秘书学复习重点

第一篇：秘书学复习重点

秘书学

一、实务题（30分）（复习范围：日常工作上，日常工作下，秘书相关工作要求、礼仪）

仔细观察，指出正误（至少15个）不需要分析或更正。秘书职业技能要求和联系的知识点。1.进屋敲门

2.做了接待计划 3.预订酒店 4.私自订房间

5.接待细目表没做完 6.忘记领导下午开会 7.解释自己的错误 8.请示领导

9.记录领导安排工作事项 10.检查接待工作准备情况 11.做电话记录 12.重复信息确认

13.电话响两声以后再接 14.纠正名片错误，及时改正 15.检查签字笔等物件

二、简答题（20分）

三、拟写题（20分）《党政机关公文处理工作条例》（2012年）公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函。给材料拟写：正文写法、结构模式。

四、论述题（30分）

简答、论述题范围

（一）、秘书工作的内容P8

（二）、秘书工作的作用P10

（三）、秘书的知识结构P65

（四）、秘书的能力要求 P66

（五）、秘书处理人际关系的准则 P96

（六）、秘书收集信息的方式方法。P146

（七）、秘书写作原则P174

（八）沟通的层次和作用P261

（九）沟通的方法P264

（十）会议的要素

（一）秘书的工作内容

我国政府机关与企事业单位的秘书工作大致有以下15项：

1.文书撰写（上次口述或会议记录、整理，文件起草、修改、润色等。）2.文书制作（打字、复印、编排、装订等。）

3.文书处理（收发、传递、办理、保管、立卷等。）4.档案管理（归档、鉴定、管理、提供等。）5.会议组织（准备、记录、文件、善后等。）6.调查研究（计划、实施、分析、研究等。）7.信息资料工作（收集、整理、提供、储存等。）8.信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等。）

9.接待工作（日常来访与计划来访接待、安排、服务等。）10.协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等。）11.督查工作（政策推行或决议实施的督促、检查等。）12.日程安排（为上次安排工作日程、会晤及差旅事宜等。）13.日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等。）14.办公室管理（环境、设备、经费等。）15.其他临时交办事项。

（二）、秘书工作的作用

总的来说，秘书工作具有以下五个方面的作用：

1.助手作用

秘书作为上次的直接工作助手，起着无可置疑的助手作用。这种助手作用还包括在某些方面秘书应为上司把关，譬如上司会见来访者的把关，接听电话的把关，发出文件、信函的把关，接待、会议以及办公室费用开支的把关等。董事会或公司总裁的秘书，作为高级助手，对公司和下属人员还有着“监理”作用。2.参谋作用

中高级秘书具有参谋作用。他们上司调查调查研究、收集和提供信息、提供咨询，他们辅助上司决策，为上司草拟计划或实施方案，或组织专家论证、选定最佳方案。高级秘书还能充当领导人的“顾问”和“智囊”，解决领导的疑难问题，为领导主动出谋划策。3.协调作用

秘书的协调作用是由秘书的工作任务、工作地位和工作方式决定的。秘书常常代表上司、传达上司的指令或收集上司所需要的情况，与其他部门、人员有着广泛的接触，也容易产生矛盾，需要及时协商、沟通、调解。秘书的地位又往往是在“一人之下，众人之上”，又处于工作网络的“结点”，上下左右的工作与人际关系都要求秘书去调处，力争达到平衡和统一。4.信息枢纽作用

秘书离不开文书。所谓文书，就是书面信息。以往的秘书最主要的工作就是处理书面信息。现代秘书则又从接待、联络、调研、电话等工作中接触大量的口头信息。秘书的办公室可以说是机关、公司的信息集散地。秘书为上司和整个机关、公司起着信息的提供、反馈、传递等枢纽作用。5.公共关系作用

秘书工作中有“对外联络、内部协调”等内容，理应起着“内求团结，外求发展”的公共关系作用。尤其是不设置独立的公关部门、没有专门公关人员的机关或单位，办公室和秘书人员应该更自觉地认识到这方面的责任，做好相应的工作。

企业秘书人员应帮助上司密切和融洽与股东、职工、顾客、社区公众、新闻媒介乃至政府部门等内外各方面的关系，树立并维护单位和上司的良好形象，力求提高并扩大知名度和美誉度.（三）、秘书的知识结构

秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四个方面知识的纵横结合，其结构用罗马字母“Ⅱ”来表示。

1.基础知识

秘书应具有的基础只是分为两个方面：一方面是深灰科学基础知识，即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求，也是秘书人员应有知识的基本层次，是“Ⅱ”的底线。2.专业知识

专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。3.行业知识

行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应该分别将具有各自的行业基础知识。

专业知识和行业知识是秘书人员知识结构中的中间层次，是“Ⅱ”的两根支撑线。4.相关知识

这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。

（四）、秘书的能力要求 P66

秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是：

1.写作能力

具体是指公文和十五应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文好应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为一种写作能力。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把字写得端正、匀称、流利。2.口头表达能力

秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话也切忌噜苏冗长，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。3.听知能力

秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中概括出要领，或是从众口交加。激烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。4.阅读概括能力

秘书要善于阅读，既善于精读，入队重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的京剧或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。5.社交活动能力

秘书人员要具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。6.协调能力

秘书要善于返现机关与机关之间、部门与部门之间。机关与基层之间工作上的矛盾和不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。7.观察分析能力

秘书在工作中药时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意，要善于做拾遗补缺工作。不仅善于发现问题，而且要善于分析问题、提出解决问题的办法工领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作有被动服务转为主动服务的前提条件。8.应变能力

秘书的大部分工作都有章可循，应严格按照政策和规章制度办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原则，又要有一定的机动性和灵活性。9.使用先进办公器械能力 10.预测能力

（五）、秘书处理人际关系的准则 P96

1.尊重

2.礼貌和礼仪

3．乐于助人

4.赞美他人

5.宽容与体谅

6.公允

（六）、秘书收集信息的方式方法。P146

1.收集

（1）收存。

（2）复印。

（3）记录。

（4）录音。

（5）录像。

（6）电脑。

2.整理

（1）分类。

（2）筛选。

3.加工

（1）充实与综合。

（2）提炼与摘要。

（3）归纳与分析。

4.提供

（1）适事。

（2）适时。

（3）适度。

5.传递

（1）速度。

（2）准确。

（3）保密。

6．储存

7.检索

（七）、秘书写作原则P174

1.符合方针、政策、法令、法规。

2.忠于机关制文意图。

3.坚持实事求是的精神。

（八）沟通的层次和作用P261

沟通是协调的前提，是协商、调节、调整、调解，以求达到协调的结果——和谐一致的基础。分而言之，沟通有三个不同层次的作用。

1.信息沟通。任何组织微球生存与发展，都必须与外界沟通。第一步就是信息沟通，既把自己的情况告诉外界，有把外界的情况吸收进来。信息沟通的作用就是达到消除隔阂、彼此了解，进而互相理解的境地，才能寻求合作的可能。另一方面，组织内部的上下之间也需要信息沟通，彼此了解情况，了解意愿，才能达到上下团结一致。

2.认识沟通。比信息沟通更进一步的是认识沟通。信息沟通是初步的、也是客观的，往往不涉及彼此的厉害关系，容易被接受。认识沟通则是主观的，它表达各自的意愿、看法或是要求，涉及各自的利益。认识沟通不能强迫对方接受，而只能以适当的内容，尤其以适当的方式使对方自愿接受。认识沟通 3.感情沟通。

（九）沟通的方法P264 1.直接沟通 2.间接沟通 3.明示沟通 4.暗示沟通

（十）会议的要素

第二篇：秘书学重点整理

秘书学重点整理

题型：选择10*2=20分

简答6*5=30分

论述20分

案例分析30分

（通讯与办公室操作工作那一大块会出一个案例分析）

1、秘书的职业特征

美国“全美秘书协会”曾对秘书职业提出过这样的要求：

像心理学家一样善于观察和理解他人；像政治家一样有灵敏的头脑；像外交家一样有潇洒的风度；有调查各种棘手问题的丰富经验；有良好的速记能力以及文字功夫；谙熟各种商业往来中的法律关系；能熟练地使用各种办公自动化设备；具备相当的金融和税务方面的知识；能熟练地对各种文件资料进行整理归类。

第一，服务的直接性。

秘书的服务有两种情况：一是群体为群体服务；另一是秘书人员单独为领导人、上司或雇主“一对一”服务。

秘书服务的直接性体现在：一是秘书工作的内容与领导工作是一致的，即领导做什么，秘书也做什么；二是秘书做工作几乎都是领导亲自指派、直接安排的，秘书也是直接向领导请示、汇报的；三是秘书做工作是直接对领导负责的，其结果、成败与领导直接有关。

第二，服务的稳定性。

很多职业的服务都有其“业缘性”和“偶然性”。秘书与其服务对象之间却有相对的固定性。在“业缘关系”之外，还往往有更深一层的“人情关系”。

第三，知识化。

秘书以处理书面信息为主要工作内容，以办公室或称“写字间”为主要工作地点，以笔墨、打印机、复印机、电话、电脑等现代工具、设备为主要工作手段。秘书必须具有中等以上文化和专业知识为基础。秘书属于知识分子，属于办公人员，属于文官范畴，属于“白领”阶层。中、高级秘书还被称为“参谋”、“顾问”、“外脑”，属于“智囊型”人物。

从世界范围来看，秘书队伍比较年轻。发达国家的秘书人员平均年龄为26岁左右，一般为20岁至35岁。从主观上说，很多的大专院校毕业生把秘书当作理想职业，但不当作终身职业。他们普遍认为当秘书待遇较高，工作环境、条件好，接触人多，工作内容复杂，是锻炼、培养能力的好职业，又把秘书岗位看作是由操作层通向管理层的最好阶梯。在秘书岗位上工作三五年或七八年就能升到主管位置或独立工作。他们留下的秘书职位又会被更年轻的大专毕业生接替。客观上，秘书工作繁忙，对脑力、体力要求高，尤其是记忆力、灵敏度、准确性等，这些是年轻人的优势。

第五，女性化

大多数女性温柔、体贴，善于管理，善于形象思维，乐于做程序化、重复性的工作，适合做体力较轻而技术要求规范、单纯的工作。而秘书尤其是中、初级秘书的工作正是这种性质。所以，西方国家中，中、初级秘书女性达90%。而高级秘书侧重于调查研究、出谋划策，侧重于逻辑思维和高科技，工作富于变动和挑战性，因此男性较多。

2、秘书工作的内容

（办文、办会、办事）

我国政府机关和企事业单位秘书工作大致有15项：

文书撰写、文书制作、文书处理、档案管理、会议组织、调查研究、信息资料工作、信访工作、接待工作、协调工作、督查工作、日程安排、日常事务、办公室管理、其他临时交办事项。

目前新增加： 网站、网页管理，值班、突发事件处理，公关工作

3、秘书工作的特点

（1）中介性

第一，秘书部门、秘书人员是凭借所处的中介位置开展工作的；

第二，秘书工作过程是一个中介过程；

第三，秘书人员必须树立中介观念。（2）辅助性

秘书机关是辅助机关，秘书部门在一个机关单位属于行政总枢的一个工具。秘书工作人员只能以领导意见为依据，而不能代替领导做决定，可以提意见、建议和方案，只有被采纳后，才能以领导机关或领导人的名义去贯彻执行。（3）政策性

政策是秘书部门和秘书本人所必须贯彻执行的。秘书长、办公厅（室）主任以及秘书本人是经常分析、检查、总结本系统、本单位执行路线、方针、政策和法令的情况，每一件秘书工作都要贯彻政策。法规是政策的条理化和规范化，执行法规和落实政策是一致的。（4）综合性

相对职能部门的专业性和单一性而言，秘书工作涉及方方面面，既有日常的、程序性较强的例行性工作，又有临时的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又有操作复杂的工作。它门类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。这些工作虽各有职能部门主管，但都与秘书工作直接、间接相关。（5）机密性

秘书紧靠领导，接触领导的机会最多，经常参与研究各种机密问题，负责机密文件的起草和保管，这就使秘书工作具有高度的机密性。秘书人员必须严守保密规定、纪律。（6）服务性

秘书工作就是为本机关领导和上级部门、平级职能部门、下级机关和人民群众服务。即秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。首要的是为领导、上司、雇主服务，但也不能忽视其他的服务。

4、秘书工作机构的性质（1）机密性

秘书部门处于中枢地位，又掌管机密文件（政治、经济、人事、商业、科技等），组织和参加各种会议（部分涉及机密）承领导之命办理各种重要事务，负责组织内部的安全保卫。（2）辅助性

相对于领导部门是直接辅助领导工作的。办文办事办会，通讯联络接待，提供信息资料，传达领导指令，辅助管理协调，充当参谋与助手。（3）综合性

相对于其它职能部门而言（行政机关的职能部门，或企业中的生产、技术、经营等部门），工作繁杂，涉及上下左右各个方面，既有政策性、原则性、总体性，又有技术性、事务性、具体性。（4）服务性

相对于整个机关或企事业单位而言，是一个综合性办事机构，不仅为领导部门和上级机关服务，也为下级组织、其它部门、全体成员服务。又不仅是管理服务和信息服务，也包括生活服务和事务服务。（5）中介性

秘书机构负有上情下达，下情上达，左右通气，内外联络的职能，发挥着桥梁和纽带作用。秘书机构在内外关系中，尤其是信息传递中，中介作用相当突出。（6）设置的普遍性

秘书机构的设置不以机关单位的性质为转移，其基本职能也没有差异，只是秘书机构在运作过程中所涉及的专业和行业方面的内容有所不同而已。

5、秘书工作机构的职能（仔细看）

（1）助手职能

无论是辅助决策、协助管理还是承办各种实务，无不体现了帮助领导工作的正常运转，起到领导的直接助手的作用。

第一，加强与人事、财务、计划、研究发展等职能管理型参谋机构的联系，从多侧面、角度分析研究问题；第二，要与政策研究室等政策研究型参谋部门的密切配合，提高辅助决策的水平；第三，加强与工程技术型参谋机构的联系与合作，增加辅助决策的科学性。

（2）参谋职能

经常为领导想办法、出主意、提供信息、作出咨询。（3）枢纽职能（沟通上下，联系左右）

（4）协调职能

（沟通、协商以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一）

（5）保密职能（由于负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密会议、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，因而„„）

（6）公关职能

（在不设公关部门，没有专职公关人员的组织中。“广结良缘，内求团结，外求发展”）（7）沟通信息职能（8）管理事务职能

（9）办文办会、督促检查职能等

6、秘书人员的自我管理

﹡工作管理: 有计划，分轻重缓急，高标准、严要求 ﹡行为管理: 言谈、举止、态度要分场合、对象等 ﹡时间管理: 科学支配和利用时间

﹡办公环境管理: 办公室、桌及用品，内外环境

（异性秘书与上级的关系处理问题会出一个论述题，至少从三部分述说，性别特征、工作特征、特殊关系）

7、女性秘书的自我保护

工作态度认真踏实，不浮夸，不取巧；穿着打扮朴素幽雅，不艳丽，不新潮；言谈举止端庄大方，不买弄，不轻佻；对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；不接受份外的报酬和贵重的礼物；不参与同事关于男女情事的谈话；不在上司的办公室作非工作性的逗留；不聆听男性上司或同时婚姻不幸的倾诉；不让对方误解你的关心和帮助是爱情；不接受男性上司或同事的单独邀请；尽量少参与男性上司的家庭事务或个人应酬；尽量避免与男性上司单独出差，差旅中注意言行细节；及时表明有无男友、丈夫；不得已时可提出辞职以避免纠缠；必要时依法寻求保护。

8、男性秘书与女性领导相处

充分尊重女性领导；适应其工作特点，与之合拍工作（诚实、细心、周全）；要善于给女性领导“补台”（重大问题献计献策，领导决策有欠缺，尽量挽救损失，做好本职工作不让领导分心，主动承担不适合女性工作）；要准确把握与女性领导相处的“度”。

9、秘书与主管上司的关系（1）秘书与上司关系的特征

A、工作上的主从性；

B、知识、能力、体力、思维的补充性 C、人际关系的首属性 D、人格上的平等性。

（2）秘书与上司关系的处理原则

A、主动配合、适应

（明确授权的工作，独立完成，不必请示；未授权的，凭经验先请示后执行，哪些要先请示，哪些是先做后汇报。要适应上司的工作方法和习惯，如事务型的，秘书照章办事，不出差错；学者型的，要多动脑筋，提出多种方案供领导选择；开明型的，领导就是布置和检查，秘书应全盘考虑，步步为营；“放任”型的，秘书更应加强责任感。）B、服从、但不盲从；

（与军人的绝对服从不同，秘书是助手、参谋，对工作可以提建议甚至意见；秘书接触的文件多，自然富有对上司某种程度的监督。）C、委婉提醒，适时规劝

（发现有错，不能立即正面提意见，尤其有他人在场，应委婉含蓄，让上司自己发现错误，或等待一定的时间在作请示，让上司自己冷静下来，重新作出决定）D、维护上司间的团结。

（理解上司实行的方针，上司的人格和行为，上司对部下的期待，上司的工作方法和特点，上司的好恶及对问题的看法，上司的处境和心情，上司的难处。）

10、怎样与不同性格的领导相处  与冷静的领导相处

这样的领导说话不多，举止安顺；高兴不会大笑，不会手舞足蹈；悲痛不会大哭，不会逢人诉说；认为对的，不会拍手称许，不会热烈表示赞成；他的举止，始终保持常态。

遇到这样的领导，不要自作主张，只要负责执行计划，但要有详细记载，不能有所疏忽。如遇困难，最好自行解决，不必请求，只要事后口头报告，但应避免夸张，以轻描淡写为好。 与热忱的领导相处

遇到这样的领导，你必须明白他的热情不会持久，要受宠不惊，不即不离。如有主张或建议，要采取零卖的方法，；认为不对的，不必当面争辩。 与豪爽的领导相处

遇到这样的领导，那真值得庆幸。只要善用你的能力，表现出过人的工作成绩，只要时机成熟，绝对不用担心没有发展的机会。他自己长于才气，所以最爱有才气的人。

 与傲慢的领导相处

如果遇到这样的领导，与其取宠献媚，自污人格，不如谨守岗位，落落寡合。一有机会，你就表现出你独特的本领，只要你是个人才，他会另眼相看。 与阴险的领导相处

这种人，对不如意的事，好施报复，对不如意的人，易设法剪除。由疑生忌，由恨生狠，轻拳还重拳，且先下手为强，宁可打错好人，不肯放过坏人。其人喜怒不形于色。你只能如履薄冰，兢兢业业，卖力隐智。 与平庸的领导相处

其特点：能力差却事事插手；决策武断，听不见意见；水平不高却担心身边的人看不起；成绩不多常争枪下属的功劳。

你最好“既来之，则安之”，不如善待领导。弱将手下照样出强兵，你的期望值要合理，要扶助领导出谋划策。 与优柔寡断的领导相处

其特点：决策时左思右想，犹豫不决；办事畏手畏脚，小心翼翼；事后常常后悔不迭，抱怨连天。

你应该贴近领导，取得信任；说服应有耐心，不可急于求成；争取领导的承诺，防止朝令夕改。 与多疑的领导相处

其特点：过度警惕，对下属的言行多仔细琢磨；不信任下属，凡事要问个究竟；怀疑下属背着自己说坏话；缺乏自信。

你必须做事小心谨慎；常汇报，多请示；善于给领导鼓气。 与武大郎开店型的领导相处

这样的领导是容不下部属才能超过自己、妒忌下属才能的某些领导。

你要注意：表现才能有度；表现才能有“方”（开辟自己的领域，发挥自己的专长，避免与领导的特长冲突）；适当在某些方面表现“差”一些；谦虚谨慎，把功劳归于大家（防止领导妒忌，同事敏感）。 与彼此不团结的领导相处

四要四不要：

要保持距离，不过分亲热；要双手端平，不后此薄彼； 要“超然事外”，不介入矛盾；要巧妙沟通，不隔岸观火。 与新来的领导相处

要尽可能去了解新任上级；准备一份个人简历（只需一页）交给新上任领导；无论你是多么厌恶原来的上级，也不要贬低他。 与火爆脾气的领导相处

要管好“火源”（认真做好本职工作，领导交办的事不拖拉，事前做好各种准备，说话不要太呛）；控制火势（不能火上加油，而应以柔克刚，不让火势蔓延）；把握火候（择机进言，讲明发火对身体、同事、工作的不利，遇事要冷静、理智）；正确对待领导发火。正确对待领导发火：

（1）不马上反驳或愤愤离开；（2）不中途打断领导者的话，为自己辩护；（3）不要表现出漫不经心或不屑一顾；（4）不文过饰非，嫁祸于人；（5）不故意嘲笑对方；（6）不用刻薄的含沙射影的语言给领导者某些暗示；（7）不对领导进行反批评；（8）不转移话题，假装没听懂对方的话；（9）不故作姿态，虚情假意；（10）不灰心丧气，影响工作。 与疾贤妒能的领导相处

这样的领导的典型特征是害怕追随者的竞争，不能容忍下属超过自己。

对策：不可让领导自惭形秽；谦恭请教；在领导长处之外发挥自己的长处；寻求组织解决；适当在某些方面表现差一些。 与自私的领导相处

洁身自好；沉默；有原则地待上级受过。

11、设备与用品的管理 办公设备的管理：

种类：电话、电脑、打印机、传真机、复印机、照相机、摄录机、幻灯机、投影仪；文字处理机、口授录音设备、订书机、信封启口机、信封封口机、信件折叠机、速印机、微型胶印机等

 较重要的办公设备，置办时一般在年初由秘书定计划、做预算，主管上司批准交秘书或总务人员购办。

 要有正式发票，票物齐全相符，由秘书验收登记后方可进入办公室。 主要任务：保证办公设备完好，提高其利用率。 管理的主要内容：

建立专人使用、专人保管的责任制；

建立办公设备的档案登记制度，保证有关资料的完备；

协助上司制定使用操作规范，平时严格使用或督促使用；

注意保养，发现故障及时检修；

关注最新办公设备的技术进步，为采购提供建议  办公用品的管理

购买和分配办公用品、储备办公用品

12、邮件拆封的规范 ①.确定拆信的种类

秘书在工作之前就要掌握哪些邮件是可以自己拆封，哪些不允许，应和上司达成协议或规定。②.邮件拆封的要点

（1）拆封的要求（敲、剪刀、信封不能丢、内容完整、信纸+信封装订）（2）拆封后的检查（核对全部信息）（3）误投邮件的处理

13、呈送上司阅办的邮件 注意事项：（1）使用不同颜色的文件夹存放不同的文件；（优先文件用红色，机要文件用蓝色，私人文件用绿色，例行文件用黄色）（2）在呈送之前对邮件进行分类：紧急件；急件；普通件；（3）某些邮件和参考资料放在一起呈送上司；（4）请示上司是否需要复印亲笔信。

14、传阅的邮件

（1）涉及数个部门的邮件；（按顺序传阅，阅后签字）（2）涉及数人的邮件。

15.上司出差时邮件的处理

（1）把信件按重要性分开，把每封邮件的内容大致记录；（2）秘书也可以把邮件交给单位内有权处理的人回复；（3）也可将积压的邮件分别放入纸袋，并且分类。

16、会议座位安排：

记得笔记：右高左低、中座为尊、面门为上、观景为佳、临墙为好 PPT上：

1)按照不同的惯例排列主席台席位

按照我国惯例：先左后右，左高右低，前排为主，后排为次，其他的依次类推。

按照国际惯例：座次安排应是右高左低。2)根据需要安排与会人员的座次

按姓氏笔画、按地理位置排列、按行业系统排列。

国内会见，宾主按身份高低排座，各坐一边；涉外会见，主左客右的国际惯例

17、接待工作的原则和基本礼节 1)热情周到

2)礼仪大方

仪容仪表、言谈举止、见面礼节、次序礼仪 3)勤俭节约

遵守规章

4)安全保密

安全（驻地、交通、饮食、工作事宜）；

保密（会谈、文件、活动安排）；

迎来送往过程中掌握言谈举止的分寸，内外有别，严守单位秘密。

18、会务工作分工

一般大型会议设秘书处来负责会议的组织和协调工作，下设的工作小组可以是: 1.秘书组（负责日程、人员安排、文件、简报、档案等文字工作）

2.总务组(负责会场、接待、食宿、交通、卫生、文娱活动，以及车辆调度、设备保障、用品发放与管理、经费预算及筹措，财务管理等）

3.宣传组（制定会议公关计划，组织、安排记者采访，提供新闻稿，承办记者招待会，录制会议音像资料等）

4.保卫组（负责大会的安全保卫工作）

19、会议日程

会期一天或以上，就应该排定会议的日程表。

会议日程安排是把会议议程规定的各项活动按照单位时间具体落实，不仅包括会议议题内容，还包括其他活动，如聚餐、参观、考察、娱乐等。

（异性秘书与上级的关系处理问题会出一个论述题，至少从三部分述说，性别特征、工作特征、特殊关系）

（通讯与办公室操作工作那一大块会出一个案例分析）

第三篇：秘书学考试重点

秘书工作的特点是什么？

（1）辅助性

“辅助”是相对于“主导”而言的。辅助，是指在主导的领导、指挥、控制之下，又是从旁帮助主导完成共同的目标。它既非主导的，又是与主导密切相关，相对于主导而存在的。秘书人员就是处于助手的地位，它的工作就是帮助上司或雇主完成其规定的任务，实现其预定的目标。地位再高的秘书也终究是比他更高一级的领导的助手。各级各类秘书人员都必须认清自己的助手地位，认清自己工作的辅助性质。

（2）综合性

所谓综合，就是指不同类型、不同性质的事物聚合在一起。秘书工作就明显地具有综合的性质。秘书既有日常的、程序性较强的例行工作，又有临时性的、突发的非例行性工作；既有机要性工作，又有非机要性工作；既有操作简易的工作，又要操作复杂的工作。它们类众多、内容复杂，既要使用脑力，又要花费体力，需要广泛的知识和多种技能才能胜任。

（3）机密性

秘书，最初是“秘藏图书”和“秘密文书”，是指物，后来发展为指人，即“秘密文书工作者”。到了近代，秘书才有了更为丰富、更为确切的涵义。不管是机关、企业、私人的秘书，其工作内容都或多或少地涉及机要和秘密，或者是个人的隐私。所以，善于保守秘密就成为秘书人员的首要职业道德。

（4）服务性

秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。除了“服务的直接性”和“服务的稳定性”之外，秘书服务还具有“广泛性”。1985年全国秘书长会议上，中央却提出了秘书工作要做到“三个服务”。①为本机关领导和上级机关领导服务②为本机关其他平级的职能部门服务③为下级机关和人民群众服务。通俗地说，秘书工作应对“上、中、下”三个层面服务。当然首要的是为领导、为上司、为雇主服务，但也不能忽视另外两个服务。

秘书工作机构设置有哪几项原则？

1.精简原则。人员精简是为了提高工作效率，避免人浮于事。

2.纵向层次尽量少。纵向层次是为了上下沟通工作方便、及时，避免中间阻隔和官僚主义。

3.横向幅度可适度加大。横向幅度大事因为秘书工作涉及面广、头绪多，事务繁杂。秘书工作机构有哪些职能？

1.助手职能：例如帮助或代替领导部门处理日程文书、通讯、联络、接待等事务，节省领导的经历与时间等。

2.参谋职能：例如调查与提供领导决策所需要的信息材料，支持领导决策。

3.枢纽职能：秘书部门具有沟通上下、联系左右的枢纽功能。

4.协调职能：秘书部门还负有在上下之间沟通、协商，以消除隔阂、调整关系、调解矛盾，达到平衡、和谐、合作、统一的协调职能。

5.保密职能：秘书部门在机关和企业中处于中枢地位，负责保管各种机密文件、资料，负责组织机密回忆、安排重要会晤，又是各种信息的集散地，自然负有保密职能。

6.公关职能：在不设公关部门并无专职人员的组织中，秘书部门还承担着处理公共关系的职能。秘书部门还应本着“广结良缘，内求团结，外求发展”的原则处理好各种关系。女性秘书自我保护意识和方法

有了自我保护意识，还需要自我保护方法。有经验和成熟的女性秘书在这方面也积累了丰富的经验，概而言之是：坚持原则，灵活对待，防微杜渐，自尊自爱。具体方法主要有： 工作态度认真踏实，不浮夸，不取巧；

穿着打扮朴素优雅，不艳丽，不新潮；

言谈举止端庄大方，不卖弄，不轻佻；

对人态度真诚礼貌，既不冷漠，也不过于亲昵；

不接受分外的报酬和贵重的礼物；

不参与同事关于男女情事的谈话；

不在上司办公室作非工作性的逗留；

不聆听男性上司或同事婚姻不幸的倾诉；

不让对方误解你的关心和帮助是爱情；

不接受男性上司或同事的单独邀请；

尽量少参与男性上司的家庭事务或个人应酬；

尽量避免与男性上司单独出差，差旅中尤其要注意言行细节；

及时表明你已婚或已有男朋友；

不得已时可提出辞职，以摆脱纠缠；

必要时依靠法律，寻求保护。

秘书应怎样处理好与上司的关系？

1、秘书与上司关系的特征

（1）工作上的主从性。秘书是上司尤其是主管上司直接的、全面的工作助手。在工作上，上司为主，秘书为辅、为从。

（2）知识、能力、体力、思维的补充性。秘书与上司工作的配合既是一种助力，也应该是一种合力，应该是相加，而不是相减或抵消。

（3）人际关系的首属性。秘书与上司尤其是主管上司的关系是首属关系，建立并巩固这种首属关系，对秘书的工作成果和事业前景是完全必要的。

（4）人格上的平等性。秘书与上司在工作上是“主从”关系，而决不是“主奴”关系。秘书应保持人格上的独立性，不应该成为上司的附庸或其他。

2、秘书与上司关系的处理原则

（1）主动配合、适应。秘书应善于理解上司的工作意图，主动配合上司做好各项工作，而不能拨一拨，动一动。

（2）服从，但不盲从。秘书对上司的基本态度是服从，这也是秘书职业特征的要求。尤其是初级秘书对资深上司，服从就更多一些。上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询的可能，秘书也有提出建议甚至不同意见的必要。再者，秘书接触文件较多，对各种法规、制度更为熟悉，自然负有对上司某种程度监督的责任。因此，秘书对上司不能盲从。

（3）委婉提醒，适时规劝。秘书应该采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，让上司自己发现错误，或是等待一定的时间再做请示，让上司自己冷静下来，重新作出决定。

（4）维护上司间的团结。秘书主要为主管上司之外还有其他职位不等或分工不同的上司。秘书主要为主管上司服务，还应该力所能及地执行其他上司的指令，而不可只顾自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越过直接上司向更高一级上司请示。秘书既应维护直接上司的威信和利益，也应维护上司间的团结。

怎样做好日程安排工作

1、服从于组织的总目标和整体计划：上司的工作只是整个机关的、单位工作的一部分。秘书为上司，即使是主管安排日程时，首先应该考虑的是服从于组织的总目标、总任务和整体计划，要顾及主管上司上下左右的工作配合、工作制约，如发现有冲突，应及时汇报上司，征得同意后进行协调、解决。

2、区分轻重缓急：秘书应对上司的工作任务、各种会议、经常联系的同事和客人、计划中的出差、社会交往乃至休假等等大大小小的活动进行全面了解并作记录。然后，分清轻重缓

急，先远后近、先重后轻，先外后内，按年、月、周、日作出初步安排。

3、随时补充、调整：秘书不可墨守成规，而应随机应变，仍应根据先重后轻、先外后内的原则随时做补充、更改或取消。

4、提示和督促：秘书不仅要为上司排出科学、合理的工作日程表。而且还有责任帮助上司实施。包括帮助上司记忆工作的内容和时间表，及时提示和督促，将上司的重要活动通知有关的同事及汽车司机，并要求他们与上司密切配合等等。

5、酌留弹性、劳逸结合：安排上司的工作日程切不可满打满算，一般不超过工作量的50%。既要考虑到临时增加的内容，又要留出足够的时间让上司做准备，免得穷于应付，反而达不到工作效果，也应该注意上司的劳逸结合，白虎上司的身体健康和情绪稳定。

收文和发文的办理程序是怎样的？

收文处理程序：

（1）签收、拆封和登记。

签收。要对照文件投递清单或送文登记薄认真清点，做到四个“查清”。

拆封。拆封文件要细心，不要撕毁封内文件并要取干净，然后要检查文件是否齐全。登记。收文登记的形式分为簿册式、联单式和卡片式。

（2）分办和传阅。

（3）拟办与批办。

拟办。文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

批办。指机关领导人对送批的文件如何处理所作的批示。

（4）承办、催办和注办。

承办。指机关有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

催办。指必须办理答复的文件，根据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查。

主办。也称办复。指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上简单注明。发文办理程序：

（1）拟稿、审核与签发。

拟稿。是文件承办人根据领导的交拟或批办意见草拟文稿的过程。

审核。是指拟稿人员的上级负责人对初稿的审查和核实，要做到“六查”。

签发。指机关领导人对文稿的最后审定、签字发出。

（2）缮印与校对。

缮印。指对已经签发的文件定稿进行誊清、复印或排版印制。

校对。指将文件的誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。

（3）用印、登记与封发。

用印。是指在完成的文件上加盖机关印章。

登记。主要是为了便于对文件的管理和查找。

封发。指对准备发出的文件进行分装和发送。

公文立卷的意义。

（1）公文立卷能够保持文件之间的历史联系，便于文件的查找利用。

（2）公文立卷可以维护文件的完整与安全，也便于文件的保管。

（3）公文立卷，为档案工作打下了基础。

什么是案卷归档？怎样进行案卷归档？

案卷归档：有关某一题或某一工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体必须逐年移交给机关档案室集中保管。

(1)案卷目录的编制。案卷目录的项目有：案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等。

有2种方法：一种由各部门的公文立卷人员编制移交目录，然后由档案室汇总编排卷号，编制正式的案卷目录。二是由机关档案室统一组织，指导各部门的文书立卷人员统一分类，编排卷号，直接编制案卷目录。

（2）检索工具的编制。文件检索工具指用来查找、利用文件材料的目录、卡片等。编制的内容有：文号索引，文件分类目录。

（3）案卷的归档。文书部门立好的案卷，必须逐年移交给机关档案室集中保管，称为归档。要注意归档范围，归档时限和归档要求。

沟通有哪些类型和方法？

沟通，由不同的标准可分不同的类型和方法。从组织关系来分，可分为内部沟通和外部沟通；又可分为上行沟通、下行沟通、平行沟通。从沟通的一般关系来划分分为

1）单向沟通。即一方向另一个特定的对象作单线的定向沟通，只要求对方接受、了解，而不要求对方回复的沟通。

2）双向沟通。即要求对方反应、回复，以求互相了解，进一步磋商的沟通。

3）多向沟通。即一方同时向两个以上的对象所做的呈辐射型的沟通。

沟通的主要方法分

1）直接沟通。即通过声、光、电、语言、文字、图像等载体直接发送或交换的沟通。

2）间接沟通。即通过第三方中介或媒介所传达的沟通。

3）明示沟通。即以尽可能明白、清楚、准确的语言、文字、图像表达来沟通信息、沟通

意图，这是常用的、基本的方法。

4）暗示沟通。包括暗示法、提醒法、委婉法、喻意法等。

案例题

你在市人民政府办公室工作。本市的友好城市日本长崎市将派代表团来本市作友好访问。市长办公会议决定由市府办公室组成一个接待小组负责本次接待工作。如让你担任这个接待小组的组长，你将如何筹办本次接待工作?

外事接待是秘书工作中一项十分重要的工作。我应该从以下几个方面着手工作。首先，应该组织整个接待小组的同志温习有关外事接待工作的规定，也要了解当前中日关系的基本现状以及日本在国际国内的一些基本情况。其次，要详细了解外宾情况，包括外宾的人数、性别、年龄、身份和来访目的，要适当了解日本的政治经济和文化习俗，拟好接待计划，做好各个方面的联系和准备工作，包括食宿、接送车辆及迎接的领导人，以及外宾的参观、访问和业务洽谈的日程安排。

第四篇：秘书学重点

秘书学

一、填空

1.秘书工作的主要构成要素可以概括为办文、办会、办事三大要素。

2.秘书工作的原则有：准确周密、迅速及时、安全保密、精简务实

3.仪态是人的举止行为的统称，也是现代人的职业文明标志，它通常包括站姿、坐姿、走姿、气质 和风度。

4.邮件的收进工作程序是签收、拆封、登记和分类。5.信息在秘书工作中的作用主要有以下几方面辅助领导科学决策；起草文件的基础；供办事办会参考。6.管理学者卡兹提出管理者必须具备三方面的技能：技术技能；人际技能；概念技能。

7.商务秘书的显著特征有商务化、从属性、机要性、事务性、性别化。

8.秘书工作的原则有：准确周密、迅速及时、安全保密、精简务实。

9.仪态是人的举止行为的统称，也是现代人的职业文明标志，它通常包括站姿、坐姿、走姿、气质和风度。10.公文的特定格式有三种：信函式、命令式和会议纪要式。

11.信息在秘书工作中的作用主要有以下几方面辅助领导科学决策；起草文件的基础；供办事办会参考。12.跨部门的横向沟通通常采用的沟通形式是会议、备忘录、报告。

二、简答

1.秘书办文涉及的公文种类有哪些？（1）公务文书。（2）事务文书。（3）专用文书。2.秘书职业道德规范的具体要求有哪些？（1）文明礼貌。（2）爱岗敬业。（3）诚实守信（4）办事公道(5)勤俭节约，消费有度(6)遵纪守法(7)团结协作，互助友爱(8)实事求是，勇于创新

3.公文处理的基本程序包括哪些内容？

（1）收文处理（2）发文处理（3）公文管理 4.组织对外开放参观时应注意哪些问题？（1）有明确的目的（2）围绕目的确定主题（3）成立专门机构（4）确定、了解邀请对象（5）选定参观时机、项目和路线（6）确定参观程序

5.会务工作应坚持哪些原则？

（1）领会领导意图和会议指导思想（2）熟悉和掌握会议的组织领导情况（3）协助领导拟定会议安排（4）精心组织，周到服务（5）妥善做好善后工作 6.秘书工作的作用有哪些？（1）参谋智囊作用。（2）事务助手作用。（3）枢纽作用。（4）协调作用。（5）窗口作用。（6）信息作用

7.秘书职业道德规范的具体要求有哪些？（1）文明礼貌。（2）爱岗敬业。（3）诚实守信（4）办事公道(5)勤俭节约，消费有度(6)遵纪守法(7)团结协作，互助友爱(8)实事求是，勇于创新

8.公文处理的基本程序包括哪些内容？

（1）收文处理（2）发文处理（3）公文管理 9.组织对外开放参观时应注意哪些问题？（1）有明确的目的（2）围绕目的确定主题（3）成立专门机构（4）确定、了解邀请对象（5）选定参观时机、项目和路线（6）确定参观程序

10.接待活动通常包括哪些要素？

（1）来访者（2）来访意图（3）接待者（4）接待任务（5）接待方式 11.请叙述电话接打的礼仪和技巧 接听电话的技巧

1．接听电话必须及时 2．接听电话首先问候并通报3．做好电话记录4．正确处理电话的临时中断

5．学会处理不在的同事的电话 6．学会处理转接电话7．适时结束电话8．语调清晰明快，言辞得体准确9．即使快要下班，也要表现出热情友好 拨打电话的技巧

1．尽量选择合适的时间打电话2．打电话前的准备工作 3．准确拨号．耐心等待4．及时自我通报5．要求对方做好电话记录

6．留言请对方回电话时，要注意留下自己的电话号码 7．拨错了号要及时道歉，绝不可一挂了之

8．如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话 9．运用语言技巧，及时结束冗长的难对付的谈话

三、案例分析

一天，某市工业局秘书科的张科长正在办公室批阅文件，这时，本单位一位以爱上访告状闻名的退休干部谭某走了进来，说要找局长。张科长先热情地招呼他坐下，然后敲开了局长办公室的门，请示局长如何处置。局长此时正忙干局里的业务，不想见谭某，只非常干脆地对张科长说了一句：“告诉他我不在。”就又低头忙他的去了。张科长回到自己的办公室，对谭某说：“领导不在办公室，你先回去，有什么事我可以代你转告。”既然这样，谭某也无话可说，悻悻地离开了秘书科。

约过了一个多小时，张科长起身去档案室，来到走廊，想不到意看见局长与谭某在卫生间门口握手寒暄并听到谭某说：“刚才张科长说你不在办公室！”“哪里，我一直在啊！”局长毫不迟疑地回答。张科长顿感浑身一阵冰凉。

原来，谭某离开秘书科以后，并未回家，而是极不甘心地在办公室的走廊内来回走动，刚巧碰上局长上卫生间，急忙抢上前去打招呼，这才有了刚才那一幕。事后，谭某逢人就散布张科长不地道，品质太差，欺下瞒上，没有资格当秘书科长。张科长有口难辩。刚开始感到很委屈，后来一想，当领导的这样做也是出于无奈，当秘书的应注意维护领导的形象，否则将给工作造成不良影响。所以，他从不对人解释此事，听到议论，也一笑置之。

办公室主任老宋把会议一切预备工作都作了安排，但到了开会的前一天，忽然因公必须外出，临行前，他反复交待要认真仔细地检查会场，秘书们都点头答应。大会开幕那天，仍不放心的老宋还是赶了回来。到主持大会者公布奏国歌时，扩音器传上的却不是国歌，当场人惊呆了。原来音响设备没有检查。这时，老宋一个箭步跃上主席台，关了扩音器，用沙哑的声音唱道“起来，不愿„”指挥与会者唱国歌，人们这才从国歌声中把思想集聚到会场上来。请谈谈你对此事的看法。

答：秘书会务工作中，会前、会间的工作服务都是紧密相连的，必须相互衔接，整体推进，避免出现差错。这样，才能保证会议质量。任何一个环节，任何一项具体事务上出现差错和疏漏，都可能会影响会议的效果。

四、模拟情景

小王是陕西省西安市文化局办公室秘书。11月12日这天领导通知他：青海省西宁市文化局副局长一行3人，将于明天坐58次列车到西安市文化局，进一步共同商讨两市在西部大开发战略的实施过程中，如何抓住机遇，振兴秦腔文化事业。期间将考察秦腔传统剧目及新编秦腔现代剧目的演出情况；还将和西安易俗社同志进行业务交流及座谈。在陕活动5天。要求王秘书按接待程序及礼仪安排本次接待工作，圆满完成接待任务。请你根据以上情况，以王秘书的角色全面安排此次接待工作。

答：要点：1.做出接待工作方案。

2.确定接待规格和要求3.安排迎送方案。4.礼仪宴请。5.协调座谈会和安排参观游览。6.安排车辆，送别客人。7.照片的处理。8.总结接待工作。

第五篇：秘书学期末考试重点

《秘书学概论》期末考试复习题

1．在秘书信息工作中最能体现智谋性助手作用的环节是（B）

A．信息的收集

B．信息的反馈

C．信息的贮藏

D．信息的加工 2．秘书办事要求主动、及时、迅速，体现的是秘书工作的（C）A．服务原则

B．求实原则

C．效率原则 D．管理原则 3．秘书面对繁杂的工作任务，应优先办理（C）

A．最先发生的事

B．最先下达的任务C．急事要事

D．重要但不紧迫的事 4．“慎独”是秘书一种重要的（D）

A．工作方法

B．思维方式

C．认知途径

D．道德修养方法 5．秘书的劳动能够创造价值，其成果往往具有（A）

A．潜隐性的特点

B．直接性的特点

C．公开性的特点

D．被动性的特点

6.“去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里”指的是（B）。A.调查过程

B.研究过程

C.行文过程

D.办会过程 7.秘书工作通过“主辅配合”领导，能够（C）

A．弱化领导工作效能

B．减弱领导决策作用 C．强化领导工作效能

D．强化领导决策职权

8.秘书活动的主体是（c）

A．秘书部门

B．秘书工作

C．秘书

D．领导工作

9.会议结束后，秘书的文件整理、落实、催办体现了秘书为领导工作的（B）

A．前期铺垫 B．补偿代劳 C．拓展延伸 D．拾遗补缺 10.当领导意图与下属抵触时，秘书对下级的正确做法是(D)

A.批评指正

B.安抚附和

C.暂时不理

D.多做解释

11.我国新时期秘书工作“三服务”的指导思想是指（ACD）。

A.为直接领导服务

B.为上级领导服务

C.为相关的各级领导服务

D.为人民群众服务

12.秘书工作的政治性主要体现在：（BCD）。

A.群众性

B.人民性

C.阶级性

D.政策性

13.秘书处理来信的基本要求是（ABC D）。

A.及时拆封

B.详细阅读

C.认真登记

D.回信答复

二、名词解释

1、秘书学：是研究秘书工作和秘书活动的特性和规律的科学 秘书职能:是在秘书机构、秘书职位功能的框架内领导根据组织目标和管理的需要而明确赋予秘书机构或秘书职位的具体职业权限。

2、催办：指必须办理答复的文件，依据承办时限的要求，及时地对文件承办的情况进行督促和检查，以确保落实。

3、拟办：文件的拟办是指对来文的处理提出初步意见，供领导人批办时参考。

5、秘书人际关系：是指秘书人员在工作生活中通过行为交往、语言交流等方式从而获得他人的理解、信任与支持并最终建立起彼此间融洽的合作关系。

6、秘书：专门从事办公室程序性工作、协助领导处理政务及日常事务并为领导决策及其实施服务的人员。（狭义）

秘书是指位居领导人身边或领导机构中枢，从事办公室事务，办理文书，联系各方，保证领导工作正常运转，直接为领导工作服务并为各方面的事务与信息提供服务。（广义）

7、综理制：综理制条件下的秘书机构，是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的一个统一的办公机构。

8、分理制：分理制条件下的秘书机构，是一种职能分工型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式，这种形式能充分发挥职能部门专业管理的作用。

9、秘书礼仪：

指秘书在工作和社会交往活动过程中形成的应共同遵守的行为规范和准则.具体表现为礼节、礼貌、仪式、仪表等。

10、秘书协调 ：在其职责范围内或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、人际关系之间的关系，促使各项活动趋向同步化和和谐化，以实现共同目标的过程。

11、会议：会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。通常有2人以上共同参与，以一定方式聚合在一起。

12、秘书的表达能力：秘书的表达能力是指通过语言、文字和身势等形式沟通信息、相互交往、合作共事的本领。（口头表达能力是指运用口语交流思想，传达信息的能力；书面表达能力就是运用书面文字表达思想、交流信息的能力，即写作能力；身势表达能力就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段表情达意的本领）

三、简答题

1、秘书学的研究内容及研究方法是什么？

研究内容：（1）对中外秘书史及秘书工作规律的研究（2）对当代秘书工作规律的研究（3）对秘书工作管理体制的研究

（4）对秘书任职人员的要求以及秘书团队建设和办公技术的研究。（5）对相关学科新发展在秘书学中应用的研究。研究方法：（1）调查研究法（实证分析法、事实研究法）

（2）系统研究法

（3）比较研究法

（4）案例研究法

（5）资料分析法（6）科学抽样的方法（7）历史研究法

2、秘书机构的管理工作内容是什么？

（1）秘书机构的整体管理：① 合理设置秘书机构

② 建立健全岗位责任制度

③ 科学化的工作程序和方法

④ 秘书机构的弹性管理

⑤ 完善秘书机构的信息系统

⑥ 秘书机构的办公自动化（2）秘书人员的个人管理：① 工作管理

② 行为管理

③ 时间管理

④ 办公环境管理

3、秘书调查研究工作的基本内容有哪些？

（1）政策性调研：了解调查对象对有关法律、法规、制度等的制定贯彻情况，了解法律、法规贯彻落实情况,为领导和有关部门政策的贯彻、实施和落实提供重要的依据和反馈信息（2）基本情况调研：通过对各机关、单位的基本情况的调查, 了解情况，以减少工作的被动性，增强工作的主动性。

（3）市场调研：了解掌握重大的经济活动状况、经济发展趋势；了解企业发展状况和趋势；了解组织投资前景、市场地位等；了解企业一定时期的经济情况以及企业生产、销售、技术水平等情况，为有关部门分析经济状况情况提供信息

（4）专业题性调研： 对自然资源、社会生活以及人文状况的了解分析；对领导指定的或上级机关交办的重要工作的调查；对先进人物、先进集体事迹的调查

（5）舆论热点调研：是针对基层所关心的舆论热点以及带有倾向性、显露“苗头”问题的调查，为领导提供“以小见大”的启示性信息

（6）突发事件或事故调研：对有关事故事件的调查以求迅速查明原因，找出事实真相并提出处理建议。

4、会前、会间、会后秘书应当做好哪些工作？

会前准备：1）制定大中型会议方案（会议主题与议题、会议名称、会议议程，会议时间、日期、会议所需设备工具、确定会议与会代表的组成、会议文件范围、做好文件印制和发放工作、经费预算、住宿、餐饮安排、筹备机构）

2）会议时间安排（确定时间、议程和日程）

3）确定会议地点（上司和与会者方便前往、会场大小和会议规模相符、良好设备配置、不受外界干扰、有无停车场所、租借费用合理）4）确定与会人员范围

5）准备会议文件资料（上司会议文稿、准备材料、发言人文稿、资料袋）

6）发放会议通知

7）制作会议证件

8）制作指示标志

9）预订确认会议室及会议布置

10）准备会议所需物品设备

11）安排餐饮

12）大型会议的接送站、报到

13）大型会议的预算经费 会间准备：1）会前的最后检查 2）组织签到和登记 3）做好必要的录音录像工作

4）会议设备的的操作与维护

5）做好会议的记录工作

6）提供会议资料与联络协调

7）做好会议的保密和保卫工作以及处理会议中的突发事件

8）组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、照相等工作

9）编发会议简报

会后工作：1）合理安排与会人员返程 2）提醒与会人员及时做好各种物品的清退 3）清理会场与文件 4）撰写会议纪要

5）整理会议资料，立卷归档

6）会议效果的评估

7）会议的总结

5、秘书机构设置的基本原则是什么？

秘书机构的设置，必须遵循适应、精简、高效、规范化、科学化的原则

（1）适应性：要适应领导的决策与管理工作的需要。秘书机构的规模大小、人员多少，取决于不同机关、单位的职级高低及其工作任务的需求。

（2）精简：中央、国家机关的秘书部门一般不超过三级。地方各级机关及企事业单位一般一至两级。减少层次，减少环节，有利于高效运转。

（3）高效：要达到高效，必须重视秘书群体结构的优化，充分发挥秘书机构的整体效能。同时要采取积极措施，努力提高秘书队伍的整体素质。（4）规范化原则

（5）科学化原则：① 组织结构要科学

② 职责确定要科学

③ 团队人员配备要科学

6、秘书信息工作所收集信息有哪些类型？（1）按照信息源的性质划分：自然信息、社会信息（2）按信息的表现形式：语言信息、非语言信息

（3）按信息在秘书工作中的作用：预测信息、动态信息、回馈信息（4）按信息源的方向：上级信息、内部信息、下级信息

（5）按信息的内容：政策法规信息、指挥性信息、本单位信息、社会反馈信息、可比信息、相关信息、未来信息

7、秘书部门收集信息的途径有哪些？（1）信息网络渠道（2）文书渠道（3）书刊渠道（4）调查渠道（5）会议渠道（6）信访渠道（7）科研渠道（8）档案渠道

8、秘书对上司的补偿作用及其主要内容？（1）时间的补偿（2）精力的补偿（3）知识的补偿（4）能力的补偿（5）智力的补偿（6）心理的补偿

9、会议的基本要素是什么？

目的、时间、会址、主持者、名称、与会者、议题、议程等

10、秘书公文写作包含哪些基本工作程序？（1）明确发文主旨

（2）收集有关材料，进行调查研究（3）拟出提纲，安排结构（4）落笔起草，拟写正文（5）反复检查，认真修改

准备阶段 1）授受意图 理清思路

2）收集资料 寻求依据

3）拟订提纲 构思布局 草拟阶段 注意

1）讲究语法 字斟句酌

2）讲究逻辑 表达准确

3）讲究格式 遵规循格 定稿阶段

1）审核-发现问题

2）修改-改错与调整

3）定稿-领导审定 签发通过

11、秘书人员存在哪些常见的不良心理现象？（1）畏上心理（2）自负心理（3）厌倦心理（4）讨好上司心理（5）焦虑心理

12、秘书处理与领导的关系主要有哪些方法？（1）主动配合适应

（2）尊重与服从，但不盲从（3）委婉提醒，适时规劝（4）维护上司间团结（5）尽力消除分歧（6）巧妙回避

（7）不要参入个人意见和态度

（8）淡化低调处理矛盾（9）对领导说“不”的艺术

四、论述题

1、一名当代合格的秘书人员自身的素质要求包括哪些方面？（1）德：1）思想政治素质 A.远大的人生理想 B.坚定的政治信念 C.较高的政策水平D.较强的法治观念 E.高度的工作责任感 F.较高的遵守纪律的自觉性 2）秘书观念问题

服务观念 创新观念 价值观念 参谋观念 信息观念 系统观念 效能观念 保密观念 3）秘书作风修养

实事求是

主动负责

艰苦奋斗

联系群众

雷厉风行

严细谨慎 4）秘书职业道德修养

廉洁奉公 不谋私立；埋头工作 淡薄名利；服从领导 当好助手；谦虚谨慎平等待人；严守机密 不慕虚荣（2）才：秘书的知识与能力素质

1）秘书的知识结构

（基本层次 中间层次 最高层次）

2）秘书的智力与能力结构（智力:观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力）能力:（语言表达能力

协调能力 管理能力 信息处理能力）

3）秘书的基本技能（电脑应用 双语言 速记与快读）4）秘书的特殊素质（3）心理素质（4）身体素质

2、紧密结合秘书工作实践论述秘书信息工作的重要意义。（1）辅助领导者正确决策

信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。（2）协助领导者科学管理

科学管理的实质：按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。

[过程]

各方信息→领导者→信息处理→发出指令→控制管理系统→达到既定目标（3）开阔领导者与秘书的思路

信息社会 · 现代领导者的“信息饥饿”。秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。（4）提高秘书工作效率

秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。

3、秘书如何才能发挥好参谋助手作用？

（1）当领导选择决策目标时，秘书要依据领导打算解决什么问题的意向，通过信息和调研，广泛深入地了解有关的真实情况，发现和分析工作中的问题，提供领导在确定决策目标时参考；

（2）当领导酝酿决策方案时，秘书要围绕领导已定的决策目标，收集和处理有关的信息，充分调查研究，广泛听取各方面的意见，准确及时地向领导反映，并且协助领导去组织和协调各方面的力量，对各种备选方案反复进行比较、鉴别这一论证，将其结果加以分析综合，并可提出自己的建议，报告领导供决策参考；（3）当领导审定决策方案时，秘书要为领导集体的决策会议做好会前准备和会中服务工作，以便于领导在民主讨论的基础上实行正确的集中。同时，还要做好有关文件的起草、校核等工作，将领导作出的决策准确地加以表述并及时下达;（4）领导决策下达后，秘书要通过信息、调研、特别是督促检查等手段，及时了解和反馈决策的贯彻执行情况和接受实践检验的结果，总结经验，发现问题，促进决策落实，并可提出进一步实施决策或者补充完善决策的建议