办公物资管理制度

第一篇：办公物资管理制度

办公物资管理制度

一、总则

（一）为加强办公物资管理，规范办公物资领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。

（二）规定中的办公物资为办公耗材和一般办公物资。

1、一般办公物资包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、钉书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、计算器、电池、电话机等。

2、员工应对办公物资应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新。

3、各部门须制定办公物资申请人并建立本部门领用台账。

4、办公物资应为办公所用，不得据为己有，挪作私用。

5、不可用办公设备为个人使用。不许将办公物资随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。

二、办公物资计划

（一）各部门根据本部门办公物资消耗和使用情况，每季度首月7日前编制并提报下季度一般办公用品领用申请、每月7日前编制并提报下一月办公耗材及打印用纸领用申请，经本部门负责人审批签字后报办公室办公物资管理人员处（电子版以邮件形式发送）。经办公室相关人员审核统计并由办公室领导审批通过后进行采购。

（二）如各部门逾期未申报或需临时追加补充采购办公物资的，可通过广州分公司请购申请流程进行申请采购（请购申请中说明申购原因）。原则上各部门不予补报办公物资申请。

四、办公物资的发放及领用

（二）各部门办公物资管理人员应严格遵照公司财务对在职员工办公用品及耗材配比规定，结合本部门实际使用情况按规定标准进行申请以及本部门办公物资预算提交。

（二）各部门指定人员在物资到货后认真核对本部门申请办公物资，当场与供应商送货人员确认核对并签写姓名工号。如配送物资与申请物资有误须及时向办公室办公物资管理人员反馈，并拒签错误配送物质。

（四）电话、计算器、订书机、文件栏、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、裁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘等耐用办公物资，目前分公司各部门以给予配备如需申请应说明原因或凭损毁原物以旧换新。如人为损坏或遗失由个人负责赔偿。

五、管理员职责

1、各部门管理员须建立办公物资台账，定期核查所领物品使用情况，做好办公物资的发放和库存管理。

2、各部门管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。

3、各部门管理员须防止办公物资受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公物资的功用和性能。

4、各部门管理员须根据办公物资的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资源占用和保证正常使用。

六、办公物资的交接与收回

员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公物资及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。

移交人需逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）的责任，另行处理。

第二篇：办公后勤、物资、采购管理制度

办公后勤物资采购管理制度

1、目的：为加强对采购工作的管理，做到合理规划达到有效配置，特制订本制度。

2、适用范围：公司所有办公后勤物资采购均依本制度办理。

3、职责：人事行政部负责办公后勤物资的统一采购，各部门负责所需物资用品的申请。

4、定义：无

5、实施内容：

5.1人事行政部统一采购业务范围：

A、各类文具用品、表单印刷；

B、办公用品设施耗材、劳保清洁用品；

C、有关仪器设备工具；

D、厂房设施修缮工程用料；

5.2采购作业程序：

5.2.1各部门因办公及生产需要有关用品时，应填写“物品请购单”，经核准后送人事行政部办理。申请程序： 部门填写申请单人事行政部审核总经理核准行政课实施采购

5.2.2采购办法：

A、文具用品、劳保清洁用品确定2—3家定点供应商，签订一年期合同，需要时通知供应商送货。

B、电脑、打印机、复印机维修及耗材确定2家供应商签订合同，定点维护，定点配置用材。电脑及配件采购时由公司网络管理员协助验货。

C、印刷品定点一家印刷。

D、其他工具、设备、配件属零星采购，必须货比三家，经议价后采购。E、办公家具、水暖电工用材选定供应商定点采购。

5.2.3办公用品、文具等保管发放与采购经办人分开，负责保管发放的不采购，采购经办人不应兼保管发放。建立入库及发放登记台帐。

5.2.4采购注意事项：

A、确保品质的前提下，尽量降低采购成本；

B、尽可能向制造商直购；

C、要考虑市场变化及库存成本等因素；

D、须注意售方的售后服务和信誉；

E、订购时要说明不良率拒收标准及检验的基准；

F、订购单或合同中要注明误期或因品质不良退货而产生误期的责任及惩罚办法。

5.3凡在非定点供应商处采购以及零星采购物品，其采购价必须得到总经理确认后方可购买。

5.4 凡违反采购程序的视情扣罚20—50元；以不正当手段谋个人好处，损害公司利益的，一经发现扣罚500元，并予以开除，情节严重的送司法机关处理。

6、本制度经总经理批准后实施，修改时亦同，由人事行政部具体执行。

第三篇：办公物资管理办法

办公物资管理办法

1.目的为使公司办公物资管理合理化，满足工作需要，合理节约开支，特制订本办法。

2.适用范围

适用于公司所有部门非生产经营用的公司办公物资管理。

3.办公物资分类

3.1低值易耗品类物品：单价在50元以下：笔、订书钉、胶水、本子等。

3.2固定资产类物品：单价在1000元以上（购置时需以旧换新），且使用年限超过一年的作为固定资产管理。如：电脑、空调、照相机等。

4.职责

4.1各部门文员为本部门办公物资兼职管理员，本部门员工为各自名下所属办公物资直接责任人，各部门负责人为本部办公物资的间接责任人；

4.2采购部负责资产的购置、入库登记、发放等工作；

4.3财务部负责列管资产帐目管理、计提折旧、盘点、报销等工作；

4.4办公室负责列管资产的台帐登记、配合盘点、调转等工作。

5.内容

5.1办公物资申请

5.1.1办公室根据各部门申请情况进行台帐建立；

5.1.2办公物资由各部门每季申请《办公物资采购申请单》（见附件1）报办公室，办公室评估汇总后报分管领导批示后交采购部购买；

5.1.3其他根据工作需要购买的物资由部门自行提出，经采购部文员核对公司物资台帐，在没有库存情况下，需求部门提交分管领导批示的采购单至采购部方可购买。

5.2办公物资采购、入库、发放

5.2.1采购部根据采购流程购置、入库并发放。

5.3办公物资盘点

5.3.1财务部每季组织专人进行固定资产盘点工作，保证账实相符。对在盘点中发现的盘盈盘亏情况，必须查明原因，经财务部确认，报公司总经理批准后方可处理。

5.4、辞职清退情况处理

5.4.1对于调出或离职人员在办理交接或离职手续时，需归还所领用的办公用品（一次性消耗品除外）由办公室专人进行清算核对。如有有缺失的应按相关要求赔偿否则不予办理有关手续。

5.4.2如部门人员离职（正常或非正常），各部门没有在三日这内通知办公室，出现物资损坏或遗失由部门负责人赔偿。

5.4.3办公室文员核对离职人员办公物资后，并带领辞职员工将其名下所有物资交回采购部，由采购部进行入库办理，且需在员工辞职表上进行确认。

5.4.4每月办公室文员必须与各部兼职办公物资管理员（文员）进行公司物资核对。

5.5办公物资的维修

5.5.1如工作内发生办公物资损坏，必须通知办公室，由办公室统一进行维修处理。

5.5.2如发现各部门办公物资属于个人恶意破坏，应承担全额维修费用或按照物资价值进行赔偿，并根据情节进行通报批评。

5.6办公物资的报废

5.6.1各部办公物资符合下列条件一条或以上，方可申请报废，鉴定原则如下：

A对达到报废使用年限自然损坏无法使用的；

B虽没有达到报废使用年限，但因某种客观原因损坏而不能使用的；

C虽没有达到报废使用年限，但维修成本费用大于或等于采购费用的。

5.6.2报废流程

A责任部门填写《物资报废申请单》（见附件2），经本部负责人批准，提交办公室核实。

B办公室会同相关专业人员进行核实，报分管审批，提交财务进行报废处理。

5.7办公物资的保管及赔偿

5.7.1原则为“谁使用，谁负责，谁赔偿”;

5.7.2本部门自查或办公室定期检查，发现物资损坏，填写协调书至办公室，由办公室每月统一从员工当月工资中扣除。

5.7.3赔偿责任分3等，含完全责任、一般责任、轻微责任，个别对应80%、50%、20%的损失赔偿比例。

5.7.4折旧计算方法：年折旧额=（原值-净残值）/使用年限

5.8办公物资的转移

5.8.1各部门内物资使用人变动必须填写《资产转移单》并立即通知办公室变更固定资产台帐；

5.8.2员工离职后交回的资产重新领出使用必须办理《资产转移单》；

5.8.3所有资产转移必须通知财务部，财务部及时修改公司固定资产卡片。

6.相关记录

6.1《办公物资采购申请单》

6.2《办公物资报废申请单》

7.其他

7.1本制度解释权归办公室；

7.2本制度自下发之日起执行。

第四篇：办公后勤物资采购管理制度

办公后勤物资采购管理制度

1、目的：为加强对采购工作的管理，做到合理规划达到有效配置，特制订本制 度。2、适用范围：公司所有办公后勤物资采购均依本制度办理。

3、职责：人事行政部负责办公后勤物资的统一采购，各部门负责所需物资用品 的申请。

4、定义：无

5、实施内容： 5.1

人事行政部统一采购业务范围：

A、各类文具用品、表单印刷；

B、办公用品设施耗材、劳保清洁用品；

C、有关仪器设备工具；

D、厂房设施修缮工程用料；

5.2

采购作业程序：

5.2.1

各部门因办公及生产需要有关用品时，应填写“物品请购单”，经核准后

送人事行政部办理。申请程序：

部门填写申请单

人事行政部审核

总经理核准

行政课

实施采购

5.2.2

采购办法：

A、文具用品、劳保清洁用品确定 —

家定点供应商，签订一年期合同，需

要时通知供应商送货。

B、电脑、打印机、复印机维修及耗材确定

家供应商签订合同，定点维护，定点配置用材。电脑及配件采购时由公司网络管理员协助验货。

C、印刷品定点一家印刷。

D、其他工具、设备、配件属零星采购，必须货比三家，经议价后采购。

E、办公家具、水暖电工用材选定供应商定点采购。

5.2.3

办公用品、文具等保管发放与采购经办人分开，负责保管发放的不采购，采购经办人不应兼保管发放。建立入库及发放登记台帐。

5.2.4

采购注意事项：

A、确保品质的前提下，尽量降低采购成本；

B、尽可能向制造商直购；

C、要考虑市场变化及库存成本等因素；

D、须注意售方的售后服务和信誉；

E、订购时要说明不良率拒收标准及检验的基准；

F、订购单或合同中要注明误期或因品质不良退货而产生误期的责任及惩罚

办法。

5.3

凡在非定点供应商处采购以及零星采购物品，其采购价必须得到总经理确认

后方可购买。

5.4

凡违反采购程序的视情扣罚 —

元；以不正当手段谋个人好处，损害公

司利益的，一经发现扣罚

500

元，并予以开除，情节严重的送司法机关处理。

6、本制度经总经理批准后实施，修改时亦同，由人事行政部具体执行。

第五篇：员工办公物资配置标准及办公经费管理制度

办公物资配置标准管理规定

1.总则 1.1目的

规范办公物资的管理，明确各岗位员工办公物资配置标准，降低成本、促进资源的合理使用。1.2 适用范围

本标准适用于公司各部门。1.3 分类及定义 1.3.1 分类

办公物资包含员工日常办公所使用的办公设备、办公用品及办公家具三类。1.3.2 定义

办公设备：指用于办公室处理文件的设备，泛指使用年限至少一年以上且通电的设备。指电脑、打印机、复印机、投影仪、碎纸机、扫描仪等办公自动化设备。

办公用品：指办公室内常用的一些现代文具，如：签字笔、水笔、钢笔、铅笔以及笔筒等配套用品。办公用品按类别可分为管制品和消耗品，分类明细详见附件。管制品非员工办公必需品，为部门领用物资，如u盘、计算器、订书机、剪刀等；消耗品为个人领用物资，如签字笔、圆珠笔、笔芯等。

办公家具：包括指在办公区域使用的工作家具。指办公桌椅、会议桌椅、沙发、文件柜等满足办公的家具。1.4 原则 / 10

1.4.1 归口管理、分级控制 1.4.2 统一采购、定期比价 1.4.3 事前审批、台账管理 1.4.4 费用分摊、勤俭节约

2.管理职责

2.1总公司行政部为办公物资的归口管理部门：

2.1.1 负责管理规范的拟定、发布、统一宣贯、解释与修订； 2.1.2 组织办公物资供应商的统一选择与管理，定期比价；

2.1.3 负责公司常规办公物资的统一采购、分发、调拨及台账的管理，负责参与办公物资供应商的考察、选择和管理，办公物资的核价工作；

2.1.4 负责审核各公司每月采购计划合理性； 2.1.5 定期或不定期组织办公物资及台账的管理检查。2.2 分公司行政部为各公司办公物资归口管理部门： 2.2.1 负责管理规范在本公司的内部宣贯、解释；

2.2.2 负责本公司办公物资采购计划的申报、发放、费用控制及设备的维修与保养，并建立管理台账； 2.3 行政部与物资部对接：

2.3.1对接办公设备的询价、比价； / 10

2.3.2对接办公设备的台账管理、日常维修； 2.3.3 参与每季度办公资产的盘点工作；

3.预算管理与计划的申报 3.1 预算管理

办公物资采购的预算费用应列入各公司预算，并符合预算计划，超出预算部分不予申报，经各公司负责人审批确认后初步纳入工作计划。3.2 计划申报

3.2.1 办公设备的计划申报

当各公司有办公设备的采购需求时，需填写《申购单》，经行政负责人确认后统一将需求总公司行政部，由总公司行政部对照资产管理查验是否有库存可调拨，再决定是否进行采购。3.2.2 办公用品的计划申报

各公司行政部于每月末统计各部门次月办公用品需求，并进行估算，填写部门次月《采购单》随附《办公用品月度盘点表》，经分公司负责人批准后作为次月采购计划，于每月底28日前上报至总公司行政部。

各公司当月临时需要增加采购计划外的办公文具时，需向总公司行政部提出申请，严禁私自与供应商联系采购，一经发现不予报销。

3.2.3办公家具的计划申报

各公司有需求时，提前上报需求计划至总公司行政部审批后进行采购。/ 10

4.采购

4.1 供应商的选择

原则上由总公司行政部在合作供应商处采购，如有特殊需求而现有供应商无法提供的，可另行选择供应商并经行三方比价后采购。此外，行政部门应定期询价，原则上1季度内不少于1次。4.2 采购的流程

4.2.1 办公设备/办公家具的采购流程

有采购需求时，由行政人员填写《请购单》— 经行政负责人审核确认—总公司行政人员进行查验、调拨--总公司行政部审核确认--总公司行政进行采购--供应商送货--物品入库--月底时总公司统一发起“采购报批单”。

4.2.2 办公用品的采购流程

各公司于每月28日前提报次月《采购单》--总公司行政部进行汇总、审核--供应商报价、备货/网上采购--总公司行政部统一发起“采购报批单”--供应商送货/配送--各公司验货入库。

5.办公物资的入库管理 5.1 办公用品的入库

办公用品采购至公司后，各行政人员应依据《采购单》上所列的名称、规格、数量、单价、金额进行核对、清点，经验收合格后，方可入库。行政专员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库： / 10

（1）入库物品与《采购单》上的采购物品不相符的；

（2）不符合物品入库要求的采购物品，如出现破损、原装短少、接近或超过有效期等。5.2 办公设备的入库

各行政专员填写固定资产验收单 —总公司行政部进行固定资产编号--使用人验收签字确认。

新购办公设备的相关保修卡等由行政专员进行统一保管，包括电脑、打印机、移动硬盘等，并及时录入资产管理系统。

5.3办公家具的入库

各行政专员填写固定资产验收单 — 使用人验收签字确认--总公司行政部确认。

6.办公物资的领用管理

此处办公物资的领用主要指办公用品的领用，办公自动化设备申请后无需再行领用手续。6.1.1 领用时间

各部门由负责人负责办公用品的领用，于每周三至行政部领用部门本周所需物资，其余时间不予办理文具的领用手续。

6.1.2 消耗品的领用

在规定时间至各公司行政部领用消耗品，并填写《办公用品领用登记表》，再次领用时需以旧换新。6.1.3 管制品的领用

管制品为部门共同使用品，统一由部门内勤申领和保管，员工有使用需要时可至各部门内勤处进行领用，并及/ 10

时归还。

7.办公物资台账管理及盘点

7.1 办公设备/办公家具的台账管理及盘点

新采购的办公设备/办公家具，各行政人员需进行物资信息台账登记。每月初5号前将更新的物资台账发至总公司行政部备案。每季度总公司行政部开展物资台账管理的检查、抽查事宜。7.2 办公用品的台账管理及盘点

各公司行政人员负责每月办公用品的领用台账梳理。每月最后一日前，盘点办公用品当月使用量、库存形成盘点表，与物资部进行物资总量核对。

7.办公物资的外借、归还及遗失 7.1 办公物资的外借

因工作等原因需长期借用公用的办公自动化设备（如笔记本电脑、投影仪、数码相机、录音笔等）需填写《物品借用登记表》，以记录物品的借用及使用归还情况，并需要按《物品借用登记表》中在规定时间及时完好归还。7.2 办公物资的归还 7.2.1员工离职

员工离职时，退还公司原所属部门的的管制品（如电脑、打印机、U盘、电话机等），行政人员需按领用记录/ 10

核对并办理移交手续，未完成移交的不予办理离职手续，若出现遗失需进行赔偿。7.2.2 员工异动

员工异动时，原则上不能带走原所属部门的办公物资，如电脑、办公家具等，如办公物品需随人员调拨，应由行政部进行物资流转备注。7.3 办公物资的遗失

借出的物品或部门领用的管制品如出现遗失、损坏等情况，在事发时需要及时向行政部报告情况，损坏的应及时归还行政部进行维修处理，遗失的且不能提供遗失时间及详细情况则当由借用人按借用物品的折旧价值赔偿，折旧价值以财务部数据为准。

8.办公物资的维修与更新

员工在工作中要爱护办公设备，能维修使用的用品原则上不进行新购与更换，当发生故障时物品使用人或部门应及时向行政部报告设备出现的问题，进行办公设备的维护与保养，并将每次维修问题进行记录。/ 10

9.办公物资的报废管理

当办公物资的性能发生改变，不能正常使用且无法修复或维修成本高于其使用价值时，可申请报废。由使用人发起申请，填写《资产报废申请单》，经部门负责人签字后，在确认无法修复或维修成本过高后，报总公司行政部审批，同意后方可实施报废。

无回收利用价值或回收利用价值低于变卖收入的物资，应考虑变卖处理；无使用价值且无法进行变卖的物资，应适时清理，变卖后所得物资需交由财务管理部入帐。

10.办公物资的库房管理

办公物资的库房应按不同类别、性能、特点和用途分类分区、分库码放，做到物品摆放干净整齐。/ 10

公司办公经费管理制度

1.总则

1.1 为加强公司内部管理，控制公司运营成本，经过多年运行，在公司原办公经费管理的基础上，结合公司实际情况，全面推行预算管理，特制定本制度。

1.2 本制度所指办公经费为：各部门开展日常办公所需的费用，包括办公用品费用、交通费、电话费、复印费、传真长话费等。

1.3 本制度适用于公司对各业务部门日常办公所产生的费用的量化考核。

1.4 若因公司管理体制与本制度相关联的制度有改变时，本制度另行修订。

2.办公用品、办公经费的界定及使用标准

2.1 办公经费范围界定

办公经费包括：办公用品费、交通费、电话费、复印费、传真长话费、打印耗材费。

本制度所指的办公用品是指各部门为开展日常工作所需的，且达不到列入固定资产条件的所有物品。包括书写工具、文件储存、桌上用品、水票、打印耗材等。

交通费是指不配备车辆的部门因开展业务需要，自行乘坐出租车、公交车发生的实际费用。

电话费是指使用公司提供的办公电话所产生的费用。

复印费是指需要到公司办公室复印资料所发生的费用。/ 10

2.2 办公经费测算原则及标准

2.2.1 因工作需要，自行乘坐出租车、公交车发生的费用，据实报销，并计入部门交通费考核。

2.2.2 电话费核定。电话费实行总额控制，公司核定各部门电话费以后，发生费用，以电信部门提供的实际费用为准。

原则上每个部门自行进行话费的及时充值。由安全部统一负责的电话账号由相关负责人进行通讯费用的及时充值。办公经费预算管理

3.1 办公经费的核定

公司根据各部门的工作性质、耗材预估情况、公司财务计划等方面综合考虑后，由行政部和财务部拟定本办公经费使用计划，经公司审批后执行。

3.2 涉及办公经费管理过程的部门职责。

行政部：负责办公用品、办公耗材的统一采购、入库、发放、管理，采购必须向经公司评定的合格供货方实施采购；负责统计核算各部门领用办公用品的费用、复印费、交通费；电话号码的开通及停机使用事宜。

财务部：负责对办公经费管理与预算制度的对接；对办公用品采购、台帐、各部门费用入账等环节的监控；月末、半年、年终对办公经费使用的核对。

3.3 办公费按月按部门核定。公司各部门可在核定的办公经费范围内，根据部门实际工作所需对办公用品进行领用。若因乘公共交通工具、采买特殊办公用品发生费用的，凭发票填报销单，按费用报销程序进行报销。所发生费用最终纳入部门办公经费进行考核。/ 10