行政前台岗位职责及工作流程

第一篇：行政前台岗位职责及工作流程

行政前台岗位职责及工作流程

职务：行政前台

上级主管：行政经理 工作对象：全司人员 主要职责：

1.日常到访客人的接待，协助公司负责人及所属部门经理做好日常公关协调工作。2.公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。3.公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。

4.公司各类往来文件（电子邮件、传真）的收发、处理和归档。5.公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。6.对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查。7.对设备遥控板、个人办公区域的管理。

8.公司办公用品、日用品的日常管理工作（采购、发放、管理）。9.日常的打印、复印以及相关设备的检查。（日后涉及“使用管理”）10.公司领导、员工、客户的住宿、出行、用餐的预定和行程安排； 11.负责员工外出登记；

12.公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等；与对应单位，如保洁公司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通；

13.库存管理。每季度末，与行政人事专员共同盘点库存。

14.档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处。

15.负责员工保险每日及时登记入网； 16.负责员工宿舍的安排协调等

17.公司负责人及部门经理交办的其他工作。

工作流程和工作要求：

一.接待日常到访客人，协助公司负责人及部门经理做好日常公关工作。

1、工作流程：

1）客户进门起身迎接并询问来访事由，登记《客户来访登记簿》，了解来访者身份和意图。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人；若有事宜，尽量选用转告方式。

2）如有必要，安排来访者前往会客室或等候处稍坐片刻； 3）准备招待茶水饮料； 4）通知相关工作人员有人来访；

5）每隔15分钟左右添加茶水，来客告辞时起身道别；

6）客人离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；

7）若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访

者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；

8）及时转告相关工作人员来访者的联系方式以及事由，并确保工作人员及时回复； 9）及时将用完的《客户来访登记薄》交由行政专员归档。

2、注意事项：

1)接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室； 2)《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录归档； 3)及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复； 4)不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。

二.公司电话的接听（转接、代接）和记录、转达工作。

1、工作流程：

1）电话响铃一声后，立即接听，“您好，嘉年华信息科技”，同时注意礼貌和商务用语； 2）接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；但同时体现公司良好的精神面貌，语言简练、态度温和；

3）对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话； 4）通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；

5）没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的； 6）将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上；

7）记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。

8）及时将用完的《来电记录表》归档。

2、注意事项：

1）来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；

2）了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；

3）如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通知流程”）；

3、严禁事项：

1)来电接听不主动、不及时，接听电话用语粗鲁；

2)未及时和详细记录来电信息，忘记转达、转达不及时或传达信息错误； 3)《来电记录表》按年度不及时归档。

三、公司邮件、邮包的收发及相应费用的结算工作。

1、工作流程（邮件签发及费用结算）：

1）公司各类邮件、物品寄出前应由寄件人自行封好或包装好，在《邮件发送登记表》上登记后，交行政前台统一寄出。

2）合同、票据等公司重要文件及各类物品的寄送应按《邮件发送登记表》的备注相关规定，填写详细的信息，以备日后跟踪核查。

3）需要通过长途汽车托运邮件、物品的，寄件人应先按要求填写《邮件发送登记表》，再自行寄出，并在表格“备注”中注明“托 运，自行寄出”。4）根据邮件发送清单和快递/邮政底单，按月度与快递/邮政公司清算费用，不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。

5）对未按期收到邮件的情况做以记录，了解原因；月度超过2次事件后应汇报部门经理，提出解决办法。

2、工作流程（邮件签收）：

1)公司总部收取的各类邮件、物品统一由行政前台签收，再分发至各收件人处。2)收件人在收到行政前台分发的邮件后，应在《邮件签收登记表》上签字确认。

3)邮件、物品一经签收，签收人即对公司邮件、物品承担保管责任；如因签收人保管不当造成公司文件、票据、物品等丢失的，签收人承担相应责任。

4)如行政前台无人在公司时，应交办本部门其他人员代做此项工作。

5)如收件人不在公司，行政前台应将该文件、物品交于收件人本部门的其他在司同事代为签收；如本部门其他同事也无人在司时，行政人事部应电话告知收件人，按其要求保管邮件、物品或转交他人。

6)代收文件后，签收人应第一时间通知收件人，及时处理邮件、物品。否则，签收人应承担因此延误的相关责任。

7)对公司丢失文件情况做以记录，了解原因，马上汇报部门经理，提出解决办法。

3、严禁事项：

1)收件人未在前台确认，就擅自领走文件。

2)行政前台在未亲自将文件交予本人或签收人手中前，擅自将文件放置在办公桌上。3)不得出现付款金额与实际发件金额不符的情况。

四、公司办公环境、家具、装修等的保持、检查、处理。

1、工作流程：

1)每天早上8：50总经理办公室、副总办公室、接待室、会议室及公共办公区茶桌及地面卫生的清理，每日的环境维护保持清洁；

2)下午17：30检查公司所有办公场所（包括各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；下班后，保证门、窗的关闭，电脑、空调等电源的切断；

3)保持办公区空气清新，公共办公区域和总经理办公室及各办公室开窗，以便空气流动；

4)废旧办公家具及设备等处理及时（处理费用定期上交财务部门）5）对保洁、植物做好办公室全部植物的维护及浇水、换水工作；

6）.对空调设备遥控板、投影遥控板、个人办公区域的管理

2注意事项：

1)遥控板是否在各办公室使用后没有归还；

2)人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开；

3)人员下班后，图纸、重要文件不得随意铺在办公桌上没有收捡。

五、公司办公用品、日用品的日常管理工作。（采购、发放、管理）

1、工作流程：

1)保证公司办公用品（办公文具、打印纸、门卡、钥匙等）、日用品（茶叶、饮用水、纸张、抽纸、纸杯等）的充足，定期、及时补给； 2)购买物品及时填写《入库单》

3)保证总经理办公室内的办公用品、日用品的补给，保证正常办公供应；

4)依据《办公用品领用表》员工签字领取办公用品，每个月底30日做好成本分摊表给财务。

5)按季度，与行政人事专员共同盘查办公用品、日用品库存，并签署库存盘查单，及时归档。

6)严禁铺张浪费。

六、日常的打印、复印以及相关设备的检查。

1、工作流程：

1)每天早上上班时间检查打印机、复印机、考勤机、电话机等设备，如出现异常，第一时间要求信息技术专员予以维修。

2)保证办公区打印纸的及时补充；

3)做好各类纸张（财务单据、白纸、再生纸、废纸、红头文件）的分类工作；

4)及时做好废纸的销毁和处理；（带有财务数据和公司重要内容的纸张必须通过碎纸机销毁）。

2、注意事项：

1.熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；

2.完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源；

3.打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业人员进行维修；

4.节约资源，爱惜纸张；

七、公司领导、员工、客户的住宿、车辆、用餐的预定和安排；临时性用车的车辆管理和费用结算。

1、工作流程：

1)A 住宿预定：预定前，需要了解住宿人员的住房要求，内容涉及：酒店星级、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是 否24小时热水、是否能够上网、是否配备电脑、是否含早餐；客人是否需要无烟房，床大小的要求等；费用支付方式（仅预定或挂账或代垫等）；酒店是否需要现金或刷卡等。

2)酒店预定后确认：最好有纸质（盖章签字）的传真确认，以保证预定成功；

3)酒店预定完毕后，需要短信或邮件告知预定信息：A内容参见第1条;B告知赴前台后报的信息；C如何抵达酒店路线及酒店电话。

4)酒店预订单应及时归档。《酒店预订单》文件夹。

5)B 车辆预定：预定前，需要了解：坐车人数、天数、车型要求、司机要求；预定时，要保证车况良好、司机驾驶技术娴熟、职业习惯 良好；

6)车辆使用前确认：必须拿到租赁公司的《派车单》，方可使用车辆。否则，车辆出现任何事故及引起的一切责任将无法确保承担责任 单位。

7)车辆使用后，需要双方补充《车辆使用费用表》。

8)租赁费用结算以双方签字确认的《派车单》和《车辆使用费用表》

9)C 餐厅预订。日常中，多了解当地特色的酒店和餐厅，按酒店级别和菜系等进行分类。预定前，需要了解预订要求，内容涉及：酒店 消费水平、地理位置、楼层、房间大小、房间配置、有无窗户、是否带卫生间、是否有最低消费；酒店是否需要现金或刷卡等。

八、公司后勤管理，及各类费用的支付工作，包含：物业费、水电费、停车费、电话费、网费、家政、保洁等；与对应单位，如保洁公 司、物业公司、家政公司、电信公司等保持良好的合作和沟通。

1、工作流程：

1)了解各类费用结算周期和支付标准；

2)按期支付，不得因延迟支付影响办公区的正常办公；严禁出现因个人原因，出现公司停水、电，或电话、网络无法使用的情况；

3)结算时，核对实际使用费用和结算费用是否相符。

九、库存管理。每季度末，与人事专员共同盘点库存。

1、工作流程：

1)每季度末（月度20日-30日），本人作为盘点人，人事专员作为监盘人，进行库存盘点，签署库存盘点确认表，备行政人事部经理处。

2)每年末（月度20日-30日），本人作为盘点人，人事专员作为监盘人，部门经理作为审核人，进行库存盘点，签署库存盘点确认表，备行政经理处。

3)盘点合格标准：库存剩余=购买总数-领用总数

4)所需文件：《入库单》、《领用单》

十、档案管理。每季度末，向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表；电子文档备存部门经理处。

工作流程：

每季度末（月度20日-30日），向部门经理提报目前的电子文档、文本文档列表，提报审核；

第二篇：行政前台工作流程

行政前台工作流程

接待——客户来访

工作流程：

1、客户进门起身迎接并询问来访事由；

2、弄清来访者身份和意图。安排来访者前往会客室稍坐片刻；

3、准备招待茶水饮料；

4、通知相关工作人员有人来访；

5、每隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时起身道别；

6、客人离开后清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；

电话的接听和记录

工作流程：

1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语；

2、电话铃响超过3声，接听电话应该致歉；

3、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；

4、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；

5、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；

6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的。

7、将需要转达的内容及时记录；

8、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。

日常的打印、复印 饮水机以及相关设备的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班时间准时开启并且检查传真机、复印机，并及时补充所需的纸

张；

2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用再生纸；

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检查维修；

备注如需要申购A4纸 换墨粉 硒鼓 等 需提前填写申购单 并经理签字后通知供货商。

办公室用品申购 领用 及发放

工作流程：申报流程《办公用品申请表》——申请部门经理签字同意采购——前台回收整理——行政主管审核——总经办签字批准；

采购流程：总经办签字批准——前台电话通知供货商——检收采购的物品质量是否复合要求——发放并签字确认

领用流程；需到前台登记所需要的物品并签字

如需个人申购物品则拿申购单并经理签字后给前台——前台打电话通知供货商。机票及酒店预定

工作流程；1,查机票价格，例如艺龙、携程。

2．需要采集订票人员的姓名、身份证号码、手机号码三样信息以便登记

3.给老师打电话确认时间是否合适 并确认身份证号是否有误

4．和供货商联系并出票 同时签写订票单并签字

负责图书 报刊 日常借阅

工作流程；借阅报刊 图书需签书籍领用登记表后才可借出。

邮件登记

公司邮件、包裹的收发：因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈，员工包裹必须由本人签收并签字确认 公司内部文件签邮件登记

考勤

工作流程：

1、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信息；

2、如有员工请假，需到填写《请假单》并注明请假原因、时间及时数；行政主

管及总经理签字同意后作为考勤依据；

3、每月月底综合外出登记以及人员请假情况统计考勤，签字后交行政主管审

核签字；

4、考勤统计交由财务作为造工资表的根本依据

负责每个月和供货商结算

工作流程 1.EMS 圆通 邮件对账看是否有误 并填写支票领用单并找行政经理签字

2.负责对账供货商及机票的账目 无误后填写支票领用单并找行政经理签字

3.负责物业房租的结算 填写支票领用单找行政经理签字

第三篇：行政前台工作流程

行政前台工作流程

前台是一个公司的脸面和名片。所以，前台工作的专业、规范与适度与否，对塑造单位形象有着非常重要的作用。

一、前台人员的穿着及相关仪表要求

1、前台人员须每天着淡妆上班。

2、头发干净整洁，不油腻不披头散发，烫染夸张的头发须扎好在脑后。

3、上班期间衣着整洁，整齐。

4、坐姿不得歪斜、懒散，应保持良好的精神状态。

5、不能佩戴过多的首饰，首饰应和着装相互配合。

二、环境卫生、办公设施的保持和检查

1、每天早上9:00打扫卫生，整理前台物品，保持前台环境清新整洁、物品摆放整齐；

2、每三天上午10:00 巡视公司公共区域的绿化状况，保证舒适良好的工作氛围，如有问题及时通知行政管理部部长；

3、下午下班前对公司办公区的巡视，查看门窗、净水机电源、电脑电源等关闭情况并做记录，冷气于下班前检查关机模式。

三、邮件、信件的收发

1、详细记录每日信件、邮件的收发情况，负责送信件、邮件的保安和签收信件、邮件的员工都要做登记并签字；如接收人不在公司，要及时电话通知，并记其返回时间，及时送予并签收；如接收人不是大楼内办公人员，要及时电话通知，与其接洽好签收时间来签收邮件或信件；如无法联系接收人，应及时通知行政管理部部长。

四、接待访客

1、访客出门时起身迎接，应该表示出热情友好和愿意提供服务的态度。面向来访者点头微笑致意：“您好，请问您找哪一位？、请问您是哪家公司？、请问贵姓？”如果正在打字应立即停止，即使是在打电话也要对来客点头示意；

2、登记《客户来访登记薄》，弄清来访者身份和意图。知道找谁后，请来访者稍等，立即帮其联系。如果要找的人正在忙，可以请来访者稍等或引领来访者到洽谈室或会议室等候，用规范的仪态（手势指引或起身带位）引领来访者入座，并倒水给客人。如果等的时间很长，要关照一下来访者并向其说明，然后再向来访者要找的相关人员说明情况。若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；

3、如果来访者知道找谁，但未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在，而要告诉对方：让我看看他是否在，要打电话给相关同事或领导。XX单位XX来访，不知道是不是方便接待，处于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或领导亲自接，都可以当做是其他人接的电话，再询问。这样在来访者听来，即使电话那头没有答应接待，也不是他要找的人直接拒绝的，为下一步的处理留下了余地。同时婉转的询问对方来意，如果对方没有通报姓名则必须文明，尽量从客人的回答中充分判断能否让他与同事见面，如果客人要找的是公司领导更应该谨慎处理；

4、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并在《客户来访登记簿》上登记，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；及时转告相关部门来访者的联系方式以及事由，并确保及时回复；

5、每月将《客户来访登记薄》交由行政管理部档案管理员归档。

五、带领客人到达目的地，应该有正确的引导方法和引导姿势

1、在走廊的引导方法：接待人员在客人二三步之前，配合步调，让客人走在内侧；

2、在楼梯的引导方法：当引导客人上楼时，应该让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼，应该是接待人员走在前面，客人走在后面，上下楼时，接待人员应该注意客人的安全。

六、客人离开后

客人离开后，应立即将客人使用过的一次性杯子整理好，将洽谈室或会议室桌椅整理好，以便接待下一批客人。

七、对内接待

1、早上上班主动向同事问好，下班时也主动向同事告别。

2、有客人来访时，也要注意公司接洽人员的接待问题，比如提供茶水等。

3、前台要随时保持有人在位置上，如遇临时有事要离开，需主动交其他同事帮忙接电话或接待来访客人。

4、每天检查前台桌面清洁，设备的维护和干净整洁。

八、电话的接听和记录

1、接听电话应热情，使用普通话和礼貌用语。声音要适度，并最终保持轻松愉悦的声调，不得在电话中和来电着耍脾气、使性子甚至说粗口。应调整好表情，使用礼貌用语如“谢谢您”“请问有什么可以帮您吗？”“不用谢”等。在电话响铃的第二声和第三声的时候接起电话。首先要说“您好，内蒙古日新投资集团有限公司”要勤说“请问、请稍等”之类的谦词。如果因故迟接，要向来电者说“对不起，让您久等了”。

2、转接电话时，要礼貌的说“请稍等”，并马上转接过去。对方如果要求转接领导，又知道领导的姓名，就要礼貌的询问：对方的姓名、单位。如果是做广告的或变相做广告之类的电话，应用礼貌的借口挂掉电话，或转接到相关部门；

3、在打电话和接电话过程中都应牢记让客户先收线。因为一旦先挂上电话，对方一定会听到“嗒嗒”的声音，这会让客户感到很不舒服。因此，在电话即将结束时，应礼貌的请客户先收线，这时再挂电话；

4、在与客户进行电话沟通过程中需要做必要的文字记录，电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。例如，应该会面对时间、地点、联系电话、区域号码等各方面的信息进行核查校队，尽可能的避免错误发生；

5、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码并做记录，切忌立即挂断电话；

6、没有接听到的电话应根据来电显示及时回拨，首先致歉，再询问刚才来电的目的；

7、将需要转达的内容及来电人的基本信息及时记录在《电话记录》上；

8、每月将《电话记录》交由行政管理部档案管理员归档。

九、文件的收发

（一）纸质文件的收发

1、前台收/发文件应及时在《收文明细》、《发文明细》中登记文件收、发文件的时间、收/发单位、项目名称、收/发内容等；并签字，发文中还需要求收件人签字；

2、前台向收/发件单位确定所收/发文件需转交对象，并要求收发件人签字；

3、前台复印2份，1份交项目负责人，1份交总经理；

4、前台将原件交档案管理员存档，并要求档案管理员签字确认。

5、发件时要及时通知对方，如需给对方送去，应确定好送件时间、地点，并填写《文件外送单》由收件人签字后返回公司交档案管理员归档。

6、前台根据签收文件人留下的电话致电确认文件的齐全及达到；

7、将《收文明细》/《发文明细》以及《文件外送单》分别按项目分类交档案管理员归档。

8、注意事项

（1）详细填写《收文明细》、《发文明细》或《文件外送单》，并要求相关经办人签字，以便公司能查阅每一份收、发文件的具体内容；(2）及时转交给相关人员；(3)按项目分类交档案管理员归档。

（二）电子文件的收发

1、前台需询问所收/发文件的相关内容，项目名称，需转交对象等；

2、在电脑上建立新文件夹，如：“年月日_收发文件”，在该文件夹中建立一个“收”、“发”的文件夹，然后在“收”、“发”的文件夹中建一个“年月日_项目名称”的文件夹；

3、将接收/发送文件存放至电脑相关项目文件夹中，并同样在《收文明细》、《发文明细》中记录，收、发方式在备注中注明；

4、及时将文件转传给相关项目负责人，并确认对方收到；

5、当天工作结束后，将接收/发送的文件发至档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

6、注意事项

（1）了解所收、发文件内容，按收、发时间、项目建立相应的文件夹，并做好书面记录，便于查找；

（2）及时将收、发文件转给相关负责人，并确认是否收到；（3）按时将每天收、发的文件发给档案管理员，由其整理后存至服务器相应项目文件夹中。

十、办公室临时安排的其他工作

第四篇：行政前台工作流程

行政前台工作流程

（一）环境卫生的保持和检查

工作流程：

1、每天早上9：00、中午14：20和下午17：55检查公司所有办公场所（包括

各办公室、会议室、卫生间等桌面、地面等）的卫生和办公家具的摆放情况，及时收纳整理，保持各桌椅整齐，桌面、地面清洁无杂物；

2、每月补充购买后勤保障用品（卫生纸、纸杯、清洁用品等），保障公司后勤配备；

3、每月整理的报纸、杂物以废品处理，所得费用上缴财务。由行政主管记入《废品回收流水账簿》。

注意事项：

1、保持办公区环境清新整洁、家具物品摆放整齐；

2、及时补给卫生间用纸等后勤配备；

相关记录：《废品回收流水账》——行政主管

（二）接待——客户来访

工作流程：

1、访客进门起身面带笑容，弄清来访者身份和意图；

2、若来访者未预约或是初次拜访，不得将公司领导的各种联系方式随意告诉素不相识的人，若有事宜，尽量选用转告方式；

3、如有必要，安排来访者前往会客室稍坐片刻；

4、准备招待饮水；

5、通知相关工作人员有人来访；

6、访客离开后2分钟以内清理水杯及烟灰缸，整理桌椅、保持会客室的整洁；

7、若来访者要找的人不在，记录下来访者的联系方式、需转告事宜并准备《客户来访登记簿》，以便记录相关事项，及时通知相关人员做回复；若来访者表示下次再来，则需在《客户来访登记簿》上注明；

8、适时将使用完的记录交由行政主管归档；

注意事项：

1、接待客户热情周到，及时给客户添加茶水并在客户离开后及时整理会客室；

2、《客户来访登记薄》的详细记录；并及时将使用完的记录交由行政主管归档；

3、及时通知相关被访人员，若被访人员不在，要及时转告以确保及时回复；

4、不得随意把公司领导及其他工作人员的联系方式告诉第三人。

相关记录：《客户来访登记薄》——前台

（三）电话的接听和记录

工作流程：

1、电话响铃两声后，立即接听，注意礼貌用语；

2、接听电话时应控制音量，不应影响其他人的正常工作；

3、对方所要找的人不在时，应询问对方是否希望留言或留下回电号码，切忌立即挂断电话；

4、通话之后，应轻轻挂断电话，并且尽可能等对方挂断后再放下听筒；

5、将需要转达的内容及时记录在《电话记录》上；

6、记录后5分钟内及时通知被传达人,通知传达的程序见口头通知流程,并确认对方接收信息正确无误。

7、及时将用完的《来电记录表》交由行政主管归档。

注意事项：

1、来电接听迅速，接听电话使用普通话，声音柔和；

2、了解清楚来电人的基本信息以及意图，及时在《来电记录表》上记录来电时

间、内容、信息接收人等，需要转接的及时将电话转给相关工作人员；

3、如遇信息接收人不在，应采取通知的方式及时转达信息，（通知方法详见“通

知流程”）；

相关记录：《来电记录表》——前台

（四）日常的打印、复印以及相关设备的使用管理

工作流程：

1、每天早上上班时间准时开启并且检查打印机、复印机，并及时补充所需的纸

张；

2、负责公司日常的打印、复印。打印、复印重要文件、图纸或需要发出的文件、图纸使用白纸；公司内部使用或不重要的文稿图纸使用“二次纸”；

3、打印机、复印机或其它设备出现故障时，及时联络办公设施维护人员进行检

查维修；并填写《设备报修记录表》（详见“固定资产的报修与报废流程”）；

4、及时将用完的《设备报修单》交由行政主管归档。

注意事项：

1、熟练操作打印、复印机，并及时补充用纸；

2、完成公司日常的打印、复印工作，做到节约资源；

3、打印、复印机等设备出现问题不得私自解决，应及时报修，并联系相关专业

人员进行维修；

4、不得私自打印、复印与工作无关的文件、图纸，特殊情况下应告知行政主管。

5、节约资源，爱惜纸张；

6、及时将用完的相关记录表交由行政主管归档。

相关记录： 《设备报修记录表》——前台

（五）行政后勤人员外出登记（前台提醒督促）

工作流程：

1.行政后勤人员在外出前请填写《外出人员登记表》上登记出发时间、目的地、知情人、事由等；

2.回到公司在《外出人员登记表》上登记回来时间以及办事情况；

3.特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登；

4.前台人员负责提醒并督促其他员工，并于每月30/31日将外出情况汇总，与考勤统计核对。

注意事项：

1、在《外出人员登记表》上详细记录外出办事情况；

2、前台人员负责提醒并督促完成。

3、及时将用完的《外出人员登记表》交由行政主管归档。

相关记录：《外出人员登记表》——前台

（六）考勤统计

工作流程：

1、熟悉门禁考勤系统的管理，根据公司人员情况及时增加或更改考勤人员信

息；

2、每月30/31日将门禁考勤统计数据备份，并综合外出登记以及人员请假情

况统计考勤，签字后交行政主管审核签字；

3、行政主管将考勤统计连同工作汇报表交由财务作为工资表的根本依据，财

务完成工资表后一起交由总经理查阅；

注意事项：

1、考勤统计数据备份，综合外出登记统计考勤，签字后交行政主管审核签字；

2、考勤统计作为核工资的依据，连同工资表交总经理查阅，返回后原件由行政

主管归档，另复印一份考勤统计公示。

相关记录：《考勤统计》——前台

《请假单》——前台

（七）对保洁、植物株摆租赁等工作的监督和检查

工作流程：

1、了解外用保洁、职务租赁服务内容；

2、对每次相关服务做好检查和监督工作，并做好相关记录；

注意事项：

1、对外用单位相关服务进行审核；

相关记录：《植物租摆维养记录》——前台

《植物租摆更换记录》——前台

《保洁情况记录表》——前台

（八）对设备遥控器、个人办公区域的管理

工作流程：

1、空调遥控板和液晶电视遥控板的集中管理；

2、上、下班时检查所有的电源开关；

3、检查所有办公桌上的文件及办公用品的归类。

注意事项：

1、遥控板是否归位；

2、人员下班后，办公室的电脑、空调、饮水机、灯的电源是否断开；

3、人员下班后，图纸、文件是否随意铺在办公桌上没有收捡。相关记录：《员工违规（纪）记录表》——行政主管。

（十一）办公室临时安排的其他工作

第五篇：行政前台工作流程

行政前台工作流程

一． 接待来访者

1.问清来访者来访原因，先进行来访登记。判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若已预约，或者正当访问理由，应快速联络相关人，请来访者到会客厅等候。

2.接待求职者面试并做好登记。请面试人员填写面试人员资料表，并带领其前往会议室等待，通知相关部门领导进行面试。

二．.接听电话。

接听电话应说“你好”青岛丽城恒信营销策划股份有限公司。记录电话信息并转接电话。

三． 考勤管理、1.统计公司员工每天、每月的考勤情况，并交人事部核算工资，考勤资料存档。

2．监督公司员工考勤打卡情况，不允许发生代替他人打卡的现象。、3.监督员工工作时间的外出流向，登记外出时间、地点、事由。

4.做好员工请假登记。

四． 收发文件

1.负责公司各类信件，包裹、报刊杂志的签收和分送工作。

2.负责公司的文件处理工作，打印、复印、传真的收发。