费用报销及付款管理程序

第一篇：费用报销及付款管理程序

费用报销及付款管理规定

为规范费用报销及付款，确保报销费用及付款的真实性，合法性。特制定如下规定：

一、职责

1、财务部负责审核报销单据及付款单据的真实性和合理性。

2、总经理负责报销费用及付款的审批。

二、内容

（一）费用的报销及付款标准

1、经营费用的报销审核，以公司的实际经营状况为依据。

2、办公费用以领导审批的内部申请采购单为依据。

3、付款单据以领导审批的公司内呈报告为依据

（二）报销及付款单据的填制要求

1、费用和付款经办人原则上应及时到财务部办理报销及付款手续，特殊情况可另行处理。

2、全额报销《采购申请单》上的物资，附《采购申请单》原件；分批报销《采购申请单》上的物资，6、出纳员收到总经理审批的费用报销单后，应复核查报销单据是否符合审批手续，如不符合则退回单据。

惠州市泰城投资发展有限公司

2011年4月12日

第二篇：付款和费用报销制度

财务付款和费用报销管理制度

一、目的：为了使财务付款及报销流程明晰化、规范化。

二、范围：适用于总部、分公司、各部门。

三、付款办法

⒈付款范围

商品类采购(指商品等)、办公用品类采购(包括文化用品、劳保用品、花卉等)、固定资产采购(包括汽车、电脑、打印机、办公家具等)、图书音像资料、差旅费、运费、广告费、其他(如业务招待费、伙食费、零星支出等)。

⒉付款凭证

付款时应提供购货合同书、购货协议书、购货订单、物品申购审批单、出差申请审批表及其他相应资料。

3.付款流程

⑴付款人填写借款单或报销单，经各公司付款部门经理签认后，送各公司财务经理审批、各公司经理进行签核，至出纳员处领款，交财务中心会计账务处理。

⑵流程图

付款人→部门经理→财务部长→子公司经理→出纳员→会计

4.特别规定

（1）员工因公出差可以借差旅费。由出差人填写“借款单”，注明出差地点、时限、事由，并由部门主管批准，由财务部批准，到出纳处办理借款。

（2）出差较为频繁（如外围业务员）及业务费较多（如分公司经理），可采用定额备用金方式。其中各公司经理不超过5000元，业务员不超过1000元，当其岗位变动时或年终放假时扣回。

（3）当月连续几次出差，在上次借款未还清的，不予再借款。试用期不足一月人员单独出差，不予借差旅费。特殊情况经部门主管同意可借不超过本人半个月的工资。

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（4）借款人员终结事务，在报销时扣回借款，当时不能扣回的，在本月开资时就借款总额一并扣回。

（5）大额借款（达到5000元）需经各公司总经理批准。

四、报销办法

1、差旅费报销办法

（1）员工出差交通工具标准为：火车硬坐、汽车普客、轮船三等舱位。在晚上8：00到次日7：00之间出差，乘车船超过6小时，可以乘坐火车卧铺、汽车卧铺或豪华空调、轮船二等舱。但同时扣减一夜住宿费补贴。

员工符合乘坐卧铺或豪华空调，轮船二等舱的，非主观原因未能乘坐的，可按硬坐车票或三等舱票价的40%发给补贴。

（2）各公司领导（含正副经理、部长）因公出差，所发生的招待费、车资费、住宿费等合理费用凭票据报销；远距离出差，可乘坐火车硬卧或经集团公司总裁批准可以乘坐飞机普通舱。如果员工与公司领导一起出差，所有与业务相关的开支均由公司统一支付。

（3）出差期间补助标准：集团公司内部所有员工为早餐10元、中餐20元、晚餐20元，即伙食补助50元/天，住宿标准120元/天；

出差到经济发达地区如深圳、广州、上海、南京等地，住宿标准可上浮30元/天。

出差时间不足一天，视实际误餐数执行。出差在20公里以内（含市内），不享受伙食补助。

如果在公司食堂（含分公司食堂）就餐或在标准内报销餐费（不含对外宴请，宴请需要直接领导批准），则不享受对应伙食补助。

多人共同出差，同住一间房的，可按同住人中职务最高的人员标准报销住宿费。

（4）出差人员出差回来，凭有效车船票据实报销。有效车船票指出发点到目的地区间车票，时间上符合出差时限，中途不得绕路办其他事宜。

应优先选择出差地分公司宿舍住宿，当不能解决时凭有效票据在规定标准内据实报销住宿费，超过部分自负。

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2、办公用品、低值易耗品报销办法

（1）每月底由各使用部门负责人根据工作需要填写“办公用品、低值易耗品使用计划表”，交各公司办公室汇总，提请各公司领导审批后购买。专业性、技术性强的物品，可委托相关人员购买。

（2）所购办公用品、低值易耗品，实行定人验收、保管、领用登记的办法。

（3）购买后由各公司办公室有关经办人按财务规定粘贴有关报销单据，经有关领导签字批准、财务审核后，予以报销。

3、固定资产购置费用报销办法

（1）各下属公司原则上没有直接采购固定资产的决策权。

（2）由各有关部门提出书面申请，并做出可行性分析报告，报集团公司各对口部门审核，报集团公司执行总裁和财务总监批准后，到各公司财务部开据支票购买。

（3）固定资产购买、安装、调试、验收合格后，主管部门应尽快将有关单据到各公司财务部办理报销手续。

（4）所购固定资产纳入集团公司，统一管理。

4、业务招待费报销办法

公司因工作、业务需要，经公司领导安排，接待客户及相关人员，本着不浪费的前提下，所发生的招待费，经办人应在招待费发票上背书其招待人员及人数，经各送死部门领导审核，报财务部长签字，经各公司总经理批准后，予以报销。

5、交通费报销办法

（1）原则上应优先坐公交车，特殊情况经部门经理以上（含）事先批准，可以乘坐出租车。

（2）车票上需背书从哪里到哪里，做什么事，经部门领导审核，报主管领导签字批准后，予以报销。

6、通讯费报销办法

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（1）手机通讯补助每月通过工资发放，不再报销。凡由公司委托银行代扣手机费的，在其工资中自动扣减相关费用。

（2）固定电话实行定额制。具有IP功能电话拨打长途时必须使用IP功能，如查出未使用IP功能，本次通话费全额扣除，自己负担。

7、其它费用报销办法

（1）采购物品报销时，除提供费用报销单外，还应提供经物品管理人员签字的验收单或入库单。

（2）未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由各公司经理酌情处理。

四、核签流程

经办人将相关的报销凭证备齐，经部门经理核签后，送至财务部进行稽核，然后送财务部签字、各公司经理进行批准，最后出纳员付款。

领款人→部门经理 →财务部长→财务会计→出纳员

五、注意事项

1、凭证填写要求

（1）应用蓝色或黑色签字逐项填写，禁止使用红色笔、圆珠笔或铅笔；

（2）字迹要清晰，不得涂改。

2、发票规定

（1）通过银行结算(如：转账支票、电汇等)的款项，申请人在申请款项同时需向财务部提供详细的收款单位名称、帐号、开户行。

（2）公司员工采购商品所取得的发票必须符合税务局相关规定。发票取得人应对其所取得发票的真实性、合法性负责。对不符合财务规定的票据，财务人员有权拒绝接受，予以退回，并向有关领导报告。

（3）购货单位：要填写全称，应准确无误或者可以不填。

（4）发票日期：应如实填写。

（5）金额：大小写数字应一致、无误。

（6）发票上应清楚盖有“发票专用章”或“财务专用章”。如是增值税专

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用发票，必须符合国家有关规定。

3、结算规定

（1）财务总监对所有公司经济业务负审核和签署责任，分公司经理对分公司经济业务负审核和签署责任。当其超越权限或不符合制度规定签署时，财务人员有权拒绝报销付款，并以适当渠道反映。

（2）公司员工在其编制机构报销，对于新调人员，调入机构除调遣差旅费外不得报销调入人员调入前发生的一切费用。

（3）原则上由经办人本人报销费用，一事一报，严禁混合报销、伙同报销或代替报销。

（4）报销时须注明费用发生原因、地点，准确计算金额和单据张数或联系方式。

（5）费用报销在终结事由三个工作日内办完签字手续，固定时间财务报销。

（6）严格遵守各公司总经理一支笔制度，未按规定执行的，财务部不予以付款和报销。

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第三篇：费用报销及付款审批管理办法定

XXXXXXXX公司

关于各项费用报销及付款审批的管理办法

为加强公司资金管理，严格费用支付审批手续，规范财务管理，提高办事效率，特制定本办法。

一般费用的报销支付程序

一、报销流程：报销人→部门主管→主管副总经理→总经理→财务。

（一）报销人填写好报销单并附原始凭据。报销单填写要求：内容完整、大小写金额一致，合计金额正确，字迹工整、事项清晰、签字齐全，不得涂改。原始凭据要求：向外单位支付款项必须取得符合相关规定的发票或行政事业单位专用收据；原始凭证的内容填写齐全并且正确，包括：填制凭证的日期、填制凭证单位名称、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价和金额；大写与小写金额必须相符；从外单位取得的原始凭证，必须盖有填制单位的公章。

（二）交部门主管审核签字。部门主管对内容的真实性，合理性进行审核，并确认金额；部门主管应简单填写审核意见。

（三）交主管副总经理审批，最后由总经理审批。

（四）交本公司会计审核报销。会计对原始凭证的真实性、合法合规性、审批程序的完整性进行审核，并确认金额；对不真实、不合法、记载不准确、不完整、或不符合审批程序的原始凭

证不予受理；会计根据已审核合格的原始凭据，编制会计凭证并提交财务主管复核。

（五）交由出纳付款。出纳根据已复核签字的会计凭证支付款项；对于不符合现金使用范围的款项，一律采用银行结算办法结算，对于符合现金使用范围的款项支付，报销人按实际领款金额填写《现金领款单》，领取所报销现金。

二、报销细则：

（一）差旅费：

1、经办人员必须在出差回来后一周内按次填写《差旅费报销单》，附上合法的原始单据，填写符合要求，交部门主管签字确认，再交主管副总经理、总经理审批后交会计审核。

2、会计审核后编制会计凭证，交复核人复核，然后交出纳据以支付款项，报销人填写《现金领款单》，领取现金。

（二）业务招待费

宴请客户，公司经营活动费用报销，办里完毕后一周内填

写《费用报销单》，同时填写《招待费报销清单》，然后按次附上合法的原始单据，交部门主管签字确认，再交主管副总经理、总经理审批；报销人、审批人同时在《报销清单》上签字。

（三）运输费用：

运输费用报销必须附《运输费用结算清单》、出门条运输结算联；交部门主管签字确认，再交主管副总经理、总经理审批签字。

（四）汽车费用：

开车出差所产生的过路费、停车费、汽油费按差旅费报销

程序报销；其他汽车营运费用按相关规定标准报销。

（五）物资采购报销

物资采购、委外加工费用的报销按照相关物资管理制度，提供采购合同、物资管理员的验收单据、对方单位送货单、物资采购计划等，填写《物资报销单》，交部门主管签字确认，然后交主管副总经理、总经理审批；公司采购原材料、外购成品、固定资产、办公设备、劳保及其他工作用品必须取得增值税专用发票，采取银行结算方式结算，除银行结算起点以下的，不得使用现金支付。

（六）其他报销事项填写《费用报销单》，按一般报销流程办理审批报销手续。

（七）报销时间：

每月8-22日内，将符合上述要求及程序的报销单据交会计办理报销手续，财务报销后准备资金，周四为领取现金时间。

预付款、应付款项的支付

一、有关预付款的支付，应事先提交经济合同给财务部。

二、采购人员申请支付预付款、结算款等款项时，需填写《付款审批单》，并提供相应的原始附件凭证及其他应提供的原始凭证（如：合同、验收单、对方单位送货单等），并提供大于申请付款金额的增值税专用发票。

三、申请付款程序 ：申请人→部门主管→主管副总经理→总经理→会计→财务主管→出纳。

暂借款的支付

一、暂借款的申请：出差或需要先支付款项才能取得发票等有效凭证的零星物资采购、费用支付业务。需填写《暂借款申请单》，一式三联，由主管经理审批签字，交由主管副总经理、总经理批准，经本公司会计审核并填制会计凭证，填写《现金领款单》后方可领款；第二联退回请款人保管；第三联由会计作为明细卡片管理。

二、所借款项在事件结束后一周内履行报销手续，到财务办理结算。结算完毕，借款人出示《暂借款申请单》第二联，由会计填写报销记录并签章后退还报销人，会计同时在第三联上进行相同登记。无正当理由逾期未办理报销的、或报销金额小于借款金额不予退款的，在当月工资中扣除。

本管理办法的解释权归公司财务部。

本管理办法自颁发之日起执行。

XXXXXX公司

二0一二年十月二十八日

第四篇：借款、费用报销与对外付款审批制度

借款、费用报销与对外付款审批制度

添维信息科技(天津)发展有限公司 二零一七年十二月版 添维信息科技(天津)发展有限公司

目录

目录...............................................................................................................1

2017年1月6日星期五 添维信息科技(天津)发展有限公司

2017年1月6日星期五 添维信息科技(天津)发展有限公司

办理相关离职手续。

2017年1月6日星期五 添维信息科技(天津)发展有限公司

携带公司贵重物品、重要文件、模型等时；

陪同业务主管部门或业务往来单位的人员外出公务时； 员工加班超过晚上九点；

其他紧急事项，搭乘地铁或公交不便的,但需提供经主管领导审批的书面材料。

3、市内交通费报销须填写《费用报销单》，并以《交通费报销登记表》作为附件，在附件上注明时间、起止地点、办事内容、经手人等。

4、交通费一律凭发票报销，报销时发票需按时间顺序粘贴。(四)通讯费的报销

1、因工作需要，有关通讯费的补贴标准，按公司相关批文执行。

2、通讯费需按月，由部门统一集中收集，进行报销，并附明细清单和注明通讯费的所属时间，不可跨月报销。通讯费发票的客户名称必须与报销人一致。

3、如果员工调离本公司，15日之前离职的员工，报销当月通讯费补贴的一半；15日之后离职的员工，可报销当月全额通讯费补贴。

(五)汽车保养维修费的报销

报销时需提供发票、维修清单及经批准的《车辆维修申请表》，所有车辆维修原则上应在公司签约的指定公司定点维修。

(六)固定资产、低值易耗品及办公用品的报销

报销时需提供发票、、入库单、验收单及采购申请报告。对于大额采购或需供应商保证对某些资源作长期或稳定供应的物品还需签

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订采购合同。

(七)部门及公司活动费的报销

部门及公司组织活动，均需事前审批，需由拟活动部门事前书面报告并经公司领导签字审批，活动结束后再按公司流程报销。报销金额不超过部门未使用活动经费。

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发票及相关单据后，需另行填写《费用报销单》，并在备注栏内注明“已审批对外支付，冲账”，在原借款栏填写已付款金额，经审批后，给予冲账。

（五）收款单位全称必须与合同订立人、发票或收据上的开具单位名称一致。

(六)业务经办与货物验收应由不同的人办理，营销用采购物资的保管人和申请人要求岗位分离。

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4、往来款支付，根据经审批后调拨通知，及时填写《付款单》办理付款。

5、在银行托收的利息、管理费、水电费、电话费、房租、社保等费用，经办部门需按月填写《付款单》，并索取发票后办理审批程序。

6、税款支付参照公司涉税业务管理等相关制度执行。

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通报批评。

2017年1月6日星期五

第五篇：费用报销规定

费用报销规定

▲目的

第一条

为加强公司财务管理，控制费用开支，本着精打细算、勤俭节约、有利工作的原则，根据公司实际情况，特制定本规定。

▲范围

第二条

本规定适用于公司。▲职责

第三条

财务出纳人员：严格审核报销单据是否符合要求，审批手续是否完善，监控公司费用支出情况。

第四条

审批人员：严格审批各项费用支出的真实性及合理性，控制公司费用支出。

第五条

报销人员：根据相关规定，严格执行报销手续，努力节约公司开支。▲费用报销具体规定 第六条

报销票据的内容要求

原始发票单据应包括日期、商品名称、单价、数量、金额，并盖有开票单位的发票专用章。经办人必须要求开票单位如实填写发票所有内容。涂改、大小写不符、假发票以及未盖章的收据一律不予报销。

第六条“费用报销单”的填写要求

员工报销需填制“费用报销单”(或“支付证明单”)，所有单据要按性质(如差旅费、招待费、办公费用)分类、分次、分页粘贴填制；差旅费必须分次、按出差地点分开填列，并计算好出差天数，住宿、伙食补助和市内交通费在限额内填报。所有报销单据的张数和合计金额必须准确无误地填写，粘贴要求整齐、美观。

第七条

报销程序(1)在董事会审批权限内

报销的程序：经办人→部门主管审核→分管副总经理审核(或总经理)→董事长签字→财务部经理审核→出纳付款结算。

(2)在总经理审批权限内

报销的程序：经办人→部门主管审核→分管副总经理审核→总经理签字→财

务部审核→出纳付款结算。

第八条

公司报销授权规定

经公司董事长授权，报销金额在人民币10000元（不含人民币10000元）以下的（员工工资除外），可由总经理审批后即可报销。财务部经理、出纳人员在履行审核、监督职责后付款。同一项目支出、单笔支出不得分开金额报销。

第九条

审批人员注意事项(1)部门负责人

部门负责人需要审核部门人员报销的真实性，例如：出差审核出差时间、出差路线，报销相关事情的真实性。部门负责人签字可注明本人意见，如：“情况属实”等。如以后经查实审核事实有舞弊、不负责任行为，审核人负连带责任。

(2)分管副总经理

分管副总签字需要审核：报销事实的合规性、合理性、准确性。例如：按公司制度是否应该报销，报销的金额是否是按公司制度来计算的，核实金额的准确性。副总经理可发表自己的审核意见，如：“同意实报”、“同意报销×××元”等。如以后经查实审核事实有舞弊、不负责任行为，审核人负连带责任。

(3)总经理

总经理需审核：报销事实的真实性、合理性、合法性。例如：是否执行了公司的有关规定，较大项目支出有无前置审批或事前同意。总经理可发表自己的审核意见，如：“同意实报”、“同意报销×××元”。

(4)财务人员

财务经理接到员工报销款项，应对单据进行审核、登记，并判定报销内容是否符合公司财务制度、法律法规，对所有费用支出应当进行分析，看是否控制在预算范围内。

(5)财务出纳人员接到员工报销款项，应首先对单据进行复核，如有个人借款，应当先将报销款冲抵员工的个人借支，然后按实报销付款。

如认为员工所报销的费用不真实，不合规的情况下，可以暂时不予报销，并直接向公司董事长汇报。

第十条各类费用报销注意事项(1)按月报销相关费用

公司管理层及员工按月报销相关费用，例如水电费、房租费、电话费、通讯费、网络费、邮电费、停车费、过路费等及财务部制定的按月报销的项目。

(2)按次报销相关费用

管理层及员工报销的零星费用、招待费、汽油柴油费等及财务部制定的按次报销的项目，按上述报销程序操作，经相关人员审批后即可报销。

如发生紧急的费用支出，出纳人员应按授权范围，向董事长或总经理口头申请，事后再补签单据。

(3)报销零星采购支出

采购人员报销零星采购支出，应将采购单、已签收的客户送货单作为单据附件，按上述报销程序操作，经相关人员审批后即可报销。

(4)出差期间因公支出的费用，据实报销，但以下费用不得报销： ·违规罚款不得报销(司机为工作需要闯禁区的除外)。·在外请客户或受客户宴请时，误餐补助减半报销。

·业务人员宴请客户发生之费用，未注明宴请对象的不得报销。·无出差审批单(当天往返及司机除外)，不得报销差旅费。(5)车辆使用费用报销之特别说明。

·填写司机差旅费报销单。注明车牌号码、随车人员、目的地、发出时间、回公司时间。

·费用开支(包括过路过桥，停车，加油，维修保养)一律凭发票报销。·单据经审批后，于财务核算人员处登记。

(6)员工在报销费用时，经审查发现有多报多开发票金额、多报金额的，按多报金额10倍处罚，并按公司制度进行处分，直至开除。

▲其他

第十一条公司财会人员有权对一切报销单据和所发生经济业务的合理性、合法性、真实性进行审核，若违反本规定一律不予报销。任何人不得打击报复。

第十二条本规定由财务部解释、修订，经公司董事会批准后颁行。