当前公文处理存在的问题（共五则范文）

第一篇：当前公文处理存在的问题

关于当前公文管理及办理过程中存在的问题

公司成立后即下发了公司《公文管理办法》，以规范公司公文管理工作。公司OA办公系统运行以来，各部门在公文处理上基本上能够按照有关要求办理，有效地提高了管理效率。经过一段时间的运行，在公文处理过程中存在一些的问题，我们借此机会进一步强调公文处理过程中一些需要大家共同注意的问题，以进一步规范公文管理工作。

当前，公文处理普遍存在以下几方面主要问题：

一、拟制公文的水平和质量需进一步提高

一方面，拟制公文时个别部室拟写的公文发文目的和意义不明确，文字质量不高，请各部室领导和主办处室处长严把审核关，提高公文水平。特别是签报类需要重点加强（签报是各部门拟写，秘书处编号〈不负责核稿〉，报主送公司领导）。另一方面，在向公司领导呈送文件，有的只陈述情况，没有具体意见；有的有处理方案，但没有部门的明确建议，导致领导在决策时缺乏足够的决策依据。

主任和处长是公文处理的关键节点，要认真审核，不能见下级签署了就直接签署。

二、文种区别不清，公文格式不规范

在执行公司《公文处理办法》上，个别存在文体选择不当的现象，请示和报告混用比较多。

档中拷贝一些内容粘贴到签报稿纸中，由于字体及格式不一致导致查看签报时无法正常显示，影响领导签发。已发过电子公告重申此问题，但错误还是时有发生。

(五)签报标题应规范。签报也要写清标题，现在有“关于×××的签报”、“签报”、“关于×××的请示”等多种格式，应统一为“关于×××的请示”或“关于×××的意见”为妥。

四、部门自行发文需禁止

目前还存在有的部室为了工作方便以部室名义对基层单位发文的现象。公司部门需要告知基层单位的可以以公司文件和专题会议纪要两种形式行文，不允许以部室名义对基层单位下发文件。

五、处理公文程序中存在的问题

(一)公文处理程序中具体承办人何时归档存在问题。收文处理程序是：秘书处——领导批文——承办部门——承办处室——具体承办人员办理——返回文书归档。

具体承办人员办理公文应包含：

1、其在办理过程中的落实情况反馈（如存在什么问题，提出问题后又逐级反馈回处长、主任及公司领导）；

2、提出的具体意见（是否需要下发有关文件、制定有关办法等）；

3、以上处理过程全部完成后才能返回文书归档。不能是具体承办人员看到文件后即签署已办或正在办理后就返给文书归档。

第二篇：全市公文处理中存在的问题及其解决办法

全市公文处理中存在的问题及其解决办法

李广阳

公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。公文处理工作的优劣直接关系到机关工作的办事效率，关系到机关的对外形象。近年来，全市各级行政机关公文处理工作能够执行国务院、省市政府关于公文处理的有关规定，公文办理质量明显提高，较好地发挥了以文辅政的作用。但是，在公文处理中仍然存在一些问题，影响了机关工作的水平，有的甚至给工作带来了负面影响。

一、存在问题

（一）公文处理不及时。在收文处理中，有的不能按规定时限处理文件，有的拟办意见不到位，致使文件运转程序出现问题，有的没有找准政策依据或者没有根据实际情况提出办理意见，出现了误事误时现象。在发文处理中，因办理不及时，导致上级机关研究决策或下级机关贯彻执行的时间太少，影响了公文的效用。

(二)公文处理程序不严肃。有的机关文件多头管理，没有做到“一个关口”管理；有的不按程序签发文件或签发不到位，上报文件没有经单位主要负责人签发；有的政府部门向下一级政府下发不该下发的文件，甚至内设机构对外正式行文；有的不根据隶属关系和职权范围越级报文；有的将文件抄送或直送领导个人。

(三)文字表述不准确。主要表现在：公文用词用语不恰当，文字表述前后矛盾，人名、地名、数字、引文、计量单位、简称运用不规范，也有因文字校对不细心而造成的错字别字、掉字漏字、多出无用字的现象，使公文表达的意思不准确、不清楚甚至截然相反，影响了公文的处理。

(四)公文格式不规范。主要表现在：文种使用不正确，如：应当用“函”的用成了“报告”或者“请示”，应当用“请示”的却用成了“报告”；文件的各要素标注不全或使用不正确，如：有的乱标、生造主题词，有的上报文件使用文头不对、没有标注签发人和“联系人和联系电话”；引用文件不规范，将引用的文件标题中的发文机关标在书名号外，甚至没有发文机关，没有标发文字号。

二、原因分析

（一）工作责任心不强。个别工作人员没有树立起“公文处理非小事”的观念，没有树立起高标准、严要求、及时准确地办理每一件文件的意识，以至于在公文处理中，不作认真调查研究，不作认真思考，敷衍了事，简单应付，不认真，不细心，没有负起应负的责任。

（二）不熟悉机关工作程序。没有认真学习和掌握各级行政机关的有关工作规则、办事程序、文件审核、审签程序，没有把握好工作程序，没有发挥好工作协调的职责，办文无头绪，办事无章法，工作显得很忙乱，质量和效率打了折扣。

（三）工作能力不强，业务水平不高。没有注意认真学习党和国家的大政方针，没有加强对行政机关工作人员应具备的基本科学文化知识、行政机关公文处理知识的学习，个人综合素质不强，业务水平不高，导致了公文处理工作中出现问题。

三、对策建议

（一）公文处理要做到及时，确保公文处理的时效性。公文处理要及时，即讲求时效，及时则有效，误时则误事。行政公文只有把握时机，及时处理，才能发挥公文的效用。各级行政机关工作人员要树立及时、准确地办理每一件文件的观念，做到件件有着落，事事有结果。印发文件，从起草、审核、审签、校对等环节都要认真负责，按规定要求和程序办

理。收文办理，总体上要求都要快速处理，一般公文应尽快处理，紧急公文必须急事急办，在规定时间内办结，按照有关规定，特急公文应在4小时以内办结，急件需视其复杂程度在24小时以内办结。紧急电报，特提应在2小时以内办结、特急应在4小时以内办结、加急应在24小时以内办结、平急应在48小时以内办结。

（二）严格公文处理程序，确保公文处理的严肃性。公文处理程序是公文法定效力的体现，所以，公文处理程序至关重要。印发文件要按规定程序审签，采取自下而上、逐级把关、对上负责的办法进行，一般不得超越职位的管理范围和权限签发公文。上报的公文必须要本行政机关主要负责人签发，并根据隶属关系和职权范围逐级上报，一般不得越级报文，也不能将文件分头多送、抄送或直送领导个人。政府部门依据职权可以向下一级政府的相关业务部门行文，除以“函”的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（三）公文处理要认真负责，确保公文处理的准确性。准确是对公文处理质量的要求，公文处理关系到机关的整体工作，关系到上下左右的相互联系，必须准确无误。印发文件，从起草、审核、审签、校对等环节，必须要把好文字表述关、格式关、校对关，做到文字表述准确、文件格式准确、文字校对准确。在收文办理时，要详细审视来文，注意拟办意见的准确和全面，公文拟办要做到情况确实、依据可靠、意见明确、程序规范、简明扼要、条理清楚，确保准确性和可操作性。

（四）解决好公文处理的具体问题，确保公文处理的规范性。公文处理中经常出错且不被大家注意的问题，要特别注意解决好，使公文更加规范。

1、关于文件标题引用问题。公文中引用文件，应当把文件标题、发文字号标全，不能用发文字号代替公文标题。正确的标法是：发文机关、主要内容、文种置于书名号之内，发文字号置于括号之内。如《陕西省人民政府关于做好××工作的通知》（陕政发〔2006〕6号）。文内使用非规范性简称，应当先用全称并注明简称。

2、关于公文的段落问题。正文中有“一是、二是、三是”不要单独成段，建议把这样的小段归入一个段落，使“一是、二是、三是”成为一个段落内的层次标记。如以“一是、二是”起首的段落文字太长，用规范的层次序号代替“一是、二是、三是”，使其成为独立的一个段落。

3、关于请示、报告公文的结尾用语问题。“报告”结尾用“特此报告”即可，不能用“现予报告，请批示”（报告和请示不分）、“专此报告，请审定”（报告不应提出“请审定”的请求）。请示结尾为三种情况：下级机关工作中不明确、认识有分歧的事项，为请求指示的请示，结尾用“请指示”、“请批示”、“妥否，请批复”；下级机关无权力或无能力解决的事项，为请求上级批准或给予解决，为请求批准的请示，结尾用“请批准”、“请予解决”；主管部门提出安排意见或政策性措施，请上级批准并转发的，为呈转性请示，结尾用“如无不妥，请批转×××执行”。

4、关于公文的附件问题。公文如有附件，在公文正文下空1行左空2字用3号仿宋字表识“附件”二字，后表冒号和名称，不能表为“附”，附件说明表注不能表注在正文中，如“详见附件×”，附件的序号和名称前后表识应一致，批转、转发、印发性通知因在标题和正文中已做说明，因此，不再表注附件说明。

5、关于公文中机构称呼的问题。以市政府文件和市政府办公室文件为例，市政府文件中对各县政府、县级市政府、区政府，文件主送机关称为“各县、市、区人民政府”，正文中可称为“各县市区人民政府”或“县级人民政府”；对全市多级政府称为“各级人民政府”。各县、市、区人民政府办公室可参照以上办法使用。

6、主送机关和抄送机关要对应的问题。如市（县）政府文件一般抄送市（县）委，不要抄送市（县）委办公室；市（县）政府办公室文件一般应抄送市（县）委办公室，不要

抄送市（县）委。

第三篇：目前基层公文处理中存在的问题及建议

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目前基层公文处理中存在的问题及建议

中 小）作者：邯郸市复兴区国家税务局 王珏敏 发布时间：2009-05-20 选择字号（大

自税务公文处理系统（ODPS）运行以来,基层通过该系统收发的文件占到了95%以上，所处理的文件中又以上级机关的来文为主，公文处理工作的质量和效率较之以往手工运作得到大大提高。但在基层现行公文处理中，由于系统设臵问题以及人为因素造成的“失误”在一定程度上影响了公文处理的运行质量。

存在的问题主要表现在以下方面：

一、文秘人员操作不熟练，文件处理流程不规范。一些基层人员对公文处理系统掌握不全面，操作不熟练，甚至一些科所的内勤人员以前基本上没学过公文，对公文的掌握不够，影响了办文质量。在文件处理流程中，流程乱、随意性较大，表现在一些单位收文传递由主要领导直接签批给相关部门；或未经办公室主任拟办，直接由承办部门签拟办意见报局领导批示等现象。

二、公文下发渠道较混乱。主要表现在通过公文处理系统传递文件的习惯没有养成。一些单位对系统内收文既有通过公文处理系统处理，又有通过纸质文件传递签收和签处，甚至一些单位应该从公文系统下发的正式文件，只是在局域网发布一下了事，文件传递比较随意；再者是一些拟发人对拟发文件严肃性认识不够，不需从公文系统中“走”的简单的通知、通报、成立小组以及层层转发的文件，也要非经过公文系统拟发不可，造成系统内“垃圾文件”过多，过滥。这些问题已严重地影响到系统公文的整体质量。

三、公文处理中的发文不规范。由于一些人员计算机操作水平有限，加上文字编辑功底薄弱，平时拟发的文件又少，因而对电子公文的操作“望而生畏”。能够完整、准确的拟发文件，很多基层人员感到困难，“失误”很多，主要表现在“通知”“请示”文种相混淆；既使用通报又使用通知的文种重叠情况；引用公文及附件标注不规范；排版不准确；部分单位发文字号不规范，未按规定区分国税发、国税函和国税办等等方面。

四、公文处理的办结渠道不畅。目前县（区）级税务机关电脑的普及率还不是很高，一些文秘、内勤人员同其他同志合用电脑，阅览文件受限制，影响着办文的时效；再加上基层一些年龄大、电脑基础差的同志使用电脑较困难，他们阅读文件相对比较困难，分送给他们的文件只能长期滞留在他们的个人信箱内，文件不能及时办结，时常出现超办理时限的现象。

五、公文处理的纸质归档不及时。存在纸质归档的公文未按档案管理要求分类归档，未建立索引目录，卷内目录设臵不规范，项目不齐全等问题。根据现行税务档案规定，凡通过系统公文处理的文件，还要同时进行纸质审批，纸质登记，纸质归档。对这种双重工作，具体负责公文处理的文秘人员往往想不通，视为不必要的重复劳动，因此工作常常消极、滞后。

六、文秘人员更换频繁，责任意识不强。由于干文件处理工作在基层常被认为是一项没有面子的事情，领导无所谓、同事瞧不起，没人愿意干，干了也不长，推着走，蒙着干。经常是处于频繁换人状态，长期以来造成基层对公文处理工作的重要性认识不够，没有充分认识到公文质量代表国税机关形象，代表办公室工作人员水平，从而缺乏责任心。

七、公文处理程序更新慢，软件运行滞后。目前使用的ODPS是较早使用的公文处理软件，软件中公文格式与2004年总局印发的《税务机关公文处理实施办法》和2005年省局印发的《机关公文处理实施办法》的规定有所冲突，主要体现在文件格式、文件使用纸张方面。软件升级不到位，办公室技术力量难以及时更新。

八、文档管理不统一，档案设施不规范。由于对文档管理工作意识不强，多年来，税务系统各基层单位的档案管理参差不齐，且绝大部分县（区）局档案室设施老化，已远远满足不了档案的存放标准，这也是归档不及时的主要原因。

针对上述存在的问题，笔者提出以下几点建议：

一、提高认识，领导重视。公文处理工作看似细小、平凡，甚至单调、繁琐，但却是上情下达、下情上达的重要枢纽，缺一不可，十分重要。基层单位领导要充分认识到基层文秘工作的辛苦，给予充分的理解和肯定，让干此项工作的干部能稳住心、踏实干。

二、制定适应基层国税的公文处理系统操作细则。详细、全面的规定公文登记、公文传递、公文格式、公文归档办法，统一收文的拟办意见、办理程序，统一发文主送机关名称，统一电子发文的流转与环节，统一非文件类重要公文（信息、通报等）的处理，统一外部收文的传递方式和归档。

三、切实提高公文处理人员素质。认真组织学习上级文件和工作要求，使每位国税人员都熟悉公文处理。每年定期组织公文处理工作人员集中培训或交流学习，尤其是增强新上岗文秘人员的培训，多开展基本操作技能的培训，编写详细的操作手册，可从如何进入模块到操作技巧和操作要领上入手，手把手地教，这样才能收到实效。同时要不断总结公文处理好的方法措施，剖析公文处理中常见错误，及时集中培训，提高公文处理的操作水平。

四、建立健全严格的公文拟、审责任制，纳入考核范围。严格按照《全国税务机关公文处理实施办法》的具体要求认真处理好每件公文，使公文处理更具规范性，保证公文信息系统顺利传递。加大对公文处理的考核和检查力度，将公文质量列入工作目标管理考核内容之一，提高基层单位对公文处理的重视程度。

五、重视强化公文归档保存工作。配备专职人员从事文件收发及档案管理，确保岗位相对稳定。加强收发文的登记、整理、归档和管理，确保各类纸质文件的完整、规范、安全。确保电子文档定期备份，明确备份的方式、时限，如采取刻录光盘或双硬盘备份的形式进行保存，做到公文处理系统运转的万无一失。

全市公文处理中存在的问题及其解决办法

李广阳

公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。公文处理工作的优劣直接关系到机关工作的办事效率，关系到机关的对外形象。近年来，全市各级行政机关公文处理工作能够执行国务院、省市政府关于公文处理的有关规定，公文办理质量明显提高，较好地发挥了以文辅政的作用。但是，在公文处理中仍然存在一些问题，影响了机关工作的水平，有的甚至给工作带来了负面影响。

一、存在问题

（一）公文处理不及时。在收文处理中，有的不能按规定时限处理文件，有的拟办意见不到位，致使文件运转程序出现问题，有的没有找准政策依据或者没有根据实际情况提出办理意见，出现了误事误时现象。在发文处理中，因办理不及时，导致上级机关研究决策或下级机关贯彻执行的时间太少，影响了公文的效用。

(二)公文处理程序不严肃。有的机关文件多头管理，没有做到“一个关口”管理；有的不按程序签发文件或签发不到位，上报文件没有经单位主要负责人签发；有的政府部门向下一级政府下发不该下发的文件，甚至内设机构对外正式行文；有的不根据隶属关系和职权范围越级报文；有的将文件抄送或直送领导个人。

(三)文字表述不准确。主要表现在：公文用词用语不恰当，文字表述前后矛盾，人名、地名、数字、引文、计量单位、简称运用不规范，也有因文字校对不细心而造成的错字别字、掉字漏字、多出无用字的现象，使公文表达的意思不准确、不清楚甚至截然相反，影响了公文的处理。

(四)公文格式不规范。主要表现在：文种使用不正确，如：应当用“函”的用成了“报告”或者“请示”，应当用“请示”的却用成了“报告”；文件的各要素标注不全或使用不正确，如：有的乱标、生造主题词，有的上报文件使用文头不对、没有标注签发人和“联系人和联系电话”；引用文件不规范，将引用的文件标题中的发文机关标在书名号外，甚至没有发文机关，没有标发文字号。

二、原因分析

（一）工作责任心不强。个别工作人员没有树立起“公文处理非小事”的观念，没有树立起高标准、严要求、及时准确地办理每一件文件的意识，以至于在公文处理中，不作认真调查研究，不作认真思考，敷衍了事，简单应付，不认真，不细心，没有负起应负的责任。

（二）不熟悉机关工作程序。没有认真学习和掌握各级行政机关的有关工作规则、办事程序、文件审核、审签程序，没有把握好工作程序，没有发挥好工作协调的职责，办文无头绪，办事无章法，工作显得很忙乱，质量和效率打了折扣。

（三）工作能力不强，业务水平不高。没有注意认真学习党和国家的大政方针，没有加强对行政机关工作人员应具备的基本科学文化知识、行政机关公文处理知识的学习，个人综合素质不强，业务水平不高，导致了公文处理工作中出现问题。

三、对策建议

（一）公文处理要做到及时，确保公文处理的时效性。公文处理要及时，即讲求时效，及时则有效，误时则误事。行政公文只有把握时机，及时处理，才能发挥公文的效用。各级行政机关工作人员要树立及时、准确地办理每一件文件的观念，做到件件有着落，事事有结果。印发文件，从起草、审核、审签、校对等环节都要认真负责，按规定要求和程序办理。收文办理，总体上要求都要快速处理，一般公文应尽快处理，紧急公文必须急事急办，在规定时间内办结，按照有关规定，特急公文应在4小时以内办结，急件需视其复杂程度在24小时以内办结。紧急电报，特提应在2小时以内办结、特急应在4小时以内办结、加急应在24小时以内办结、平急应在48小时以内办结。

（二）严格公文处理程序，确保公文处理的严肃性。公文处理程序是公文法定效力的体现，所以，公文处理程序至关重要。印发文件要按规定程序审签，采取自下而上、逐级把关、对上负责的办法进行，一般不得超越职位的管理范围和权限签发公文。上报的公文必须要本行政机关主要负责人签发，并根据隶属关系和职权范围逐级上报，一般不得越级报文，也不能将文件分头多送、抄送或直送领导个人。政府部门依据职权可以向下一级政府的相关业务部门行文，除以“函”的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

（三）公文处理要认真负责，确保公文处理的准确性。准确是对公文处理质量的要求，公文处理关系到机关的整体工作，关系到上下左右的相互联系，必须准确无误。印发文件，从起草、审核、审签、校对等环节，必须要把好文字表述关、格式关、校对关，做到文字表述准确、文件格式准确、文字校对准确。在收文办理时，要详细审视来文，注意拟办意见的准确和全面，公文拟办要做到情况确实、依据可靠、意见明确、程序规范、简明扼要、条理清楚，确保准确性和可操作性。

（四）解决好公文处理的具体问题，确保公文处理的规范性。公文处理中经常出错且不被大家注意的问题，要特别注意解决好，使公文更加规范。

1、关于文件标题引用问题。公文中引用文件，应当把文件标题、发文字号标全，不能用发文字号代替公文标题。正确的标法是：发文机关、主要内容、文种臵于书名号之内，发文字号臵于括号之内。如《陕西省人民政府关于做好××工作的通知》（陕政发„2006‟6号）。文内使用非规范性简称，应当先用全称并注明简称。

2、关于公文的段落问题。正文中有“一是、二是、三是”不要单独成段，建议把这样的小段归入一个段落，使“一是、二是、三是”成为一个段落内的层次标记。如以“一是、二是”起首的段落文字太长，用规范的层次序号代替“一是、二是、三是”，使其成为独立的一个段落。

3、关于请示、报告公文的结尾用语问题。“报告”结尾用“特此报告”即可，不能用“现予报告，请批示”（报告和请示不分）、“专此报告，请审定”（报告不应提出“请审定”的请求）。请示结尾为三种情况：下级机关工作中不明确、认识有分歧的事项，为请求指示的请示，结尾用“请指示”、“请批示”、“妥否，请批复”；下级机关无权力或无能力解决的事项，为请求上级批准或给予解决，为请求批准的请示，结尾用“请批准”、“请予解决”；主管部门提出安排意见或政策性措施，请上级批准并转发的，为呈转性请示，结尾用“如无不妥，请批转×××执行”。

4、关于公文的附件问题。公文如有附件，在公文正文下空1行左空2字用3号仿宋字表识“附件”二字，后表冒号和名称，不能表为“附”，附件说明表注不能表注在正文中，如“详见附件×”，附件的序号和名称前后表识应一致，批转、转发、印发性通知因在标题和正文中已做说明，因此，不再表注附件说明。

5、关于公文中机构称呼的问题。以市政府文件和市政府办公室文件为例，市政府文件中对各县政府、县级市政府、区政府，文件主送机关称为“各县、市、区人民政府”，正文中可称为“各县市区人民政府”或“县级人民政府”；对全市多级政府称为“各级人民政府”。各县、市、区人民政府办公室可参照以上办法使用。

6、主送机关和抄送机关要对应的问题。如市（县）政府文件一般抄送市（县）委，不要抄送市（县）委办公室；市（县）政府办公室文件一般应抄送市（县）委办公室，不要抄送市（县）委。

第四篇：当前机关公文格式上存在的主要问题

当前机关公文格式上存在的主要问题

公文是行政机关依法行政和进行公务活动的重要工具。公文格式的规范性是公文的权威性、严肃性在公文形式上的具体体现。按照规定，公文的格式一般由标题、发问字号、秘密等级、缓急程度、主送机关、正文、附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。机关公文格式上存在的主要问题包括以下几个方面：

一、标题存在的问题。标题是公文非常重要的组成部分，是透视公文主旨以及行文目的的“窗口”，机关公文在标题这个环节存在的问题较多。有的公文标题中的标点符号太多，违反了“公文标题中除法规、规章名称加书名号外一般不用标点符号”的规定。例如，关于呈送“四川省农民工银行卡特色服务实施方案”的报告，标题中的引号应去掉。有的公文标题简化不准确。例如，关于转发国务院办公厅延长扶持家禽业发展政策实施期限的通知，“转发”的宾语为“期限”，这中表述不准确，应将国务院办公厅原文标题因出，可将标题修改为“转发国务院办公厅关于延长扶持家禽业发展政策实施期限的通知。有的公文标题不简洁。例如，关于转发《中国人民银行关于印发〈中国人民银行人民币管理办法〉的通知》的通知，”中国人民银行“出现了两次，显得冗长，可将标题简化为”关于转发《中国人民银行人民币样币管理办法》的通知。

二、密级划分方面存在的问题。公文的秘密登记是公文涉秘程度的标志。涉密等级不同，公文的阅知范围、管理办法也不相同。有的公文没有按照国家秘密范围和管理规定的要求合理确定密级，而是随意定密，认为公文内容重要就定密。有的公文没有严格遵守主件、附件涉密等级一致的原则，有的秘密公文漏标密级或密级表示不准确。

三、缓急程度划分存在的问题。公文紧急程度是对公文收文方的提示，目的是要求收文方在规定的时限内处理公文。有的应对方要求发出的公文，如报告情况、回复意见、提供数据等，没有要求收文方在规定的时限做什么，但仍标注了“特急”，目的仅仅是想得到优先迅速传递处理。同时，还存在公文办理不及时，人为造成急件的情况。

四、主送机关、抄送机关、内部发送存在的问题。主送机关是公文的受理机关，应使用全称、规范化简称或同类机关的同称。有的公文主送机关名称不规范。例如，转发四川省人民政府办公厅关于开展信用四川宣传教育专项活动的通知，主送机关为：分行营业管理部、四川各市州中心支行，各政策性银行、各国有商业银行四川省分行，各股份职商业银行程度分行，四川省农村信用联合社。在主送机关中既有人民银行系统内部的单位，也有人民银行系统外的金融机构，因此，应在“分行营业管理部”前面加上“中国人民银行成都“等字样。抄送机关是除主送机关外需要执行或知晓公文的其他单位或主送机关的相关领导机关或管理机关，应使用全称或者规范化简称、统称。有的公文将本单位内部发送单位列为抄送单位。内部发送单位为公文制发机关内部需要了解公文内容的单位。内部发送单位排序应按办公厅（室）、主办单位、会签单位、其他相关单位顺序排列。有的公文会签单位作为内部发送单位，或者将单位或外单位内设机构作为内部发送对象。

五、主题词标引存在的问题。主题词是进行文件检索的重要工具，是显示文件内容特征和归属类别的关键性词语。《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文处理办法》都指出，上报的公文，应按照上级要求标注主题词。从人民银行系统情况看，公文标引主题词采取授控标引的方式，用于公文主题词标引的词目，主要从固定公文主题词表中选用。主题词表中所列词目是相关工作中经常使用、具有检索意义及组配功能、概念明确单一的基本词汇，词目可排列组合成新的符合概念词目。目前，机关公文在主题词标引方面存在的问题主要表现在：有的公文不填写主题词，或者不熟悉“主题词表”，不按照主题词表有关规定标引主题词，没有对文件的主题内容进行标引。例如，关于四川省农村信用社个人征信系统推广工作的通知，主题词标引为：征信管理、个人征信、农信社、推广、通知。其中，“农信社”属于不规范的主题词，应该标注为“农村信用社”。又如，转发中国人民银行关于进一步做好金融统计数据集中工作的通知，主题词为：金融统计、数据集中、通知。该文件为转发公文，因此，应该加上“转发文

件”的词目，以体现转发公文的发文特点。有的公文标引的主题词太多，违反了公文主题词最多不超过5个的规定。有的公文没有标引稳重，如“通知”、“批复”等。有的公文主题词标引随心所欲。例如，关于调整美国花旗银行有限公司成都分行外汇存款准备金缴存范围的通知，主题词标引：财务会计、缴存款、通知。关于重新核定英国渣打银行有限公司成都分行外汇存款准备金缴存范围的通知，主题词又标引为：财务会计、外汇存款准备金、缴存范围、通知。这两份公文主题词标引不统一。

六、附件存在的问题。附件是随公文正文发出的文字材料及表格。公文有多个附件时，应写明附件的序号和标题，并按顺序依次附在公文主件后面。有的正式发文中没有在附件的左上角标注“附件”字样，这种情况比较多。有的公文附件名称不规范。例如，关于接收安置军队转业干部的请示，该文有3个附件，但附件名称去笼统地用“地方军转办下达的接收安置军转干部计划的文件”来概括，附件名称与实际所附材料名称不一致，应准确写明附件的序号、标题和文件号。

七、文种选用方面的问题。有的报告与请示不分，用“报告”请示工作，或者在“报告”中夹带请示事项。例如，关于报送四川省人民政府关于加快推进小额担保贷款促进就业再就业工作的通知（代拟稿）的报告，这是向四川省政府报送的代拟稿，文种必须用“请示”，不能用“报告”。因为报告是阅件，不需要答复，而该公文需要答复，应用“请示”。有的对公文文种使用不熟悉，使发文不当升级。给下级单位的一般性事务通知没有以办公室名义发文。

一份文件从起草到发出要经过一系列工作环节，它代表了一个单位的整体面貌和工作水平。

第五篇：当前公文处理工作中存的主要问题和对策

当前公文处理工作中存在的主要问题和对策

公文处理是按照规范要求和规定程序进行文书处理的一系列相互关联、衔接有序的工作，也是各级行政机关工作的重要组成部分。公文处理工作直接关系到机关工作的办事效率，关系到机关的对外形象。当前公文处理工作在各位领导的正确领导下，文秘人员思想端正，团结奋进，刻苦学习，公文处理基本符合国务院公文处理的有关规定，较好地发挥了以文辅政的作用，总体水平不断提高，深受各界好评。但是，在公文处理中仍然存在一些不容忽视的问题，给公文处理工作造成影响。

一、存在问题

（一）收文办理程序不熟。近来，办公室存在收到部门传真或呈报公文后，收文者不明处置程序，到处寻找受文对象，影响公文办结时限和机关形象。

（二）收文审核把关不严。部分文秘人员只顾接收呈报公文，不审核公文内容、行文方式和是否确需政府办公室受理，致使公文入口把关不严，影响办理质量。

（三）草拟公文内容不精。部分草拟公文存在情况不够清楚，观点不够鲜明，结构不够严谨，条理不够清楚，表述拐弯抹角，字词搭配不当，标点运用不妥等问题，对公文整体质量带来影响。

（四）校对公文不够细心。部分文秘人员对已初审和复审的文稿只粗略阅读或不再校对，忽略发文校对关，致使发文日期、版面格式等细节出现错误。

（五）处理公文时限不清。受文办理都有时限要求，部分公文超出办文时限，影响办事效率。

（六）处理公文态度不正。个别同志害怕接受办文任务，甚至出现“装聋”现象，团队意识、主动意识不强，影响个人进步。

二、原因分析

（一）业务学习不够。一是对有关工作规则、办事程序、文件审核等学习不够，办文轻重缓急不分，头绪混乱，甚至连领导分工和对口联系人员都分不清楚，公文处理效率受到影响。二是对党和国家大政方针、基本科学文化知识等学习不够，致使综合素质、业务水平存在差距。

（二）工作责任心不强。个别人员没有树立起“公文处理无小事”的观念，没有树立起高标准、严要求、及时准确地办理每一份公文的意识，以至于在公文处理中不认真、不细心，甚至害怕处理公文。

三、对策

（一）端正公文处理态度。

良好的工作态度是工作成功与否迈出的第一步，公文处理细节繁多，没有端正的态度，就会出现顾此失彼。态度是否端正要在公文处理过程中检验，并非是口头敷衍而行动迟缓，也并非是“认真校对后还发文日期出错”。端正公文处理态度，首先要充分认识公文处理的重要性，切实做到不因公文处理失误而损害机关形象和影响政令畅通；其次要加强学习，做到学以致用。学习是永恒的话题，文秘人员要认真学习党和国家的方针政策、法律法规以及其他各学科知识，尤其是加强有关公文处理常识的学习；再次要落实到行动，积极主动、耐心细致地按要求完成每项公文处理任务。

（二）明确公文处理时效。

公文处理要及时，误时则误事。行政公文只有把握时机，及时处理，才能发挥公文的效用。因此，文秘人员要及时、准确地办理每份公文，做到件件有着落，事事有结果。收文办理的总体要求是快速处理、急事急办。按照云南省公文处理暂行规定，特急公文需印正式文件的，原则上在2个工作日内办结；不需以正式文件回复的，原则上1个工作日内办结。急件办理需印正式文件的原则上在3个工作日内办结，不需以正式文件回复的原则上2个工作日内办结。

（三）规范公文处理程序。

除紧急情况外，乡镇和部门需县政府审批或阅知的公文，一律由县政府办公室主任或副主任提拟办意见后送政府领导批阅，政府领导一般不直接受理下级公文。乡镇和部门报送县政府的公文，应采用规范的上行文格式，不得以内部信函等方式报送。乡镇和部门请求以县政府或县政府办公室名义发文，应说明需要发文的理由，附代拟文稿以及有关法律、法规、政策依据等，并提供代拟文稿电子文本。办公室文秘人员受理乡镇和部门呈报公文时应把好审核关（格式、内容、行文方式、是否确需行文等），对不符合规范要求的公文请示主任或副主任后实行退文制度。文秘人员受理公文后应题卡（请示统一由秘书股题卡）呈主任或副主任提出拟办意见，然后对口呈阅政府领导批阅后返回档案室分办。

（四）严格公文格式要求。

文秘人员要认真学习国家行政机关公文处理手册，规范公文格式。我在此就近期公文中出现的格式问题浅谈两点。一是涉密公文秘密等级用3号黑体字，顶格标识在版心右上角（眉首）第一行，两字之间空1字，如需标识保密期限，与密级之间用★隔开。二是正文中有“一是、二是、三是”原则上不要单独成段。如以“一是、二是”起首的段落文字太长，用规范的层次序号代替，使其成为独立的段落。

（五）提高公文写作质量。

1.领会领导意图，明确发文主旨。正确领会领导意图，是决定公文写作成败的重要环节。一是主动参加一些会议，了解一个时期领导安排的工作重点、工作要求、工作措施。二是谦虚谨慎与领导常谈论一些问题，了解领导思考的热点问题。三是带着疑问去征询领导指示，以澄清一些模糊问题，获得有关解决措施。2.认真调查研究，储备素材观点。公文写作实际上是对素材的归纳、消化、加工和升华的过程。一是主动收集材料。材料包括综合情况、重要数据、生动事例及重要思想观点。调查、收集、积累材料不能凭兴趣出发，要从工作需要、贯彻执行党的方针政策的需要出发；不能道听途说，一知半解，想当然办事；不能实用主义地调查收集材料，要勤看、勤问、勤想。二是对材料系统分析。分析材料最重要的是要发现新情况、新问题，并善于从常人不以为然的现象中发现有重大价值的东西，善于从表象看到实质，从个别看到一般，从平凡发现伟大，从现在预见未来。三是系统储备观点。观点是对具体问题的具体看法，非一日积累。好的观点就是有战略性的思想，能一语道破主体或切中问题要害。因此，我们要日积月累地储备观点，以便写作时信手拈来，使文章富有生命力。

3.正确拟写提纲，精心设计结构。撰写者首先要使自己成为一个具有战略眼光的人，拥有领导方略，会谋篇布局。安排结构要做到不死板，不杂乱，做到纲目清楚、思路贯通，层次清晰、段落完整，衔接紧密、符合逻辑，开头明快、结尾有力。一是全面考虑阐述问题、分析问题、解决问题的需要。二是层次段落要围绕主旨，按照表现事物本质和特征的需要来安排。三是条理清楚，方便表述，符合人们的认识规律，便于阅读、领会和接受。四是各部分、各层次之间有正确、严密的逻辑和照应关系，通篇浑然一体。4.严于文稿起草，善于雕琢品质。结构安排好后，要按照要求开宗明义、紧扣主题、拟写正文。一是观点鲜明，用材得当。要用观点来统领材料，使材料为观点服务，做到材料与观点一致。二是语句简练，交代清楚。拟写文件既要尽量节省用字、缩短篇幅、简洁通顺，又要注意交代的问题清楚明了。在写作过程中，既要“精于战略”，也要“娴于战术”，要尽可能排除干扰，一气呵成，以保持旺盛的写作激情和完整连续的思路。文章草就之后，则须一丝不苟进行字斟句酌。一是深入发掘主题。要切实深化主题，既有在原来意义上的发掘和深化，也有特殊情况下的主题改换，尤其要注意看主题是否符合上级精神、领导意图和本地实际。要严格增删材料，累赘的要删剪，不足的要增补，过细的要浓缩，观点与材料脱节的，要调整或改换。要合理调整结构，凡是层次段落不清楚，连结不紧凑，交待不明白，开头结尾不连贯的，都在修改、调整之列。要精心润色语言，将多余的段、词、句、字删掉，并改动不合语法、不贴切的词句和不妥当的提法，修补句子的残缺成份，或选择更优的表达方式，或对原来的语言进行加工润色。二是认真搞好修辞。公文修辞要求是“简（不罗嗦），切（不空泛），明（鲜明），尽（无遗漏），实现语言表述的准确、鲜明、生动、简练。要锤”炼词语，并选用恰当句式，使公文看起来和谐，用起来准确，听起来悦耳。要注意语言既要用准、用活，还要用响。三是注重改良文风。要实事求是，不搞虚假浮夸；要言之有物，不搞华而不实；要逻辑严谨、鲜明生动、简洁朴实；要丰富公文文采，折射机关生气、激情和创新的文风，改变重公文格式、轻公文文采的倾向。

公文质量是公文“活”的灵魂，下面，就影响公文质量的一些细节问题举例如下，共同学习。

1.文字错误。

——法律法规和公文中“其他”不用“其它”，相应用“他们”不用“它们”；“分量”不用“份量”；“欢度”不用“欢渡”；“嘉宾”不用“佳宾”；“粗具规模”不用“初具规模”；委曲求全不用委屈求全；

——“起用”与“启用”。起用：指重新任用、提拔已离职或犯错误的人；启用：指开始使用、提拔年轻干部。

——“定金”与“订金”。定金：指起担保作用的押金；订金：指预付款性质的押金。

——“需要”与“须要”。需要：对事物的欲望和要求，如：发展经济，需要有一支强大的科技队伍；须要：务必，一定要，如：医务人员对病人须要耐心。

——“出身”与“出生”。出身：一个人早期的经历或由家庭成份所决定的身份；出生：多用于生下来的时间和地点。

——“ 象”根据新公布的《简化字总表》不再是“像”的简化字。如：我们要像爱护自己的生命那样爱护每个同志。

——“账”与“帐”的使用。账用于货币和货物出入的记载,如：个人账户、挂账、台账；帐专指布、纱、绸子等制成的遮蔽物。——法规和公文中“以上”和“以下”均含本数和本级，无须注解说明。

——“按照”与“遵照”的用法：如：按照××法律法规或文件规定或要求；遵照上级领导指示。

——“公布”与“发布”的用法：公布适用于行政法规，发布适用于决定、命令。如：公布《统计法》，市政府发布《关于××的决定》。

——“制定”与“制订”的用法：制定适用于路线、方针、政策、法令、规章制度，制订适用于方案、规划、计划。

——“增长”与“增加”的用法：增长一词后接百分比，增加一词后接具体数量。如：地方财政收入由1702万元增加到2538万元，增长幅度达50%，而不是增长速度达50%。

——“截止”与“截至”的用法：截止到2008年或截至2008年，而不是截止2008年。截止是不及物动词，后不跟宾语。

2.用词错误。

——富余劳动力不是富裕劳动力。——社会各界不是社会各届，“届”表示次。

——公文统一用“报道”不用“报导”。如：新闻报道；对有关信息要慎重报道。

——应有之义不是应有之意。——凸显不是突显。——磨炼不是磨练。——明察暗访不是明查暗访。

——备受关注不是倍受关注。——常抓不懈不是长抓不懈。——涣散不是痪散。3.标点错误。

——标题除法律、规章名称用书名号外，一般不用标点符号，文中第一层次标题末尾不加标点符号，第二层次以下标题均应加标点符号。如：《××局、××局关于××的通报》，其中顿号应去掉。《大关县人民政府办公室转发〈昭通市人民政府办公室关于××的通知〉的通知》，其中书名号应去掉，同时去掉重复内容“的通知”。

——并列和递进关系中间不停顿。如：“贫困县要把贫困村，尤其是……”中间不用逗号。

——表示概数不用顿号隔开。如“三五个”中间不用顿号。

——并列关系不应用分号。如：“既要安排好……问题；又要做好”中间用逗号。

——公文中如有附件，应当注明附件顺序和名称。标注附件名称不用书名号,附件名称回行时也不顶格写。

——分层次各项结尾均用句号，不用分号。

——“第几”后用逗号不用顿号。如：第一，加强领导。

——阿拉伯数字后加圆点。如：6．

4.数字用法。——公文中的数字，除部分结构层次序数和在词、词语、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如：年代、百分比、分数等。

——计量单位要使用法定计量单位。如：平方米、千米等，不用m2、km。

——5%—6%不要写成5-6%，50万—100万不要写成50-100万。

——非本世纪的年代，应将所属世纪写出。如：20世纪90年代以来。

5.文字表述问题。（1）词语搭配不当。

——主谓搭配不当：诊疗条件和服务质量有所改善，改为诊疗条件和服务质量有所改善和提高；世界发展飞速变化，发展和变化是两个概念，可以说：世界发展变化很快。

——动宾搭配不当：举办世界上规模最大的教育，改为兴办世界上规模最大的教育；我们要提高（学习）无产阶级专政理论。“提高”应搭配“觉悟”和“水平”等。

——修饰语与中心词搭配不当：要加大对违法违纪现象（行为）的查处力度。

（2）成分残缺。

——缺主语：从这一件平凡的小事中，说明了一个大问题。应将“从”、“中”删除。——缺宾语：××同志是我们学习的（榜样）。——缺介词：着眼（于）减负。

（3）“关于”和“对”连用只取其一。如：大关县人民政府关于（对）××的通报。

（4）重复累赘。如：过去一些曾经行之有效的管理手段发生了变化。应把“曾经”去掉。

（5）结构错乱。这个地区解放以来的巨大变化，对于我们是非常了解的。应改为：我们非常了解这个地区解放以来的巨大变化”。

总之，只要我们端正态度，从细微之处着眼，从不足之处弥补，在学习之中提高，在总结之中进步，在实践之中检验，办公室公文处理水平定会有质的飞跃。