《中国人民保险公司档案管理办法》

第一篇：《中国人民保险公司档案管理办法》

中国人民保险公司 国家档案局关于印发

《中国人民保险公司档案管理办法》（修订稿）等三份文件的通知

（１９９４年４月２９日 保发〔１９９４〕８５号）

各省、自治区、直辖市分公司，档案局，各计划单列市分公司，档案局，沈阳市人寿分公司，大连、四川、长沙，厦门寿险公司，中国保险管理干部学院，哈尔滨、南昌、成都保险学校，总公司机关各部门，各附属机构：

中国人民保险公司于１９８８年制定并印发了《档案管理办法（试行）》、《业务档案管理细则（试行）》、《档案保管期限表（试行）》等三个文件。５年来，这些办法对于加强和促进全系统的档案工作，使档案工作更好地为保险业务发展服务，起到了积极的作用。各级公司以这些规定为依据，在各级领导的关心和重视下，认真并卓有成效地开展了档案工作，使全系统的档案工作取得了长足的进步，但是随着业务的不断发展，这些制度办法中的有些内容已与迅速发展的形势不相适应，如不及时地予以修改和完善，将会影响保险档案工作的进一步发展。在修订过程中，为使这些办法更切合实际，总公司办公室普遍征求了各方面的意见，进行了认真的修改，并报经国家档案主管部门批准。

现将重新修订的三个办法印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

附：一

修订说明

一、此次修订的《中国人民保险公司档案管理办法》、《中国人民保险公司档案保管期限表》、《中国人民保险公司业务档案管理细则》适用于保险系统不同门类，不同载体及不同保管期限的档案。

二、为重点收集、保管好永久、长期档案，在修订的文件中对永久、长期档案的整理、归档提出了较严格的要求。在实际工作中产生的短期档案不仅量大，而且在一定时间内仍有查考和利用价值。因此各类短期档案仍应按要求整理立卷。根据短期档案整理业务量大、保存价值相对较小的特点，短期档案的整理及归档可适当降低要求，具体标准由各省级公司会同当地档案管理部门制定。

三、随着保险业务的发展，保险档案作为一种专门档案有很多问题需要我们更深地认识和实践。如保险档案的分类，根据目前人保系统机构设置情况和业务发展状况，保险档案的分类在省、市级公司采用年度－－机构法较为适宜，但在地市级及县级公司，似采用年度－－业务种类（或险种）更为合适。总之，此问题的最终解决，有待于进一步的实践及探讨。

四、《中国人民保险公司档案保管期限表》对各类档案的保存期限，特别是对各类保险档案的保存期限的规定只是一个原则，罗列的险种及其期限的划定是粗线条的。因此各省公司应在此基础上根据本地区业务发展情况增添新的相关条款和保存期限，制定出能够适合本辖区各级公司归档工作需要的《档案管理办法》及《档案保管期限表》，报当地档案管理部门批准，并报总公司档案处备案。

五、承保单证的保存期限系指保险责任终止后的保存年限，超过保存年限即可销毁。例如，企财险承保单证，按规定保存３年，１９９３年到期的单证，１９９７年即可销毁。

六、《办法》、《细则》、《期限表》在执行中如有问题，请告总公司档案处，以便及时更正或解决。

附：二

中国人民保险公司档案管理办法

（１９９４年１月）

第一章 总则

第一条 为加强保险系统档案的科学管理，提高档案工作的质量，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的信息咨询作用，不断提高档案的社会效益和经济效益，使之更好地为保险事业的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合保险工作的特点，特制定本办法。

第二条 本办法所指档案，系指保险公司在保险业务活动中和管理工作中形成的有保存价值的各种文件、电报、单证、报表、帐册、照片、录音、录像、软盘等不同形式或载体的文件材料，保险公司档案包括文书档案、保险档案、会计档案、审计档案、基建档案、声像档案等。它们是我国保险业务和管理工作的真实记录和原始凭证。

第三条 保险公司档案是国家全部档案的组成部分。保险公司档案工作是保险工作的重要组成部分。各级公司的各部门都应当把在保险业务活动和各项管理工作中形成的、办理完毕的、有保存和利用价值的各种文件材料及时进行收集、整理、立卷、归档，并列入有关人员的职责范围，作为考核其工作质量的标准之一。

第四条 保险公司档案工作的管理原则是：统一领导，分级管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。

第二章 档案机构和任务

第五条 各级公司必须建立健全档案工作机构。省、自治区、直辖市、计划单列市分公司应设立档案科，配备二名以上专职档案干部。地市级以下公司也应设立档案机构和配备一定数量的档案工作人员。

第六条 各级公司的档案工作受本公司办公室领导，在业务上受同级地方档案行政管理部门和上级主管部门的指导和监督。

第七条 档案部门的主要任务

１．指导和监督本机关各部门做好各类文件材料的收集、整理、立卷、归档工作；

２．集中统一管理本机关各种门类和载体的档案和资料；

３．积极开展档案的利用工作，为各项保险业务和管理工作服务；

４．按照有关规定，将应进馆的档案移交给当地档案馆；

５．组织安排对超过保管期限的档案进行价值鉴定；

６．负责对下级公司和直属单位的档案工作进行指导和监督；

７．办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

第八条 各级公司要为档案部门配备政治上可靠、事业心强、熟悉档案业务、能够胜任档案工作，具有高中以上文化程度的干部，并保持相对稳定。档案干部应定期参加业务培训，在专业技术职务评聘中档案干部应与业务干部享受同等待遇。

第九条 档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，刻苦钻研档案管理业务和保险专业知识，不断提高政治素质和业务素质，遵纪守法，忠于职守，尽职尽责地做好档案工作。

第三章 档案的归档要求

第十条 各级公司都要建立健全归档制度，各有关部门都应将办理完毕，具有保存价值的文书、保险、会计、审计、基建、声像等文件材料，及时整理、立卷，定期归档。

第十一条 立卷的基本原则是：保证该归档的文件材料齐全完整，按照文件的形成规律和特点，保持各类文件材料的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

第十二条 保险档案案卷标准按《中国人民保险公司保险档案管理细则》执行；文书档案案卷标准按照国家档案局１９８７年颁发的《机关档案工作业务建设规范》执行；会计档案的案卷标准按照国家档案局、财政部１９８４年联合颁发的《会计档案管理办法》执行；审计档案的案卷标准按照国家档案局、审计署１９９１年联合颁发的《关于审计档案管理工作的规定》执行；基建档案的案卷标准按照国家档案局、国家计委１９８８年联合颁发的《基本建设项目的档案资料管理暂行规定》执行。

第十三条 各类档案在装订前要去掉文件中的金属物，对纸张破损或字迹已扩散的档案必须及时修补或复制，复制件应与原件一起立卷。在装订线外有文件内容的，应加宽边。装订应结实、整齐、美观。

第十四条 各类案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录、案卷目录及备考表。案卷标题要求简明扼要，准确地反映出卷内文件的内容，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。

第十五条 归档时间：保险赔案档案应在结案后的次年六月底前，保险凭证档案应于保险责任终止后的次年六月底前，会计档案应于会计年度终了后的次年六月底前、文书、审计、声像、基建档案应于形成之后的次年六月底前向档案室移交。

各部门向档案部门归档时，应填写案卷目录一式三份，经双方清点核对无误后，双方在《案卷接收（移交）登记簿》上签字。

第四章 档案的管理

第十六条 档案部门对接收的档案要及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并编制检索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

第十七条 各级公司档案部门必须建立健全保密制度、库房管理制度、档案借阅制度、档案统计制度等管理制度和档案工作人员岗位责任制，并严格执行。定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施进行抢救。

第十八条 各级公司必须设置与本公司档案业务发展相适宜的档案库房，购置必备的档案装具。库房要坚固，要有防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防尘等设施。如：消防器材、温湿计、吸尘器、空调器等。

第十九条 各级公司档案部门要加强各种与保险工作有关的业务资料（如法律、天文、气象、交通、消防、土壤等）的收集和积累工作。使档案室成为档案和信息的储存、利用、咨询和交流的服务中心。

第二十条 各级公司的档案部门要重点保护好永久和长期档案，并积极与当地档案部门配合，按时向当地档案馆移交档案。

第二十一条 临时性机构撤销时，其档案应向本公司档案部门移交。档案工作人员调动工作时，应当在离职前办理好交接手续。

第二十二条 保险档案的管理要不断采用新的技术设备，如计算机、复印机、光盘、缩微机等，加快实现现代化管理步伐。

第五章 档案的利用

第二十三条 档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，积极做好提供利用工作。各公司档案部门应积极配合机关各项业务和管理工作的需要，编辑各种重要文件汇编、全宗介绍、大事记、基础数字汇编、案例选编、法规汇编、发文汇集等，为业务工作服务。

第二十四条 调阅档案一定要遵守档案借阅制度，履行档案借阅和归还手续。

第二十五条 档案利用者应负安全和保密责任。不得泄密、遗失、污损。严禁剪裁、涂改、篡改档案的违法行为，未经档案部门准许，不得转借档案。

第六章 档案的鉴定和销毁

第二十六条 各级公司对超过保管期限的档案要进行鉴定。鉴定工作应在本公司办公室领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，对超过保管期限的档案提出存毁意见。对确定销毁的档案，要登记造册，经主管领导审查批准后予以销毁。销毁档案时，必须有两人监销，监销人员应在销毁清单上签字。

第二十七条 销毁档案应与本公司保密、保卫部门取得联系，严格防止档案遗失和泄密。

第七章 奖惩

第二十八条 各级公司档案部门应建立和完善工作检查和考核制度、对于档案工作成绩特别突出者，应给予精神和物质奖励。

第二十九条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定，予以处罚。

第八章 附则

第三十条 各级公司可根据本办法，结合本公司档案工作的具体情况，制定实施细则，并报上级主管部门和同级档案行政管理部门备案。

第三十一要 本办法各自１９９４年起执行。

附：三

中国人民保险公司保险档案管理细则

（１９９４年１月）

第一条 为加强保险档案规范、科学化管理，更好地为保险事业发展服务，根据国家档案局的有关规定和保险业务的特点，制定本细则。

第二条 本细则所包含的档案，主要指在承保、理赔（给付）、防灾防损等保险业务工作中直接形成的各种文件、材料、单证、图表、照片、录音（像）带等。

第三条 本细则所指保险档案的归档范围如下：

一、承保单证

（一）保单副本及附表；

（二）批单副本、附表及批改申请书；

（三）投保单及附表；

（四）保险费收据（存根联）；

（五）退费收据（存根联）；

（六）保险合同或协议；

（七）保费结算通知书（国内业务无此项）；

（八）中途退保的有关单证、附表、合同、协议；

（九）其他。

二、赔案

（一）国内财产险、农业保险赔案

１．出险通知书；

２．损失清单；

３．出险证明材料；

４．保单抄件；

５．批单抄件；

６．事故查勘报告表；

７．检验结果或技术鉴定报告；

８．估价单、定损协议、修理协议；

９．医疗费、修理费、施救费等各种原始单证；

１０．结案报告书；

１１．赔款计算书及附表；

１２．赔款收据（存根联）；

１３．授权书或权益转让书；

１４．撤销授权书的函；

１５．损失索赔申请书；

１６．损失物资回收处理单；

１７．预借赔款申请书；

１８．注销、拒赔案件报告书；

１９．赔案呈批报告副本及上级批复文件；

２０．行政执法部门或法院调解书、判决书或仲裁机关的仲裁书；

２１．现场照片；

２２．赔案说明或定损理算说明；

２３．其他。

（二）人身险给付案

１．给付申请书；

２．保单或投保单副本抄件；

３．储蓄性业务给付案件保险证及最后一期缴费凭证；

４．出险事故通知书；

５．现场勘查记录；

６．出险调查报告；

７．死亡（伤残）证明；（由所在地公安派出所出具的死亡、出生年月证明，伤残由县以上医院出具残废程度证明）；

８．其他证明材料（包括门诊处方、医疗费原始单据、住院病历及出院诊断证明、交警司法部门证明等）；

９．给付保险金通知书；

１０．起诉书、应诉书、答辩状、法院仲裁书、庭外调解协议书；

１１．给付领款收据；

１２．批单；

１３．现场照片及被保险人伤残部位照片；

１４．案件呈批报告副本及上级公司批复文件；

１５．权益转让书；

１６．其他。

（三）涉外业务

１．非水险（包括财产险、汽车险、人身意外伤害险、责任险、船舶险、飞机险、投资险，出口信用险）赔案

（１）赔款收据及权益转让书；

（２）各种发票；

（３）出险通知；

（４）事故经过报告；

（５）检验报告（律师报告、分析报告、现场照片、医院证明等）；

（６）医疗费或修理费单据；

（７）估价单；

（８）赔款计算书；

（９）保单副本或影印件；

（１０）本公司与上级公司关于赔案的请示批复；

（１１）各类调解、仲裁、判决、协议书等；

（１２）批单；

（１３）函电；

（１４）向第三者追偿的文件；

（１５）索赔通知书；

（１６）现场照片；

（１７）证明材料；

（１８）修理合同或协议；

（１９）其他。

２．水险业务赔案

（１）函电；

（２）索赔清单；

（３）检查验损报告；

（４）发票；

（５）装箱单；

（６）进口国的海关证明；

（７）保单正本、批单；

（８）提单及其他运输单据；

（９）赔款收据及权益转让书；

（１０）理算书；

（１１）现场照片；

（１２）货损货差证明；

（１３）赔款计算书；

（１４）外汇申请书；

（１５）海事报告及航海日志摘要；

（１６）向承运人或其他第三者追偿的文件；

（１７）如通过法律诉讼的案件应包括起诉书，委请国外律师代办诉讼授权书和权益证明；

（１８）超赔案审批权的案件的请示、批复。

（１９）登轮记录；

（２０）担保函；

（２１）起运通知；

（２２）其他。

（四）防灾防损业务

１．保险标的周围环境及主要危险部位标示图；

２．防灾检查记录；

３．重大隐患整改建议书；

４．各种灾害事故调研报告，课题研究材料；

５．灾害事故发生的原因、损失范围、时间、损失金额等情况记录；

６．防灾防损费用支出、防损措施，办法、成果、经济效益；

第四条 保险档案的整理、立卷应以保证各种文件、单证的系统、完整、真实和保持历史联系为原则。

承保单证按保险单（副本）顺序号每２００页立为一卷。赔（给）付卷根据案情性质，案情繁简程度和文件的多寡，可一案一卷或一案数卷。案卷厚度一般不过二厘米。

第五条 承保单证、赔案等均由业务经办人立卷，按期归档。

第六条 不同年度的文件一般不得放在一起立卷。当年结案的赔（给）付案卷归入所属的业务年度，跨年度的赔案归入结案时业务年度。

第七条 保险档案的卷内排列顺序

承保单证按照承保工作程序依次排列；

赔案（给）付案卷内的排列原则是：有批复的案件，批复放在卷首；非诉讼案件的结论、决定等放在卷首；诉讼案件判决性材料放在卷首。卷内其它文件的排列顺序按照理赔工作程序依次排列。

第八条 各类赔（给）付案卷要认真填写卷内目录和备考表。并逐页编写文件所在页号，卷内目录应填写齐全，字迹工整。

卷内目录的填写：

①顺序号：按卷内实有文件、单证的排列顺序填写；

②文号：按卷内文件制发机关的发文字号填写；

③责任者：按卷内材料形成单位的名称填写；有的材料如有几个“责任者”可只填写一个主要单位；

④标题：按卷内文件材料的标题填写；

⑤日期：按卷内文件材料的形成时间填写；

⑥文件所在页号：按卷内文件材料所在页号填写。若干张单据粘贴在一张粘贴单上时，每张粘贴单按一页编号；但粘贴单中附贴几张单居，应在目录“备注”栏内注明。......

第二篇：中国人民保险公司档案管理办法

中国人民保险公司档案管理办法

中国人民保险公司国家档案局关于印发《中国人民保险公司档案管理办法》（修订稿）等三份文件的通知

中国人民保险公司 国家档案局

各省、自治区、直辖市分公司，档案局，各计划单列市分公司，档案局，沈阳市人寿分公司，大连、四川、长沙，厦门寿险公司，中国保险管理干部学院，哈尔滨、南昌、成都保险学校，总公司机关各部门，各附属机构：

中国人民保险公司于1988年制定并印发了《档案管理办法（试行）》、《业务档案管理细则（试行）》、《档案保管期限表（试行）》等三个文件。5年来，这些办法对于加强和促进全系统的档案工作，使档案工作更好地为保险业务发展服务，起到了积极的作用。各级公司以这些 规定为依据，在各级领导的关心和重视下，认真并卓有成效地开展了档案工作，使全系统的档案工作取得了长足的进步。但是随着业务的不断发展，这些制度办法中的有些内容已与迅速发展的形势不相适应，如不及时地予以修改和完善，将会影响保险档案工作的进一步发展。在修订过程中，为使这些办法更切合实际，总公司办公室普遍征求了各方面的意见，进行了认真的修改，并报经国家档案主管部门批准。

现将重新修订的三个办法印发给你们，请结合实际认真贯彻执行。

附一 修 订 说 明

一、此次修订的《中国人民保险公司档案管理办法》、《中国人民保险公司档案保管期限表》、《中国人民保险公司业务档案管理细则》适用于保险系统不同门类、不同载体及不同保管期限的档案。

二、为重点收集、保管好永久、长期档案，在修订的文件中对永久、长期档案的整理、归档提出了较严格的要求。在实际工作中产生的短期档案不仅量大，而且在一定时间内仍有查考和利用价值。因此各类短期档案仍应按要求整理立卷。根据短期档案整理业务量大、保存价值相对较小 的特点，短期档案的整理及归档可适当降低要求，具体标准由各省级公司会同当地档案管理部门制定。

三、随着保险业务的发展，保险档案作为一种专门档案有很多问题需要我们更深地认识和实践。如保险档案的分类，根据目前人保系统机构设置情况和业务发展状况，保险档案的分类在省、市级公司采用——机构法较为适宜，但在地市级及县级公司，似采用——业务种类（或

险种）更为合适。总之，此问题的最终解决，有待于进一步的实践及探讨。

四、《中国人民保险公司档案保管期限表》对各类档案的保存期限，特别是对各类保险档案的保存期限的规定只是一个原则，罗列的险种及其期限的划定是粗线条的。因此各省公司应在此基础上根据本地区业务发展情况增添新的相关条款和保存期限，制定出能够适合本辖区各级公司归

档工作需要的档案管理办法》及《档案保管期限表》，报当地档案管理部门批准，并报总公司档案处备案。

五、承保单证的保存期限系指保险责任终止后的保存年限，超过保存年限即可销毁。例如，企财险承保单证，按规定保存3年，1993年到期的单证，1997年即可销毁。

六、《办法》、《细则》、《期限表》在执行中如有问题，请告总公司档案处，以便及时更正或解决。

1994年1月

第一章 总 则

第一条 为加强保险系统档案的科学管理，提高档案工作的质量，维护档案的完整与安全，充分发挥档案的信息咨询作用，不断提高档案的社会效益和经济效益，使之更好地为保险事业的发展服务，根据《中华人民共和国档案法》，结合保险工作的特点，特制定本办法。第二条 本办法所指档案，系指保险公司在保险业务活动中和管理工作中形成的有保存价值的各种文件、电报、单证、报表、帐册、照片、录音、录像、软盘等不同形式或载体的文件材料，保险公司档案包括文书档案、保险档案、会计档案、审计档案、基建档案、声像档案等。它们是

我国保险业务和管理工作的真实记录和原始凭证。

第三条 保险公司档案是国家全部档案的组成部分。保险公司档案工作是保险工作的重要组成部分。各级公司的各部门都应当把在保险业务活动和各项管理工作中形成的、办理完毕的、有保存和利用价值的各种文件材料及时进行收集、整理、立卷、归档，并列入有关人员的职责范围，作为考核其工作质量的标准之一。

第四条 保险公司档案工作的管理原则是：统一领导，分级管理，确保各类档案的完整与安全，实现档案的综合管理和有效利用。

第二章 档案机构和任务

第五条 各级公司必须建立健全档案工作机构。省、自治区、直辖市、计划单列市分公司应设立档案科，配备二名以上专职档案干部。地市级以下公司也应设立档案机构和配备一定数量的档案工作人员。

第六条 各级公司的档案工作受本公司办公室领导，在业务上受同级地方档案行政管理部门和上级主管部门的指导和监督。第七条 档案部门的主要任务

1．指导和监督本机关各部门做好各类文件材料的收集、整理、立卷、归档工作； 2．集中统一管理本机关各种门类和载体的档案和资料；

3．积极开展档案的利用工作，为各项保险业务和管理工作服务； 4．按照有关规定，将应进馆的档案移交给当地档案馆； 5．组织安排对超过保管期限的档案进行价值鉴定；

6．负责对下级公司和直属单位的档案工作进行指导和监督； 7．办理领导交办的其他有关的档案业务工作。

第八条 各级公司要为档案部门配备政治上可靠、事业心强、熟悉档案业务、能够胜任档案工作，具有高中以上文化程度的干部，并保持相对稳定。档案干部应定期参加业务培训，在专业技术职务评聘中档案干部应与业务干部享受同等待遇。

第九条 档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，认真执行党和国家的各项方针、政策，刻苦钻研档案管理业务和保险专业知识，不断提高政治素质和业务素质，遵纪守法，忠于职守，尽职尽责地做好档案工作。第三章 档案的归档要求

第十条 各级公司都要建立健全归档制度，各有关部门都应将办理完毕，具有保存价值的文书、保险、会计、审计、基建、声像等文件材料，及时整理、立卷，定期归档。第十一条 立卷的基本原则是：保证该归档的文件材料齐全完整，按照文件的形成规律和?br>

?BR>第十二条 保险档案案卷标准按《中国人民保险公司保险档案管理细则》执行；文书档案案卷标准按照国家档案局1987年颁发的《机关档案工作业务建设规范》执行；会计档案的案卷标准按照国家档案局、财政部1984年联合颁发的《会计档案管理办法》执行；审计档案的案卷

标准按照国家档案局、审计署1991年联合颁发的《关于审计档案管理工作的规定》执行；基建档案的案卷标准按照国家档案局、国家计委1988年联合颁发的《基本建设项目的档案资料管理暂行规定》执行。

第十三条 各类档案在装订前要去掉文件中的金属物，对纸张破损或字迹已扩散的档案必须及时修补或复制，复制件应与原件一起立卷。在装订线外有文件内容的，应加宽边。装订应结实、整齐、美观。

第十四条 各类案卷必须按规定格式逐件填写卷内文件目录、案卷目录及备考表。案卷标题要求简明扼要，准确地反映出卷内文件的内容，用毛笔或钢笔书写，字迹要工整、清晰。第十五条 归档时间：保险赔案档案应在结案后的次年六月底前，保险凭证档案应于保险责任终止后的次年六月底前，会计档案应于会计终了后的次年六月底前、文书、审计、声像、基建档案应于形成之后的次年六月底前向档案室移交。

各部门向档案部门归档时，应填写案卷目录一式三份，经双方清点核对无误后，双方在《案卷接收（移交）登记簿》上签字。

第四章 档案的管理

第十六条 档案部门对接收的档案要及时进行检查、分类、整理、编号、入库保管，并编制检索工具，做到妥善保管，存放有序，查找方便。

第十七条 各级公司档案部门必须建立健全保密制度、库房管理制度、档案借阅制度、档案统计制度等管理制度和档案工作人员岗位责任制，并严格执行。定期检查档案保管情况，对破损或变质的档案要及时采取补救措施进行抢救。

第十八条 各级公司必须设置与本公司档案业务发展相适宜的档案库房，购置必备的档案装具。库房要坚固，要有防火、防盗、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防尘等设施。如：消防器材、温湿计、吸尘器、空调器等。

第十九条 各级公司档案部门要加强各种与保险工作有关的业务资料（如法律、天文、气象、交通、消防、土壤等）的收集和积累工作。使档案室成为档案和信息的储存、利用、咨询和交流的服务中心。

第二十条 各级公司的档案部门要重点保护好永久和长期档案，并积极与当地档案部门配合，按时向当地档案馆移交档案。

第二十一条 临时性机构撤销时，其档案应向本公司档案部门移交。档案工作人员调动工作时，应当在离职前办理好交接手续。

第二十二条 保险档案的管理要不断采用新的技术设备，如计算机、复印机、光盘、缩微机等，加快实现现代化管理步伐。

第五章 档案的利用

第二十三条 档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，积极做好提供利用工作。各公司档案部门应积极配合机关各项业务和管理工作的需要，编辑各种重要文件汇编、全宗介绍、大事记、基础数字汇编、案例选编、法规汇编、发文汇集等，为业务工作服务。

第二十四条 调阅档案一定要遵守档案借阅制度，履行档案借阅和归还手续。

第二十五条 档案利用者应负安全和保密责任。不得泄密、遗失、污损。严禁剪裁、涂改、篡改档案的违法行为，未经档案部门准许，不得转借档案。

第六章 档案的鉴定和销毁

第二十六条 各级公司对超过保管期限的档案要进行鉴定。鉴定工作应在本公司办公室领导下，由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组，对超过保管期限的档案提出存毁意见。对确定销毁的档案，要登记造册，经主管领导审查批准后予以销毁。销毁档案时，必须有两人监销，监销人

员应在销毁清单上签字。

第二十七条 销毁档案应与本公司保密、保卫部门取得联系，严格防止档案遗失和泄密。

第七章 奖 惩

第二十八条 各级公司档案部门应建立和完善工作检查和考核制度、对于档案工作成绩特别突出者，应给予精神和物质奖励。

第二十九条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照《中华人民共和国档案法实施办法》规定，予以处罚。

第八章 附 则

第三十条 各级公司可根据本办法，结合本公司档案工作的具体情况，制定实施细则，并报上级主管部门和同级档案行政管理部门备案。第三十一条 本办法各自1994年起执行。

1994年1月

第一条 为加强保险档案规范、科学化管理，更好地为保险事业发展服务，根据国家档案局的有关规定和保险业务的特点，制定本细则。

第二条 本细则所包含的档案，主要指在承保、理赔（给付）、防灾防损等保险业务工作中直接形成的各种文件、材料、单证、图表、照片、录音（像）带等。第三条 本细则所指保险档案的归档范围如下：

一、承保单证

（一）保单副本及附表；

（二）批单副本、附表及批改申请书；

（三）投保单及附表；

（四）保险费收据（存根联）；

（五）退费收据（存根联）；

（六）保险合同或协议；

（七）保费结算通知书（国内业务无此项）；

（八）中途退保的有关单证、附表、合同、协议；

（九）其他。

二、赔案

（一）国内财产险、农业保险赔案 1．出险通知书； 2．损失清单； 3．出险证明材料； 4．保单抄件； 5．批单抄件；

6．事故查勘报告表；

7．检验结果或技术鉴定报告； 8．估价单、定损协议、修理协议；

9．医疗费、修理费、施救费等各种原始单证； 10．结案报告书；

11．赔款计算书及附表； 12．赔款收据（存根联）； 13．授权书或权益转让书； 14．撤销授权书的函； 15．损失索赔申请书；

16．损失物资回收处理单； 17．预借赔款申请书；

18．注销、拒赔案件报告书；

19．赔案呈批报告副本及上级批复文件；

20．行政执法部门或法院调解书、判决书或仲裁机关的仲裁书； 21．现场照片；

22．赔案说明或定损理算说明； 23．其他。

（二）人身险给付案 1．给付申请书；

2．保单或投保单副本抄件；

3．储蓄性业务给付案件保险证及最后一期缴费凭证； 4．出险事故通知书； 5．现场勘查记录； 6．出险调查报告； 7．死亡（伤残）证明：（由所在地公安派出所出具的死亡、出生年月证明，伤残由县以上医院出具残废程度证明）；

8．其他证明材料（包括门诊处方、医疗费原始单据、住院病历及出院诊断证明、交警司法部门证明等）；

9．给付保险金通知书；

10．起诉书、应诉书、答辩状、法院仲裁书、庭外调解协议书； 11．给付领款收据； 12．批单；

13．现场照片及被保险人伤残部位照片； 14．案件呈批报告副本及上级公司批复文件； 15．权益转让书； 16．结算报告； 17．其他。

（三）涉外业务

1．非水险（包括财产险、汽车险、人身意外伤害险、责任险、船舶险、飞机险、投资险，出口信用险）赔案

（1）赔款收据及权益转让书；（2）各种发票；（3）出险通知；（4）事故经过报告；

（5）检验报告（律师报告、分析报告、现场照片、医院证明等）；（6）医疗费或修理费单据；（7）估价单；（8）赔款计算书；

（9）保单副本或影印件；

（10）本公司与上级公司关于赔案的请示批复；（11）各类调解、仲裁、判决、协议书等；（12）批单；（13）函电；

（14）向第三者追偿的文件；（15）索赔通知书；（16）现场照片；（17）证明材料；

（18）修理合同或协议；（19）其他。2．水险业务赔案（1）函电；（2）索赔清单；（3）检查验损报告；（4）发票；（5）装箱单；

（6）进口国的海关证明；（7）保单正本、批单；

（8）提单及其他运输单据；（9）赔款收据及权益转让书；（10）理算书；（11）现场照片；（12）货损货差证明；（13）赔款计算书；（14）外汇申请书；

（15）海事报告及航海日志摘要；

（16）向承运人或其他第三者追偿的文件；

（17）如通过法律诉讼的案件应包括起诉书，委请国外律师代办诉讼授权书和权益证明；（18）超赔案审批权的案件的请示、批复。（19）登轮记录；（20）担保函；（21）起运通知；（22）其他。

（四）防灾防损业务

1．保险标的周围环境及主要危险部位标示图； 2．防灾检查记录；

3．重大隐患整改建议书；

4．各种灾害事故调研报告，课题研究材料；

5．灾害事故发生的原因、损失范围、时间、损失金额等情况记录； 6．防灾防损费用支出、防损措施，办法、成果、经济效益；

第四条 保险档案的整理、立卷应以保证各种文件、单证的系统、完整、真实和保持历史联系为原则。

承保单证按保险单（副本）顺序号每200页立为一卷。赔（给）付卷根据案情性质，案情繁简程度和文件的多寡，可一案一卷或一案数卷。案卷厚度一般不过二厘米。第五条 承保单证、赔案等均由业务经办人立卷，按期归档。

第六条 不同的文件一般不得放在一起立卷。当年结案的赔（给）付案卷归入所属的业务，跨的赔案归入结案时业务。第七条 保险档案的卷内排列顺序

承保单证按照承保工作程序依次排列；

赔案（给）付案卷内的排列原则是：有批复的案件，批复放在卷首；非诉讼案件的结论、决定等放在卷首；诉讼案件判决性材料放在卷首。卷内其它文件的排列顺序按照理赔工作程序依次排列。

第八条 各类赔（给）付案卷要认真填写卷内目录和备考表。并逐页编写文件所在页号，卷内目录应填写齐全，字迹工整。卷内目录的填写：

①顺序号：按卷内实有文件、单证的排列顺序填写； ②文号：按卷内文件制发机关的发文字号填写；

③责任者：按卷内材料形成单位的名称填写；有的材料如有几个“责任者”可只填写一个主要单位；

④标题：按卷内文件材料的标题填写； ⑤日期：按卷内文件材料的形成时间填写；

⑥文件所在页号：按卷内文件材料所在页号填写。若干张单据粘贴在一张粘贴单上时，每张粘贴单按一页编号；但粘贴单中附贴几张单据，应在目录“备注”栏内注明。⑦备考：填写卷内文件需说明的事项。

第九条 案卷装订 案卷原则上采用三孔一线的方法装订。永久、长期赔案卷内需要附贴的单证、照片等应粘贴在统一规格的附纸上，案卷所附单证尺寸大的应折叠整齐。在装订线外有文件内容时。要加宽边。装订前要去除金属物，使案卷保持结实、整齐、方便利用。

第十条 业务赔案卷皮的外形尺寸，按照国家技术监督局发布的《文书档案案卷格式》中所订标准执行。卷皮可使用软卷皮，也可使用硬卷皮，使用软卷皮必须装盒。承保单证的卷皮封面应写明下列项目：

全宗名称、机构名称、案卷标题、类别、险种、、保单起止号、保管期限、档号。赔案卷封面应写明下列项目：

全宗名称、机构名称、案卷标题、类别、险种、出险时间、结案时间、保管期限、归档号、档号。

第十一条 保险赔案的分类采用——机构（险种）。

第十二条 保险档案的利用工作既要积极主动，又必须坚持一定的制度和手续。调阅保险档案要填写调阅登记簿和利用档案效果登记簿。

第十三条 根据《中国人民保险公司档案保管期限表》的规定，确定保险档案的保存期限。超过保存期限时，应由档案部门会同主管业务部门共同进行再次鉴定。确属失去保存价值的保险档案要登记造册，填具保险档案销毁清单，经档案部门和业务主管部门的领导审核并报公司领导批 准后方可销毁。

第十四条 本细则自1994年起执行。

1994年1月

1．本公司召开的董事会、监事会、全保会及其他大型重要会议（包括国际 会议）的文件材料

1．1 会议通知、名单、日程、报告、领导讲话、决议、决定、总结、纪要、重要的声像材料等 永久

1．2 会议典型材料、代表发言、简报等 长期 1．3 会议参考资料、小组讨论记录等 短期

2．本公司党组会、经理办公会、司务会会议文件材料

2．1 会议的决定、决议、记录、纪要及讨论通过的重要文件材料 永久 2．2 会议一般性文件 短期

3．本公司召开的专业会议、座谈会、汇报会等文件材料 3．1 重要的 长期 3．2 一般的 短期

4．上级公司、地方党政机关召开的重要会议的文件材料

4．1 会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、纪要等 长期 4．2 会议参考材料、典型材料及一般性材料等 短期 5．本公司和其他单位联合召开的重要会议材料 5．1 主办单位 永久 5．2 联衔单位 长期

6．参加其他单位主办会议带回的文件材料 短期

7．中央、国务院、地方人民政府、上级机关颁发的关于保险工作的指示、方 针、决定、决议、条例、规章、制度、办法等 永久 8．本公司制发的（包括与其他单位联合制发）文件材料

8．1 属于方针、政策、条例、规章、制度、办法等能反映保险业务经营和 管理活动的 永久

8．2 属于一般业务性问题的 长期 8．3 事务性、参考性的 短期

9．本公司代表地方党政机关、上级公司草拟并被采用的文件的最后草稿 9．1 重要的、法规性的 长期 9．2 其它一般性的 短期

10．本公司形成的各种专题调查报告、业务情况分析报告 长期

11．上级公司或有关机关对本公司、本公司对下级公司检查工作形成的文 件材料

11．1 重要的 长期 11．2 一般性的 短期

12．关于保险业务经营和管理工作本公司的请示与上级公司的批复，下级 公司的请示与本公司的批复 12．1 重要的 永久或长期 12．2 一般性的 短期

13．本公司工作总结、汇报

13．1 或以上的综合性总结 永久

13．2 或以上的各险种业务及单项工作总结 长期 13．3 月、季度、半年总结 短期 14．下级公司报送的工作总结

14．1 或以上综合性总结或以上主要业务工作总结 长期 14．2 月、季度、半年总结 短期

15．本公司组织沿革、大事记及启用印信的文件材料 永久

16．反映本公司主要业务活动的简报、照片、录音、录像等材料 永久 17．本公司编辑出版的刊物、重要专著等出版物 17．1 每期样本、重要原稿和重要清样 永久 17．2 一般原稿的清样 短期 18．本公司编发的业务宣传材料 18．1 重要的 长期 18．2 一般的 短期

19．本公司形成或汇总的计划统计报表、财务会计预、决算报表及其说明 19．1 或以上综合性的汇总表、报表 永久 19．2 或以上分业务险种、分项统计表 长期 19．3 月、季度报表 短期

20．下级公司报送的计划统计表、财务会计预、决算报表及其说明 20．1 或以上的报表 长期 20．2 月、季度、半年报表 短期

21．上级公司和有关部门下达的各项业务费用、指标等的计划、控制数字 21．1 以上的 长期

21．2 月、季度、半年报表 短期

22．本公司关于各项业务费用及基建、汽车、三材等指标的计划、规划、控 制数字及其分配情况

22．1 或以上的 永久 22．2 月、季度的 短期

23．本公司办理人大代表、政协委员所提议案（包括与其他单位共同办理）的情况及有关文件 长期或短期

24．本公司处理人民来信、来访形成的记录 摘要及处理结果等文件材料 24．1 重要的 长期 24．2 一般的 短期

25．本公司财产、设备、物资的购置、管理、使用、移交、报废、出卖等活 动形成的文件材料 长期 26．本公司移交档案、销毁档案的清册及有关凭证等文件材料 长期

27．本公司发电、收发文登记簿、销毁不归档文件材料登记簿及有关凭证等 长期

28．本公司干部出国考察、友好往来、参加会议等外事活动形成的文件材料 28．1 重要外事活动的报告、请示、批复、总结、会谈记录、照片、签订的 业务合同、协议及其它重要文件 永久

28．2 一般外事活动的考察报告、总结及出访活动的审批手续等 长期 28．3 其它事务性材料、来往文书等 短期

29．本公司关于先进集体、先进个人及对有突出功绩人员的奖励、表彰材料 29．1 上级公司、地方党政有关部门或本公司批准的报送备案的 永久 29．2 下级公司报送备案的 短期

30．本公司董事长、副董事长、经、副经理的任命、本公司对下属公司及海 外机构经、副理的任免材料、授权书、公证书等 永久 31．本公司机构内部科级以上干部的任免材料 长期

32．上级公司、有关部门或本公司批准的专业技术干部职称的文件材料 永久

33．本公司干部、工人录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、死亡、抚恤等有关材料

33．1 有关部门或本公司批准的 长期 33．2 下级公司报送备案的 短期

34．本公司干部、人工、党员名册 永久

35．本公司职工调动工作的行政、工资、党团组织关系介绍信及存根 长期 36．本公司关于商调干部的来往文书 短期

37．本公司对有关人员的审查、考核及重大事故案件的调查处理材料 长期 38．本公司出国人员（包括工作、学习）审批文件材料及办理出国签证事宜 的文书材料 短期

39．下级公司机构成立、撤销、调整形成的文件 39．1 本公司批准的 永久

39．2 下级公司报来备案的 短期

40．上级单位、本公司关于在职干部学习的有关文件规定 长期 41．干部培训工作计划、办法、名单、总结等 长期 42．各类干部培训班的通知、规定、名单、总结等 短期 43．本公司委托大专院校代培学生形成的文件材料 43．1 代培计划、合同、协议等 长期

43．2 学员名单、学员基本情况登记表及审批材料 短期

44．关于建立保险院校、保险干部培训基地及加强管理工作的文件 44．1 批件 永久

44．2 规定、办法 长期

45．关于保险体制改革工作形成的文件

45．1 上级公司、本公司制发的关于体改工作的规划、试点经验、工作报告 等重要文件 长期

45．2 其他一般性文件及下级公司报送备案的 短期

46．本公司关于开展各项工作竞赛、组织经验交流及开展文体活动的有关 材料 短期

47．关于计划生育工作的文件 短期

48．关于职工生活福利问题的文件 短期

49．本公司关于基建工程的请示、报告、基建任务计划书、设计蓝图、合同 书、竣工图、验收证明及房屋造价决算书等文件材料 永久 50．本公司关于基建财务管理、预决算文件 长期

51．本公司关于本外汇留成及额度分配的文件 长期 52．本公司有关利润留成的文件材料 永久

53．本公司关于外汇收支及出口用汇的有关文件材料 长期

54．本公司海外机构存港、留港资金投资及其利息等问题的文件 长期 55．本公司关于调整甲、乙签字人的文书材料 长期

56．本公司关于各种保险、再保险业务帐务处理的文件 长期 57．有关税务工作的文件 长期

58．上级公司、本公司关于各种业务经营权限和各种业务质量考核标准的 规定 长期

59．关于开办保险业务的条款、特款、费率、实物手续及修订说明等 59．1 本公司制定的 永久 59．2 下级公司报送的 长期 59．3 上级公司下发条款 一般性 长期 试行、暂行 短期

60．国内外各种业务计划管理办法 长期

61．险种业务综合统计表格、资料及分析材料 永久 62．各险种业务重大赔案处理情况及分析报告 永久

63．有关记述保户安全管理情况活动和安全技术活动反映保户防灾检查的 材料 长期

64．重大事故隐患检查情况及改进建议 长期

65．各险种保险业务出险情况及已付赔款登记簿 永久 66．关于防灾费的拨付、使用及管理的文件材料 长期 67．防灾、防损工作通知、通报、总结、经验介绍 67．1 重要的 长期 67．2 一般的 短期

68．各种自然灾害、意外事故综合统计资料 永久

69．保险业务无赔款优待、安全奖励的办法、规定 长期 70．保险与救灾工作相结合的文件材料 长期

71．关于保险业务代理、代办问题及给付代理手续费、检验费、佣金等文件 材料 长期

72．有关调整保险责任范围、调整各险种业务免赔额的文件材料 永久 73．对未参加保险的大中企业、系统或地区有关情况的调查材料 短期

74．与保险业务工作有关的工业生产、气象、消防、地质、土壤等资料 长期 75．与保险工作有关的各国法律、法令等资料 长期

76．本公司与有关单位、客户签定的各种保险协议、合同 长期 77．关于人身保险业务存款利率问题的文件材料 长期 78．关于开办各险种业务的情况反映及建议 78．1 重要的 长期 78．2 一般的 短期

79．各种保险业务交费清单 长期

80．关于代理外国保险公司检验、理赔的规定、办法、通知及来往文书 80．1 重要的 永久 80．2 一般的 短期

81．外国保险公司、再保险公司、经纪人、代理人来访形成的文件 81．1 会谈记录、纪要、签订的业务协议接待简报等重要文件 长期 81．2 办理签证手续，来往函电等一般文书 短期

82．关于了解国外保险、经纪人资信、业务能力及外国保险市场情况的文书 82．1 重要的 长期 82．2 一般的 短期

83．保险船舶的船名录 短期 84．分保业务损益表 长期

85．关于保险、再保险准备金运用情况、运用效益的文书 永久

86．本公司与国外再保险公司关于分出、分入业务结算处理及其结算的文 件材料 永久

87．关于分保续转工作的来往文书 87．1 重要的 长期 87．2 一般的 短期 88．年报

88．1 本公司的 永久 88．2 外国公司的 长期

89．关于各种临分业务的帐务处理、报表及来往文书 长期 90．本公司与国外保险同业业务往来的结算单据 永久 91．分保业务各合同出险通知及推赔结算帐单 长期 92．本公司接待海外保险职工观光团的文件 短期

93．本公司与有关部门、有关单位协商工作的来往文书 93．1 重要的 长期 93．2 一般的 短期

94．各险种业务承保统计台帐及赔案统计台帐 永久 95．承保单证：

95．1 财产险、机动车辆保险、农村种养业保险、货运险、船舶险等承保单 证 3年

95．2 人身险承保单证

95．2．1 意外伤害保险 3－5年 95．2．2 医疗保险

95．2．2．1 长期医疗保险 永久 95．2．2．2 短期医疗保险 3－5年 95．2．3 人寿保险 永久

95．2．4 社会保险养老保险 永久 95．3 涉外业务

95．3．1 水险 10年

95．3．2．1 一年期的船舶险 5年

95．3．2．2 二年期以上的船舶险 10年 95．3．3 石油保险 长期 95．3．4 航空保险 5年

95．3．5 涉外财产、建工、安工、养殖保险等 5年 95．3．6 各类责任险 长期

95．3．7 卫星保险、核电站保险 永久 96．赔案：

96．1 企财险、机动车辆保险、农村种养业保险 96．1．1 100万元以上 永久 96．1．2 30－100万元 长期 96．1．3 30万元以下 短期 96．2 家财险

96．2．1 10万元以上 永久 96．2．2 5－10万元 长期 96．2．3 5万元以下 短期 96．3 个体工商户保险 保险 96．3．1 30万元以上 永久 96．3．2 10－30万元 长期 96．3．3 10万元以下 短期 96．4 货运险

96．4．1 10万元以上 长期 96．4．2 10万元以下 短期 96．5 船舶险、渔船险 96．5．1 30万元以上 长期 96．5．2 30万元以下 短期

96．6 产品责任险

96．6．1 100万元以上 永久 96．6．2 10－100万元 长期 96．6．3 10万元以下 短期 96．7 涉外业务 96．7．1 水险

96．7．1．1 货物全损案 永久 96．7．1．2 一般赔案 短期 96．7．2 船舶保险、石油保险

96．7．2．1 20美万元以上的具有典型性的赔案 永久 96．7．2．2 一般赔案 短期 96．7．3 航空保险

96．7．3．1 重大赔案 永久 96．7．3．2 一般赔案 长期 96．7．4 非水险 96．7．4．1 财产、汽车、建工、安工、养殖险等典型赔案 长期 96．7．4．2 财产、汽车、建工、安工、养殖险等一般赔案 短期 96．7．4．3 卫星保险、核电站保险赔案 永久 96．7．4．4 各类责任险赔案 永久

96．7．5 重大追偿案、疑难案、拒赔案、通融赔付案、有争议案 永久 96．8 人身保险

96．8．1 意外伤害保险 96．8．1．1 典型案件 永久 96．8．1．2 一般案件 短期 96．8．2 医疗保险

96．8．2．1 长期医疗保险 永久 96．8．2．2 短期医疗保险 短期 96．8．3 人寿保险、社会保险 永久

第三篇：档案管理办法

陕西电子信息国际商务有限公司

关于档案管理办法实施方案

第一章 总则

第一条 为建立健全公司档案管理制度，使档案更有效地为公司管理、经营、研究等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合公司实际制定本办法。

第二条 公司档案主要是指公司在各种活动中形成的具有保存和使用价值的文字、法律文书、数据、图纸、图片、录音、录像等资料。

第三条 公司档案工作实行统一领导与分级管理相结合的原则。

第四条 本办法适用于公司全体员工。

第二章 档案分类与内容

第五条 结合公司实际情况，对档案进行分类管理。可分为陕西电子信息国际商务有限公司和上海桦霖国际贸易有限公司档案。

第六条 档案内容即归档范围。公司档案由文书档案、项目档案及音、影像资料等组成。其中文书档案由以下部分组成：

（一）综合类：上级下达的有关文件、批复、规定等资料；集团公司办公会、专题会议、党政联席会、党工委会议及管办公司联席会、专题会议及董事会的会议纪要；公司组建、变更设计资产产权变动等方面的资料。

（二）劳动人事类：公司员工聘任、解聘、工资、福利、劳保、退养、奖励、考核、培训等文件资料。

（三）党群类：党务、工会、共青团、妇女活动中形成的重要文件资料。

（四）财务类：公司资金管理、成本管理、投资管理、经济核算资料，预决算及各类财务统计凭证、财薄及报表。

（五）审计监察类：上级有关规定和公司在监察审计过程中形成的资料。

（六）固定资产管理类：设备购置报批文件和验收调试使用、维修、转让、报废、损毁、更新改造过程中形成的资料。

（七）基础设施建设类：包括规划、勘察、工程设计、建筑施工、竣工验收阶段的资料文件。

（八）业务经营类：业务计划及执行情况资料，担保、投资原始资料和评估、评审、监管的各类操作管理文件、各类合同、协议，抵押、质押的各类法律文件和文书及有关商务纠纷的重要文件等。

（九）外事类：公司与其他业务单位进行业务合作、业务交流等文件资料。

第三章 档案管理部门与职责

第五条 档案管理应有相关部门负责。

（一）公司档案集中统一管理部门为办公室。

（二）根据公司实际情况及项目需要，各部门需分别负责该部门及项目类的档案管理工作。

第六条 档案管理部门应明确档案管理职责。

（一）办公室设立档案室，由办公室主任负责公司档案的集中统一整理归档，并对各部门的档案工作进行指导、监督和检查。

（二）公司各部门指派档案管理工作人员，专门负责本部门项目资料的收集及整理工作。

第四章 档案管理要求

第七条 归档时间

（一）综合类文书资料（包含集团公司文件、会议纪要、通知、通报等，公司发文、会议纪要、通知、通报等）及合同类资料在流转完成之后，应立即交予办公室整理存档。

（二）项目资料应在项目工程完结后立即整理归档，归档资料的完整性由各部门专职人员负责，规范管理由办公室人员负责，并将完整项目资料统一交办公室整理归档。

（三）规划类资料由相关部门专职人员负责，年终时统一交由办公室整理归档。

（四）财务类、审计监察类及固定资产管理类资料在财政结束后，暂由财务部保管。

（五）音频、影像资料由办公室定期统一整理归档。第八条 归档要求

（一）公司各部门应严格按照归档时间进行归档。

（二）公司办公室制定出统一的目录格式（见附表一），要求各部门档案管理人员采用统一格式填写电子版和纸质版目录，案卷目录一式两份，一份由档案管理人员存档，另一份由归档部门留存，任何人不得据为己有或拒绝归档。

（三）归档的文件资料应完整、准确地反映公司在各项活动中的真实过程，必须是定稿后由公司领导签发的原件。

（四）归档的文件资料应由各部门档案工作人员加以系统整理，认真填写目录（电子版及纸质版）备案。

第五章 档案管理

第九条 档案的保管。公司档案管理实行办公室统一整理归档，各部门配合管理的原则，各部门应按照归档时间、归档要求保管档案。

（一）公司必须有专门的档案室，配用专用的档案柜架，并且具备防火、防盗、防潮、防尘、防有害生物等安全措施；各部门档案管理有专门的档案柜，配备专用钥匙等。

（二）公司办公室档案管理人员要定期对各部门整理档案对照目录进行检查、清点，发现有破损、遗漏等现象应及时修补、复制或进行其他技术处理。

第十条 归档资料及档案的移交

（一）档案管理人员接受归档资料及档案时要认真验收，严格履行交接手续，填写档案交接单（见附件二）。管理人员调动工作时，必须办完移交手续后方可离岗。

（二）公司各部门发生变动、撤销时，应及时将原由原部门管理的档案交至办公室档案管理人员处。

第十一条 档案的利用

（一）档案管理人员应编制各种档案检索工具，以保证及时、准确的提供利用档案信息。

（二）档案的借阅

1、公司各部门查阅档案要在档案室进行。员工查阅档案时应填写《档案查阅单》（见附件三），经档案管理人员批准后方可查阅。

2、公司档案文件一般不外借，如有特殊情况需要外借，必须认真填写《档案外借单》（见附件四），经公司分管领导批准，并严格归还期限，档案管理人员在核对无误后方可收回。《档案外借单》一式两联，借阅人和管理部门各执一份。

3、具有密级的档案文件原则上不得复印，若特殊情况密级文件有公司分管领导批准后方可复印，复印人在复印件用完后自觉销毁，以防泄密。

4、公司各部门查阅其他部门的档案必须经归档部门同意并由本部门负责人批准后，再根据查阅手续进行查阅。

5、外单位人员查阅或使用公司各部门的档案，需持单位介绍信，并加盖单位公章，严格按照档案管理办法执行。

6、档案利用者，在借阅档案时必须爱护档案，不得涂改、抽拆档案文件，未经审批程序，不得擅自传阅、转借、复制档案资料。

（三）开发使用档案信息应遵守国家有关保密和知识产权等方面的法律、法规，任何个人不得擅自公布档案内容，对涉及侵犯公司利益和第三者权益的行为，应追究责任人相应的法律责任。

第六章 附则

第十七条 本办法经公司联席会讨论通过。第十八条 本办法由公司办公室负责解释，实施。

第十九条 本办法自发布之日起实行。

附件1：公司文件资料归档范围与保管期限表 附件2：档案目录格式 附件3：档案移交单附件4：档案查阅单附件5：档案借阅单附件6：档案借阅登记表

附件一：

公司文件资料归档范围与保管期限表

一、综合类

（一）公司组建资料（永久）

1、申办公司的报告与批件

2、公司章程

3、资金证明

4、场地证明

5、法定代表人任命书

6、注册登记的函件与批件

7、营业执照正本（副本）及复印件

7、税务登记证正本（副本）及复印件

8、组织机构代码证正本（副本）及复印件

（三）集团公司下发红头文件及会议纪要

（四）公司向上级领导的请示与上级领导的批示

1、方针政策性的重要业务问题（永久）

2、一般业务问题（短期）

（五）公司会议纪要（永久）

1、集团公司下发的有关公司的决定性或相关事项的会议纪要

2、公司联席会会议纪要

3、公司专题会会议纪要

4、公司董事会会议纪要

（六）各级领导视察、检查公司工作时重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、影像资料（永久）

（七）公司领导在重大活动的讲话（永久）

（八）公司启用或更改印信、徽标的通知（永久）

（九）公司机构、名称等变更的报告、批复、通知（永久）

（十）公司总结报告（永久）

（十一）公司发展规划、计划（永久）

（十二）公司大事记（永久）

（十三）公司荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯（永久）

（十四）公司内部机构调整与设置的报告、批复、通知（长期）

（十五）公司制定的各类规章制度（长期）

（十六）公司与外单位经济纠纷诉讼案件资料（长期）（十七）公司形象宣传资料（长期）（十八）公司内部刊物（长期）

二、劳动人事类

（一）公司领导任职通知（永久）

（二）公司董事长、总经理（含副职）、财务负责人等公司领导的聘任与解聘通知（永久）

（三）公司职工名册（永久）

（四）工资册（永久）

（五）公司各阶段组织结构图（永久）

（六）公司与职工签订的招聘录用合同等资料（长期）

（七）公司职工辞退、除名、退休的通知（长期）

（八）公司制定的劳动人事管理制度（长期）

（九）公司的工资、奖金福利分配方案（长期）

（十）公司劳动工资年报（长期）

（十一）公司历年内部薪配调查结果（长期）

三、财务类

（一）财务管理类（永久）

（二）会计档案类（长期）

四、规划项目工程类

（一）规划设计类图纸（永久）

（二）规划设计类合同及协议书（永久）

（三）规划设计类文书资料、会议纪要等（永久）

（四）招投标文件类

1、中标资料（永久）

2、投标文件在一项工程完结后，中标人投标文件应永久保存，未中标投标文件，在工程审计结束后可销毁。

（五）合同及协议书（永久）

（六）产品类图纸（永久）

五、固定资产管理类

（一）购置设备的申请、协议书及购销合同（长期）

（二）验收与调试资料（短期）

（三）使用与维修资料（短期）

（四）设备更新资料（长期）

六、外事、招商类

（一）公司与国外或国内进行业务合作的意向书、协议书、备忘录、会议纪要（永久）

（二）公司外出考察报批文件（长期）

（三）公司人员外出进行参加业务交流会和业务洽谈的资料（长期）

（四）公司参加国际国内会议资料（长期）

（五）外宾来公司参观考察的相关文件（长期）

（六）上级印发的外事类保密文件（短期）

七、审计监察类

（一）公司主要负责人离任审计的通知、报告、结论、决定、证明资料（永久）

（二）公司自查报告（长期）

（三）监察调查结果与处理决定（长期）

（四）一般审计事项的通知、报告、结论与调查资料（短期）

八、党群类

（一）党组织建设的文件（长期）

（二）公司党员违纪处理资料（长期）

（三）党支部工作总结、计划（长期）

（四）党支部会议记录、纪要（长期）

（五）评选优秀党员及表彰资料（永久）

（六）工会工作计划、总结（短期）

第四篇：档案管理办法

关于公路工程竣工文件材料立卷归档

整理要求

各施工单位、监理单位、设计单位：

为进一步做好工程项目档案管理工作，省交通厅下发了豫交办【2011】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知。对工程项目档案的验收提出了明确要求，为贯彻落实好该通知精神，切实做好档案管理工作，对于S236平郏快速通道的工程技术档案工作特做以下要求：

一、各有关单位必须加强档案工作的统一管理，各施工、监理单位应建立健全档案工作各项规章制度，明确有关领导分管项目档案工作，并配备专（兼）职资料员，做好日常工作中资料的收集、整理工作，杜绝竣工验收前突击整卷。设计、监理及施工单位注意收集在工程建设过程中形成的各种资料，为了保证档案资料的完整性、准确性及系统性，应加强对施工工地档案资料管理人员的培训和教育，使他们尽快掌握和了解公路工程档案管理的方法和内容。对日常工程档案的收集整理工作，有关部门要不定期的进行现场抽查，发现问题及时解决。

二、做好平时工作的监督检查，经常性地督促、检查、指导。各级领导要对工程项目档案管理工作引起高度重视。

三、竣工资料的整理方法严格按照省厅印发的《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》附件中的各项规定进行整理。

四、根据豫豫交办【2011】39号关于下发《河南省公路建设项目文件材料归档整理规范》的通知，各个项目竣工材料的组卷、分类以及编制档号等系统化整理工作必须利用计算机档案管理软件完成（该软件是由国家档案局推荐经省交通厅档案科考察在全省统一使用的档案管理软件）。

五、各项目办对项目档案的形成以及利用计算机档案管理软件对项目档案案卷目录、卷内目录、光盘的整理制作及移交等工作应做统一安排。

六、各单位在合同段交工验收前将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，公路局工程科和监理检查合格后移交给公路局档案室，并按照规定办理移交手续。案卷的编制说明内容包括本合同段项目建设内容，档案整理执行的标准、项目档案整理情况及组卷数量，竣工图编制质量及其他需要说明的问题。

七、档号的统一编写部分为：S236PJL/….二〇一四年二月十三日

第五篇：档案管理办法

档案管理办法

第一章

总则

第一条 为加强xx公司及所属公司档案的管理，进一步提高档案的管理水平，更好地为公司的发展和经营管理服务，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》及《电子文件归档与电子档案管理办法》等有关规定，结合企业实际，制订本办法。

第二条

本办法适用于集团本部及所属公司。

第二章

档案管理体制

第三条 集团所属公司应将档案工作列入企业发展规划和工作计划，制定企业档案发展规划和计划，并确定一名单位领导分管档案工作。

第四条

集团本部办公室配备专职档案人员，负责集团本部全部档案、拆迁档案及清算、撤销公司档案的管理工作，并对系统所属公司的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

第五条

集团所属公司要配备相应的专（兼）职档案人员，负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、归档以及档案数字化的组织与实施工作。

第六条

集团本部及所属公司档案实行统一管理，分级保存。集团本部属于公司存档的档案由集团专职档案人员统一保存，所属公司档案由本单位专（兼）职档案人员统一保存。不得由经办部室或个人分散保存，任何个人不得将企业的档案材料据为己有。

第三章

档案归档范围

第七条

档案归档范围是指集团本部及所属公司自筹建以来各种活动中形成的具有保存价值的各种形式的记录，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案及实物档案等。

第八条

归档文件材料的主要来源

（一）集团及所属公司各职能部室形成的文件材料；

（二）集团及所属公司和派出机构上报的文件材料；

（三）集团及所属公司投资的全资、控股、参股公司提交的文件材料；

（四）集团及所属公司参与的合作项目按要求提交的文件材料；

（五）集团及所属公司外购设备所带来的文件材料；

（六）集团及所属公司执行、办理的外来文件材料； 第九条

集团本部文件材料的归档分为公司存档及部门存档两部分。部门存档的文书档案，按标明的保管期限由责任部门负责保管，期满后经本部门经理和主管经理批准后自行销毁。系统所属公司可参照执行。

第四章

文件材料的形成、积累、归档和移交 第十条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。系统所属各档案部门或专（兼）职档案人员负责本公司文件材料的立卷归档工作，并对其所属公司的档案工作进行指导、监督与检查。

第十一条 归档时间

（一）集团本部各职能部室定期将属于归档范围的各类档案原件（定稿）或电子文件移交专职档案人员归档, 系统所属公司可参照执行。

（1）盖章存档文件一周内归档；

（2）部门形成的应归档文件应在该项目结束后的一个月内归档；

（3）上级批复、股权类、产权变动及等重要文件随时归档；

（4）党群类文件应于次年三月底前归档；

（5）因公外出参观学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按照文件归档范围的要求随时归档。

（二）会计档案应由本单位财务部门按照《会计档案管理办法》（财会字„1998‟32号）的要求立卷归档。

（三）基建工程项目档案或市政档案，应在项目竣工后三个月内归档，周期长的可按工程进度分阶段归档。

（四）集团本部及所属公司应于每年6月底前完成上全部实体档案的归档与数字化工作，并于7月底前将电子数据报集团备份。集团办公室将于每年8-9月对所属公司上的档案工作情况进行检查，并通报结果。

第十二条 归档要求

（一）归档的文件材料必须按其形成规律，保持其有机联系，并确保归档的每份文件、每个事由的文件其内容完整无缺，各项签字手续完备；

（二）归档的文件材料须为原件，各职能部室应自行留存复印件备用。如因特殊情况归档文件为复印件的，必须注明原因及原件的去向，并有经办人签字；

（三）各类文件材料归档份数一般为一式一份，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频繁的或有专门需要的可复制若干份归档；

（四）照片、录音、录像带等档案可在工作或活动结束后随时归档，但必须附文字说明，其内容包括：事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。

（五）归档的文件材料，其载体和字迹应符合耐久性要求，易于长久保存。

（六）电子文件的归档实行“双套制”，即纸质档案与电子文件同时归档。

（七）电子文件还应做好网络归档和脱机载体同时归档，即电子文件进行网络归档的同时，必须将电子文件拷贝（刻录）至耐久性好的载体（如只读光盘或移动硬盘）上进行脱机载体归档。归档的光盘至少一式两份，一套封存保管，一套可日常使用。

第十三条 档案的接收与移交

专（兼）职档案人员接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门或个人应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在部门经理及档案人员共同签字后，存档备查。

第五章

档案的分类管理与保管

第十四条 集团本部文书档案依据《归档文件整理规则》（DA/T22—2000）的要求，按照—问题—保管期限法进行分类；著录方法按照《档案著录规则》（行业标准DA/T18—1999）执行。系统所属公司可参照执行。

基建工程档案或市政档案，具体归档范围及要求见《建筑工程资料管理规程》和《市政基础设施工程资料管理规程》。

声像、照片或电子档案等其他载体档案，应依据《照片档案整理规范》、《磁性载体档案的管理规范》、《电子文件和电子档案管理规范》的要求执行。

第十五条 系统所属公司应根据档案数量，设置必需的档案专用库房和专用档案柜架，库房的设置应符合“防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫”等“八防”要求，同时要符合消防及温、湿度等规定，档案的排架方法要科学和便于利用。

第十六条 要定期清理、核对室存档案，做到账、物相符。对破损或载体变质的档案要及时进行修复。

第六章

档案的借阅、开发和利用

第十七条 档案的借阅

（一）集团本部人员可直接借阅本部门业务范围内的档案资料。如借阅非本部门文件时，需履行档案借阅手续，填写《档案借阅申请单》。借阅股东会、董事会文件需董事长审批；借阅党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需借阅人所在部门主管经理审批同意后即可办理借阅手续。

文件正式下发或盖章之日起三个月内，可借阅文件原件。超过三个月时，文件将完成电子档案录入，原则上不再查询文件原件，只可通过档案系统查阅电子档案。

以上规定系统所属公司可参照执行。

（二）档案资料原则上不外借，因特殊情况上级单位、股东单位及其它外单位确需调阅档案时，必须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《档案借阅申请单》，经办人、经办部门经理及经办部门主管经理签署意见并报总经理和董事长批准后，在经办人的陪同下方可调阅纸质复印件，不得借用电子文件。如需外借档案原件时，必须由本公司相关业务部门的经办人签字办理借阅手续，且档案原件借出时间不得超过一周，如到期不能归还需继续借阅者需办理续借手续，并确保档案的完整与安全。

（三）外部董事、公司监事会成员因履职需借阅公司档案，由公司董秘负责协助办理相关手续。

（四）查考、借阅档案原件，必须爱护档案，不得折叠、拆卷、随意更改和涂写。如发现损坏、丢失和泄密，应追究当事者责任。

（五）各职能部室对利用率高、查阅频繁的文件需留存复印件，以备查阅，并严格执行公司保密制度，确保文件资料的安全。

（六）电子档案按权限检索、查询，无权限查阅文件的用户，在网上填写借阅申请，通过审核批准后查阅。

第十八条 档案的开发和利用

系统各公司档案管理部门应根据本公司的中心工作，积极开展档案信息的编研和开发利用工作，对档案进行加工整理、汇编专题资料或编制工程项目简介等，更好地利用档案信息资源，以满足本公司生产、经营、管理和发展的需要。

第七章 档案的鉴定与销毁

第十九条 档案的保管期限

文书档案保管期限分为永久、30年和10年，其它各门类档案的保管期限参照各门类档案的具体规定执行。

第二十条 档案的鉴定与销毁

（一）对超过保存期限且没有保存价值的档案进行鉴定。鉴定工作由鉴定小组负责，鉴定小组由各档案形成单位的主管经理、专业技术人员和档案人员共同组成，对鉴定结果写出书面报告。

（二）对需延长保管期限的档案交本单位专（兼）职档案人员统一保管，并在案卷备考表中注明。对应销毁的档案，要编制《档案销毁清册》一式两份，经集团总经理批准后报区档案局备案，得到区档案局批准后方可到指定地点进行销毁。

（三）对保管期满但没有了结债权债务的财务档案，要适当延长保管期限，待了结后再销毁。销毁会计档案须经区财政局批准并备案。

（四）销毁档案必须严格、严肃、慎重。销毁档案时要严格执行保密规定，销毁清册要永久保存。

第八章 档案信息系统的维护与管理

第二十一条 集团信息技术部负责系统信息化的管理工作，所属公司应按照集团档案信息化的统一安排，逐步实现各门类档案的电子化管理。

第二十二条 集团信息技术部负责档案信息系统的数据备份、技术支持与安全运行维护。

第二十三条 集团本部专职档案人员负责档案信息系统具体实施的各项工作，主要包括：

（一）负责划分集团本部人员的使用权限并进行授权;

（二）在集团信息技术部的配合下，负责系统所属公司用户组的设置与使用权限的管理；

（三）负责定期收集各功能模块的使用意见及改进需求，及时反馈并协调软件公司进行档案信息系统的完善与升级工作；

（四）负责督促与检查系统所属公司档案数字化的实施，以及完成后电子数据的上报备份工作。

第二十四条 所属公司应指定专门部门（或专人）负责本公司档案信息系统的管理工作，主要包括：

（一）负责按照集团的统一安排与部署，组织实施与推进本公司档案信息系统的上线运行工作；

（二）负责本公司各门类档案的目录数据库与图像数据的挂接、存储以及数据备份，并于每年7月底前完成上一档案数据的更新工作；

（三）负责对本公司电子档案信息的及时性、准确性进行监督与检查。

第九章 审批过程中文件的管理

第二十五条 审批过程中的文件管理由该文件起草部门的兼职档案员负责。

第二十六条 审批过程中的文件原则上不得借阅，如因工作需要必须使用时要履行借阅手续，填写《文件资料借阅申请单》。

（一）借阅审批过程中的股东会、董事会文件需董事长审批；借阅审批过程中的党委会纪要（记录）需党委书记审批，借阅其他文件时需履行以下审批手续：

1.集团本部人员借阅时，由借阅人、借阅部门经理及借阅部门主管经理签字同意后，经存档部门经理同意即可到存档部门兼职档案员处办理借阅手续。

2.外单位借阅时，须持单位介绍信，由本公司相关业务部门填写《文件资料借阅申请单》，经借阅部门经理和主管经理签署意见后报总经理批准，方可借阅。

（二）对于企业章程、股东会、董事会、党委会、公司级各种会议纪要（记录）、工作总结、财务分析报告以及公司各种战略研究报告、各种投资决策、各种经济分析报告、公司大事记、公司志等重要文件，只可借阅纸质文件，有文件纲要的只提供文件纲要。

第二十七条 审批过程中的文件不得借用电子文件，只能借用纸质文件。如果需要开发利用或会议使用，只能使用文件复印件，文件全文不对外借阅或发放（会议文件可向主要领导发放，会议结束要收回；研讨会只发文件纲要的纸质复印件）。

第十章 被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业

档案的管理

第二十八条 管理职责

（一）集团本部专职档案人员负责对被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案工作进行指导、监督和检查。

（二）系统所属被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业应指定专（兼）职档案人员负责本公司形成的应归档文件材料的收集、整理、立卷归档以及档案数字化的交接实施工作。

第二十九条 档案的归属和流向

（一）被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案由所属企业的上一级公司负责集中统一保管。

（二）合并企业，即一个公司并入另一个公司或几个公司合并重组为一个新公司的，其档案材料应移交给合并后的公司集中统一管理。第三十条 归档范围

应归档的文件材料可参照第八条的规定执行，但归档的文件中必须包括以下文件：

（一）营业执照、组织机构代码本、税务登记证等凭证类文件；

（二）企业章程、股东会、董事会、经理办公会纪要（记录）、工作总结、财务分析报告等决策性文件；

（三）实施方案、主管部门意见、请示、报告及上级审批文件、资产评估报告、验资报告、合同、协议等资产类文件；

（四）职工安置方案、安置协议、公证书、花名册等材料；

（五）遗留问题的善后处理文件；

（六）法律依据文件、工商注销文件及交接凭据等文件；

（七）其它具有保存价值的文件材料。

第三十一条 归档时间、内容与要求

（一）归档时间

清算、转让、撤销程序全部完成后，应归档的文件要在三个月内完成向上一级公司档案管理部门的移交归档工作。

合并企业文件材料的收集整理应与企业合并的实施进程同步进行，并在企业完成合并的一个月内的完成档案的移交归档工作。

（二）归档内容

1.集团所属二级公司被清算后，归档的文件材料应按第三十条规定全部上交；

2.集团所属参股企业被清算或集团参股股权完全转让时，归档的文件材料为纸质的历届股东会或董事会文件；

3.集团所属企业股权全部转让及企业控股权转让出集团的，被转让企业应将股东会、董事会、经理办公会纪要、投资决策、工作总结、财务分析报告、历史变更及重要的财务文件扫描成电子文件移交上一级公司，档案原件移交接收企业。

（三）归档要求

1.被清算企业、转出的企业、合并、被撤销企业的档案归档要求应依据本规定之第十二条的要求执行；

2.被清算企业、转出的企业、被撤销企业的上一级公司档案部门接收档案时，要认真验收并办理交接手续。归档部门应填写档案移交清单，一式两份，交接双方按清单清点清楚后，由移交人、移交人所在公司经理共同签字后，进行移交；

3.向系统外移交档案时，所移交档案的目录必须经集团总经理或被授权人的批准后方可对外移交，并办理移交手续。

第三十二条 集团及所属公司接收的被清算企业、转出的企业、被撤销企业的档案的原件或电子文件作为封存档案管理，原则上不提供调阅。如特殊情况需调阅时，必须填写《档案借阅申请单》，经调阅人及其公司经理签署意见后，报集团总经理同意，方可调阅。

第十一章 附则

第三十三条 本办法由xx公司经理办公会审议通过，自下发之日起执行。

第三十四条 本办法由xx公司xx部门负责解释和修订。