财务电子档案制度（小编整理）

第一篇：财务电子档案制度

会计档案管理制度

1、目的

为加强集团及所属各公司会计基础工作管理，保证会计档案的安全和完整，根据《会计法》及相关规定,结合我集团的实际情况,特制定本制度

2、范围

本制度适用于集团本部及集团所属各公司

3、职责

3.1 财务部门

3.1.1制定档案归集、装订、备份、借阅、销毁相关规定和制度

3.1.2严格按制度规定执行会计档案的归集、装订、备份、借阅、销毁工作

4、方法和过程控制

4.1会计档案分类

4.1.1会计凭证类：包括自制的原始凭证、自制原始凭证汇总表、记账凭证、凭证附件及其他会计凭证等

4.1.2会计账簿类：它包括总分类账、明细分类账、现金及银行存款日记账、辅助账簿，其他会计账簿等

4.1.3财务报告类：月度、季度、年度或不定期财务报告、管理报告、预算分析报告、各种财务分析报告等，包括会计报表、附表、附注及文字说明等4.1.4其他类：包括银行存款余额调节表，银行对账单，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册，税务申报资料，发票存根，收据存根，财务管理制度，财务审计报告，验资报告，会计电子档案,以及其他应当保存的会计核算专业资料 4.2会计档案的归集、装订和备份

4.2.1会计凭证的装订；每月上旬财务结账后，由核算会计负责归集和整理会计凭证，于月底之前将上月凭证装订存档,按年月顺序立卷，每月连续编号4.2.2财务报告的装订；财务报告编制完成并报送后，留存的报表按月装订成册并于月底之前存档

4.2.3会计账簿的装订；会计账簿一年打印一次，每年5月31日前把打印完的账簿按科目类别装订成册存档

4.2.4财务数据的备份；各公司信息管理部门应每日将财务信息化数据备份,每半月一次将备份数据刻录光盘，于次月初交财务部档案管理人员存档 4.2.5其他财务资料的存档

4.2.5.1审计报告和验资报告的归档；审计报告和验资报告从会计师事务所取得后，各公司总帐会计负责将审计报告与验资报告原件交本公司财务部档案管理员存档，另交一份（原件）至集团财务部存档备案。4.2.5.2财务管理制度的归档；集团财务部门或各公司财务部门发布的制度、办法、操作手册、作业流程指引等，在正式发布后，财务部档案管理员需将发布的上述文件按发布先后顺序登记存档

4.2.5.3银行存款余额调调节表，银行对账单的归档；资金管理部门每年装订成一册，按月份顺序装订完成后，于次年一月底前汇总移交至财务部档案管理员存档4.2.5.4税务申报资料的归档；每月纳税申报后，税务管理人员将当月的纳税申报资料装订成册，按月顺序将一年装订成一整册，于次年一月底前汇总移交至财务部档案管理员存档

4.2.5.5会计电子文档的归档；重要会计电子文档定期备份，每年刻录成光盘，次年一月底以前提交财务部档案管理员存档4.3会计档案的保管

4.3.1会计档案保管的责任人：财务部档案管理员（专兼皆可）

4.3.2档案室：各公司应设立专门的财务档案室对会计档案进行管理；如果公司设有专门的公司档案管理室的,年度内的档案可临时保管财务部，跨年度的会计档案应移交至公司档案室保管

4.3.3会计档案管理人员应按档案类别、档案存放地、时间顺序等建立档案清册，以便查阅。同时，应执行档案保密和保管安全等方面的规定，严防毁损，散失或泄密

4.3.4档案室应选择在干燥防水的地方，远离易燃易爆物品，应备有适当的灭火器材；室内应经常用消毒药水喷洒，保持室内清洁卫生，以防虫蛀

4.3.5设置归档移交登记薄、档案清册、档案借阅登记薄，并严格借阅登记流程。

4.3.6会计电子文档、会计信息化档案要注明形成档案的时间与操作员姓名，注意防潮、防磁、防尘，定期检查，定期复制，防止介质的损失4.4会计档案的借阅

4.4.1外部借阅会计档案；当外单位借阅我公司会计资料时，应持有单位正式介绍信，经财务负责人和单位领导人批准后，方可办理借阅手续

4.4.2单位内部人员借阅会计档案;内部人员借阅会计资料时，应经部门负责人和财务负责人批准后，方可办理借阅手续

4.4.3无论是外部单位或是内部人员在办理完借阅手续后都应认真填写档案借阅登记薄，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚4.4.4借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记、拆散原卷册，也不得涂改抽换

4.4.5会计档案一般不得携带外出或复制原件;如有特殊情况，须经单位负责人和财务负责人批准后方能携带外出或复制原件

4.4.6借出的会计档案，档案管理人员要追踪按期如数收回，并办理注销借阅手续，保证会计档案资料的完整性4.5会计档案的保管期限

4.5.1会计凭证类：15年（其中：银行存款余额调节表和银行对账单为5年）4.5.2会计账簿类：15年（其中：现金和银行存款日记账为25年）4.5.3财务报告类：月、季报为3年；年报为永久

4.5.4其他类：发票存根为5年；会计移交清册为15年；会计档案保管清册为永久；会计档案销毁清册为永久；验资报告和审计报告为永久4.6会计档案的销毁

4.6.1会计档案保管期满，需要销毁时由各公司档案管理部门提出销毁意见，汇同财务部门共同鉴定、严格审查、编造会计档案销毁清册

4.6.2集团所属各公司销毁保管期满的会计档案时,须报集团财务部,必要时,集团财务部可派人监销

4.6.3会计档案销毁，须报公司领导批准后方可执行

4.6.4销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；销毁时公司档案管理部门、财务部门及审计部门共同派人监销；销毁后，经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报公司领导，一份归入档案备查

4.6.4保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷保管并注明；建设期的档案不得销毁

5、检查和考核 5.1本制度所规定的内容和要求均为会计基础工作检查和财务工作质量考核的内容，集团财务部负责对各单位会计档案管理情况进行定期或不定期检查5.2本制度执行过程中产生的异议和纠纷，由集团财务总监仲裁，特别重大问题由集团总裁仲裁

6、支持性质量记录表格

6.1《会计档案归档移交登记簿》 6.2《会计档案清册》

6.3《会计档案借阅登记簿》

第二篇：电子健康档案

电子健康档案概述

电子健康档案中的个人健康信息包括基本信息、主要疾病和健康问题摘要、主要卫生服务记录等内容。健康档案信息主要来源于医疗卫生服务记录、健康体检记录和疾病调查记录，并将其进行数字化存储和管理。

2009年新标准规定的五类电子健康档案将会实行标准化，它们分别是：个人基本健康信息档案、疾病控制档案、妇幼保健档案、医疗服务档案、社区卫生档案。此标准化的实行，使我国的个人健康档案更加统一和规范化。统一电子健康档案的建立，实现医疗机构间的信息互联互通，健康信息共享，切实解决群众看病就医问题。

电子信息能够更方便更快速的融入医疗卫生机构的日常诊疗工作之中，一方录入，多方使用，各种记录的标准化和数字化，实现医疗机构、患者/常人、卫生管理部门之间的信息共享。

电子健康档案系统完全建立后，人们的健康信息将更简单更快捷更安全的被计算机管理，减少了物理资源的消耗，扩展了传播途径，提供了更系统的管理方式和查看方式，人们将更好的管理自己的健康。

采用面向服务（SOA）的思想和架构。在进行产品设计时，将首先对业务进行整理和抽象，将业务模型化、组件化，以此来应对业务的共性问题和差异问题，使系统更加灵活，各功能之间更容易通讯和协作。使用分布和集中数据存储相结合的方式实现信息管理，既保证系统的响应性能，同时又满足对数据的检索、分析和挖掘等信息使用需求。使用工作流管理技术来应对参与者之间的动态关系，使平台能很好的应对业务需求和业务关系的变化；为用户提供以工作流驱动的高效率的工作环境。综合多种安全技术，保证平台对各种安全威胁的深度防御。采用CA认证方案，保证电子签名真实性，解决居民电子健康档案的合法化问题。将健康信息交互通过网络、手机等渠道引入家庭，让居民个人和家庭更多地参与健康管理，使电子居民健康档案成为“数字家庭”的有机组成部分。

SOA架构的行业使用化；HL7、DICOM3.0标准及IHE规范的合理应用；ESB引擎；工作流管理、过程管理引擎；PKI及工具；行业数据模型及数据仓库模型；健康档案模型；XML对复杂医疗数据的存储；软件服务的管理和发布；Portal的行业应用。

第三篇：电子档案管理制度

电子档案管理制度

为了加强中队电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和 有效开发利用，更好地为中队发展服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关文件规定，结合本队实际，特作如下规定：

一、建立与健全电子文件的管理体制和工作职责

1． 电子文件是开设的一种独立的档案门类和载体，它和其他档案一样，应加强领导。电子文件从形式到归档的管理过程中

2．电子文件应按制度严格要求，妥善管理，确保其不散失、不损毁、不失真，从而保证电子文件的完整、真实和有效利用。

3．电子文件实行集中统一管理。档案室要配备与业务部门兼容的计算机系统，使归档的电子文件能有效机读。档案人员应忠于职守，熟练地掌握计算机系统的使用技能，组织编制归档电子文件的各种检索工具，积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。

二、电子文件的归档方式

1． 电子文件的归档方式主要包括逻辑归档和物理归档，根据本队工作实际，现强调物理归档。

2．根据归档要求，在应归档电子文件产生时打上相应的标记；把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中；办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档，把带有归档标识的电子文件进行分类（信息类和环境类）组盘。填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。

3． 归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：

序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境 等著录内容，归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。

三、电子文件的移交与保管

1．入库的电子档案，每两年要机读抽查一次，发现问题及进补救。２．随着计算机技术和设备的更新、发展，对库存电子档案进行同步更新复制、复制或补救新版本，旧版或有问题的载体仍需保存三年。

３．保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备，四、电子文件的提供和利用

1．封存的电子档案不外借，利用时使用复制件，联网利用要有安全保密防 范措施和可靠的监管保障。

2．销毁电子档案，需经本单位档案鉴定小组、分管领导批准，编制销毁清册，监销人、销毁人签名盖章。

第四篇：电子档案管理办法

邑等档案室实行电子化管理实施方案

数字档案室

指以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。文档一体化原则

各单位应坚持文档一体化原则，规划建设本单位的数字档案室，实现办公信息的顺畅交流。

统筹规划原则

数字档案室是单位信息化建设的基础内容，是办公自动化的重要构成。各单位应把数字档案室纳入单位信息化建设总体格局之中，与办公自动化融为一体，统筹规划建设。

确保安全原则

各位教师应健全各种设施，加强管理，确保档案数据的安全。

网络建设

1档案数据网建设

档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网，应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全域，按照BMB17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离，禁止接入因特网。2接入单位办公网和业务网

档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与当地政务网互联、业务网系统内互联的，应采取相应措施，确保档案数据安全。3数据交换

数据网与办公网、业务网的数据交换采用移动硬盘等介质实现。

软件系统建设

1应选择技术成熟、前瞻性好、后期维护有保障的操作系统和数据库管理系统，构建档案室基础管理平台。选择适宜的操作系统。采用与硬件选型相匹配的主流操作系统。选择适宜的数据库管理系统。目录数据推荐采用关系型数据库存储管理，其他数据可根据需要选用相应的数据库存储管理。应根据数字档案室设计要求开发电子文件归档管理系统、数字档案室管理系统、档案进馆和报送管理系统、档案查询利用系统等，构建符合本单位实际、功能齐全、运行稳定、数据安全的档案管理应用平台。5 电子文件归档管理系统

是单位办公自动化系统的组成部分，应按照GB/T 18894和有关电子文件归档管理的规定设计开发，逐步实现电子文件实时归档，网上移交。主要包括归档鉴定、整理编目、数据加工、数据报送等功能。归档管理过程中应保证电子文件元数据和背景信息的完整性。6 数字档案室管理系统

应建立以数字档案信息收集、管理和利用为核心，涵盖整个档案室业务工作的管理系统。主要应包括电子档案接收、档案资料著录、整理加工、检索利用、档案编研、档案鉴定、数据统计、库房管理等功能。7 档案进馆和报送管理系统

按照网络环境下馆室一体化业务建设的模式，按照国家规定的档案数据及其目录数据格式要求，整理应进馆的档案、资料及现行文件，形成报送数据，通过网络或载体移交等方式向同级国家综合档案馆移交报送。8 档案查询利用系统

在单位办公网上提供非涉密档案信息资源的在线查询利用。电子文件归档管理系统和档案查询利用系统是单位办公自动化系统的子系统，应与办公自动化系统实现无缝连接。数字档案室一般应基于中间件技术，将业务规则逻辑与后台数据存储处理和前台展现程序进行分离，构架数据库服务器处理数据，应用服务器处理具体业务逻辑，客户端负责和用户交互的三层体系开发应用平台。

数据库建设

1数据库种类

档案室应建立面向全部室藏档案的档案资料目录数据库和电子档案数据库，集中存储管理数字档案数据信息。2 档案资料目录数据库

室藏档案应按照DA/T18和DB37/T53的规定设计著录项目，建立档案案卷级、文件级目录数据库。

室藏资料应按照GB3792.1和GB3792.2的规定设计著录项目，建立资料目录数据库。3 电子档案数据库

根据GB/T18894和国家及省制发的电子文件管理规定组织建立电子档案数据库。档案数据量大、种类丰富的单位可以区分类型建立数据库，分别存储文本型、图像型、图形型、音频型、视频型等电子档案数据。电子档案数据应与其目录数据进行有效挂接。4 数据采集和加工 档案资料目录数据的采集

按照DA/T18和DB37/T536的规定采集档案目录数据。按照GB3792.1和GB3792.2的规定采集图书资料目录数据。5 电子档案数据的采集 6 电子文件收集归档

单位应按照国家及省有关电子文件归档管理的规定，建立健全电子文件归档管理体制和责任体系，采取相应的技术手段和管理措施，逐步实现电子文件形成、处理、积累、归档的一体化管理，确保各种类型电子文件完整归档。

归档文本型电子文件推荐采用XML格式，可以收集PDF、RTF、TXT格式文档；图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式；音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式；视频型电子文件推荐采用MPEG2或AVI格式。7 档案数字化加工

档案室应有计划地采用成熟的数字化技术对室藏非电子档案进行数字化加工。纸质档案按照DA/T31的规定进行数字化加工。

照片档案采用扫描方式进行数字化时，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；扫描仪光学分辨率应不低于600dpi；扫描后的照片应保存为TIFF格式，采用LZW格式压缩；扫描图像缩放比应为100%。

录音带数字化时应选用44.1kHz，16bit来进行立体声采样。数字化后存储格式应为WAV或MP3。

录像带数字化时数据传输率应不低于4Mb/s，采用MPEG2压缩存储标准。

数据管理与维护 应指定专人负责档案数据的维护与管理。2 数据入库

电子档案及其目录数据应进行齐全性、准确性、完整性、安全性、有效性鉴定，确认达到相应技术要求后，经档案部门负责人签字同意后，才能入库保管。3 数据修改

入库后的档案数据一般不能修改。入库数据确有错误，应形成书面报告，按相关制度的程序规定批准后方能修改。.4数据备份

档案及目录数据至少应制作三套备份，脱机分开保管，一套异地保存。并定期进行更新备份。有条件的单位，宜采用双机热备加磁盘阵列柜存储管理。5数据删除

入库数据不能随意删除。经价值鉴定确无保存价值的档案数据，按相关制度的程序规定审批同意后，按要求删除数据。删除数据应形成纸质记录存档。

查询利用 单位办公自动化系统应设置非涉密档案在线查询利用的功能链接。档案室应利用本单位办公网实现非涉密档案在线查询利用；利用电子邮件或其他通讯方式实现非在线查询利用。3 涉密档案不能上网利用。应建立完善的网上查询利用记录，对档案查询利用进行全程监督。编制提供本单位基础数字、重要工作和重大事件等信息资料，通过办公网络提供档案信息服务。

安全管理

1物理安全

档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件；采用温湿度自动控制系统，使库房温度保持在17—20℃之间，相对湿度保持在35%—45%之间；设置门控系统、监控报警系统，配备磁带备份系统、光盘刻录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备，健全环境安全和介质安全等功能，确保网络设备、设施、介质和信息的物理安全。电子档案库房应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。有条件的单位应建造标准的电子档案库房。2数据安全

档案室应健全系统备份、容灾恢复和电磁兼容等功能，配备防火墙、入侵检测等相应技术设备，建立操作日志，通过身份认证、访问控制、信息加密、信息完整性校验、入侵检测

等技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护，防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到破坏、更改、泄露，杜绝网络系统上的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事故发生。3 计算机病毒防治

采用国家有关主管部门审验通过的查毒、杀毒软件，实时对服务器和客户端查毒、杀毒，并健全各种防毒措施。4 网络入侵防护

采用通过国家鉴定的防火墙设备构建网络防护体系，并通过网络入侵检测设备，对网络可疑访问进行记录、跟踪，与防火墙及网络交换机联动，阻止非法访问，保护网络系统和应用系统的安全。5系统漏洞扫描防护

通过系统漏洞扫描系统，主动查找网络中存在的各种漏洞，及时采取相应的补救措施，避免可能引起的破坏。6 身份鉴别

采用各种有效措施对通过网络进行在线移交、信息检索等活动进行身份鉴别，保证用户身份的合法性。7访问控制

通过网络硬件设备和软件组合功能对用户进行操作权的限制，包括功能权限制和数据权限制，主要防范用户的越权访问。8 信息加密

包括传输加密和存储加密。网络设备应支持相应的加密协议。9安全审计

利用数据库、操作系统、安全保密产品和应用软件的审计功能进行安全审计、评估。10 保密管理

应根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和国家有关保密规定切实做好保密管理。

制度建设 电子文件归档制度

明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法、时限和质量要求等。

2档案数字化规程

明确规定本单位各种门类、载体档案进行数字化的具体要求。档案安全保密制度

明确规定电子档案安全管理职责要求和措施方法，网上利用权限的划分标准，以及档案阅读使用范围。档案数据网上查询利用制度

明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。5 档案数据管理维护制度

明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法。6 电子档案鉴定销毁制度

明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。7 档案数据网和信息设备维护使用制度

明确规定档案数据网操作管理要求和程序方法，规定计算机等信息设备维护使用要求。

施工、监理与验收 数字档案室应根据国家有关规定，由具有信息系统工程施工资质的公司进行施工，并聘请具有信息系统工程监理资质的监理公司进行全程监理。档案管理软件系统和数据安全管理，均应通过省档案局专业验收。

邑等档案室实行电子化管理实施方案

邑等完小

第五篇：电子档案管理程序

电子文件归档与电子档案管理规定（试行）

1目的和适用范围

1.1目的为使公司设计和管理文档的规范化，保证电子文档的安全性、可利用性，对电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的保管实行全过程管理，从而确保信息的真实性、安全性和完整性，使公司的利益不受损失，特制定本规定。

1.2适用范围

本规定适用于公司电子文件的形成、传递、积累、归档及电子档案的管理。本规定涉及的电子文件包括：文本文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序、数据文件。

1.3其它

电子文件的管理应由主管部门统一协调，指定专门人员负责，保证管理工作的连续性。电子文件形成部门负责电子文件的积累、保管和整理工作，档案室要进行指导与监督。电子文件的传递和管理由办公室负责，电子文件形成部门要提供协助和支持。2引进标准

有限公司SL01007《档案管理制度》；

有限公司SL01009《档案分类编号标准》。

3管理规定

3.1 电子文件的形成、收集与积累

3.1.1 在“无纸化”计算机办公或设计中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于能够脱机保存的载体上，井对有档案价值的电子文件制作纸质保留。

3.1.2 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

3.1.3 用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时应注意其对设备、软件的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。

3.1.4 用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，则应将相关软件一并收集。

3.1.5 用视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法和软件。

3.1.6 用音频设备获得的文件，收集时应注意收集其属性标识和相关软件。

3.1.7 由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时应注意参数准确、数据完整。

3.1.8 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。

3.1.9 计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

3.2 电子文件的传递

3.2.1 公司内部文件交换只可通过网络进行，不能通过外接存储设备、移动硬盘进行。

3.2.2需要拷贝电子文件时，需填写《图纸、资料拷贝登记表》或《USB、软盘使用登记表》，经主管领导批准后，并由网管负责实施。

3.2.3 只可通过指定专用计算机进行Inter Net连接和收发电子邮件。收、发Email时需填写《收、发电子邮件登记表》经主管领导批准后，由网管负责实施，并保留邮件副本备案。

3.3 电子文件的整理

3.3.1电子文件的整理，应按内容、保管期限、密级等因素相对集中，详细请参考黄石有限公司SL01007《档案管理制度》。

3.3.2电子文件应按有限公司SL01007《档案管理制度》著录，并制成目录。

3.4 电子文件的归档

3.4.1归档电子文件时应填写有限公司SL01007-01A《档案材料归档移交清单》。

3.4.2归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上保持一致。

3.4.3把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第3套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作，3.4.4本规定推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。

3.4.5存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，标签内填写编号、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境。

3.4.6将相应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。

3.4.7需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。

3.4.8原电子文件数据集载体在完成电子文件归档后，保留时间至少1年。

3.4.9在网络中进行了逻辑归档操作的电子文件应按上述归档过程完成物理归档。

3.5 检验

3.5.1检验项目包括：载体是否有划痕；是否清洁；有无病毒。

3.5.2 档案保管部门应配备相应的处理设备，以保证完成电子档案的检验工作。归档的每套载体均应接受检验，合格率应达到100%。与纸质档案同时保存的电子档案可采取抽样检验的方法，样本数不少于总数的20％合格率应达到100%。

3.5.3核实电子档案的完整性和有效性，核实登记表、软件、说明资料等是否齐全。

3.5.4归档载体不得擦、划、触摸记录涂层。载体应直立存放，做到防尘、防变形。存放时应注意远离强磁场，并与有害气本隔离。

3.6 电子文件的管理

3.6.1公司员工对文档的访问采用分级授权的方式，员工只访问与自己工作相关的资料文档。

3.6.2严防病毒破坏，做到定期备份电子文件。业务数据每周定期备份一次，重要数据做到及时备份。员工按要求存入到服务器中的个人文件夹里，同时保证存入的电子文件的正确性和完整性。

3.6.3电脑使用者对电子文档、图纸应注意保管，不得遗失、私自传播。如有需要他人电子文档、图纸应申报批准，方能够查询、打印，成套的图纸输出由专人负责打印。

3.6.4公司所有员工应加强保密意识，严禁将公司图纸、合同（含公司供货厂家、价格、经营模式等信息）等设计和管理资料以电子、纸张和口头等方式有意或无意间提供给任何公司以外的人员。

3.6.5原则上，员工不得将图纸等资料带回家中，如确实需要（如加班等），须经主管人员批准方可。

3.6.6在工程项目实施中，由项目经理负责图纸文档的归口管理，工程完工后交由工程管理部处理。

4．处罚

公司员工要自觉遵守上述规定，使公司的电子文件管理逐步走向正规化、制度化。对违反本规定者，轻者提出批评，重者罚款1000-5000元，对情节特别严重者，将予以除名。

5．其它

5.1本规定的解释权属于公司。

5.2本规定自发布之日起执行。

6．附件

6.1《USB、软盘使用登记表》

6.2《图纸、资料拷贝登记表》

6.3《收电子邮件登记表》

6.4《发电子邮件登记表》