谈谈答复请示的文种使用问题

第一篇：谈谈答复请示的文种使用问题

谈谈答复请示的文种使用问题

[作者：刘心爽 来源:jihua918 点击数：3779 更新时间：2008-03-11 17:41:24 文章录入：jihua918]

（《应用写作》2007年第8期）

答复请示是公文处理中经常要碰到的问题。如何答复请示?答复请示可以使用哪些文种?答复请示可以有哪些变通?笔者2006年曾就上述问题进行过一次问卷调查，调查对象是安徽省某市党政机关和行政事业单位的文秘工作者。结果表明，不少人对答复请示的文种使用情况不甚明了，更有人存在认识误区。为此，笔者拟以公文法规为依据，结合最新的中央、国家机关公文例文，谈谈答复请示的文种使用问题。以供基层文秘工作者参考、借鉴，也和关注这一问题的同志们切磋、讨论。

考察当前的公文运作实际，答复请示有以下几种情况：

一、用“批复”答复请示

国务院《国家行政机关公文处理办法》（以下称《办法》）对“批复”界定为“适用于答复下级机关的请示事项”，可见批复是专为请示而设。在公文运作实际中，批复也确实是答复请示的主要方式，使用最为普遍。请示事项五花八门，千差万别，哪些请示事项适合用批复来答复呢?迄今未见明确规定。但考察具有示范意义的中央、国家机关公文运作实际，“批复”大多用来答复涉及面较窄的一地一处一事或某些专门事项。请看例文：

例一：

国务院关于同意陕西省西安市人民政府驻地迁移的批复

国函〔2006〕29号

陕西省人民政府：

你省《关于西安市人民政府迁移办公驻地的请示》(陕政字〔2005〕81号)收悉。现批复如下：

同意西安市人民政府驻地由西安市莲湖区西华门大街迁至西安市未央区凤城八路。搬迁经费由你省自行解决。

国务院

二○○年四月二十七日

例二：

国务院关于同意安徽省调整安庆市部分行政区划的批复

国函〔2005〕38号

安徽省人民政府：

你省《关于调整安庆市市辖区行政区划的请示》(皖政〔2004〕67号)及有关补充报告收悉。现批复如下：

一、(具体内容略)；

二、(具体内容略)；

三、(具体内容略)。上述行政区划调整所需经费由你省自行解决，涉及的行政区域界线变更，要按照有关规定及时勘定。

国 务 院

二OO五年五月十三日

近年来，对于下级部门用“请示”上报请求批准的法规性公文，也有用批复来进行答复的，但仍未超出上述范围。

例三：

国务院关于全国山洪防治规划的批复

国函〔2006〕116号

各省、自治区、直辖市人民政府，发展改革委、财政部、国土资源部、建设部、水利部、环保总局、气象局：水利部、国土资源部、气象局、建设部和环保总局《关于批复全国山洪灾害防治规划的请求》（水汛〔2006〕313号）收悉。现批复如下：

（具体内容略）

国务院

二○○六年十月二十七日

谈到用批复答复请示，特别要强调的是：批复是答复请示的主要方式，但绝不是唯一的方式，不少基层的同志根据《办法》的界定，认为答复请示只能用“批复”。这样的理解是不正确的。因为，《办法》规定了“批复”的适用范围，明确了“批复”与“请示”相对应的答复功能、行文方向、受文对象。但从这样的规定中无论如何也不能得出答复请示只能用批复的结论。遍查《办法》及相关的权威解释，也未见类似的限定。这表明答复请示有一定的自由度。也就为其他文种答复请示提供了可能。

二、用“函”答复请示

函能不能答复请示呢?回答是肯定的，且看数例：

例四：

国务院办公厅关于全球大气水质监测工作移交问题的复函

国办函〔1992〕45号

卫生部、国家环境保护部：

你们《关于将全球大气水质监测工作由卫生部移交国家环保局承担的请求》（卫报监字〔1991〕109）收悉。经国务院领导同志批示同意，现函复如下：

一、(具体内容略)

二、(具体内容略)

国务院办公厅

一九九二年六月七日

例五：

国务院办公厅关于成都皮影博物馆冠名问题的复函

国办函〔2006〕79号 四川省人民政府：

你省《关于成都皮影博物馆冠名问题的请示》（川府〔2006〕43号）收悉。经商有关部门并报国务院领导同志同意，现函复如下：

成都皮影博物馆名称可定为“成都中国皮影博物馆”。

国务院办公厅

二○○六年十月十一日

例六：

国务院办公厅关于同意兰州海关调整为正厅级直属海关的复函

国办函〔2006〕77号

甘肃省人民政府：

《甘肃省人民政府关于将兰州海关调整为正厅级海关的请示》(甘政〔2006〕72号)收悉。经国务院领导同志同意，现函复如下：

同意兰州海关调整为正厅级机构，隶属关系和人员编制不变。

其他相关事宜，请你们与有关方面协商办理。

国务院办公厅

二○○六年九月十八日

以上三则例文都是国务院办公厅的公文，在文种使用上具有示范意义。上述三例时间跨度长达14年。其间，《办法》几经修订多所改动，而“函复请示”一直沿用至今。这表明用“函”答复请示由来已久。那么，函为什么可以用来答复请示呢?首先，我们来看“函”的适用范围——“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”——这表明函有答复功能，只是对象是不相隶属机关；其次，《办法》第十七条规定：“须经政府审批的事项，经政府同意也可由部门行文，文中应当注明经政府同意”。从上引例文可见国务院办公厅是严格按照《办法》的规定来行文的。同时也足以证明函复请示完全符合《办法》的规定。

函复请示虽然由来已久且使用日益广泛，但一直有比较严格的限定条件。其一，必须经过请示的受文机关或该机关领导的批准方可行文，而且必须把经过批准的情况写进复函的正文中作为函复的依据；其二，受命用“函”答复请示的部门必须是请示受文机关的公文管理机构——办公厅(室)，因为《办法》第十五条规定“部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文”。

三、用通知答复请示

“通知”也可以用来答复请示。不过与批复、函复相比，使用得略少一些，用通知答复请示有一个变化的过程，请看例文：

例七：

国务院批转国务院证券委员会 中国证券监督管理委员会关于进一步加强期货市场监管工作请示的通知

国发〔1996〕10号

各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委，各直属机构：

国务院同意国务院证券委员会、中国证券监督管理委员会《关于进一步加强期货市场监管工作的请示》，现转发给你们，请认真贯彻执行。

国务院

一九九六年二月二十三日

例八：

国务院办公厅转发国务院证券委员会关于坚决制止期货市场盲目发展若干意见请示的通知

国办发〔1994〕69号

各省、自治区，直辖市人民政府，国务院各部委，各直属机构：

经国务院批准，现将国务院证券委员会《关于坚决制止期货市场盲目发展若干意见的请示》转发给你们，请各有关方面密切配合，认真贯彻执行。

国务院办公厅

一九九四年五月十六日

例九：

国务院办公厅关于批准牡丹江市城市总体规划的通知

国办函〔2006〕57号

黑龙江省人民政府：

你省《关于呈报牡丹江市城市总体规划(2001—2020)的请示》(黑政发〔2006〕36号)收悉。经国务院批准，现通知如下：

一、原则同意修订后的《牡丹江市城市总体规划(2006年—2020年)》（以下简称《总体规划》）。

（以下共七项，内容从略。）

国务院办公厅

二〇〇六年七月二十四日

从上述例文可见用通知答复请示早已有之。《办法》生效以前（即2000年底之前），大多是对下级的涉及面较广的请示事项用通知转发给其他下级执行，其行文形式有“批转”和“转发”两种。2001年以后，这样的行文方式已很少使用。但又出现了用通知答复请示的新变化。例九即为典例，对照《办法》规定的通知适用范围，再研究例九的行文方式和公文内容。这样的通知应属于“传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项”一类。但因为这样的指示性通知完全是针对下级的请示事项的，下级的请示来文作为发文缘起被引述，所以它又同时答复了下级的请示，可谓一举两得，从中央、国家机关的例文看，此类通知往往由受文机关的公文办理机构(办公厅、办公室)经过授权后发文。这又和函复请示的要求完全相同，笔者由此认为这类通知在发文机关、行文方式、内容表达三方面对《办法》的现行规定都有所突破，应该是“通知”用途的新拓展。

以上我们概括了答复请示的文种使用情况。其所以出现由单一“批复”拓展为批复、函复、用通知答复三者并用的情况，其原因大约有以下方面：

其一，从文种使用方面看，《办法》关于批复适用范围的界定，只规定了“批复”与“请示”相对应的答复功能和行文方向，而没有其他限定，这就使答复请示的文种使用有一定的自由度，另外，请示系“向上级机关请求指示、批准”，与此相对应，只要能传达指示、批准意思的文种就都可以承担答复请示的功能。因此才出现了答复请示的文种多样化；

其二，公文作为国家机关管理协调的重要手段，工具性是其重要特征，公文处理、文种运用都以快速、便捷、高效地传达政令、沟通信息，实施管理为目的。而答复请示的文种多样化正符合这样的目的性；

箕三，公文处理及文种运用虽然有较强的程式化和规范化，但绝不等于一成不变。它必然为适应管理需要发挥最佳工具效能而发展变化着。可以预见，随着市场经济体制的进一步确立，政府职能的进一步转换，有关公文处理和文种使用的变化将更加迅速。因此可以说，答复请示的文种多样化是历史的必然。

至于和《办法》的有关规定不尽吻合，也不难理解。因为《办法》作为权威的文件处理法规，稳定性是重要特征。与变化迅速的公文运作实际相比，其变化也是稳中有变，就文种而言，总是在一个新文种或原有文种的新适用范围已使用得较为稳定、完备，被遍接受后，才对其确认的，所以，它总是表现出一定的滞后性，也难免会出现文种使用“出格”的现象。而这正体现了公文规范与发展变化的辩证统一。

（《应用写作》2007年第8期）

作者单位：中共安庆市委党校

责任编辑：张冠英

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第二篇：在什么情况下使用“请示”文种

在什么情况下使用“请示”文种？

(l)涉及方针、政策界限或法规、规章不够明确等方面的重大问题,请求上级给予明确、具体的解释;

(2)从本地区本单位的实际情况出发，需要对上级的某项政策、规定作出变通处理，有待上级重新审定明确答复；

(3)工作中遇到新的情况、新的问题而无章可循时;

(4)在工作中遇到具体疑难问题,请求上级给予指示;或某项工作遇到困难,需要上级给予支持;

(5)本单位意见严重分歧,无法统一执行,须上级做出裁决的问题;

(6)工作中出现了某些涉及面广而职能部门无法独立解决的困难和问题，需要上级部门协调和帮助。

第三篇：“请示”与“报告”文种的正确使用

正确区分“请示”与“报告” □ 陈志鹏 袁 莹

公文写作中，“请示”与“报告”是最常用的上行文种，但在公文处理时，经常能够看到请示与报告不分的现象，突出的问题有，该用请示文种者用报告，该用报告文种者用请示;或者请示中写有报告内容，报告中写有请示事项。“请示”与“报告”是两个截然不同的文种，二者既不能相互代替，也不能互相混淆，现就如何正确区分这两种文种学习总结了一些经验，供大家交流参考。

“请示”与“报告”虽然都是下级机关给上级领导机关行文，但在行文目的、行文时间以及性质内容等方面有着明显差异，具体从以下几方面予以区分。

一、从行文目的上区分

“请示”是下级机关向直属上级机关或其他领导机关报送的一种请示性公文，是下级机关用来向上级机关请求决断、指示、批示或批准事项所使用的呈请性公文。而“报告”是以向上级机关汇报工作、反映情况为主要行文目的，属于陈述性公文。

二、从性质、内容上区分

“请示”属于呈请性公文，一文一事，篇幅一般较短。根据请示的不同内容可分以下几类: 请求指示的请示。此类请示一般是政策性请示,是下级机关需要上级机关对原有政策规定作出明确解释,对变通处理的问题作出审查认定,对如何处理突发事件或新情况、新问题作出明确指示等请示。

请求批准的请示。此类请示是下级机关针对某些具体事宜向上级机关请求批准的请示,主要目的是为了解决某些实际困难和具体问题。这类请示是我们平时使用最多的，如请求上级机关增拨业务经费、基建投资、救补助经费、变更机构名称、新建改建办公设施等。

请求批转的请示。下级机关就某一涉及面广的事项提出处理意见和办法,需各有关方面协同办理,但按规定又不能指令平级机关或不相隶属部门办理,需上级机关审定后批转执行,这样的请示就属此类。“报告” 属于陈述性公文，可以有多个事情，篇幅一般较长。报告不得夹带请示事项，根据不同内容可分为以下几类：

工作报告。这类报告最为常用，在此不多做叙述。

情况报告。下级机关向上级机关汇报近期出现或发生的某种情况，某一问题，或工作中某些方面的状况。

回复报告。对上级机关查询、查办、催办的事项，作出专门答复时使用。

报送报告。经常用于下级机关向上级机关报送各种材料，包括下级机关主动呈送的，或者上级机关要求报送的。

需要注意的是，国发[2000]23号文件发布的《国家行政机关公文处理办法》中对报告的用途已经作了修改，删除“提出意见或者建议”这一条，这样更可以避免“请示”、“报告”混淆。

三、从行文时间和处理方式上区分

“请示”是事前行文，同时要求上级机关给予批复，属于“办件”；“报告”是在事后或者事情进行中行文，上级机关不予批复，属于“阅 件”。

准确把握好“请示”、“报告”二者间的区别，就能做到正确使用这两种文种，避免出现混用的情况。另外，就“请示”文种写作中较常出现的错误再予以强调：

1.标题的书写。常见的书写错误有《关于申请××××××的报告》、《关于申请××××××的请示》。请示的标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关名称、事由和文种构成。如《××卫生局关于××××××的请示》；另一种是由事和文种构成，如《关于开展××××××工作的请示》、《关于补助××××××经费的请示》。

2.“请示”要避免多头主送、越级主送或主送领导个人。“请示”只能写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。同时也应注意，“请示”不得抄送下级机关。

3.规范“请示”结束语。请示结语在请示写作中并非是可有可无的，其作用是在陈述请示缘由、表明请示事项的基础上，更进一步的强调请求的目的，敦请上级指示或批准，可以用“妥(当)否，请批复”、“妥(当)否，请审批”、“以上请示如无不当，请批转各有关单位执行”或“以上，请批示”作结。

4.在向同级部门请求批准和答复审批事项时，严格意义上应使用“函”文种，但在实际工作中因为特殊原因可能需要使用“请示”文种，可酌情考量。

5.在向省委、省政府行文时，“请示”中应附联系人及联系电话。□

第四篇：关于行政公文文种选择和使用问题的探讨

关于行政公文文种选择和使用问题的探讨

【摘要】行政公文文种有很多，有些文种的意义和性质很相似，因此有必要对公文文种的选择进行探讨，这有利于我们正确地使用公文文种。文章对常见的文种选用过程中出现的错误进行了剖析，进而提出了正确选用公文文种应该参考的标准，目的就是能使读者在实际工作中对如何正确选用公文文种有所借鉴。

【关键词】行政公文；文种；错误类型

公文是在管理国家机关政务和企业、事业单位事务过程中形成和使用的具有法定效力和规范体式的公务文书，是制定与发布政策法令，传达方针政策与意图，部署、指导、商洽与报告工作，交流工作经验和情况，记录工作活动的书面文字工具，因此，它在国家政治、经济、文化、军事和科学活动中起着不可替代的作用。刘勰在《文心雕龙》中所说“章表奏议，经国之枢机”就直接指明了公文在治理国政方面所起的纽带和关键的巨大作用。

公文的文种有很多。它包括上级政策指令性文件、法令性文件、对有关问题的批复等；有本单位工作中形成的工作计划、工作总结、规章制度、统计报表、领导的讲话稿、会议纪要、电话记录、收发文登记册等；有下属机关或单位送来的工作报告、请示、情况反映等。因此，有必要对现在使用的公文文种按照实际需要和一定的标准，划定每一公文的种类的适用范围，有利于我们正确认识和选择文种，以免错用和混用；有利于提高公文写作的质量和规范化；有利于提高公文运转和公文处理的效率；还有利于公文的立卷归档和科学管理。

新中国成立后，党和国家历来十分重视公文文种的划分和公文处理工作，并就公文处理问题多次下文进行修改和强调，因此，弄清公文种类的范围、明白确定公文文种的意义、掌握选用公文文种的方法十分重要。

从公文的适用范围分，可以把公文划分为通用公文和专用公文两大类。通用公文是指在党政机关、社会团体和企事业单位中普遍使用的、规范化的公文。我国现行通用公文一般专指2000年中华人民共和国国务院办公厅发布（修订）的《国家行政机关公文处理办法》中规定的我国各级行政机关使用的公文文种有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共十二类十三种。另外，1996年5月中共中央办公厅印发了《中国共产党机关公文处理条例》，规定中国共产党各级各类机关使用的公文文种有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等文种。综合上述规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，它们是命令（令）、公报、公告、通告、决定、决议、指示、意见、条例、规定、议案、报告、请示、批复、通知、通报、会议纪要、函。它们的特点是具有统一的名称、格式和使用方法。专用公文是指在一定工作部门和特殊专业业务范围所使用各种专业文书，如外交文书、司法文书、军事文书、计划文书、统计文书、财会文书、科技文书等。每一种专用文书还各有许多具有专业特色的文书名称，如外交文书有照会、国书、外交函件、备忘录、议定书、外交公报等。其特点是专业性强，文种繁多。因此，在本文中，我们只讨论我国现行的通用公文的名称的划定和使用。

一、确定公文文种选用方法的意义

公文的名称是根据制发公文的目的、制发机关的权限和收发文机关之间的行文关系确定的。公文名称不同，所起的作用也不同，不可随便乱用和混用，否则就达不到制发公文的目的，甚至会打乱机关之间的正常工作程序。公文的名称不仅必须具体确定，而且各机关使用的公文名称必须统一。各机关单位的职能、任务虽然不同，但它们工作活动的方法都基本一样，与上下级及其他机关的联系的方式也差不多，反映在公文的使用上也大体一致。统一规定了公文名称及其选择使用方法，可以使机关之间的联系及活动协调，有利于机关工作有秩序地进行。所以，确定和正确使用公文名称就有重要的意义。

1.行政公文文种以党和国家法定公文的方式明确规定下来，使公文的名称选用有“法”可依，使全国的公文都有了统一的种类和规范的格式及其处理办法，使公文文种的合法性和法定权威性得到了保证。从而能够保证国家政令畅通，令行禁止，提高公文的运转处理效率。

2.公文文种的正确的选用，可以给予不同情况下使用的公文以一定的名称，可以显示每一公文文种的不同性质和作用。比如命令（令）是我国国家行政机关、国家领导人或军事机关颁发的具有强制效力的指挥性文件，是一种法规性、强制性很严格的下行文，受文机关必须无条件地贯彻执行。它适用于国家行政机关依照有关法律规定发布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；奖惩有关人员；撤销下级机关不适当的决定。因此，命令（令）的作者有严格的限定范围，不是每个领导机关或领导人都可以发布命令的。一般机关单位是不能使用的。

3.确定了公文文种，可以在拟写公文时有明确的行文目的和中心意图。比如：当我们表彰先进、批评错误、传达重要情况以及需要各机关知道的事项，我们选定的文种是“通报”。一旦选定了通报这个文种，我们的写作意图也就确定了，就是用具有普遍意义的典型事例，成功的经验和失败的教训，借以推广先进的做法，弘扬时代精神，教育工作人员或者沟通信息、互通情况。

4.给予不同情况下使用的公文以确定的名称，可以在处理和阅读公文时容易了解制发公文的意图，有利于准确、迅速地处理和查找公文。又因为公文的名称反映公文的价值，同时又是组合案卷的一个特征，因此，公文文种的选定，也有利于公文材料价值的鉴定和立卷，从而提高公文的处理效率。如“决定”的事项必须执行，否则不能政令畅通；“请示”要在规定的期限内答复，否则下级可能无所适从；“报告”重在汇报工作，了解下情，因此不一定答复；“函”重在商洽协商，因此，处理主动权则完全掌握在受文单位手里。这样，受文单位就可根据文种不同，区别轻重缓急，合理、高效地处理问题。

5.公文文种的确定，可以表达文件的不同行文方向，明确机关单位之间的行文关系，有助于把握行文方向，选择正确行文方式，正确执行行文规则，进一步保证机关文件的效力和提高机关工作效率。如“请示”的含义是请求指示，这就说明请示的行文方向是自下而上；“决定”是由上级机关作出的，下属部门和组织必须执行，所以它的行文方向必然是自上而下的；“函”是用来传递信息、沟通情况、商洽事务的，任何组织都使用，因而便产生了上行、下行、平行等多种行文方向。

然而，明确了选定公文文种的意义和作用，并不等于在写作实践中就能正确选用公文文种。实际上，在拟写公文标题时，如何确定正确的、合适的公文文种一直困扰着我们文书工作者，甚至一些有经验的秘书人员也经常错用和乱用文种的问题。

二、公文选用过程中，常见错用乱用文种问题分析

2000年8月国务院办公厅颁布的《国家行政机关公文处理办法》第25条第3款对行政公文文种的选用和确定作了原则性规定：公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权与主送机关的行文关系确定。根据上述公文种类选择的基本原则，公文在行文时必须根据行文目的、公文内容和行文关系以及发文机关的职权、每个文种的适用范围合理选择和确定文种。但是，在具体工作中行政公文文种选用仍存在很多问题，主要表现在以下几个方面: 1.生造行政公文文种。根据现行的《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》的规定，我国现行各级各类党政机关单位通用公务文书的主要文种归纳起来共十八种，其他一些习惯称呼和一般事务文书均不能当成行政公文的文种来使用。如《关于燃煤供应问题的补充说明》《关于我校实行全员聘任制的有关问题的解释》和《关于进一步加强学生安全工作的汇报材料》，在这三份文件中，把“补充说明”、“解释”“汇报材料”当成了行政公文的文种使用，而这三个名称在法定公文中是不存在的。另外如“办法”、“细则”、“规定”、“要点”等，从来没有取得过法定行政公文的资格，因此也不能独立行文。但有些机关将“办法”、“细则”等统统作为正式的行政公文使用，并堂而皇之地标明发文字号，如《××市市区城镇廉租住房管理办法》(×政发〔2002〕242号)，上述这些做法损害了公文的权威性和公文处理工作的严肃性。

2.滥用行政公文文种。每一种公文文种都有明确的适用范围，都有严格的使用要求，每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。但在写作实践中，经常出现超出职权范围和工作内容随意使用法定公文。如：把应该用某些社会事务性文书(如广告、声明、启事等)去解决问题而不去使用，却滥发“通知”、“通告”和“公告”；在提出一般事项的请求时能用“申请”办理的，却用“请示”或“报告”行文解决，搞公文文字游戏；有些单位把“简报”当作法定公文取代“报告”使用进行反映情况；再比如:由于“通知”的适用范围很广，功能有很多，同其他许多公文文种都有交叉，于是有人就把“通知”当成了万能文种，似乎什么文件都可以用“通知”制发，本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种时，行文皆用“通知”代替。

有些单位在使用通知批转或转发文件时，盲目乱转，甚至对同一文件层层转发。其实如果上级文件已有明确规定和切实要求，各机关可直接翻印下发，不必转了再转。因此，凡确需转发的文件，应认真研究文件的精神，结合本地区、本系统的实际提出要求，讲求实效，注意质量，提高效率；必须注意通知的确切适用范围和性质及下行文的特点，防止滥用。

3.混用行政公文文种。公文文种是用以表明公文的性质和要求的，一份文件只能用一个文种，两种文种不可混用。比如某单位《关于扩建油库的请示报告》，“请示”和“报告”本来是两个截然不同的文种，如果混在一起会让人分不清到底是“请示”还是“报告”，不好处理。有些机关单位在向同级机关及无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时往往使用“请示函”“批复函”。比如 《××省××厅关于拟录用2000应届大学毕业生的请示函》《××省人事厅关于批准录用×××等×名同志为国家公务员的批复函》，两篇公文把“函”和“请示”、“批复”混在一起使用，使人搞不清楚互相行文的两个单位之间到底是什么关系。

4.错用行政公文文种。在工作实践中，我们发现，由于一些公文文种在某些功能上的相似性，在选择公文文种时，忽视了他们之间的细微差别，因此造成了公文文种的错误选择。这主要表现为以下几组文种：

（1）在现行机关单位中，“函”与“请示”或“通知”等的使用经常搞错。如有些机关单位在向同级机关或无隶属关系的单位进行请求性或答复性行文时，不使用“函”而是用“请示”或“通知”等。其实，正确的做法是：凡是向同级或无隶属关系的机关单位行文，不管是请求性、答复性还是商洽性的，一般都应该使用“函”。

（2）“公报”、“公告”和“通告”界限不清，相互之间错用情况经常发生，常见的是该用“通告”的却用了“公告”。如《中国人民银行关于国家货币出入境限额的公告》，这份文件把应该使用“通告”的却是错用了“公告”。其实“公报”、“公告”和“通告”三者的区别还是比较明显的。“公报”用于发布重要决定或者重大事件，适用于党内外或一些专业领域，其作用更多的是宣示和告知事项；“公告”通常是指以国家的名义向国内外庄严宣告有影响的重大事件的文告，级别很高；“通告”一般公布需要遵守或周知的事项，带有一定的行政约束力，机关、团体、企事业单位都可以在自己的职权范围内发布。

（3）批复和具有答复性质的函之间的错用。大体上有两种情况:一是主管部门对询问问题或请批事项的不相隶属的机关、单位错用“批复”行文。按照规定，一些业务主管部门对请求批准某一事项的不相隶属的机关、单位行文时应用“函”(复函)而不应该用“批复”，然而在具体实践中，许多部门自觉不自觉地用“批复”回复，这是一个比较普遍却难以纠正的问题；二是上级机关针对来自属于下级的“请示”错用“复函”行文。有的人把由办公部门被授权“函复请示”的做法理解为“上级机关对下级机关的请示可以用函答复”、“函可以平行，也可以上行、下行”等，这是一种误解。“上级机关答复下级机关的请示可以用函行文”的说法起码不确切，应是“上级机关答复下级机关的请示可以授权办公部门函复”。（4）“决定”、“通知”、“意见”三者的错用。在实际工作中，这三者的相互的混用和错用情况比较严重。许多机关不管安排的工作是日常事务性的，还是带有全局性、持续较长时间、具有重要意义的，一律使用通知。关于“意见”文种的使用，《国务院办公厅关于实施<国家行政机关公文处理办法>涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函(2001)1号)中作了具体的说明，规定“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。“意见”可以不提明确要求，只是提出对重要问题的见解和总的原则性的看法，使受文机关能够结合本地区、本部门的具体情况参照执行。但有些时候我们却把应用“决定”“通知”的而错用了“意见”。

三、选用行政公文文种过程中，怎样避免错用滥用混用文种 在上述文章中，我们对选用文种的意义进行了论述，又对在使用公文文种实践中出现的常见错误类型进行了分析。那么，究竟如何选用公文文种呢? 1.选用公文文种，必须根据制发公文的目的和行文的要求进行。所有的行政公文文种都有法定的适用范围，其行文目的和要求必须符合公文的适用范围，行文目的和要求不同，所使用的文种也不相同。比如“请示”和“报告”的选用，“报告”的目的是下情上达、陈述情况，不要求答复，而“请示”是要求上级对请示的事项给予指示、批准或答复的，因此，在选用时，凡是陈述情况，汇报工作，不要求批复的文件应选用“报告”，凡是要求上级批复的文件，应选用“请示”。2.应根据行政公文制发机关的权限来选用文种。不同的行政公文对其行文主体的要求不一样。有的行政公文行文主体级别高，有的行文主体级别低；有的行政公文行文主体范围广，有的行文主体范围窄，因此，选用的文种应和其制发机关的权限和级别相适应。比如：“公告”通常是以国家的名义向国内外庄严宣告有重要影响的重大事件的文告，不可随意在招工、招干、招租、开业、迁址等活动中，滥用“公告”文种，对“公告”的滥用实际上是一种越权行为。“决议”的行文主体一般是会议，主要是中国共产党机关单位的会议使用，人大、其他党派、组织、团体的会议也有使用，但政府机关就不能使用，也没有“决议”这一文种。

3.应根据收发文机关之间的行文关系来确定公文文种。行文关系指的是机关之间文书的授受关系，它是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。按照行文关系和文书的去向，行政公文有可分为上行文、下行文和平行文。不同的行文关系，文种的选用是不同的。如果是向下属组织行文，一般多用“指示”、“决定”、“通知”、“通报”、“会议纪要”等文种；如果是向上级机关行文，则只能选用“请示”、“报告”、“议案”等文种；如果是向平级和不相隶属机关行文时，主要采用“函”。

4.在选择行政公文文种时还应当考虑每个文种的性质、作用和使用要求。根据《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理条例》的规定，每一文种都有独立的作用和功能，不同的行文内容、目的要求应与文种的适用范围相适应。如：“通报”的性质是运用典型从正反两面对干部和群众进行政治思想教育和沟通信息、互通情报、传播政策精神、推动工作的重要文种，其目的在于互通情况，引起注意，用以教育、督促和推动工作，这是与其他指挥性的文种不同的性质。因此，凡是行文时着重在引导、教育、沟通和推动工作时，就应该选用“通报”。

5.在选择公文文种时还应考虑每一份公文只能选择唯一的文种，而且只能选择公文管理法规规定的公文文种，决不能生造文种。比如在公文标题中不能出现“请示报告”“意见通报”等两个文种同时并用的情况和“汇报”等在法定公文里找不到的文种。

总之，行政公文文种的选择应严格按照党和国家的公文处理法规的规定，根据制发公文的目的、制发机关的权限、收发文之间的行文关系，认真领会每一个文种的性质和适用范围，从而选择正确的合乎行文目的和要求的文种。只有这样，我们才能适应随着形势的发展对公文文种功能性质不断调整的要求，从而维护机关单位之间的正常工作秩序和公文处理的统一性。

第五篇：正确使用公文文种

正确使用公文文种

【导语】在了解了公文的基本概念以后，我们接下来学习如何正确选择文种，并对一些易混淆的文种进行区分。

一、文种的涵义

在公文写作和处理中，把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称文种。文种是公文必不可少的组成部分，所有公文都必须在标题中标明文种。

二、正确标明文种的作用

1.在公文中正确标明文种，有利于维护公文的严肃性、规范性。

2.为公文的撰写提供方便。《条例》和《办法》都对每一类公文文种的适用范围作出了明确规定;有关法规、规章也对有些公文例如法规、规章、经济合同、法律文书、外交文书等等文种的用途作了明确规定;还有一些文种例如总结、调查报告、启事等等，它们的用途则是人们在长期实践过程中不断总结、约定俗成的。而每一种公文的写法，也经过长期实践形成共识逐步规范，有些文种的写法例如事故调查报告等等，还由主管部门作出了明确的规定。写作公文时，正确选择、标示文种，就能了解该文种写作的基本要求和基本规范，有利于提高写作效率和质量。

3.为公文处理提供方便。根据有关规定和惯例，不同的文种有不同的处理方式。收发文机关处理公文的有关部门和有关人员，根据文种名称就可作出相应的处理。例如请示属办件，要及时交有关领导和有关部门审批、办理。而报告属阅件，一般就无须答复，只需交有关人员传阅。

撰写公文时，务必正确选用文种。不用、错用或生造文种，都会损害公文的效用。

三、选择文种的依据 1.选择文种要依据国家的有关法律、法规以及党和国家有关领导机关关于公文处理的有关规定，选择恰当的、规范的文种。绝不能违反有关法规、规定和标准，随意另选文种。

2.要看作者与主要受文者(即主送机关单位)的工作关系。只有当作者是主要受文者的所属上级机关单位时，才能选用具有规定性、领导指导性、公布性的下行文种。当作者是主要受文者的所属下级机关单位时，才能选取呈报性的上行文种。当作者与主要受文者是同级或不相隶属关系时则只能选用商洽性的平行文种。

3.要看作者权限。有一些文种对使用者的权限有明确规定，如作者不具备规定的法定权限，则不能使用这些文种。如命令、决议、议案、公告等等文种的使用。

4.要看行文目的、行文要求的需要。每一种文种都有特定的适用范围，只在实现某一行文目的和要求方面有效。因此，应选取最有利于表达和实现具体行文目的、行文要求的文种。

四、正确区分一些易混淆的文种

公文中有的文种之间既有相似之处，又有不同之处，既有联系又有区别，使用时容易混淆。能否正确选用文种，直接关系到公文质量的高低、表达效果的好坏和公文处理的方便与否。强调公文文种规范，尤其要注意正确区分一些容易混淆的文种。

(一)决定与决议

他们都是带有制约，规范、指挥或指导作用的指挥性公文，在性质、写法上都有许多相似之处。

从写法上看，他们一般都不在正文前写主送机关，而可在文尾抄送栏标明“主送”或者“分送”单位。正文都由行文依据、行文事项和结语三部分构成;都可视内容多少写为篇段合一式、多段式、总分条文式和分部式结构。但是他们又有以下显著区别。

1.成文过程不同。决定可经会议议论通过，也可由领导机关或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方才生效。

2.发文机关(组织)不同。各级领导机关及机关、单位领导机构都可以制发决定;而决议只能由圣手关会议发布，不能以机关、单位的名义制发决议。正因为如此，决议己不再列为国家行政机关常用公文。

3.涉及内容不同。决定内容多为对某一领域、某一方面的重要事项、重大行动做出安排。因此它可分为部署指挥重要工作的决定(简称部署性决定)、处理具体事项的决定(事项决定)和表彰处分决定。决议内容多是某系统、某单位、某组织带全局性、原则性的重要决策事项。它可分为部署指挥性决议、批准性决议和专门问题决议。

4.作用不同。决定都带指令性。起领导、指导作用。决议则有多种作用：有的带指令性，如 《四川省人民代表大会常务委员会关于依靠科技振兴农业的决议》;有的带说理性，对有关人和事做出评价，如《中国共产党中央委员会关于建国以来党的若千历史问题的决议》;有的带号召性，如《中共中央关于社会主义精神文明建设指导方针的决议》：有的带批准性，如党代会、人代会对各种工作报告所作的决议。

5.写作格式上签注和落款不同。决议都在标题下加括号签注通过决议的会议名称和通过日期，正文后就不另标落款了。凡会议通过的决定，也同决议一样签注;由领导人签发的决定，则在正文后写明发文机关和成文日期。

(二)公告与通告

公告和通告都是周知性公文，内容都不涉密，都要公开发布，登报、张贴、通过电视播出或广播，其写法也相似。但他们也有明显区别。

1.内容适用范围不同这是两个文种最主要的区别。公告用于向国内外宣布重要事项，公布某些法定专门事项，通告用于向一定范围公布应当遵守或周知的事项。

2.制发单位不同公告由较高级别的国家机关、人大机关和有关法律、法规指定机关制发。规定胜通告多由政府机关或者机关单位领导机构发布，周知性通告任何行政机关、团体、单位均可发布。但党的机关正式常用公文一般不用这两个文种。

3.发送对象不同公告向国内外有关方面、法定有关方面发布。通告向一定范围内的机关单位和有关人员发布。

4.作用不同公告强调法定权威性，其周知事项常有较强的法律效力或行政效力。除法定机关或者较高级别行政机关外，基层行政机关和企事业单位不用公告行文。规定性通告有一定的规定性，涉及的事项往往要求一定范围的机关、单位、群众遵守或办理，对其有一定的约束力。而周知性通告只具有告知性、知晓性作用。

特别要注意不滥用公告。(三)请示与报告

它们都是上行文，常常被混淆使用，但实际上是有明显区别的两类文种。

1.行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要上级批复，重在呈请。报告重在向上级汇报工作、反映情况，一般不需上级答复，重在呈报。

2.呈报时间不同。请示要事前行文，报告一般在事后或者工作进行过程中行文。

3.主送机关不同。请示一般只写一个主送机关，而且一般必须逐级上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机关尽快知道的灾情、疫情等等。

4.受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答复。

5.涉及内容不同。请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准认定的问题，均可写为请示。而报告用于向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问。

6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍在请示事项。

正因为有上述区别，绝不能把向上级请求批准、指示的请示写成报告，也不能写为请示报告。

(四)请示与函(请求批准函)这里的函专指用于向有关主管部门请求批准的函。请示和请求批准函都可用于请求批准，但使用时有严格的区别。

1.类型不同。请示是上行文，函是平行文。

2.主送机关不同。请示是向有领导、指导关系的上级机关行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。

3.内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。

4.受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否批准或作出指示。函的受文机关只能用函(审批函)表明是否批准或作出答复。

(五)批复与函(审批函)

这里的函专指用于有关主管部门发出的审批函。批复和审批函都可用于审批有关事项，但使用时有严格的区别。

1.类型不同。批复是下行文，函是平行文。

2.主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、单位行文;而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。

3.内容范围不同。批复既可用于作出批准，又可用于作出指示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。

(六)规划与计划

规划、计划都属计划类文种，但在使用上有区别。

规划是时间较长、范围较广、内容比较概括的长远计划，常常是对工作方向、目标提出提纲式、原则性的计划。

计划则可用于各种情况、各种场合。但从时间角度来区分，内常用计划;从机关单位的层级来区分，基层单位常用计划。其内容更为具体，通常包括目标任务(做什么)、工作措施(怎么做)、步骤时间(什么时候谁做)、督促检查(检查计划执行情况)。

(七)法规、规章与管理规章(规章制度)的区别

尽管法规、规章与管理规章(规章制度)在写作上有一些共同特点，但它们毕竟是外部结构相似而性质极不相同的两类公文。它们的主要区别如下。

1.效用不同。法规是法律文书，具有法律效力，违反法规就是违法行为;规章也具有法律效力。而管理规章是行政文书，具有行政效力、组织效力或纪律效力，违反管理规章(规章制度)就是违政违纪行为。

2.作者的限定范围不同。法规不是任何机关、团体、单位都可制发的，它的作者有严格的限定。按照有关规定，行政法规中的部门法规由国务院制定;地方性法规由省、自治区、直辖市人民代表大会及其常务委员会、较大的市(专指省、自治区政府所在市、经济特区所在地的市和经国务院批准的较大的市[一般为计划单列市])的人民代表大会及其常务委员会制定;民族自治地方的人民代表大会可制定自治条例和单行条例。

行政规章的作者也有限定性，国务院各部、委员会、中国人民银行、审计署和具有行政管理职能的直属机构可以制定部门规章;省、自治区、直辖市和较大的市的人民政府，可以制定地方政府规章。

而管理规章的作者范围十分宽泛。所有的机关、单位、团体都可以制定。