办事处人员费用管理的规定(参考文件)

第一篇：办事处人员费用管理的规定(参考文件)

办事处人员费用管理的规定（征求意见稿）

一、适用范围：公司各办事处、深圳总部外的各独立运行单元。目前包括：

1.北京办事处，负责人:许方 2.重庆办事处，负责人：谢云

二、费用范围：

1.行政费用：包括但不限于房租、电话、办公用品 2.销售费用：包括但不限于差旅、招待、交流 3.实施费用：包括但不限于工程、零星采购

三、(一)费用申请和报销流程

发起申请

各发起单位应根据其工作职责，以完成工作目标为目的，经过认真有效的思考和论证，经办事处负责人签字确认后方可发起费用申请，在发起申请时应注意以下几点：

1)目的性：费用的发起应有一个明确的目的，该目的应是符合公司目标、利益的实现，履行部门职责的要求和部门工作目标的实现；

2)计划性：费用应有一个执行计划，或是服务于一个执行计划。制定一个周密且可执行的计划是一个部门、一个团队乃至个人管理能力成熟的标志。计划的终点应该是一个结果或目标的实现；

3)必要性：费用的发起应充分考虑其必要性，这里的必要性主要是指该目标的实现没有其他更好的、更节约的方法可替代；

4)合规性：申请应符合公司各项规章制度和费用标准。如有不符，且确有必要，申请人应特别说明，并事先请示。

行政费用类的申请递交总部行政部审核后交总裁办审批，销售费用和实施费用类的申请暂行直接递交总裁办。审批部门将对该申请的各个方面进行了解和讨论，申请人应给予充分的理解和配合，费用申请在总裁办的审批结果为“同意”、“修改”或“否决”。(二)执行和投放

申请人对费用使用过程负有全程责任。在使用过程中如涉及其他部门，申请人有监督、参与、审查的责任。如有不同意见可沟通、讨论、质疑，如仍不能达成一致则上报总裁办决策，如未提出异议则视为无异议。投放过程如有超支需及时补充临时申请，投放结余必须于报销时交回。(三)审核报销

费用的审核报销是一个检查、决算、总结、评估的过程，是对申请人计划、目标是否达成的总结，是检查评估过程的一部分。申请部门负责人签署时应尽到检查评估总结的责任。

报销时所有单据均需交到财务部及总裁办，由财务部、主管副总裁审核，最后由总裁批准后完成报销。其结果是“报销”、“补充说明”、“部分报销”、“不予报销”。(四)评估

一个部门的费用使用绩效将会得到完整记录和评估，评估的标准包括但不限于：费用使用与目标实现的关系；费用使用与公司同类目标实现效率的对比；费用使用与同类其它公司效率的对比；费用使用与过往效率的对比。评估的结果是部门负责人工作绩效的重要考评指标。公司将会逐步在一定范围内部分或全部公开考评结果，并作为部门或个人奖惩、升迁等的重要依据。

四、费用预算的申请时间

每月25日前各办事处经理将费用预算和费用借款单报对口部门审批，审批后转总部财务部，财务部根据费用内容按照费用具体需求时间安排分期付款。对于用于临时事件的费用，需提前三日提交申请。工程费用应符合公司工程实施相关规范，行政费用应通过总部行政部门的审核（这些审核将由公司安排，如有必要公司工程管理部门、行政部或主管副总裁可直接联系审核）。

五、费用报销时间

每月15日前各办事处负责人需将上月的费用报销单寄回深圳总部财务部，由财务部办理各办事处借款核销帐务处理，如截至15日财务部仍未能收到费用报销单据，将对相关办事处负责人处以罚款500元，从工资从扣除。

六、(一)办事处人员交通及通讯费用补贴标准

交通费用

办事处人员因公外出及出差期间的短途交通费用经办事处经理、部门负责人批准方可报销，如使用办事处车辆出差可报销油费和路桥费用。(二)通讯费用

办事处经理通讯费用按当月话费单的80%实报实销； 其他办事处销售、技术人员补贴标准：300元/月 行政经理补贴标准：150元/月 司机补贴标准：120元/月

其他办事处人员补贴标准：100元/月

七、(一)办事处人员出差住宿及交通工具选择指导标准

住宿费用

办事处经理住宿标准一类地区220元/天，二类地区200元/天

办事处其他销售、技术人员住宿标准一类地区200元/天，二类地区170元/天

一类地区为：北京、天津、上海、广州、深圳、杭州 二类地区：一类地区以外的其他地区。

(二)出差交通工具选择

出差地点乘坐火车或汽车可以到达的，一般只可乘坐火车硬卧或汽车；如乘坐火车硬卧或汽车车程在12小时以上，办事处经理、部门负责人可乘坐飞机。其他人员出差如无特殊情况，均应选择乘坐火车硬卧或汽车，如果确因工作需要，需经办事处经理或部门负责人或主管副总批准，可乘坐飞机。学习是成就事业的基石

(三)八、深圳市小xx有限公司

2008年5月5日 本规定自2008年5月8日起实施。出差津贴：50元/天

第二篇：办事处管理规定

管理规定

为了使办事处的卫生、及各方面有所提高，创造一个良好的内部工作环境，解决内部人员的各项问题，根据办事处的实际情况制定如下规定

一、货物管理：

为了节约人力、财力，每周二、周四统一发货，在此期间之外的时间不准发货，如有发货所发生的一切费用由本人自行负责。（特殊情况除外）

二、电脑、电话的管理

电脑由综合员一人使用，其他人员如有使用电脑，必须经过综合员同意，否则发生的一切问题，由使用者处理、解决。

电话只允许内务人员使用，其他人员没有紧急情况，不准占用办事处的电话。不准使用办事处的电话打私人电话，如有发现一次罚款50元。

三、后勤人员的工作管理

为了能让后勤人员在有效的时间里，完成好自己的本职工作，并在规定的时间里及时、准确上报公司所需要的报表，不拖累公司的工作进程，在自己的工作没有完成之前，发生一些其他与自己无关的工作有权拒绝，（邮快递、打字、打表格等）在每月完成自己的工作外，可以帮助其他人员做一些自己能做的事情。

办公室电脑管理制度 办事处内务管理制度

为了给大家营造一个良好、舒适的工作环境，请大家自觉遵守如下规定：

1、自觉打扫室内卫生，各尽其责，达不到合格标准，经检查发现一次罚款20元。保持室内的清洁，自己管理好自己的物品，下班前整理好自己的办公桌桌面及物品，保持桌面清洁。

2、工作时间，要注意着装，要求得体大方、整齐干净。

3、不准在办事处办公大厅吵闹、吸烟，违者罚款100元。

4、除办事处人员外，其他人员不得擅自到办事处住宿。

5、在离开办公室前，要拉好窗帘、切断一切电源，做到人走灯灭、节约用电，杜绝一切安全隐患，并且合理利用办公室及各个房间的电器设备，以降低费用。爱护办公室内的一切办公物品，发扬主人翁责任感，把办公室当成自己的家一样爱护。各办事处要落实责任人，办事处不定期检查。

6、注意言行举止、礼貌用语、诚实待人、互敬互爱、发扬团队精神、爱岗敬业。

7、认真遵守作息时间：早上7：00起床，8：00前必须洗漱完毕。上班时间为8：00—18：00；午休时间为11：30—13：30。

8、凡订餐未用餐者，按每顿标准分摊伙食费。

大家共同努力创造一个和谐而又辉煌的四川办！

四川办事处

二00五年十二月十五日

第三篇：办事处管理规定

办事处日常工作管理纲要和规定

销售中心办事处日常工作管理纲要和规定

一、工作时间安排：

1、每周星期一 – 星期六； 每天 08 ：30 – 17：00；

2、销售代表每周星期一 – 星期五安排5条客户拜访线路，星期六进行重要客户的回

访或协助售点的促销活动或进行市场冲击等工作。

3、每天早晨09：00之前必须离开办公室，中午进餐时间30分钟，下午16：30返回

办公室。

4、每天晚上19：00之前必须开办公室，如需加班须得到上级批准。

二、办公室管理

1、办公室是所有员工的工作场所，严禁在办公室喝酒、游戏、赌博以及进行其他违反

国家法律的活动。

2、员工须保持良好的个人卫生及行为习惯，衣着整齐、得体，语言优美，严禁口出脏

话。

3、员工须保持办公室的整齐、清洁，按值班表进行每天的清洁打扫工作；办公室的卫

生责任人为出纳，所有员工须服从其管理；每天负责清洁打扫工作的员工须早晨08：

10到达办公室。

4、办事处文职人员（销售文员、财务主管、出纳）轮流负责办事处的每天的来访接待、电话接听、重要事项记录和传达工作。

5、销售文员须负责公司员工出差的车票、船票、机票、酒店的预定工作。

6、严禁用传真机复印以及使用长时间用电话聊天和处理私人事务，尽量使用电邮，减

少传真。

7、文件的复印需经办事处经理核准，销售文员负责联系固定的复印点，财务主管负责

审核，批量较大可考虑胶印或印刷。

8、电脑和打印机的管理责任人为销售文员，销售人员的文件处理由销售文员负责，促

销、财务人员文件的处理由促销主管和财务人员自行负责，其他人使用电脑须得到

城市销售经理的批准。

9、打印纸、定单、日常报表、文具、宣传物品、小礼品、促销物品严格按月度批准的计划按周分组领取，销售文员负责以上物品的管理。

10、爱护使用办公用具（办公家私、空调、饮水机、电话、传真）严禁恶意损坏和遗失；

未经允许，勿使用他人的办公用品；减少办公用品的损耗。

11、饮用水的购买须报计划审批，不允许超标。

三、工作例会的规定

1、每天早晨08：30准时召开晨会，晨会由城市经理主持，时间不超过10分钟。

晨会内容：

I． 通报前日订货量和送货情况；

II． 通报办事处、个人（第一、最后的销售人员）销售计划完成进度；

III． 指出急待解决的问题（铺货、产品陈列、宣传物品/小礼品/助销设备的使用、客户拜访、销售行政工作、劳动纪律等方面存在的问题），提出要求；

IV． 表扬先进、批评后进、鼓舞士气。

2、周会

I． 每周五下午16：30--17：30，销售代表/促销员周会，销售主任/促销主任主持，2000年12月修订第1版1

回顾本周工作、确定下周主要工作。

II． 每周六下午16：30--17：30，销售主任/促销主任/财务主管周会，回顾本周工

作进展情况（销售进度、重要客户的销售情况以及助销设备、应收帐款、促销

活动、产品陈列、宣传物品的使用等事项的状况），拟定下周主要工作。

3、月会

每月5日由城市销售经理召开办事处全体人员会议，回顾上月工作，宣布本月

目标和主要工作，并有针对性地销售代表或主任级员工做一次系统专业培训。

四、日常业务管理工作的规定

1、销售代表的要求：严格按《客户拜访路线》和《客户拜访八步骤》进行客户的拜访，在售点上认真执行《产品陈列标准》和《宣传物品的使用标准》，做好客户库存产品的流转工作，不断提高销售陈述水平和业务谈判能力，取得最大的拜访成功率。（以下关

键指标由销售主任在月度计划中下达）。

I． 客户数：目标、实际、达标率；每天拜访客户数、发生业务客户数、成功率。

II． 铺货率：必备包装的全系列铺货率；应备包装的铺货率；每个品种的铺货率。

III． 销售量（额）：目标、实际、完成率；达标率；指定品种的完成率；单位客户的销售量（额）。

IV． 回款额（率）：目标、实际、回款率（每月不低于70%）。

V． 产品陈列：达到陈列标准的客户数及占总客户数的比例。

VI． 订单质量：定单总数、退货定单数、退货率；定单总量、退货量、退货比例。

VII． 客户库存管理：每周五呈报销量排前十名的客户的明细库存；每一个品种在客

户处的储存时间不能超过45天。

VIII． 宣传物品的使用：总数量、单位销量使用量、使用效果。

2、销售主任：

I． 每天须检查销售代表的销售行政工作；

II． 每周跟随销售代表路线最少三次；

III． 每周须拜访合作伙伴一次，重点零售客户一次（每次最少十个）；

IV． 每月检查辖区内所有的助销设备销售一次；

V． 每月初严格、公正地做好销售代表的上月的工作考核；

3、城市销售经理：

I． 每天须检查销售主任/促销主管的工作；

II． 每周跟随销售代表路线最少一次；

III． 每周须拜访合作伙伴二次，重点零售客户一次（每次最少十个）；

IV． 每月27日做好下月的工作计划；

V． 每月初严格、公正地做好销售主任/促销主管/财务主管/销售文员的上月的工作

考核；

五、工作计划、报表的规定

总的原则：准时、完整、准确。

1、销售代表：

I．每天必须在售点上完成填写客户卡和制订单的工作，须请客户在订单上签字；

II．在合作伙伴或办公室完成制订单汇总表的工作；

III． 回到办公室完成销售进度表的填写工作，随后将订单汇总表、客户拜访记录卡

交主任审核。

2、销售主任/促销主管：

2000年12月修订第1版

2I.合作伙伴的订单需合作伙伴签字盖章，城市经理审批，交销售文员办理；

II.每天17：30前完成当天日报交城市经理；每周六上午09：00之前向上司呈交

合作伙伴库存和周报；每月2号呈交月报和销售代表/促销员的考核表和；每次跟随路线须使用《销售代表市场机会反馈表》和《销售代表路线工作回顾表》；

每月25日交所辖区域下月工作计划。

3、城市销售经理：

I.II.每天上午10：00前完成前日日报； 每周一向上司呈报周、报合作伙伴库存、和下周销售预测；

每月3号呈交月报和全体人员月度考核表；每月27日交所辖区域下月宣传物

品、助销设备、订单报表、文具等常用物品的需求数量，同时呈报所有合作伙

伴及销量排行前50零售客户的明细库存、下月的销售预测、促销计划和主要

工作的安排。III.4、销售文员：

I.每天12：00前做好办事处各级销售人员的销售报表和回款报表；

每月24 日统计助销设备、宣传物品、办公用品投放和库存数量；每月2号交

办事处员工的考勤。

III.建立员工考核档案，将月度业绩考核及奖励处罚记录存档。

5、财务主管：

I.每周六上午10：00前交应收帐报表；

II.每月25日交下月备用金计划。每月2号交收帐报表、月度销售费用报表以。

III.每季度第一个月5号前交合作伙伴的返利核算表。

六、应收帐管理

1、直接销售的应收帐管理：

I． 赊销的申请：按《赊销申请审批程序》办理；

II． 应收帐的管理：按财务中心制定的制度执行（订单的审批权限、赊帐额度度的控制、赊帐发票的管理、赊帐期限的管理、坏帐的处理）；

III． 销售人员须在收款后的24小时内将货款交给出纳，否则视为挪用公款，按公

司的规章制度处理。

IV． 对现款现货的客户，如果在送货时客户无钱结帐，司机、销售代表、销售主任

无权做赊帐处理，须向城市销售经理报告，由经理做出决定。如若违反规定，当事人须在24小时内交回货款，否则视为挪用公款，按公司的规章制度处理。

V． 由于自身过失（不定期拜访客户；帐期超过60天无法收回货款，仍未采取措

施）造成的死帐，由销售人员负全责，承担全部损失。

2、分销的应收帐管理：

I．赊销的申请：销售代表申请，销售主任审核，合作伙伴批准；

II． 应收帐的管理：合作伙伴在订单汇总表上签字确认该批货物赊帐；其直接送货

负责客户的签收，并保管赊销发票，接近帐期时通知我司销售代表收回，销售

代表须在收款后的24小时内将货款交给合作伙伴。销售主任负责帐期的管理、货款交接的监督以及协助追款的工作。

III． 由于自身过失（不定期拜访客户；帐期超过60天无法收回货款，仍未采取措

施）造成的死帐，由销售人员负全责，承担全部损失。

七、助销设备和费用的管理

1、销售代表根据售点的销售量和合作态度，申请投放《助销设备》（专用货架、展示

柜、微波炉等）；按〈助销设备的申请审批程序〉办理。

2000年12月修订第1版3 II.2、销售代表应确保设备的资产安全，并投放在最佳位置，使之有效使用。

销售主任每月检查辖区内所有的助销设备销售一次，及时向上司报告设备去向和使

用效果，呈报改进和调整计划，并督促执行。

4、助销设备使用的关键指标：不允许丢失；投放数量和设备的总销量、陈列达标设备

数量和比例以及单位设备的销量；销售主任/促销主管/城市经理应统计其费用和计

算其效益。

5、由于自身过失（不定期拜访客户等）造成设备的遗失由销售人员负全责，承担全部

损失。

八、广告用品与费用的管理

1、广告用品系指宣传物品（海报、串旗、吊牌、产品宣传单张、堆码围栏、价格标志

等）、小礼品、太阳伞等所有用于零售终端售点上的品牌宣传和推广的用品。

2、销售代表根据售点品牌推广的需要每月23日前提出下月的广告用品的申请，按〈广

告用品申请审批程序〉办理。

3、广告用品使用的关键指标：总数量/金额、单位销量使用量/费用、售点上的使用效

果。

九、促销活动与费用的管理

1、销售代表根据市场推广和竞争的需要提出申请，按〈促销活动申请审批程序〉办理。

2、促销主管/城市经理须统筹安排，每月27日提出下二个月的统一的计划。

3、促销活动执行的关键指标：目标、实际、完成率；单位销量的费用。

十、媒体、户外广告与费用的管理

1、根据当地市场重要渠道的A、B类客户的铺货率指标的完成情况提出申请，〈按媒

体、户外广告投放申请审批程序〉办理。

2、促销主管/城市经理须严格把关，积极配合市场中心，使此项工作的达到最佳效果，带动销售中心。

3、关键指标：投放量；消费者对品牌的提及率；

十一、市外出差的管理

1、员工到市外出差须提前3天申请，按人力资源和行政中心出差制度办理申请手续。

2、员工出差前须制定工作计划，并交代需他人代理的工作。

3、返回后须交出差报告，并在3天内按出差规定办理报销手续，如若拖延城市经理或

上级有权拒决签批。

十二、备用金及销售费用的管理

1、主要费用：员工工资奖金/福利/补贴（交通、通讯）；房租/水电/物业管理/卫生费用；

差旅费；招待费；文具/复印/打印；电话费；工商管理费、饮用水等费用。

2、财务主管/城市经理须严格制定和控制日常费用的预算；及时办理费用的申请、审批

和报销，保证办事处备用金的正常流转和工作的正常进行。

十三、奖罚制度

1、工严禁上班迟到、早退、旷工，每月有三次迟到，下处罚单记口头警告一次；

2、月违反规定，三次犯同样错误，下处罚单记口头警告一次；

3、一个季度，累计三张口头警告处罚单，给以书面警告通报批评；

4、对有优秀工作表现的员工给以奖励单，记口头表扬一次；

5、一个季度，累计三张口头表扬奖励单，给以书面通报表扬；

6、对累计两张书面警告的员工，解除劳动合同。

7、员工因工作表现有较大改进，可获得解除口头或书面警告。88、所有奖罚记录存入办事处的业绩考核档案，作为工资提级、晋升和特别奖励的考核

依据。

2000年12月修订第1版4

3、十四、员工的考核、评估和培训

a)每月1-3号各级主管根据公司制定的考核方法和标准做好办事处下属人员的工作和业绩考核，交上级审批。

b)考核须公开、公正、严谨，考核结果须考核人签字表明知道考核结果，并发表

其个人对考核结果的意见。

c)每周每月的周会各级主管根据考核结果，安排相关的培训和研讨会。

d)各级员工须认真参加积极参与培训和研讨。

2000年12月修订第1版销售中心 2000年12月12日5

第四篇：办事处管理规定

办事处管理规定

无规矩，不成方圆。为使办事处有一良好的工作环境，使办事处能够稳定，良好的向前发展，现规定如下：

一严格按照公司上下班时间，不准迟到，不准早退。

二严格遵守公司管理规定，有事请假，不请假视为旷工。

三保持办事处卫生清洁，每天办事处人员必须打扫卫生，不准留死角

四住办事处人员如没有特殊情况，早上8：00前必须起床，洗刷完毕。

五上班期间，不准做与工作无关的事情，不准看电视，不准用公司电脑玩游戏，聊天，看电影。

六上班期间，穿着整齐。

七有客户上门，一定要起立，面带微笑问好，热情耐心帮助客户解决问题。

以上七条，如办事处人员违反规定，看情节给予30-50元罚款。奖罚分明，以上款项除用于办事处费用外，用于奖励工作突出的办事处人员。

企业生存九点感悟

一企业竞争的最后，是风险控制能力的竞争。

二事前资信调查的结果决定了未来公司承担风险的大小。

三客户还款的习惯是债权人养成的。

四客户不会因被提醒付款而不满，客户总是把钱优先支付给对他们压力最大的债权人。五逾期时间越短，追债成功率越高。

六账款逾期一年，利润全没了。

七承诺不代表付款。

八努力做好第一次清收工作。

九那是我们的钱。

第五篇：办事处管理规定

办事处管理规定

一、办事处根据工作需要租房或调整现有租房地址须报公司总经理审批后方可办理，或接受公司指令需要调整现有地址时，遵从本规定。

二、租赁要求与程序

1、选址：

（1）租房地址必须靠近当地主要经销商所在市场附近。房屋安全设施齐备、采光、通风良好，不用装修，租金不超过公司核定的标准。

（2）直接或通过中介公司选址。所选房屋要求产权明确，经办人必须认真查看房产证原件及房主身份证原件，并要求提供房产证及房主身份证复印件。

2、租赁合同签订：经办人根据议定事项代表公司与房主签订租赁合同。合同一式两份，一份交公司存档，房主手执一份。

3、租金支付及费用报销：

（1）经办人可先向公司申请租房借款。由经办人代表公司向房主支付。房主收到租金后，须出具正式收据。

（2）租赁事项完毕，经办人持房主收据、租房合同、房主身份证及房产证复印件依次送销售总经理、财务部长、公司总经理签审。

（3）财务部凭公司领导审批意见和相关手续冲减经办人借款。

4、因重新租房而引起原地址变更的，负责人必须及时以书面形式向公司报告。

特别规定：办事处（片区）所租赁房屋的质量及周边环境关系到销售人员安全和公司形象，租房租金必须专款专用，仅限于房屋租赁开支，经办人必须按公司核定的标准租赁相匹配的房屋。任何人不得利用租赁机会虚报租金，从中获利，一经查处，没收虚报金额并提请公司领导调整其工作岗位。

三、办事处因租房产生费用的处理：

1、成都/重庆办事处因租房而产生的水电气及物管费用按公司规定报销。

2、办事处大宗办公、生活用品的购买，按下列程序办理：

（1）办事处事先书面向公司提出购买申请；

（2）凭公司领导审批意见到财务部借款；

（3）办事处自主购买；

（4）经办人持有效票据及领导签字同意的申请依次送销售总经理、财务部长、公司总经理签审后报销；

（5）经办人填制财产清单交存财务部。

四、办事处纪律

1、销售人员无正当理由，每天上午8：30以后必须离开办事处，不得在办事处逗留。

2、定期整理内务，保持办事处办公、生活用品整齐。

3、讲究卫生、维护办事处环境清洁。

4、坚持勤俭办事，节约使用水、电、气及办公用品。

5、不得人为损坏公司已报销费用的设施，更不得将公司已报销费用的设施占为己有。

6、办事处人员调整时，相关人员必须按公司规定进行移交。

7、未经公司许可，不得将无关人员带到办事处。

8、不得将办事处私自出借或出租。

9、办事处是公司驻外的窗口，驻办事处人员必须自觉维护公司形象，不得在办事处从事违法乱纪或任何有损公司形象的活动。