办事处的管理和费用控制

第一篇：办事处的管理和费用控制

办事处的管理和费用控制 工作销售心得 2008-02-09 00:16:39 阅读57 评论0字号：大中小 订阅

原：＜销售与市场＞

一、办事处的管理

经过思考，我确立了办事处管理的四大核心：目标、流程、文化、培训。并时刻从这四大核心反省、改进办事处的管理工作。这四大核心也最终成为我制胜此市场的法宝。其中目标与流程对办事处管理来讲较为简单，而文化与培训需要办事处领导思考的更多……

核心之一：目标

目标先于计划。在K市，我将办事处目标分为一级目标，即销量目标；二级目标，即生动化目标、新品上市目标、品牌建设目标、阶段性促销目标、铺货目标。所有这些目标都进行明确化、具体化，并力争都符合“SMART”原则。在目标管理中坚持三个思想：

（1）目标制定——全员参与；

（2）拟定计划——全员思考；

（3）目标评估——及时跟进。

让办事处每个成员都明白他要做的事和明白他为什么要这样做，避免在深度分销工作中，各成员工作无方向感。

核心之二：流程

一级目标，销量目标是硬指标；二级指标如生动化目标、铺市目标有很多软性的因素。这些目标是深度分销过程中重要目标。要使它们有质量的完成，办事处的流程就得清楚，否则员工即使有了明确的方向，工作效率也不高。目标如终点，跑道就是流程，跑道的好坏（笔直、平坦度）将影响员工到达终点的时间，流程是否清晰是办事处领导必须具备的规整能力。将流程作为经常检查办事处管理工作是否到位的核心之一，经常反省流程是否合理，标准制定的是否科学，可确保办事处的工作效率。

核心之三：文化（核心中的核心）

办事处大都设在外地，如何让员工在办事处稳定工作，对办事处领导来讲具有很大的挑战性。从企业派去的人员在办事处干不了多久就要回府，本土化招聘的员工认为在办事处干，总感到不是企业真正的一员，对办事处的忠诚度不高，致使办事处团队作战受到威胁。究其原因，办事处不注重文化。办事处文化可以定义为：可以用企业文化进行引导，为完成组织与员工共同遵守的一种习惯性工作方式，并由自发行为转化为在精神层面上对办事处运转方式的认可。在大多数人看来，文化是一种“虚”的东西，看不见，摸不着，但能被员工感受到。文化在团队中实质就是“收买”人心。在K市确立目标，规整流程后，我又确立了办事处的理念：学习、责任、整合、行动。确立办事处理念的目的是通过贯彻、引导形成文化。文化是团队之魂,文化来自于理念，理念是团队文化之源。

学习：学习是第一位的，在工作中要引导团队学习。在K市办事处工作时，我从不直接强调员工学习，而在晨会、现场工作、与员工的沟通、绩效评估中指出员工要学习，使员工形成一种自愿的学习习惯而非被迫，只有这样，学习的氛围才会产生，使员工在心理认可“我需要、我必须学习”。此时办事处就会形成一种学习文化。比如在办事处的例行培训中，指定一个人就某一个专题让其做好准备后给所有员工（包括我）培训，这样做促使员工学习，因为他的培训需要得到大家和领导的认可，而我会在培训后给予员工

鼓励，并指出需要继续努力的地方。学习是团队文化形成的必经之路，也是使理念贯彻成文化的重要手段。学习文化得以形成，团队的执行力就会提高。

责任：一个团队必须具备责任心，爱岗敬业是品德的表现。要增强员工的责任心，办事处领导还要从物质上给予保证，从心理上给予满足，在企业工作的员工，都会经历从“物质需要”到“精神需要”的心理转变。作为办事处的领导如果只对员工绩效进行关注，而不关注其职业规划，要让员工有责任心只能是空话。办事处领导需在沟通过程中有针对性的了解员工，并将员工所关注的问题提前为之解决，让员工产生归属感、成就感是办事处领导的责任。责任心是团队产生凝聚力的前提。只有全体员工认同办事处这一组织，并在心理上形成办事处是实现个人价值的载体，团队才会形成有凝聚力的文化，团队中每一个员工也才真正具有责任心。

整合：团队是由单个员工组成的，团队的效率取决于个人的效率之和。在办事处，要提高员工的工作效率，就要从技能上进行指导，教会员工注意身边的资源，并对其进行整合，这样可以培养员工的思考力。一个团队，如果员工不经常进行思考，那这个团队只能是一台生锈的笨重机器。没有思考力，要想让员工在团队工作中形成一种整合资源的文化那只能是笑谈。整合不仅是办事处领导的能力，也是员工需要在实践中形成的一种能力。要使员工形成这种能力，办事处领导要经常倡导，让员工在实践过程将整合作为一种习惯性的工作方式，使之成为办事处的一种技能竞争文化。

行动：学习、责任、整合的理念从某种程度上讲，是为了员工从心理上对待工作自动自发。但做销售工作是要付出艰辛劳动的，如走访市场，铺货等，这些都会在员工的体力上、思想上有影响，人总是有惰性的。如何让员工劳逸结合，提高工作效率，是办事处领导的职责，办事处领导每周要保持与员工沟通一次，了解员工的思想状态，并据情况有针对性纠正。必要时，需要对员工进行批评，使员工从心理上战胜惰性，从而付出行动，确保团队的战斗性。关注行为，依据制度约束员工是为了形成团队吃苦耐劳、拼搏奋进的团队文化，要让员工养成维护政策与制度严肃性的习惯，在心理上、行为上必须遵守。

本学习是团队的智慧来源；责任是团队的思想保障；整合是团队的技术手段；行动是团队的效率保证。智慧、思想、技术、效率是办事处团队文化要的结果。我在K市不断的将这些理念渗透于团队，使之形成一种文化，凝聚了团队力量，提高了团队工作的效率。

核心之四：培训

办事处组织如同一条生产线，如果说目标是下线的成品，流程是流水线，文化是动力保障，那么培训则是保持生产线正常运转的维护与润滑。

维护：办事处的“维护”主要从上述三个核心(目标 流程 文化)去发现需要维护的地方，如目标在月度为什么没有达到，找出病因后，就得有针对性的培训；流程在运行过程中是否合理，员工是否会按此流程办事,经常反省，梳理流程；办事处文化的维护主要表现在，防止团队中不利于团结的因素出现，一个团队中有时会因一少部分人个人信念，价值观的偏差影响团队工作的积极性。作为办事处领导，发现后要及时将企业文化通过个人魅力渗透于团队，及时纠正，防止事态扩大。

润滑：

一个团队要确保快速的运转，就得时常进行润滑。除了在工作中发现问题后进行“维护”式培训外。还确定了月度总结与培训（这项工作主要由我来完成）、周总结与培训（大多由员工来完成），形成一种惯例，并对培训内容进行设计。注意：培训目标除了要为实现团队销售目标服务外，还要为员工的个人职业目标服务，而这正是很多企业都会忽视的一个问题。总觉得员工的工作稳定性太差，不值得。要坚定一个信念：相信员工。针对这一信念开展员工如何成为团队主管的培训。一年来出现两种情况，一种是经内部推荐，得到了升职；一种确实离开了团队，另谋高就，但他们为团队做出了榜样，促使其他员工继续在这

里学习的愿望。我不后悔为别人做贡献，必要时，如果企业不接受员工或没有安排其他工作岗位的机会，我甚至鼓励我的员工走出去，合适的人应走向合适的岗位。

目标、流程、文化、培训四大法宝制胜办事处管理的关键在于：办事处领导是否坚持从这四大核心去不断反省、改进，并从中找出规律。只有依其规律进行团队管理工作，办事处的运转效率就会确保

二、费用控制

要想控制好营销费用，首先应该制定出详尽的营销费用使用制度。“制度重于一切”，现在的市场环境竞争日益激烈，而且十分复杂，单靠个人的自律和财务人员的个人努力是没法对营销费用进行有效的控制的。企业（含销售分公司）必须制定详细的财务制度，大到销售额、回款、冲帐、促销费用、市场建设费用、广告宣传费、工资奖金、赠品费、活动费、报帐等，小到办公用品的采购、内勤杂务以及其他事项，这些都是必须明确的。

其次，必须将这些制度贯彻到底。企业营销费用控制不力，很重要的一点就是“有令不行”，“管家婆”和直接上司对这些财务制度视而不见，“上行下效”，下面的营销人员对这些制度更是不屑一顾了，控制营销费用变成一句“口号”。我初出茅庐，到一个销售分公司任职时，财务人员和销售经理都很重视“大”的营销费用的控制和使用问题，比如，市场建设费用控制，促销经费控制，工资奖金发放，每月报帐冲帐等等，但是对于一些“小节”则疏忽了（或者是为了缓解员工紧张情绪吧）。那时，我们租住的房子整天都开着空调，亮着灯，水是哗啦啦不断的流，办公室里面的纸张、墨笔以及其他用品四处乱扔，促销礼品被员工分次邮寄回家……实情如此，试问我们的营销费用又怎能控制呢？

最后，要学会唱红脸、白脸。有的财务人员能够制定完善的营销费用控制制度，而且也能贯彻执行下去，但光有这些还是不够的。财务人员还要有灵活而非死板的头脑，同时要学会“演戏”。表面看上去，这对于控制营销费用并没有太多用处，但在具体的营销过程中，财务与销售经理、销售人员一个唱白脸，一个唱红脸，对于控制营销费用将起到令人惊异的效果。比如，在与商家谈判时，销售经理唱红脸，表示理解；而财务唱白脸，坚决反对，不肯付款，商家一般会主动降低门槛的，这对于降低营销费用无疑是有现实意义的。

个人效益成本帐

由于营销费用主要产生于企业的市场营销工作中，而市场营销是营销人员的工作范畴，所以我们讲控制营销费用，实际也是讲如何控制每个营销人员的营销活动费用。从做营销工作的第二年起，我就将控制营销费用与营销人员的个人效益成本挂钩上了。

所谓个人效益成本帐，就是每个营销人员创造出的效益减去必要的成本，就是他们最终应拿到的收益。

其中，创造出的效益是比较容易理解的。每个营销人员每个月的出库数、销量、回款数、冲帐数（冲帐数与回款数在许多时候并不一致）都是可以确定了。效益主要根据当月冲帐数来确定，比如，当月冲帐100万，提成比例1.5%，那么，当月效益应该是1.5万元。但这其中还有其他一些考核制度，比如，总部规定的每月出库、销量、回款等要求，达不到或者超额完成有惩罚或奖励，这些都是可以计算出来的。另外，一些商品在卖给经销商时是加了价的，对于这部分增收部分，营销人员可以得到60―80%。综合算出的就是营销人员自己创造出的最终效益。

营销人员最终拿到的收益很简单，就是最终的工资、奖金以及其他一些福利。

成本是我们重点考察对象，控制营销费用的关键之处也即在此。成本大体上分为四类：一类是必要的工商税收等；第二类是总部和销售分公司提成的部分（养活其他非营销类员工，利润源泉，这占了很大一个比例）；第三类是销售分公司自留资金；第四类是营销人员每个月花费的其他营销费用，包括报帐费

用（含每月交通、通讯、食宿、请客吃饭、租车送货等开支）、市场建设费用（商场进场费、展台修缮费以及其他）、促销活动费用（户外活动费用、临时促销员工资、促销礼品及其他）、广告宣传费用等等，这些费用中除报帐费用是每月一结算外，其他多为营销人员分摊费用，或一次付清，此后按月扣除。前三类成本可以看做是“固定投资”，我们基本上是没法控制的。而第四类成本就是企业经营者和营销工作者必须加以关注的，因为营销费用的控制关键就在此。

确定“个人效益成本帐”制度之后，企业经营者和营销经理在控制营销费用方面将得心应手，而营销人员也知道该如何去尽量节约成本，提高效益。

从报帐费用来讲，在缺少个人效益成本帐前，财务人员根本不知道哪些帐是应该报的，哪些是不应该报的，报多报少也没依据；但现在有了个人效益成本帐，那么，财务人员可以报销营销人员所有的帐，只是最终营销人员拿到的工资奖金就相差迥异了。而且，每个营销人员都应该没有抱怨，因为销售业绩和效益摆在这里。

从市场建设费用来考虑，以前大家对进场费、修缮展台费都是非常积极，而且毫无异议，因为花钱多少与自己无干，而且对自己营销工作有利。但现在不行了，有了个人效益成本帐，这个投入要计算到自己头上，那么，营销人员必定要与商场负责人软硬兼磨，降低进场费（这个商场进场费是大有讲究可言的，并非铁板一块，说一不二的），挑选好的展台位置，与展台制造商讨价还价，最终算下来，营销费用要降低一大截。我所了解的，当初我们一个地级市分公司，一年的展台修缮费就达30万，而这其中至少可以降低10―20%。

广告宣传费用更是如此，包括电视、报刊、电台、邮报、夹报、墙体广告等等，这笔开支甚至比市场建设费更多，小一点的分公司一年也有三四十万。以前没人关注，现在则需要专人负责，一笔一笔的谈，一点一点的降成本，而且做了宣传还要有效果，要不就是提升品牌形象，要不就是为了促销造势。以前可没这么多的想法。

促销活动方面更是如此，以前搞促销活动，每个人都是积极申请要钱要物，但是活动效果从没人关注过，现在不行了。成本与效益紧密挂钩。从前的促销员都是多而无用，现在则是少而精干，不但活跃气氛，还要能卖产品；以前礼品四处乱放，现在则是精心保管，那可是自己的钱呀；以前是为了促销活动而搞促销活动，现在是为了卖产品而搞促销活动。

这样一来，营销费用得到了极好的利用，费用控制都是顺水推舟的事情了。而且，个人效益成本帐还告诉营销人员一个真理：最佳的控制营销费用的方式，其实就是把市场做好，做的越大越好。从我们开始看的“收益=效益―成本”这个公式也可看出，把市场做好，增加效益，收益也同比增加了，相当于是节约了成本。在我从事营销工作中，坚决执行此项政策，均取得了不俗的成绩，而营销人员的工作积极性也大大提高。

调用一切社会资源 “劳心者治人，劳力者治于人”，聪明的人会利用一切现实的和潜在的资源为自己办事；企业亦如此，一个企业是否真正把营销费用降低下来，主要看它在营销渠道上能否最大限度的利用社会资源。

我的经验是：捆绑经销商利益，以市场来养开支，从而达到控制营销费用的目的。

具体而言，就是重视经销商，通过利益关系将经销商与自己（企业或销售分公司）捆绑起来，让经销商和自己同一条心。然后双方共同出资出力，将市场拓展开来，从而获取市场上的胜利，以市场上的收益来填补付出的成本和开支，从而达到以市场养市场的目的，最终营销费用也得到很好的控制。

我在各地分公司任职时，多采用此种营销策略。公司主要是通过提供特价产品、策划方案、条幅横幅、宣传资料、服务人员和给经销商优惠的营销政策，而经销商提供场所、促销礼品、促销人员和其他必要的辅助设施，共同举办一系列促销活动。其中促销礼品在月末，由我方冲帐，经销商没有半点损失，但

我方也不吃亏，因为促销礼品是卖出产品才赠送出去的，而在销售产品创造的效益中包含了礼品的价值。双方是各得其所，共同赢利。

在广告宣传方面，通过经销商也可有效降低、控制营销费用。由于经销商多在当地有一定影响，与当地媒体关系良好，而且这些经销商在当地电视台、报纸上有固定的广告宣传时段，我们利用这点，可以在平时加强与经销商的感情交流和密切联系，通过这些“免费的中介”在当地做广告宣传，价钱会比较实惠；同时尝试让经销商在他们自己做的广告宣传中着重描述我们企业产品和形象，做到不花钱做广告的程度。这等于是变相的降低了企业营销费用，达到控制营销费用的目的。

当然，在市场建设方面，在日常开支方面，在开拓市场方面，企业都有各种方式来调动经销商的积极性，调动其他社会资源，为自己取得市场上更大胜利，最终达到以市场养市场、控制好营销费用的目标。

事实上，要想控制好营销费用，并不是难事，只要“内”“外”功夫做到家即可。“内”即从内部挖掘潜力，尽量降低成本；“外”即充分调动一切社会资源，以市场养市场。这是一套不错的控制营销费用的技巧。

第二篇：办事处流程费用

地注册分公司（非独立核算）新公司法规定办事处设立和分公司设立一至。分公司需要向当地工商局办理登记手续，领取营业执照。分公司注册流程及所需文件。

（一）名称核定：

1、开办公司的全体股东或股份有限公司的全体发起人签署的分公司名称预先核准申请书；

2、公司的法人资格证明：经工商行政管理局加盖公章的公司《企业法人营业执照执照》复印件（用工商局的营业执照专用复印纸复印）；

3、分公司负责人照片两张、非当地户籍的需暂住证、计生证，有些地方还需要务工证；

4、分公司负责人联系电话；公司委托代理人的证明（授权委托书）以及被委托人的工作证或身份证复印件；

6、主要经营范围；

（二）工商登记注册提交的资料：申请报告：公司董事长或分公司负责人签署的分支机构设立登记申请书（加盖公章）；

2、企业名称预先核准通知书；

3、公司签署的授权委托书；

4、公司章程及设立分公司的文件、董事会决议（全体董事签名）或股东会决议；

5、分公司负责人照片（四张）、身份证原件及户籍证明、个人简历（一份）、暂住证、待业证原件；

6、雇工名单（18--24岁男性兵役状况证明、30岁以下学历证明等）；

7、场地使用证明（房屋租赁合同、协议，有的工商局要现场踏勘）；房屋租赁合同、协议期限必须一年以上（附产权证复印件）；

8、分公司负责人的任职文件和身份证明；

9、其他（如健康证、务工证等）；

10、法律、行政法规规定必须报经审批的项目的，国家有关部门的批准文件；

11、登记机关所发的全套登记表格及其他材料。

（三）凭《企业法人营业执照》办理企业法人代码证书。

（四）凭《营业执照》和《企业法人代码证书》开设银行帐户。

（五）税务登记证（国税、地税）、申领发票。

凭开办公司（总公司）的《税务登记证》复印件（国税、地税）、分公司《营业执照》、《企业法人代码证书》、银行开户证明、财务人员相关资质证明等。

（六）统计证、社保账户等。

（七）按照相关规定，异地经营，应该在经营地缴纳营业税（或增值税）、城建税、教育费附加、个人所得税等。具体缴纳的税种、税率要看分公司经营的范围来确定。

（八）费用支出

非独立核算分公司流程环节所收费用和注册独立核算公司相同流程环节所产生的费用的费用等同。

（九）费用明细：

1、工商局工商名称核准，40元

2、租房合同打印费5份15元，房产证复印件5张2.5元

3、租房的印花税30元

4、下载公司章程的上网费2元，公司章程打印费15元

5、银行开立公司验资户开户费20元

6、工商局注册公司手续费300元，信息卡120元

7、技术监督局办理组织机构代码证30元

8、银行开立公司基本帐号开户费20元、密码器280元

9、国税税务登记证60元，地税税务登记证60元

10、兼职会计工资，400元

合计支出费用：1400百元

备注：如果找代理服务机构办理需要500到800元服务费。其他不可预见费用未算。

第三篇：材料、配件费用控制管理考核办法

*****生产队组费用管控及结算

考核办法

为了加强生产队组费用消耗管理，完善企业管理工作，把生产管理和经营管理有机结合起来，达到降低成本，增收节支，提高经济效益，确保我矿2017年各项生产任务指标顺利完成，特制订本办法。

实行多层次管理体系，从矿级领导到费用管控部门，从管控部门到生产队组，生产队组到班组，层层把关，逐级考核。

一、管理考核体系

（一）领导机构

组 长：*** 常务副组长：**** 副 组 长：*** *** 领导组下设考核办公室，考核办公室设在企管科 办公室主任：*** 成 员：**** 考核办公室负责落实考核领导组的各项决策及处理日常考核事宜；负责费用指标的考核和信息的收集反馈，对指标的落实情况进行跟踪监督检查；负责向公司考核领导组提供及时、准确的考核依据和考核结果；以便考核领导组对各部门的工作业绩进行奖罚。

领导组职责：

1、公司经理是企业成本管理的第一责任者，负责贯彻执行国家财经法规和有关方针政策，加强经营决策，组织和建立各职能部门成本管理责任制，并保证其有效运行，对企业生产经营效果和成本费用管理负主要责任。

2、公司生产经理、总工程师、机电经理负责生产过程的全面成本控制，加强生产过程各项投入管理，搞好机电设备维护保养，开展回收复用和修旧利废，强化生产过程现场管理，减少损失浪费，对归口分管的生产队组成本费用进行考核，并对其相应的经济效益负责。

3、公司经营经理、财务总监协助经理组织领导企业的成本管理工作，负责生产队组成本费用的汇总考核结算，并对其相应的经济效益负责。

4、公司安全经理负责煤炭安全生产管理，加强生产安全投入的管理，隐患整改的落实，上级安全管理要求的传达，职工安全知识培训，对生产队组安全管理进行考核，并对其相应的经济效益负责。

5、公司财务总监负责洗煤生产过程的全面成本控制，加强生产过程各项投入管理，严格控制材料消耗，搞好设备维护保养，强化生产过程现场管理，减少损失浪费。对洗煤厂成本费用进行考核，并对其相应的经济效益负责。

（二）部门考核职责

按照分级、归口费用管理的原则，对费用消耗构成的主要内容分项落实到各职能部门，由各职能部门负责人负责完成生产队组费用消耗情况的统计及考核工作。各职能部门要严格执行费用管理制度，执行定额控制，节约使用物资，并组织开展修旧利废、回收复用活动，有效控制各项定额消耗，并对本部门考核项目的经济效益负责。

1、调度室

主要责任：负责生产过程的现场管理及每月生产任务、零星工程计划指标的下达，对完成情况进行统计考核。

考核项目：原煤产量、精煤产量、副产品产量、排矸数量、掘进进尺及其他临时任务。

2、生产基建科

主要责任：负责生产过程的生产技术管理，落实生产作业计划；制定生产定额，合理选用支护材料，抓好回收复用，搞好三材消耗的管理和控制，做好分管考核项目数据的及时传递。

考核项目：坑木、坑代品、建材、火工品

3、机运区

主要责任：管好用好机电生产设备，搞好设备维护保养，降低设备损耗；节约设备维修费用，控制机电生产配件消耗；做好供电优化配置和整体规划，加强供用电管理，降低用电峰谷比，提高电能利用率，合理分割电费，做好分管考核项目数据的及时传递。

考核项目：（1）电耗；（2）电缆、钢丝绳、皮带、配件、大型材料、专用工具、五小电器、通讯监控器材、油脂及乳化液等；（3）修理费。

4、通风区

主要责任：负责矿井一通三防管理工作，搞好材料消耗的管理和控制，做好分管考核项目数据的及时传递。

考核指标：风筒及各类管路

5、洗煤厂

主要责任：负责入洗原料煤、精煤回收率、精煤煤质指标、材料消耗等总体洗选管理工作，做好分管考核项目数据的及时传递。

考核项目：（1）洗煤材料配件；（2）精煤回收率及煤质指标；（3）电耗；（4）其他洗选费用。

6、供应科

主要责任：强化物资采购流程，严格执行价格联审制度，做好物资市场价格调查工作，做好矿区回收物资整体规划，降低不必要的采购资金支出，控制其他材料消耗，做好分管考核项目数据的及时传递。

考核项目：劳保用及相关部门归口考核外的其他材料

7、劳资科

主要责任：负责劳务费用的考核管理，做好现场核实和考核工作；计算生产人员效率，及时按生产变化调整、执行定额标准，为全矿经营活动分析提供标准的数据和资料，做好分管考核项目数据的及时传递。

考核项目：人工费用

8、安监科

主要责任：加强生产安全投入的管理，按管理要求开展井上下质量及安全考核工作，做好分管考核项目数据的及时传递。

考核项目：安全罚款

9、企管科

主要责任：制定完善组队考核结算办法，汇总考核数据并进行考评，按时落实考核结算。跟踪监督各归口考核部门工作情况，对各归口考核部门的工作业绩进行奖罚。

（三）考核程序

企管科是成本费用综合考核部门，每月28日前各考核部门将当月归口考核结果传递回企管科，企管科会同全面预算中心进行汇总考核，次月3日前公司组织考核会进行审议，审议通过后的奖罚结果纳入各生产队组劳务费用中结算。

供应科每月26日前将生产队组物资消耗明细按各归口部门考核项目进行分类统计，并将相关明细表及时传递各归口考核部门，以便各部门及时考核上报企管科。

各归口部门考核数据必须由部门负责人、分管经理、队组负责人、项目部负责人签字确认后上传企管科。

二、队组费用计划及领用的管理

（一）物资采购计划

每月25日前，由物资使用部门根据任务计划，制定下个月物资领用计划，分别报物资分管科室及分管领导审批后，报供应科汇总，企管科审核汇总计划后，经营经理、财务总监、经理审批后，按批准的材料类别、规格、数量安排采购，不得随意变更采购数量。

各部门所提供的物资采购计划要符合实际，对其所提供计划的准确性负责。计划编报准确率要求在90%以上，供应科按照物资偏差率对生产的影响对物资领用部门给予500-2000元罚款。

物资采购计划是采购实施的唯一依据，严格杜绝无计划物资采购，对一些不报计划，无计划领用的部门，供应科一律不予发放。

（二）调整或追加计划

在生产过程中，如遇生产任务调整或其他特殊情况，由调度室或生产科下发调整任务通知单，领用部门应及时按调整任务追加计划，追加计划必须详细写明超耗原因和增支因素，上报分管部门、分管经理、经营经理及财务总监审批后报供应部门采购；追加费用超过5000元以上的经经理审批后方可下发执行。

对于零星工程需增加领用物资时，由分管经理和安排此项任务的部门经理批准后交经理审批方可实施采购。工程验收由调度中心、安监科、劳资科、生产技术科等部门组织验收，每月5日前将上月发生的工程项目进行验收和报批，由调度室负责审核结算，否则费用由使用单位全额承担。

（三）计划归口审批

1、生产基建科归口审批：坑木、坑代品、建材、火工品归口管理。

2、机运区归口审批：电缆、钢丝绳、皮带、配件、大型材料、专用工具、五小电器、通讯监控器材、油脂及乳化液等。

3、通风区归口审批：风筒及各类管路。

4、洗煤厂归口审批：洗煤厂材料配件等。

5、供应科归口审批：劳保用及相关部门归口考核外的其他材料及月度物资采购计划的汇总审批。

（四）、物资领用

1、以公司下达的生产任务为基数，归口管理部门核定当月物资计划，生产队组按月计划领料。

2、供应科要严格按照物资计划及相关管理制度发放材料，严格执行计量标准，不得超计划、超范围发放。

3、如遇特殊紧急材料，本着不影响安全生产的前提下，物资领用部门可先领用后补办手续（2日内）。

4、供应科要严格执行材料入库、验收、计量制度，不得无验收、无计量入库，验收必须由归口管理部门人员参与签收。

5、生产队组在供应科领用各类材料物资时，必须填写领料单，并由队长、材料员签字、盖章，否则供应科不予发放。

6、计企牵头相关部门配合，不定期对各部门库存物资进行清查，掌握库存物资情况。

三、大型材料管理办法

大型材料的跟踪管理，要求机运区在日常工作中，及时掌握井下各种大型材料的使用、丢失、库存情况。

（一）、钢轨、钢管的管理办法

1、机运区建立钢轨、钢管管理台账，使用单位领用时，需提前一个月报使用材料计划，统一协调发放。

2、机掘队组完工后，由企管科组织机运区、技术科、机掘队组、接收单位验收签字，移交回采队组。回采队组根据回采进度，对应回收的钢轨、钢管按要求全部存放在指定地点，由机运区验收，统一调拨。

（二）、钢丝绳管理办法

机运区在日常生产过程中，应加强钢丝绳的维护保养，对因管理不善，造成损坏、丢失、缩短钢丝绳使用周期的，按原值给予考核处罚。

（三）、电力电缆及橡套软线使用管理办法

电缆统一由机运区管理，并由机电矿长审批，机运区应指派专人建立收、支、存台账，每月与供应科核对一次，并报送企管科。

四、考核与奖罚

1、规范费用管理考核程序，实行分口管理，逐级考核。由经营经理对考核结算总牵头，各分管矿领导归口负责，职能部门对费用使用闭门实行分项考核。

2、考核部门要建立独立考核台帐，便于管理考核使用周期、库存量、回收复用、修旧利废等。对部分资金占用量大的材料，实行月度分解，具体考核内容指导如下：

①组队按计划领用材料物资后，含出库未用的材料，材料费用超（节）额一律纳入组队成本费用计划，在当月考核结算中兑现。

②、经查发现有材料丢失（包括在运输过程中），按丢失材料原价值100%处罚单位（责任人由队组（科）职能分管部门处罚）。

③、经查发现职能分管部门无材料分类明细审批台帐或记录不全的，处罚500—1000元。④、经查发现应回收复用而未回收复用的，按应回收材料（经矿领导及生产技术科确认）原价值的5%—50%处罚职能分管部门（造成经济损失超过10000元以上，按有关规定执行）。

⑤、对超领未用材料物资未能按期退库导致过期，无法使用的物资，按材料物资100%处罚。

3、生产任务考核

①、队组要精心组织，合理安排人力，努力完成生产任务，按月底地测科验收产量为准执行；若完不成生产任务，超过规定影响时间的（每月允许影响时间为30小时），每超1小时处罚队组1000元。

②、当月完成产量任务，综采队按标准结算，完不成的，按产量进尺评审会最终定下完成的比例考核；产量达到计划任务的90%及以上时，不奖不罚；降10%-20%以内时，结算时按未完成的产量吨煤减1元；产量降20%-30%时，按未完成的产量吨煤减1.5元；降30%-40%时，按未完成的产量吨煤减2元；产量降40%以上时，按未完成的产量吨煤减2.5元；超产时，按超产产量吨煤增加0.5元。同时队组内部影响，考核时不予考虑产量核减，外部系统影响的，按时间核减产量。

4、对归口管理部门的考核：

①、无材料领用审批手续下拨材料费用，按下拨材料费用的 50%—100%处罚责任人。

②、由于汇总材料费用误差，导致决策错误的，处罚管理科室100—2000元，处罚直接责任人200—500元。③、对提供考核指标数据不及时，影响工作的，处罚管理科室负责人500—1000元。

④、由供应科牵头，组织有关部门进行现场检查材料库存使用情况，无检查记录，处罚管理科室500—1000元。

⑤、对弄虚作假、数字不实的单位负责人处罚500—1000元，直接责任人2000—3000元，情节严重的按有关规定执行。

五、考核办法

实行月度考核，按月结算，奖惩兑现的办法。

六、考核对象

公司各生产队组（综采队、综掘队、洗煤厂）

七、结算办法

结算金额=生产任务指标×人工费用单价+/-考核奖罚

八、其他事项

1、本办法自下发之日起执行。

2、本办法由企管科负责解释。

第四篇：办事处人员费用管理的规定(参考文件)

办事处人员费用管理的规定（征求意见稿）

一、适用范围：公司各办事处、深圳总部外的各独立运行单元。目前包括：

1.北京办事处，负责人:许方 2.重庆办事处，负责人：谢云

二、费用范围：

1.行政费用：包括但不限于房租、电话、办公用品 2.销售费用：包括但不限于差旅、招待、交流 3.实施费用：包括但不限于工程、零星采购

三、(一)费用申请和报销流程

发起申请

各发起单位应根据其工作职责，以完成工作目标为目的，经过认真有效的思考和论证，经办事处负责人签字确认后方可发起费用申请，在发起申请时应注意以下几点：

1)目的性：费用的发起应有一个明确的目的，该目的应是符合公司目标、利益的实现，履行部门职责的要求和部门工作目标的实现；

2)计划性：费用应有一个执行计划，或是服务于一个执行计划。制定一个周密且可执行的计划是一个部门、一个团队乃至个人管理能力成熟的标志。计划的终点应该是一个结果或目标的实现；

3)必要性：费用的发起应充分考虑其必要性，这里的必要性主要是指该目标的实现没有其他更好的、更节约的方法可替代；

4)合规性：申请应符合公司各项规章制度和费用标准。如有不符，且确有必要，申请人应特别说明，并事先请示。

行政费用类的申请递交总部行政部审核后交总裁办审批，销售费用和实施费用类的申请暂行直接递交总裁办。审批部门将对该申请的各个方面进行了解和讨论，申请人应给予充分的理解和配合，费用申请在总裁办的审批结果为“同意”、“修改”或“否决”。(二)执行和投放

申请人对费用使用过程负有全程责任。在使用过程中如涉及其他部门，申请人有监督、参与、审查的责任。如有不同意见可沟通、讨论、质疑，如仍不能达成一致则上报总裁办决策，如未提出异议则视为无异议。投放过程如有超支需及时补充临时申请，投放结余必须于报销时交回。(三)审核报销

费用的审核报销是一个检查、决算、总结、评估的过程，是对申请人计划、目标是否达成的总结，是检查评估过程的一部分。申请部门负责人签署时应尽到检查评估总结的责任。

报销时所有单据均需交到财务部及总裁办，由财务部、主管副总裁审核，最后由总裁批准后完成报销。其结果是“报销”、“补充说明”、“部分报销”、“不予报销”。(四)评估

一个部门的费用使用绩效将会得到完整记录和评估，评估的标准包括但不限于：费用使用与目标实现的关系；费用使用与公司同类目标实现效率的对比；费用使用与同类其它公司效率的对比；费用使用与过往效率的对比。评估的结果是部门负责人工作绩效的重要考评指标。公司将会逐步在一定范围内部分或全部公开考评结果，并作为部门或个人奖惩、升迁等的重要依据。

四、费用预算的申请时间

每月25日前各办事处经理将费用预算和费用借款单报对口部门审批，审批后转总部财务部，财务部根据费用内容按照费用具体需求时间安排分期付款。对于用于临时事件的费用，需提前三日提交申请。工程费用应符合公司工程实施相关规范，行政费用应通过总部行政部门的审核（这些审核将由公司安排，如有必要公司工程管理部门、行政部或主管副总裁可直接联系审核）。

五、费用报销时间

每月15日前各办事处负责人需将上月的费用报销单寄回深圳总部财务部，由财务部办理各办事处借款核销帐务处理，如截至15日财务部仍未能收到费用报销单据，将对相关办事处负责人处以罚款500元，从工资从扣除。

六、(一)办事处人员交通及通讯费用补贴标准

交通费用

办事处人员因公外出及出差期间的短途交通费用经办事处经理、部门负责人批准方可报销，如使用办事处车辆出差可报销油费和路桥费用。(二)通讯费用

办事处经理通讯费用按当月话费单的80%实报实销； 其他办事处销售、技术人员补贴标准：300元/月 行政经理补贴标准：150元/月 司机补贴标准：120元/月

其他办事处人员补贴标准：100元/月

七、(一)办事处人员出差住宿及交通工具选择指导标准

住宿费用

办事处经理住宿标准一类地区220元/天，二类地区200元/天

办事处其他销售、技术人员住宿标准一类地区200元/天，二类地区170元/天

一类地区为：北京、天津、上海、广州、深圳、杭州 二类地区：一类地区以外的其他地区。

(二)出差交通工具选择

出差地点乘坐火车或汽车可以到达的，一般只可乘坐火车硬卧或汽车；如乘坐火车硬卧或汽车车程在12小时以上，办事处经理、部门负责人可乘坐飞机。其他人员出差如无特殊情况，均应选择乘坐火车硬卧或汽车，如果确因工作需要，需经办事处经理或部门负责人或主管副总批准，可乘坐飞机。学习是成就事业的基石

(三)八、深圳市小xx有限公司

2008年5月5日 本规定自2008年5月8日起实施。出差津贴：50元/天

第五篇：职能部门办公费用控制管理暂行办法

深圳市XXXXX实业有限公司文件

深XXXX总字【201X】第XXX号 签发人：XXX

职能部门办公费用控制管理暂行办法

职能部门办公费用管理归口总裁办公室。办公费用管理坚持多办事、办好事、少花钱，厉行节约、精打细算的原则。

一、办公费用范围

1、人员工资、福利、住宿房租、电扇（空调）、床、桌、椅、柜、扫把、拖把、撮箕等支付配置费。

2、办公室房租、水、电、空调、电扇、照明设施等支付配置费。

3、办公室桌、椅、文件资料柜、电脑、电话机、打印机、传真机、复印机、扫描仪、过塑机、照相机、投影仪等配置费。4、1-3相关设施设备维修保养费。

5、电话费、传真费、网络费及电脑相关软件等支付配置费。

6、日常办公用品费包括个人办公用品或低质易耗品（如笔、笔芯、订书针、回形针、信封、信纸、胶水、橡皮擦、N次贴、软面抄、笔记本、订书机、计算器等）和公用办公用品（如、档案袋、打印、复印、传真纸张及其耗材、凭证打印纸、多层打印纸、各种印刷表格等）。

7、相关会务、招待费。

8、相关学习培训、资料购买费。

9、相关宣传费、业务书籍费。

10、交通工具开支费用。

11、员工误餐费、市内交通费。

12、安保、卫生、环境美化费。

13、其它相关费用支出。

二、办公费用预算

1、职能部门办公费用由总裁办公室会同各职能部门于年初拟定预算，由资财部汇总、审核，报经总裁、董事长审批通过后执行。

2、职能部门办公费用预算应留有余地，并根据实施情况做出适当调整。

3、原则上，各项费用开支不得超出年初预算的额度。

三、办公费用审批权限及程序

（一）、属于职能部门年初费用预算内的审批程序如下：

1、费用当事人申请。

2、部门总监（经理）审查确认。

3、总裁办公室审核。

4、资财部审核。

5、总裁审批。

（二）、属于职能部门年初费用预算外的，一律报请总裁、董事长审批。

四、办公费用控制

（一）、人员控制是办公费用控制的主要途径。各职能部门应严格控制人员编制，除非必要，一般不应因人设岗。

（二）、增加人员时，应首先考虑现有人员相关住房、办公设施设备的合理使用，减少浪费和闲置。

（三）、添置的办公用品属固定资产核算范围内的，由总裁办公室及时登记固定资产明细账，并注明保管人员姓名，各职能部门要确定专人管理，以免丢失和损坏，否则，视其情况，照价赔偿。职能部门人员调离本单位时，需先办理财产移交手续，再予办理调动手续。

(四)、除属于固定资产范围内的办公设施设备年初预算临时购买外，其余办公用品由总裁办公室按季度编制采购计划，交公司采购部统一采购入库，资财部仓管员验收入库保管。各职能部门需要时前往总裁办公室填单签字登记后，到仓库领取，仓管员凭单发货。总裁办公室会同采购部门每月对仓库的进货单和发货单进行对账。同时，对各职能部门按人头消耗进行评价，以便为进一步制定人员消耗定额提供依据。

（五）、凡属于公用办公用品，如打印、复印、传真纸张及其耗材、维修维护管理等费用。其成本分摊按其领用的A4纸张进行分摊（A3纸按A4纸2倍计算）。

（六）维修费用控制。

1、各职能部门的设施设备出现质量问题时，报总裁办公室处理。

2、对于在保修期内的设施设备，由总裁办公室直接联系厂家进行维修，超过保修期的设施设备，总裁办公室接到报修后，与维修厂家进行联系，商定修理费用。维修费用确定后，报经总裁、董事长审批后实施。其费用由报修部门承担（不包括以上第四

（五）项）。

（七）、费用控制检查。总裁办公室依据各职能部门年初费用预算方案，每月会同资财部对各职能部门费用支出进行检查，对超出预算的且无特殊情况经总裁、董事长特批的，则在此后的月份里严加控制，直至恢复到正常预算范围内。

五、费用报销。除由总裁办公室按季度编制采购计划，交公司采购部统一采购的外，其他相关的办公用品（相关设施设备维修保养），一律按先申请后实施的程序办理。未经申请，擅自实施的，资财部不予报销。

XXXXXXXXXXXXXXXX有限公司

二零一一年七月二十八日

主题词： 职能部门

办公费用

控制管理

暂行办法 报：董事长、总裁 送：

发：各职能部门

存档1份 拟稿： XXX

校对： XXX

共印15份