加强办公室的精细化管理

第一篇：加强办公室的精细化管理

加强办公室的精细化管理

一、为什么实行精细化管理

办公室是一个单位的中枢神经，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室既是一个单位的综合管理部门，又是一个单位具体的办事机构，直接为单位领导和广大员工服务，同时也承担一部分对外服务职能，其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等五个方面。

做好新形势下的办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题。当前，做好办公室工作，必须紧紧围绕单位中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的流程更加优化、职责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密、督办更加有力，使办公室服务领导、单位和基层的绩效更加显著。精细化管理，就是要按照精确、细致、深入的要求，明确职责分工，优化业务流程，完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱环节，区别不同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要到位、尽职。第一次就把工作做到位，工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理等等。

办公室工作精细化管理应从管理理念、工作流程、岗位职责、绩效考核、规章制度、保障手段和人员素质等方面着手，只有全面推进 科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为单位、为基层服务。

二、目前存在不足和问题

一是传统的办公室理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求，办公室工作任务不应仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转。二是有关办公室工作的规章制度还不够完善，现有规章制度的科学性和系统性还需进一步提升，工作流程也有不够科学的地方，这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。三是岗责体系还需进一步健全，工作职责不明确，责任不落实的情况还不同程度地存在。四是人员素质参差不齐，有些员工习惯于原有的工作模式和工作方法，办事节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其素质和能力与科学化精细化管理的要求还存在一定差距。

三、如何加强精细化管理

围绕转变职能和增强执行力。从目标制定、工作计划的实施，体现管理与服务的结合，以管促效能，以服务促效能。具有上情下达和督查督办职能的办公室，更应体现执行力，强有力的执行力，是提高办公室行政效能的载体。推进办公室工作科学化、精细化管理，关键在人，在于有一支政治上靠得住、业务上叫得响、作风上过得硬的办公室干部队伍。进一步加强办公室干部队伍建设，为提高办公室工作的科学化、精细化管理水平提供强有力的组织保证和人才支持。

1、要把加强办公室工作人员的思想教育摆到突出位置，强化理 论修养，开展岗位练兵，使人人成为政务、事务的行家。进一步增强“三种意识”、提高“四项能力”、树立“五方面作风”：即增强把握规律的意识、创新意识、精益求精的意识；提高辅助决策的能力、统筹协调的能力、狠抓落实的能力、促进和谐的能力；树立理论联系实际、爱岗敬业、严谨细致、雷厉风行、清正廉洁的良好作风，打牢效能建设的基础。

2、明确职责，细化流程。确保岗位职责精细化。分解细化岗位职责，按章办事，做到不越位，不缺位。建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理、督促检查和值班、财务、会议、信访、网站等各方面管理工作的具体流程，做好“三个协调”：一是做好与上级单位的协调，争取支持；与科室之间的协调，督办落实；与其他部门的协调，争取配合；与相对人关系的协调，争取理解。形成加强协作，协调配合、齐抓共管的工作格局。

按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求，把握办公室工作规律，依据办公室职能逐项建立和优化办公室各项工作流程，如建立信息调研、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、单位财务、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程。各项工作都依既定流程运行，才能做到有条不紊，高效有序。办公室工作的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计流程，使各项工作均依流程运行。

为确保办公室各项工作有章可循，规范有序，办公室必须建立一套科学的规章制度，将办公室各项工作及办公室人员的行为纳入管理 规范之中，以条文的形式加以明确，从而建立办公室工作“法治”秩序。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。

3、要根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位，制订详细的“岗位操作手册”。把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体个人身上，实现人人有事做，事事有人管的管理目标，使办公室每个成员都各司其职，优质高效地完成各自承担的工作任务。

4、对工作计划、工作任务和重要工作部署落实、进展情况进行严格监督考核，可以确保每一项工作都得到具体落实和实施。对工作启动慢，未能按计划完成工作等情况，严格的监督考核有助于发现问题所在，找出差距，从而及时改进工作方式方法。

5、办公室推行科学化、精细化管理，要按照奖优、治庸、罚劣的原则，探索开展绩效考核，为提高管理水平提供可靠保障。推行办公室工作精细化管理，要高度重视精神的作用，重视文化建设，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。要把精细化管理当作一种工作要求，一种精神境界，一种文化素养，真正融入工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，投身办公室工作实践，创造一流工作业绩。

办公室在实施精细化管理的过程中，必须关注科学技术在管理中的应用。精细化管理要产生大量的信息流、数据流，针对这些资料如何收集、整理、筛选、加工、分析、应用，目前软件市场也推出了数据库管理系统，各类组织都可以找到适合本组织规模的数据库软件包。办公室工作科学化、精细化管理必须依托先进的信息技术手段的 支持，实现管理手段现代化是提升办公室管理水平的必然要求。因此，办公室必须改变传统运作模式，加快信息化建设步伐，充分利用现代技术以适应形势发展需要。

四、结合本单位实际情况制定以下管理制度

为了加强办公室管理，明确内部管理职责，使内部管理工作更加精细化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

一、工作规范

（一）、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。

（二）、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。

二 办公室事务管理

（一）、文书管理制度

文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。

1、文件管理制度 第一条 管理要点

1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、精细化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。

2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。

3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。

4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。

第二条 制度规范

1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在公司经理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。

3、公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，公司经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由公司经理负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由公司经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。

5、办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需公司经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报公司签字批准，按照文件管理制度进行处理。

第三条 文件管理流程设计

1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁

3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁

2、文书管理制度 第一条 管理要点

1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。

2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。

3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。

4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。第二条 制度规范

1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。

2、按照文书管理范围，发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均分类存档备查。

3、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。

4、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。

5、若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向公司经理报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。

第三条 流程设计

起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁

3、档案管理制度 第一条 管理要点

1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。

2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。

3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条 制度规范

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、各部门需借阅相关档案，须由公司经理签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。第三条 流程设计

根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退

(二)办公用品管理制度 第一条 管理要点

1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。

2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。

3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。

4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。

第二条 制度规范

1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。

2、办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。

3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。

4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。

5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。

6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。

8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

第三条 管理流程设计

编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放 编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记

（三）、图书管理制度 第一条 管理要点

1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。

2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。

3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。

第二条 制度规范

1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。

2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。

3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。

4、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。

5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。

6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。

第三条 管理流程设计

1、申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记

2、借还流程：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单

（四）、会议管理制度 第一条 管理要点

1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。

2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。

3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。

4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。

5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。

6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。第二条 制度规范

1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。

第三条 管理流程设计

会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理

（五）、清洁卫生管理制度 第一条 管理要点

1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。

2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。

3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。

第二条 制度规范

1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、按照排班安排，轮流打扫清洁，办公室主任负责卫生检查工作。

3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。

4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。

5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。

第三条 流程设计

安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理

（六）、日常事务管理

1、接待管理

第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。

第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。

第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。

第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁

2、报刊收发整理

第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。

第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。

第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。第五条 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理

3、后勤管理

第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。

第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。

第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。

第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。

第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。

第六条 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表

4、文化宣传管理

第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。

第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。

第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。

第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档

5、其他事务

第一条 名片制作、收发传真等其他事务。第二条 负责公司文书的打印复印工作。第三条 负责树木花卉的养护工作。

第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。附则

第一条 本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。第二条 本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。

第二篇：办公室精细化管理

办公室精细化管理初探

办公室是公司的中枢神经，肩负着公司承上启下、联系内外、沟通左右、综合协调的重要职责。办公室工作的好坏直接关系到全公司工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否，直接影响到公司的对外形象。如何做好新形势下的办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题。根据新领导班子提出的新的要求、办公室结合实际，首先从完善岗位责任管理体系入手，从细节抓起，以各项工作细化、量化、标准化、协同化、实证化、精益化为逐一突破口，研究探索精细化管理的可行之路，促进公司各项工作全面高效地开展。我认为，要达到精细化管理的目标，必须切实完成以下几个方面的转变。

一、岗位责任管理方式的转变

实行办公室工作的精细化管理，首先要实现岗位责任粗放式向精细化的转变。规范化管理是办公室的基础性工作，而精细化管理是规范化管理工作的具体化和可操作形式，按照“定岗、定责、定标准”的要求，办公室首先健全和完善了各项工作的岗责体系。现行办公室岗位职责为：

（1）协助公司领导对各部门工作进行综合协调；

（2）负责各类会议的安排和决议事项的督办，组织重要会议及重大活动；

（3）承办公文运转、信息、保密、机要、印签，负责文书、工程、合同档案的整理、保管、利用以及综合性资料的管理工作；（4）负责治安保卫的管理工作；（5）负责水电、基建、绿化工作；

（6）负责人事以及辅助协调其他部门的管理工作；（7）负责公司后勤服务、接待、环境绿化和办公用品管理；（8）负责完成上级行政职能部门和本级领导交办的工作事项。上述职责内容几乎涵盖了办公室工作的方方面面，但也只是大体划定了办公室的主要工作职责范围。这些工作谁去做、何时完成、质量标准是什么、谁负责检查考核等均不明确。针对此种状况，办公室首先从岗位管理制度上变粗放式为精细化。根据工作职能和流程，明确界定岗位职责，形成具体的岗位工作规范，使每位工作人员都能够全面了解岗位职责，熟悉本职业务，同时在工作中也便于对照执行，确保优质高效地完成本职工作。

二、工作要求的转变

实行办公室工作的精细化管理，要实现工作要求由一般性强调到量化、限时完成的转变。办公室随机性、突发性工作较多，对质量、时效性要求很强。以前办公室在工作上对各岗位人员提出的只是一般笼统性要求，只作泛泛的强调，安排和管理缺乏科学性。经常出现有能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同志靠上网、聊天打发时间的现象。这种情况不但会极大的挫伤上进心强职工的工作积极性，还会助长某些职工的懒惰、不求上进等不良风气。实行量化到人、限时完成就能很好地解决这一问题。

（一）变工作安排临时抓为按岗位明确规定到人 工作事前无计划临时抓的弊端很多，临时安排的任务不一定在承办人岗位职责范围内，领导安排的任务又不好当面推脱，虽然表面上接受了任务，但因为手头还有其他任务或是其他原因心里上很不情愿，这样必然缺乏责任感，能拖则拖，逼到时限了马虎应付了事，质量自然可想而知了。现在将办公室每个岗位职责精细化分解为一项项具体工作，任务安排到人头，明确这就是其岗位工作，令其无法借口推诿，从而提高工作质量、效率。同时这样也方便绩效考核，促进职工增强工作责任感，（二）变岗位工作模糊为精细量化到人

以前办公室在工作中，因岗位工作范围、内容模糊不明确，经常会出现工作交叉的“三角地带”，致使工作推诿扯皮，得不到真正的落实。通过制定并完善精细化岗位职责，分别向办公室主任、副主任、秘书、司机、水电、治安等岗位人员下达了具体工作任务，明确了各自工作标准规定、时间要求，办公室的每个人都明确自己的工作任务是什么，何时该做什么，达到什么标准等。每个人通过日清日结工作日志，制定出本周的工作计划，记录好每天工作的实施、完成情况及存在的问题，对自己及办公室里的工作心中有数，提前做好准备，保证了各项工作高效率高质量的完成。

（三）变工作任务时限模糊为责任到人限时完成

随着科学的进步和时代发展的步伐，高效管理已步入了高速发展的快车道。只有快捷、高效地做好办公室全面工作，才能不辱使命为公司领导和各部门工作提供保证。办公室在制定本部门每月的目标任务时均有明确的时限要求，从事每项工作的人也都清楚自己的工作时限，完成时间只能提前，不得拖延。

（四）变推诿扯皮为高效优质完成

通过岗位职责和工作时限的精细化，办公室人员都非常清楚各自岗位职责、任务，知道自己应做的工作不能无故把“皮球”踢给别人，干不好就得自己承担责任。通过严格的精细化考核办法，使职工的岗位意识和责任意识进一步得到增强，工作和自己相比有了较大的提高，和同行相比有了明显的进步。

三、任务落实的转变

实行办公室工作的精细化管理，要完成任务落实由不定时督查到定时绩效考核的转变。在以往的办公室工作中，办公室领导布置的任务做没做完、进展情况和存在的问题、个人执行任务的质量如何等没有一个量的标准，缺乏制度上的约束。有时因为执行人没有及时进行反馈和汇报，致使一些工作因衔接不力而出现工作上的疏漏等问题。办公室采用“四变四为”法促进办公室全员积极履行岗位职责，保证各项工作的高效、及时完成。

（一）变主任工作督催制为个人主动回报制

主任督催虽然能促使职工及时完成领导交办的工作任务，但同时也会伤及某些同志的自尊心，会起到一定的负面作用。但办公室工作千头万绪，办公室主任不可能面面俱到，没有时间对自己安排布置的任务严盯死守，如果经办人不将办理结果及时反馈给办公室领导，待出现问题或结果提交时间超过了工作时限时就可能会给领导造成工作上的被动或者出现工作疏漏。个人主动回报制度是变被动工作为主动，经办人事情办理后，及时向领导汇报工作情况、反馈办理意见，使每件事情有始有终，有因有果，避免工作差错。

（二）变职工被动接受检查为个人自查在先组织检查在后 办公室以前在工作检查上都是职工被动接受检查。对检查出的问题，有的职工整改不认真、不彻底，有的问题下次检查时仍然出现或根本未改。现改为个人自查后科室再检查，每个职工要逐日认真填写日清日结工作日志，对照本人精细化岗位工作职责要求，逐条逐项查漏补缺，抓紧时间整改完善；对工作中已经发现或预计可能出现的情况提出对策，供领导决策。检查只是促进工作的一个手段，最终目的是把工作做好。实践证明：个人自查在先、组织检查在后比职工单独被动接受检查效果明显好得多。

（三）变粗放式考核为精细化考核

所谓精细化考核，就是废除无分制粗放型考核，改为规范化管理工作标准，采用百分制对每个岗位职责任务逐条逐项分解赋分，按月公开考核到岗到人。严格执行制定出的平分标准，以实际考核得分衡量每个人岗位日常工作的好差，激励先进，鞭策落后。通过考核，真正做到奖勤罚懒，奖优罚劣，调动每位职工的工作积极性，促使每个精细化管理点都能达到规定的工作标准和质量要求，真正发挥精细化管理的作用，达到精细化管理的目标。

（四）变口头泛泛批评为管理手段的经济化 口头批评，对因特殊原因或一时疏忽没有做好工作的自觉性较高者有效，而对缺乏工作责任感、事业心的不求上进者，根本起不到作用。实行岗位工作任务完成业绩、个人日常量化任务及年终考核挂钩制度。

精细化管理是一项关系到全公司目标任务能否快捷、高效完成的大事，每位职工均要形成精细做事、精细管理的意识。推行精细化管理是一个长期的坚持的过程，要有目标、有组织、有步骤，踏踏实实，一步一个脚印向前推进。办公室要建立适合自身业务需要的精细化管理长效机制，把推行精细化管理与各阶段工作任务、目标、发展计划结合起来，切实提高办公室工作管理水平，全面促进单位治黄工作又好又快的发展！

第三篇：办公室管理精细化方案

办公室管理精细化方案

办公室精细化管理就是以科学管理为基础，以精、准、细、严为特征，致力于提高管理水平、降低管理成本，提升管理效率的一种管理方式。

一、办公室管理精细管的内容与要求

推进办公室工作科学化、精细化的管理，需做好以下方面的工作：

1、定岗定责，权责对等。按照“定岗、定责、定标准”的要求，健全办公室工作的责任体系。根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位。明确界定岗位职责，确定工作衔接的节点和程序，做到分工明确、各司其职、协调配合。按照局部功能最优化、整体功能最大化的要求、将各项管理标准具体分解到没一个工作岗位，形成岗位工作规范。

2、优化流程，保障有序运作。建立科学简约、清晰明了的工作流程，是推进办公室工作科学化、精细化管理的前提。要借鉴现代管理理论，健全和优化办公室各项工作流程。要根据办公室职能，建立信息调研，使各项工作均依流程运行。在流程设计中要做到目标明确，环节清晰，努力实现各环节的“无缝衔接”，有机配合，信息共享，既相互促进又相互制约，既提高效率又减少出错率。

3、实行考核评议，提高绩效。要合理确定考核标准。

对一些程序性、易于量化的工作，尽可能设计量化指标；对那些非程序性、主观因素较强的工作，设计必要的定性评价的指标。要采取科学的考核方法。充分运用信息系统，自动选取并生成相关工作指标。对一些难以量化的指标，辅之以必要的人工方式，人机结合，提高考核效率。通过考核对办公室整体职能发挥情况进行全面评价。

4、完善制度，劣实基础。要健全办公室各个环节事务管理的工作制度，避免出现管理真空。要完善督促检查制度，提高执行力。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。

5、强化保障，改进手段。依托先进的信息技术手段支持，实现流程运转、工作评价的标准化、信息化、自动化，是推进办公室工作科学化、精细化管理的必由之路。

二、做好办公室管理精细化具体措施

1、日常管理工作。管理目标：使管理工作规范化、程序化、标准化、科学化、切实加强精细化管理。

根据单位实际情况，梳理，整合、修订、补充和项规章制度，审核、编制单位对内、对外的公文。负责公文的承收、登记、传办、督办、存档等。保证公文的时效性和处理的规范性，为领导决策和工作的开展提供保证。

（1）文件的制发。包括打印、审核、校队、分发单位下发的各类文件、通知、纪要、通告等。一般文稿由相关部

门拟定清样，通过OA系统各个节点逐级审核、下发。

（2）公文处理。负责上级来文，登记、送阅、审签后，按照督办程序确保公文有效办理，并进行分类存档。

2、档案管理。管理目标：档案管理流程清晰、规范，提高办公效率，确保档案的安全性及延续性。

（1）对收发文进行分级、分类、编号登记管理。（2）对档案的调阅、借用要按照文件密级规定，实行严格的审批、登记、回收管理。

（3）电子文档和纸质文档同时保存，其它影音资料重点保管，做好安全保护工作，不断改善档案室管理条件，引进“档案电子管理信息化”管理软件，提高科学化、精细化、信息化管理的能力。

3、会议通知及业务接待。管理目标：及时、准确、高效。认真做好各类会议的通知、会场安排、会议文件印发、会议记录等，保证及时、准确，不出差错；提高会议效率，严格控制会议数量，尽力压缩会议规模，做到少开会、开短会，严格控制会议费支出。做好业务接待工作，严格执行公务接待相关制度，严格控制接待费用。

4、加强信息管理。目标：上传下达，重质量，讲时效，为发展决策，提供良好企业窗口，树立企业形象。完善单位网站管理。在现有网站基础上改进版面，增加栏目内容。优化现有OA办公自动化系统，优化收发文信息管理系统，全

面提升办公效率。

5、职工食堂管理。目标：在保证饭菜质量、安全、口味的基础上，努力降低成本为用，提高服务水平。

（1）严把食材采购关，原材料采购、验收、入库、储存、出库各个环节要做到流程明确、责任清晰，努力从源头控制降低成本。

（2）加强后厨管理，在保持传统精品菜品的基础上不断学习创新新的菜品，尽最大可能调节、满足广大职工口味，不断提升服务水平。

（3）狠抓食品安全，严格执行食品卫生安全法规，从人员健康、材料质量、烹饪安全、储存保鲜等各个方面入手，确保食品安全。

6、办公用品管理。目标：在保障日常办公的基础上，严格控制办公费用支出，努力降低库存。

（1）做好办公用品计划申报、审核、采购等相关工作，严格按照制度要求采购办公用品，不超额、不超标。

（2）严格控制办公用品费用，继续执行好办公用品领用台账制度，低值易耗品尽量压缩，固定资产定期清查，确保物尽其用，杜绝浪费。

（3）根据办公用品使用情况，在保证日常用度的情况下，合理降低库存，减少积压资金，并加强办公用品库管理，做好防潮、防火、防盗等工作。

第四篇：办公室工作中的精细化管理

办公室工作中的精细化管理

办公室作为一个管理的中枢部门，承上启下，对公司的内外衔接和正常运转起着重要的作用。办公室作为领导的“身边人”，不仅要提升自身的业务水平和思想认识，也承担着从自身的角度，协助企业经营者拓宽思维空间的重任。如何优化办公环节，如何提高会务水平，提高整体服务能力，如何进一步推动精细化管理，这是一个重要的问题。

一、精细化管理的主要内涵

现代意义上的精细化管理，起源于汽车业届风行的“精益化生产模式”，其内涵是用精益求精的态度和认真细致的方法来控制生产的每道工序、每个环节，从而以最小的投人创造出最大的价值。随着现代社会分工的越来越细和专业化程度的越来越高，一个精细化的工作和管理时代已经来临。新形势下，将企业精细化管理理念融入办公室管理之中，推进办公室从粗放型管理逐步向精细化管理转变，全面提升办公室工作质量和服务效能，是应对新任务、新要求的紧迫任务和有益尝试。

所谓“精细”，就是精密细致之意。在中国传统文化中，有关“精细化”的思想源远流长。宋朝朱熹说道：“言治骨角者，既切之而复磋之；治玉石者，既琢之而复磨之；治之已精，而益求其精也。”其他如荀子的“不积畦步无以至千里，不积小流无以成江海”，韩非子的“千里之堤，溃于蚁穴”等，也均从不同角度阐述了精细化思想的重要作用，精细化管理是源于发达国家的全新管理理念，它是社会分工精细化以及服务质量精细化对现代管理的必然要求，其主要目标是最大限度地减少管理所占用的资源和降低管理成本。作为一种管理理念和管理技术，精细化管理通过规则的系统化和细化，运用程序化、标准化和数据化的手段，使组织管理各单元精确、高效、协同和持续运行。精细化管理最基本的特征就是重细节、重过程、重具体、重落实、重质量、重效果，讲究专注地做好每一件事，在每一个细节上精益求精、力争最佳。

二、运用精细化管理推进办公室工作水平的总体思路

（一）强化精细管理意识，提升专业队伍素质。

思想是行动的先导。培养精细化管理意识，是精细化管理中不可缺少的一部分，能促使工作人员在工作中采用缜密思维，提高工作效率，确保工作成效。精细化管理是一项关系到办公室目标任务能否快捷、高效完成的大事，每位办公室成员都要形成精细做事、精细管理的意识和严谨细致的工作作风，把重视细节作为一种素质、一种修养、一种工作态度，从小事做起，把小事做好，从细微之处见精神、见水平。在办公室工作中，要善于发现细节，把注意力集中到关键点、衔接点、隐藏点和创新点上。要坚持从基础抓起，从“细”上着眼，在“精”上下功夫，在“实”上做文章，真正使每位员工懂得并看到精细化管理所带来的良好效果，确确实实树立起精益求精、严密细致的工作态度，将精细化管理的理念积极融入到各自的日常管理、工作、学习之中。精细化管理最终的解决方案只能通过组织成员的整体素质提升的方式实现，提升办公室专业队伍综合素质是精细化管理得到顺利实施的基础和保障。高素质、高效率的办公室人员要求必须具备全面的办公室专业知识和丰富的办公室工作经验、政治素质过硬、责任感强、办事效率高，同时还必须具有任劳任怨、吃苦耐劳、无私奉献的精神。

（二）狠抓规章制度建设，完善考核评议机制。

推行办公室精细化管理，要求办公室工作走专业化、流程化、标准化之路。要按照精确、细致、深人的要求，明确岗位职责，优化工作流程，完善岗责体系，加强沟通协调。要抓住办公室管理的薄弱环节，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。要通过完善规章制度建设，努力营造高效有序的工作氛围，减少人为因素的介入和工作部署的随意性。狠抓管理制度落实，建立健全和认真执行办公室的各项管理制度、岗位责任制度和工作程序，坚持按制度办事，规范办公室管理和服务行为。要根据岗责体系的要求，积极推进办公室绩效考核，完善考核评议机制。科学设定绩效考核指标体系，坚持定量考核与定性考核相结合、综合考核和分类考核相结合、内部考核与外部评议相结合的形式，以增强考核的科学性、公正性和可操作性。坚持将考核结果与奖优评先、职务晋升等有机结合起来，完善考核评议机制，推动办公室各项工作水平的提高。

（三）培育精细管理文化，不断提升办公室软实力。

办公室要努力将精细化管理上升为一种文化，使之成为打造和提升办公室软实力的重要途径。美国管理学家、行为科学管理理论代表人物梅奥通过著名的“霍桑实验”表明，工人不仅仅是由金钱驱使的“经济人”，而且是“社会人”，精神的力量、社会关系的影响对工人的行为方式起着特殊的决定作用。推行办公室精细化管理，同样必须高度重视精神和文化因素在办公室工作中的独特作用。通过加强队伍政治素质教育，积极营造出昂扬向上的文化氛围，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。办公室人员要自觉实践勤于服务、乐于奉献的核心价值观，努力做到围绕中心、服务大局、爱岗敬业、甘于奉献、雷厉风行、严谨细致。要把精细化管理当作一种工作要求一种精神境界和一种文化素养，真正融人工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，投身办公室工作实践，创造一流工作业绩。

三、运用精细化管理推进办公室工作水平的实施路径

（一）以学习教育为先导，提高队伍整体素质

办公室工作的开展需要一流的工作队伍，而打造一支优秀的团队离不开学习和教育。一是加强精神理念教育。通过开展以“维护大局，团结协作，忠于职守，无私奉献，适应形势，勤俭好学，深人实际，求实创新”为主要内容的办公室精神教育活动，增强干部职工的“大局意识、服务意识、奉献意识、发展意识”，使办公室精神成为办公室人员工作创新发展的内在动力。二是加强政治理论学习。紧密联系办公室工作实际，结合本地经济和社会发展，合理安排政治理论学习内容，多学习一些时效性较强的政策法规和理论文章，努力提高办公室工作人员把握政策的能力，服务经济和社会发展的能力，更好地发挥参谋辅政作用。三是加强业务学习培训。新形势的发展，对办公室工作人员的能力要求越来越高，因此，必须加大对办公室人员的业务学习和培训力度，采取举办公文知识培训班、计算机操作技能比赛等多种形式，达到“四会”（会网络、会公文、会表达、会协调），使办公室人员成为情通业务的“专才”，能写、能说、能协调的“通才”，以最短的时间、最小的成本高质量地完成各项工作，获得最大的成效。

（二）以制度建设为基础，提高事务管理水平

实践证明，职责不明确，制度不健全，往往是造成工作效能低下的症结所在。实施精细化管理，必须要有制度作为坚实保障。一是健全完善制度。结合新的工作形势，立足当前，着眼长远，注重操作性、实用性和长效性，对符合当前工作形势发展的规章制度给予保留，反之进行修改、细化和完善，对目前应建立而没有建立的规章制度，及时组织人员制定，使规章制度成为规范职工工作行为的有效手段和提高办公室服务效能的坚实保障。二是规范工作程序。规范和细化办公室工作流程，严密各种手续，有效地推进政务和事务工作的规范化、标准化建设，每一项工作都在规范的工作程序下操作，从而保证办公室工作各个环节运转高效顺畅。三是强化责任落实。按照定岗、定职、定责的要求，明确细化工作职责。对照制度和职责，强化责任落实。用制度加强内部管理，用职责约束职工行为，形成完整的责任链条，把精细化管理落实到政务和事务工作运转的全过程，确保办公室各项工作高效有序运转。四是狠抓制度执行。制度制定得再好，不去严格执行，就如同虚设。通过组织开展联合检查，抽调有关人员，每月定期对办公室各部门制度执行、工作推进等情况进行督促检查，确保每一项制度都能落到实处、每一项工作都能按照既定目标推进。

（三）以降耗节支为举措，降低办公运行成本

降耗节支是实践科学发展观的重要举措，降低办公运行成本是构建和谐发展型办公室的必然要求。一是倡导节约意识。提倡和引导办公室工作人员从实践科学发展观的高度，充分认识节约资源对经济和社会发展的重大意义，从自身做起，从身边的点滴事情做起，养成节约一张纸、一滴水、一度电、一升油、一分钱的良好习惯，把节约变成自觉行动，形成崇尚节俭的工作作风和浓厚的氛围。二是提高工作效率。做到工作求质量，办事求效率，力求以尽可能小的资源消耗和办公成本，获得最高的工作绩效。充分利用现代化办公设备和条件，降低人力资源消耗，减少加班工作时间，压缩办公成本。同时，要求办公室人员牢固树立责任意识、效率意识和成本意识，工作有计划，做到今日事，今日毕，并学习掌握现代化办公技术，努力提高工作效率。三是压缩弹性支出。对管理措施进行量化和细化，大力压缩电话费、水电费和交通费等弹性费用支出。电话费按工作量设定最高限额，并进行严格控制；水电坚持每月对比分析，及时发现问题，及时处理，堵塞管理漏洞，降低水电损耗；量化和细化车辆加油管理，认真做好车辆台账记录，严格规范车辆维修审批手续，降低车辆油量消耗和维修费用支出。

（四）以创造精品为目标，实现优质高效服务

精细化管理就是强调注重细节，通过把工作做细做实创造出精品。一是创造参谋辅政精品。在撰写文稿方面，要站在领导的角度观察分析问题，紧扣领导的思想脉搏，超前思维和创造性思考，把有见解的好观点、好措施大胆融入文稿，使文稿起草的过程成为服务的过程，达到以文辅政的目的；在文件的跟踪、急件的督办方面，认真了解时限和要求，确保文件运转高效畅通；在参谋辅政方面，围绕烟草行业发展的重点、难点和热点，沉下心到一线深入调查研究，走出去到先进市县虚心学习，及时为行业提供基层翔实情况和发展先进经验，力争每一篇调研文章都是精品。二是创造会议接待精品。随着经济和社会的发展，办公室的接待服务工作日益增多，工作量也越来越大。要树立严谨填密的工作思想，各类会议、活动、服务做到协调有序、周密细致，不出现任何差错，达到领导和服务对象满意，圆满完成各项接待服务任务。在会议承办方面，从起草通知到会议结束，既要有全盘通畅的统筹安排，又要有周密细致的环节把握，把每一项工作做细做实，确保会议在召开过程中不出现任何纰漏，达到最佳效果。三是创造办事服务精品。在服务方面，善于变被动为主动，对一些常规性规律性、阶段性等确定性工作，主动着手，提前准备；对临时交办的任务、应急事情和突发事情等非确定性工作，要灵活应变，忙而不乱，把问题想在先，把工作做在前，以认真、再认真的态度，把每一件事情做细做实做到位，交一份满意的答卷。特别是在事项督办方面，严格按照时限要求，认真细致地督办，对已完成的，要认真核查完成质量，对未完成的，要仔细查明滞后原因，做到件件有着落，事事有回音。在事务服务方面，办公室担负着机关后勤保障职能，灯不亮、水不流、电话不通、网络不畅、车子不转等事务性工作，看似很小，如果没办好或办的不及时，就可能影响机关工作的正常有序运转，甚至引起混乱，必须认真考虑和处理好后勤管理方面每一个细小环节，要超前发现问题，及时处理和解决问题，提供周到细致的服务，提高办事效率，发挥好后勤保障作用。

总之，精细化管理是精在事前，细在过程，意在结果的管理理念。精心是态度，精细是过程，精品是成绩。精细化也是一种意识、一种观念、一种认真的态度、一种精益求精的文化。推行精细化管理是一个长期的过程，要有目标、有组织、有步骤，踏踏实实地向前推进。办公室要建立适合自身工作需要的精细化管理长效机制，把准行精细化管理与各阶段工作任务、目标、发展计划结合起来，切实提高办公室工作管理水平。

第五篇：论办公室工作精细化管理

办公室工作精细化管理

近期仔细读了《精细化管理》和《细节决定成败》两本书，可以说受益良多，感触颇深。

当前很多国有企业在内部管理上不同程度的存在着人浮于事、职责不清、效率低下等问题，随着改革开放的深入，国有企业的改革步伐也随之加快，各个行业的竞争也日益加剧，要想在这场改革的浪潮中站稳脚跟，企业自身就必须提升竞争力，而一个企业竞争力的核心就是管理水平，由此提出了精细化管理的概念。下面就企业办公室里如何进行精细化管理谈几点自己的思考。

精细化管理是建立在常规管理的基础之上，将常规的管理进一步推向更深层次的管理模式。“精细化管理是当今社会分工的精细化对现代企业管理的必然要求”。在企业办公室合理运用和开展精细化管理，可以有效的提升企业的办公质量和办公效率，从而促进企业的发展，提高企业整体的竞争力。

长期以来，多数国有企业办公室采用的还是粗放式管理为主。管理者基于过去的经验，往往喜欢个人发挥，无法保证管理的实效性和延续性。要想有效地管理好办公室，首先一定要将这种粗放式管理方式转变过来，在工作方式上进行细化和量化，以便于办公室管理精细化能够真正实现。这里我们所说的细化也就是对某项工作或任务进行细分，这有助于建立工作流程，且责任到人，进而从时间进度上控制好每一个环节。做量化处理则是要针对工作量来进行分配，合理地量化安排，以便真正提升工作效率。在做好细化和量化之后，还要将流程化和标准化的理念引进来，流程化就是分解每一项工作任务，按照其自然发展顺序一步步衔接下去，以至完成该项任务。标准化很好理解，就是使完成任务的过程以及任务完成的质量符合相关制度标准。最后就是要强化协同意识，办公室内部事情繁杂，光靠一个人、一个部室是不可能完成的，需要协调好其它部室、其他人来共同完成，这样才能更大地提高工作效率。

比如承办会务，我们办公室前期要做很多准备工作，比如制定会议方案、起草会议文件、下发会议通知、布置会场等，会议期间要做好服务工作，会议后要进行会务工作总结等。会务工作纷繁复杂，千头万绪，必须要有科学缜密的工作方法，严谨细致的工作作风和强烈的敬业精神，一着不慎，就会影响到会议质量甚至影响到整个公司的形象，这着实考验我们管理者。若采用精细化管理方法，将该承办会务的工作细化和量化，按照工作难度和工作量的大小分配到人，并安排好各个事情完成的时间节点，将任务流程化，再着重强调细节，保证任务完成的质量。遇到困难时，比如起草文件某一部分材料不足时，可求助相关部室来解决，就能大大提高工作效率。这样我们才可能做到对会务的承办工作周密计划，精心组织，有条不紊，才能确保万无一失。

精细化管理的内涵是：精确定位、合理分工、细化责任、量化考核。要实现企业办公室的精细化管理，这内涵的最后一条，即量化考核也必不可少。而量化考核前提是要将目前管理内容中缺少量化和标准化的方面填补上，并对办公室人员加强制度、流程和规范等方面的学习，以此来促使办公室精细化管理品质的全面提升。量化考核要做到严字当头、严格标准、严格要求，我们领导干部自身更是要以身作则，带头执行。根据考核结果，实事求是，严格奖惩兑现，这样得到奖励的可以被激励，受到惩处的就能促其悔过。

为了将一系列标准化的工作流程建立起来，还需要经常强调精细化意识，以便办公室工作人员在工作中逐步培养精细化思想，养成精细化工作习惯，促使精细化管理水平在整体上有所提高。

精细化管理是我们现代企业管理中存在的一种新的理念和模式，这正是我们国企目前需要的一种管理模式。精细化管理水平的提高不是一朝一夕的事，它需要我们长此以往、不断坚持。将精细化管理逐步融入到我们公司办公室的日常管理中去，可以切实发挥精细化管理的作用，有效地促使办公室管理水平的提升，提高企业核心竞争力。