第一篇：综合办公室的精细化管理细则
办公室精细化管理细则
2015年3月25日
目 录
1、文件管理制度………………………………………3
2、文书管理制度………………………………………4
3、档案管理制度………………………………………5
4、办公用品管理制度…………………………………6
5、会议管理制度 ……………………………………7
6、日常事务管理制度 ………………………………8
7、用章管理制度 ……………………………………9
8、车辆管理制度 ……………………………………11
9、办公室考核办法……………………………………15
文件管理制度
第一条 管理要点
1、文件管理的范围包括：上级下发文件、单位各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
2、制度类文件按照单位文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
3、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条 制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、单位收到各类文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
3、办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表予以存档。
4、其他各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
5、办公室各类收文应按时间、内容、部门、名称等进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。
文书管理制度
第一条 管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证单位内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、申请、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关单位的重大事项文书资料。
3、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条 制度规范
1、根据单位实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、按时间、内容等合理排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
3、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理；如有需销毁的，须上级审批同意，方可销毁。
档案管理制度
第一条 管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业；及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围：单位各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据各类资料性质、用途等进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条 制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件等。
2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是单位职工个人信息、单位图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
5、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
6、如各部门或职工个人需借阅相关档案资料，办公室人员应及时做好相应的记录。
办公用品管理制度
第一条 管理要点
1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条 制度规范
1、单位办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。
2、办公用品购臵应遵循以下程序：各科室将所需办公用品填写办公用品申购单经领导批准后报至办公室，办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经领导批准签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经领导批准。
3、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
4、任何人不得私自挪用办公用品。
5、办公用品管理人员负责办公用品的发放和登记。
会议管理制度
第一条 管理要点
1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
2、根据单位实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。
3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精、精而细，讲究高效原则。
4、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
第二条 制度规范
1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料整理并归档。
5、会议记录为单位的机要档案，保管人员不得擅自外泄；如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
日常事务管理制度
1、接待管理
第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护单位的良好形象，对接待工作做具体的要求。
第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
2、报刊收发整理
第一条 办公室管理人员按照单位实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理报纸，内部刊物可随意阅览。
第三条 任何人不得随意将单位内部刊物挪为他用。第四条 报纸每月处理一次。
3、后勤管理
第一条 为了认真贯彻单位的各种制度，充分发挥和调 动职工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
第二条 后勤管理主要为考勤登记汇总管理工作。
第三条 办公室人员每周对考勤表收集一次，并打印最新考勤登记表，月末根据签到情况进行总的考勤汇总。
第四条 合理安排周末、节假日值班工作。
4、文化宣传管理
第一条 负责单位内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责单位外部的宣传维护工作。
第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档。
5、其他事务
第一条 各类标语、宣传制作、收发传真等其他事务。第二条 负责单位文书的打印复印工作。
第三条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。第四条 领导交办的其他临时性工作。
用章管理制度
第一条 管理要点
1、单位公章、合同章等印章：由办公室指派专人负责管理。
2、单位财务专用章、法人代表名章：由专人负责管理。第二条 印章使用范围
1、单位各类合同。
2、单位各类报表。
3、文件材料。
4、证明材料。
5、其它需要使用印章的文书。第三条 制度规范
1、公章、合同章使用：用章申请人应详细填写《印章使用记录表》注明使用时间、使用人、具体内容、批准人等。
2、合同、协议：合同、协议等经会签后，由有相应负责人的签字，经由站长审批后可以使用印章。
3、报表：包括财务报表、社保报表等向相应上级或政府机构上报的报表。需经相应副站长审核，站长批准后可以使用印章。
4、文件材料、证明材料及其它文书：经相关负责领导审核、站长审批后方可使用印章。
5、一般文书：如本单位人员外出联系业务的介绍性文件、证明信、职工收入证明等，经相关领导审核，站长同意 10 后，可以使用公章。
6、其它：上述内容未涉及到的文件，需要用章时应视具体情况，请示领导后方可使用印章。
第四条 特殊情况处理
如工作紧急，审批人又不在单位，印章管理人员需通过电话等方式亲自与审批人联系，得到批准后，可以使用印章，并及时登记用章管理。
第五条 印章借出
1、原则上单位各类印章不得带出使用。
2、由于业务需要，为了提高工作效率，以下事由可以将印章借出：银行所需印鉴时；其它必须带印章的工作。
3、印章借出规定：因工作需要携带公章外出时，必须有两人同行，并同时办理印章借用手续。印章借出时间不得超过8小时，返回后，应及时归还印章。
车辆管理制度
第一条 管理要点
1、单位公务车的证照及稽核等事务统由办公室负责管理，并定期指派专人负责维修、检验、清洁等。
2、用车须于事前向办公室申请调派，车辆派出要遵循对于同一方向、同一时间段的派车尽量合用、减少派车次数和车辆使用成本的原则。
3、对于不按规定办理申请的，不得派车。第二条 制度规范
1、使用人必须具有驾照。
2、公务车不得借予非本单位人员使用。
3、所有公务车辆一律不得私用。
4、驾驶人须严守交通规则。
5、使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、煞车油、电瓶液、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。
6、使用者应将车辆停放于指定位臵、停车场或适当、合法位臵。任意放臵车辆导致违犯交规、损毁、失窃，由使用者赔偿损失。
第三条 车辆保养管理
1、驾驶人员要爱护车辆，精心保养，使车辆保持良好状况。如需维修，由驾驶人员提出维修申请，要货比三家，12 选择质量好价格低的汽修厂进行修理或在指定的维修点更换汽车零配件，并做到提前电话汇报。在支付维修费用的同时，应要求维修点必须开具增值税发票，并提供相对应的零配件明细单。特殊原因也必须事后补报，以备单位备案核查。
2、车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理。第四条 违规与事故处理
1.在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担。
(1)无照驾驶。
(2)未经许可将车借予他人使用。2.违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。
3.各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并即与办公室联络协助处理。如属小事故，可自行处理后再向办公室报告。第五条 车辆用油管理
办公室建立车辆的用油台账，做好加油单记录，油单由办公室管理登记。单位车辆一律凭加油单指定加油站加油。
1、所有车辆加油前需仔细填写《车辆加油登记表》，并由相关领导签字确认。
2、办公室负责对单位车辆的用油进行监督，控制，财务辅助配合监控管理。
3、车辆使用者应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效地运营。
办公室考核制度
办公室考核从考勤、工作效率、安全与学习三个方面进行。
一、考勤方面
1、办公室人员出勤21天算满勤，系数为0.2，迟到一次扣0.01系数，超过5次后每次扣除0.1系数，旷工一天扣0.1系数；早退一次扣0.01系数，超过5次后每次扣除0.1系数。
2、事假一天由办公室主任批准，超过一天由公司经理批准；事假超过两天以后每天扣除0.02系数，当月事假累计超过10天取消当月系数。
3、病假除按单位规定执行外，当月病假累计超过15天的，取消当月系数。
二、工作效率方面
在岗期间听从领导安排，及时完成领导交给的各项工作任务，给予满系数0.1；自由散漫，无责任心。领导交办的各项工作不能认真完成，造成工作滞后及损失的，此项系数为零；放假期间，此项系数为零。
三、学习与安全
1、按时参加办公室组织的政治业务学习、学习笔记记录工整，内容齐全，系数为0.1；没有参加学习或者考试不合格的，此项系数为零；学习请假或无故不参加、笔记记录不全的，每次扣0.025系数。
2、结合职工工作岗位，无安全事故发生的，当月系数为0.2，出现事故的，扣发当月所有浮动工资。
四、考核过程中与公司制度有冲突以及考虑不到的地方，按公司制度执行。
第二篇：综合办公室的精细化管理细则
办公室精细化管理细则
目 录
1、文件管理制度………………………………………3
2、文书管理制度………………………………………5
3、档案管理制度………………………………………6
4、办公用品管理制度…………………………………8
5、会议管理制度 ……………………………………10
6、日常事务管理制度 ………………………………11
7、用章管理制度 ……………………………………13
8、车辆管理制度 ……………………………………15
9、附则 ………………………………………………18
文件管理制度
第一条 管理要点
1、文件管理的范围包括：上级下发文件、单位各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
2、制度类文件按照单位文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
3、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条 制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、单位收到各类文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
3、办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表予以存档。
4、其他各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
5、办公室各类收文应按时间、内容、部门、名称等进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。第三条 文件管理流程
1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印→传发→文件存档
2、外部文件管理流程：外部收文→文件批阅→文件整理→文件存档
3、借阅流程：提出申请→办理手续→批准→借阅→清退→文件存档
文书管理制度
第一条 管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证单位内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、申请、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关单位的重大事项文书资料。
3、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。
第二条 制度规范
1、根据单位实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、按时间、内容等合理排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
3、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理；如有需销毁的，须上级审批同意，方可销毁。
第三条 文书管理流程
起草文书→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退
档案管理制度
第一条 管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业；及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围：单位各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据各类资料性质、用途等进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。
第二条 制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件等。
2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是单位职工个人信息、单位图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
5、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。
6、如各部门或职工个人需借阅相关档案资料，办公室人员应及时做好相应的记录。
第三条 流程设计
根据文件、文书目录整理→排序→编制编目→存档。
办公用品管理制度
第一条 管理要点
1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条 制度规范
1、单位办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。
2、办公用品购臵应遵循以下程序：各科室将所需办公用品填写办公用品申购单经领导批准后报至办公室，办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经领导批准签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经领导批准。
3、办公室应对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责办公用品的发放和登记。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
第三条 管理流程设计
填写《办公用品申购单》→审批→采购→入库登记→发放。
会议管理制度
第一条 管理要点
1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
2、根据单位实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。
3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精、精而细，讲究高效原则。
4、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
第二条 制度规范
1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料整理并归档。
5、会议记录为单位的机要档案，保管人员不得擅自外泄；如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条 会议管理流程
准备所需资料→通知参加人做好会议记录会后→会议记录归档整理。
日常事务管理制度
1、接待管理
第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护单位的良好形象，对接待工作做具体的要求。
第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
第四条 接待流程：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁。
2、报刊收发整理
第一条 办公室管理人员按照单位实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理报纸，内部刊物可随意阅览。
第三条 任何人不得随意将单位内部刊物挪为他用。第四条 报纸每月处理一次。
3、后勤管理
第一条 为了认真贯彻单位的各种制度，充分发挥和调 动职工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
第二条 后勤管理主要为考勤登记汇总管理工作。第三条 办公室人员每周对考勤表收集一次，并打印最新考勤登记表，月末根据签到情况进行总的考勤汇总。
第四条 合理安排周末、节假日值班工作。
第五条 考勤流程：打印签到登记表→如实审核→汇总登记→报表。
4、文化宣传管理
第一条 负责单位内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责单位外部的宣传维护工作。
第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。
第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档。
5、其他事务
第一条 各类标语、宣传制作、收发传真等其他事务。第二条 负责单位文书的打印复印工作。
第三条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。第四条 领导交办的其他临时性工作。
用章管理制度
第一条 管理要点
1、单位公章、合同章等印章：由办公室指派专人负责管理。
2、单位财务专用章、法人代表名章：由专人负责管理。第二条 印章使用范围
1、单位各类合同。
2、单位各类报表。
3、文件材料。
4、证明材料。
5、其它需要使用印章的文书。第三条 制度规范
1、公章、合同章使用：用章申请人应详细填写《印章使用记录表》注明使用时间、使用人、具体内容、批准人等。
2、合同、协议：合同、协议等经会签后，由有相应负责人的签字，经由站长审批后可以使用印章。
3、报表：包括财务报表、社保报表等向相应上级或政府机构上报的报表。需经相应副站长审核，站长批准后可以使用印章。
4、文件材料、证明材料及其它文书：经相关负责领导审核、站长审批后方可使用印章。
5、一般文书：如本单位人员外出联系业务的介绍性文 13 件、证明信、职工收入证明等，经相关领导审核，站长同意后，可以使用公章。
6、其它：上述内容未涉及到的文件，需要用章时应视具体情况，请示领导后方可使用印章。
第四条 特殊情况处理
如工作紧急，审批人又不在单位，印章管理人员需通过电话等方式亲自与审批人联系，得到批准后，可以使用印章，并及时登记用章管理。
第五条 印章借出
1、原则上单位各类印章不得带出使用。
2、由于业务需要，为了提高工作效率，以下事由可以将印章借出：银行所需印鉴时；其它必须带印章的工作。
3、印章借出规定：因工作需要携带公章外出时，必须有两人同行，并同时办理印章借用手续。印章借出时间不得超过8小时，返回后，应及时归还印章。
车辆管理制度
第一条 管理要点
1、单位公务车的证照及稽核等事务统由办公室负责管理，并定期指派专人负责维修、检验、清洁等。
2、用车须于事前向办公室申请调派，车辆派出要遵循对于同一方向、同一时间段的派车尽量合用、减少派车次数和车辆使用成本的原则。
3、对于不按规定办理申请的，不得派车。第二条 制度规范
1、使用人必须具有驾照。
2、公务车不得借予非本单位人员使用。
3、所有公务车辆一律不得私用。
4、驾驶人须严守交通规则。
5、使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、煞车油、电瓶液、轮胎、外观等）。如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。
6、使用者应将车辆停放于指定位臵、停车场或适当、合法位臵。任意放臵车辆导致违犯交规、损毁、失窃，由使用者赔偿损失。
第三条 车辆保养管理
1、驾驶人员要爱护车辆，精心保养，使车辆保持良好状况。如需维修，由驾驶人员提出维修申请，要货比三家，选择质量好价格低的汽修厂进行修理或在指定的维修点更换汽车零配件，并做到提前电话汇报，且将换下的废弃零配件保存，由单位统一回收，统一处理。在支付维修费用的同时，应要求维修点必须开具增值税发票，并提供相对应的零配件明细单。特殊原因也必须事后补报，以备单位备案核查。
2、车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理。第四条 违规与事故处理
1.在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担。
(1)无照驾驶。
(2)未经许可将车借予他人使用。2.违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。
3.各种车辆如在公务途中遇不可抗拒之车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报案，并即与办公室联络协助处理。如属小事故，可自行处理后再向办公室报告。第五条 车辆用油管理
办公室建立车辆的用油台账，不定期核算，抽查，严格按行车里程与百公里耗油标准核发油料，办公室人员做好油卡记录，油卡由办公室管理登记。单位车辆一律凭卡指定加 油站加油。
1、所有车辆加油前需仔细填写《车辆加油登记表》，并由相关领导签字确认。
2、办公室负责对单位车辆的用油进行监督，控制，财务辅助配合监控管理。
3、车辆使用者应加强车辆用油管理，节约用油开支，使车辆均能在经济耗油的情况下有效地运营。
4、单位所有车辆统一油卡加油，如油卡损坏，不能正常加油时，办公室人员应及时处理。
5、驾驶员在使用油卡加油时，应保留好每次加油的小票，及时交予财务部门统一管理。
附则
第一条 本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。第二条 本办法由单位法人核准后实施，修改时亦同。
第三篇：办公室精细化管理
办公室精细化管理初探
办公室是公司的中枢神经，肩负着公司承上启下、联系内外、沟通左右、综合协调的重要职责。办公室工作的好坏直接关系到全公司工作效能的高低、管理水平的优劣和全年目标任务的完成与否，直接影响到公司的对外形象。如何做好新形势下的办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题。根据新领导班子提出的新的要求、办公室结合实际，首先从完善岗位责任管理体系入手，从细节抓起，以各项工作细化、量化、标准化、协同化、实证化、精益化为逐一突破口，研究探索精细化管理的可行之路，促进公司各项工作全面高效地开展。我认为，要达到精细化管理的目标，必须切实完成以下几个方面的转变。
一、岗位责任管理方式的转变
实行办公室工作的精细化管理，首先要实现岗位责任粗放式向精细化的转变。规范化管理是办公室的基础性工作，而精细化管理是规范化管理工作的具体化和可操作形式，按照“定岗、定责、定标准”的要求，办公室首先健全和完善了各项工作的岗责体系。现行办公室岗位职责为：
（1）协助公司领导对各部门工作进行综合协调；
（2）负责各类会议的安排和决议事项的督办，组织重要会议及重大活动；
（3）承办公文运转、信息、保密、机要、印签，负责文书、工程、合同档案的整理、保管、利用以及综合性资料的管理工作；（4）负责治安保卫的管理工作；（5）负责水电、基建、绿化工作；
（6）负责人事以及辅助协调其他部门的管理工作；（7）负责公司后勤服务、接待、环境绿化和办公用品管理；（8）负责完成上级行政职能部门和本级领导交办的工作事项。上述职责内容几乎涵盖了办公室工作的方方面面，但也只是大体划定了办公室的主要工作职责范围。这些工作谁去做、何时完成、质量标准是什么、谁负责检查考核等均不明确。针对此种状况，办公室首先从岗位管理制度上变粗放式为精细化。根据工作职能和流程，明确界定岗位职责，形成具体的岗位工作规范，使每位工作人员都能够全面了解岗位职责，熟悉本职业务，同时在工作中也便于对照执行，确保优质高效地完成本职工作。
二、工作要求的转变
实行办公室工作的精细化管理，要实现工作要求由一般性强调到量化、限时完成的转变。办公室随机性、突发性工作较多，对质量、时效性要求很强。以前办公室在工作上对各岗位人员提出的只是一般笼统性要求，只作泛泛的强调，安排和管理缺乏科学性。经常出现有能力、能干好工作的同志日夜加班，能力差、什么工作都干不好的同志靠上网、聊天打发时间的现象。这种情况不但会极大的挫伤上进心强职工的工作积极性，还会助长某些职工的懒惰、不求上进等不良风气。实行量化到人、限时完成就能很好地解决这一问题。
（一）变工作安排临时抓为按岗位明确规定到人 工作事前无计划临时抓的弊端很多，临时安排的任务不一定在承办人岗位职责范围内，领导安排的任务又不好当面推脱，虽然表面上接受了任务，但因为手头还有其他任务或是其他原因心里上很不情愿，这样必然缺乏责任感，能拖则拖，逼到时限了马虎应付了事，质量自然可想而知了。现在将办公室每个岗位职责精细化分解为一项项具体工作，任务安排到人头，明确这就是其岗位工作，令其无法借口推诿，从而提高工作质量、效率。同时这样也方便绩效考核，促进职工增强工作责任感，（二）变岗位工作模糊为精细量化到人
以前办公室在工作中，因岗位工作范围、内容模糊不明确，经常会出现工作交叉的“三角地带”，致使工作推诿扯皮，得不到真正的落实。通过制定并完善精细化岗位职责，分别向办公室主任、副主任、秘书、司机、水电、治安等岗位人员下达了具体工作任务，明确了各自工作标准规定、时间要求，办公室的每个人都明确自己的工作任务是什么，何时该做什么，达到什么标准等。每个人通过日清日结工作日志，制定出本周的工作计划，记录好每天工作的实施、完成情况及存在的问题，对自己及办公室里的工作心中有数，提前做好准备，保证了各项工作高效率高质量的完成。
（三）变工作任务时限模糊为责任到人限时完成
随着科学的进步和时代发展的步伐，高效管理已步入了高速发展的快车道。只有快捷、高效地做好办公室全面工作，才能不辱使命为公司领导和各部门工作提供保证。办公室在制定本部门每月的目标任务时均有明确的时限要求，从事每项工作的人也都清楚自己的工作时限，完成时间只能提前，不得拖延。
（四）变推诿扯皮为高效优质完成
通过岗位职责和工作时限的精细化，办公室人员都非常清楚各自岗位职责、任务，知道自己应做的工作不能无故把“皮球”踢给别人，干不好就得自己承担责任。通过严格的精细化考核办法，使职工的岗位意识和责任意识进一步得到增强，工作和自己相比有了较大的提高，和同行相比有了明显的进步。
三、任务落实的转变
实行办公室工作的精细化管理，要完成任务落实由不定时督查到定时绩效考核的转变。在以往的办公室工作中，办公室领导布置的任务做没做完、进展情况和存在的问题、个人执行任务的质量如何等没有一个量的标准，缺乏制度上的约束。有时因为执行人没有及时进行反馈和汇报，致使一些工作因衔接不力而出现工作上的疏漏等问题。办公室采用“四变四为”法促进办公室全员积极履行岗位职责，保证各项工作的高效、及时完成。
（一）变主任工作督催制为个人主动回报制
主任督催虽然能促使职工及时完成领导交办的工作任务，但同时也会伤及某些同志的自尊心，会起到一定的负面作用。但办公室工作千头万绪，办公室主任不可能面面俱到，没有时间对自己安排布置的任务严盯死守，如果经办人不将办理结果及时反馈给办公室领导，待出现问题或结果提交时间超过了工作时限时就可能会给领导造成工作上的被动或者出现工作疏漏。个人主动回报制度是变被动工作为主动，经办人事情办理后，及时向领导汇报工作情况、反馈办理意见，使每件事情有始有终，有因有果，避免工作差错。
（二）变职工被动接受检查为个人自查在先组织检查在后 办公室以前在工作检查上都是职工被动接受检查。对检查出的问题，有的职工整改不认真、不彻底，有的问题下次检查时仍然出现或根本未改。现改为个人自查后科室再检查，每个职工要逐日认真填写日清日结工作日志，对照本人精细化岗位工作职责要求，逐条逐项查漏补缺，抓紧时间整改完善；对工作中已经发现或预计可能出现的情况提出对策，供领导决策。检查只是促进工作的一个手段，最终目的是把工作做好。实践证明：个人自查在先、组织检查在后比职工单独被动接受检查效果明显好得多。
（三）变粗放式考核为精细化考核
所谓精细化考核，就是废除无分制粗放型考核，改为规范化管理工作标准，采用百分制对每个岗位职责任务逐条逐项分解赋分，按月公开考核到岗到人。严格执行制定出的平分标准，以实际考核得分衡量每个人岗位日常工作的好差，激励先进，鞭策落后。通过考核，真正做到奖勤罚懒，奖优罚劣，调动每位职工的工作积极性，促使每个精细化管理点都能达到规定的工作标准和质量要求，真正发挥精细化管理的作用，达到精细化管理的目标。
（四）变口头泛泛批评为管理手段的经济化 口头批评，对因特殊原因或一时疏忽没有做好工作的自觉性较高者有效，而对缺乏工作责任感、事业心的不求上进者，根本起不到作用。实行岗位工作任务完成业绩、个人日常量化任务及年终考核挂钩制度。
精细化管理是一项关系到全公司目标任务能否快捷、高效完成的大事，每位职工均要形成精细做事、精细管理的意识。推行精细化管理是一个长期的坚持的过程，要有目标、有组织、有步骤，踏踏实实，一步一个脚印向前推进。办公室要建立适合自身业务需要的精细化管理长效机制，把推行精细化管理与各阶段工作任务、目标、发展计划结合起来，切实提高办公室工作管理水平，全面促进单位治黄工作又好又快的发展！
第四篇：仓储精细化管理实施细1
仓储精细化管理
为了贯彻粮库提出的开展仓储精细化管理的要求，同时为了
进一步提高仓储管理水平，并有效控制储存成本。结合我库实际
情况，制定如下细则。
一业务流程的管理
1收购入库环节
（1）搞好新粮调查。每年秋粮收购前，我库都要派经营部对辖
区内的粮食生产情况进行调查，填写《新粮自然质量情况调查记
录》，准确掌握收购范围内各乡镇的粮食产量、等级、水分等情
况，为做好粮食收购工作提供依据。
（2）做好粮食接收准备工作。空仓进行清仓消毒，地上衡进行
检测，各种检验设备作好校验和鉴定，输送、清理等设备做好检
修，铺设好通风地笼，布置好粮情检测设备，落实好收购资金，对参与收购的人员做好收购政策的宣传。
（3）做好粮食收购工作。严格执行门检制度，检斤室每台秤要
2人进行操作，一名检斤员，一名复核员，对入库的每一车粮食
进行认真的检斤。保管员要认真坚守收购现场，对每一车粮进行
数量的核对，同时和复检员密切配合，保证入库粮食的质量。
2装仓环节
（1）粮食装仓要做到“五分开”即不同品种、不同性质、不同
等级、不同水分、不同的粮食分开储存。
（2）粮食入仓前，要做好仓房的检查工作，对仓房的质量、气密性、防潮、仓顶隔热层都要做好检查。同时对与仓房配套的通风设备、电子检温设备、照明设备等进行检测，做到一切完好无损。
（3）对入仓的粮食要进行严格的检验。按照中央临储粮的有关政策的要求，确保入库的粮食在中等品以上。
（4）粮食入仓前要进行清杂处理。对入仓的粮食要过筛处理，减少杂质含量，同时在仓内派专人清扫粮堆表面的大型杂质。
（5）保管员要对当天装仓的粮食进行汇总。每天装仓结束后，保管员要根据收购数量或内部移库证的数量进行汇总，形成装仓日结报单，与仓储统计、检斤员核对无误后记载保管帐，并将原始凭证装订成册，存档备查。
（6）粮食装仓结束后，化验室要对入仓的粮食质量情况进行复检，同时做好品质分析。保管员根据检测结果，填写中央储备粮油专卡、中央储备粮实物台帐、粮情检查分析记录等。
（7）粮食装仓结束后，要对粮面表层30公分拌入保粮粉，铺设检温电缆，配备手动检温探子。平整粮面，铺上踏粮板，最后关闭门窗，进入常年保管阶段。
3日常保管环节
1粮食入仓后，保管员每天要对仓库实行电子检温，分析粮温变化规律，绘制储粮三温曲线图，详细记载《临储粮粮情检查分
析记录》，如发现粮温变化异常，要查明原因，及时处理。另外保管员每三天进仓检查一次粮情，进行手动检温，与电子检温相对照，避免出现意外，同时填写《临储备粮检查记录簿》。粮办仓储成员每七天进行一次小组检查，发现问题及时处理，并认真填写《小组检查记录》。每十五天进行一次有仓储主任参加的大组检查，认真填写《联合检查记录》。上级领导检查时，认真填写《领导检查工作记录》。如遇风雨天气，要进仓检查门窗是否密闭，仓壁、仓顶是否渗水漏雨，如发现问题及时处理。
2随着季节的变化，适时做好机械通风。进入11月份后，选择有利天气进行降温通风，通风前化验室要对通风仓库的水分进行测定。通风时必须监控粮温、外温、外湿变化情况，安排专人每隔4小时对粮情检查一次，作好记录，通风结束后，化验室要对仓库的水分进行测定，保管员要根据通风中记录的各种数据填写《中央储备粮机械通风记录》。夏季尤其是进入7月中旬以后，仓内积温普遍较高，这时可利用有利天气打开窗户或开启轴流风机降低仓温，延缓粮食表层粮温变化。如果粮食局部发热或通风时出现死角，可利用多管通风机，进行局部通风降温。
3发现虫粮，及时处理。如发现虫粮，首先要确定害虫的密度、种类、抗药性和在粮堆中的部位，再根据粮食品种、数量、水分、粮堆高度、粮温、气温、仓湿和大气湿度等到情况，制定完整的熏蒸方案进行熏蒸。
4出库环节
1临储粮出库时，必须凭华粮吉林分公司下达的轮换计划或中央储备粮油出库单才能出库。
2临储粮出库前，要做好设备、器材、检验、检斤等各项准备工作，以便临储粮能顺利的出库。
3粮油出库时要认真填写《临储粮内部移库》，做到数量真实。化验室要对出库的粮油进行检验，做到质量良好。粮油出库后，及时进行帐实对照，核算粮食溢余或损耗情况，按国家有关规定进行处理。统计员、保管员、会计员核对出库无误后，核减库存粮油数量，调整帐卡。
二安全管理
在安全生产和安全管理方面对危险性较大的设备和场所，如锅炉房、烘干车间、检验室、药品库，要配备2只以上灭火器，配电室要配备4只以上专用灭火器。
储粮仓房周边50米不能有易燃、易爆物品和污染源，储粮区要有消防设施、设备。
储粮区、资材区、仓内不准吸烟。
保管员、检验员及特殊工种的技术人员实行持证上岗。机械通风、谷物冷却、粮食出入库等生产作业现场要设立安全员，严格按操作规程进行，设备出现故障要及时停机，由技术人员排除，严禁机械带病作业。
三、仓储费用定额管理
1、加强预算管理，控制费用
仓储管理的收购、烘干、装仓、日常保管、出仓环节的费用支出进行测算和预算。对各业务环节的每个细节，综合各种因素，制定出科学、先进、合理的指标，在此基础上，编制仓储费用开支计划，纳入本企业财务预算，通过加大仓储费用管理力度，严格控制费用开支。
2、实行定额管理，减少费用
制定科学、合理的分环节的费用指标，要根据作业量、作业时间、强度，量化到用工、耗能、耗材、小修费，制定消耗定额、劳动定额和费用定额，促使仓储作业过程中厉行节约，减少费用。
3、加强核算管理，节约费用
要加强仓储业务环节的费用核算管理，在仓储保管费用形成过程中，依据核定的费用定额，对每一个仓储业务环节都应该分项进行单项、单人、单车核算或定额核算。通过严格的保管费用核算和管理，使每一项费用支出都控制在核定的范围之内。奖勤罚懒，节约费用。
4、加强环节管理，降低费用
收购费用（不包括仪器鉴定费）
收购检验费用。包括检验票证费用（新粮自然情况调查表、水分测定原始记录、原始检验结果单、粮油入库复查检验记录、粮油检验票证、其它用纸）、临时人员工资、耗电
检斤室费用（不包括衡器鉴定费）。包括收购进货凭证、结报单用纸、耗电、收购软件、其它办公费。
收购现场费用。包括收购期间每天卸粮用工工资、场地照明、输送机用电、其它零活用工工资、场地机械修理、零星工具和保管员、统计员办公用品等。
5、在工人作业用工上加强管理
保管员现场监督工人作业，做到活净底清，减少零活日工的用工量。
烘干上料时，尽可能把收购车辆直接卸到烘干塔里，以减少重复作业，减少攉粮入机的费用。
如大量用日工时，仓储部长和工人队长一起对所干工作分时分量进行预估用工量，并和工人直接包干，以防拖工，延工等现象发生。
6、加强和其它部门配合。
粮食水分的情况是储粮变化的必要条件，在同一环境条件下，总是水分高的粮食先发热霉变，而在同一粮堆内，又总是水分高的部位先霉变。因此入库的粮食水分是确保粮食安全的重要因素，设想粮食入库水分高，粮食自然发热，仓储必然对发热粮食进行处理，进行攉库，机械通风，势必费工费电。所以仓储必须和化验人员配合把好入库粮食水分关。确保储粮安全。
仓储部2013-11-20
第五篇：加强办公室的精细化管理
加强办公室的精细化管理
一、为什么实行精细化管理
办公室是一个单位的中枢神经，处在承上启下、联系左右、协调内外、沟通各方的核心地位。办公室既是一个单位的综合管理部门，又是一个单位具体的办事机构，直接为单位领导和广大员工服务，同时也承担一部分对外服务职能，其职能主要体现为参谋助手、协调综合、审核把关、运转保障和督促检查等五个方面。
做好新形势下的办公室工作，是办公室长期以来应该思考和探索的一个问题。当前，做好办公室工作，必须紧紧围绕单位中心工作，把握办公室工作的内在规律，大力推进科学化和精细化管理，加强自身建设，增强创新意识，使办公室各项工作的流程更加优化、职责更加明晰、考核更加科学、制度更加严密、督办更加有力，使办公室服务领导、单位和基层的绩效更加显著。精细化管理，就是要按照精确、细致、深入的要求，明确职责分工，优化业务流程，完善岗责体系，加强协调配合，避免大而化之的粗放式管理，抓住工作中的薄弱环节，区别不同情况，有针对性地采取措施，抓紧、抓细、抓实，不断提高管理效能。精细化管理就是落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，它要求每一个管理者都要到位、尽职。第一次就把工作做到位，工作要日清日结，每天都要对当天的情况进行检查，发现问题及时纠正，及时处理等等。
办公室工作精细化管理应从管理理念、工作流程、岗位职责、绩效考核、规章制度、保障手段和人员素质等方面着手，只有全面推进 科学化、精细化管理，才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题，不断提高办公室工作的整体效能，确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序，更好地为领导、为单位、为基层服务。
二、目前存在不足和问题
一是传统的办公室理理念和管理模式不能完全适应当前形势发展的要求，办公室工作任务不应仅仅满足于完成日常事务性工作和维持本单位的正常运转。二是有关办公室工作的规章制度还不够完善，现有规章制度的科学性和系统性还需进一步提升，工作流程也有不够科学的地方，这在一定程度上限制了办公室职能的有效发挥。三是岗责体系还需进一步健全，工作职责不明确，责任不落实的情况还不同程度地存在。四是人员素质参差不齐，有些员工习惯于原有的工作模式和工作方法，办事节奏慢，难以接受和掌握现代办公信息技术，其素质和能力与科学化精细化管理的要求还存在一定差距。
三、如何加强精细化管理
围绕转变职能和增强执行力。从目标制定、工作计划的实施，体现管理与服务的结合，以管促效能，以服务促效能。具有上情下达和督查督办职能的办公室，更应体现执行力，强有力的执行力，是提高办公室行政效能的载体。推进办公室工作科学化、精细化管理，关键在人，在于有一支政治上靠得住、业务上叫得响、作风上过得硬的办公室干部队伍。进一步加强办公室干部队伍建设，为提高办公室工作的科学化、精细化管理水平提供强有力的组织保证和人才支持。
1、要把加强办公室工作人员的思想教育摆到突出位置，强化理 论修养，开展岗位练兵，使人人成为政务、事务的行家。进一步增强“三种意识”、提高“四项能力”、树立“五方面作风”：即增强把握规律的意识、创新意识、精益求精的意识；提高辅助决策的能力、统筹协调的能力、狠抓落实的能力、促进和谐的能力；树立理论联系实际、爱岗敬业、严谨细致、雷厉风行、清正廉洁的良好作风，打牢效能建设的基础。
2、明确职责，细化流程。确保岗位职责精细化。分解细化岗位职责，按章办事，做到不越位，不缺位。建立调查研究、公文运转、新闻宣传、档案管理、督促检查和值班、财务、会议、信访、网站等各方面管理工作的具体流程，做好“三个协调”：一是做好与上级单位的协调，争取支持；与科室之间的协调，督办落实；与其他部门的协调，争取配合；与相对人关系的协调，争取理解。形成加强协作，协调配合、齐抓共管的工作格局。
按照精简程序、理清环节、分清责任、明确标准的基本要求，把握办公室工作规律，依据办公室职能逐项建立和优化办公室各项工作流程，如建立信息调研、公文运转、新闻宣传、督促检查、会议管理、安全保密、单位财务、信访处理、网站管理等各方面工作的具体流程。各项工作都依既定流程运行，才能做到有条不紊，高效有序。办公室工作的核心职能是辅助决策，要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向，抓住决策前的调查研究，决策中的对策建议，决策后的宣传、督查、反馈等主要环节来设计流程，使各项工作均依流程运行。
为确保办公室各项工作有章可循，规范有序，办公室必须建立一套科学的规章制度，将办公室各项工作及办公室人员的行为纳入管理 规范之中，以条文的形式加以明确，从而建立办公室工作“法治”秩序。要对现行制度进行认真清理，保留合理的，补充必要的，废止过时的，形成完善、管用、有效的制度体系。
3、要根据办公室工作职能和流程，科学设置工作岗位，制订详细的“岗位操作手册”。把办公室的工作任务分解并明确地落实到具体个人身上，实现人人有事做，事事有人管的管理目标，使办公室每个成员都各司其职，优质高效地完成各自承担的工作任务。
4、对工作计划、工作任务和重要工作部署落实、进展情况进行严格监督考核，可以确保每一项工作都得到具体落实和实施。对工作启动慢，未能按计划完成工作等情况，严格的监督考核有助于发现问题所在，找出差距，从而及时改进工作方式方法。
5、办公室推行科学化、精细化管理，要按照奖优、治庸、罚劣的原则，探索开展绩效考核，为提高管理水平提供可靠保障。推行办公室工作精细化管理，要高度重视精神的作用，重视文化建设，形成每个办公室成员都自觉认同并努力为之奋斗的核心价值观。要把精细化管理当作一种工作要求，一种精神境界，一种文化素养，真正融入工作、生活当中，陶冶情操，提高能力，投身办公室工作实践，创造一流工作业绩。
办公室在实施精细化管理的过程中，必须关注科学技术在管理中的应用。精细化管理要产生大量的信息流、数据流，针对这些资料如何收集、整理、筛选、加工、分析、应用，目前软件市场也推出了数据库管理系统，各类组织都可以找到适合本组织规模的数据库软件包。办公室工作科学化、精细化管理必须依托先进的信息技术手段的 支持，实现管理手段现代化是提升办公室管理水平的必然要求。因此，办公室必须改变传统运作模式，加快信息化建设步伐，充分利用现代技术以适应形势发展需要。
四、结合本单位实际情况制定以下管理制度
为了加强办公室管理，明确内部管理职责，使内部管理工作更加精细化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。
一、工作规范
（一）、办公室工作规范包括仪容仪表规范、礼仪规范、言语规范、行为规范，相关规定按照员工守则细则执行。
（二）、办公室管理人员严格按照本制度中的要求规范开展工作。
二 办公室事务管理
（一）、文书管理制度
文件是文书的重要组成部分，文件是各部门根据自己的职责范围所制发的具有执行效力的并设有特定版头的文书。本制度中，文件特指公司内外部发文文件；而文书特指内部一般性传阅资料。档案是文书基础上形成的，档案是文书的延续。现把文件、文书、档案统归于文书管理，并对文书管理制度做以下规定。
1、文件管理制度 第一条 管理要点
1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化、精细化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用。
2、文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写，统一页眉、页脚，写明公司全称及文件性质；正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息；措辞规范，表达无歧义。
4、根据文件属性、类别，对所有文件进行编号，根据编号定期归档，做好相应的文字记录，以备查阅。
第二条 制度规范
1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在公司经理，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3、公司对内公开文件由办公室负责起草和审核，公司经理签发；各部门需要向下或对外发文的文件由公司经理负责起草，行政人事部负责审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由公司经理盖章，签发。
4、凡寄至公司的文件、传真等，由办公室签收并做好相应记录。
5、办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需公司经理批准后方可借阅。
7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。
8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。半年一小清，年终一大清。
9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报公司签字批准，按照文件管理制度进行处理。
第三条 文件管理流程设计
1、内部文件管理流程：起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
3、借阅流程：提出申请，办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
2、文书管理制度 第一条 管理要点
1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行，保证公司内部资料的安全性、完整性，促进与提高组织管理工作的效率，充分发挥文书在各项工作中的指导作用。
2、文书管理范围包括：一般性文书（通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编）、发文文书（学习资料、各类简报）、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。
3、除通知外，一般性文书没有固定的格式，但必须标有页眉页脚，文本内容可根据文书具体内容进行调整。
4、根据文书性质进行编号整理，定期对文书进行归档整理，保持纸质文档与电子文档的同步更新。第二条 制度规范
1、根据公司实际需要及上级安排，起草编写内部公开文书，张贴公示学习。
2、按照文书管理范围，发文根据需要填写《发文簿》，所有文书原稿均分类存档备查。
3、按时间、内容等降序排列，整理归档，坚持平时归档与年终归档相结合，对照编号列出整理清单。
4、根据文书的时效性和保存的价值性，对文书进行整理销毁；须上级审批同意，方可销毁。
5、若发现文书丢失，办公室人员必须查明原因，如实向公司经理报告，若未查明原因，则由办公室负责承担。
第三条 流程设计
起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁
3、档案管理制度 第一条 管理要点
1、为了维护档案的真实性和可查阅性，使档案管理更科学、更专业，及时分类、整理、编辑、传递文书资料，提高档案管理质量与效率。
2、档案管理范围：公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
3、根据文书整理和文件整理编号，对对应资料进行相应的归档、整理、备注，并存入专门的档案文件柜保管。第二条 制度规范
1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。
2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。
3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。
4、各部门需借阅相关档案，须由公司经理签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。第三条 流程设计
根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理，编制编目→存档→借阅→清退
(二)办公用品管理制度 第一条 管理要点
1、为了加强办公用品管理，规范办公用品管理各项程序，节约办公经费，提高利用效率。
2、办公用品管理人员负责办公用品的处理和管理工作，权责一致严格要求，无私自挪用现象。
3、办公用品保管实行“日清月结，出入库等量、年终查存统计”原则。
4、办公用品的采购，应进行多方比较，保证性价比和质量，择优选用，合理开支。
第二条 制度规范
1、公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室全权负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序：每月27号之前各部门将所需办公用品报至办公室，行政办公室根据各部门的需求计划和月末办公用品清算单中的物品实际库存和用量，做出采购计划，经部门主管批准，财务部签字后方可采购。对急用品的采购，可根据具体实际进行灵活处理，但必须经部门主管批准。
3、根据物品所属类别，对办公用品进行及时出入库登记，注明名称、数量、规格、单价、出入库时间等，做到账物相符。
4、各部门申领的办公用品需及时发放，并做好填表记录；因特殊情况急需领用未填表登记，事后须及时补填。
5、任何人未经允许不得进入办公用品管理室，不得私自挪用办公用品。
6、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。
7、办公室建立公司固定资产总账，每年进行一次汇总普查。
8、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。
第三条 管理流程设计
编制《需求计划表》 审批 采购 入库登记 发放 编制需求计划 统计申购情况 月末清算汇总 出库登记
（三）、图书管理制度 第一条 管理要点
1、为了让大家有一个良好的借阅环境、快捷的办理手续，规范图书管理工作。
2、图书管理人员严格按照制度中规定准时到岗，服务到位，保证借还流程有序进行。
3、根据图书类别，对图书进行编号，并制作目录卡以备员工查阅。
第二条 制度规范
1、各部门可根据实际工作需要，申请申购图书。
2、按照各部门的实际需求申购图书，办公室每季度负责采购图书1-2次。
3、对所有图书进行分类整理，贴上类别标签并编号登记，注明购进日期、作者、出版社及其他有必要的项目。
4、按照规定时间借阅图书、归还图书；借阅期满，未按时办理续借手续经通知仍未还书者，按照规定进行惩处。
5、借书人员妥善保管好图书，不得在书中圈点、画线、涂写，如严重损害或丢失图书，需做出相应的赔偿，丢失图书者全额赔偿。
6、图书管理员定期对图书进行清点，如遇图书丢失，查明原因，报部门主管，按指示行事。
第三条 管理流程设计
1、申购流程：填写申购单→审批→采购→图书入库登记
2、借还流程：查阅图书目录卡→填写借阅单→图书卡签字→图书借阅→续借图书，再次填写图书借阅单
（四）、会议管理制度 第一条 管理要点
1、为了提高会议质量，促进有效沟通，提高行动能力，进而规范会议管理。
2、根据公司实际及具体的情况，确定会议召开的必要性。
3、清楚会议召开目的，合理安排时间，做到少而精，讲究高效原则。
4、会议负责人有效的控制会议，明确会议召开与否的界限；提高会议主持人控制会议进程的能力与水平，保证会议实效。
5、按照制度规定，严格会议管理，参会人员准时参加会议，并遵守会议纪律。
6、会议组织者审时度势，明确会议要点，做好一切准备工作。第二条 制度规范
1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。
2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。
3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。
4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。
5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文书管理制度规定执行。
第三条 管理流程设计
会前：确定议题、会上所需资料准备、通知→会中：积极参与，做好会议记录→会后：整理会议记录→张贴→归档整理
（五）、清洁卫生管理制度 第一条 管理要点
1、为了营造一个良好的工作环境，树立公司形象，保证清洁卫生管理工作顺利进行。
2、按照规定，清洁人员完成所有规定项目，并达到相应洁净标准。
3、办公室管理人员为第一责任人，管理所有清洁项目并不定时对卫生进行保持与维护。
第二条 制度规范
1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。
2、按照排班安排，轮流打扫清洁，办公室主任负责卫生检查工作。
3、清洁卫生实行卫生责任制，办公室管理人员负责管理办公室所有区域的清洁卫生，当日值日生按时做好所有的清洁，监督者及时做好相应的督察。
4、由办公室管理员不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁和卫生纸供应等工作。
5、值日生在规定时间内做好所有清洁项目，填写《清洁卫生值日表》，监督员认真核实，并填写《清洁卫生监督表》。
第三条 流程设计
安排清洁排班→完成清洁项目→填值日表→监督检查→填写监督表→办公室人员执行维护→发现问题→执行处理
（六）、日常事务管理
1、接待管理
第一条 来客接待是行政事务的重要组成部分，为使接待工作规范有序，维护公司的良好形象，对接待工作做具体的要求。
第二条 以主动、热情、礼貌为原则，接待人员应落落大方，以礼相待。按照接待要求，严格自己要求，做到言行、礼仪规范。
第三条 接待人员问清来者意图，引领其见所需见的人员，并奉上茶水，做好一系列的后续工作。
第四条 流程设计：接待来访人员→询问来意，需要找的人→通知被访者→引领会见→奉上茶水→送客→整理客人走后清洁
2、报刊收发整理
第一条 办公室管理人员按照公司实际需要，订阅报刊，做出计划预算，负责办理订阅的有关手续。
第二条 办公室管理人员负责每日收取报纸并整理放置在公共阅览资料架上，报纸、内部刊物可随意阅览，但不得带出公司或随意撕剪，阅毕放回原位。
第三条 任何人不得随意将公司内部刊物挪为他用。第四条 报纸每周更换一次，所有报纸每季度处理一次。第五条 流程设计：收发报刊→整理→放置资料架→定期清理
3、后勤管理
第一条 为了认真贯彻公司的各种制度，充分发挥和调动员工的积极性和主动性，根据实际严格制度。
第二条 后勤管理分为日常清洁卫生管理和考勤登记汇总管理工作。
第三条 办公室人员负责每日的清洁卫生监督和维护，及时提醒值日生和监督者做好相应工作。
第四条 根据外出工作人员情况，及时督促其按时填写外出工作时间登记，如实填写时间及外出事由。
第五条 办公室人员每周进行一次外出工作时间统计，每两周进行一次考勤汇总统计，月末根据外出工作时间登记进行总的考勤汇总。
第六条 流程设计：监督→如实审核→汇总登记→报表
4、文化宣传管理
第一条 负责公司内部文化活动的宣传和落实工作，同时负责公司外部的宣传维护工作。
第二条 根据需要，及时收集信息、加工信息，做好信息传递工作。
第三条 关注国家政策法规，及时记录政策动向，制作简报以供学习。
第四条 收集与工作有关的学习资料，丰富大家的知识面，附上签阅单进行进度跟踪。第五条 流程设计：获取信息来源→编辑整理→张贴→学习→存档
5、其他事务
第一条 名片制作、收发传真等其他事务。第二条 负责公司文书的打印复印工作。第三条 负责树木花卉的养护工作。
第四条 协助其他部门工作，完成上级交代的其他任务。附则
第一条 本制度由行政办公室制定，解释权归办公室。第二条 本办法由总经理核准后实施，修改时亦同。
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