科生院负责组织。

3.通过面试的学生提交申请表、成绩单和学习计划及相应证明材料在国际合作处办理手续，同时在国际合作处网上申报。

4.为了保障更多的学生获得海外学习机会，申请人在本科学习期间只能获准一次校方赴境外交流学习机会（暑期项目不计入），未获得批准的可以下学期申请。申请人一旦被正式录取，非不可抗拒原因，不得退出项目，否则愿意承担相关责任。

联系人

更多信息请咨询国际合作处国际交流办公室，行政楼522。

欧洲：王茵，86412980

美大：刘洵怡，86403449；蔡真，86402976

日韩：翟宁，86402976

港澳台：张全，86403595

东南亚：冯杨，86417713

第四篇：团学工作表彰大会流程

团学工作总结表彰大会流程

一、大会时间

三、会议主持-

四、具体流程

1、播放-团学宣传片；

2、介主持人绍与会领导，宣布-团学工作总结表彰大会正式开始（全体起立，奏国歌）；

3、请校党委书记-致开幕词

4、学生干部带来诗朗诵《共青团赞歌》

5、团学组织代表作工作报告

（1）校团委副书记-做团委工作报告

（2）校学生主席-做学生会工作报告

（3）校社团联合会主席-做社团联合会工作报告

（4）校青年志愿者协会主席-做青年志愿者协会工作报告

6、副院长-宣读“五四”表彰决定；

7、为优秀集体和个人颁奖

（1）颁发优秀团干部、优秀团员、优秀青年志愿者荣誉证书。

（2）颁发优秀分团委、优秀学生会、优秀青年志愿者协会、优秀学生社团牌匾；

（3）颁发“五四”红旗团支部锦旗；

8、请-做总结讲话

9、大会结束，全体起立，奏团歌。

第五篇：学前“国际交流班”家长会流程

学前“国际交流班”家长会流程

一、园长开场，简单介绍学前班，和家长会目的，有请孙旭（三部校长）；

二、孙旭校长简介学校，介绍一口气“成语”，成语秀；

三、孙旭校长有请初中国际交流班，进行一口气“演讲”秀，请出赵校，介绍英语发展趋势，强调低段英语重要性，突出一口气以及师训的成功之道。

四、孙旭校长引出10分钟英语课秀，介绍学前“国际交流班”班型和特点原因；

五、园长结束家长会，凸显瑞奥家长对低段英语的重视和对子女语言学习的支持，祝福学员在“一口气”之路上勇往直前，大展宏图。