公司电子邮件管理办法(2014.2.25)

第一篇：公司电子邮件管理办法(2014.2.25)

管 理 制 度

公司电子邮件管理办法

第一章 总则

随着公司信息化建设的发展及互联网络的普及，电子邮件已逐步成为广大员工在工作中进行信息交流和业务往来的主要工具。为加强企业形象宣传，规范公司电子邮件的使用管理，确保公司邮件传输的可靠性、安全性和应用水平，提高公司整个网络的运行效率，以维持邮件服务器的正常运转，特制定本管理制度。

第二章 范围

本制度适用于北京博兴宝信息技术有限公司及北京百信弘晟信息技术有限公司内所有使用公司邮件系统的员工。

第三章 内容

一、邮件服务器管理

1、行政部统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。

2、公司员工使用电子邮件需要接受行政部的监管，由行政部将部分用户收发电子邮件的副本保存。以便监督、检查和备案。

二、邮件使用管理

1、公司员工以电子邮件对外联系业务时必须使用公司提供的、以公司域名为后缀(如：@bxhs.com.cn)的企业邮件，邮箱用户名的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1-3位识别码。公司对员工邮箱进行统一规划和管理。职员名片及公司其它对外宣传资料上都统一标注以公司域名为后缀的邮件地址，不得标注其它的邮箱。

管 理 制 度

2、公司各部门内部及各部门之间进行工作上的沟通时，要求均使用电子邮件形式发送文本或确认结果，利于事后再查阅，可以进入备忘录，也便于管理，归档等。

3、公司员工应根据工作需要，依照公司技术部的电子邮箱申请流程，申请开通电子邮件服务。

4、公司各级员工应根据岗位需求，在获得相关领导批准后，方可向技术部申请开通特定邮件组群的收发权限，并在调离该岗位或离职时，由人事行政部及时通知技术部注销此权限。

5、每封电子邮件在对外发送时其附件大小不能超过10MB，从外部接收的邮件其附件大小不能超过1.5MB，否则将无法正常收发，或导致公司邮件网络堵塞、瘫痪。

6、在公司范围内群发电子邮件时，如附件大小超过规定范围，切勿将附件粘贴在邮件中，应将其粘贴在“公司共享文件夹”中，并在邮件中说明访问附件的地址链接。

7、不要打开一些不知名的、或有可疑的邮件，这样有可能造成病毒入侵公司网络，给公司造成直接的经济损失。

8、严禁使用电子邮件群发与工作无关或带有娱乐性质的邮件。如确实需要在公司内召集、组织集体娱乐活动譬如球赛、集体出游等等，请将该邮件发送人事行政部负责人，由其负责群发。

9、严禁跨部门群发邮件，以免干扰其他部门的正常工作秩序。

10、严禁使用电子邮件群发供应简历邮件，类似“请给某某推荐工作”，除非是给HR推荐工作。征求简历邮件，允许在部门内部群发。

11、员工收到公司群发的邮件后，严禁全部答复该邮件组群，以免给其他人员的工作造成干扰。

12、发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待。

（1）秘密级：需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。

（2）机密级：由部门经理签字同意，将发送的资料交行政部审核、存档，并由行政部负责发送。

（3）绝密级：禁止在网上发送。

第四章 责任说明

管 理 制 度

1、员工应及时修改初始密码，并对邮箱帐号和密码的安全负责。员工不得自行把自己的邮箱帐号提供给他人使用，须经常改变邮箱密码以防邮箱被他人盗用。若发现有任何非法使用自己的帐号或存在安全漏洞的情况，应立即通知技术部门妥善处理。

2、员工必须每日至少查看三次（上班后、中午、下班前）电子邮箱，以便及时接收邮件。若遇外出或工作忙时，可设置邮箱转发其他邮箱（139移动手机邮箱，或者126、163已绑定手机的邮箱），以便短信通知接收邮件（设置-高级功能-自动转发）。

3、员工的电子邮箱只限工作交流使用，严禁传播中伤他人的、辱骂性的、恐吓性的，以及淫秽、反动等违犯国家法律法规的内容。

4、严禁员工利用工作之便，向内外部无关人员发送涉及岗位或公司机密的信息资料。

第五章 违纪处理

1、对于异地发送超过2M的大邮件，使用FIDMAIL下载软件或未经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛的员工和情节严重程度，处于500-1000元的罚款。

2、转发有危害社会安全的言论或政治性评论文章的邮件，以及其他与工作无关的邮件的员工，首次发现降薪500处理，再次发现作降职处理，三次发现作辞退处理。

3、在公司内部使用非公司电子邮件地址，罚款200元。

4、任何使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现视情节严重，处以扣除全年绩效奖金直至辞退的处理，造成恶劣影响或损失严重的，公司还将已发追究其法律责任。任何违犯上述规定的行为，视为破坏公司正常的工作秩序，一经发现并核实，给予通报批评，并给予行政处分。

第六章 附则

1、本制度由行政部负责制定、实施、修改和解释，经总经理批准后实施，修改时亦同。

2、本制度自发布之日起生效。

第二篇：互联网电子邮件服务管理办法

【发布单位】信息产业部

【发布文号】信息产业部令第38号 【发布日期】2006-02-20 【生效日期】2006-03-30 【失效日期】

【所属类别】国家法律法规 【文件来源】中国政府网

互联网电子邮件服务管理办法

(信息产业部令第38号)

《互联网电子邮件服务管理办法》已经2005年11月7日中华人民共和国信息产业部第十五次部务会议审议通过，现予公布，自2006年3月30日起施行。

部 长：王旭东

二○○六年二月二十日

互联网电子邮件服务管理办法

第一条 为了规范互联网电子邮件服务，保障互联网电子邮件服务使用者的合法权利，根据《 中华人民共和国电信条例》和《 互联网信息服务管理办法》等法律、行政法规的规定，制定本办法。

第二条 在中华人民共和国境内提供互联网电子邮件服务以及为互联网电子邮件服务提供接入服务和发送互联网电子邮件，适用本办法。

本办法所称互联网电子邮件服务，是指设置互联网电子邮件服务器，为互联网用户发送、接收互联网电子邮件提供条件的行为。

第三条 公民使用互联网电子邮件服务的通信秘密受法律保护。除因国家安全或者追查刑事犯罪的需要，由公安机关或者检察机关依照法律规定的程序对通信内容进行检查外，任何组织或者个人不得以任何理由侵犯公民的通信秘密。

第四条 提供互联网电子邮件服务，应当事先取得增值电信业务经营许可或者依法履行非经营性互联网信息服务备案手续。

未取得增值电信业务经营许可或者未履行非经营性互联网信息服务备案手续，任何组织或者个人不得在中华人民共和国境内开展互联网电子邮件服务。

第五条 互联网接入服务提供者等电信业务提供者，不得为未取得增值电信业务经营许可或者未履行非经营性互联网信息服务备案手续的组织或者个人开展互联网电子邮件服务提供接入服务。

第六条 国家对互联网电子邮件服务提供者的电子邮件服务器IP地址实行登记管理。互联网电子邮件服务提供者应当在电子邮件服务器开通前二十日将互联网电子邮件服务器所使用的IP地址向中华人民共和国信息产业部（以下简称“信息产业部”）或者省、自治区、直辖市通信管理局（以下简称“通信管理局”）登记。

互联网电子邮件服务提供者拟变更电子邮件服务器IP地址的，应当提前三十日办理变更手续。

第七条 互联网电子邮件服务提供者应当按照信息产业部制定的技术标准建设互联网电子邮件服务系统，关闭电子邮件服务器匿名转发功能，并加强电子邮件服务系统的安全管理，发现网络安全漏洞后应当及时采取安全防范措施。

第八条 互联网电子邮件服务提供者向用户提供服务，应当明确告知用户服务内容和使用规则。

第九条 互联网电子邮件服务提供者对用户的个人注册信息和互联网电子邮件地址，负有保密的义务。

互联网电子邮件服务提供者及其工作人员不得非法使用用户的个人注册信息资料和互联网电子邮件地址；未经用户同意，不得泄露用户的个人注册信息和互联网电子邮件地址，但法律、行政法规另有规定的除外。

第十条 互联网电子邮件服务提供者应当记录经其电子邮件服务器发送或者接收的互联网电子邮件的发送或者接收时间、发送者和接收者的互联网电子邮件地址及IP地址。上述记录应当保存六十日，并在国家有关机关依法查询时予以提供。

第十一条 任何组织或者个人不得制作、复制、发布、传播包含《中华人民共和国电信条例》第五十七条规定内容的互联网电子邮件。

任何组织或者个人不得利用互联网电子邮件从事《中华人民共和国电信条例》第五十八条禁止的危害网络安全和信息安全的活动。

第十二条 任何组织或者个人不得有下列行为：

（一）未经授权利用他人的计算机系统发送互联网电子邮件；

（二）将采用在线自动收集、字母或者数字任意组合等手段获得的他人的互联网电子邮件地址用于出售、共享、交换或者向通过上述方式获得的电子邮件地址发送互联网电子邮件。

第十三条 任何组织或者个人不得有下列发送或者委托发送互联网电子邮件的行为：

（一）故意隐匿或者伪造互联网电子邮件信封信息；

（二）未经互联网电子邮件接收者明确同意，向其发送包含商业广告内容的互联网电子邮件；

（三）发送包含商业广告内容的互联网电子邮件时，未在互联网电子邮件标题信息前部注明“广告”或者“AD”字样。

第十四条 互联网电子邮件接收者明确同意接收包含商业广告内容的互联网电子邮件后，拒绝继续接收的，互联网电子邮件发送者应当停止发送。双方另有约定的除外。

互联网电子邮件服务发送者发送包含商业广告内容的互联网电子邮件，应当向接收者提供拒绝继续接收的联系方式，包括发送者的电子邮件地址，并保证所提供的联系方式在30日内有效。

第十五条 互联网电子邮件服务提供者、为互联网电子邮件服务提供接入服务的电信业务提供者应当受理用户对互联网电子邮件的举报，并为用户提供便捷的举报方式。

第十六条 互联网电子邮件服务提供者、为互联网电子邮件服务提供接入服务的电信业务提供者应当按照下列要求处理用户举报：

（一）发现被举报的互联网电子邮件明显含有本办法第十一条第一款规定的禁止内容的，应当及时向国家有关机关报告；

（二）本条第(一)项规定之外的其他被举报的互联网电子邮件，应当向信息产业部委托中国互联网协会设立的互联网电子邮件举报受理中心（以下简称“互联网电子邮件举报受理中心”）报告；

（三）被举报的互联网电子邮件涉及本单位的，应当立即开展调查，采取合理有效的防范或处理措施，并将有关情况和调查结果及时向国家有关机关或者互联网电子邮件举报受理中心报告。

第十七条 互联网电子邮件举报受理中心依照信息产业部制定的工作制度和流程开展以下工作：

（一）受理有关互联网电子邮件的举报；

（二）协助信息产业部或者通信管理局认定被举报的互联网电子邮件是否违反本办法有关条款的规定，并协助追查相关责任人；

（三）协助国家有关机关追查违反本办法第十一条规定的相关责任人。

第十八条 互联网电子邮件服务提供者、为互联网电子邮件服务提供接入服务的电信业务提供者，应当积极配合国家有关机关和互联网电子邮件举报受理中心开展调查工作。

第十九条 违反本办法第四条规定，未取得增值电信业务经营许可或者未履行非经营性互联网信息服务备案手续开展互联网电子邮件服务的，依据《互联网信息服务管理办法》第十九条的规定处罚。

第二十条 违反本办法第五条规定的，由信息产业部或者通信管理局依据职权责令改正，并处一万元以下的罚款。

第二十一条 未履行本办法第六条、第七条、第八条、第十条规定义务的，由信息产业部或者通信管理局依据职权责令改正，并处五千元以上一万元以下的罚款。

第二十二条 违反本办法第九条规定的，由信息产业部或者通信管理局依据职权责令改正，并处一万元以下的罚款；有违法所得的，并处三万元以下的罚款。

第二十三条 违反本办法第十一条规定的，依据《中华人民共和国电信条例》第六十七条的规定处理。

互联网电子邮件服务提供者等电信业务提供者有本办法第十一条规定的禁止行为的，信息产业部或者通信管理局依据《中华人民共和国电信条例》第七十八条、《互联网信息服务管理办法》第二十条的规定处罚。

第二十四条 违反本办法第十二条、第十三条、第十四条规定的，由信息产业部或者通信管理局依据职权责令改正，并处一万元以下的罚款；有违法所得的，并处三万元以下的罚款。

第二十五条 违反本办法第十五条、第十六条和第十八条规定的，由信息产业部或者通信管理局依据职权予以警告，并处五千元以上一万元以下的罚款。

第二十六条 本办法所称互联网电子邮件地址是指由一个用户名与一个互联网域名共同构成的、可据此向互联网电子邮件用户发送电子邮件的全球唯一性的终点标识。

本办法所称互联网电子邮件信封信息是指附加在互联网电子邮件上，用于标识互联网电子邮件发送者、接收者和传递路由等反映互联网电子邮件来源、终点和传递过程的信息。

本办法所称互联网电子邮件标题信息是指附加在互联网电子邮件上，用于标识互联网电子邮件内容主题的信息。

第二十七条 本办法自2006年3月30日起施行。

本内容来源于政府官方网站，如需引用，请以正式文件为准。

第三篇：公司电子邮件管理规定

公司电子邮件管理规定

为了维护公司以及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率，特制定本规定。

一、总则

1、公司对员工邮箱进行统一规划和管理。

2、公司鼓励和提倡各下属以及员工采用电子邮件进行内外交流。

3、员工或部门已电子邮件对外联系是必须提供公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱 ***@*****.com。

4、公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重 名，允许用户自定义1-3位的识别码，已有账号员工可保留原账号不变。考虑国外客户的使用习惯以及工作方便，出口部员工可以使用自己的英文名作为账号名。

5、在职人员名片以及公司其他对外宣传资料上必须印有公司域名为后缀的邮件地址。

二、管理权限和职责

办公室：统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作

使用邮箱用户：应熟练使用各种办公软件进行邮件的收发。

三、邮箱管理流程

1、新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向办公室申报开通，办公室同时做好登记备案工作

2、使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由部门通知办公室执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3、公司邮箱账号限本人使用，禁止借用他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网路。

四、邮箱使用

1、一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分发送。

2、不得传递与本人工作无关以及有害社会、企业安定的邮件。经批准用邮件订阅报刊、新闻、论坛

4、部门员工使用电子邮箱需要接收监督，员工发送邮件必须同时抄送到部门邮箱中，以便监督、检查和备案。

第四篇：公司电子邮件管理规定

公司电子邮件管理规定

随着公司管理水平的提升，电子邮箱的数量也日益增多。为了维护集团及个人信息的安全性、保障邮件传输的可靠性、保持工作的高效率、提高各公司内部的信息化应用水平，特制定本规定。

一、总则公司对员工电子邮箱进行统一规划和管理。公司鼓励和提倡各下属部门及员工采用电子邮件进行内外交流。员工或部门以电子邮件对外联系时必须使用本公司提供的、以相应域名为后缀的邮箱***@njchem.net。公司邮箱用户的账号名以员工姓名的全拼或缩写字母为准，如有重名，允许用户自定义1--3位的识别码。已有账号员工可保留原账号不变。在职人员名片及集团其它对外宣传资料上必须印有以相应业务域名为后缀的邮件地址。

二 管理权限和职责

财务部：负责公司邮件系统的管理和技术维护。

所有邮箱用户：应熟练使用OA及外部邮箱收发邮件。

三邮箱管理流程

1新申请流程：员工因工作需要申请公司域名的邮箱的，由所在部门提出申请，经分管领导审核后报总经理批准，同意后由所在部门向财务部申报开通，财务部门同时做好登记备案工作。使用人异动管理流程：员工因调职或离职不再使用公司业务邮箱，由直管领导负责通知财务部执行注销，特殊人员的邮箱账号需要保留的，需经总经理批准后方可。

3对于长时间（超过一个月）无人管理的邮箱，公司有权予以注销并收回。公司邮箱仅限本人使用，禁止借给他人使用，禁止非工作用途将公司邮箱公布于外部网络。

四邮件使用

1一般邮件内容不应超过10M，如需发送较大附件，建议将附件拆分后分开发送。2禁止群发与工作无关的或有害社会、企业安定的邮件，因此被公安机关追究个人责任，或给公司造成不良影响或损失的，公司将从重处理。

3公司内部日常业务联系沟通应尽量使用OA平台或电话等其他即时联系方式进行，需传递资料等通过邮件发送的，需经分管领导同意并抄送给分管领导，尽量避免越级汇报或大量群发。

4需群发以及发送涉密文件需经部门领导同意后发送，涉密文件需加密处理后方可发

送。

5各部门需通过邮件汇报总经理处理的事项应发送给分管副总批示后予以转发。

第五篇：公司电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范

一、邮件文本及格式规范：

1邮件内容：

一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。2邮件字体：

（1）全文统一；

（2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；（3）字体为正体；

（4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显著的颜色。3邮件附件：

如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。

4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。5个人签名：

（1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、e-mail等；

（2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。

二、邮件语言文字规范：

1语言表述清楚、简练，不能有岐义。

2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。3

段落分明、清晰。

用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。

三、邮件发送规范：

1邮件主题：邮件必须写明主题。2邮件发送：

（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；

（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；

（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；

（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；

（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；（8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；（9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；

（10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送 3邮件群发：

（1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发;（2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。

4邮件优先级

(1)邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级;(2)不要频繁使用邮件高优先级。

四、其他注意事项:

1不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。2工作时间勿发与工作内容无关的邮件。

3邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。4 重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。5邮件附件的总容量应尽可能少于5M,如附件较大,应压缩后发送。6 无保留价值的邮件阅后及时删除，避免占用空间。7 需要归档的邮件及时归档留存。对不熟悉来源的邮件，需确认无危害后才打开，避免病毒侵入。