公安机关装备采购的内部控制

第一篇：公安机关装备采购的内部控制

公安机关装备采购的内部控制

公安机关作为政府的一个职能部门,担负着维护国家长治久安、保障人民安居乐业的重大责任。随着经济社会的快速发展,人、才、物的大流动,犯罪的动态化、智能化特征日趋明显,职业犯罪、高科技犯罪不断增多,各种矛盾日益突出,公安机关面临的任务越来越重。装备即是战斗力,近年来公安机关不断加强装备上的投入,以增强公安队伍的实战能力。自2007年以来,为全面贯彻《公安部关于深入实施科技强警的决定精神》,切实提高公安队伍的整体素质和战斗力、强力推进“三基”工程的建设、全面提升公安工作现代化水平,走科技强警之路已势在必行。从2007年至2010年,肃南县公安局已由装备投入经费占经费总支出的7%上升至15%。装备采购的涉及范围除办公设备外还包括指挥通信装备、侦查技术装备、执法执勤装备、反恐装备以及其他各类装备。近年来新增项目包括监控系能、酒精检测仪、移动图像车、测速仪及与系统配套使用的电脑、数码相机、摄像机、对讲机和单警装备等。对于这些装备的采购, 财政部门给予了足额的经费保障,但如何能使财政资金得到最大程度的运用是值得探讨的问题。

一、公安机关在装备采购环节运用内部控制的必要性

无论企业或行政事业单位,都必须进行采购经济业务活动,采购业务环节多,涉及面广,如不设置一套有效的内部控制制度,并得以切实有效的落实,将极易产生漏洞。

近年来公安装备经费投入不断加大,作为一个人口只有近四万人的县级公安机关,资金量已达每年180余万元。面对如此庞大的业务量,必须在采购过程中建立健全内部控制,对单位各职能部门、岗位、人员及各流转环节进行有效的监督和控制,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,提高采购效率,堵塞管理漏洞,降低成本和费用,从而在一定程度上保证了资产及项目的安全、完整性,保证财政资金使用的合理性和有效性。

二、采购业务运用内部控制的基本制度

通过控制请购、采购、验收、付款等业务流程的关键风险点,建立内部控制制度,主要包括以下几个方面:

1、岗位分工控制制度,即不相容职务相分离。主要包括:请购部门不得同时担负采购职务;采购合同的订立与审核采购不能同时兼任;采购人与付款人相分离;采购人与验收人分离,采购、存储、使用人不担任记录人等;付款申请、审批与执行相分离;不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。

2、授权审批控制制度。主要包括:审批人员对销售业务的授权审批方式、权限、程序、责任和相关控制措施,明确审批人员不得越权审批;明确经办人员的职责范围和工作要求;采购金额超过一定数额或技术性较强的采购业务应当进行专家可行性论证,应实行集体决策和审批;未经授权人员不得经办采购与付款业务。

3、监督检查控制制度。即建立一个上下沟通、左右协调、相互牵制的监督体系,通过对采购、付款等业务进行定期或不定期的检查,及时发现内部控制中的薄弱环节,及时采取有效措施加以纠正及完善。

4、内部审计控制制度。作为内部控制的重要组成部分,建立健全内部审计制度有其重要性。内部审计对整个采购业务流程的合规、合理及有效进行的独立评价, 确定是否贯彻既定的政策和程序, 是否遵循建立的标准, 是否合理有效利用资源,以及是否达到单位的目标。它为内部控制的完善提供依据,能间接或直接纠正内部控制的偏差,对内部控制的执行进行再控制。

三、公安机关装备采购内部控制的业务流程

采购业务需要由预算、采购、收货、财会等几个部门共同协作完成,通过运用内部控制制度,可以将采购业务中的预算、采购、验收、付款等工作的授权审批相分离开来,使请购人、审批人、采购员、验收员、使用人、记账员、出纳等在各自的授权范围内各司其职,同时建立以采购立项、招标、经济合同、结算凭证、入库单据为载体的控制系统,以进一步增强采购、审批、验收、付款几个风险关键盘点的控制。肃南县公安局的采购业务具体流程如下:

1、请购申请

机关各业务部门及基层所按照请购制度,根据需求书面提出采购申请,并明确采购物品的类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准及到货时间等,报分管领导审核,经审批后再报后勤装备部门,列入采购计划。

2、采购申报

如需求单位申请的是一般办公设备,则后勤装备部门按规定程序和要求编制、调整集中采购和预算计划,报政府采购中心由采购中心采用公开招标。对于反恐、刑侦、行动技术、网侦、交通等方面的特殊装备需求,则需严格按照规定程序进行谈判,通过政府采购,财务、后勤装备、纪委、业务部门进行竞争性谈判,由供货单位对所需装备进行报价,通过竞价,最终由集体决策确定中标单位。

3、签订采购合同

通过政府集中采购,由后勤装备部门与协议供货商签订政府采购协议供货合同,加盖单位公章,并加盖单位财务印章。合同文本一式三联,由采购单位、供货商、财政局留存,单位将留存联送财务审查并作为行政府采购协议供货制度的原始凭证入账。如需追加与合同标的相同的货物,可签订补充协议,但补充金额不得超过原合同采购金额的百分之十。

4、验收

当采购的装备运送到指定地点后,由请购部门及后勤装备部门进行验收,由后勤装备人员对物品进行实物计量、订单核对,由业务请购部门负责装备现场安装、调试及技术质量等事项的验收。

5、付款

经验收后,后勤采购人员将发票送至财务部门申请付款。财务部门对请购申请单、采购合同、验收单、发票等凭证的真实性、完整性、一致性、合法性进行审核,经单位负责人审批后向供货单位结算货款,并严格按照合同规定支付。对于特殊装备还需预留质保金,待期满后予以支付。

四、采购业务流程中存在的缺陷及建议

1、明确验收方式,不相容岗位应相分离。为了达到控制目的,验收入库的职能必须由独立于请购、采购和财会部门的人员来承担。而后勤部门作为采购人不适合担任验收工作,而业务部门作为请购人也不是最合适的验收主体,应由第三方验收采购的装备比较合适。如装备类验收时应由审计部门介入和上述两方共同验收;如为工程类装备(如监控设施等),可由有资质的并且具备专业知识的第三方进行验收,如评测中心、监理公司等。

2、重视内部控制的检查与评价,健全内部监督机制。应充分发挥内部审计的功能,将内审监督贯穿于整个采购业务环节中。通过采购业务的事前分析与评价和事后稽核、检查和监督评价,对采购业务的正确性、合理性起到把关、验收的作用。

完善的内控体系是公安机关加强内部管理的重要手段,是提高队伍战斗力、防范出现舞弊。减少单位损失的有效途径,也是有效利用财政政资金的重要保证。

第二篇：内部控制制度-采购

内部控制制度

——采购 第一章 总 则

第一条 为了加强某某公司（以下简称“公司”）对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《企业内部控制基本规范》，制定本制度。

第二条 本制度所称采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。请购是指尚未发生采购行为前的申请购置行为。公司外购服务并支付价款的控制，可以参照本制度的规定执行。

第三条 公司在日常经营活动中，至少应关注涉及采购业务的下列风险：

（一）采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。

（二）采购未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失。

（三）请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致公司资产损失、资源浪费或发生舞弊。

（四）采购行为违反国家法律法规和公司规章制度的规定，可能受到有关部门的处罚造成资产损失。

（五）验收程序不规范，可能造成账实不符或资产损失。

（六）付款方式不恰当、执行有偏差，可能导致公司资金损失或信用受损。第四条 公司在建立与实施采购内部控制过程中，至少应强化对下列关键方面或关键环节的控制：

（一）职责分工、权限范围和审批程序应明确规范，机构设置和人员配备应科学合理。

（二）请购事项应明确，请购依据应充分适当。

（三）采购行为应合法合规，采购与验收流程及有关控制措施应明确规范。

（四）付款方式和程序、与供应商的对账办法应有明确规定。

第二章 职责分工与授权批准 第五条 公司应建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位至少包括：

（一）请购与审批。

（二）供应商的选择与审批。

（三）采购合同协议的拟订、审核与审批。

（四）采购、验收与相关记录。

（五）付款的申请、审批与执行。

第六条 公司应建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。各分、子公司应尽量集中采购职责权限，以提高采购效率，堵塞管理漏洞，降低成本和费用。

第七条 公司可以根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益的风险。

第八条 公司应按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第三章 请购与审批控制

第九条 公司应建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。公司采购需求应与公司生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。需求部门提出的采购需求，应明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。各分、子公司应设置专门的请购部门或请购负责人，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排公司的采购计划。

第十条 公司应加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门或人员应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，应由审批人对请购申请进行审批，设置请购部门的，应由请购部门对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。

第十一条 公司应建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应明确审批权限，由审批人根据其职责、权限以及公司实际需要对请购申请进行审批。

第四章 采购与验收控制

第十二条 公司应建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序及计量方法等作出明确规定，确保采购过程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。公司应建立供应商评价制度，由公司的采购部门、请购部门、生产部门、财会部门、仓储部门等相关部门共同对供应商进行评价，包括对所购商品的质量、价格、交货及时性、付款条件及供应商的资质、经营状况、信用等级等进行综合评价，并根据评价结果对供应商进行调整。公司应对紧急、小额零星采购的范围、供应商的选择作出明确规定。

第十三条 公司应根据商品或服务等的性质及其供应情况确定采购方式。非约定品牌代理商供应的大宗商品或服务等的采购应采用招投标方式并签订合同协议；一般商品或服务等的采购可以采用询价或定向采购的方式并签订合同协议；小额零星物品或服务等的采购可以采用直接购买等方式。公司应对例外紧急需求、小额零星采购等特殊采购处理程序作出明确规定。

第十四条 公司应明确采购价格形成机制。大宗商品或劳务采购等应采用招投标方式确定采购价格，并明确招投标的范围、标准、实施程序和评标规则。其他商品或劳务的采购，应根据市场行情制定最高采购限价，不得以高于采购限价的价格采购。以低于最高采购限价进行采购的可以适当方式予以奖励。公司应根据市场行情的变化适时调整最高采购限价。委托中介机构进行招投标的，应加强对中介机构的监督。

第十五条 公司应充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面的信息，由采购、使用等部门共同参与比质比价，并按规定的授权批准程序确定供应商。小额零星采购也应由经授权的部门事先对采购价格等有关内容进行审核。对单价高、数量多的物资采购，公司应制定严格的比质比价采购制度。

第十六条 公司应根据规定的验收制度和经批准的订单、合同协议等采购文件，由专门的验收部门或人员、采购部门、请购部门以及供应商等各方共同对所购物品或服务等的品种、规格、数量、质量和其他相关内容进行验收，出具检验报告、计量报告或验收证明。对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应立即向采购部门或请购部门和财会部门报告；相关部门应查明原因，及时处理。

第五章 付款控制

第十七条 财会部门应参与商定对供应商付款的条件。公司采购部门在办理付款业务时，应对采购合同协议约定的付款条件以及采购发票、结算凭证、检验报告、计量报告和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并提交付款申请，财务部门依据合同协议、发票、验收证明等对付款申请进行复核后，提交公司相关负责人进行审批，办理付款。

第十八条 公司应建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。公司应加强对大额预付账款的监控，定期对其进行追踪核查。对预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等进行综合判断；对有疑问的预付账款及时采取措施，尽量降低预付账款资金风险和形成损失的可能性。

第十九条 公司应加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

第二十条 公司应建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。

第二十一条 公司应定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，核对工作应指定专人负责，一般在月末、季末、半末、末进行，与各供应商每年应至少做一次以上核对工作。如有不符，应上报财会部门主管并查明原因，及时处理。核对记录应存档备查。

第六章 附 则

第二十二条 本制度适用于公司及所属公司，包括公司总部、各分公司及全资子公司、控股子公司。

第二十三条 公司及所属公司可以参照本制度制定相关实施细则或具体执行办法，实施细则或执行办法不得违反本制度相关规定。实施细则或执行办法经公司总经理办公会批准后执行，并上报公司备案。

第二十四条 本制度由公司董事会负责解释和修订。

第二十五条 本制度自公司董事会审议批准之日起执行，修改时亦同。

第三篇：采购内部控制制度

指企业购买物资（或接受劳务）及支付款项等相关活动。其中，物资主要包括企业的原材料、商品、工程物资、固定资产等。

·采购业务流程主要涉及的九大环节：

编制需求计划和采购计划、请购、选择供应商、确定采购价格、订立框架协议或采购合同、管理供应过程、验收（退货）、付款、会计控制等。

9.1编制需求计划和采购计划

需求部门根据生产经营需要向采购部门提出物资需求计划，采购部门根据该需求计划归类汇总平衡现有库存物资后，统筹安排采购计划，并按规定的权限和程序审批后执行。

·该环节的主要风险：

需求或采购计划不合理、不按实际需求安排采购或随意超计划采购，甚至与企业生产经营计划不协调等。

·主要管控措施：

第一，生产、经营、项目建设等部门，应当根据实际需求准确、及时编制需求计划。

需求部门提出需求计划时，不能指定或变相指定供应商。

对独家代理、专有、专利等特殊产品应提供相应的独家、专有资料，需经专业技术部门研讨后审批。

第二，在制定生产经营计划中，应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低。

第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。

9.2请购

请购是指企业生产经营部门根据采购计划和实际需要，提出的采购申请。

·该环节的主要风险：

缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或超越授权审批，可能导致采购物资过量或短缺，影响企业正常生产经营。

·主要管控措施：

第一，建立采购申请制度，依据购买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

第二，具有请购权的部门对于预算内采购项目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办理请购手续。

第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容：

·是否准确、完整

·是否符合生产经营需要

·是否符合采购计划

·是否在采购预算范围内等。

9.3 选择供应商

选择供应商，也就是确定采购渠道。

·该环节的主要风险：

供应商选择不当，可能导致采购物资质次价高，甚至出现舞弊行为。

·主要管控措施：

第一，建立供应商评估和准入制度，对供应商资质信誉情况的真实性和合法性进行审查，确定合格的供应商清单，健全统一的供应商网络。

第二，采购部门应当按照公平、公正和竞争的原则，择优确定供应商，与供应商签订质量保证协议。

第三，建立供应商管理信息系统和供应商淘汰制度。

9.4 确定采购价格

如何以最优“性价比”采购到符合需求的物资，是采购部门的永恒主题。

·该环节的主要风险：

采购定价机制不科学，采购定价方式选择不当，缺乏对重要物资品种价格的跟踪监控，引起采购价格不合理，可能造成企业资金损失。

·主要管控措施：

第一，健全采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。

第二，采购部门应当定期研究大宗通用重要物资的成本构成与市场价格变动趋势，确定重要物资品种的采购执行价格或参考价格。

9.5 订立框架协议或采购合同

·该环节的主要风险：

1.框架协议签订不当，可能导致物资采购不顺畅；

2.未经授权对外订立采购合同，合同对方主体资格、履约能力等未达要求、合同内容存在重大疏漏和欺诈，可能导致企业合法权益受到侵害。

·主要管控措施：

第一，对拟签订框架协议的供应商的主体资格、信用状况等进行风险评估；框架协议的签订应引入竞争制度，确保其具备履约能力。

第二，拟订采购合同，准确描述合同条款，明确双方权利、义务和违约责任，按照规定权限签署采购合同。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同，应当组织法律、技术、财会等专业人员参与谈判，必要时可聘请外部专家参与相关工作。

第三，对重要物资验收量与合同量之间允许的差异，应当作出统一规定。

9.6 管理供应过程

管理供应过程，主要是指企业建立严格的采购合同跟踪制度，以评价供应商的供货情况，并根据合理选择的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜，实时掌握物资采购供应过程的情况。

·该环节的主要风险：

缺乏对采购合同履行情况的有效跟踪，运输方式选择不合理，忽视运输过程保险风险，可能导致采购物资损失或无法保证供应。

·主要管控措施：

第一，跟踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程进度的异常情况，应出具书面报告并及时提出解决方案，采取必要措施，保证需求物资的及时供应。

第二，对重要物资建立并执行合同履约过程中的巡视、点检和监造制度。

第三，根据生产建设进度和采购物资特性等因素，选择合理的运输工具和运输方式，办理运输、投保等事宜。

第四，实行全过程的采购登记制度或信息化管理，确保采购过程的可追溯性。

9.7 验收

验收以确保其符合合同相关规定或产品质量要求。

·该环节的主要风险：

验收标准不明确、验收程序不规范、对验收中存在的异常情况不作处理，可能造成账实不符、采购物资损失。

·主要管控措施：

第一，制定明确的采购验收标准，结合物资特性确定必检物资目录，规定此类物资出具质量检验报告后方可入库。

第二，验收机构或人员应当根据采购合同及质量检验部门出具的质量检验证明，重点关注采购合同、发票等原始单据与采购物资的数量、质量、规格型号等核对一致。

第三，对于验收过程中发现的异常情况，应当立即向企业有权管理的相关机构报告，相关机构应当查明原因并及时处理。

9.8 付款

付款是指企业在对采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等内容审核无误后，按照采购合同规定及时向供应商办理支付款项的过程。

·该环节的主要风险：

付款审核不严格、付款方式不恰当、付款金额控制不严，可能导致企业资金损失或信用受损。

·主要管控措施：

第一，严格审查采购发票等票据的真实性、合法性和有效性，判断采购款项是否确实应予支付。

第二，根据支付结算的相关规定和企业生产经营的实际，合理选择付款方式，并严格遵循合同规定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金安全。除了不足转账起点金额的采购可以支付现金外，采购价款应通过银行办理转账。

第三，加强预付账款和定金的管理，涉及大额或长期的预付款项，应当定期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施，尽快收回款项。

9.9 会计控制

会计控制主要指采购业务会计系统控制。

·该环节的主要风险：

缺乏有效的采购会计系统控制，未能全面真实地记录和反映企业采购各环节的资金流和实物流情况，相关会计记录与相关采购记录、仓储记录不一致，可能导致企业采购业务未能如实反映，以及采购物资和资金受损。

·主要管控措施：

第一，企业应当加强对购买、验收、付款业务的会计系统控制，详细记录供应商情况、采购申请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、退货情况、商业票据、款项支付等情况，做好采购业务各环节的记录，确保会计记录、采购记录与仓储记录核对一致。

第二，指定专人通过函证等方式，定期向供应商寄发对账函，核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项，对供应商提出的异议应及时查明原因，报有权管理的部门或人员批准后，做出相应调整。

采购业务的后评估

定期对物资需求计划、采购计划、采购渠道、采购价格、采购质量、采购成本、协调或合同签约与履行情况等物资采购供应活动进行专项评估和综合分析，及时发现采购业务薄弱环节，优化采购流程。

将物资需求计划管理、供应商管理、储备管理等方面的关键指标纳入业绩考核体系，促进物资采购与生产、销售等环节的有效衔接，不断防范采购风险，全面提升采购效能。

第四篇：采购内部控制制度

采购内部控制制度

第一章 总 则

第一条 为了加强公司对采购业务的内部控制，规范请购与审批、采购与验收、付款等行为，防范采购过程中的差错和舞弊，根据国家有关法律法规和《公司内部控制基本规范》，结合公司的实际情况,制定本制度。

第二条 本制度所称采购，主要是指公司外购商品并支付价款的行为。

第二章 职责分工与授权批准

第三条 公司应当建立采购业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。公司采购业务的不相容岗位包括：

（一）请购与审批。

（二）供应商的选择与审批。

（三）采购合同协议的拟订、审核与审批。

（四）采购、验收与相关记录。

（五）付款的申请、审批与执行。

第四条 公司应当建立采购业务的授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理采购业务。

第五条 公司根据具体情况对办理采购业务的人员定期进行岗位轮换，防范采购人员利用职权和工作便利收受商业贿赂、损害公司利益。

第六条 按照请购、审批、采购、验收、付款等规定的程序办理采购业务，并在采购与付款各环节设置相关的记录、填制相应的凭证，建立完整的采购登记制度，加强请购手续、采购订单或采购合同协议、验收证明、入库凭证、采购发票等文件和凭证的相互核对工作。

第三章 请购与审批控制

第七条 公司应当建立采购申请制度，依据购置商品或服务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程序。

公司采购需求应当与公司生产经营计划相适应，具有必要性和经济性。

需求部门提出的采购需求，应当明确采购类别、质量等级、规格、数量、相关要求和标准、到货时间等。

采购部门才有资格组织采购，其他部门不得擅自采购任何物资。

第八条 建立严格的请购审批制度。加强采购业务的预算管理。

(一)为生产储备的周转材料请购程序：由库管员根据最低库存量或使用单位的所需，材料员编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。

（二）生产使用固定资产请购程序：由使用部门提出申请—材料员根据库存量编制采购计划单—部门领导审核—分管领导审核—总工程师审核—总经理审批。

第九条 加强采购业务的预算管理。对于超预算和预算外采购项目由董事长审批。

第四章 采购与验收控制

第十条 建立采购与验收环节的管理制度，确保采购过程的透明化以及所购商品在数量和质量方面符合采购要求。

第十一条 公司采购方式：大宗物资或服务等的采购应当采用招投标方式并签订合同协议；一般物品的采购可以采用询价的方式并签订合同协议；小额零星物品的采购可以采用直接购买等方式。

30万元以上的为大宗物资，10万元以上30万元以下的为一般物品，10万元以下为小额零星物品。

第十二条 委托中介机构进行招投标的，应当加强对中介机构的监督。

第十三条 公司应当充分了解和掌握有关供应商信誉、供货能力等方面的信息，由采购、使用等部门共同参与比质比价，并按规定的授权批准程序确定供应商。

对小额零星采购，按照“比质比价、货比三家”的询价原则，确保公开透明，降低采购成本。

第十四条 公司应当根据验收制度和经批准的请购单、合同协议等采购文件，办理相关的验收手续。

公司对外采购的锅炉煤和柴油等，必须经地磅房计量，合理损耗以外的由承运车辆承担。合理损耗一般为3‰。

对验收过程中发现的异常情况，负责验收的部门或人员应当立即向有关部门报告；有关部门应当查明原因，及时处理。

第五章 付款控制 第十五条 财务部应当参与商定对供应商付款的条件。公司供应部在申请付款业务时，应当对采购合同协议约定的付款条件以及采购发票、结算凭证和验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核，并提交付款申请，财务部依据合同协议、发票等对付款申请进行复核后，按《资金活动内控制度》和《工程项目内控制度》的相关审批程序办理。

第十六条 公司建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。

对招标合同的首次预付款不得超过合同总价的30%；除特殊采购外，一般物品和小额零星物品的采购不得使用预付款采购。

公司禁止使用定金的方式签订物资采购合同。第十七条 公司加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项。

第十八条 公司应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等做出明确规定，及时收回退货货款。

第六章 附 则

第十九条 本制度由公司财务部负责解释。第二十条 本制度自颁布之日起执行。

销售内部控制制度

第一章 总 则

第一条 为了加强对销售业务的内部控制，规范销售行为，防范销售过程中的差错和舞弊，据国家有关法律法规和《公司内部控制基本规范》，结合公司的实际情况，制定本制度。

第二条 本制度所称销售，主要是指公司销售商品并取得货款的行为。

第二章 职责分工与授权批准

第三条 公司应当建立销售与收款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

销售与收款不相容岗位包括：

（一）销售合同协议的审批、签订与办理发货。

（二）销售货款的确认、回收与相关会计记录。

（三）销售退回货品的验收、处置与相关会计记录。

（四）销售业务经办与发票开具、管理。

（五）坏账准备的计提与审批、坏账的核销与审批。第四条 公司应当合理采用科学的信用管理技术，不断收集、健全客户信用资料，建立客户信用档案。防止向未经信用授权客户发出货品，并防止客户以较低的信用条件进行交易而损害公司利益。第五条 公司应当建立销售业务授权制度和审核批准制度，并按照规定的权限和程序办理销售业务。

第六条 公司应当根据具体情况对办理销售业务的人员进行岗位轮换或者管区、管户调整。

第三章 销售与发货控制

第七条 公司对销售业务应当建立严格的预算管理制度，制定销售目标，建立销售管理责任制。

第八条 公司应当建立销售定价控制制度，制定价目表、折扣政策、收款政策，定期审阅并严格执行。

第九条 公司在选择客户时，应当充分了解和考虑客户的信用、财务状况等有关情况。

第十条 公司应当加强对赊销业务的管理。赊销业务应当遵循规定的销售政策、信用政策及程序。

第十一条 公司应当按照规定的程序办理销售和发货业务。

（一）销售谈判。公司在销售合同协议订立前，应当指定销售部人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。对谈判中涉及的重要事项，应当有完整的书面记录。

（二）合同协议审批。由销售部通过双方协商，初步确定销售数量、销售价格、信用政策、发货及收款方式等信息，由分管领导、总经理和董事长审核或审批。

审批人员应当对销售合同协议草案中提出的销售价格、信用政策、发货及收款方式等严格审查。

（三）合同协议订立。销售合同协议草案经审批同意后，与客户签订正式销售合同协议。签订合同协议应当符合《合同法》的规定。

合同一式四份，双方各持两份。公司档案室留存一份、销售部留存一份。

（四）组织销售和发货。

1.公司销售部按照经批准的销售合同协议编制销售计划，向调拨员下达销售通知单。销售通知单上应填写购货单位名称、产品名称、合同数量。

2.调拨员根据客户经盖章有效提货单，开具发货通知单，在发货通知单上注明“现金煤”、“合同煤”，并登记调拨明细表。

3.承运车辆持发货通知单到地磅房过空磅，司磅员在产品出厂登记表上登记空磅、车号、购货单位等信息，并在发货通知单盖章。

4.发货员(装车工)凭司磅员盖章的发货通知单发货，发货通知单妥善保管，次日交销售会计核对。

5.承运车辆装重车后到地磅房计量，司磅员办完相关手续后，在出门证上盖章。

6.司磅员认真登记产品出厂明细表，妥善保管提货单和产品运单，做好交接班记录，确认无误后双方在产品出厂登记表上盖章，末班司磅员次日负责交销售会计。

7.承运车辆到门卫室交出门证，门卫准予放行，出门证要妥善保管，次日交调拔员统计。8.调拔员根据调拨明细表和出门证，统计产品销售量，并于上午11点前上报销售日报表，月末，上报销售月报表。

9.零售现金业务，驾驶员到地磅房计量后，凭司磅员打出的计量单到财务出纳处交款，司磅员核对收款数量、金额后，在出门证上盖章，车辆方可出厂。

10.销售会计每天与调拨员核对销售数量，月末核对无误后双方签字认可，并进行帐务处理。

第十二条 公司应当建立销售退回管理制度。公司的销售退回必须经分管销售领导审批后方可执行。

第十三条 公司在销售与发货各环节做好相关的记录，填制相应的凭证，建立完整的销售登记制度，并加强销售订单、销售合同协议、销售计划、销售通知单、发货凭证、运货凭证、销售发票等文件和凭证的相互核对工作。

销售会计应当设置销售台账，及时反映各种产成品销售的开票、发货、收款情况。

第四章 收款控制

第十四条 公司应当及时办理销售收款业务。以银行转账方式办理的销售收款，必须通过公司指定的专用账户结转。

第十五条 公司应当将销售收入及时入账，不得账外设账，不得擅自坐支现金。销售人员严禁收取销售现金。

第十六条 公司建立应收账款账龄分析制度和逾期应收账款催收制度。销售部负责应收账款的催收，催收记录（包括往来函电）要妥善保存，财务部督促销售部加紧催收。对催收无效的逾期应收账款可通过法律程序予以解决。

应收账款应分类管理，针对不同性质的应收款项，采取不同方法和程序。应严格区分并明确收款责任，建立科学、合理的清收奖励制度以及责任追究和处罚制度，以有利于及时清理催收欠款，保证公司营运资产的周转效率。

第十七条 公司对于可能成为坏账的应收账款，应当按照国家统一的会计准则制度规定计提坏账准备，并按照权限范围和审批程序进行审批。对确定发生的各项坏账，应当查明原因，明确责任，并在履行规定的审批程序后做出会计处理。

第十八条 公司核销的坏账应当进行备查登记，做到账销案存。已核销的坏账又收回时应当及时入账，防止形成账外款。

第十九条 公司结合销售政策和信用政策，明确应收票据的受理范围和管理措施。

加强对应收票据合法性、真实性的审查，防止购货方以虚假票据进行欺诈。

应收票据由出纳保管，贴现必须经财务总监批准，对于即将到期的应收票据，应当及时向付款人提示付款；已贴现但仍承担收款风险的票据应当在备查簿中登记，以便日后追踪管理。

第二十条 公司每半年与往来客户通过函证等方式,核对应收账款、应收票据、预收账款等往来款项。如有不符，应当查明原因，及时处理。

第五章 附 则

第二十一条 本制度由公司销售部负责解释。第二十二条 本制度自颁布之日起执行。

第五篇：酒店采购环节内部控制

酒店采购环节内部控制_835

采购环节的成本控制对一个企业开源节流，提高资金使用效益起着至关重要的作用。从酒店的运营来看，材料采购的内部控制主要集中在仓储存货采购、每日菜单采购以及临时紧急采购三个方面,济南军区烟台疗养院接待中心（天合宾馆）。本文将从这三个主要方面，结合coso内部控制理论来探讨酒店材料采购的内部控制问题。

一、仓储物资采购流程

酒店成本管理部下一般设有客房仓库、工程仓库、食品仓库、管事仓库等四个仓库。这是一个庞大的仓储物资系统，其管理的好坏对酒店的运营成本将有较大的影响，因此建立一个完善的仓储物资采购控制非常必要。

⑴最低订货点和最佳订货量

事先根据以往的使用情况以及物资采购的时间总结出企业一般情况下的最低订货点和最佳订货量，以方便制定采购时间及采购量。

⑵编制月度采购计划

本文发表于博锐管理在线||32

有条件的企业应建立一个内部存货管理计算机系统对企业的仓储物资进行管理。每月末，仓库部门根据内存货管理系统对现有存货的数量编制下月度的存货采购计划。

⑶采购计划复核

仓库部门编制的采购计划需经过成本经理的确认，成本经理接单后需将采购计划的进度与酒店日常消耗以及最低订货点和最佳订货量的要求相比较，符合采购要求便签字,从而进一步审核,避免过多的采购物资。

⑷报价

采购部根据经过批准的采购计划，向供应商名单中供应商询价，并将询价结果输入系统,大连福佳新天地酒店式自助公寓。

⑸价格审查

内部采购审查人员审查供应商的报价是否合理。如果发现各供应商的报价不合理，可以要求重新报价或向供应商名单中的备用供应商询价。采购审查人员也可以独立向市场询价。

⑹采购计划的批准

财务总监为采购计划的最终批准人,兴隆老榕树酒店（万宁）。

⑺订单

采购部根据经过批准的月度采购计划，在系统库存到达最低订货点时向供应商发出订单，并生成标准格式的订单，列明货物的数量、单价、种类、规格、交货期要求等信息。

⑻收货

收货部门通过系统的存货模块，根据订单上列明的采购物品的各种信息验收货物。收货后还需出具验收证明并将货物交仓储管理员进行登记。

⑼付款

存货管理系统会根据存货模块的验收记录以及订单的付款期要求自动提示应付款清单计划供财务部使用