行政前台的工作职责

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第一篇:行政前台的工作职责

行政前台的工作职责

一、日常接待

1.接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。

2.接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请相关工作人员来协助接待。

3.接听转接电话:一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关部门处。

4.接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。5.面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知办公室主任或相关部门领导进行面试。6.接待频繁往来的相关人员:

a)快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司内部。

b)物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;

c)送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶,拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账,填写请款单提交办公室主任,向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。

二、办公用品管理

1.盘库:每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点,制作“办公用品库存统计表”提交相关人员审查。若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充;

2.购买:每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单,统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后,联系办公用品供应商送货;

3.领用:员工领用所需办公用品时,让其填写“办公用品领用表”并签字,然后给予发放; 4.结算:每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票,确认无误后,填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前往领款。

三、日常事务

1.保证行政电子设备的正常使用,包括:扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题;

2.每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡,并开具发票。将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认;

3.每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应在2-3个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中;

4.名片的申请与制作:当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单”,并提供名片相关信息。确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人;

5.每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中;

6.公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用; 7.公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜; 8.收发传真,协助各部门员工收发业务传真; 9.协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。

10.新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。11.积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。

四、会务接待工作 1.接待前准备工作

a)来客人数确认:会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室及订餐做准备; b)会议室桌椅布置:在开会前将会议室的桌面收拾整洁,会议椅归位;

c)茶水及点心:会议前准备好茶、热水及杯子,等来客就位后逐个送茶;接待贵客时,应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用; d)相机:准备公司相机,为来客拍照留念所用。

e)订餐:向会议负责人确认是否需要订餐,如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预订包房;

f)预订酒店:如需为来客预订酒店,确认主客姓名后,电话联系大酒店预订房间,预订成功后向办公室主任汇报确认。2.会议中服务工作

a)为开会人员添加茶水;

b)按照领导要求提供会议支持; c)安排专人负责会议中的摄像工作; 3.会议后完善工作

a)组织来客及公司领导合影留念,并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。b)如遇重要客户来访,应及时将会议相片资料上传至公司网站内。

c)会议后的清理工作:将剩余茶水及茶杯清理干净,未食用的点心整理归入茶点处,以备公司员工食用;

d)会议后器材的归库:会议后器材应及时归库,将相机及其他器材放回原处;

第二篇:行政前台工作职责

行政前台工作职责

1、接听前台电话,处理投诉和电话回访、有礼貌地接待来访人员并及时通知被访人员;

2、负责总经理办公室的清洁卫生,每天早上上班前打扫。

3、负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送;

4、前台不能空岗,有事或请假必须找他人代岗,做好交接工作;

5、负责办公区域的环境维护、保证设备安全及正常运转,检查每日的卫生打扫情况及工牌佩戴情况。午休后卫生的检查,包括总经理办公室、会议室及阳台;

6、日常文书、资料整理归档,保证前台资料和电脑文档的整洁有序;

7、协助公司员工的复印、打印及传真等工作;

8、及时整理二次用纸,提倡节俭;

9、放假通知的拟定与张贴;

10、员工考勤工作和外出登记,每天检查到岗情况,早上中午午会时协助会议主持人进行点名,每天不定时检查员工有无中途离岗等,违反考勤制度的、没有正规手续的,一律严格按制度执行;

11、员工名片的订做,及时缴电费网费,通知送饮用水,员工工作牌的制作;

12、每周六及法定假日前大扫除分组安排及通知;每周六开部门会议,进行工作汇报及会议记录,撰写会议纪要;

13、及时下达领导的各类通知包括口头通知;

14、大门照片墙员工照片的及时更换与完善、员工工牌的制作;

15、每日音乐的开关,早上到9:00,中午12:00-12点30,下午17:40-18:00;

16、如有客户到访,及时给客户递送茶水,客户走后,及时收拾会议室、洽谈室的水杯,清理烟灰缸;

17、管理办公用品,对公司人员申请领用办公用品进行登记,发放。月底进行库存盘点工作,并将汇总表上报给行政经理一份,办公用品盘点工作结束后,填写采购申请单,交由领导审批,审批通过后进行采购;

18、每月25日上交4个活动策划,每周三之前上交一个完善的活动策划书,周六员工活动的组织与安排;

19、月末需要上交的报表:办公用品进出库盘点表、采购计划申请表、员工罚款明细表、员工活动策划书、费用报销明细表; 20、绿植需要维护时及时通知租赁公司工作人员来公司维护及更换。

21、对于违反公司制度的,参照《公司奖惩制度》进行惩处。当日下处罚通知单交由部门主管,将罚款收上计入公司“欢乐基金”。

第三篇:行政前台工作职责

行政前台工作职责1、2、3、4、接待工作、接听电话。整理信息成文档,上传发布更新大厅电子屏的各类信息。负责行政总台日常管理工作,考核及值班人员安排。负责大厅整体管理,做好大厅巡视工作,保持环境干净整洁。

5、每周及放假期间值班人员的安排和确定,考勤、值班工作及配

合总经理进行考勤管理。6、7、8、9、人才招聘信息网信息的管理、维护,通知人员面试与相关工作。接待面试人员及相关登记事宜。各部门文档的打印、存档和管理。办公用品的申请与管理,公共卫生区域的划分,安排日常卫生 检查,办公区域卫生维护管理,员工工作服着每日的检查通报。

10、每月考勤记录的统计,公司内部文件的发放、登记、传递、催办、立卷、归档工作。

11、协助做好安装和维护公司计算机,服务器系统软件和应用软件,同时对其他部门的软、硬件提供技术支持。

12、负责公司员工福利、社会保险和劳动保险年检的工作。

第四篇:行政前台工作职责

一、日常接待

1.接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。

2.接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。

3.接听转接电话:前台是总机电话,一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关部门助理处。

4.接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。

5.面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知办公室主任或相关部门领导进行面试。

6.接待频繁往来的相关人员:

a)快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部。

b)物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;

c)送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“xx”桶,拿走空桶“xx”个即可。每月月底结账,填写请款单提交办公室主任,向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。

二、办公用品管理

1.盘库:每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点,制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充;

2.购买:每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单,统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后,联系办公用品供应商送货;

3.领用:员工领用所需办公用品时,让其填写“办公用品领用表”并签字,然后给予发放;

4.结算:每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票,确认无误后,填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前往领款。

三、日常事务

1.保证行政电子设备的正常使用,包括:扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题;

2.每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡,并开具发票。将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认;

3.每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应在2-3个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中;

4.名片的申请与制作:当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单”,并提供名片相关信息。确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人;

5.每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中;

6.公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用;

7.公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;

8.收发传真,协助各部门员工收发业务传真;

9.协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。

10.新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。

11.积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。

四、接待工作

1.接待前准备工作

a)来客人数确认:会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室及订餐做准备;

b)会议室桌椅布置:在开会前将会议室的桌面收拾整洁,会议椅归位;

c)茶水及点心:会议前准备好茶、热水及杯子,等来客就位后逐个送茶;接待贵客时,应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用;

d)相机:准备公司相机,为来客拍照留念所用。

e)订餐:向会议负责人确认是否需要订餐,如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预订包房;

f)预订酒店:如需为来客预订酒店,确认主客姓名后,电话联系锦江富园大酒店预订房间,预订成功后向办公室主任汇报确认。

2.会议中服务工作

a)为开会人员添加茶水;

b)按照领导要求提供会议支持;

c)安排专人负责会议中的摄像工作;

3.会议后完善工作

a)组织来客及公司领导合影留念,并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。

b)如遇重要客户来访,应及时将会议相片资料上传至公司网站内。

c)会议后的清理工作:将剩余茶水及茶杯清理干净,未食用的点心整理归入茶点处,以备公司员工食用;

d)会议后器材的归库:会议后器材应及时归库,将相机及其他器材放回原处;

第五篇:行政前台工作职责

行政前台岗位职责

一、行政前台接待

1.接待来访者

接待来访者,先问清对方来访原因,根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约,应快速联络相关人,请来访者到会客厅等候,并水给客人倒水。

2.接待咨询者

若有业务咨询者来访,应及时请业务部门人员来协助接待。

3.接听转接电话

前台是总机电话,接听电话时,应先说“您好,盈泽投资公司”,然后根据情况判断是否需要转给相关人员接听。

4.接待推销人员

上班时间若有推销人员上门推销,应婉转拒绝,若有员工需要他们的服务,告知希望他们在公司休息时间(如:午餐时间等)再来。

二、传真及信件转交

1.转交传真

关注电子传真,一旦收到传真,应快速、仔细辨认接收人,并及时转交,必要时应电话提醒查收。若接收人是总经理或其他高管,应转交其秘书,并电话提醒查收。

2.转交信件

收到信件时,应快速、仔细辨认收件人,并及时通知收件人领取。若收件人是总经理或其他高管,应尽快送至其办公室或转交其秘书接

收。

三、快递管理

1.接待快递员

熟悉目前与公司有业务往来的快递公司,及时更新快递公司联系人及其联络方式,并热情接待每日前来送、取件的快递员。

2.转交快递

收到快递时,快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取,并做好签收登记。

四、行政前台日常事务

1.保证前台电子设备的正常使用

前台有电脑、电话、传真等电子设备,若设备发生故障可以先联系办公室同事检查,若无法维修,可请采购部同事联系供货商或外部维修单位,排除故障。

2.及时更新和发布员工内部通讯录

每周一统计公司所有人员信息,并向全体员工发布新的内部通讯录。

3.公司钥匙管理

会议室钥匙、办公室备用钥匙,前台应妥善保管。

5、名片的制作与申请、缴纳话费、需出差人员机票、车票预定

6、费用登记

7、上传下达通知工作

六、考勤登记

核对考勤信息。

七、行政主管交代的临时事务。

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